conceptnota
Conceptnota CDA001212 Vervanging van de bibliotheek- en archiefsoftware
Layout versie 3.0
Pagina 1 van 33
conceptnota
Inhoudsopgave 1
Doelstelling conceptnota ................................................................................................. 3 1.1 De opdracht ............................................................................................................ 3 1.2 Digipolis.................................................................................................................. 3 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure .................................... 4 2.1 Opdrachtgevend bestuur ........................................................................................... 4 2.2 Wijze van gunnen .................................................................................................... 4 2.3 Motivatie van de procedure ....................................................................................... 4 2.4 Procedure die zal gevolgd worden .............................................................................. 4 3 Omschrijving van de opdracht ......................................................................................... 5 3.1 Deelnemers ............................................................................................................. 5 3.2 Doelstelling van hoofdklanten .................................................................................... 6 3.3 Beschrijving van de opdracht ..................................................................................... 6 3.4 Duurtijd van de opdracht .......................................................................................... 7 4 Achtergrondinformatie.................................................................................................... 7 4.1 Huidige situatie ........................................................................................................ 7 4.2 Toekomstige situatie................................................................................................. 8 5 Concept en uit te werken oplossing .................................................................................. 8 6 Functionele vereisten ..................................................................................................... 8 6.1 Algemene vereisten .................................................................................................. 8 6.2 Functionele vereisten erfgoed- museum en vakbibliotheken: ......................................... 9 6.2.2 Beheer en ontsluiting .........................................................................................10 6.2.3 Online publiekscatalogus ....................................................................................14 6.2.4 Overkoepelende modules....................................................................................19 6.3 Functionele vereisten archiefinstellingen ....................................................................20 6.4 Functionele vereisten openbare bibliotheken ...............................................................22 6.4.1 Acquisitie..........................................................................................................22 6.4.2 Beheer en ontsluiting .........................................................................................24 6.4.3 Authority records en verwijzingen ........................................................................25 6.4.4 Bibliotheekservices ............................................................................................25 6.4.5 Klantbeheer ......................................................................................................27 6.4.6 Statistieken ......................................................................................................29 7 Gevraagde koppelingen .................................................................................................29 8 Technische vereisten.....................................................................................................30 9 SLA.............................................................................................................................31 10 Implementatie plan ....................................................................................................31 11 Demo, projectplan, SLA en vragenlijsten.......................................................................32
Layout versie 3.0
Pagina 2 van 33
conceptnota
1
Doelstelling conceptnota
Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen.1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. Tevens bevat deze conceptnota in bijlage een invulformulier ‘verklaring op erewoord’ dat de kandidaat dient te gebruiken bij de kandidaatstelling.
1.1
De opdracht
De inschrijver zorgt voor een totaaloplossing voor items beschreven in de functionele en technische vereisten. Het project bestaat uit de levering, de ontwikkeling, de installatie, de parameterisatie, de implementatieondersteuning met bijhorende opleiding en de klantspecifieke aanpassingen (met inbegrip van de integratie met bestaande en nieuwe applicaties), testen, conversie, het onderhoud en de dagelijkse support van software en diensten ten behoeve van de archiefinstellingen, openbare bibliotheken en de erfgoed-, museum- en vakbibliotheken van de stad Antwerpen en de klanten van Digipolis. Het beheersysteem is in staat om te communiceren, gegevens uit te wisselen en te interageren met informatiesystemen van andere gelijkaardige instellingen (archiefinstellingen, wetenschappelijke bibliotheken, openbare bibliotheken, universiteiten, hogescholen,..) binnen en buiten de stad en met andere (in ontwikkeling zijnde) bibliotheeksystemen, archiefbeheersystemen en databanken. De gevraagde oplossing omvat het ter beschikking stellen van een werkend geheel, dat wordt geëxploiteerd ofwel op infrastructuur van de inschrijver, ofwel op infrastructuur van de opdrachtgever, ofwel op een combinatie van beide, onder beheer van de inschrijver. De voorgestelde oplossing zal rekening moeten houden met de in de bibliotheken en erfgoedinstellingen (erfgoedbibliotheek, archiefinstellingen, musea) en/of Digipolis aanwezige en beschikbare applicaties (bv. Time Tracs, e.a.) die een bijdrage kunnen leveren tot de uiteindelijke geïntegreerde oplossing.
1.2
Digipolis
De steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent.
1
Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging in het europees publicatieblad http://ted.publications.eu.int/official/ en/of het bulletin der aanbestedingen http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_bul/bul.pl
Layout versie 3.0
Pagina 3 van 33
conceptnota
2 2.1
Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur
Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg 1 2020 Antwerpen Tel. (03) 338 76 11 Fax. (03) 338 79 00 Leidend ambtenaar voor dit bestek: Schoepen Agnes
2.2
Tel: +32 (0)3 338 97 55
Wijze van gunnen
De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 · ·
2.4 · · · ·
Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 17, §3,4° van de wet van 24 december 1993 De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald o Aangezien het niet mogelijk is om alle processen en procedures in detail te bundelen in één bestek wordt er gekozen voor de onderhandelingsprocedure. o De technische complexiteit van de opdracht en de functionalliteiten die de aanbestedende overheid vraagt, moeten getoetst worden aan de bereidheid van de potentiële aanbieders om tot een gekozen oplossing te kunnen komen die zo goed als mogelijk moet aansluiten bij de noden van de verschillende gebruikers. o In het licht van het voorgaande is het belangrijk dat in overleg tot concrete afspraken kan gekomen worden zodat de kostprijs van bepaalde functionaliteiten kan afgewogen worden. Hierbij is het belangrijk dat de aanbestedende overheid en de aanbieder gezamenlijk vraag en aanbod op elkaar kunnen afstemmen. In functie van de concrete kosten-baten afweging kunnen dan bepaalde functionaliteiten wel of niet opgenomen worden. o De aanbestedende overheid wil zekerheid over de aangeboden oplossing(en) en vraagt daarom een demo’s. Via een scenario wil men deze demo’s evalueren en nagaan of de oplossing, het voorgestelde pakket van de aanbieder voldoet aan de vooropgestelde functionaliteiten en de gevraagde gebruiksvriendelijkheid in het bestek. o De aanbestedende overheid wil bij de potentiële aanbieders nagaan hoe ondersteuning (opleiding, begeleiding, …) kan aangeboden worden aan de eindgebruikers.
Procedure die zal gevolgd worden De uiterste termijn voor ontvangst van aanvragen tot deelneming (kandidaatstellingen): uiterlijk op 15-10-2009 om 13 uur, te Digipolis Antwerpen, Generaal Armstrongweg 1, B-2020 Antwerpen; Na de evaluatie van de inschrijvingen krijgen de weerhouden kandidaten het bestek toegestuurd; Er wordt een overlegmoment in Digipolis Antwerpen, Generaal Armstrongweg 1, B-2020 Antwerpen voorzien waar vragen omtrent het bestek kunnen gesteld worden. De vragen worden schriftelijk ingediend ten laatste vier dagen voor dit overlegmoment; Voor de opening van de offertes wordt er een zittingsdag voorzien op 22-01-2010;
Layout versie 3.0
Pagina 4 van 33
conceptnota
· ·
Na de evaluatie van deze offertes volgt er een onderhandelingsperiode. De procedure van beoordeling van de inschrijvers zal verlopen in een aantal onderhandelingsrondes; Na de evaluatie van de onderhandelingen wordt er een gunningsverslag opgesteld.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen.
3
Omschrijving van de opdracht
De opdracht is een aanneming van diensten voor het leveren en onderhouden van een of meerdere beheersystemen voor de digitale en niet-digitale collecties van de bibliotheken en erfgoedinstellingen (erfgoedbibliotheek, archiefinstellingen, musea). Dit omvat volgende componenten: 1. De levering van een software ter ondersteuning van de werkprocessen binnen de erfgoedinstellingen en bibliotheken: o acquisitie/ verwerven o beheren en ontsluiten o bewaren o bibliotheekservices o afvoeren en herbestemmen. · · · · · · ·
Het ontsluiten en beheren van de digitale en niet-digitale collectie administratief, intellectueel en materieel, ter ondersteuning van de interne werking en in functie van de collectiebeherende en publieksgerichte taken. Het aanbieden van een gebruiksvriendelijke digitale toegang tot de collecties voor de klant, met de daaraan gekoppelde digitale dienstverlening. Zoekmogelijkheden over alle collecties heen zodat de gebruiker niet meer in verschillende databanken en op verschillende websites moet gaan zoeken. Export- en importmogelijkheden via gestandaardiseerde protocollen t.b.v. het uitwisselen van gegevens over de collecties met andere informatiesystemen (vb Anet, Archiefbank Vlaanderen, Malvine, OpenVLACC, …). Mogelijkheid om digitaal en gedigitaliseerd materiaal in zijn ontstaanscontext te bewaren, te beheren en op een duurzame en betrouwbare manier toegankelijk te maken. Een waterdicht beveiligingssysteem dat een geavanceerd gebruikersbeheer toelaat. De inschrijver houdt rekening met de verschillende in gebruik zijnde en internationaal geaccepteerde standaarden.
2. De inschrijver heeft de keuze deze totaal oplossing aan te bieden op de infrastructuur van de inschrijver, op de infrastructuur van de opdrachtgever of op een combinatie van beide. Het ICT-materiaal voor de werkplek wordt steeds geleverd en beheerd door Digipolis alsook servers & geheugenopslag en telecominfrastructuur. 3. Het onderhouden en ondersteunen van het volledige systeem.
3.1
Deelnemers
Tot de doelgroep van de opdracht behoren: archiefinstellingen, openbare bibliotheken, erfgoedbibliotheken, museum- en de vakbibliotheken van de stad Antwerpen en/of klanten van Digipolis. In sommige instellingen bevinden zich zowel bibliotheek- als archiefcollecties.
Layout versie 3.0
Pagina 5 van 33
conceptnota
3.2
Doelstelling van hoofdklanten
De stad Antwerpen telt een groot aantal bibliotheken, archiefinstellingen en documentatiecentra. Deze collectiebeherende instellingen hebben uiteenlopende doelstellingen en zij verschillen onderling dikwijls grondig qua werking, omvang en publiek. De openbare bibliotheken zijn bijvoorbeeld gericht op onmiddellijke consumptie en richten zich tot alle leeftijdsgroepen. Zij werken product- en vraaggericht en zij lenen een brede waaier aan materialen uit. Bepaalde collectie worden om die reden regelmatig geactualiseerd door afgevoerd en herbestemming. De erfgoedinstellingen (bewaarbibliotheken en archiefinstellingen) bewaren (zeer) kostbare en/of unieke archieven en collecties, waarvan de oorsprong soms eeuwen terug gaat, en die met zorg moeten worden bewaard en beheerd. Deze collecties worden niet uitgeleend, maar zijn enkel, onder bepaalde voorwaarden, ter plaatse consulteerbaar. Nog andere instellingen bouwen aan gespecialiseerde documentatiecentra of fungeren als vak- of bedrijfsbibliotheek rond een welbepaald werkterrein. Grosso modo onderscheiden we: de openbare bibliotheken, de archiefinstellingen en de erfgoed-, museum- en vakbibliotheken. Ze werken nu met verschillende bibliotheek- en of archiefsystemen. Niet alle collecties zijn reeds digitaal ontsloten. Hoe uiteenlopend deze instellingen ook zijn, ze hebben met elkaar gemeen dat ze hun respectieve collecties op efficiënte wijze willen beheren, bewaren, ontsluiten en toegankelijk maken voor hun doelpubliek.
