UJIAN TENGAH TRIWULAN TAKE HOME MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Penerapan E-Business di Indonesia (Studi Kasus: PT Bank DKI)
Oleh : Cepryana Sathalica Widyananda P 056101061.45
Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
Peningkatan kualitas hidup semakin menuntut manusia untuk melakukan berbagai aktifitas yang dibutuhkan dengan mengoptimalkan sumber daya yang dimilikinya. Teknologi Informasi dan Komunikasi yang perkembangannya begitu cepat secara tidak langsung mengharuskan manusia untuk menggunakannya dalam segala aktivitasnya. Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Dalam dunia perbankan Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah diterapkannya transaksi perbankan lewat internet atau dikenal dengan Internet Banking. Beberapa transaksi yang dapat dilakukan melalui Internet Banking antara lain transfer uang, pengecekan saldo, pemindah bukuan, pembayaran tagihan, dan informasi rekening. Internet banking yang juga dikenal dengan istilah online banking adalah melakukan transaksi, pembayaran, dan transaksi lainnya melalui internet dengan website milik bank yang dilengkapi sistem keamanan. Dalam hal ini teknologi informasi merupakan salah satu strategi perusahaan untuk dapat lebih kompetitif dalam bidangnya . Teknologi informasi akan mendukung terciptanya suatu sistem informasi yang di butuhkan oleh konsumen, sementara definisi dasar yang membentuk sistem informasi itu sendiri adalah data, informasi dan sistem informasi. Perkembangan teknologi informasi di dunia tak dapat dipisahkan dengan perkembangan teknologi komputer. Peningkatan kemampuan komputer yang amat pesat dan dapat digambarkan sebagai suatu kuantum dalam perkembangan teknologi, yang sangat membantu dalam perkembangan teknologi informasi. Seperti halnya Bank DKI juga terus meningkatkan penggunaan teknologi informasi. Dengan semakin matangnya teknologi internet, Bank DKI juga selalu meningkatkan kemampuan teknologi perusahaannya dalam hal komunikasi bisnis dan berbagai informasi yang dimiliki, serta mengembangkan sumber daya lain yang bernilai. Berikut akan dijabarkan teknologi sistem informasi yang dipergunakan di PT. Bank DKI. Tipe Sistem Informasi di Bank DKI
Menurut Obrien 2009 tipe sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi dua bagian besar, yaitu Operational Support System (OSS) dan Management Support System (MSS). OSS sendiri terbagi lagi ke dalam tiga model, yaitu TPS (Transaction Processing System), PCS (Process Control System), ECS (Enterprise Collaboration System). MSS juga terbagi dalam tiga model, yaitu MIS (Management Information System), DSS (Decision Support System) dan EIS (Executive Information System). Adapun tipe sistem informasi yang terdapat dalam sistem informasi Bank BRI adalah OSS dengan model yaitu TPS (Transaction Processing System), Sedangkan untuk tipe MSS (Management Support System) baru menggunakan MIS (Management Information System).
1) Operation Support System Function. Jenis Sistem Informasi Manajemen dari fungsi Operation Support System yang diterapkan fungsi Transaction Processing System (TPS). Transaction Processing System tersebut digunakan untuk memproses transaksi
produk
perbankan seperti
pinjaman (Loans), penyimpanan uang (deposit), trade finance serta jasa perbankan lainnya.
2) Management Support System Function Jenis Sistem Informasi Manajemen dari fungsi Management Support System yang diterapkan yaitu Management Information System (MIS). MIS digunakan dalam rangka menyediakan informasi yang diperlukan bagi setiap level manajemen di Bank DKI guna mendukung pengambilan keputusan. Dalam terminologi yang digunakan di bisnis perbankan pada umumnya, framework dari Sistem Informasi Manajemen di Bank DKI dapat dikelompokan menjadi :
1) Core Banking System (CBS) Core Banking System merupakan suatu Host System yang fungsinya ialah sebagai Customer Database Organizer, dimana aplikasi tersebut berfungsi sebagai Grafic User Interface (GUI) yang mendukung setiap transaksi perbankan yang dilakukan. Data tersebut meliputi Customer Information File (CIF), Loans & Deposit Transaction System, Trade Finance System dan jasa-jasa perbankan lainnya.
2) Banking Delivery System (BDS) Banking Delivery System adalah fasilitas delivery dimana nasabah bisa melakukan access terhadap produk dan jasa bank. Contoh dari delivery system tersebut dibagi menjadi (2) bagian yaitu : a) Self Service Terminal : i)
ATM (Automated Teller Machine).
ii) Call Center (Phone Banking). iii) Debit Card / POS Terminal iv) Phone banking v) Cash Management b) Non - Self Service Terminal : i)
Branch Teller System.
