Tugas : Take Home – Ujian Akhir Triwulan (Individu) Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Dosen : Dr. Ir. Arief Imam Suroso, MSc (CS) Batas Penyerahan : 17 Januari 2015
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN INSOURCING ATAU OUTSOURCING DI PERUSAHAAN
Disusun oleh : Andi Susanto (P056133392.52E) http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/members/andi52e PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2015
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN ..........................................................................................................................2 1.1.
LatarBelakang ................................................................................................................................................... 2
1.2.
TujuanPenulisan .............................................................................................................................................. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................................................................................5 3.1)
Sistem Informasi dan Teknologi Informasi ........................................................................................ 5
3.2)
Sistem Informasi Manajemen.................................................................................................................... 6
3.3)
Pengertian dan Ruang Lingkup Insourcing ........................................................................................ 7
3.4)
Pengertian dan Ruang Lingkup Outsourcing ..................................................................................... 9
BAB IV PEMBAHASAN ....................................................................................................................... 14 4.1) Contoh Kasus Penggunaan Pendekatan Insourcing pada Sistem Informasi dilingkungan Kementerian Perindustrian ....................................................................................... 14 4.2) Pendekatan Outsourcing pada pengembangan system Informasi (website) PT Kahatex ............................................................................................................................................................... 16 BAB V KESIMPULAN .......................................................................................................................... 19 5.1 KESIMPULAN ........................................................................................................................................................ 19 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................................. 20
1
BAB I PENDAHULUAN 1.1.
LatarBelakang Perkembangan sistem informasi saat ini begitu pesat seiring waktu berjalan, bahkan begitu banyak orang diseluruh dunia bergantung pada teknologi yang terus berkembang. Salah satunya perkembangan sistem informasi yang berbasis pada komputer dan juga berbasis pada jaringan. Keterkaitan antara komputer dan jaringan merupakan satu kesatuan yang terorganisasi dimana sebuah system informasi menjadi kesatuan yang diimplementasikan. Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan. Sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data). Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, sistem informasi memberikan peran yang sangat penting dalam dunia bisnis sehingga seringkali orang menggunakan keunggulan sistem informasi yang ia gunakan sebagai kunci strategi bisnis. Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan 2
pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baruPemanfaatan sistem informasi dalam pengelolaan perusahaan saat ini merupakan kebutuhan penting. Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi untuk mendukung operasi dan manajemen. Sistem informasi yang sering digunakan adalah interaksi antara orang, proses algoritmik, data dan teknologi. Pengertian ini tidak hanya merujuk pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi namun juga untuk menggambarkan bagaimana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Perubahan sistem secara manual ke sistem yang terkomputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional. Penerapan sistem informasi di dalam suatu perusahaan dapat memiliki faktor-faktor yang dapat menghambat atau faktor-faktor yang dapat melancarkan penerapan sistem informasi tersebut. Keberhasilan suatu perusahaan dalam melakukan pengembangan sistem informasi cukup menjadi salah satu indikator dari kinerja organisasi. Untuk membuat suatu sistem informasi, perusahaan perlu memperhitungkan banyak faktor yaitu besarnya biaya investasi, biaya pelatihan, penggunaan SDM, pemanfaatan hardware yang memadai, serta waktu manajemen. Pengembangan sistem informasi dengan memanfaatkan teknologi informasi dapat dilakukan dengan tiga metode pendekatan yaitu pendekatan secara insourcing, cooutsorcing, dan outsourcing. Pengembangan system informasi secara insourcing yaitu rekayasa perangkat lunak yang dilakukan atau dikerjakan sendiri oleh SDM yang ada di dalam perusahaan. Pengembangan sistem informasi secara cousorcing yaitu pengembangan sistem informasi yang dilakukan bersama-sama melibatkan antara SDM yang ada di dalam 3
perusahaan dengan vendor pelaksana pekerjaan yang ditunjuk yang umumnya memiliki kemampuan lebih bila dibandingkan dengan SDM yang dimiliki perusahaan. Pengembangan sistem informasi secara outsourcing yaitu pengembangan sistem informasi yang dilakukan oleh vendor pelaksana pekerjaan yang ditunjuk. Untuk meakukan pengembangan system informasi tentunya setiap perusahaan memiliki pendekatan yang berbeda dengan memilih pendekatan yang sesuai dengan kebutuhan internal perusahaan. Perusahaan harus menentukan salah satu dari tiga pendekatan tersebut mengingat masingmasing metode memiliki kekurangan dan kelebihan. Kesalahan dalam menentukan pilihan tersebut akan pada jangka panjang akan memberikan dampak yang buruk bagi kehidupan bisnis perusahaan. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja. Beberapa perusahaan memilih untuk melakukan insourcing karena memungkinkan mereka untuk melakukan pengawasan yang lebih baik daripada jika mereka memilih outsourcing. Makalah ini mencoba menjelasakan
bagaimana
pengembangan
sistem
informasi
dengan
menggunakan insourcing dan outsourcing yang dilakukan oleh perusahaan dan kelebihan serta kekurangan pemanfaatan dengan masing-masing pendekatan tersebut. 1.2.
