FSC Online Claims Platform

FSC® Online Claims Platform „Online evidence zboží“ Tomáš Duda (FSC ČR)

Co je OCP?

OCP je online nástroj pro držitele certifikátu

Internet

OCP je vytvořeno pro firmy všech velikostí a je přístupné kdykoliv a kdekoliv. Copyright © 2014 FSC G.D. All rights reserved. FSC® F000100

Co je OCP? Online Claims Platform je: • je platforma pro držitele certifikátu, která poskytuje bezpečné uchování záznamů o transakcích FSC výrobků mezi dvěma firmami. • využitelná kdykoliv, kdekoliv a jakoukoliv firmou obchodující s FSC výrobky • poskytuje nástroje a služby pro firmy všech velikosti

Jazykové mutace OCP je v těchto jazycích: • • • • • • • • • • • •

chorvatština dánština angličtina francouzština němčina italština japonština čínština polština portugalština ruština španělština

FSC zvažuje další mutace.

Copyright © 2014 FSC G.D. All rights reserved. FSC® F000100

Proč se OCP zavádí • Žádný systém není bezchybný stejně jako FSC. Existovaly případy, kdy byly zjištěny neoprávněně FSC výrobky. Finanční dopad na firmy, které tyto výrobky prodávaly i na jejich reputaci. • V současnosti FSC systém nekontroluje všechny záznamy FSC prohlášení a jejich shodu mezi prohlášením dodavatele a jeho odběratele. • OCP důkladnější způsob auditování a potvrzení pravosti transakcí. Tím také zvyšuje záruku, že výrobky putující zpracovatelským řetězcem mají opravdu certifikát FSC.

Co je FSC prohlášení? Označení výrobku (např. FSC Mix Credit, FSC Recycled, FSC 100%) na přijaté nebo vydané faktuře resp. dodacím listu.


Proč nedělat více a lepší audity? Audity jsou samozřejmě důležitým aspektem integrity systému FSC, ale: • s rostoucím počtem držitelů certifikátu a počtem FSC prohlášení je zapotřebí vytvořit lepší metody při zachování současného způsobu auditování. • větší počet auditů by pouze mírně zvýšil procento zkontrolovaných transakcí, zatímco OCP ověří všechny transakce v téměř reálném čase.


Jak funguje současný systém? Firma A prodá FSC certifikovaný výrobek firmě B

Certifikační orgán A kontroluje materiálovou bilanci firmy A

FAKTURA

Firma B

FSC 100%

Nikdo nekontroluje objemy mezi firmou A a firmou B

Certifikační orgán B kontroluje materiálovou bilanci firmy B


Chyba 1: Změna faktury FAKTURA

Firma A

Firma B

FSC 100%

prodá FSC certifikovaný výrobek firmě B

Firma A zaeviduje fakturu bez FSC prohlášení. Tím je možné prodat znovu tento objem jako FSC certifikovaný.

Cert. orgán A kontroluje materiálovou bilanci firmy A. Vše vypadá v pořádku.

FAKTURA

FAKTURA

FSC 100%

FSC 100%

Firma B zaeviduje fakturu s FSC prohlášením a zahrne objem do materiálové bilance.

Cert. orgán B kontroluje materiálovou bilanci firmy B. Vše vypadá v pořádku.

® FSC A.C. All Rights Reserved

Chyba 2: Neplatný certifikát Firma A prodá FSC certifikovaný výrobek firmě B

Firma B FAKTURA Firma A: COC-123456

Firma B musí zkontrolovat platnost certifikátu firmy A Certifikační orgán A pozastavil platnost certifikátu firmě A.

Zřídka se tak stává při každé dodávce! Firma B zaeviduje objem do materiálové bilance protože je na faktuře uvedeno FSC prohlášení, i když firma A nemá certifikát.

info.fsc.org

® FSC A.C. All Rights Reserved

OCP: 1 prohlášení, 1 záznam Firma A

FAKTURA

prodá FSC certifikovaný výrobek firmě B

FSC 100%

2. Firma A potvrdí vložené údaje 3. Certifikační orgán A audituje firmu A

Firma B

1. Firma B Vloží údaje do OCP

3. Certifikační orgán B audituje firmu B

Online Claims Platform Materiálová bilance

Materiálová bilance

Údaje potvrzené firmou A jsou uloženy. Případné neshody musí být vyřešeny mezi dodavatelem a odběratelem. Copyright © 2014 FSC G.D. All rights reserved. FSC® F000100

OCP nahrazuje současné požadavky OCP bude začleněno do standardu zpracovatelského řetězce. Některé ze současných administrativních požadavků budou splněny používáním OCP:

• seznam dodavatelů a kontrola platnosti jejich certifikátu • informace o druzích dřevin a zemi původu pro všechny výrobky • přehledy objemů/váhy nakupeného materiálu • přehled typů výrobků.


