Jaarvergadering 13 februari 2013
Verslag van de jaarvergadering welke is gehouden op woensdag 13 februari 2013 in café Dijkstra te Oudehaske. Aanvang 20.00 uur. Aanwezig; Dagelijks bestuur: Algemeen bestuur: Leden:
Afmeldingen (m.k.):
Pieter Dieben, Gerard Riemersma en Aletta Hoogeveen Berty van Rees Vellinga en Marian Bakker afwezig m.k. Ger van ’t Hoofd Jan van den Berg, Jan Hettinga, Peter Nieuwenhuis, Elly Heerschop, Hermien Borger, Clara van de Wal, Willem Deden, Piet Meijer, Jelmer Beetsma, Olaf Ruizendaal en Alex Hoogeveen. Vanaf 21.00 uur: Hanneke Schmeink Henriette Keun, Gerrit Hendriks, Petra Schaap-de With, Joop van Drogen, Diny Riemersma, Jessica Braaksma, Annet Dieben en Anja Meijer
1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Aan de agenda wordt bij punt 7. Aftreden en benoeming commissieleden toegevoegd. Punt 7a. Sluitingstijd kantine wordt toegevoegd. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Er zijn geen mededelingen en ingekomen stukken. 3. Jaarverslag secretaris Met dank aan de secretaris wordt het jaarverslag vastgesteld. 4. Financieel jaarverslag 2012 De penningmeester geeft uitleg over de opstelling van de jaarrekening (zie bijlage). Jelmer informeert naar de kosten van de tennislessen. Tennislessen worden vanaf 1 okt 2012 door de vereniging aangeboden en de uitvoering is uitbesteed aan een externe zelfstandige tennistrainer. Hierdoor zijn er kosten gemaakt en opgenomen. Met dank aan de penningmeester wordt het financieel jaarverslag vastgesteld. 5. Verslag kascommissie en benoeming nieuw lid kascommissie Jan van den Berg en Willem Deden hebben de financiële administratie gecontroleerd zoals deze is bijgehouden door de penningmeester van TV de Greveling. Er is door hen geconstateerd dat de boekhouding op de juiste wijze is gevoerd. Dit door saldo en steekproefsgewijze controle. Zij vragen de vergadering dan ook de penningmeester decharge te verlenen over het afgelopen boekjaar, waarbij zij dank uitspreken voor het werk dat de penningmeester heeft verricht. De penningmeester wordt decharge verleend door de aanwezigen in deze jaarvergadering. Willem Deden treedt af als kascommissielid. Olaf Ruizendaal meldt zich aan als nieuw kascommissielid en wordt bij deze benoemd voor de jaren 2013 en 2014. 6. Begroting 2012 De penningmeester geeft uitleg over de begroting 2012 (zie bijlage). De tennislessen zijn budget neutraal opgenomen. Jelmer informeert of de opbrengst van de kantine naar rato van de teruggang van de leden is opgenomen ( -/- 10%). De penningmeester geeft aan dat dit zo is uitgevoerd.
1
Clara informeert of de bijdrage van de KNLTB is verhoogd. De penningmeester geeft aan dat deze gelijk is gebleven. De afgelopen twee jaar is een bedrag van € 5.500 extra boetevrij afgelost, dit kon nu, maar kan niet blijven doorgaan. Hier is de komende jaren geen reserve meer voor. De voorzitter meldt dat de recreatiecommissie € 450,-- heeft gedoneerd. Dit is de opbrengst van de snert- en oliebollenactie van 2012. De penningmeester heeft deze opbrengst/donatie nog niet ontvangen en deze is daarom niet opgenomen in de jaarrekening 2012 De voorzitter stelt namens het bestuur voor om een contributieverhoging dit jaar niet door de voeren. Dit voorstel wordt unaniem aangenomen. De begroting wordt vastgesteld. Pauze. 7. Aftreden en benoeming bestuursleden en commissieleden Commissieleden Ria Mulder is uit de jeugdcommissie getreden. Germ van de Weg verzorgde het kasgeld voor de kantine, met de invoer van de pinautomaat is deze dienst komen te vervallen. Beide leden worden bedankt voor hun inzet. Cornelie Waterlander is toegetreden tot de jeugdcommissie. Mart Spoelstra is toegetreden tot de wedstrijdcommissie. Bestuursleden Gerard Riemersma treedt af als penningmeester en is niet herkiesbaar. Er heeft zich geen kandidaat gemeld. Ook Gerard wordt bedankt voor zijn inzet met een mooie handdoek. 7a.
