VERZUIMPROTOCOL 2014 – 2015 Nijmeegse Scholengemeenschap Groenewoud
1
INHOUDSOPGAVE
Inleiding ................................................................................................................................. 3 1
NSG regels en afspraken ............................................................................................... 4 1.1 Algemeen ................................................................................................................. 4 1.2 Gebruik Magister ...................................................................................................... 4
2
Wettelijke bepalingen aangaande verlof ......................................................................... 5
3
Definities geoorloofd en ongeoorloofd verzuim ............................................................... 5
4
Voor ouders: afspraken en regels bij geoorloofd verzuim. .............................................. 6
5
Voor leerlingen: afspraken en regels bij ongeoorloofd verzuim ....................................... 9
6
Voor docenten: regels en afspraken omtrent verzuimregistratie, inhalen toetsen en niet gewenst gedrag van leerlingen ......................................................................................12
7
Bereikbaarheid tijdens schooltijd. ..................................................................................14
2
Inleiding In het protocol, dat nu voor u ligt, staan de regels omschreven die de NSG in het schooljaar 2014 – 2015 hanteert voor het registreren van aanwezigheid, verzuim én de afhandeling daarvan. Op enkele essentiële punten zijn er wijzigingen ten opzichte van het vorige schooljaar, op andere punten weer niet. Daarom raden wij u dringend aan om dit document goed te lezen. Binnen de NSG zijn 2 verzuimcoördinatoren werkzaam. Zij voeren zowel de administratie omtrent aanwezigheid en verzuim uit, als alle aspecten van communicatie die daarop betrekking hebben. Daarbij werken zij o.a. nauw samen met ouders, leerlingen, mentoren, afdelingsleiders en schoolleiding. Met ingang van het schooljaar 2014 – 2015 zal het takenpakket van de verzuimcoördinatoren worden uitgebreid. Was dit eerst alles wat met aanwezigheid en verzuim te maken heeft, dit wordt uitgebreid met diverse aanvullende diensten voor leerlingen: van opvang bij lesverwijdering tot het ophalen van ingenomen mobieltje, van het inleveren van formulieren tot een vraagbaak voor praktische zaken voor alle leerlingen. Wij noemen dit het leerlingenloket! Vandaar dat met ingang van dit schooljaar de benaming van de functie verzuimcoördinator zal veranderen naar coördinator leerlingenloket! Coördinator leerlingenloket voor de onderbouw is Martin Pelgrom (klas 1 t/m 3 en T4) Coördinator leerlingenloket voor de bovenbouw is Irma van de Kamp (klas 4 en hoger) In dit document wordt aangegeven welke afspraken er op de NSG zijn als er sprake is van geoorloofd én ongeoorloofd verzuim. Een niet onbelangrijk onderdeel van dit verzuimprotocol is dat gedeelte waarin wordt omschreven wat de NSG van leerlingen en ouders verwacht om alles omtrent aanwezigheid én verzuim in goede banen te leiden. Communicatie is daarbij het sleutelwoord. De wet op het Onderwijs maakt dat in Nederland alle scholen wettelijk verplicht zijn om alle vormen van verzuim, geoorloofd én ongeoorloofd, te registreren. Scholen worden met enige regelmaat gecontroleerd door de Inspectie van het Onderwijs op het correct en volgens de actuele regelgeving registreren. In de regio Nijmegen is aan het einde van schooljaar 2012 – 2013 door Bureau Leerplicht een regionaal verzuimprotocol ontwikkeld. Dit document is ontstaan in samenspraak met scholen in Nijmegen en omgeving, voor basis-, middelbaar- en beroepsonderwijs. Ook de NSG heeft zich met het beleid in dit protocol geconformeerd. Dit komt onder andere tot uiting in de regels en afspraken die in dit verzuimprotocol zijn vastgelegd. Bureau Leerplicht heeft in schooljaar 2013-2014 veel scholen bezocht om te onderzoeken in hoeverre zij het regionale verzuimprotocol uitvoeren en zich aan de gemaakte afspraken houden. Ook de situatie op de NSG is onderzocht. De leerplichtambtenaren hebben daarbij geconstateerd dat de NSG op alle punten ruimschoots voldoet aan de eisen die in het regionaal verzuimprotocol zijn opgenomen. Het regionaal verzuimprotocol vindt u op onze website: www.nsg-groenewoud.nl.