3.3
Beschrijving van de opdracht
Selectie en implementatie van een totaaloplossing voor een geïntegreerd archiefbeheersysteem en een bibliotheeksysteem voor de stad Antwerpen en de klanten van Digipolis voor items beschreven in de functionele en technische vereisten. Het project bestaat uit de levering, de ontwikkeling, de installatie, de parameterisatie, de implementatieondersteuning met bijhorende opleiding en de klantspecifieke aanpassingen, met inbegrip van de integratie met bestaande en nieuwe applicaties, testen, conversie, het onderhoud en de dagelijkse support van software en diensten ten behoeve van de erfgoedinstellingen (erfgoedbibliotheek, archiefinstellingen, museum- en vakbibliotheken) en bibliotheken binnen stad Antwerpen en de klanten van Digipolis. De opdracht omvat drie onderdelen. Digipolis heeft de mogelijkheid om de onderdelen al dan niet te gunnen. De drie onderdelen zijn: Onderdeel 1: Licenties: Een raamcontract voor alle licenties behorende bij de aangeboden totaaloplossing, inclusief een onderhoudscontract voor de ondersteuning en het onderhoud voor: een archiefbeheersysteem voor archiefinstellingen. een bibliotheeksysteem voor erfgoed-, museum-, en vakbliotheken, een bibliotheeksysteem voor de openbare bibliotheken. De voorkeur gaat uit naar 1 softwarepakket voor de 3 doelgroepen. De inschrijver mag met verschillende pakketten inschrijven, maar zal deze geïntegreerd aanbieden, zodat het voor de gebruiker (medewerker en lezer/klant) één pakket lijkt, en het mogelijk is bepaalde modules gezamenlijk te gebruiken (Bvb klantenbeheer, authorithy records, OPAC,…). Dit is schematisch weergegeven in onderstaande figuur. Onderdeel 2: Diensten Een raamcontract voor diensten in het kader van het geselecteerde pakket, zowel voor mogelijke uitbreidingen van de implementaties die beschreven staan in dit bestek als voor nieuwe implementaties, en voor diensten voor beheer en ondersteuning na implementatie voor zowel software als hardware (in het geval de oplossing op de infrastructuur van de inschrijver wordt gehost).
Layout versie 3.0
Pagina 6 van 33
conceptnota
Onderdeel 3: Implementatie De levering en implementatie van de geselecteerde oplossing bij de verschillende instellingen beschreven als doelgroep van dit bestek, met bijhorende documentatie, opleiding en handleiding(en), de integratie met bestaande applicaties, en conversie van bestaande data uit momenteel in gebruik zijnde toepassingen. De gevraagde oplossing wordt geëxploiteerd ofwel op infrastructuur van de inschrijver, ofwel op infrastructuur van de opdrachtgever, ofwel op een combinatie van beide onder beheer van de inschrijver. Er zijn geen percelen.
3.4
Duurtijd van de opdracht
-Onderdelen 1 en 2: De raamcontracten voor de licenties en diensten hebben een duurtijd van 4 jaar. Na deze periode wordt de opdracht stilzwijgend verlengd voor telkens een periode van één kalenderjaar, tot een maximum verlenging van 6 jaar, behoudens een opzeg per aangetekend schrijven door één van de partijen, mits in acht name van een opzegtermijn van 1 jaar. -Onderdeel 3: De implementatie bij de verschillende instellingen binnen stad Antwerpen zal in fases gebeuren. Elk onderhoudscontract is jaarlijks te betalen en te verlengen.
4 4.1
Achtergrondinformatie Huidige situatie
De collecties zijn geregistreerd en deels of volledig ontsloten via volgende systemen : BROCADE · Openbare bibliotheken Antwerpen · Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience · De bibliotheek collectie Museum Paltin-Moretus/ Stedelijk prentenkabinet · De bibliotheek van het Felixarchief · De vakbibliotheek van AMVC letterenhuis Deze toepassingen verschillen van elkaar in parametrisering en configuratie. AGRIPPA · AMVC letterenhuis: De archiefbestanden en individuele archiefstukken, documentatie en voorwerpen ADLIB · De kunstbibliotheek en documentatiecentrum Rubenianum · De bibliotheken van de Musea Mayer van den Bergh en Smidt-VanGelder · Het documentatiecentrum Lode Craeybeckx bibliotheek van openluchtmuseum Middelheim · De bibliotheek van het Museum Vleeshuis/ Klank van de stad · De bibliotheek van het Etnografisch Museum · Handbiliotheken Red Star Line en het Museum aan de stroom (MAS) · De bibliotheek van het Volkskundemuseum en van het Nationaal Scheepvaartmuseum Zowel Brocade als Agrippa worden ontwikkeld door de Universiteit Antwerpen. De dienstverlening voor Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience en de musea wordt door de UA verzorgd. Voor de softwarematige dienstverlening aan de openbare bibliotheken werkt de UA samen met Cipal, de commerciële verdeler van Brocade. De ondersteuning voor de ADLIB software, wordt verzorgd door de firma ADLIB.
Layout versie 3.0
Pagina 7 van 33
conceptnota
4.2
Toekomstige situatie
Hoe uiteenlopend de instellingen ook zijn, ze hebben met elkaar gemeen dat ze hun respectieve collecties op efficiënte wijze willen beheren, bewaren, ontsluiten en toegankelijk maken voor hun doelpubliek. Een adequaat online catalogus- en beheersysteem voor boeken en archieven is het aangewezen middel om dat doel te bereiken. Centraal daarbij zijn twee parameters: de collectie en het publiek. Het systeem moet de rijke en diverse collecties van de bibliotheken en erfgoedinstellingen van de stad Antwerpen beheersbaar maken, enerzijds door de werkprocessen voor verwerven, ontsluiten, bewaren en ter beschikking stellen adequaat te ondersteunen, anderzijds door de collectiebeschrijvende data contextueel zichtbaar te maken en ze eenvoudig en snel ter beschikking te stellen van alle gebruikers. Het beheersysteem moet beantwoorden aan de internationale standaarden voor bibliotheek- en archiefbeheer. Het systeem moet ook voorzien in oplossingen voor het beschrijven en bewaren van digitaal erfgoed, zowel de zogenaamde ‘digital born’ materialen als de gedigitaliseerde collecties. Ook het duurzaam beheer van de metadata met het oog op ontsluiting en lange termijnbewaring moet door het beheersysteem worden ondersteund. Het beheersysteem maakt het mogelijk dat de instellingen dienstverlening op maat van de gebruiker uitwerken. De gebruiker moet met één zoekopdracht de verschillende collecties van de stad Antwerpen tegelijkertijd kunnen bevragen en dit onafhankelijk van tijd of plaats. Zowel eenvoudig of googliaans zoeken als zeer geavanceerde zoekmethoden moeten worden aangeboden. Alle informatie binnen het netwerk is vanuit een uniforme en/of een gepersonaliseerde gebruikers interface beschikbaar. De instellingen willen op een efficiënte manier de relaties met hun klanten beheren waarbij verschillende communicatiekanalen kunnen gebruikt worden. Het beheersysteem moet het mogelijk maken om op regionaal, nationaal en internationaal niveau samen te werken met andere databanken en collectiebeherende instellingen, of aan te sluiten bij andere initiatieven met betrekking tot digitale materialen of collecties. Data moeten uitwisselbaar en herbruikbaar worden gemaakt en gelinkt kunnen worden met andere beschikbare databanken. Het beheersysteem moet regelmatig worden aangepast in functie van de nieuwe ontwikkelingen die zich in het bibliotheek- en archiefveld aandienen. De inschrijver dient ook rekening te houden met nieuwe initiatieven binnen de stad Antwerpen die zich kunnen voordoen in de loop van het contract. Van het aangeboden systeem wordt de nodige flexibiliteit verwacht om in te spelen op de snel evoluerende digitale maatschappij.
5
Concept en uit te werken oplossing
Van de inschrijver wordt verwacht dat hij een oplossing aanreikt om de toekomstige situatie te realiseren.
6
Functionele vereisten
6.1 Algemene vereisten In algemene termen wordt verwacht dat in de voorgestelde oplossing de informaticatechnologie, waar mogelijk, de taken zo eenvoudig mogelijk maakt. De uit te bouwen totaaloplossing moet voldoen aan de volgende algemene vereisten: ·
Modulaire opbouw
·
Parametrisatie
Layout versie 3.0
Pagina 8 van 33
conceptnota
·
Schaalbaarheid van de toepassing
·
Rollen en verantwoordelijkheden
·
Gepersonaliseerde schermen
·
Mogelijkheid om decentraal te werken
·
Ondersteuning van meerdere gebruikers
·
Uitbreidbaarheid van de toepassing
·
Zelfredzaamheid van de klant na implementatie
·
Opbouw helpfunctie
·
Eénmalige input van gegevens
·
Intuïtieve interface
·
Foutafhandeling
·
Gebruik van speciale tekens
·
Meertaligheid
·
Onderhoud van de toepassing: eenvoudig en gebruiksvriendelijk
·
Performantie
·
Anysurfer basis label
·
Enterprise architectuur
·
Koppeling authentieke bronnen
·
Belgische privacy en auteurswetgeving
Naast de algemene vereisten komen de specifieke vereisten per doelgroep die uitgebreid beschreven worden in het bestek. Hieronder volgt een samenvatting voor elke doelgroep.
6.2
Functionele vereisten erfgoed- museum en vakbibliotheken:
6.2.1.1
Acquisitie
6.2.1.2
Aankoop
De collectievormer bepaalt welke aankopen en bij welke leverancier bepaalde werken worden aangekocht. Om tot een aankoop over te gaan, zal er steeds een bestelbon naar de leverancier worden verstuurd. De collectievormer maakt hiertoe in het bibliotheeksysteem een bestelrecord aan waarin hij de bestelgegevens invoert: een “verkorte” titelbeschrijving, de leveranciersgegevens, een prijsraming. In een volgende fase zullen één of meerdere bestelrecords volgens bepaalde criteria, worden verzameld in een bestellijst, De bestellijst die als bijlage bij de bestelbon hoort bevat dus alle gegevens die de leverancier nodig heeft om het juiste product te kunnen leveren, en om een correcte factuur te kunnen opmaken. Deze bestellijst wordt aan de Boekhouding bezorgd, op basis waarvan deze dienst de bestelbon in het boekhoudsysteem aanmaakt. Het effectieve budgetbeheer en alle financiële transacties worden bijgehouden in het boekhoudkundige systeem WINBOOKS dat losstaat van het bibliotheeksysteem. In het bibliotheeksysteem wordt na ontvangst van elk exemplaar van een monografie de prijs en ontvangstdatum geregistreerd.
Layout versie 3.0
Pagina 9 van 33
conceptnota
Bij ontvangst van eerste afleveringen van een tijdschrift of vervolgwerk binnen het kader van een abonnement gebeurt deze ontvangstregistratie in een specifiek onderdeel van het bibliotheeksysteem. Binnen de bibliotheektoepassing onderscheiden we bij een reguliere aankoop volgende stappen: 1. Aanmaken bestelrecord (= minimaal pré-catalografische beschrijving + leverancier toekennen) 2. Opmaken bestellijst 3. Opvolgen levering o Ontvangen o Aanmaning o Annuleren o Terugzending o Factuurregistratie. De opvolging van de leveringen gebeurt door de instellingen. De centrale boekhouding verzorgt de financiële opvolging van de bestellingen. 6.2.1.3
Abonnementen beheer
Een abonnement wordt zoals een monografie gestart bij het opmaken van een bestelrecord en het plaatsen van een bestelling. Bij het beheer van abonnementen ligt het accent vooral op het opvolgingsaspect. Het bibliotheeksysteem voorziet een module waarin per lopend abonnement een abonnementenrecord kan worden opgemaakt. In dit onderdeel van het systeem kunnen de te verwachten afleveringen van tijdschriften, vervolgwerken of boekenreeksen administratief worden ontvangen of geregistreerd. Opvolging van levering – ontvangsten, aanmaningen, annuleringen, enz. – wordt vanuit dit abonnementenbeheer “gestuurd”. Flexibiliteit om af te kunnen wijken van het normale verwachtingspatroon is van belang. Notificatie van ontbrekende nummers moet degelijk uitgewerkt zijn, waardoor een goed aanmaningsmechanisme in werking kan treden. Een seriële publicatie (tijdschrift, vervolgwerk of boekenreeks) kan jaren “lopen”, en binnen die tijd, kan per abonnementsperiode de prijs verschillen, of kan er sprake zijn van een andere leverancier. Het bibliotheeksysteem voorziet de mogelijkheid om de opeenvolgende leveranciers en abonnementsprijzen van de opeenvolgende periodes te registreren. 6.2.2 ·
Beheer en ontsluiting Met het beheer van de collectie bedoelen we het opslaan van die data die ons in staat stellen om de materialen te beschrijven, terug te vinden, een conserveringsbeleid te regelen, enz..Elementair daarbij zijn de catalografische beschrijvingen die samen een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de collectie van de instellingen vormen, waarin elk exemplaar van de collectie: o Opgenomen wordt in de catalogus o Een unieke identificatie krijgt o Digitaal en/of fysiek raadpleegbaar wordt o Het is vereist een gedeelde online catalogus in netwerkverband te hebben waaraan minimaal de instellingen die onderwerp zijn van dit bestek participeren.
