IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI SECARA OUTSOURCING DI ORGANISASI
Mata Kuliah
: Sistem Informasi Manajemen
Dosen
: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)
Penyusun
: Tujuan S. Silaen - P056132262.46E
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS PASCASARJANA INSTITUTE PERTANIAN BOGOR 2014
1
DAFTAR ISI DAFTAR ISI.............................................................................................................................2 DAFTAR GAMBAR.................................................................................................................3 BAB I. PENDAHULUAN........................................................................................................4 1.1 LATAR BELAKANG.........................................................................................................4 1.2 TUJUAN PENYUSUNAN MAKALAH............................................................................4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA..............................................................................................5 2.1 SISTEM INFORMASI.......................................................................................................5 2.2. DEFENISI DAN ALASAN OUTSOURCING………………………………...………..9 2.3. DEFENISI DAN ALASAN INSOURCING………………………………………..….10 BAB III PEMBAHASAN........................................................................................................10 3.1 KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN OUTSOURCING……….................................11 BAB IV...................................................................................................................................14 4.1. KESIMPULAN................................................................................................................14 DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................15
2
DAFTARGAMBAR Gambar 1. Komponen Sistem Informasi..................................................................................5 Gambar 2.TigaPeranUtamaSistemInformasidalamBisnis........................................................6 Gambar 3. Tipe Sistem Informasi............................................................................................7
3
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, dimana system tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedurprosedur yang tergorganisasi. Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis Internet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e- commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya.Teknologi dan sistem informasi berbasis Internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini. Peningkatan kebutuhan IT telah merubah pola menjalankan aktivitas perusahaan dari semula menjalankan semua aktivitas perusahaan secara internal menjadi mengelola hanya aktivitas inti/core activity dari perusahaan dan sisanya dilaksanakan secara outsourcing. Beberapa aktivitas yang dapat dilakukan perusahaan secara outsourcing diantaranya adalah aktivitas bisnis yang berhubungan dengan sistem informasi manajemen. Outsourcing atau alih daya ini merupakan suatu tindakan mengalihkan suatu pekerjaan di dalam suatu perusahaan untuk dikerjakan oleh pihak lain yang mempunyai kompetensi pada pekerjaan tersebut Implementasi sistem informasi secara outsourcing memiliki keuntungan dan kelebihan. Salah satu kelebihan yang diharapkan adalah agar perusahaan dapat lebih fokus kepada bisnis inti sehingga dapat meningkatkan keunggulan kompetitif dan memenanangkan persaingan. Namun jika dikelola tidak tepat juga bisa menimbulkan masalah. Oleh karena itu implementasi sistem informasi secara outsourcing perlu dikelola dengan tepat sehingga mendatangkan benefit yang maksimal bagi perusahaan
1.2.
Tujuan Penulisan Makalah Adapun maksud dan tujuan dilakukannya penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui perbandingan penerapan sistem informasi secara outsourcing dan insourcing di organisasi
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Sistem Informasi Sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi(O’Brien (2005). Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Sistem informasi memiliki lima komponen-komponen, antara lain : 1. Perangkat keras (hardware): merupakan seluruh benda phisik dan material yang dipergunakan dalam memproses informasi, tidak hanya mencakup mesin, seperti komputer dan peralatan lain, namun juga mencakup seluruh data media. 2. Perangkat lunak (software) : kumpulan instruksi untuk memproses informasi, tidak hanya mencakup kumpulan instruksi operasi (program) yang mengarahkan dan mengontrol hardware komputer, tetapi juga kumpulan intruksi untuk memproses informasi (prosedur) yang diperlukan manusia. 3. Orang: Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. Secara umum dapat dibagi dua, yaitu Information System Specialist dan End User 4. Sumber data (database): Data merupakan asset yang berharga dari suatu organisasi sehingga perlu dikelola secara efektif untuk dapat memberikan manfaat bagi seluruh end user dalam organisasi. Data dapat berupa angka, data transaksi bisnis, data berbentuk text yang sering dipergunakan dalam komunikasi tertulis, grafik, gambar, audio, endll. Sumber data dalam sistem informasi secara tipikal sudah diorganisasi, disimpan dan diakses oleh berbagai teknologi sumber data manajemen menjadi database dan konowledge base. 5. Jaringan komputer dan komunikasi data: Sistem penghubung yang memungkinkan sumber dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai. Sumberdaya Network terbagi atas media untuk komunikasi dan Network Support.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi Terdapat beberapa aktivitas dalam penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi, antara lain : 1. Input : mengcapture data/informasi sehingga siap untuk diproses lanjut. 2. Processing : menghitung, membandingkan, memilih, mengklasifikasikan dan mensummary data sehingga menjadi informasi bagi end user 5
3.
