MB IPB E’ 46
MAKALAH ANALISIS PENERAPAN OUTSOURCING DAN INSOURCING INFORMATION TECHNOLOGY
Oleh : NAMA
:
MUHAMMAD RIZA
NIM
:
PO56132162.46
MATA KULIAH :
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014
KATA PENGANTAR
Puji serta syukur dipanjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas rahmat dan ridhoNya, makalah ini bisa diselesaikan sebagai salah satu tugas kelompok dari materi Sistem Informasi Manajemen (SIM), Program Magister Manajemen Bisnis, MB-IPB. Makalah ini menjelaskan identifikasi terhadap penerapan Outsourcing dan Insourcing IT. Analisis penerapan Outsoucing dan Insourcing bertujuan untuk mengetahui kelebihan dan kelemahan yang ada pada Perusahaan yeng menerapkannya pada bidang IT. Akhir kata saya sampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya atas segala bantuan serta pengajaran yang telah diberikan oleh Bapak Prof. Dr. Ir Arif Imam Suroso, Msc, sehingga paper ini dapat selesai. Semoga tulisan ini dapat memberikan manfaat dalam megidentifikasi kelebihan dan kekurangan penerapan Outsourcing dan Insourcing dalam suatu perusahaan sehingga dapat menjadi bahan masukan dalam mengoptimalkan kegiatan operasional perusahaan.
Jakarta, 05 Februari 2014
(Muhammad Riza)
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ................................................................................................................... i DAFTAR ISI ................................................................................................................................ ii BAB I
PENDAHULUAN ..................................................................................................... 1
1.1
Latar Belakang ............................................................................................................... 1
1.2
Ruang Lingkup .............................................................................................................. 2
1.3
Tujuan ............................................................................................................................ 2
1.4
Manfaat .......................................................................................................................... 2
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................................ 3
2.1
Definisi Tekhnologi Informasi....................................................................................... 3
2.2
Komponen-komponen Teknologi Informasi ................................................................. 3
2.3
Peran dan Fungsi Teknologi Informasi .......................................................................... 4
2.4
Pengertian Outsourcing dan Insourcing ......................................................................... 5
2.4.1
Outsourcing ............................................................................................................ 5
2.4.2
Insourcing ............................................................................................................... 6
BAB III 3.1
ANALISIS PENERAPAN OUTSOURCING DAN INSOURCING IT ................... 7 Analisis Penerapan Outsourcing IT ............................................................................... 7
3.1.1
Tahapan Pelaksanaan Outsourcing....................................................................... 10
3.1.2
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi dalam Pelaksanaan Strategi Outsourcing .... 12
3.2
Analisis Penerapan Insourcing IT ................................................................................ 16
KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................................................. 18 4.1
Kesimpulan .................................................................................................................. 18
4.2
Saran ............................................................................................................................ 18
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................. 19
ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Sejalan dengan perkembangan bisnis dan efektifitas kegiatan operasional perusahaan, penerapan manajemen TI dalam akan menjadi indikator dalam kemajuan keberhasilan bisnis perusahaan. Perkembangan manajemen TI yang signifikan memberikan pengaruh pada nilai plus dari pesaingnya berupa respon yang lebih cepat, efisiensi dan efektifitas pelaksanaan pekerjaan yang meningkat, identifikasi dan penanganan masalah secara lebih akurat, serta kepercayaan terhadap delivery pekerjaan. Menurut Budianto dan Murtanto (2000) , saat ini adalah jaman smart technology, suatu masa dimana information technology (IT) telah memberikan keleluasaan luar biasa bagi organisasi untuk berkreasi dalam berbagai kegiatan, seperti transaksi bisnis, kemitraan bisnis, bahkan penciptaan bisnis baru. IT dapat digunakan untuk mengintegrasikan kerja, baik secara vertikal maupun horizontal, hal ini menunjukkan bahwa dengan pemanfaatan IT, setiap organisasi dapat menyajikaninformasi secara tepat dan akurat. Peningkatan kebutuhan IT telah merubah konsep tradisional menjadi konsep yang lebih modern. Konsep tradisional menyatakan, semua aktivitas perusahaan akan dikerjakan secara internal, sedangkan konsep modern menyatakan akan semakin sedikit operasional kerja yang dilakukan secara internal (Burn dan Ash, 2000; Georgantzas, 2001; Tetteh dan Burn, 2001). Konsep modern menggambarkan fungsi bisnis dalam perusahaan yang memberikan keunggulan bersaing harus dikerjakan secara internal, namun fungsi bisnis lainnya dalam perusahaan dapat dilakukan secara outsourcing (Ching et al. 1996). Beberapa aktivitas yang dapat dilakukan perusahaan secara outsourcing diantaranya adalah aktivitas bisnis yang berhubungan dengan sistem informasi manajemen (Reyes, et al. 2005). Outsourcing IT menjadi tren di dunia, dan Outsourcing IT sebetulnya bukan hal baru di Indonesia (e-Enterprice, 2003). Menurut King (2001) kebanyakan dari para peneliti menyatakan bahwa kita saat ini sudah berada dalam era outsourcing. Hal ini didukung dengan gambaran analisa nilai transaksi pasar komputer dimasa yang akan datang, menunjukkan pertumbuhan strategi outsourcing yang sangat menjanjikan, setidaknya untuk beberapa tahun kedepan (Reyes et al. 2005). Sehubungan dengan berkembangnya praktik outsourcing IT, riset tentang strategi outsourcing IT telah mengidentifikasi beberapa cara penting bagaimana menghubungkan pengaruh antara penerapan strategi outsourcing IT terhadap keberhasilan dari strategi outsourcing tersebut (Lee et al. 2004). Hal ini dilakukan untuk menentukan bagian dari fungsi IT mana saja yang akan diterapkan dengan strategi outsourcing dan bagian dari fungsi IT mana yang tidak dilakukan outsourcing (Lacity dan Willcocks, 1998). Strategi dalam penerapan outsourcing IT, seringkali dikaitkan pada sudut pandang transaksi biaya ekonomis (transaction cost economics atau TCE) (Ang dan Straub 1998). TCE dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan transaksi kepemilikan suatu aset dengan melakukan integrasi vertikal terhadap pihak luar perusahaan. Integrasi vertikal yang efektif antara suatu perusahaan terhadap pihak luar dapat meminimalkan biaya transaksi, sehingga salah satu tolak ukur keberhasilan outsourcing IT suatu perusahaan adalah nilai kinerja ekonomi yang dihasilkan. Riset mengenai outsourcing IT berkembang dengan pesat dimulai dari penelitian yang dilakukan oleh Loh dan Venkatraman (1992) meneliti tentang faktor-faktor dari outsourcing IT, dalam penelitiannya Loh dan Venkatraman mengembangkan dan menguji model untuk faktor-faktor outsourcing IT berdasarkan integrasi konteks bisnis dan perspektif IT.
