Conceptnota CDA CDA002233_conceptnota_aankoop financieel platform AGSO. Pagina 1 van 11

conceptnota

Conceptnota Overheidsopdracht voor de aanneming van diensten met betrekking tot aankoop van een BBC conform financieel platform voor AG Stedelijk Onderwijs met mogelijke uitbreiding naar entiteiten van de groep Antwerpen CDA002233

Versie 7.0

CDA002233_conceptnota_aankoop financieel platform AGSO

Pagina 1 van 11

conceptnota

Inhoudsopgave 1

Doelstelling conceptnota ................................................................................................. 3 1.1 De opdracht ............................................................................................................ 3 1.2 Digipolis .................................................................................................................. 3 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure .................................... 4 2.1 Opdrachtgevend bestuur ........................................................................................... 4 2.2 Wijze van gunnen .................................................................................................... 4 2.3 Motivatie van de procedure ....................................................................................... 4 2.4 Procedure die zal gevolgd worden .............................................................................. 4 3 Omschrijving van de opdracht ......................................................................................... 5 3.1 Deelnemers ............................................................................................................. 5 3.2 Doelstelling van hoofdklanten .................................................................................... 5 3.3 Beschrijving van de opdracht ..................................................................................... 5 3.4 Duurtijd van de opdracht .......................................................................................... 7 4 Achtergrondinformatie .................................................................................................... 8 4.1 Huidige situatie ........................................................................................................ 8 4.2 Toekomstige situatie................................................................................................. 8 5 Concept en uit te werken oplossing .................................................................................. 8 6 Functionele vereisten ..................................................................................................... 9 7 Gevraagde koppelingen ................................................................................................. 10 8 SLA ............................................................................................................................. 10 9 Implementatie plan ....................................................................................................... 11 10 Demo en vragenlijsten ................................................................................................ 11

Versie 7.0


Pagina 2 van 11

conceptnota

1

Doelstelling conceptnota

Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen.1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten.

1.1

De opdracht

De opdracht bestaat uit 3 delen: Deel 1. De selectie van een geïntegreerd financieel systeem dat BBC compliant is. De software moet voldoen aan de BBC vereisten. BBC staat voor Beleids- en beheerscyclus en wordt vanuit de Vlaamse overheid opgelegd aan alle gemeenten, OCMW’s, provincies, autonome gemeentebedrijven (AGB), autonome provinciebedrijven (APB) en OCMW verenigingen van publiek recht. Meer informatie hieromtrent is te vinden op www.binnenland.vlaanderen.be/bbc. Daarnaast moet de software ook kunnen gebruikt worden om complexe en eenvoudige organisaties te voorzien van een financieel pakket. De kost ervan dient dan ook verantwoord te zijn voor elke organisatie. Deel 2. De analyse en implementatie van de geselecteerde software bij AG Stedelijk Onderwijs (AG SO) met inbegrip van bijhorende documentatie, opleidingen en handleiding(en), de integratie met bestaande applicaties van AG SO. Daarnaast wordt ook een onderhoudscontract en een ondersteuningscontract gevraagd. Binnen het onderhoudscontract worden alle updates, upgrades, etc. verwacht, inclusief alle wijzigingen die het resultaat zijn van aanpassingen aan de wetgeving (zowel BBC als algemene boekhoudwetgeving). Binnen het ondersteuningscontract wordt een tweedelijnsondersteuning van de software na de implementatie afgesproken. Tevens maakt de implementatie van de monitoringsoftware, die nodig is om de kwaliteit, beschikbaarheid en performantie van het aangeboden softwarepakket te meten, deel uit van dit deel van de opdracht. Deel 3. De implementatie van andere modules voor het geïntegreerd financieel systeem bij Stedelijk Onderwijs alsook de mogelijke implementatie van de geselecteerde software bij andere leden van de groep Antwerpen. Deze verdere implementatie zal verlopen volgens: - Een vastgestelde productencatalogus; nl. een raamovereenkomst voor de licenties van het geselecteerde pakket, inclusief een onderhoudscontract. - Een vastgestelde dienstencatalogus; nl. een raamovereenkomst voor diensten in het kader van het geselecteerde pakket, zowel voor mogelijke uitbreidingen van de implementatie bij Stedelijk Onderwijs als voor nieuwe implementaties, en voor diensten voor beheer en ondersteuning na implementatie.

