PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SECARA OUTSOURCING DI INDONESIA
TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Disusun oleh :
Muhammad Harun Al Rasyid P05613266.1.52
MAGISTER MANAJEMEN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014
0
DAFTAR ISI PENDAHULUAN Latar Belakang
2
Tujuan
3
TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Manajemen
4
Sistem Outsourcing
6
PEMBAHASAN Implementasi Outsourcing Pada Teknologi Informasi
7
Kekurangan dan Kelebihan Outsourcing Teknologi Informasi
9
PENUTUP Kesimpulan DAFTAR PUSTAKA
11 12
1
PENDAHULUAN Latar Belakang Kemajuan dunia saat ini tidak lepas dari perkembangan teknologi yang sangat signifikan. Perkembangan Era digital didukung oleh sebuah sistem yang tidak bisa terpisahkan dari teknologi. Sitem yang baik akan menciptakan suatu teknologi yang baik pula. Seperti pada perusahaan saat ini, teknologi sistem informasi merupakan suatu bagian yang sangat dibutuhkan untuk mendukung kinerja perusahaan agar lebih baik dan efisien. Teknologi pada perusahaan saat ini sudah semakin maju dan berkembang pesat. Hampir keseluruhan pekerjaan dilakukan dengan suatu sistem yang diaplikasikan dalam bentuk teknologi. Pada tahun 1950 sistem informasi pada suatu perusahaan masih dilakukan secara manual. Data yang ada diperusahaan disimpan dalam bentuk hard copy yang ditulis sendiri maupun menggunakan mesin ketik. Penyimpanan informasi data masih disimpan pada gudang yang membutuhkan ruangan yang cukup besar. Informasi data yang ada diperusahaan dapat berguna untuk pengambilan keputusan dalam jangka pendek maupun panjang. Sedangkan di tahun 1990-an, teknologi melalui operasi komputer mulai dikenal dan sering digunakan oleh perusahaan. Komputer digunakan oleh para pegawai untuk memudahkan proses pencatatan dan penyimpanan data sehingga mudah untuk ditemukan kembali saat diperlukan. Pada saat itu juga teknologi informasi melalui sistem komputerisasi menjadi salah satu strategi perusahaan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif. Selain itu efisiensi baik dari segi waktu, tempat, dan biaya juga berdampak secara signifikan. Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilam keputusan yang efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Bila informasi yang dibutuhkan kurang memadai, dalam kurun waktu tertentu organisasi/perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang dimiliki, sehingga dalam hal pengambilan keputusan-keputusan yang strategis akan sangat terganggu, yang pada akhirnya akan kalah dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama.
2
Peda era millenium seperti saat ini, perusahaan tidak asing lagi untuk menggunakan sistem informasi yang didukung oleh peralatan teknologi canggih. Salah satu bentuk sistem yang saat ini banyak digunakan oleh perusahaan adalah sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dan Business Intellegence yang dapat mengintegrasikan berbagai bagian bisnis ataupun divisi dalam sebuah perusahaan. Sistem ini dapat membantu perusahaan dalam berbagai jenis kegiatan seperti memvisualisasikan data, customer relationship management, serta membantu dalam kegiatan operasional manajemen rantai pasok. Dalam menjalankan sistem teknologi dan informasi, perusahaan seringkali melakukan program outsourcing untuk membantu menjalankan sistem. Namun untuk melakukan program outsourching perusahaan harus berhati-hati dalam menetukan perusahaan outsourching yang akan diajak bekerja sama, karena sistem informasi perusahaan merupakan bagian penting yang kerahasiaann harus dijaga dan diatur secara khusus. Kesalahan dalam menentukan pilihan akan memberikan dampak yang buruk bagi kehidupan bisnis perusahaan. Oleh karena itu, penerapan outsourcing teknologi informasi pada satu perusahaan menjadi hal yang penting bagi keberlangsungan perusahaan dalam jangka panjang. Tujuan Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengembangan sistem informasi secara outsourcing di Indonesia dan hal apa saja yang harus dipertimbangkan sebelum melakukan outsourcing.
