Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Dosen
Tanggal : 16 Januari 2015
: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc.,
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN SISTEM OUTSOURCING DAN INSOURCING
Disusun oleh :
Mivthahul Rahma P056133542.52E
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2015
DAFTAR ISI
Daftar Isi ......................................................................................................................................... i Kata Pengantar ............................................................................................................................. ii Abstrak.......................................................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN ...........................................................................................................1 1.1 Latar Belakang....................................................................................................................1 1.2 Perumusan Masalah ............................................................................................................2 1.3 Tujuan Penulisan ................................................................................................................2 BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................................................................3 2.1 Definisi Sistem ...................................................................................................................3 2.2 Definisi Sistem Informasi ...................................................................................................3 2.3 Jenis Sistem Informasi ........................................................................................................3 2.4 Komponen Sistem Informasi ..............................................................................................4 2.5 Perlunya Pengembangan Sistem Informasi ........................................................................5 2.6 Prinsip Pengembangan Sistem Informasi ...........................................................................7 2.7 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi .................................................................7 2.8 Pendekatan Pengembangan Sistem Informasi ..................................................................13 2.9 Metodologi Pengembangan Sistem Informasi..................................................................16 2.10 Penyebab Kegagalan Pengembangan Sistem Informasi.................................................17 BAB III PEMBAHASAN.........................................................................................................18 3.1 Definisi Outsourcing ........................................................................................................18 3.2 Alasan Perusahaan Melakukan Outsourcing ....................................................................18 3.3 Keuntungan dan Kelemahan Outsourcing........................................................................18 3.4 Definisi Insourcing ...........................................................................................................20 3.5 Alasan Perusahaan Melakukan Insourcing ......................................................................21 3.6 Keuntungan dan Kelemahan dari Insourcing ...................................................................21 BAB IV KESIMPULAN ..........................................................................................................23 DAFTAR PUSTAKA ...............................................................................................................24 ŝ
KATA PENGANTAR
Memulai adalah hal tersulit yang dialami dalam proses penyusunan makalah ini. Namun atas ijin Tuhan Yang Maha Esa, Saya bersyukur makalah yang berjudul Pengembangan Sistem Informasi Dengan Sistem Outsourcing dan Insourcing dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Dihadapkan pada berbagai kendala dan keterbatasan sumber daya yang dimiliki, maka segala perhatian, bantuan, dorongan dan bimbingan yang diberikan kepada Saya merupakan ‘generator’ yang mendorong terselesaikannya makalah ini. Oleh karenanya, Saya ucapkan terima kasih kepada dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen yakni Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc, yang telah memberikan arahan dalam membuat makalah ini. Harapan Saya, semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi pembacanya, baik secara teoritik maupun praktis.
Jakarta, 16 Januari 2015
Mivthahul Rahma
ŝŝ
ABSTRAK
Teknologi informasi adalah salah satu komponen bisnis dengan perkembangan yang sangat pesat. Selain itu, teknologi informasi juga merupakan sumber daya bisnis yang sangat vital bagi perusahaan sehingga harus dikelola dengan sangat baik karena dapat menentukan keberhasilan atau malah menyebabkan kegagalan dalam penerapan strategi bisnis perusahaan. Oleh sebab itu, pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi yang mendukung proses bisnis perusahaan menjadi tantangan tersendiri, baik bagi manajer bisnis dan teknologi informasi maupun kalangan profesional. Salah satu cara yang kini popular diterapkan untuk mengelola fungsi sistem informasi dan teknologi informasi perusahaan adalah dengan mengadopsi sistem outsourcing. Outsourcing tampaknya semakin diminati oleh sebagian besar perusahaan mengingat sering tidak jelasnya prospek dunia usaha yang ditandai dengan perubahan yang sangat cepat baik dari sisi permintaan, pasar, maupun teknologi. Disamping outsourcing dikenal pula istilah insourcing.