1
Berdasarkan padanangan outsourcing yang telah dikemukakan pada penulisan makalah ini penulis ingin merangkum gambaran terkait dengan penerapan outsourcing yang ada dan keunggulankeunggulan dari outsourcing dan Insourcing yang dilakukan oleh perusahaan.
1.2
Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang dibahas dalam penulisan topik makalah ini berjudul “Penerapan Outsourcing dan Insourcing Information Technology”, meliputi beberapa hal diantaranya:
1.3
-
Analisis penerapan Outsourcing dan Insourcing dan pengembangan produk layanan TI suatu perusahaan.
-
Perbandingan keunggulan dan kekurangan penerapan outsourcing dan insourcing dalam perusahaan.
-
Analisis tujuan perusahaan dalam menerapkan strategi Outsourcing dan Insourcing
Tujuan
Adapun tujuan dalam penelitian ini adalah untuk menganalisis dan membandingkan penerapan Outsourcing dan Insourcing IT pada suatu perusahaan
1.4
Manfaat 1. Untuk dapat mengidentifikasi penerapan kelebihan dan kekurangan Outsourcing dan Insourcing IT dalam suatu perusahaan. Secara umum. 2. Membandingkan penerapan IT outsourcing dengan Insourcing IT. 3. Memberikan tambahan informasi dan pengetahuan sekaligus bahan pertimbangan dan masukan untuk pengembangan makalah sejenis dimasa yang akan datang.
2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Definisi Tekhnologi Informasi
Teknologi informasi dapat dipahami sebagai teknologi yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, pengolahan dan penyebaran informasi. Teknologi informasi terdiri dari hardware dan software. Hardware dapat berupa komputer, laptop/notebook dilengkapi dengan perangkat pendukungnya seperti printer, jaringan, infokus, modem, LAN, dan lain-lain. Sementara software adalah aplikasi-aplikasi dan sistem yang digunakan. Teknologi Informasi (TI) dilihat dari kata penyusunnya adalah teknologi dan informasi. Kata teknologi bermakna pengembangan dan penerapan berbagai peralatan atau sistem untuk menyelesaikan persoalanpersoalan yang dihadapi oleh manusia dalam kehidupan sehari-hari, kata teknologi berdekatan artinya dengan istilah tata carar. Menurut Azmi, Yan (2009:2), “informasi adalah data yang diproses kedalam bentuk yang lebih berarti bagi penerima dan berguna dalam pengambilan keputusan, sekarang atau untuk masa yang akan datang”. Untuk lebih jelasnya berikut ini penulis kemukakan beberapa defenisi mengenai teknologi informasi. Menurut McKeown yang dikutip oleh Suyanto (2005:3), “teknologi informasi merujuk pada seluruh bentuk teknologi yang digunakan untuk menciptakan, menyimpan, mengubah dan menggunakan informasi dalam segala bentuknya”. Pendapat yang sama juga dikemukakan oleh Williams dan saywer yang dikutip oleh Seesar (2010:6), bahwa “teknologi informasi merupakan sebuah bentuk umum yang menggambarkan setiap teknologi yang membantu menghasilkan, memanipulasi, menyimpan, mengkomunikasikan dan atau menyampaikan informasi”. Sedangkan menurut Ishak (2008:87), “teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya”. Information Technology Association of America (ITAA) yang dikutip oleh Sutarman (2009:13) menyatakan bahwa, “teknologi informasi adalah suatu studi, perancangan, pengembangan, implementasi, dukungan atau manajemen sistem informasi berbasis komputer, khususnya aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras komputer”. 2.2
Komponen-komponen Teknologi Informasi
Komponen teknologi informasi merupakan sub sistem yang terbentuk sehubungan dengan penggunaan teknologi informasi. Seesar (2010:6) memaparkan bahwa teknologi informasi terdiri dari 3 (tiga) komponen utama yang terdiri dari:
3
1. Perangkat keras (hardware) Merupakan perangkat fisik yang membangun sebuah teknologi informasi. Contohnya : monitor, keyboard, mouse, printer, harddisk, memori, mikroprosesor, CD-ROM, kabel jaringan, antena telekomunikasi, CPU, dan peralatan I/O. 2. Perangkat lunak (software) Merupakan program yang dibuat untuk keperluan khusus yang tersusun atas program yang menentukan apa yang harus dilakukan oleh komputer. Perangkat lunak dapat dibagi menjadi tiga, yaitu : a. Perangkat lunak sistem, merupakan perangkat lunak yang dibuat khusus untuk dapat mengontrol semua perangkat keras, sehingga semua perangkat keras teknologi informasi dapat bekerja dengan kompak sebagai sebuah sistem yang utuh. Misalnya : Sistem Operasi Window, Linux, Unix, OS/2, dan FreeBSD.