1.2

Digipolis

De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. 1

Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op https://enot.publicprocurement.be

Versie 7.0


Pagina 3 van 11

conceptnota

Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent.

2

Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure

2.1

Opdrachtgevend bestuur

Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg 1 2020 Antwerpen Tel. (03) 338 96 55 Fax. (03) 338 79 00 Leidend ambtenaar voor dit bestek: Birgitte Gielen

2.2

Tel: +32 (0)495 91 88 02

Email:[email protected]

Wijze van gunnen

De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 

De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 26, §2, 3° niet nauwkeurig kunnen vaststellen van de wet van 15 juni 2006. De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald



2.4     

Motivatie van de procedure

Procedure die zal gevolgd worden

Verzending Bulletin der Aanbestedingen Openbare zittingsdag kandidaatstelling Beperkte zittingsdag ontvangst offertes Einde onderhandelingen (+ BAFO) Verzending aan niet-geselecteerden en geselecteerde inschrijvers

04/11/2013 25/11/2013 12/02/2014 Juni 2014 eind juli 2014

De procedure van beoordeling van de inschrijvers zal verlopen in maximum 3 onderhandelingsrondes. Na indiening van de eerste offerte of tijdens de onderhandelingsrondes kan worden overgegaan tot het opstellen van een shortlist. Het opstellen van de shortlist is een beoordeling op de in bestek beschreven gunningscriteria. De leveranciers (bij voorkeur drie) die op de beoordeling de meeste punten scoren (shortlist) worden uitgenodigd voor de resterende onderhandelingsrondes. Enkel indien met geen van de kandidaat leveranciers van de shortlist tot een passende oplossing wordt gekomen, zullen de andere leveranciers die een offerte ingediend hebben worden uitgenodigd voor verdere onderhandelingsrondes. Ronde 1 – Er wordt voorzien dat in een eerste ronde de kandidaten hun offerte komen voorstellen. Deze ronde beslaat 2 werkdagen waarbij op dag 1 wordt gevraagd een Proof Of Concept (POC) uit te werken waar de leverancier op basis van een vastgesteld scenario de functionaliteiten en flexibiliteit van de oplossing kan toelichten. In een tweede aansluitende dag wordt aan de leverancier gevraagd de andere elementen van zijn offerte toe te lichten zoals de technische vereisten voor zijn oplossing, SLA, projectmethodiek, projectplan, prijsstelling, etc. Versie 7.0


Pagina 4 van 11

conceptnota

Er zal gevraagd worden om eventuele onduidelijkheden in de offerte toe te lichten. Ronde 2 – In een tweede ronde wordt verwacht dat de kandidaten een aangepaste versie van hun offerte voorstellen op basis van de opmerkingen/vragen die in ronde 1 werden gesteld. Tevens zal onderhandeling gevoerd worden over de aangeboden prijs. Ronde 3 – In een derde ronde wordt verwacht dat de kandidaten een aangepaste versie van hun offerte voorstellen op basis van de opmerkingen/vragen die in ronde 2 werden gesteld. Tevens zal onderhandeling gevoerd worden over de aangeboden prijs. Na afsluit van ronde 3 zal er een Best and Final offer (BAFO) moeten aangeboden worden. De beoordeling van de (finale) offerte zal gebeuren op grond van de in het bestek vastgelegde gunningcriteria en zal aanleiding geven tot een voorstel tot gunning. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen.

3 3.1

Omschrijving van de opdracht Deelnemers

Een implementatie dient te gebeuren bij Autonoom gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs. Echter wordt een software gezocht voor de groep Antwerpen die via raamovereenkomsten bij andere leden van de groep Antwerpen kan geïmplementeerd worden.