Sluitingstijd kantine Met de gemeente zijn afspraken gemaakt m.b.t. de sluitingstijd van de kantine. Dit is één uur na de laatste wedstrijd met een maximum van 00.00 uur, de buitenverlichting moet om 23.00 uur uit zijn. Er kan voor 12 dagen per jaar dispensatie worden aangevraagd. Het afgelopen jaar is door de buurtbewoners bij de gemeente aangegeven dat de sluitingstijd niet altijd gehandhaafd wordt en dat als gevolg daarvan overlast wordt ondervonden. Het bestuur heeft in overleg met de omwonenden, als proef, voor de winterperiode de sluitingstijd van de kantine op 23.00 uur geplaatst. De voorzitter geeft aan dat er twee keer per jaar een gesprek is met de omwonenden en dat de proef in het voorjaar (na 31 maart) geëvalueerd wordt, zowel in het bestuur als met de omwonenden. Aan de aanwezigen wordt de vraag gesteld wat willen we? De vraag wordt gesteld of de TV de Greveling ooit een officiële waarschuwing heeft ontvangen van de gemeenten? Antwoord: Nee, deze hebben we nog nooit ontvangen. We voldoen aan de wetgeving. Is het mogelijk om de ingang te verleggen naar het voetbalveld? Antwoord: Deze mogelijkheid is eerder onderzocht en afgewezen door de gemeente. Wat zijn precies de afspraken gedurende de wintercompetitie? Dit blijkt niet duidelijk te zijn voor de aanwezige leden.
2
Antwoord: Met de omwonenden is de afspraak gemaakt dat de kantine om 23.00 dicht gaat en het hek om 23.30 gesloten wordt. Dit is gecommuniceerd in de kantine, clubblad, nieuwsbrief en op de website. Een aantal leden geven aan dat zij dit te vroeg vinden, helemaal als je op vrijdag om 22.30 van de baan komt. Dit kost ons (Winter)leden en kantineomzet. We voldoen aan de wetgeving en houden ons aan de afspraak met de gemeente, ook als we om 24.00 uur sluiten. Zij zien graag dat het half uur er weer bijkomt. Het voorstel wordt gedaan de sluitingstijden nogmaals te communiceren bij de pasjesuitgifte op 4, 5 en 6 maart. Dit voorstel wordt aangenomen. 8. Rondvraag Willem informeert waarom de kantine tijdens de winterlessen op dinsdag gesloten is. Antwoord: Er zijn geen leden/vrijwilligers genoeg om deze dagen te vullen. In de zomer is de kantine wel open op de lesavonden. Willem biedt aan om in 2014 vrijwillig extra kantinediensten te draaien. Hanneke informeert of er ook MKMT voor senioren georganiseerd kan worden. Antwoord: Dit is vorig jaar al georganiseerd. Dit is gecommuniceerd middels flyers, posters, website, nieuwsbrief en wordt dit jaar misschien herhaald. Alex informeert hoe het penningmeesterschap nu verder gaat, nu er nog geen nieuwe kandidaat is. Antwoord: Gerard beraadt zich hier nog over. Willem informeert of de prijzen van de kantine nog worden verhoogd? Antwoord: Nee, deze blijven gelijk, alleen wanneer de inkoopprijzen stijgen zullen de verkoopprijzen worden aangepast. Olaf vraagt of de nieuwsbrief naar alle leden wordt gezonden? Antwoord: Deze gaat naar alle leden die zich hebben aangemeld via de website. De nieuwsbrief wordt naar 234 leden/families gemaild. Dit is meer dan het aantal leden van 202. Jelmer informeert of het mogelijk is dat de leden bij de uitgifte van de pasjes aangeven dat zij de nieuwsbrief willen ontvangen. Antwoord: Dit is mogelijk mits we onder elke nieuwsbrief de mogelijkheid geven om je weer af te melden. Dit is een wettelijke regeling ivm de wet op de privacy. Dit betekent een behoorlijke aanpassing van onze website. De huidige werkwijze van zelf inschrijven en uitschrijven via de website blijft voorlopig gehandhaafd. Het blijkt dat informatie vanuit het bestuur en de commissies niet bij alle leden aankomt ondanks de verschillende communicatiekanalen. Hanneke informeert of niet met een whatsapp gewerkt kan worden. Antwoord: Nog een communicatiemiddel erbij lost het probleem niet op. Als lid heb je zelf ook een verantwoordelijkheid om informatie op te halen. Jan Hettinga vraagt of de instellingen van de buitenlamp gecontroleerd kan worden. Antwoord: Dit wordt opgepakt door Onderhoud & Beheer. 9. Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen voor zijn/haar inbreng en sluit de vergadering om 21.45 uur.
