Pagina 1 van 11 Huishoudelijk reglement SBW

+8,6+28'(/,-.5(*/(0(17 Bij st andsw inkel – goedgekeurd 12 februar i 2008 -------------------------------------------------------------------------------,QKRXGVRSJDYH -------------------------------------------------------------------------------+XLVKRXGHOLMNUHJOHPHQW %LMODJHQ 1. Dagelij ks best uur 2. Secret ariaat 3. Ext erne vert egenwoordiging 4. Spreekuur 5. Werving en opvang 6. Voorlicht ing 7. Scholing 8. Form ulieren, lij st en, best anden, belangr ij ke st ukken 9. Financiën -----------------------------------------------------------------------------+XLVKRXGHOLMN5HJOHPHQW -----------------------------------------------------------------------------'RHO Dit huishoudelij k reglem ent is bedoeld om best uur en m edewerkers t e inform eren over de uit werking van de st at ut en, de organisat ie en de richt lij nen, van belang voor de act ivit eit en van de Bij st andswinkel. $UWLNHOHQ Art ikel l ( St at ut en, art ikel 4, lid 1 en ar t ikel 8) Algem een best uur De leden van het best uur worden benoem d voor een t erm ij n van t wee j aar, en zij n dan t erst ond herbenoem baar. Hiervoor wordt een roulat ieroost er bij gehouden. Art ikel 2 ( St at ut en, ar t ikel 5, lid 4 en 5) Vergaderingen en besluit en van het best uur Benoem ing en herbenoem ing van best uursleden op een vergadering vindt uit sluit end plaat s als de kandidaat st ellingen zij n verm eld op de t ij dig verzonden oproeping ( agenda of bij lagen) : t e wet en 7 dagen t evoren. Voorafgaand aan de ( her) benoem ingen wordt een besluit genom en of de benoem ing bij consensus of na schrift elij ke st em m ing plaat s vindt . De aft redende best uursleden worden al of niet t erst ond herbenoem d. Art ikel 3 ( St at ut en, ar t ikel 4, lid 2) Dagelij ks best uur Het best uur kiest uit zij n m idden een voorzit t er, een secret aris en een penningm eest er. De funct ies van secret ar is en penningm eest er kunnen ook door een persoon worden vervuld.

Pagina 1 van 11 – Huishoudelijk reglement SBW

Art ikel 4 ( St at ut en, ar t ikel 5, lid 7) Voorzit t er De vergadering van het best uur vindt plaat s op een dinsdagavond en wordt geleid door de voorzit t er of m et diens inst em m en en die van de vergadering door een andere aanwezige. Art ikel 5 ( St at ut en, art ikel 5, lid 9) Best uursvergadering 1. Voor elke vergader ing worden alle m edewerkers, op verzoek, uit genodigd. 2. Voor het nem en van geldige besluit en m oet een m eerderheid van de best uursleden aanwezig zij n. 3. Besluit en worden genom en bij m eerderheid van st em m en van de best uursleden. 5. Over zaken wordt m ondeling, over personen wordt schrift elij k gest em d. Art ikel 6 ( St at ut en, ar t ikel 9) Jaarvergadering Eens per j aar, zo m ogelij k in m aart , kom t het best uur bij een voor een vergadering, die Jaarvergadering wordt genoem d. Hier in worden o.a. de volgende onderwerpen behandeld: - aft reden en benoem en van best uursleden · - j aarverslag van de bij st andswinkel j aarst ukken van de penningm eest er, best aande uit verslag van het afgelopen j aar en gevolgt rekkingen voor het volgende j aar - aanzet t ot een beleidsst uk dat de grondslag m oet vorm en voor het beleid en de subsidie voor het volgende j aar. Art ikel 7 Funct iegroepen 1. 2.

3.

Er zij n vast e en t ij delij ke funct ies/ funct iegr oepen. Vast zij n: - secret ariaat ( incl. aut om at iser ing) - spreekuur - financiën - voorlicht ing - werving en opvang - scholing - ext erne vert egenwoordiging Hun t aak, werkw ij ze, sam enst elling en regels wordt in de bij lagen van dit reglem ent om schreven. Tij delij ke, zoals com m issies, e.d. kunnen worden ingest eld door het best uur.


