TUGAS MAKALAH MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“MEMILIH ANTARA OUTSOURCING ATAU INSOURCING TEKNOLOGI INFORMASI DI PERUSAHAAN”
DOSEN Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc (CS)
Disusun Oleh: ARDI VIRYAWAN P056131602.E47 ANGKATAN E-47
2014
1
DAFTAR ISI Bab I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang………………………………………………………………3 1.2 Permasalahan…………………………………………………….…………3 Bab II Tinjauan Pustaka 2.1 Definisi Outsourcing……………………………………………….………..….5 2.2 Jenis-Jenis Outsourcing…………..……………………………......................5 2.3 TI Outsourcing……………………..……………………………………………6 2.4 Kelebihan Outsourcing di bidang TI…………..………………………..…….7 2.5 Kekurangan Outsourcing TI…………………………………………………11 2.6 Definisi Insourcing………………………………………………....................12 2.7 Kelebihan dan Kelemahan Insourcing…………………………………….12 Bab III Pembahasan 3.1 Outsourcing di Indonesia…………………………………………………....14 3.2 Pro dan Kontra Outsourcing di Indonesia…………………………..……..14 3.3 Solusi dengan Menggunakan Outsourcing……………………………..16 3.4 Solusi dengan Tetap Menggunakan Insourcing……………………...….17 Bab IV Kesimpulan Kesimpulan…………………………………………………………………....…..20 Daftar Pustaka……………………………………………………………….........21
2
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Penyediaan dan pengelolaan Teknologi Informasi (TI) di suatu organisasi atau perusahaan dapat dilakukan melalui dua cara yaitu outsourcing dan insourcing. Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing dalam implementasinya tergantung kebutuhan dan sumberdaya yang dimiliki perusahaan. Meskipun demikian, tujuan yang ingin dicapai tetap satu yaitu peningkatan kinerja perusahaan melalui pengelolaan tenaga kerja yang efektif dan efisien dengan tetap berfokus pada bisnis inti. Hal ini tidak terlepas dari penggunaan tenaga kerja yang ada. Kecenderungan saat ini perusahaan berusaha agar tenaga kerja inti yang ada di lingkungan organisasi tersebut fokus untuk menangani pekerjaan yang menjadi bisnis inti (core business). Hal ini menyebabkan pekerjaan yang sifatnya penunjang untuk diserahkan kepada pihak lain. Hal inilah yang disebut dengan outsourcing. 1.2. Permasalahan Dalam sebagian besar lingkungan bisnis, sudah menjadi rahasia umum bahwa perbandingan objektif antara pengelolaan TI secara internal dan layanan outsourcing TI akan mengungkapkan perbedaan yang signifikan dari segi keuntungan biaya, kehandalan, kualitas, kecepatan, dan fleksibilitas. Outsourcing TI memiliki beberapa kelebihan bagi perusahaan dibanding pengelolaan TI secara insourcing, yaitu memberikan kesempatan untuk meningkatkan operasional dan dukungan; meningkatkan produktivitas; mengurangi pengeluaran, mendapatkan akses ke teknologi-teknologi baru, dan untuk meningkatkan tingkat kompetitif di pasar. Kajian lainnya juga mengungkapkan keuntungan lainnya seperti TI outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing.
3
Salah satu perhatian dalam TI outsourcing adalah pemilihan mitra kerja yang sesuai, memahami kompleksitas keputusan outsourcing dan memiliki terbukti pendekatan untuk membantu perusahaan mencapai berbagai manfaat bisnis dimungkinkan oleh outsourcing. Dengan kecenderungan perusahaan untuk melakukan outsourcing, apakah outsourcing di bidang sistem informasi tepat dilakukan mengingat resiko yang dihadapi ? Dan apakah ada solusi lain selain outsourcing yang lebih tepat untuk pengembangan sistem dan teknologi informasi ?