3
1
1.1 -
-
1.2
NSG regels en afspraken
Algemeen Op de NSG komt elke leerling en elke docent goed voorbereid én op tijd in de les. Elke leerling controleert voor de start van de lessen of er belangrijke e-mail berichten van school zijn, of er roosterwijzigingen zijn, controleert zijn/haar agenda in Magister en zorgt ervoor dat het opgegeven huiswerk is gemaakt en heeft alle spullen bij zich die nodig zijn om de les goed te volgen. Iedere leerling heeft een kluisje zodat schoolspullen, die even niet nodig zijn, opgeborgen kunnen worden. Afspraak is afspraak. Regels en afspraken gelden voor iedere leerling en daarmee dus ook voor de leerlingen die 18+ zijn. Gebruik Magister
Leerlingen, ouders, onderwijzend personeel, afdelingsleiders en de coördinatoren leerlingenloket van de NSG hebben de beschikking over Magister. Dit is het softwareprogramma dat de NSG gebruikt om o.a. alle vermeldingen met betrekking tot verzuim te registreren. Wij verwachten van leerlingen en ouders dat zij met regelmaat (bij voorkeur minimaal 1 maal per week) Magister raadplegen op juistheid van de vermeldingen. Van docenten en de coördinatoren leerlingenloket wordt verwacht dat zij hun vermeldingen in Magister correct invoeren. De volgende (belangrijkste) codes worden in Magister gebruikt (vet/zwart: geoorloofd, cursief/rood: ongeoorloofd): Zg = Ziek gemeld Zi = Ziek verklaard Mg = Medisch bezoek gemeld Mb = Medisch bezoek verklaard Bu = Buitenschoolse activiteit Fa = Familieomstandigheden Ov = Overmacht Ve = Verlof met toestemming Ab = Absent Az = Absent bij verzuim La = Te Laat Lz = Te Laat bij verzuim On = Ongeoorloofd absent afgehandeld Oz = Ongeoorloofd absent bij verzuim afgehandeld Ot = Ongeoorloofd te-laat afgehandeld Tz = Te laat bij verzuim afgehandeld Nb: Een ziekmelding of melding medisch bezoek wordt in eerste instantie als ongeoorloofd (in rood: Zg of Mg) genoteerd totdat een verklaring van ouders is ontvangen en verwerkt. Pas daarna wordt de ziekmelding of het medisch bezoek als geoorloofd weergegeven (in zwart: Zi of Mb). U kunt de afwezigheidsverklaring hier downloaden. Als ongeoorloofd verzuim is gecompenseerd verandert alleen de code, de vermelding zelf in rood blijft staan.
4
2
Wettelijke bepalingen aangaande verlof
De procedure rondom verlof, die wordt aangevraagd voorafgaande of aansluitend aan een vakantieperiode die door school is vastgesteld, behoeft nadere toelichting. Aan dit verlof zijn wettelijke criteria verbonden. De rector mag slechts bij hoge uitzondering aan leerlingen extra vakantieverlof verlenen. Dit verlof wordt alleen gegeven wanneer ouders kunnen aantonen dat vanwege de specifieke aard van het beroep van één van de ouders het onmogelijk is binnen de schoolvakanties op vakantie te gaan. Extra vakantieverlof mag nooit verleend worden in de eerste twee lesweken van het schooljaar. Ouders/verzorgers dienen dit extra verlof schriftelijk, minimaal acht weken van tevoren, bij de rector aan te vragen. Hiervoor moeten zij gebruik maken van het speciale verlofformulier dat op school of bij het Bureau Leerplicht van de gemeente verkrijgbaar is. Het verlof mag slechts één keer per jaar en voor ten hoogste tien dagen worden verleend. Voor alle andere gevallen van afwezigheid, zoals het vieren van een religieuze feestdag of het afnemen van een rijexamen is vooraf toestemming vereist van de afdelingsleider. Hiervoor dient u, als ouder/verzorger, minimaal 5 lesdagen voorafgaande aan het verlof via de verlofkaart of per e-mail (
[email protected]) een verzoek voor bijzonder verlof in. Uw verzoek wordt, ter beoordeling, voorgelegd aan de afdelingsleider van uw kind. Wordt tijdens het verlof een toets afgenomen dan is de leerling zelf verantwoordelijk voor het inhalen hiervan. Uiteraard wordt u, via de coördinator leerlingenloket, op de hoogte gebracht van de beslissing van de afdelingsleider. 3
Definities geoorloofd en ongeoorloofd verzuim
In de Onderwijswet is vastgelegd wat wordt verstaan onder geoorloofd en ongeoorloofd verzuim. Er wordt gesproken over geoorloofd verzuim als een leerling afwezig is vanwege: Ziekte. Een medisch bezoek dat niet buiten lestijden geregeld kan worden. Een buitenschoolse activiteit (met toestemming van de afdelingsleider). Familieomstandigheden (met toestemming van de afdelingsleider). Bijzonder verlof (met toestemming van de afdelingsleider). Onder ongeoorloofd verzuim wordt verstaan: Het te laat komen door de leerling, zonder dat daar een gegronde reden tegenover staat. Het niet aanwezig zijn tijdens één of meerdere lessen, zonder dat daar een gegronde reden tegenover staat. Dit wordt gezien als spijbelen. Het niet verschijnen op afspraken met de Coördinator leerlingenloket, de RTmedewerker of tijdens toetsen die buiten de reguliere lessen om afgenomen worden (bv. Idioomtoetsen).
5
4
Voor ouders: afspraken en regels bij geoorloofd verzuim.
