SISTEM INFORMASI PADA SHUTTLE EXPRESS (MATA KULIAH : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN)
Oleh: Kelompok Kopi
•
ISYANA RAHAYU
PO56132082.46
•
MUHAMMAD RIZA
PO56132162.46
•
SULASTRI
PO56132222.46
•
TRI MARYONO
PO56132242.46
•
DODI SUPRIATNA
PO56132012.46
Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013
Abstrak Informasi adalah salah satu dari lima jenis utama sumber daya yang dapat dipakai oleh manajer. Semua sumber daya termasuk informasi dapat dikelola. Pengelolaan informasi semakin penting seiring dengan rumitnya kegiatan bisnis yang setiap saat membutuhkan informasi yang akurat dan demi pelayanan yang memuskan pada para pelanggan. Pengelolaan informasi juga lebih menantang sejalan dengan perkembangan kemampuan komputer saat ini. Sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan jasa layanan antar jemput Shuttle Express, dari Top Management hingga supir memakai sistem informasi terpadu dan saling berintegrasi dalam berkomunikasi. sehingga database pelanggan yang dimiliki oleh perusahaan memudahkan pencarian pelanggan yang telah didaftarkan sebelumnya. Dengan sistem pengumpulan dan pengolahan database pelanggan yang terpadu, prosedur pemesanan layanan antar shuttle express semakin mudah. Inilah yang menjadi pendorong dalam perkembangan usaha shuttle express. Hal tesebut berdampak bagi kemajuan perusahaan dalam meningkatkan usahanya sehingga dapat bersaing dengan kompetitor dalam bisnis yang sama terbukti dengan semakin eksis keberadaanya.
i
Kata Pengantar Puji serta syukur dipanjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas rahmat dan ridhoNya, paper ini bisa diselesaikan sebagai salah satu tugas kelompok dari materi Sistem Informasi Manajemen (SIM), Program Magister Manajemen Bisnis, MB-IPB. Paper ini menganalisis terkait “Komponen Sistem Informasi pada Shuttle Express” agar dapat diketahui komponen-komponen yang terdiri atas User, Hardware, Software, Data dan Informasi pada Sistem Informasi Shuttle Express pada tahun berita. Dalam analisis sistem informasi ini juga dapat diketahui perubahan sistem yang digunakan sehingga berdampak bagi kemajuan perusahaan dan meningkatkan daya saing kegiatan operasional perusahaan. Akhir kata kami para penulis sampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya atas segala bantuan serta pengajaran yang telah diberikan oleh Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc sehingga paper ini dapat terselesaikan. Semoga tulisan ini dapat memberikan manfaat dalam mengenal Komponen-komponen Sistem Informasi dalam suatu perusahaan dan dapat berguna sebagai referensi pengembangan penelitian yang akan datang.
ii
DAFTAR ISI
Abstrak ...............................................................................................................................
i
Kata Pengantar ..................................................................................................................
ii
Daftar Isi ...........................................................................................................................
iii
Dafatar Tabel ....................................................................................................................
v
Daftar Gambar ...................................................................................................................
v
BAB I
PENDAHULUAN ...........................................................................................
1
1.1.
Latar Belakang ..................................................................................................
1
1.2.
Tujuan ...............................................................................................................
1
1.3.
Manfaat .............................................................................................................
1
1.4.
Metodologi Penelitian ........................................................................................
2
1.5.
Sistematika Penulisan .........................................................................................
2
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA ..................................................................................
3
2.1
Definisi Sistem ..................................................................................................
3
2.2
Definisi Informasi...............................................................................................
3
2.3
Definisi Sistem Informasi ...................................................................................
4
2.4
Konsep Dasar Sistem Informasi .........................................................................
10
2.5
Sistem InformasiManjemen ..............................................................................
10
2.6
Komponen Sistem .............................................................................................
10
2.7
Perkembangan Sistem Informasi .......................................................................
11
2.8
Manfaat Sistem Informasi Manajemen pada Organisasi ...................................
12
BAB II
PEMBAHASAN ..............................................................................................
13
3.1
Profil Shuttle Express ........................................................................................
13
3.2
Analisis Sistem Manual pada Shuttle Express ...................................................
14
3.3
Analisis Sistem Berjalan dan Komponen Sistem Informasi pada Shuttle Express ........................................... iii
15
BAB IV KESIMPULAN ...................................................................................................
21
Kesimpulan ....................................................................................................................
21
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................
22
iv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1
Tabel Jenis Sistem Informasi, Fungsi dan Pengguna ...................
7
Tabel 3.1
Tabel Komponen Sistem Informasi Shuttle Express tahun 1995 ...
19
Tabel 3.2
Tabel Matrix Komponen Sistem Informasi Shuttle Express tahun 1995 ...............................
20
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Informasi .............................................................................
3
Gambar 2.2 Jenis Sistem Informasi ...................................................................
5
Gambar 3.1 Ilustrasi Van Shuttle Express ........................................................
13
Gambar 3.2 Flow Map Proses Manual Reservasi Shuttle Express ....................
15
Gambar 3.3 Ilustrasi Sistem Reservasi Shuttle Express Tahun 1995 ................
16
Gambar 3.4 Web Shuttle Express ......................................................................
