Subyek Mata Kuliah Waktu Penyerahan Dosen
: Tugas Kelompok : Sistem Informasi Manajemen : 28 Juli 2011 : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS)
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI SHUTTLE EXPRESS, PIZZA HUT DAN PT. INDOTURBINE
Disusun oleh : Daniel Edward Syauta (P056100493.36E) Asniar ( P056100473.36E) Laksmi Wijaya (P056100593.36E)
MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011
I. PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi kian pesat, hal tersebut dapat kita lihat dan kita rasakan di sekeliling kita secara langsung maupun tidak langsung. Perkembangan tersebut tengah berdampak pada segala aspek kehidupan manusia. Salah satu jenis perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi adalah perkembangan dunia komputasi, satu diantaranya adalah kemajuan Sistem Informasi. Sistem Informasi adalah sekumpulan komponen dari informasi yang saling terintegrasi untuk mencapai tujuan yang spesifik. Komponen yang dimaksud adalah komponen input, model, output, teknologi, basis data (data base), kontrol atau komponen pengendali. Hampir tidak ada batas ruang dan waktu sehubungan dengan Sistem Informasi tersebut. Informasi dari tempat yang jauh secara fisik dapat dengan cepat dan mudah diketahui oleh kita. Melalui Sistem Informasi yang berbasis teknologi informasi pekerjaan menjadi mudah, efektif dan efisien. Saat ini kebutuhan di bidang Sistem Informasi sudah merupakan hal yang umum di tengah perkembangan komputerisasi, termasuk bagi perusahaan. Penggunaannya
dapat
berupa
internet,
intranet
ataupun
ekstranet.
Trend
penggunaan internet telah mengalami lonjakan yang cukup signifikan. Berdasarkan Gambar 1 di bawah, pada tahun 2009, pengguna internet di dunia telah mencapai 27,1% dari seluruh total penduduk dunia, dimana sekitar sepertiga dari pengguna tersebut adalah penduduk Indonesia.
Gambar 1. Pengguna Internet dalam Bentuk Persentase Populasi Sumber:Bank Dunia, Indikator Pembangunan Dunia, Update tanggal 27 April 2011
Kegiatan operasional dalam sebuah perusahaan tidak hanya melibatkan jaringan internet saja, tetapi sebuah perusahaan yang telah menerapkan teknologi informasi secara menyeluruh umumnya telah membangun jaringan intranet dan ekstranet yang sangat baik. Dengan demikian ketiga jaringan tersebut dapat dimanfaatkan untuk mempermudah komunikasi para stakeholder perusahaan dengan perusahaan itu sendiri.
1.2 PERUMUSAN MASALAH Dengan dilatarbelakangi hal tersebut, maka dalam kajian kali ini penulis akan mencoba untuk menjawab beberapa permasalahan di Shuttle Express, Pizza Hut dan PT. Indoturbine khususnya berkenaan dengan Sistem Informasi, yaitu : 1. Bagaimana penerapan penggunaan Sistem Informasi di Shuttle Express, Pizza Hut dan PT. Indoturbine serta teknologi apa saja yang digunakan? 2. Apa manfaat dari penggunaan masing-masing Sistem Informasi tersebut dan bagaimana pengembangan yang dapat dilakukan terkait dengan penggunaan tersebut?
1.3 MAKSUD DAN TUJUAN Adapun maksud dan tujuan dilakukannya penulisan makalah ini adalah selain sebagai salah satu tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen juga dilakukan untuk mengkaji penerapan penggunaan Sistem Informasi yang ada di tiap- tiap perusahaan yaitu Shuttle Express, Pizza Hut dan PT. Indoturbine dan dikaitkan dengan matriks komponen Sistem Informasi. Dari sana kami membaginya berdasarkan aktifitas yang dilakukan dengan sumber daya yang digunakan. Selain itu pada makalah ini penulis juga akan mencoba untuk memberikan beberapa pengembangan dalam penggunaan jaringan Sistem Informasi tersebut.