Het betreft hier belangrijke en praktische informatie voor ouders. Het is ook goed als leerlingen hiervan op de hoogte zijn. De NSG adviseert ouders dringend om kritisch te zijn t.a.v. het ziekmelden van hun kind. Ook bij het plannen van medische bezoeken adviseren wij ouders om zelf de regie in handen houden. Daardoor zou het mogelijk moeten zijn om afspraken zoveel mogelijk buiten schooltijd te maken. Hierdoor worden het onderwijsproces én de lessen zo min mogelijk verstoord! Hoe meld ik mijn kind ziek? Ziekmelden gebeurt uitsluitend door ouders/verzorgers. U meldt uw kind telefonisch ziek. Bij voorkeur tussen 07.45 uur en 09.00 uur zodat de coördinator leerlingenloket dit voorafgaande aan de lessen in Magister kan verwerken. Daardoor zijn docenten op de hoogte van de afwezigheid van uw kind. Dagelijks ziekmelden heeft absoluut de voorkeur, het is echter geen verplichting. Is er geen ziekmelding ontvangen dan is het voor docenten onduidelijk waar uw kind op dat moment is en registreren zij absenties. Als het niet anders mogelijk is dan kunt u uw kind via de website ziekmelden (tabblad ‘Ouders’, onder ‘Verzuim’). Daar vindt u een link naar het mailadres van de coördinatoren leerlingenloket zodat zij uw ziekmelding digitaal kunnen verwerken. Voor leerlingen vanaf klas 3 geldt dat binnen 2 dagen na afloop van de ziekteperiode, ongeacht de wijze waarop u uw kind ziek heeft gemeld, uw kind een volledig ingevulde en ondertekende afwezigheidsverklaring inlevert. De afwezigheidsverklaring is door leerlingen af te halen bij het leerlingenloket en te downloaden via de website van de school. Hoe handel ik als mijn kind ziek is tijdens een toetsweek? Mocht uw kind tijdens een toetsweek ziek zijn of ziek worden, dan is het wel noodzakelijk dat u uw kind dagelijks ziek meldt, voorafgaande aan de toets en bij voorkeur telefonisch. Bovendien verwachten wij van u, als ouder, achteraf een schriftelijke bevestiging. Voor de bovenbouw (klas 4 en hoger én T3 en T4) verwijzen wij u naar het PTA en examenreglement als het gaat om herkansbare toetsen. Hierin zijn de regels en handelswijze bij het missen van toetsen omschreven (dit i.v.m. herkansingen). Van leerlingen in de onderbouw (klas 1 t/m 3) wordt verwacht dat zij zo snel mogelijk contact opnemen met hun eigen vakdocent om een afspraak te maken voor het inhalen van de toets. Hoe meld ik een medisch bezoek? U meldt een medisch bezoek altijd vooraf. Dit kan telefonisch of via een volledig ingevulde en ondertekende afwezigheidsverklaring. De coördinator leerlingenloket verwerkt dit in Magister. Als berichtgeving over de afwezigheid van uw kind achterwege blijft, is het voor docenten onduidelijk waar uw kind op dat moment is en registreren zij absenties. De afwezigheidsverklaring is door leerlingen af te halen bij het leerlingenloket en te downloaden via de website van de school. Mijn kind wordt door school naar de schoolarts doorverwezen. Waarom is dat? Elke leerling kan ziek worden of zal een keer arts moeten bezoeken. Vanuit de Onderwijswet zijn richtlijnen opgesteld t.a.v. ziekteverzuim waar scholen zich aan moeten houden. Melding bij de schoolarts vindt plaats: Als een leerling meer dan 4 keer (of vaker) een dag / meerdere dagen ziek wordt gemeld. 6
-
Als een leerling langdurig ziek is (meer dan 60 lesuren in totaal). Als een leerling zich regelmatig bij de coördinator leerlingenloket afmeldt omdat hij/zij zich ziek voelt. Als een leerling vaak wordt afgemeld vanwege medische bezoeken. Bovenstaande criteria gelden zeker als er bij de mentor van uw kind geen specifieke achtergrond t.a.v. ziekte en/of medische bezoeken bekend is. Een uitnodiging voor de schoolarts is niet vrijblijvend! Sterker nog, blijft uw kind weg bij deze afspraak, dan is school wettelijk verplicht dit te melden bij bureau Leerplichtzaken van uw gemeente. Vanwege het bovenstaande is het van belang dat u, via de mentor van uw kind, de school op de hoogte stelt als er sprake is van een specifiek ziektebeeld. Het is de taak van de coördinator leerlingenloket om bij opvallend ziekteverzuim de mentor en afdelingsleider van uw kind hierop te attenderen. De mentor van uw kind zal altijd eerst contact met u opnemen. Hoe vraag ik verlof aan? Verlof kan worden aangevraagd en verleend voor bijvoorbeeld afwezigheid vanwege familieomstandigheden, theorie- en praktijkexamens scooter / brommer / auto, religieuze feestdagen, bijzondere situaties enzovoort. Nb: voor rijlessen (scooter / brommer / auto) wordt geen verlof verleend). Om verlof aan te vragen kan uw kind een verlofkaart afhalen bij het leerlingenloket of stuurt u uw verzoek met relevante informatie per mail (
