Conceptnota Platform De Nieuwe Antwerpenaar online CDA001856

Conceptnota CDA001856

Conceptnota Platform De Nieuwe Antwerpenaar online CDA001856

Versie 5.1

CDA001856_Conceptnota Platform De Nieuwe Antwerpenaar online.docx

Pagina 1 van 10


Inhoudsopgave 1

2

3 4 5

6

7

Doelstelling conceptnota ................................................................................................. 1.1 De opdracht ............................................................................................................ 1.2 Digipolis.................................................................................................................. Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure .................................... 2.1 Opdrachtgevend bestuur ........................................................................................... 2.2 Wijze van gunnen .................................................................................................... 2.3 Motivatie van de procedure ....................................................................................... 2.4 Procedure die zal gevolgd worden .............................................................................. Omschrijving van de opdracht ......................................................................................... Concept en uit te werken oplossing .................................................................................. Functionele vereisten ..................................................................................................... 5.1 Inhoudstypes........................................................................................................... 5.2 Functionaliteiten ...................................................................................................... 5.3 Rollen en rechten ..................................................................................................... Gevraagde koppelingen .................................................................................................. 6.1 UiTInAntwerpen ....................................................................................................... 6.2 A-kaart ................................................................................................................... 6.3 Andere blogs of webinitiatieven.................................................................................. SLA..............................................................................................................................

Versie 5.1


3 3 4 4 4 4 4 4 5 6 6 6 6 7 7 7 8 8 8

Pagina 2 van 10


1

Doelstelling conceptnota

Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen1. Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. Tevens bevat deze conceptnota in bijlage een invulformulier ‘verklaring op erewoord’ dat de kandidaat dient te gebruiken bij de kandidaatstelling. 1.1

De opdracht

Het voorwerp van de opdracht is het implementeren van een dynamische website voor De Nieuwe Antwerpenaar (het tweewekelijkse stadsmagazine, verder soms ook afgekort tot ‘DNA’) alsook de mogelijkheid om mandagen voor wijzigingen, uitbreidingen en opleiding af te nemen onder de vorm van een raamcontract. Ook hosting/SLA, en een mobiele- en tabletversie moeten optioneel voorzien worden binnen de opdracht. Om de burger nog beter te informeren, enthousiasmeren en activeren, heeft de bedrijfseenheid Marketing & Communicatie van stad Antwerpen nood aan een online-versie van De Nieuwe Antwerpenaar om in te spelen op de veranderende mediabehoefte van de burger in het algemeen en jongeren in het bijzonder. In dit nieuwe online platform worden verschillende kanalen geïntegreerd: o De Nieuwe Antwerpenaar print o De Nieuwe Antwerpenaar TV o UiT in Antwerpen o A-kaart o Social media: o.a. de Flickr-feed van De Nieuwe Antwerpenaar (zie http://www.antwerpen.be/denieuweantwerpenaar) o Digitale nieuwsbrief o User generated content: bijdragen van bewoners o Feeds uit andere websites, bv. via RSS of widgets o … Daarnaast is het wenselijk om de site ook voor tablets en smartphones beschikbaar te maken. Deze functionaliteiten zullen dan ook als opties opgenomen worden in het bestek. Ook het uitwerken van het design en het beantwoorden aan de AnySurfer-richtlijnen behoort tot de scope van deze opdracht. De content van de websites zal worden aangemaakt door de stadsdiensten gebruik makend van het systeem dat door de leverancier ter beschikking wordt gesteld voor de creatie en het onderhoud van de navigatie en de content van de websites. Van de leverancier wordt verwacht dat hij diensten aanbiedt die het mogelijk maken om bovenstaand beschreven website te realiseren. Hierbij is het de bedoeling dat een webmaster of administrator zelfredzaam aanpassingen en uitbreidingen kan doen zonder dat hiervoor telkens bijkomende mandagen moeten afgenomen worden bij de externe partij. Gezien het dynamische karakter en community-aspect van deze website kijken we hiervoor naar een apart platform. Afhankelijk van het feit of de gegunde inschrijver/tool passen binnen de standaarden en infrastructuur van Digipolis zal dit geheel mogelijk extern gehost worden. Aan deze opdracht zal bijgevolg optioneel verbonden worden: - SLA; - externe hosting.

