TAKE HOME EXAM Sistem Informasi Manajemen FAKTOR-FAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESUKSESAN ATAU KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA PT NEO PACIFIC
OLEH : Maria Tri Rahayu Rahayu-P056132132.46E
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS PASCASARJANA INSTITUTE PERTANIAN BOGOR 2013
1
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan KaruniaNya, sehingga Penulis dapat menyelesaikan tugas individu untuk mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM), dengan judul, Faktor-Faktor yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan Penerapan Sistem Informasi di PT Neo Pacific, Jakarta. Paper ini akan menjelaskan tentang Sistem Informasi Manajemen, Penerapan SIM di PT Neo Pacific, Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan Penerapan SIM di PT Neo Pacific. Dalam kesempatan ini, Penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesarbesarnya atas segala bantuan serta pengajaran yang telah diberikan oleh Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS), sehingga paper ini dapat diselesaikan. Penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan dalam makalah ini. Oleh sebab itu, penulis berharap masukan yang dapat menyempurnakan tulisan ini. Akhir kata, Penulis berharap makalah ini dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh seluruh pihak yang membutuhkan.
Jakarta, Januari 2013 Penulis E46 MB IPB
2
DAFTAR ISI Halaman Kata Pengantar ......................................................................................................................... 2 Daftar Isi ................................................................................................................................. 3 Daftar Gambar ....................................................................................................................…. 4 I. Pendahuluan ..........................................................................................................,.............. 5 I.1. Latar Belakang................................................................................................................ 5 I.2 . Maksud Dan Tujuan………………………………………………………….…............ 6 I.3. Deskripsi Perusahaan…………………………………………………………............... 6 II.
Tinjauan Pustaka ............................................................................................................ 7
II.1. Data Dan Informasi ....................................................................................................... 7 II.2. Definisi Sistem Informasi Manajemen ........................................................................... 7 II.3. Internet Working ............................................................................................................. 8 II.4. Intranet, Extranet, Internet ............................................................................................ 9 II.4.1. Intranet ...................................................................................................................... 10 II.4.2. Extranet ...................................................................................................................... 11 II.4.3. Internet ....................................................................................................................... 13 III. Pembahasan ................................................................................................................... 25 III.1. Penerapan Sistem Informasi di PT Neopacific ……………………………………… 25 III.2. Faktor-Faktor yang mempengaruhi Kesuksesan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi Manajemen di PT Neopacific …………………………………………… 26 IV.
Kesimpulan…………………………………………………………………………... 28
V.
Daftar Pustaka .............................................................................................................. 30
3
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Perbedaan antara Internet, Intranet dan Ekstranet …………………………………………10 Gambar 2 Penggunaan Intranet, Ekstranet dan Internet pada perusahaan ……………………………11 Gambar 3 Skema Ekstranet antara Perusahaan dan Para Mitra Bisnis .………………………………16 Gambar 4 Cara Perusahaan memperoleh Nilai bisnis dari Aplikasi e-Bussiness dan e-Commerse .…18 Gambar 5 Contoh dari Sistem Informasi pada fungsional Bisnis …….………………………………19
4
BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Perkembangan dunia bisnis dewasa ini semakin cepat, pesat dan juga semakin ketat, sehingga menuntut para pelaku usaha untuk terus menerus beradaptasi dan berinovasi dalam melakukan usahanya. Hal ini dilakukan agar bisnis yang dijalankannya dapat terus bersaing atau bahkan menjadi market leader. Untuk itu, perusahaan harus mampu melakukan perbaikan dan perubahan yang terus menerus dalam segala hal, termasuk juga pengembangan organisasi, pengembangan sumber daya manusia, perencanaan bisnis dan lain sebagainya, termasuk pula dalam bidang sistem informasi. Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan menjadi penting saat ini, karena pada hampir semua bentuk kegiatan dalam perusahaan menggunakan teknologi sistem informasi. Dengan teknologi Sistem Informasi, sistem yang rumit dapat dibuat menjadi lebih mudah, sehingga kinerja perusahaan menjadi lebih efektif. Penerapan sistem informasi dalam perusahaan adalah: untuk pengumpulan data, penyimpanan, sampai pengolahan data. Dari data tersebut, kemudian dapat ditarik kesimpulan yang dapat memudahkan identifikasi masalah, pengambilan keputusan, peramalan bisnis dan berbagai aplikasi penting lain. Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem informasi yang terintegrasi dan mampu mentransformasi data, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dari perusahaan. Oleh karena itu SIM semakin dibutuhkan oleh perusahaan, khususnya dalam meningkatkan kelancaran aliran informasi dalam perusahaan, kontrol kualitas, dan menciptakan hubungan kerjasama dengan supplier atau rekanan perusahaan. SIM dalam Teknologi informasi berperan sebagai alat bantu untuk memudahkan pengelolaan suatu sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi. Faktor manusia akan sangat menentukan manfaat teknologi tersebut. Untuk itu, pengembangan sistem informasi membutuhkan suatu teknik dan perencanaan yang baik agar sistem yang dikembangkan tersebut dapat berjalan dan berfungsi secara efektif dan efisien serta tidak mengalami kegagalan. Terdapat beberapa faktor penentu kegagalan dan keberhasilan dari implementasi sistem informasi di suatu perusahaan (O’Brien, 2005).