[email protected]) naar de coördinator leerlingenloket. U kunt de verlofkaart hier downloaden. Uw verzoek tot verlof ontvangen wij minimaal 5 lesdagen voorafgaande aan het verlof, voorzien van toelichting én handtekening van één van de ouders. De afdelingsleider van uw kind zal uw aanvraag beoordelen. De coördinator leerlingenloket stelt u uiteraard op de hoogte van zijn/haar beslissing. Verlofaanvragen voor een periode van 10 dagen of langer, of verlof aansluitend of voorafgaande aan reguliere schoolvakanties worden altijd ter beoordeling voorgelegd aan de rector. Zie verder hoofdstuk 2: Wettelijke bepalingen aangaande verlof. Na overleg met de betreffende afdelingsleider neemt de rector een besluit. Tijdens het verlof wordt van uw kind verwacht dat hij/zij alle zaken voor school in orde houdt én heeft en waar nodig afspraken maakt met betreffende docenten. Hoe geef ik een buitenschoolse activiteit door? Is uw kind van plan om een open dag te bezoeken, heeft het een intakegesprek bij zijn/haar vervolgopleiding of een andere activiteit die niet via school geregeld wordt, dan moet daarvoor speciaal verlof worden aangevraagd. Bij de coördinatoren leerlingenloket is hiervoor een verlofkaart verkrijgbaar. U heeft deze kaart ook aan het begin van dit schooljaar ontvangen. Deze kaart moet volledig worden ingevuld en voorzien zijn van de handtekening van één van de ouders én de mentor. Minimaal 2 lesdagen voorafgaande aan de activiteit moet deze kaart bij de coördinator leerlingenloket ingeleverd worden. Tijdens zijn/haar afwezigheid wordt van uw kind verwacht dat hij/zij alle zaken voor school in orde houdt én heeft en waar nodig afspraken maakt met betreffende docenten. Hoe moet ik handelen als mijn kind niet kan deelnemen aan de gymles? Als uw kind, door wat voor persoonlijke omstandigheden ook, niet in staat is aan de gymlessen deel te nemen, beoordeelt de betreffende docent wat een leerling wel kan en mag doen tijdens de lessen. Daarom worden ziekmeldingen uitsluitend voor gymlessen niet geaccepteerd. De leerling zal aanwezig moeten zijn. Uw kind zal, bij voorkeur, op aangepaste wijze aan de gymles deelnemen. Door uw kind op deze manier te betrekken bij de gymlessen blijft deze betrokken bij het groepsproces. Ter 7
informatie van de docent geeft u uw kind een briefje mee waarin u omschrijft wat er aan de hand is en waarom uw kind niet kan deelnemen aan de gymles. Als er belangrijke adviezen van arts/fysiotherapeut zijn geeft u tevens aan wat uw kind wel mag/kan doen. De docent zal hier zeker rekening mee houden. In bijzondere gevallen kan vrijstelling voor de gymlessen gevraagd worden. De afdelingsleider van uw kind kan u daarover informeren en bij hem/haar kunt u een verzoek hiervoor indienen. Een dergelijk verzoek moet uiteraard gepaard gaan van een (recente) medische verklaring. Hoe ga ik om met het verzuimoverzicht van mijn kind in Magister? Het verzuimoverzicht in Magister is niet alleen een verantwoordelijkheid van de NSG maar ook van ouders (en leerlingen). De NSG verwacht van u dat u minimaal 1 á 2 x per week het verzuimoverzicht van uw kind bekijkt en actie onderneemt als er onjuiste vermeldingen in staan. Hierbij kunt u, als ouder, denken aan: Ik heb de ziektedag (of -dagen) van mijn kind nog niet bevestigd via de afwezigheidsverklaring. Heeft mijn kind de afwezigheidsverklaring, die ik hem/haar heb meegegeven, wel ingeleverd. Ik ben vergeten om een medisch bezoek door te geven. Dagelijks gaan de coördinatoren leerlingenloket de school in. Zij spreken kort met leerlingen over: Ziekte-uren of medische bezoeken die (nog) niet verklaard zijn. Absentievermeldingen of te-laat meldingen. Er is iets gebeurd waar mijn kind niets aan kon doen. Hoe is dat op te lossen? Als u samen met uw kind tot de conclusie bent gekomen dat een te-laat melding of absentie buiten zijn/haar schuld is ontstaan, stuurt u dan een toelichting/verklaring per e-mail naar
[email protected]. Op basis van uw verklaring, of na overleg met direct betrokkenen, kan de coördinator leerlingenloket de vermelding in Magister aanpassen. Hoe stel ik een vraag over het verzuim van mijn kind? U stuurt een e-mail naar
[email protected] waarin u uw vraag stelt. Vermeldt daarbij duidelijk naam en klas van uw kind. U ontvangt zo snel mogelijk een antwoord van één van de coördinatoren leerlingenloket. Mijn kind moet naar leerplichtambtenaar. Waarom is dat? Zie ook pagina 5 wettelijke bepalingen. Alle scholen in Nederland, ook de NSG, dienen zich te houden aan de wettelijke voorschriften t.a.v. verzuim. Als verzuim bepaalde grenzen overschrijdt is elke school wettelijk verplicht daarvan melding te maken. De afdelingsleider van uw kind wordt door de coördinator leerlingenloket geadviseerd om via DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs) uw kind aan te melden bij Bureau Leerplicht (in de gemeente waar u woont) als er sprake is van: 16 uur of meer onverklaard absent in een periode van 4 weken (dit betreft absenties én te-laat komen bij elkaar). 10 keer te-laat komen (gedurende een heel schooljaar). Luxe verzuim (een ‘dagje eerder’ op vakantie gaan zonder toestemming van de afdelingsleider). Zogenaamd signaalverzuim (het verzuimgedrag geeft een opvallend beeld aan). Opvallend ziekteverzuim (veelvuldig, zonder duidelijke medische redenen, niet conform bekend ziektebeeld).