TujuanPenulisan Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk: a) Menganalisa keunggulan pendekatan pengembangan system informasi dengan outsourcing dan insourcing, data apa saja yang diperlukan baik internal maupun eksternal. b) Membahas contoh penerapan metode insourcing dan outsourcing dalam perusahaan.
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 3.1)
Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Sistem informasi merupakan sebuah sistem, baik terotomatisasi ataupun manual, yang terdiri dari manusia, mesin, dan atau metode yang diorganisasir untuk mengumpulkan, proses mengirimkan, menyebarkan data yang mewakili informasi. Sistem pada dasarnya memiliki tiga komponen yang saling berinteraksi satu dengan yang lain yaitu : 1. Input yang melibatkan capture dan perakitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses. 2. Proses yang melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output. 3. Output melibatkan pemindahan elemen yang telah diproses ke tujuan akhir. Sistem informasi merupakan kombinasi dari user, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O'Brien, 2005). Dalam suatu organisasi sistem informasi digunakan untuk berkomunikasi dengan sesama menggunakan peralatan fisik (hardware), tahapan dan instruksi pemrosesan informasi (software), jaringan komunikasi (network), dan data yang tersimpan (stored data). Kadir dan Triwahyuni (2003) memperkenalkan beberapa pengertian teknologi informasi dari beberapa ahli sebagai berikut 1. Teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas - tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi (Haag and Keen). 2. Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi computer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi informasi untuk mengirimkan informasi. 3. Teknologi yang menggabungkan komputer dengan jalur komunikasi berkecapatan tinggi yang membawa data, suara dan video. 5
4. Teknologi informasi adalah teknologi pendukung dari sistem informasi (SI), yaitu sistem berbasis TI yang mengelola komponen-komponennya berupa hardware, software, netware, dataware, dan brainware untuk melakukan 3.2)
transformasi data menjadi informasi (O'Brien, 2009). Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah (Raymond McLeod Jr, 1996). Sedangkan menurut O'Brien, 2005 Sistem Informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bias dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi: manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya. Menurut Robert A. Leitch, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan -laporan yang diperlukan. Ada empat operasi dasar dari sistem informasi yaitu (1) mengumpulkan; (2) mengolah; (3) menyimpan; dan (4) menyebarkan informasi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Tujuan umum dari SIM adalah sebagai berikut: a) Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. b) Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. c) Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
6
Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer. Prinsip utama perancangan SIM ialah SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam sub unit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. 3.3)
Pengertian dan Ruang Lingkup Insourcing In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya. Definisi lain menjelaskan bahwa in-sourcing merupakan pekerjaan yang dilakukan dengan memanfaatkan spesialis yang ada dalam perusahaan tersebut. Contohnya adalah usaha pengembangan ICT dalam perusahaan dengan membentuk divisi khusus yang berkompeten di bidangnya, seperti departemen EDP (Electronic Data Processing). Pendekatan in-sourcing dapat juga diartikan sebagai pendekatan umum di mana fasilitas eksekutif manajemen melihat ke fasilitas luar manajemen pelayanan perusahaan sebagai ahli proses. Penyedia layanan di luar dipekerjakan sebagai konsultan untuk mengukur operasi terhadap patokan komersial dan membuat rekomendasi untuk perbaikan. Staf internal kemudian mengimplementasikan rekomendasi. Keunggulan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya : 1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. 2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
7
3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. 4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap. 5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. 7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. Sedangkan kelemahan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya : 1. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. 2. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). 3. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. 4. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. 5. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).