17
v
BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang
Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang cukup kompleks. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumber daya yang berkualitas, dan yang paling penting komitmen perusahaan. Sistem Informasi Manajemen berguna untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem Informasi Manajemen bertujuan menghasilkan informasi yang berguna untuk perusahaan. Kegiatan ini mendukung proses bisnis perusahaan dan perlu diperhatikan untuk kelangsungan perusahaan. Oleh karena itu, komitmen perusahaan untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi menguntungkan bagi perusahaan. Agar informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. 1.2
Tujuan
Adapun tujuan dalam penelitian ini adalah untuk menganalisis perangkat sistem informasi yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi perusahaan Shuttle Express dalam bentuk Matrix Komponen Sistem Informasi. 1.3
Manfaat 1. Dapat mengetahui komponen-komponen penunjang sistem informasi yang diterapkan oleh Shuttle Express. 2. Bagi para penulis diharapkan menambah khasanah pengetahuan agar dapat mengembangkan ilmu pengetahuan terhadap bagaimana proses analisis terhadap sistem informasi yang diterapkan perusahaan 3. Memberikan tambahan informasi dan pengetahuan sekaligus bahan pertimbangan dan masukan untuk penelitian sejenis dimasa yang akan datang.
1
1.4
Metode Penelitian
Metode penelitian digunakan untuk membantu dalam penulisan ini adalah metode pustaka Penulis juga mencari bahan penulisan dengan membaca buku – buku perpustakaan sebagai bahan referensi yang menunjang pembuatan sistem informasi Shuttle Express. 1.5
Sistematika Penulisan Dalam penulisan paper ini, penulis menyusun dalam empat bab bagian, yang terdiri atas :
BAB I PENDAHULUAN Membahas tentang latar belakang, batasan masalah, tujuan masalah, metode penelitian, sistematika penulisan BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini akan mengemukakan teori yang melandasi penulisan ini yaitu : definisi sistem informasi, konsep dasar sistem informasi, sistem informasi manajemen, komponen sistem, perkembangan sim dan manfaat sim bagi organisasi BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN Bab ini akan membahas mengenai analisa dan pembahasan meliputi : profile shuttle express, analisis sistem informasi manual, dan analisis komponen sistem informasi shuttle express tahun berita. BAB IV KESIMPULAN Memberikan kesimpulan dan saran berdasarkan masalah yang telah dibahas pada bab I, II, III.
2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Definisi Sistem
Definisi sistem dapat dilihat dari dua pendekatan, yaitu pendekatan prosedur dan pendekatan komponen/elemen • Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. • Prosedur adalah suatu urutan - urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa(who) yang mengerjakan, kapan(when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya. 2.2
Definisi Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Gambar 2.1 Siklus Informasi
3
2.3
Definisi Sistem Informasi
Menurut Alter (1992) sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya tidak sama. Sistem informasi mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (1993), sistem informasi adalah kmpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna. Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990) berpendapat bahwa sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. Sedangkan Hall (2001) berpendapat sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai. O’Brien (2005) menyatakan bahwa sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Kelima hal tersebut merupakan komponen yang menyusun sebuah sistem informasi. Istilah sistem informasi juga sering dikacaukan dengan sistem informasi manajemen merupakan salah satu jenis sistem informasi, yang secara khusus ditunjukkan untuk menghasilkan informasi bagi pihak manajemen dan untuk pengambil keputusan (Kadir, 2003). O’Brien (2005) menyebutkan bahwa sistem informasi memiliki tiga peranan penting untuk sebuah perusahaan, yaitu: a.
Mendukung proses operasi bisnis
b.
Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya
c.
Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif
Fungsi dari sebuah sistem informasi menurut O’Brien (2005) adalah: a. Area fungsional utama yang mendukung keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen opeasional, pemasaran, dan Menurut O’Brien (2005), secara konsep aplikasi sistem informasi yang manajemen sumber daya manusia b. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktifitas, dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan c. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis. d. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global e. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita f. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis 4
yang membentuk jaringan Menurut Obrien (2009) tipe sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi dua bagian besar, yaitu Operational Support Sistem (OSS) dan Management Support Sistem (MSS). OSS sendiri terbagi lagi ke dalam tiga model, yaitu TPS (Transaction Processing Sistem), PCS (Process Control Sistem), ECS (Enterprise Collaboration Sistem). MSS juga terbagi dalam tiga model, yaitu MIS (Management Information Sistem), DSS (Decision Support Sistem) dan EIS (Executive Information Sistem). Menurut Obrien (2009) tipe sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi dua bagian besar, yaitu Operational Support Sistem (OSS) dan Management Support Sistem (MSS). OSS sendiri terbagi lagi ke dalam tiga model, yaitu TPS (Transaction Processing Sistem), PCS (Process Control Sistem), ECS (Enterprise Collaboration Sistem). MSS juga terbagi dalam tiga model, yaitu MIS (Management Information Sistem), DSS (Decision Support Sistem) dan EIS (Executive Information Sistem). Menurut O’Brien (2005), secara konsep aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem
informasi operasi atau manajemen seperti ditunjukkan pada Gambar 1. Gambar 2.2. Jenis Sistem Informasi Berdasarkan Gambar 1, dapat dilihat bahwa O’Brien (2005) informasi ke dalam dua kelompok besar, yaitu :
