Keuntungan dan Kelemahan Pengembangan Sistem Informasi INSOURCING, OUTSOURCING, dan COSOURCING (Tugas Individu Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen) Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS).
Disusun Oleh:
BENRI ALBERTUS P056091501.44
2010
PENDAHULUAN Saat ini peran sistem informasi dalam menunjang kegiatan operasional dan pendukung pengambilan keputusan menjadi sangat penting. Menurut O’Brien (2005), sistem informasi terdiri atas dua gabungan kata yaitu sistem yang merupakan kumpulan elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. dan informasi yang merupakan data yang telah diolah sedemikian rupa, sehingga menghasilkan sesuatu yang dapat dimanfaatkan oleh pemakai akhir untuk tujuan tertentu. Peran ini semakin meluas dengan seiring meningkatnya persaingan di dalam dunia usaha pada era globalisasi saat ini. Perusahaan dituntut untuk memberikan pelayanan yang optimal baik dari segi produk atau jasa yang ditawarkan. Dalam melakukan pengembangan sistem informasi perusahaan, perlu dilakukan perencanaan yang matang dan dukungan dari pihak manajemen untuk menerapkan sistem informasi ini kedepannya. Tugas dan tanggung jawab dalam pengembangan sistem ini, dapat diserahkan keberbagai pihak. Pihak pertama adalah
perusahaan
dengan
sumberdaya
yang
dimilikinya
melakukan
pengembangan dan pemeliharaan sendiri sistem informasinya (insourcing). Pihak kedua
adalah
perusahaan
melakukan
pelimpahan
pengembangan
dan
pemeliharaan sistem informasinya kepada pihak di luar organisasi yang dianggap mahir dibidang tersebut sehingga perusahan dapat fokus dengan peningkatan performa “core competency” perusahaan (outsourcing). Pihak ketiga adalah perusahaan dan pihak luar melakukan kerja sama dalam proses pengembangan serta pemeliharaan sistem informasi (cosourcing) Dalam
melakukan
pengembangan
sistem
ini,
perusahaan
harus
menyerahkan ke pihak yang tepat dan didasarkan pada kebutuhan serta sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan. Pemilihan yang tidak tepat dapat menyebabkan investasi sistem inovasi yang telah dilakukan menjadi tidak terpakai atau sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan keuntungan dan kerugian dari pihak atau pelaku pengembangan sistem informasi tersebut. Pada bagian pembahasan, akan di uraikan keuntungan dan kelemahan dari pengembangan sistem informasi antara insourcing, outsourcing dan cosourcing.
PEMBAHASAN
Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen penunjang yang sangat penting dalam keberhasilan suatu bisnis. Untuk itu dalam pengelolaan dan pengembangannya perlu diserahkan kepada pihak yang tepat (insourcing, outsourcing dan cosourcing.), dan harus mempertimbangkan berdasarkan sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan, keputusan strategi perusahaan dan kontribusi sistem informasi tersebut terhadap operasi bisnis perusahaan. Penyerahan pengembangan sistem informasi perusahaan kepada pihak yang tepat harus didasarkan kepada, kelebihan dan kekurangan yang ada dari pemilihan pihak tersebut (insourcing, outsourcing dan cosourcing.).
Insourcing Perusahaan dengan sumberdaya yang dimilikinya melakukan sendiri pengembangan sistem informasi yang sering dikenal dengan istilah insourcing. Dalam menetapkan pengembangan sistem informasi dengan Insourcing, perusahaan membutuhkan perencanaan yang matang dan kemampuan SDM yang baik agar hasil yang didapat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Keuntungan dan kelebihan dengan pengembangan sistem insourcing adalah :
Keuntungan Menggunakan Alternatif Insourcing: Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif untuk jangka panjang. Apabila terjadi perubahan sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Proses pengembangan dan pemeliharaan sistem dapat dikelola dan dikontrol secara langsung. Penghematan biaya dengan cara mengoptimalkan kinerja pegawai yang bekerja di pengembangan sistem informasi perusahaan. Penyempurnaan direalisasikan.
sistem
informasi
yang
dibutuhkan
dapat
segera
Kemudahan pengembangan
dalam sistem
melakukan informasi
koordinasi
karyawan
perusahaan,
karena
terhadap proses
pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Sosialisai sistem informasi menjadi lebih cepat, karena penyampain sistem informasi berasal dari karyawan yang telah dikenal.