kata kunci : pengembangan sistem informasi, outsourcing, insourcing
ŝŝŝ
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Teknologi informasi adalah salah satu komponen bisnis dengan perkembangan yang sangat pesat. Selain itu, teknologi informasi juga merupakan sumber daya bisnis yang sangat vital bagi perusahaan sehingga harus dikelola dengan sangat baik karena dapat menentukan keberhasilan atau malah menyebabkan kegagalan dalam penerapan strategi bisnis perusahaan. Oleh sebab itu, pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi yang mendukung proses bisnis perusahaan menjadi tantangan tersendiri, baik bagi manajer bisnis dan teknologi informasi maupun kalangan profesional. Salah satu cara yang kini popular diterapkan untuk mengelola fungsi sistem informasi dan teknologi informasi perusahaan adalah dengan mengadopsi sistem outsourcing. Sebelum tahun 1980, perusahaan cenderung untuk merencanakan. Mengembangkan, mengoperasikan dan memelihara sistem informasinya sendiri. Namun, tren ini mulai berubah sejak beberapa perusahaan di negara-negara maju menyadari bahwa mereka harus lebih fokus dalam menjalankan bisnis utamanya dan menyerahkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan teknologi informasi, seperti pemrograman software, kegiatan operasional harian, pemeliharaan, dan lain-lain kepada perusahaan teknologi informasi profesional. Outsourcing tampaknya semakin diminati oleh sebagian besar perusahaan mengingat sering tidak jelasnya prospek dunia usaha yang ditandai dengan perubahan yang sangat cepat baik dari sisi permintaan, pasar, maupun teknologi. Disamping outsourcing dikenal pula istilah insourcing. Secara terminologi insourcing memiliki arti yang berlawanan dengan outsourcing. Ketika suatu organisasi mendelegasikan pekerjaannya ke entitas lainnya, yang bersifat internal namun bukan bagian dari organisasi, inilah yang disebut dengan insourcing. Entitas internal tersebut biasanya memiliki tim khusus yang mahir menyediakan layanan yang dibutuhkan. Perusahaan kadang-kadang memilih untuk melakukan insourcing karena memungkinkan mereka untuk melakukan pengawasan yang lebih baik daripada jika mereka memilih outsourcing.
ϭ
1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan apa yang telah diuraikan diatas, maka penulis akan membahas mengenai beberapa alasan mengapa perusahaan lebih melakukan outsourcing dalam pengembangan maupun penerapan sistem informasi dan teknologi informasi diperusahaannya. Selain itu, akan dibahas pula mengenai apa saja kelebihan dan kelemahan dari pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi dengan menggunakan strategi outsourcing maupun insourcing. 1.3 Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui beberapa alasan mengapa perusahaan lebih melakukan outsourcing dalam pengembangan maupun penerapan sistem informasi dan teknologi informasi diperusahaannya. Selain itu, juga untuk mengetahui mengenai apa saja kelebihan dan kelemahan dari pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi dengan menggunakan strategi outsourcing maupun insourcing.
Ϯ
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Definisi Sistem Sebuah sistem didefinisikan sebagai kumpulan komponen yang saling terkait, dengan batasan yang didefinisikan secara jelas, bekerja secara bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan dengan menerima masukan dan menghasilkan keluaran dalam sebuah proses transformasi yang terorganisir. Sebuah sistem memiliki tiga fungsi dasar, yaitu : •
Input terdiri dari menangkap dan mengumpulkan elemen yang masuk ke dalam sistem untuk diproses.
•
Processing terdiri dari transformasi proses yang mengkonversi input menjadi output.
•
Output terdiri dari mengirimkan elemen yang telah dihasilkan oleh proses transformasi ke tujuan utama mereka.
2.2 Definisi Sistem Informasi Didalam buku “Definition of Application Landscape.Software Engineering for Business Information Systems”, sistem informasi didefinisikan sebagai kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Sedangkan dalam bukunya yang berjudul “Management Information System”, O’brien berpendapat bahwa sistem informasi dapat merupakan kombinasi terorganisir dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber data, kebijakan dan prosedur yang disimpan, diambil, diubah dan informasi yang disebar didalam suatu organisasi. 2.3 Jenis Sistem Informasi Beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan baik sebagai operasi atau sistem informasi manajemen. Sistem informasi dikategorikan dengan cara ini untuk menyoroti peran utama tiap permainan dalam operasi dan manajemen bisnis.