Output : mentransmisikan informasi dalam berbagai bentuk dan menjadikan informasi tersebut availabel kepada end user. Sebagai contoh adalah : report, pesan, form, grafik 4. Penyimpanan : mempertahankan data dan informasi dalam bentuk yang terorganisasi untuk dapat dipergunakan kembali 5. Kontrol : aktivitas untuk mengkontrol kualitas dari setiap aktivitas. Setiap aktivitas memproduksi feedback untuk mengetahui apakah sistem sudah memenuhi standar atau harus dilakukan perbaikan. Sistem informasi memiliki tiga peran utama dalam bisnis yaitu : 1. Mendukung proses bisnis dan operasional 2. Mendukung pengambilan keputusan 3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi dalam Bisnis Sistem Informasi menyediakan informasi untuk medukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan pada organisasi.Setidaknya terdapat enam fungsi dari system informasi, yaitu : 1. Medukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance, manajemen sumberdaya manusia, menajemen operasi dan pemasaran 2. Kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada customer dan kepuasan kustomer 3. Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif 4. Bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam persaingan global 5. Bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima 6. Kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi masyarakat
6
Gambar 3. Tipe Sistem Informasi
O’Brien (2005) mengklasifikasikan sistem informasi ke dalam dua kelompok besar, yaitu : A. Sistem pendukung operasi (operations support system) Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Pemrosesan lebih jauh oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan,serta memperbarui database perusahaan. sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: 1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sistems) : merupakan bagian yang penting dari sistem pendukung operasi yang bertugas mengolah dan merekam data laporan dari transaksi bisnis, dengan dua prinsip dasar, yakni in batch processing dan in real-time (or online) processing. 2. Sistem Pengendalian Proses (Process Control Sistems) : merupakan sistem yang bertugas mengawasi dan mengendalikan berbagai proses industrial. Contoh pada penyulingan minyak bumi, pembangkit listrik dan sistem produksi baja. 3. Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration Sistems) : Sistem kerjasama perusahaan (Enterprise Collaboration Sistem-ECS) adalah sistem informasi lintas fungsi yang mendukung dan meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kerjasama antara kelompok kerja/bisnis dalam sebuah perusahaan. Misalnya dalam hal ini antara induk dan anak perusahaan. Tujuan dari sistem ini adalah untuk mempermudah proses kerjasama, sehingga menjadi lebih efektif. Peralatan yang digunakan untuk mendukung sistem ini berupa alat komunikasi dan konferensi elektronik, serta alat manajemen kegiatan kerjasama. Alat komunikasi elektronik antara lain Electronic Mail (e-mail), pesan suara 7
(voice mail), faks, publikasi Web dan sistem telepon internet. Alat-alat ini berfungsi untuk mengirimkan berbagai pesan, dokumen dan file dalam bentuk data, teks dan suara, bahkan multimedia, secara elektronik dan melalui jaringan komputer. Sedangkan alat konferensi elektronik berupa konferensi data (data conference), suara dan video (video conference), serta sistem perbincangan dan pertemuan elektronik (electronic meeting sistem). Alat manajemen kegiatan kerjasama berfungsi untuk membantu dalam pengelolaan kegiatan kelompok kerja. B. Sistem pendukung manajemen (management support system) Sistem pendukung manajemen merupakan aplikasi sistemi nformasi yang menyediakan informasi dan mendukung efektivitas keputusan dari manajer. Menyediakan informasi dan mendukung suatu keputusan oleh seluruh tipe manajer dan pebisnis merupakan tugas yang sanga tkompleks.