4.

Funct iegroep spreekuur: Er zij n 3 spreekur en m et evenzovele aanspreekpersonen. Deze regelen onderling hoe de coördinat ie plaat s vindt . De coördinat ie bet reft : bij eenroepen van de m edewerkers, verslaglegging van de besluit en, zorg voor vert egenwoordiging naar de best uursvergadering, inwerken en begeleiden van nieuw e m edewerkers, en vraagbaak.

Art ikel 8 Financiën 1. Kleine kas De penningm eest er zorgt ervoor, dat niet m eer dan E. 50,= aanwezig is in de kas in de bij st andswinkel. 2. De penningm eest er m ag slecht s na overleg m et de voorzit t er uit gaven doen voor zaken, die niet expliciet goedgekeurd zij n in de begrot ing of de best uursvergadering. 3. I ndividuele best uur sleden m ogen slecht s na overleg m et de penningm eest er uit gaven doen voor zaken, die niet expliciet goedgekeurd zij n in de begrot ing of de best uursvergadering. 4. Medewerkers krij gen de kost en die zij m aken voor de Bij st andswinkel, na goedkeuring door de penningm eest er en/ of de voorzit t er, ver goed. 5. Medewerkers van de Bij st andswinkel kunnen hun vervoerskost en declareren bij de penningm eest er. De m axim ale vergoeding is gelij k aan het OV- t arief. 6. Declarat ies door m edewerkers vinden plaat s binnen 3 m aanden na gedane uit gaven en binnen het boekj aar, vergezeld door bet alingsbew ij zen. 7. De ont vangst en en bet alingen worden gedaan via de bank- of girorekening. Art ikel 9 Slot art ikel Over zaken die in dit reglem ent niet worden geregeld beslist het best uur.


--------------------------------------------------------------------------------%LMODJH'DJHOLMNVEHVWXXU --------------------------------------------------------------------------------1.1. Voorzit t er - geeft leiding aan de act ivit eit en van de st icht ing - bereidt het beleid van de st icht ing voor - t reedt op als woordvoerder van de st icht ing - onderhoudt de officiële cont act en naar buit en - neem t in spoedeisende gevallen besluit en nam ens het best uur, doch overlegt eerst m et andere best uursleden, en geeft nadien t en spoedigst e kennis van genoem de besluit en aan hen. 1.2. Secret ar is - verzorgt de form ele correspondent ie van het best uur - m eldt de m ut at ies in het best uur bij de kam er van Koophandel - houdt het roost er van aft reden van best uursleden bij - ziet t oe op het m aken van de agenda en de not ulen voor de best uursvergadering - coördineert de secret ariaat sfunct ies - coördineert de product ie van het j aarverslag 1.3. Penningm eest er - bereidt financieel beleid voor - voert financieel beleid uit - verzorgt bet alingen en ont vangst en - zorgt voor een goede adm inist rat ie en ver slaglegging, ook naar subsidiegevers - st elt begrot ingen en overzicht en op ( zie ook bij lage 9) - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - %LMODJH6HFUHWDULDDW - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Taken: 1. Beheer gebouw en invent aris 2. Beheer com put er en andere apparat uur 3. Beheer docum ent at ie en archief 4. Post behandeling 5. Bij houden van best anden, lij st en, m ededelingenbord e.d. Sam enst elling: Secret aris, com put erbeheerder, m edewerker secret ariaat , en anderen. 2.1. Beheer gebouw en invent ar is -

cont act m et andere gebruikers van het gebouw, cont act m et de verhuurder/ gem eent elij k beheerder en beveiligingsbedr ij f bij houden sleut ellij st bij houden invent ar is( lij st ) bij houden m ededelingenbord e.d.


2.2.