ϯ
Gambar 1. Jenis Sistem Informasi 2.4 Komponen Sistem Informasi Sebuah sistem informasi bergantung pada people (end users dan ahli SI), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (data dan pengetahuan), dan jaringan (media komunikasi dan jaringan pendukung) untuk melakukan input, processing, output, penyimpanan, dan pengendalian kegiatan yang mengubah sumber data menjadi produk informasi. Model sistem informasi menyoroti hubungan diantara komponen dan kegiatan sistem informasi. Selain itu, model sistem informasi juga menyediakan kerangka yang menekankan empat konsep utama yang dapat diaplikasikan kedalam semua jenis tipe informasi : •
People, hardware, software, data dan jaringan adalah lima sumber dasar dari sistem informasi
•
People terdiri dari end users dan ahli SI, hardware terdiri dari mesin dan media, software terdiri dari program dan prosedur, sumber data termasuk data dan pengetahuan didalamnya,, dan jaringan terdiri dari media komunikasi dan jaringan
•
Data diubah dengan kegiatan memproses informasi kedalam berbagai produk informasi untuk digunakan oleh end users.
•
Memproses informasi terdiri dari system kegiatan dari input, processing, output, penyimpanan dan pengendalian.
ϰ
Gambar 2. Komponen Sistem Informasi
2.5 Perlunya Pengembangan Sistem Informasi Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal : 1. adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa : •
ketidakberesan sistem yang lama ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.
•
pertumbuhan organisasi kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semmakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan Dalam keadaaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. 3. Adanya instruksi pimppinan atau adanya peraturan pemerintah
ϱ
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah. Berikut ini beberapa indikator diperlukannya pengembangan sistem, yaitu: 1. keluhan pelanggan 2. pengiriman barang yang sering tertunda 3. pembayaran gaji yang terlambat 4. laporan yang tidak tepat waktu 5. isi laporan yang sering salah 6. tanggung jawab yang tidak jelas 7. waktu kerja yang berlebihan 8. ketidakberesan kas 9. produktivitas tenaga kerja yang rendah 10. banyaknya pekerja yang menganggur 11. kegiatan yang tumpang tindih 12. tanggapan yang lambat terhadap pelanggan 13. kehilangan kesempatan kompetisi pasar 14. persediaan barang yang terlalu tinggi 15. pemesanan kembali barang yang tidak efisien 16. biaya operasi yang tinggi 17. file-file yang kurang teratur 18. keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran 19. tertundanya pengiriman karena kurang persediaan 20. investasi yang tidak efisien 21. peramalan penjualan dan produksi tidak tepat 22. kapasitas produksi yang menganggur 23. pekerjaan manajer yang terlalu teknis Dengan adanya sistem baru diharapkan terjadi beberapa peningkatan dalam hal, diantaranya : 1. kinerja, yang dapat diukur melalui throughput (jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada suatu saat tertentu) dan response time (rata-rata waktu tertunda diantara dua transaksi). ϲ
2. kualitas informasi yang disajikan 3. keuntungan (penurunan biaya). Berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan 4. kontrol (pengendalian) 5. efisiensi 6. pelayanan 2.6 Prinsip Pengembangan Sistem Informasi Prinsip-prinsip pengembangan sistem terdiri dari beberapa hal berikut ini, yaitu : 1. sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen 2. sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar. Maka setiap investasi modal harus dipertimbangkan dua hal berikut ini : •
semua alternatif yang ada harus diinvestigasikan
•
investasi yang terbaik harus bernilai
3. sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik 4. tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem 5. proses pengembangan sistem tidak harus urut 6. jangan takut membatalkan proyek 7. dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem 2.7 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi Bila dalam operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul permasalahanpermasalahan yang tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke proses yang pertama. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu sistem. Siklus hidup pengembangan sistem dapat didefinisikan sevagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi. Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase, yaitu: a. perencanaan sistem dalam perencanaan sistem diperlukan : •
dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi ϳ
•
proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan
•
sumber daya baru direncanakan untuk dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem
selama fase perencanaan sistem, dipertimbangkan : •
faktor-faktor kelayakan (feasibility factors) yang berkaitan dengan kemungkinan berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan digunakan
•
faktor-faktor strategis (strategic factors) yang berkaitan dengan pendukung sistem informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk setiap proyek yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk menentukan proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang tertinggi.