3
TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Secara teori, komputer tidak harus digunakan didalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi
yang didasarkan pada komputer (computer-based
information processing). SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut : 1. Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan. 2. Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi
untuk
penjualan,
promosi
penjualan,
kegiatan-kegiatan
pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran. 3. Sistem
informasi
manajemen
persediaan
(inventory
management
information system). 4. Sistem informasi personalia (personnel information systems) 5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems) 6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems) 7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems) 8. Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems) 9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems) 4
10. Sistem informasi teknik (engineering information systems) Sistem informasi dan teknologi menjadi komponen yang vital dan utama dari kesuksesan sebuah bisnis dan organisasi. Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi (Jogiyanto, hal 15, 1999). Sistem ini menjadi sangat penting karena teknologi informasi dapat membantu berbagai macam pengembangan bisnis yang akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajemen, dan kolaborasi kelompok kerja, dimana hal tersebut menguatkan posisi kompetitif perusahaan di pasar yang seringkali berubah dengan sangat cepat. Manfaat lain dari adanya sistem informasi teknologi adalah teknologi informasi dapat digunakan untuk mendukung pengembangan suatu produk, proses dalam melayani konsumen, transaksi melalui e-commerce, atau aktivitas bisnis lain. Sistem teknologi informasi menjadi salah satu hal sederhana yang sangat dibutuhkan untuk mendukung kesuksesan di lingkungan bisnis yang dinamis. Sistem Outsourcing Outsorcing adalah mengkontrakkan kegiatan bisnis non inti ke sumber luar. Studi yang telah ada menunjukkan bahwa 85 % perusahaan Amerika Utara dan Eropa sudah meng-outsource sedikitnya satu fungsi. Hal ini membangkitkan milyaran dolar dari kontrak – kontrak outsource (Elmuti et al., 1995). Kegiatan ini sudah umum diterapkan dalam sistem informasi dan teknologi (40 %), real estate (15%), logistik (15 %), dan administrasi, sumber daya manusia, pelayanan konsumen, keuangan, pemasaran, penjualan dan transportasi (30%) (Elmuti et al., 1995). Outsorcing dapat menimbulkan pemogokan yang besar. Pemogokan dapat dimulai oleh para pekerja yang diperlakukan kepada outsorcing (Wilcocks et al., 1995). Banyak pekerja yang merasa bahwa perusahaan yang mempekerjakan mereka tidak lagi membutuhkan mereka sehingga mereka mencari pekerjaan lain, khususnya jika mereka memiliki keahlian – keahlian personal. Sistem kerja outsorcing bisa berpengaruh kurang baik terhadap para pekerja dan banyak peralihan atau transisi yang berakibat kepada kinerja yang kurang
5
maksimal. Kessler et al (1999) memperkirakan ada tiga hal yang berkontribusi dalam respon pekerja terhadap oursourcing : 1. Context, atau bagaimana pekerja diperlakukan oleh perusahaan yang ada. 2. Pull, atau daya pikat dari perusahaan tempat mereka bekerja. 3. Landing, atau kenyataan dari pengalaman bersama perusahaan baru tempat mereka bekerja. Para pelaku usaha biasanya selalu mencari segi positif yang diharapkan melalui penggunaan sistem outsourcing, seperti efisiensi biaya dan kemampuan untuk menyediakan pelayanan sebaik mungkin kepada pelanggannya. Bagi pengguna outsourcing perusahaan harus fokus pada setiap komponen yang secara jelas memiliki keunggulan, sementara komponen – komponen yang lain di outsource oleh pihak luar dimana para pemasok memiliki keunggulan komparatif yang jelas. Melvor (2000) mengemukakan empat langkah dalam memutuskan outsourcing : 1. Tentukan aktivitas inti dari bisnis 2. Evaluasi relevansi aktivitas – aktivitas rantai nilai 3. Perhitungkan total biaya dari aktivitas inti bisnis 4. Analisis hubungan Berdasarkan dari kerangka tersebut, maka perusahaan dapat memutuskan aktivitas mana yang perlu di outsource dan aktivitas mana yang dapat dikerjakan secara internal.
6