mengklasifikasikan sistem
A. Sistem Pendukung Operasi (Operations Support System) Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai 5
produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Pemrosesan lebih jauh oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan,serta memperbarui database perusahaan. sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi empat bagian, yaitu: 1. Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing Sistem. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sistems) Merupakan bagian yang penting dari sistem pendukung operasi yang bertugas mengolah dan merekam data laporan dari transaksi bisnis, dengan dua prinsip dasar, yakni in batch processing dan in real-time (or online) processing. 2. Sistem Pengendalian Proses (Process Control Sistems) Merupakan sistem yang bertugas mengawasi dan mengendalikan berbagai proses industrial. Contoh pada penyulingan minyak bumi, pembangkit listrik, dan sistem produksi baja. 3. Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration Sistems) Sistem kerjasama perusahaan (Enterprise Collaboration Sistem-ECS) dalah sistem informasi lintas fungsi yang mendukung dan meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kerjasama antara kelompok kerja/bisnis dalam sebuah perusahaan. Misalnya dalam hal ini antara induk dan anak perusahaan. Tujuan dari sistem ini adalah untuk mempermudah proses kerjasama, sehingga menjadi lebih efektif. Peralatan yang digunakan untuk mendukung sistem ini berupa alat komunikasi dan konferensi elektronik, serta alat manajemen kegiatan kerjasama. Alat komunikasi elektronik antara lain Electronic Mail (e-mail), pesan suara (voice mail), faks, publikasi Web dan sistem telepon internet. Alatalat ini berfungsi untuk mengirimkan berbagai pesan, dokumen dan file dalam bentuk data, teks dan suara, bahkan multimedia, secara elektronik dan melalui jaringan komputer. Sedangkan alat konferensi elektronik berupa konferensi data (data conference), suara dan video (video conference), serta sistem perbincangan dan pertemuan elektronik (electronic meeting sistem). Alat manajemen kegiatan kerjasama berfungsi untuk membantu dalam pengelolaan kegiatan kelompok kerja. Software ini meliputi alat pembuatan kalender dan jadwal, manajemen tugas dan proyek, sistem aliran kerja, serta manajemen pengetahuan. Organisasi-organisasi saat ini telahbertransformasi menjadi internetworked interprises yang menggunakan intranet, ekstranet dan internet untuk mendukung e-business operasional dan kolaborasi di dalam perusahaan, antar perusahaan dengan konsumen, supplier dan business partners lainnya (O’Brian, 2005). B. Sistem Pendukung Manajemen (Management Support Sistem) Sistem ini pada hakekatnya muncul ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer. Karena menyediakan informasi dan memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan oleh semua level manajer dan profesional bisnis adalah tugas yang cukup sulit, maka diperlukan suatu sistem pendukung operasi yang disebut dengan sistem pendukung manajemen. Sistem Pendukung Manajemen dibagi empat bagian yaitu: 1) Sistem Informasi Manajemen (Management Information Sistems) 6
Tabel 2.1 Tabel Jenis Sistem Informasi, Fungsi dan Pengguna No
Sistem
Fungsi
Pengguna
1
Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sistems / TPS)
2
Sistem Informasi Manajemen (Management Information Sistems / MIS)
Mengkonversi data yang berasal dari TPS menjadi informasi yang berguna untuk mengelola organisasi dan memantau kinerja
Semua level manajemen
3
Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Sistems / DSS)
Membantu pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa informasi
Analis, manajer, dan profesional
4
Menyediakan informasi Sistem Informasi yang mudah diakses dan bersifat Eksekutif(ExecutiveInformation interaktif, tanpa mengharuskan Sistems / EIS) eksekutif menjadi ahli analisis
Manajemen tingkat menengah dan atas
5
Expert Sistem (ES)
Menyediakan pengetahuan pakar pada bidang tertentu untuk membantu pemecahan masalah
Orang yang hendak memecahkan masalah yang memerlukan kepakaran
6
Sistem Otomasi Perkantoran (Office Automation Sistem/ OAS)
Menyediakan fasilitas untuk memproses dokumen maupun pesan-pesan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan
Menghimpun dan menyimpan informasi transaksi
Orang yang memproses transaksi
Staf maupun manajer
Sistem Informasi ini menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Contohnya kepada manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan 2) Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Sistems) Merupakan suatu sistem yang memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang manajer dalam proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer produksi dapat menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan 7
penjualan dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk. 3) Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Sistems) Merupakan suatu sistem informasi yang menyediakan informasi penting dari berbagai sumber internal dan eksternal yang mudah digunakan oleh para eksekutif dan manajer. Contohnya eksekutif puncak dapat menggunakan terminal layar sentuh untuk segera melihat dan atau menampilkan teks dan grafik yang mencakup bidang-bidang utama dari suatu organisasi dan daya saing kinerjanya. 4) Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing Sistems. Sedangkan Kadir (2003) merangkum tentang fungsi masing-masing sistem yang dapat dilihat pada tabel berikut: Menurut O’Brien (2005), selain jenis sistem informasi di atas, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya, yaitu sebagai berikut: 1) Sistem Pakar Sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar dan bertindak sebagai konsultan pakar bagi para pemakai. Contoh: penasihat aplikasi kredit, pengawasan proses, dan sistem pemeliharaan diagnosis. 2) Sistem Manajemen Pengetahuan Sistem berbasis pengetahuan yang mendukung pembuatan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. contoh: akses intranet ke praktik-praktik bisnis terbaik, strategi proposal penjualan, dan system pemecah masalah pelanggan. 