Suatu sistem yang diusulkan harus layak, yaitu sistem ini harus memenuhi kriteriakriteria sebagai berikut : •
kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem yang diusulkan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan teknologi yang ada atau apakah teknologi yang baru dibutuhkan
•
kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana yang tersedia cukup untuk mendukung estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan
•
kelayakan legal untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang sedang dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk melaksanakan kewajibannya secara legal
•
kelayakakan operasional untuk melihat apakah prosedur dan keahlian pegawai yang ada cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan atau apakah diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian
•
kelayakan terencana berarti bahwa sistem yang diusulkan harus telah beroperasi dalam waktu yang telah ditetapkan ϴ
selain layak, proyek sistem yang diusulkan harus mendukung faktor-faktor strategis, seperti : •
produktivitas, mengukur jumlah output yang dihasilkan oleh input yang tersedia. Tujuan produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan biaya tambahan yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan rasio antara biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.
•
diferensiasi, mengukur bagaimana suatu perusahaan dapat menawarkan produk atau pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan pelayanan dari saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan meningkatkan kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih cepat dan biaya yang lebih rendah
•
manajemen, melihat bagaimana sistem informasi menyediakan informasi untuk menolong manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporan-laporan tentang efisiensi produktivitas setiap hari
b. analisis sistem dalam fase ini : •
dilakukan proses penilaian, identifikasi, dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dengan pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kedala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
•
fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem
•
laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk memberntuk suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem
•
tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan suatu sistem baru
•
ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai
•
beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pade fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem ϵ
•
pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan sampai semua peserta setuju.
c. perencanaan sistem secara umum/konseptual arti perancangan sistem, yaitu: •
tahap setelah analisis dari siklus hidup pengembangan sistem
•
pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional
•
persiapan untuk rancang bangun implementasi
•
menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
•
yang dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi
•
termasuk menyangkut dan mengkonfirmasikan
tujuan perancangan sistem, yaitu: •
untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem
•
untuk memberikan gambaran yang jelas dan racang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat
sasaran perancangan sistem, yaitu: •
harus berguna,mudah dipahami dan mudah digunakan
•
harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan
•
harus efisiensi dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer
•
harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern.
dalam fase ini:
ϭϬ
•
dibentuk alternattif-alternatif perancangan konseptual untuk pandangan pemakai. Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif perancangan konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk memilih rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka
•
pada fase ini analis sistem nilai mulai merancang proses dengan mengidentifikasikan laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh sostem yang diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya, perancang sistem membuat sketsa form atau tampilan yang mereka harapkan bila sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada kertas atau pada tampilan computer
•
jadi, perancangan sistem secara umum berarti untuk menerangkan secara luas bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang output, input, proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang. Perancangan sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukan, dihitung atau disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat penyimpanan seperti disket, pita magnetik, disk magnetik, atau bahkan file-file dokumen. Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana data diproses untuk menghasilkan output.
