PERANAN DAN RESIKO PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN OUTSOURCING (Sebagai Take Home Exam - UA)
Oleh: Iqbal Safrizal (P056132442.48E)
Dosen : Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Tugas Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014
BAB I LATAR BELAKANG
1. 1 Latar Belakang Penerapan Sistem Informasi pada sebuah organisasi khususnya diyakini dapat meningkatkan daya saing dengan cara memberikan nilai tambah pada produk dan layanan yang dihasilkannya. Meningkatnya daya saing ini sangat diperlukan mengingat tantangan yang muncul akibat penerapan sistem perdagangan bebas menuntut setiap bisnis untuk bisa menghasilkan produk dan layanan yang lebih berkualitas dengan harga murah. Dalam era yang semakin kompetitif, proses digitalisasi perusahaan tampaknya tidak dapat ditawar lagi. Persoalannya, upaya apa yang dapat ditempuh perusahaan agar dapat diperoleh aplikasi Sistem Informasi (SI) untuk menjamin aliran data dan informasi secara kontinyu. Sedikitnya ada tiga alternatif yang secara umum dapat diterapkan untuk memperoleh SI tersebut, antara lain 1) membeli aplikasi jadi, 2) insourcing dan 3) outsourcing. Dari ketiga alternatif tersebut, tampaknya outsourcing paling tepat untuk diterapkan bagi perusahaan yang memiliki prosedur yang unik, tetapi memiliki keterbatasan waktu dan tenaga ahli, serta kedisiplinan anggaran untuk menghasilkan sistem yang standar karena organisasi modern cenderung bersifat ramping dan mengejar efektifitas dan efisiensi, sehingga organisasi cenderung untuk lebih fokus kepada core business-nya. Meningkatnya kebutuhan IT telah merubah konsep konvensional menjadi konsep yang lebih modern. Konsep konvensional menyatakan, semua aktivitas perusahaan akan dikerjakan secara internal, sedangkan konsep modern menyatakan akan semakin sedikit operasional kerja yang dilakukan secara internal. Konsep modern tersebut menggambarkan bahwa fungsi bisnis dalam perusahaan yang memberikan keunggulan bersaing saja yang harus dikerjakan secara internal, namun fungsi bisnis lainnya dalam perusahaan dapat dlakukan secara outsourcing. Beberapa aktivitas yang dapat dilakukan perusahaan secara outsourcing diantaranya adalah aktivitas bisnis yang berhubungan dengan sistem informasi manajemen. 1.2. Permasalahan Pembahasan Outsourcing telah menjadi tren utama dalam bisnis selama 20 tahun terakhir (Wright, C. 2004). Ada banyak fungsi organisasi yang dapat Outsource, termasuk sumber daya manusia, layanan pelanggan dan fungsi informasi teknologi perusahaan. Meskipun outsourcing bisa sangat menguntungkan, ada sejumlah perusahaan harus mempertimbangkan risiko ketika mengevaluasi penerapan sebuah perusahaan outsourcing. Oleh karena itu, kegagalan hubungan outsourcing bukan hal yang wajar sehingga suatu organisasi harus menyadari potensi resiko yang terlibat sebelum masuk ke dalam suatu hubungan kontrak dengan sebuah thirdparty perusahaan outsourcing. 1.3. Tujuan
Tujuan dari penulisan paper ini adalah untuk mengetahui keuntungan dan kelemahan dari pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing.
BAB II LANDASAN TEORI
2. 1 Penerapan Sistem Informasi Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis tidak dapat dihindarkan lagi. Masingmasing perusahaan berlomba untuk mempunyai sistem informasi canggih yang dapat mensupport dalam operasional manajemen. Agar penerapan sistem informasi dapat efisien dan efektif, haruslah mnemperhatikan framework sistem informasi untuk dunia bisnis profesional seperti yang dikemukakan oleh O’Brian yaitu: a. Foundation Concept Adalah konsep dasar dari sistem informasi meliputi tren, peran dan komponen sistem informasi yang meliputi strategi yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi e business untuk keunggulan kompetitif perusahaan. b. Business Applications adalah penggunaan sistem informasi untuk manajemen perusahaan yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan dalam bidang e-business. c. Development Process Adalah bagaimana merencanakan, mengembangkan dan melakukan implementasi sistem insformasi untuk mendapatkan peluang-peluang dari e-business. Di dalamnya termasuk kegiatan perencanaan strategis dan pengembangan aplikasi. d. Management Challenges Adalah penggunaan IT yang dapat menjawab tantangan teknologi dan etika termasuk keamanan nya secara menyeluruh. e. Information Technologies Adalah pengembangan yang menggunakan hardware, software, jaringan telekomunikasi, teknologi , data manajemenm dan teknologi berbasis internet dalam perusahaan.
