Verbonden door Ambitie

Beleidsvisie 2012-2017

‘Verbonden door Ambitie’


Inhoudsopgave 1. Inleiding: waarom deze beleidsvisie? 2. Onze Missie 3. Onze Ambities 4. Bestuur- en verenigingsstructuur (Bestuursorganigram) 5. Nawoord Bijlage : SWOT-analyse

2


1. Inleiding : Waarom deze beleidsvisie ? vv Belfeldia is een voetbalvereniging die al sinds haar oprichting in 1924 door vele vrijwilligers wordt gesteund en bestuurd. In haar bijna 90-jarig bestaan tracht ‘gael-zjwart’ mee te gaan met de tijd waarin de maatschappij en dus ook het verenigingsleven zich op dat moment beweegt. Het maken en uitvoeren van verenigingsbeleid is daarbij de richtinggever en houvast voor ieder (kader)lid en vrijwilliger die zich inzet voor de vereniging. Het huidige bestuur is van mening dat vv Belfeldia er prima voor staat met een mooi ledenbestand, een nieuwe accommodatie en een keurkorps aan vrijwilligers. Desalniettemin is er meer dan ooit behoefte aan een leidraad om de toekomst van de vv Belfeldia, in al haar facetten, veilig te stellen. Dé manier om dit te bewerkstelligen is door een beleidsvisie op te stellen en deze vast te leggen in een koersplan, oftewel de Beleidsvisie 2012-2017. In dit document wordt op diverse vlakken de koers bepaald die de vereniging wil varen. Hiervoor is een werkgroep opgesteld, die in september 2011 aan de slag is gegaan met het opstellen van de Beleidsvisie 2012-2017. De items die hierin verder worden uitgewerkt, zijn door zowel bestuur alsmede de diverse commissies binnen vv Belfeldia als ambities benoemd. Dit betekent dat op basis van de huidige inzichten de benoemde speerpunten uitgekristalliseerd zijn. De ambities, 11 in getal, zijn dus de leidraad om de vereniging de komende jaren verder op weg te helpen. Hierbij is er uitdrukkelijk gekozen alle commissies mee te laten denken over de te varen koers. De commissies en dagelijks bestuur zullen de komende maanden en jaren ook gestalte gaan geven aan de nadere invulling en uitwerking van de geschetste ambities. Op deze wijze acht het bestuur de gedragenheid van de beleidsvisie 2012-2017 binnen de vereniging maximaal, en zullen we in staat zijn door samenwerking en gedrevenheid vv Belfeldia zowel sportief alsmede organisatorisch op een hoger plan te tillen. Het is dan ook niet voor niets dat de beleidsvisie 2012-2017 de naam “Verbonden door Ambitie” draagt. Namens het bestuur en de werkgroep ‘Beleidsvisie 2012-2017’ , John Engelen voorzitter

3


2. Onze Missie Om tot een beleidsvisie voor vv Belfeldia te komen die de juiste richting voor de toekomst aangeeft, is het noodzakelijk om de visie dan wel missie van de vereniging kort en bondig te benoemen. De missie die vv Belfeldia voor ogen heeft, luidt als volgt :

vv Belfeldia is een midden in de Belfeldse gemeenschap staande voetbalvereniging met betrokken leden, die zich richt op de ontwikkeling van haar leden, zowel jong als oud, op voetbaltechnisch, persoonlijk en sociaal maatschappelijk gebied met inachtneming van de daarbij behorende normen en waarden.

De geschetste missie zal worden gedragen door enerzijds het beleid dat de vereniging de afgelopen decennia heeft uitgedragen. Anderzijds is het voorliggende beleidsdocument de leidraad om de missie van de vereniging nog meer kracht bij te zetten en de doelen te bereiken die het bestuur van vv Belfeldia voor ogen heeft. Het ‘smart’ maken van de missie heeft geresulteerd in een 11-tal ambities. De ambities zijn de uitkomst van een uitvoerige analyse van de huidige sterktes en zwaktes binnen vv Belfeldia en de voorziene kansen en bedreigingen die we als vereniging in de nabije toekomst zien. (zie: Bijlage SWOT-analyse). De analyse heeft op zowel op bestuurlijk alsmede commissieniveau plaatsgevonden. Op deze wijze is een zo breed mogelijke basis gelegd om tot een visiedocument te komen dat de lading dekt voor de afgesproken periode. In het navolgende onderdeel van de beleidsvisie, zullen de ambities verder worden toegelicht.

4


3. Onze Ambities De ambities die de vereniging benoemd heeft in haar beleidsvisie 2012-2017 worden onderstaand benoemd en kort beschreven. Vervolgens worden de ambities verder uitgewerkt. Deze uitwerking dient als leidraad voor de diverse commissies en/of bestuur om de komende periode tot een overall beleid te komen voor vv Belfeldia. De werkgroep heeft, in overleg met het bestuur, middels chronologie de mate van importantie dan wel impact proberen aan te geven. Dit heeft tot het volgende geleid: 1. Transparante, competente en effectieve bestuursstructuur afgestemd op haar kerntaken. De vereniging is gebaat bij een overlegstructuur met korte lijnen waarbij de besluitvorming op bestuurlijk niveau snel doch weloverwogen plaatsvindt. Daarbij de lange termijn (beleid)visie niet uit het oog verliezend. De samenstelling van het hoofdbestuur en de gevormde commissies, met ieder een duidelijk omschreven eigen beslissingsbevoegdheid, worden o.b.v. de vastgestelde kernpunten bepaald. Verder zal een toezichtorgaan worden samengesteld (Raad van Advies) die toeziet op de uitvoering van het geformuleerde beleidsplan en gevraagd of ongevraagd advies kan en zal uitbrengen.

2. Financieel beleid dat gericht is op een structureel financieel gezonde vereniging nu en in de toekomst gebaseerd op de missie, ambities en strategische keuzes die uitgewerkt zijn in de voorliggende beleidsvisie.

3. Opleiden en/of aantrekken van een kwalitatief sterk kader, waarbij leren, plezier en presteren in de voetbalsport hand in hand gaan. De kwaliteit van het voetbaltechnisch beleid met het daarbij behorend kader optimaal faciliteren en daar ook op een structurele wijze financiële middelen voor genereren. Zowel in de jeugd alsmede de senioren zullen concrete doelstelling geformuleerd worden (bijv. speelwijze en speelniveau).

4. Sterk en gestructureerd vrijwilligersbeleid met als motto ‘vrijwillig maar niet vrijblijvend’ en dat gericht is op het inzetten van de juiste mensen op de juiste plaats.

5. Proactief sponsorbeleid waarbij betrokkenheid naar en van de sponsoren leidt tot een duurzame relatie. De lange termijn relatie met onze sponsoren is en blijft een belangrijke randvoorwaarden in ons sponsorbeleid zeker doordat sponsorinkomsten voor onze financiële stabiliteit steeds belangrijker blijken bij een terugtredende overheid.

5


6. Bruisende accommodatie die voetbal ‘ademt’ en waar onze leden, vrijwilligers en gasten zich thuis voelen. Belfeldia heeft een nieuwe up-to-date accommodatie en wenst deze ook zo te behouden. Verder is ons streven om zowel voor, tijdens en na alle (voetbal)activiteiten te zorgen voor de gemoedelijke en familiaire ‘Belfeldia-sfeer’ . Dit betekent dat alles zowel op als om de voetbalvelden maar zeker in onze accommodatie, met name de kantine, een aangename en gezellige (voetbal)omgeving ademt.

7. Groei in leden, zowel in aantallen als in betrokkenheid en loyaliteit. De vereniging is er op gericht de continuïteit in aanwas van leden te waarborgen. Dit kan door het aantrekken van nieuwe (jeugd)leden, door het aantrekken van nieuwe doelgroepen maar zeer zeker door de huidige leden (langer) aan de club te binden.