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Definisi Outsourcing Terdapat berbagai definisi mengenai outsourcing saat ini. Definisi outsourcing menurut Suwondo (2003) yang dikutip oleh Dani (2010) adalah “pendelegasian operasi dan manajemen operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (pihak perusahaan outsourcing).”. Sedangkan menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) yang kembali dikutip oleh Dani (2010) definisi outsourcing adalah “penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan berkelas dunia”. Sedangkan definisi lain menurut Pfannenstein dan Tsai (2004) yang dikutip oleh Diah (2008) outsourcing adalah “memindahkan pekerjaan suatu perusahaan kepada pihak lain dalam waktu yang tertentu”. Dari semua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa dengan melakukan outsourcing maka terdapat pekerjaan yang diserahkan kepada pihak lain dalam jangka waktu tertentu. Umumnya pekerjaan yang di-outsourcing-kan adalah pekerjaan yang sifatnya sebagai penunjang. Tujuannya adalah untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan tenaga kerja internal organisasi dapat fokus untuk melaksanakan pekerjaan intinya (core business). Menurut Dani, (2010) outsourcing mempengaruhi suatu organisasi secara keseluruhan dalam hal bentuk organisasi, pekerja, cara operasional, serta cara pengukuran. 2.2 Jenis-Jenis Outsourcing Dari berbagai definisi diatas dapat disimpulkan mengenai jenis-jenis outsourcing. Menurut Tauban (2007) yang dikutip oleh Mia jenis-jenis outsourcing terdiri dari :
Total Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab sepenuhnya pada layanan tertentu dalam perusahaan, dalam bidang TI, vendor menyediakan personel, hardware dan software.
5
Selective Outsourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada bagian tertentu pada layanan tertentu dalam perusahaan, disesuaikan dengan bidang keahlian vendor. Misalnya SAP menyediakan software dan IBM menyediakan hardware.
De facto sourcing, yaitu penyerahan tanggung jawab pada pihak luar dikarenakan adanya latar belakang sejarah atau politik, dibandingkan dengan hasil evaluasi objektif. Misalnya dikarenakan salah seorang eksekutif memiliki perusahaan TI diluar jabatannya, maka perusahaan diarahkan untuk melakukan outsource pada perusahaan TI miliknya.
2.3 TI Outsourcing Penggunaan teknologi informasi (TI) di dalam suatu organisasi untuk mendukung proses bisnis saat ini tidak dapat lagi dikesampingkan. Penerapan sistem informasi dalam organisasi tidak hanya bertujuan untuk peningkatan efektivitas dan efisiensi saja, namun juga sebagai enabler dan sebagai competitive advantage organisasi. Namun untuk mengimplementasikan teknologi dan sistem informasi yang tepat bagi suatu organisasi bukanlah hal yang mudah. Organisasi harus memperhatikan dengan seksama aspek pembiayaan dan sumber daya yang dimilikinya. Karena bukannya tidak mungkin jika organisasi salah melakukan pengelolaannya maka yang didapat adalah kegagalan implementasi dan pemborosan biaya. Pengembangan sistem informasi juga tidak terlepas dari outsourcing. Terdapat berbagai definisi outsourcing yang berkaitan dengan TI. Dibawah ini adalah berbagai definisi outsourcing yang berkaitan dengan TI yang dikutip oleh Diah (2008) dari berbagai sumber : 1.
TI outsourcing adalah mensubkontrakkan sebuah fungsi IT dari suatu perusahaan pada vendor eksternal (Khsetri,2007)
2.
TI outsourcing berkembang menjadi IS outsourcing. Definisi IS outsourcing adalah “pemberian tanggung jawab kepada pihak ketiga berhubungan dengan seluruh atau beberapa komponen spesifik (fisik maupun sumber daya manusia) dalam IT infrastruktur organisasi” (Menachemi, Burkhardt, Shewchuk, Burke, dan Brooks, 2007) 6
TI outsourcing didefinisikan sebagai “kontrak jangka panjang dimana satu
3.
atau lebih service provider ditugaskan untuk bertanggung jawab mengatur satu atau lebih operasi dan infrastruktur IS klien” (Chang, 2007). 4.
