PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI SECARA OUTSOURCING DI INDONESIA Tugas Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Disusun oleh: Mayang Bogawa
P05613264152
MAGISTER MANAJEMEN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI.............................................................................................................
2
DAFTAR GAMBAR................................................................................................
3
BAB I.
PENDAHULUAN......................................................................................
4
1.1 Latar Belakang ....................................................................................
4
1.2 Tujuan…………..................................................................................
4
TINJAUAN PUSTAKA............................................................................
5
2.1 Sistem Informasi Manajemen..............................................................
5
2.2 Pengembangan Sistem Informasi………………………....................
9
BAB II.
2.3 Sistem Informasi Outsourcing............................................................. 11 2.4 Peraturan Perundangan Outsourcing.................................................. 17
BAB III.
PEMBAHASAN......................................................................................
20
BAB IV.
KESIMPULAN........................................................................................
24
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................
25
2
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Komponen Dasar Sistem.............................................................................
5
Gambar 2. Aktivitas Sistem Informasi..........................................................................
6
Gambar 3. Komponen Sistem Informasi……………………………………………...
7
Gambar 4. Peranan Sistem Informasi…………………………………………………
8
Gambar 5. Siklus Pengembangan Sistem Informasi………………………………….
10
Gambar 6. Perusahaan Outsourcing Brightstars……………………………………...
22
3
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Pengembangan sistem informasi sangat berperan dalam pencapaian visi perusahaan. Proses pengembangan sistem informasi dipengaruhi oleh siklus hidup pengembangan sistem informasi meliputi perencanaan sistem, analisis sistem, perancangan sistem, evaluasi dan seleksi sistem, pengembangan perangkat lunak & implementasi sistem, serta pemeliharaan atau perawatan sistem. Perusahaan perlu mengikuti perkembangan sistem informasi untuk dapat bersaing secara global. Salah satu kebijakan yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam mengatasi pengembangan sistem informasinya adalah dengan melakukan sistem informasi secara outsourcing. Penerapan strategi outsourcing IT mempunyai arti bahwa sumber daya fisik, baik dalam bentuk tenaga kerja, maupun sumber daya yang berkaitan dengan penerapan teknologi informasi perusahan akan disediakan dan atau dikelola olah pihak spesialis atau pihak yang ahli berasal dari eksternal perusahaan. Situasi ini dapat bersifat sementara atau justru akan bersifat permanen, dan dapat mempengaruhi secara keseluruhan atau sebagian dari sistem informasi yang diterapkan perusahaan. Pada saat ini pengembangan sistem informasi secara outsourcing di Indonesia sedang berkembang di berbagai perusahaan, dimulai dari perusahaan perbankan, hingga perusahaan minyak dan gas. Oleh karena itu perlu dilakukan kajian untuk mengetahui pengembangan sistem informasi yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan di Indonesia.
1.2. Tujuan Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah menganalisis perkembangan sistem informasi secara outsourcing di Indonesia.
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi Manajemen Menurut (Jogiyanto 2005) sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisisr, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu ( O’Brien 2010). Menurut O’Brien (2007) sistem merupakan sebuah kumpulan dari beberapa komponen yang saling terkait untuk bekerja sama mencapai tujuan dengan menerima masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output) dalam sebuah proses transformasi yang teratur. Sebuah sistem mempunyai 3 komponen dasar atau fungsi yaitu: §
Masukan (input) meliputi kegiatan penangkapan (capturing) dan pengumpulan (assembling) elemen yang akan dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses. Masukan dapat dibedakan menjadi maintenance input yang memungkinkan sistem dapat beroperasi dan signal input yang nantinya akan diolah menjadi produk.
§
Pemrosesan (processing) meliputi proses pengubahan masukan menjadi keluaran..
§
Keluaran (output) meliputi proses pemindahan elemen yang telah melewati tahap pemrosesan ke tujuan akhir yang ditetapkan. Keluaran dari sebuah sistem selalu berupa keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
Gambar 1. Komponen Dasar Sistem 5
Model sistem informasi membutuhkan lima sumber daya yaitu: sumber daya perangkat keras (mesin dan media), sumber daya perangkat lunak (instruksi program dan prosedur), sumber daya manusia (pengguna dan ahli SI), sumber data (teks, gambar, alfanumerik, video, dan audio), dan sumber daya jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan). Seluruh sumber daya ini digunakan dalam aktivitas model sistem informasi. Aktivitas pertama yaitu data yang telah dikumpulkan kemudian dimasukkan ke dalam sistem penyimpanan terkomputerisasi. Tahap selanjutnya data diproses menjadi informasi. Data dimanipulasi melalui sejumlah aktivitas seperti perhitungan, perbandingan, pengurutan, pengklasifikasian, dan peringkasan. Seluruh aktivitas tersebut mengatur, menganalisa, dan memanipulasi data dan mengubahnya menjadi informasi yang berguna bagi pengguna. Setelah itu dihasilkan sebuah informasi yang keluarkan dalam berbagai bentuk seperti lembaran laporan, data visual, dokumen multimedia, pesan elektronik, gambar grafis, dan audio.