(O’Brian, 2005). Sistem pendukung manajemen dapat dibagi atas tiga tipe, yaitu : 1. Sistem Informasi manajemen menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Contohnya kepada manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan 2. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Sistems) : merupakan suatu sistem yang memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang manajer dalam proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer produksi dapat menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan penjualan dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk. 3. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Sistems) : merupakan suatu sistem informasi yang menyediakan informasi penting dari berbagai sumber internal dan eksternal yang mudah digunakan oleh para eksekutif dan manajer. Contohnya eksekutif puncak dapat menggunakan terminal layar sentuh untuk segera melihat dan atau menampilkan teks dan grafik yang mencakup bidangbidang utama dari suatu organisasi dan daya saing kinerjanya. Menurut O’Brien (2005), selain jenis sistem informasi di atas, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya, yaitu sebagai berikut: 1. SistemPakar : sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar dan bertindak sebagai konsultan pakar bagi para pemakai. Contoh: penasihat aplikasi kredit, pengawasan proses, dan sistem pemeliharaan diagnosis. 2. Sistem Manajemen Pengetahuan : sistem berbasis pengetahuan yang mendukung pembuatan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. contoh: akses intranet ke praktik-praktik bisnis terbaik, strategi proposal penjualan, dan system pemecah masalah pelanggan. 3. Sistem Informasi Strategis : mendukung operasi dan proses manajemen yang memberi perusahaan produk,layanan, dan kemampuan strategis sebagai keunggulan kompetitif. Contoh : perdagangan saham online, penelusuran pengiriman, dan sistem web e-commerce. 4. Sistem Bisnis Fungsional : mendukung berbagai aplikasi operasional dan manajerial atas berbagaifungsi bisnis perusahaan. Contoh: sistem informasi 8
yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia. 2.2.
Defenisi dan Alasan Outsourcing Strategi outsourcing IT didefinisikan sebagai pelayanan jasa yang dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa kepada perusahaan klien (Klepper 1995), atau tindakan mendelegasikan sebagian atau keseluruhan dari teknologi perusahaan kepada pihak eksternal diluar perusahaan (Altinkemer, et al. 1994), atau Outsourcing IT adalah fenomena di mana sebuah organisasi (klien) menyerahkan properti atau pengambilan keputusan tentang infrastruktur IT pada organisasi eksternal (vendor) (Loh dan Venkatraman 1992) Sedangkan menurut Reyes et al. (2005) penerapan strategi outsourcing IT mempunyai arti bahwa sumber daya fisik, baik dalam bentuk tenaga kerja, maupun sumber daya yang berkaitan dengan penerapan teknologi informasi perusahan akan disediakan dan atau dikelola olah pihak spesialis atau pihak yang ahli berasal dari eksternal perusahaan. Situasi ini dapat bersifat sementara atau justru akan bersifat permanen, dan dapat mempengaruhi secara keseluruhan atau sebagian dari sistem informasi yang diterapkan perusahaan. Outsourcing atau alih daya merupakan suatu tindakan mengalihkan suatu pekerjaan dalam suatu perusahaan untuk dikerjakan oleh pihak lain yang mempunyai kompetensi pada pekerjaan tersebut. Outsourcing IT saat ini dipandang sebagai suatu pilihan strategis manajemen dan bukan hanya sebagai suatu cara untuk memotong biaya (Pratiwi 2005). Penerapan Outsourcing IT juga diharapkan akan terjadinya perubahan-perubahan mendasar dalam melakukan bisnis, dan bisa melakukan bisnis dengan cara yang berbeda (e-Enterprice, 2003). Hasil penerapan strategi outsourcing IT tergantung pada beragam faktor. Alasan