3) Sistem Informasi Strategis Mendukung operasi dan proses manajemen yang memberi perusahaan produk, layanan, dan kemampuan strategis sebagai keunggulan kompetitif. Contoh : perdagangan saham online, penelusuran pengiriman, dan sistem web e-commerce. 4) Sistem Bisnis Fungsional Mendukung berbagai aplikasi operasional dan manajerial atas berbagai fungsi bisnis perusahaan. Contoh: sistem informasi yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia. Menurut Fuadi (1995), terdapat empat langkah untuk menyempurnakan SI agar dapat diterapkan dengan sukses di perusahaan. a. Menganalisa sistem. Misalnya, sistem apa yang ingin digunakan dan apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Intinya, manajemen perusahaan harus memiliki perencanaan yang matang Oleh karena itu,perusahaan dapat melakukan peninjauan terlebih dahulu, sehingga dapat merekomendasikan jenis sistem baru yang cocok untuk dikembangkan. Peninjauan tersebut mencakup pengetahuan tentang sistem lama dan berbagai masalah yang timbul dari penerapannya. b. Merancang sistem. Setelah mengetahui jenis sistem yang dibutuhkan, manajemen perusahaan mulai merancang sistemnya. Oleh karena itu, sebaiknya manajemen 8
perusahaan memiliki pengetahuan yang memadai tentang komponen sistem, cara mengoperasikannya, permasalahan yang ditimbulkan dan cara pemecahan permasalahan. Jika memungkinkan, manajemen perusahaan meminta bantuan seorang konsultan. c. Menerapkan sistem. Manajemen perusahaan sebaiknya menerapkan sistem baru di perusahaannya secara bertahap. Menurut Pambudi (2003), terdapat beberapa tahapan dalam menata ulang investasi TI. • Tahap visi, dimana perusahaan meninjau kembali tujuan implementasi TI. Hal yang paling penting adalah adanya dukungan dari manajemen eksekutif perusahaan dan keterlibatan dari seluruh end-user. • Tahap investasi. Perusahaan dapat menentukan jenis dan intensitas penggunaan fasilitas pengolahan, mengetahui peluang reaksi pelanggan, mengukur manfaat dan membuat account yang terpisah. • Tahap kultivasi, dengan melakukan pengawasan terhadap penerapan TI dan memperbaikinya jika tidak berjalan dengan semestinya. • Tahap memanen. Perusahaan perlu menyadari bahwa harus investasi di bidang TI memerlukan waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, sebaiknya, perusahaan tetap berada di jalur yang benar dan senantiasa melaksanakan hal-hal yang positif agar implementasi TI di perusahaannya membuahkan hasil. d. Melakukan evaluasi sistem. Tahap ini merupakan tahap yang terakhir, dimana manajemen perusahaan merencanakan berbagai langkah strategi yang akan dijalankan perusahaan dan bagaimana penerapan sistem informasi yang ada dikembangkan. Setelah itu, manajemen perusahaan senantiasa mengevaluasi penerapannya, sehingga dapat belajar dari kesalahan yang ada dan memperbaikinya. Dengan proses pembelajaran tersebut, diharapkan sistem informasi perusahaan akan semakin baik dari tahun ke tahun. Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti (Kadir, 2003): 1. Perangkat keras (hardware): mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer. 2. Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
instruksi
yang
3. Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki. 4. Orang: Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. 5. Basis data (database): Sekumpulan table, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data. 6. Jaringan komputer dan komunikasi data: Sistem penghubung yang memungkinkan sumber dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemaai 9
2.4
Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya 2.5
Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi merupakan komponen dan sumber daya yang diperlukan untuk menyediakan informasi dan mendukung fungsi-fungsi organisasi. Dengan berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi serta makin kompleks nya operasional bisnis, maka sistim informasi mutlak memerlukan bantuan komputer (computer-based inforrmation system). Sistem informasi harus dapat mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis (Silver, Lyne Markus and Cynthia, 1995) 2.6
Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem. 1.
Komponen input Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi
2.
Komponen model Kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang memproses data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan
3.
Komponen output Output informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4.
Komponen tekhnologi Teknologi merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu pengendalian sistem. 10
5.
Komponen basis data Merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan di dalam komputer dengan menggunakan software database.
6.
Komponen kontrol Pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gangguan terhadap sistem informasi. • Orang (People)\ Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development). • Aktivitas Sekumpulan aturan atau tahapan-tahapan untuk membuat, memakai, memproses dan mengolah sistem informasi ataupun hasil keluaran dari sistem informasi tersebut. • Data Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi. • Perangkat Keras (hardware) Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, dll. • Perangkat Lunak (sotfware) Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program. • Jaringan (network) Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda
2.7
Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya komputer. Sebelum pertengahan abad ke - 20 telah digunakan kartu punch. Selanjutnya pemakaian komputer terbatas pada aplikasi akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Namun demikian para pengguna - khususnya dilingkungan perusahaan masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data elektronik (PDE). Dalam pertengahan tahun 1960-an, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem informasi manajemen dengan tujuan utama aplikasi komputer adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen. Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh praktisi bisnis.
