Van EPD business case naar concrete batenrealisatie MIC 2015, vrijdag 30 oktober, 11.15‐12.00 uur Elkerliek Ziekenhuis Merijn Mulders, programmamanager EPD Programma Één EPD Elkerliek
“Change is hard because people overestimate the value of what they have, and underestimate the value of what they may gain by giving that up.”
James Belasco and Ralph Stayer Flight of the Buffalo (1994)
Even voorstellen Merijn Mulders
Elkerliek Ziekenhuis
• Programmamanager EPD • Sinds 2011
• Streekziekenhuis • Ca 400 bedden • 4 locaties: Helmond, Deurne, Boxmeer en Gemert • Ca 2000 medewerkers
• Gezondheidswetenschapper • Projectmanager • Fysiotherapeut
Agenda •Toelichting EPD programma •Batenrealisatie in het Elkerliek •Vragen
Toelichting EPD programma Elkerliek
Doelstelling EPD programma • Het realiseren van een NIEUW bewezen ZIS (Ziekenhuis Informatie Systeem) en EPD (Elektronisch Patiënten Dossier) dat het primaire zorgproces op geïntegreerde wijze ondersteunt • In dit nieuwe EPD staat de patiënt centraal en strekt informatievoorziening/uitwisseling zich uit tot verwijzers, patiënten en samenwerkende instellingen • Het nieuwe EPD leidt tot optimalisatie van werkprocessen, papierarm werken, betere service aan de patiënt, een betere concurrentiepositie evenals kostenbesparingen • Het huidige ZIS wordt uitgefaseerd en ontwikkeling aan het eigen EPD wordt gestopt 7
Timing onder voorbehoud tijdige invulling randvoorwaarden
EPD-programma tot 2011-2015
Visie doc 2011
1. Strategie en voorbereiding
2. Definitie en selectie
Mei 2012
3. Contract en voorbereiding implementatie
4. Implementatie
Sept 2014
Voorbereiden ICT‐infra en organisatie
Voorbereiden batenrealisatie
HiX van de firma ChipSoft
Software + Best Practices + Diensten
Livegang 6 november 2015
Huidige situatie = versnipperd
Verwachte eindsituatie = integraal EPD
Scope ‘plateau 1’ EPD programma Elkerliek In scope plateau 1: • Registratie, declaratie, facturatie (KernZIS) • Medisch/klinische gegevens en dossiervoering (behalve paramedisch) • Patiënt logistiek (opname, OK, CSA, bedden‐ en afspraken planning, wachtlijst) • Procesmanagement (ordercommunicatie, EVS/TDR) • Apotheek • Presentatie en informatie (management‐ en stuurinfo, KPI’s ) • Uitwisseling extern, patiënt portaal fase 1
Niet in scope plateau 1: • Vervanging Mosos • Vervanging IFA • Vervanging ParaNice • Vervanging DWH • Vervanging PDMS IC • Vervanging RIS • Zorgverlenersportaal
Tijdslijn – EPD programma plateau 1 3 0 o k t
2015 Q3/4 Voorbereiden
Programmaplan(ning) Programmaorganisatie Conversie/koppelingen ICT infra
Q1/2 2015
Q3
Reviewfase
Testfase
(ca 5 mnd, ca 5 + 5 review dg*)
(ca 1 mnd, 2 + 2 test dg)
Q4 Opleiden (4‐6 wk)
Go live 6 nov
2016 Q 4/Q1 Ingebruikname en nazorg (3 mnd)
(Beheer)opleiding Inrichten systeem, reviewen/tunen BP’s
Integrale testdagen
Afstemmen op proces
Voorbereiden training
3 feb – 30 juni
Acceptatie systeem
September > Acceptatie
Eindgebruikerstraining Klassikaal, e‐learning
Oktober
Implementatievoorbereiding
Issues oplossen Optimalisatie Wennen!