6.2.2.1
Catalografie
De beschrijvingen gebeuren volgens standaarden die ontsluiting en uitwisseling mogelijk maken. De instellingen zorgen zelf voor de invoer van hun collectie. 6.2.2.1.1 Collectiebeschrijving Een collectiebeschrijving beschrijft een selectie van materiaal uit de bibliotheek en volgt hier min of meer de methodiek die ook bij archieven gebruikt wordt. Deze selectie kan variëren in omvang van minimaal 1 stuk (boek of ander bibliotheekbezit) tot maximaal de collectie in haar geheel. De selectie kan gebeuren op basis van door de beheerders te
Layout versie 3.0
Pagina 10 van 33
conceptnota
bepalen criteria i.v.m. herkomst, vormkenmerken, waarde, ouderdom, toestand, publicatietypes, enz. . Een collectiebeschrijving is altijd gerelateerd aan de exemplaren, fysiek of virtueel, die deel uitmaken van de collectie. · één exemplaar behoort soms tot meerdere collecties: o Een fysiek exemplaar “Grammaire français” kan tot de collectie “schoolboeken” behoren, maar ook tot de collectie van schenker X o Een fysiek exemplaar werd verworven via een privécollectie = collectie 1. Een exemplaar van dezelfde publicatie, behoorde tot een schrijverscollectie = collectie 2 maar werd niet fysiek opgenomen. De schrijverscollectie moet toch kunnen worden samengesteld met inbegrip van het virtuele exemplaar. Anderzijds staan de collecties onderling ook in relatie tot elkaar: · Moeder-dochter relaties: een collectie kan zelf een subcollectie zijn van een grotere collectie; een collectie kan subcollecties hebben · Geassocieerde collecties: zowel binnen als buiten de eigen instelling kunnen er associaties zijn met andere collecties op basis van een gezamenlijke herkomst (bijvoorbeeld: iemand schonk zijn bibliotheek en archief aan de stad Antwerpen, de bibliotheek werd verdeeld over een aantal museumbibliotheken en de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, het archiefgedeelte bevindt zich in het Stadsarchief). De collectie moet zodanig beschreven worden dat de samenhang tussen de (virtuele) exemplaren van de collectie en de gerelateerde collecties duidelijk is, waardoor ze eenvoudig kunnen worden opgevraagd. Omgekeerd geldt dat vanuit de exemplaren de collectiebeschrijving snel opvraagbaar moet zijn. De gebruiksdoeleinden van collectiebeschrijvingen zijn velerlei: a. Hierdoor wordt precollectiebeheer mogelijk = de omschrijving van het ongeïnventariseerde bezit. Dit laat toe om de catalogus als een beheersinstrument bij de verwerking van grote schenkingen en overnames te gebruiken. b.
Indien opzoekbaar in de OPAC attendeert de beschrijving van onontsloten bezit de gebruikers op nog te verwerken materiaal = toekomstige onderzoekscollecties.
c.
De bibliotheek kan op basis van herkomst (grote schenkingen, bibliotheken van belangrijke personen,…) of andere kenmerken deelcollecties definiëren. Dit levert nieuwe inzichten en toegangsmogelijkheden tot de collectie.
d.
Collectiebeschrijvingen worden ook gemaakt in archieven en musea. Daardoor is het mogelijk om vanuit de beschrijvingen door te verwijzen naar beschrijvingen van geassocieerde collecties, eventueel in andere databanken. In de toekomst zullen collectiebeschrijvingen ook in overkoepelende toepassingen inzetbaar zijn. Een intensere samenwerking tussen de diverse types erfgoedinstellingen zal hierdoor worden bevorderd.
6.2.2.1.2 Precatalografie Precatalografie is het ingeven van de titelgegevens om een bestelling te kunnen plaatsen en gaat de definitieve beschrijving na levering vooraf. Na levering kan het precatalografische luik van een bestelrecord dan verder worden aangevuld tot een volledige beschrijving. Het is echter niet zo dat er altijd eerst een precatalografisch record aan een catalografisch record voorafgaat: a. Soms kan een bestelling worden aangemaakt op basis van een reeds bestaand catalografisch record, eventueel bezit van een andere partner binnen het netwerk. b. Bij de opname van goederen via schenking, legaat, vrijwillig depot of langdurige bruikleen en eventueel ook bij ruil zijn de goederen meteen in het bezit van de bibliotheek zonder voorafgaande bestelling. Het systeem voorziet dan in een oplossing voor de opname van herkomst- en ontvangstgegevens zonder dat de aanmaak van een bestelrecord noodzakelijk is.
Layout versie 3.0
Pagina 11 van 33
conceptnota
6.2.2.1.3 Catalografie Dit behelst de formele en inhoudelijke beschrijving in overeenstemming met een bepaalde editie van een werk. Daarbij rekening houdend met: · Diverse gegevensdragers als boek, DVD, microfiche, cd,… · Diverse vormen, waaronder: § Oude druk (<1830) § Monografie (>1830) § Convoluten (monografieën verzameld in één band) § Meerdelige werken o tijdschriften, dagbladen en andere periodieke uitgaven o koepelbeschrijving = beperkt meerdelige met sprekende deeltitels o beperkt meerdelige werken zonder sprekende deeltitels o reeks = meerdelige werken die niet vast is omlijnd maar doorloopt in de tijd § Excerpten § Handschriften § Website § Databanken § Muziekopnamen § Film § Liedbladen § Partituren § …. 6.2.2.2
Objectinformatie / exemplaargebonden informatie
Informatie die specifiek verbonden is met het bibliotheekexemplaar hoort niet thuis in de formele en inhoudelijke beschrijving omdat dit informatie is die niet geldt voor de ganse oplage. De beschrijving op exemplaarniveau bevat dus informatie die uniek is voor het fysieke stuk dat de bibliotheek bewaart. Voorbeelden van exemplaarspecifieke kenmerken zijn: plaatsaanduiding, rugnummer, maar ook de aanwezigheid van een ex-libris, opdracht, signatuur van de auteur, nummering, enzovoort. Voor deze informatie wordt plaats voorzien in het objectrecord. Vanuit de optiek van erfgoedbibliotheken moet echter ook plaats ingeruimd worden voor o.a.: a. de onmiddellijke herkomst: dit bepaalt vaak of een exemplaar behoort tot een deelcollectie b. pedigree: beschrijving van zichtbare bezitskenmerken c. boekbandinformatie d. conserveringsgegevens. Al deze data moeten gestructureerd en opzoekbaar zijn.
6.2.2.3
Authority controle en thesauri
Authority records zijn de hoofdwoorden die binnen het netwerk gemeenschappelijk gebruikt en onderhouden worden. Het delen van de verantwoordelijkheid in verband met het onderhoud en aanmaken van authority records is essentieel. De software biedt de mogelijkheid daartoe en staat ook toe de authority-vormen te gebruiken in de bibliografische beschrijvingen.
Layout versie 3.0
Pagina 12 van 33
conceptnota
Authority records kunnen betrekking hebben op o.a. geografische termen, corporaties, manifestaties, persoonsnamen, uitgevers (oude drukken), onderwerpen,…. Informatie kan manueel worden ingebracht of automatisch worden overgenomen uit authority records van buiten het netwerk. Eveneens is het mogelijk linken te leggen naar externe authority records. Daarnaast hebben de instellingen de keuze om ook nog eigen thesauri aan te maken en te onderhouden, bijvoorbeeld i.v.m. eigen trefwoorden, kunstverzameling, genreaanduidingen (bvb. genres Vlaamse Liederenbank), enzovoort.
6.2.2.4
Inventarislijsten
In de bibliotheken worden inventarislijsten bijgehouden met gegevens over elk nieuw toegekend inventarisnummer.
6.2.2.5
In bruikleen geven
De bibliotheek kan een langdurige bruikleen ontvangen of zelf goederen in bruikleen geven aan derden. Een bruikleen kan voor korte termijn zijn, bijvoorbeeld ter gelegenheid van een tijdelijke tentoonstelling, maar ze kan ook langdurig zijn. In beide gevallen gelden er wederzijdse afspraken die gerespecteerd moeten worden en die vastgelegd worden in contracten. Deze afspraken kunnen betrekking hebben op modaliteiten van gebruik, duur van het bruikleen, verzekeringen, restitutievoorwaarden, enzovoort.
6.2.2.6
Conditiestaten
Het nieuwe bibliotheeksysteem moet de mogelijkheid bieden tot het beheren van de informatie die nodig is voor een goed functioneren van de afdeling behoud en beheer. Het is noodzakelijk om deze informatie gestructureerd bij te houden. § Enerzijds wordt de basisinformatie genoteerd op het objectniveau § Anderzijds zijn ook uitgebreide rapporteringen nodig: o naar aanleiding van een bruikleen aan een tentoonstelling of in het geval van een groot restauratieproject o daarnaast is het bij topstukken ook gebruikelijk dat de bibliotheek met regelmaat een uitgebreid rapport maakt om de conservering ervan te bewaken. Het bibliotheeksysteem voorziet de mogelijkheid om conditiestaten te verbinden aan de beschrijving van een object en/of collectie in de catalogus. 6.2.2.7
Herbestemming
Onder herbestemming wordt verstaan het afstoten van materiaal (afvoer, ruil, verkoop) maar ook het doorgeven aan een andere instelling.
6.2.2.8
Beheer digitale collectie
Steeds meer materialen worden elektronisch beschikbaar in vele vormen: PDF-teksten, websites op het www, fotomateriaal in allerlei formaten (TIFF, PDF, JPG,…) in het repository, elektronische databanken, abonnementen op elektronische tijdschriften,... .
Layout versie 3.0
Pagina 13 van 33
conceptnota
Het bibliotheeksysteem kan zowel het beheer aan van: · intern gedigitaliseerde bronnen · externe digitale bronnen, waaronder abonnering op elektronische databanken en digitale tijdschriften. 6.2.2.9
Koppeling met files met minder gestructureerde data
Bibliotheken werken ook met minder goed gestructureerde data waaronder gescande fiches, Excel, Access,…. Concreet wordt onder andere gedacht aan de bibliotheken binnen het netwerk die nog niet volledig geautomatiseerd zijn. Voor een groot gedeelte van hun collectie worden nog steekkaartencatalogi gebruikt. Een snelle online ontsluiting, ook al is ze niet optimaal, wordt verkozen boven een langzame invoer. Zo kunnen steekkaarten worden gedigitaliseerd en via OCR als platte tekst opzoekbaar worden gemaakt. Het nieuwe bibliotheeksysteem zorgt ervoor dat de datafile met de minder gestructureerde data samen met de bibliotheekcatalogus doorzoekbaar wordt. Uit de wijze van presentatie van een zoekresultaat uit die datafile moet voor de gebruiker meteen het verschil met de reguliere beschrijvingen blijken. Het bibliotheeksysteem ondersteunt ook het proces van de systematische omzetting van de gegevens uit de bestanden naar reguliere titelbeschrijvingen.