Gambar Framework for Business Profesional Sumber O’ Brian dan Marakas
Sistem informasi bagi perusahaan diharapkan dapat mendukung strategi perusahaan dalam peningkatan keunggulan perusahaan dalam bidan core competence nya, mendukung efiseiensi dan efektifitas manajemen perusahaan, menjadi sumber yang akurat bagi pihak manajemen dalam mengambi keputusan yang bersifat strategik dan lain sebagainya. Sebelum menentukan pendekatan yang tepat untuk pengembangan dan pembangunan sistem informasi, perusahaan harus memahi terlebih dahulu mengenai siklus dalam pengembangan sistem informasi. O’ Brian dan Marakas mengemukakan developing insformation system solution adalah sebagai berikut: a. Investigasi, yaitu proses melakukan identifikasi seperti apa sistem informasi yang dibutuhkan, rencana pengembangan proyek ke depan dan persetujuan dari manajemen perusahaan. b. Analyze, yaitu melakukan analisa kebutuhan informasi yang dibutuhkan perusahaan dan memperhatikan input, pross, outpu, penyimpanan dan kelangsungan pengawasan untuk pengembangan sistem. c. Design, yaitu perancangan sistem informasi dengan memperhatikan spesifikasi pengembangan dalam perangkat keras, perangkat lunak, SDM, sumber data dan dan produk informasi yang dibutuhkan d. Implement, yaitu implementasi sistem informasi meliputi pengembangan perangkat, sistem pengelolaan data, penyiapan serta pelatihan SDM. e. Maintain, yaitu pemeliharaan sistem informasi dan termasuk kegiatan evaluasi dan modifikasi sistem jika diperlukan.
Gambar proses atau siklus pengembangan informasi sistem Sumber: O Brian dan Marakas Pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan atau organisasi dapat dilakukan dalam tiga (3) cara, yaitu sebagai berikut: a. Insourcing Insourcing adalah pengerjaan proyek suatu perusahaan yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan sendiri. Dalam hal pengembangan sistem informasi, pembangunannya menggunakan sumber daya manusia yaitu tenaga ahli atau spesialis dari dalam perusahaan. Pertimbangan perusahaan melakukan insourcing adalah dapat mengatur sendiri syarat-syarat yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem informasi, meningkatkan partisipasi pekerja dalam
menyusun sistem, waktu yang diperlukan relatif singkat dan pertimbangan anggaran biaya yang murah. b. Outsourcing Menurut definisi wikipedia Indonesia, oursourcing adalah pemindahan pekerjaan (operasi) dari suatu perusahaan ke pihak (perusahaan) lain. Hal ini dilakukan untuk memperkcil biaya produksi atau untuk memusatkan perhatian kepada core competence perusahaan tersebut. Dalam pengembangan sistem informasi, outsourcing dilakukan dengan pembelian suatu paket aplikasi IT yang dibuat oleh vendor dan siap untuk diaplikasikan dan digunakan oleh perusahaan yang bersangkutan. c. Co Sourcing Co sourcing adalah pengembangan sistem informasi dengan bekerjasama melalui pihak ketiga untuk melaksanakan pembangunan dan maintanance sistem informasi dalam suatu perusahaan. Pemilihan alternatif ini dikarenakan peningkatan aktifitas perusahaan dan keterbatasan sumber daya dalam perusahaan sehingga harus bekerjasama dengan pihak lain untuk yang ahli dalam bidang aplikasi sistem informasi untuk membangun bersama sistem informasi perusahaan.