8
5
Voor leerlingen: afspraken en regels bij ongeoorloofd verzuim
Dit is belangrijke en praktische informatie voor leerlingen. Het is ook goed als ouders hiervan op de hoogte zijn. In de praktijk blijkt helaas dat niet iedere leerling wil (of kan) voldoen aan de verplichting om tijdens elke les - op tijd - aanwezig te zijn. Wordt jij gemist tijdens een les dan registreert je docent een absentie. Kom je te laat in de les dan registreert je docent een te-laat melding. Ik ben absent gemeld, wat nu? Ongeoorloofde afwezigheid wordt op de NSG niet geaccepteerd. De coördinator leerlingenloket spreekt je aan op je afwezigheid. Als wordt geconstateerd dat er sprake is geweest van bewust niet naar de les komen (zelfs verslapen valt daar onder!) dan zijn daar uiteraard consequenties aan verbonden: voor ieder lesuur dat je afwezig was haal je 2 roostervrije uren in (in lokaal 108). Dit wordt zoveel mogelijk gepland voorafgaande of aan het einde van je lesdag, met uitzondering van het 0e uur (dit lesuur is bedoeld voor het melden na een te-laat melding). Het spreekt voor zich dat absenties zo snel mogelijk gecompenseerd worden. De coördinator leerlingenloket wijzigt de absentie(s) (Ab/Az) in On/Oz nadat je de afgesproken lesuren hebt ingehaald. Bij 5 absenties of meer zal de coördinator leerlingenloket je mentor hierop attenderen. Bij 10 of meer absenties wordt je afdelingsleider hierop geattendeerd. Je aan- en afwezigheid wordt dus scherp in de gaten gehouden! De compensatiemaatregel is standaard. De coördinator leerlingenloket kan en mag anders beslissen. Dit kan afhankelijk zijn van bijvoorbeeld je verzuimoverzicht, achtergronden bij het verzuim, tijdstip van het verzuim, de mogelijkheden in je rooster of als er verbetering in je verzuimgedrag te zien is. Ik ben te-laat gemeld, wat nu? Kom je te-laat dan is de consequentie dat je de eerstvolgende lesdag stipt om 08.00 uur meldt in lokaal 108 (tijdens toetsweken gelden individuele afspraken). Heb je die eerstvolgende lesdag het 1e én 2e lesuur vrij (volgens je actuele rooster) dan verschuift het melden naar de daaropvolgende lesdag. Mocht je na 08.00 uur het lokaal binnenkomen zonder dat daar een gegronde reden voor is, noteert de coördinator leerlingenloket een te-laat melding (Lz) in Magister. Consequentie is dat je de eerstvolgende lesdag alsnog 1 keer om 08.00 uur komt melden om deze te-laat melding te compenseren. Als jij je helemaal niet meldt, wordt er een absentie (Az) in Magister opgenomen. Dit wordt genoteerd bij het 9e lesuur. Consequentie is dat je alsnog 1 keer om 08.00 uur komt melden om de te-laat melding te compenseren én 2 uur moet inhalen, voorafgaande aan/aan het einde van je lesdag, om de absentie (Az) te compenseren. De coördinator leerlingenloket wijzigt de te-laat melding La/Lz in Ot/Tz als je de te-laat melding hebt gecompenseerd. Er is iets gebeurd waar ik niets aan kon doen, wat nu? Het kan voorkomen dat je een geldige verklaring hebt voor het te-laat komen of afwezig zijn. Als dat het geval is, overleg dan diezelfde dag nog met één van de coördinatoren leerlingenloket. Ik moet van mijn docent een uur nablijven. Hoe gaat dat in z’n werk? Jouw docent vindt dat je een uur na moet blijven. Je docent stuurt je naar het leerlingenloket om direct een afspraak hiervoor te maken. Je krijgt van de coördinatoren leerlingenloket een briefje mee waarop staat op welke dag en tijdens welk lesuur je nablijft. 9
Als je docent je tijdens zijn/haar les absoluut niet kan missen, stuurt je docent een mail naar de coördinatoren leerlingenloket en geeft daarin aan dat je moet nablijven en hoeveel uur (bv. 1 of 2 uur). Diezelfde dag nog worden deze uren in Magister ingepland. Je kijkt diezelfde avond in de agenda in Magister om te zien wanneer dat is. Kom je deze afspraak na, dan is het afgehandeld. Blijf je echter weg, dan wordt er een absentie in Magister opgenomen (Az). Ik ben uit de les verwijderd door mijn docent. Wat moet ik doen? Als je door je docent uit zijn/haar les bent verwijderd, meldt jij je meteen bij het leerlingenloket. Daar zal gevraagd worden wat er is gebeurd. Vervolgens vul je een formulier in waarbij je nog eens rustig kijkt naar wat er is gebeurd en wat anders had gekund. Aan het einde van de les, in de eerstvolgende pauze maar uiterlijk diezelfde lesdag ga je, met dit formulier, naar de docent die je heeft verwijderd en bespreekt datgene wat je hebt opgeschreven. Je docent bepaalt wat de consequentie zal zijn. Hierna ga je naar het leerlingenloket om afspraken te maken. De coördinator leerlingenloket kan ook beslissen om je eerst naar je afdelingsleider te sturen. Ik heb, om geoorloofde redenen, een toets gemist. Wat kan ik doen? Zodra je weer op school bent maak je zo snel mogelijk met je docent een afspraak om de toets in te halen. Hoe eerder je dit doet hoe beter! Je haalt de toets als volgt in: Onder toezicht van je docent. Na afspraak met je docent tijdens het 7e en/of 8e lesuur in lokaal 607 (denk aan legitimatie, dus je schoolpas). Laat je het (helaas) na om een afspraak met je docent te maken, dan wordt je de