II. DESKRIPSI PERUSAHAAN 2.1 SHUTTLE EXPRESS 2.1.1 SEJARAH SHUTTLE EXPRESS Sekarang ini CEO ( Chief Executive Officer ) dari Shuttle Express adalah Jim Sherrell. Moto yang dibangun perusahaan adalah membangun budaya yang ramah disertai dengan kualitas layanan yang prima. Perusahaan antar jemput Shuttle Express ini mulanya berdiri pada awal tahun 1979 oleh San Juan Airlines. Pada saat itu, San Juan Airlines adalah maskapai penerbangan komuter tertua di Amerika Serikat. Maskapai ini menghubungkan wisatawan dari seluruh Puget Sound, Vancouver, dan Victoria ke Seattle-Tacoma dan bandara Portland serta ke luar negeri. Layanan penerbangan ini melahirkan ide untuk menggunakan mobil van daripada pesawat terbang untuk menghubungkan masyarakat, rumah, dan bisnis dari wilayah Seattle-Tacoma-Everett untuk SeaTac Airport. Setelah mempelajari model transportasi darat di seluruh Amerika Serikat, akhirnya diputuskan untuk memulai peningkatan layanan. San Juan Air telah mendapatkan reputasi sebagai maskapai penerbangan komuter paling aman dan paling profesional di AS. Suatu kepercayaan bahwa budaya aman serta profesional ditransfer dari maskapai penerbangan akan menciptakan sebuah perusahaan transportasi darat yang sukses. Tujuan langsung perusahaan adalah untuk membangun perusahaan baru di atas dasar yang sama yaitu keselamatan, layanan, dan kehandalan (safety, service and reliability ). Misi perusahaan adalah untuk menawarkan, kepedulian terhadap rasa aman, alternatif yang terjangkau untuk penumpang atau pengemudi dan parkir di SeaTac bandara. Dari awal keselamatan adalah sebagai prioritas pertama perusahaan. Konsep transportasi dari pintu-ke-pintu ini tidak pernah dilakukan di Northwest. Setelah Shuttle Ekspres mulai beroperasi, pemerintah entitas (kota, kabupaten, dan negara) serta perusahaan transportasi lainnya berusaha untuk bersaing terhadap potensi perusahaan tersebut. Namun perusahaan tetap menyediakan yang terbaik, peralatan bersih,
pengemudi berseragam, dan
mempertahankan harga yang wajar karena keberhasilan terletak di antara kepuasan para pelanggan. Yang paling penting adalah dengan memupuk budaya mengemudi dengan aman, membuka pintu, membawa tas, dan melayani para tamu dalam setiap cara yang mungkin. Pelanggan yang protes segera diatasi oleh opini publik yang mendukung layanan baru yang lebih baik.
Tidak ada bisnis yang bertahan sangat lama tanpa menghasilkan uang. Sebagai perusahaan muda harus menghadapi "profitabilitas" tantangan. Selang berjalannya waktu akhirnya San Juan Air dijual ke Alaska Airlines. Dari penjualan itu perusahaan akhirnya mampu untuk menanamkan lebih banyak uang ke dalam bisnis dengan harapan mencapai profitabilitas. Satu setengah tahun beroperasi, pada Februari - bulan paling lambat perjalanan - perusahaan sudah menghabiskan sebagian besar kas dan kredit. Ketika pertemuan dengan tim manajemen yang disertai hujan dan salju di luar , dan masa depan tampak sebagai suram seperti cuaca. Sebuah keputusan bulat dibuat untuk semua orang untuk memotong biaya dan untuk memperbaiki operasi dengan cara apapun yang diperlukan untuk bertahan hidup. Ini bekerja. Bisnis harus tumbuh dan akhirnya perusahaan berhasil sampai di musim panas. Butuh waktu satu tahun lagi, tapi akhirnya mencapai keuntungan tahunan yang kecil. Perusahaan terus menjalankan perampingan, memegang standar yang tinggi untuk pelayanan publik dan mempertahankan tarif rendah. Manajemen percaya budaya merawat dan mempercayai orang, baik karyawan dan masyarakat pelanggan, tetap dasar keberhasilan Shuttle Express. Pada tahun 2008 perusahaan telah melayani lebih dari 714.000 pelanggan. Sepanjang 22 tahun perusahaan telah menambahkan layanan baru. Awalnya dengan menambahkan layanan hotel bandara. Pada tahun 1994 memulai layanan Mobil Kota eksekutif, yang sekarang termasuk armada limusin. Pada tahun 1999 membeli bus pertama, pendahulu dari armada bus sekarang dalam operasi. Perusahaan terus memenuhi misi untuk menawarkan rasa aman, terjangkau, kelas transportasi darat untuk memenuhi banyak kebutuhan pelanggan dalam perjalanan. Perusahaan berkomitmen untuk menjaga kawasan lingkungan dengan udara yang bersih dan jalan raya tidak terlalu padat dengan menyediakan lingkungan yang ramah, menggunakan bahan bakar alternatif dan daur ulang. Selama 23 tahun terakhir, Shuttle Express telah membangun bisnis intinya pada konsep share ride: Pengelompokan bersama penumpang yang bepergian ke daerah yang sama. Dasar layanan perusahaan yaitu meminimalkan dampak kendaraan pada lingkungan dan mendorong penggunaan yang bertanggung jawab terhadap sumber daya dengan beberapa cara. Dengan share ride, Shuttle Ekspres mengambil kendaraan hunian rendah dari jalan. Tahun lalu, Shuttle Ekspres membawa lebih dari 700.000 orang dari dan ke bandara. Hal ini diterjemahkan ke 1 juta perjalanan mobil diperkirakan berpotensi disimpan. Mempertimbangkan dampak bahwa perjalanan mobil tambahan akan menimbulkan kemacetan jalan raya dan emisi kendaraan.