Gambar 2. Aktivitas Sistem Informasi Informasi dan data yang didapatkan kemudian dapat disimpan dalam bentuk basis data, basis model, dan basis pengetahuan. Di dalam aktivitas sistem informasi terdapat pengawasan performa sistem, sebuah sistem informasi harus menghasilkan umpanbalik (feedback) dari aktivitas masukan, proses, keluaran dan penyimpanan yang dilakukan. Umpanbalik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menentukan apakah sistem telah memenuhi standar performa yang telah ditentukan.
6
Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005). Komponen sistem informasi tersebut secara lebih jelas ditunjukkan pada Gambar 3.
Gambar 3. Komponen Sistem Informasi Sistem informasi memiliki tiga bagian utama, yaitu data yang mendukung informasi, prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi, dan orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan dan menggunakan sistem informasi. Sistem informasi ini memiliki peranan penting bagi keberhasilan perusahaan karena : 1. Sebagai sistem penunjang operasi (operations support system) Sebagai sistem penunjang operasi (operations support system), maka sistem informasi dapat membantu perusahaan untuk menciptakan proses transaksi-transaksi bisnis yang efisien bagi perusahaan, mengendalikan proses-proses industri, mendukung komunikasi dan kerja sama perusahaan, serta memperbarui basis data perusahaan yang pada akhirnya dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Sistem ini dibagi menjadi beberapa jenis yaitu: transaction processing systems (TPS), process control systems (PCS), dan enterprise colaboration systems (ECS). 2. Sebagai sistem penunjang manajemen (management support system) Sebagai sistem penunjang manajemen (management support system) , maka sistem informasi dapat menyediakan informasi dan mendukung para manajer dalam membuat keputusan yang efektif. Sistem ini dibagi menjadi : management information systems (MIS), decision support 7
systems (DSS) dan executive information systems (DIS). Selain operations support system dan management support system, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya yaitu Expert Systems, Knowledge Management Systems, Strategic Information Systems dan Functional Business Systems. 3. Perusahaan dapat mencapai efektivitas dan efesiensi dalam proses bisnis dan pengambilan keputusan manajerial dengan menggunakan sistem informasi. Dengan demikian, perusahaan dapat menjadi sebuah perusahaan yang adaptif dan berdaya saing tinggi di tengah lingkungan yang dinamis.
Gambar 4. Peranan Sistem Informasi Sistem informasi mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis. Fungsi sistem informasi setidaknya mencakup; 1) mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance, manajemen operasi, pemasaran dan manajemen sumberdaya manusian, 2) kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada customer dan kepuasan customer, 3) sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif, 4) bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam persaingan global, 5) bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima dan 6) kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi jutaan pria dan wanita.
8
Terdapat 4 (empat) komponen utama dalam mengatur sistem informasi yaitu : 1. Teknologi yang menyediakan infrastruktur elektronik dan informasi untuk perusahaan. 2.
Pekerja informasi dalam suatu perusahaan yang menjalankan teknologi informasi untuk
mencapai tujuan perusahaan. 3. Fungsi pengembangan dan pengiriman sistem yang mendukung teknologi dan user untuk bekerjasama. 4.
Manajemen fungsi sistem informasi yaitu seluruh tanggung jawab dalam memanfaatkan
teknologi informasi untuk meningkatkan performance pekerja dan perusahaan.
2.2. Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem informasi adalah menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Penggantian atau perbaikan ini disebabkan oleh beberapa hal antara lain : 1.
Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang lama atau pada sistem
yang lama timbul ketidakberesan dan pertumbuhan organisasi. Ketidakberesan sistem lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan sehingga kebenaran data kurang terjamin. Sedangkan pertumbuhan organisasi adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data yang semakin meningkat, dan adanya perubahan prinsip baru sebagai akibat sistem lama yang tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. 2.
Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Dalam persaingan pasar yang semakin ketat,
kecepatan informasi sangat menentukan keberhasilan strategi dan rencana yang disusun untuk meraih kesempatan dan peluang pasar sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. 3.
Adanya instruksi dari pimpinan atau dari luar organisasi, misalnya dari pemerintah.
9
Pengembangan sistem informasi dapat diimplementasikan dan dikelola dengan beberapa siklus seperti yang ditunjukkan pada Gambar 5 di bawah ini (O’Brien, 2005).