11
2.8
Manfaat Sistem Informasi Manajemen Pada Organisasi
Banyak aktivitas manusia yang berhubungan dengan sistem informasi. Sistem informasi banyak diterapkan dalam suatu organisasi, karena terkait dengan kemampuan yang dapat dilakukannya. Kemampuan utama sistem informasi menurut McLean dan Wetherbe adalah sebagai berikut: 1) Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar, dan dengan kecapatan tinggi. 2) Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah, akurat, dan cepat. 3) Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses. 4) Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak di seluruh dunia dengan cepat dan murah. 5) Meningkatkan efektifitas dan efesiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau beberapa lokasi. 6) Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikaran manusia. 7) Mengotomatiskan proses-proses bisnis yang semi-otomatis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual. 8) Mempercepat pengetikan dan penyuntingan. 9) Pembiayaan yang jauh lebih murah dari pada pengerjaan secara manual. (dalam Kadir, 2002:5) Berdasarkan uraian diatas, sistem informasi diterapkan oleh suatu organisasi karena mempunyai nilai tambah dan dapat membantu organisasi dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Hal tersebut sejalan dengan pendapat Kroenke bahwa sistem informasi memberikan nilai tambah terhadap proses, produksi, kualitas, manajemen, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah serta keunggulan kompetitif yang tentu saja sangat berguna bagi kegiatan bisnis (dalam Kadir, 2002:5). Uraian yang dikemukakan oleh Kroenke adalah mengenai kemampuan sistem informasi pada suatu manajemen perusahaan yang berorientasi bisnis. Banyak keuntungan yang di dapat oleh suatu perusahaan dengan penerapan sistem informasi manajemen. Alter mengemukakan terdapat empat peranan penting sistem informasi dalam organisasi, yaitu: 1) Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas 2) Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam sebuah subsistem 3) Mengkoordinasikan subsistem-subsistem 4) Mengintegrasikan subsistem-subsistem (dalam Kadir, 2002:8). Sebuah organisasi memiliki beberapa sub-sistem. Masing-masing sub-sistem memiliki kegiatan perencanaan, pengerjaan dan pengendalian tersendiri. Koordinasi antar subsistem dapat dilakukan dengan berbagai informasi. Oleh karena itu, sistem informasi sangat berperan dalam pelaksanaan tugas suatu organisasi. 12
BAB III PEMBAHASAN
3.1
Profil Shuttle Express
Shuttle Express berdiri pada tahun 1979 dibentuk oleh San Juan Airlines yang merupakan maskapai penerbangan komuter tertua di Amerika Serikat. Penerbangan mengeluarkan ide untuk menggunakan van untuk menghubungkan masyarakat, rumah, dan bisnis dari wilayah SeattleTacoma-Everett untuk SeaTac Airport. Setelah mempelajari model transportasi di seluruh Amerika Serikat, San Juan Airlines memutuskan untuk membuat model layanan baru berbagi tumpangan (shared-ride) berbekal telah mendapatkan reputasi baik sebagai transportasi yang paling aman dan paling profesional di AS, perusahaan percaya bahwa keamanan, budaya profesional yang dapat ditransfer dari maskapai ini akan membuat shuttle express akan sukses dan dipercaya oleh masyarakat.
Gambar 3.1 Ilustrasi Van Shuttle Express Tujuan jangka pendek San Juan Airlines adalah untuk membangun perusahaan baru pada fondasi layanan yang sama yaitu dalam mengutamakan hal keamanan, layanan transportasi, dan kehandalan. Misinya adalah nenawarkan keamanan, kepedulian, sebagai alternatif yang terjangkau untuk kalangan bawah. Konsep transportasi door-to-door jalur darat yang belum pernah ada sebelumnya di Northwest. Setelah Shuttlel ekspres mulai beroperasi, badan pemerintahan serta badan lainnya, perusahaan transportasi lain berusaha ingin menutup perusahaan. Namun perusahaan terus bekerja dengan menunjukkan nya pada kualitas yaitu peralatan bersih, driver berseragam, dan harga yang wajar dan kompetitif dan yang paling penting memupuk budaya mengemudi dengan aman, membuka pintu , membawa tas , dan peduli kepada para penumpang. Hal ini membuat pemrotes diatasi oleh opini publik yang mendukung layanan baru dari San Juan Airlines. Jarang bisnis baru dapat bertahan sangat lama tanpa mendapatkan uang. Dari penjualan yang ada perusahaan mampu menanamkan lebih banyak modal ke dalam bisnis dengan harapan mencapai profitabilitas . Melalui berbagai badai , tidak adanya listrik, dan salju, namun Shuttle Express dapat menjawab tantangan tersebut dengan tetap memastikan operasi yang ada tetap berfungsi. Perusahaan berusaha keras dalam merampingkan organisasi yang ada namun tetap memberikan standar kualitas yang tinggi dalam hal pelayanan publik dan mempertahankan tarif rendah. Kepercayaan perusahaan dalam hal 13
budaya merawat dan memberikan kepuasan terhadap pelanggan dalam bepergian, merupakan dasar kesuksesan dari shuttle express. Pada tahun 2008 dapat melayani lebih dari 714.000 tamu. Selama 22 tahun, perusahaan dapat menambahkan layanan baru yaitu antar jemput Hotel dan layanan bandara. Pada tahun 1994 perusahaan memulai layanan Town Car eksekutif , yang sekarang termasuk armada limusin . Pada tahun 1999 perusahaan membeli bus pertama, pendahulu dari armada bus sekarang dalam operasi. Perusahaan terus memenuhi misi dalam menawarkan keamanan, harga terjangkau, transportasi darat berkelas, banyak kebutuhan perjalanan, Antar-Jemput ekspres membawa lebih dari 700.000 orang dan dimuat dilebih dari 1 juta perjalanan. Pada saat ini Shuttle Express masih menyediakan layanan antar jemput dengan tujuan yang diinginkan pelanggan dan memberikan akses pelayanan pemesanan secara online melalui internet atau langsung menghubungi nomor telepon yang telah disediakan. Berbagai jenis mobil dapat dipilih oleh pelanggan mulai dari sedan hingga limousine dan berbagai paket trip serta diskon dan kemudahan/kenyamanan lainnya. Dari sisi teknologi informasi yang mendukung proses binis, Shuttle Express telah melakukan komputerisasi pada sistem reservasi dan dispatch dengan dengan waktu implementasi kurang dari 6 bulan. Salah satu kunci keberhasilan proses pengembangan sistem tersebut adalah bahwa Shuttle Express melibatkan seluruh pengguna dan pihak terkait (stakeholder). Berbagai jenis mobil disediakan dan layanan jasa disediakan oleh perusahaan ini seperti :
3.2
•
Share Ride and exclusive van service
•
Sedan-limo service
•
Cruise transfers
•
Convention transfers
•
Woodinville wine tasting
•
Seattle sightseeing tours and charters Analisis Sistem Manual pada Shuttle Express
Pada awal mula berdirinya, Shuttle Express masih menggunakan sistem manual untuk mencatat pesanan. Pelanggan harus mendaftar terlebih dahulu dengan mengisi kertas formulir dan pembagian jadwal perjalanannya pun masih menggunakan kertas. Penentuan rute dan posisi kendaraannya juga masih menggunakan cara manual yaitu menggunakan peta ditempel dipapan dan magnet sebagai penentu posisi kendaraan. Penggunaan sistem manual menurut Fred Taucher (CEO Corporate Computer Inc.) banyak menimbulkan masalah, salah satunya adalah sering bergesernya magnet yang jadi penentu lokasi kendaraan. Beberapa contoh menggunakan kertas, antara lain, pesanan dari pelanggan di tulis di atas kertas, pengendalian kendaraan (van) dan sopir yang akan mejemput dilakukan dengan bantuan papan tulis dan petunjuk magnetis yang menggambarkan lokasi penjemputan, tujuan kendaraan dan penentu lokasi kendaraan. Sehingga seringkali terjadi permasalahan antara lain, nama dan alamat pelanggan hilang, karena kertas atas catatannya hilang, bahkan petunjuk magnetis yang ada di papan tulis bergeser. Hal ini berakibat sopir pertama yang menjemput tidak sampai ke 14
tujuan pelanggan, dan akhirnya pelanggan menjadi terlambat ke bandara. Jika masih adanya waktu maka perusahaan harus mengganti kendaraan dan sopir lainnya nya untuk menjemput pelanggan tersebut, yang berakibat pada penambahan biaya operasional perusahaan. Sistem pembayaran juga dilakukan secara manual, yaitu diserahkan pada sopir setelah pelanggan sampai ke tempat tujuan. Hal ini juga bisa menimbulkan risiko yaitu penggelapan atau perampokan di jalan. Belajar dari situasi yang ada dan adanya perkembangan tehnologi informasi, maka Shuttle Express mulai mengubah sistemnya secara bertahap.