2.3
Peran dan Fungsi Teknologi Informasi
Teknologi informasi dewasa ini menjadi hal yang sangat penting karena sudah banyak organisasi pemerintah yang menerapkan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan organisasi. Penerapan teknologi informasi pada organisasi pemerintah tentunya memiliki tujuan yang berbeda karena penerapan TI pada suatu organisasi adalah untuk mendukung kepentingan organisasinya. Adapun yang menjadi tujuan dari adanya teknologi informasi menurut Sutarman (2009:17), “untuk memecahkan masalah, membuka kreativitas, dan meningkatkan efektivitas dan efesiensi dalam melakukan pekerjaan”. Sedangkan 6 (enam) fungsi teknologi informasi menurut Sutarman (2009:18), yaitu : 1. Menangkap (Capture) 2. Mengolah (Processing) 3. Menghasilkan (Generating) 4. Menyimpan (Storage) 5. Mencari kembali (Retrieval) 6. Transmisi (Transmission) Jogiyanto (2005:23) mengungkapkan bahwa teknologi informasi mempunyai peran utama di dalam organisasi yaitu untuk meningkatkan: Efisiensi Efektivitas; Komunikasi; dan Kompetitif. Penggunaan teknologi informasi merupakan suatu keinginan individu ataupun kelompok dan berkaitan dengan kemampuan. Penggunaan teknologi informasi berkaitan dengan sistem yang berarti individu harus percaya bahwa dalam menggunakan suatu sistem tertentu akan terlepas dari suatu usaha tertentu melalui proses penggunaan aplikasi sistem. Menurut Igbaria (Thai Fung Jin, 2002:16), “Teknologi informasi lebih bersifat aplikatif yang lebih mengarah pada pengelolaan data dan informasi dalam sebuah perusahaan, dengan pemanfaatan teknologi komputer dan komunikasi data akan lebih meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja.” Saat ini teknologi informasi berkembang dengan sangat cepat. Hampir semua bidang kehidupan dan industri sudah tersentuh oleh teknologi informasi, baik itu entertainmet, kesehatan, pendidikan, bank dan bahkan untuk kegiatan pemerintahan atau lebih dikenal dengan istilah electronic government. 4
2.4
Pengertian Outsourcing dan Insourcing
2.4.1
Outsourcing
Outsourcing merupakan bahasa asing yang berasal dari dua suku kata Out yang berarti “luar” dan Source yang artinya “sumber”. Namun diartikan kedalam bahasa Indonesia, Outsourcing adalah ”alih daya”. Outsourcing memilki istilah lain yakni ”contracting out”. Dalam hukum ketenagakerjaan outsourcing disebut juga sebagai perjanjian pemborongan pekerjaan. Dalam Pasal 64 Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 dinyatakan bahwa : “Perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa, pekerja/buruh yang dibuat secara tertulis. Perjanjian pemborongan pekerjaan adalah suatu perjanjian, pihak yang satu pemborong mengikatkan diri untuk membuat suatu karya tertentu bagi pihak yang lain, yang memborongkan dengan menerima pembayaran tertentu, dan dimana pihak yang lain yang memborongkan mengikatkan diri untuk memborongkan pekerjaan itu kepada pihak yang satu, pemborong, dengan pembayaran tertentu.” Sementara menurut Chandra Suwondo (2004:2) definisi outsourcing adalah sebagai berikut: “Outsourcing adalah pendelegasian operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada pihak luar (perusahaan penyedia jasa outsourcing).” Dari definisi diatas maka dapat disimpulkan outsourcing adalah pemindahan kegiatan operasi perusahaan yang bukan merupakan kompetensi utama kepada perusahaan lain. Menurut Iftida Yasar (2008:104) definisi outsourcing adalah sebagai berikut: “Outsourcing adalah penyerahan wewenang dari suatu perusahaan kepada perusahaan lain untuk menjalankan sebagian atau seluruh proses fungsi usaha dengan menetapkan suatu target atau tujuan tertentu.” Sedangkan menurut Maurice F Greaver yang dikemukakan oleh Richardus Eko Indrajit & Richardus Djokopranoto (2003:2) memberikan definisi outsourcing sebagai berikut: “Outsourcing is the act of transferring some of a companys recurring internal activities and decision rights to outside provider, as set forth in a contract because the activities are recurring and a contract is used outsourcing goes beyond the used of consultans . as a matter of practise not only are activities transferred but the factor of production and decision rights often are too. Factors of production are resources that make the activities occur and include people, facilities, equipment, technology and the other asset. Decision rights are the responding for making decisions over certain elements of the activities transferred”. Menurut Brooks (2004), outsourcing merupakan upaya mendapatkan barang dan jasa dari supplier luar atau yang beroperasi di luar negeri dalam rangka memotong biaya. Langford (1995), mendefinisikan outsourcing sebagai suatu bentuk strategi sumber daya manusia (human resources strategy) perusahaan. Di mana untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia perusahaan, perusahaan menggunakan dua jenis tenaga kerja yaitu: tenaga kerja tetap (tenaga kerja yang berasal dari dalam perusahaan) dan outsource (tenaga kerja yang berasal dari luar perusahaan/tenaga kerja kontrak). Tenaga kerja tetap berfungsi sebagai sumber daya manusia inti perusahaan sedangkan outsource berfungsi sebagai sumber daya manusia pelengkap yang jumlah dan waktu penggunaannya disesuaikan dengan kondisi yang sedang dihadapi perusahaan.
5
2.4.2
Insourcing
Insourcing merupakan suatu metode memberdayakan resource yang ada dalam internal perusahaan, dalam hal mengoptimalkan dalam memperkerjakan karyawan dalam perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaan. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi penggunaan karyawan insourcing yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji(Zilmahram, 2009). Insourching adalah pemanfaatan sumber daya yang terdapat didalam suatu organisasi atau suatu perusahaan, seperti sumberdaya manusia, sumberdaya teknologi, sumberdaya sistem informasi, sumberdaya hardware, sumber daya software, sumber daya jaringan, sumberdaya data, sumber daya ekonomi, yang diubah melalui berbagai proses bisnis (pemrosesan) menjadi barang atau jasa, sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa insourcing adalah model pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Dalam model ini, perusahaan mempertahankan dan mengelola semua peralatan IT secara langsung dan in-house. Penerapan Insourcing , menurut Zilmahram (2009), dapat terjadi karena hal – hal sebagai berikut: 1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan. 2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentutidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan. 3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru diluar perusahaan.
6
BAB III ANALISIS PENERAPAN OUTSOURCING DAN INSOURCING IT
3.1
Analisis Penerapan Outsourcing IT
Pada saat ini perkembangan IT semakin pesatnya dan menjadi penentu dalam keberhasilan suatu perusahaan dalam menjalankan roda bisnisnya. Ketepatan dan kecepatan informasi dalam mengikuti kemajuan Tekhnologi Informasi menjadikannya sebagai faktor penentu dalam menghadapi persaingan usaha. Perkembangan akan kemajuan Tekhnologi Informasi yang signifikaan saat ini tidak dapat dielakkan dan outsourcing dapat menjadi alat efektif dalam dan efisien dalam memenuhi permintaan akan kemajuan Tekhnologi Informasi baik berupa pengadaaan hardware dan software suatu sistem informasi. Keputusan perusahaan dalam menerapkan outsourcing IT tidak ada perbedaan dengan penerapan outsourcing secara umumnya yang didorong oleh faktor-faktor diantaranya : -
Faktor Ekonomi
-
Faktor Strategi
-
Faktor Tekhnis
Selanjutnya beberapa perusahaan melakukan outsource untuk mencapai fleksibilitas produksi yang lebih tinggi, untuk mengembangkan kapasitas, atau agar lebih fokus pada kompetensi inti. Namun mayoritas perusahaan melakukan outsource terhadap aktifitas produksi untuk mengurangi biaya atau meningkatkan kualitas produk dengan menggunakan keahlian dari supplier. Menurut Iftida Yasar (2008:51) terdapat beberapa alasan bahwa outsourcing diperlukan oleh perusahaan, sesuai dengan strategi masing-masing pemakai jasa outsourcing: a. Mempertahankan standar pelayanan kepada pelanggan b. Share of wealth (Berbagi keberuntungan dan kesempatan) c. Tidak memiliki atau kurang pengalaman d. Mempertahankan karyawan beretos kerja tinggi e. Pertimbangan efisiensi biaya Adapun penjelasan uraian beberapa alasan bahwa outsourcing diperlukan oleh perusahaan, sesuai dengan strategi masing-masing pemakai jasa outsourcing adalah sebagai berikut: a. Mempertahankan standar pelayanan kepada pelanggan Perusahaan yang semakin besar tidak mungkin lagi melakukan semua pekerjaan secara mandiri. Apabila perusahaan memaksa melakukan semua hal di tangan perusahaan sendiri, maka perusahaan harus mengorbankan pelanggan yang menunggu berjam-jam untuk layanan yang diberikan.
