TUGAS KELOMPOK MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN APLIKASI DAN IMPLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (STUDI KASUS : PERUSAHAAN SHUTTLE EXPRESS)
Disusun oleh : Kelompok Kopi Ahmad Arief Wicaksono Aliyatur Ropiah Lidya Susanti Maya Wulan Arini Parlin Erikson H Riananda Aminanto Hutomo
P056131572.47E P056131582.47E P056131742.47E P056131752.47E P056131822.47E P056131872.47E
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.
EKSEKUTIF 47 SEKOLAH PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014
DAFTAR ISI
DAFTAR GAMBAR
iii
DAFTAR TABEL
iii
BAB I PENDAHULUAN
1
1.1 Latar Belakang
1
1.2 Tujuan Penulisan
2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
3
2.1 Sistem Informasi Manajemen
3
2.1.1 Sistem Informasi
4
BAB III PEMBAHASAN
10
3.1 Profile Shuttle Express
10
3.2 Implementasi SIM di Shuttle Express padatahun 1990
12
3.3 Komponen Sistem Informasi Shuttle Express saat ini
19
3.4 Salah satu bahasan spesifik pada Shuttle Express
24
3.4.1 Penerapan E-Ticket pada Shuttle Express
24
BAB IV KESUMPULAN DAN SARAN
27
4.1 Kesimpulan
27
4.2 Saran
27
DAFTAR PUSTAKA
28
ii
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Logo Shuttle Express
10
Gambar 2. Layout Reservation Shuttle Express
20
Gambar 3. Sistem Kerja GPS Pada Shuttle Express
23
DAFTAR TABEL Tabel 1. Matrix Komponen SIM Shuttle Express pada tahun 1995
14
Tabel 2. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express tahun 1990-an
15
Tabel 3. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini
16
iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Saat ini baik di lingkungan organisasi kecil maupun besar mengalami perkembangn yang pesat dan perubahan yang luar biasa. Mereka mempunyai keinginan untuk dapat bersaing baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang (competitive advantage). Dalam mencapai hal tersebut maka organisasi harus mampu melakukan semua kegiatannya dengan efektif dan efisien. Perubahan lingkungan bisnis memerlukan sistem informasi yang sesuai dengan perkembangan dunia bisnis. Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Teknologi informasi telah mengalami perkembangan yang sangat pesat yang diikuti dengan kemajuan dibidang tersebut. Dengan berkembangnya dan majunya teknologi informasi memacu perusahaan untuk menggunakan teknologi tersebut sebagai pengolah dan penyedia informasi. Selain itu, perkembangan sistem informasi manajemen pun menyebabkan terjadinya perubahaan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. Shuttle Express merupakan suatu perusahaan di bidang transportasi dan dalam kegiatan operasionalnya Shuttle Express mengubah sistemnya dari yang sebelumnya penggunaan sistem informasi hanya untuk internal kantor saja menjadi penggunaan untuk semua kegiatan bisnisnya termasuk kegiatan pemesanan. Shuttle Express sebelum adanya sistem informasi, pencatatan pemesanan dari konsumen menggunakan media papan tulis biasa, namun dengan adanya sistem informasi proses pemesanan dapat dilakukan secara terintegrasi dari konsumen ke perusahaan secara online sehingga kegiatan operasional 1
perusahaan Shuttle Express menjadi lebih efisien akibat dari penggunaan sistem informasi tersebut.
1.2 Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan ini adalah mengetahui dan memahami sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express dalam melakukan kegiatan bisnisnya.
2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi. Tujuan umum SIM : a) Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. b) Menyediakan
informasi
yang
dipergunakan
dalam
perencanaan,
pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. c) Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Agar SIM dalam suatu organisasi dapat beroperasi secara lebih efektif, maka perlu diperhatikan tentang beberapa unsur penting berikut: 1) Data yang dibutuhkan 2) Kapan data dibutuhkan 3) Siapa yang membutuhkan 4) Dimana data dibutuhkan 5) Dalam bentuk apa data dibutuhkan 6) Prioritas yang diberikan dari bermacam data 7) Prosedur/mekanisme yang digunakan untuk memproses data 8) Bagaimana pengaturan umpan balik 9) Mekanisme evaluasi yang digunakan. SIM yang baik akan mampu menyediakan data dan kemampuan analisis perhitungan data-data. Dalam suatu organisasi, setiap tingkatan manajemen 3
mempunyai kebutuhan-kebutuhan rencana sendiri yang berbeda. SIM yang dikembangkan harus mampu mendukung setiap kebutuhan tersebut. 2.1.1 Sistem Informasi McLeod (1996) mendefinisikan Sistem Informasi sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan user. Dengan informasi tersebut, pengguna dapat mengetahui tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, sekarang, dan dugaan kejadian di masa yang akan datang. Informasi dapat disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus atau simulasi matematik. O’Brien (2000) menyatakan bahwa Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Sistem Informasi dalam perspektifnya sebagai alat control yang digunakan dalam proses monitoring, evaluasi, dan koreksi terhadap sistem agar senantiasa optimal, sedangkan dari fungsinya sistem informasi yang terpadu menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu orgaisasi (O’Brien, 2002). Peran dari Sistem Informasi sangat besar untuk memadukan semua unsur-unsur yang saling berhubungan sehingga sistem informasi tersebut harus dipandang sebagai suatu sistem tunggal, akan tetapi cukup kompleks sehingga perlu diuraikan menjadi subsistem-subsistem untuk perencanaan dan pengendalian pengembangannya serta untuk mengendalikan operasinya. Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan. 4
Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. 1) Komponen input Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar. 2) Komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3) Komponen output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4) Komponen teknologi Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5) Komponen hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. 6) Komponen software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. 7) Komponen basis data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu 5
disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System). 8) Komponen kontrol Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri,
ketidak efisienan,
sabotase dan
lain sebagainya.
