TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI
ANALISIS SISTEM INFORMASI SHUTTLE EXPRESS
Dosen : Arif Imam Suroso, Dr, Ir, MSc
Disusun Oleh : Bayu Ardy Kresna
P056132491.52
Castri Pratidina
P056132501.52
Friesgina Wiska
P056132571.52
Oktarina Triany Karim
P056132711.52
Wenny Ariyanti
P056132773.17 EK
MAGISTER MANAJEMEN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategis sistem informasi melibatkan penggunaan tehnologi informasi adalah untuk mengembangkan berbagai produk, layanan dan kemampuan yang dapat memberikan keunggulan yang besar bagi perusahaan atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi strategis yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategi dari perusahaan bisnis. Dengan kata lain, perpaduan sistem informasi dengan tehnologi informasi dapat membantu organisasi dalam hal memperoleh keunggulan kompetitif, mengurangi kelemahan kompetitif, memenuhi tujuan strategis perusahaan. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi untuk menghadapi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam dunia usaha. Shuttle Express merupakan perusahaan yang bergerak di bidang transportasi darat yang Pada awal bisnisnya, Shuttle Express hanya menggunakan sistem informasi secara manual yang kemudian berkembang menggunakan komputer namun dengan tehnologi yang masih terbatas. Pada tahun 1995 Shuttle Express hanya menggunakan PC yang didukung oleh aplikasi pengolahan data base. Namun seiring tuntutan pelanggan yang telah memiliki kepercayaan dan kepuasan terhadap layanan Shuttle Express, dan dalam upaya untuk meningkatkan kualitas layanan serta strategi kompetitif dalam dunia usaha, Shuttle Express mengubah sistem informasi yang semula bersifat internal menjadi bersifat “in and out”. Yaitu menerapkan system informasi pada semua kegiatan bisnis termasuk kegiatan pemesanan baik oleh 1 konsumen maupun banyak konsumen secara on line dalam waktu yang bersamaan. Hal ini membawa dampak keunggulan yang sangat besar bagi Shuttle Express. Seluruh kegiatan operasional perusahaan berjalan secara efektif dan efisien serta memberikan kepuasan yang tinggi bagi para pengguna jasa. Untuk mengetahui perkembangan sistem Informasi Shuttle Express lebih jauh, maka pada makalah ini akan membahas secara detil profil serta komponen-komponen apa saja yang menyudun sistem informasi Shuttle Express dan apa fungsi dari kompoen-komponen tersebut sehingga menghasilkan suatu sistem informasi yang canggih.
Tujuan Mempelajari dan memahami sistem informasi pada jasa pelayanan antar jemput yaitu Shuttle Express. Membandingkan system informasi yang digunakan Shuttle Express tahun 1995 dan pada saat ini.
BAB II LANDASAN TEORI
Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu system yang terintegrasi secara professional untuk menjadi dasar bagi manajemen dalam pengambilan keputusan, serta membantu kegiatan operasional perusahaan. Didalam system informasi tersebut, terdapat orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang terorganisir secara baik. O’Brien (2010) menyatakan bahwa pengertian sistem secara sederhana adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan dengan batas definisi yang jelas, bekerja bersama untuk mencapai tujuan umum. Sistem Informasi adalah kombinasi teroganisir dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber data, dan prosedur yang menyimpan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Alter (1992) sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (1993), sistem informasi adalah kmpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna. Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990) berpendapat bahwa sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. Sedangkan Hall (2001) berpendapat sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai. Sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Kelima hal tersebut merupakan komponen yang menyusun sebuah sistem informasi. Fungsi dari sebuah sistem informasi menurut adalah:
1. Area fungsional utama yang mendukung keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen opeasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia 2. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktifitas, dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan 3. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis 4. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global 5. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita 6. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis yangmembentuk jaringan. Sistem informasi memiliki tiga peranan penting untuk sebuah perusahaan, yaitu mendukung proses operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya serta mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif (O’Brien 2005).