6.2.2.10 Open url link generator/resolver Via de mogelijkheid van een open url link generator kan de catalogus van het eigen bezit gelinkt worden aan externe uiteenlopende informatiebronnen (databases, zoekmachines, enzovoort). 6.2.2.11 Uitwisseling van gegevens Meer en meer worden bibliotheken gevraagd mee te werken aan thematische databanken, nationaal en internationaal. Het doorgeven van data aan derden: · “On the fly” bevraging (dynamisch, door externe toepassing te verlenen tot de eigen server). · Export / import van gegevens (statisch, bijv, door de eigen gegevens als een dump file door te sturen of door externe gegevens op te laden). · Deeplinks aanbieden op recordniveau voor kopiëren/plakken in externe webgebaseerde toepassingen. Het moet mogelijk zijn om beschrijvingen (volledig of bepaalde velden) in batch op te laden in het bibliotheeksysteem. Andersom moet het vanuit de applicatie mogelijk zijn om bestanden klaar te maken voor gebruik in een ander programma. 6.2.3
Online publiekscatalogus De online publiekscatalogus verder webOPAC genoemd, is het onderdeel (module) van het bibliotheeksysteem dat de eindgebruiker een gebruiksvriendelijke, via het open web toegankelijke interface biedt, waar hij eenvoudig en snel, informatie over specifieke publicaties, personen, onderwerpen,… kan zoeken en terugvinden. De webOPAC biedt toegang tot de beschrijvende metadata (formeel en inhoudelijk) van de papieren, audiovisuele en elektronische collecties van de verschillende deelnemende instellingen in het netwerk. Deze webOPAC biedt daarbij diverse bibliotheekdiensten (zie ook Bibliotheekservices) en functionaliteiten: methoden om te zoeken in deze metadata
Layout versie 3.0
Pagina 14 van 33
conceptnota
-
manipuleren en exporteren van deze metadata in verschillende formaten via tools (o.a. hyperlinks, queries, webservices…) bij deze metadata, doorverwezen worden naar andere (externe) informatiebronnen en toepassingen inloggen voor selfservicediensten (bibliotheekdiensten) (zie ook Bibliotheekservices).
Naast een webOPAC per deelnemende instelling kan ook een gemeenschappelijk webOPAC worden opgezet. Deze webOPAC(s) kunnen worden ingebed in een overkoepelende portaalsite voor informatie gerelateerd met de deelnemende instellingen. Het bibliotheeksysteem maakt het mogelijk alle interne bibliotheekbronnen, stedelijke informatiebronnen en een kwalitatieve selectie externe bronnen samen te brengen onder één zoekinterface (uniforme toegang), met een overkoepelende zoeklaag. Deze zoekinterface biedt de snelheid, flexibiliteit en functionaliteiten van populaire online zoekmachines. De beschrijvende metadata van de webOPAC kan in andere omgevingen worden geïntegreerd. De geïndexeerde metadata kan ook op andere manieren toegankelijk worden gemaakt dan enkel en alleen via de omgeving van het eigen bibliotheeksysteem. De beschikbare metadata kunnen worden geïntegreerd in de gangbare zoek- en vindprocessen van de eindgebruiker via het open web. Content kan door derden worden gebruikt in hun toepassingen, met terugkoppeling naar het eigen bibliotheeksysteem. De belangrijkste functionaliteiten van de webOPAC zijn: a. Informatie over en uit de collecties van de deelnemende instellingen leveren aan de eindgebruiker –via verscheidene kanalen b. Diensten naar de eindgebruiker toe kunnen opzetten om het leveren van deze informatie te vergemakkelijken c. De beschikbaarheid van deze informatie en diensten verbeteren.
6.2.3.1
Interface online publiekscatalogus
De interface van de webOPAC toont de identiteit van de (groep) bibliothe(e)ken en laat zien welke diensten er worden verleend. Het is van groot belang dat zowel de ervaren zoeker als de leek zijn weg vindt in de aangeboden informatie. Het is dus van het allergrootste belang de interface zeer gebruiksvriendelijk en overzichtelijk te maken. De deelnemende instellingen kunnen de webOPAC aanpassen aan de huisstijl van de eigen organisatie via rechtstreeks ingrijpen in de CSS van de webOPAC. De door de verschillende deelnemende bibliotheken aangeboden webOPAC's verschillen daarbij qua structuur niet van elkaar. 6.2.3.2 Via § § §
Zoeken de webOPAC kan de eindgebruiker binnen het netwerk zoeken in: de gemeenschappelijke bibliotheekcatalogus van de deelnemende bibliotheken, de afzonderlijke bibliotheekcatalogi van de deelnemende bibliotheken, de bibliotheekcatalogi van een geselecteerde groep deelnemende bibliotheken.
Naast dergelijke basisfunctionaliteit wensen de deelnemende bibliotheken ook een verregaande integratie van de metadata uit de webOPAC met andere open web toepassingen. Een traditionele webOPAC vertrekt met een handicap: de interface heeft in de ogen van een doorsnee eindgebruiker veel weg van die van een zoekmachine, maar wie in een webOPAC gericht naar informatie wil zoeken is aangewezen op vaak ingewikkelde
Layout versie 3.0
Pagina 15 van 33
conceptnota
zoekcommando’s. Maar om bibliotheekgoeroe Roy Tennant te parafraseren: “Only librarians like to search, everyone else likes to find.” Een bibliotheek heeft tegenwoordig dus eerder nood aan een “bronzoeksysteem” dan aan een louter traditionele webOPAC. Eindgebruikers die op zoek zijn naar informatie gebruiken nu vooral browsers, zoekmachines, toolbars, blogs, elektronische nieuwsbrieven, wiki’s en RSS-feeds. De traditionele webOPAC moet worden opengebroken ten behoeve van dergelijke gereedschappen. Naast de geïntegreerde bibliotheeksoftware is idealiter een afzonderlijk indexeerplatform voorzien waarop behalve (meta)data uit de webOPAC ook andere (fulltext) data samen met de catalogusgegevens doorzoekbaar zijn of in combinatie met de catalogusgegevens worden gepresenteerd. Aanwezigheid van een dergelijke gezamenlijke indexering is een pluspunt. De eindgebruiker kan zijn zoekopdracht beperken tot de database van het eigen bibliotheeksysteem. De eindgebruiker kan daarnaast zijn zoekopdracht uitvoeren over verschillende databases (interne en externe databases). Het bibliotheeksysteem kan zoekopdrachten uit verschillende databases samenvoegen.
6.2.3.3
Bibliotheekservices
De Erfgoedbibliotheek zou graag volgende opties verder uitgewerkt zien in het bibliotheeksysteem: Een geslaagde magazijnaanvraag wordt – bij ontvangst in het systeem van het opgehaalde exemplaar – omgezet naar raadpleging in de leeszaal (vergelijkbaar met ééndagsleen), eventueel gevolgd door teruggave voor het magazijn (vergelijkbaar met inname na uitleen) of het in lezing houden (vergelijkbaar met uitleen) en verlening van het in lezing houden (vergelijkbaar met verlenging uitleen). Dit betekent: een geslaagde aanvraag die klaarligt voor een eerste raadpleging aan de leeszaalbalie, is traceerbaar als een reservatie in het systeem. Op het moment dat de gebruiker langskomt om het aangevraagde een eerste maal te raadplegen, wordt het exemplaar op naam van de gebruiker uitgeleend aan de balie (manueel). Bij een magazijnaanvraag op een al gereserveerd of uitgeleend exemplaar, worden de gegevens van diegene op wiens naam die reservering of leen staat, mee afgedrukt op de aanvraag. Omdat materiaal dat “in leen” staat in feite in lezing wordt gehouden in de bibliotheek is het mogelijk dat een gebruiker B die iets aanvraagt dat al staat uitgeleend op gebruiker A, dit materiaal raadpleegt in de leeszaal als gebruiker A er niet is. In dat geval wordt het exemplaar in kwestie uitgeleend met een korte leentermijn (bijvoorbeeld 1 dag), zonder dat daardoor de eerste uitlening aan gebruiker A daardoor komt te vervallen. Op het einde van zijn bezoek wordt de uitleen van gebruiker B terug ingenomen. De eerste uitlening van gebruiker A blijft actief, tot het vervallen van de leentermijn. Minimaal kunnen volgende services worden aangeboden en door het systeem ondersteund: o Toegang o Raadpleging o (Magazijn) Aanvraag o Reservering op materiaal in lezing (of uitgeleend) o Leen (in lezing houden) o Financiële transacties In grote lijnen verloopt de werking als volgt:
Layout versie 3.0
Pagina 16 van 33
conceptnota
o o o o
o o o
o o
o
Elke gebruiker heeft een gebruikersprofiel waarmee hij toegang heeft tot een aantal functionaliteiten van het bibliotheeksysteem. Toegang tot het systeem kan vanuit de bibliotheekinstelling gebeuren of van buiten de bibliotheek. Eens toegang tot het systeem, kan de gebruiker catalogussen van de eigen en, indien aangeboden, van andere bibliotheken raadplegen. Een aanvraag kan hierop volgen. Een aanvraag kan worden gedaan voor 1 tot n werken. Het aantal mogelijk aan te vragen werken zal afhankelijk zijn van het toegewezen gebruikersprofiel en de bibliotheekinstelling. Indien de aanvraag positief werd bevonden, zal de aanvraag worden uitgevoerd. Het aangevraagde zal worden opgehaald Bij een positieve ophaling, zal het werk worden klaargelegd aan de balie. Op dat moment is het gereserveerd voor de aanvrager. Indien de aanvrager het werk komt ophalen, voor leeszaal of uitleen, spreekt men van uitlening. Bij de museale bewaar- en erfgoedbibliotheken komt daarbij het onderscheid tussen een ontlening die binnenshuis blijft (raadpleging in de leeszaal) en een ontlening die toch buitenshuis gaat (bijvoorbeeld VIP-gebruiker, bruikleen voor tentoonstelling). De aanvrager zal na consultatie het geleende terug binnen brengen of vragen de termijn te verlengen. Worden de uitleentermijnen niet gerespecteerd, zal er een aanmaning worden verzonden. In een erfgoedbibliotheek wordt bij het verstrijken van de termijn voor ‘in lezing houden’ het materiaal teruggebracht naar het magazijn. Afhankelijk van het retributiereglement zal de aanvrager betalen voor de uitleen, verlenging en boete indien het uitgeleende niet tijdig terug binnen is gebracht.
6.2.3.3.1 Toegang en authenticatie De bibliotheek stelt het bibliotheeksysteem ter beschikking van zowel medewerkers als klanten, hierna eindgebruikers genoemd. De toegang tot het systeem wordt enerzijds bepaald door het gebruikersprofiel dat per gebruiker wordt toegewezen, maar ook door de plaats waar de eindgebruiker zich toegang verschaft tot het systeem. 6.2.3.3.2 Magazijnaanvragen Met magazijn bedoelen we het deel van een bibliotheekcollectie dat niet fysiek toegankelijk is voor het publiek. Dit deel staat volgens één of meer plaatsingssystemen opgesteld in één of meer magazijnruimten. Met een magazijnaanvraag neemt een gebruiker een optie op een specifiek exemplaar van een bepaalde publicatie uit het magazijn. Een magazijnaanvraag gaat aan een uitlening vooraf. Per kalenderjaar verwerkt het systeem van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience tussen 25.000 en 30.000 magazijnaanvragen. Het systeem van de bibliotheek van Museum Plantin-Moretus verwerkt tussen 1.500 en 2.000 magazijnaanvragen per kalenderjaar. De door de geauthenticeerde gebruiker geplaatste magazijnaanvragen worden door de geautoriseerde bibliotheekmedewerkers via het systeem ontvangen, verwerkt (afgedrukt en opgehaald uit het magazijn) en afgehandeld (registratie als opgehaald of geannuleerd). Zowel de ophaaltijd als de hoeveelheid aan te vragen documenten kan door de bibliotheek zelf worden ingesteld. Indien materiaal niet gereserveerd of uitgeleend kan worden, zal de aanvrager hiervoor een foutboodschap krijgen, waardoor de aanvraagprocedure wordt gestopt.