yang mendasari perusahaan untuk melakukan strategi outsourcing IT adalah pemahaman akan manfaat dari penerapan strategi outsourcing IT, dan kemampuan perusahaan mengidentifikasi fungsi bisnis yang memberikan manfaat terbesar bagi perusahaan. Nilai mendasar yang harus diterapkan oleh perusahaan dari penerapan strategi outsourcing IT adalah dengan menentukan nilai penting dari strategi outsourcing IT yang menyatu dengan tujuan bisnis, dan secara efektif mengelola hubungan strategi outsourcing IT tersebut. (Jay, 2004). Outsourcing IT dilakukan dengan alasan agar tujuan bisnis perusahaan bisa tercapai dengan cepat. Tercapainya tujuan dengan cepat dikarena operasional di dalam perusahaan tersebut dikerjakan oleh pihak-pihak yang berkompeten di bidangnya. Beberapa alasan strategis utama suatu perusahaan melakukan outsourcing IT (Pratiwi, 2005) adalah untuk : 1. Meningkatkan fokus bisnis. Dengan outsourcing IT maka perusahaan bisa lebih fokus pada bisnis utamanya dan membiarkan sebagian operasionalnya dikerjakan oleh pihak lain. 2. Membagi risiko operasional. Dengan outsourcing IT maka risiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain. 3. Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya. Dengan melakukan outsourcing IT, staf IT yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lebih strategis atau yang lain. Selain beberapa alasan strategis diatas Pratiwi (2005) juga mengungkapkan beberapa alasan utama lainya mengapa perusahaan melakukan outsourcing IT yaitu: 1. Mengurangi biaya. Dengan outsourcing maka biaya yang sebelumnya digunakan untuk investasi infrastruktur teknologi dapat diubah menjadi biaya operasional. 2. Mengubah aset yang tidak diperlukan. Misalnya suatu bank sebelumnya harus memiliki sendiri data center untuk menyimpan semua transaksinya, maka
9
dengan outsourcing, bank tersebut bisa menggunakan jasa datacenter untuk melakukan proses penyimpanan data dan juga menyediakan data centernya. 3. Perusahaan tidak memiliki sumber daya yang berkompeten. Seperti kasus bank tadi, jika perusahaan tidak melakukan outsourcing TI dan memilih melakukan investasi infrastruktur TI sendiri, maka secara otomatis bank tersebut harus memiliki sumberdaya manusia yang handal dan itu berarti suatu biaya yang tidak sedikit. 4. Kontrol yang lebih baik. Dengan adanya outsourcing maka perusahaan bisa lebih baik mengontrol operasional perusahaannya. Hasilnya akan membuat bisnis perusahaan menjadi berjalan lancar, efektif dan efisien. Alasan perusahaan melakukan outsourcing IT juga di ungkapkan oleh Levina dan Jeanne (2003), yang megungkapkan bahwa faktor pendorong utama outsourcing IT adalah timbulnya kebutuhan untuk mengurangi dan mengontrol biaya operasi IT dan kemudian berkembang menjadi kebutuhan untuk meningkatkan fokus manajemen dan mengakses bakat teknis yang tidak tersedia dalam internal perusahaan. Gupta dan Gupta (1992) juga memberikan alasan mengapa perlu melakukan outsourcing IT, alasan tersebut adalah supaya perusahaan dapat lebih memfokuskan pada strategi perusahaan, perusahaan lebih dapat meningkatan skala ekonomisnya, perusahaan lebih dapat meningkatkan kekuatan pasar, dan mendapatkan pertimbanganpertimbangan teknikal sehubungan dengan sistem informasinya. Keberhasilan dari penerapan strategi outsourcing dalam bidang sistem informasi menurut Grover et al. (1996) terletak pada kepuasan akan manfaat yang diperoleh dari penerapan strategi outsourcing, sebagai hasil akhir dari penerapan strategi outsourcing perusahaan. Umumnya, perusahaan mendapatkan manfaat lebih dari penerapan strategi outsourcing IT pada salah satu dari tiga hal yang utama, yaitu karena pihak penyedia jasa dapat memberikan pelayanan jasa yang lebih baik, lebih cepat, dengan biaya yang lebih rendah dibandingkan jika dilakukan oleh perusahaan itu sendiri (Jay, 2004). 2.3.