7
b. Share of wealth (Berbagi keberuntungan dan kesempatan) Perusahaan besar berbagi kesempatan kepada sekian banyak perusahaan outsourcing yang mendukung kegiatan operasional perusahaan. Sebuah simbiosis mutualisme, yang saling menguntungkan, win-win relationship. c. Tidak memiliki atau kurang pengalaman Sebaliknya, perusahaan kecil atau kantor cabang perlu bekerja sama dengan perusahaan yang lebih besar dan berpengalaman dalam bidang yang sama. d. Mempertahankan karyawan beretos kerja tinggi Perusahaan akan membuat kesepakatan untuk memberikan status permanen pada karyawan outsourcing bila karyawan tersebut sangat baik dalam melaksanakan pekerjaannya, produktif, rajin dan sopan. Pertimbangan efisiensi biaya e. Penurunan biaya produksi atau biaya layanan dapat dilakukan dengan baik melalui outsourcing. Penunjukkan kepada pihak ketiga, yang memiliki komitmen untuk belajar, menjalankan usaha dengan sungguh-sungguh dan gigih dapat memberikan penghematan biaya yang cukup signifikan. Outsourcing, dalam bahasa Indonesia diterjemahkan sebagai ”alih daya”. Outsourcing merupakan pengalihan sebagian atau seluruh pekerjaan atau wewenang kepada pihak lain guna mendukung strategi pemakai jasa outsourcing baik pribadi, perusahaan, divisi ataupun sebuah unit dalam perusahaan. Jadi pengertian outsourcing untuk setiap pemakai jasanya akan berbeda-beda. Semua tergantung dari strategi masing-masing pemakai jasa outsourcing (Komang dan Eka, 2008). Dari beberapa definisi yang dikemukakan di atas, terdapat persamaan dalam memandang outsourcing (alih daya) secara umum yaitu terdapat penyerahan sebagian kegiatan perusahaan kepada pihak lain. Outsource SDM adalah jenis outsource yang bertujuan hanya menyediakan tenaga kerja. Dalam konteks ini, maka sudah selayaknya perusahaan outsourcing memiliki kemampuan di bidang pengelolaan administrasi SDM secara memadai. Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah kemampuan perusahaan outsourcing untuk melakukan rekruitmen. Bisa dikatakan perusahaan outsourcing jenis ini seolah-olah menjadi perpanjangan dari departemen HRD perusahaan induk. Semenatara ini strategi outsourcing IT didefinisikan sebagai pelayanan jasa yang dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa kepada perusahaan klien (Klepper 1995), atau tindakan mendelegasikan sebagian atau keseluruhan dari teknologi perusahaan kepada pihak eksternal diluar perusahaan (Altinkemer, et al. 1994), atau Outsourcing IT adalah fenomena di mana sebuah organisasi (klien) menyerahkan properti atau pengambilan keputusan tentang infrastruktur IT pada organisasi eksternal (vendor) (Loh dan Venkatraman 1992). Sedangkan menurut Reyes et al. (2005) penerapan strategi outsourcing IT mempunyai arti bahwa sumber daya fisik, baik dalam bentuk tenaga kerja, maupun sumber daya yang berkaitan dengan penerapan teknologi informasi perusahan akan disediakan dan atau dikelola olah pihak spesialis atau pihak yang ahli berasal dari eksternal perusahaan. Situasi ini dapat bersifat sementara atau justru akan bersifat permanen, dan dapat mempengaruhi secara keseluruhan atau sebagian dari sistem informasi yang diterapkan perusahaan. Outsourcing atau alih daya merupakan suatu tindakan mengalihkan suatu pekerjaan dalam suatu perusahaan untuk dikerjakan oleh pihak lain yang mempunyai kompetensi pada pekerjaan tersebut. Outsourcing IT saat ini dipandang sebagai suatu pilihan strategis manajemen dan bukan hanya sebagai suatu cara untuk memotong biaya (Pratiwi 2005). Penerapan Outsourcing IT juga diharapkan
8
akan terjadinya perubahan-perubahan mendasar dalam melakukan bisnis, dan bisa melakukan bisnis dengan cara yang berbeda (e-Enterprice, 2003). Hasil penerapan strategi outsourcing IT tergantung pada beragam faktor. Alasan yang mendasari perusahaan untuk melakukan strategi outsourcing IT adalah pemahaman akan manfaat dari penerapan strategi outsourcing IT, dan kemampuan perusahaan mengidentifikasi fungsi bisnis yang memberikan manfaat terbesar bagi perusahaan. Nilai mendasar yang harus diterapkan oleh perusahaan dari penerapan strategi outsourcing IT adalah dengan menentukan nilai penting dari strategi outsourcing IT yang menyatu dengan tujuan bisnis, dan secara efektif mengelola hubungan strategi outsourcing IT tersebut. (Jay, 2004). Outsourcing IT dilakukan dengan alasan agar tujuan bisnis perusahaan bisa tercapai dengan cepat. Tercapainya tujuan dengan cepat dikarena operasional di dalam perusahaan tersebut dikerjakan oleh pihak-pihak yang berkompeten di bidangnya. Alasan strategis utama suatu perusahaan melakukan outsourcing IT (Pratiwi, 2005) adalah untuk: 1. Meningkatkan fokus bisnis. Dengan outsourcing IT maka perusahaan bisa lebih fokus pada bisnis utamanya dan membiarkan sebagian operasionalnya dikerjakan oleh pihak lain. 2. Membagi risiko operasional. Dengan outsourcing IT maka risiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain. 3. Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya. Dengan melakukan outsourcing IT, staf IT yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lebih strategis atau yang lain. Selain dari adalanya alasan strategis pada suatu perusahaan, menurut Pratiwi (2005) juga mengungkapkan beberapa alasan utama lainya mengapa perusahaan melakukan outsourcing IT yaitu: 1. Mengurangi biaya. Dengan outsourcing maka biaya yang sebelumnya digunakan untuk investasi infrastruktur teknologi dapat diubah menjadi biaya operasional. 