8. Communicatie & PR die gestructureerd acteert en zich richt op zowel bestaande als nieuwe (social) media. Een accurate en actieve benadering van de informatievoorziening van de vereniging richting haar leden, sponsoren, supporters en anderen waarmee men wenst te communiceren is zeer belangrijk. Hier zal met een duidelijke structuur en vaste richtlijnen invulling aan moeten worden gegeven. Daarbij zeker de veranderde manier van communiceren niet vergeten (nieuwe media) mogen worden.

9. Sterk imago dat je graag als lid / ambassadeur van vv Belfeldia zowel internals extern uitdraagt. Iedereen die Belfeldia op welke wijze dan ook vertegenwoordigd (speler / kader / toeschouwer) dient zich er van bewust te zijn/worden dat hij/zij het visitekaartje van Belfeldia is. Wij hebben een positieve uitstraling en dat willen wij ook behouden.

10. Het opstarten en uitbouwen van meisjes- en damesvoetbal.

11. vv Belfeldia neemt een voortrekkersrol in de samenwerking met andere bereidwillige Belfeldse (sport)verenigingen.

De uitwerking van de ambities is gebaseerd op een ‘format’, met als doel een eenduidige opzet om tot gezamenlijke ambities te komen. Zoals al eerder aangegeven, fungeren de door de werkgroep en de diverse commissies opgestelde ambities, als een kapstok voor het nader te omschrijven beleid op commissieniveau. Uiteraard heeft het bestuur haar goedkeuring gegeven over het geheel. De diverse onderliggende beleidsnotities zullen de komende maanden door desbetreffende commissie(voorzitters) aan het bestuur ter goedkeuring worden voorgelegd, waarna dit vervolgens binnen de vereniging zal worden toegepast. 6


Ambitie 1 Transparante, competente en effectieve bestuursstructuur afgestemd op haar kerntaken. Aanleiding om deze ambitie op te stellen en uit te werken De vereniging is gebaat bij een overlegstructuur met korte lijnen waarbij de besluitvorming op bestuurlijk niveau snel doch weloverwogen plaatsvindt. Daarbij de lange termijn (beleid)visie niet uit het oog verliezend. De samenstelling van het hoofdbestuur en de gevormde commissies, met ieder een duidelijk omschreven eigen beslissingsbevoegdheid, worden o.b.v. de vastgestelde kernpunten bepaald. Verder zal een toezichtorgaan worden samengesteld (Raad van Advies) die toeziet op de uitvoering van het geformuleerde beleidsplan en gevraagd of ongevraagd advies kan en zal uitbrengen. Huidige stand van zaken betreffende de ambitie (0-meting) Het huidig bestuur is te groot, wat niet bijdraagt aan een efficiënt verloop van vergaderingen. Zowel de interne- als de externe communicatie kan een stuk beter Waar willen we in 2017 staan betreft deze ambitie Een vereniging waarbij het bestuur op kerntaken bestuurt en commissies binnen hun randvoorwaarden kunnen opereren, waardoor de diverse (communicatie)lijnen open en kort zijn. Voor de leden is duidelijk wie het bestuur c.q. de commissies zijn en waarvoor deze staan en wat deze voor hem/haar kan betekenen. Hoe gaan we stapsgewijs de ambitie realiseren (weggezet in grove tijdslijn) - 2011/2012 voorbereidende werkzaamheden voor ALV - 2012/2013 indien ALV akkoord werken zoals voorgesteld en dit seizoen gebruiken om de puntjes op de ‘i’ te zetten. - 2013/2014 e.v. verder verfijnen van deze opzet Randvoorwaarden die nodig zijn om deze ambitie te kunnen verwezenlijken - draagvlak bij de huidige commissies verkrijgen - in grote lijnen vastleggen en consensus verkrijgen over de activiteiten die aan de diverse commissies worden toegekend - in grote lijnen de mandaten uitwerken behorende bij de activiteiten die aan de diverse commissies worden toegekend (vastleggen grenzen beslissingsbevoegdheid) - de juiste mensen op de juiste plek plaatsen - voorleggen aan ALV om akkoord te krijgen - 2012/2013 gebruiken om de puntjes op de ‘i’ te zetten

De organogrammen ‘oude en nieuwe bestuursstructuur’ staan in hoofdstuk 4.

7


Ambitie 2 Financieel beleid dat gericht is op een structureel, financieel gezonde vereniging nu en in de toekomst, gebaseerd op de missie, ambities en strategische keuzes die uitgewerkt zijn in de beleidsvisie. Aanleiding om deze ambitie op te stellen en uit te werken De financiële positie van de vereniging is de afgelopen jaar verslechterd met name door de impact van de nieuwbouw, gestegen huur- en energiekosten en teruglopende subsidie-inkomsten. Een solide financiële basis is een absolute must voor de continuïteit van de vereniging. Huidige stand van zaken betreft de ambitie (0-meting) Het huidige financiële beleid laat zich als volgt kenmerken:  Ad hoc beslissingen gericht op de korte termijn;  Geen kader om beslissingen te toetsen (financiële spelregels);  Beperkte transparantie van financiële informatie;  Controlemechanismen ontbreken (alleen kascontrole);  Onvoldoende aandacht voor toekomstige ontwikkelingen in de vorm van een (meerjaren) begroting;  Sterke focus op een juiste en volledige vastlegging van alle actuele financiële transacties en posities. Waar willen we in 2017 staan betreft deze ambitie In 2017 is Belfeldia een financieel gezonde vereniging in termen van:  De winst- en verliesrekening laat structureel een positief resultaat zien;  De balans bevat voldoende financiële middelen om aan de kortlopende schulden te kunnen voldoen, alsmede een buffer voor onvoorziene omstandigheden;  Financiële informatie, inclusief achterliggende indicatoren worden periodiek gerapporteerd volgens een standaard lay-out (inclusief kasstroomoverzicht);  Deze standaard lay-out voldoet zowel aan de interne als aan de externe behoeften (KNVB);  Middels controlemechanismen worden financiële verassingen beperkt en relevante ontwikkelingen tijdig gesignaleerd.  Het inzicht in de financiële impact van toekomstige ontwikkelingen komt tot uitdrukking in een solide meerjaren begroting;  Van toepassing zijnde wet- en regelgeving wordt ten allen tijde gevolgd. Hoe gaan we stapsgewijs de ambitie realiseren (weggezet in een grove tijdslijn) 1. Bepalen van financiële doelstellingen; 1.1. Resultaat uit de winst- en verliesrekening voor de komende jaren; 1.2. Kantineomzet; 1.3. Sponsorinkomsten; 1.4. Financiële buffer (geld op bank); 1.5. Solvabiliteitsratio (totale activa / vreemd vermogen).

8


 (Streef)datum December 2012: Bestuur 2. Bepalen financiële spelregels van Belfeldia: 2.1. Contributie en kledingtoeslag; 2.2. Boetes en registraties KNVB; 2.3. Inkoop van voetbaltechnische materialen; 2.4. Sponsorinkomsten en giften; 2.5. Kantine (inkoop, prijsbeleid, verhuur materialen, kantinedienst); 2.6. Vergoedingenbeleid (trainers en vrijwilligers); 2.7. Subsidies; 2.8. Activiteiten en bijzondere gebeurtenissen.  (Streef)datum februari 2013: Bestuur 3. Inrichten rapportagecyclus: 3.1. Winst en verliesrekening (activiteiten versus commissies); 3.2. Balans; 3.3. Kasstroomoverzicht; 3.4. Financiële en niet-financiële indicatoren; 3.5. Definiëren cyclus (jaarkalender).  (Streef)datum februari 2013: Penningmeester en Financiële Commissie 4. Vastleggen controlemechanismen: 4.1. Kascontrole; 4.2. Functiescheiding (autorisaties); 4.3. Vergelijkende cijfers; 4.4. Financiële commissie; 4.5. Extern advies.  (Streef)datum februari 2013: Penningmeester en Financiële Commissie 5. Inrichten begrotingscyclus: 5.1. Financiële doelstellingen; 5.2. Taakgericht (commissies en activiteiten); 5.3. Kwantificeren van toekomstige ontwikkelingen (vastleggen aannames).  (Streefdatum) Februari 2013: Penningmeester en Financiële Commissie