1

Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging in het europees publicatieblad http://ted.publications.eu.int/official/ en/of het bulletin der aanbestedingen http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_bul/bul.pl

Versie 5.1


Pagina 3 van 10


Naast de eigenlijke implementatie van de website voor De Nieuwe Antwerpenaar moet de opdracht ook toelaten om na oplevering mandagen voor wijzigingen en opleiding af te nemen (raamcontract). Hiervoor geeft de inschrijver een mandagprijs/manuurprijs op per technische competentie. Deze werkzaamheden zullen uitgevoerd worden in regie. Bij de gunning wordt geen rekening gehouden met de achterliggende technologie indien de voorgestelde oplossing voldoet aan de functionele behoeften. Voorgestelde oplossingen mogen hierbij tevens: • Tegemoet komen aan de concepten van cloud computing; • Passen in de filosofie van open sourcing. 1.2

Digipolis

De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent.

2 2.1

Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur

Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg 1 2020 Antwerpen Tel. (03) 338 76 11 Fax. (03) 338 79 04 Leidend ambtenaar voor dit bestek: Geert Van Herbruggen Tel: + +32 3 338 96 56 2.2

Wijze van gunnen

De opdracht is een opdracht voor diensten in onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 • •

2.4 •

de klassieke sector waarvoor de gehanteerd ten behoeve van het

Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 17, §3,4° van de wet van 24 december 1993 De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald. Procedure die zal gevolgd worden De procedure (Belgische procedure met bekendmaking, OMB Be) zal verlopen volgens onderstaande data: o 8 juni 2011 13u: deadline kandidaatstelling o Eind juni - begin juli 2011: publicatie selectieverslag en bestek o Midden juli 2011: deadlines offertes o Aansluitend op deadline offertes: onderhandelingen

Versie 5.1


Pagina 4 van 10


•

3

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen.

Omschrijving van de opdracht

Het voorwerp van de opdracht is het implementeren van een dynamische website voor De Nieuwe Antwerpenaar (het tweewekelijkse stadsmagazine, verder soms ook afgekort tot ‘DNA’) alsook de mogelijkheid om mandagen voor wijzigingen, uitbreidingen en opleiding af te nemen onder de vorm van een raamcontract. Ook hosting/SLA, en een mobiele- en tabletversie moeten optioneel voorzien worden binnen de opdracht. Om de burger nog beter te informeren, enthousiasmeren en activeren, heeft de bedrijfseenheid Marketing & Communicatie van stad Antwerpen nood aan een online-versie van De Nieuwe Antwerpenaar om in te spelen op de veranderende mediabehoefte van de burger in het algemeen en jongeren in het bijzonder. In dit nieuwe online platform worden verschillende kanalen geïntegreerd: o De Nieuwe Antwerpenaar print o De Nieuwe Antwerpenaar TV o UiT in Antwerpen o A-kaart o Social media: o.a. de Flickr-feed van De Nieuwe Antwerpenaar (zie http://www.antwerpen.be/denieuweantwerpenaar) o Digitale nieuwsbrief o User generated content: bijdragen van bewoners o Feeds uit andere websites, bv. via RSS of widgets o … Daarnaast is het wenselijk om de site ook voor tablets en smartphones beschikbaar te maken. Deze functionaliteiten zullen dan ook als opties opgenomen worden in het bestek. Ook het uitwerken van het design en het beantwoorden aan de AnySurfer-richtlijnen behoort tot de scope van deze opdracht. De content van de websites zal worden aangemaakt door de stadsdiensten gebruik makend van het systeem dat door de leverancier ter beschikking wordt gesteld voor de creatie en het onderhoud van de navigatie en de content van de websites. Van de leverancier wordt verwacht dat hij diensten aanbiedt die het mogelijk maken om bovenstaand beschreven website te realiseren. Hierbij is het de bedoeling dat een webmaster of administrator zelfredzaam aanpassingen en uitbreidingen kan doen zonder dat hiervoor telkens bijkomende mandagen moeten afgenomen worden bij de externe partij. Gezien het dynamische karakter en community-aspect van deze website kijken we hiervoor naar een apart platform. Afhankelijk van het feit of de gegunde inschrijver/tool passen binnen de standaarden en infrastructuur van Digipolis zal dit geheel mogelijk extern gehost worden. Aan deze opdracht zal bijgevolg optioneel verbonden worden: - SLA; - externe hosting. Naast de eigenlijke implementatie van de website voor De Nieuwe Antwerpenaar moet de opdracht ook toelaten om na oplevering mandagen voor wijzigingen en opleiding af te nemen (raamcontract). Hiervoor geeft de inschrijver een mandagprijs/manuurprijs op per technische competentie. Deze werkzaamheden zullen uitgevoerd worden in regie. Bij de gunning wordt geen rekening gehouden met de achterliggende technologie indien de voorgestelde oplossing voldoet aan de functionele behoeften. Voorgestelde oplossingen mogen hierbij tevens: • Tegemoet komen aan de concepten van cloud computing;