Beberapa
pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 9) Komponen jaringan Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan. O’Brien (2005) menyebutkan bahwa sistem informasi memiliki tiga peranan penting untuk sebuah perusahaan : a) Untuk mendukung proses bisnis dan proses operasional. b) Untuk membantu para pegawai dan manager dalam mengambil keputusan dan kebijakan yang akan dijalankan diperusahaan. c) Untuk menciptakan strategi sehingga dapat memiliki keunggulan kompetitif untuk bersaing menghadapi era globalisasi. Sistem informasi menurut O’Brien (2005) juga memiliki beberapa fungsi yaitu sebagai berikut :
6
a) Mendukung keberhasilan dalam area-area fungsional, seperti akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran dan manajemen sumber daya manusia. b) Sistem Informasi memiliki kontribusi yang sangat penting dalam peningkatan efisiensi operasional, produktivitas, kinerja karyawan, serta layanan dan kepuasan customer. c) Sistem Informasi dapat menjadi modal yang sangat penting untuk pengembangan perusahaan mengingat kondisi pasar yang sangat kompetitif di era globalisasi ini. d) Sistem Informasi dapat menjadi peluang karir yang dinamis karena perkembangannya yang terus meningkat seiring dengan kemajuan zaman. e) Sistem Informasi merupakan komponen yang sangat penting untuk membentuk jaringan baik secara sumber daya dan infrastruktur. Sistem Informasi memiliki tujuan yaitu untuk menghasilkan informasiinformasi (information) dari data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal perusahaan. Secara eksternal, sistem informasi yang ada ditarik keluar menjangkau ke pelanggan. Secara internal sistem informasi dapat diterapkan di dalam fungsi-fungsi organisasi atau di tingkatan-tingkatan organisasi. Sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif bisnis dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya. Teknologi dan sistem informasi berbasis internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini. Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orangorang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama 7
lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategis sistem informasi ini melibatkan penggunaan teknologi informasi untuk mengembangkan berbagai produk, layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan keunggulan besar atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi strategis, sistem informasi yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategi dari perusahaan bisnis. Dalam hal tersebut Sistem Informasi berperan sangat penting, Dilihat dari sisi perspektif managerial fungsi dari system informasi adalah: 1. Minimize Risks, terutama yang berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Umumnya resiko berasal dari adanya ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada di luar control perusahaan. Contohnya adalah kurs mata uang yang berfluktuasi, perilaku konsumen yang dinamis, jumlah permintaan produk yang tak menentu dan lain sebagainya. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan untuk mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola resiko (managing risk) yang dihadapi sehari hari. 2. Reduce Cost , tawaran lain yang ditawarkan oleh teknologi informasi adalah perbaikan, efisiensi dan optimalisasi proses-proses bisnis di perusahaan. Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha mengurangi biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh pada profitabilitas perusahaan. Ada empat cara yang ditawarkan oleh teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya yang kerap dikeluarkan untuk kegiatan operasional sehari-hari yaitu: a) Eliminasi Proses b) Simplifikasi Proses c) Integrasi Proses 8
d) Otomatisasi Proses 3. Add Value, tujuan akhir dari dari penciptaan value bukan sekedar untuk memuaskan pelanggan saja (customer satisfaction), tetapi lebih jauh untuk menciptakan loyalitas (customer loyalty) sehingga pelanggan tersebut bersedia untuk selalu menjadi konsumen perusahaan untuk jangka waktu yang panjang (customer bonding). Create New Realities , perkembangan teknologi informasi yang terakhir ditandai dengan pesatnya teknologi internet, telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep ebusiness semacam e-commerce, e-procurement, e-customers, e-loyalty, dan lainlain pada dasarnya merupakan suatu cara memandang baru di dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
9
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Profile Shuttle Express Shuttle Express dibentukoleh San Juan Airlines pada awal tahun 1979. Pada saat itu, San Juan Airlines adalah maskapai penerbangan komuter tertua di AmerikaSerikat. Maskapai tersebut mengeluarkan ide menggunakan van untuk menghubungkan masyarakat, rumah, dan bisnis dari wilayah Seattle – Tacoma – Everett untuk SeaTac Airport. Setelah mempelajari model transportasi di seluruh Amerika Serikat, San Juan Airlines memutuskan untuk memulai layanan berbagi tumpangan (shared-ride).