2. Mengubah aset yang tidak diperlukan. Misalnya suatu bank sebelumnya harus memiliki sendiri datacenter untuk menyimpan semua transaksinya, maka dengan outsourcing, bank tersebut bisa menggunakan jasa datacenter untuk melakukan proses penyimpanan data dan juga menyediakan datacenternya. 3. Perusahaan tidak memiliki sumber daya yang berkompeten. Seperti kasus bank tadi, jika perusahaan tidak melakukan outsourcing TI dan memilih melakukan investasi infrastruktur TI sendiri, maka secara otomatis bank tersebut harus memiliki sumber daya manusia yang handal dan itu berarti suatu biaya yang tidak sedikit. 4. Kontrol yang lebih baik. Dengan adanya outsourcing maka perusahaan bisa lebih baik mengontrol operasional perusahaannya. Hasilnya akan membuat bisnis perusahaan menjadi berjalan lancar, efektif dan efisien. Alasan lain perusahaan melakukan outsourcing IT juga di ungkapkan oleh Levina dan Jeanne (2003), yang megungkapkan bahwa faktor pendorong utama outsourcing IT adalah timbulnya kebutuhan untuk mengurangi dan mengontrol biaya operasi IT dan kemudian berkembang menjadi kebutuhan untuk meningkatkan fokus manajemen dan mengakses bakat teknis yang tidak tersedia dalam internal perusahaan. Gupta dan Gupta (1992) juga memberikan alasan mengapa perlu melakukan outsourcing IT, alasan tersebut adalah supaya perusahaan dapat lebih memfokuskan pada strategi perusahaan, perusahaan lebih dapat meningkatan skala ekonomisnya, perusahaan lebih dapat meningkatkan kekuatan pasar, dan mendapatkan pertimbanganpertimbangan teknikal sehubungan dengan sistem informasinya. Keberhasilan dari penerapan strategi outsourcing dalam bidang sistem informasi menurut Grover et al. (1996) terletak pada kepuasan akan manfaat yang diperoleh dari penerapan strategi outsourcing, sebagai hasil akhir dari penerapan strategi outsourcing perusahaan. Umumnya,
9
perusahaan mendapatkan manfaat lebih dari penerapan strategi outsourcing IT pada salah satu dari tiga hal yang utama, yaitu karena pihak penyedia jasa dapat memberikan pelayanan jasa yang lebih baik, lebih cepat, dengan biaya yang lebih rendah dibandingkan jika dilakukan oleh perusahaan itu sendiri (Jay, 2004).
3.1.1
Tahapan Pelaksanaan Outsourcing
Bagi perusahaan yang baru pertama kali akan melakukan outsourcing, pertanyaan pokok yang diajukan adalah apa yang pertama kali harus dilakukan dan langkah apa selanjutnya perlu dikerjakan agar outsourcing dapat berjalan dengan lancar. Langkah-langkah ini dilakukan sesudah adanya keputusan untuk melakukan outsourcing. Langkah-langkah ini tentu saja bukan suatu ketentuan yang mutlak harus dilakukan, tetapi sekedar pedoman yang dapat digunakan secara berurutan. Menurut Maurice E. Greaver II yang dikemukakan oleh Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto (2004:14) ada tujuh tahapan pokok yang perlu dilakukan perusahaan dalam melaksanakan outsourcing adalah sebagai berikut : a. Perencanaan outsourcing b. Pemilihan strategi c. Analisis biaya d. Pemilihan rekanan atau pemberi jasa e. Negosiasi persyaratan f. Transisi sumber daya g. Pengelolaan hubungan.” Adapun penjelasan dari tujuh tahapan pelaksanaan outsourcing adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan Outsourcing, perencanaan outsourcing terdiri dari menentukan objek, pembentukan tim, perencanaan jadwal kegiatan dan perencanaan waktu kegiatan, pemilihan konsultan apabila diperlukan. 2. Pemilihan Strategi Kegiatan pemilihan strategi ini merupakan kegiatan yang sangat penting karena pemilihan strategi yang keliru dapat menimbulkan kegagalan atau sekurang-kurangnya ketidaklancaran dalam melakukan outsourcing, tetapi juga berlaku sebaliknya, yaitu behwa pemilihan strategi yang tepat dapat memperlancar suksesnya outsourcing. 3.
Analisis Biaya Analisis biaya adalah kegiatan pendataan biaya-biaya utama dari kegiatan yang di-outsourcekan, baik sebelum dan setelah outsourcing. Kemudian dilakukan analisis, apakah ada perbaikan atau tidak, kalau ada cukup berarti atau tidak.
4.
Pemilihan Rekanan/Pemberi jasa Pemilihan pemberi jasa (service provider) merupakan langkah selanjutnya dalam proses outsourcing. Hal-hal yang perlu dilakukan dalam tahapan ini adalah pencarian sumber pemberi jasa, penentuan kualifikasi pemberi jasa, dan terakhir pemilihan pemberi jasa.
5.
Negosiasi persyaratan Tahap selanjutnya adalah pembicaraan mengenai jasa dan persyaratanpersyaratan yang dibutuhkan oleh perusahaan dan yang dapat ditawarkan oleh pemberi jasa menuju pada suatu 10
titik persetujuan, dalam suatu proses negosiasi. Beberapa hal yang penting dinegosiasikan dalam proses negosiasi, negosiasi mengenai prinsip-prinsip, merencanakan negosiasi, tatap muka, prinsip-prinsip keadilan, dan pembuatan kontrak. 6.
Transisi Sumber Daya Masalah trasisi sumberdaya pada garis besarnya dibagi menjadi dua, yaitu sumber daya peralatan dan sumber daya manusia. Transisi yang pertama umumnya tidak banyak menimbulkan kesulitan dan secara relatif dapat dilakukan dengan mudah. Sementara jenis yang kedua jauh lebih sulit karena menyangkut manusia.
