PEMILIHAN OUTSOURCING – INSOURCING – CO SOURCING DALAM PERUSAHAAN Oleh : Siti Jamillah
Perusahaan harus mampu beradaptasi dengan cepat terhadap
perubahan-
perubahan yang terjadi seperti perubahan pasar, perkembangan teknologi yang cepat, masuknya pesaing – pesaing baru, preferensi dan kebutuhan konsumen, pertumbuhan organisasi dan strategi yang diterapkan saat ini oleh perusahaan terkadang tidak berjalan baik sehingga harus dikembangkan ide dan strategi baru salah taunya adalah system informasi. Proses bisnis saat ini tidak bisa dilepaskan dari peranan system informasi, bahkan SI sudah menjadi bagian dari strategi perusahaan untuk mendukung keunggulan kompetitif dan meningkatkan daya saing perusahaan. Teknologi informasi saat ini berperan penting dalam strategi organisasi sehingga banyak organisasi yang menggantungkan kesuksesannya pada teknologi informasi yang dimiliki. Dukungan sistem informasi yang baik, memberikan manfaat bagi perusahaan seperti efesiensi kegiatan operasi sehari hari, peningkatan produktivitas dan pengurangan biaya. Pengadaan system informasi merupakan tahap kritis pada siklus sistem informasi, karena memerlukan waktu lama, biaya tinggi & sumber daya besar. Kesalahan pada tahap ini mengakibatkan system gagal, tidak tepat waktu, dan biaya melebihi anggaran, sehingga pemilihan metode pengembangan system teknologi informasi merupakan hal yang cukup krusial karena berkaitan dengan jenis usaha,strategi dan pengembangan perusahaan ke depan. Pengembangan SI dapat dilakukan beberapa cara yaitu : Insourcing, out-sourcing dan co-sourcing. Setiap metode memiliki kelebihan dan kelemahan masing – masing
1. IN SOURCING Insourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak internal yang dibentuk dalam satu bagian khusus untuk menangani atau membangun sistem untuk bagian-bagian lain dalam perusahaan. Para spesialis teknologi informasi biasanya tergabung dalam satu departemen perusahaan yang disebut EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology), atau IS (Information System), atau E-ICT (Education ICT).
KELEBIHAN memiliki hak cipta (copyright) sepenuhnya memiliki kontrol penuh terhadap pengembangan aplikasi Memiliki kepastian dan kemandirian dalam usaha
KEKURANGAN Membutuhkan tenaga IT yang benar-benar kompeten Membutuhkan investasi tinggi dalam jk. Panjang Umumnya proses pengembangan lambat
2. OUT SOURCING Outsourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak eksternal (pihak ketiga) untuk menangani atau membangun sistem perusahaan dengan cara membeli aplikasi dengan vendor
KELEBIHAN
Perusahaan focus pada core bisnisnya Akses teknologi maju
Peningkatan kinerja dan kehandalan TI
Meningkatkan cash flow
KEKURANGAN Ketergantungan terhadap vendor Kehilangan kendali system dan data keamanan data dan infromasi dipercayakan pada pihak ketiga
3. CO SOURCING Co sourcing adalah jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas, dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing biasa. co
sourcing berarti perusahaan melakukan partnership dengan profesional di luar perusahaan. Dalam hal ini perusahaan tidak serta merta menyerahkan seluruh pekerjaan kepada profesional dan tidak mempekerjakan karyawan tetapnya, tetapi menyertakannya secara bersama-sama menjalankan penyusunan dan pengembangan sistem informasi
KELEBIHAN Peningkatan produktivitas Penghematan biaya Berperan dalam pengendalian
KELEMAHAN Pengembangan relative lambat Pengembangan terbatas untuk jangka pendek
Berdasarkan kelebihan dan kelemahan tersebut, metode mana yang sebaiknya diterapkan dalam perusahaan?? Pemilihan metode tergantung pada situasi dan jenis usaha suatu perusahaan, strategi perusahaan dan skala ekonomi
A. PRO OUTSOURCING Metode outsourcing cocok digunakan jika
kebutuhan pembangunan TI bukan merupakan core competensi perusahaan tetapi proyek besar yang membutuhkan keahlian IT yang tinggi. Selain itu, perusahaan tidak memiliki sumberdaya manusia yang kompeten dan jika mempekerjakan staff justru menambah biayaseperti biaya operasional, biaya kerja, tunjangan, dll.