t/m 9 feb 2016
EPD Programmaorganisatie – plateau 1
2 15
52
Ca 170 deelnemers zorg Ca 25 EPD/(M)IT specialisten
Driver voor batenrealisatie
Zonder baten GEEN nieuw EPD (Kees Wolse, voormalig Lid Raad van Bestuur) ##MIO
##MIO
Batenrealisatie in het Elkerliek
Baten realiseer je niet vanzelf • Nieuw EPD is een grote investering • Sturing nodig om baten te kunnen incasseren • (Proces) eigenaarschap bij de lijn is essentieel
Batenverificatie en ‐realisatie
Q1+Q2 2012 Strategiefase > BC 1.0 Inschatting baten
2013
Q1 2014
Selectiefase > BC 2.0
Start batenverificatie en opstellen plan
Inschatting baten
Activiteiten: Literatuur Kennis D&A medical group Referentiebezoeken
Activiteiten: 0‐metingen en procesinventarisaties Workshops en overleggen Onder leiding van: baten commissie
Na onderhandeling > BC 3.0 (definitief voor implementatie)
Deliverables: Batenprofielen + eigenaren Batensheet hard/zacht Batenrealisatieplan
Lijnmanagement is eigenaar batenrealisatie, EPD programma faciliteert
Tijdslijn batenrealisatie 6 nov live
Januari 2015
februari 2016
Implementatie nieuw ZIS/EPD nazorg Aanstellen batenrealisatie manager
Voorbereiding realisatie baten
Realisatie baten
Activiteiten in kader baten nieuw EPD
Q1 2014 RvB: opdracht voor Initiële batenrealisatie business case plan 2012‐2013: op basis IST, Door sector‐ IST management literatuur, analyse ervaringen > eigenaar 2012: batensheet Programma systemen, voorlopig processen bevroren na faciliteert , ICT verificatie met sectormanage ment (april 2013)
Verificatie processen: zorg‐ administratie, poli, kliniek, opname en OK planning en registratie > Knelpunten > Impact nieuw EPD inzichtelijk
Proces klankbord workshop 17 april 2014: > gedeeld inzicht in impact nieuw EPD
Activiteiten in kader baten nieuw EPD
Batenrealisatie plan: medio juni 2014 Bijgewerkte batensheet in business case: medio juni 2014
Baten‐ realisatie Batensheet workshop 13 t.b.v. business mei: case t.b.v. start > Eenduidig implementatie en gedragen mening over te realiseren baten in het Elkerliek Ziekenhuis
Door programma management
Beschrijft wie wat hoe en wanneer Opgesteld door sectormanage ment ondersteund door programmabur eau
Vanaf Q 1 2015 Batenrealisatie programma: tijdens en na implementatie nieuw EPD Batenrealisatie manager geeft uitvoering aan batenrealisatie‐ plan
Aanstelling batenrealisatie manager
Geïdentificeerde potentiële batensoorten (1/2) • Besparing onderhoud, resources en materialen bijv.: • Drukwerk en print, licentiekosten, wegvallen werkzaamheden personeel
• Financieel en zorgadministratief proces bijv.: • Betere registratie aan bron, verdwijnen/verschuiven van controle activiteiten, betere rapportagemogelijkheden
• Besparing poliklinisch proces + klinisch proces • Beter ondersteunde (zorg)processen en zorglogistiek (door portalen, ordercommunicatie, combinatieafspraken etc.) waardoor werkzaamheden verschuiven/verdwijnen op bijv. (poli)klinieken
Geïdentificeerde potentiële batensoorten (2/2) • Besparing patiëntregistratie, opname‐ en OK‐planning • Beter ondersteunde (zorg)processen en zorglogistiek (door portalen, ordercommunicatie, combinatieafspraken etc.) waardoor werkzaamheden verschuiven/verdwijnen op opnameafdeling
• Besparing paramedisch proces Efficiëntiewinst door integraal systeem • Besparing diagnostiek • Besparing door beter inzicht aanvragen Radiologie en AKL
• Kwaliteit en veiligheid • Betere kwaliteit van zorg en patiëntveiligheid door bijv. minder medicatiefouten en heropnames
3 batencategorieën onderscheiden • Hard • Duidelijk en concreet, zeker te incasseren
• Semi‐hard • Minder concreet, versleuteld in processen, vergen inspanning/randvoorwaarden
• Zacht • Lastig te concretiseren/kwantificeren, diep versleuteld in processen
Resultaat: harde baten & 50% van de semi‐harde en zachte baten meegenomen in de BC EPD
Draagvlak en betrokkenheid lijn en medische staf – proces klankbordworkshop (1/2) • Doel: eenduidig begrip creëren van de mogelijke impact van een nieuw ‘integraal’ EPD op de werkprocessen • Alle hoofdprocessen zijn besproken/geëvalueerd met stakeholders uit alle processen • • • • •
Polikliniek Kliniek Opname/POS/OK SEH Zorgadministratie/facturatie
• Eindresultaat: eenduidig begrip van impact en bijgestelde inzichten • • • •
Veel verschillende systemen/applicaties binnen een proces Veel handmatige handelingen (bijv. overnemen informatie, controles) Veel papier (formulieren, dossiers) Veel handmatige logistieke activiteiten, zoals plegen telefoontjes, faxen etc.
