Vacaturemelding VluchtelingenWerk Gelderland

Vacaturemelding VluchtelingenWerk Gelderland

Algemeen Het werkgebied van de regionale stichting VluchtelingenWerk Gelderland omvat de provincie Gelderland: de Gelderse én enkele Utrechtse gemeenten. Het werkgebied is opgedeeld in regio's, de werkzaamheden worden lokaal uitgevoerd met ondersteuning vanuit regiokantoren. De activiteiten van de stichting richten zich op de ondersteuning en begeleiding van asielzoekers, vluchtelingen en andere nieuwkomers. Centrale thema's in de dienstverlening zijn maatschappelijke participatie, inburgering / integratie en toelating, deze zijn uitgewerkt in producten. De werkzaamheden worden zowel decentraal (in de gemeenten) als centraal (in opvangcentra voor asielzoekers (AZC's), Proces Opvang Locatie (POL) en Aanmeldcentrum (AC) Zevenaar uitgevoerd. Bij VluchtelingenWerk Gelderland werken ongeveer 1160 medewerkers. Het grootste deel van het uitvoerende dienstverlenende werk wordt gedaan door de ruim 1100 vrijwilligers. Hoofdkantoor en financiën Het hoofdkantoor met staf en ondersteunende diensten (communicatie, p&o, financiële administratie en automatisering), tevens de uitvalsbasis voor projectmedewerkers, is gevestigd in Arnhem. Het budget van de stichting komt voornamelijk tot stand door budget- en prestatieovereenkomsten met diverse opdrachtgevers. Jaarlijkse subsidie-toekenning door gemeenten wordt in toenemende mate aangevuld met -of vervangen door- dienstverleningsovereenkomsten of individuele integratie / participatietrajecten. De belangrijkste baten zijn afkomstig van de gemeenten in het werkgebied (in 2011 bijna 60% van het budget van plm. drie miljoen). Projectbijdragen en bijdragen van de Vereniging VluchtelingenWerk Nederland zijn twee andere belangrijke bronnen van inkomsten van de stichting. Vacature Wegens vertrek van de huidige (staf)medewerker financiën zoeken wij per direct een

Hoofd Financiële Administratie voor 32 uur per week

Informatie over de functie De VluchtelingenWerk Gelderland functiebeschrijving Hoofd Financiële Administratie is van toepassing; deze is toegevoegd in de bijlage. Het hoofd financiële administratie ressorteert hiërarchisch onder de directeur bestuurder. Het hoofd financiële administratie geeft operationeel leiding aan één of enkele medewerker(s). Op dit moment is er één medewerker werkzaam op de financiële administratie. Op relevante momenten en terreinen wordt nauw samengewerkt met de andere stafafdelingen.

Informatie over de vacature • De vacature wordt in- en extern bekend gemaakt. • De functie is vanaf september 2012 beschikbaar. Invulling per zo spoedig mogelijk vanwege het vertrek van de medewerker financiën. Bij indiensttreding zal de kandidaat worden ingewerkt door deze medewerker. • Aanstelling vindt in eerste instantie plaats voor één jaar; na deze periode is verlenging mogelijk. • Standplaats voor de functie is het hoofdkantoor in Arnhem. • De CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening is van toepassing. Inschaling vindt plaats in schaal 9 van de CAO salarisregeling (indicatie: schaal 9 heeft in 2012 een bereik van € 2.494,- tot € 3.622,- bruto p.m. bij een volledig dienstverband van 36 uur per week). • Meer algemene informatie over de inhoud van de functie in de bijlage 'Functiebeschrijving Hoofd Financiële Administratie'.

Reageren Vragen over de inhoud van de functie kunnen worden gesteld aan directeur Jan van der Werff, via telefoonnummer 06 – 53299083; informatie over de procedure is te verkrijgen bij Marie-louise de Bie, management assistent P&O, via het hoofdkantoor telefoonnummer 026 – 3702777. Solliciteren Bij voorkeur door middel van een e-mailbericht, met motivatie en curriculum vitae, gericht aan de sollicitatiecommissie te sturen aan [email protected] of per brief, te sturen naar VluchtelingenWerk Gelderland sollicitatiecommissie O.v.v. 'Vacature Hoofd Financiële Administratie' Roermondsplein 30

6811 JN Arnhem Reacties moeten binnen zijn op maandag 3 september 2012 voor 09.00 uur. Gesprekken worden later in deze week gehouden op het hoofdkantoor in Arnhem. Kandidaten hiervoor worden zo spoedig mogelijk na sluiting van de termijn benaderd voor een uitnodiging.