3.2

Doelstelling van hoofdklanten

Het doel van de opdracht is:  Een pakket te selecteren  Een resultaatsverbintenis aan te gaan voor de implementatie van het gekozen pakket bij Stedelijk onderwijs en de eventuele support achteraf.  Een raamcontract af te sluiten voor de aanschaf van producten samenhorende met het gekozen pakket (licenties, extra modules, etc.) inclusief een onderhoudscontract.  Een raamcontract af te sluiten voor de diensten samenhangende met het gekozen pakket, voor eventuele nieuwe implementaties, voor mogelijke uitbreidingen op gebeurde implementaties en voor diensten voor beheer en ondersteuning na de implementaties. 3.3

Beschrijving van de opdracht

De opdracht bestaat uit 3 delen: Deel 1. De selectie van een geïntegreerd financieel systeem dat BBC compliant is. Het geïntegreerd systeem omvat een financieel pakket waarin minstens volgende modules aanwezig zijn:  Aankoop (inclusief goedkeuringsflows voor alle documenten)  Archivering  Artikelbeheer  Budget en meerjarenbudget  Consolidatie en aggregatie met eliminatiemogelijkheden  Grootboek  Inter- en intracompany  Financieringsbeheer (leningen, subsidies, eigen middelen en prefinancieringen)  Rapportering (zowel de wettelijke rapportering als de managementrapportering)  Thesauriebeheer (kassen, banken, beleggingen,…)  Vast actief

Versie 7.0


Pagina 5 van 11

conceptnota

 

Verkoop Voorraadbeheer

Deze lijst van de modules is niet limitatief en kan worden uitgebreid tijdens de duur van de overeenkomst met het oog op de globale implementatie van het geïntegreerd financieel systeem. De software moet voldoen aan de BBC vereisten. BBC staat voor Beleids- en beheerscyclus en wordt vanuit de Vlaamse overheid opgelegd aan alle gemeenten, OCMW’s, provincies, autonome gemeentebedrijven (AGB), autonome provinciebedrijven (APB) en OCMW verenigingen van publiek recht. Meer informatie hieromtrent is te vinden op www.binnenland.vlaanderen.be/bbc. De software moet tevens kunnen gebruikt worden om complexe en eenvoudige organisaties te voorzien van een financieel pakket. De kost ervan dient verantwoord te zijn voor elke organisatie. Deel 2. De analyse en implementatie van de geselecteerde software bij AG Stedelijk Onderwijs, met inbegrip van bijhorende documentatie, opleidingen en handleiding(en), de integratie met bestaande applicaties van AG SO. Daarnaast wordt ook een onderhoudscontract en een ondersteuningscontract gevraagd. Binnen het onderhoudscontract worden alle updates, upgrades, etc. verwacht, inclusief alle wijzigingen die het resultaat zijn van aanpassingen aan de wetgeving (zowel BBC als algemene boekhoudwetgeving). Binnen het ondersteuningscontract wordt een tweedelijnsondersteuning van de software na de implementatie afgesproken. Tevens maakt de implementatie van de monitoringsoftware, die nodig is om de kwaliteit, beschikbaarheid en performantie van het aangeboden softwarepakket te meten, deel uit van dit deel van de opdracht. Stedelijk onderwijs is een autonoom gemeentebedrijf (AG) binnen de groep Antwerpen die instaat voor de uitvoering van het beleid en de verdere uitbouw van het stedelijk onderwijs in Antwerpen. Het Stedelijk Onderwijs is één van de grootste onderwijsaanbieders in Vlaanderen. Zo heeft het meer dan 55.000 leerlingen, zowat 6.000 personeelsleden en 140 scholen, academies, centra voor volwassenenonderwijs, verspreid over 250 locaties in de stad Antwerpen. Het AG SO is onderverdeeld in 7 divisies:  Basisonderwijs (BAO)  Buitengewoon onderwijs (BUO)  Secundair onderwijs (SEO) Onderwijsdivisies  Deeltijds kunstonderwijs (DKO)  Volwassenenonderwijs (VWO)  Centrum voor leerlingenbegeleiding (CLB) 