Layout versie 3.0
Pagina 17 van 33
conceptnota
6.2.3.3.3 Raadpleging / leentransacties Raadpleging wordt voorafgegaan door een reservatie of magazijnaanvraag. Als het materiaal dat werd aangevraagd, succesvol uit het magazijn of het rek werd gehaald en klaar ligt aan de (leeszaal)balie voor de aanvrager kan het ter raadpleging worden meegegeven. Het typeert erfgoedbibliotheken dat ze hun materialen niet meegeven voor ontlening en dat ze enkel consultatie in de leeszaal toestaan. Hierdoor wijkt hun werking af van de ontleenbibliotheken. In feite staat voor een erfgoedbibliotheek raadpleging op gelijke hoogte met ontlening in een openbare bibliotheek. Het nieuwe bibliotheeksysteem laat toe het proces van het raadplegen in de leeszaal volledig te monitoren. Naast het meegeven ter raadpleging (~ eendagsleen) hoort daarbij ook de teruggave voor het magazijn (~ inname) en het in lezing houden (~ leen). Een uitgeleend exemplaar kan ook fysiek de bibliotheek verlaten: bijvoorbeeld een interbibliothecaire leenaanvraag, een bruikleenaanvraag voor een tentoonstelling,… . Door het inleveren (ook: innemen) van uitgeleende exemplaren, komen deze exemplaren terug beschikbaar in het systeem voor anderen.
6.2.3.3.4 Reservering van materialen Hiermee wordt bedoeld tijdsreserveringen voor het gebruik van materialen: · internetraadpleging (publieksterminal) · scanner · microfilmlezer · dvd-speler · bibliotheekintroductie voor groep (bijvoorbeeld studenten) door bibliotheekmedewerker · sleutel van een vestiairekastje: De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience heeft 62 vestiairekastjes. Van elke kast is er een sleutel en een reservesleutel, samen 124 exemplaren. Daarnaast zijn er drie lopersleutels (deze worden niet opgenomen in het systeem). 6.2.3.3.5 Interbibliothecair leenverkeer (IBL) Interbibliothecair leenverkeer (IBL) is: het plaatsen van aanvragen bij andere bibliotheken, buiten het eigen netwerk. · het lenen van publicaties (boeken, cd-roms, enz.) voor een bepaalde termijn van bibliotheek naar bibliotheek; · het leveren van kopies (papier, elektronisch) van artikelen uit tijdschriften en uit boeken van bibliotheek naar bibliotheek (documentleverantie). In Vlaanderen wordt voor IBL Impala gebruikt (http://anet.ua.ac.be/desktop/impala). Impala is het Belgische elektronische documentbestelsysteem voor bibliotheken. Het is een realisatie van de Bibliotheek van de Universiteit Antwerpen. Impala maakt ook gebruik van Antilope (http://anet.ua.ac.be/desktop/anet/opacantilope). Antilope is de collectieve catalogus van tijdschriften in Belgische wetenschappelijke bibliotheken. Het is eveneens een realisatie van de Bibliotheek van de Universiteit Antwerpen.
Layout versie 3.0
Pagina 18 van 33
conceptnota
In het systeem gaat het alleen om het administreren en bewaken van leentransacties via. IBL.
6.2.3.3.6 Financiële transacties Er · · · · · · · · · ·
kunnen aan de gebruiker kosten in rekening worden gebracht voor: fotokopieerkaart 10 kopies fotokopieerkaart 100 kopies scannen afdrukken boetebedrag laattijdige retournering internetgebruik of gebruik andere resource jaarlijks lidgeld; abonnementsgeld thuisraadpleging online content boetebedrag vervanging verloren lidkaart aankoop winkelproduct (publicatie, postkaart, enz.) toegangsticket evenement/tentoonstelling (eventueel op voorhand, met reservatie)
De precieze aflijning wat thuishoort in het bibliotheeksysteem en wat in het financieel systeem zal bij de onderhandelingen worden besproken.
6.2.4
Overkoepelende modules
6.2.4.1
Statistieken
Statistische gegevens zijn onmisbaar als instrument voor het management. Het systeem biedt de mogelijkheid om alle gegevens, opgenomen in het systeem, te gebruiken om management rapporteringen te maken. 6.2.4.2
Leveranciersbeheer
Er wordt van het bibliotheek systeem verwacht dat identificatiegegevens van de leveranciers /schenkers slechts op één plaats hoeven te worden bijgehouden. Op de plaatsen binnen het systeem, waar de gegevens van de leverancier of schenker nodig zijn, wordt hiervan gebruik gemaakt. 6.2.4.3
Klanten beheer
De bibliotheken binnen het netwerk Antwerpen maken vandaag elk gebruik van een bibliotheekkaart om aan te geven dat iemand lid is van de bibliotheek en dus gebruik kan maken van de bibliotheekservices. Het streven is om slechts 1 kaart te gebruiken waar de klant gebruik kan maken van alle services van alle instellingen binnen dit netwerk. Planning: stad Antwerpen zal op middellange termijn, medio 2010, hierin een stap verder zetten. Zij streeft ernaar dat alle klanten – inclusief alle inwoners van Antwerpen –met één en dezelfde kaart ( A-kaart) van alle Antwerpse diensten gebruik kunnen maken, van het zwembad over de dienst bevolking tot de bibliotheken en musea. De klantgegevens zullen zich dan bevinden in een centrale databank binnen de stad. Het bibliotheeksysteem moet een dergelijk systeem ondersteunen. Tevens moet het bibliotheeksysteem tijdens de overgangsfase het gebruik van meerdere kaarten ondersteunen (diverse lidkaarten en de A-kaart).
Layout versie 3.0
Pagina 19 van 33
conceptnota
6.2.4.4
Registratie van bezoekers De registratie van bezoekers heeft twee doelen: o uit het oogpunt van veiligheid, moet er op elk moment kunnen worden aangegeven welke bezoekers in het gebouw aanwezig zijn. o beleidsinformatie: wie is wanneer, hoelang en waarvoor in de bibliotheek geweest. Op basis van deze gegevens kunnen bvb openingsuren worden aangepast of andere beleidsmaatregels worden genomen. In de huidige werking wordt enkel de barcode van de bezoeker geregistreerd bij binnen komen van de bibliotheek. Sommige bibliotheken (zoals de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience) beschikken over een publiek toegankelijk toilet, ook voor niet-bibliotheekgebruikers. Snelregistratie van deze toiletgebruikers (vooral aantal en tijdstip) zou voor de veiligheid een optie zijn.
6.2.4.5
Kalender
Een bibliotheek kan uit één of meer locaties bestaan. De sluitingsmomenten voor de bibliotheken zijn voor een deel gezamenlijk bepaald, toch heeft elke locatie zijn eigenheid en dus zijn eigen sluitingsmomenten. Voor het leveren van de bibliotheekdiensten zijn deze opening- en sluitingsmomenten van groot belang en moeten dan ook in het systeem op een juiste manier kunnen worden ingebracht. Bepaalde activiteiten ( inname, aanmaning,..) zijn verbonden met de openingsen sluitingsmomenten van de bibliotheekinstelling. Een controle met de kalender zal vaak noodzakelijk zijn. 6.2.4.6
Berichten
Binnen het systeem is het mogelijk automatisch berichten te laten aanmaken bij bepaalde handelingen. Per activiteit kunnen standaard berichten worden gekoppeld, maar op het moment dat een bericht moet verzonden worden, heeft de medewerker nog de mogelijkheid om het bericht verder te verfijnen of te personaliseren.
6.3 Functionele vereisten archiefinstellingen De werkstroom in het Letterenhuis ontwikkelt zich via vier werkprocessen: verwerven, bewaren, ontsluiten en ter beschikking stellen van archiefbestanden en verzamelingen. De eerste drie zijn collectiebeherende taken, het ter beschikking stellen van de collectieonderdelen is een publieksgerichte taak. Het beoogde archiefbeheersysteem heeft een dubbele scope: enerzijds moet het de interne werking ondersteunen, anderzijds moet het systeem vooral ook een gebruiksvriendelijke toegang aan kerngebruikers (verbonden aan de instelling) en eindgebruikers (externe gebruikers) bieden. Tijdens de interne werkprocessen in het Letterenhuis worden er niet alleen gegevens aangemaakt over de archiefbestanden, losse documenten, objecten en hun actoren (zoals erven of archiefvormers), maar ook over het administratief en materieel beheer van die bestanden door de medewerkers2. Al deze gegevens moeten in hun onderlinge samenhang bewaard worden.
2
Materieel beheer is het geheel van activiteiten gericht op de materiële bewaring van de archiefstukken. Het administratief beheer is het geheel van activiteiten gericht op de verwerving en de terbeschikkingstelling van de archiefstukken. Ook uit het intellectuele beheer – activiteiten (selectie, ordening en archiefbeschrijving) verbonden met de ontsluiting van de informatie, vervat in archiefstukken: - vloeit administratief beheer. Zie COPPENS H. Archiefterminologie (AT2). Brussel, 2004.
Layout versie 3.0
Pagina 20 van 33
conceptnota
Het archiefbeheersysteem ontsluit en beheert de digitale en niet-digitale collectie (d.w.z. archieven en verzamelingen) intellectueel en materieel ter ondersteuning van de interne werking en in functie van de publieksgerichte taak van het Letterenhuis, het ter beschikking stellen van de collectie. Het archiefbeheersysteem moet ervoor zorgen dat alle collectieonderdelen en de informatie over de collectie digitaal en niet-digitaal, eenvoudig en snel vindbaar zijn en raadpleegbaar zijn voor kerngebruikers (verbonden aan de instelling) en eindgebruikers (externe gebruikers). Het archiefbeheersysteem is een uitgebouwd ordenings- en beschrijvingsinstrument voor digitale en niet-digitale archiefbestanden en verzamelingen. De beschrijving van archiefbestanden en specifieke objecten verloopt volgens meerdere internationaal geaccepteerde standaarden. De actoren, processen en functies worden gecontextualiseerd volgens internationale normen, maar op maat van het Letterenhuis. Het systeem kan ook extramuros-gegevens registeren en bewaren. Indien deze gegevens reeds in andere databanken beschreven zijn, kan het systeem ernaar verwijzen. Het gaat hier om beschrijvingen van (literaire) archiefbestanden, archiefbestanddelen of stukken beheerd door andere archiefinstellingen, waarmee het Letterenhuis een onderlinge overeenkomst heeft afgesloten naar aanleiding van zijn overheidsopdracht, nl. het in kaart brengen van het literair erfgoed in Vlaanderen. Daarnaast ondersteunt het archiefbeheersysteem ook het administratieve en materieel beheer m.b.t. de archiefbewerkingen. Zo worden de gegevens over de verwerving, de plaatsing en de raadpleging van archieven en verzamelingen geregistreerd. Het archiefbeheersysteem is uitgerust met een magazijnbeheersysteem dat de kerngebruikers in staat stelt om de collectieonderdelen materieel te beheren. Het archiefbeheersysteem laat toe om de magazijninrichting optimaal te organiseren en kan koppelingen maken en onderhouden tussen de beschrijvingen en de logistieke gegevens van de collectieonderdelen. Het systeem is afgestemd op duurzame raadpleging en op een veilige en toekomstvaste opslag van digitaal archief. Het archiefbeheersysteem verzekert de duurzaamheid, authenticiteit en integriteit van digitale archiefobjecten en metadata door de nodige technische en inhoudelijke controles op digitaal archief en indien nodig conversies naar duurzame archiveringsformaten uit te voeren. Het archiefbeheersysteem laat toe om geluids- en beeldbestanden te bewaren, te beschrijven en kwaliteitsvol te ontsluiten. Het archiefbeheersysteem is deels toegankelijk voor externe gebruikers via een gebruiksvriendelijke en duidelijke gebruikersinterface die voldoende zoekfunctionaliteiten bevat zodat de zoekresultaten in de juiste context gepresenteerd worden aan de eindgebruiker. Het archiefbeheersysteem laat de gebruikers toe om op eenvoudige manier digitaal en niet-digitaal archief en andere collectieonderdelen terug te vinden en op te vragen. Het archiefbeheersysteem is dus uitgerust met extra leeszaalfunctionaliteiten. De gebruiker van het systeem kan elektronisch reserveren, kan digitale archiefstukken raadplegen, gemakkelijk navigeren in het systeem en geselecteerde archiefbeschrijvingen afdrukken. Het archiefbeheersysteem stelt de leeszaalverantwoordelijke in staat om het lezersbestand te beheren, magazijnaanvragen en reservaties te behandelen en de bruikleen- en reproductiediensten te reguleren en dit alles ook meetbaar te maken in statistische rapporten. Het archiefbeheersysteem beschikt over uitgebreide import- en exportmogelijkheden om onder meer gegevensuitwisseling met andere systemen mogelijk te maken. Het archiefbeheersysteem kan gegevens en bestanden in bulk opnemen uit de bestaande data-infrastructuur. Het archiefbeheersysteem beschikt over een niet-muteerbare audittrail en laat toe om de toegang en het gebruik voor bepaalde gebruikers of groepen gebruikers te beperken. De opbouw van het archiefbeheersysteem is modulair – parallel met de hierboven beschreven werkprocessen – en het systeem is open, wat een hoge mate van aanpasbaarheid en aansluitbaarheid op andere omgevingen impliceert.