BAB III PEMBAHASAN
3. 1 Keuntungan Pengembangan Sistem Informasi Outsourcing Perusahaan-perusahaan yang kegiatan usahanya banyak menggunakan dan berhubungan dengan aplikasi teknologi informasi (TI), banyak menggunakan jasa penyedia outsourcing. Dengan beberapa pertimbangan perusahaan memutuskan untuk menggunakan pengembangan sistem informasi secara outsourcing dengan beberapa keunggulan sebagai berikut : a. Kemampuan penerapan teknologi yang tepat dan spesifik Penyedia outsourcing tentu memiliki keahlian teknologi dan kemampuan spesifik yang dapat mendukung operasi dari sistem teknologi informasi dibutuhkan perusahaan. Penyedia outsourcing juga memiliki tenaga ahli yang dapat menjalankan dan membuat teknologi tersebut berjalan dengan efisien dan maksimal. Dengan menggunakan jasa dari penyedia outsourcing. b. Efisiensi waktu dan biaya Penerapan outsourcing akan mengurangi berbagai biaya tetap dan biaya selama proyek berjalan (fixed and recurrent cost), seperti biaya mempersiapkan perangkat keras atau lunak untuk membangun sistem. Selain itu memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk lebih memfokuskan diri pada kegiatan bisnis utamanya (core business). c. Skalabilitas dan Kemampuan Beradaptasi Membangun dan memelihara infrastruktur IT membutuhkan banyak waktu. Sektor IT menjadi lebih kompetitif, sehingga mengambil terlalu banyak waktu untuk penerapan satu teknologi akan sangat berisiko. IT outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis Anda terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing. d. Kualitas pelayanan dan kemampuan yang maksimal dari tenaga ahli Penyedia outsourcing teknologi informasi adalah ahli di dalam menjalankan sistem teknologi informasi. Mereka dapat menyediakan pelayanan yang profesional, efektif dan efisien. Tenaga ahli dilingkungan perusahaan sendiri atau tenaga professional information sistem internal akan dibebaskan dari pengurusan operasi setiap hari dan dapat lebih difokuskan untuk perencanaan dan pengembangan sistem teknologi informasi yang akan mendukung bagi aktifitas utama dari perusahaan. e. Fleksibel Kemampuan dan pengalaman teknologi informasi dari penyedia outsourcing yang sudah biasa menangani permasalahan di bidang teknologi informasi akan membantu perusahaan untuk dapat selalu melakukan up to date teknologinya tanpa mengeluarkan biaya yang besar. penerapan teknologi Informasi bagi penunjang
aktifitas perusahaan dapat berjalan sefleksibel mungkin, karena penyedia outsourcing dapat dengan cepat mengantisipasi perkembangan teknologi informasi. Kondisi tersebut diperkuat dengan alasan yang dikemukakan oleh O’Brian (2007) mengenai 10 pertimbangan alasan perusahaan memilih outsourcing sebagai berikut: a. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasioanal. Pemilihan outsourcing memang membutuhkan biaya yang mahal pada awal kontraknya, tetapi pertimbangan resiko yang akan ditanggung oleh perusahaan lebih kecil dibandingkan dengan membangun sendiri dengan kemampuan kurang akan mengakibatkan permasalahan di kemudian hari dan berdampak pada segi pembiayaan perusahaan. b. Meningkatkan fokus perusahaan pada kegiatan utama usahanya tanpa dibebani permasalahan pengembangan sistem informasi. c. Mendapatkan akses terhadap sistem informasi premium atau kelas dunia bagi penerapan sistem informasi di perusahaannya. d. Sumber daya manusia dalam perusahaan dapat lebih fokus melakukan pekerjaan pada kegiatan utama perusahaan tanpa dibebani kegiatan pengembangan sistem informasi. Tentu saja hal ini diharapkan akan meningkatkan produktifitas perusahaan. e. Memberi jalan keluar terhadap permasalahan ketidak tersediaan sumber daya dari perusahaan yang ahli dalam pengembangan sistem informasi, sehingga dapat mengurangi resiko salah penerapan sistem informasi. f. Menunjang akselerasi tujuan perusahaan untuk mempercepat mendapatkan keuntungan/ benefit dengan penerapan sistem informasi yang sesuai. g. Menghindarkan dari kendali internal mengenai tidak berfungsinya sistem informasi karena penerapan sistem informasi yang salah atau gagal. h. Peningkatan benefit perusahaan akan meningkatkan pertumbuhan modal usaha.
