TUGAS INDIVIDU MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENERAPAN METODE OUTSOURCING DAN INSOURCING DALAM PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PADA PERUSAHAAN
Disusun oleh: Maya Wulan Arini
P056131752.47E
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS)
EKSEKUTIF 47 SEKOLAH PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014 i
DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang
1
1.2 Rumusan Masalah
2
1.3 Tujuan Penulisan
2
BAB I I TI N J AUAN P US TAK A
3
2.1 Konsep outsourcing
3
2.2 Konsep Insourcing
3
2.1 Tujuan Outsorcing dan Insourcing
4
BAB III PEMBAHASAN
6
3.1 Alasan pentingnya outsourcing dan insourcing dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi pada perusahaan 3.1.1
Alasan pentingnya perusahaan
menerapkan
outsourcing
6
dalam 6
3.1.2 Alasan pentingnya menerapkan insourcing dalam perusahaan
8
3.2 Manfaat menerapkan Outsourscing dan Insourcing bagi perusahaan
9
3.2.1 Manfaat menerapkan Outsourscing bagi perusahaan
9
3.2.2 Manfaat menerapkan Insourscing bagi perusahaan
10
3.3 Keunggulan dan kelemahan metode outsourcing dan insourcing dalam pengembangan dan inplementasi sistem informasi pada perusahaan. 10 3.3.1 Keunggulan dan kelemahan penerapan metode outsoutcing dan insourcing bagi perusahaan 11 3.3.2 Keunggulan Dan Kelemahan penerapan Metode Insourcing bagi Perusahaan 12 3.4 Risiko penerapan metode ourtsourcing dan insourcing dalam rangka pengembangan dan inplementasi sistem informasi pada perusahaan 13 3.4.1 Risiko penerapan outsoursing bagi perusahaan
13
3.4.2 Resiko penerapan metode Insourcing bagi perusahaan
14
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
15
DAFTAR PUSTAKA
16
ii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam era globalisasi saat ini, untuk mengahdapi persaingan dunia usaha yang semakin ketat, organisasi saling berlomba dalam menerapkan stategi dan kiat baru untuk memenangkan persaingan, organisasi di tuntut untuk melakukan peningkatan dalam hal manajemen, sehingga organisasi mampu mengelola sumberdaya bisnis dengan efektif dan efisien yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan dalam organisasi tersebut. Salah satu caranya adalah dengan membangun Teknologi Informasi (TI) dan Sistem Informasi (SI) menjadi teknologi sistem informasi yang mendukung bisnis organisai, s e hingga p e nge lo la a n teknologi informasi dan sistem informasi ini menjadi tantangan tersendiri, baik bagi manajer bisnis dan TI, maupun kalangan profesional. Dalam mengoptimalkan pengembangan dan implementasi teknologi sistem informasi, metode yang kini sering digunakan perusahaan adalah dengan mengadosi metode outsourcing dan insourching. Wiriadinata dan sembiring (2012) menyatakan bahwa outsourcing merupaka pendelegasian aktivitasaktivitas berdasarkan pengaturan kontrak dari sebagian atau semua sumberdaya teknis, sumberdaya manusia dan dan tanggung jawab manajemen yang berkaitan dengan pemberian layanan TI dari sebuah vender eksternal. Sedangkan penggunaan inshourcing dalam perusahaan merupakan pendelegasian kegiatan atau aktivitas perusahaan yang bersifat internal kepada perusahaan lain yang lebih ahli, yang bersifat internal namun bukan bagian dari organisasi. Implementasi outsourcing dan insourcing dapat diterapkan mulai dari merencanakan, mengembangkan, mengoperasikan, dan memelihara sistem informasi sampai pengelolaan perusahaan. Dengan diserahkannya sebagian aktivitas-aktivitas perusahaan yang berhubungan dengan TI dan SI kepada pihak lain yang lebih provesional, akan menyebabkan perusahaan bisa lebih fokus dalam menjalankan bisnis utamanya. Dengan kata lain agar dapat bertahan dalam persaingan perusahaan harus menjadi spesialisasi pada core business-nya bukan sebagai generalis. Hal ini wajar saja karena bagaimanapun juga tidak mungkin bagi paerusahaan untuk mampu menguasai secara baik berbagai bidang yang berbeda. Trend penggunaan outsourcing dan insourcing ini semakin berkembang, sehingga outshorching dan insourcing semakin berkembang yang ditandai dengan adanya perubahan yang sangat cepat baik dari sisi demand, pasar maupun teknologi. Untuk itu setiap perusahaan harus peka dan berhati-hati dalam menentukan pilihan dari kedua metode tersebut untuk meningkatkan implementasi dari sistem informasi yang telah dibangun. Karena masing-masing metode akan memiliki kelebihan dan kekurangan, serta risiko masing-masing sehingga