2.1.2 LAYANAN SHUTTLE EXPRESS Dalam mengembangkan usahanya, Shuttle Express telah mengadakan beberapa layanan yang tentunya bisa memuaskan pelanggannya. Berikut adalah beberapa layanan Shuttle Express : -
Town Cars and Limos Limos seat 4-8 and our cars seat 2-3.
-
Private Vans 10-passenger shuttles
-
Private Luxury Vans 6-passenger luxury limo vans
-
Luxury Party Bus 16-passenger luxury coach
-
Private Mini-coaches 25-28-32 passenger mini-coaches
-
Layanan mobil pengantin dan beberapa acara khusus
-
Pemesanan Online 24 jam
2.2 PIZZA HUT Pizza Hut adalah restoran berantai dan waralaba makanan internasional yang mengkhususkan dalam pizza. Perusahaan ini didirikan pada 1958 oleh dua mahasiswa, Dan dan Frank Carney di Wichita, Kansas. Dia dibeli oleh PepsiCo, Inc. pada 1977. Pizza Hut sekarang ini merupakan restoran pizza berantai terbesar di dunia, dengan hampir 12.000 restoran, kios pengantaran- ambil ke luar (delivery) di lebih dari 86 negara. Pizza Hut hadir di Indonesia untuk pertama kalinya pada tahun 1984, dan merupakan restoran pizza pertama di Indonesia. Saat ini, Pizza Hut mudah ditemui di kota-kota besar di seluruh Indonesia.
2.2.1 KONSEP RESTORAN Pizza Hut mempunyai beberapa konsep restoran. Mulai dari restoran yang hanya bisa makan di tempat (Dine In), yang tidak mempunyai layanan pengantaran. RBD (Restaurant Based Delivery) yang menyediakan layanan pengantaran, dine in (makan di tempat) atau pun pesan ambil (carry out). Namun kebanyakan toko baru merupakan konsep DEL/CO yang menyediakan hanya layanan pengantaran (delivery) dan pesan-ambil (carry out). Dan di Indonesia sendiri kebanyakan berkonsep RBD.
2.2.2 MENU Pada umunya menu di pizza hut terbagi atas 3 jenis. Appetizer, main dishes (pizza dan non pizza), serta dessert. Untuk appetizer atau makanan pembuka terdapat berbagai macam jenis salad dan makanan pembuka lainnya seperti Garlic
Tomato Bruschetta, Breadstick, Chicken Wings dan Garlic Bread. Untuk main dishes, Pizza Hut menjual pizza dalam empat jenis ukuran, personal, small, medium, dan large. Namun, biasanya kebanyakan restoran menghilangkan jenis ukuran yang small. Ada beberapa jenis pizza Thin & Crispy Pizza, Stuffed Crust Pizza, Dippin’ Strips Pizza, The Edge Pizza, dan Pan Pizza. Dengan berbagai macam jenis topping disediakan (Pepperoni, Italian Sausage, Ham, Chicken, Red Onions, Black Olives, Green Peppers, Bacon, Mushroom, Beef, Pork, Tomatoes) dan sebagai tambahan ada pula jenis yang spesial, yaitu Meat Lovers, Pepperoni Lovers, Cheese Lovers, Veggie Lovers, Double Cheeseburger, Supreme, Super Supreme dan yang terbaru adalah Pizza Mia. Selain menu - menu pizza yang umum, dibuat juga pizza sesuai dengan wilayah masing - masing restoran berdiri disesuaikan dengan selera customer ataupun acara khusus. Seperti Sicilian pizza, Lasagna Pizza, Double Deep Pizza, ataupun Pizza yang dibuat menyambut Olimpiade Beijing 2008 (Pizza dengan topping bebek peking, kentang giling dan keju) ataupun di Indonesia menyambut perayaan Hari Raya Idul Fitri ditawarkan pizza dengan topping kare. Untuk main dishes selain pizza ditawarkan juga makanan lain yaitu; Pasta. Chicken Pomodoro, Fettuccine Alfredo, Chicken Fettuccine Alfredo, Meat Lasagna, Spaghetti and Meat Sauce, Spaghetti dan Tomato Sauce. Di Indonesia sendiri tersedia Spaghetti dengan saus tuna dan jamur, dan menyesuaikan dengan lidah orang Indonesia yang menyukai rasa yang memiliki banyak bumbu. Karena di Indonesia makanan pokok adalah nasi tersedia juga selain spaghetti adalah nasi dengan siraman saus khusus. Seperti saus daging, saus ayam ataupun saus tuna dan jamur. Yang disesuaikan dengan lidah Indonesia. Untuk dessert terdapat berbagai pilihan kue, pie dan puding. Sedangkan untuk minuman tedapat pilihan minuman bersoda (coke), berbagai jus, fruit punch, limun, sirup, teh, milk shake dan biasanya di luar negeri terdapat juga bi. Penyajian minuman selain dalam personal gelas juga ada dalam pitcher. Dalam menunya terdapat juga menu paket khusus yaitu “Sensasi Delight” yang menawarkan hidangan pizza dalam satu paket berdua atau pun berempat. Terdiri dari personal pizza, spaghetti (atau nasi), garlic bread, dan minuman (biasanya coke). Dengan harga berkisar 12 ribu-an per orang. Ada pula “Santai Sore” yang menyediakan berbagai menu dessert sebagai camilan sore. Dan di beberapa negara dengan mayoritas muslim biasanya terdapat paket all u can eat selama bulan ramadhan. Sebagai tambahan, di negara - negara muslim seperti Indonesia, Malaysia, UEA, Pakistan, Turkis, dsb. Pizza Hut telah memiliki sertifikasi halal sesuai dengan kondisi budaya setempat.