Gambar 3.2 Flow Map Proses Manual Reservasi Shuttle Express 3.3
Analisis Sistem Berjalan dan Komponen Sistem Informasi pada Shuttle Express
Shuttle Express berkomitmen untuk dapat mengatasi masalah dari sistem manual dengan menggantinya menjadi sistem komputerisasi berbasis jaringan. Pengembangan sistem dilakukan dengan menggunakan 12 unit komputer NEC 486 pada sistem reservasi yang terhubung dengan server Digital Equipment Alpha AXP dengan spesifikasi RAM 128Mb dan empat harddisk masing – masing berkapasitas 1.2 Gb. Pada sistem pengiriman menggunakan empat komputer NEC 486 yang dapat bertindak sebagai sistem pemesanan. Pada fasilitas operator dilengkapi dengan telepon untuk menerima pesanan dan pengemudi dilengkapi dengan penyeranta untuk menerima nomor reservasi penumpang yang akan dijemput dan tujuannya. Sementara sistem reservasi menggunakan Microsoft – Access, yang terhubung dengan server (Digital Alpha AXP) dengan kapasitas RAM 128 MB dan penyimpanan 4 HDD yang berkapasitas 1, 2 GB. Di samping itu ditambah cadangan 4 Komputer (PC) yang mempunyai fungsi ganda, yaitu reservasi dan pengiriman van (bila bagian pemesanan benar-benar sibuk). Konsep pengembangan sistem pada Shuttle Express melibatkan semua orang yang mampu menggunakan sistem, dan mudah digunakan, bahkan untuk orang yang tidak punya pengalaman 15
sebelumnya. Proses reservasi pada saat itu dilakukan melalui telepon, kemudian pesanan langsung di input ke dalam komputer oleh pegawai reservasi, meliputi lokasi penjemputan pelanggan, tujuan, dan informasi lainnya, termasuk nama pelanggan. Informasi akan secara otomatis masuk ke dalam database pelanggan. Berdasarkan data yang diterima oleh agen (dari komputer yang terjaring), bagian pemesanan akan menghitung biaya/ongkos berdasarkan lokasi dan pada akhirnya akan muncul nomor konfirmasi pesanan. Titik tempat penjemputan yang diprogram sesuai dengan arah bagi driver, sehingga data yang diterima oleh driver sudah merupakan "paket perjalanan" yang terdiri dari satu set penjemputan. Program database akan mengakses secara otomatis untuk menghubungi driver melalui pager dengan data pelanggan yang akan dijemput. Berikut ilustrasi dari sistem reservasi shuttle express tahun 1995 digambarkan dibawah ini :
Gambar 3.3. Ilustrasi Sistem Reservasi Shuttle Express Tahun 1995 Prosedur pemesanan dimulai dari pemesan melihat informasi alamat atau informasi kontak dari web shuttle express kemudian pemesan dapat datang langsung menghubungi reservasi shuttle express, pada bagian rervasi data pemesanan dan informasi data pelanggan akan dimasukkan kedalam sistem yang terdiri dari, data personal pelanggan : (nama, identitas,alamat ktp, notelp/hp), data pemesanan yaitu (id reservasi, tanggal reservasi, alamat sumber, alamat tujuan, jam penjemputan, dan jenis kendaraan yang diinginkan. Setelah mencatat data tersebut, operator akan menghitung tarif yang harus dibayar oleh pelanggan. Tarif yang akan dibayar oleh pelanggan akan dihitung berdasarkan lokasi yang akan dituju dan operator akan memberikan nomor konfirmasi pelanggan. Lokasi penjemputan pelangan akan disesuaikan dengan rute petunjuk arah yang telah diprogram untuk kemudahan rute arah jalan sopir pengemudi. Data reservasi pelanggan akan diambil dan dikirim ke “pools trip” yang terdiri dari satu set penjemputan untuk van tertentu selam periode waktu tertentu. Setiap trips sudah dijadwalkan maka akan dikirim ke setiap van penjemputan. Bagian reservasi menghitung tarif berdasarkan lokasi yang dituju dan mengeluarkan nomor konfirmasi pemesanan. Pick-up point sudah diprogram terlebih dahulu bersama dengan petunjuk arah bagi pengemudi. Data reservasi kemudian diambil dan dikirim ke “trips” yang 16
terdiri atas satu set pickups untuk particular van selama periode waktu spesifik. Pada saat trips sudah dijadwalkan maka dikirim kesetiap van. Program akses database akan diatur secara otomatis terhubung dengan pager alphanumeric setiap supir pengemudi van. Lalu informasi lengkap atas setiap pelanggan akan diberikan kepada supir pengemudi. Langkah-langkah mulai dari reservasi hingga Pick-up point adalah sebagai berikut: Pelanggan menghubungi nomor reservasi (425) 981-7000 atau reservasi melalui website www.shuttleexpress.com