Perusahaan tidak yakin dapat merawat dan mengembangkan fungsi IT untuk memenuhi
kebutuhan
perusahaan
yang
semakin
tinggi,
kemampuan
re-engineering, ROI, kemampuan untuk beradaptasi dengan teknologi terbaru dan keberlanjutan system. Beberapa tahun terakhir ini, banyak bermunculan perusahan outsourcing di bidang IT, seperti terlihat pada Gambar bahwa 73% perusahaan menggunakan metode outsourcing untuk membantu operasi perusahaan dan meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan. Hal ini menunjukkan bahwa permintaan terhadap outsourcing IT semakin meningkat. Fokus outsourcing teknologi informasi telah berkembang mulai dari perangkat keras komputer, perangkat lunak, standarisasi perangkat keras dan perangkat lunak, sampai pada solusi total yang mengacu pada manajemen aktiva
Gambar. Perusahaan Yang Menggunakan Tenaga Outsourcing Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008 dalam www.ppm-manajemen.ac.id Keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing dipengaruhi oleh banyak faktor. Menurut O’brien (2009), ada beberapa alasan perusahan melakukan outsourcing yaitu : 1. Meningkatkan fokus perusahaan. Perusahaan dapat fokus pada masalah dan strategi utama dan umum sedangkan pelaksanaan tugas sehari-hari yang kecil-kecil diserahkan pada pihak ketiga, sehingga akan lebih menguntungkan bagi perusahaan jika menyerahkan pengelolaan teknologi informasinya kepada perusahaan yang memiliki keahlian khusus di bidang teknologi informasi. Dengan meningkatkan fokus pada bisnis utamanya maka perusahaan juga akan mampu lebih meningkatkan lagi core competence atau kompetensi utamanya. 2. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia. Pada umumnya, perusahaan outsource mempunyai pengalaman yang cukup banyak bekerja dengan para kliennya dalam memecahkan masalah yang mungkin serupa atau hampir serupa. Sehingga perusahaan akan memiliki sistem yang memeiliki keunggulan kelas dunia dalam bidangnya. 3. Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering. Memperbaiki proses di perusahaan sendiri untuk meniru standard perusahaan kelas dunia memerlukan waktu yang sangat panjang dan sukar. Makin banyak perusahaan yang mengatasi hal ini dengan melakukan outsourcing agar mendapatkan hasil langsung dan tanpa risiko. 4. Membagi risiko. Apabila semua aktivitas dilakukan oleh perusahaan sendiri, semua investasi yang diperlukan untuk setiap aktivitas tersebut harus dilakukan oleh perusahaan sendiri pula. Apabila beberapa aktivitas perusahaan dikontrakkan kepada pihak ketiga, maka risiko akan ditanggung bersama pula. 5. Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain. perusahaan tentu mempunyai keterbatasan dalam pemilikan sumber daya. Tantangan yang terus-menerus harus dihadapi adalah bahwa sumber daya tersebut
harus selalu dimanfaatkan untuk memanfaatkan bidang-bidang yang paling menguntungkan. 6. Memungkinkan tersedianya dana kapital. Outsourcing juga bermanfaat untuk mengurangi investasi dana kapital pada kegiatan non core. Sebagai ganti dari melakukan investasi di bidang kegiatan tersebut, lebih baik mengontrakkan sesuai dengan kebutuhan yang dibiayai dengan dana operasi, bukan dana investasi. 7. Menciptakan dana segar. Outsourcing, sering kali dapat dilakukan tidak hanya mengontrakkan aktivitas tertentu pada pihak ketiga, tetapi juga disertai dengan penyerahan/penjualan/ penyewaan aset yang digunakan untuk melakukan aktivitas tertentu tersebut. Aset tersebut misalnya kendaraan, bengkel, peralatan angkut dan angkat dan sebagainya. Dengan demikian, akan mengalir masuk dana segar ke dalam perusahaan. Dana ini akan menambah likuiditas perusahaan dan dapat dipergunakan untuk maksud-maksud lain yang lebih bermanfaat. 8. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi. Salah satu keuntungan yang sangat taktis dari outsourcing adalah memungkinkan
untuk
mengurangi
dan
mengendalikan
biaya
operasi.