8
3.4)
Pengertian dan Ruang Lingkup Outsourcing Teknologi tidak lagi merupakan pemikiran terakhir dalam membentuk strategi bisnis, tetapi merupakan penyebab dan penggerak yang sebenarnya. Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif diluar perusahaan dengan menggunakan sumberdayasumberdaya yang terdapat didalam perusahaan itu sendiri. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya. Sumberdaya-sumberdaya yang terdapat diluar perusahaan yang diantaranya, sumber daya data calon pelanggan dan pelanggan, sumber daya data pemasok, sumber daya informasi, sumber daya data pesaing atau kompetitor, dan atau sumber daya lainnya yang terkait hubungannya dengan keunggulan perusahaan yang berada diluar perusahaan (outsource). Outsourcing dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintenance sistem kepada pihak ketiga. Menurut O'Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi
1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi. 2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi. 3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. 4. Faktor waktu/kecepatan. 5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama. 6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing, dan juga kelemahan menggunakan outsourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing antara lain : 1. Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak 9
ketiga
dalam
bentuk outsourcing yang
lebih
murah
dikarenakanoutsourcer menerima jasa dari perusahaan lainnya sehingga biaya tetap outsourcer dapat dibagi beberapa perusahaan. 2. Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan. 3. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli dibidang tersebut. 4. Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer mempunyainya. 5. Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki outsourcer. 6. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi. 7. Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal. 8. Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya. 9. Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting. Disamping kelebihan-kelebihan yang diberikan oleh outsourcing, beberapa kelemahan juga perlu diperhatikan diantaranya: 1. Jika aplikasi yang di outsource adalah aplikasi yang strategic maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien darioutsourcer yang sama. 2. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di outsourcekan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di outsource-kan karena kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu. 3. Jika kekuatan menawar ada outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali di dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya 4. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan 10
mengopersikan aplikasi tersebut. 5. Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan banyak hal yang kelihatan wah sebelum kontrak ditanda tangani, namun tidak dapat direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan. 6. Kontrak jangka panjang, dimana vendor menawarkan kontrak dalam jangka waktu yang relative panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti pemutusan kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan kontrak sampai selesai. Outsourcing atau contracting out merupakan penyerahan sebagian pekerjaan kepada pihak ketiga yang dianggap kompeten, tetapi masih dalam lingkup organisasi. Tujuannya, agar organisasi dapat lebih berkonsentrasi kepada aktivitas inti bisnisnya dengan mepertimbangkan aspek investasi, resiko, dan efesiensi. Hal ini dilakukan untuk memperkecil biaya produksi atau untuk memusatkan perhatian kepada hal lain. Manfaat dari melakukan outsourcing, adalah penghematan biaya (cost saving), dan akses pemanfaatan pada sumber daya (resources) waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik yang tidak dimiliki oleh perusahaan, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi berupa sotfware yang telah tersedia, yang telah dikembangkan oleh perusahaan outsourcing. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada sesuai dengan kebutuhan, kondisi perusahaan, dan pengembangan sistem informasinya yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Terdapat empat tipe dasar pengaturan outsourcing, yaitu : 1. General Outsourcing, terdiri dari tiga alternatif, yaitu : a. Selective outsourcing, satu area aktifitas SI diberikan kepada pihak ketiga misalnya operasional pusat basis data. b. Value added outsourcing, beberapa area aktifitas SI diberikan kepada pihak ketiga yang diharapkan dapat memberikan dukungan pada tim SI internal sehingga dapat meningkatkan efektifitas. c. Cooperative outsourcing, beberapa aktifitas SI yang dipilih dilakukan oleh pihak ketiga dan tim SI internal secara bersama-sama.
11
2. Transitional Outsourcing, untuk tipe ini, biasanya melibatkan migrasi dari satu platform ke platform lainnya dengan 3 fase, yaitu : a. Manajemen dari sistem lama. b. Transisi ke teknologi baru. c. Manajemen dari sistem baru. 3. Business Process Outsourcing, merupakan suatu hubungan outsourcing dimana pihak ketiga bertanggungjawab dalam melaksanakan seluruh fungsi bisnis perusahaan. Biasanya dilakukan oleh pemerintah, jasa keuangan (bank dan perusahaan asuransi), transportasi dan perusahaan logistik. 4. Business Benefit Contracting, tipe ini mengacu pada kontrak perjanjian yang menyebutkan bahwa pihak. Outsourcing dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintenance sistem kepada pihak ketiga. Menurut O'Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan sistem snformasi antara lain sebagai berikut: 1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi. 2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi. 3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. 4. Faktor waktu/kecepatan. 5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama. 6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.
12
Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara out-sourcing.
Melalui out-sourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaanoutsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat out-sourcingperusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.