1
perusahaan harus menentukan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Kesalahan yang dilakukan dalam menentukan pilihan akan memberikan dampak yang buruk bagi keberlangsungan bisnis perusahaan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka permasalahan pokok yang akan dibahas dalam makalah ini adalah: 1. Mengapa penting menerapkan metode outsourcing dan insourcing dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi pada perusahaan? 2. Apa mamfaat bagi perusahaan dalam menerapkan metode outsourcing dan insourcing dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi? 3. Apa keunggulan dan kelemahan metode outsourcing dan insourcing dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi pada perusahaan? 4. Risiko apa yang dapat diterima perusahaan dalam penerapan metode ourtsourcing dan insourcing dalam rangka pengembangan dan implementasi sistem informasi pada perusahaan? 1.3 Tujuan Penulisan Berdasarkan perumusan masalah diatas, maka tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Menjelaskan alasan pentingnya penerapan metode outsourcing dan insourcing dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi pada perusahaan? 2. Menjelaskan mamfat bagi perusahaan dalm menerapkan metode outsourcing dan insourcing dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi? 3. Mengidentifikasi keunggulan dan kelemahan metode outsourcing dan insourcing dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi pada perusahaan? 4. Mengidentifikasi risiko yang akan terjadi dalam penerapan metode ourtsourcing dan insourcing dalam rangka pengembangan dan implementasi sistem informasi pada perusahaan?
2
B AB II T IN J AUAN P US T AKA
2.1 Konsep outsourcing Dalam pengertian umum, istilah outsourcing diartikan sebagai contract (work) out seperti ditemukan dalam Concise Oxford Dictionary, sementara mengenai kontrak itu sendiri diartikan sebagai berikut: “Contract : to enter into or make a contract. From the Latin contractus, the pastparticiple of contrabere, to draw together, bring about or to enter into an agreement: con + trabere, to draw” (Webster’s English Dictionary). Menurut O’Brien dan Marakas (2010) outsourcing adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memamfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsourcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Sedangkan Greaver (1999) memandang outsourcing sebagai tindakan mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak lain (outside provider), dimana tindakan ini terkait dalam suatu kontrak kerjasama. Beberapa pakar dari indonesia juga memberikan defenisi outsourcing sebagai alih daya, yang artinya pendelegasian operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar perusahaan (perusahaan outsourcing). Sedangkan berdarkan undang-nudang ketenaga kerjaan dan kitab hukum perdata memiliki arti sebagai berikut: 1. Menurut pasal 64 Undang-Undang Ketenagakerjaan (UUK), outsourcing adalah suatu perjanjian kerja yang dibuat antara penguasaha dengan tenaga kerja, dimana perusahaan tersebut dapat menyerahkan sebagaian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan yang dibuat secara tertulis. 2. Menurut pasal 1601 b Kitab Undang-undang Hukum (KUH) Perdata, outsourcing disamakan dengan perjanjian pemborongan pekerjaan. Sehingga pengertian outsourcing adalah suatu perjanjian dimana pemborong mengikat diri untuk membuat suatu kerja tertentu bagi pihak lain yang memborongkan dengan menerima pembayaran tertentu dan pihak yang lain yang memborongkan mengikatkan diri untuk memborongkan pekerjaan kepada pihak pemborong dengan bayaran tertentu. 2.2. Konsep Insourcing Insourcing adalah perusahaan menfasilitasi karyawan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dengan tujuan mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan. Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu perusahaan ke perusahaan lain