Pengurangan biaya ini dapat dan dimungkinkan diperoleh dari mitra outsource melalui berbagai hal misalnya spesialisasi, struktur pembiayaan yang lebih rendah, ekonomi skala besar (economics of scale) dan lain-lain. 9. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri. Perusahaan perlu melakukan outsourcing untuk suatu aktivitas tertentu karena perusahaan tidak memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tersebut secara baik dan memadai. 10. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola. Outsourcing dapat juga digunakan untuk mengatasi pengelolaan hal atau mengawasi fungsi yang sulit dikendalikan, misalnya birokrasi ekstern yang sangat berbelit yang harus ditaati oleh perusahaan yang dimiliki negara dalam menjalankan fungsi pembelian barang dan jasa, yang sulit ditembus dengan caracara biasa. Hal ini mungkin dapat dipecahkan dengan mengkontrakkan saja
seluruh pekerjaan tersebut pada pihak ketiga, yang berbentuk swasta yang tidak terikat pada birokrasi tertentu. Dari alasan tersebut diatas, didapatkan data bahwa alasan yang paling banyak dilakukan dikarenakan perusahaan ingin fokus tehadap core business sebesar 33,75%, sebesar 28,75%
untuk penghematan biaya, sebesar 15% untuk menjaga turn over
karyawan, sebesar 11,25% untuk memoderinsasi dunia usaha dan sisanya disebabkan faktor lainnya. Perusahaan dapat fokus terhadap core business
33.75%
Penghematan biaya Turn over karyawan menjadi rendah
Lainnya,
28.75%
15.00%
Modernisasi dunia usaha
11.25%
seperti: efektifitas mindpower, dll
11.25%
Gambar. Alasan Menggunakan Outsourcing Sumber : Divisi Riset PPM Manajemen, Agustus 2008 dalam www.ppm-manajemen.ac.id
Dengan outsourcing, berarti perushaan mempercayakan pengelolaan system informasi kepada perusahaaa, hal ini memiliki resiko yang cukup signifikan terhadap tingkat kesuksesan atau kegagalan suatu perusahaan. Untuk meminimalisir resiko, perushaan harus memperhatikan tahapan yang terjadi dalam outsourcing. Tahapan outsourcing dapat dilihat pada gambar. Selain itu, perusahaan juga harus memperhatikan faktor faktor yang dapat mempengaruhi kesuksesan implementasi SI. O’Brien (2009) mengemukakan ada 10 faktor yang menjadi kunci sukses penerapan outsourcing yaitu : 1. memahami tujuan dan sasaran perusahaan 2. Rencana dan visi yang strategic 3. Pemilihan vendor/rekanan yang tepat 4. Komunikasi yang terbuka antara pihak yang berkepentingan 5. Dukungan dan keterlibatan dari pihak manajemen dan eksekutif 6. Dapat menjaga jarak 7. Kontrak yang terstuktur 8. Memperhatikan isu karyawan
9. Justifikasi keuangan 10. Menggunakan keahlian luar. T ah ap O u tso u rcin g P ere n ca naan
P ilih an S trategi
A n alisis B ia ya
P ilih a n R ekan an
P engelolaa n H u b u n ga n
T ran sisi S u m b e rd aya
N eg osiasi P ersyaratan
Gambar. Tahapan Outsourcing
Dalam pemilihan vendor/rekanan harus mempertimbangkan faktor seperti komitmen terhadap kualitas, harga, reputasi, kontrak perjanjian, sumberdaya, added value capability, kesesuaian budaya, hubungan yang telah terjalin, lokasi dan faktor lainnya. Untuk mengatasi resiko hilangnya kompetensi perusahaan perusahaan harus memisahkan fungsi sistem informasi yang tidak memiliki nilai tambah dari fungsi kompetensi inti sistem informasi yang memiliki nilai tambah. Dengan demikian outsourcing sistem informasi akan menghasilkan manfaat strategis jangka panjang Pada umumnya outsourcing banyak dilakukan untuk perawatan dan perbaikan, pelatihan, pengembangan aplikasi, konsultasi dan re-engineering, manframe data center, pelayanan server dan administrasi, perbaikan desktop atau untuk hanya sebatas untuk mendukung end user.
