UJIAN AKHIR TRIWULAN TAKE HOME MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
TINJAUAN SISTEM OUTSOURCING PADA PERUSAHAAN DI INDONESIA
Oleh: Dessy Liani P056101081.45
Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pada era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat, setiap perusahaan harus mampu melakukan inovasi untuk bertahan, salah satunya adalah dengan menerapkan teknologi tepat guna. Sistem informasi merupakan salah satu alat (tool) yang sering digunakan oleh perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahan demi mencapai efektifitas dan efesiensi perusahaan. Organisasi (perusahaan) dan sistem informasi memerlukan kontribusi, komitmen dan kepedulian untuk mendapatkan potensi yang sesungguhnya. Efektifitas dan efisiensi dalam mentransfer teknologi memerlukan perubahan yang terus menerus dan berkelanjutan. Teknologi dan sistem informasi yang merupakan kolaborasi antara teknologi informasi dan komunikasi yang memainkan peran utama pengembangan sistem informasi. Pemanfaatan teknologi informasi manjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindarkan oleh setiap perusahaan yang ingin menempatkan dirinya pada posisi paling depan dalam suatu industri. Terkait dengan hal ini, pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk mjenunjang suksesnya sebuah bisnis. Dalam sebuah perusahaan, pengelolaan sumber daya informasi biasanya disebut dengan Sistem Informasi Sumber daya Informasi (Information Resources Information System). Sistem ini merupakan bagian dari sistem informasi yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi, memproses, serta menyediakan informasi dalam format tepat yang akan dipergunakan dalam proses pengambilan keputusan. Proses mengidentifikasi berarti sisitem harus dapat menentukan masalah yang dihadapi perusahaan, keputusan yang akan dibuat oleh oleh para pengambil keputusan dan informasi apa yang harius disediakan untuk memecahkan masalah tersubut. Proses ini harus dapat menentukan data yang dibutuhkan, diamna, bagaimana, dan dengan metode apa data tersebut diperoleh serta bagaimana
menentukan proses dan metode yang paling tepat yang akakn dipergunakan dan berapa lama proses harus diselesaikan. Disadari dalam mengembangkan sistem informasi tidak sedikit biaya yang harus dikeluarkan. Perusahaan pun senantiasa melakukan efisiensi biaya dalam berbagai komponen pengeluaran keuangan perusahaan untuk dapat memenangkan persaingan. Salah satu cara yang dilakukan perusahaan dalam mengembangkan sistem informasi dan sekaligus dalam rangka melakukan efisiensi biaya yaitu dengan sistem outsourcing Selain efisiensi biaya adanya sistem outsourcing ini juga didasari karena adanya keterbatasan yang dimiliki perusahaan baik dalam bidang pengetahuan Sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki, keterbatasan informasi, keterbatasan peralatan dan keterbatasan-keterbatasan lainnya. Namun demikian Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, karena perusahaan pasti akan mengeluarkan dana dan sumber daya yang lebih sebagai management fee perusahaan outsourcing, memikirkan mengenai pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan lainnya. Oleh karena itu pemilihan sistem outsourcing harus dianalisis dan dilakukan dengan baik sehingga sehingga memberikan manfaat yang besar serta mampu meningkatkan dan berkontribusi besar terhadap kinerja perusahaan secara tepat dan efisien.
1.2 Rumusan Masalah Dalam makalah akan diuraikan bahasan mengenai outsourcing, mulai dari pengertiannya, alasan penggunaannya, jenis resiko yang dapat ditimbulkan serta implikasi penggunaannya di perusahaan.
1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulisan adalah untuk mengetahui mengapa dan bagaimana outsourcing sistem informasi dapat diterapkan pada perusahaan.