3) Management Support System Management Support System adalah sistem yang dapat menyediakan informasi/data/laporan perusahaan untuk mendukung pengambilan keputusan pada setiap tingkatan manajemen. Sementara itu Management Support System di PT. Bank DKI baru pada tahap information provider (Management Information System) belum dapat menyediakan solusi secara langsung bagi manajemen. Demikian pula, PT. Bank DKI belum menyediakan Executive Information System yaitu sistem informasi yang disajikan sedemikian rupa (biasanya menggunakan mutimedia) bagi para top executive.
Saat ini PT. Bank DKI. sedang melakukan pengembangan Management Support System secara outsourcing dengan beberapa provider (vendor) untuk menyediakan solusi secara langsung bagi jajaran manajemen. Contoh dari Management Information System yang diterapkan adalah sbb : 1) Financial Information System. 2) Asset & Liabilities Management Information System. 3) Human Resources Information System. 4) Fixed Asset Information System.
Berikut ini disajikan framework dari Sitem informasi Manajemen di PT. Bank DKI MANAGEMENT
CORE BANKING
BANKING DELIVERY
SUPPORT SYSTEM
SYSTEM
SYSTEM
Financial Information
System.
CIF (Customer
Branch Teller.
Identification File)
ATM.
H R Information
Loans Module.
EFT/POS (Debit card).
System .
Deposit Module.
Call Center.
Fixed Asset
Trade Finance.
Cash Management.
Information System.
GL System.
SYSTEM & NETWORK MANAGEMENT
Peran Sistem Informasi dalam mendukung Operasional Bisnis di PT. Bank DKI sangatlah besar, terutama dalam mendukung kegiatan operasional rutin di 1 Kantor Cabang Khusus, 11
Kantor Cabang, 31 Kantor Cabang Pembantu, 73 Kantor Kas dan 27
Payment Point, serta 11 Kantor unit Syariah yang tersebar di seluruh Jabodetabek Tanpa Teknologi Sistem Informasi, kegiatan operasional PT. Bank DKI tidak mungkin dapat dijalankan. Oleh karena itu peranan Teknologi Sistem Informasi dalam menjalankan operasional jasa bank dinilai sangat vital bagi kelangsungan usaha. Kegiatan utama operasional di Kantor Cabang, Kantor Cabang Pembantu dan Unit
yaitu melayani dan
memproses transaksi nasabah yang meliputi : 1) Transaksi Pinjaman
(Commercial Loans, Consumer Loans, Goverment Loans and
Consumer Loans). 2) Transaksi Tabungan ( Saving Transaction). 3) Transaksi Deposito (Time Deposit). 4) Transakasi Giro (Current Account Transaction). 5) Transaksi Trade Finance ( LC Exspor & Impor). 6) Transaksi Transfer dan Inkaso (Electronic Transaction). 7) Transaksi Pembayaran (Bill of payment). 8) Transaksi jasa bank lainnya.
Sedangkan peran Sistem Informasi Manajemen dalam menunjang pengambilan keputusan di PT. Bank DKI yaitu dengan menyediakan informasi atau data-data perusahaan yang diperlukan. Informasi tersebut antara lain informasi tentang keragaan usaha bank dari
mulai tingkat usaha terkecil yaitu Kantor Unit, Kantor Cabang Pembantu, Kantor Cabang sampai Kantor Pusat. Informasi keragaan bank yang dapat disajikan oleh Sistem informasi Manajemen di Bank DKI antara lain : 1.
2.
3.
Laporan Liquiditas unit usaha : a.
Laporan Cash Ratio.
b.
Laporan Giro Wajib Minimum.
c.
Laporan Call Money Pasiva Neto terhadap total dana.
Laporan Produktivitas usaha : a.
Laporan Return on Asset.
b.
Laporan Return on Earning Asset.
c.
Laporan produktivitas pinjaman.
d.
Laporan Non Performing Loans.
e.
Laporan rasio antara net interest margin terhadap earning assets.
f.
Laporan kecukupan modal (Capital Adequacy Ratio).
Laporan Efisiensi Bank : a. Laporan Cost of Fund (COF). b. Laporan Cost of Loanable Fund (COLF). c. Laporan Overhead Cost (OHC).
4.
Financial Information System yang mencakup : a. Capital Budgeting. b. Financial forecasting. c. Financial Planning.