2.3 INDOTURBINE PT. Indoturbine terbentuk pada tahun 1973, bersamaan dengan dimulainya eksplorasi minyak dan gas bawah laut di Indonesia. Dimulai sebagai agen dari produk Solar Turbine
( USA ), PT. Indoturbine melihat ini sebagai bisnis yang
meningkat pesat. Pemasarannya sebagai merek kelas dunia, membuat respon yang sangat baik dari Pertamina maupun perusahaan minyak dan gas dunia lainnya. Kesuksesan PT. Indoturbine ini tidak terlepas dari efisiensi unit Solar Gas Turbine, yang telah mengkombinasikan teknologi mutakhir dan jaringan pendukung dari pihak pekerja yang kompeten dan berdedikasi. Pada tahun 1987, PT. Indoturbine memulai untuk bekerjasama dengan IPTN ( Industri Pesawat Terbang Nusantara ) yang sekarang bernama PT. Dirgantara Indonesia dalam overhaul mesin turbin ini. Pada mulanya kegiatan overhaul ini hanya dapat dilakukan di USA. Biaya yang tadinya dibutuhkan untuk pengiriman maupun service kini dapat dikurangi seiring berjalannya kemajuan teknologi dan komunikasi yang telah dilakukan dengan para stakeholders. Dalam mengembangkan usahanya, PT. Indoturbine memiliki visi dan misi sebagai berikut : Visi : Pengakuan sebagai mitra terbaik dalam pengembangan industri dan energi di seluruh Indonesia Misi : 1. Fokus dalam solusi kebutuhan konsumen. 2. Mengembangkan sinergi dan menciptakan nilai tambah. 3. Menjunjung kepercayaan konsumen melalui performa yang berkualitas. 4. Mendapatkan “healthy return “ dalam berinvestasi. Nilai utama yang dikembangkan : 1. Karyawan adalah aset yang paling berharga. 2. Komitmen dan kerjasama adalah kunci kesuksesan. 3. Kami tumbuh dan makmur bersama Produk Solar Turbine ini digunakan oleh hampir seluruh perusahaan minyak dan gas di Indonesia dimana PT. Indoturbine bergerak sebagai penjual dan operator dari mesin ini. Perusahaan pemakai yang terkait adalah BP Indonesia, VICO, UNOCAL, ConocoPhilips, Total E&P Indonesie, Petrochina International, ExxonMobil Oil, Premier Oil Natuna, Kondur Petroleum dan sebagainya. Untuk perusahaan yang bergerak di bidang industri lainnya adalah Styrindo Mono Indonesia, Miwon, Asia Tile, Indo Bharat Rayon, Riau Andalan Pulp & Paper, Asean Aceh Fertilizer dan Pupuk Iskandar Muda.
PT. Indoturbine tidak berjalan sendiri dalam menjalankan usahanya, dia membutuhkan beberapa stakeholder dalam mewujudkan visi dan misinya. Berikut adalah beberapa stakeholders dan juga peranannya : 1. ITT Barton& Neodyn, Rosemount, Allen Bradley( pemasok suku cadang ) 2. PT. Dirgantara Indonesia ( overhaul ) 3. Pelita, Ekanuri dan Pan Marine ( transportasi ) 4. Indocater ( catering di offshore ) 5. PT. Telkom ( jasa telekomunikasi ) 6. RS. Mitra Internasional dan Medicare ( jasa kesehatan ) 7. Hotel Kartika Chandra ( penginapan bagi pekerja lapangan luar kota )
III. LANDASAN TEORI 3.1 KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu : 1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur. 2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. 3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. 4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi
dapat
dikatakan
sebagai
suatu
sistem
yang
menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan.