Kelemahan Menggunakan Alternatif Insourcing: Resiko kegagalan pengembangan sistem informasi perusahaan menjadi tanggung jawab penuh perusahaan. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. Terpecahnya konsentrasi karyawan, karena harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. Pengembalian investasi dari pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lebih lama dari alternatif lainnya. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer pengembangan sistem informasi sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. Kurangnya tenaga ahli di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan sistem
Outsourcing Outsourcing adalah perusahaan melakukan pelimpahan atau pendelegasian terhadap pengembangan dan pemeliharaan sistem informasinya kepada pihak di luar organisasi yang dianggap mahir dibidang tersebut sehingga perusahan dapat fokus dengan peningkatan performa “core competency” perusahaan. Keuntungan dan kelebihan dengan pengembangan sistem outsourcing adalah :
Keuntungan Menggunakan Alternatif Outsourcing: Lebih praktis dalam pengembangan sistem informasi yang relatif lebih cepat, efektif, dan efisisen karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya. Perusahaan dapat lebih fokus untuk meningkatakan performa utamanya. Meningkatkan kompetisi perusahaan dalam waktu yang lebih singkat. Resiko kegegagalan pengembang sistem, tidak sepenuhnya ditanggung oleh perusahaan. Biaya pengembangan sistem informasi dapat disesuaikan dengan anggaran dan kebutuhan perusahaan. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan pengembangan sistem informasi secara internal, karena kualitas outsourcer sudah teruji dan telah mengalami perbaikan terus menerus berdasarkan keluhan-keluhan pemakai. Perusahaan merasa tidak perlu dalam melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki oleh ousourcer. Tidak perlu mengeluarkan biaya pelatihan terhadap para karyawan dalam pengembangan sistem informasi perusahaan.
Kelemahan Menggunakan Alternatif Outsourcing: Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga
apabila terjadi
gangguan akan berdampak langsung pada perusahaan. Perusahaan akan kehilangan peluang untuk mempelajari dan membangun sistem informasi dalam perusahaan. Perusahaan akan kehilangan kendali atau kontrol terhadap sistem dan data penting dari perusahaan apabila pihak outsourcer menjual data ke pesaing. Hasil pengembangan sistem informasi yang ada belum tentu sesuai dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan, serta keamanan data kurang terjamin. Jika posisi tawar outsourcer lebih tinggi karena outsourcer yang dipilih adalah outsourcer terkenal, maka perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam menyesuaikan keinginan perusahaan.
Mengurangi kompetisi perusahaan apabila aplikasi yang di outsource adalah aplikasi yang strategik, maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama.
Cosourcing Cosourcing adalah keputusan perusahaan dalam pengembangan serta pemeliharaan sistem informasinya bekerja sama dengan pihak luar. Biasanya terjadi pertukaran ilmu antara pihak luar dengan pihak internal perusahaan Keuntungan dan kelebihan dengan pengembangan sistem cosourcing adalah :
Kelebihan menggunakan cosourcing : Pembagian resiko bersama, apabila terjadi kegagalan dalam pengembangan sistem informasi yang ada. Teknologi yang akan dikembangkan dapat dinegosiasikan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Perusahan dapat meyempurnakan kekurangan dalam pengembangan sistem infomasi perusahaan. Adanya sharing knowledge antara karyawan perusahaan tersebut dengan pihak luar untuk menyempurnakan sistem informasi yang dikembangkan oleh perusahaan. Permasalahan dalam pengembangan SI dapat didiskusikan bersama untuk mencari jalan keluar yang tepat. Perencanaan pengembangan lebih kompetitif karena disesuaikan dengan core competency perusahaan.