d. evaluasi dan seleksi sistem akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan poin utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem. Jika tidak satupun alternatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase perancangan sistem secara umum terbukti dapat dibenarkan, maka semua alteratif akan dibuang. Biasanya, beberapa alternatif harus terbukti dapat dibenarkan dan salah satunya dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan akhir. Bila satu alternatif perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan rekomendasi untuk sistem ini dan dibuatkan jadwal untuk perancangan detailnya. e. perancangan sistem secara detail fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan ϭϭ
laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik untuk layar dan formform biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau batch. Macam-macam model dikembangkan untuk mengubah data menjadi informasi. Prosedur ditulis untuk membimbing untuk pemakai dan personel operasi agar dapat bekerja dengan sistem yang sedang dikembangkan. Database dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali yang dibutuhkan untuk melindungi sistem baru dari macam-macam ancaman dan eror ditentukan. Pada beberapa proyek sistem, teknologi baru dan berbeda dibutuhkan untuk merancang kemampuan tambahan macam-macam computer, peralatan dan jaringan telekomunikasi. Pada akhir fase ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan. Laporan ini mungkin berisi beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi untuk masing-masing rancangan sistem yang terintegrasi menjadi satu-kesatuan. Laporan ini juga dapat dijadikan sebagai buku pedoman yang lengkap untuk emrancang, membuat kode, dan menguji sistem, instalasi, peralatan, pelatihan dan tugas implementasi lainnya. Meskipun sejumlah orang telah mereview dan menyetujui setiap komponen rancangan sistem, review terhadap rancangan sistem secara detail harus dilakukan kembali secara menyeluruh dan lengkap oleh pemakai sistem dn personel manajemen, sedangkan profesional sistem mungkin tidak terlibat dalam kegiatan ini. Tujuan dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan eror dan kekurangan rancangan sebelum implementasi dimulai. Jika eror dan kekurangan atau sesuatu yang hilang ditemukan sebelum implementasi sistem, sumber daya yang bernilai dapat diselamatkan dan kesalahan yang tidak diinginkan terhindari. Setelah semua review secara menyeluruh selesai dilaksanakan, perubahan-perubahan dibuat dan pemakai dan manajer sistem menandatangani laporan perancangan secara detail. f. pengembangan perangkat lunak dan implementasi sistem Pada fase ini: •
sistem siap untuk dibuat atau diinstalasi ϭϮ
•
sejumlah tugas harus dikoordinasikan dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru
•
laporan immplementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian yaitu rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) dan penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Keenam fase siklus hidup pengembangan sistem ini dapat digambarkan seperti pada
gambar dibawah ini:
Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem 2.8 Pendekatan Pengembangan Sistem Informasi Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu: 1. pendekatan klasik disebut juga dengan pendekatan tradisional atau pendekatan konvensional. Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan pada sistem daur kehidupan. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan akan berhasil bila mengikuti tahapan pada sistem daur kehidupan. Permasalahan-permasalahan yang dapat timbul pada pendekatan klasik adalah sebagai berikut: •
pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit ϭϯ
•
biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi mahal
•
kemungkinan kesalahan sistem besar
•
keberhasilan sistem kurang terjamin
2. pendekatan terstruktur pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Beberapa metodologi pengembangan sistem yang terstruktur telah banyak yang diperkenalkan baik dalam buku-buku maupun perusahaan-perusahaan konsultan pengembangan sistem. Metodologi
inimemperkenalkan
penggunaan
alat-alat
dan
teknik-teknik
untuk
mengembangkan sistem yang terstruktur. Konsep pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru. Teknik perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik adalah dua contoh baru konsep ini yang banyak digunakan di industri-industri. Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem informasi untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui pendekatan ini, permasalahanpermasalahan yang kommpleks dalam organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan anggara biayanya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik. 3. pendekatan dari bawah ke atas (bottom-up approach) pendekatan ini dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini ciri-ciri ari pendekatan klasik. Pendekatan dari bawah ke atas bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan istilah data analisis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti datanya. 4. pendekatan dari atas ke bawah (top-down apporoach) pendekatan dari atas ke bawah dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan ϭϰ