Gambar 3.4. Web Shuttle Express Operators dan agents memasukkan informasi yang relevan tentang pelanggan (lokasi antar jemput, tujuan dan informasi khusus lainnya) ke database pelayanan pelanggan. Penghitungan tarif/biaya dan pengeluaran nomor konfirmasi. Dispatchers mengambil data pemesanan dan mengirimnya ke “trips”. Trips yang telah dijadwalkan dikirim ke setiap van. Data base telah diatur secara otomatis terhubung ke alfanumerik pager milik pengemudi. 17
Pengemudi menjemput pelanggan. Sejak pengembangan sistem berbasis komputerisasi ini berhasil diimplementasikan, perusahaan berhasil menerima 695.000 pesanan dengan rata – rata melayani sekitar 1.500 penumpang setiap harinya dari dan ke bandar udara. Selain itu waktu perjalanan menjadi lebih efisien dari delapan jam menjadi tiga jam dalam setiap rutenya dan efisiensi tenaga kerja dari tiga orang operator setiap shift menjadi dua orang pada shift pagi dan satu orang pada shift sore. Berikut komponen sistem informasi pada Shuttle Express. 1. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia adalah sesorang yang menggunakan dan menjalankan sistem informasi yang terdiri atas users dan spesialis. User adalah semua yang menggunakan sistem informasi shuttle express untuk melakukan input, pemrosesan data dan output reservasi yaitu pegawai reservasi, dan supervisi. Spesialis yaitu operator admin yang mempunyai keahlian dalam menggunakan fasilitas sistem secara keseluruhan dalam melakukan maintenance aplikasi. Berikut dapat dilihat pemrosesan yang dilakukan oleh masing-masing sumberdaya sistem shuttle express yaitu : Fungsi Sumberdaya User : -
Pegawai Reservasi memiliki akses dalam masukkan inputan data pelanggan, data pemesanan reservasi
-
Supervisi memiliki akses dalam melakukan checker terhadap laporan data pemesanan perperiode, pengecekan terhadap keuangan pemesanan, dan laporan pegawai reservasi
Fungsi Sumberdaya Spesialis : -
Operator admin memiliki akses dalam maintenance fasilitas aplikasi yang dimiliki seperti maintenance user pasword aplikasi, maintennace data pegawai, dan maintennace database perusahaan.
2. Hardware Komponen hardware terdiri atas hardware media input, output dan pemrrosesan yang digunakan pada sistem informasi shuttle express. Adapun komponen hardware merupakan komponen harware media-media yang digunakan pendukung terciptanya suatu sistem informasi menyeluruh. Komponen terdiri atas : -
Digital Equipment Alpha AXP digunakan sebagai media komputer server sistem informasi shuttle express
-
PC NEC 486 digunakan sebagai media komputer client reservasi sisteme informasi shuttle express
-
Router/Switch digunakan sebagai komputerisadi shutlle express
-
Printer digunakan sebagai media output untuk dapat melakukan cetak laporan
18
alat
penghubung
antar
jaringan
sistem
3. Software Software yang digunakan adalah software utama yang digunakan dalam mendukung sistem informasi shuttle express diantaranya program windows NT sebagai operating system, Microsoft Access sebagai database perusahaan, dan aplikasi reservasi pemesanan shuttle express. 4. Data Data yang diproses dalam pemrosesan input sistem shuttle express adalah : data pelanggan, data kendaraan, data jadwal rute perjalanan, data pegawai, dan data reservasi 5. Produk Informasi Produk informasi merupakan output dari sebuah sistem shuttle express yang dapat dijadikan sebagai konfirmasi sebuah proses yang dilakukan dalam sebuah sistem dan dapat dijadikan sebagai media laporan yang ingin dihasilkan . Informasi pada sistem shuttle express dapat dianalisis seperti berikut : -
Info Resrevasi merupakan informasi data telah terekam pada saat melakukan input data reservasi,
-
Informasi tagihan msrupakan output jumlah pembayaran atas reservasi yang dilakukan,
-
informasi jadwal keberangkatan, info rute perjalanan, dan info unit kendaraan sebagai informasi untuk melakukan input data reservasi.