Komponen Sistem Informasi Sebuah sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pengguna akhir dan spesialis), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (data dan basis pengetahuan), dan jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan aktivitas input, processing, output, storage, dan control yang mentransformasi sumber daya data kedalam produk informasi. Model sistem informasi membantu mengikat antara komponen utama dan aktivitas dari semua jenis sistem informasi. Hal ini menjadi sebuah kerangka kerja yang menekankan pada empat konsep utama, yaitu : a. Manusia, hardware, software, data, network yang merupakan 5 sumber daya utama dari sistem informasi b. Sumber daya manusia termasuk pengguna dan spesialis, sumber daya hardware terdiri dari mesin dan media, sumber daya software terdiri dari program dan prosedur, sumber daya data terdiri dari data dan basis pengetahuan, dan sumber daya network terdiri dari media komunikasi dan jaringan.
c. Sumber daya data ditransformasi melalui aktivitas proses informasi kedalam berbagai produk informasi bagi pengguna akhir. d. Proses informasi yang terdiri dari kegiatan sistem dasar yaitu input, processing, output, storage, dan control. Sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu mereka menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan perhitungan, penggabungan sumber data, rekonsiliasi (Up dating account), dan lainnya dan akhirnya memperoleh informasi Sistem teknologi informasi dapat dibedakan dengan berbagai cara pengklasifikasian. Misalnya, menurut fungsi sistem (embedded IT System, dedicated IT system, dan general purpose IT system), menurut departemen atau perusahaan bisnis (sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, dll), menurut dukungan terhadap level manajemen dalam perusahana (sistem pemrosesan transaksi, sistem pendukung keputusan, dan sistem informasi eksekutif), menurut ukuran dan menurut cara melayani permintaan (klienserver). Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian- bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra system. Terdapat 5 aktivitas dasar pengolahan informasi dalam sistem informasi, yaitu: 1. Sumber Daya Input Data ( Input ) Data mengenai transaksi bisnis dan transaksi lainnya harus diambil dan disiapkan untuk diproses dengan kegiatan dasar entri data merekam dan mengedit. Pengguna akhir biasanya merekam data tentang transaksi pada beberapa jenis medium fisik, seperti paper, atau memasukkan secara langsung kedalam sistem komputer. Hal ini biasanya termasuk berbagai kegiatan mengedit untuk memastikan bahwa data yang telah dicatat benar. Saat data dimasukkan harus ditransfer kedalam, seperti disket atau tape hingga saat pemrosesan. 2. Pemrosesan Data kedalam Informasi ( Processing ) Data biasanya dimanipulasi dengan kegiatan kalkulasi, perbandingan, pengurutan, klasifikasi, dan penjumlahan. Kegiatan
mengorganisasi, menganalisis, dan memanipulasi data lalu mengkonversi data kedalam informasi oleh pengguna akhir. Kualitas data disimpan dalam sistem informasi dan harus dijaga dengan proses koreksi dan pembaharuan (updating ) secara terus-menerus. 3. Output Produk Informasi (Output ) Informasi dalam berbagai bentuk ditransmisi ke pengguna akhir dan membuat ketersediaan dalam kegiatan output. Tujuan sistem informasi adalah menghasilkan produk informasi yang tepat bagi pengguna akhir. Produk informasi yang umum adalah tampilan video, dokumen kertas, dan balasan audio yang menyediakan pesan, formulir, laporan, daftar, tampilan grafik, dll. 4. Penyimpanan Data, Model, dan Pengetahuan Sumber Daya (Storage) Penyimpanan adalah sistem komponen utama dari sistem informasi. Penyimpanan merupakan kegiatan sistem informasi yang mana sumber daya data dan informasi disimpan dalam sebuah cara pengorganisasian untuk selanjutnya dipergunakan. Sumber daya data dan informasi yang penting dari sebuah organisasi biasanya disimpan oleh sistem informasi dalam bentuk berikut : Database, yaitu proses penyimpanan dan organisasi data yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pengguna akhir. Basis Model, yaitu menyimpan model konseptual, matematik, dan logika yang menyatakan hubungan bisnis, perhitungan rutin, atau teknik analisis. Basis Pengetahuan, yaitu menyimpan pengetahuan berupa subjek dalam berbagai bentuk seperti fakta atau peraturan. 5. Kontrol Kinerja Sistem (Control ) Sebuah sistem informasi seharusnya menghasilkan umpan balik mengenai kegiatan input, processing, output, dan storage. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menentukan jika sistem memperlihatkan hasil standar. Lalu aktivitas sistem harus disesuaikan sehingga produk informasinya tepat diproduksi bagi pengguna akhir.