organisasi. Langkah selanjutnya dari pendekatan ini adalah dilakuakn analisis kebutuhan informasi. Setelah kebutuhan informasi ditentukan, maka proses turun ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini juga merupakan ciri-ciri pendekatan terstruktur. Pendekatan atasturun bila digunakan pada tahap analisis sistem disebut juga dengan decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu, kemudian data yang diperlukan untuk diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan. 5. pendekatan sepotong (piecemeal approach) pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global (memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja). 6. pendekatan sistem (system approach) memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan/aplikasinya dan menekankan sasaran organisasi secara global. 7. pendekatan sistem menyeluruh (total-system approach) pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh, sehingga menjadi sulit untuk dikembangkan (ciri klasik) 8. pendekatan moduler (moduler approach) pendekatan dengan memecah sistem komplek menjadi modul yang sederhana, sehingga sistem lebih mudah dipahami dan dikembangkan, tepat waktu, mudah dipelihara (ciri terstruktur) 9. lompatan jauh (great loop approach) pendekatan yang menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi
canggih,
sehingga
mengandung
resiko
tinggi,
terlalu
mahal,
sulit
dikembangkan karena terlalu komplek. 10. pendekatan berkembang (evolutionary approach) pendekatan yang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja dan terus dikembangkan untuk periode berikutnya mengikuti kebutuhan dan teknologi yang ada . ϭϱ
2.9 Metodologi Pengembangan Sistem Informasi Metodologi
adalah
kesatuan
metode-metode,
prosedur-prosedur,
konsep-konsep
pekerjaan, aturan-aturan, postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya. Metode adalah suatu cara, teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi pengembangan sistem berarti metode-metode prosedur-prosedur, konsepkonsep pekerjaan, aturan-aturan, postulat-postulat (kerangka pemikiran) yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi. Urutan-urutan prosedur untuk pemecahan masalah dikenal dengan istilah Algoritma. Metodologi pengembangan sistem adalah metode-metode prosedur-prosedur, konsepkonsep pekerjaan, aturan-aturan, postulat-postulat yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi. Klasifikasi dari metodologi, yaitu: 1. functional decomposition methodologies metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, dirancang dan ditetapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini adalah: •
HIPO (Hierarchy plus Input Process Output)
•
Stepwise Refinement (SR) atau Interative Stepwise Refinement (ISR)
•
Information Hiding
2. data oriented methodologies metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses. Dikelompokan dalam dua kelas, yaitu: •
Data Flow Oriented Methodologies, sistem secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya didalam modul-modul di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah SADT (Structured Analysis and Design Techniques), composite design, SSAD (Structured System Analysis and Design)
•
Data Structured Oriented Methodologies, metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah JSD (Jackson’s System Development)dan W/O (Warnier/Orr)
3. prescriptive methodologies yang termasuk dalam metodologi ini adalah ISDOS (Information System Design and Optimization System), merupakan perangkat lunak yang dikembangkan di University of ϭϲ
Michigan. Kegunaan dari ISDOS adalah mengotomisasi proses pengembangan sistem informasi. ISDOS mempunyai dua komponen, yaitu: •
PSL (Program Statement Language), merupakan komponen utama dari ISDOS, yaitu suatu bahasa untuk mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk mesin yang dapat dibaca. PSL dirancang sehingga output yang dihasilkannya dapat dianalisis oleh PSA. PSL merupakan bahasa untuk menggambarkan sistemnya dan bukan merupakan bahasa pemrograman procedural.
•
PSA (Program Statement Analyzer) merupakan paket perangkat lunak yang mirip dengan kamus data dan digunakan untuk mengecek data yang dimasukan, disimpan dianalisis dan yang dihasilkan sebagai output laporan.