• Onder leiding/met kennis en ervaring D&A medical group
Voorbeeld – polikliniek proces Op basis kennis/ervaring is inschatting gemaakt van impact EPD op processen
Voorbeelden verdwijnende formulieren Functie
NG
KCL
Radiologie
Opname
PATH MMB ICC
Draagvlak en betrokkenheid lijn en medische staf – batenrealisatieworkshop (1/2) • Doelstelling • Inzicht geven in historie en proces • Hoe zijn we tot de huidige batenselectie gekomen? • Hoe ziet het proces om tot batenrealisatie te komen er uit?
• Input en gedeeld inzicht • Is de selectie volledig en haalbaar? • Wat zijn de baten met meeste potentie en minste potentie • Wat is er nodig om de baten te realiseren?
• Met stakeholders (o.a. management, artsen, P&O) uit proces (20 deelnemers) • Posters als middel • 12 batenposters (excl. Verplichte baten) • PP scoren met oranje (2) en groene stickers (5) • Geen restricties: ‘out of the box’
• Discussie en evaluatie scores met deelnemers Eindresultaat: selectie van baten waarin men gelooft en zich hard voor gaat maken
• Onder leiding/met kennis en ervaring van D&A medical group
Een voorbeeld poster
Kosten(reductie) en opbrengsten (€) Doorlooptijd van zorg (D) Kwaliteit van zorgproces (Q) Patiënt veiligheid (V) Service aan patiënt en zorgverleners (S) Medewerkers (M)
Scores 12 batenposters 1. 2. 3.
Groen = > 5 groene stickers
Efficiëntiewinst zorg administratief en financieel proces Inkomstenverbetering ziekenhuis Efficiëntiewinst door integraal ondersteund poliklinisch proces 4. Efficiëntie‐ en effectiviteitsverbetering polispreekuren 5. Betere benutting van beschikbare bed capaciteit 6. Reductie administratieve last en beter geïnformeerde zorgverleners kliniek 7. Efficiëntiewinst door 1 patiënt centraal dossier (EPD) 8. Betere OK‐benutting 9. Efficiëntiewinst patiëntregistratie, opname‐ en OK‐ planning 10. Reductie (onnodige) labonderzoeken (AKL) 11. Regie voor afspraken naar patiënt 12. Efficiëntiewinst door combinatieafspraken en patiënt centraal plannen (‘decentrale afsprakenplanning’)
Het overzien en kunnen inschatten van potentiële baten van een nieuw EPD vindt men erg lastig
Waar staat het Elkerliek nu •Live met HiX plateau 1 over 1 week!! •Voorbereiding HiX plateau 2 gestart •Batenrealisatie in voorbereiding/op schema •Concretiseren van batenrealisatie is klaar, bijv. • personele consequenties door veranderen/verdwijnen werkzaamheden, impact veranderende processen, uitfaseren middelen en materialen, contracten opzeggen
•Naar verwachting realiseert ziekenhuis geplande baten in 2016 daadwerkelijk •Het realiseren van de baten in 2017 en verder vraagt continue aandacht
Mijn advies • Maak een goed doordachte en realistische business case, betrek de juiste mensen • Start tijdig met het nadenken en praten over batenrealisatie • Zorg dat mensen de potentie en impact van een integraal EPD goed gaan begrijpen • Beleg proces‐ en bateneigenaarschap in de lijn • Betrek een externe partij met kennis van zaken en concrete ervaring • Zorg dat de RvB opdrachtgever is • Buy‐in lijnmanagement en medische staf ESSENTIEEL
Dank voor uw aandacht