“Offshore outsourcing” adalah pekerjaan outsourcing pada vendor yang berlokasi di benua yang berbeda dengan klien (Rottman dan Lacity, 2007).
5.
Konsep BPO merupakan perkembangan dari IS outsourcing. Perbedaan antara BPO dan IS outsourcing adalah pada kasus BPO, provider melakukan kontrol pada keseluruhan baik proses bisnis, sumber daya manusia, dan teknologi (Menachemi et al., 2007).
6.
Business process outsourcing (BPO) didefinisikan sebagai perluasan TI outsourcing, dimana dalam BPO pihak ketiga bertanggung jawab dalam melaksanakan beberapa proses bisnis (misal: call center) (Willcocks et al., 2006; Penter dan Graham, 2007).
7.
Offshore software development dalam dunia TI sering dideskripsikan sebagai outsourcing pembuatan software dan layanan teknis kepada kontraktor atau fasilitas yang dimiliki sendiri yang berlokasi di negara dengan standar gaji lebih rendah (Thoms, 2004).
2.4 Kelebihan Outsourcing di bidang TI Kelebihan outsourcing di bidang TI yang dijabarkan oleh Verizon, salah satu outsourcing IT Internasional adalah berikut ini : 1.
Pendayagunaan tim IT internal secara lebih baik Biasanya, dukungan sumber daya IT dibagi antara dua tujuan, yaitu pengembangan sistem informasi yang sesuai dengan pasar dan efiesnsi operasional.
Dengan
outsourcing,
manajemen
dapat
berfokus
pada
pengembangan sistem yang sesuai pasar tanpa harus memikirkan pelaksanaan kegiatan operasional. Pelaksanaan operasional seperti memperbarui dari server 7
load balancing, sistem pemantauan dan tuning, perencanaan kapasitas, membantu operasi meja, dan fungsi-fungsi TI lainnya rutin dapat diserahkan kepada outsourcing yang berkualitas. Singkatnya, perusahaan bebas untuk berkonsentrasi pada bisnis inti, dan penyedia outsource dapat berkonsentrasi pada bisnis intinya, yaitu support sistem operasional sehari-hari. 2. Mengurangi overhead TI Dengan outsourcing, perusahaan dapat mengurangi atau menghilangkan biaya administrasi sistem dan jaringan, serta tambahan sistemik dan proses dukungan sehingga perusahaan dapat melakukan investasi yang lebih besar dalam bisnis inti seperti akuisisi pelanggan, hubungan manajemen, manufaktur atau kegiatan distribusi. Sebuah penelitian oleh IDC tentang outsourcing baru-baru ini menunjukkan bahwa 12 perusahaan yang disurvei menyadari bisnis dapat bergerak lebih baik dengan mengurangi biaya TI fasilitas sebagai lantai-ruang, pemanas dan pendingin udara, konsumsi listrik, penggunaan UPS, pencegah kebakaran, pengarsipan, dan manajemen fasilitas. 3.
Mengurangi pengeluaran modal Outsourcing operasi TI dapat membiayai atau tingkat investasi modal tradisional di infrastruktur dan migrasi teknologi selanjutnya dapat dibiayai untuk keperluan operasi. Sebagai manfaat tambahan, Anda dapat membayar biaya operasi ini pada transaksi per dasar. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur variasi pengeluaran sesuai dengan permintaan atau disesuaikan dengan kebutuhan pasar.
4.
Peningkatan kinerja dan kehandalan TI Pengurangan bahkan eliminasi kesalahan operasional dan inefisiensi adalah salah satu keuntungan yang paling penting dari outsourcing. Penyedia Outsourcing mempekerjakan staf berpengalaman yang mematuhi persyaratan yang ketat dan terdokumentasi dengan baik dalam buku panduan. Penyedia Outsource melakukan investasi pada SDM, teknologi, dan proses yang 8
memungkinkan tingkat layanan
dan
kualitas yang jika
dilakukan oleh
perusahaansecara mandiri akan sulit dilakukan karena tingginya investasi. 5.