Gambar 5. Siklus Pengembangan Sistem Informasi Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi. Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas : a. Perencanaan sistem b. Analisis sistem c. Perancangan sistem secara umum / konseptual d. Evaluasi dan seleksi sistem e. Perancangan sistem secara detail f. Pengembangan Perangkat Lunak dan Implementasi sistem g. Pemeliharaan / Perawatan Sistem Terdapat berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem informasi antara lain : 1. System Development Life Cycle (SDLC), yaitu pengembangan suatu sistem dimulai dari proses pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, analisis terhadap rencana sistem yang akan
10
dibuat, mendesain sistem dan mengimplementasikan sistem yang telah dibuat dan melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang dibuat. 2. Prototyping, sistem dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang erat antara analis dengan end user.Kelemahan teknik ini adalah tidak mudah untuk melaksanakan pada sistem yang relatif besar. 3.
Rapid
Application
Development,
adalah
pendekatan
pengembangan
dengan
mengikutsertakan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahan dalam pendekatan ini adalah sistem mungkin terlalu sulit dibuat dalam waktu yang tidak terlalu lama yang pada akhirnya dapat mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah. 4.
Object Oriented Analysis and Development, yaitu mengintegrasikan data dan pemrosesan
selama dalam proses desain sistem yang akan menghasilkan sistem yang kualitasnya lebih baik dan mudah di modifikasi. Pada saat ini pengembangan sistem dapat dikatagorikan ke dalam 2 (dua) pendekatan pengembangan yaitu pengembangan secara terstruktur dan pengembangan secara object oriented. Dalam pengembangan sistem tersebut perlu diperhatikan bagaimana dan apa yang dibutuhkan dalam mendesain sistem, yaitu bagaimana mendefinisikan event, usecase, dan event table sebelum memulai pengembangan sistem yang akan di pilih, lalu bagaimana menentukan things sebagai dasar dari pengembangan sistem, baru kemudian memilih pendekatan pengembangan sistem mana yang akan digunakan.
2.3. Sistem Infromasi Outsourcing Penyusunan dan pengembangan suatu sistem informasi seperti telah dikemukakan diatas akan selalu menghadapi permasalahan dan tantangan antara lain adalah siapa yang akan melakukan proses penyusunan dan pengembangan tersebut. Dalam menghadapi permasalahan tersebut perusahaan memiliki beberapa alternatif (O’Brien), yaitu : §
Merancang dan membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana
§
Perusahaan bekerjasama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses penyusunan,
§
Perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi (Outsourcing). 11
Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Outsourcing atau alih daya merupakan suatu tindakan mengalihkan suatu pekerjaan dalam suatu perusahaan untuk dikerjakan oleh pihak lain yang mempunyai kompetensi pada pekerjaan tersebut. Outsourcing IT saat ini dipandang sebagai suatu pilihan strategis manajemen dan bukan hanya sebagai suatu cara untuk memotong biaya (Pratiwi, 2005). Sistem Informasi Outsourcing merupakan pengembangan dan penerapan sistem informasi dan manajemen yang diserahkan kepada perusahaan lain yang dianggap lebih kompeten di bidang tersebut dan bukan dilakukan oleh internal perusahaan. Faktor utama yang mendorong pendekatan ini adalah efisiensi sumber daya. Menurut Reyes et al. (2005) penerapan strategi outsourcing IT mempunyai arti bahwa sumber daya fisik, baik dalam bentuk tenaga kerja, maupun sumber daya yang berkaitan dengan penerapan teknologi informasi perusahan akan disediakan dan atau dikelola olah pihak spesialis atau pihak yang ahli berasal dari eksternal perusahaan. Situasi ini dapat bersifat sementara atau justru akan bersifat permanen, dan dapat mempengaruhi secara keseluruhan atau sebagian dari sistem informasi yang diterapkan perusahaan. Tahapan yang harus dilalui oleh perusahaan pada sistem informasi secara outsourcing adalah : 1) Identifikasi kebutuhan, pemilihan dan perencanaan sistem untuk mengantisipasi agar pembelian tepat sasaran dengan perhitungan biaya. 2) Analisa sistem, untuk menentukan sistem yang cocok disusun dan dikembangkan dalam perusahaan. 3) Mengembangkan permohonan dalam suatu proposal. 4) Mengevaluasi proposal, untuk mengetahui sejak dini pembiayaan dan menyesuaikannya dengan kemampuan perusahaan dan 5) Pemilihan vendor berdasarkan identifikasi kebutuhan, analisa sistem dan permohonan proposal.