2.10 Penyebab Kegagalan Pengembangan Sistem Beberapa faktor menjadi penyebab kegagalan pengembangan sistem informasi, yaitu: 1. Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem 2. Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai 3. Kurang sempurnanya evaluasi kualitas dan analisis biaya 4. Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan 5. Penggunaan teknologi computer dan perangkat lunak yang tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai 6. Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara 7. Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik
ϭϳ
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Definisi Outsourcing Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information System”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan teknologi informasi, outsourcing digunakan untuk menjangkau fungsi teknologi informasi secara luas dengan mengontrak penyedia layanan eksternal. Outsourcing teknologi informasi juga dapat diterjemahkan dengan penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang teknologi informasi untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan sering kali suatu perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga teknologi informasi berkompeten dalam mengatasi kendala-kendala teknologi informasi maupun operasional kantor sehari-hari (www.midas-solusi.com). Jadi, outsourcing adalah pemberian sebagian pekerjaan yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti pekerjaan disebuah organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga. 3.2 Alasan Perusahaan Melakukan Outsourcing Menurut Rahardjo (2006), outsourcing sudah tidak dapat lagi dihindari oleh perusahaan. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing, seperti penghematan biaya, perusahaan bisa memfokuskan diri pada kegiatan utamanya dan akses pada sumber daya yang tidak
dimiliki
oleh
perusahaan.
Alasan
yang
sama
juga
dikemukakan
dalam
www.outsource2india.com dimana kebanyakan organisasi memilih outsourcing karena mendapatkan keuntungan dari biaya rendah dan layanan berkualitas tinggi. Selain itu, outsourcing juga dapat membantu organisasi dalam memanfaatkan sumber daya, waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga memungkinkan organisasi untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Dengan demikian organisasi akan merasa outsourcing merupakan strategi bisnis yang efektif untuk membantu meningkatkan bisnis mereka. ϭϴ
Dalam outsourcing, outsourcer dan mitra outsourcingnya memiliki hubungan yang lebih besar jika dibandingkan dengan hubungan antara pembeli dan penjual. Hal ini dikarenakan outsourcer mempercayakan informasi penting perusahaan kepada mitra outsourcingnya. Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan jangka panjang (long term relationship) tidak hanya kepada proyek jangka dekat. Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis dari perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi sangat tergantung kepada outsourcer (Rahardjo, 2006). Saat ini, outsourcing tidak lagi terbatas pada outsourcing layanan teknologi informasi tetapi juga sudah merambah ke bidang jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa kreatif, layanan entry data dan masih banyak lagi. 3.3 Keuntungan dan Kelemahan dari Outsourcing Menurut Pasaribu (2010), hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing adalah harga, reputasi yang baik dari pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing, pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, pengalaman pihak provider outsource, eksistensinya dan lain-lain. Adapun beberapa keuntungan dari pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi dengan sistem outsourcing antara lain : 1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu lagi membangun sendiri fasilitas sistem informasi dan teknologi informasi 2. Memiliki ke akses jaringan para ahli dan profesional dalam bidang sistem informasi dan teknologi informasi 3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan sistem intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melalui outsourcing 4. Dapat mengekploitasi kemampuan dan kepandaian dari perusahaan outsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan 5. Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan 6. Fleksibel dalam merespon perubahan sistem informasi yang ceoat sehingga perubahan arsitektur sistem informasi berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja teknologi informasi yang
ϭϵ
kompeten dan memiliki kemampuan yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi keuntungan kompetitif bagi perusahaan outsource. 7. Meningkatkan flesibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi Selain keuntungan-keuntungan di atas, pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi dengan sistem outsourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya: 1. Kehilangan kendali terhadap sistem informasi dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing 2. Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing 3. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga 4. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari tiga tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandaainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer 5. Ketergantungan dengan perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk karena perusahaan kurang memahami sistem informasi atau teknologi informasi yang dikembangkan pihak outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukaninovasi secara internal di masa mendatang. 3.4 Definisi Insourcing Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja diluar perusahaan secara full-time, fiftyfifty, atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar penuh oleh perusahaan yang menggunakannya atau berbagi dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari suatu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu, insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada ϮϬ