3
yang terdapat di dalam negara yang sama. Kaitan antara TI dengan Insourcing adalah pendelegasian dari suatu pekerjaan ke pihak yang lebih ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan. Merujuk pada UU 13/2003 tentang ketenagakerjaan karyawan kontrak adalah pekerja yang memiliki hubungan kerja dengan pengusaha dengan berdasarkan pada Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Pengaturan tentang PKWT ini kemudian diatur lebih teknis dalam Kepmenakertrans No. 100/2004 tentang ketentuan pelaksanaan perjanjian kerja waktu tertentu. Sedangkan bila merujuk kepada aturan yang berlaku, jenis hubungan kerja PKWT hanya dapat diterapkan untuk 4 jenis pekerjaan, yaitu pekerjaan yang sekali selesai, pekerjaan yang bersifat musiman, pekerjaan dari suatu usaha baru, produk baru atau kegiatan baru, serta pekerjaan yang sifatnya tidak teratur (pekerja lepas). Pekerja dalam PKWT juga dilindungi oleh beberapa ketentuan, seperti tidak boleh ada masa percobaan, hak-hak normatif sesuai aturan harus tetap diberikan, tidak boleh lebih dari 2 kali pembuatan kontrak, durasi maksimum adalah kontrak 3 tahun plus pembaharuan 2 tahun (khusus untuk pekerjaan yang sekali selesai), berhak memperoleh uang ganti rugi bila diputus kontrak sebelum waktu kontrak selesai. Bila ketentuan tentang durasi dan frekuensi kontrak tidak dipenuhi maka demi hukum pekerja tersebut menjadi pekerja PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu), atau katakanlah otomatis menjadi karyawan tetap. Perbedaan pokok antara karyawan tetap dan kontrak terletak pada batas masa berlakunya hubungan kerja dan hak pesangon apabila hubungan kerja terputus. Artinya karyawan yang selesai kontrak tidak berhak atas pesangon, sedangkan karyawan tetap yang di-PHK yang memenuhi syarat dan ketentuan tertentu berhak atas pesangon. 2.1 Tujuan Outsorcing dan Insourcing Tujuan strategis dari suatu outsourcing yaitu outsourcing digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kemampuan dan keunggulan kompetitif perusahaan agar dapat mempertahankan hidup dan berkembang. Mempertahankan hidup berarti dapat mempertahankan pangsa pasar. Berkembang berarti meningkatkan pangsa pasar. Oleh karena itu pekerjaan harus diserahkan pada pihak yang lebih profesional dan lebih berpengalaman daripada perusahaan sendiri dalam melaksanakan jenis pekerjaan yang diserahkan, tidak sekedar pihak ketiga saja. Berkonsentrasi pada bisnis utama berarti ingin profesionalisme dan kinerja di bidang yang seharusnya memang dikuasai dengan baik, karena itu pekerjaan utamanya. Apabila hubungan antara pemberi kerja dan penerima kerja bersifat jangka panjang, saling menguntungkan, saling percaya, dan saling mendukung disebut hubungan kemitraan bisnis atau partnership.
4
Hubungan bersifat semakin panjang, agar tujuan outsourcing dapat tercapai maka hubungan antara perusahaan dan pemberi jasa haruslah jangka panjang, dimana diharapkan bahwa rekan pemberi jasa dapat menyesuaikan diri dengan keperluan perusahaan, yang mungkin sekali unik karena setiap perusahaan adalah unik dan jasa yang diperlukan bersifat unik. Tidaklah mungkin bahwa jasa dapat diberikan dengan baik, apabila setiap kali berganti rekanan. Berkembang menjadi kemitraan bisnis, hubungan jangka panjang dan kesadaran saling menguntungkan lama kelamaan akan berkembang menjadi kemitraan bisnis dalam arti yang lebih dalam. Hubungan ini hanya dapat dicapai kalau kedua belah pihak merasa saling memberikan keuntungan dan saling mendukung sehingga juga sama sama sadar bahwa menpunyai tujuan yang sama. Tujuan strategis atau jangka panjang outsourcing bukanlah untuk keperluan sesaat karena menjaga kehidupan organisasi dan mengusahakan pengembangan perusahaan adalah tujuan yang terus menerus dan berjangka panjang bahkan sangat panjang. Oleh karena itu diperlukan rencana jangka panjang, yang dilengkapi dengan rencana jangka menengah dan rencana jangka pendek.