Sumber Daya Sistem Informasi Sebuah sistem informasi terdiri dari 5 jenis sumber daya utama, yaitu : 1. Sumber Daya Manusia Pengguna akhir ( Pengguna atau klien ) Pengguna adalah orang yang menggunakan produk sistem informasi atau informasi. Mereka dapat menjadi pelanggan, sales, insinyur, pramuniaga, akuntan, atau manajer dan ditemukan pada semua level organisasi. Pada kenyataannya, sebagian besar dari kita adalah pengguna akhir sistem informasi. Banyak dari pengguna akhir dibisnis adalah knowledge workers yang merupakan orang yang menghabiskan banyak waktu mereka mengkomunikasikan dan mengkolaborasikan ditim atau kelompok kerja untuk menciptakan, menggunakan, dan mendistribusikan informasi. Spesialis sistem informasi Spesialis adalah orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Mereka adalah sistem analis, pengembang software, operator sistem, teknikal, dan manajerial lainnya. Singkatnya sistem informasi berdasarkan permintaan pengguna akhir lalu pengembang software menciptakan program komputer berdasarkan spesifikasi sistem analis, dan operator sistem membantu memonitor dan mengoperasikan sistem komputer dan jaringan yang besar. 2. Sumber Daya Hardware Konsep sumber daya hardware termasuk semua peralatan fisik dan material yang digunakan dalam proses informasi. Secara khusus, tidak hanya mesin dan komputer serta peralatan lainnya, tetapi juga semua media data berupa objek berwujud yang dicatat dari lembar kertas ke disket optik atau magnetik. Contoh hardware komputer berdasarkan sistem informasi adalah : Sistem komputer Perangkat komputer 3. Sumber Daya Software Sumber daya software termasuk semua kelompok intruksi pengolahan informasi. Konsep umum perangkat lunak tidak hanya mencakup intruksi pengoperasian yang disebut program, yang secara langsung mengontrol hardware computer, tetapi juga intruksi pengolahan informasi yang disebut prosedur. Berikut contoh sumber daya software : Software sistem, seperti program sistem operasi yang mengontrol dan mendukung operasi sistem komputer. Microsoft Windows adalah contoh dari sistem operasi komputer yang terkenal.
Software aplikasi, merupakan program yang langsung memproses penggunaan komputer oleh pengguna akhir. Contohnya, analisis sales, upah, dan program pengolahan kata. Prosedur, merupakan intruksi operasi bagi orang yang akan menggunakan sebuah sistem informasi.
4. Sumber Daya Data Pengertian data lebih daripada raw material pada sistem informasi. Konsep sumber daya data diperluas oleh manajer dan para professional sistem informasi. Mereka menyadari bahwa data merupakan sumber daya organisasi yang berharga. Konsep data sebagai sumber daya organisasi dihasilkan dalam berbagai perubahan di organisasi modern. Sebelumnya data diambil hasil dari hasil transaksi umum, namun saat ini data disimpan, diproses, dan dianalisis menggunakan aplikasi software canggih yang mengaitkan hubungan kompleks antara penjualan, pelanggan, kompetitor, dan pasar.Data bisa berbagai bentuk, termasuk data alfa numerik yang terdiri dari angka, kata, dan karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan peristiwa lainnya; data teks yang terdiri dari kalimat dan paragraph dan ditulis dalam komunikasi tertulis; data gambar seperti grafik, fotografi, dan gambar video, data audio, termasuk suara manusia dan suara lainnya.Sumber daya data pada sistem informasi biasanya diorganisir, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi manajemen sumber daya data kedalam : Database yang menyimpan pengolahan dan pengorganisasian data Basis pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk seperti fakta, aturan, dan contoh kasus mengenai praktik bisnis yang sukses. 5. Sumber Daya Jaringan Teknologi komunikasi dan jaringan seperti internet, intranet, dan extranet merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan bisnis dan perdagangan komersial dari seluruh jenis organisasi dan komputer organisasi berdasarkan sistem informasi. Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, prosesor komunikasi, dan alat lainnya yang dihubungkan oleh media komunikasi dan dikontrol oleh software komunikasi. Konsep sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan merupakan komponen sumber daya yang mendasar dari semua sistem informasi. Sumber daya jaringan termasuk : Media Komunikasi. Contohnya kabel fiber optik, microwave, selular, teknologi wireless satelite.
Infrastruktur Jaringan. Kategori umum ini menekankan bahwa banyak hardware, software, dan teknologi data dibutuhkan mendukung operasi dan penggunaan jaringan komunikasi. Contoh prosesor komunikasi adalah modem dan prosesor internetwork, dan software kontrol komunikasi, seperti sistem operasi jaringan, dan paket browsing internet.