Kdy bude OCP zavedeno?

2014 Spuštění beta verze

Běhen 2014 se bude testovat funkčnost OCP a budou přidávány nové prvky.

5. února 2014 Demo verze OCP k dispozici držitele certifikátu

Od 5. února mohou držitelé certifikátu testovat OCP v demo módu. Zájemci kontaktujte Emily Crumley ([email protected]).

2015 Konec beta verze OCP a spuštění plné verze

Demo verze OCP bude nadále dostupná pro nové držitele certifikátu.

Od 1. dubna bude OCP spuštěno a držitelé certifikátu se budou moci zaregistrovat a používat OCP.


Přinese OCP více práce?

1

Budete ukládat informace, které již shromažďujete v rámci současných pravidel FSC.

2

Pokud nakupujete často stejné výrobky budete moct sloučit více takových faktur a provést jeden záznam do OCP.

3

Jsou tři možnosti jak vkládat záznamy.


Další funkce OCP

1 2

OCP Vás bude automaticky informovat o změnách statutu certifikátu Vašeho dodavatele (např. ukončení certifikátu, změna typů výrobků).

3

Poskytováním informací o možných zemích původu (těžby) a druhů dřevin i u takových výrobků jako je papír nebo dřevotříska usnadní OCP plnění požadavků nařízení o dřevě (EU TR) a Lacey Act. Toto bude zajištěno bez možnosti znát celý dodavatelský řetězec.

OCP může vytvořit materiálové bilance potřebné při přípravě na audit.


Pohled certifikované firmy

Certifikované firmy uvidí pouze po své přímé dodavatele.


Pohled certifikačního orgánu?

Certifikační firma uvidí, pokud dostane svolení od držitele certifikátu, pouze dodavatele a odběratele svého klienta.


Pohled ASI (akreditační orgán FSC) Forest 3 Cert. ID: SE-FM003 Country: Sweden Species: Pinus sylvestris

Forest 4 Cert. ID: SE-FM004 Country: Spain Species: Pinus sylvestris

Forest 2 Cert. ID: SE-FM002 Country: Sweden Species: Picea abies

Forest 1 Cert. ID: SE-FM001 Country: Sweden Species: Picea abies

Forest 5 Cert. ID: SE-FM005 Country: Spain Species: Picea abies

Pouze ASI bude moct nahlédnout na celý dodavatelský řetězec.

Nicméně to bude umožněno pouze v případech šetření oficiální stížnosti a po tom co držitel certifikátuCopyright poskytne přístup. © 2014 FSC G.D. All rights reserved. FSC

®

F000100

ZAČÍNÁME Jak se zaregistrovat na stránkách OCP

Jak mám začít?

1

Nejprve se musíte zaregistrovat na stránkách OCP ocp.fsc.org od 1. dubna 2014. Vaše informace byly již zkopírovány ze stránky info.fsc.org, takže stačí již jen aktivovat Váš profil: 1. Identifikujte se Vašim certifikačním kódem (např. HF-COC-00123) nebo názvem provozovny. 2. Zvolte si Vašeho OCP administrátora.

3. Pro dokončení Vám bude zaslán potvrzující email. 4. Kliknutím na odkaz v emailu se dostanete na stránky OCP, kde budou uvedeny a k odsouhlasení připravené všeobecné podmínky a kde si také zvolíte heslo.

5. Přihlaste se a zkontrolujte Vaše údaje.


Jak mám začít?

2

Nyní se můžete spojit s Vašimi dodavateli.

1. Jděte na Supply Chain (dodavatelský řetězec) 2. Jděte na Search Supply Chain (hledat v dodavatelském řetězci)

3. Hledejte pomocí čísla certifikátu (CoC/FM/CW)


Jak mám začít?

2

Nyní se můžete spojit s Vašimi dodavateli.

4. Zobrazí se výsledky hledání a klikněte na ikonu Vašeho dodavatele.


Jak mám začít?

3

Přijměte žádosti o spojení od vašich odběratelů. Jsou uvedeny v seznamu Incoming Connection Requests (příchozí žádosti ke spojení). 1. Jděte na Pending Connections (nevyřízené žádosti)

2. Kliknutím na příslušnou ikonu přijměte nebo odmítněte žádosti ke spojení.

Zde v Outgoing Connection Requests (odeslané žádosti ke spojení) jsou uvedeny vaše žádosti.