5
BAB III PEMBAHASAN 3.1
Alasan pentingnya outsourcing dan insourcing dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi pada perusahaan Pengembangan sistem informasi di suatu organisasi diperlukan dalam rangka mencapai keungulan kompetitifnya. Melihat persaingan yang begitu ketatnya di era globalisasi saat ini, maka suatu organisasi perlu melakukan pengembangan sistem informasi untuk dapat bertahan (survive). Pekerjaan pengembangan sistem informasi ini dapat dilakukan sendiri oleh perusahaan atau dengan outsourcing atau insourcing 3.1.1 Alasan pentingnya penerapan outsourcing dalam perusahaan Outsourcing atau alih daya ini merupakan suatu tindakan mengalihkan suatu pekerjaan di dalam suatu perusahaan untuk dikerjakan oleh pihak lain yang mempunyai kompetensi pada pekerjaan tersebut. Alasan-alasan mengapa melakukan outsourcing tersebut menurut (Suwondo, 2004) adalah ; 1. Alasan organisasi 2. Alasan perbaikan kinerja 3. Alasan keuangan 4. Alasan penghasilan 5. Alasan biaya 6. Alasan sumber daya manusi Alasan organisasi 1. Meningkatkan efektifitas perusahaan dengan menfokuskan diri pada apa yang dapat dilakukan paling baik yaitu kompetensi utamanya (bisnis utamanya). 2. Meningkatkan fleksibilitas untuk mengantisipasi perubahan bisnis,baik penggunaan tehnologi atau proses maupun perubahan volum bisnis. 3. Melakukan transformasi organisasi 4. Meningkatkan nilai produk dan layanan 5. Meningkatkan kepuasan pelanggan 6. Menghindari pengendalian bagian yang sulit dikendalikan 7. Mempercepat hasil reengineering Alasan perbaikan kinerja 1. Memperbaiki kinerja operasi perusahaan 2. Memperoleh ketrampilan ahli dan teknologi yang tidak mungkin diperoleh dengan cara lain 3. Meningkatkan manajemen dan pengendalian 4. Memperbaiki manajemen risiko 5. Mendapatkan ide-ide yang inovatif
6
6.
Memperbaiki kredibilitas dan pamor tinggi dengan cara berasosiasi dengan pemberi jasa yang unggul Alasan keuangan 1. Mengurangi investasi dalam pembelian dan penggantian aset 2. Menggunakan dana yang ada untuk keperluan lain yang lebih mendesak dan penting 3. Memperoleh arus kas dengan memindahkan aset kepada pemberi jasa 4. Membagi risiko keuangan dengan pemberi jasa 5. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi Alasan penghasilan 1. Mendapatkan akses pasar dan kesempatan bisnis lebih luas dengan melalui jaringan pemberi jasa 2. Mempercepat perluasan bisnis dengan memanfaatkan kemajuan teknologi, sistem dan proses pemberi jasa 3. Menambah kapasitas produksi dan penghasilan pada saat perusahaan tidak mampu mendanainya. Alasan biaya 1. Mengurangi biaya dengan memanfaatkan kemampuan unggulpemberi jasa, baik kemampuan teknologi, spesialisasi, produktivitas, pengembangan dan riset 2. Mengubah biaya tetap menjadi biaya variable. 3. Mengurangi kebutuhan arus kas 4. Sering kali dapat mengurangi biaya gaji dan upah karyawan Alasan sumber daya manusia 1. Memberikan pada karyawan kepastian lebih dalam hal jenjang karir 2. Menghindari problema yang ditimbulkan oleh tuntutan sumber daya manusia, sering kali sulit diatasi sendiri 3. Lebih memberikan fokus pada pembinaan sumber daya manusia dibidang kegiatan utama perusahaan. Sedangkan alasan perusahaan tidak melakukan outsoursing dan insoursing antara lain; karena ketidakpastian, kurangnya pengawasan,potensi konflik, ketidaksenangan karyawan dan finansial. Karena alasan alasan ini, baik karena pertimbangan maupun pengalaman, suatu perusahaan tidak mau melakukan outsourcing atau tidak mau melanjutkan melakukan outsourcing. Sedangkan alasan – alasan lain perusahaan tidak melakukannoutsourcing adalah : belum melakukan studi, merasa terlalu sibukmelakukan studi, tidak berani mengambil risiko, menganggap ide yang baik tetapi waktunya belum tepat, mempunyai pengalaman jelek, menganggap pelanggan membenci ini, takut akan reaksi karyawan, takut reaksi serikat buruh, menunggu proyek percobaan sampai berhasil dan terlalu banyak biaya tersembunyi yang tidak ketahuan.