12
Pada alternatif ini Out sourcing, perusahaan dapat meminta pihak ketiga untuk melaksanakan
proses
penyusunan
dan
pengembangan
sistem
informasi,
termasuk
pelaksanaannya. Perusahaan menyerahkan pelaksanaan penyusunan dan pengembangan serta maintenance sistem informasi kepada pihak ketiga. Pada pemilihan alternatif ini biasanya perusahaan mempertimbangkan : · Masalah biaya dan kualitas sitem informasi yang akan dipergunakan · Masalah kinerja sistem informasi yang akan disusun dan dikembangkan · Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka · Penyederhanaan, perampingan dan rekayasa sistem informasi yang ditawarkan vendor · Masalah keuangan perusahaan · Budaya perusahaan, dan · Tekanan dari pelaksana sistem informasi. Menurut O’Brien, 2007 ada 10 alasan perusahaan melakukan out sourcing yaitu: 1) Mengurangi dan mengendalikan biaya operasional. Dalam penyusunan dan pengembangan outsourcing biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan biasanya lebih mahal dari yang dikeluarkan untuk pelaksanaannya. Oleh karena itu jika perusahaan tidak memahami mengenai sistem informasi akan lebih baik melakukan outsourcingdaripada melakukannya sendiri untuk memperkecil resiko kegagalannya. 2) Meningkatkan fokus perusahaan, yaitu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis intinya tanpa harus memikirkan pengembangan sistem informasi. 3) Memperoleh akses terhadap kemampuan sistem informasi yang berkembang di dunia. Biasanya perusahaan hanya fokus kepada inti bisnisnya tanpa menghiraukan sistem informasi yang telah berkembang, sehingga perusahaan tidak mengetahui sistem informasi yang cocok bagi perkebangan bisnisnya. 4) Membebaskan SDM internal untuk tujuan lain selain bisnis inti perusahaan. Dengan melakukan out sourcing, maka pekerjaan karyawan dalam inti bisnis tidak akan terganggu sehingga tidak merubah kapasitas produksi. 5) Sumberdaya yang diperlukan tidak tersedia dalam perusahaan. Tidak semua perusahaan memiliki karyawan yang selalu mengikuti perkembangan sistem informasi. 6) Mempercepat keuntungan enginering perusahaan. Dengan melakukanout sourcing maka perusahaan langsung dapat mengetahui solusi untuk pengembangan sistem informasi. 13
7) Fungsi internal sulit dimanage karena berada diluar kendali perusahaan. Hal ini merupakan salah satu kelemahan penggunaan out sourcing yang dilakukan oleh perusahaan, karena perusahaan dalam hal ini tidak ikut dalam merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi penyusunan dan pengembangan sistem. 8) Modal selalu tersedia. Biasanya penyedia jasa penyusunan dan pengembangan sistem informasi sudah tahu source apa yang dibutuhkan. 9) Berbagi resiko. Dalam hal ini resiko tidak hanya diterima oleh vendor tetapi juga perusahaan. Oleh karenanya dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi, perusahaan terlibat terutama untuk identifikasi kebutuhan perusahaan. 10) Pemasukan kas yang selalu dibawah kontrol perusahaan.
Terdapat 10 kunci sukses penggunaan Out Sourcing dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi antara lain adalah : 1.
Perusahaan harus memahami apa yang menjadi tujuan perusahaan. Hal ini diperlukan agar
penyusunan dan pengembangan sistem tidak salah sasaran sehingga tidak terkesan menghamburhamburkan anggaran. 2.
Perencanaan, visi dan misi perusahaan yang strategis.
3.
Memilih vendor yang tepat untuk mengerjakan penyusunan dan pengembangan sistem
informasi. Dalam pemilihan vendor ada beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain : ·
Komitmen dalam kualitas. Sistem informasi yang disusun oleh vendor bisa dikembangkan sesuai tujuannya, mudah dan menarik untuk dikembangkan dan dipelajari, bisa diandalkan/realibility, dapat dimaintenance/ maintenacybility, portable, mudah dipindah dan efisien.
·
Harga yang sesuai. Harga akan sangat memperngaruhi kualitas sistem informasi yang digunakan. Lebih mahal biasanya sistem lebih baik danapplicable.
·
Reputation/reference yang bisa dipertanggungjawabkan. Vendor telah mempunyai pengalaman dalam pekerjaannya minimal 3 (kali) kontrak dengan nilai baik.
4.
Pengelolaan hubungan dengan vendor yang berkelanjutan. Hubungan dengan vendor perlu
dijaga agar apabila nanti pekerjaan telah selesai dan user menemui kesulitan, perusahaan masih dapat memanggil vendor. 5.
Kontrak yang terstruktur. 14
6.
Komunikasi yang terbuka dengan pihak-pihak yang terkait dengan penyusunan dan
pengembangan sistem. Komunikasi diperlukan agar dalam penyusunan dan pengembangan sistem tidak miss using. Pihak yang terkait dalam hal ini perusahaan harus memberikan data yang benar sebagai resource dalam dalam sistem. 7.