BAB III PEMBAHASAN
Profil Perusahaan Shuttle Express Shuttle Express berdiri pada tahun 1979 dibentuk oleh San Juan Airlines yang merupakan maskapai penerbangan komuter tertua di Amerika Serikat. Penerbangan mengeluarkan ide untuk menggunakan van untuk menghubungkan masyarakat, rumah, dan bisnis dari wilayah SeattleTacoma-Everett untuk SeaTac Airport. Setelah mempelajari model transportasi di seluruh Amerika Serikat, San Juan Airlines memutuskan untuk membuat model layanan baru berbagi tumpangan (shared-ride) berbekal telah mendapatkan reputasi baik sebagai transportasi yang paling aman dan paling profesional di AS, perusahaan percaya bahwa keamanan, budaya profesional yang dapat ditransfer dari maskapai ini akan membuat shuttle express akan sukses dan dipercaya oleh masyarakat. Tujuan jangka pendek San Juan Airlines adalah untuk membangun perusahaan baru pada fondasi layanan yang sama yaitu dalam mengutamakan hal keamanan, layanan transportasi, dan kehandalan. Misinya adalah nenawarkan keamanan, kepedulian, sebagai alternatif yang terjangkau untuk kalangan bawah. Konsep transportasi door-to-door jalur darat yang belum pernah ada sebelumnya di Northwest. Setelah Shuttlel ekspres mulai beroperasi, badan pemerintahan serta badan lainnya, perusahaan transportasi lain berusaha ingin menutup perusahaan. Namun perusahaan terus bekerja dengan menunjukkan nya pada kualitas yaitu peralatan bersih, driver berseragam, dan harga yang wajar dan kompetitif dan yang paling penting memupuk budaya mengemudi dengan aman, membuka pintu , membawa tas , dan peduli kepada para penumpang. Hal ini membuat pemrotes diatasi oleh opini publik yang mendukung layanan baru dari San Juan Airlines. Jarang bisnis baru dapat bertahan sangat lama tanpa mendapatkan uang. Dari penjualan yang ada perusahaan mampu menanamkan lebih banyak modal ke dalam bisnis dengan harapan mencapai profitabilitas . Melalui berbagai badai , tidak adanya listrik, dan salju, namun Shuttle Express dapat menjawab tantangan tersebut dengan tetap memastikan operasi yang ada tetap berfungsi. Perusahaan berusaha keras dalam merampingkan organisasi yang ada namun tetap memberikan standar kualitas yang tinggi dalam hal pelayanan publik dan mempertahankan tarif rendah. Kepercayaan perusahaan dalam hal budaya merawat dan memberikan kepuasan terhadap pelanggan dalam bepergian, merupakan
dasar kesuksesan dari shuttle express. Pada tahun 2008 dapat melayani lebih dari 714.000 tamu. Selama 22 tahun, perusahaan dapat menambahkan layanan baru yaitu antar jemput Hotel dan layanan bandara. Pada tahun 1994 perusahaan memulai layanan Town Car eksekutif , yang sekarang termasuk armada limusin. Pada tahun 1999 perusahaan membeli bus pertama, pendahulu dari armada bus sekarang dalam operasi. Perusahaan terus memenuhi misi dalam menawarkan keamanan, harga terjangkau, transportasi darat berkelas, banyak kebutuhan perjalanan, Antar-Jemput ekspres membawa lebih dari 700.000 orang dan dimuat dilebih dari 1 juta perjalanan. Pada saat ini Shuttle Express masih menyediakan layanan antar jemput dengan tujuan yang diinginkan pelanggan dan memberikan akses pelayanan pemesanan secara online melalui internet atau langsung menghubungi nomor telepon yang telah disediakan. Berbagai jenis mobil dapat dipilih oleh pelanggan mulai dari sedan hingga limousine dan berbagai paket trip serta diskon dan kemudahan/kenyamanan lainnya. Dari sisi teknologi informasi yang mendukung proses binis, Shuttle Express telah melakukan komputerisasi pada sistem reservasi dan dispatch dengan dengan waktu implementasi kurang dari 6 bulan. Salah satu kunci keberhasilan proses pengembangan sistem tersebut adalah bahwa Shuttle Express melibatkan seluruh pengguna dan pihak terkait (stakeholder). Berbagai jenis mobil disediakan dan layanan jasa disediakan oleh perusahaan ini seperti : Share Ride and exclusive van service Sedan-limo service Cruise transfers Convention transfers Woodinville wine tasting Seattle sightseeing tours and charters