menyebabkan
perusahaan
dapat
i. Berbagi resiko terhadap implementasi sistem informasi antara perusahaan dan vendor. Kesalahan implementasi tidak ditanggung penuh oleh perusahaan saja, oleh karena itu dibutuhkan kerjasama yang baik dalam proses perencanaan sistem informasi antara perusahaan dan vendor. j. Perusahaan dapat mengontrol pemasukan dan pengeluaran kas dengan bantuan sistem informasi yang tepat.
3.2. Risiko Pengembangan Sistem Informasi Outsourcing Penerapan outsourcing tidaklah semudah melempar tanggung jawab ke pihak ketiga, sehingga tidak semua perusahaan berhasil dengan baik melakukan outsourcing. Beberapa perusahaan justru harus mengeluarkan sumber daya ekstra untuk mengatasi
gagalnya proyek outsourcing karena berbagai sebab, misalnya karena ketidakmampuan perusahaan penyedia jasa outsourcing memenuhi tanggung jawab kualitas layanan yang sudah dijanjikan, atau biaya operasionalnya jauh lebih besar dari perkiraan semula. Pada banyak kasus outsourcing bidang teknologi informasi, dapat diidentifikasi dua konsekuensi negatif utama. Konsekuensi negatif tersebut adalah: a. Eskalasi biaya Eskalasi biaya mengacu pada semua pembengkakan biaya akibat pengerjaan operasi sistem informasi yang berjalan melebihi kontrak awalnya. b. Penurunan kualitas layanan Penurunan layanan mengacu pada semua penurunan dalam tingkat layanan dibandingkan apa yang sudah disepakati pada kontrak. Secara garis besar penerapan penyedia outsourcing teknologi informasi akan mendatangkan efisiensi dan memberikan keuntungan yang besar bagi perusahaan, tetapi tanpa penanganan yang baik. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan diputuskan ketika memilih menggunakan outsourcing sebagai sebuah solusi di dalam hal-hal yang berhubungan dengan teknologi informasi yaitu : a. Ketergantungan Perusahaan harus memperhatikan fungsi dan tugas dari perusahaan penyedia outsourcing dengan lebih teliti karena perusahaan banyak tergantung dengan perusahaan penyedia outsourcing dalam hal fungsi kerja teknologi informasi. Hal ini untuk menghidari terjadinya pemutusan kontrak kerja karena akan menjadi masalah jika terjadi kesalahan prosedur kerja. Perusahaan selama ini menyerahkan sistem informasinya pada pihak luar sehingga perusahaan harus mengambil waktu yang lama untuk memperbaikinya atau segera mencari peyedia outsourcing lainnya yang lebih baik. b. Meningkatnya biaya Dari beberapa kasus yang terjadi, perusahaan hanya membuat kontrak untuk jangka waktu yang pendek. Banyak perusahaan terjebak dengan model kontrak sedemikian rupa sehingga untuk dua tahun pertama dari kontrak outsourcing, perusahaan hanya mengeluarkan biaya yang kecil tetapi setelah itu biaya akan meningkat sedemikian rupa. Beberapa penyebabnya adalah:
Perusahaan penyedia outsourcing biasanya tidak mencantumkan pendapatan tambahan dalam kontrak yang membolehkan tambahan biaya untuk meningkatnya kapasitas diluar dari batas dasar yang telah ditentukan. Perusahaan penyedia outsourcing mungkin mengabaikan biaya untuk meningkatnya peralatan atau penambahan kapasitas komputer. Jika pelayanan yang direncanakan berubah, biasanya perusahaan penyedia outsourcing akan menambahkan biaya pelayanan baru atau biaya meningkatnya pelayanan. Biasanya perusahaan penyedia outsourcing tidak mencantumkan ketentuan ini didalam kontrak secara detail.