5.
Laporan Perkembangan Dana Pihak III a.
Laporan Perkembangan Tabungan.
b.
Laporan Perkembangan Giro.
c.
Laporan Perkembangan Deposito.
Informasi yang dapat dihasilkan
oleh SIM di Bank DKI berkaitan dengan nasabah,
produk , SDM dan Fixed Asset antara lain : a)
Laporan Profitabilitas per nasabah , melihat profitability yang diberikan oleh nasabah korporasi yang diperoleh dari simpanan dan pinjamannya.
b)
Laporan Product Profitablity, laporan profitablitas per produk baik produk pinjaman maupun produk simpanan.
c)
Laporan Keragaan SDM Mandiri dari mulai yang teller, customer service, account offcier, operation manager, Branch manager, Funding dan Lending Manager per Kantor Wilayah. Informasi SDM yang disajikan oleh Sistem Informasi Manajemen
sangat berguna dalam rangka pengambilan keputusan baik untuk pembinaan karier, keperluan training, promosi jabatan, penempatan tenaga, perencanaan SDM,
dan
bahkan untuk keperluan rekrutmen pegawai. Dalam pelaksanaannya sistem tersebut di organisir oleh aplikasi yang bernama SAP. d)
Laporan Keragaan Fixed Asset Bank yang beada dari mulai tingkat usaha terkecil seperti kantor Unit, Kantor Cabang sampai Kantor Wilayah.. Informasi detil mengenai fixed asset Bank DKI yang disajikan oleh Sistem Informasi Manajemen sangat berguna dalam rangka pengambilan keputusan manajerial, baik untuk pengembangan usaha atau pun untuk efisiensi aset .
Komponen Sistem Informasi Bank DKI a. People Orang yang terlibat dalam Sistem Informasi Bank DKI adalah Teller, Customer Services, Account Officers, Kepala Unit (Kaunit), Supervisor, Pinca (Pemimpin Cabang) dan Nasabah. Teller dan CS adalah bagian operasional yang berhadapan langsung dengan nasabah (fronliner). Frontliner ini merupakan ujung tombak Bank BRI dalam melakukan pelayanan terhadap nasabah.
AO merupakan bagian yang memiliki tupoksi sebagai
marketing dari perbankan dalam pengumpulan dan penyaluran dana kepada nasabah. AO juga bertugas untuk menilai kelayakan suatu kredit yang diajukan oleh nasabah sebelum diverifikasi oleh pimpinan. Kaunit merupakan orang memiliki jabatan tertinggi dalam suatu kantor unit perwakilan cabang.
Seluruh aktivitas perbankan di tingkat unit harus selalu ada dalam
arahan, persetujuan dan pengesahan dari kaunit.Supervisor adalah penyelia ataupun pemimpin pelaksana operasional, dimana orang yang memegang jabatan ini bertanggung jawab langsung pada pemimpin cabang (posisi ini hanya ada pada level kantor cabang). Orang-orang lain yang terlibat dalam sistem informasi ini juga ada yang tergolong dalam spesialis, yaitu admin, security dan webmaster. Admin adalah orang yang bertugas untuk memanajemen jaringan yang ada. Biasanya berada pada level kantor cabang, kantor wilayah, dan kantor pusat.
Security adalah orang yang bertanggung jawab dalam
mengusahakan keamanan sistem informasi yang menyangkut keamanan data. Biasanya sama dengan admin berada pada level kantor cabang, kantor wilayah dan kantor pusat. 1) Hands on-end User, yaitu user yang berinteraksi langsung dengan Sistem: i)
Teller.
ii) Unit Pelayanan Nasabah (Customer service). iii) Dana Jasa. iv) Kepala Seksi (Supervisor).
v) Asisten Manajer Operasional (AMO). vi) Manager Operasional (MO). vii) Administrasi Kredit (ADK). viii) Manajer Pemasaran (MP). ix) Asisten Manager Bisnis Mikro (AMBM). x) Manager Bussiness Micro (MBM). 2) Indirect end user, yaitu user yang menggunakan laporan / informasi : i)
Pemimpin Cabang.
ii) Marketing & Lending Officer. iii) Funding Officer. iv) Account Officer. v) Internal Auditor.. 3) Manajemen Pengguna, yang bertanggung jawab atas kendali Sistem : i)
Internal Controller.