SCC

Ondersteunende divisie

Sommige onderwijsdivisies worden verder onderverdeeld in diverse schoolgemeenschappen. Deze vormen op hun beurt een groepering van verschillende scholen. Elke school bestaat uit meerdere klassen, die uit een aantal leerlingen bestaan. Bovendien kan een school ook uit meerdere vestigingen bestaan. Naast deze 6 onderwijs-divisies heeft het AG SO ook een service- en coördinatiecentrum (een 7de divisie, SCC), welke instaat voor de processen die dwars door de organisatie lopen, zoals management, Strategie- en beleidsinformatie, financiën & aankoop, human resources, ICT, juridische zaken, patrimoniumbeheer, e.a. Het SCC wordt onderverdeeld in departementen die op hun beurt verder kunnen worden onderverdeeld in afdelingen.

Versie 7.0


Pagina 6 van 11

conceptnota

De grafische weergaves in bijlagen 1 t/m 4 van de complexe hiërarchische structuur van AGSO verduidelijkt bovenstaande tekst. Het overzicht van het aantal boekingen in 2012 op vlak van aankoop, verkoop, financiële en diverse boekingen verduidelijkt het volume dat in het pakket dient verwerkt te worden. VWO Aankopen Aankopen creditnota's Verkopen Verkopen creditnota's Diversen*

DKO

BAO

SEO

BUO

SCC

Totaal

3.302

3.375

39.024

11.319

7.784

8.607

73.411

72 224

59 114

445 200.011

265 23.232

60 15.677

290 528

1.191 239.786

7 189

7 268

836 2.310

2.302 1.855

638 1.411

71 337

3.861 6.370

Financieel 1.865 2.559 19.307 5.708 3.636 430 33.505 Gebruikte afkortingen:  VWO: Volwassenenonderwijs  DKO: Deeltijds kunstonderwijs  BAO: Basis Onderwijs  SEO: Secundair onderwijs  BUO: Buitengewoon Onderwijs  SCC: Service- en Coördinatiecentrum * het aantal diverse boekingen is niet representatief omdat correctieboekingen momenteel niet verlopen via diverse boekingen en dus ook niet opgenomen zijn in deze aantallen. Volume transacties meegeven Het wettelijke rapporteringsniveau ligt op het AG. Echter dient er op elk ander niveau tevens een soort van jaarrekening opgemaakt te kunnen worden. Deel 3. De mogelijke implementatie van andere modules voor het geïntegreerd financieel systeem bij Stedelijk Onderwijs alsook de mogelijke implementatie van de geselecteerde software bij andere leden van de groep Antwerpen. Deze verdere implementatie zal verlopen volgens: - Een vastgestelde productencatalogus; nl. een raamovereenkomst voor de licenties van het geselecteerde pakket, inclusief een onderhoudscontract. - Een vastgestelde dienstencatalogus; nl. een raamovereenkomst voor diensten in het kader van het geselecteerde pakket, zowel voor mogelijke uitbreidingen van de implementatie bij Stedelijk Onderwijs als voor nieuwe implementaties, en voor diensten voor beheer en ondersteuning na implementatie.

3.4

Duurtijd van de opdracht

De duurtijd van de opdracht bedraagt 11 (elf) jaar vanaf de totstandkoming van de overeenkomst met de dienstverlener. Stedelijk Onderwijs wenst het nieuwe pakket in gebruik te nemen vanaf het boekjaar 2015. Dit impliceert dat de oplossing klaar moet zijn in oktober 2014 om de budgetten van 2015 te kunnen opmaken. Vanaf 1 januari 2015 zullen dan de nodige registraties en boekingen gebeuren in het nieuwe pakket. Er wordt gekozen voor de lange looptijd van 11 jaar om enerzijds aan Stedelijk Onderwijs de mogelijkheid te bieden om hun gekozen pakket te optimaliseren en uit te breiden na de effectieve implementatie en om anderzijds aan andere geïnteresseerden van de groep Antwerpen het gekozen pakket te implementeren. Alle onderhoudscontracten, raamovereenkomsten voor diensten en licenties en de te sluiten implementatieovereenkomsten (ontstaan uit de implementatie van

Versie 7.0


Pagina 7 van 11

conceptnota

modules in overeenstemming met deel 3) zijn jaarlijks opzegbaar door Digipolis, mits vooropzeg van drie (3) maanden. Bij de aanvang van bijkomende implementaties zal er in overleg telkens een projectplan opgesteld worden en zal aan de dienstverlener een offerte gevraagd worden. Elke offerte die goedgekeurd wordt, zal leiden tot een resultaatsverbintenis.