VluchtelingenWerk Gelderland Functie: Hoofd Financiële Administratie Algemene kenmerken

Het hoofd financiële administratie is verantwoordelijk voor de verwerking van en de controle op de gegevens die betrekking hebben op de financiën van de Vw Gelderland. Hij/zij verzorgt en levert ter zake informatie en adviseert de directeur-bestuurder en het managementteam inzake het financieel beleid. Het hoofd financiële administratie is eindverantwoordelijk voor de onderstaande resultaatgebieden.

Doel van de functie

Het verrichten van (financieel) administratieve activiteiten, het verstrekken van informatie met betrekking tot de financiële positie van de Vw Gelderland aan belanghebbenden en het adviseren ten behoeve van het financiële beleid van regio's afzonderlijk en de stichting als geheel. Het hoofd financiële administratie maakt analyses en is proactief in advisering als hij/zij knelpunten en problemen signaleert.

Organisatorische positie

Het hoofd financiële administratie ressorteert hiërarchisch onder de directeur-bestuurder. Het hoofd financiële administratie geeft operationeel leiding aan één of enkele medewerker(s).

Resultaatgebieden Resultaatgebied 1. Activiteiten/ werkzaamheden

Financiële administratie beheren •

• • • •

•

Draagt zorg voor de verzameling en verwerking van gegevens van financiële aard in de betreffende administraties op stichtings-, regioen projectniveau (kostentoerekening, declaraties, facturen en boekingen); Controleert de dagelijkse (kas)verwerking van financiële gegevens; Controleert de aansluiting tussen de boekhouding (het grootboek) en sub-administraties zoals debiteuren, crediteuren en activa; Stelt facturen betaalbaar en controleert de betalingen aan crediteuren evenals de specificatie van de debiteurenposten; Beperkt, waar mogelijk en binnen de daartoe gestelde kaders en procedures, het debiteurensaldo door het versturen van aanmaningen en het treffen van betalingsregelingen; Voert de administratie van de materiële vaste activa en het subsidieregister.

Resultaat

Financiële gegevens zijn correct en tijdig verwerkt en op de juiste wijze toegerekend aan regio's en projecten. Betalingen hebben correct en tijdig plaatsgevonden en het debiteurensaldo is beperkt gehouden.

Resultaatgebied 2. Activiteiten/ werkzaamheden

Financieel beleid vormgeven, bewaken en uitvoeren • Stelt algemene planning- en controlprincipes, richtlijnen en - procedures van de organisatie op; • Voert evaluaties uit van de bedrijfs- en administratieve processen en informatiesystemen met betrekking tot de betrouwbaarheid; • Toetst de realisatie van het financieel beleid door middel van registratie, budgettering en periodieke controle; • Beheert en bewaakt de juistheid, betrouwbaarheid, actualiteit en volledigheid van de financiële administratie (diverse aansluitingen sub-administraties, verbandcontroles en detailcontroles op het grootboek) en het managementinformatiesysteem;

Bewaakt (de volledigheid van) urenverantwoording ten behoeve van project- / product-administratie. Uitvoering financieel beleid is bewaakt, zodanig dat tijdig de juiste informatie beschikbaar is om indien nodig bij te sturen en de gegevens in de financiële administratie op juistheid en volledigheid te controleren. •