5
1.2 Maksud dan Tujuan Tujuan dari penulisan makalah ini mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan dalam implementasi sistem informasidi PT. Neo Pacific. 1.3 Deskripsi Perusahaan : PT Neo Pacific PT. Neo Pacific adalah Perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan produk kebutuhan rumah tangga. Produk yang dipasarkan melalui beberapa jalur distribusi, antara lain TV Home shopping, Direct selling, online marketing, retail dll. Sejak didirikan pada Juli 2009, PT Neo Pacifik telah membangun dan menggunakan Sistem informasi Manajemen dalam setiap lini proses usahanya sehingga setiap proses kerja dapat berjalan dengan baik, tersistem dan teratur. Dukungan yang kuat dari Direksi dan Manajemen untuk penerapan teknologi SIM, membantu mempercepat pengembangan SIM dan pada akhirnya membantu pengembangan perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien.
6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA II.1. DATA DAN INFORMASI Data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dan sebagainya yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Jadi data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi berarti bagi penerimanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal yaitu : a. Relevan (Relevancy) b. Akurat (Accurancy) c. Tepat waktu (Time liness) d. Ekonomis (Economy) e. Efisien (Efficiency) f. Ketersediaan (Availability) g. Dapat dipercaya (Reliability) h. Konsisten II.2. DEFINISI SISTEM INFORMASI Sistem informasi merupakan tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada (manusia, hardware, software, data dan jaringan) yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya (O’Brien, 2002). Sistem Informasi menyediakan informasi untuk medukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan pada organisasi. Setidaknya terdapat enam fungsi dari sistem informasi, yaitu :
7
Medukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance, manajemen sumber daya manusia, menajemen operasi dan pemasaran Kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada kustomer dan kepuasan kustomer Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif. Bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam persaingan global. Bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima. Kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi masyarakat
II.3. INTERNET WORKING Seiring dengan perkembangan teknologi, penggunaan internet telah mengubah bisnis menjadi network enterprise. Internet, web, intranet dan ekstranet telah membentuk jaringan antara proses bisnis dengan seluruh stakeholder yang ada di perusahaan, baik konsumen, pemasok, karyawan serta pihak-pihak terkait lainnya. Dengan menggunakan jaringan yang saling terintegrasi tersebut, perusahaan dapat menjalankan kegiatan operasinya secara lebih kreatif, efektif dan efisien, terutama dalam menghadapi era pasar yang semakin mengglobal. Sedangkan internetworking sendiri dapat diartikan sebagai suatu bentuk hubungan, kerjasama atau kemitraan yang mendayagunakan TI (teknologi informasi) berbasis jaringan (internet, intranet,ekstranet). Internetworked enterprises adalah perusahaan atau organisasi yang menggunakan internetworking dalam menjalankan proses transaksi bisnisnya (O’Brien, 2002). Seluruh proses pertukaran informasi dalam bentuk apa pun (suara, data, teks, gambar, audio, video) dilakukan dengan melalui jaringan berbasis komputer. Dengan digunakannya jaringan telekomunikasi, seperti internet, intranet, dan ekstranet, perusahaan dapat mengurangi biaya, mempersingkat waktu pemrosesan bisnis, mendukung e-commerce, memperbaiki kerja sama kelompok kerja, mengembangkan proses operasional online berbagai sumber daya, mengunci pelanggan dan pemasok serta mengembangkan jasa dan produk baru. Dengan demikian peranan telekomunikasi lebih strategis dan vital bagi bisnis yang harus terus menerus mencari cara baru untuk bersaing baik di pasar domestik maupun pasar global.
8
Jaringan yang terbentuk di dalam sistem terdistrinbusi dibangun dari berbagai macam media transmisi, termasuk kabel, transmisi fiber optis, maupun jaringan menggunakan sistem wireless; hardware yang didalamnya termasuk routers, switch, bridge, hub, repeater, dan network interface lainnya selain itu software yang termasuk di dalamnya protokol stack, pengatur komunikasi, dan driver. Seluruh fungsi dan performa dari sistem terdistribusi tergantung dari seluruh aspek yang ada pada ketiga unsur diatas. diatas. Kita harus menghubungkan antara fungsionalitas hardware dan software yang menyediakan fasilitas komunikasi untuk sistem terdistribusi, hal semacam ini disebut dengan communication subsystem. Komputer dan semua peripheral lain yang menggunakan jaringan untuk tujuan komunikasi disebut sebagai host. Sedangkankan istilah node digunakan untuk semua komputer dan switch yang termasuk ke dalam sebuah jaringan. Seperti yang disebutkan diatas, ada 3 jenis jaringan yang dipergunakan dalam internetworking, yaitu intranet, tranet, ekstranet dan internet. Ketiga jenis tersebut memiliki ruang lingkup yang berbeda-beda.