Untuk menghindari meningkatnya biaya atau biaya tak terduga di dalam kontrak, kontrak harus menjabarkan semua pelanyanan dan aktifitas yang dilakukan dan selain itu kontrak harus menunjukkan sebuah ringkasan dari semua klausul kontak
yang berhubungan dengan pembatasan kontraktor untuk menambah biaya untuk penambahan pelayanan. Dengan kata lain, kontrak harus berisikan bagian-bagian yang berhubungan dengan pembaharuan setelah dua tahun pertama dari kontrak. c. Kemampuan mengatasi situasi darurat Dalam keadaan darurat, respon dari perusahaan penyedia outsourcing mungkin tidak secepat dari departemen atau tim internal yang tersedia di perusahaan. Biasanya kontraktor akan bekerja seefisien mungkin untuk meningkatkan keuntungan. Kadangkala perusahaan penyedia outsourcing mengkombinasikan kerja dari para kliennya kedalam satu fasilitas atau tim yang dapat beroperasi dengan sedikit peralatan dan staf. Kadangkala situasi ini akan menyebabkan perusahaan penyedia outsourcing tidak dapat mengantisipasi keadaan-keadaan darurat yang tidak terduga karena keterbatasan staf dan peralatan. Sebagai solusi, perusahaan harus memastikan bahwa kontrak yang dilakukan sepenuhnya untuk kegiatan perusahaan tersebut. Perusahaan penyedia outsourcing tidak boleh menyatukan aktifitas yang dikerjakan dengan proyek lainnya. d. Pemulihan dari situasi berbahaya Pemulihan dari situasi bahaya dan permulaan outsourcing mungkin dibuat lebih susah oleh perusahaan penyedia outsourcing untuk menyeimbangkan kebutuhan klien dan perkiraan mereka akan keuntungan. Untuk memastikan permulaan outsourcing dapat berjalan dengan baik, kita harus memastikan bahwa perusahaan penyedia outsourcing mempunyai kesanggupan untuk melaksanaan outsourcing tersebut dan proyek itu telah dicoba beberapa kali dalam masing-masing tahun dalam bentuk simulasi atau prototype. Hal ini adalah satu cara untuk memastikan bahwa situasi yang berbahaya pada kontraktor tidak memberikan dampak yang berbahaya juga terhadap perusahaan kelak. Misalnya, ketika ditengah jalan ternyata kontraktor tidak dapat melanjutkan proyek tersebut, jika hal ini terjadi selain akan menghabiskan waktu dan uang bagi perusahaan, kadangkala malah akan memberikan dampak yang sangat buruk bagi kelangsungan aktifitas bisnis perusahaan. e. Keamanan informasi Penerapan outsourcing pada aplikasi teknologi informasi kadangkala dapat menyebabkan kurangnya kontrol dari fungsi kritis organisasi. Sejak perusahaan penyedia outsourcing dapat mengontrol operasi teknologi informasi perusahaan, perusahaan penyedia outsourcing dapat memiliki akses dari strategi informasi perusahaan. Kadangkala perusahaan dalam kontraknya menemukan bahwa data mereka dan beberapa hal-hal penting, tidak dapat diserahkan kepada kontraktor. Kontrak harus menjelaskan secara jelas tentang kepemilikan data, prosedur dan program yang perusahaan gunakan yang berhubungan dengan kontrak ini. Perusahaan harus memastikan didalam klausul kontrak yang menjelaskan tentang hal ini. Karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa backup dari data dan program disediakan dalam satu tempat pada fasilitas perusahaan. Kontrak juga harus menjelaskan tentang batasan-batasan kerahasiaan informasi yang perusahaan berikan ke kontraktor. Kerusakan atau penerapan secara illegal oleh kontraktor dan akibat serta penyelesaiannya harus dijelaskan dengan rinci dalam kontrak. f. Perubahan teknologi Penyedia outsourcing biasanya tidak akan berhenti untuk mengadopsi teknologi baru jika hal itu akan meningkatkan keuntungan mereka, tetapi kadangkala