Layout versie 3.0
Pagina 21 van 33
conceptnota
Het archiefbeheersysteem is dus: - een beheersinstrument voor het administratieve beheer van digitale en niet-digitale archiefbestanden en verzamelingen; een beheersinstrument voor het materiële beheer van digitale en niet-digitale archiefbestanden en verzamelingen; - een instrument om actoren, processen en functies te contextualiseren en een volwaardig uitgebouwd ordening- en beschrijvingsinstrument voor digitale en niet-digitale archiefbestanden en verzamelingen; - een beheersinstrument voor de leeszaalwerking en voorzien van een webbased toegang voor de archiefgebruiker.
6.4 Functionele vereisten openbare bibliotheken 6.4.1
Acquisitie
6.4.1.1
Selecteren
De openbare bibliotheek Antwerpen (voortaan de bibliotheek genoemd) koopt jaarlijks collecties aan uit een zeer groot marktaanbod. Het aanbod waaruit de bibliotheek een selectie moet maken is in elektronisch vorm beschikbaar als : aanbiedinglijsten en aankondigingen van leveranciers specifieke vragen van medewerkers die de gespecialiseerde pers en websites opvolgen aankoopsuggesties van klanten Het bibliotheeksysteem filtert uit dit aanbod eerst de publicaties die reeds in de collectie aanwezig zijn of reeds in bestelling zijn. In deze gevallen hoeft meestal geen nieuwe bestelling geplaatst te worden, maar de medewerker kan dit eventueel wel overrulen. In dit aanbod zitten eveneens de evidente aankopen, de titels waarvan de leverancier vooraf weet dat ze aan de selectiecriteria van de bibliotheek voldoen. Voorbeelden zijn o.a. de top-10 boeken, de prijswinnaars, bepaalde reeksen of uitgeverijen. Deze evidente aankopen doorlopen bij voorkeur automatisch de hele selectie- en bestelprocedure met zo weinig mogelijk inzet van werktijd van bibliotheekmedewerkers. De selectie voor de andere aankopen vormt de hoofdopdracht van de bibliotheekmedewerkers. Het gaat om aankopen die de bestaande collecties vervolledigen, verdiepen of verbreden en die gericht zijn op specifieke noden en doelgroepen. Voorbeelden hiervan zijn o.a. taalcursussen, vreemdtalige werken, educatieve materialen voor jongeren, of specifieke informatieve werken. 6.4.1.2
Bestellen
De geselecteerde titels en alle aanwezige informatie over een publicatie worden automatisch overgenomen door de bestelmodule. Voor elke titel wordt het aantal exemplaren opgegeven, voor welke collectie-onderdelen ze bestemd zijn en wordt een leverancier en/of budget bepaald. Vermits de bibliotheek werkt met raamcontracten ligt de combinatie van leverancier en budget grotendeels vooraf vast. Het systeem controleert de geraamde kostprijs van de bestelling met het beschikbare budget en stelt de bestelling voor aan de bibliotheekverantwoordelijke voor goedkeuring. De bestelling wordt elektronisch doorgegeven aan de leverancier. Volgende gegevens zijn opgenomen : het aantal gevraagde exemplaren de bestemming (de locatie/ de bibliotheek/het district) kastklaar te leveren informatie over de verwerking (bijvoorbeeld etiketinformatie of bindwijze)
Layout versie 3.0
Pagina 22 van 33
conceptnota
-
de leverancier de geraamde kostprijs
De registratie van de ontvangst van de levering gebeurt in één handeling, ook al betreft het meerdere exemplaren. Volgende gegevens worden bij ontvangst opgenomen: het aantal geleverde exemplaren de effectieve kostprijs per exemplaar de ontvangstdatum per exemplaar kenmerken van de leverancier De bibliotheek keurt de levering goed en geeft opdracht aan de leverancier om een factuur te bezorgen aan de financiële dienst van de stad. Het effectieve budgetbeheer en alle financiële transacties worden verwerkt in het stedelijke boekhoudkundig systeem GBE (Gemeentelijke Boekhouding in Euro). Dit systeem staat op dit ogenblik los van de budgetopvolging in het bibliotheeksysteem Een snelle verbinding en gegevensuitwisseling tussen beide systemen is een essentiële voorwaarde. De manuele werktijd moet zoveel mogelijk gereduceerd worden.
6.4.1.3
Kastklaar maken
De verzorging van de collecties, of kortweg het kastklaar maken van de collectiestukken, bestaat uit het aanbrengen van : bescherming tegen slijtage en beveiliging tegen diefstal (de fysieke verzorging) bibliotheekkenmerken zoals identificatie, bestemming en plaatskenmerk (de etiketinformatie) Het kastklaar maken van de collecties gebeurt hoofdzakelijk door gespecialiseerde firma’s. De bibliotheek wenst dat de materialen zo snel mogelijk kastklaar geleverd op de verschillende locaties. Aangezien de verschillende collectie-onderdelen zeer eigen kenmerken hebben en de bibliotheek met verschillende leveranciers werkt, gebeurt de verwerking volgens verschillende scenario’s: -
De bibliotheek bestelt bij een leverancier en de leverancier stuurt de bestelde collectiestukken naar een externe firma voor verzorging en levert deze nadien kastklaar aan de bibliotheek. De bibliotheek bestelt bij een leverancier en de bibliotheek stuurt de ontvangen collectiestukken naar een externe firma voor verzorging. In uitzonderlijke gevallen gebeurt de verzorging door de bibliotheek zelf.
Enerzijds levert het bibliotheeksysteem de etiketinformatie in een afgesproken elektronisch formaat aan de leverancier en externe firma. Anderzijds wordt de etiketinformatie van elk kastklaar geleverd collectiestuk in het systeem opgeladen. 6.4.1.4
Abonnementenbeheer
De bibliotheek koopt tijdschriften voor haar eigen vestigingen en voor een aantal partners (bijvoorbeeld bibpunten). Zij ontvangen hun tijdschriften rechtstreeks op hun postadres. De dagelijkse opvolging van de ontvangst gebeurt ter plekke. Het bibliotheeksysteem laat toe de publicatieschema’s van de tijdschriften (bijv. maandelijks of wekelijks) in te voeren. Het systeem genereert automatisch de aanmaningen bij niet-ontvangst. Jaarlijks wordt de lijst met lopende abonnementen centraal bijgewerkt; abonnementen worden opgezegd of verlengd. Dit zijn zowel commerciële publicaties die via een externe firma worden aangekocht, als minder courante titels die rechtstreeks bij de specifieke leverancier worden aangevraagd, maar ook niet-commerciële publicaties die in de bibliotheek aangeboden worden.
Layout versie 3.0
Pagina 23 van 33
conceptnota
De facturatie wordt centraal beheerd. Alle tijdschriftnummers worden opgenomen in het bibliotheeksysteem en bijgevolg in de publieke catalogus. Op die manier worden ze raadpleegbaar of uitleenbaar. De exemplaren worden na een bepaalde periode ofwel afgevoerd ofwel als jaargang ingebonden en verder behandeld als een monografie. Het is belangrijk dat deze handelingen zo eenvoudig mogelijk kunnen gerealiseerd worden.
6.4.2
Beheer en ontsluiting
6.4.2.1
Aanmaken van titelbeschrijvingen
Het beheer en de ontsluiting van de collecties gebeurt via titelbeschrijvingen die een gedetailleerde beschrijving geven van de publicatie. Deze beschrijvingen geven de inhoudelijke en formele kenmerken en generen statistische gegevens. De bibliotheek streeft er naar om het zelf maken van titelbeschrijvingen tot een minimum te beperken. Diverse scenario’s zijn mogelijk: De titelbeschrijvingen worden overgenomen uit Open Vlacc, de Vlaamse centrale bibliografische databank voor openbare bibliotheken. De overname gebeurt maximaal 24 uur na creatie in Open Vlacc. Dit scenario is het meest voorkomend. De titelbeschrijvingen worden overgenomen uit andere externe bronnen. Dit kan zowel via real-time communicatie als via het importeren van een gestructureerd bestand. De opgeladen gegevens blijven herkenbaar en selecteerbaar zodat ze – indien gewenst – individueel of in groep kunnen bewerkt worden. De titelbeschrijvingen worden door de bibliotheek zelf aangemaakt. Dit gebeurt wanneer er geen titelbeschrijving beschikbaar is in Open Vlacc of in andere externe bronnen. Het is immers mogelijk dat de titels nog niet beschreven zijn of dat de bibliotheek collecties beschrijft die niet tot haar eigendom behoren (zoals bij leenverkeer uit andere bibliotheken). Hiervoor worden dan ad hoc tijdelijke en zeer beperkte beschrijvingen gemaakt. 6.4.2.2
Onderhoud van de titelbeschrijvingen
De integriteit van de gegevens van de databank met titelbeschrijvingen is uiterst belangrijk. De klant en medewerker zijn immers afhankelijk van de correcte gegevens in de databank. Volgende kwaliteitseisen worden gesteld: Alle aanpassingen die gebeuren in Open Vlacc, zullen automatisch binnen de 24 uur worden doorgevoerd in de eigen catalogus. Dit geldt ook wanneer de gegevens uit andere externe bronnen werden overgenomen. De mogelijkheid moet bestaan dat bepaalde aanpassingen uitgesteld worden tot ze door een medewerker zijn nagekeken (zoals bij verwijderde titelbeschrijvingen). 6.4.2.3
Aanmaken exemplaarbeschrijvingen
De exemplaarbeschrijving bevat informatie die uniek is voor het fysieke collectiestuk. De bibliotheek beschikt doorgaans over meerdere exemplaren van dezelfde titel. Het beheren van het enorme volume exemplaren is zeer arbeidsintensief. Exemplaarbeschrijvingen worden manueel aangemaakt of geïmporteerd. Bij import worden de exemplaarbeschrijvingen aan de juiste titelbeschrijving gekoppeld via een unieke sleutel. De exemplaarinformatie bevat volgende gegevens : de unieke identificatie (cfr. barcode en/of rfid-tag) tot welk collectie-onderdeel het exemplaar behoort (vreemdtalige wisselcollecties, tijdschriften, fictie voor jongeren …)
Layout versie 3.0
Pagina 24 van 33
conceptnota
-
de locatie en opstelling (zoals de bibliotheekvestiging of specifieke plek in de bibliotheekvestiging waar klant en medewerker het exemplaar kan terugvinden.) de bibliotheekservices die met het exemplaar kunnen geleverd worden. (kort uitleenbaar, reserveerbaar … statistische codes in functie van tellingen
De exemplaarinformatie is uiterst belangrijk om het specifieke exemplaar terug te vinden. Soms gelden de kenmerken voor één exemplaar, soms zijn de kenmerken gemeenschappelijk voor alle exemplaren. De bibliotheek wenst de collecties zeer flexibel te kunnen gebruiken. De opstelling kan daarom veelvuldig en snel wijzigen (zoals voor tentoonstelling, aanwinsten, seizoensaanbod). Maar ook tussen de types bibliotheken (hoofdbibliotheek, districtsbibliotheek, wijk- of buurtbibliotheek, bibbus of bibpunt) worden de verschillende exemplaren veelvuldig herbestemd. De opvolging van de verschillende exemplaren is cruciaal voor de verwijsfunctie van de publiekscatalogus. 6.4.2.4
Onderhoud van de exemplaarbeschrijvingen
Om een flexibel collectiebeheer te garanderen, zullen de verschillende elementen die in de vorige paragraaf werden beschreven, zeer frequent gewijzigd moeten kunnen worden. Dit moet gebeuren op automatische wijze, soms per exemplaar en soms in groep. Finaal moet de exemplaarbeschrijving verwijderd worden wanneer het exemplaar uit de collectie verdwijnt zoals bij afvoer of herbestemming naar een andere instelling. 6.4.3
Authority records en verwijzingen Om het onderhoud op de eigen catalogus tot een minimum te beperken laat het bibliotheeksysteem toe om optimaal gebruik te maken van authority records uit Open Vlacc en de verwijzingen daartussen. Wijzigen aan deze records (zoals het aanpassen van leefdata) en de verwijzingen worden ook automatisch doorgevoerd in de eigen catalogus. Het systeem laat ook toe om authority records uit andere systemen op te nemen zodat koppelingen met andere catalogi en databanken optimaal benut kunnen worden.