Sistem
ini
menyimpan,
mengambil,
mengubah,
mengolah
dan
mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
3.2 KOMPONEN SISTEM INFORMASI Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1. Komponen input Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen- dokumen dasar. 2. Komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Komponen output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 5. Komponen teknologi Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Komponen hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. 6. Komponen software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. 7. Komponen basis data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
8. Komponen kontrol Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan- kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
Gambar 2. Komponen Sistem Informasi
3.3 MATRIKS KOMPONEN SISTEM INFORMASI Beberapa hal yang harus terdapat dalam Sistem Informasi antara lain hardware, network, software, Sumber Daya Manusia, data dan produk informasi. Aktivitas utama dalam sistem informasi antara lain : 1. Pemasukan data 2. Pengolahan data 3. Penyimpanan data 4. Produk Informasi 5. Kontrol. Untuk data dan informasi dapat disimpan dalam model- model seperti basis data (database), basis model dan basis pengetahuan. Aktivitas kontrol Sistem Informasi meliputi monitoring, evaluasi, dan koreksi terhadap sistem agar kinerjanya senantiasa optimal.
Dalam pembuatan matriks komponen Sistem Informasi terdiri dari beberapa pengelompokan menurut aktifitas dan sumberdayanya.
Baris terdiri dari aktivitas Sistem Informasi yang meliputi : -
Input misalkan optical scanning of bar codes
-
Pemrosesan misalkan menghitung gaji karyawan, pajak dan pembayaran
-
Output misalkan laporan produksi dan kinerja penjualan
-
Penyimpanan misalkan laporan mengenai konsumen, pegawai dan produk
-
Pengendalian (kontrol) misalkan generating audible signal
Kolom terdiri dari pemakaian Sumber Daya Sistem Informasi yang meliputi : -
Hardware o
Mesin misalkan komputer, monitor video, magnetic disk drives, printer
o
Media misalkan floppy disk, magnetic tape, optical disks, plastic cards
-
Netware misalkan media komunikasi, network access, control software
-
Software
-
o
Program misalkan operating system, spreadsheet, payroll
o
Prosedur misalkan data entry procedures, error correction, paycheck
Sumber Daya Manusia o
Spesialis misalkan sistem analis, programmers, computers operators
o
User ; siapa saja yang menggunakan Sistem Informasi
-
Data misalkan deskripsi produk, customer records, employment files
-
Produk Informasi misalkan laporan manajemen, respon audio, tampilan grafis
Gambar di bawah adalah contoh dari mariks komponen Sistem Informasi.
Gambar 3. Matriks Komponen Sistem Informasi
3.4 JENIS SISTEM INFORMASI Menurut O’Brien (2005), secara konsep aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen seperti ditunjukkan pada Gambar 4.
Gambar 4. Jenis Sistem Informasi Berdasarkan Gambar 4, dapat dilihat bahwa O’Brien (2005) mengklasifikasikan sistem informasi ke dalam dua kelompok besar, yaitu : A. Sistem Pendukung Operasi (Operations Support System) Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Pemrosesan lebih jauh oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial,
mendukung
komunikasi
dan
kerjasama
perusahaan,
serta
memperbarui database perusahaan. sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi empat bagian, yaitu : 1)
Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing System.
2)
Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems) Merupakan bagian yang penting dari sistem pendukung operasi yang bertugas mengolah dan merekam data laporan dari transaksi bisnis,
dengan dua prinsip dasar, yakni in batch processing dan in real-time (or online) processing. 3)
Sistem Pengendalian Proses (Process Control Systems) Merupakan sistem yang bertugas mengawasi dan mengendalikan berbagai proses industrial. Contoh pada penyulingan minyak bumi, pembangkit listrik, dan sistem produksi baja.
4)
Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration Systems) Merupakan sistem informasi yang berkaitan dengan tim pendukung, kelompok kerja, peningkatan komunikasi dan produktivitas perusahaan dan kolaborasi mengenai bentuk aplikasinya, dan otomatisasi pekerjaan. Misalnya memfasilitasi dalam elektronik mail untuk mengirim dan menerima pesan elektronik, dan termasuk menggunakan videoconference dan lainlain.
B. Sistem Pendukung Manajemen (Management Support System) Sistem ini pada hakekatnya muncul ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer. Karena menyediakan informasi dan memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan oleh semua level manajer dan profesional bisnis adalah tugas yang cukup sulit, maka diperlukan suatu sistem pendukung operasi yang disebut dengan sistem pendukung manajemen. Sistem Pendukung Manajemen dibagi empat bagian yaitu : 1)
Sistem Informasi Manajemen (Management Information Systems) Sistem Informasi ini menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Contohnya kepada manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan.
2)
Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems) Merupakan suatu sistem yang memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang manajer dalam proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer produksi dapat menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan penjualan dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk.
3)
Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems) Merupakan suatu sistem informasi yang menyediakan informasi penting dari berbagai sumber internal dan eksternal yang mudah digunakan oleh para
eksekutif
dan
manajer.
Contohnya
eksekutif
puncak
dapat
menggunakan terminal layar sentuh untuk segera melihat dan atau menampilkan teks dan grafik yang mencakup bidang-bidang utama dari suatu organisasi dan daya saing kinerjanya. 4)
Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing Systems.