Randvoorwaarden die nodig zijn om ambitie te kunnen verwezenlijken 1. Een modern en flexibel softwarepakket (het aanwezige pakket van AFAS voldoet hieraan); 2. Een financieel startpunt in de vorm van een volledig specificeerbare balans per 30-06-12; 3. Een Penningmeester met een bedrijfseconomische opleiding (HBO heeft de voorkeur); 4. Een Financiële Commissie met relevante of specifieke ervaring;

9


Ambitie 3 Opleiden en/of aantrekken van een kwalitatief sterk kader, waarbij leren, plezier en presteren in de voetbalsport hand in hand gaan. Aanleiding om deze ambitie op te stellen en uit te werken De constatering dat het huidige kader niet werkt volgens een gestructureerd plan en dat daardoor de kwaliteit en daarmee het niveau van de jeugdteams stagneert. Tevens wordt het kader momenteel vooral ingevuld door goedwillende, niet opgeleide krachten. Uiteindelijk wordt hierdoor de doorstroming belemmert van talentvolle jeugdspelers naar de selectieteams. Huidige stand van zaken betreft de ambitie (0-meting) September 2012 Jeugd  Slechts 2 gekwalificeerde jeugdtrainers  1 niet gekwalificeerde jeugdcoördinator  Vanaf de F t/m de B geen gekwalificeerde (hoofd)trainer  1 keeperstrainer  A1 speelt 1e klasse De aansluiting met het huidige niveau van de A1 en  B1 speelt 3e klasse 301 e indirect de selectieteams dreigt verloren te gaan.  C1 speelt 2 klasse 4 e  C2 speelt 3 klasse 303 Doorstroming van de A jeugd naar de selectieteams  D1 speelt 2e klasse 301  D2 speelt 2e klasse 303  D3 speelt 2e klasse 307  E1 speelt 1e klasse 301  E2 speelt 2e klasse 302  E3 speelt 2e klasse 309  F1 speelt 1e klasse 301  F2 speelt 2e klasse 302  F3 speelt 2e klasse 305  F4 speelt 2e klasse 309  Mini F  speelt geen competitie

10


Senioren  Alleen het 1e elftal beschikt over een gekwalificeerde trainer  Keeperstrainer  1 gekwalificeerde verzorger voor de selectieteams  Geen hersteltrainer  1e speelt 3e klasse  2e speelt 3e klasse  3e speelt 5e klasse  4e t/m 6e spelen 5e en 6e klasse  1 damesteam in oprichting

Waar willen we in 2017 staan betreft deze ambitie? Jeugd  Voor iedere lichting minimaal 1 gekwalificeerde trainer (zie bijlage)  1 Hoofd Opleidingen – onderbouw (mini-F t/m D) met de focus op plezier en basistechniek  1 Hoofd Opleidingen – bovenbouw (C t/m A) met de focus op tactiek  1 keeperstrainer voor alle jeugdteams Bovenstaande kader zal uiteindelijk moeten resulteren in een meer gelijkmatig niveau van de jeugdteams en een betere doorstroming naar de selectieteams. Senioren  1 gekwalificeerde trainer voor het 1ste (UEFA B)  1 gekwalificeerde trainer voor het 2de (focus op ervaring)  1 hersteltrainer voor de selectieteams (medische achtergrond)  1 gekwalificeerde verzorger voor de selectieteams (kan in combinatie het vorige punt)  1 keeperstrainer voor de seniorenteams (met name selectieteams) Bovenstaande kader zal moeten zorgen voor een optimaal rendement van het beschikbare talent met extra aandacht voor de ontwikkeling van doorgestroomde jeugdspelers. Dit zal tot uitdrukking moeten komen in het niveau van de prestatiegerichte teams (1ste t/m 3de):  1ste: minimaal 3de klasse  2de: minimaal 3de klasse  3de: minimaal 4de klasse  Overige senioren teams spelen recreatief op een passend niveau (4e t/m 6e klasse)

N.B.: de doelstellingen voor het damesteam in oprichting worden verder uitgewerkt bij ambitie 10.

11


Hoe gaan we stapsgewijs de ambitie realiseren (weggezet in een grove tijdslijn) 2012-2013:  Opstellen profielschets Hoofd Opleidingen (i.o.m. VTZ)  Benoemen Hoofd Opleidingen – onderbouw (mini-F t/m D)  2 a 3 jeugdtrainers opleiden  Verder uitwerken van beleidsplan VTZ 2013-2014:  Benoemen Hoofd Opleidingen – bovenbouw (C t/m A)  2 a 3 jeugdtrainers opleiden 2014-2015:  Aanstellen gekwalificeerde trainer A junioren  Benoemen hersteltrainer selectie  2 a 3 jeugdtrainers opleiden 2015-2016:  Aanstellen gekwalificeerde trainer 2de elftal  2 a 3 jeugdtrainers opleiden 2016-2017:  2 a 3 jeugdtrainers opleiden

Randvoorwaarden die nodig zijn om ambitie te kunnen verwezenlijken De allerbelangrijkste randvoorwaarde is draagvlak en betrokkenheid van de leden, in het bijzonder het bestuur en de huidige commissie VTZ. Daarnaast een aantal meer concrete randvoorwaarden:  Financiële middelen: o Voor de betaalde functies zal telkens een specifiek budget moeten worden vrijgemaakt; o Voor de opleiding van jeugdtrainers is jaarlijks €500 nodig;  Faciliteiten: trainingsvelden, materialen, kleedlokalen en kantine;  De bereidheid van jeugdtrainers en leiders om een of meerdere cursussen te gaan volgen. Voor het Hoofd Opleidingen ligt hier een sturende rol.  Het onderhouden van goede contacten met externe partijen zoals KNVB, gemeente, nabije voetbalverenigingen en andere sportverenigingen. Het doel is om van anderen te leren, maar ook gebruik te maken van kansen die deze contacten met zich meebrengen (subsidies, materialen, knowhow etc.)

12


Bijlage : opleidingen jeugdkader Team:

Opleiding:

A1

Tc 3 jeugd

Te investeren tijd: 23 x 3 uur

B1

Junioren trainer

10 x 3 uur

C1

Junioren trainer

10 x 3 uur

D1 E1 F1 F t/m d jeugd

4 4 4 8

Mini F Lagere jeugd keeperstrainer

Module D /pupillen trainer Module E / pupillen trainer Module F / pupillen trainer Pupillen trainer (module F,E,D) Jeugdvoetballeider Jeugdvoetballeider Keeperscoach

Techniek trainer Hoofdopleidingen

Goede eigenvaardigheid Technisch jeugdcoordinator 3

x x x x

3 3 3 3

uur uur uur uur

3 x 3 uur 3 x 3 uur 4 x 3 uur

5 x 3 uur

Kosten:

Opmerkingen:

670 euro 180 euro 180 euro 80 euro 80 euro 80 euro 170 euro 75 euro 75 euro 220 euro