Versie 5.1


Pagina 5 van 10


• Passen in de filosofie van open sourcing. Momenteel wordt een conceptstudie uitgewerkt die midden juni 2011 zal worden afgerond. Een functioneel concept en wireframes zullen beschikbaar zijn voor de geselecteerde inschrijvers en bij het bestek worden gevoegd. Duurtijd van de opdracht 4 jaar Implementatie: website live tegen eind december 2011 Hosting/SLA/aanpassingen aan website: onbepaalde duur

4

Concept en uit te werken oplossing

De bedrijfseenheid Marketing & Communicatie van de stad Antwerpen wil een nieuwe website uitbouwen rond De Nieuwe Antwerpenaar (het tweewekelijkse stadsmagazine). Dit platform moet een breed kanaal worden dat alle leeftijden en sociale groepen wil aanspreken. Het is niet de bedoeling het papieren magazine simpelweg online te brengen, maar met dezelfde doelstellingen en vertrekkend bij de huidige redactie, werking en inhoud, een online stadsmagazine uit te bouwen. De site laat je ontdekken, zonder dat je naar iets concreet op zoek bent (serendipiteit). Het is zeker geen puur informatieve website of zoekmachine, maar wel een platform waar je bewust naartoe gaat om te exploreren en je te laten inspireren. In dit nieuwe online platform worden verschillende kanalen geïntegreerd: o De Nieuwe Antwerpenaar print o De Nieuwe Antwerpenaar TV o UiT in Antwerpen o A-kaart o Social media: o.a. de Flickr-feed van De Nieuwe Antwerpenaar (zie http://www.antwerpen.be/denieuweantwerpenaar) o Digitale nieuwsbrief o User generated content: bijdragen van bewoners o Feeds uit andere websites, bv. via RSS of widgets o … Momenteel wordt een conceptstudie uitgewerkt die midden juni 2011 zal worden afgerond. Een functioneel concept en wireframes zullen beschikbaar zijn voor de geselecteerde inschrijvers en bij het bestek worden gevoegd.

5 5.1

Functionele vereisten Inhoudstypes o o o o o o o o o o

5.2

Nieuws Columns Free form page Artikels (unieke pagina’s maar ook onderdelen) Dossiers (gegroepeerde informatie rond één topic) Foto’s/beelden Video Infografieken Agenda (ook te linken aan UiTInAntwerpen dat verweven zal worden) …

Functionaliteiten o

Versie 5.1

Interactie/participatie: Na registratie Met pre-moderatie


Pagina 6 van 10


o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o

Op meer evenementiële, federerende initiatieven Likes/waardering/social sharing (Facebook send/share) op artikels Personalisering website: zelf in te stellen en deels geautomatiseerd Stadsplanfunctionaliteiten Nieuwsbrief Integratie van feeds (RSS, Twitter, …) Registratieformulier Facebook Connect Nieuwsbrief Wedstrijden Polls Blog Eventueel opladen van foto’s (na controle) naar Flickr met vervolgens embedding van de Flickr-feed binnen de website Formulier voor lezersbrieven Foto’s delen met de redactie, via formulier, e-mail of Flickr-groep Burgerjournalisten bij grote sportieve/culturele evenementen Gastauteurs of gastbloggers op invitatie Mogelijkheid om artikels te pushen naar en publishen op Facebook walls van gebruikers Mogelijkheid om zelf headlines te publishen op de Facebook-pagina van De Nieuwe Antwerpenaar vanuit de back end van de website Mogelijkheid om titels van artikels te posten op Twitter vanuit de back end van de website Integratie en interactie met YouTube, Flickr en andere gratis internettoepassingen Tagging op regio/district, trefwoorden, user profielen, enz. Performante zoekfunctie Google analytics Versioning

Optioneel: o Beschikbaar voor mobiel o Beschikbaar voor tablets o Mogelijk integratie van voorleessoftware (ReadSpeaker) 5.3