Sumber : www.shuttleexpress .com
Gambar 1. Logo Shuttle Express Masyarakat percaya bahwa budaya aman dan professional yang ditransfer dan diadopsi dari maskapai penerbangan akan menciptakan sebuah perusahaan transportasi darat yang sukses. Tujuan langsung perusahaan adalah untuk membangun perusahaan baru yang menjunjung tinggi profesionalisme pelayanan dan juga handal dalam ketepatan jadwal, nyaman serta memiliki tingkat keamanan yang tinggi. Misi perusahaan adalah untuk memberikan rasa aman, peduli, terjangkau, dan akses yang baik di bandara SeaTac. Konsep transportasi door-todoor mulai dijalankan oleh Shuttle Express. Perusahaan ini menyediakan pelayanan yang memuaskan, dengan peralatan yang bersih, pengemudi yang ramah, sopan dan berseragam, serta dengan harga yang wajar serta terjangkau. Hal terpenting adalah budaya yang diterapkanya itu budaya mengemudi dengan aman, memberikan service tambahan dengan membukakan pintu, membawakan tas, dan merawat para tamu dengan pelayanan yang tidak kalah dengan menggunakan pesawat terbang kelas bisnis. Tidak ada bisnis yang bertahan sangat lama tanpa menghasilkan uang. Sebagai perusahaan muda, Shuttle Express menghadapi tantangan profitabilitas. 10
Perusahaan Shuttle Express menjual San Juan Airlines ke Alaska Airlines, dan dari penjualan ini mampu untuk menanamkan lebih banyak uang kedalam bisnis dengan harapan mencapai profitabilitas untuk meningkatkan likuiditas untuk menunjang bisnis Van dengan sentuhan modern selayaknya menaiki pesawat. Disamping itu, Shuttle Express juga terus menjalankan perampingan usaha dengan
memegang
standar
yang
tinggi
untuk
pelayanan
public
dan
mempertahankan tariff murah. Perusahaan percaya budaya untuk merawat dan mempercayai orang, baik karyawan dan masyarakat ini menjadi dasar keberhasilan Shuttle Express. Sepanjang 22 tahun perusahaan telah menambahkan layanan baru. Awalnya, perusahaan hanya melayani hotel kebandara. Padatahun 1994 perusahaan memulai layanan Executive Town Car, yang sekarang termasuk armada limosin. Pada tahun 1999 perusahaan membeli bus pertama, dan terus melayani konsumen dengan konsep aman, terjangkau dan untuk memenuhi kebutuhan tamu dalam setiap perjalanan. Pada saat ini Shuttle Express telah menjadi perusahaan Go Green dengan turut berkomitmen untuk membantu menjaga kawasan udara bersih tetap bersih dan jalan raya tidak terlalu padat dengan menyediakan layanan yang ramah lingkungan dengan menggunakan bahan bakar alternative dan daur ulang. Shuttle Express telah membangun bisnis inti dengan konsep shared-ride, pengelompokan penumpang yang bepergian ke daerah yang sama. Dasar dari pelayanan perusahaan adalah meminimalkan kendaraan akan berdampak pada lingkungan dan mendorong penggunaan yang bertanggung jawab pada sumber daya alam dalam beberapa cara. Hingga saat ini, Shuttle Express telah melayani lebih dari 650.000 orang dari dan ke bandara. Hal ini diterjemahkan kelebih dari 1 juta rute perjalanan. Shuttle Express menyediakan layanan antar jemput dengan tujuan yang diinginkan pelanggan dan memberikan akses pelayanan pemesanan secara online melalui internet atau langsung menhubungi nomor telepon yang telah disediakan. Berbagai jenis mobil dapat dipilih oleh pelanggan mulai dari sedan hingga limosin dan berbagai paket trip serta diskon dengan kemudahan/kenyamannan lainnya. Dari sisi teknologi informasi yang mendukung proses bisnis, Shuttle Express telah melakukan komputerisasi pada system reservasi dan dispatch dengan waktu 11
implementasi kurangdari 6 bulan. Salah satu kunci keberhasilan proses pengembangan system tersebut adalah bahwa Shuttle Express melibatkan seluruh pengguna dan pihak terkait (stakeholder).