Gambar 1.. Perbedaan antara Internet, Intranet dan Extranet
Berdasarkan Gambar 2 dapat dilihat perbedaan masing-masing ruang lingkup dari internet, intranet dan ekstranet. Penjelasan enjelasan mengenai internet, intranet dan ekstranet dapat dilihat pada gambar di bawah ini. ini Pada sebuah perusahaan, dalam menjalankan kegiatan operasionalnya tentu tidak akan terlepas dari penggunaan baik internet, ekstranet dan intranet. Berikut adalah gambaran penggunaan ketiga jenis jaringan tersebut dalam perusahaan :
9
Gambar 2.. Penggunaan intranet, ekstranet dan internet pada perusahaan
II.4 4. Intranet, Extranet, Internet. Intranet, ekstranet, dan internet merupakan jaringan telekomu telekomunikasi nikasi yang memiliki peranan penting dan luas dalam mencapai tujuan strategis, manajemen, dan operasional perusahaan. Jaringan ini sebagai teknologi sistem terbuka yang menggunakan jaringan internet sebagai teknologi dasarnya. Sistem terbuka adalah sistem informasi yang menggunakan standar umum untuk hardware, software, aplikasi dan jaringan seperti internet, ekstranet, dan intranet. Sistem jaringan ini memberikan konektivitas yang lebih besar yakni kemampuan komputer jaringan dan alat lainnya untuk dapat dengan mudah mengakses dan saling berkomunikasi serta berbagi informasi. Sehingga internet, ekstranet, dan intranet mampu menciptakan lingkungan komputasi yang terbuka untuk diakses dengan mudah oleh pemakai akhir dan sistem komputer akhir berjaringan.
10
II.4.1. Intranet Intranet adalah jaringan di dalam organisasi yang menggunakan teknologi internet (seperti server dan browser web, protocol jaringan TCP/IP, database dan publikasi dokumen hypermedia HTML, dan lain-lain) untuk menyediakan lingkungan yang mirip dengan internet di dalam perusahaan, yang digunakan untuk memungkinkan saling berbagi informasi, komunikasi, kerjasama, dan dukungan bagi proses bisnis. Dalam penggunaan intranet, perusahaan akan melindungi hal-hal kritis dengan ukuran keamanan tertentu agar tidak mudah diakses oleh pihak lain. Ukuran keamanan yang bisa digunakan seperti password, enkripsi, dan firewall sehingga hanya dapat diakses melalui internet oleh pemakai yang memiliki otoritas. Intranet merupakan jaringan informasi intenal suatu perusahaan atau organisasi yang prinsip kerjanya sama dengan internet. Intranet dapat diartikan sebagai bentuk privat dari internet atau internet yang penggunaannya terbatas pada suatu organisasi/perusahaan. Akses intranet memerlukan identifikasi pengguna dan password sehingga hanya dapat diakses oleh anggota organisasi atau karyawan perusahaan tersebut. Intranet biasanya digunakan untuk membagi kalender/jadwal kegiatan, dokumen, dan sarana diskusi internal yang tertutup, sehingga tidak dapat diakses oleh pihak luar. Teknologi dan konsep internet seperti client-server dan protokol internet seperti HTTP dan FTP juga digunakan untuk membangun sebuah intranet. Keuntungan penggunaan intranet bagi suatu organisasi atau perusahaan : produktivitas kerja, efisiensi waktu, komunikasi, sistem publikasi web, efektifitas biaya, keseragaman informasi, meningkatkan kerjasama. Namun intranet juga memiliki beberapa kelemahan, yaitu : informasi yang salah atau tidak sesuai sehingga mengurangi efektifitasnya, interaksi di intranet yang mungkin tidak bertanggung jawab, perlu pelatihan khusus untuk anggota dalam menggunakan intranet, perlu tenaga ahli untuk membangun dan mengembangkan intranet di sebuah organisasi atau perusahaan dan bisa terjasi overload (data penuh) akibat pengiriman pesan antar pengguna yang tidak terkontrol dengan baik. Yang perlu menjadi perhatian dalam intranet apabila sebagian informasi organisasi tersebut ingin diekspose agar dapat di akses jaringan luar (internet) adalah firewall dan router (intranet ini akan menjadi ekstranet). Pada dasarnya komponen pembentuk intranet sama dengan komponen pembentuk internet. Untuk dapat mengembangkan intranet dibutuhkan berbagai perangkat yang mendukung, yaitu perangkat keras maupun perangkat lunak intranet. Adapun perangkat keras intranet, antara lain : 11
Local Area Network (LAN) : Intranet merupakan jaringan komputer lokal (LAN) yang diberikan teknologi internet dengan membangun jaringan komputer lokal terlebih dahulu. LAN (Local Area Network) atau jaringan komputer lokal terdiri dari beberapa komputer yang saling terhubung dalam satu lokasi yang dapat berhubungan dan mengakses sumber-sumber daya pada komputer yang lain. Client-Server : Komputer server merupakan komputer pusat yang memberikan suatu data atau dokumen, sedangkan komputer yang meminta dokumen disebut sebut sebagai client. Komputer client biasanya berupa komputer biasa dan digunakan oleh pemakai atau pegawai perusahaan untuk meminta informasi dari server, sedangkan komputer server digunakan untuk menyimpan data dan program serta menyediakan pelayanan network kepada client. Jika kedua komputer ini di satukan, maka akan didapat sebuah model jaringan komputer client server. Komponen LAN : Komponen yang diperlukan untuk