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Outsourcing Outsourcing (Alih Daya) diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyedia jasa, dimana badan penyedia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta kreteria yang telah disepakati oleh para pihak. IT Outsourcing merupakan kerja sama dengan pihak ketiga untuk melakukan IT operations (hardware, software/aplikasi, dacen, network, perawatan infrastruktur teknologi) dengan cara in house, off site atau off shore, secara sebagian atau keseluruhan. Outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Outsourcing TI atau pengadaan sarana dan jasa TI oleh pihak ketiga merupakan kebijakan strategis perusahaan yang berpengaruh terhadap proses bisnis dan bentuk dukungan TI yang akan diperoleh. Outsourcing adalah pendelegasian terhadap suatu pekerjaan dalam sebuah organisasi pada pihak lain dengan jangka waktu tertentu. Di Indonesia, bentuk outsourcing yang umum dilakukan adalah dalam bidang layanan kebersihan ruangan. Outsourcing dalam pengertian sistem informasi merupakan salah satu solusi yang sering digunakan dalam mengembangkan sistem informasi pada suatu perusahaan.
Dimana
perusahaan
menyerahkan
pengembangan
dan
atau
pengoperasian sistem informasi pada pihak luar. Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsourc. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.
Outsourcing atau alih daya merupakan proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk keperusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk bias berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu. Outsourcing dalam regulasi ketenagakerjaan biasa hanya mencakup tenaga kerja pada proses pendukung (non core business unit) atau secara praktek semua lini kerja bias dialihkan sebagai unit outsourcing. Faktor yang paling penting didalam pengelolaan sumberdaya informasi adalah bagaimana mengembangkan Sistem Informasi Sumber daya Informasi yang akan dipergunakan, hal ini berarti kita menetukan bagaimana bentuk sistem yang dibutuhkan, dalam arti kata kebutuhann akan perangkat keras, perangkat lunak dan pelaksana serta SOP (Standard Operating Procedures) yang akan dipergunakan. Ada berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem informasi ini, diantaranya : 1. System Development Life Cycle (SDLC) Digunakan untuk menjelaskan siklus kehidupan suatu system informasi (Hoffer and Valavicich, 2002). Proses pengembangan suatu sistem informasi dimualia dari proses pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, melakukan analisis terhadap rencana sistem yang akan dibuat, mendesain sistem, dan mengimplementasikan sistem yang telah disusun serta melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang telah disusun (Bodnar, 2001). 2. Prototyping Sistem dapat dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan kerjasama yang erat antara analis dengan pemakai sedangkan kelemahan tekkik ini adalah tidak begitu mudah untuk dilaksanakan pada sistem yang relatif besar. 3. Rapid Application Development Pendekatan ini memerlukan keikutsertaan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahannya, sistem mungkin terlalu sulit untuk dibuat dalam waktu yang singkat yang pada
akhirnya akan mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah. 4. Object Oriented Analysis and Development Integrasi data dan pemrosesan selama dalam proses desain sistem akan menghasilkan sistem yang memiliki kualitas yang lebih baik serta mudah untuk dimodifikasi. Namun, metode ini sulit untuk mendidik analis dan programmer sistem dengan menggunakan pendekatan object oriented serta penggunaan modul yang sangat terbatas. Pemilihan
alternatif
pengembangan
sistem
informasi
yang
tepat
merupakan suatu keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Outsourcing, sebagai salah satu alternatif pengembangan sistem informasi sumber daya informasi dipilih sebagai alternatif yang paling sesuai untuk diterapkan perusahaan. Kekuatan alternatif ini adalah pihak perusahaan tidak usah terlalu dipusingkan dengan masalah sistem informasi mereka. Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan. Gambar 1. Model Framework pengaturan outsourcing SI menurut Vitharana, P dan Dharwadkar, R (2007).