PEMBAHASAN Implementasi Outsourcing Pada Teknologi Informasi Sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan dipegang oleh divisi IT atau disebut juga divisi informasi teknologi. Namun pada aplikasinya suatu perusahaan dalam mengelola sistem informasi menggunakan pihak kedua atau disebut juga outsourcing. Peran pihak kedua (outsourcing) dalam penerapan pengelolaan sistem informasi sangatlah penting, dimana pihak kedua akan membantu perusahaan dalam membuat, menjalankan, mengontrol sistem informasi. Penggunaan jasa dari pekerja outsourcing oleh perusahaan harus diperhatikan track record perusahaan penyedia jasa. Hal ini sangatlah penting karena sistem informasi merupakan media penggerak bagi kegiatan perusahaan. Menurut Bali at al (2008), Outsourcing bukanlah sebuah konsep baru, namun berasal dari pelaksanaan sub kontrak aktifitas produksi, tujuannya bukan hanya untuk mengurangi biaya non inti, namun juga untuk mengendalikan nilai strategis, transformasi bisnis, bahkan mengubah dinamika industri secara fundamental. Perjanjian dalam outsourcing biasanya diikat oleh kontrak, yang berdampak meningkatkan kapasitas produksi dengan menggunakan sumber daya dari luar. Untuk memenuhi kebutuhan organisasi dalam mengembangkan dan meningkatkan kualitas informasi, keputusan melakukan outsourcing teknologi informasi dibagi menjadi tiga tahapan dasar: 1. Pertimbangan Perlunya Outsourcing Tahap pertama adalah pertimbangan perlunya dilakukan outsourcing dan dapat dilihat sebagai keputusan strategis yang diambil oleh tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi. 2. Pemilihan Aktifitas yang di-Outsource Tahap kedua pemilihan aktifitas yang di-outsource dan bersifat manajerial sehingga keputusan diambil oleh bagian menengah. 3. Pemilihan Rekan Outsourcing
7
Sedangkan keputusan ketiga adalah penentuan sumber daya yang dibutuhkan, bersifat operasional dan diputuskan oleh bagian lebih rendah dalam organisasi. Hubungan outsourcing dalam dunia Information Technology (IT) adalah kontrak tambahan dari sebagian atau keseluruhan fungsi IT dari perusahaan kepada pencari outsourcing external, IT outsourcing merupakan pemanfaatan organisasi external untuk memproduksi atau membuat ketetapan jasa teknologi informasi. Jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting. IT outsourcing dapat dibedakan kedalam 4 bagian, yaitu : 1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware. 2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu. 3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan dikelola oleh perusahana sendiri. 4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah. Aplikasi di Indonesia sendiri penggunaan outsourcing dalam dunia Information Technology (IT) sangat berkembang pesat. Seperti perusahanaan multinasional (multinational corporation-MNC) sebuah perusahaan yang beroperasi lintas produk, pasar, negara, dan budaya (Mcleod, 2008). Perusahaan tersebut memiliki anak perusahaan yang tersebar secara geografis, dan masing-masing dapat memiliki sasaran, kebijakan, dan prosedurnya sendiri. Mereka memerlukan sistem informasi yang saling terhubung untuk mengatur dan mengontrol kinerja perusahaan. Contoh kecil penggunaan outsourcing pada bidang sistem informasi adalah perusahaan BUMN yang dimiliki Indonesia hampir semuanya menggunakan jasa perusahaan Telkom sebagai pihak kedua yang mengatur dan mengelola sistem informasi walaupun Telkom termasuk dalam perusahaan BUMN.
8
Penggunaan perusahaan Telkom sebagai outsourcing memiliki tujuan tersendiri dimana perusahaan akan dapat lebih fokus dalam menjalankan fungsi perusahaan tanpa memikirkan pengelolaan sistem infomasi secara khusus. Hubungan yang baik antara pihak outsourcing akan memberikan keuntungan tersendiri bagi perusahaan. Dimana pihak pengembangan sistem informasi akan berhubungan dengan sertifikat HAKI (Hak Kekayaan Intelektual) yang nantinya akan dibutuhkan oleh perusahaan. Kekurangan dan Kelebihan Outsourcing Teknologi Informasi Penggunaan jasa outsourcing dalam sistem informasi memiliki kelebihan dan kekurangan masing. Perusahaan harus jeli memperhitunggkan penggunaan outsourcing, dimana jika penggunaan outsourcing terlalu berlebihan akan berdampak pada pengeluaran perusahaan sehinggan kinerja perusahaan tidak menjadi efisien. Menurut O’Brian (2007) kelebihan dan kekurangan penggunaan outsourcing adalah : Kelebihan Outsourcing 1. Mengurangi
dan
mengendalikan
biaya
operasional.
Pemilihan
outsourcing memang membutuhkan biaya yang mahal pada awal kontraknya, tetapi pertimbangan resiko yang akan ditanggung oleh perusahaan lebih kecil dibandingkan dengan membangun sendiri dengan kemampuan kurang akan mengakibatkan permasalahan di kemudian hari dan berdampak pada segi pembiayaan perusahaan. 2. Meningkatkan fokus perusahaan pada kegiatan utama usahanya tanpa dibebani permasalahan pengembangan sistem informasi. 3. Mendapatkan akses terhadap sistem informasi premium atau kelas dunia bagi penerapan sistem informasi di perusahaannya. 4. Sumber daya manusia dalam perusahaan dapat lebih fokus melakukan pekerjaan pada kegiatan utama perusahaan tanpa dibebani kegiatan pengembangan sistem informasi. Tentu saja hal ini diharapkan akan meningkatkan produktifitas perusahaan.