7.
Pengelolaan Hubungan Pemberi dan penerima kerja mempunyai hubungan yang erat dan hubungan ini dapat berlangsung lama. Hubungan ini perlu dikelola dengan baik demi keuntungan kedua belah pihak. Pengelolaan hubungan ini perlu meliputi beberapa hal seperti memonitor kinerja dan memecahkan masalah yang timbul.
Dari uraian diatas tahapan melakukan outsourcing dapat dipetakan kemabali menjadi sebagai berikut : 1. Tahap Perencanaan Tahap perencanaan adalah tahapan dimana sebuah perusahaan harus merencanakan secara matang mengenai rencana implementasi outsourcing. 2. Tahap Kontrak Yang dimaksud tahap kontrak adalah tahap dimana perusahaan mulai melakukan perjanjian dengan penyedia jasa outsourcing. 3. Tahap Pascakontrak Tahap pascakontrak adalah tahap setelah perjanjian dilakukan. Tahap ini dilakukan dengan cara komunikasi yang terbuka antara perusahaan dan penyedia jasa outsourcing. Memastikan perjanjian yang telah dibuat akan dilaksanakan sesuai dengan masa berlakunya. Mengupayakan persetujuan dari pihak-pihak yang bersangkutan, dan meninjau kembali keputusan yang telah ditetapkan dari waktu ke waktu untuk mengakomodasi penyesuaian yang bisa terjadi. Proses pengambilan keputusan insourcing atau outsourcing, menurut Anderson, Lone K Sollen & Harold. M menguraikan beberapa alasan untuk melakukan pengambilan keputusan outsourcing adalah sebagai berikut : 1. Pengurangan biaya 2. Menggunakan kapasitas menganggur atau membebaskan kapasitas 3. Meningkatkan kinerja pengantaran 4. Meningkatkan produk/ jasa 5. Mendorong semangat bersaing dari operasi internal dengan cara membandingkannya dengan kinerja atau biaya dengan pihak lain 6. Mendapatkan akses teknologi baru 7. Mengintergrasikan aktivitas operasional
11
3.1.2
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi dalam Pelaksanaan Strategi Outsourcing
Menurut Gieldman Chip yang dikemukan oleh Chandra Suwondo (2004:10) ada empat faktor yang harus diperhitungkan atau mempengaruhi dalam pengambilan keputusan pelaksanaan outsourcing yaitu biaya, risiko, keuntungan dan fleksibelitas. a. Biaya Outsourcing Menurut Mulyadi (2009:8) definisi biaya adalah sebagai berikut : “dalam arti luas biaya adalah pengorbanan sumber ekonomi, yang diukur dalam satuan uang yang telah terjadi atau kemungkinan akan terjadi untuk tujuan tertentu”. Biaya pengaturan kontrak outsourcing digambarkan melalui biaya negosiasi dan pembuatan peraturan. Biaya pengawasan dinilai dengan evaluasi, penguatan, dan negosiasi ulang kontrak. Biaya penggunaan pemasok bagi kepentingan unit kantor cabang dibandingkan dengan kerugian unit kantor cabang. Resiko kegagalan outsourcing dapat dilihat sebagai biaya transaksi, karena apabila pekerjaan outsource gagal, biaya transaksi akan muncul dalam mencari pemasok baru atau menangani pekerjaan tersebut oleh perusahaan sendiri. Biaya dan keputusan yang dihubungkan dengan penempatan asset perusahaan dilakukan secara outsource digambarkan dengan pemberian seragam b. Risiko Outsourcing Risiko diidentifikasi sebagai salah satu faktor penting dalam keputusan outsourcing, yang mana jika diabaikan akan meningkatkan kemungkinan gagalnya proyek yang dioutsource . O’Keeffe dan Vanlandingham yang dikutip Rahmiati (2007:5) dalam jurnal ekonomi menyebutkan, strategi outsourcing telah terbukti efektif, tapi diikuti oleh resiko yang harus disadari dan dikelola dengan baik. Dalam outsourcing, perusahaan mempercayakan orang lain untuk menjalankan fungsi bisnis tertentu. Jika tidak dikelola secara baik, mungkin akan berpengaruh negatif pada operasi dan konsumen perusahaan. Produk dan jasa bisa di-outsource, tetapi resiko tidak. Menurut Aubert et al. yang dikutip Rahmiati (2007:6) dalam jurnal ekonomi menyatakan istilah risiko mengacu pada dua konsep yang berbeda. 1. Istilah resiko kadang-kadang digunakan sebagai sebuah ungkapan umum yang mengacu pada hasil negatif, misalnya biaya yang tersembunyi (hidden cost), penurunan dalam kinerja sistem, atau hilangnya kemampuan inovatif. 2. Iistilah resiko mengacu pada faktor-faktor yang menyebabkan hasil negatif, seperti kurangnya komitmen dari manajemen tingkat atas, staf yang tidak berpengalaman, atau ketidakpastian bisnis ketika mendiskusikan outsourcing teknologi informasi. Agar pembahasan outsourcing seimbang maka disamping dibicarakan mengenai potensi keuntungan-keuntungan yang diperoleh, ada baiknya dibicarakan juga mengenai risiko-risiko yang dihadapi perusahaan dalam melakukan outsourcing. Hal ini perlu disampaikan karena betapapun baiknya konsep outsourcing dan betapa baiknya persiapan yang dilakukan suatu perusahaan untuk melakukan outsourcing, usaha itu tidak selamanya berhasil. Keberhasilan atau kegagalan outsourcing dapat disebabkan oleh faktor-faktor dari dalam perusahaan atau faktor-faktor dari luar perusahaan. Menurut Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto (2004:105) risiko tersebut dapat dihubungkan dan dihadapkan dengan tujuan outsourcing.
12
Tujuan Outsourcing
Risiko Outsourcing
Mempercepat keuntungan reengineering
Keuntungan tidak diperoleh secara cepat, tidak diperoleh dalam jumlah yang cukup signifikan.
Mendapatkan akses pada kemampuan kelas dunia
Akses tidak diperoleh karena pemberi jasa tidak menunjukkan kinerja perusahaan kelas dunia
Memperoleh suntikan kas
Suntikan kas ternyata seret atau tidak diperoleh sama sekali karena perusahaan pemberi jasa mengalami kesulitan keuangan.
Membebaskan sumber daya untuk kepentingan lain.