Beheer com put er en andere apparat uur ( afd. aut om at iser ing) Taak: - Verwerving en onderhoud van apparat uur . - Voorlicht ing geven aan m edewerkers over apparat uur - Archiver ing van com put erbest anden. Werkwij ze: - Er is een gebruikersinst ruct ie com put ersyst eem . - Er is een beveiligingsregeling com put ersyst eem en best anden. - Alleen na t oest em m ing van de com put erbeheerder is het t oegest aan om program m a’s t e inst alleren of w ij zigingen in het syst eem aan t e brengen.

2.3.

Beheer docum ent at ie en archief Taak: - Ordenen en bewaren van deze m at er ialen - Toegankelij kheid bevorderen

2.4.

Post behandeling Voor em ail geldt in pr incipe dezelfde procedure als voor post . Hiervoor best aat een inst ruct ie. 2.4.1. I nkom ende post Deze ( geen reclam e) wordt voorzien van een dat um en best em m ing, en ingeschreven in het post boek. De post wordt gesplit st in: a. docum ent at ie en t ij dschrift en b. br ieven. Ad a. Docum ent at ie en t ij dschrift en: - deze wordt op volgorde van dat um in een bakj e bewaard, zodat eenieder er kennis van kan nem en. Na ca 4 weken wordt het opgeborgen in het archief of docum ent at iesyst eem . Ad b. Brieven: b1- Urgent e post wordt zo spoedig m ogelij k doorgegeven aan en/ of besproken m et de daarvoor relevant e m edewerkers. b2- De overige post wordt verdeeld over de post bakj es. Zij n er brieven relevant voor een t weede funct iegroep of persoon, dan wordt een kopie gem aakt ( zonodig alleen van de eerst e pagina) . 2.4.2. Uit gaande post Deze wordt ingeschreven in het post boek. Uit gaande br ieven nam ens de SBW worden verst uurd na goed overleg m et een of m eer best uursleden.

2.5.

Bij houden best anden, lij st en, m ededelingenbord, e.d. Zie bij lage 8


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - %LMODJH([WHUQHYHUWHJHQZRRUGLJLQJ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 3.1. Cliënt enraad Sociale Voorzieningen Algem een De Cliënt enraad is een adviesraad om cliënt en van de afdeling Werk en Bij st and van de Gem eent e t e bet rekken bij de uit voering van de wet Werk en Bij st and en aanver want e wet t en. Ook vervult de Cliënt enraad een rol bij de ont w ikkeling en de uit voering van de lokale regelgeving op het gebied van sociale voorzieningen en arm oedebest rij ding. De Cliënt enraad vervult een signaalfunct ie. Sam enst elling De cliënt enraad best aat uit vert egenwoordigers van diverse organisat ies en client en. Werkwij ze De Cliënt enraad heeft gem iddeld zes keer per j aar Regulier ver leg m et de Wet houder Sociale Zaken, het Hoofd van de afdeling Werk en Bij st and en de Beleidsam bt enaar. Deze overlegvergaderingen zij n openbaar. Door de Beleidsam bt enaar en het Dagelij ks Best uur van de Cliënt enraad wordt de agenda opgest eld en voorbereid. Daarnaast heeft het Dagelij ks Best uur overleg m et de Wet houder. De client enraad heeft int ern over leg door m iddel van com m isies en vergaderingen. 3.2. Arm e kant van Zuid- Holland: WAO/ WI A Plat form Algem een De AKZH is een provinciaal vr ij w illigersnet werk van plaat selij ke en regionale organisat ies, die zich inzet t en t egen arm oede en sociale t weedeling. De AKZH behart igt de belangen van deze organisat ies en onderst eunt lokale init iat ieven. Signalen van m aat schappelij ke knelpunt en worden door het net werk vert aald in aanbevelingen voor de polit iek. Het WAO/ WI A Plat form Zuid- Holland, ressort erend onder de AKZH, is een overlegorgaan over de uit voer ing van de WI A. Sam enst elling Er zij n 4 leden, waar van een afgevaardigde van de SBW. Zij kom en 5- 6 m aal per j aar bij een in Den Haag.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - %LMODJH6SUHHNXXU - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ,QOHLGLQJ 1.