2.2 Alasan dilakukannya Outsourcing Outsourcing terbagi menjadi tiga : total outsourcing, selective outsourcing outsourcing, dan de facto sourcing (Liliana, 2009). Total outsourcing yaitu penyerahan tanggung jawab sepenuhnya pada pihak ketiga atas pengelolaan sistem informasi perusahaan. Selective outsourcing yaitu penyerahan tanggung jawab pihak ketiga atas suatu layanan tertentu sesuai dengan bidang keahlian vendor. Sebagai contoh SAP menyediakan software dan personil, dan IBM menyediakan hardware dan personil untuk perusahaan. Sedangkan de facto sourcing merupakan penyerahan tanggung jawab kepada pihak ketiga karena karena adanya latar belakang sejarah atau politik. Contohnya pemilihan vendor tertentu karena adanya hubungan antara eksekutif perusahaan dengan pihak vendor. Perusahaan-perusahaan perusahaan di Indonesia cenderung lebih memilih outsourcing dalam mengelola pengembangan sistem informasinya. Hasil penelitian yang dilakukan oleh Divisi Riset PPM Manajemen pada agustus 2008 menunjukan sebagian besar perusahaan melaksanakan outsourcing pada perusahaannya. Gambar 2. Perusahaan Yang Menggunakan Tenaga Outsourcing
n = 44
Gambar 3. Perusahaan Yang Menggunakan Outsource Berdasarkan Jenis Industri
Dari 73% perusahaan yang menggunakan tenaga outsource diketahui 5 alasan menggunakan outsourcing, yaitu agar perusahaan dapat fokus terhadap core business, untuk menghemat biaya operasional, turn over karyawan menjadi rendah, modernisasi dunia usaha dan lainnya, masing-masing sebesar. Adapun yang menjadi alasan lainnya adalah : a.
Efektifitas manpower
b.
Tidak perlu mengembangkan SDM untuk pekerjaan yang bukan utama.
c.
Memberdayakan anak perusahaan.
d.
Dealing with unpredicted business condition. Alasan Melakukan Outsourcing dalam sistem informasi:
1.
Penghematan, terutama dalam jangka panjang, karena perusahaan tidak memerlukan investasi. Hal ini akan mengakibatkan ROI perusahaan menjadi baik.
2.
Manajemen dapat fokus terhadap kegiatan utamanya, dimana bisnis perusahaan berada
3.
Dapat menggunakan tenaga kerja (staff) yang ada lebih fleksibel
4.
Mendapatkan akses ke pasar global. Terutama jika penyedia jasa outsourcing adalah worldwide company.
5.
Dapat mengurangi biaya pemasaran Alasan mengapa suatu perusahaan mengambil langkah outsourcing adalah
dikarenakan agar perusahaan tersebut dapat bertahan dalam memasuki pasar international dan mendapatkan keuntungan. Pengambilan langkah outsourcing merupakan suatu penerapan kebijakan perusahaan. Juga dikatakan bahwa ketika perusahaan mengambil langkah melakukan IT outsourcing, perusahaan tersebut akan di hadapkan kepada beberapa manfaat dan resiko, yang dimana ada salah satu resiko tersebut jika tidak di tangani dengan baik akan menimbulkan masalah yang besar bagi perusahaan. Karena itulah dibutuhkan suatu vendor IT sebagai penyedia IT yang berguna untuk kepentingan IT outsourcing. Adapun alasan lain dilakukannya IT outsourcing adalah: (a)
Keterbatasan investasi.
(b)
Keterbatasan tenaga ahli,
(c)
Menghindari
risiko
pengembangan
yang
tinggi
dan
ketersediaan
operasionalisasi IT dengan segera.
2.4 Manfaat dan Kelemahan Outsourcing Outsourcing digunakan perusahaan karena dirasakan beranfaat, adapun beberapa manfaat outsourcing bagi perusahaan adalah : 1. Manfaat dari segi bisnis dan financial adalah Fokus kepada core business, Lebih mudah untuk mengelola operational IT, Lebih mudah dalam pengawasan biaya operasional, Minimum Capital Expenditure (Capex), Meningkatkan ROA. 2. Manfaat dari sisi teknologi adalah Memiliki teknologi IT yang up-to-date, Mudah melakukan pengembangan IT. 3. Manfaat ditinjau dari sisi Sumber Daya Manusia adalah Penggunaan SDM lebih optimal, Pemanfaatan SDM untuk tugas dan fungsi bisnis. Manfaat dari pemilihan IT outsourcing antara lain adalah : 1. Teknologi yang maju. IT sourcing memberikan kemajuan teknologi kepada organisasi klien dan pengalaman personil. Suatu perusahaan memiliki kemajuan teknologi jika teknologi tersebut dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan misinya, dan teknologi tersebut tergantung kepada vendor sebagai penyedia IT outsourcing tersebut. 2. Cash Flow. Jasa yang disediakan oleh vendor relatif lebih murah dibanding jika perusahaan
mengusahakannya
sendiri.