7
Beberapa survey berkenaan dengan suatu perusahaan melakukan atau tidak melakukan outsourcing antara lain : hasil survey oursourcing Institute yang berbasis di Amerika yang mempunyai 18000 anggota survey 1998 diantara 600 anggotanya mengenai alasan mereka melakukan outsourcing (Suwondo 2004): a. mempercepat keuntungan reengineering b. mendapatkan akses pada kemampuan kelas dunia c. memperoleh suntikan kas d. membebaskan sumberdaya untuk kepentingan lain e. membebaskan diri dari fungsi yang sulit dikelola atau dikendalikan f. memperbaiki fokus perusahaan g. memperoleh dana capital h. mengurangi biaya operasi i. mengurangi risiko j. memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki perusahaan lain Hasil survey Shreeveport diantara 500 perusahaan besar di Inggris dengan menghasilkan alasan-alasan yang paling banyak dikemukakan tentang mengapa suatu perusahaan takut melakukan outsourcing: a. Kehilangan kendali b. Implikasi kehilangan lapangan kerja c. Kehilangan sumber daya manusia d. Kesulitan mengendalikan biaya e. Kehilangan waktu pengorganisasian f. Terlalu tergantung pada pemberi jasa g. Butuh waktu untuk mengendalikan pemberi jasa h. Meragukan kemampuan pemberi jasa Hasil survey Business Comunications Review yang dilakukan pada tahun 1998 alasan utama semula diajukan untuk melakukan outsourcing yaitu: menekan biaya, dan karena kekurangan tenaga yang menguasai teknologi informasi. 3.1.2 Alasan Perusahaan melakukan insourcing dalam perusahaan Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas dengan outsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcing-nya (www.outsource2india.com). Sedangkan menurut Zilmahram (2009), Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut: 1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan. 2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan. 3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan. 8
3.2 Manfaat menerapkan Outsourscing dan Insourcing bagi perusahaan Persaingan yang makin ketat menuntut perusahaan untuk lebih fleksibel dalam merespon permintan pasar. Strategi outsourcing dan insourcing merupakan salah satu bentuk fleksibilitas yang perlu dipertimbangkan. Berbagai manfaat dari strategi ini membuat perkembangan outsourcing dan insourcing semakin meluas, tidak hanya pada jumlah transaksi yang terjadi, melainkan juga aktivitas yang dilakukan. Institut Outsourcing di New York memperkirakan terjadi transaksi outsourcing sejumlah 85 milyard dollar pada tahun 1997 di USA, meningkat 27% dibanding tahun sebelumnya (Dun dan Bradstreet, 1997 dalam Franceschini et al., 2003). Sementara itu di United Kingdom, McCarthy dan Anagnostou (2004) menunjukkan bahwa antara tahun 1984 dan 1998 terjadi peningkatan pembelian (outsourcing) yang dilakukan oleh perusahaan manufaktur dari sektor-sektor manufaktur non-formal. Demikian juga yang terjadi padaperusahaan-perusahaan di Spanyol pada periode 1993-2004 (INE, 2004 dalam Sanchez et al., (2007). Pembelian yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan industri meningkat dari 3,1% menjadi 4,5%. Selain itu, selama sepuluh tahun terakhir terjadi suatu evolusi dalam proses outsourcing dari tradisional ke strategis. Secara tradisional berkaitan dengan unit-unit kegiatan pendukung seperti layanan kebersihan, catering, keamanan dan sejenisnya, yang tidak membutuhkan kompetensi khusus dari suplier. Selanjutnya berkembang kearah aktivitas strategis ketika “outsourcer” menyerahkan sebagian kegiatan pokoknya kepada vendor (Maulana 2013) 3.2.1 Manfaat menerapkan Outsourscing bagi perusahaan Banyak alasan dikemukakan dalam mengambil keputusan untuk melakukan strategi outsourcing. Berbagai manfaat yang diperoleh merupakan hal yang sering ditonjolkan, meski tentu saja banyak risiko yang harus dihadapi. Kremic et al. (2006) telah melakukan studi literatur terhadap isi lebih dari 200 publikasi dan hasilnya tidak berbeda dengan yang dikemukakan oleh Embleton dan Wright, (1998) seperti berikut: 1. Penghematan biaya (cost saving). Bisa terjadi karena vendor lebih fokus mengelola aktifitas yang dibutuhkan oleh outsourced. Rata-rata perusahaan merealisasikan 9 persen penghematan biaya dan 15 persen peningkatan kapasitas dan kualitas melalui outsourcing (Anonymous, 1996c dalam Embleton dan Wright, 1998). 2. Penghematan waktu (time saving). Lebih dari sepertiga (37 persen) perusahaan yang disurvei menyatakan bahwa penghematan waktu merupakan pertimbangan utama. 3. Biaya tersembunyi (hidden cost). Banyak organisasi mempunyai biaya tersembunyi yang tidak diketahui sampai dilakukannya strategi outsourcing.