Keterlibatan dan dukungan dari eksekutif. Eksekutif dalam hal ini pimpinan harus
mendukung sepenuhnya penyusunan dan pengembangan sistem karena pekerjaan ini memerlukan dana yang tidak sedikit. 8.
Perhatian pada masalah-masalah yang berkembang. Dalam penyusunan sistem informasi
harus memperhatikan masalah-masalah yang berkembang, agar bisa disesuaikan jangan sampai setelah sistem jadi, ternyata telah out of date. 9.
Kebijakan keuangan jangka pendek. Keuangan harus tersedia pada saat penyusunan dan
pengembangan sistem dilaksanakan. 10.
Penggunaan keahlian dari luar perusahaan. Perusahaan lebih baik menggunakan tenaga ahli
yang bergerak dalam bidang teknologi informasi dari luar perusahaan karena biasanya mereka telah mempunyai jaringan yang luas mengenai sistem informasi yang telah berkembang. Disamping kelebihan-kelebihan yang diberikan oleh outsourcing, beberapa kelemahan juga perlu diperhatikan diantaranya: 1. Sistem tidak mampu menangani permasalahan-permasalahan yang unik dalam perusahaan dan apabila ada modifikasi, belum tentu perusahaan dapat langsung memodifikasinya. Jika aplikasi yang di outsource adalah aplikasi yang strategic maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama. 2. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di outsource-kan. Perusahaan menjadi sangat tergantung pada pihak luar dalam hal ini out sourcer sehingga sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di outsource-kan karena kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu. 3. Jika kekuatan menawar ada outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali di dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya. Perusahaan dapat kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak out sourcer menjual
15
data perusahaan ke pesaing dan juga dalam memutuskan sesuatu dalam proses penyusunan dan pengembangan sistem. 4. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengopersikan aplikasi tersebut. Ada kecenderungan out sourcer untuk merahasiakan sistem yang digunakan dalam menyusun dan mengembangan sistem informasi bagi pelanggannya. 5. Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan banyak hal yang kelihatan wah sebelum kontrak ditanda tangani, namun tidak dapat direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan. 6. Kontrak jangka panjang, dimana vendor menawarkan kontrak dalam jangka waktu yang relative panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti pemutusan kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan kontrak sampai selesai. Beberapa macam pekerjaan dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi yang dapat di lakukan out sourcing antara lain adalah maintenace, training, networking, membangun sistem, konsultasi dan perekayasaan ulang, pinjam data,network administration, dan keseluruhan teknologi informasi. Secara umum, jasa outsourcing biasanya berkisar di jaringan, desktop, aplikasi perangkat lunak dan web hosting. Carrie dan Indrajit membedakan IT outsourcing ke dalam 4 bagian, yaitu: ·
Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware.
·
Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang dipakai dalam jangka waktu tertentu.
·
Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan diserahkan kepada pihak lain, dan bagian yang tidak diberikan tersebut akan dikelola oleh perusahana sendiri.
·
De Facto Insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah. Perusahaan
sistem informasi
harus yang
berhati-hati tepat.
dalam
Kesalahan
hal di
pemilihan dalam
alternatif
pemilihan
pengembangan alternatif
akan
menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia.
16
Outsourcing IT memiliki beberapa kelebihan bagi perusahaan dibanding pengelolaan IT secara insource, yaitu memberikan kesempatan untuk meningkatkan operasional dan dukungan yaitu meningkatkan produktivitas, mengurangi pengeluaran, mendapatkan akses ke teknologiteknologi baru, dan untuk meningkatkan tingkat kompetitif di pasar. Kajian lainnya juga mengungkapkan keuntungan lainnya seperti IT outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing. 2.4. Peraturan Perundangan Outsourcing Peraturan mengenai outsourcing dibuat dalam Undang-undang No.13/2003 tentang Ketenagakerjaan, khususnya Bab IX tentang Hubungan Kerja, yang didalamnya terdapat pasalpasal yang terkait langsung dengan outsourcing. Berikut dijabarkan isi dari undang-undang tersebut. Pasal 50 – 55, berisi tentang Perjanjian Kerja dan Pasal 56 – 59, berisi tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Pasal 59 (1) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu hanya dibuat untuk pekerjaan tertentu yang menurut
jenis
dan
sifat
atau
kegiatan
pekerjaannya
akan
selesai
dalam
waktu
tertentu, yaitu : 1. Pekerjaan yang sekali selesai atau yang sementara sifatnya; 2. Pekerjaan yang diperkirakan penyelesaiannya dalam waktu yang tidak terlalu lama dan paling lama 3 (tiga) tahun; 3. Pekerjaan yang bersifat musiman; 4. Pekerjaan yang berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang masih dalam percobaan atau penjajakan. (2) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu tidak dapat diadakan untuk pekerjaan yang bersifat (3)
tetap.