Outsourcing
dapat
membantu
pengelolaan arus kas sebab perusahaan tidak perlu melakukan penanaman modal awal besar sebab vendor memiliki kebijakan free-for service basis. Perusahaan dapat di bebaskan dari pembelian aset IT melalui outsourcing. Jadi perusahaan tidak akan di bebani lg dengan biaya pembelian, pengembangan, pemeliharaandan pengelolaan aset-aset IT yang mahal. 3. Pemusatan Aktivitas Inti. Perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada kegiatan operasinya dan dapat mengendalikan jumlah tugas sehingga kegiatan operasi perusahaan dapat menjadi sempurna. 4. Kebutuhan akan personil IT. Penggunaan IT outsourcing oleh suatu perusahaan menggambarkan kurangnya personil IT dalam satu perusahaan tersebut.
Vendor memiliki resources yang lebih besar, maka alangkah baiknya jika perusahaan tersebut menggunakan IT outsourcing staff yang berasal dari vendor. 5. Fleksibilitas penggunaan Teknologi. IT Outsourcing di pertimbankan sebagai langkah management resiko yang lebih baik, sebab dengan begitu, segala resiko yang di hadapi di limpahkan kepada vendor yang bertanggung jawab dalam memperbaharui teknologi. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing, dan juga kelemahan menggunakan outsourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing antara lain:
• Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer menerima jasa dari perusahaan lainnya sehingga biaya tetap outsourcer dapat dibagi beberapa perusahaan.
• Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
• Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli dibidang tersebut.
• Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer mempunyainya.
• Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki outsourcer.
• Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi. • Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal. • Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya
Kekurangan dari pengembangan sistem informasi melalui Outsourcing adalah sebagai berikut :
•
Kemungkinan adanya duplikasi produk atau kebocoran sistem. Kemungkinan sistem yang dibuat untuk perusahan oleh vendor digunakan oleh perusahaan lain yang menjadi klien vendor tesebut.
•
Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakannya karena outsourcer juga harus memikirkan klien lain.
•
Kontrak jangka panjang, dimana vendor menawarkan kontrak dalam jangka waktu yang relative panjang, dan biaya pinalti yang sangat mahal bila pemutusan kerjasama dilakukan, sehingga perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan sistem yang ada sampai kontrak selesai.
•
Menjadi sangat tergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan.
•
Jika terjadi gangguan pada sistem, maka perusahaan akan menanggung risiko keterlambatan penanganan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.
•
Jika kekuatan menawar ada pada outsourcer, maka perusahaan akan kehilangan kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi terdapat konflik antara perusahaan dan outsourcer.
•
Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
•
Memerlukan waktu untuk menentukan vendor atau provider yang tepat untuk masing-masing masalah yang dihadapi
•
Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.
•
Memerlukan waktu, koordinasi dan biaya dalam melakuak perunahan terhadap isi dari kesepakatan kerja sebelumnya.
•
Pengambilan keputusan hanya dikuasia oleh pihak eksekutif perusahaan dan karyawan hanya sebagai inputan dalam sistem. Hal ini bisa saja mendapatkan penolakan dari karyawan karena kebijakan yang tidak sesuai dengan pelaksanaan di lapangan.
•
Adanya pergantian karyawan sewaktu-waktu karena tidak sesuai dengan kualitas yang dijanjikan oleh vendor menyebabkan turn over menjadi tinggi.