B. PRO INSOURCING Metode insourcing dipilih jika :
Brand dan reputasi perusahaan dianggap penting, daripada kualitas
Perusahaan tidak memiliki dana cukup untuk berinvestasi dalam outsourcing
Departemen IT dapat diandalkan baik dari segi kualitas dan standar operasional internal
Jika dibandingkan dari sisi biaya, outsourcing lebih unggul karena tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk mempekerjakan karyawan baru. Namun, saat ini, investasi tidak hanya dilakukan terhadap aset fisik, tetapi sumber daya manusia juga merupakan aset intangible. Insourcing dapat menumbuhkan rasa kepemilikan terhadap perusahaan sehingga karyawan dapat memberikan yang terbaik untuk perusahaan. Masalah kekhawatiran apabila karyawan meninggalkan perusahaan, dapat diatasi dengan memperlakukan karyawan dengan layak. Lingkungan pekerjaan yang baik juga dapat membuat karyawan tetap bekerja dalam perusahaan tersebut meskipun ditawarkan pekerjaan baru dengan gaji yang lebih baik. Adapun tahapan pengembangan system informasi dalam perusahaan menggunakan pendekatan SDLC ( system development Life Cycle) ataus siklus pengembangan system. Adapun tahapan pengembangan system digambarkan dalam gambar berikut :
Gambar. Pengembangan Sistem SDLC C. PRO CO-SOURCING Beberapa perusahaan merasa tidak nyaman outsourcing proses bisnis yang lengkap. Outsourcing beberapa bagian mungkin menawarkan solusi, sementara atau akhir. Perusahaan lain lebih memilih untuk menjaga proses bisnis penuh di-rumah, tapi mendelegasikan beberapa tanggung jawab strategis atau operasional yang diperlukan. Untuk kedua situasi tersebut co-sourcing dapat menjadi alternatif solusi yang baik. Perusahaan dapat mengontrol data, dan informasi hasil pengolahan IT, tetapi perusahaan juga mendapatkan keuntungan perkembangan IT yang ditawarkan oleh solusi outsourcing dan konsultasi. Co sourcing menguntungkan untuk dilakukan pada bidangbidang pekerjaan yang mengandung rahasia perusahaan seperti bidang audit.
D. BERDASARKAN STRATEGI PERUSAHAAN Aplikasi IT juga berpengaruh terhadap strategi perusahaan. Strategi grid yang dikembangkan Mc farlan dan Mc kenney’s dapat digunakan untuk menganalisis kontribusi TI terhadap posisi strategic perusahaan. Posisi perusahaan dalam strategi grid ditentukan oleh dua dimensi yaitu ketergantungan operasi perusahaan terhadap TI sekarang dan Portofolio pengembangan aplikasi TI di masa depan.
Tinggi
Ketergantungan operasi terhadap TI sekarang
FAKTORY Keputusan Outsourcing : Ya
STRATEGIC Keputusan Outsourcing : Tidak
Alasan untuk outsourcing • Kualitas lebih baik untuk jasa outsourcing • Kualitas lebih baik dari back up • Fokus manajemen berbeda • Fibber-optic dan teknologi komunikasi memfasilitasi solusi TI international
Alasan mempertimbangkan outsourcing • Membebaskan dari unit Ti internal yang di luar kendali • Mengurangi investasi • Memfasilitasi fleksibilitas biaya • Memfasilitas manajemen pe,isahan operasi (divestiture)
SUPPORT Keputusan Outsourcing : Ya
TURNAROUND Keputusan Outsourcing : Tidak
Alasan untuk outsourcing • Akses ke TI yang lebih professional • Kemungkinan untuk mengeluarkan karyawan kecil dan bermasalah • Mengurangi risiko arsitektur TI yang tidak tepat
Alasan mempertimbangkan outsourcing • Unit TI internal tidak mempunyai teknologi yang dibutuhkan • Unit TI internal tidak mempunyai kemampuan manajemen proyek TI
Renda
Portofolio pengembangan aplikasi – aplikasi TI di masa
Gambar. Strategi Grid Dalam Aplikasi IT Sumber : Jogiyanto, 2003.