Kelemahan menggunakan cosourcing : Perlu pembelajaran yang lebih dari pihak perusahaan karena harus menyesuaikan dengan komponen teknologi yang dimiliki oleh vendor, yang umumnya lebih canggih. Kurangnya
keamanan
sistem
informasi
karena
adanya
peluang
penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, seperti pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan kepada pesaing.
Membutuhkan biaya yang relatif besar karena melibatkan dua pihak yang saling bertangung jawab dalam penerapan sistem infomasi suatu perusahaan. Keuntungan perusahaan dari pengembangan sistem infomasi ini belum dapat dirasakan dalam jangka pendek. Perbedaan kepentingan organisasi dapat menyebapkan konflik kepentingan antara
perusahaan
dan
vendor
dan
berakibat
pada
terhambatnya
pengembangan sistem informasi perusahaan. Membutuhkan waktu yang cukup lama dalam penyesuaian kebudayaan kerja dan transfer knowledge antara
perusahaan dan vendor untuk
pengembangan sistem informasi perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA Indrajit RE. Djokopranoto R. 2003. Proses Bisnis Outsourcing. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia. Seminar,KB, 1999 Computer Networking. Handout Sistem Informasi Manajemen MMA-IPB.Jakarta O’Brien JA. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat
LAMPIRAN KOMENTAR BLOG : 1. http://mygreenworld.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/outsourcingmanagement-on-information-system/ Terima kasih atas informasinya. Outsourcing menjadi pilihan pengembangan sistem infomasi perusahaan yang semakin diminati, karena outsourcing dapat memberikan keuntungan dengan jangka waktu yang tidak lama. Perusahaan dapat merasakan merasakan manfaat dari pengembangan sistem informasi dalam waktu yang singkat serta berkonsentrasi pada bisnis intinya. 2. http://dessysetyawati.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/penerapanoutsourcing-pada-sistem-informasi-di-indonesia/#comment-11 Terima kasih atas informasinya. Pemilihan pihak dalam melakukan pengembangan sistem informasi tidak harus secara outsourcing atau insourcing, akan tetapi dapat menggabungkan antara pihak internal perusahaan dan pihak ketiga (co sourcing). Perusahaan yang mau menerapkan co sourcing dapat memperoleh transfer pengetahuan dan teknologi dari pihak ketiga sehingga dalam jangka panjang akan terjadi peningkatan kompetitif suatu perusahan. 3. http://sasmoyo.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/30/outsourcing-vsinsourcing-dalam-sistem-informasi/ Terima kasih atas informasinya. Pada umumnya perusahaan memilih pengembangan sistem informasi secara outsourcing dikarenakan sistem ini yang dirasa memiliki dampak langsung atau jangka pendek terhadap penerapan sistem informasi yang dilakukan oleh perusahaan dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif. 4. http://epiratri.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/keuntungan-dankelemahan-dari-pengembangan-sistem-informasi-secara-outsourcingdibandingkan-dengan-insourcing-2/ Terima kasih atas informasinya. Menurut saya outsourcing merupakan salah satu metode pengembangan SI yang paling banyak diminati oleh perusahaan ataupun organisasi saat ini. Hal ini dikarenakan outsourcing dinilai efektif dan efisien. Outsourcing dapat menjadi solusi terbaik saat sumbedaya didalam
perusahaan belum mampu untuk melakukan pengembangan sistem informasi secara internal. 5. http://erlitarahma.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/31/keuntungan-dankelemahan-pengembangan-maupun-penerapan-sistem-informasi-secaraoutsourcing-dibanding-kan-secara-insourcing/jbjb Terima kasih atas informasinya. Saya setuju dengan pendapat anda bahwa yang paling penting dalam pengembangan suatu sistem informasi adalah bagaimana sistem ini bisa dikembangkan dan bermanfaat secara optimal bagi perusahan, karena pengembangan ini membutuhkan biaya yang relatif besar dan harus didasarkan pada faktor kemampuan sumberdaya perusahaan.