3.2 Implementasi SIM di Shuttle Express pada tahun 1990 Suatu langkah besar yang diambil oleh Shuttle Express untuk mengkomputerisasi bisnisnya pada tahun 1990-an, hal ini telah berhasil mengatasi berbagai masalah yang timbul pada saat perusahaan ini masih melayani pelanggannya dengan sistem manual. Pada awal berdirinya, Shuttle Express menangani pelanggannya dengan system manual (paper-baesd system) dan hal ini banyak menemui kendala. Sebagai contoh, untuk mengetahui armada serta pembagian rute dari armadanya hanya menggunakan papan bermagnet yang seringkali menimbulkan masalah karena posisi magnet yang bergeser dari papan tanpa diketahui atau diinginkan oleh operator. Semua kegiatan dilakukan dengan tidak terlepas dari penggunaan kertas mulai dari pemesanan hingga pencatatan data. Dengan beralihnya Shuttle Express dari paper-based system ke computerbased system kelemahan-kelemahan diatas dapat teratasi. Dengan menggunakan PC NEC 486 dan program reservasi serta program dispatch, Shuttle Express telah dapat menangani 695.000 reservasi dan dapat mengefisiensikan waktu perjalanan dari 8 jam hingga menjadi 3 jam per rutenya. Efisiensi ini dapat terjadi karena dalam pemrosesan rute perjalanan telah dibantu dengan server (Digital Equipment Alfa AXP), yang telah terhubung dengan jaringan computer pada perusahaan sehingga setelah menerima reservasi dari pelanggan, program dispatch akan segera menentukan rute terpendek yang harus ditempuh oleh supir untuk sampai pada tempat penjemputan dan tujuan. Supir dengan cepat akan menerima informasi rute ini melalui pager yang dipegang oleh masing-masing pengemudi. Dalam penyimpanan datam Shuttle Express juga telah menggunakan program DBMS MS Access, sehingga data akan tersimpan dengan baik dengan prosedur yang diinginkan sehingga kapan pun data diperlukan dapat diakses dengan mudah oleh komputer yang telah terintegrasi dalam jaringan. Penyimpanan data pun lebih menghemat ruang karena data tidak lagi disimpan 12
pada kertas-kertas, namun disimpan dengan menggunakan magnetic disk drive yang dapat mem-back up dan meng-copy ke disc drive lain dengan mudah. Dengan adanya data pelanggan yang tersimpan dengan baik dan dapat diakses dengan mudah dan cepat memungkinkan Shuttle Express untuk dapat menangani pelanggannya secara lebih personal bila ada pemesanan berulang.
13
Tabel 1. Matrix Komponen SIM Shuttle Express pada tahun 1995
14
Tabel 2. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express tahun 1990-an Aktivitas
Hardware & Netware
Software
SDM
Mesin NEC 486 PC Telepon
Media Form Kertas Jaringan LAN
Program Prosedur Windows NT MS Access: MS Access Program Reservasi
Spesialis Operator
Pengguna Pegawai Reservasi Pelanggan
Digital Equipment Alpha AXP Server Processor
Jaringan LAN
Windows NT MS Access: MS Access Program Reservasi
Operator
-
NEC 486 PC Telepon Printer Pager
Kertas Bill Kertas Laporan
Windows NT MS Access: MS Access Program Reservasi
Operator
Penyimpanan
Magnetic Disk Drive
4 x HDD 1,2 Gb
Operator Supervisor
Pengendalian
Digital Equipment Alpha AXP Server Sistem komunikasi radio GPS Tracker
Monitoring Program
Windows NT MS Access: MS Access Program Reservasi Windows NT MS Access: Program Reservasi
Input
Pemrosesan
Output
Operator Supervisor
Pegawai Reservasi Pelanggan Manager Driver Pegawai Reservasi Manager Pegawai Reservasi Pelanggan Manager
Data
Informasi
Nama pelanggan, rute mobil, data supir, data mobil van, tarif/harga Nama pelanggan, rute mobil, data supir, data mobil van, tarif/harga Print out kertas tampilan di layar monitor
Data entry display Reservasi info
Data shuttle express tersimpan Data dapat dioleh berulangulang
Reservasi info Bill
Status display
Reservasi info Pager Notification Bill
Reservasi info Pager Notification Bill
15
Tabel 3. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini Sumberdaya Aktifitas Input
Hardware & Software Sofware Mesin (Media) Program Procedure • PC HP type •Windows 7 • Data entry Pavilion HP8200 64bit Procedure • Work Station (W/S) •MS access 2010 • LAN reservation & • GPS rcvr tipe Ubidispatch 5000e •Windows • Telepon/PSTN/Fax enterprise server 2008 R2 •MS Office 2010 •Web based application
Pemrosesan • Sever HP type ProLiant ML370 G6 • Work station (W/S) • LAN • Internet • GPS • Teknologi GSM/ CDMA (3G, 4G, HSDPA, EDGE)
•MS access 2010 • Data entry reservation & procedure dispatch •Windows enterprise server 2008 R2 •MS Office 2010 •Web based application
SDM Spesialis • Teknisi S/W • Programmer/ System Analyst