Keunggulan teknologi dari pesaing Outsourcing menyediakan tidak hanya pada best practice , tetapi juga untuk best practice
yang
sedang
berkembang
secepat
best
practice
tersebut
dikembangkan. Pada era globalisasi strategi bisnis kerapkali dihubungkan dengan perkembangan teknologi sehingga akses awal untuk kemampuan TI baru
dapat
menjadi
keuntungan
yang
berbeda
dalam
persaingan
memperebutkan pasar. 6.
Kontingensi dan kontinuitas Bisnis Permasalahan utama dalam pengelolan IT secara insource adalah penyedia beroperasi dalam fasilitas dengan pasokan listrik yang berlebihan, alternatif sambungan telekomunikasi, dan kelebihan kemampuan prosesing. Pada tahapan tertentu hal tersebut dapat menyebabkan pemborosan Dengan outsource masalah-masalah tersebut dapat teratasi. Selain itu outsource dapat menyediakan system yang melanjutkan operasi bahkan setelah kesalahan besar atau system kegagalan. Banyak outsource juga memelihara situs pemulihan bencana yang mereka dapat pindah ke dalam waktu singkat tanpa harus fasilitas utama terpengaruh oleh suatu gangguan. (sumber : Verizon Information Technology)
Dari riset yang dilakukan Divisi Riset PPM Manajemen terlihat penerapan outsourcing di Indonesia sudah begitu tinggi. Hal ini tidak terlepas dari keuntungan yang didapat dari penerapan outsourcing tersebut. Berikut ini akan dijelaskan mengenai kelebihan penerapan outsourcing yang berkaitan dengan TI yaitu: 1. Perusahaan dapat berkonsentrasi untuk menjalankan core bisnisnya, bersamaan waktunya dengan proses instalasi sistem informasi.
9
2. Aplikasi sistem informasi yang dibangun dapat sesuai dengan harapan manajemen
perusahaan,
bahkan
dapat
menjadi
competitive
advantage
dibandingkan dengan perusahaan lain dengan kemampuan vendor untuk membangun sistem dengan teknologi terbaru disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. 3. Perusahaan tidak perlu melakukan investasi yang mahal di bidang teknologi untuk mengembangkan sistem informasi perusahaannya. Pembangunan SI dapat diserahkan kepada vendor yang mempunyai core competence di bidang IT dan mempunyai pengetahuan dan pengalaman di bidangnya. Hal tersebut juga menghindarkan resiko perusahaan untuk mengeluarkan biaya tambahan karena kegagalan implementasi SI. 4. Jaminan mutu kualitas dari hasil aplikasi sistem informasi yang dibangun oleh vendor yang berpengalaman. Bahkan hal ini diperkuat oleh alasan O’Brian (2007) yang kembali dikutip oleh Dessy dalam blognya. Berikut beberapa kelebihan dari outsourcing di bidang TI : 1. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasional. Pemilihan outsourcing memang membutuhkan biaya yang mahal pada awal kontraknya, tetapi pertimbangan resiko yang akan ditanggung oleh perusahaan lebih kecil dibandingkan dengan membangun sendiri dengan kemampuan kurang akan mengakibatkan permasalahan di kemudian hari dan berdampak pada segi pembiayaan perusahaan. 2. Meningkatkan fokus perusahaan pada kegiatan utama usahanya tanpa dibebani permasalahan pengembangan sistem informasi. 3. Mendapatkan akses terhadap sistem informasi premium atau kelas dunia bagi penerapan sistem informasi di perusahaannya. 4. Sumber daya manusia dalam perusahaan dapat lebih fokus melakukan pekerjaan
pada
pengembangan
kegiatan
utama
perusahaan
tanpa
sistem informasi.