Excl lesmateriaal Incl lesmateriaal

200 euro

Incl lesmateriaal

Incl lesmateriaal Incl Incl Incl Incl

lesmateriaal lesmateriaal lesmateriaal lesmateriaal

Incl lesmateriaal Incl lesmateriaal Excl lesmateriaal

13


Ambitie 4 Sterk en gestructureerd vrijwilligersbeleid met als motto ‘vrijwillig maar niet vrijblijvend’ en dat gericht is op het inzetten van de juiste mensen op de juiste plaatsen. Aanleiding om deze ambitie op te stellen en uit te werken  Het ontbreken van structuur en visie met betrekking tot vrijwilligerswerk.  Kleine groep voor veel werk.  Niet altijd de juiste mensen op de juiste plaats.  Veranderde maatschappij.  Sommige taken zijn te zwaar. Huidige stand van zaken betreft de ambitie (0-meting)  Geen coördinatie m.b.t. de vrijwilligers.  Geen beleid  Geen inzicht in mogelijkheden van de leden.  Procentueel te laag aandeel van onze leden doen vrijwilligerswerkzaamheden voor Belfeldia waardoor een relatief kleine groep vrijwilligers veel werk verzet.  Grotere druk op financiën (vervallen subsidies, sponsering wordt minder, duurdere huur etc.) Waar willen we in 2017 staan betreft deze ambitie? Een geïntrigeerd vrijwilligersbeleid wat zelfstandig draait onder leiding van de vrijwilligers coördinator.  Ieder lid neemt een X aantal uren (verplicht) deel aan het vrijwilligerswerk.  Database met CV van leden en/of ouders/verzorgers met hun capaciteiten en mogelijkheden. Ook de ambities en interesses worden hier in meegenomen.  Waarderingen beleid voor de vrijwilliger (E-card met verjaardag, kerst blessure etc.)  Jaarkalender met activiteiten waar vrijwilligers voor nodig zijn.  Juiste mensen op de juiste plaats.  Functie beschrijving per vrijwilligers taak met de daarbij behorende tijd.  Duidelijk en transparant vrijwilligers beleid. Hoe gaan we stapsgewijs de ambitie realiseren (weggezet in een grove tijdslijn) Waar mogelijk zal er sneller worden gewerkt. 2012-2013:  Functieprofiel maken voor vrijwilligers coördinator en evt. een assistent.  Invulling geven wie de coördinator ondersteund per commissie.  Taken beschrijving maken van vrijwilligerswerk.  Jaarkalender maken voor aanvang van seizoen 2013-2014  Deelname door 4 leden, aan 4 workshops meer vrijwilligers in korte tijd (DB, coördinator, assistent coördinator en door iemand van communicatie)  Keuze richting ‘vv Belfeldia’ bepalen: 1. Ieder lid doet vrijwilligers werk, en anders niet voetballen.

14


2. Stimuleren van vrijwilligers werk maar diegene die niet wil betaald meer zodat er professionals kunnen worden uitgenodigd. 2013-2014:  Het beleid moet worden uitgeschreven.  Bepalen hoe de data base wordt opgezet.  Manier van werken bepalen voor het invullen van de data base.  Ieder lid staat in de data base en nieuwe leden worden hier automatisch ingezet 2014-2015:  Optimaal waarderingssysteem voor de vrijwilligers. 2015-2016:  Juiste leden op de juiste plaats 2016-2017  Evalueren en nieuwe strategie bepalen voor volgende 5 jaar

Randvoorwaarden die nodig zijn om ambitie te kunnen verwezenlijken Financiën:  Programma om data base aan te leggen.  Scholing  Beloning vrijwilligers Materialen:  Scholing  Programma voor data base Accommodatie:  Vergader ruimte en kantine voor bijeenkomsten. Personeel:  Coördinator  Assistent coördinatoren  VTZ,  KAC (voorheen KBC en JC)  Commercieel 1 lid communicatie en evt. 1 lid financieel.  Verenigingszaken 1 lid.

15


Ambitie 5 Proactief sponsorbeleid waarbij betrokkenheid naar en van de sponsoren leidt tot een duurzame relatie. Aanleiding om deze ambitie op te stellen en uit te werken De lange termijn relatie met onze sponsoren is en blijft een belangrijke randvoorwaarden in ons sponsorbeleid zeker doordat sponsorinkomsten voor onze financiële stabiliteit steeds belangrijker blijken bij een terugtredende overheid. Huidige stand van zaken betreffende de ambitie (0-meting) Sponsorbeleid In 2004 is er een sponsorbeleid uitgewerkt. Hierin werd aangegeven dat het een aanzet betrof voor het komen tot een goed en gedegen sponsorbeleid. Als randvoorwaarde werd aangegeven dat er een duidelijke visie voor Belfeldia moet komen. Op basis van die visie kan men komen tot het formuleren van duidelijke doelen (ambities) die weer in beleidspunten dienen worden vastgelegd. Sponsoring is een middel om bepaalde doelen te verwezenlijken. Dit sponsorbeleid is in de loop der jaren niet verder uitgediept. Alleen de sponsorpakketten zijn verder jaarlijks bijgehouden en aangepast op inhoudelijk en financieel vlak. Financieel Op dit moment komt ongeveer 15% van de totale inkomsten uit sponsoring. De laatste jaren staan de inkomsten onder druk door bedrijfsbeëindiging al dan niet het gevolg van faillissement. Dit heeft geleid dat derving van inkomsten. Bezetting Door wegvallen van leden uit de sponsorcommissie bestaat de huidige bezetting nog maar uit drie personen, namelijk: Tim Hoezen, Marc van der Velden en John Caris. Daardoor is het werk over minder mensen verdeeld. Daarnaast speelt het wegvallen van sponsoring door eerder genoemde bedrijfsbeëindigingen ook een rol in de werkdruk. De sponsorcommissie werkt op dit moment ad hoc waarbij telkens het doel is om vooral te zorgen dat alle teams voorzien zijn van een sponsor. Door hard werken lukt dit telkens weer, waarbij telkens opnieuw gezaaid wordt om in de nabije toekomst weer te kunnen oogsten. Activiteiten voor sponsoren Het doel om minimaal eenmaal per voetbalseizoen een sponsoravond / dag of anderzijds te organiseren komt moeilijk van de grond. Een jaarbudget is inmiddels afgestemd binnen het bestuur, namelijk maximaal 10% van de totale sponsorinkomsten. De lage bezetting van de sponsorcommissie en het ad hoc werken maken het organiseren op dit moment erg moeilijk.

16


Waar willen we in 2017 staan betreft deze ambitie In 2017 willen we een sponsorcommissie hebben met minimaal 5 personen (waaronder de voorzitter van Belfeldia) die op basis van een gedegen sponsorplan zorg draagt voor werving en behoud van sponsoren. De belangrijkste punten in dit sponsorplan zullen betrekking hebben op:  Het presenteren van Belfeldia als een professionele vereniging waarbij voor de sponsor duidelijk wordt dat het hem ook iets oplevert als hij in ons investeert;  uitbreiding van ons sponsorbestand dat zal leiden tot een jaarlijkse groei van de sponsorinkomsten;  het jaarlijks organiseren van activiteiten (minimaal 1) ten behoeve van onze bestaande sponsoren en potentiële nieuwe sponsoren; Daarbij de belangen voor zowel Belfeldia alsmede de sponsor niet uit het oog verliezend! Hoe gaan we stapsgewijs de ambitie realiseren (weggezet in grove tijdslijn) 2012/2013: 1. vaststellen van de diverse functies binnen de sponsorcommissie met een duidelijke omschrijving van taken en verantwoordelijkheden. 2. Op basis van de in punt 1 vastgelegde functies gericht uitbreiding zoeken voor het bestaande team van de sponsorcommissie met behulp van onze vrijwilliger coördinatoren. 3. Herschrijven van het sponsorbeleidsplan 2004 naar een nieuw sponsorplan dat past bij deze tijd met duidelijke sponsorpakketten maar ook vaststelling van doelen ook voor de toekomst. 4. Duidelijk sponsorbestand / contractendatabase centraal beschikbaar (‘cloud’) voor ieder lid van de sponsorcommissie. 5. Opstellen plan van aanpak sponsoractiviteit en organiseren van 1e sponsoractiviteit ‘nieuwe’ stijl. 6. Opstellen en aanleveren sponsorbegroting 2013/2014 voor 30-06-2013. 2013/2014: 1. Eerste volle seizoen met de voltallige bezetting sponsorcommissie. 2. Ontwikkelen van een Belfeldia sponsormap waarmee we potentiële sponsoren snel en helder kunnen informeren over Belfeldia, de sponsorcommissie en de sponsormogelijkheden (daar waar mogelijk gepersonaliseerd). Dus feitelijk uitwerken communicatiemiddelen. 3. Contacten blijven onderhouden met bestaande en nieuwe sponsors met als doel te komen tot een uitbreiding het sponsorbestand met minimaal 10%. 4. Al onze inkooppartijen zijn, daar waar mogelijk, minimaal bordsponsor. 5. Jaarlijks updaten van sponsorbeleidsplan / sponsorpakketten / sponsorbestand / (aflopende) contracten. 6. Organiseren sponsoractiviteit aan de houd van draaiboek seizoen 2012/2013 2014/2015 – 2015/2016 – 2016/2017: 1. Jaarlijks updaten van sponsorbeleidsplan / sponsorpakketten / sponsorbestand / (aflopende) contracten. 2. Contacten blijven onderhouden met bestaande en nieuwe sponsors met als doel te komen tot een uitbreiding het sponsorbestand met minimaal 10%. 3. Organiseren sponsoractiviteit en wellicht nog een aanvullende activiteit