User • Agen reservasi • Pelanggan khusus express shuttle (Gold, silver, premium, dll)
Data Resources
Produk Informasi
• Data • Data entry reservasi • Display • Data customer • Data jalur “trayek” • Data dari GPS (position, route, speed, etc
• Teknisi S/W • Teknisi S/W • Data • Programmer/ • Programmer/sy reservasi system analyst stem analyst • Data • Administrator • Administrator customer • Sopir • Data dari GPS
• Status display • Komunika si internal antar bidang
16
Sumberdaya Aktifitas Ouput
Hardware & Sofware Mesin (Media) • PCs HP type Pavilion HP8200 • Kertas billing • laporan
Software
SDM
Program Procedure Spesialis • MS access • Output procedure • Teknisi S/W 2010 & distribution • Programmer/S reservation & ystem Analyst dispatch • Administrator • Windows enterprise server 2008 R2 • MS Office 2010 • Web based application
User • Agen reservasi/disp atcher • Pelanggan khusus express shuttle (Gold, silver, premium, dll)
Data Resources • Data reservasi • Data customer • sopir • Data dari GPS
Penyimpanan Optical disk (HP MSA2 1TB 7.2K rpm LFF (3.5 inch) Dual-port SATA Hard Disk Drive) Server harddisk Ruangan TI & Rak data
• MS Office • Storage 2010 procedure & • Windows distribution enterprise • Data center server 2008 R2 • Web based application • Data center
• Teknisi S/W • Programmer • Programmer/S • Administrator ystem Analyst • Data center • Administrator
Pengendalian • Server, HP type ProLiant ML370 G6 • GPS rcvr • Telp. Selular (GSM or CDMA
• Windows enterprise server 2008 R2 • MS Access 2010
• Teknisi S/W • Supervisor TI • Database • Programmer/S • Manager TI perusahaan ystem Analyst lengkap • Administrator • data asset, SDM, SOP
• control procedure/penge ndalian • SOP controll S/W
Produk Informasi • Print-out • Display
• database • Informasi operasional yg perusahaan dimutakhi • Database rkan company/p • Pengemas erusahaan an informasi yg sesuai kebutuhan pelanggan. • SOP informasi yg terkendali • Bagian 17
Sumberdaya Aktifitas
Hardware & Sofware Mesin (Media) technology) • Internet • SOP H/W
Software Program • MS Office 2010 • Web based application • Data center •Anti Virus /ESET NOD32 Smart Security Edition
Procedure • Alur kerja antar bagian seksi
SDM Spesialis
User
Data Resources
Produk Informasi pengolah informasi • Desain informasi yg sesuai
18
3.3 Komponen Sistem Informasi Shuttle Express saat ini Saat ini Shuttle Express telah beralih dari manual based menjadi computer based yang berbasis pada jaringan internet. Keunggulan utama suatu bisnis yang berbasis internet adalah kemudahannya untuk diakses setipa orang kapanpun dimanapun. Perubahan pada proses bisnis ini didukung oleh perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang sesuai. Berikut beberapa perubahan pada Shuttle Express yang terjadi dalam pemanfaatan teknologi inforamasi dari tahun 1990an dengan keadaan sekarang : 1. Internet Reservation (Web Reservations Management) Shuttle Express mendorong agar para pelanggan melakukan pemesanan secara online, karena lebih cepat, efisien dan efektif. Online reservation dapat dilakukan dengan cara mengakses situs atau website Shuttle Express pada situs resminya di www.shuttleexpress.com. Dengan sistem reservasi ini, pelanggan mendapatkan kemudahan, antara lain:
Bisa melakukan reservasi 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu, dimanapun kapanpun
Reservasi ini memberikan layanan khusus untuk priority member
Reservasi dapat dilakukan dengan cara pre-charge atau pre-authorize kartu kredit Dengan terintegrasinya jaringan Shuttle Express dalam web maka kini
Shuttle Express dapat dengan mudah diakses oleh para pelanggannya dengan menggunakan hampir semua alat elektronik yang dapat mengakses internet atau internet connecting gadget. Program reservasi yang terintegrasi dengan jaringan internet pelanggan Shuttle Express bukan hanya mudah untuk menentukan jasa apa yang akan digunakan tapi juga dengan mudah untuk melakukan transaksi pembayaran untuk jasa yang akan digunakan. Sistem ini sering disebut dengan epayment. Dengan e-payment akan menghasilkan output berupa e-ticket sehingga pelanggan tidak perlu khawatir akan ketinggalan tiketnya saat akan menggunakan jasa Shuttle Express karena dengan e-ticket penumpang cukup mencatat kode booking dan nomer tiket untuk ditunjukkan kepada petugas pada saat reservasi ulang waktu keberangkatan. Dan pelanggan tidak perlu susah payah membawa
19
uang cash ke counter - counter Shuttle Express ketika melakukan reservasi pemesanan kendaraan.