Het doel van het spreekuur is: - Onderst eunen en begeleiden van hen, die dat nodig vinden bij hun cont act en m et de gem eent elij ke en ander e ( sem i- ) overheidsinst ellingen. - Helpen bij het schrij ven van een bezwaarschrift of klacht enbr ief. Onderst eunen bij hoorzit t ing over bezwaar schrift of bij gesprek m et de klacht enconsulent ( gem eent e) .

- Verstrekken van informatie over uitkeringen en zo nodig doorverwijzen naar hulpverlenende instellingen. 2.

Gedragscode . De SBW is een onafhankelij ke organisat ie die m ensen adviseert in hun cont act en m et de ( sem i- ) overheid. Onze m edewerkers zij n bet rokken, m aar zij zij n nooit par t ij en st ellen zich ook niet als zodanig op. De cliënt en zij n zelf verant woordelij k voor de oplossing van hun probleem en de t e ondernem en act ie. Ze kunnen naar eigen keuze advies of concret e hulp van de SBW aanvaarden. De spreekuurhouders respect eren dit st andpunt . Dit houdt ook in, dat spreekuurhouders geen papieren van cliënt en in bezit hebben of houden of post adres zij n.

3.

Pr ivacycode. 1. Dossiers dienen alt ij d opgeborgen t e worden in de kast . 2. Als de cliënt dat w enst , wordt het form ulier anoniem ingevuld. 3. De vert rouwelij kheid ( wet op de privacy) wordt benadrukt : Het besprokene kom t niet naar buit en, inform at ie wordt in afgeslot en archief bewaard 4. Als er een niet - spr eekuurhouder bij het gesprek aanwezig is – b.v. een st agiaire - wordt gevr aagd of er bezwaar best aat t egen diens aanwezigheid. 5. I n gesprekken m et cliënt en worden geen nam en van andere cliënt en genoem d.

2YHUGHVSUHHNXXUKRXGHUV 1. 2. 3. 4. 5.

Er zij n 3 spreekuren, n.l. op dinsdagm orgen, woensdagavond en donderdagm iddag. Er is een roost er van spreekuurhouders en een dienst doende aanspreekpersoon/ coördinat or per spreekuur. De laat st e is t evens sleut elhouder. Een spreekuurhouder bericht bij verhinder ing bij t ij ds de dienst doende aanspreekpersoon. Er is een aankom st en vert rekinst ruct ie voor de dienst doende sleut elhouder. De spreekuurhouders kom en lx per m aand op een vrij dagm orgen bij een. Dit heet het spreekuurhoudersoverleg ( SHO) . I n dit over leg kunnen o.a. aan de orde kom en: hulpvragen van de voorgaande m aand, voorlicht ing aan de spreekuurhouders, en knelpunt en in de uit voering van de


bij st andsregels. Knelpunt en worden doorgegeven aan de SBW vert egenwoordiger( s) in de Cliënt enraad en andere ext erne overlegorganen. 2YHUGHFOLsQWHQ 1. Cliënt en worden t e w oord gest aan in volgorde van binnenkom st . Een afspraak is niet nodig. 2. Cliënt en die m ailen w orden doorverwezen naar het spreekuur. 3. Cliënt en m et consum ent enproblem en en problem en bet reffende de inkom st enbelast ing w orden doorverwezen. Ook voor andere problem en buit en ons kennisgebied is dit gewenst . 4. Cliënt en m et een hulpvraag, waarover al een j uridische procedure loopt , worden t erugverwezen. :HUNZLM]H 1. De t aak van spreekuurhouders is het geven van advies, inform at ie en begeleiding aan individuele hulpvragers 2. I n principe bepaalt de SBW welke spreekuurhouder( s) de cliënt t e woord st aat . Uit het oogpunt van obj ect ivit eit heeft een cliënt in de loop der t ij d cont act m et m eerdere spreekuurhouders. 3. Een gesprek wordt in principe gevoerd door 2 m edewerkers. Een nog niet ingewerkt e m edewerker voert nooit het gesprek alleen. Bij aanwezigheid van een 2e m edewerker wordt afgesproken, wie ( voornam elij k) het gesprek voert en wie not eert . 4. I n het gesprek m oet ant woord kom en op de volgende vragen: - wat de cliënt zelf al heeft gedaan, - of er andere of j uridische hulp is gezocht , - inzage van alle van belang zij nde papieren en bewij sst ukken, en - hoe de SBW de cliënt van dienst kan zij n. 5. Voor elke cliënt wordt een cliënt enform ulier ingevuld, waarop dir ect alle problem en en relevant e ont wikkelingen en afspraken worden genot eerd. Van belang is leesbaarheid, correct heid en volledigheid. Deze t .b.v. het j aarverslag. 6. I n overleg m et de cliënt kan de spreekuurhouder besluit en t ot het indienen van klacht en of bezwaarschrift en. Dit dient plaat s t e vinden na overleg m et een andere spreekuurhouder. Daarna wordt de event ueel opgest elde brief voorgelezen, en vast gest eld of de inhoud ervan voor de c liënt duidelij k is en t er ondert ekening aangeboden. 7.