Tentu saja
hal ini
dibebani
kegiatan
diharapkan
akan
meningkatkan produktifitas perusahaan.
10
5. Memberi jalan keluar terhadap permasalahan ketidaktersediaan sumber daya dari perusahaan yang ahli dalam pengembangan sistem informasi, sehingga dapat mengurangi resiko salah penerapan sistem informasi. 6. Menunjang akselerasi tujuan perusahaan untuk mempercepat mendapatkan keuntungan/ benefit dengan penerapan sistem informasi yang sesuai. 7. Menghindarkan dari kendali internal mengenai tidak berfungsinya sistem informasi karena penerapan sistem informasi yang salah atau gagal. 8. Peningkatan benefit perusahaan akan menyebabkan perusahaan dapat meningkatkan pertumbuhan modal usaha. 9. Berbagi resiko terhadap implementasi sistem informasi antara perusahaan dan vendor. Kesalahan implementasi tidak ditanggung penuh oleh perusahaan saja, oleh karena itu dibutuhkan kerjasama yang baik dalam proses perencanaan sistem informasi antara perusahaan dan vendor. 10. Perusahaan dapat mengontrol pemasukan dan pengeluaran kas dengan bantuan sistem informasi yang tepat. 2.5 Kekurangan Outsourcing TI Dengan banyaknya keuntungan dari penerapan outsourcing di bidang TI, namun bukan berarti outsouring TI tidak mepunyai kekurangan atau kelemahan. Berikut ini dijelaskan mengenai kekurangan dari outsourcing dibidang TI: 1. Pelanggaran kontrak kerja oleh vendor lebih banyak akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Misalnya hasil aplikasi tidak sesuai dengan harapan perusahaan menimbulkan kerugian biaya dan waktu. 2. Perusahaan akan kehilangan kontrol terhadap aplikasi sistem informasi yang dibangun oleh vendor apabila terjadi ganguan pada sistem informasi yang sangat penting bagi perusahaan. Penanganan gangguan yang hanya dapat diperbaiki oleh vendor mengakibatkan ketergantungan bagi perusahaan. 3. Perusahaan lain dapat meniru sistem informasi yang dikembangkan oleh vendor yang sama.
11
2.6 Definisi Insourcing Kebalikan dari outsourcing adalah insourcing. Umumnya pekerja akan lebih memilih model ini karena dianggap lebih berpihak kepada mereka. Insourcing adalah suatu usaha pengembangan SI dan TI dalam perusahaan yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan dengan membentuk divisi khusus yang berkompeten di bidangnya. Insourcing merupakan model pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh para pekerja di suatu area fungsional dalam organisasi (misalnya Akunting, Keuangan, dan produksi) dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informasi atau tanpa sama sekali. Model ini dikenal juga dengan istilah end-user computing atau end-user development. 2.7 Kelebihan dan Kelemahan Insourcing Seperti halnya dengan outsourcing, insourcing juga memiliki kelebihan dan kelemahan. Insourcing mempunyai kelebihan dan kekurangan seperti yang terlihat di tabel bawah ini :
Tabel 1 Perbandingan Kelebihan dan Kekurangan Insourcing Kelebihan Insourcing
Kelemahan Insourcing
Requirement dapat dipahami secara jelas. Keterbatasan kemampuan
jumlah SDM
dan
yang
tingkat menguasai
teknologi informasi mungkin tidak mencukupi untuk membangun sistem yang sesuai. Penerapan software/hardware relative lebih Tidak ada batasan biaya dan waktu yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
jelas,
karena
tidak
ada
target.
Dan
kalaupun ada target, tidak ada punishment yang jelas ketika target tidak tercapai.