Defenisi dan Alasan Insourcing Sistem informasi manajemen menitikberatkan pada informasi untuk suatu keputusan terstruktur atau informasi yang dapat diantisipasi. Hal tersebut mungkin tampak sederhana, tetapi sebenarnya menyediakan informasi untuk membantu manajer-manajer membuat keputusan-keputusan adalah tugas yang sangat sulit dan kompleks. Sistem informasi manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatan-kegiatan untuk dapat mengukur tingkat keberhasilannya. In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya Insourcing merupakan IT specialist di dalam suatu organisasi untuk mengkaji kemungkinan kearah mana sistem akan dikembangkan, mencakup juga pemilihan IT specialist dalam organisasi untuk mengembangkan sistem. Pada masa sekarang masih banyak perusahaan yang mengadakan sistem informasi dengan cara melakukan pengembangan sendiri atau yang dikenal dengan istilah insourcing. Insourcing juga merupakan keputusan bisnis yang sering dilakukan untuk mempertahankan kontrol atas produksi atau kompetensi kritis. Selain inu penerapan insourcing dalam suatu organisasi adalah suatu organisasi bukan menyerahkan aktivitas organisasi lain yang dianggap lebih memiliki kompetensi, namun justru mengambil dan menerima aktivitas dari organisasi lain dengan berbagai motivasi.
10
BAB III PEMBAHASAN
3.1.
Keuntungan dan Kelemahan Outsourcing Outsourcing adalah suatu cara dalam mengembangkan sistem informasi dalam perusahaan melalui penggunaan sumber daya dari pihak ketiga untuk mengerjakan layanan tertentu dalam perusahaan. Kegiatan perusahaan berupaya fokus dalam menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business), sedangkan pekerjaan penunjang diserahkan kepada pihak lain yang disebut dengan outsourcing. Terdapat beberapa faktor yang mendasari perusahaan mengembangkan sistem informasi secara outsourcing, antara lain : 1. Mengurangi dan mengontrol biaya operasi 2. Meningkatkan fokus dari perusahaan kepada core competencies/core business 3. Mendapatkan akses menjadi perusahaan yang memiliki kemampuan kelas dunia 4. Sumber daya internal dapat dipergunakan untuk kepentingan lain 5. Sumber daya internal yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi tidak tersedia 6. Mempercepat keuntungan reengineering 7. Fungsi IT sangat sulit untuk dikelola secara internal 8. Dana investasi untuk IT bisa dipergunakan untuk kepentingan lain 9. Membagi risiko dengan perusahaan yang menjadi mitra 10. Menciptakan dana segar Dengan menyerahkan tugas pengelolaan IT kepada perusahaan lain, perusahaan mendapatkan keuntungan dari ‘kerjasama’ tersebut karena bisa fokus dalam bisnis operasional perusahaan. Agar metode outsourcing bisa berhasil, maka ada faktor-faktor yang harus diperhatikan, antara lain : 1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan. 2. Memiliki visi dan perencanaan strategis. 3. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa. 4. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa. 5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik 6. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait. 7. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen 8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan Dalam penerapan outsourcing, salah satu tahapan yang sangat krusial adalah dalam pemilihan vendor yang akan bekerjasama dengan perusahan. Kesalahan dalam pemilihan vendor akan memberikan dampak negatif dalam implementasinya. Ada 10 faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan vendor, antara lain : 1. Vendor tersebut harus memiliki komitmen terhadap kualitas sehingga diharapkan jika vendor tersebut memiliki komitmen terhadap kualitas maka akan melaksanakan pekerjaan dengan sebaik mungkin 2. Harga. Pemilihan vendor dengan harga yang rasional. Harga murah tidak menjadi satu-satunya pertimbangan dalam memilih vendor, namun harus diperhatikan item jasa yang ditawarkan, termasuk tenaga ahli 3. Reputasi. Vendor yang dipilih harus memiliki reputasi karena vendor yang sudah memiliki reputasi akan berusaha maksimal untuk melaksanakan pekerjaannya dengan baik karena takut reputasinya akan buruk
11