6.4.4
Bibliotheekservices Bibliotheekservices zijn diensten die de bibliotheek aan haar klanten aanbiedt. Een klantencategorie is een groepering van klanten die gebruik maakt van hetzelfde pakket services. Per klantencategorie kunnen de services anders geparametriseerd worden. Parameters zijn o.a. de prijs, de duur, de locatie waar de service geleverd wordt,…. Het moet evenwel mogelijk zijn om individuele klanten bepaalde services toe te kennen maar ook automatisch te ontzeggen wanneer de klant niet meer aan de gestelde voorwaarden voldoen. (bijv. blokkeren van de service uitleen, wanneer geleende materialen niet tijdig werden teruggebracht) De verschillende bibliotheekservices worden samengebundeld in één pakket. Alle bibliotheekservices staan op zich maar ze kunnen ook in relatie met elkaar worden uitgevoerd. Iedere service is afhankelijk van een eigen kalender. De kalender geeft aan wanneer de service gebruikt kan worden en bevat niet alleen dag- maar ook uurinformatie. Bibliotheekservices genereren op bepaalde momenten specifieke berichten voor de klant en/of de medewerker. Het bericht voor de klant wordt op dat moment door het systeem verzonden zoals aangegeven door in het klantenrecord.
Layout versie 3.0
Pagina 25 van 33
conceptnota
Bibliotheekservices moeten voor een groot deel door de klant zelf geïnitieerd en uitgevoerd kunnen worden op het tijdstip dat voor hem het best geschikt is. Hiertoe dient het bibliotheeksysteem te beschikken over een gebruiksvriendelijke en performante (web)toepassing die de klant in staat stelt de services te gebruiken op verschillende locaties: in de bibliotheek, bij andere (stedelijke) diensten en bij de klant thuis. Deze webtoepassing is 24/7 beschikbaar. Telkens hieronder “de klant kan” geschreven wordt bedoelen we dat deze service door de webtoepassing aangeboden wordt. We onderscheiden volgende bibliotheekservices:
6.4.4.1
Opzoeken
De bibliotheekmedewerker gebruikt een werkcatalogus. De werkcatalogus is afgeschermd van de publiekscatalogus. De klant kan het collectiebezit opzoeken in de publiekscatalogus. De publiekscatalogus moet voldoen aan alle basisvoorwaarden van klantvriendelijkheid, eenvoudig te gebruiken, heldere zoekschermen, makkelijke zoekfunctionaliteiten. Een intuïtieve zoekfunctionaliteit in de publiekscatalogus is en basisvereiste. Ook een makkelijke verbinding met andere catalogi (van andere bibliotheken of instellingen) is essentieel.
6.4.4.2
Raadplegen
Het raadplegen van collecties, zowel fysieke als digitale collectiestukken, vormt de kernopdracht van de bibliotheek. Om de collectie te kunnen raadplegen is het noodzakelijk dat de locaties waar de raadpleging kan plaatsvinden correct en helder weergegeven worden. De klant kan digitale stukken 24/24 en 7/7 raadplegen, zowel in als buiten de bibliotheek. Hiervoor wordt een degelijke ondersteuning van het systeem verwacht, vooral met betrekking tot die digitale collectiestukken waarvoor de bibliotheek moet betalen. Het raadplegen van fysieke stukken gebeurt in de bibliotheek zelf, de stukken staan in open kast en kunnen vrij geraadpleegd worden tijdens de openingsuren.
6.4.4.3
Aanvragen van collectiestukken
De klanten kunnen de collectiestukken, die voor deze service in aanmerking komen, aanvragen. Hiervoor geeft de klant aan welk collectiestuk (publicaties en/of exemplaar) hij op welke locatie wil geleverd hebben. Het bibliotheeksysteem zorgt voor de registratie en de opvolging van het proces van aanvraag tot levering. Medewerkers kunnen omwille van administratieve processen of op vraag van klanten eveneens collectiestukken aanvragen. Het bibliotheeksysteem voorziet hiervoor een aangepaste werkomgeving.
6.4.4.4
Reserveren
De klanten (zowel bibliotheekmedewerkers als bibliotheekgebruikers) kunnen de collectiestukken die voor deze service in aanmerking komen, reserveren. Ze worden dan voor deze klant voorbehouden. Naast collectiestukken kunnen ook andere materialen gereserveerd worden. Hierbij wordt gedacht aan apparatuur (bijv. cd-speler, computer) of infrastructuur (bv. studieplek, zalen). Het bibliotheeksysteem voorziet een koppeling met de systemen die zulke reserveringen kunnen beheren, waarbij er een controle of is dat de klant in het bibliotheeksysteem geregistreerd is en van de bibliotheekservice reservering van pc/lokalen e.d. mag gebruik
Layout versie 3.0
Pagina 26 van 33
conceptnota
maken. Er is minimaal een koppeling mogelijk met Time-tracs voor het reserveren van computers.
6.4.4.5
Uitlenen van collectiestukken
Klanten kunnen de collectiestukken die voor deze service in aanmerking komen, uitlenen. Uitlenen betekent dat de stukken fysiek meegenomen worden buiten het bibliotheekgebouw en op een later moment worden teruggebracht. Hiervoor is vooraf een bepaalde leentermijn gedefinieerd. Wanneer deze termijn overschreden wordt, kan de leentermijn X-maal verlengd worden. Het uitlenen is ook gekoppeld aan een kostprijs. Indien de leentermijn overschreden is, zal een extra kost aangerekend worden. In bepaalde gevallen wordt de klant uitgesloten van verder gebruik van deze service. Het uitlenen gebeurt in een aantal bibliotheken door middel van zelfuitleenbalies. Het bibliotheeksysteem communiceert met deze apparaten via het SIP2 protocol. Uitlenen kan ook met de hulp van een medewerker. Het bibliotheeksysteem voorziet hier een performante leenmodule. Uitlenen impliceert terugbrengen. Het uitgeleende materiaal kan door de klant op een andere locatie worden binnengebracht dan die waar het werd uitgeleend of waar het oorspronkelijk thuishoort. Het systeem kan deze transit mee registreren en opvolgen.
6.4.4.6
Verkoop van producten en diensten
Sommige bibliotheekservices zijn gratis, andere zijn betalend. De bibliotheekservices generen dus financiële transacties. De tarieven worden vastgelegd in het retributiereglement. De bibliotheek verkoopt ook producten. In eerste instantie wordt gedacht aan kopies of memosticks om informatie op te slaan. De bibliotheek gaat echter veel verder en groeit als het ware tot een stadswinkel waar ook gadgets, bibtassen of andere stedelijke producten te koop aangeboden worden. Het bibliotheeksysteem kan de schulden en kredieten van een service registreren en zichtbaar maken voor medewerkers en voor de klant zelf. De creatie van de schuld wordt opgenomen in het bibliotheeksysteem. De financiële afhandeling zal zoveel als mogelijk gebeuren via het stedelijke boekhoudsysteem. De bibliotheek hanteert volgende betaalwijzen: cashbetalingen aan balie en betaalautomaten overschrijvingen door het bestaande facturatiesysteem van de stad voorafbetalingen of opbouw van positief saldo (dwz. klanten betalen) elektronische betalingen via het bestaande betalingssysteem van de stad Het bibliotheeksysteem communiceert met de betaalautomaten door middel van het SIP2 protocol. Het bibliotheeksysteem en het boekhoudsysteem moeten in beide richtingen informatie kunnen uitwisselen. De bibliotheek wil schulden kunnen centraliseren dwz. schulden worden niet noodzakelijk onmiddellijk afgerekend op het tijdstip en plek waar deze gemaakt worden. Dit impliceert wel dat het financiële overzicht van een klant op alle locaties van de bibliotheken zichtbaar en beheersbaar zal zijn.
6.4.5
Klantbeheer
Layout versie 3.0
Pagina 27 van 33
conceptnota
De bibliotheek beheert op dit ogenblik een klantenbestand van meer dan 120.000 klantenrecords. Deze klanten kunnen zowel individuen als groepen (zoals klassen of instellingen) zijn. Om dit klantenbestand efficiënt te beheren registreert de bibliotheek volgende gegevens : -
persoonsgegevens (zoals naam, adres, leeftijd) bibliotheekservies die de klant gebruikt (of wenst te gebruiken) de schulden die de klant bij het gebruik van de services maakt het profiel of de voorkeuren van de klant de communicatievormen tussen klant en bibliotheek (brief, telefoon, gsm, mail) specifieke informatie voor groepen (contactpersoon, bezoekschema) specifieke informatie voor groepen (contactpersoon, bezoekschema)
De integratie van de verschillende stedelijke diensten wordt verhoogd. In de eerste plaats werkt de bibliotheek nauw samen met de diensten van het bedrijf Cultuur, Sport en Jeugd. Maar ook met andere bedrijven zoals District- en loketwerking of OCMW is er regelmatig samenwerking. In de verschillende diensten bestaan gelijkaardige behoeften aan informatie over klanten. Het is – vanuit stedelijk oogpunt – evident dat bepaalde informatie met andere stedelijke dienstverleners uitwisselbaar is. Ter illustratie : een individu wordt niet gezien als klant van de bibliotheek en daarnaast als klant van de zwembaden of de musea, maar als klant van de stad. Dit kadert ook in de EA strategie beschreven in hoofdstuk8, Algemene basisvereisten van het bestek. In die optiek wordt er ook gewerkt aan een A-kaart, een loyalty-card systeem voor klanten van alle stedelijke diensten. Het bibliotheeksysteem moet met deze A-kaart kunnen werken.
6.4.5.1
Registreren, opvragen en onderhouden van identificatiegegevens
Het bibliotheeksysteem moet in staat zijn klanten uniek te identificeren. De inschrijving van klanten bestaat uit het opnemen van persoonsgegevens waaraan een unieke sleutel toegekend wordt. Hiermee kan het systeem de klant identificeren, authentiekeren en autoriseren.