Identifikasi Sistem Informasi Shuttle Express Pada awal mula berdirinya, Shuttle Express masih menggunakan sistem manual untuk mencatat pesanan. Pelanggan harus mendaftar terlebih dahulu dengan mengisi kertas formulir dan pembagian jadwal perjalanannya pun masih menggunakan kertas. Penentuan rute dan posisi kendaraannya juga masih menggunakan cara manual yaitu menggunakan peta ditempel dipapan dan magnet sebagai penentu posisi kendaraan. Penggunaan sistem manual menurut Fred Taucher (CEO Corporate Computer Inc.) banyak menimbulkan masalah, salah satunya adalah sering bergesernya magnet yang jadi penentu lokasi kendaraan. Beberapa contoh menggunakan kertas, antara lain, pesanan dari pelanggan di tulis di atas kertas, pengendalian kendaraan (van) dan sopir yang akan mejemput dilakukan dengan bantuan papan tulis dan petunjuk magnetis yang menggambarkan lokasi penjemputan, tujuan kendaraan dan penentu lokasi kendaraan. Sehingga seringkali terjadi permasalahan antara lain, nama dan alamat pelanggan hilang, karena kertas atas catatannya hilang, bahkan petunjuk magnetis yang ada di papan tulis bergeser. Hal ini berakibat sopir pertama yang menjemput tidak sampai ke tujuan pelanggan, dan akhirnya pelanggan menjadi terlambat ke bandara. Jika masih adanya waktu maka perusahaan harus mengganti kendaraan dan sopir lainnya nya utuk menjemput pelanggan tersebut, yang berakibat pada penambahan biaya operasional perusahaan. Sistem pembayaran juga dilakukan secara manual, yaitu diserahkan pada sopir setelah pelanggan sampai ke tempat tujuan. Hal ini juga bisa menimbulkan risiko yaitu penggelapan atau perampokan di jalan. Belajar dari situasi yang ada dan adanya perkembangan tehnologi informasi, maka Shuttle Express mulai mengubah sistemnya secara bertahap. Dengan Microsoft Access Database Management Package, shuttle express menghubungkan sistem jaringan pada perusahaannya. Shuttle express juga menggunakan Windows NT dengan sistem operasi computer DBM acsess untuk proses reservasi. Setelah data reservasi masuk maka orang yang bertugas pada bagian dispatcher akan membagi kendaraan. Hasil olahan informasi akan ditunjukkan pada komputer yang berupa data entry display (paperless). Sistem informasi pada perusahaan jasa transportasi shuttle express digambarkan dalam matrix komponen sistem informasi.
1.
Hardware Hardware merupakan perangkat keras yang ada dalam komputer yang terdiri atas piranti-
piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, dll. a. Mesin Mesin yang digunakan dalam aktifitas system informasi Shuttle Express adalah computer PC NEC Workstation b. Media Adapun media yang digunakan adalah PC Workstation NEC 486, Jaringan LAN, Telepon,Pager Printer, PTSN 2. Software Software merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data yang berasal dari perangkat keras (hardware) biasa digunakan untuk memproses data yang sering disebut sebagai program. a. Program yang digunakan pada system informasi di shuttle express adalah program pemasukan data (Ms. Access), Windows NT, Program Dispatch, dan Monitoring user access. b. Prosedur yang dilakukan adalah Pemasukan data, proses reservasi, pelaporan output dan distibusi, proses penyimpanan, dan proses monitoring. 3. Sumber Daya Manusia, Merupakan seseorang yang menggunakan dan menjalankan suatu sistem informasi. Sumber daya manusia ini terdiri dari dua komponen yaitu spesialis dan users. a. Spesialis yang bekerja dalam Sistem Informasi di Shuttle Express adalah supervisor operator b. Pengguna (User) adalah pengguna system informasi yaitu petuugas reservasi, pelanggan, petugas call center, computer operator, supir, manager, dan agen reservasi/dispatcher. 4. Sumber Data yang digunakan yaitu data reservasi & customer, laporan supir, data pegawai, dan jadwal perjalanan. 5. Produk Informasi yang dihasilkan meliputi data entry display, info reservasi, status display, nomor konfirmasi, navigasi untuk supir, SOP informasi yang terkendali, dan tarif. 6. Komponen Input, komponen ini digunakan untuk menyusun atau memasukkan data ke dalam sistem. Dalam kasus ini proses pemasukkan data dilakukan oleh petugas reservasi dan call