-
info pegawai dalam menapilkan data kesluruhan pegawai dan posisi yang ada
Tabel 3.1 Tabel Komponen Sistem Informasi Shuttle Express tahun 1995 Komponen Sistem Informasi Shuttle Express Tahun (1995) User
Hardware
Software
Data
Informasi
1. Pegawai Reservasi
1. Server (Digital Equipment Alpha AXP)
1. Microsoft Access
1. Data pelanggan
1. Info Reservasi
2. Supervisi
2. PC NEC 486
2. Windows NT
2 Data kendaraan
2. Info Tagihan
3. Operator Admin
3. Router/Switch
3. Aplikasi Reservasi
3. Data jadwal rute perjalanan
3.Info Jadwal Keberangkatan
4. Data pegawai
4.Info Rute Perjalanan
5 Data Reservasi
5. Info unit Kendaraan
4.Printer
6. Info Pegawai
19
Tabel 3.2 Tabel Matrix Komponen Sistem Informasi Shuttle Express tahun 1995 Sumberdaya Hardware dan Jaringan
Sumberdaya Software
SDM
Aktivitas SI Mesin Input
Pemrosesan
PC Workstation 486
Digital Equipment, Server Alpha AXP, PC NEC 486
PC NEC 486 Personal Pager
Media Keyboard, Mouse, Microphone,
Program MS. Access, Windows NT, Reservation System
Processor, RAM, Kabel Jaringan LAN, Gelombang Radio
MS. Access, Windows NT, Reservation System
Display (LCD/CRT)
MS. Access
LCD Pager
Kertas, bill
Telepon
Suara
Server Alpha AXP Penyimpanan
Kendali
MS. Access
Prosedur simpan data
Windows NT
PC NEC 486
RAM 128 MB
Reservation System
Prosesor 486
Data
Produk Informasi
Detail Pelanggan, Detail Pegawai, Detail Pemesanan, rute, unit kendaraan, dan detail jadwal Perjalanan
Data Pelanggan, Data Pegawai, Data Pemesanan, Data rute, data kendaraan, dan data jadwal Perjalanan
Pegawai Reservasi, Supervisi,
Data Pelanggan, Data Pegawai, Data Pemesanan, Data rute, data unit kendaraan dan data jadwal Perjalanan
Data Pelanggan,Data Pegawai, Data Pemesanan, Data rute, data kendaraan, dan data jadwal Perjalanan
Admin System
Pegawai Reservasi, Supervisi,
Data Pelanggan, Data Pegawai, Data Pemesanan, Data rute, data unit kendaraan dan data jadwal Perjalanan
Info Data Pemrosesan Input, Info Data Pelanggan, Info Data Pegawai, Info Data Pemesanan, Info Rute, dataunit kendaraan Info data jadwal Perjalanan, dsb
Admin System
Pegawai Reservasi, Supervisi,
Data Pelanggan, Data Pegawai, Data Pemesanan, Data rute, data unit kendaraan dan data jadwal Perjalanan
Data Pelanggan, Data Pegawai, Data Pemesanan, Data rute, dataunit kendaraan, data jadwal perjalanan, dsb
Pegawai Reservasi
Data Pelanggan, Data Pegawai, Data Pemesanan, Data rute, data unit kendaraan dan data jadwal Perjalanan
Info Data Pelanggan, Info Data Pegawai, Info Data Pemesanan, Info Data rute, Info dataunit kendaraan, Info data jadwal Info perjalanan, dsb
Spesialis Admin System
Admin System
User Pegawai Reservasi, Supervisi,
Prosedur cetak bill, laporan dsb
Reservation System
HDD 1.2 GB
Server Alpha AXP
Prosedur tambah,ubah, hapus pemesanan.
Prosedur Tampilkan info reservasi pegawai, unit kendaraan, rute, jadwal perjalanan
RAM
Digital Equipment
Prosedur Input data Pemesanan ke Database, Prosedur Input data Pemesanan pada System/Interface
Windows NT
Output Printer
Prosedur
MS. Access Monitoring System (Display LCD)
Windows NT
Prosedur hak akses dalam menambah, menghapus, dan menampilkan data. Dan menampilkan log pemrosesan data
Reservation System
20
Admin System, Supervisi
BAB IV KESIMPULAN
Sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan jasa layanan antar jemput Shuttle Express, dari Top Management hingga sopir van memakai sistem informasi terpadu dan saling berintegrasi dalam berkomunikasi. Top management mengontrol terhadap data reservasi, ketepatan menjemput hingga biaya bisa melalui sistem informasi yang terhubung di dalam perusahaan. Konsumen yang ingin memesan layanan antar jemput ini bisa langsung menghubungi lewat telepon shuttle express dan nama pelanggandan no hp sebagai kunci dalam melakukan pencarian data pelanggan akan melakukan pencarian kedatabase pelanggan sehingga perusahaan dimudahkan dalam melakukan pencarian ulang data pelanggan yang telah terdaftar sebelumnya dan kemudian inputan asal dan tujuan perjalan akan dilakukan penginputan sehingga sistem akan otomatis mengetahu biaya perjalan penumpang. Setelah data terdaftar ke database Microsoft Access kemudian sistem akan otomatis melakukan pendaftaran pelanggan pada van/bus berdasarkan jadwal perjalanan yang ada. Sistem akan langsung mengirimkan data penumpang beserta tujuan terakhir penumpang ke pada supir melalui pesan ke pager untuk dilakukan penjemputan dan mengantarkan penumpang ke tujuan. Dengan adanya pendaftaran master pelanggan yang terpadu dan adanya sistem reservasi perjalanan yang memudahkan pelanggan serta perusahaan dalam mengefisiensikan pelayanan maka akan memberikan jasa pelayanan terbaik dan tingkat memupuk kepercayaan pelanggan terhadap jasa travel shuttle express. Inilah yang menjadi pendorong perubahan dalam perkembangan usaha shuttle express yang berdampak bagi kemajuan perusahaan dan meningkatkan daya saing dalam kegiatan operasional.
21
DAFTAR PUSTAKA
Fuadi, A. 1995. Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi. Majalah Manajemen. Edisi September-Oktober Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Edisi 1. Penerbit Andi. Yogyakata O’Brien, JA and George Marakas 2009. Management Information System. Ninth Edition. McGrawHill.Inc. Boston. O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakart www.shuttleexpress.com
22