Rollen en rechten o

o

6 6.1

Verschillende rollen mogelijk: Regionale redacteurs (bijvoorbeeld per district) Centrale redacteurs (intern) Eindredacteur Gewone webmasters Verschillende rechten: Redacteurs: aanpassen, toevoegen, verwijderen van items (enkel indicatie geven, dient nog te worden goedgekeurd) Eindredacteur(s): wijzigingen (toevoegingen, aanpassingen, enz.) goedkeuren, versioning bedienen (ophalen, vervangen, enz.) Webmasters: functionele wijzigingen, templates verwijderen of toevoegen

Gevraagde koppelingen UiTInAntwerpen o o

Versie 5.1

UiTInAntwerpen wordt een rubriek binnen De Nieuwe Antwerpenaar online (ingebed in de site). De getoonde informatie van UitInAntwerpen kan worden gekoppeld aan het user profiel (district, voorkeur, verrijking van het profiel via de A-kaart, enz.).


Pagina 7 van 10


o

o 6.2

A-kaart o o o

o

o

6.3

De bedoeling is dat er een intense wisselwerking tussen De Nieuwe Antwerpenaar en UitInAntwerpen ontstaat. Dit wil zeggen dat beide websites contentblokken van de andere kunnen tonen en doorlinken mogelijk moet zijn. Te onderzoeken of API/widget/Drupal-bouwdoos? van Cultuurnet kan gebruikt worden.

De A-kaartinformatie (acties, activiteiten, vast aanbod, …) wordt een onderdeel van UiT in Antwerpen De A-kaart geeft informatie over de culturele vrijetijdsbestedingen van de gebruiker. Concreet geeft dit waardevolle info om bepaalde info te pushen. Bij de registratie op het nieuwe webplatform moet bij de registratievelden een veld voorzien worden om het A-kaart nummer in te geven. Dat moet ons toelaten het profiel te verrijken. Vraag is of dit real time of periodiek (bijvoorbeeld elke 24u) kan gebeuren. En of dit een rechtstreeks connectie moet zijn of via een onderbreking kan verlopen (uit veiligheids- en technische overwegingen). De A-kaart wordt met andere woorden een middel binnen De Nieuwe Antwerpenaar en UitInAntwerpen: Je kan op de site een profiel aanmaken, waar je je A-kaartnummer aan kan toevoegen. Dit veld wordt gekoppeld aan de profieldatabase van de A-kaart. Het profiel en de A-kaartgegevens worden gebruikt voor informatie op maat (bv. nieuws uit je buurt, vrijetijdstips, enz.). Via dit profiel kan je bv. ook deelnemen aan wedstrijden. Het beheer van de A-kaart (aanvragen, consulteren puntensaldo, punten overdragen, profiel aanpassen, …) moet vanuit het onderdeel UiT in Antwerpen kunnen gebeuren

Andere blogs of webinitiatieven

Er moet ook content ingeladen kunnen worden uit externe webplatformen (bv. www.2060.be). Dit zou kunnen opgelost worden via RSS-feeds en Twitter-feeds.

7

SLA

De inschrijver doet een uitgebreid voorstel van Service Level Agreement met o.a. volgende elementen: • Bugfixing; • Interventietijden op hard- en software; • Procedure voor functionele aanpassingen; • Helpdesk: kanalen, bereikbaarheid (telefonisch, e-mail, …); • Registratie van de websites in de voornaamste zoekmachines; • Systeem en methode van opvolging, registratie, escalatie, rapportering, enz. van incidenten, problemen, functionele wijzigingen, onderhoud, statistieken bezoekers, enz. Algemene uitgangspunten: 1. De SLA dient de klantgerichtheid van de inschrijver te vertalen. Gehanteerde methodieken, processen en procedures zijn steeds ondergeschikt aan klantgerichtheid. 2. De inschrijver is de hoofdverantwoordelijke voor de dienstverlening. De inschrijver zal hierbij de nodige acties ondernemen opdat de vooropgestelde dienstverlening wordt gerealiseerd en continu wordt verbeterd. 3. De methodieken, processen en procedures in de SLA zijn gebaseerd op een continue proactieve dienstverlening die de inschrijver zal nastreven gedurende de volledige doorlooptijd van het contract. 4. De SLA is pragmatisch en klantgericht in toepassing, transparant in verantwoordelijkheden en eenvoudig in opbouw en structuur (zie vormvereisten). 5. De SLA is ondergeschikt aan de bepalingen van een eventuele basisovereenkomst. 6. De SLA weerspiegelt een geïntegreerd en transparant beheer van alle geleverde diensten door de inschrijver. 7. De gehanteerde en beschikbare dienstenniveaus en compensatieclausules moeten duidelijk gedefinieerd zijn. De noden m.b.t. beheer en ondersteuning veranderen in de

Versie 5.1


Pagina 8 van 10


8. 9.