kontraktor mungkin enggan untuk mengadopsi teknologi baru jika itu tidak meningkatkan profit bagi mereka, salah satu alasan lain, jika kontraktor tidak memiliki keahlian yang memadai akan teknologi tersebut. Jika perusahaan mempunyai komitmen untuk mengikuti perkembangan teknologi, perusahaan harus berhati-hati memasukkan hal ini kedalam kontrak. Karena penerapan teknologi baru kemungkinan besar akan meningkatkan biaya di dalam pelaksanaannya. Satu hal yang patut perusahaan perhatikan, hendaknya perusahaan dapat mengerti dengan jelas, apakah teknologi tersebut sangat mendukung bagi aktifitas perusahaan atau hanya sekedar produk baru yang dikeluarkan oleh produsen tanpa mempunyai kelebihan yang berarti dibanding produk sebelumnya. Salah satu fungsi tim internal perusahaan adalah memantau aktifitas tersebut diatas. g. Manajemen pelaksanaan Walaupun mustahil untuk mengharapkan semua kemungkinan situasi yang mungkin timbul di dalam sebuah kerjasama outsourcing, intisari dari sebuah kontrak outsourcing harus jelas dan detail. Oleh karena itu, kontrak antara perusahaan dan kontraktor harus secara tepat menjelaskan sebanyak-banyaknya kemungkinan, baik kemungkinan pelaksanaan secara umum, kemungkinankemungkinan khusus yang bakal terjadi dan bagaimana itu akan diselesaikan dan dipertimbangkan. Oleh karena itu, manajemen pelaksanaan dari outsourcing haruslah seefisien dan seefektif mungkin. Kontrak tidak hanya memuat garis besar pelaksanaan tetapi mencantumkan secara detail seluruh aspek aktifitas yang akan dilakukan. 3.3
Masalah Umum Yang Terjadi Dalam Penerapan Outsourcing a. Penentuan pihak outsourcing. Hal ini menjadi sangat penting karena pihak outsourcing harus mengetahui apa yang menjadi kebutuhan perusahaan serta menjaga hubungan baik dengan pihak outsourcing. b. Perusahaan outsourcing harus berbadan hukum. Hal ini bertujuan untuk melindungi hak-hak tenaga outsource, sehingga mereka memiliki kepastian hukum. c. Pelanggaran ketentuan outsourcing. Demi mengurangi biaya produksi, perusahaan terkadang melanggar ketentuan-ketentuan yang berlaku. Akibat yang terjadi adalah demonstrasi buruh yang menuntu hak-haknya. Hal ini menjadi salah satu perhatian bagi investor asing untuk mendirikan usaha di Indonesia. d. Perusahan outsourcing memotong gaji tenaga kerja tanpa ada batasan sehingga, yang mereka terima, berkurang lebih banyak. Untuk mengurangi resiko perusahaan yang diakibatkan karena vendor yang tidak bonafide dan tidak mempunyai itikad baik,O Brian (2007) menyarankan agar perusahaan memperhatikan 10 faktor dalam memilih vendor sistem informasi yaitu sebagai berikut: a. Komitmen terhadap kualitas, yaitu aplikasi sistem informasi yang dihasilkan oleh vendor harus mempunyai berkualitas bagus dan dapat dilakukan pengembangan, dapat diandalkan oleh perusahaan, mudah dipelajari dan dapat digunakan oleh pengguna. b. Harga yang compatible, yaitu harga yang sesuai untuk sistem informasi yang berkualitas yang diinginkan oleh perusahaan.