Sumber daya mungkin harus di transfer ke atau diperlukan oleh perusahaan pemberi jasa, sehingga tetap kekurangan sumber daya
Membebaskan diri dari fungsi yang sulit Perusahaan mungkin tidak dapat dikelola atau dikendalikan bebas seluruhnya dari kesulitan yang sebetulnya ingin dihindari Memperbaiki fokus perusahaan
Karena berbagai tujuan yang ingin dicapai, tidak sepenuhnya didapat, maka fokus core business mungkin tidak tercapai.
Memperoleh dana capital
Karena perusahaan pemberi jasa mengalami kesulitan keuangan, maka mungkin tambahan dana tidak ada
Mengurangi biaya operasi
Biaya sesudah outsourcing mungkin tidak berkurang, tetapi tetap atau bahkan bertambah
Mengurangi resiko usaha
Karena berbagai tujuan yang ingin dicapai tidak sepenuhnya diperoleh, mungkin risiko usaha tetap saja besar
Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki didalam perusahaan
Karena perusahaan pemberi jasa juga tidak memiliki sumber daya yang diperlukan, maka tujuan ini tidak tercapai.
13
Sumber : Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto (2004:105) Dengan demikian, risiko diidentifikasi sebagai salah satu faktor penting dalam keputusan outsourcing, yang mana jika diabaikan akan meningkatkan kemungkinan gagalnya proyek yang di-outsource (Benamati dan Rajkumar, 2002). c. Keuntungan Outsourcing Salah satu perangkat pasar yang dapat memaksimalkan profit adalah outsourcing. Dengan berbagai kemungkinan keuntungan yang dicapai, banyak perusahaan sekarang ini mengadopsi strategi bisnis ini; memaksimalkan keuntungan dan meminimalisasi kerugian. Namun demikian, keuntungan outsourcing tidak berkutat pada biaya. Berikut beberapa keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan yang melakukan stategi bisnis ini. Menurut Chandra suwondo (2003:11-13) terdapat alasan strategis untuk melakukan outsourcing yaitu: a. Keuntungan strategik merupakan keuntungan yang betujuan untuk jangka panjang b. Keutungan taktikal merupakan keuntungan yang dikaitkan dengan kegiatan operasi perusahaan. c. Keuntungan transformasional merupakan keuntungan untuk melakukan perubahan”. Menurut Komang Priambada dan Agus Eka Maharta (2008:74) keuntungankeuntungan outsourcing adalah sebagai berikut : 1. Fokus pada core bisnis 2. Membagi Risiko 3. Pemanfaatan sumber daya perusahaan 4. Mengurangi biaya 5. Mendapatkan tenaga kerja yang kompeten.” Adapun penjelasan dari keuntungan-keuntungan outsourcing yang diuraikan diatas adalah sebagai berikut : 1. Dengan melimpahkan hal-hal operasional pada pihak lain (perusahaan outsourcing), perusahaan dapat meningkatkan fokus bisnisnya (core business). 2. Outsourcing membuat risiko operasional perusahaan dapat terbagi kepada pihak lain. 3. Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lain. 4. Mengurangi biaya pengeluaran (capital expenditure) karena dana yang sebelumnya dipergunakan untuk investasi, bisa difungsikan sebagai biaya operasional. 5. Perusahaan dapat memperkerjakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkompeten, karena tenaga kerja yang disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang sudah terlatih sehingga hampir pasti kompeten alam bidangnya. Menurut Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto (2004:4) alasan perusahaan melakukan outsourcing karena memiliki beberapa keuntungan, antara lain: 1. Meningkatkan fokus perusahaan 2. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia 3. Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering 14
4. Membagi risiko 5. Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain 6. Memungkinkan tersedianya dana capital 7. Menciptakan dana segar 8. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi 9. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri 10. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola.” Dari beberapa pendapat adapun penjelasan dari keuntungan outsourcing yang disebutkan diatas adalah sebagai berikut : 1. Dengan melakukan outsourcing perusahaan dapat memusatkan diri pada masalah dan strategi utama dan umum, sementara pelaksanaan tugas sehari-hari yang kecil diserahkan pada pihak ketiga. 2. Secara alamiah, spesialisasi pekerjaan seperti yang dimiliki dan dikembangkan oleh para kontraktor (outsourcing provider) mengakibatkan kontraktor tersebut memiliki keunggulan kelas dunia dalam bidangnya. 3. Outsourcing adalah produk samping dan salah satu management tool lagi yang sangat unggul, yaitu business process reengineering. Outsourcing menjadi salah satu cara dalam reengineering untuk mendapatkan manfaat “sekarang” dan bukan “besok pagi” dengan cara menyerahkan tugas pada pihak ketiga yang sudah melakukan reengineering dan menjadi unggul atas aktivitas-aktivitas tertentu. 4. Apabila semua aktivitas dilakukan oleh perusahaan sendiri maka seluruh risiko juga di tanggung sendiri. Apabila beberapa aktivitas perusahaan dikontrakan kepada pihak ketiga maka risiko akan ditanggung bersama pula. 5. Sumber daya yang dimiliki perusahaan dapat dimanfaatkan untuk kegiatankegiatan perusahaan yang utama, yaitu hal yang paling dibutuhkan. 6. Outsourcing juga bermanfaat untuk mengurangi investasi dana capital pada kegiatan non core. 7. Outsourcing sering kali dapat dilakukan tidak hanya mengontrakan aktivitas tertentu pada pihak ketiga, tetapi juga disertai dengan penyerahan/penjualan/penyewaan aset yang digunakan untuk melakukan aktivitas tertentu tersebut. 8. Salah satu keuntungan yang sangat taktis dari outsourcing memungkinkan untuk mengurangi dan mengendalikan biaya operasi. 9. Perusahaan perlu melakukan outsourcing untuk melakukan suatu aktivitas tertentu karena perusahaan tidak memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan aktivitas tersebut secara baik dan memadai. 10. Outsourcing dapat juga digunakan untuk mengatasi pengelolaan hal atau mengawasi fungsi yang sulit dikendalikan. Fungsi yang sulit dikelola dan dikendalikan ini, misalnya birokrasi ekstern yang sangat berbelit yang harus ditaati oleh perusahaan yang dimiliki negara dalam menjalankan fungsi pembelian barang dan jasa, yang sulit di tembus dengan cara-cara biasa. 15
3.2
Analisis Penerapan Insourcing IT
Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty fifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu, Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu (en.wikipedia.org). Dalam kaitannya dengan TI, Insourcing atau Contracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan. Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas dengan outsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcing-nya (www.outsource2india.com). Sedangkan menurut Zilmahram (2009), Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut: 1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan. 2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan. 3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan. Keuntungan Dan Kelemahan Dari Insourcing. Adapun beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing antara lain: 1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri. 2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource. 3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal. 4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI. 5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap SI karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan tersebut. 7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan dengan sistem yang sudah ada. 8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol keamanan aksesnya (security acces). 9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage) perusahaan dibandingkan pesaing.