4 4.1

Achtergrondinformatie Huidige situatie

Stedelijk onderwijs werkt momenteel met volgende oplossingen: Voor de financiële processen: Count-E (van leverancier Wisa) Voor de leerlingen administratie: Wis@d (van leverancier Wisa) Voor de personeelsadministratie: Count-E (van leverancier Wisa) Voor de leerlingenfacturatie en vrijwilligers registratie: webapplicatie op Count-E (van leverancier Wisa) Goedkeuring van bestelaanvragen: Efias (van leverancier Arco) Scanning van facturen (interpretatie van facturen): Efias (van leverancier Arco) Goedkeuring van facturen en matching met bestelorders : Efias (van leverancier Arco) Verwerking electronische facturen: Efias (van leverancier Arco) Operationele kostenbeheer vast actief: Planon (van leverancier Planon) Budgettool voor opmaak van jaarbudget en meerjarenplan: eigen ontwikkeling in .net

4.2

Toekomstige situatie

De redenen om op zoek te gaan naar een nieuw pakket zijn velerlei:  Alle autonome gemeentebedrijven dienen vanaf 01/01/2014 te voldoen aan de BBCwetgeving van Vlaanderen. Dit kan niet met het huidige pakket van Stedelijk Onderwijs.  Het huidige pakket is te beperkt om de complexe hiërarchische structuur van AG SO onder te brengen.  Het huidige pakket evolueert niet mee met de groei en daaruitvolgende veranderingsaanvragen van het AG SO.

5

Concept en uit te werken oplossing

Stedelijk onderwijs wil op elk niveau uit de hiërarchie over voldoende rapporteringsmogelijkheden beschikken, vb.: Een jaarrekening op schoolniveau, divisieniveau,… (dit moet geen officieel document zijn) Rapportering op elk niveau: bijv. wat kost een leerling Op niveau van het AG de officiële rapporteringen (budgetten, meerjarenplan, jaarrekening, BTW, …) naar de buitenwereld (provincie, Vlaanderen, …) Dit impliceert dat er rekening dient gehouden te worden met onderlinge boekingen (intracompany doorrekeningen) die dienen geëlimineerd te worden zodat ze niet dubbel geteld worden. Vertrekkend vanuit de gedachte van kostenbesparing bij de implementatie en bij mogelijke upgrades achteraf, trachten we maatwerk in het nieuwe pakket zo veel mogelijk te beperken. Als het gaat om bijkomende functionaliteit die niet standaard wordt aangeboden in het nieuwe pakket, dan zal de afweging gemaakt worden tussen het aanpassen van het nieuwe pakket of het werken via een randsysteem dat dient gekoppeld te worden aan het nieuwe pakket of het aanpassen van de werkwijze binnen AG SO. Het pakket dat voorgesteld wordt, moet voldoen aan de wettelijke vereisten zoals ze beschreven zijn in het Gemeentedecreet met de daarbij horende uitvoeringsbesluiten, het OCMW decreet (de regels van de nieuwe OCMW boekhouding in het besluit van de Vlaamse regering van 17 december 1997 en het MB van 23 december 1997), de organieke wet van het OCMW van 8 juli

Versie 7.0


Pagina 8 van 11

conceptnota

1976, het MB van 20 juni 2001 en de bijlagen, het MB van 25 juni 2010 en alle samenhangende MB’s, de VZW wetgeving, ministeriële besluiten, wetgeving omtrent subsidies en begroting, boekhoudwetgeving, BTW wetgeving, politiewetgeving, de wetgeving mbt. autonome en gewone gemeentebedrijven, …. De dienstverlener dient alle toekomstige wettelijke aanpassingen aan te bieden binnen het onderhoudscontract.