4. Flexbile Contract Term. Dalam menyusun suatu Scope of Work suatu pekerjaan dan pada saat mengevaluasi penawaran vendor harus diperhatikan kedalaman dari penawaran vendor. Terkadang vendor yang menawarkan secara general terkesan tidak menguasai apa yang akan dikerjakan sehingga di pertengahan kontrak dapat menimbulkan permasalahan 5. Scope of resources. Agar dipastikan vendor tersebut harus memiliki sumberdaya yang memadai untuk dapat mengeksekusi suatu pekerjaan 6. Additional value added capability. Berkaitan dengan kemampuan tambahan vendor untuk dapat memberikan nilai tambah kepada konsumen, terutama dalam transfer teknologi, training, pengembangan sistem, dll 7. Cultural Match. Sebaiknya dalam memilih vendor, dipilih vendor yang memiliki budata kerja yang mirip dengan perusahaan konsumen sehingga lebih mudah dalam proses koordinasi dan komunikasi 8. Hubungan yang sudah terbina. Memilih vendor yang sudah memiliki hubungan/pengelaman bekerja dengan clien tentu lebih baik dibandingkan memilih vendor yang sama sekali belum dikenal. Perlu proses adaptasi dan pengenalan sehingga berpotensi menghambat pekerjaan 9. Lokasi. Pemilihan vendor juga sebaiknya lokasinya tidak terlalu jauh sehingga memungkinkan lebih mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi 10. Faktor lainnya yang bisa menjadi faktor dalam menseleksi vendor Menurut Turban, 2007 Jenis-jenis outsourcing antara lain: Total Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab sepenuhnya pada layanan tertentu dalam perusahaan, dalam bidang IT, vendor menyediakan personel, hardware dan software. Selective Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada bagian tertentu pada layanan tertentu dalam perusahaan, disesuaikan dengan bidang keahlian vendor. Misalnya SAP menyediakan software dan IBM menyediakan hardware. De facto sourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada pihak luar dikarenakan adanya latar belakang sejarah atau politik, dibandingkan dengan hasil evaluasi objektif. Misalnya dikarenakan salah seorang eksekutif memiliki perusahaan IT diluar jabatannya, maka perusahaan diarahkan untuk melakukan outsource pada perusahaan IT miliknya. Bila dibandingkan dengan metode insourcing, maka metode outsourcing memiliki keunggulan, anatara lain : 1. Biaya lebih murah karena perusahaan tidak berinvestasi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga 2. Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan. 3. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli dibidang tersebut. 4. Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer mempunyainya. 5. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi. 6. Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal. 7. Penggunaan sumber daya sistem informasi optimal. 8. Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting. Sedangkan kelemahan dari metode outsourcing adalah : 1. Memungkinkan terjadinya konflik antara perusahaan dan pihak ketiga (perancang sistem informasi) karena perbedaan persepsi yang disebabkan oleh komunikasi dan koordinasi yang tidak jelas serta role dari pahak pihak tidak terdeskripsi secara jelas 12
2. Kerahasiaan data dan sistem kurang terjamin karena dimungkinkan terjadinya kebocoran sistem, perusahaan kehilangan kendali terhadap sistem. Karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing yang menjadi kliennya. 3. Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadiketika vendor menjanjikan banyak hal pada awal perjanjian, namun tidak dapat direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan. 4. Besar kemungkinan terjadi ketidak puasan pada pihak klien (perusahaan) akan sistem informasi yang telah dikembangkan oleh outsourcer disaat terjadi diskomunikasi 5. Kontrak jangka panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti pemutusan kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan kontrak sampai selesai. 6. Tidak terjadi transfer Knowledge di dalam perusahaan yang optimal. 7. Pengambilan keputusan hanya dikuasai oleh pihak eksekutif perusahaan dan karyawan hanya sebagai input dalam sistem. Sebaliknya pengembangan sistem informasi secara insourcing juga memiliki keuntungan dan kelemahan. Adapun keuntungannya adalah : 1. Sistem informasi yang dikembangkan secara umum lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. 2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 3. Meningkatkan partisipasi user dan rasa memiliki pada infrastruktur yang dikembangkan. 4. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. 5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. 7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. 9. Pengambilan keputusan dapat dikendalikan oleh perusahaan, tanpa intervensi dari pihak luar. Adapun kelemahan dari sistem insourcing, antara lain : 1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi mungkin tidak mencukupi untuk membangun sistem yang sesuai. 2. Tidak ada batasan biaya dan waktu yang jelas, karena tidak ada target. Dan kalaupun ada target, tidak ada punishment yang jelas ketika target tidak tercapai. 3. Minimnya dokumentasi, karena dikerjakan oleh personel intern. 4. Pengembangan sistem dengan teknik SDLC cenderung lambat dan mahal. 5. Resiko kerusakan software/hardware ditanggung oleh perusahaan, begitu juga dengan peralatan yang sudah lanjut usia. 6. Perubahan kultur perusahaan relatif lebih sulit dilakukan jika diatur oleh karyawannya sendiri.