Het cliënt gesprek wordt beslot en m et advies geven en afspraken m aken over het vervolg. De spreekuurhouder vergewist zich ervan, dat advies en afspraken voor cliënt duidelij k zij n.

$DQGDFKWVSXQWHQ 1. 2.

Vast st ellen of cliënt voldoende docum ent en en brieven m ee heeft gebracht , om geholpen t e kunnen worden. Erop bedacht zij n, dat er nog m eerdere m ogelij kheden voor de cliënt kunnen zij n in de uit keringssit uat ie van dat m om ent .


3. 4. 5. 6.

Als j e er m et de cliënt niet uit kom t zij n er diverse m ogelij kheden, zoals andere m edewerker, doorverwij zing naar een andere organisat ie, of vert ellen dat de bij st andswinkel de cliënt niet kan helpen. Bij verm oeden van fr auduleuze handelingen de cliënt w ij zen op st rafbaarheid en consequent ies daarvan. De bij st andsw inkel ver leent daaraan geen m edewerking. I nform at ie die relevant is voor andere spreekuurhouders wordt aan de bet reffende personen gem eld of genot eerd in de agenda. Het kopiëren van docum ent en van cliënt en behoort alleen bij uit zondering t e gebeuren.

.HQQLV 1. 2.

Nieuwe inform at ie over wet t en en regelingen, relevant voor het spreekuur, wordt verzam eld in een naslagm ap, gecoördineerd door het secret ariaat . Elke spreekuurhouders st elt zich op de hoogt e van de benodigde inform at ie over wet geving, uit voeringsregels en procedures.

3.

Bronnen van inform at ie zij n o.a. : Boeken en brochures Docum ent at ie Nieuwsbr ieven ont vangen per post en per em ail Cursussen ( in overleg) Naslagm ap m et recent e inform at ie I nt ernet : het WWW

9RRUGHDOOHPHGHZHUNHUV

1. 2. 3.

Medewerkers voeren geen privé gesprekken in de buurt van cliënt en. De behandelende m edewerker wordt t ij dens het gesprek niet gest oord. De behandelende m edewerker kan een beroep doen op een ander om iet s op t e zoeken.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - %LMODJH:HUYLQJHQRSYDQJ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Taak: - werven van nieuwe m edewerkers - opst ellen van t aakom schrij vingen, advert ent ies, vacat urelij st - voeren van int ake- , evaluat ie en exit gespr ekken - coördinat ie van inw erken van nieuwe m edewerkers Sam enst elling: - voorzit t er en enkele best uursleden/ m edewerkers Werkwij ze: - De werving vindt o.a. plaat s via de Vacat urebank vr ij w illigers en de websit e. - Er is een int akeform ulier. - De voorzit t er voert , event ueel sam en m et andere m edewerkers, het int akegesprek. Met de nieuwe m edewerker worden duidelij ke afspraken gem aakt over de t aak, en over inhoud en duur van de inwerkper iode.