Resultaat

Resultaatgebied 3. Activiteiten / werkzaamheden

Resultaat Resultaatgebied 4. Activiteiten/ werkzaamheden

Resultaat

Resultaatgebied 5. Activiteiten / werkzaamheden

Resultaat

Resultaatgebied 6. Activiteiten/ werkzaamheden

Resultaat

Salarisadministratie beheren en verwerken • Ontvangt en/of verzamelt informatie over (mutaties in) betalingen van salarissen, inhoudingen, premies en belastingen, declaraties en onkostenvergoedingen; • Onderhoudt contacten met daartoe relevante organisaties; • Registreert en verwerkt deze gegevens en maakt ze gereed voor geautomatiseerde verwerking door, eventueel, een extern salarisverwerkingsbureau; • Controleert outputlijsten en brengt zonodig correcties aan. Salarisadministratie is verwerkt, zodanig dat salarissen correct en tijdig uitbetaald kunnen worden Informatie beschikbaar stellen • Beantwoordt vragen van debiteuren; • Stelt diverse aangiften op voor de belasting; • Verstrekt op verzoek en/of ongevraagd informatie uit de financiële administratie aan managementteam en directie en andere belanghebbenden, in- en extern; • Verzamelt gegevens voor het opstellen van de begroting, de jaarrekening en periodieke financiële overzichten; • Archiveert financiële brondocumenten; • Verstrekt individuele toelichtingen op de salarisafrekeningen (met betrekking tot), inhoudingen, sociale wetgeving en pensioen- en ziektekosten verzekeringen voor zover het betrekking heeft op de berekening van het uit te betalen en in te houden bedragen; • Neemt deel aan werkoverleg. Informatie beschikbaar gesteld, zodanig dat betrokkenen op tijd volledig en correct geïnformeerd kunnen worden en benodigde overzichten beschikbaar zijn voor het ondernemen van actie. Advies geven • Adviseert management en directie (on)gevraagd op bedrijfseconomisch, fiscaal en administratief-organisatorisch gebied; • Verzorgt managementinformatie, zoals financiële rapportages, bedrijfseconomische analyses en beslissingscalculaties. Maakt samenvattingen, trekt conclusies en geeft het managementteam/de directie gevraagd en ongevraagd advies over te nemen maatregelen; • Beoordeelt plannen die door (regio)managers zijn opgesteld en houdt hierbij rekening met de financiële effecten op korte en lange termijn. (Financieel) advies gegeven, zodanig dat managementteam/directie van de benodigde informatie is voorzien en de processen beheerst en verbeterd kunnen worden. Werkprocessen verbeteren • Heeft een actieve houding in het signaleren van mogelijkheden tot verbetering in werkmethoden, procedures en automatiseringssystemen binnen de administratieve organisatie; • Voert verbeteringen in de werkmethoden en procedures door; • Verzorgt de inrichting van de ERP en de afstemming van de ERP software en financieel administratieve software op de processen van de organisatie. Werkprocessen verbeterd, zodanig dat werkzaamheden efficiënter en effectiever en met een zo hoog mogelijke kwaliteit uitgevoerd kunnen worden.

Resultaatgebied 7. Activiteiten / werkzaamheden

Resultaat

Verslaglegging verzorgen • Stelt subsidie-aanvragen en subsidie vaststellingen op, bestaande uit: ✔ voorcalculaties t.b.v. projectsubsidies; ✔ bedrijfseconomische onderbouwingen t.b.v. projectsubsidies; ✔ tussentijdse- en eindrapportages t.b.v. subsidievaststellingen; ✔ financiële verantwoordingen t.b.v. subsidievaststellingen; ✔ voorbereiding van subsidiedossiers t.b.v. accountantscontrole. • Stelt de jaarlijkse begroting voor exploitatie en liquiditeit op, inclusief het verzamelen van financiële informatie ten behoeve van het opstellen van de begroting; • Stelt de jaarrekening en periodieke financiële overzichten op; • Levert input voor het verantwoordingsverslag bij de jaarrekening; • Onderhoudt contacten met accountants ten aanzien van de verslaglegging. Verslaglegging verzorgd, zodanig dat de financieel-economische positie van de stichting inzichtelijk is.

Profiel van de functie Kennis van: • Administratieve procedures en relevante wetgeving • Financieel-administratieve software. Bij voorkeur kennis van en ervaring met (Open) ERP (Enterprise Resource Planning)-software • Inzicht in administratieve processen binnen de (administratieve) organisatie • Wet- en regelgeving met betrekking tot het werkgebied en van subsidies

Specifieke functiekenmerken • • • •

HBO niveau Integriteit bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens, zoals financiële- en persoonsgegevens Dienstverlenende en klantgerichte instelling Leidinggevende en coördinerende kwaliteiten

Competenties • Financieel en economisch inzicht • Analytisch vermogen • Accuratesse • Is in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken • Communicatieve vaardigheden om overtuigend informatie te delen, over te brengen en voorstellen te presenteren, zowel mondeling als schriftelijk • Stressbestendigheid / om kunnen gaan met tijdsdruk