membangun intranet, terdiri dari : komputer server, komputer workstation, adapter network atau network interface card, kabel dan komponen pendukung LAN lainnya. Selain komponen perangkat keras yang dibutuhkan untuk membangun intranet, tentunya terdapat beberapa komponen perangkat lunak dalam jaringan intranet, antara lain : Sistem Operasi Network : Sistem operasi network adalah sebuah program yang mengendalikan dan mengatur lalu lintas suatu jaringan serta menyediakan pelayanan kepada komputer-komputer yang terdapat pada jaringan tersebut. Contoh sistem operasi network yang paling sering digunakan adalah Novell Netware, Windows NT, dll. Web Server : Web server adalah sebuah program yang dijalankan pada komputer server, yang bertugas menyediakan jasa pelayanan intranet kepada komputerkomputer yang terhubung ke server. Beberapa dari web server yang paling benyak digunakan diantaranya adalah: Microsoft Internet Information Server, Netscape FastTrack Server & Enterprise Server, Apache, Internet Ware, Lotus Domino. Web Browser : Web Browser atau sering disingkat dengan browser adalah program yang dijalankan pada komputer client, yang digunakan untuk mengakses dan melihat halaman intranet yang terdapat pada server. Yang paling banyak digunakan adalah Netscape Navigator dan Microsoft Internet Explorer. File HTML : Inti dari intranet adalah halaman-halaman intranet yang bisa diakses oleh setiap orang pada perusahaan. File-File HTML untuk intranet biasanya disimpan pada server, sehingga dapat diakses oleh semua komputer client yang ingin membuka halaman intranet. File HTML ini hanya dapat ditampilkkan dengan program browser yang terdapat pada client. 12
File-File Pendukung : File-file pendukung di sini adalah file-file yang dibutuhkan oleh file HTML untuk menampilkan halaman intranet. File-file penunjang ini (sama seperti HTML) juga disimpan pada hard disk komputer server, sehingga bisa diakses oleh semua komputer client yang terhubung ke jaringan intranet. Search Engine : Search Engine digunakan untuk mencari informasi yang diinginkan dengan mudah dan cepat, tanpa harus menjelajahi situs-situs web yang jumlahnya tak terhingga. Search engine bisa memudahkan pegawai mencari suatu informasi yang diinginkan dengan cepat, tanpa harus mengetahui alamat halaman halaman intranet tertentu.
II.4.2. Ekstranet Ekstranet merupakan jaringan telekomunikasi yang dibangun untuk dapat menghubungkan antara suatu organisasi/ perusahaan dengan mitra bisnisnya melalui sistem aplikasi. Menurut O’Brien (2005) menjelaskan bahwa ekstranet adalah hubungan jaringan yang menggunakan teknologi internet untuk saling menghubungkan intranet suatu bisnis dengan intranet pelanggannya, pemasok, dan mitra bisnis lainnya. Ekstranet dapat juga diartikan sebagai intranet sebuah perusahaan yang dilebarkan bagi pengguna di luar perusahaan Perusahaan dapat menggunakan jaringan privat virtual yang dapat menetapkan hubungan jaringan privat langsung antarmereka atau menciptakan hubungan internet yang aman antar mereka. Dalam menjaga keamanan ,perusahaan juga dapat menerapkan enkripsi untuk data yang sensitive dan sistem firewall sendiri untuk memberikan keamanan yang memadai. Dengan demikian, ekstranet memungkinkan pihak-pihak seperti pelanggan, pemasok, konsultan, subkontraktor, prospek bisnis, dan pihak lain untuk mengakses situs Web intranet tertentu dan database perusahaan. Bagi perusahaan yang menginginkan biaya lebih rendah dan masih memiliki kecepatan internet, ekstranet merupakan solusi yang tepat. Ekstranet menggunakan intenet untuk komunikasi dan menggunakan browser standar untuk menavigasi situs dan bertukar data. Metode-metode enkripsi yang menjaga kerahasiaan pesan juga mudah digunakan. Adapun contoh aplikasi yang dapat digunakan dalam ekstranet adalah Lotus Notes. Ekstranet mempunyai dasar intrastruktur sama dengan internet, seperti TCP/IP Protocols, server, email dan browser Web. Tetapi ekstranet menggunakan Virtual Private Network (VPN) untuk 13
membuat komunikasi melalui internet lebih aman. Ekstranet banyak sekali digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan dan mendistribusikan informasi ke pihak-pihak luar yang terkait. Adapun sistem ekstranet yang handal harus memenuhi beberapa kriteria berikut : Corporate security policy; Periodic security audit; Well defined rules for granting access to the extranet systems; Firewalls; Logging and analysis. Sebagai suatu jaringan, ekstranet memiliki kelebihan dan kekurangan. Adapun kelebihan dari ekstranet adalah : 1. Proses dan arus informasi lebih cepat; 2. Peningkatan dalam efektivitas berbisnis; 3. Mengurangi biaya komunikasi, transportasi maupun administrasi; 4. Mengurangi penggunaan kertas; 5. Akses draft dokumen serta presentasi multimedia untuk komentar ataupun persetujuan klien; 6. Melihat proyek-proyek yang lalu sebagai perbandingan.
Sedangkan kelemahan dari jaringan ekstranet, antara lain : biaya tinggi pada awal pengembangan dan membutuhkan staf ahli untuk mengembangkan ekstranet.