eerstvolgende maandagmorgen (na het missen van de toets) om 08.00 uur (= 0e uur) verwacht in lokaal 108 om dan de toets alsnog te maken. Kun je de inhaalafspraak niet nakomen en heb je daarvoor een geldige reden dan maak je zo snel mogelijk een nieuwe afspraak. Ik voel mij ziek, wil naar huis maar heb nog les, wat nu? Je meldt je bij het leerlingenloket (B1 leerlingen bij de conciërge in het brugklasgebouw). De coördinator leerlingenloket informeert eerst naar je klacht en beslist ter plekke, in overleg met jou, wat voor jou het beste is. Zorg ervoor dat je altijd medicatie bij je hebt die je zelf gewend bent te gebruiken. Dat kan paracetamol zijn, pijnstillers bij menstruatiepijn of bij migraine. Het is de bedoeling, dat je zo lang als mogelijk is op school blijft. Als de coördinator inschat dat je, eventueel met bv. een paracetamol, nog op school kunt blijven, mag je niet naar huis. In het uiterste geval is het je afdelingsleider die hierover een beslissing neemt. De coördinator neemt telefonisch contact op met één van je ouders. Je hebt dus altijd een telefoonnummer (mobiel- en/of werknummer) van je ouder(s) bij je waarop zij bereikbaar zijn. Ik voel mij ziek, wil naar huis maar heb nog een toets, wat nu? Je meldt je eerst bij het leerlingenloket (B1 leerlingen bij de conciërge in het brugklasgebouw). De coördinator leerlingenloket informeert behalve naar je klacht ook naar eventuele toetsen tijdens de lesdag. Heb je nog een toets dan zal er meteen overleg plaatsvinden met je afdelingsleider (bij afwezigheid diens vervanger). Hierna stel je de coördinator leerlingenloket op de hoogte van de beslissing van je afdelingsleider. Zie verder ook de procedure hierboven (“Ik voel mij ziek, wil naar huis maar heb nog les, wat nu?”). Ik kan niet meedoen met de gymles. Wat moet ik doen? Als je, door wat voor omstandigheden dan ook, niet kunt meedoen aan de gymles is het absoluut niet de bedoeling dat je bij deze lessen wegblijft! Je meldt je aan het begin van de gymles, met een briefje van je ouders met een toelichting. Je docent bepaalt wat je tijdens de 10
gymles kunt doen. Wegblijven zonder opgaaf van reden wordt gezien als spijbelen. Heb je bijvoorbeeld vanwege een langdurige blessure, een aantal lessen gym gemist, dan maak je een vervangende (schriftelijke) opdracht. Je docent vertelt je daar meer over. Ik volg in de bovenbouw een extra vak, wat moet ik regelen? Als je een extra vak (of vakken) volgt zal dit soms in je rooster passen, soms niet. Daarom is het belangrijk dat je hierover goed met betreffende docenten communiceert. Ga als volgt te werk: Vul het speciale formulier ‘Verklaring bij extra vakken’ in (verkrijgbaar bij de coördinator leerlingenloket bovenbouw of je afdelingsleider). Spreek met je docenten af wanneer je hun les kunt volgen en wanneer niet. Laat alle betrokken docenten het hierboven genoemde formulier ondertekenen. Overleg met de coördinator leerlingenloket bovenbouw en bekijk samen wat het beste past. Als er bij één van deze lessen een toets gepland staat, gaat deze altijd voor! Controleer zelf zeer regelmatig in Magister of er geen (foutieve) absentiemeldingen genoteerd staan die verband houden met het extra vak (of de extra vakken). Meld problemen bij de coördinator leerlingenloket bovenbouw. Hoe ga ik om met mijn verzuimoverzicht in Magister? Het verzuimoverzicht in Magister is niet alleen een verantwoordelijkheid van de NSG maar ook van jou (en je ouders). De NSG verwacht dan ook van jou dat je minimaal 1 á 2 x per week je verzuimoverzicht bekijkt en actie onderneemt als er onjuiste vermeldingen in staan. Zijn de vermeldingen in jouw optiek niet correct, bespreek dit dan zo snel mogelijk de juiste persoon: Je ouders (als het gaat om een verklaring die alleen door je ouders gedaan mag worden). Je docent (als het gaat om absentie(s) of te-laat meldingen waar je het niet meer eens bent. Probeer met je docent tot overeenstemming te komen). Dagelijks gaan de coördinatoren leerlingenloket de school in. Zij spreken kort met je over: Ziekte-uren of medische bezoeken die (nog) niet verklaard zijn. Absentievermeldingen of te-laat meldingen. Ben je het met een vermelding in Magister niet eens, of hebben je ouders een verklaring vergeten door te geven, dan heb je maximaal 10 lesdagen de tijd om dit in orde te maken. Na het verstrijken van deze termijn vervalt dit recht en worden de betreffende vermeldingen als ongeoorloofd beschouwd. Mijn docent is niet (op tijd) bij het leslokaal, wat nu? Als je docent na de 2e bel nog niet bij het lokaal is, dat in het rooster vermeldt staat, blijf je met je klas rustig bij het lokaal wachten. Is je docent er na 5 minuten nog niet, dan gaan 2 leerlingen naar de roostermaker (kamer 412). Als blijkt dat de les uitvalt dan blijf je op school en bepaal je zelf waar je wilt gaan werken. Bij vervanging volg je de aanwijzingen van de vervangende docent op, je les gaat immers gewoon door. Komt er geen vervangende docent en ook de roostermaker heeft geen duidelijk antwoord, dan zoek je contact met je afdelingsleider (bij afwezigheid diens vervanger).