Menurut O’Brien (2005), selain jenis sistem informasi di atas, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya, yaitu sebagai berikut: 1)
Sistem Pakar Sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar dan bertindak sebagai konsultan pakar bagi para pemakai. Contoh : penasihat aplikasi kredit, pengawasan proses, dan sistem pemeliharaan diagnosis
2)
Sistem Manajemen Pengetahuan Sistem berbasis pengetahuan yang mendukung pembuatan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. contoh: akses intranet ke praktik-praktik bisnis terbaik, strategi proposal penjualan, dan sistem pemecah masalah pelanggan.
3)
Sistem Informasi Strategis Mendukung operasi dan proses manajemen yang memberi perusahaan produk, layanan, dan kemampuan strategis sebagai keunggulan kompetitif. Contoh : perdagangan saham online, penelusuran pengiriman, dan sistem web ecommerce.
4)
Sistem Bisnis Fungsional Mendukung berbagai aplikasi operasional dan manajerial atas berbagai fungsi bisnis perusahaan. Contoh: sistem informasi yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia.
IV. PEMBAHASAN 4.1 SISTEM INFORMASI DI SHUTTLE EXPRESS 4.1.1 KONDISI DI SHUTTLE EXPRESS Shuttle Express adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa transportasi di
Amerika Serikat.
Didirikan pada tahun 1987, menyediakan
layanan antar jemput dengan tujuan yang diinginkan pelanggan dan menyediakan akses pelayanan pemesanan secara online melalui internet dengan alamat website www.shuttleexpress.com atau langsung menghubungi nomor kontak yang telah disediakan. Berbagai jenis mobil dapat dipilih oleh pelanggan mulai dari sedan hingga limousine dan berbagai paket trip serta diskon dan kemudahan/kenyamanan lainnya. Shuttle express telah melakukan komputerisasi pada sistim reservasi dan van dispatch dengan lancar hanya dalam waktu 6 bulan.
Salah satu kunci
keberhasilan proses pengembangan sistem tersebut adalah bahwa shuttle express melibatkan seluruh pengguna dan pihak terkait (stakeholder). Sekitar dua tahun yang lalu sistim informasi yang digunakan oleh shuttle express adalah secara manual dengan menggunakan papan tulis dan magnet untuk memasukkan data pelanggan dan lokasi kendaraan dalam setiap rute serta output/produk informasi berupa dokumen (paper based). Shuttle express kemudian mengganti sistim manual tersebut dengan sistim komputer dengan menggunakan Microsoft Access Database Management Package yang dihubungkan dalam network menggunakan Windows NT operating system. Output/produk informasi yang dihasilkan berupa data entry display (paperless). Pada sistim reservasi digunakan 12 NEC 48 – based PCs networked ke peralatan digital Alpha AXP server yang memiliki 128M bytes RAM dan empat 1,2 Gbytes hard disks. Masih tersedia empat buah NEC 486 PCs yang dapat digunakan untuk sistim reservasi pada saat sangat sibuk. Pemasukan data diawali dengan masuknya permintaan dari pelanggan yang mengontak alamat/nomor reservasi,
kemudian operator
memasukkan semua
informasi pelanggan yang relevan, tujuan pelanggan dan
instruksi khusus yang
dimasukkan dalam database pelayanan pelanggan. Bagian reservasi menghitung tarif berdasarkan lokasi yang dituju dan mengeluarkan nomor konfirmasi pemesanan. Pick-up point sudah diprogram terlebih dahulu bersama dengan petunjuk arah bagi pengemudi. Data reservasi kemudian diambil dan dikirim ke “trips” yang terdiri atas satu set pickups untuk particular van selama periode waktu spesifik. Pada saat trips sudah dijadwalkan maka dikirim kesetiap van. Program akses database telah di set
up secara otomatis terhubung dengan pager alphanumeric setiap pengemudi dan diberikan kepada mereka semua informasi tentang pemesan.
Langkah-langkah
mulai dari reservasi hingga pickup point adalah sebagai berikut: 1. Pelanggan
menghubungi
nomor/alamat
reservasi
melalui
www.shuttleexpress.com 2. Operators/agents memasukkan informasi yang relevan tentang pelanggan (lokasi antar jemput, tujuan dan informasi khusus lainnya) ke data base pelayanan pelanggan. 3. Penghitungan tarif/biaya dan pengeluaran nomor konfirmasi. 4. Dispatchers mengambil data pemesanan dan mengirimnya ke “trips”. 5. Trips yang telah dijadwalkan dikirim ke setiap van. Data base telah diatur secara otomatis terhubung ke alfanumerik pager milik pengemudi. 6. Pengemudi menjemput pelanggan.