16
Selain keuntungan-keuntungan di atas, pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya: 1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya sangat mahal. 2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya dari awal. 3. Adanya communication gap antara IT Specialist dan user. 4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan spesialis TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang memenuhi kebutuhan user. 5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi. 6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan. 7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan TI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to date.
17
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1
Kesimpulan
Penerapan outsourcing dalam bidang TI tetap masih layak digunakan. Namun perusahaan perlu memperhatikan beberapa kriteria kesuksesan dalam hal itu, termasuk dalam pemilihan vendor yang tepat. Mengingat resiko yang dihadapi dalam outsourcing TI lebih tinggi dibanding dengan outsourcing bidang lain. Termasuk kemungkinan bocornya rahasia perusahaan ke pihak lain. Namun selain outsourcing masih terdapat model lain yang mungkin tepat diterapkan dalam pengembangan sistem dan teknologi informasi, yaitu co-sourcing. Dari hasil teori yang ada menunjukkan strategi-strategi dalam praktik outsourcing IT yang mampu memberikan hasil terbaik terhadap pencapaian keberhasilan dari praktik outsourcing IT tersebut, sehingga dari hasil peneilitian ini dapat menjadi bahan pertimbangan bagi para CIO atau Manajer IT serta pihak-pihak yang berkompeten dalam pengambilan kebijakan pengembangan fungsi IT bagi perusahaan masing-masing, dengan menerapkan strategi tingkat integrasi selektif, alokasi kendali kontrak dengan membayar jasa dan strategi periode kinerja jangka pendek yang terbukti dapat memberikan hasil yang lebih baik terhadap pencapaian kompetensi strategi, efisiensi biaya dan katalisator teknologi. Untuk menentukan strategi mana yang akan digunakan dalam suatu perusahaan, sangat tergantung dari situasi yang ada. Tentu saja dengan mempertimbangkan pula keunggulan dan kelemahan serta manfaat dan resiko yang mungkin dialami oleh perusahaan. Misalnya: outsourcing dapat dijadikan pilihan jika dibutuhkan waktu yang cepat dalam pengembangan aplikasi atau jika perusahaan memiliki sejumlah proses bisnis non-inti yang memerlukan banyak waktu, usaha, dan sumberdaya untuk dilaksanakan. Outsourcing dalam hal ini, akan membantu menghemat waktu, usaha, tenaga kerja dan juga akan membantu pengiriman yang lebih cepat untuk pelanggan perusahaan. Sebaliknya, insourcing lebih tepat untuk dipilih jika suatu aplikasi merupakan inti bisnis perusahaan atau jika telah ada suatu divisi khusus dalam perusahaan yang ahli dalam suatu bidang tertentu. Hal ini akan dapat menghemat biaya dan perusahaan memiliki kontrol yang lebih baik atas pekerjaan yang dilakukan.
4.2
Saran
Perusahaan dalam penerapan tekhnologi IT harus memperhatikan keunggunlan dan kelemahan penerapan Outsource dan Insource. Suatu perusahaan dapat melakukan outsource dan insource pada saat yang samasehingga dapat memiliki yang terbaik dari yang ditawarkan kedua strategi di atas dan bisnis akan mendapatkan keuntungan kompetitif. Disarankan untuk dapat memperhatikan tahapan-tahapa dalam melakukan seleksi vendor outsourcing sehingga meminimalkan resiko-resiko outsource yang ada dalam kegiatan IT Perusahaan.
18
DAFTAR PUSTAKA
Antonius Singgih Setiawan,207, Thesis - Hubungan Strategi Outsourcing Information Technology Dan Keberhasilan Outsourcing Information Technology, 2007 Altinkemer, K., A. Chaturvendi, R. Gulati. 1994. Information Syatems outsourcing: Issues and Evidence. International Journal of InformationManagement. Vol. 14 No. 4: 252-278 Ang, S., D. Straub. 1998. Production and Transaction Economies and IS Outsourcing: A Study of the U.S. Banking Industry. MIS Quarterly. 22 (December): 535-552 Barthelemy, J., 2001. The Hidden Cost of IT Outsourcing. MIT Sloan Managemnt Review. Vol. 42 No. 3:60-69 Gupta, G. Gupta, H. 1992. Outsourcing the IS Function. Is it Necessary for Your Organization? Information Systems Management. Vol. 9 N0.3: 44-50 Jay, T. Y. 2004. Achieving Real Results from IT Outsourcing www.perotsystems.com Jundenberg, J. 1994. Aplications Maintenance Outsourcing, An alternative to Total Outsourcing. Information Systems Management. Vol. 11 No. 4: 34-38 Kern, T., Willcocks, L. 2002. Exploring Relationships in Information Tecnology Outsourcing: The Interaction Approach. European Journal Of Information Systems. Vol. 11 No.1:3-19 Klepper, R. J. 1995. The Management of Partnering Development in IS Outsourcing. Journal of Information Technology. Vol. 10 No. 4: 249-258 Kunci Keberhasilan Outsourcing. e-Enterprice, Volume I Nomor 08 - Juni 2003. http://www.ebizzasia.com Levina, N., Jeanne, W. R. 2003. From the Vendor’s Perspective: Exploring the Value Proposition in Information Technology Outsourcinf. MIS Quarterly. Vol. 27 No. 3: 331-364 Ngwenyama, O. K., Bryson, N. 1999. Making the Information System Outsourcing decision: A Transaction Cost Approach to Analyzing Outsourcing Decision Problem. European Journal of Operational Research. Vol. 115 No. 2: 315-367 Palvia, P. C. 1995. A Dialectic View of Informtion System Outsourcing: Pros and Cons. Information & Management. Vol. 29 No. 2: 265-275 Pratiwi Mileniawati. 2005. Beberapa Alasan Mengapa Perusahaan Melakukan Outsourcing dalam Teknologi Informasi. http://www.sony-ak.com/articles/5/it_outsourcing.php Reyes, G., Jose, G., Juan, L. 2005. Information Systems Outsourcing success Factors: A Review and Some Results. Information Management & Computer Security. Vol. 13 No. 5: 399-418 19