3
Bijlage Toelichting op het financieel jaarverslag 2012 en begroting 2013 Aan het einde van het verenigingsjaar maken wij de (financiële) balans op, vergelijken die met het voorgaande jaar en proberen met een prognose voor het volgende jaar één en ander in een begroting zo goed mogelijk bij te sturen. Bij een nadere beschouwing van de cijfers valt een aantal aspecten op die het resultaat van de exploitatie beïnvloeden. Zoals verwacht - vanwege de terugloop van het ledenbestand (tot 201 leden) - is de contributieopbrengst (inclusief de bijdrage van winterpashouders) in het afgelopen jaar met bijna 10 % gedaald. Deze daling zal in 2013 (en daarna?) zeker nog doorzetten. Het zal geen verrassing zijn dat de kantineomzet in 2012 beduidend lager was dat in het zeer goede jaar 2011: bijna -20 %! Niettemin is dit nog steeds een zeer belangrijke inkomstenbron. Ook voor volgend jaar wordt een daling verwacht. De verkoopprijzen worden niet aangepast om deze omzetdaling te compenseren; alleen een verhoging van de inkoopprijs zal leiden tot aanpassing van de verkoopprijs om de marge te handhaven. Een inbraak in de kantine was de directe aanleiding om de contante betalingen te stoppen en vanaf juli 2012 over te gaan op uitsluitend pinbetaling; duurder dan cash, maar veiliger en organisatorisch minder belastend. Verder is in de kantine de (dure) vaste KPN-telefoon vervangen door een goedkope prepaidmobiel. De teruggang in sponsorbijdragen bleef in vergelijking met 2011 beperkt (- 5%), maar zal ook komend jaar niet veel beter zijn (verwachting: -12 %). Door een sterke daling van het aantal jeugdleden in 2011 én door overheidsbezuinigingen wordt de subsidie jeugdsport van de gemeente minder en minder, ook het komende jaar. Positief is de hoge opbrengst van de Poiesz Jeugdsponsoractie; in 2013 zullen wij - ondanks eerdere berichten - niet aan deze actie deelnemen. Vanaf oktober 2012 worden de tennislessen aangeboden door de vereniging en de uitvoering uitbesteed aan een externe trainer. Dit betekent dat inkomsten en uitgaven hiervoor in de exploitatie zijn opgenomen, waarbij uitgangspunt is dat deze post financieel neutraal is, m.a.w. de kosten zijn voor de deelnemers. De kapitaallasten lopen aanzienlijk terug, omdat veel minder rente hoeft te worden betaald op de lening bij de bank. Reden: in 2012 is evenals het jaar ervoor een bedrag van € 5.500 extra boetevrij afgelost en in 2013 gebeurt dat nogmaals. De beschikbare liquide middelen (saldo bankrekeningen) verminderd met de gereserveerde bedragen voor diverse voorzieningen - blijven desondanks ruim voldoende. Het onderhoud is volgens plan uitgevoerd en zonder onvoorziene extra uitgaven. De schoonmaakkosten waren lager, omdat wegens ziekte van de 'vaste vrijwilligster' het schoonmaakwerk deels is uitgevoerd door meerdere invalsters, waarvoor dank. De uitgestelde reservering ten behoeve van onderhoud/renovatie van het clubgebouw van 2011, alsmede die van 2012, kon alsnog worden ingeboekt. De verwachting dat de energiekosten ook in 2012 weer hoger zouden zijn, is gelukkig niet bewaarheid. De gereserveerde extra bedragen hiervoor zijn in mindering gebracht op de afrekeningen voor stroom/gas en water; daarmee lijkt 2012 een 'goedkoop' jaar.
4
Het boekjaar 2012 is (hoewel minder dan 2010 en 2011) met een ruim positief resultaat (+ € 3.757,62) afgesloten. Voor 2013 moet rekening worden gehouden met een (gering) verlies in de exploitatie, zeker als besloten wordt om de contributie niet te verhogen. TV de Greveling blijft op de kleintjes letten en is - mede daardoor - nog steeds een financieel gezonde vereniging ! Vragen en/of opmerkingen over de jaarrekening en begroting kunt u sturen naar:
[email protected] 20130204 / GR
5