9
4. Aktifitas inti (core activity). Jika perusahaan ingin fokus pada aktifitas inti, maka pengurangan aktifitas yang lain untuk diserahkan kepada pihak luar merupakan pilihan yang harus diambil. 5. Pemasukan kas (cash infusion). Karena ada aktifitas yang diserahkan pada pihak luar, maka akan ada fasilitas atau aset yang dijual, sehingga memberikan pemasukan uang kas. 6. Ketersediaan bakat (talent availability). Outsourcing menyediakan akses untuk memperoleh sumberdaya yang berbakat yang tidak bisa disediakan perusahaan. 7. Rekayasa ulang (re-engineering). Bekerjasama dengan vendor membuat manajer berkesempatan mengevaluasi proses bisnis mereka. 8. Budaya korporat (corporate culture). Vendor mungkin mempunyai budaya harmonisi yang cocok dengan budaya perusahaan. Meskipun begitu untuk melakukan perubahan perlu diperhatikan timbulnya pergolakan yang mungkin terjadi. 9. Fleksibilitas yang lebih besar (greater flexibility). Melalui kerjasama dengan vendor perusahaan lebih leluasa menerima permintaan pelanggan baik waktu maupun jumlah, dan mengalokasikan sumberdaya yang dimiliki 10. Akuntabilitas (accountability). Vendor komersial dibatasi oleh kontrak untuk menyediakan jasa pada tingkat tertentu yang disepakati, sementara departemen internal tidak selalu bisa dikendalikan pengeluarannya. 3.2.2 Manfaat menerapkan Insourscing bagi perusahaan Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan diluar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja diluar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut, artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji. Manfaat Insourcing adalah : 1. Dapat memberikan kesempatan karyawan untuk menempuh karir baru. 2. Mengatasi kejenuhan didalam perusahaan. 3. Memberikan kesempatan karyawan untuk dikenal dipasar kerja. 4. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi secara optimal. 5. Mencegah terjadinya konflik antara karyawan dan perusahaan berkaitan dengan ketidaksesuaian harapan dan kebutuhan diantara keduanya. 3.3
Keunggulan dan kelemahan metode outsourcing dan insourcing dalam pengembangan dan inplementasi sistem informasi pada perusahaan. Menurut Pasaribu (2010), Hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing adalah: harga, reputasi yang baik dari pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing, 10
pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, pengalaman pihak provider outsource, eksistensinya, dan lain-lain. 3.3.1 Keunggulan dan kelemahan penerapan metode outsoutcing dan insourcing bagi perusahaan Adapun beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem outsourcing antara lain: 1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI dan TI. 2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI. 3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melalui outsourcing. 4. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan. 5. Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan. 6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaan outsource SI pasti memiliki pekerja TI yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. 7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi. Sedangkan kelemahan pengelolaan SI dan TI dengan sistem outsourcing sebagai berikut: 1. Kehilangan kendali terhadap SI dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing. 2. Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing. 3. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga. 4. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer. 5. Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk karena perusahaan kurang memahami SI/TI yang dikembangkan pihak outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang. 11
3.3.2 Keunggulan Dan Kelemahan penerapan Metode Insourcing bagi Perusahaan Adapun beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing antara lain: 1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri. 2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource. 3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal. 4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI. 5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap SI karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan tersebut. 7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan dengan sistem yang sudah ada. 8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol keamanan aksesnya (security acces). 9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage) perusahaan dibandingkan pesaing. Sedangkan kelemahan pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing juga adalah sebagai berikut: 1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya sangat mahal. 2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya dari awal. 3. Adanya communication gap antara IT Specialist dan user. 4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan spesialis TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang memenuhi kebutuhan user. 5. Adanya risiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi. 6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/risiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan. 7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan TI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to date.