10.

11.

12.

13.

14. 15.

16.

tijd en kunnen evolueren. De SLA voorziet om op een flexibele wijze de gehanteerde dienstniveaus aan te passen. De inschrijver zal voorzien dat de SLA periodiek wordt geëvalueerd. Digipolis wenst eenvoudige en gestandaardiseerde procedures en processen met een minimum aan administratieve overhead. De rollen, verantwoordelijkheden en voorwaarden dienen voor alle partijen steeds duidelijk te zijn. De SLA dient SMART omschreven te zijn. Voorziene kwaliteit- en dienstenniveaus dienen objectief meetbaar en opvolgbaar te zijn. Bij betwisting betreffende de geleverde kwaliteit van de dienstverlening dient de SLA te voorzien in een escalatieprocedure. De inschrijver zal de afgesproken dienstenniveaus hanteren vanaf het moment dat de desbetreffende dienst of een onderdeel ervan, gebruikt wordt door Digipolis en haar klanten (burgers, bedrijven en bezoekers). Compensaties m.b.t. niet behaalde dienstniveaus dienen in overeenstemming te zijn met de impact op de dienstverlening van Digipolis, haar klanten (burgers, bedrijven en bezoekers) en interne organisatie. Het al dan niet behalen van de dienstniveaus wordt minimaal gerapporteerd op en per maandbasis. Indien van toepassing wordt per hoofdlocatie (Gent - Antwerpen) het detail gegeven. Het is aan de inschrijver om aan te tonen of eventuele opschortende redenen van toepassing zijn voor het niet behalen van de vooropgestelde dienstenniveaus. Indien de inschrijver beroep doet op een 3de partij (onderaannemer) om in een deel van de dienstverlening te voorzien dan blijft de inschrijver zelf de eindverantwoordelijkheid dragen. De inschrijver verzekert de continuïteit van de volledige dienstverlening aan de hand van aantoonbare back to back overeenkomsten met voorgenoemde 3de partijen ten einde de afgesproken dienstverleningsniveaus te kunnen garanderen. De inschrijver zal al het nodige doen om de belangen van Digipolis en haar klanten (burgers, bedrijven en bezoekers) in deze te behartigen ten opzichte van voorgenoemde 3de partij. De SLA moet duidelijk aangeven hoe lang de oplossing op het opgegeven voorstel architectuur - infrastructuur ondersteund zal blijven (in jaren of versies).

Het geheel van afspraken dienen op een zo éénduidig mogelijke manier in een Service Level Agreement vastgelegd te worden. Elk van de volgende aspecten dient als een Service opgenomen te worden in de overeenkomst: Service Desk: Een single point of Contact (SPOC) waar wij met technische en/of functionele vragen terecht kunnen in het Nederlands. Dit SPOC moet bereikbaar zijn via één telefoonnummer, e-mail of webtoepassing. De openingsuren van de Service desk van de inschrijver: Voor het telefonisch aanmelden van storingen: kantooruren (9u – 17u) Via e-mail of webtoepassing: doorlopend De Service Desk van de inschrijver moet toegankelijk zijn voor een gelimiteerde lijst van circa 10 mensen via een eenvoudige procedure. Deze lijst is dynamisch en moet op eenvoudig verzoek van Digipolis aanpasbaar zijn. Wijzigingsbeheer & releasebeheer: Indien er wijzigingen moeten gebeuren op de software dan moet dit volgens de door Digipolis opgelegde procedures gebeuren. Zonder volledig te zijn betekent dit onder meer dat: Geen enkele wijziging kan gebeuren zonder voorafgaande toestemming van Digipolis. Vooropgestelde data van implementatie van een wijziging dienen gerespecteerd te worden. Opvolging van de dienstverlening moet mogelijk zijn via rapportage en operationeel overleg. Wij wensen altijd te kunnen beschikken over de nieuwste versies van de software, de implicaties naar de prijszetting moeten in het bestek duidelijk zijn. Het product moet idealiter de ontwikkeling van nieuwe operating systemen volgen.

Versie 5.1


Pagina 9 van 10


Looptijd: Opzegging kan gebeuren door beide partijen per aangetekend schrijven. Het SLA-contract gaat in op de dag van voorlopige oplevering van de website/hosting.

Versie 5.1


Pagina 10 van 10

Conceptnota Platform De Nieuwe Antwerpenaar online CDA001856

Recommend Documents