•
Bagi karyawan kontrak, posisi kerjanya yang tidak aman, karena perusahaan dapat mengganti posisinya sewaktu-waktu jika kualitas kerja dinilai buruk, sehingga menyebabkan kurangnya loyalitas yang diberikan oleh karyawan.
2.5 Pro - Kontra Outsourcing Tidak semua perusahaan mau melakukan outsorcing, perlu analisis yang jeli agar outsourcing tersebut dapat memberi manfaat bagi perusahaan dan tidak keluar dari tujuan utama perusahaan. Berikut disajikan Tabel yang menjelaskan pro dan kontra perusahaan dalam penggunaan outsourcing. Tabel 1. Pro – Kontra Penggunaan Outsourcing PRO OUTSOURCING - Business owner bisa fokus pada core business. - Cost reduction. - Biaya investasi berubah menjadi biaya belanja. - Tidak lagi dipusingkan dengan oleh turn over tenaga kerja. - Bagian dari modenisasi dunia usaha (Sumber : Pekerjaan Waktu Tertentu dan “Outsourcing, www.sinarharapan.co.id)
KONTRA OUTSOURCING - Ketidakpastian status ketenagakerjaan dan ancaman PHK bagi tenaga kerja. (Sumber: www.hukumonline.com) - Perbedaan perlakuan Compensation and Benefit antara karyawan internal dengan karyawan outsource. (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.co m) - Career Path di outsourcing seringkali kurang terencana dan terarah. (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.co m) - Perusahaan pengguna jasa sangat mungkin memutuskan hubungan kerjasama dengan outsourcing provider dan mengakibatkan ketidakjelasan status kerja buruh. (Sumber: “Outsourcing, Pro dan Kontra” http://recruitmentindonesia.wordpress.co m) - Eksploitasi manusia (Sumber : Pekerjaan Waktu Tertentu dan “Outsourcing, www.sinarharapan.co.id)
2.6 Resiko dan Pengendalian resiko Outsourcing Namun
demikian,
outsourcing
tidaklah
mudah
dilakukan
karena
mengandung resiko yang tidak kecil. Berdasarkan survey yang dilakukan oleh KMPG (http://www.itgi.org/ ), terdapat beberapa risiko yang dapat terjadi akibat outsourcing tersebut, yaitu 1. Aspek hukum 2. Aspek ketergantungan 3. Aspek keamanan fisik Sistem informasi 4. Aspek logic sistem informasi 5. Aspek Sumber daya manusia
Tabel 2. Resiko outsourcing Biaya transisi yang tersembunyi dan biaya
Biaya tersembunyi
manajemen Biaya layanan yang tersembunyi Kesulitan dalam kontrak
Biaya amandemen kontrak Perselisihan dan pengajuan perkara Kesulitan dalam menegosiasikan lagi kontrak
Penurunan nilai layanan
Berkurangnya kualitas layanan Meningkatnya biaya layanan
Hilangnya
kompetensi Hilangnya keahlian IT
organisasi
Hilangnya kemampuan inovatif Hilangnya kendali terhadap aktifitas Hilangnya keunggulan bersaing
Dari kelemahan outsourcing dapat dilihat resiko yang akan di hadapi dalam
perusahaan,
(http://esharianomics.com/esharianomics/it/it-outsourcing/
adapun beberapa resikonya adalah : 1. Legal. Salah satu komponen penting dalam outsourcing adalah kontrak. Didalam kontrak dijelaskan mengenai layanan vendor kepada penyedia, diskusi financial, dan legal issue. Ini akan dijadikan blueprint sebagai bentuk persetujuan mereka. Ada beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam
melakukan pembuatan kontrak yaitu service level agreements, penalties for non-performance, contract length, flexibility, post-outsourcing, dan vendor standart contract. Dan ini merupakan resiko yang perlu di perhatikan dengan sebaik-baiknya, jika tidak maka IT outsourcing akan menjadi masalah bagi perusahaan. 2. Informasi merupakan aset berharga bagi perusahaan, jika tidak dikelola dengan baik maka akan menjadi masalah bagi perusahaan tersebut. 3. Dalam menetapkan strategi hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan IT outsourcing (outsourcing scope), yang meliputi total outsourcing dan selective outsourcing. 4. Maintaining the relationship. 5. Loss of flexibility. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat megnurangi fleksibilitas. Seandainya ada kebutuhan bisnis yang berubah, perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga maka klien harus meeundingkan kembali kontraknya. 6. Managerial Control Issue. Pengambilan keputusan hanyalah di kendalikan oleh sebagian kecil para eksekutif senior saja, sedangkan para departement IT yang lebih mengetahui kebutuhan IT perusahaan dikendalikan oleh atasan saja. 7. Financial Ada biaya yang dikenal dengan hidden cost, yaitu biaya seperti biaya diluar jasa standar, biaya pencarian vendor(melibatkan aktivitas yang mahal seperti riset, wawancara, evaluasi dan kunjungan lokasi luar negri, dan pemilihan akhir suatu penjualan), biaya transisi(transisi meliputi penyusunan, penarikan kembali dan penampungan yang dilakukan oleh vendor), dan biaya post outsourcing. Beberapa permasalahan yang sering timbul dengan dipilihnya outsourcing adalah perusahaan menghadapi keresahan terhjadap karyawan, khususnya adanya rasa takut kehilangan pekerjaan yang dihadapai oleh karyawan yang sering memicu terjadinya kemaraha yang pada akhirnya akan mengganggu moral bekerja mereka, sehingga pihak manajemen perlu mengkomunikasikannya secara baik dan berterus terang atas apa yang sedang dihadapi perusahaa dan kenapa diambil langkah-langkah outsourcing.
Untuk menjaga terjadinya keresahan karyawan, proses outsourcing beberapa perusahaan membuat langkah transisi untuk meniolong karyawan, misalnya jauh sebelum outsourcing diputuskan maka secara rinci dikomunikaxsikan dalam beberapa pertemuan untuk staff di bagian IT, sehingga ketika outsourcing diberlakukan para staff mengerti benar betapa pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan, mereka di dorong untuk memperoleh keahlian baru dibawah inisiatif perusahaaan yang dikenal dengan moto ”Know IT Now or No It”
2.7 Keputusan Melakukan Outsourcing Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya: 1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi. 2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi. Berbagai pertimbangan yang mendorong penulis untuk memilih Outsourcing sebagai alternatif terbaik dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi adalah sebagai berikut : 1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi 2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi 3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan 4. Faktor waktu/kecepatan 5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama 6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil. Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk
dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. Faktor-faktor yang harus diperhatikan antar lain : o
Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge)
o
Kemampuan teknis
o
Kemampuan keuangan
o
Kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya.