Gambar 2. Layout Reservation Shuttle Express
2. ALERT System Shuttle Express telah menggunakan sistem yang telah terintegrasi mulai dari head office ke kantor cabang dan agen yang tersambung langsung pada Mobile Data Terminal di seluruh kendaraan dengan bantuan koneksi internet yang biasa disebut dengan ALERT sistem. ALERT Sistem menyediakan semua fungsi yang dibutuhkan Shuttle Express yaitu : reservasi, dispatching, penagihan dan laporan manajemen. Sistem ALERT dapat menghemat biaya dan waktu serta menjaga semua informasi penting perusahaan disimpan secara permanen di database perusahaan. 20
Sistem Reservasi di dalam ALERT memberikan informasi utama yang diperlukan untuk melayani pesanan pelanggan secara memadai. Sistem ini dilengkapi dengan tampilan yang user friendly dengan menggunakan Graphic User Interface (GUI) yang memudahkan pengguna untuk melakukan input data reservasi secara langsung. Setelah data reservasi disimpan di dalam data base, layar dispatching di dalam ALERT memungkinkan dispatcher untuk menugaskan pekerjaan kepada unit atau driver. Tujuan utama adalah tugas dapat dialokasikan secara efisien dan efektif dan akurasi planning lebih tinggi. Sistem ini juga dapa melihat alokasi pekerjaan dan penjadwalan secara lebih rinci (harian). Sehingga dispatcher dapat memprediksi kapasitas (load pekerjaan) dan availability dari unit/driver.
3. Data Backup System (Hweb Safety Net) Hweb Safety Net adalah sistem data base cadangan (backup) otomatis. Aplikasi Safety Net diinstal pada file server jaringan dan menghubungkan satu kali atau beberapa kali per hari (berdasarkan konfigurasi) dan di-upload ke remote server yang jauh dan aman. Backup dilakukan untuk semua file penting : file tarif dan konfigurasi, informasi klien (CSV format), reservasi, perjalanan dan faktur. Jika informasi ini hilang atau corrupt, maka akan melumpuhkan bisnis. Data base management staff akan memonitor proses backup secara harian, biasanya hal tersebut dilakukan pada saat end of day transaction untuk dapat diselesaikan sesuai jadwal dan segera menyelidiki dan mengoreksi setiap penyimpangan yang terjadi.
4. Mobile Data Terminal Mobile Data Terminal (MDT) merupakan alat komunikasi yang komprehensif, menggabungkan penggunaan beberapa aplikasi serta dimudahkan dengan teknologi layar sentuh sehingga
memudahkan pengemudi untuk
melaksanakan beberapa fungsi pada saat melayani pelanggan Shuttle Express. Beberapa fitur yang terdapat dalam MDT adalah:
GPS Integration
Reservation Detail Display 21
2-Way Messaging
Quick Res Capable
Credit Card Capture
Bar Code Scan Capable
Driver Self-Reconciliation
Thermal Printer
MDT bekerja menggunakan MS Windows XP Pro dan display menggunakan layar sentuh yang sangat memudahkan penggunaan. Dispatcher di kantor atau stasiun pengendali akan mengirimkan detail reservasi kepada pengemudi secara regular. Data akan diterima oleh pengemudi dan pengemudi dapat memeriksa informasi yang disampaikan dan dapat membalas dengan pesan teks kepada dispatcher. MDT juga memiliki kemampuan untuk ditambahkan beberapa alat peripheral seperti credit card reader, scanner bar code, dan printer, untuk memungkinkan pengemudi melakukan scanning atas boarding ticket, menggesek dan meng-otorize kartu kredit dan mencetak receipt kepada pelanggan secara cepat dan efisien.