Perjanjian
kerja
untuk
waktu
tertentu
dapat
diperpanjang
atau
diperbaharui.
(4) Perjanjian kerja untuk waktu tertentu yang didasarkan atas jangKA waktu tertentu dapat diadakan untuk paling lama 2 (dua) tahun dan hanya boleh diperpanjang 1 (satu) kali untuk jangka waktu paling lama 1 (satu) tahun. Pasal 60 – 63, berisi tentang Perjanjian Kerja Waktu Tidak Terbatas (PKWTT) dan Pasal 64 – 66, berisi tentang Outsourcing.
17
Pasal 64 Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerja kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian penyediaan jasa pekerja/buruh yang dibuat secara tertulis. Pasal 65 (1) Penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain dilaksanakan melalui perjanjian
pemborongan
pekerjaan
yang
dibuat
secara
tertulis.
(2) Pekerjaan yang dapat diserahkan kepada perusahaan lai sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus memenuhi syarat-syarat sebaga berikut: 1. Dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama; 2. Dilakukan dengan perintah langsung atau tidak langsung dari pemberi pekerjaan; 3. Merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan; dan 4. Tidak menghambat proses produksi secara langsung (3) Perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) harus berbentuk badan hukum. (4) Perlindungan kerja dan yarat-syarat kerja bagi pekerja/buruh pada perusahaan lain sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) sekurang-kurangnya sama dengan perlindungan kerja dan syarat-syarat kerja pada perusahaan pemberi pekerjaan atau sesuai dengan peraturan perundang-undangan
yang
berlaku.
(5) Perubahan dan/atau penambahan syarat-syarat sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) diatur lebih lanjut dengan Keputusan Menteri. (6) Hubungan kerja dalam pelaksanaan pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur dalam perjanjian kerja secara tertulisa antara perusahaan lain dan pekerja/buruh yang dipekerjakan. (7) Hubungan kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (6) dapat didasarkan atas perjanjian kerja waktu tidak tertentu atau perjanjian kerja waktu tertentu apabila memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59. (8) Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3) tidak terpenuhi, maka demi hukum status hubungan kerja pekerja/buruh dengan perusahaan penerima pemborongan beralih menjadi hubungan kerja pekerja/buruh dengan perusahaan pemberi pekerjaan.
18
Pasal 66 Penyediaan jasa pekerja/buruh untuk kegiatan jasa penunjang atau kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi harus memenuhi syarat sebagai berikut: Adanya hubungan
kerja
antara
pekerja/buruh
dan
perusahaan
penyedia
jasa
pekerj/buruh;
Pasal 1 ayat 15, “Hubungan kerja adalah hubungan antara pengusaha dengan pekerja/buruh berdasarkan perjanjian kerja, yang mempunyai unsur pekerjaan, upah, dan perintah.” Pekerja dari perusahaan penyedia jasa pekerja tidak boleh digunakan oleh pemberi kerja melaksanakan kegiatan pokok atau kegiatan yang berhubungan langsung dengan proses produksi, kecuali untuk kegiatan jasa penunjang atas kegiatan yang tidak berhubungan langsung dengan proses produksi. Pada saat ini aturan mengenai pegawai outsourcing diperketat dengan Peraturan Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Permenakertrans) No. 19 Tahun 2012, khususnya PKWT pada perusahaan penyedia jasa pekerja, bahwa PKWT-nya, sekurang-kurangnya memuat: ·
jaminan kelangsungan bekerja;
·
jaminan terpenuhinya hak-hak pekerja/buruh sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan yang diperjanjikan; dan
·
jaminan perhitungan masa kerja apabila terjadi pergantian perusahaan penyedia jasa pekerja/buruh untuk menetapkan upah;
Demikian juga memuat hak-hak lainnya, seperti ·
hak atas cuti (tahunan) apabila telah memenuhi syarat masa kerja;
·
hak atas jamsostek;
·
Tunjangan Hari Raya (THR),
·
istirahat mingguan;
·
hak atas ganti-rugi (kompensasi diakhirinya hubungan kerja PKWT);
·
penyesuaian upah berdasarkan -akumulasi- masa kerja;
·
dan hak-hak lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan dan/atau perjanjian kerja (PKWT) sebelumnya.