Sejak sistim ini dipakai maka operasional perusahaan telah menangani lebih dari 695 000 pemesanan. Dengan rata-rata 1 500 penumpang yang melakukan travel dari dan ke bandara setiap hari dengan menggunakan shuttle express van yang berjumlah sekitar 75 buah. Rute bandara yang dulu menghabiskan waktu 8 jam dapat dipersingkat menjadi 3 jam.
Setiap shift yang dulu memerlukan 3
dispatcher tiap shift maka saat ini hanya 2 pada pagi hari dan satu pada siang/sore hari.
Gambar 5. Tampilan shuttle express dalam website www.shuttleexpress.com
4.1.2 IDENTIFIKASI SISTIM INFORMASI PADA SHUTTLE EXPRESS Sistim informasi pada perusahaan jasa transportasi shuttle express digambarkan dalam matrix komponen sistim informasi. 1. Hardware dan Netware Untuk hardware mesin digunakan workstation 486 PC NEC, digital alpha server, magnetic disc drive dan printer.
Netware yang digunakan adalah
jaringan LAN, kertas bill, dan dokumen.
Input, pemrosesan, output,
penyimpanan dan kendali dilakukan oleh operator/agen reservasi, supervisor (specialist), sopir, pegawai dan manajer. 2. Software Software yang digunakan adalah program windows NT operating system, program reservasi, program dispatch, DBMS Access, program monitoring informasi dan keamanan. Prosedurnya pertama adalah pemasukan data, transaksi reservasi (fare/bill, jadwal trip, confirmation number dan informasi di layar), dispatch, penggunaan dan distribusi output, prosedur backup, dan prosedur koreksi 3. Sumber Daya Manusia Pada Shuttle express, sumberdaya manusia adalah yang menggunakan dan menjalankan sistim informasi terdiri atas users dan spesialis. Users adalah semua orang yang menggunakan sistim informasi tersebut yaitu pegawai reservasi, pelanggan, sopir dan manajer sedangkan spesialis yaitu supervisor dan operator adalah orang-orang menggunakan sistim tersebut.
yang mempunyai keahlian dalam
Untuk input, pemrosesan dan output
dilakukan oleh pegawai reservasi, pelanggan, dispatcher, sopir dan manajer tanpa melibatkan spesialis. Pada aktivitas penyimpanan dan kendali maka spesialis terlibat. 4. Sumberdaya data Data yang digunakanadalah data van, sopir, data pelanggan, waktu/jadwal dan lokasi trip serta data reservasi. 5. Produk Informasi Produk informasi yang dihasilkan berupa data entry display, status display, bill/tagihan, konfirmasi jadwal, jadwal trip di pager, informasi di layar serta audio signal.
4.1.3 MATRIKS KOMPONEN SISTEM INFORMASI DI SHUTTLE EXPRESS Aktivitas SI
Sumberdaya Hardware dan Netware Mesin
Input
Media
Workstation PC NEC
Sumberdaya Software
Program Windows NT Program reservasi
Prosedur
Sumberdaya manusia
Spesialis
Pemasukan data
Pemrosesan
Digital Alpha Server
Jaringan LAN
Output
Workstation PC NEC Pager Printer
Transaksi reservasi dan dispatch Windows NT Program reservasi Program Dispatch
Workstation PC NEC Prosesor komunikasi
Kertas bill Kertas laporan
Program reservasi Program dispatch
Penggunaan dan distribusi output
Produk informasi
Pengguna Pegawai reservasi Pelanggan
Jaringan LAN
Sumberdaya Data
Data van, sopir, data pelanggan, lokasi trip, data reservasi Data van, sopir, data pelanggan, lokasi trip, data reservasi
Pegawai reservasi, dispatcher, pelanggan, sopir manajer
Data van, sopir, data pelanggan, lokasi trip, data reservasi
Data van, sopir, data pelanggan, lokasi trip, data reservasi Data van, sopir, data pelanggan, lokasi trip, data reservasi
Data entry display
Status display
Windows NT Penyimpanan
Kendali
Magnetik disc drive
HDD 4 x 1,2 GB
DBMS ACCESS Windows NT
Prosedur backup
Supervisor operator
pegawai
Server, pager
Kertas dokumen Laporan pengendalian
Program monitoring informasi, program monitoring keamanan
Prosedur koreksi
Supervisor operator
Pegawai, sopir pelanggan Manajer
Workstation PC NEC
Bill, konfirmasi jadwal, jadwal trip di pager informasi di layar Audio signal
4.2 SISTEM INFORMASI DI PIZZA HUT Setiap perusahaan dalam menjalankan bisnisnya sekarang ini sangat mengandalkan sistem informasi. Hal ini terbukti sangat efisien dan dapat menambah pemasukan bagi perusahaan. Dalam kasus ini akan dibahas mengenai sistem informasi di dalam perusahaan makanan yaitu Pizza Hut. Sumber yang kami ambil didapatkan dari website perusahaan secara global di www.pizzahut.com maupun Pizza Hut yang ada di Indonesia melalui website www.pizzahut.co.id.