Vyzkoušejte si OCP nejprve nanečisto

Před registrací budete mít možnost začít nejprve s demo verzí: ocp-demo.fsc.org Vložená data jsou v demo verzi pravidelně mazána a emaily s žádostmi o spojení s dodavateli jsou zablokovány. To znamená, že Vaši dodavatelé nedostanou email s žádostí o spojení pokud nejsou sami v demo verzi OCP. Abyste mohli vyzkoušet propojování s dodavatelem a vkládání záznamů existuje také „testovací dodavatel“. Tyto kroky nebudou auditovány ani nebudou viditelné pro jiné subjekty.


VKLÁDÁNÍ ÚDAJŮ Způsoby vkládání údajů do OCP

Jak vkládat údaje do OCP Existují tři možnosti vkládání údajů

Online Claims Platform Uživatelské rozhraní OCP

Integrace od stávajícího IT systému

Nahrání tabulky Copyright © 2014 FSC G.D. All rights reserved. FSC® F000100

Uživatelské rozhraní Vkládání údajů přímo na webových stránkách

Co je to uživatelské rozhraní?

Je to způsob vkládání údajů o na webové stránky OCP • Údaje jsou vkládány manuálně.

• Tento způsob je vhodný pro firmy, které chtějí vkládat údaje jednotlivě (s malým počtem nákupu FSC výrobků).


Uživatelské rozhraní krok za krokem

Jděte na ocp.fsc.org a přihlaste se do OCP


Jak vložit údaje 1. Jděte na Purchases (nákup)

2. Zvolte Record Claim (vložit údaje)

3. Napište certifikační číslo dodavatele


Jak vložit údaje

Zkontrolujte zda-li je certifikát Vašeho dodavatele platný. Pokud ano, tak může začít vkládat údaje. V případě neplatnosti certifikátu budete na to upozorněni a zobrazí se Vám zpráva o výjimkách.


Jak vložit údaje

4. Vložte číslo transakce (běžně číslo faktury)

5. Uveďte datum nákupu


Jak vložit údaje

6. Vložte typ FSC prohlášení Vyberte z nabídky

10. Vložte zemi těžby

9. Uveďte druh dřeviny

7. Uveďte množství

8. Vložte popis

Pokud jste první ve zpracovatelském řetězci, tak musíte uvést také druh dřeviny a původ dřeva. Copyright © 2014 FSC G.D. All rights reserved. FSC® F000100

Jak vložit další záznam Pokud chcete vložit další záznam (pro stejného dodavatele) klikněte na Add Line Item


Jak vložit další záznam Pokud jste skončili, tak uložte údaje kliknutím na submit claim


Zpracování tabulky Vkládání údajů nahráním tabulky

Zpracování tabulky

je další způsob vkládání údajů do OCP • Údaje jsou vkládány pomocí individualizované tabulky • Tímto způsobem může být do OCP vkládáno více záznamů od různých dodavatelů najednou • Je vhodné pro středně velké firmy s denním nebo týdenním intervalem nákupu FSC materiálu


Jak na to

Jděte na ocp.fsc.org a přihlaste se do OCP


Jak stáhnout tabulku 1. Jděte na Purchases (nákupy)

2. Stáhněte (Download) tabulku Je to individualizovaná tabulka, kterou je vždy nutné použít při vkládání údajů (stačí stáhnout jen jednou)


Tablka


Jak vyplnit tabulku

1. Vložte číslo certifikátu dodavatele

2. Vložte číslo transakce (č. faktury)

3. Uveďte datum nákupu Copyright © 2014 FSC G.D. All rights reserved. FSC® F000100

How to: Fill out spreadsheet

4. Enter Claim Type

5. Enter Claim % (if relevant)

6. Enter Species

7. Enter Country Of Harvest (if your supplier is FM/COC, CW/FM, or supplier with CW Risk Assessment)

8. Enter Product Type (optional)

9. Enter Description

10. Enter Quantity

11. Enter Units


Jak nahrát tabulku

12. Buď přímo nahrajte tabulku na webovou stránku

Nebo tabulku pošlete emailem na tuto adresu


Chyby

InTabulka case ofVám errors bude the zaslána uploaded emailem spreadsheet zpět pokud will be sereturned v ní objeví to you chyby. viaChyby email. kErrors úpravě needed jsou barevně to be corrected označeny. will be Po highlighted. kliknutí na When clicked chybu se more zobrazí detailjejí about popis. the error will be provided.


Rozhraní pro programování aplikací - APPLICATIONS PROGRAMMING INTERFACE (API) Vkládání údajů přes Váš stávající IT systém

Jak API funguje? Rozhraní pro programování aplikací (API) poskytuje prostředek k propojení Vašeho stávajícího IT systému s OCP.

• Umožňuje Vám to automaticky vkládat údaje do OCP od vašich dodavatelů jakmile zpracujte příslušné faktury ve Vašem systému, který pošle data do API. • Údaje jsou zasílány internetem v formátu JSON.