ii) Compliance Manager. iii) Inspektorat. 4) Manejemen Senior, yang bertanggung jawab atas strategi dan perencaaan serta evaluasi sistem : a) Business Development Manager. b) Budgeting & Planning Dev. Manager . c) IT Strategic Planner . d) Chief Information Officer. b. Hardware Seiring dengan kemajuan teknologi internet dan informasi, saat ini Bank DKI telah menggunakan media intranet, ekstranet dan internet dalam melakukan segala aktivitasnya secara online dalam bentuk web. Penggunan sistem online ini tentunya memunculkan
penggunaan
hadrware
seperti
modem
yang
digunakan
untuk
menghubungkan antar jaringan.Selain penggunaan PC dan printer, terdapat juga penggunaan printer passbook yang khusus digunakan untuk mencetak transaksi pada voucer (slip), buku tabungan dan deposito.Kemudian untuk penyimpanan digunakan hardisk yang terdapat pada tingat lokal maupun server sehingga membentuk data warehouse.
c. Software Pada Bank DKI software yang digunakan bersifat intranet maupun ekstranet. Sedangkan untuk plafond OS yang digunakan adalah Windows XP Services Pack 2. Penggunaan Windows Server juga digunakan untuk memanajemen jaringan yang ada. Untuk masalah security virus, Bank DKI menggunakan software McCafee Anvirus dan dapat di-update secara online. Selain itu, software berbasis HTML juga digunakan untuk khusus melayani nasabah di www.bankdki.co.id. d. Data Resources Sumber daya data yang tersedia dan dibutuhakn oleh Bank DKI terbagi menjadi dua, yaitu : 1) Financial Transaction Data, Misalnya, aplikasi Pengiriman Uang (PU) : Terdiri dari nomor rekening, jumlah uang, keterangan atas transaksi. 2) Non-Financial Transcation Data, Misalnya, aplikasi Pengiriman Uang (PU) : Terdiri dari nama nasabah, nama penerima transfer, nomor rekening nasabah, kode kirim dari Bank pengirim, nomor rekening, tanggal pengiriman, pesan yang dikirimkan oleh nasabah. e. Information Product Information product yang dihasilkan oleh Bank DKI adalah data entry display, Status display, voucer/dokumen validasi, tapak validasi, cetak buku tabungan, display approval, dan report status. Enrty display merupakan form digital pada web yang harus diisi oleh users untuk melakukan akses, transaksi, ataupun melakukan perubahan sesuai dengan otoritasnya masing-masing dalam suatu sistem informasi. Status display merupakan suatu tampilan yang menunjukkan bahwa suatu proses transaksi tertetu sedang berlangsung.
Pada status display ini biasanya memuat informasi mengenai
estmasi waktu penyelesaian proses. Tapak validasi adalah suatu hasil hasil akhir dari proses transaksi yang memuat informasi mengenai transaksi dan menunjukkan ke-sahan dari transaksi yang telah terjadi. Cetakan buku tabungan merupakan posisi balance sheet rekening nasabah terkait dengan aktivitas tertentu yang dilakukannya, misalnya penarikan akan mengurangi saldo di rekening tabungannya. Display approval adalah suatu tampilan yang menunjukkan bahwa suatu aktivitas ataupun transaksi telah berhasil dieksekusi, sedangkan report status adalah laporan akhir yang menunjukkan suatu aktivitas tertentu dalam kegiatan operasional menurut jangka waktu harian,
mingguan, bulanan dan tahunan. 1) Customer (external) i)
Transaksi dan saldo yang tercatat dalam buku tabungan.
ii) Vocher (slip) yang di validasi pada saat penarikan/setoran uang atau pemindah bukuan di teller maupun di ATM. iii) Salinan rekening koran giro, tabungan atau pinjaman nasabah. iv) Infomasi saldo atau transaksi pada fasilitas phone Banking dan ATM.
2) Internal of bank i)
Daftar transaksi harian.
ii) Laporan posisi kas harian. iii) Laporan Necara Harian. iv) Laporan Neraca dan Rugi Laba Bulanan. v) Laporan Keragaan Usaha Cabang bulanan. f. Input Input merupakan suatu aktivitas awal kegiatan ataupun juga transaksi dengan menggunakan sumberdaya data yang ada.