17


Randvoorwaarden die nodig zijn om deze ambitie te kunnen verwezenlijken 1. Lange termijn visie 2. Financieel (meerjaren) beleid 3. Sponsorbeleidsplan 4. Inbreng en omschrijving van doelen die vanuit sponsoring gefinancierd dienen te worden (bijv. jeugdbeleidsplan etc.) 5. Sponsorcommissie bestaande uit minimaal 5 personen met een (groot) persoonlijk netwerk en commerciële instelling waarbij enkele leden bij voorkeur uit het bedrijfsleven afkomstig zijn c.q. zelfstandig ondernemen zijn. 6. Voorzitter Belfeldia die deel uitmaakt van de sponsorcommissie. 7. Eigen budget voor sponsorbijeenkomst(en) en representatie richting sponsors 8. Interne communicatie is op orde (iedereen weet dat sponsoring via de sponsorcommissie gaat) 9. Externe communicatie waarbij duidelijk blijkt wie Belfeldia sponsort en dat wij bij inkoop van zaken altijd eerst naar onze eigen sponsoren kijken.

18


Ambitie 6: Een bruisende accommodatie die voetbal ‘ademt’ en waar onze leden, vrijwilligers en gasten zich thuis voelen. Aanleiding om deze ambitie op te stellen en uit te werken Belfeldia heeft een nieuwe up-to-date accommodatie en wenst deze ook zo te behouden. Verder is ons streven om zowel voor, tijdens en na alle (voetbal)activiteiten te zorgen voor de gemoedelijke en familiaire ‘Belfeldia-sfeer’ . Dit betekent dat alles zowel op als om de voetbalvelden maar zeker in onze accommodatie, met name de kantine, een aangename en gezellige (voetbal)omgeving ademt. Huidige stand van zaken betreft de ambitie (0-meting) Kantine  Moderne nieuwe kantine  Kantine doet qua sfeer koud aan en lijkt in niets op een voetbalkantine  Weinig tot geen opbergruimte c.q. verkeerde indeling voor kantinevoorraden en vooral emballage  Geen mogelijkheden om bijv. oud papier centraal te verzamelen  Duidelijke instructie voor barpersoneel laat nog te wensen over en vaak is niet duidelijk wie het aanspreekpunt is  Investeringen in TV voetbalzenders / muziekcomputer werpen vruchten af, mensen blijven langer hangen Sportpark (buiten)  Rondom de kantine ziet het er onverzorgd uit vooral door de wal aan de voorzijde van het terras en aan de zijkant (bestuurskamer)  Ligt her en der veel rommel op en langs de velden  Buiten het regulier Belfeldia programma zijn er steeds vaker, ook niet Belfeldse, jeugd aanwezig op het sportpark die vernielingen aanbrengen Waar willen we in 2017 staan betreft deze ambitie Een opgeruimd en net sportpark met een kantine die bij alle activiteiten optimaal ingezet wordt en de voetbalsfeer er vanaf spat. Door het jaar heen worden er diverse activiteiten al dan niet direct gericht op het voetbal georganiseerd daar waar mogelijk met behulp van externe partijen. Hoe gaan we stapsgewijs de ambitie realiseren (weggezet in een grove tijdslijn) 2012-2013 De kantinebeheercommissie (KBC) vormt samen met de jeugdcommissie (JC) de nieuwe commissie kantinezaken en activiteiten (KAC). Zij zullen de samenwerking intensiveren en de overlegstructuren op elkaar aanpassen. Tevens zal er een eerste aanzet gedaan worden om nieuwe activiteiten te ontplooien. De sportkantine wordt dusdanig aangekleed dat de voetbalsfeer hierin terug te vinden is. Hierin is overigens al een begin gemaakt.

19


Zorg dragen dat de instructie voor barvrijwilligers / barpersoneel eenduidig en duidelijk plaatsvindt en dat er altijd een aanspreekpunt of aanwezig is c.q. telefonisch bereikbaar is. Opbergruimte vergroten door te kijken naar een efficiëntere indeling. Zo zal het verzoek zijn om de wasbak af te breken en de aansluitingen af te sluiten zodat dit deel gebruikt kan worden voor emballage. Tevens zal gekeken worden om met fatsoenlijke schappen meer ruimte en overzicht te creëren. De wens die is uitgesproken is om een kleine container buiten te plaatsen en een nieuwe hangkast te maken in de ruimte van het invalidentoilet. De buitenomgeving zal op diverse strategische punten en dan zeker bij de sportvelden voorzien worden van een gedegen vuilnisbak (bijv. de grote vuilnisemmers Nederland Schoon) zodat het zwerfvuil tot een minimum gaat behoren c.q. we mensen op hun gedrag kunnen aanspreken. De wal aan de voorzijde van het terras zal fatsoenlijk en duurzaam aangekleed worden en de wal aan de zijkant (bestuurskamer) zal indien dit mogelijk is afgegraven / rechtgemaakt worden. Met betrekking tot de niet geoorloofde aanwezig van personen buiten reguliere Belfeldia activiteiten om en de daarbij gepaard gaande vernielingen (vooral de goals / netten) zal contact opgenomen moeten worden met de wijkagent om te kijken wat we hier samen tegen kunnen doen. Dit in overleg met het bestuur. 2013-2014 en verder: - Hetgeen al gerealiseerd is, blijven evalueren en verbeteren - Familiedag meer elan geven - Nieuwe activiteiten ontplooien samen met andere commissies (bijv. vriendentoernooi) - Nieuwe activiteiten ontplooien samen met bijv. Salut (bierproef-avond etc.) indien dit binnen de geldende wetgeving is toegestaan. Randvoorwaarden die nodig zijn om ambitie te kunnen verwezenlijken - Inzet van vrijwilligers bij het realiseren van verbeteringen - Goede samenwerking met diverse commissies - Goede communicatielijnen - Investeringskosten o Voetbalsfeer in kantine o Activiteiten => terug te verdienen uit de extra kantine omzet o Prullenbakken => wellicht via de gemeente Venlo of elders ‘gratis’ verkrijgbaar o Container buiten => wellicht gratis te verkrijgen / opverven zal dan de kosten zijn o Hangkast in invalidentoilet