14
Konsumen • Swalayan pelanggan • Penjualan dan pemasaran Online • Otomasi tenaga penjual • Produk yang dibuat berdasarkan pesanan
Mitra, Konsultan, Kontraktor • Desain bersama • Outsourcing
PERUSAHAAN YANG MENGGUNAKAN INTERNET
Pemasok dan Distributor • Manajemen distributor • Manajemen rantai pasokan
Pelanggan Bisnis
Gambar 3. Skema Ekstranet antara perusahaan dengan para mitra bisnis
II.4.3. Internet Pengertian Internet berasal dari kata International Networking, merupakan dua komputer atau lebih yang saling berhubungan membentuk jaringan computer hingga meliputi jutaan komputer di dunia (internasional), yang saling berinteraksi dan bertukar informasi, sedangkan dari segi ilmu pengetahuan, internet merupakan sebuah perpustakaan besar yang didalamnya terdapat jutaan (bahkan milyaran) informasi atau data yang dapat berupa teks, grafik, audio maupun animasi dan lain lain dalam bentuk media elektronik. Dari segi komunikasi internet adalah sarana yang sangat efektif dan efesien untuk melakukan pertukaran informasi jarak jauh maupun di dalam lingkungan perkantoran. Semua komputer yang terhubung ke internet dapat mengakses semua informasi yang terdapat di internet secara gratis. Internet dapat digunakan sebagai sarana pertukaran informasi dari satu komputer ke komputer lain tanpa dibatasi oleh jarak fisik kedua komputer tersebut. Peranan internet yang sangat penting adalah sebagai sumber data dan informasi serta sebagai sarana pertukaran data dan informasi. Pada awalnya internet adalah suatu jarangan komputer yang dibentuk oleh Departemen Amerika Serikat pada awal tahun 60 an, pada waktu itu mereka mendemonstrasikan bagaimana dengan hardware dengan software computer berbabis UNIX 15
bisa melakukan komunikasi dalam jarak yang tidak terhingga melalui saluran telepon. Aplikasi-aplikasi di intenet saat ini sangat banyak dan akan terus berkambang seiring dengan kemajuan teknologi informasi dan kebutuhan yang beragam di berbagai bidang. Aplikasi internet yang sering digunakan antara lain Word Wide Web (www), E-mail, Mailing List (millis), Newsgroup, Internet Relay Chat, File Transfer Protocol (FTP), Telnet, Gopher, VoIP (Voice over Internet Protocol), dan lain-lain. Secara umum, nilai bisnis dengan menggunakan jaringan tren telekomunkasi seperti internet, intranet, ekstranet, dan jaringan telekomunikasi lainnya adalah dapat mengurangi biaya, mempersingkat waktu pemrosesan bisnis, mendukung e-commerce,
memperbaiki
kerjasama kelompok kerja,mengembangkan proses operasional online, berbagi sumberdaya, mengunci pelanggan dan pemasok, serta mengembangkan produk jasa dan produk baru. Sehingga menjadikan jaringan telekomunikasi ini menjadi lebih strategis dan vital dalam bisnis yang harus terus mampu bersaing. Internet sebagai jaringan telekomunikasi menyediakan aplikasi yang sangat penting digunakan untuk kerjasama antara mitra bisnis, hubungan dengan pelanggan dan pemasok serta untuk kepentingan e-commerce. Sebagaimana yang dijelaskan oleh O’Brien bahwa penggunaan bisnis di internet telah meluas dari hanya sekedar pertukaran informasi secara elektronik ke aplikasi strategi bisnis. Perusahaan menggunakan teknologi internet untuk beberapa kegiatannya seperti pemasaran, penjualan, dan aplikasi manajemen dalam hubungannya dengan pelanggan serta aplikasi bisnis lintas fungsi, aplikasi dalam bidang teknik, manufaktur, sumberdaya, dan akuntansi. Nilai bisnis lainnya dengan menggunakan internet adalah peluang besar dalam memperoleh pelanggan baru dengan produk dan pemasaran yang inovatif, mempertahankan pelanggan saat ini melalui perbaikan hubungan dan layanan, dan peningkatan pendapatan perusahaan. Dikatakan oleh O’Bien (2005) bahwa terdapat faktor-faktor utama yang membuat dasar sehingga perusahaan membangun jaringan telekomunikasi dengan menggunakan situs Web untuk kepentingan bisnisnya, seperti dijelaskan pada gambar berikut :
16
Gambar 4. Cara perusahaan memperoleh nilai bisnis dari aplikasi e-business e business dan ee commerce.
Siklus pemrosesan transaksi terdiri atas 5 aktivitas dasar, yaitu : memasukkan da data, memproses transaksi memelihara database, menerbitkan dokumen dan laporan dan proses inquiri. Sistem Bisnis Fungsional merupakan variasi dari jenis-jenis jenis jenis sistem informasi (proses transaksi, pengelolaan informasi, pendukung keputusan, dll) yang mendukung fungsi bisnis dari akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi dan manajemen sumberdaya manusia.
17
Gambar 5. Contoh dari Sistem Informasi pada Fungsional Bisnis (Sumber : O’Brien James A; Introduction to Information Systems, 2002. eleventh edition, The McGraw-Hill Companies, Inc.