Pada users internal input data harus
didasarkan atas SOP Brinets yang berlaku, dimana setiap jabatan memiliki otoritas yang berbeda-beda disesuaikan dengan tupoksi, wewenang dan tanggung jawabnya masingmasing dalam melakukann pengisian data di form data entry display. Misalnya pada pengisian data nasabah oleh CS, data yang akan dimasukkan dalam form digital tersebut harus diverifikasi terlebih dahulu kebenaran dan keakuratannya disesuaikan dengan bukti fisik yang ada, sepeti form identitas yang diisi oleh nasabah, KTP, dan lainlain. g. Pemrosesan Pemrosesan adalah suatu aktivitas dimana data dimanipulasi secara sengaja untuk mendapatkan hasil yang diinginkan oleh users. Pada pemrosesan ini terdapat suatu persyaratan bahwa input yang dilakukan telah diverifikasi ulang dan telah disetujui (approval) oleh users sesuai dengan otoritas yang dimilikinya. h. Output Output adalah produk akhir yang dihasilkan oleh sistem informasi yang diinginkan oleh users. Beberapa output yang dihasilkan dari sistem informasi Bank BRI adalah tapak validasi voucer/dokumen, cetakan di buku tabungan, display status
approval yang telah sukses dilaksanakan. Tapak validasi dan cetak buku tabungan dibuat dengan menggunakan printer ataupun printer passbook yang menunjukkan informasi mengenai transaksi yang telah terjadi, sedangkan display status approval yang telah sukses dapat langsung dilihat pada sistem setelah pemrosesan selesai. i. Storage Storage adalah segala aktivitas yang berkaitan dengan penyimpanan data, dimana hal ini dilakukan oleh server dan disimpan dalam hardisk. Setiap aktivitas yang dilakukan oleh PC terkait dengan sistem Brinets yang ada dalam lingkup jaringan akan disimpan secara otomatis ke dalam server. Data yang disimpan antara lain data customer, data transaksi, kode transaksi, tipe produk, nomor rekening, dan lain-lain. j. Control Kontrol adalah suatu aktivitas yang berkaitan dengan pengawasan. Kegiatan pengawasan dapat dilakukan oleh seluruh pekerja Bank DKI atas aktivitas operasional bank sesuai dengan otoritas dan kewenangan yang dimilikinya pada jabatan tertentu. Kontrol juga dilakukan oleh spesialis atas jaringan, serangan virus dan juga kerusakan web.
MATRIX KOMPONEN SISTEM INFORMASI PT. BANK DKI.
SI Activity
Hardware Machine
Data Entry
Network
Media
Software Program
Workstation
Modem
(terminal)
Hub
Teller Program
Router
Procedure
HR Specialist
Teller
Data User
Teller
Trans-code.
Validated
Operation
Supervisor
Account no
Voucher .
procedure
Customer
Amount.
Service
Product
Validated Pass book
Customer
Customer
Line
Service
Service
type.
(LAN
program
operation
Customer
Operating
Procedure
Data
Leased-
& WAN
Prod. Info
System (Unix) Processing Branch Server
Modem
Core Banking
Core
Computer
Transaction
Processing
Hub
Software (BDS)
Banking
Operator
Type
Report
Router
Operating
Operation
Account no
is
Leased-
System
procedure
Amount
automatically
Line
(Unix)
(SOB 3)
Product type
generated by
(LAN
(loans or
system.
& WAN
saving)
Output
Back-office
Diskette
Printer Continue Pass book
Local
Report
Report
Accounting
Transaction
Daily
Area
generator /
generating
officer
Type
transaction
Network
format
procedure
Operation
Account no
report
officer
Amount
Balance
Report
Credit
Product type
Sheet
distribution
Administration
(loans or
report
procedure
Branch
saving )
Cash
forms
Program
printer
manager
Position report (Liquidity report)
Storage
Hard-disk
Magnetic
Local
Storage
Back-up
Tape
Area
system
(data
Network
soft-ware
program)
Diskette
procedure
Operator
Data of
Customer
Customer
File
Loans
Loans File
Data
account
Saving File
Librarian
Saving
GL file
Transaction
Transaction
Daily
Files
& Computer
transaction
SI Activity
Hardware Machine
Control
Workstation
Network
Media
Software Program
Procedure
HR Specialist
Data
Prod. Info
User
Audio
Modem
User ID &
Transaction
Teller
Trans. Type
Exception
signal on
Hub
Password
Verification
Supervisor
Account no
report.
Workstation
Router
program
Procedure.
Verifier
Amount
Override
Leased-
Customer
password
Error
Line
data
Report
message
(LAN &
Teller limit
Text
WAN
report
On workstation
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, JA and George Marakas 2009. Management Information Sistem. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston. O’Brien, JA. 2007. Management Information Sistem. 13th Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston. www.bankdki.co.id [tanggal akses 4 Juli 2011]