13
BAB IV KESIMPULAN
4.1.
Kesimpulan 1. Implementasi sistem informasi secara outsourcing dipergunakan oleh perusahaan dengan beberapa pertinbangan, diantaranya untuk meningkatkan nilai perusahaan melalui focus kepada kompetensi inti dan mengurangi investasi di bidang IT serta dapat meningkatkan fleksibilitas operasi. 2. Jika dibandingkan dengan implementasi sistem informasi secara insourcing, implementasi secara outsourcing memiliki beberapa kelebihan diantaranya : • Biaya lebih murah karena perusahaan tidak berinvestasi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga • Mengurangi waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan • Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli dibidang tersebut. • Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer mempunyainya. • Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan investasi. • Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal. • Penggunaan sumber daya sistem informasi optimal. • Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting 3. Namun, secara outsourcing memiliki kelemahan, antara lain : • Memungkinkan terjadinya konflik antara perusahaan dan pihak ketiga (perancang sistem informasi) karena perbedaan persepsi yang disebabkan oleh komunikasi dan koordinasi yang tidak jelas serta role dari pahak pihak tidak terdeskripsi secara jelas • Kerahasiaan data dan sistem kurang terjamin karena dimungkinkan terjadinya kebocoran sistem dan bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing yang menjadi kliennya. • Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan banyak hal pada awal perjanjian, namun tidak dapat direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan. • Besar kemungkinan terjadi ketidak puasan pada pihak klien (perusahaan) akan sistem informasi yang telah dikembangkan oleh outsourcer disaat terjadi diskomunikasi • Kontrak jangka panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti pemutusan kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan kontrak sampai selesai. • Tidak terjadi transfer Knowledge di dalam perusahaan yang optimal. • Pengambilan keputusan hanya dikuasai oleh pihak eksekutif perusahaan dan karyawan hanya sebagai input dalam sistem. 4. Untuk mendapatkan manfaat yang optimal dari implementasi secara outsourcing maka perusahaan harus memilih secara selektif dalam : • Memilih jenis pekerjaan yang akan dioutsorcingkan • Mendefinisikan lingkup pekerjaan yang akan dioutsourcingkan • Pemilihan vendor yang akan diajak bekerjasama (outsourcing) 14
DAFTAR PUSTAKA
1. O’Brien, J. A. and Marakas, G. M. 2011. Management Information System Tenth Edition. Mc.Graw-Hill Companies. New York. 2. O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Salemba Empat. Jakarta. 3. Turban, E., Leidner, D., McLean, E., Wetherbe, J. 2007. Information Technology for Management. John Wiley. 4. Singgih Setiawan, Antonius. 2007. Hubungan Strategi Outsourcing Information Technology dan keberhasilan Outsourcing Information Technology (Studi Empiris Pada Perusahaan-Perusahaan yang Terdaftar di BEJ). Tesis. Universitas Diponegoro. Semarang 5. http://arisuhari.blogspot.com/2011 6. http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/keuntungan-dan-kelemahan-daripengembangan-sistem-informasi-secara-outsourcing-dibandingkan-denganinsourcing/ 7. http://mira.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2011/07/PAPER-UAT-SIM.pdf
15