11
6
Voor docenten: regels en afspraken omtrent verzuimregistratie, inhalen toetsen en niet gewenst gedrag van leerlingen
Welke invloed heeft mijn meldwijze in Magister op het verzuim van leerlingen? Elke registratie die je als docent in Magister noteert, heeft invloed op het verzuimoverzicht van een leerling: Meld je een leerling absent terwijl deze present is, dan wordt de leerling daar ten onterechte op aangesproken door de coördinator leerlingenloket (en niet jij, als docent). Overschrijf je een vermelding in Magister, die door één van de coördinatoren leerlingenloket is opgenomen, dan ontstaat er een foutief beeld. Bijvoorbeeld: een leerling ia afwezig vanwege familieomstandigheden (b.v. uitvaart van een dierbaar familielid) en je overschrijft de melding dan verschijnt er een absentie. Dit kan pijnlijk zijn om in het verzuimoverzicht te zien. Het moeten corrigeren van verkeerde vermeldingen in Magister bezorgt andere collega’s extra werk. Ik geef les aan leerlingen die extra vakken volgen. Hoe verwerk ik dit in Magister? Leerlingen die een extra vak (of vakken) volgen zullen met jou, als docent, afspraken maken over het tijdstip dat zij bij jou je les volgen. Soms past dit extra vak in hun rooster, soms niet. Technisch gezien is het niet mogelijk om dit in Magister te regelen. Je leerling zal aangeven of en wanneer hij/zij in jouw les aanwezig is. Op basis daarvan meldt je de leerling present (of absent). Mocht er al een vermelding in Magister staan, controleer dan goed wat er (al) staat en bepaal op basis daarvan je keuze. Heeft je leerling bij het ‘andere’ vak een toets, dan gaat deze voor. Ik ben mentor. Welke rol heb ik t.a.v. aanwezigheid en verzuim van mijn mentorleerlingen? Als mentor ben je in de eerste plaats het aanspreekpunt voor je leerlingen. Verzuim is ook een belangrijk aandachtspunt. Verzuim kan een signaal over het welbevinden van je mentorleerling. Hoewel de coördinatoren leerlingenloket (mede)verantwoordelijk zijn voor het verzuim van leerlingen, is het belangrijk dat ook jij dit (mede) in de gaten houdt. Heeft je mentorleerling 5 absenties of meer, dan ontvang je een bericht van de coördinator leerlingenloket. Een leerling wordt ziek tijdens mijn les. Wat is het beste om te doen? Is de situatie acuut, laat dan een medeleerling met spoed een BHV-er/EHBO-er halen. Dit zijn o.a. conciërges maar ook (technisch) onderwijsassistenten. Mocht een leerling tijdens je les plotseling ziek worden, stuur hem/haar dan (eventueel samen met een klasgenoot) naar het leerlingenloket. Daar wordt contact gezocht met de ouders van de leerling. Ik meld een leerling te-laat. Hij/zij geeft aan dat er een reden voor is. Wat kan ik doen? Je noteert de te-laat melding en geeft de leerling de instructie dat hij/zij zich diezelfde dag nog bij het leerlingenloket meldt om persoonlijk te overleggen. De coördinator leerlingenloket zorgt voor de afhandeling van de te laat melding. Ik heb een foutieve vermelding in Magister genoteerd. Wat kan ik doen? Heb je per ongeluk een fout gemaakt (bv. een leerling absent gemeld terwijl deze er wel was), herstel dit dan zo snel mogelijk. In de instructie over het gebruik van en de mogelijkheden met Magister kun je lezen hoe je dat kunt doen.
12
Mijn leerling heeft, om geoorloofde redenen, een toets gemist. Welke mogelijkheden zijn er? Je leerling moet zo snel mogelijk met jouw een nieuwe afspraak maken. Hierna zijn de volgende opties mogelijk: Je leerling maakt de toets onder jouw toezicht. Je leerling kan, uitsluitend na jouw toestemming, dagelijks tijdens het 7e en/of 8e lesuur de toets inhalen in lokaal 607 onder toezicht van een onderwijsassistent. Dit kan alleen op afspraak! Je levert de toets aan met daarop vermeld: naam en klas van de leerling, datum en lesuur waarop de leerling wordt verwacht, duur van de toets, eventueel toegestane hulpmiddelen en jouw naam en docentafkorting. Zorg voor voldoende antwoordpapier. Maakt je leerling geen afspraak met jou dan wordt hij/zij op de eerstvolgende maandagmorgen (na het missen van de toets) om 08.00 uur (0e uur) verwacht in lokaal 108. Geef dit uiterlijk de vrijdag daarvoor door en lever dan de toets aan met daarop vermeld: naam en klas van de leerling, duur van de toets, eventueel toegestane hulpmiddelen en jouw naam en docentafkorting. Zorg voor voldoende antwoordpapier. In beide gevallen moet je leerling zich eerst legitimeren via zijn/haar schoolpasje voordat hij aan de toets kan beginnen. Je ontvangt de gemaakte toets in je postvakje retour. Tijdens projectweken/toetsweken etc. gelden aangepaste tijden. Een leerling vertoont tijdens mijn les niet gewenst gedrag. Wat moet ik doen? Als een leerling gedrag vertoont dat niet gewenst is, spreek je hem/haar daar op aan. Geef daarbij duidelijk aan welk gedrag jij tijdens je les