6.4.5.2
Toekennen en wijzigen van faciliteiten
Daarnaast moet worden vastgelegd van welke bibliotheekservices de klant gebruik kan maken en onder welke voorwaarden. Om de relatie tussen klanten en bibliotheekservices beheersbaar en communiceerbaar te maken, wordt er gewerkt met een beperkt aantal klantencategorieën . Een klant kan – tijdelijk of definitief - worden uitgesloten van bepaalde bibliotheekservices. In dat geval worden de faciliteiten geblokkeerd. Wanneer de klant zich terug in regel stelt wordt deze blokkering automatisch opgeheven.
6.4.5.3
Registreren van voorkeuren en gebruik
De bibliotheek wil een sterk geïndividualiseerde dienstverlening aanbieden. Hiervoor worden de wensen van de klant geregistreerd. Dit kan gebeuren door: de klant zelf zijn voorkeuren te laten inbrengen in het systeem het automatisch registreren van de diensten waarvan de klant gebruikt maakt 6.4.5.4
Financiële transacties
Indien een klant gebruik maakt van een betalende service, worden de financiële transacties zichtbaar in het bibliotheeksysteem. De klant en de medewerker krijgen een overzicht van de financiële toestand. Hierin is te volgen hoe de schuld of het krediet werd afgelost of opgebouwd.
Layout versie 3.0
Pagina 28 van 33
conceptnota
6.4.5.5
Communicatie van en met klanten
De klant kan zelf bepalen hoe hij gecontacteerd wil worden. De communicatievorm kan ingesteld worden afhankelijk van de soort van de mededeling/bericht. Er kan per klant worden nagegaan welke contacten er met de bibliotheek plaats hebben gevonden en naar welk adres/nummer (telefoon, briefwisseling, e-mails, contactformulier, berichten op individueel berichtenbord,..). Het bibliotheeksysteem kan zowel proactief als op vraag van de klant informatie leveren. Het volledige communicatieproces wordt hierbij gevolgd. Bijvoorbeeld: een klant doet een aankoopsuggestie, een medewerker bestelt en als het boek kastklaar is krijgt de klant automatisch een bericht dat het boek beschikbaar is.
6.4.6
Statistieken Het bibliotheeksysteem moet op automatische wijze statistieken aanmaken die nodig zijn voor een goed beheer van zowel collecties, services als klanten. De aanmaak gebeurt op geregelde tijdstippen en op specifieke vraag van de bibliotheekmedewerkers. De statistieken gaan zowel over het gehele netwerk als over deelgebieden. Deze statistieken zijn uiterst belangrijk voor de opvolging van de werking van de bibliotheek, zowel voor het management als voor de beleidsverantwoordelijken. De output van deze berekeningen moet op een eenvoudige manier uit het systeem te halen zijn en verder verwerkt worden via courante kantoorsoftware toepassingen. De basiseis hierbij is dat het bibliotheeksysteem de verplichte gegevens die jaarlijks aan de stedelijke en aan de provinciale en aan de Vlaamse overheid moeten overgemaakt worden kan genereren (op dit ogenblik de stedelijke indicatoren zoals Cognos en de BIOS 2– statistieken voor de Vlaamse overheid). Bijkomende eis is dat de opvolging van het bibliotheekgebruik nauwkeurig kan gevolgd worden. Daarom zijn kerncijfers voor het geheel van de collectie, per district, per bibliotheek of bibliotheektype evenals per collectieonderdeel noodzakelijk. Dit gaat onder meer over volgende kerncijfers : ·
·
·
7
Voor collectiemanagement: o over omvang, vernieuwing, afvoer, aanwinstcijfers en afvoercijfers; doorlooptijd van bestellen tot levering tot eerste uitlening, uitleenfrequentie (circulatie van de collectie), afschrijvingsindicatoren (nullijsten, wiedlijsten) en automatisch gegenereerde lijsten, ... Voor bibliotheekservices: o over leenverkeer, waar lenen ze, uitleenfrequentie per dagdeel / tijdsperiode , trefkans of aanwezigheidspercentage per collectieonderdeel, gemiddelde uitleenfrequentie, welke materialen veel / weinig aangevraagd worden, welke vestigingen veel / weinig aanvragen / krijgen, dispersie over netwerk, gebruik van de catalogus en webdiensten, aantal ingevoerde titels, aantal raadplegingen, ... Voor klantenbeheer: o welke services, welke klanten, leeftijd en interesses, tevredenheidsonderzoek, ...
Gevraagde koppelingen
De inschrijver dient aan te geven welke mogelijkheden er zijn om een koppeling te voorzien met bestaande toepassingen. Hij beschrijft hoe er kan geïntegreerd, gekoppeld en gegevens kunnen uitgewisseld worden.
Layout versie 3.0
Pagina 29 van 33
conceptnota
Welke foutopvolging er is voorzien en welke procedure er gevolgd dient te worden bij het rechtzetten van problemen? Specificaties van de vermelde toepassingen kunnen op eenvoudige aanvraag toegestuurd worden.
8
Technische vereisten
De inschrijver heeft de mogelijkheid zijn toepassing intern binnen of buiten Digipolis te hosten. Hierbij houdt hij rekening met volgende technische specificaties. 1
Hosting binnen Digipolis:
De huidige omgeving binnen Digipolis ziet er samengevat uit als volgt: o Ontwikkeling in ASP.Net 3.5 ,VB.NET en Visual Studio 2008 o .Net Framework 3.5 SP1 o OS : Windows Server 2003 SP2 (windows server 2008 in de pipeline) o IIS-webserver 6 o Database: MS SQL server 2005 o VMWARE ESX of fysieke server of ms clustering o Momenteel nog geen deel uitmakend van de huidige omgeving, maar wel in de pipeline: MS Sharepoint o Documentatie met UML (use-case diagram, klassediagram, objectdiagram, componentdiagram, sequentiediagram, …). Objectgeörienteerd. Indien voorgestelde oplossing voldoet aan de technische specificaties van Digipolis: o
Scenario 1: Voor scenario 1 kan de applicatie (kunnen de applicaties) intern en onder beheer van Digipolis worden geïnstalleerd. Ondersteuning op applicatieniveau gebeurt door de inschrijver. Binnen dit scenario zijn er 2 mogelijkheden: o Scenario 1.1:
De oplossing wordt geplaatst binnen het intranet van Digipolis, met ontsluiting naar het internet via de DMZ. o
Scenario 1.2:
De oplossing wordt in zijn geheel geplaatst in de DMZ van Digipolis. Indien voorgestelde oplossing niet voldoet aan de technische specificaties van Digipolis: o
Scenario 2:
De mogelijkheid wordt toegestaan om de toepassing te draaien als “ black box” op servers BINNEN Digipolis. De aankoop en de ondersteuning van de hardware gebeurt in dit geval door Digipolis. Installatie, configuratie, beheer en back-up/restore is dan in beheer door de inschrijver met duidelijke afspraken ivm SLA, helpdeskresponstijden etc… Binnen dit scenario zijn er 2 mogelijkheden: o Scenario 2.1: De oplossing wordt geplaatst binnen het intranet van Digipolis, met ontsluiting naar het internet via de DMZ. o
Scenario 2.2:
De oplossing wordt in zijn geheel geplaatst in de DMZ van Digipolis
Layout versie 3.0
Pagina 30 van 33
conceptnota
2 Hosting buiten Digipolis: o
9
Scenario 3: De mogelijkheid wordt toegestaan om de toepassing te draaien in hosting op servers buiten Digipolis. Volledig onder beheer van de inschrijver en afgedekt door SLA’s.
SLA De concrete eisen en wensen inzake het service niveau zullen in het bestek opgenomen zijn. We verwachten van de leverancier een service niveau dat beantwoordt aan de eisen van een bedrijfskritische applicatie zoals algemeen gangbaar bij beslissingsorganen. De inschrijver doet een voorstel voor SLA op basis van de verwachtingen in een sjabloon dat ter beschikking wordt gesteld. Een SLA bevat o.a. volgende elementen: o Service Desk o Storingsbeheer o Wijzigingsbeheer o Releasebeheer o Monitoring o Dienstverlening o Performancebeheer o Beschikbaarheidsbeheer o Servicebeheer Voor al deze hierboven vermelde diensten zal de inschrijver telkens een aantal items specificeren inzake doel en toegevoegde waarde, rollen & verantwoordelijkheden, procesbeschrijving en communicatie, service parameters en randvoorwaarden en tot slot de service kwaliteitseisen. De inschrijver moet er rekening mee houden dat zijn toepassing intern binnen of buiten Digipolis kan worden gehost, maar dat de ondersteuning (indien de technische standaarden afwijkend zijn van die van Digipolis) zo veel als mogelijk door de inschrijver verzorgd moet worden.
10 Implementatie plan Voor de implementatie van de toepassing(en) wordt er van de inschrijver een professioneel en gestructureerd plan van aanpak voor de realisatie van deze opdracht verwacht. De kwaliteit van het plan van aanpak vormt onderdeel van de beoordeling van de offerte onder de modaliteiten beschreven in het bestek. Een implemantatieplan bestaat o.a. uit volgende elementen: · Metaprojectdossier: bevat de het grote overzicht van de verschillende fasen van het project · Projectplan: bevat voor elke fase minstens volgende detailinformatie: o Verantwoordelijkheden schema o Timing voor: § Detailanalyse § Set-up / configuratie § Koppelingen § Conversie § Testen en acceptatie § Opleiding set-up
Layout versie 3.0
Pagina 31 van 33
conceptnota
§ § § § § §
Change managment Opleiding op maat Aankoop, installatie en opzetten van een piloot Oplevering documenten Productiefase Voorlopige oplevering en garantieperiode
11 Demo, projectplan, SLA en vragenlijsten Voor de selectie van het pakket wordt er van de inschrijver verwacht om een demo te geven van de aangeboden software. Verder verwachten we een projectplan voor de implementatie van de oplossing en duidelijke afspraken in verband met het latere onderhoud in de vorm va n een SLA. Ook dient de inschrijver een antwoord te formuleren op de functionele en technische vragenlijsten die deel uitmaken van het bestek. De kwaliteit van de demo, het projectplan, de SLA en van de antwoorden op de vragenlijsten vormt onderdeel van de beoordeling van de offerte onder de modaliteiten beschreven in het bestek.
Bijlage: invulformulier ‘verklaring op erewoord‘ te gebruiken bij de kandidaatstelling.
Layout versie 3.0
Pagina 32 van 33
conceptnota
Invulformulier verklaring op erewoord Dit invulformulier dient door de kandidaat gebruikt te worden en wordt toegevoegd aan de kandidaatstelling als bijlage. Verklaring
Wij, ondergetekenden, verklaren ons niet in één van de gevallen te bevinden zoals opgegeven in art. 17 (in geval van werken), art. 43 (in geval van leveringen) en 69 (in geval van diensten) van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 (B.S. van 26 januari 1996) betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. 1. die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2.
die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen;
3.
die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast;
4.
die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die Digipolis aannemelijk kan maken;
5.
die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de bepalingen van artikel 69bis van het KB van 8 januari 1996;
6.
die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is;
7.
die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk.
Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten (KB 23/11/2007) van de toegang ertoe, de aannemer die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor : 8.
deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek ;
9.
omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek ;
10. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002 ; 11. witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Ondergetekende gaat akkoord om, op het eerste verzoek van de aanbestedende dienst, de nodige originele bewijsstukken in verband met deze inlichtingen over te maken. Ik neem er kennis van dat iedere valse verklaring een uitsluitingsgrond is voor deelneming aan onderhavige opdracht. In het bestek zal tevens worden bepaald dat, indien na contractsluiting zou blijken dat ten deze een valse verklaring werd afgelegd, het contract door de stad Antwerpen eenzijdig en zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, ten laste van de wederpartij kan worden verbroken. op
Gedaan te De inschrijver(s)
Naam
Handtekening Naam en handtekening van de gemandateerden die tekenen. Tevens plaats en datum in te vullen.
Layout versie 3.0
Pagina 33 van 33