12
Kelebihan Insourcing Mengedepankan menentukan
Kelemahan Insourcing
peran tujuan
user dan
dalam Minimnya dokumentasi, karena dikerjakan sasaran oleh personel intern.
pengembangan infrastruktur sistem, Meningkatkan partisipasi user dan rasa Kebocoran data mungkin dapat terjadi, memiliki
pada
infrastruktur
yang dikarenakan
dikembangkan.
tidak
ada
reward
dan
punishment yang jelas khususnya kepada karyawan yang menangani proyek SI.
Relatif
mempercepat
tahapan Pengembangan
sistem
dengan
teknik
pengembangan karena knowledge transfer SDLC cenderung lambat dan mahal. yang lebih mudah. Respon yang cepat ketika terjadi asalah Resiko dalam sistem.
kerusakan
software/hardware
ditanggung oleh perusahaan, begitu juga dengan peralatan yang sudah lanjut usia.
Keamanan data relatif terjamin.
Perubahan kultur perusahaan relatif lebih sulit dilakukan jika diatur oleh karyawannya sendiri.
Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang bersifat kompleks Pengambilan keputusan dapat dikendalikan oleh perusahaan, tanpa intervensi dari pihak luar.
13
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Outsourcing di Indonesia Menurut riset yang dilakukan Divisi Riset PPM Manajemen (Agustus, 2008) terlihat bahwa dari 44 perusahaan yang diriset hampir seluruh perusahaan baik dari industri perbankan, industri alat berat, industri farmasi, industri telekomunikasi, industri kertas, industri jasa pendidikan, industri pengelolaan karet & plastik dan industri makananminuman telah menggunakan outsource dalam perusahaannya termasuk dalam hal pengembangan sistem informasinya. Hasil riset dapat dilihat pada gambar 1 dibawah.
Gambar 1. Perusahaan Yang Menggunakan Outsource Berdasarkan Jenis Industri Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008 3.2 Pro dan Kontra Outsourcing di Indonesia Penerapan outsourcing di Indonesia tidak terlepas dari pro dan kontra. Umumnya dari sisi pekerja yang tidak setuju dengan penerapan outsourcing. Berikut ini perbandingan
14
antara yang pro dan kontra yang dikutip dari berbagai sumber oleh Divisi Riset Manajemen PPM. Tabel 1 Pro dan Kontra Terhadap Outsourcing Pro Outsourcing
Kontra Outsourcing
- Business owner bisa fokus
- Ketidakpastian status ketenagakerjaan dan
pada core business.
ancaman PHK bagi tenaga kerja. (Sumber: http://www.hukumonline.com)
- Cost reduction. -
Biaya
investasi
berubah
- Perbedaan perlakuan Compensation and Benefit antara karyawan internal dengan
menjadi biaya belanja.
karyawan outsource. (Sumber: “Outsourcing, -
Tidak dengan
lagi oleh
dipusingkan turn
over
Pro
dan
Kontra”
http://recruitmentindonesia.wordpress.com)
tenaga kerja. - Career Path di outsourcing seringkali kurang - Bagian dari modenisasi dunia usaha (Sumber : Pekerjaan Waktu
Tertentu
dan
“Outsourcing, http://www.sinarharapan.co. id)
terencana
dan
“Outsourcing,
terarah. Pro
(Sumber:
dan
Kontra”
http://recruitmentindonesia.wordpress.com) - Perusahaan pengguna jasa sangat mungkin memutuskan hubungan kerjasama dengan outsourcing
provider
dan
mengakibatkan
ketidakjelasan status kerja buruh. (Sumber: “Outsourcing,
Pro
dan
Kontra”
http://recruitmentindonesia.wordpress.com) - Eksploitasi manusia (Sumber : Pekerjaan Waktu
Tertentu
dan
“Outsourcing,
www.sinarharapan.co.id)
15
3.3 Solusi dengan Menggunakan Outsourcing Penerapan outsourcing dalam pengembangan sistem dan teknologi informasi oleh perusahaan tetap masih tepat. Namun perusahaan perlu memperhatikan hal-hal terkait dengan kesuksesan dalam penerapan outsourcing TI. Sparrow, 2003 menyatakan bahwa untuk mendapatkan keberhasilan dalam outsourcing IT, maka hal-hal yang harus dilakukan adalah :