19
BAB III PEMBAHASAN
Pada saat ini pengembangan sistem informasi secara outsourcing di Indonesia mulai berkembang dengan pesat. Beberapa perusahaan menengah ke atas melimpahkan sistem informasi kepada perusahaan spesialis teknologi informasi (vendor). Beberapa perusahaan besar memilih untuk membeli paket-paket sistem dari vendor pembuat perangkat lunak daripada membuat sendiri sistem. Penggunaan jasa outsourcing dipilih sehingga perusahaan dapat lebih fokus pada bisnis intinya karena pekerjaan terkait teknologi informasi telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan, lebih mudah memprediksi biaya yang dikeluarkan, dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Di samping itu, kondisi sumberdaya manusia yang ahli dlam bidang sistem informasi menjadi pertimbangan perusahaan lebih memilih membeli sistem yang dibutuhkan. Perusahaan yang menggunakan sistem informasi outsourcing antara lain perusahaan perbankan seperti PT. Bank BCA, PT. Bank Jabar Banten, perusahaan pengolahan minyak dan gas bumi PT. Pertamina, dan perusahaan-perusahaan lainnya . PT. Bank BCA memiliki divisi pengembangan teknologi informasi sendiri, namun Bank BCA tetap memakai jasa outsourcing sejak tahun 2001 di dalam bidang sentralisasi dan pendistribusian keperluan kantor, pengiriman rekening giro, pusat pencetakan, pendistribusian uang tunai dan pengelolaan arsip. Hal tersebut dilakukan karena dengan adanya outsourcing Bank BCA dapat bekerja lebih efisien, menyederhanakan operasinya, mempertahankan jumlah sumberdaya manusia pada tingkat yang sama dan lebih berkonsentrasi pada bisnis intinya. Walaupun menggunakan jasa outsourcing, Bank BCA tetap mempertahankan divisi pengembangan teknologi informasinya untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak luar, mempertahankan keunikan perusahaan dan demi alasan keamanan. PT. Bank Jabar Banten menggunakan jasa outsourcing di bidang sistem sumber daya manusia, program kredit skoring, dan sistem informasi debitur. Pengguna sistem diberikan pelatihan terlebih dahulu oleh pihak vendor sehingga dapat mengimplementasikan sistem yang dibuatkan. PT. Pertamina menggunakan sistem informasi yang dinamakan Enterprise Resource Planning (ERP). Sistem informasi ERP meliputi absensi pegawai, komunikasi antar pegawai,
20
transaksi perusahaan, cuti dan gaji para pegawai. Pertamina menggunakan outsourcing dalam sistem informasi ERP. Software yang digunakan adalah MySAP sebagai program ERP. MySAP digunakan karena informatif, mudah dan praktis digunakan para pegawai. PT. Pertamina melakukan pembayaran loyalti untuk berlangganan software MySAP yang dihitung berdasarkan jumlah akun setiap tahunnya yang terkait dengan aktifitas internal dan eksternal perusahaan. Di dalam sistem mySAP ada sejumlah modul standar yang terintegrasi. Modul ini beroperasi pada level informasi Operasional (Operational level) yaitu level dimana pengelolaan data dilakukan, user memasukkan data ke sistem dan report/informasi yang dihasilkan hanya dapat dilihat per modul. Lebih dari itu mySAP juga mampu menghasilkan informasi analitik yang bisa digunakan oleh para pengambil keputusan melalui modul yang dikenal dengan nama SEM (Strategic Enterprise Management) dan BI (Business Intelligence). Secara terminologi, Business Intelligence (BI) adalah sebuah teknologi, aplikasi serta kegiatan untuk mengumpulkan, mengintegrasi, menganalisa dan mempresentasikan informasi bisnis maupun informasi lainnya. Sistem BI menampung data-data historis dan data-data saat ini serta dapat juga memuat predictive views dari operasi bisnis. Menghindari ketergantungan pada MySAP, Pertamina mendirikan divisi khusus IT dengan nama Corporate Shared Service (CSS) untuk mengembangkan sistem ERP yang cocok digunakan oleh PT. Pertamina sehingga tidak harus bergantung pada MySAP. Penerapan outsourcing sistem informasi di PT. Pertamina memberikan keuntungan yaitu data perusahaan lebih terintegrasi, kegiatan bsinis perusahaan lebih terfokus, kemananan data lebih terjamin, dan mempermudah persaingan di pasar global. Pengembangan sistem informasi secara outsourcing tidak hanya dimanfaatkan oleh perusahaan besar, namun hal ini juga diadopsi oleh perusahaan kecil karena tidak mempunyai sumberdaya manusia dan anggaran yang cukup untuk menjalankan sistem informasinya sendiri. Pengembangan IT outsourcing pada Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) dilakukan dalam bidang administrasi, desain produk, pemasaran, dan sedikit untuk proses produksi. Umumnya UMKM tidak memiliki anggaran untuk mendukung model klasik IT. Oleh karena itu UMKM mempekerjakan karyawan outsourcing sebagai konsultan IT untuk menangani berbagai masalah IT yang dihadapi. Tantangan para IT outsourcing pada UMKM adalah harus mampu menyesuaikan situasi ekonomi UMKM. UMKM menggunakan jasa outsourcing untuk IT agar