13
BAB IV PEMBAHASAN 4.1)
Contoh Kasus Penggunaan Pendekatan Insourcing pada Sistem Informasi dilingkungan Kementerian Perindustrian Kementerian Perindustrian sebagai salah satu lembaga Negara tentu tidak terlepas dari pemanfaatan system informasi dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya, untuk mempermudah penggunaan system informasi ini Kementerian Perindustrian memanfaatkan SDM yang ada dan melakukan pengembangan dengan pendekatan insourcing pada intranet maupun internetnya. Berikut ini adalah contoh halaman pada intranet maupun internet Kementerian Perindustrian :
14
3.1. Pendekatan Insourcing Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya kelebihan-kelebihan dari pemilihan pendekatan secara insourcing untuk pengembangan sistem informasi dilingkungan Kementerian Perindustrian adalah sebagai berikut: 1. Sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan organisasi karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. 2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan tanpa harus membayar pihak lain. 3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera dilakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut, apabila memang ternyata terdapat kekurangan/gangguan pada system yang sedang berjalan. 4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap dan dimiliki/disimpan sendiri didalam gedung Kementerian Perindustrian. 5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 6. Dapat diberikan insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. 7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. Kekurangan-kekurangan dari pemilihan pendekatan secara insourcing untuk pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut: 1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi, mengingat karyawan yang ada cenderung tidak terlalu terbuka dengan pengembang dari luar. 2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
15
3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). 4. Membutuhkan waktu yang biasanya cukup lama untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. 5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. 6. Kurangnya tenaga ahli di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko 4.2)
yang terjadi menjadi tanggung jawab organisasi.
Pendekatan Outsourcing pada pengembangan system Informasi (website) PT Kahatex
Kelebihan-kelebihan dari pemilihan pendekatan secara outsourcing untuk pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut: 1. Perusahaan konsentrasi penuh pada bisnis yang ditangani yaitu tekstil dan berfokuspada perolehan keuntangan yang sebesar-besarnya. 2. Penanganan permasalahan mengenai hardware, software, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor.
16
3. Bisa lebih praktis dan waktu pengembangan sistem informasi relatif bisa dikotrol secara efektif dan efisisen karena dikerjakan sendiri dan bisa menyediakan SDM yang memiliki kompetensi yang sesuai. 4. Dapat menunjuk partner sesuai anggaran dan kebutuhan. 5. Memudahkan akses pada pasar global jika menggunakan vendor yang mempunyai reputasi baik. 6. Risiko ditanggung oleh pihak ketiga. Resiko kegagalan yang tinggi dan biaya teknologi yang semakin meningkat, akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan pengembangan sistem informasi kepada outsourcer agar tidak mengeluarkan investasi tambahan. 7. Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Mahal atau murahnya biaya pengembangan sistem informasi tergantung jenis program yang dibeli. 8. Mengurangi resiko penghamburan investasi jika penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika hal ini terjadi maka perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya. 9. Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi. 10.Memfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tidak perlu memikirkan pengurangan pegawai. Kekurangan-kekurangan dari pemilihan pendekatan secara outsourcing untuk pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut: 1. Kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan. 2. Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut. 3. Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor.
17
4. Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem. 5. Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan. 6. Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan. 7. Resiko tidak kembalinya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan. 8. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan. Mungkin saja pihak outsourcer tidak fokus dalam memberikan layanan karena pada saat yang bersamaan harus mengembangkan sistem informasi klien lainnya. 9. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-outsourcekan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu 10.Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya.
18
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa: a)
Pendekatan pengembangan system informasi dengan insourcing maupun outsourcing memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing dan tentunya tidak dapat ditetapkan pendekatan mana yang lebih baik atau lebih buruk.
b)
Pemilihan pendekatan pengembangan system informasi dengan insourcing maupun outsourcing sangat tergantung kondisi internal perusahaan.
c)
Perusahaan harus mampu mempertimbangkan dengan matang alternatif pendekatan yang akan digunakan mengingat investasi baik biaya maupun waktu yang cukup besar dan apakah dampaknya akan signifikan terhadap perkembangan organisasi/perusahaan.
19
DAFTAR PUSTAKA O'Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta. O'Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York. IT Governance Domain Practices and Competencies, 2005. Governance of Outsourcing, The IT Governance Institute Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta. Kadir, A. dan Triwahyuni, T. Ch. 2003. Pengenalan Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Lotte, Luckhy. 2010. Perbandingan Implementasi Outsourcing, Insourcing dan Consourcing dan Dalam Pengembangan Sistem Informasi. Institut Pertanian Bogor.
20