center dengan data yang berasal dari pelanggan. Sedangkan medianya menggunakan Jaringan komunikasi (telepon) dan PC Workstation NEC 486. 7. Komponen Pemrosesan Setelah data masuk dan diinput maka proses selanjutnya adalah pemrosesan data dengan prosedur proses reservasi dan dilakukan oleh programmer dengan menggunakan Program Dispatch, Ms. Acess dan Widows NT. 8. Komponen Penyimpanan, pada komponen ini data yang telah diproses kemudian disimpan dengan media Magnetic Disk Drive dengan media 4 x HDD 1,2 Gb 9. Komponen Pengendalian Digunakan untuk mengendalikan dan mengatasi gangguan yang disebabkan oleh sumberdaya manusia, software maupun hardware berupa laporan pengendalian dan kertas dokumen yang digunakan supervisor pada proses monitoring. Pada kasus Shuttle Express, teknologi informasi memiliki banyak keuntungan bagi perusahaan. Dengan adanya sistem reservasi dan adanya penentuan van dispatch, jaringan perusahaan akan semakin lancar. Sejak sistem ini digunakan oleh perusahaan, pemesanan jasa dari pelanggan semakin meningkat mencapai 695.000 reservasi. Pada sisi penghematan waktu, penggunaan teknologi informasi dapat mengefisienkan waktu sebanyak 5 jam, dari yang awalnya rute bandara ditempuh dalam 8 jam, sekarang hanya memakan waktu 3 jam. Selain itu, dilihat dari keefisienan penggunaan tenaga kerja, shuttle express berhasil menghemat tenaga kerja yang sebelumnya setiap shift diperlukan tenaga kerja sebanyak tiga orang. Dimana setiap harinya terdapat dua shift sehingga dalam sehari jumlah tenaga kerja yang diperlukan enam orang. Dengan penggunaan teknologi informasi, pada shift pagi sejumlah dua orang dan hanya satu orang untuk sore hari. Jadi jumlah tenaga kerja berkurang sebanyak tiga orang dari sebelumnya. Beberapa perubahan ini yang disebabkan oleh teknologi informasi ini merupakan suatu keuntungan yang besar bagi Shuttle Express agar perusahaan menjadi semakin berkembang.
1. Hardware Hardware merupakan perangkat keras yang ada dalam komputer yang terdiri atas piranti-piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, dll. Hardware mesin digunakan AXP Server, 12 PC workstation 486 PC NEC untuk network dan 4 PC NEC 486 untuk reservasi, magnetic disc drive, pager, telepon, harddisk dan RAM. dan printer. Netware
yang digunakan adalah jaringan LAN, PTSN, kertas bill, dan dokumen. Input, pemrosesan, output, penyimpanan dan kendali dilakukan oleh operator/agen reservasi, supervisor (specialist), sopir, pegawai dan manajer. Adapun media yang digunakan adalah PC workstation NEC 48, jaringan LAN (intra dan inter), internet, bukti reservasi, kertas tarif dan laporan, 4 x HDD 1,2 Gb, Laporan pengendalian, kertas dokumen. Lebih jauh, kita dapat melihat sistem reservasi yang menggunakan computer sebanyak 12 NEC 48, yang terhubung dalam setiap jaringan komputer ke dalam server peralatan digital Alpha AXP server yang memiliki RAM sebesar 128MB dan empat buah hard disk masing-masing sebesar 1,2 GB. Dengan melakukan sistem komputerisasi pada sistem jaringan perusahaannya, sistem revervasi dan penentuan van dispatch dapat berjalan lebih lancar hanya dalam waktu enam bulan. 2. Software Software merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data yang berasal dari perangkat keras (hardware) biasa digunakan untuk memproses data yang sering disebut sebagai program. Program yang digunakan pada system informasi di shuttle express adalah program pemasukan data (Ms. Access), Windows NT, Program Dispatch, dan Monitoring user access. Prosedur yang dilakukan adalah pemasukan data, transaksi reservasi (fare/bill, jadwal trip, confirmation number dan informasi di layar), dispatch, penggunaan dan distribusi output, prosedur backup, dan proses monitoring. 3. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia adalah sesorang yang menggunakan dan menjalankan sistem informasi dan terdiri atas users dan spesialis. Users adalah semua yang menggunakan sistem informasi tersebut yaitu pegawai reservasi, pelanggan, dispatcher, sopir dan manajer sedangkan spesialis yaitu supervisor dan operator adalah orang-orang yang mempunyai keahlian dalam menggunakan sistem tersebut. Sedangkan pengguna (User) adalah pengguna system informasi yaitu petuugas reservasi, pelanggan, petugas call center, computer operator, supir, manager, dan agen reservasi/dispatcher. 4. Sumber Daya Data Data yang digunakan adalah data pelanggan, data reservasi (lokasi trip, tujuan, special instruksi), data rute, harga/tariff, data van, data karyawan ( supir, agen, dispatcher, manajer).