12
3.4
Risiko penerapan metode ourtsourcing dan insourcing dalam rangka pengembangan dan inplementasi sistem informasi pada perusahaan Sebagai mana dijelaskan sebelummnya jika kurang berhati-hati dalam penerapan outsorcing dan insourcing akan menyebabkan sutu permasalahn atau risiko bagi perusahaan, dimana risiko merupakan konsekuensi dari aktifitas yang dilakukan. Oleh karenanya, selain keuntungan yang didapat dari penerapanmetode outsourcing dan insourcing. Quanin dan Hilmer (2010) berpendapat bahwa outsourcing memiliki beberapa risiko yaitu; 1) perusahaan dapat kehilangan keterampilan kritikal atau mengembangkan keterampilan yang tidak sesuai dengan kopetensi inti perusahaan (core competencies); 2) perusahaan dapat kehilangan keterampilan lintas fungsional karena adanya penugasan kepada pihak lain, dan 3) perusahaan dapat kehilangan kendali pengawasan pada penyerahan penyedia jasa. 3.4.1 Risiko penerapan outsoursing bagi perusahaan Risiko outsourcing secara umum adalah tidak tercapainya secara penuh tujuan yang diinginkan, tidak tercapainya sebagian dari tujuan yang diinginkan atau lambatnya pencapaian tujuan yang ingin dicapai. Beberapa usaha untuk mengurangi risiko antara lain dengan melakukan uji coba terlebih dahulu, melakukan pemilihan pemberi jasa dengan lebih teliti, melakukan kontrak jangka pendek dahulu, merencanakan dan melakukan pengawasan dengan baik, menggunakan konsultan, memilih. waktu yang tepat dan mempersiapakan perencanaan darurat. Selanjutnya Hood dan Young (2003) mengkategorikan risiko dalam outsoursing menjadi: 1. Kerugian pada kegiatan utama perusahaan 2. Pengaruh yang terlalu besar dari perusahaan penyedia jasa 3. Kehilangan flexibelitas 4. Gangguan terhadap tenaga outsourcing 5. Kualitas buruk dari tenaga outsourcing 6. Kekurang semangat kerja karyawan outsourcing 7. Kurangnya koordinasi internal 8. Kebocoran rahasia 9. Terjadinya kerugian yang berkaitan dengan hak kekayaan intelektual. Selain itu terdapat beberapa faktor bawaan dari kegiatan outsourcing yang dapat menimbulkan potensi risiko strategik, risiko operasional, risiko hukum, dan risiko reputasi. Berikut penjabaran beberapa dari penggunaan outsourcing yang mungkin terjadi dalam perusahaan: 1. Risiko strategik Risiko strategik yang mungkin terjadi ialah, pegawai outsourcing mungkin melakukan aktivitas yang tidak sejalan dengan tujuan strategik dari perusahaan. Risiko laiinya adalah adanya kemungkinan kegagalan untuk
13
2.
3.
4.
mengimplementasikan pengawsan yang sesui atas pegawai outsourcing dan kemampuan pengawasan terhadap pegawai outsourcing Risiko Reputasi Risiko reputasi yang mungkin terjadi adalah layanan yang buruk dari pegawai outsourcing, kinerja pegawai tidak sejalan dengan standar praktik dari perusahaan pengguna. Sebagai contoh pegawai outsourcin bagian costumer service yang berinteraksi langsung dengan nasabah sebuah perusahaan yang seolah-olah mereka karyawan perusahaan tersebut, tetapi tidak sesuai dengan standar pelayanan sehingga akan menurunkan reputasi perusahaan. Risiko Kepatuhan Risiko penggunaan outsourcing yang mungkin terjadi terkait kepatuhan adalah tidak terpenuhinya peraturan mengenai kerahasiaa, perlindungan konsumen dan prinsip kehati-hatian, serta kemungkinan perusahaan penyedia jasa tidak memiliki sistem kepatuhan kontrol yang memadai. Risiko Operasional Bentuk risiko operasional yang mungkin terjadi antara lain kegagalan teknologi, kemampuan keungan yang tidak memadai, untuk memenuhi kewajiban dan melakukan pemulihan dan kemungkinan adanya praktik kecurangan atau kesalahan yang terjadi. Risiko alainnya adalah perusahaan pengguna merasa sulit untuk melakukan inspeksi.
3.4.2 Resiko penerapan metode Insourcing bagi perusahaan Seperti halnya outsourcing, penerapan insourcing kemungkinan juga akan menimbulkan resiko bagi perusahaan yaitu perusahan menanggung sendiri kesalah-kesalahan dan kerusakan yang mungkin terjadi seperti: kerusakan sofware, kesalahn pendefenisian kebutuhan informasi, resiko kegagalan penerapan sistem informasi menjadi tanggung jawab perusahan, dan resiko resiko lainnya yang mungkin terjadi.