c. Reputasi vendor yang baik akan mempengarui perusahaan dalam memilih pengembang. Semakin berpengalaman vendor dan mempunyai reputasi yang baik, maka kecenderungan perusahan memilih semakin tinggi. d. Fleksibilitas syarat kontrak, yaitu perusahaan akan cenderung memelih vendor yang tidak kaku terhadap syarat-syarat kontrak dalam mengembangkan sistem informasinya sehingga hasil aplikasi yang diharapkan dapat optimal sesuai kebutuhan pengguna. e. Lingkup sumber daya vendor yang ahli dalam bidang IT dan sistem informasi. f. Kemampuan menambahan nilai lebih/ value yang diterima oleh perusahaan dari penerapan sistem informasi yang dapat diterapkan oleh vendor. g. Kesesuaian atau kesepahaman terhadap nilai-nilai kultural antara perusahaan dan vendor yang hendak mengembangkan sistem informasi perusahaan. Dengan kesesuaian ini diharapkan vendor memahami spirit dalam perusahaan dan penerapan sistem informasi tidak akan bertentangan dengan hal tersebut. h. Hubungan yang berkelanjutan, yaitu perusahaan mengharapkan hubungan berkelanjutan kaitannya dengan maintanance sistem informasi yang dikembangkan oleh vendor. i. Lokasi menjadi salah satu pertimbangan dalam menentukan vendor, misalnya kedekatan lokasi perusahaan dan kantor vendor sehingga dapat mempermudah komunikasi. Dalam bukunya O’Brian (2007) juga memberikan tips-tips terhadap 10 faktor yang harus diperhatikan untuk mencapai kesuksesan pelaksanaan outsourcing, yaitu sebagai berikut: a. Memahami tujuan perusahaan dan sasaran yang hendak dicapainya. b. Pengalihdayaan tersebut mempunyai visi dan rencana strategis yang jelas sehingga tidak menghamburkan anggaran karena salah sasaran. c. Pemilihan vendor yang tepat. d. Hubungan yang baik antara vendor dan perusahaan tidak saja pada saat proyek pengembangan tetapi juga untuk selanjutnya, hal ini berkaitan dengan maintanance sistem informasinya. e. Kontrak kerja antara vendor dan perusahaan yang terstruktur, sehingga jelas pembagian antara hak dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh masing-masing pihak. f. Keterbukaan informasi antara vendor dan perusahaan, terutama dalam hal perencanaan sistem informasi. Misalnya perusahaan mengemukakan kebutuhan informasi yang dibutuhkan, dan vendor melakukan disain sistem informasi yang tepat terhadap kebutuhan tersebut. g. Dukungan dan keterlibatan dari jajaran eksekutif perusahaan dalam pengembangan sistem informasi. h. Memperhatikan terhadap isu atau masalah yang berkembang pada saat proses pembuatan SI, sehingga dalam pengembangan sistem informasi juga dapat menyesuaikan dengan kondisi perusahaan yang berkembang. i. Ketersediaan pendanaan yang dialokasikan khusus untuk pengembangan sistem informasi, sehingga dapat dihindarkan terjadinya kekurangan dana pada masa pembangunan SI. j. Menggunakan tenaga ahli yang berpengalaman untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan
BAB IV KESIMPULAN
Outsourcing dibidang teknologi informasi rasanya sudah tidak terhindarkan lagi. Banyak manfaat yang bisa dirasakan jika memanfaatkan system outsource. Diantaranya adalah pengurangan biaya, bisa focus pada core business yang menjadi keunggulan perusahaan serta bisa memperbaiki proses bisnis internal. Meski demikian system outsource bukan tanpa kelemahan. Ketergantungan terhadap vendor, fleksibilitas terhadap perubahan adalah beberapa kelemahan yang harus disadari dari awal sebelum melakukan system outsource. Karena itulah fase definisi harus benar-benar diperhatikan sebelum memutuskan untuk melakukan outsource atau tidak. Namun outsourcing juga diikuti oleh munculnya resiko-resiko baru seperti ketergantungan dalam teknologi, meningkatnya biaya, rendahnya kemampuan perusahaan dalam mengatasi situasi darurat, ketidakmampuan untuk pemulihan dari situasi berbahaya, kurangnya control terhadap kemanan informasi perusahaan, dan hilangnya kemampuan inovatif perusahaan. Bahkan risiko outsourcing dapat timbul karena kurangnya respon peyedia outsourcing terhadap kebutuhan teknologi perusahaan dan masalah biaya tambahan. Untuk meminimalisasi risiko yang dapat ditimbulkan, perusahaan harus benarbenar cermat dan teliti ketika membuat kontrak kerja dengan perusahaan outsourcing. Selain itu perusahaan juga harus memilih perusahaan outsourcing yang tepat untuk memenuhi kebutuhan teknologi informasi perusahaan.
Daftar Pustaka
O’Brien, J and Marakas, G. 2008. Management Information System. 8 th edition. Mc.Graw .Hill International Edition
Wright, Catherine. 2004. Top Three Potential Risks With Outsourcing Information Systems. Information System Control. Journal, volume 5 , 2004. Retrieved from Information Systems Audit and Control Association. http://www.isaca.org/journal/past-issues/2004/volume-5/documents/jpdf045topthreepotentialrisks.pdf