5. GPS Fleet Tracking Keberadaan Global Positioning System (GPS) telah dimanfaatkan secara luas dalam bidang bisnis maupun untuk keperluan pribadi, dengan membawa penerima atau receiver GPS maka keberdaaan atau posisi seseorang atau benda lainnya baik diam maupun bergerak dengan mudah dapat diketahui. Berikut adalah cara kerja GPS receiver/tracker : a. Jumlah satelit GPS terdiri dari 27 satelit, satelit GPS dilengkapi dengan jam atom (atomic clock) yang secara terus menerus mengirimkan signal radio berisi data lokasi keberadaan dari setiap atau masing masing satelit. b. Pada saat alat penerima GPS di bumi menerima signal dan locked terhadap 4 satelit GPS maka alat penerima GPS tersebut akan mengolah secara otomatis sinyal dari keempat GPS tersebut menjadi informasi lokasi posisi perangkat penerima GPS tersebut dibumi.
22
c. Data data ini kemudian terhubung ke server komputer di kantor pusat atau kantor pengendali/kontrol keberadaan armada van di lapangan dengan informasi yang mudah diakses dan mudah dibaca. d. Perangkat GPS yang dipakai oleh Shuttle Express disuplai oleh perusahaan Global Tracking Group dengan mempergunakan unit Ubi-5000e GPS tracking system yang sudah banyak dipakai didalam dunia bisnis untuk keperluan mendeteksi armada angkutan.
Gambar 3. Sistem Kerja GPS Pada Shuttle Express
6. Penggunaan jaringan GSM (EDGE, 3G, 4G) dan telephone cellular Kemampuan yang dimiliki pager sangat terbatas yaitu hanya pada kemampuan mengirim dan menerima teks dan jumlah karakter juga terbatas, sejalan dengan perkembangan teknologi GSM (EDGE, 3G dan 4G) komunikasi mobile dan peralatan telepon selular maka pager diganti dengan telephone cellular yang selain memiliki kemampuan jumlah karakter untuk teks yang lebih banyak dan juga memiliki fasilitas untuk melakukan hubungan telephone. Teknologi mobile GSM dengan perkembangan teknologinya dipakai untuk memfasilitasi unit-unit GPS pada setiap mobil ke server di kantor perusahaan.
23
3.4 Salah satu bahasan spesifik pada Shuttle Express 3.4.1 Penerapan E-Ticket pada Shuttle Express E-ticket sebenarnya berisi informasi yang sama dengan yang termuat dalam paper ticket. Perbedaan utamanya adalah data base e-ticket berada di komputer perusahaan Shuttle Express, bukan di kantong penumpang. Reservasi penumpang seperti informasi waktu keberangkatan, asal dan tujuan, pilihan layanan, serta pilihan kelas semua tercatat secara elektronik. Untuk mengeluarkan e-ticket, Shuttle Express perlu memiliki data base yang terintegrasi dengan partnernya, antara lain: hotel, tempat wisata, bandara, travel agent, bank, yang berfungsi untuk menyajikan informasi secara real time. Keuntungan Shuttle Express dengan menggunakan sistem e-ticket antara lain: 1. Keamanan. Dengan e-ticket penumpang akan merasa aman, karena tidak perlu takut ketinggalan tiket saat melakukan perjalanan. E-ticket juga sulit hilang, karena penumpang dapat mengakses kembali e-ticket dari komputer dengan memasukkan identifikasi yang hanya diketahui oleh penumpang tersebut. 2. Fleksibilitas. Penumpang dapat mengubah tiket yang telah dipesan sesuai kebutuhan mereka. Penumpang tinggal menginformasikannya pada Shuttle Express yang akan meng-update perubahan tersebut dalam data base mereka atau melakukan perubahan sendiri. Shuttle Express juga lebih mudah menginformasikan perubahan yang terjadi, misalnya jam keberangkatan pada penumpang lewat email, bahkan sms via handphone. 3. Biaya dan kenyamanan. Dengan e-ticket, Shuttle Express akan menghemat biaya yang cukup besar. Dana efisiensi ini bisa dialokasikan kepada hal lain seperti membuat tarif Shuttle Express menjadi lebih kompetitif. Dengan eticket, jam kerja karyawan menjadi berkurang, serta penumpang tidak perlu frustasi mengantri layanan. 4. Ramah lingkungan. Dengan penggunaan e-ticket secara luas, telah menyelamatkan sekitar 50.000 buah pohon pertahun yang digunakan sebagai bahan dasar paper ticket. Langkah-langkah pemesanan tiket online untuk mendapatkan e-ticket Shuttle Express adalah sebagai berikut : 1. Memilih layanan Shuttle Express 24
2. Menetukan asal, tujuan dan waktu 3. Memasukkan data diri calon penumpang 4. Melakukan pembayaran 5. Mendapatkan e-ticket
E-ticketing menyediakan banyak manfaat diantaranya : 1. Efisiensi biaya: Mengurangi biaya yang terkait dengan pencetakan dan pengiriman tiket ke pembeli. Menghilangkan atau mengurangi kertas untuk mencetak tiket manual dan amplonya. Mengurangi tenaga kerja yang terkait dengan pencetakan dan pengiriman tiket. 2. Aman:
E-ticket aman dan terproteksi. Barcode validasi menghilangkan
kemungkinan palsu dan duplikat tiket. 3. Efisien dalam pengiriman tiket: Pelanggan dapat mencetak tiket elektronik segera setelah mereka membelinya atau menyimpan pada memory gadget pelanggan dan menunjukannya pada petugas/driver pada saat akan menggunkan fasilitas Shuttle Express 4. Informasi tambahan: E-ticket menyediakan space untuk tambahan informasi seperti peta jalan, arah, dan informasi pelanggan lainnya. 5. Periklanan: E-ticket menyediakan kemampuan unik periklanan. Meningkatkan pendapatan Shuttle Express dengan menawarkan space iklan pada web tiket. Shuttle
Express
menggunakan
aplikasi
e-business
yang
dimana
menghubungkan bisnis dengan konsumen akhirnya. Sistem yang interaktif dalam proses online pemesanan tiket dibutuhkan oleh sebuah website dalam hal ini website Shuttle Express. Website yang baik (user friendly) sebaiknya memiliki persyaratan sebagai berikut: 1. Context: yaitu berupa desain dan tata letak website secara fungsional maupun estetika terintegrasi tidak ada yang dominan. Pada website Shuttle Express, website sudah memenuhi persyaratan ini (desain cukup nyaman dilihat dan mudah untuk diisi). 2. Content: yaitu berupa tulisan, gambar, suara, video yang termuat dalam website. selain tulisan dan gambar jenis kendaraan, video yang menampilkan
25
kabin kendaraan, keramahan driver, safety driving dan perlakuan barang pelanggan dapat menjadi nilai tambah suatu website. 3. Commerce: yaitu berupa kemampuan website untuk memungkinkan terjadinya transaksi komersial. Website harus memiliki tools dan prosedur pembayaran yang berfungsi baik. Setiap website pasti memiliki prosedur pembayaran untuk e-ticket. 4. Community: yaitu website yang memungkinkan para penggunanya saling berkomunikasi
sehingga
meningkatkan
rasa
memiliki
di
kalangan
penggunanya dan pengguna dapat saling membagi informasi. Akan sangat bermanfaat bila website tersebut memiliki bagian testimonial selain juga memiliki komunitas pelanggan. 5. Connection: yaitu website yang memiliki hubungan dengan website lain. Pada website Shuttle Express, hubungan dengan website lain misalnya dengan website bank kartu kredit/debit untuk pembayaran e-ticket. 6. Customization: yaitu kemampuan website menyesuaikan dengan pengguna yang berbeda agar membuat pengguna memiliki sentuhan tersendiri terhadap website. Untuk memberikan sentuhan personal, pengelola website dapat menggunakan cookies yang akan mengidentifikasi pilihan tiap user dan memberikan content yang sesuai dengan preferensi pembelian user. 7. Communication: yaitu kemampuan website untuk memungkinkan terjadinya komunikasi antara pengguna dan pengelola website melalui chatting atau call center. Pada website Shuttle Express sudah dicantumkan nomor call center yang bebas pulsa.
26
BAB IV KESUMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan 1. Implementasi teknologi sistem informasi di Shuttle Express dapat membantu pengembangan bisnis dan meningkatkan revenuenya 2. Implementasi teknologi sistem informasi dapat meningkatkan efisiensi kerja dan kepuasan konsumen 3. Implementasi teknologi sistem informasi perusahaan
menambah value added
4.2 Saran 1. Bekerja sama langsung dengan hotel kelas menengah ke atas, objek wisata, pusat perbelanjaan, business conference 2. Mendidik
SDM-nya
untuk
dapat
menguasai
teknologi
yang
diimplementasikan di perusahaan 3. Meningkatkan kerja sama dengan bank untuk dapat memudahkan pembayaran (online/mobile payment, mesin EDC) 4. Membuat one stop service yang terintegrasi dengan perusahaan third party untuk memudahkan konsumen dalam mengakses layanan Shuttle Express khususnya
27
DAFTAR PUSTAKA
McLeod R. 1996. Sistem Informasi Manajemen; Studi Informasi Berbasis Komputer. Terjemahan. Jakarta: PT. Prenhalindo. O’Brien, James A. 2000. Management Information System: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, Fourth Edition. Boston: McGraw-Hill. O’Brien, James A. 2002. Management Information System: Managing Information Technology in E-Business Enterprise, 5th Ed. Irwin Inc, Boston: Irwin Inc O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perseptif Bisnis dan in Manajerial. Jakarta: Salemba.
28