21
dapat menghemat biaya, memastikan akses yang tepat waktu, dan memaksimalkan nilai bisnis ke dalam pasar. Seiring dengan berkembangnya sistem informasi secara outsourcing, muncul perusahaanperusahaan yang khusus bergerak dalam bidang jasa outsourcing seperti PT. Brightstars. Brightstars merupakan perusahaan media digital yang mengakomodasi kebutuhan perusahaan tentang kampanye digital. Brightstars memiliki strategi digital terpadu untuk menjangkau pelanggan dan menganalisis kebutuhan pelanggan. Perusahaan tersebut melakukan proses bisnis outsourcing di bidang strategi kampanye, social media brand activation, website & pengembangan mobile site, pengembangan aplikasi mobile, pengembangan aplikasi online, serta e-CRM & point of integrasi penjualan. Jasa outsourcing Brightstars digunakan oleh perusahaan asuransi seperti Manulife, Permata Me, AXA Mandiri General, AXA Mandiri Life, perusahaan minuman Kratingdaeng, perusahaan retail Hypermart, perusahaan makanan Kacang Garuda, hingga perusahaan kosmetik seperti Cussons Extreme Deodorant dan Rexona Men.
Gambar 6. Perusahaan Outsourcing Brightstars Perusahaan pengguna jasa Brightstars menggunakan jasa IT outsourcing untuk pembuatan website, aplikasi di handphone, facebook, kampanye lomba, dan promosi lainnya. Website yang dibuat menyediakan informasi bagi para stakeholders seperti laporan keuangan, pengumuman, jenis produk dan berbagai fitur yang ditawarkan. Website yang dibuat juga digunakan untuk merekrut pegawai baru. Brightstars menggunakan sistem kontrak sebagai 22
pengikat tanggung jawab jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan selama masa pengembangan. Brightstars juga menyediakan akses khusus untuk perusahaan pengguna jasanya agar mudah melakukan pengendalian terhadap kinerja mereka. Perusahaan outsourcing lainnya adalah PT. Infomedia Nusantara, perusahaan tersebut melakukan proses bisnis outsourcing di bidang CRMS, manajemen sumber daya manusia, analisis data, dan servis operasi. Jasa PT. Infomedia Nusantara dapat dipesan dengan mudah melalui e-mail, website, sms maupun gerai di kota terdekat.
23
KESIMPULAN
Sistem informasi secara outsourcing di Indonesia saat ini telah diadopsi oleh beberapa perusahaan besar maupun kecil. Perkembangan yang pesat dikarenakan penggunaan outsourcing di bidang sistem informasi sangat bermanfaat bagi perusahaan untuk dapat fokus pada bisnis inti perusahaan, menghemat biaya, serta dapat memperbaiki proses bisni internal. Namun terdapat kelemahan dalam penggunaan outsourcing oleh perusahaan yaitu ketergantungan terhadap vendor, membutuhkan biaya tinggi apabila menggunakan software khusus, dan dapat menimbulkan kebocoran internal perusahaan.
24
DAFTAR PUSTAKA
Bank BCA. 2014. About BCA. http://www.bca.co.id diakses 30 September 2014 18:00. Bank BJB. 2014. Corporate Website. http://www.bankbjb.co.id diakses 30 September 2014 18:00. Brightstars. 2014. What We Have Done. http://www.brightstars.co.id diakses 30 September 2014 18:00. Infomedia. 2014. Services. http://www.infomedia.co.id diakses 30 September 2014 18:00. Jogiyanto, Hartono. 2005. Analisa dan Design Sistem Informasi. Yogyakarta. Andi. O’Brien, James A. 2005. Introduction to Information Systems. 12th edition. McGraw-Hill, Northern Arizona. O’Brien, James A. 2007.Management Information Systems - 10th edition.Palgrave, Basingstoke. O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Introduction to Information System 15th ed. Mc GrawHill Companies, Inc: New York. Pratiwi Mileniawati. 2005. “Beberapa Alasan Mengapa Perusahaan Melakukan Outsourcing dalam Teknologi Informasi.” http://www.sony-ak.com/articles/5/it_outsourcing.php diunduh 30 September 2014 18:00. Pertamina. 2014. Our Business. http://www.pertamina.com/our-business diakses 30 September 2014 18.00. Reyes, G., Jose, G., Juan, L. 2005. Information Systems Outsourcing success Factors: A Review and Some Results. Information Management & Computer Security. Vol. 13 No. 5: 399418
25