9
5. Memberi jalan keluar terhadap permasalahan ketidaktersediaan sumber daya dari perusahaan yang ahli dalam pengembangan sistem informasi, sehingga dapat mengurangi resiko salah penerapan sistem informasi. 6. Menunjang
akselerasi
tujuan
perusahaan
untuk
mempercepat
mendapatkan keuntungan/ benefit dengan penerapan sistem informasi yang sesuai. 7. Menghindarkan dari kendali internal mengenai tidak berfungsinya sistem informasi karena penerapan sistem informasi yang salah atau gagal. 8. Peningkatan benefit perusahaan akan menyebabkan perusahaan dapat meningkatkan pertumbuhan modal usaha. 9. Berbagi resiko terhadap implementasi sistem informasi antara perusahaan dan vendor. Kesalahan implementasi tidak ditanggung penuh oleh perusahaan saja, oleh karena itu dibutuhkan kerjasama yang baik dalam proses perencanaan sistem informasi antara perusahaan dan vendor. 10. Perusahaan dapat mengontrol pemasukan dan pengeluaran kas dengan bantuan sistem informasi yang tepat Kekurangan Outsourcing 1. Pelanggaran
kontrak
kerja
oleh
vendor
lebih
banyak
akan
mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Misalnya hasil aplikasi tidak sesuai dengan harapan perusahaan menimbulkan kerugian biaya dan waktu. 2. Perusahaan akan kehilangan kontrol terhadap aplikasi sistem informasi yang dibangun oleh vendor apabila terjadi ganguan pada sistem informasi yang sangat penting bagi perusahaan. Penanganan gangguan yang
hanya
dapat
diperbaiki
oleh
vendor
mengakibatkan
ketergantungan bagi perusahaan. 3. Perusahaan lain dapat meniru sistem informasi yang dikembangkan oleh vendor yang sama.
10
Semua kelebihan dan kekurangan yang ada pada sistem informasi menggunakan outsourcing tidak lepas dari kebutuhan dari masing masing perusahaan. Penerapan outsourcing di Indonesia masih terdapat pro dan contra. Bagian yang pro mendukung penggunaan outsourcing karena perusahaan dapat fokus pada bisnis, biaya yang rendah, tidak dipusingkan oleh turn over tenaga kerja, dan bagian dari modrenisasi sistem informasi. Sedangkan bagian yang contra mengatakan bahwa sistem outsourcing memiliki ketidakpastiaan keternagakerjaan dan ancaman PHK, terjadi perbedaan perlakuan, pengguna jasa sangat mungkin untuk memutuskan hubungan kerjasama dan membuat ketidakpastian pekerjaan.
11
PENUTUP Kesimpulan Pengunaan sistem informasi dipegang oleh divisi IT namun pada kenyataan nya saat ini perusahaan lebih menggunakan outsoursing dalam sistem teknologi. Dalam penggunaan outsoursing perusahaan perlu melihat beberapa hal yang harus dipertimbangkan, antara lain adalah apakah perusahaan tersebut memiliki track record yang baik dalam mengelola sistem informasi, mempunyai karyawan yang handal,dan memiliki spesifikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Jika outsoursing tidak memenuhi persyaratan tersebut maka perlu dilakukan pemilihan perusahaan lain. Karena dalam membangun sebuah sistem informasi menggunakan sistem outsourcing pasti memiliki kelemahan. Untuk meminimalisisr kelemahan dan kegagalan dalam penggunaan perusahaan lain sebagai rekan membangun sistem, ada baiknya kita sebagai manajemen perusahaan meningkatkan kemampuan akan sistem informasi dan mengetahui apa sebenarnya kebutuhan perusahaan, sehingga resiko kegagalan minimal dan sistem dapat berjalan secara efektif dan efisien. Di negara Indonesia sendiri penggunaan pihak kedua dalam mengelola sistem informasi sudah mulai berkembang. Sehingga perusahaan yang ada saat ini disarankan untuk mempelajari lebih dalam tentang perkembangan dalam penggunaan outsoursing pada sistem infomasi.
12
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto Hartono,1999. Analisis dan Desain. ANDI OFFSET, Yogyakarta. Kessler, Gary E., 1999, Philosophy of Religion: Toward a Global Perspective, Albany, NY: Wadsworth Publishing Company. Bali, Ika, dan Krisnanda BF. 2008. “Strength Prediction of High Strength RC Shear Walls”. Jurnal Sains dan Teknologi EMAS Vol 18. Jakarta :UKI. Melvor, R. 2000. A Practical framework for understanding the outsourcing process,Supply Chain Management: An International Journal, Vol. 5 No 1, pp. 22-36 Munawar. 2012. Outsourcing Di Dunia Teknologi Informasi. [terhubung berkala] http://www.esaunggul.ac.id/article/outsourcing-di-dunia-teknologiinformasi/ (diakses pada 15 Maret 2014) O’Brien, J.A and G.M. Marakas.2010. Introduction to Information System 15th ed. New York: Mc Graw Hill Companies, Inc. Raymond Mcleod, 2008, Jr, George P. Schell. Sistem Informasi Manajemen. Penerbit: Salemba Empat. Edisi 10 Willcocks, L., Lacity, M., Fitzgerald, G. 1995. Information Technology Outsourcing in Europe and the USA: Assessmant Issuess. International Journal Of Information Management. Vol. 15 No. 5: 333-335
13