- I nwerken vindt plaat s door de ( dienst doende) coördinat or van de funct iegroep, of onder diens verant woordelij kheid. - Nieuwe m edewerkers ondert ekenen een ( vr ij willigers) overeenkom st , waarin zij verklaren de st at ut en en het huishoudelij k reglem ent t e onderschrij ven. - Twee m aanden na int ake vindt een evaluat iegesprek plaat s. - Er is een inform at iem ap over de bij st andswinkel t er inzage voor de m edewerkers. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - %LMODJH9RRUOLFKWLQJ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Taak: Geven van voorlicht ing aan: m edia, cliënt en, eigen m edewerker s, en gem eent e en andere organisat ies, over zaken bet reffende de SBW. Sam enst elling: m edewerker voorlicht ing, een best uurslid, andere m edewerkers Werkzaam heden: 1. Schrij ven van art ikelen en persbericht en ( m edia) 2. Aanvullen en ordenen van folderkast en ( cliënt en, m edewerkers) Eigen publicat ies, zoals j aarverslag, folder, visit ekaart j e en websit e sam enst ellen en verspreiden ( m edia, cliënt en, organisat ies, m edewerkers) Bij houden van adreslij st en voor de verspreiding van j aarverslag en folder ( m edia, organisat ies) 3. Bij houden naslagm ap en andere bronnen van inform at ie ( m edewerkers) ( zie bij lage 4.6) . - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - %LMODJH6FKROLQJ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Taak:

Vergrot ing van kennis bij de m edewerkers van de SBW, relevant voor haar werkzaam heden. Het bet reft zowel inhoudelij ke ( sociale zekerheid) kennis voor spreekuurhouders, als kennis t er verbet ering van het funct ioneren in de organisat ie ( best uur, int erviewt echniek, enz.)

Sam enst elling: enkele best uursleden en/ of m edewerkers Werkwij ze: - Uit nodigen van sprekers die specifiek een onderwerp kunnen behandelen. Het kan hier ook gaan over eigen m edewerkers. - Deelnam e aan cursussen die de gem eent e en andere inst ellingen organiseren t .b.v. haar m edewerkers - Deelnam e aan cursussen van een opleidingsinst it uut - Een enkele m edewerker kan na het volgen van een zwaardere opleiding een cursus houden voor de overige m edewerkers. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -


%LMODJH)RUPXOLHUHQOLMVWHQEHVWDQGHQEHODQJULMNHVWXNNHQ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 8. 1. Form ulieren: Onder beheer van: sleut el uit gift e en innam e int ake nieuwe m edewerkers vr ij willigersovereenkom st m aandt ellingsform ulier cliënt enform ulier

secret ariaat : beheer werving en opvang werving en select ie spreekuur spreekuur

8.2. Lij st en/ inst ruct ies: inst ruct ie voor em ailverwerking secret ariaat : aut om at iser ing com put erinst ruct ie secret ariaat : aut om at iser ing handleiding voor beveiliging com put er: secret ariaat : aut om at iser ing invent ar is secret ariaat aankom st - en vert rekinst ruct ie secret ariaat verzendlij st j aarverslag secret ariaat verj aardagen secret ariaat adressen m edewerkers secret ariaat roost er van aft reden secret aris t aakverdeling secret aris vacat ures werving en opvang t aakom schrij vingen werving en opvang TAN codelij st en penningm eest er 8 .3. Belangr ij ke st ukken Best uur:

Financiën:

st at ut en huishoudelij k reglem ent j aarverslag ( per j aar) halfj aarsverslag verzekeringspolis inboedel verzekeringspolis aansprakelij kheid begrot ing ( per j aar) financieel j aarverslag ( per j aar) subsidieaanvragen

Huurcont ract Garant iebewij zen en handleidingen apparat uur

---------------------------------------------------------------%LMODJH)LQDQFLsQ ---------------------------------------------------------------Naast het bepaalde in Bij lage 1.3. ( t aak penningm eest er) is er een beheerder van de kleine kas. Deze beheert ook de post zegels. ------------------------- ------------------------------------------------


Pagina 1 van 11 Huishoudelijk reglement SBW

Recommend Documents