20


Ambitie 7 Groei in leden, zowel in aantallen als in betrokkenheid en loyaliteit. Aanleiding om deze ambitie op te stellen en uit te werken Er zijn nog verschillende doelgroepen die vv Belfeldia nog niet binnen de vereniging heeft of doelgroepen waar nog meer potentieel in zit. We merken dat steeds meer leden eerder stoppen met voetballen en dan de club verlaten, de bereidheid vrijwilligers werk te doen tijdens of na hun sportieve carrière binnen Belfeldia loopt ook terug. Huidige stand van zaken betreft de ambitie (0-meting) Dames voetbal net opgestart, nog niet structureel (zie ambitie 10). Mini F (pupillen), vorig jaar mee gestart nog niet structureel. In alle leeftijdscategorieën is er nog veel ruimte voor nieuwe (blijvende leden) De leden stoppen bij:  Overgang van jeugd naar senioren.  Na de lagere teams is er een geringe overgang naar de veteranen.  Geen behoefte meer om te voetballen. Na actieve voetbal carrière verlaten ze de vereniging en blijven niet als vrijwilliger en raken zo de betrokkenheid kwijt. De actieve leden zijn steeds minder betrokken door veranderde maatschappij. Ongeveer 310 actieve leden en 180 steunende leden. Waar willen we in 2017 staan betreft deze ambitie Minimaal 540 leden waarvan 65% doet aan vrijwilligers werk. Streven moet zijn: eenmaal lid, altijd lid van vv Belfeldia. Hoe gaan we stapsgewijs de ambitie realiseren (weggezet in een grove tijdslijn) 2012-2013: Werving: Structurele jaarplanning maken. Verloop: Aan de hand van het voetbal technische beleidsplan (ambitie 3) zal verloop terug lopen. Dit door betere begeleiding van het jeugd kader. Betrokkenheid: Door invoering vrijwilligers beleid (ambitie 4) zal dit gaan groeien. 2013-2014: Werving: jaarplanning uitvoeren en bijstellen waar nodig. Verloop: Zie 2012-2013 Betrokkenheid: zie 2012-2013 2014-2015: Werving: jaarplanning uitvoeren en bijstellen waar nodig. Voorzitter heeft interview met dagblad en/of radio/tv betreffende positieve ontwikkelingen van v.v. belfeldia. Verloop: Beginnende resultaten VTZ beleid, hierdoor minder uitstroom van het technische kader en daardoor minder verloop van jeugdleden. Door spreiding van taken minder druk op de bestaande vrijwilligers en hierdoor minder verloop.

21


Betrokkenheid: Beginnende resultaten van het vrijwilligersbeleid, hierdoor meer vrijwilligers met minder zware taken. 2015-2016: Werving: jaarplanning uitvoeren en bijstellen waar nodig Verloop: door waardering van vrijwilligers minder verloop. Resultaten vtz en vrijwilligers beleid worden nog meer zichtbaar. Betrokkenheid: door waardering van de vrijwilligers raken ze nog meer betrokken. 2016-2017: Werving: jaarplanning uitvoeren en bijstellen waar nodig. Opzetten zaalvoetbal. Verloop: Door juiste mensen op de juiste plaats te hebben voelt iedereen zich meer happy en zal men niet zo snel stoppen bij Belfeldia. Betrokkenheid: Bijna alle leden dragen op zijn eigen manier een steentje bij aan Belfeldia.

Randvoorwaarden die nodig zijn om ambitie te kunnen verwezenlijken Financiën: Kopieerkosten. Huur materialen. Aanschaf materialen. PR en communicatie. Materialen: Administratieve zaken Sport en spel materiaal. Accommodatie: Velden voor activiteiten te organiseren. Zaal voor activiteiten te organiseren. Personeel: Administratieve medewerkers en Pr medewerkers vanuit commerciële zaken betreffende de administratieve kant. Begeleiding en organisatie betreffende activiteiten vanuit de VTZ en JC (wordt KAC).

22


Ambitie 8 Communicatie & PR die gestructureerd acteert en zich richt op zowel bestaande als nieuwe (social) media. Aanleiding om deze ambitie op te stellen en uit te werken Het is essentieel dat alle commissies, leden en betrokkenen content aanleveren voor publicaties op de website of Social Media. Zonder dit kan de commissie communicatie niet goed functioneren en geen artikelen plaatsen. Proactief en dus vooral op eigen initiatief acteren aan de hand van vaste afspraken die zijn vastgelegd in het communicatieplan. Huidige stand van zaken betreft de ambitie (0-meting) Binnen de commissie Communicatie en de andere commissie, DB en bestuur is sprake van een eenduidig beeld omtrent communicatie binnen vv Belfeldia. Namelijk dat communicatie in veel gevallen wel gebeurd, echter dat er geen eenduidige afspraken zijn. Dit leidt in teveel gevallen tot misverstanden, miscommunicatie en zelfs ergernissen. Ondanks het feit dat ook veel zaken wél goed gaan, is het noodzakelijk om communicatie & PR op een hoger plan te tillen. Waar willen we in 2017 staan betreft deze ambitie Communicatie binnen vv Belfeldia is een gemeengoed binnen de vereniging. Zowel interne als externe communicatie verloopt gestroomlijnd en in een vaste omkadering. Hoe gaan we stapsgewijs de ambitie realiseren (weggezet in een grove tijdslijn) Per direct gaan werken volgens afspraak. E.e.a. wordt onderstaand gedetailleerd weergegeven. Randvoorwaarden die nodig zijn om ambitie te kunnen verwezenlijken

 Taken en verantwoordelijkheden commissie communicatie: 1. Proactief / eigen initiatief vanuit commissie communicatie & PR. 2. Het (technisch) onderhouden van de website www.belfeldia.nl zowel functioneel alsook up to date. 3. Het toegang verlenen tot de beheergedeeltes van de website www.belfeldia.nl door het toewijzen en vastleggen van rechten aan gebruikers. 4. Adviserende functie bij aanschaf communicatiemiddelen en advisering bij mogelijkheden van communicatie binnen alsook buiten de eigen vereniging. 5. Het plaatsen van content (tekst & foto’s) op de website www.belfeldia.nl alsook het verwijderen van verouderde items. 6. Het aanmaken en technisch beheren van alle E-mail adressen binnen het domein belfeldia.nl ([email protected]) 7. Het inhoudelijk beheren van het E-mailadres [email protected] door alle commissieleden. 8. Het inhoudelijk beheren van het E-mailadres [email protected] en [email protected] door de voorzitter van commissie.

23


9. Het plaatsen van berichten middels Social Media als Twitter en FaceBook. Toekomstige Social Media zullen per aanbod bekeken moeten worden of deze ingezet gaan worden. Advies van commissie communicatie aan het (dagelijks) bestuur van vv Belfeldia voor besluitvorming. 10. Leden van de commissie communicatie zijn webbeheerders en geen redacteurs. 11. Het opstellen van een digitaal formulier waarin de richtlijnen staan voor het aanleveren van artikelen en foto’s. 12. Persoonlijke mailing naar de leden wordt verzorgd door de Voorzitter communicatie. Items worden aangeleverd via [email protected]

 Communicatie binnen de vereniging en overige commissies van vv Belfeldia: 1. Binnen iedere commissie is de voorzitter verantwoordelijk voor de communicatie binnen zijn of haar commissie. 2. VZ commissie dient iedere commissievergadering de verantwoording te dragen dat het onderwerp “communicatie” als laatste punt op de agenda staat. Ieder item voor communicatie dient als actiepunt te worden toegewezen aan een verantwoordelijke binnen de eigen commissie. 3. VZ commissie dient voor zijn / haar commissie te bepalen welke onderwerpen naar de commissie communicatie gestuurd worden (per E-mail naar [email protected]) voor publicatie op de website en Social Media. 4. VZ commissie dient voor zijn / haar commissie te bepalen welke onderwerpen naar de voorzitter communicatie gestuurd worden (per E-mail naar [email protected]) voor beoordeling, overleg of aanpassing. 5. VZ commissie dient een verantwoordelijke aan te wijzen die het artikel voor publicatie moeten schrijven, zodat de commissie communicatie dit alleen maar hoeft te publiceren. Leden van de commissie kennen de feiten, de exacte bedoeling en kunnen zich beter inleven in een artikel. 6. Foto’s dienen digitaal aangeleverd te worden via het E-mailadres [email protected]. 7. Veelvouden van foto’s (activiteiten) dienen in overleg met een commissielid communicatie te worden aangeleverd. 8. Iedere commissie is zelf verantwoordelijk voor de juiste inhoudelijke communicatie naar betrokkenen. Voorbeeld: a. Informatie voor (nieuwe) (jeugd)leiders dient via de commissie VTZ verstrekt te worden naar de betreffende personen. b. Wijzigingen betreffende kantine werken dienen via de commissie kantine beheer naar de juiste personen uitgezet te worden. c. Communicatie met sponsoren wordt door de sponsorcommissie opgepakt. d. Etc. 9. Artikelen dienen eerst naar [email protected] gestuurd te worden en geplaatst, alvorens dit door te sturen naar andere media (belfeld.nu etc. etc.) 10. Bij doorsturen van artikelen etc. kan een datum van plaatsing worden meegegeven. Artikelen worden in concept (achtergrond) geplaatst en worden pas actief op de aangegeven datum. Dit voorkomt ad hoc werk en fouten.