2.8 Penerapan Outsourcing di Lapangan Indikator keberhasilan outsourcing terletak pada pemastian mutu yang harus dituangkan dalam perjanjian kontrak kerjasama. Tetapi, bagaimanapun proses pemastian memadahi tidaknya pengendalian proses, lebih penting lagi adalah sistem manajemen mutu perusahaan yang akan kita serahi pekerjaan tersebut, perlu dituangkan dalam prosedur atau Instruksi Kerja (IK) outsourcing. Artinya, perjanjian kontrak dalam hal ini tidak cukup persyaratan mutu saja. Mutu dalam hal ini bisa meliputi: QCDSM (Quality of products, Cost atau harga yg disepakati, Delivery atau pengiriman atau Time Frame atau skedul penyelesaian pekerjaan, Safety dan Morale). Pengawasan langsung di lapangan mutlak dilakukan, misalnya dalam hal inspection atau quality control, atau di bagian proses tertentu yang paling berpengaruh terhadap mutu, dan sebagainya. Semua tergantung pada hasil pemastian tersebut. Segala sesuatu yang akan dilakukan nantinya itu harus tertuang dalam perjanjian kontrak. Dan yang jelas, prosedur atau pun IK outsorcing juga harus memuat pula apa yang harus dilakukan oleh manajemen atau petugas yang bertanggung-jawab terhadap outsorcing. Cakupan & Komponen IT Outsourcing yang harus diperhatikan sebelum diterapkan diperusahaan adalah; (a) Data Center Operations (H/W, HR & Communication Package), (b) Automatic Teller Machine (ATM & Switching), (c) Disaster Recovery Center (DRC), (d) Storage and Tape Management, (e) Server Hosting
(f) Data Center Co-Location (space & utility). (g) Professional Services (Only HR). Komponen Outsourcing yang semestinya diterapkan dalam perusahaan untuk mengatasi resiko adalah; (a) Availability, yaitu: Lokasi tersedia 24 jam/hari, tenaga operator ahli 3 shift penuh 24 jam/hari, peralatan back up untuk Network tersedia 24 jam/hari dan Layanan untuk seluruh wilayah Indonesia. (b) Quality, yaitu: SDM yang qualified, service level agreement (SLA), standard operation procedure (SOP) yang dapat diaudit dan hardware dengan paket layanan pemeliharaan dan perbaikan. (c) Security, yaitu lokasi yang aman, jalur komunikasi yang aman, perlindungan dari akses data oleh yang unauthorized, perlindungan akses dari orang yang tidak berkepentingan.
BAB IV KESIMPULAN
Penerapan sistem informasi dalam upaya penciptaan keunggulan kompetitif perusahaan sudah tidak dapat dihindari lagi saat ini. Outsourcing merupakan metode pengembangan sistem informasi yang paling banyak dilakukan oleh perusahaan belakangan ini. Outsourcing dilakukan karena beberapa alasan, dan karena dirasakan manfaat yang tinggi dari outsourcing sebanyak 73% perusahaan Indonesia melakukan telah outsourcing. Dalam penerapan outsourcing dapat dilihat dari keuntungan dan kelemahan outsourcing, Keunggulan lain outsourcing antara lain efisiensi biaya operasional, produktifitas sumberdaya manusia internal perusahaan, serta hasil sistem informasi yang lebih berkualitas karena ditangani oleh pihak yang berkompeten. Namun demikian implementasi outsourcing juga memiliki kelemahan yang harus dihadapi oleh perusahaan. Resiko paling besar adalah perusahaan tidak memiliki kontrol penuh atas sistem beserta seluruh sumberdayanya. Kebocoran dan pembajakan sistem merupakan hal yang sangat mungkin terjadi. Resiko dan cara mengatasi resiko tersebut harus diperhatikan dan dijadikan sebgai pertimbangan sehingga pemilihan keputusan outsourcing tidak akan membuat rugi perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
PPM Manajemen. Outsourcing. 28 Agustus 2008. PPM Riset Manajemen. www.ppmmanajemen.ac.id/.../PAPER%20OUTSOURCING%20final.doc. Diakses 14 Juli 2011. O’Brien, J.A dan Marakas, G.M (2006). Introduction to Information System, 7th Ed, McGraw-Hill/ Irwin. New York. Vitharana , P dan Dharwadkar, R. 2007. Outsourcing Sistem Informasi: Menghubungkan Biaya Transaksi dan Teori Institusional. Whitman School of Management, Syracuse University. http://bebas.vlsm.org/v06/Kuliah/Seminar-MIS/2007/205/205-10Outsourcing-TransactionCostAndInstitutionalTheories.pdf. diakses 14 Juli 2011 ____________. 2008. Outsourcing : Suatu solusi Pengembangan Sistem Informasi Sumber Daya Informasi di Masa Depan. http://insidewinme.blogspot.com/2008/03/telaah-jurnal-sisteminformasi.html. diakses tanggal 14 Juli 2011 ___________. 2010. IT Outsorcing. http://esharianomics.com/esharianomics/it/itoutsourcing/. Diakses 14 Juli 2011.