Ada sepuluh kiat yang diharapkan mampu mendukung hubungan TI dengan bisnis, yaitu: 1. Jangan serahkan sistem informasi hanya kepada profesional TI saja tapi juga diserahkan pada pelaku bisnis yang lebih mengerti TI apa yang dibutuhkan. 2. Pandanglah pemakai dan mesinnya sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dan saling terkait antara satu dengan yang lainnya.. 3. TI merupakan alat untuk memperlancar berbagai proses bisnis. Jadi, bisnislah yang menyetir TI, bukan sebaliknya. 4. Agar dapat memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan internal dan eksternal, profesional TI diharapkan mampu berkomunikasi dengan pelanggan secara langsung. A. Lakukan uji di tiap divisi atau unit pemakai TI. 5. Sistem dapat berjalan baik kalau sistem tersebut telah selesai 100 persen. Bila sistem tersebut baru selesai 80 persen saja, sistem tersebut tidak dapat digunakan atau lumpuh. 6. Mengikuti perkembangan zaman teknologi yang sedang berlangsung, sehingga dapat menjaga posisi perusahaan jika perusahaan tersebut ingin menjadi pemimpin (leader) dari pesaingnya. 7. Ciptakan lingkungan kerja yang mampu menerima keberhasilan dan kegagalan TI. A. Memilih SDM yang mampu, ahli dan terampil mengoperasikan TI. 8. Mengingat dominasi peranan TI bagi sistem bisnis masih merupakan perkembangan baru, pada umumnya sulit untuk melakukan penyesuaian, khususnya dalam keseimbangan hubungan antara bisnis dan TI.
18
1. Faktor Sukses atau Gagalnya Penerapan Sistem Informasi. Begitu banyak faktor penyebab sukses ataupun penyebab munculnya masalah pada sistem informasi. Faktor tersebut ada yang bersifat teknis dan nonteknis. Faktor-faktor tersebut adalah : a). Desain Desain sistem informasi sangat berkaitan dengan struktur, budaya, orang dan tujuan perusahaan. Keseluruhan komponen tersebut saling berkaitan, sehingga jika salah satu komponen berubah maka akan mempengaruhi komponen yang lain. Jika dalam membuat desain sistem tidak selaras dengan komponen tersebut maka akan menyebabkan kegagalan sistem informasi dan sebaliknya. b). Data Data setiap perusahaan mempunyai pola yang berbeda dan juga metode penyimpanannya dapat berbeda pula. Dalam mengembangkan sistem informasi perlu dilakukan analisis lebih mendalam terhadap data suatu perusahaan dan suatu sistem harus dapat menyesuaikan keragaman data tersebut agar dapat memaksimalkan informasi yang terkandung dalam data sehingga tujuan bisnis dapat tercapai. c). Biaya Biaya sangat berpengaruh terhadap fitur yang akan dikembangkan dan hardware yang akan digunakan. Setelah suatu sistem sudah terbentuk, muncul biaya maintenance yang mencakup biaya operasional dan biaya enhancement atau change request dari user untuk menambahkan fitur atau modul baru. Sehingga suatu perusahaan harus menyiapkan biaya yang sangat besar dan mahal dalam membangun suatu sistem informasi. Maka suatu perusahaan benar-benar harus mengetahui tujuan dan kebutuhan sistem tersebut agar biaya dapat ditekan dan perusahaan juga dapat melakukan in house atau tidak menggunakan jasa vendor tapi menggunakan pegawai IT sendiri dalam membangun sistem informasi. d). Operasi
19
Sistem informasi yang sudah live wajib dilakukan monitoring dan pengendalian baik itu oleh user maupun oleh staf IT karena untuk memastikan bahwa sistem berjalan dengan baik dan jika memang ada kegagalan sistem dapat segara dieskalasi dan diperbaiki dengan cepat agar kegiatan operasional sistem dapat berjalan normal dan on-line kembali serta dapat mengurangi komplain client. Suatu sistem juga perlu dilakukan kegiatan operasional housekeeping terutama database karena jika tidak dilakukan akan menyebabkan performance sistem menurun dan respon sistem menjadi lambat. Secara ringkas kesuksesan sistem informasi menurut Rosemary Cafasso dalam O’Brien (2005), antara lain disebabkan oleh: 1. Keterlibatan pengguna 2. Dukungan pimpinan (manajemen eksekutif). 3. Kejelasan pernyataan kebutuhan. 4.
Perencanaan yang tepat.