24


Ambitie 9: Sterk imago dat je graag als lid / ambassadeur van vv Belfeldia zowel internals extern uitdraagt. Aanleiding om deze ambitie op te stellen en uit te werken - Het aantal meldingen aan de vertrouwenspersoon als gevolg van overschrijden van gedragsnormen en het niet nakomen van (beleids)regels nemen niet schrikbarend toe. Echter er lijkt wel een toename van het niet nakomen van gemaakte afspraken binnen de vereniging die tot ongewenste situaties zorgen en daarmee het imago en respect binnen de vereniging niet ten goede komen. - Het bestuur en onderliggende commissies hechten waarde aan het nakomen van de afspraken om zodoende werkzame situaties te kunnen waarborgen. - Het bestuur acht het positieve externe imago van vv Belfeldia een gemeengoed dat gekoesterd moet worden. Huidige stand van zaken betreft de ambitie (0-meting) - Imago is positief, echter komt op diverse vlakken onder druk te staan. - Beleid is versnipperd. - Melding is niet structureel verankerd. - Sanctionering en uitvoering daarvan moet consequenter. - Doel is om gedragenheid te creëren voor de te varen koers, welk bijdraagt aan een vanzelfsprekend ambassadeurschap van leden en supporters van Belfeldia. Waar willen we in 2017 staan betreft deze ambitie 100% borging van de afspraken omtrent normen en waarden, naleving hiervan, en indien noodzakelijk consequente handhaving van de afspraken en regels die gelden bij vv Belfeldia. Binnen de vereniging draagt iedereen zijn of haar steentje bij aan een prettige en sociale omgeving. Het niet nakomen van gemaakte afspraken past hier NIET bij. Hoe gaan we stapsgewijs de ambitie realiseren (weggezet in een grove tijdslijn) 2012-2013: - Bundelen van bestaande regels en afspraken binnen vv Belfeldia - Input vragen van alle commissies - Invulling taken en werkwijze vertrouwenspersoon 2013-2014: - Herschrijven c.q. aanvullen van regels en afspraken - Sluitend registratiesysteem vertrouwenspersoon - Implementeren regels, naleving, registratie en indien noodzakelijk, sancties bij leden en supporters.

2014-2015:

25


-

Monitoring en indien noodzakelijk bijsturen beleid

2015-2016: - Monitoring en indien noodzakelijk bijsturen beleid 2016-2017: - Monitoring en indien noodzakelijk bijsturen beleid Randvoorwaarden die nodig zijn om ambitie te kunnen verwezenlijken - Een gedegen handboek waar de gemaakte afspraken, richtlijnen en eventuele sancties worden gebundeld. - Een duidelijk aanspreekpunt (vertrouwenspersoon/-commissie) en het genereren van een duidelijk registratiesysteem. Maak de vereniging hier via de diverse interne media mee bekend. - Terugkoppeling op gezette momenten (bijvoorbeeld ALV) van de ontwikkeling mbt normen en waarden aan haar leden. - het bestuur ziet toe op de ontwikkeling van de naleving van normen en waarden,geeft feedback aan de vereniging (rechtstreeks of via verantwoordelijke commissies) en zorgt voor een geleidelijke doch effectieve aanpak. (Niet teveel hooi op de vork, klein beginnen). - Leg zoveel mogelijk de verantwoordelijkheden ‘laag’ in de vereniging neer. Dit zorgt voor gedragenheid van de afspraken die we met elkaar gemaakt hebben.

26


Ambitie 10 Het opstarten en uitbouwen van meisjes- en damesvoetbal. Aanleiding om deze ambitie op te stellen en uit te werken Dames voetbal is een van de snelst groeiende sporten in Nederland, we merken dat er ook in Belfeld behoefte is voor dames/meisjes voetbal. Bij vv Belfeldia zijn er in de jeugd wel meisjes actief maar hier is geen specifiek beleid op gemaakt. Huidige stand van zaken betreft de ambitie (0-meting) Er is nog geen beleid betreffende damesvoetbal binnen Belfeldia en er hebben zich een 15-tal dames aangemeld om te starten met voetbal. De leeftijd is tussen de 16-25 jaar. Verder zijn er momenteel 5 meisjes die in de jeugdteams voetballen tussen de jongens. Waar willen we in 2017 staan betreft deze ambitie Jeugd: 2 7-tallen voor de F of E, 1 11 tal voor de D of C jeugd. Senioren: 1 dames elftal met minimaal 16 actieve dames incl. 1 trainer, 1 leider en 1 grensrechter. Het damesvoetbal is volledig geïntrigeerd binnen Belfeldia In het voetbal technische beleidsplan is het dames/meisjes voetbal opgenomen en gewaarborgd door een verantwoordelijke binnen voor VTZ. Hoe gaan we stapsgewijs de ambitie realiseren (weggezet in een grove tijdslijn) 2012-2013: - Opstarten met het trainen van een groep dames die zich hebben aangemeld. - Verder zullen de dames zich zodanig ontwikkelen dat ze kunnen deelnemen aan de competitie van 2013-2014. Het aantal spelende dames zal hiervoor moeten groeien naar minimaal 16. - Gerichte werving van senioren dames volgens een doordacht wervingsplan. - Opnemen van dames/meisjes voetbal binnen het voetbaltechnische beleidsplan. 2013-2014: - Deelnemen aan de competitie door 1 dames team. - Start met gerichte werving voor meisjes voetbal volgens een doordacht wervingsplan. - De geworven meisjes zullen deelnemen aan de trainingen van de jongens bij E of F jeugd. 2014-2015: - Continueren van het dames team bij de senioren. - een meisjes 7-tal zal starten met deelname aan de competitie. - Wervingsactie is een vast terugkerende actie binnen vv Belfeldia.

2015-2016:

27


- Continueren van het damesteam bij de senioren. - Twee meisjesteams in de E en F. 2016-2017: - Continueren van het damesteam bij de senioren. - Belfeldse dames die reeds ergens anders voetballen terug halen naar vv Belfeldia. Let wel: dit zal niet door actieve benadering gebeuren, maar door aantrekkingskracht die dames-en meisjesvoetbal bij vv Belfeldia hebben. - Starten met 1 D 11 tal voor meisjes. - Continueren van meisjes 7 tallen. - Damesvoetbal is volledig geïntegreerd binnen vv Belfeldia.

Randvoorwaarden die nodig zijn om ambitie te kunnen verwezenlijken Financiën:  Voor wervingsacties.  Voor aanschaf van wedstrijdkleding.  Shirtsponsering.  Voor aanschaf materialen Materialen:  Extra materialen i.v.m. meer teams. Accommodatie:  Kleedlokalen zodanig gebruiken dat er geen problemen kunnen ontstaan die betrekking hebben op ongewenste intimiteiten. Dit zowel voor dame  heer als heer  dame.  Dames voetbal is geïntegreerd in de accommodatie planning. Personeel:  Dames team  1 trainer, 1 leider, 1 grensrechter waarvan minimaal 1 dame.  Meisjes teams  1 trainer, 1 leider waarvan minimaal 1 dame.  Deelname communicatie voor het maken van een wervingscampagne  Samenwerking jeugdcommissie en VTZ betreffende wervingsacties.  Binnen VTZ minimaal 1 persoon verantwoordelijk voor dames- en meisjesvoetbal.