5. Produk Informasi Produk informasi yang dihasilkan berupa data nomor reservasi, jadwal, data entry display, status display, bill/tagihan, informasi di layar serta audio signal, navigasi untuk supir, SOP informasi yang terkendali, dan tarif. Adanya sistem komputerisasi dan dukungan dari seluruh pengguna dan pihak stakeholder menjadikan shuttle express semakin berkembang. Prosedur pemesanan dimulai dari input data yang masuk dari permintaan pelanggan yang menghubungi alamat atau nomor reservasi yang telah disediakan, lalu operator akan memasukkan semua informasi pelanggan yang berhubungan dengan database pelanggan yang relevan, seperti tujuan pelanggan, nomor telepon yang dapat dihubungi, maupun keinginan pelanggan tertentu yang berbeda dari setiap pelanggan, misalnya jam penjemputan dan jenis kendaraan yang diinginkan. Setelah mencatat data tersebut, operator akan menghitung tarif yang harus dibayar oleh pelanggan. Tarif yang akan dibayar oleh pelanggan akan dihitung berdasarkan lokasi yang akan dituju dan operator akan memberikan nomor konfirmasi pelanggan. Lokasi penjemputan pelangan akan disesuaikan dengan rute petunjuk arah yang telah diprogram untuk kemudahan rute arah jalan sopir pengemudi. Data reservasi pelanggan akan diambil dan dikirim ke “pools trip” yang terdiri dari satu set penjemputan untuk van tertentu selam periode waktu tertentu. Setiap trips sudah dijadwalkan maka akan dikirim ke setiap van penjemputan.
3.1.4 Matriks Komponen Sistem Informasi di Shuttle Express Tabel 1. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Aktivitas SI
Input
Hardware Media PC Workstation NEC 486 PC NEC Jaringan LAN Workstation Telepon (Komputer) Pager Printer PTSN Mesin
Server (Digital Equipment Jaringan LAN Alpha AXP) Prosesor
Software Program Prosedur
Ms. Access Windows NT
Memasukkan Data
SDM Spesialis
User
Petugas reservasi Petugas Pelanggan Reservasi Petugas Call Center
Ms. Access Windows NT
Proses Reservasi
Ms. Access Windows NT Reservasi Dispatch
Output procedure and distribution
Penyimpanan Magnetic Disk 4 x HDD 1,2 Gb
Ms.Access Windows NT
Supervisor Petugas reservasi Storage procedure Operator
Server (Digital Laporan Equipment Pengendalian pengendalian Alpha AXP) Kertas Dokumen Pager
Ms. Access Windows NT Monitoring User Akses
Proses
PC NEC 486 Pager Output
Printer
Kertas laporan
Petugas reservasi Pelanggan Supir Manager
Display LCD
Monitoring Process
Petugas Resevasi Pelanggan Supervisor Supir Agen reservasi/ dispatcher
Sumber Data
Produk Informasi
Data reservasi & Pelanggan
Data Entry Display
Laporan Supir
Info Reservasi
Rute Data Reservasi & Pelanggan Data Pegawai Status display Data Van & supir Jadwal Perjalanan Jadwal Perjalanan Data reservasi Navigasi Supir Data customer Nomer konfirmasi Info Reservasi Informasi di Layar LCD Data reservasi Data customer Arahan Sopir Jadwal Perjalanan Laporan supir Tarif Nomer konfirmasi Data reservasi Data customer Laporan supir
SOP informasi yang terkendali Tarif Jadwal Perjalanan
Tabel 2. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express 2014
Penerapan Shuttle Express pada saat ini
1. Pembuatan Website dan Online Reservation
Pada tahun 1987 pelanggan ingin melakukan pemesanan shuttle express hanya dapat dilakukan melalui telepon. Namun, saat ini pemesanan shuttel express sudah dapat dilakukan secara online reservation. Pada online reservation pelanggan dapat mengisi sendiri form pemesanan melakukan pembayaran kemudian mencetak form tersebut ataupun menyimpannya dalam computer atau smartphone. Dengan pelanggan melakukan sendiri proses reservasi maka kesalahan dalam proses tersebut dapat dikurangi jika dibandingkan melalui operator. Penggunaan online reservation terbukti lebih akurat dan terstruktur. Selain itu proses menjadi lebih cepat dan mudah.