5. Harapan yang realistis. Sedangkan menurut Laudon, faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem menurut yaitu: 1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume transaksi on-line. 2. Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview. 3. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi. 4. Tujuan suatu organisasi tercapai. 5. Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan penjualan dan profit. Sementara menurut O’Brien dan Marakas (2009) alasan kegagalan penerapan sistem informasi antara lain : 1. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen Dukungan yang kurang dari pihak manajemen dapat menyebabkan pengembangan projek sistem informasi terhambat dan kemungkinan besar dipastikan gagal serta sistem tersebut terancam tidak digunakan. Tetapi sebaliknya jika proyek tersebut didukung penuh oleh manajemen maka projek tersebut akan
20
mendapat perhatian khusus dan akan terus dimonitoring hingga live. Karena setiap ada permasalahan baik itu sisi hardware maupun flow sistem dalam pengembangan dapat terselesaikan dengan cepat, dan dukungan dari manajemen berpengaruh juga terhadap persepsi positif dari para manajemen bawah serta staf IT atau programmer yang mengembangkan sistem sehingga terciptalah sistem yang handal, cepat dan berguna bagi perusahaan. 2. Kurangnya keterlibatan atau input dari end user Keterlibatan user dalam proyek SI dapat mempercepat proses pengembangan karena semua kebutuhan user yang diinginkan dapat disampaikan langsung dan tepat ke programmer IT dan secara tidak langsung dapat mengurangi mispersepsi dalam pengembanga serta elbih banyak kesempatan untuk mengontrol proyek SI tersebut. Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai
kesenjangan
komunikasi
antara
pengguna
dan
desainer
(user-designer
communication gap). 3. Tidak Memiliki Perencanaan Memadai Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu, menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan dari perusahaan tersebut. Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi. Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi 21
secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. 4. Inkompetensi secara Teknologi Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Sistem informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan sistem informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja perusahaan dan kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang telah dirancang akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup besar. Selain itu, waktu sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala dalam hal penerapan sistem informasi. Karyawan hanya mempelajari sedikit mengenai sistem informasi yang mereka gunakan sehingga kemampuan mereka terbatas. Penyesuaian terhadap strategi penerapan sistem yang baru harus disosialisasikan dengan jelas kepada karyawan Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi. Selain beberapa hal yang disebutkan diatas, riset tentang implementasi sistem informasi juga memberikan beberapa faktor lain yang dapat mempengaruhi kegagalan dan keberhasilan penerapan sistem informasi pada perusahaan seperti :
22
1. Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna dengan Perancang Sistem Informasi Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam upaya sistem informasi. Pengguna dan specialist sistem informasi cenderung mempunyai perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer. Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah, dan referensi. 2. Tingkat Kompleksitas dan Resiko Beberapa proyek pengembangan sistem terdapat kecenderungan gagal karena sistem-sistem tersebut mengandung tingkat resiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para peneliti telah mengidentifikasikan tiga faktor kunci yang memengaruuhi tingkat resiko proyek, yaitu : a) Ukuran proyek : Semakin besar proyek semakin besar pula resikonya. b) Struktur proyek : Beberapa proyek strukturnya lebih tinggi di banding yang lain. Persyaratan-persyaratannya jelas dan lugas, sehingga output dan proses dapat secara mudah ditentukan. c) Pengalaman dengan Teknologi : resiko proyek akan meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi kurang memiliki keahlian teknis. Semakin tinggi tingkat resiko semakin tinggi pula usaha implementasi akan gagal. d) Manajemen dan Proses Implementasi : Konflik dan ketidakpastian dalam implementasi proyek dikelola dan diorganisasi dengan cara yang tidak sempurna. Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinan akan membawa konsekuensi kerugian sebagai berikut : e) Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran f) Melampaui waktu yang telah diperkirakan g) Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan. h) Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.
23
BAB III PEMBAHASAN
III. 1. Penerapan Sistem Informasi Manajemen di PT Neo Pacifik Penerapan teknologi informasi yang sesuai di PT Neo Pacifik sebagai perusahaan yang relatif baru, tidak mudah. Melalui perhitungan manajemen perusahaan, budaya perusahaan, biaya pengadaan perangkat keras maupaun lunak, operator, perawatan dan end user. Namun demikian, dengan tekat yang kuat, manajemen sepakat untuk mendukung Implementasi teknologi informasi. Karena dengan penerapan Sistem informasi manajemen yang tepat, perusahaan dapat berjalan dengan baik dan efisien. Pada saat ini, PT Neo Pacifik sudah menggunakan 3 jenis jaringan yang dipergunakan dalam internetworking, yaitu intranet, ekstranet dan internet. Sedangkan untuk Sistem Bisnis Fungsional yang digunakan merupakan variasi dari jenis-jenis sistem informasi, yaitu proses transaksi, pengelolaan informasi, pendukung keputusan, dll) yang mendukung fungsi bisnis dari akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi dan manajemen sumberdaya manusia. Sistem informasi pemasaran yang digunakan mendukung tradisional dan e-commerce proses dan manajemen fungsi pemasaran, antara lain pemasaran interactive pada website ecommerce, sales force automation, manajemen hubungan dengan pelanggan, manajemen penjualan, manajemen produk, targeted marketing, promosi dan periklanan dan riset pasar. Karena itu, sistem informasi pemasaran membantu Manajer pemasaran dalam pengembangan produk e-commerce, serta pengambilan keputusan terkait hubungan dengan pelanggan, perencanaan periklanan dan strategi promosi penjualan serta mengembangkan potensi ecommerce untuk produk lama dan baru dan saluran distribusi terbaru. Dalam bidang Sumber Daya Manusia, digunakan Sistem informasi sumberdaya manusia mendukung manajemen sumberdaya manusia pada organisasi. Sistem informasi ini mencakup sistem informasi untuk penempatan personel, pelatihan dan pengembangan serta administrasi untuk kompensasi. Website Manajemen Sumberdaya manusia di internet atau intranet pada perusahaan menjadi instrumen yang penting yang menyediakan layanan jasa sumberdaya manusia untuk pekerja maupun calon pekerja.