28


Ambitie 11: vv Belfeldia neemt een voortrekkersrol in de samenwerking met andere bereidwillige Belfeldse (sport)verenigingen. Aanleiding om deze ambitie op te stellen en uit te werken Met name in de afgelopen 2 jaar is door de Gemeente Venlo in de Sportieve Omgeving Belfeld tijd en energie gestoken om de samenwerking tussen de diverse verenigingen in Belfeld op een hoger niveau te tillen. Dit kan vervolgens leiden tot de gewenste synergie-effecten voor de individuele vereniging alsmede voor het verenigingsleven in totaliteit. Huidige stand van zaken betreft de ambitie (0-meting) Belfeldia heeft de afgelopen periode constructief deelgenomen aan de diverse overleggen en bijeenkomsten geïnitieerd door de sportconsulent Sportieve Omgeving Belfeld. Helaas is o.b.v. achterblijvende resultaten c.q. deelname de Sportieve Omgeving Belfeld in september 2013 opgeheven. Dit betekent dat er geen actieve ondersteuning meer vanuit de Gemeente Venlo en haar sportconsulent(en) gefaciliteerd wordt. Waar willen we in 2017 staan betreft deze ambitie Verregaande samenwerking en afstemming tussen de diverse verenigingen, daar waar dit zal of kan leiden tot synergie-effecten. Hoe gaan we stapsgewijs de ambitie realiseren (weggezet in een grove tijdslijn) 2012-2013: Overleg initiëren tussen Belfeldse partijen (verenigingen, Dorpsraad, etc.) 2013-2014: Structureel overleg en afspraken vastleggen met zoveel mogelijk verenigingen en/of instanties in Belfeld. Het definiëren / formuleren van doelstellingen c.q. speerpunten 2014-2015: Monitoren en verder uitdiepen van afspraken. 2015-2016: Evaluatie samenwerking en behaalde resultaten tov doelstellingen 2016-2017: Positionering en (her)overweging door vv Belfeldia mbt overlegstructuur. Randvoorwaarden die nodig zijn om ambitie te kunnen verwezenlijken - Overlegstructuur en – orgaan vormen - Collega verenigingen motiveren en mobiliseren - Begeleiding (dorpsraad/ Sportraad)

29


30


4. Bestuur- en verenigingsstructuur (Bestuursorganigram) Zoals in de uitwerking van ambitie 1 reeds beschreven staat, zal de bestuursstructuur aangepast worden. Ter verduidelijking zijn zowel de oude alsmede de nieuwe bestuursstructuur in een organogram uitgewerkt:

HUIDIGE BESTUURSSTRUCTUUR

Algemene ledenvergadering (ALV)

Vertrouwenspersoon Kascontrolecommissie

Dagelijks bestuur (DB) Voorzitter Vicevoorzitter Secretaris Penningmeester

VTZ

KBC

JC

SC

CGT

CC

FC

Hoofdbestuur (HB)

31


NIEUWE BESTUURSSTRUCTUUR Algemene ledenvergadering (ALV)

Raad van Toezicht Vertrouwenspersoon Kascontrolecommissie

Dagelijks bestuur Voorzitter Secretaris Penningmeester

VVE acc. Belfeldia

Vrijwilligers coördinatoren

Verenigingszaken      

Accommodatie Vergunningen Ledenadministratie Contact met KNVB /NKS/LBA/Gemeente Sportieve omgeving Bewaken normen en waarden

Secretaris

Commerciële zaken      

Sponsoring Communicatie & PR Inkoop materialen Financiën Vrijwilligerszaken Bewaken normen en waarden

Penningmeester

Voetbalzaken        

Technisch beleid JGD/SEN/VET/Dames (hoofd)trainer(s) (jeugd)coördinator(en) Scheidsrechters Planning velden Toernooien Vrijwilligers Bewaken normen en waarden

2 bestuursleden

Kantine & Activiteiten      

Kantinezaken Alle activiteiten Prof voetbalkamp Jaarkalender Vrijwilligerszaken Bewaken normen en waarden

2 bestuursleden

Vergaderstructuur

  

Commissies DB Bestuur

minimaal 1x per maand (vaker in drukke periodes) 1 x per 2 weken voor lopende zaken (korte strakke vergadering) 1 x per 2 maanden met alle bestuursleden

32


5. Nawoord Het visiedocument ‘Beleidsplan 2012-2017’: Verbonden door Ambitie, heeft de afgelopen maanden gestalte gekregen door intensief overleg en gedegen samenwerking door de betrokken commissies en/of werkgroep en bestuursleden. De samenstelling van het bestuur en de werkgroep ten tijde van het vormen van het beleidsplan, is als volgt: Bestuur vv Belfeldia - John Engelen (voorzitter) - Wim van den Beucken (vice-voorzitter/CGT) - Jeroen Kurstjens (penningmeester) - Erik Boonen (secretaris) - Dennis Reijnhout (Vtz) - Geert Kurtsjens (Vtz) - Arjan Schatorjé (Vtz) - Rosita Christis (KBC) - Mark Erdkamp (JC) - Tim Hoezen (SC) - Geert Cuijpers (Com.) Werkgroep Beleidsvisie 2012-2017 - John Engelen (voorzitter) - Wim van den Beucken - Jeroen Kurstjens - Arjan Schatorje - Roger Janssen - Jaap Litjens (Gem. Venlo /Sportconsulent)

33


Bijlage : SWOT-analyse De SWOT analyse is een model dat intern de sterktes en zwaktes van een organisatie en in de omgeving de kansen en bedreigingen analyseert. Bij het opstellen van een SWOT analyse wordt een aantal stappen doorlopen, waarbij aan de hand van de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen wordt gekeken naar de toekomst van de organisatie (vv Belfeldia in dit geval). De stappen zijn als volgt: 1. Sterke en zwakke punten (Strengths & Weaknesses) De sterke en zwakke punten zijn de kenmerken van de organisatie of de vereniging. Het gaat dus expliciet om de interne elementen waar je invloed op hebt. 2. Kansen en bedreigingen (Opportunities & Threats) De kansen en bedreigingen zijn de ontwikkelingen, gebeurtenissen en invloeden waaraan de organisatie of de vereniging onderhevig is. Hier gaat het dus expliciet om de externe elementen waar je niet direct invloed hebt. Sterke punten vv Belfeldia      

Midden in de gemeenschap (dorpskarakter) Interne betrokkenheid leden Accommodatie Veel vrijwilligers Veel nevenactiviteiten Geen concurrentie andere voetbalverenigingen

Zwakke punten vv Belfeldia         

Kansen vv Belfeldia       

BSO / NSA (Kom.Mijn) Ouderen / Senioren (als vrijwilliger en in aanbod) Mini-pupillen Professionalisering kader Samenwerking andere verenigingen, VVV, KNVB Betere benutten accommodatie Ondersteuning gemeente Venlo

Interne en externe communicatie Organisatie/structuur vereniging Geen duidelijk beleid en niet transparant richting de leden Ontbreken vrijwilligersbeleid Te weinig geschoold kader Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden commissies Gebrek aan discipline en nakomen afspraken Sfeer kantine Onvoldoende vrijwilligers voor specifieke taken

Bedreigingen vv Belfeldia      

Individualisering maatschappij Terugtrekkende overheid (subsidies, huren Economische crisis (sponsoring) Breed aanbod sporten in Belfeld Digitalisering (aanbod jeugd) Beperkte tijd vrijwilliger

34

Verbonden door Ambitie

Recommend Documents