Tinggi
E. BERDASARKAN SKALA EKONOMI Jika dilihat dari skala ekonomi dan kemampuan sisi ekonomi perushaan masih rendah, sebaiknya perusahaan menggunakan outsorcing hal in dikarenakan perusahaan dapat mengeefesiensikan pengembangan. Jika dari skala ekonimi masih rendah tetapi kemampuan ekonomi tinggi maka perusahaan dapat menggunakan co sourcing, yaitu perusahaan bekerjasama dengan perusahaan luar dengan mengikutsertakan karyawannya dalam rangka peningkatan skala ekonomi yang lebih besar. Jika dari skala ekonomi sudah besar dan kemampauan ekonomi juga tinggi, sebaiknya perusahaan menggunakan mengendalikan SI secara internal (insourcing) untuk mendukung strategi perusahaan dalam memperbesar pangsa pasar.
Gambar. Pengaruh Ekonomi Terhadap In Sourcing, Outsourcing Dan Co Sourcing Sumber ; http://www.cds-global.com
KESIMPULAN Kecepatan perkembangan teknologi informasi yang cepat membuat perusahaan harus beradaptasi mengikuti perubahan tersebut. Kemampuan perusahaan dalam mengembanagkan system berbeda, untuk itu dalam pengembanagan system terdapat 3 alternatif metode yang dpaat diguankan yaitu insourcing, out sourcing dan co sourcing. Jika perusahaan mememiliki kemampuan SDM yang memeiliki keah;ian It dan dana yang cukup besar untuk pengembangan infrastruktur IT maka sebaiknya metode yang digunakan adalah insourcing, hal ini akan memebuat system informasi yang dikembangakan menjadi salah satu strategi kompetitif perusahaan. Tetapi jika perusahaan ingin memfokuskan pada core competensinya, maka metode outsourcing dapat menjadi pilihan, tetapi yang harus diperhatikan adalah pemilihan vendor atau rekanan dan kunci sukses lainnya. Jika perusahaan ingin mendapatkan system tetapi juga ingin mengontrol system tersebut maka co sourcing dapat menjadi pilihan.
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Pendekatan Terintegrasi : Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi , Pengembangan Dan Pengelolaan. ANDI. Yogyakarta O’Brien, JA . Marakas, George. 2009. Management Information system. Ninth edition. Mc Graw Hill. Inc Boston Universitas Gunadarma Ppn
Riset Manajemen. 2008. outsourcing. manajemen.ac.id/.../PAPER%20OUTSOURCING%20final.doc
www.ppm-
Rahmiati, 2008. Analisis Biaya-Manfaat dan Aplikasi Model Penerimaan Teknologi Pada Keputusan Outsourcing TI. Jurnal Bisnis & Manajemen Vol. 4, No. 1, 2008. Universitas Andalas
http://maghleb.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/pengembangan-sistem-informasioutsourcing-vs-insourcing/ http://iqbalfajar.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/outsourcing-kelebihan-dankelemahan-dalam-pengembangan-sistem-informasi-manajemen/ http://www.cds-global.com/resources/whitepapers/advantages_of_outsourcing.html
KOMENTAR #7 written by jhamelah http://icecube.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/10/peran-dan-pengadaan-sisteminformasi-secara-outsourcing/
jhamelah said: On 03/12/2010 http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/28/penerapan-outsourcing-pada-sisteminformasi/comment-page-1/#comment-64.
jhamelah says: December 3, 2010 at 6:18 am http://iqbalfajar.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/outsourcing-kelebihan-dankelemahan-dalam-pengembangan-sistem-informasi-manajemen/#comment-10
jhamelah says: December 3, 2010 at 8:22 am http://dessysetyawati.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/penerapan-outsourcing-padasistem-informasi-di-indonesia/#comment-12
Tanggal penyerahan : 3 Desember 2010 Batas penyerahan : 3 Desember 2010
PEMILIHAN METODE
OUTSOURCING, INSOURCING, COSOURCING Dalam Perusahaan Tugas dari : Prof. Dr. Arif Imam Suroso , MSc
Oleh : SITI JAMILLAH P056091681.44
MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010