6

Functionele vereisten

Zie 3.3 Omschrijving van de opdracht voor de modules die verwacht worden in het financieel pakket. Het softwarepakket dient te voldoen aan de volgende algemene vereisten: 



 



  



 

Versie 7.0

Eenmalige input van gegevens: Processen en taken zijn een som van veel verschillende domeinen, met verschillende functionele behoeften, maar met een groot gemeenschappelijk element: de basisgegevens. Een geïntegreerd softwarepakket vraagt dan ook om een éénmalige input van gegevens. Mogelijkheid tot decentraal werken: De diensten die gebruik gaan maken van het softwarepakket zijn niet op 1 plaats gelokaliseerd, maar werken vanuit verschillende locaties. Buiten den kernsecretariaten die op het stadsnetwerk MANAP gekoppeld zijn werken de andere locaties over een standaard internetverbinding. Het is een must dat via deze internetlijnen de toepassing probleemloos kan gebruikt worden. Uitgebreide zoekfunctionaliteit: De geregistreerde data dient dagelijks raadpleegbaar te zijn, en niet enkel via rapporten, maar rechtstreeks opvraagbaar te zijn. Een uitgebreide zoekfunctionaliteit is hierbij noodzakelijk. Parametrisatie, eerder dan maatwerk en ontwikkeling: Gezien de steeds veranderende omgeving waarin activiteiten worden uitgevoerd, wordt van de software verwacht dat het een parametriseerbaar geheel is, waarbij de gebruiker en beheerder/’administrator’ van de toepassing een zeer grote vrijheid en uitgebreide mogelijkheden heeft om de toepassing anders te parametriseren. Dit vereist een grote flexibiliteit binnen het systeem, eerder dan een grote flexibiliteit aan ontwikkeling van de dienstverlener. Beheer en onderhoud van de toepassing is eenvoudig en gebruiksvriendelijk: Een softwarepakket vraagt onderhoud en ondersteuning door de dienstverlener. Gedetailleerde verwachtingen naar onderhoud en ondersteuning worden in het bestek besproken. De upgrades en servicepacks van de toepassing dienen eenvoudig door te voeren zijn, zonder dat hierbij beroep moet worden gedaan op de kandidaat-dienstverlener. Modulaire opbouw van de toepassing: De voorziene functionaliteiten dienen afhankelijk van de wensen en noden van de klant toe te voegen en parametriseerbaar te zijn. Zelfredzaamheid van de klant na implementatie: Na installatie van de toepassing moet het systeem beheersbaar zijn zonder veel en intensieve interventies van de dienstverlener. Dit geldt tevens bij wijzigingen in de organisatiestructuur. De toepassing is een lerend geheel: De functionaliteiten moeten werkbaar zijn zonder dat alle financiële gegevens eerst in de database moeten worden ingebracht – dit wil zeggen dat het pakket functioneert zonder dat er eerst een volledige conversie moet uitgevoerd worden. Import van bestaande data uit andere systemen is mogelijk: Informatie uit bestaande systemen dient geïmporteerd te kunnen worden. Conversie van bestaande data en bestaande toepassingen wordt verwacht. De hoeveelheid middelen die dit vraagt moet duidelijk en transparant zijn. Export van gegevens naar datawarehouse omgeving is mogelijk: Het systeem laat toe om een selectie van haar gegevens te exporteren naar datawarehouseomgevingen (voornamelijk Cognos). De toepassing voorziet in de mogelijkheid om het systeem te koppelen met andere softwaretoepassingen: De toepassing dient koppelbaar te zijn met andere toepassingen. Voor meer detail zie verder in dit document.


Pagina 9 van 11

conceptnota



7

Uitbreidbaarheid van de toepassing: Gezien de mogelijkheid dat men op middellange termijn de toepassing dient te gebruiken in andere informaticaomgevingen, wordt een hoge graad van draagbaarheid van de geleverde software als een voordeel beschouwd. De inschrijvers zijn er dus toe gehouden om in hun offerte de elementen die deze draagbaarheid verzekeren, te vermelden. De portabiliteit dient uitvoerig beschreven te worden. Bovendien dient er beschreven te worden hoe de opzet van een nieuwe instantie binnen hetzelfde platform zal verlopen.