verwacht. Het kan nodig zijn om je leerling tijdelijk (kort) buiten de klas te plaatsen zodat hij/zij kan kalmeren en geef je leerling vooraf duidelijk aan hoeveel tijd hij/zij daarvoor krijgt. Als je wilt dat je leerling (om wat voor reden dan ook) minimaal één uur nablijft, vertel je leerling kort en duidelijk wat jij van hem/haar verwacht. Zie verder bij: “Ik wil dat een leerling een uurtje nablijft”. Blijkt dat je leerling onvoldoende gekalmeerd is en niet aanspreekbaar op zijn/haar gedrag, laat hem/haar dan langer buiten de klas werken. Mocht je geen andere opties meer hebben en ben je genoodzaakt om je leerling uit je les te verwijderen, laat je leerling zich dan direct melden bij het leerlingenloket. Zie verder bij: “Ik heb een leerling uit mijn les verwijderd”. Ik wil dat een leerling een uur nablijft. Hoe regel ik dat? Als jij vindt dat een leerling, vanwege welke aanleiding dan ook, een uur na moet blijven, regel je dat als volgt: Nog tijdens de les laat jij je leerling naar het leerlingenloket gaan om daar direct een uur in te plannen. Je leerling krijgt daar een briefje voor jou mee waarop vermeld staat op welke dag en tijdens welk lesuur je leerling nablijft. Kun jij je leerling niet missen tijdens je les, vertel je leerling dan dat je diezelfde dag nog zult doorgeven aan het leerlingenloket hoeveel uur je leerling moet nablijven. Stuur diezelfde dag, voor het 7e lesuur, een mail naar
[email protected] en geef door welke leerling(en) na moeten blijven, hoeveel uur (bv. 1 of 2 uur) en wat de reden is (bv. huiswerk niet af / boeken vergeten/houding in de les). De coördinator leerlingenloket kan zo diezelfde dag nog het aantal uur nablijven inplannen. Maak een notitie voor mentor en afdelingsleider in Magister. Komt je leerling niet, dan zoekt de coördinator leerlingenloket je leerling op om opnieuw afspraken te maken. Leerlingen kunnen niet nablijven tijdens het 0e uur. Dat uur is uitsluitend bedoeld om leerlingen op te vangen die de voorgaande lesdag te-laat zijn gemeld. Tijdens projectweken/toetsweken etc. gelden andere openingstijden in lokaal 108.
13
Ik heb een leerling uit mijn les verwijderd. Hoe regel ik de afhandeling daarvan? Noteer in Magister dat je een leerling uit je les hebt verwijderd (Vw). Als je dit nodig vindt maak je ook een notitie in Magister over datgene wat er gebeurd is. Zorg dat mentor, afdelingsleider en coördinator leerlingenloket je bericht kunnen lezen. Je leerling meldt zich direct bij het leerlingenloket. Na een kort gesprek over wat er is gebeurd, vult je leerling een formulier in over wat er is gebeurd. Je leerling zal zich aan het einde van de les, in de eerstvolgende pauze maar uiterlijk aan het einde van lesdag met dit formulier bij je melden. Samen bespreken jullie datgene wat er is voorgevallen. Jij als docent bepaalt, na dit gesprek, de strafmaat. Dit noteer je op het formulier. Je leerling gaat met dit formulier naar het leerlingenloket. De nablijfuren worden, zo mogelijk, ter plekke ingepland. Komt je leerling niet, dan zoekt de coördinator leerlingenloket je leerling op. Heeft je leerling zijn straf voldaan, dan zal de coördinator leerlingenloket de vermelding in Magister afhandelen (Vw = Va). Komt je leerling zijn/haar afspraak met de coördinator leerlingenloket niet na, dan wordt er een absentie in Magister opgenomen en ontvangen jij en de betreffende afdelingsleider hierover per mail bericht. Leerlingen kunnen niet nablijven tijdens het 0e uur. Dat uur is uitsluitend bedoeld om leerlingen op te vangen die de voorgaande lesdag te-laat zijn gemeld. Tijdens projectweken/toetsweken etc. gelden andere openingstijden in de verzuimklas.
7
Bereikbaarheid tijdens schooltijd.
Ouders De NSG vertrouwt erop dat u of thuis, of mobiel of op uw werk bereikbaar bent mocht er iets dringends met uw kind aan de hand zijn (bv. uw kind is op school zo ziek geworden dat het niet verantwoord is dat hij/zij zelfstandig naar huis gaat). In dergelijke gevallen moet overleg met u mogelijk zijn. Mocht uw mailadres en/of telefoonnummer wijzigen, wilt u dit dan zo snel mogelijk aan school doorgeven. Alleen op die manier blijven uw gegevens up-to-date en uw bereikbaarheid voor school optimaal. De NSG Tijdens schooltijd: 024-323 44 55 (maak een keuze uit de opties die u hoort) of geef uw bericht door via het e-mailadres:
[email protected] U belt omdat er een noodgeval is: u kiest voor de optie 5 ‘overige zaken’, u wordt dan doorverbonden met het secretariaat. U wilt de mentor of afdelingsleider van uw kind graag spreken: u kiest voor de optie 5 ‘overige zaken’ of u maakt gebruik van het e-mailadres van de mentor en/of afdelingsleider. U wilt de coördinator leerlingenloket graag spreken: u kiest voor de optie 1 ‘verzuim’ of geef uw bericht door via het e-mailadres:
[email protected]
14