Gambar. Shuttle Express Reservation 2. GPS Tracking GPS Tracking merupakan sebuah alat yang dipasang pada kendaraan untuk mengetahui lokasi penjemputan. Dengan adanya alat ini memudahkan supir untuk mencapai tempat tujuan. Selain itu pihak perusahaan Shuttle Express juga dapat dengan mudah memonitor keberadaan kendaraannya.
3. Komunikasi Radio System komunikasi radio digunakan untuk mengganti system yang lama yaitu pager. Kelemahan dari pager adalah hanya dapat berkomunikasi satu arah. Namum dengan adanya komunikasi radio maka menjadi dua arah.
Gambar. Contoh Alat Komunikasi Radio
4. Online Payment Yang dimaksud dengan online payment adalah pembayaran yang dilakukan tidak secara secara tunai namun virtual dengan cara virtua. Pelanggan dapat melakukan online payment dengan menggunakan credit card ataupun transfer. Keunggulan dari online payment adalah memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi.
Contoh Gambar online payment
5. Back Up Data System Penyimpanan data merupakan hal yang terpenting dalam terlaksananya kegiatan operasional Shuttle Express. Kerusakan data dalam system dapat ditanggulangi dengan membuat back up data system. Sedangkan penyimpanan data dilakukan dengan cloud system. Penggunaan system ini lebih efisien karena data resimpan di server sehingga tidak membutuhkan tempat ataupun kertas. 6. Hweb Mobile Data Terminal (MDT) Hweb mobile data terminal merupakan alat yang dipergunakan oleh supir untuk melihat jadwal reservasi, jadwal serta transaksi. Dengan beberapa menu dibawah ini : GPS integration Reservation Detail Display 2 Way Massaging Quick Respond Capable Credit Card Caputured Barcode Scan Capable Driver Self Reconciliation Thermal Printer
Kesuksessan penerapan Sistem Informasi pada Shuttle Express di tahun 2014 adalah adanya keterlibatan End User (pengguna) dalam proses reservasi di Shuttle Express. Keunggulan dari sistem tersebut adalah ketika semua orang dapat menginput sistem ini secara lebih mudah. Customer dapat dengan mudah memasukkan tujuan atau instruksi special maupun lokasi penjemputan.
Kemudian dengan program yang sudah dibuat sistem dapat dengan cepat menghitung biaya. Keunggulan-keunggulan tersebut yang membuat Shuttle Express terus dapat bersaing dengan perusahaan jasa perjalanan lainnya.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan Dengan adanya perubahan pelayanan dari system manual ke system pelayanan berbasis internet teknologi memudahkan pelanggan untuk mengakses dan mendapatkan informasi mengenai shuttle express. Pelanggan dapat melakukan reservasi mulai dari pemesanan sampai dengan pembayaran secara online. Penggunaan pengelolaan pelayanan berbasis sistem informasi membuat perusahaan Shuttle Express lebih mudah mengontrol kegiatan operasionalnya. Top management dapat mengontrol keberadaan kendaraan serta kegiatan supir melalui GPS tracking. Sehingga timbul integrasi antar elemen dalam perusahaaan. Maka terjadi peningkatan kualitas pelayanan terhadap pelanggan yang pada akhirnya akan berdampak positif terhadap kemajuan perusahaan Shuttle Express.
Saran Shuttle express sebaiknya terus mengembangkan system informasi yang modern guna untuk meningkatkan bisnis mereka di bidang jasa transportasi. Pengembangan bisnis shuttle express dengan system informasi pelayanannya. Penambahan fitur-fitur layanan yang lebih canggih.
akan meningkatkan kinerja dan
DAFTAR PUSTAKA
Shuttle Express. 2011. From: http://www.shuttleexpress.com/. Diakses 6 Agustus 2014 Bodnar, George H., Hopwood, William S. 1993. Accounting Information System. 5th Edition, Prentice-Hall, Inc.
Gelinas, Ulric J., Oram, Allan E., Wiggins, William P. 1990. Accounting Informaion Systems. PWS-KENT Publishing Company.
Hall, James A. 2001. Accounting Information Systems. 3rd Edition, South Western College Publishing. O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta.