Gevraagde koppelingen

Het nieuwe pakket dient te beschikken over uitgebreide import en export faciliteiten die de huidige standaarden ondersteunen. Hierbij dient niet enkel gewerkt te kunnen worden met bestanden (XBRL, XML, standaard Microsoft Office, Adobe Acrobat PDF), maar ook met complexe structuren en systemen zoals ISABEL, betaalopdrachten, importeren van bankafschriften, belcotax, leningen, etc. Daarnaast moet het nieuwe pakket ook aan tal van andere toepassingen kunnen gekoppeld worden. In het bestek zal gevraagd worden om gegevensuitwisselingen en online koppelingen met het aan te bieden systeem te voorzien. Belangrijk in deze koppelingen zijn de eenvormigheid en beheersbaarheid van de interfaces zijn alsook de controle mogelijkheden. Binnen deze opdracht zullen minimaal volgende koppeling gerealiseerd dienen te worden: Authenticatie via AD in het domein van SO en/of authenticatie op het Office 365 platform van Microsoft (Azure AD) Koppeling met EFIAS (scannen en verwerken van inkomende facturen) Koppeling met PLANON facility management Koppeling met de Enterprise Service Bus van de groep Antwerpen (WSE2) Digipolis maakt gebruik van een Enterprise Service Bus (ESB) van WSO2 om unieke gegevensbronnen (Centrale Referentie Systemen of CRSen) en toepassingen beschikbaar te stellen voor andere toepassingen. De aangeboden oplossing moet daarom kunnen aansluiten op de ESB en informatie delen via de ESB (zowel ontvangen als beschikbaar stellen). De ESB maakt op dit moment gebruik van volgende soorten koppelingen: Koppeling via service (SOAP, REST) Koppeling via bestanden (SMB share, FTP, FTPS, …) Koppeling via SAP (Bapi, Idoc) Omdat nog niet alle gegevensbronnen en toepassingen aangesloten zijn op de ESB moet ook een alternatief scenario mogelijk zijn. Tevens dient er mogelijks gekoppeld kunnen worden met : SAP Payroll voor terugvorderingen van (ex) personeelsleden en boeking van de lonen. Cognos datawarehouse In de toekomst dient er tevens gekoppeld te kunnen worden met een webtoepassing die verbruikersregistratie en vrijwilligersvergoeding afhandelt. Er wordt vanuit gegaan dat het systeem alle normale controles en regels hanteert als er gegevens d.m.v. een technische koppeling i.p.v. manueel ingevoerd worden.

8

SLA

In uw antwoord op het bestek zal Digipolis een SLA voorstel verwachten van de kandidaatleveranciers.

Versie 7.0


Pagina 10 van 11

conceptnota

9

Implementatie plan

Voor de implementatie van het pakket bij Stedelijk Onderwijs wordt er van de inschrijver een professioneel en gestructureerd plan van aanpak voor de realisatie van deze opdracht verwacht. De kwaliteit van het plan van aanpak vormt onderdeel van de beoordeling van de offerte onder de modaliteiten beschreven in het bestek. Een transparante migratie vanuit de as is naar to be is van essentieel belang.

10 Demo en vragenlijsten Voor de selectie van het pakket wordt er van de inschrijver verwacht om een demo te geven van de aangeboden software aan de hand van een uitgewerkte proof of concept . De exacte inhoud en organisatie ervan wordt beschreven in het bestek. Ook dient de inschrijver een antwoord te formuleren op de functionele en technische vragenlijsten die deel uitmaken van het bestek. De kwaliteit van de demo en van de antwoorden op de vragenlijsten vormt onderdeel van de beoordeling van de offerte onder de modaliteiten beschreven in het bestek.

Versie 7.0


Pagina 11 van 11

Conceptnota CDA CDA002233_conceptnota_aankoop financieel platform AGSO. Pagina 1 van 11

Recommend Documents