Kompatibilita s jinými programy API se podobá elektrické zásuvce s jasně definovanými zdířkami. Kdokoliv si může vyrobit zástrčku, kde na opačné konci může být libovolné zařízení.

Stejný princip funguje tako pro API. Způsob propojení je zcela na tom kdo se chce pŘipojit.


VYTVÁŘENÍ MATERIÁLOVÝCH BILANCÍ Využití OCP k materiálovým bilancím

Vytváření materiálových bilancí • Materiálové bilance je možné vytvořit podle typu výrobků nebo podle dodavatele.

• Vytváří se úplný seznam dodavatelů a jejich certifikátů • Usnadňuje audit


Vytváření materiálových bilancí 1. Jděte na Reports (zprávy)

2. Zvolte Volume Summary (materiálová bilance)

3. Definujte počáteční a koncové datum

4. Stáhněte materiálovou bilanci


Vytváření materiálových bilancí

Toto je tabulka, Zvolte kterou si SupplierVolumeSummary stáhnete


Jak používat šablonu

Pro úpravu hodnoty z faktury vašeho dodavatele vložte Váš Konverzní faktor.


PŘEHLED DRUHŮ DŘEVIN A ZEMÍ TEŽBY Využití OCP pro účely tržních opatření

Znalost druhů dřevin a země těžby • Když dřevo nebo dřevní vlákno poprvé vstupuje do dodavatelského řetězce, tak je požadováno uvést zemi těžby a druh dřeviny. Držitelé certifikátu, kteří nakupují od FM or FM/CoC certifikátů budou muset vložit do OCP zemi těžby a druh dřeviny, tak jak je uvedeno na faktuře od dodavatele. • Držitelé certifikátu, kteří nakupují výrobky obsahující dřevo z verifikačního programu kontrolovaného dřeva, budou muset rovněž vložit údaje o druhu dřeviny a zemi těžby. • OCP bude moct z těchto informací vytvořit „mapu zdrojů“, která obsahuje seznam možných druhů a možných zemí původu pro konkrétní výrobek v kterémkoli místě dodavatelského řetězce. Čím větší počet vstupních informací, tím lepší „mapa zdrojů „ může být.


Mapu zdrojů

Ani Vy ani Váš odběratel neuvidí dodavatelský řetězec nebo konkrétní lesní majetek, ze kterého výrobek pochází.


Jak stáhnout „mapu“ 1. Jděte na Reports

2. Zvolte Origin Report

3. Stáhněte Origin Report


BEZPEČNOST DAT

Bezpečnost dat Zajištění bezpečnosti Vašich dat je zásadní: •

OCP má hosting na Amazon’s Web Service, který poskytuje světovou úroveň bezpečnosti.

•

Samotný program OCP je pravidelně testován na bezpečnost odbornou nezávislou třetí stranou – firmou NCC Group.

•

OCP je vytvářena a udržována firmou Historic Futures Ltd, která zavedený komplexní Information Security Management System (ISMS). Tento systém je vytvořen podle standardu ISO27001 a firma Historic Futures bude tímto systémem certifikována během roku 2014.

•

OCP nesbírá ani neukládá žádná osobní nebo finanční data. Veškerá data, která držitel certifikátu do OCP vloží, patří výhradně jemu stejně jako kontrola nad jejich sdílením. OCP nebude sdílet data pokud to držitel certifikátu vysloveně neschválí..


Bezpečnost dat Zajištění bezpečnosti Vašich dat je zásadní: • Přístup k informacím bude omezen současnou politikou systému FSC. To znamená, že FSC nebude mít přístup k údajům z OCP. • Odběratelé a dodavatelů držitele certifikátu budou mít pouze přístup k informacím, které si držitel certifikátu s nimi sdílí na základě FSC prohlášení a změny vlastnicví. • Certifikační orgány budou mít přístup ke stejným údajům jaké mají nyní (FSC prohlášení odeslaná odběratelům a obdržená od dodavatelů) a to až po dohodě s danou certifikační firmou. FSC nebude mít přímý přístup informacím o transakcích nebo informací v OCP.


DALŠÍ INFORMAC E PODPORA

Další informace Od 5. února 2014 najdete na stránkách

ocp-info.fsc.org veškeré informace o OCP.

Uvítáme Vaši zpětnou vazbu k OCP.


FSC ČR Tomáš Duda Kounicova 42, 602 00 Brno T 545 211 383 M 737 406 093

www.czechfsc.cz Forest Stewardship Council® Charles-de-Gaulle-Str. 5 53113 Bonn, Germany T +49 (0) 228 367 66-0 F +49 (0) 228 367 66-30

www.fsc.org

FSC Online Claims Platform

Recommend Documents