Menentukan tujuan; tujuan utama-pengurangan biaya; beberapa tujuan – value for money dan pengembangan teknologi; manajemen krisis- untuk mengatasi kesulitan keuangan
Memahami tujuan dari para stakeholder
Menganalisa tujuan yang telah ditentukan
Menyeleksi vendor outsource
Benchmarking
Perbaikan internal; staff, system, proses, etc
Menentukan servis yang diinginkan dari vendor outsource
Analisa business case
Mentransfer staff
Manajemen outsourcing (pengelolaan outsourcing, pengukuran keberhasilan, pembatasan dan alokasi resiko serta pengontrolan)
Dan dalam menentukan vendor hendaknya memperhatikan kriteria-kriteria berikut a. Pemahaman terhadap kebutuhan bisnis klien b. Pengalaman dan kompetensi sumber daya manusia c. Adanya business case yang jelas d. Adanya perjanjian service level yang jelas e. Reputasi dan komitmen perusahaan outsourcer,
mengingat kontrak IT
outsourcing biasanya dilakukan untuk jangka panjang.
16
3.4 Solusi dengan Tetap Menggunakan Insourcing Berbeda dengan outsourcing yang menyerahkan pengelolaan IT sepenuhnya pada pihak ketiga, perusahaan yang menggunakan sistem insourcing akan merancang atau membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi. Sebagai contoh, ketika divisi finance membutuhkan sistem ICT untuk di aplikasikan di dalam divisinya, pihak divisi IT pada perusahaan yang sama akan membuatkan sistem tersebut untuk divisi finance. Peursahaan akan menggunakan sistem ini jika memiliki sumberdaya yang memadai dan menginginkan pengawasan yang lebih terkontrol dibandingkan dengan outsouce ke pihak lain. Insourcing juga dapat diartikan sebagai transfer pekerjaan dari satu perusahaan ke perusahaan lain yang masih berada di dalam satu negara. Tren insourcing mulai terjadi pada tahun 2006 dimana terjadi kekecewaan suatu organisasi atau perusahaan terhadap sistem outsourcing. Mereka dapat melakukan service kepada konsumen lebih baik dan dapat melakukan pengontrolan yang lebih baik dengan insourcing. Berdasarkan studi terbaru, perusahaan-perusahaan di Amerika dan Inggris lebih banyak menggunakan sisteminsourcing dibandingkan dengan outsourcing. Berikut ini adalah 4 pola dasar dari pada insourcing (www.accessmylibrary.com) : 1. Adanya permintaan dari eksekutif senior untuk memotong biaya kepada internal manager IT. Kemudian, pihak IT manager mempersiapkan suatu team yang akan mempersiapkan penawaran data yang kuat dalam cara mengurangi biaya.termasuk
konsolidasi
data
utama.
Departemen
internal
IT
akan
memutuskan tawaran dan mengkonsolidasi data center, menginstal automation di dalam tape library, mengatur ulang work flows, menstadarisasikan perangkat lunak, mengadakan system chargeback baru yang mengurangi permintaan user yang terlalu banyak. 2. Pihak IT Manager memutuskan kontrak outsourcing yang banyak memiliki kekurangan dan membangun internal IT di dalam perusahaannya. Oleh karena itu, pihak IT senior membangun suatu internal IT departemen memiliki kegiatan antara lain, membeli mesin yang baru, membeli paket software, memperkerjakan analyst programmer dari pihak vendor outsource. Sehingga pihak pengguna 17
senang dengan pelayanan yang ada, dan biaya IT lebih rendah daripada nilai kontrak yang pernah ada. 3. Pihak IT Manager harus mempertahankan untuk melakukan insourcing ketika hasil audit pihak outsourcing menunjukkan adanya kekurangan layanan pada area aplikasi dan mengarah kepada penyimpanan aplikasi yang besar. 4. Eksekutif senior mengindentifikasi insourcing tidak mengurangi biaya IT yang signifikan
tetapi
keputusan
untuk
mengambil
langkah insourcing masih
dipertimbangkan berhasil karena legitimasi perusahaan lebih jauh ke internal sourcing. Tabel berikut ini akan menjabarkan beberapa kelebihan dan kekurangan aplikasi IT insourcing di perusahaan.