24
Dalam pengelolalan logistik atau persediaan produk, PT Neo Pacific menggunakan Sistem Informasi dalam Supply chain management. Untuk membantu mengurangi biaya dan meningkatkan kesiapan dalam persediaan stok barang. Lebih lanjut juga berperan penting dalam aliran barang dan nilai informasi yang berkaitan dengan mengirimkan produk melalui saluran yang sesuai kepada pelanggan dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas. Di bidang keuangan dan akuntansi, Sistem informasi akuntansi menyimpan, melaporkan dan menganalisas transaksi bisnis dan kejadian untuk manajemen. Sistem informasi akuntansi yang biasa digunakan mencakup pemrosesan order, pengontrolan inventori, penerimaan, pengeluaran, payroll dan sistem ledger umum. Sistem informasi keuangan mendukung manajer keuangan dalam mengambil keputusan terkait dengan keuangan dari bisnis dan alokasi sumberdaya keuangan dalam sebuah bisnis. Sistem informasi ini mencakup cash management, online investment management, penganggaran investasi, dan peramalan dan perencanaan keuangan.
III.2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kesuksesan Penerapan Sistem Informasi Manajemen di PT Neo Pacifik
Keberhasilan penerapan sistem teknologi informasi diukur melalui efisiensi dalam hal menimalkan biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya informasi dan efektifitas teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis organisasi, antara lain memungkinkan proses bisnis, meningkatkan struktur organisasi dan budaya, serta meningkatkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan. Dalam pengelolaan manfaat Sistem Informasi Manajemen di PT Neo Pacific, pada tahap awal dibuat perencanaan pembangunan tujuan implementasi TI. Untuk itu perusahaan dituntut membentuk arsitektur TI dan arsitektur bisnis agar keduanya dapat berjalan menuju sasaran yang sama yaitu untuk mencapai tujuan perusahaan. Tahap berikutnya adalah masa investasi, dimana terjadi pemisahan account TI dengan account lainnya. Tahap pengolahan dilakukan selain memonitor implementasi dan memperbaiki implementasi TI yang belum berjalan dengan baik dan sesuai dengan sasaran, juga dibuat program untuk mempersiapkan SDM dari sisi persepsi, pengetahuan maupun keahlian lewat program pelatihan, komunikasi dalam kelompok. Pelatihan atau training berkala kepada pengguna menjadi perhatian penting untuk mencegah kegagalan penerapan Sistem.
25
Tahap terakhir adalah tahap aplikasi, dimana semua tahap yang telah dilalui, dan dilaksanakan dalam tiga tahun. Jadi hingga tahapan pengembangan sistem Informasi di perusahaan sudah melalui tahap perancangan, pelaksanaan (implementasi), sampai dengan pengoperasian dan perawatannya.
26
IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan 1.
Faktor-faktor yang sangat berpengaruh terhadap kesuksesan dan kegagalan dari sistem informasi di PT Neo Pacifik dalam pengembangan Sistem Informasi Perusahaan:
2.
Ada tahapan yang jelas : tahap perencanaan, pengembangan, aplikasi hingga penyiapan Sumber daya manusia yang akan menggunakan sistem.
3.
Dukungan dari manajemen eksekutif yang mengerti dan berkomitmen. CEO sangat mendukung pengambangan sistem dan mendorong penerapannya.
4.
Dukungan dari manajemen Operasional yang bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.
5.
Adanya Sumber daya informasi yang sesuai, tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara menggunakan sistem.
6.
Teknologi informasi yang sesuaidengan kebutuhan di Perusahaan.
7.
Adanya Manajemen data yang baik sehingga sistem yang ada selalu mutakhir dan siap digunakan.
27
DAFTAR PUSTAKA O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta. O’Brien, JA and George Marakas 2009. Management Information Sistem. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston. Laudon, Kenneth C. (2005), Sistem Informasi Manajemen Edisi 8, Penerbit Andi, Yogyakarta,317-326 http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi_manajemen http://nana-recycle.blogspot.com/2012/11/penerapan-sistem-informasi-pada_7.html link pdf file : https://drive.google.com/file/d/0B2lyl6PiJTb-eV9SbDNJZm5fVDQ/edit?usp=sharing Faktor Sukses dan Gagal SIM
28
DAFTAR PUSTAKA 1. O’Brien, James A. Management Information Systems:Managing Information Technology in The Internetworked Enterprise. 1999. International Edition. The McGraw-Hill Companies, Inc. 2. O’Brien James A; Introduction to Information Systems, 2002. eleventh edition, The McGraw-Hill Companies, Inc. 3. Andy Paul Harianja dan Zainal A Hasibuan. Sistem Informasi Supply Chain Management untuk Agribisnis Hortikultura di Indonesia. 2009. Jurnal, Prosiding Seminar Nasional Himpunan Informatika Pertanian Indonesia) 4. Tuti Amalia. Sistem Negosiasi Harga dan Pemesanan Produk secara Online. 2001. Skripsi. Institut Pertanian Bogor 5. Tiara Mitra Lia Mutaram. Kajian Usability Website E-commerce Indonesia berdasarkan Perspektif Tipe Pengguna Transactor dan Customer. 2012. Skripsi. Institut Pertanian Bogor 6. Wikipedia, diakses tanggal 17 Desember 2013
7. www.worldbank.org (diakses tanggal 17 November 2013) 8. www.bankmandiri.co.id (diakses tgl. 17 November 2013)
29