14
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam memilih Sistem Informasi (outsoursing dan insoursing) yang akan diterapkan dalam suatu perusahaan, harus memperhatikan seberapa penting sistim informaasi tersebut bagi perusahaan, maamfaat apa yang akan diterima oleh perusahaan jika menggunakan sistem informasi tersebut, apa saja kekurangan dan kelebihan dari sistem informasi tersebut, dan tingkat resiko yang kemungkinan akan diterima oleh perusahaan. Untuk perusahaan dengan skala yang besar, mekanisme outsourcing dalam pengelolaan Sistem Informasi perusahaan bisa menjadi solusi terbaik agar perusahaan dapat memfokuskan kegiatannya pada bisnis utamanya (core bussiness) daripada menyibukan diri untuk mengerjakan sesuatu yang memang bukan kompentensinya. Perusahaan dengan skala menengah yang memiliki kendala penerapan Sistem Informasi pada anggaran biaya, dapat memilih mekaninsme Insourcing. Hal tersebut dikarenakan mekanisme insourcing tidak menghabiskan biaya yang terlalu besar. Jika dilihat dari sisi resiko, pemilihan mekanisme pengelolaan Sistem Informasi tergantung pada bentuk dan jenis kegiatan bisnis perusahaan. Jika resiko yang dihadapi dan tingkat kegunaannya tidak terlalu optimal, maka solusi terbaik bagi perusahaan adalah dengan menggunakan mekanisme insourcing, sehingga biaya dapat diminimalisir. Untuk Perusahaan dengan tingkat resiko yang tinggi dan kegunaan Sistem Informasi yang maksimal hampir di setiap proses bisnisnya, misal pada perusahaan perbankan, maka solusi terbaik pengelolaan Sistem Informasinya adalah dengan mekanisme Insourcing agar perusahaan terlindung dari resiko penyalahgunaan data.
15
DAFTAR PUSTAKA O’Brien, JA., Marakas GM. 2010. Introduction to Information Systems, fifteenth edition. The McGraw-Hill Companies, Inc. Embleton PR, Wright PC. (1998). A practical guide to successful outsourcing. Empowerment in Organization.6 (3):94-106 Franceschini F, Galetto M, Pignatelli A, Varetto M/ (2003). Outsourcing: guidelines for a structured approach. Benchmarking An International Journal. 10 (3): 246-260. Grevers, Maurice F. 1999. Strategic Outsourcing, a Structured Aproach to Outsourcing Decision and Intiatives. USA: Amerika Management Assosiation Hood J, Young PC. 2003. The Risk Managaaement Implikation of Outsourcing Claims Management Service in Local Goverment, Vol,5 No. 3 Palgraves Macmillan Journal Kremi T, Tukel OI, Walter OR. (2006). Outsourcing decision support:a survey of benefits, risks, and decision factors. Supply Chain Management: An International Journal.11 (6): 467– 482 Maulana RI. 2013. Perencanaan SDM dan Outsourcing serta Permasalahannya (Studi Kasus pada PT. Bank Mandiri Jakarta) [Tesis]. Jakarta: Universitas Muhammadiyah Jakarta. Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Repoplik Indonesia. 2004. Ketentuan Pelaksanaan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu Menteri Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Republik Indonesia no 100 tahun 2004. Kementrian Tenaga Kerja dan Transmigrasi. Pasaribu, F.T.P. 2010. Outsourcing, Insourcing, dan Selfsourcing. http://ferry1002.blog. binusian.org/?p=128. Presiden RI. 2003. Undang-Undang Ketenaga Kerjaan Republik Indonesia No.13 tahun 2003. Indonesia. Quanin JB, Hilmer FG. 2001. Strategi Outsourcing, Managemen Review. Summer Rahardjo B. 2006. Kesulitan Outsourcing di Indonesia. http://rahard.wordpress.com/2006/ 02/25/kesulitan-outsourcing-di- indonesia/. Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto. 2004. Proses Bisnis Outsourcing.Grasindo : Jakarta. Suwondo. 2004. Outsourcing Jmplementasi di Indonesia. Jakarta: PT Elex. Wiriandita RPA, Sembiring J. 2012. Perencanaan Model pengambil keputusan IT Outsoursing dalam Entreprise Arshitecture. Jurnal Teknik Elektro dan Informatika. ITB. Volume 1, nomor 2, Juli 2012. Zilmahram, T. 2009. Outsourcing dan Insourcing. http://habahate.blogspot.com/2009/06/ outsourcing-dan- insourcing.html.
16