Tabel 2. Kelebihan dan Kekurangan IT Insourcing
1.
Kelebihan Sistem dapat diatur sesuai dengan
1.
kebutuhan perusahaan 2.
Proses pengembangan sistem dapat lebih mudah dikelola dan dikontrol
3.
Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif.
4.
2.
Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan
5.
3.
Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera dilakukan perbaikan untuk
4.
menyempurnakan sistem tersebut 6.
Dokumentasi sistem lebih lengkap
7.
Mudah dimodifikasi dan di-maintain karena 5.
Kekurangan Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date) Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka Kurangnya tenaga ahli (expert) di 18
dilakukan oleh karyawan internl perusahaan 8.
Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut
9.
bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan 6. Kemungkinan program mengandung bug sangat besar
keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan
10. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada
19
BAB IV KESIMPULAN
1. Kesimpulan Perusahaan yang ingin menerapkan outsourcing dalam bidang TI tetap masih layak digunakan. Mengingat resiko yang dihadapi dalam outsourcing TI lebih tinggi dibanding dengan outsourcing bidang lain maka perusahaan perlu memperhatikan beberapa kriteria kesuksesan dalam hal itu, termasuk dalam pemilihan vendor yang tepat. Pelaksanaan outsourcing TI, secara umum merupakan pilihan yang baik. Terlepas dari pendapat tentang pelaksanaan outsourcing itu sendiri. Akan tetapi, jika dilihat dari sisi fokus bisnis dan akses terhadap teknologi terbaru dan best practice-nya, maka penerapan outsourcing adalah solusi terbaik dari pengembangan sistem informasi. Penggunaan outsourcing juga bukan pilihan yang bebas resiko. Ketika menggunakan outsourcing maka secara tidak langsung perusahaan harus bersiap dengan kemungkinan pengendalian sistem yang dialihkan serta pemilihan vendor outsource yang memiliki kapabilitas dan kompetensi yang memadai. Namun apabila perusahaan menerapkan insourcing dalam pengelolaan TI masih dilakukan dengan mempertimbangkan berbagai hal yang pada akhirnya bermuara pada tercapainya tujuan perusahaan.
20
Daftar Pustaka Oetomo, Budi S.D. 2002. Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta O’Brien, JA . Marakas, george. 2009. Management Information sistem. Ninth edition. Mc Graw Hill. Inc Boston Margarani Muhammad Iqbal. http://margani.blogstudent.mb.ipb.ac.id/ Dani Firmansyah. Pertimbangan Penerapan Insourcing / Outsourcing Sistem dan Teknologi Informasi Dalam Perusahaan Dessy.
http://dessysetyawati.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/penerapan-
outsourcing-pada-sistem-informasi-di-indonesia/ Diah, 2008. Studi pada Information sharing dalam offshore IT outsourcing (Studi kasus pada tiga perusahaan vendor IT di indonesia) Mia Widhi Astuti. Pengembangan Sistem Informasi Menggunakan Insourcing, Outsourcing PPM Riset Manajemen Outsourcing Mygreenworld.
http://mygreenworld.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/outsourcing-
management-on-information-system/# Faisalansyari's Blog Just another WordPress.com weblog http://enterpriseinnovation.net/article/benefits-it-insourcing http://ulyaanisatur.blogspot.com/2013/02/outsourcing-insourcing-dan-cosourcing.html, Situs Wikipedia, http://en.wikipedia.org
21