pelayanan atau produk tertentu. Dalam kaitannya dengan teknologi informasi, insourcing atau contracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan. 3.5 Alasan Perusahaan Melakukan Insourcing Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas dengan outsourcing kemudian memilih insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcing-nya. Sedangkan, menurut Zilmahram (2009), insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut: 1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan dalam perusahaan 2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi dalam perusahaan 3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru diluar perusahaan 3.6 Keuntungan dan Kelemahan dari Insourcing Adapun beberapa keuntungan dari pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi dengan sistem insourcing antara lain: 1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap sistem informasi dan teknologi informasinya sendiri 2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan outsource 3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal 4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan sistem informasi 5. Sistem informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan kebutuhan perusahaan 6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan tersebut 7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan sistem informasi yang dikembangkan oleh perusahaan dengan sistem yang sudah ada 8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol keamanan aksesnya Ϯϭ
9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif perusahaan dibandingkan pesaing Selain keuntungan-keuntungan diatas, pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi dengan sistem insourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya: 1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena pembuatan sistem harganya sangat mahal 2. Pengembangan sistem informasi dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya dari awal 3. Adanya communication gap antara information technology specialist dan user 4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan spesialis sistem informasi dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan sistem informasi yang dibuat kurang memenuhi kebutuhan user 5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi 6. Kurangnya tenaga ahli di bidang sistem informasi dan teknologi informasi yang kompeten dan memiliki kemampuan yang memadai dapat menyebabkan kesalahan atau resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan. 7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat pesar sehingga ada peluan teknologi yang digunakan kurang up to date.
ϮϮ
BAB IV KESIMPULAN
Untuk menentukan strategi mana yang akan digunakan dalam suatu perusahaan, sangat tergantung dari situasi yang ada. Tentu saja dengan mempertimbangkan pula keunggulan dan kelemahan serta manfaat dan resiko yang mungkin dialami oleh perusahaan. Misalnya outsourcing dapat dijadikan pilihan jika dibutuhkan waktu yang cepat dalam pengembangan aplikasi atau jika perusahaan memiliki sejumlah proses bisnis non-inti yang memerlukan banyak waktu, usaha, dan sumber daya untuk dilaksanakan. Outsourcing dalam hal ini akan membantu menghemat waktu, usaha, tenaga kerja dan juga akan membantu pengiriman yang lebih cepat untuk pelanggan perusahaan. Sebaliknya, insourcing lebih tepat dipilih jika suatu aplikasi merupakan inti bisnis perusahaan atau jika telah ada suatu divisi khusus dalam perusahaan yang ahli dalam suatu bidang tertentu. Hal ini akan dapat menghemat biaya dan perusahaan memiliki control yang lebih baik atas pekerjaaan yang dilakukan. Perusahaan tidak harus memilih outsourcing atau insourcing atau sebaliknya. Suatu perusahaan dapat melakukan outsourcing dan insourcing pada saat yang sama. Dengan outsourcing dan insourcing secara bersamaan, maka perusahaan akan dapat memiliki apa yang terbaik dari yang ditawarkan kedua strategi di atas dan bisnis akan mendapatkan keuntungan kompetitif.
Ϯϯ
DAFTAR PUSTAKA
1. Anonim. Membandingkan Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsourcing dan Insourcing. http://www.scribd.com 2. Anonim. Outsourcing vs Insourcing: What’s best for your organization?. 3. “Definition of Application Landscape”. Software Engineering for Business Information Systems (sebts). Jan 21, 2009. 4. http://dhedee29.staff.gunadarma.ac.id 5. http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id 6. James A. O’Brien. 2011. Management Information Systems. New York, NY: McGrawHill/Irwin 7. O’brien, J. A. dan G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information Systems, 15th edition. The McGraw-Hill Companies, Inc. 8. Pasaribu,
F.T.P.2010.
Outsourcing,
Insourcing
dan
Selfsourcing.
http://ferry1002.blog.binusian.org 9. Raharjo, B. 2006. Kesulitan Outsourcing di Indonesia. http://rahard.wordpress.com 10. Zilmahram, T. 2009. Outsourcing dan Insourcing. http://habahate.blogspot.com
Ϯϰ