Gambar 6. Tampilan Web Pizza Hut
Secara garis besar Pizza Hut menerapkan sistem Informasi terpadu untuk menunjang keseluruhan kegiatannya. Penjelasan mengenai sistem informasi yang digunakan oleh Pizza Hut adalah sebagai berikut : A. Operating Support System (OSS) Merupakan suatu sistem yang menghasilkan berbagai produk informasi untuk keperluan internal dan eksternal yang menunjang kegiatan operasi. Yang termasuk dalam OSS di Pizza Hut adalah sebagai berikut : 1. Transaction Processing System (TPS) TPS di Pizza Hut menggunakan Point of Sale, yaitu suatu sistem yang menggunakan terminal elektronik cash register untuk menyimpan dan mengirim data entry penjualan kepada semua jaringan yang langsung
terhubungi dengan komputer pusat dan dapat diproses untuk keperluan secara cepat atau periodik. Secara prinsip sistem operasional Pizza Hut merupakan aliran kerja yang diterjemahkan secara baku ke dalam proses otomatisasi. Pesanan pelanggan akan diterima oleh sistem point of sale (order station) yang akan dicatat oleh makaline station sebagai pengumpul data kolektif dan beberapa order station. Kemudian pesanan pelanggan akan diproses langsung oleh kitchen dengan hardcopy document transaksi sebagai perintah kerja. Semua data transaksi akan tersimpan dalam file server, sedangkan driver routing diperlukan sebagai pengawas kegiatan operasional yang akan dipantau langsung oleh headquarter melalui jaringan WAN, sehingga merupakan satu kesatuan yang terintegrasi.
Gambar 7.Transaction Process System Pizza Hut menerapkan order online terhadap konsumennya. Layanan online order ini terbagi menjadi 3 (tiga) menu yaitu : 1. Log in account, yaitu untuk konsumen reguler ataupun konsumen baru dengan memasukkan kode pin untuk mengetahui jaringan Pizza Hut terdekat 2. Demonstrasi pembelian, layanan ini disediakan bagi konsumen untuk mencoba melakukan pemesanan online sebelum melanjutkan ke dalam transaksi yang sebenarnya.
3. Help features, yaitu cara perusahaan untuk berkomunikasi dengan pelanggan melalui email dan telepon bebas pulsa
Dengan adanya hal ini maka secara tidak langsung Pizza Hut telah melakukan pendekatan terhadap konsumennya, karena dengan customer relation management yang dilakukan akan menciptakan loyalitas tersendiri bagi para konsumennya. 2. Enterprise Collaboration System (ECS) ECS merupakan sistem yang berhubungan dengan komponen eksternal perusahaan, dalam hal ini konsumen ataupun supplier dengan perusahaan. Sistem ini diperlukan untuk koordinasi dan pertukaran informasi mengenai internal perusahaan.
Gambar 8. Enterprise Collaboration System
Gambar di atas adalah mengenai jenis sistem informasi enterprise collaboration system yang digunakan oleh pizza hut yang ada di Indonesia. Dalam hal ini perusahaan mengumumkan mengenai kebutuhan tenaga kerja untuk ditempatkan di perusahaan. Oleh karena itu Pizza Hut tidak dapat berdiri sendiri dalam memenuhi kebutuhannya. Dalam hal ini Pizza Hut bekerja sama dengan perusahaan penyalur kerja yang ada di Internet. Hal ini dapat kita lihat dimana Pizza Hut mengumumkan mengenai kebutuhan tenaga kerjanya di http://www.bilaboong.com/2008/07/pt-sarimelati-kencanapizza-hut.html. Mungkin masih banyak lagi contoh dari ECS ini yang menggambarkan kebutuhan dari Pizza Hut yang tidak dapat dipenuhinya
sendiri, oleh karena itu perlu berkolaborasi dengan perusahaan supplier yang memiliki kode Yum’s dalam berkolaborasi. 3. Process Control Systems (Sistem Pengendalian Proses) Untuk pemakaian sistem informasi jenis ini, Pizza Hut menggunakannya dalam proses pencapuran bahan untuk kebutuhan pembuatan roti dan isinya. Misalkan dalam hal ini diatur komposisi campuran tepung terigu, air, pengembang roti, daging, keju dan beberapa bahan lain yang diperlukan dalam proses pembuatan Pizza Hut. Dalam proses pembuatannya sistem ini menggunakan beberapa sensor untuk mengatur banyaknya bahan- bahan yang harus keluar. Kesemuanya harus memenuhi beberapa standar kesehatan yang telah dibuat oleh perusahaan Pizza Hut. Berikut adalah beberapa standar campuran dalam pembuatan produk
Gambar 9. Komposisi Pembuatan Pizza Hut B. Management Support System (MSS) Merupakan suatu sistem yang dapat menyediakan manager end-user akan suatu produk informasi yang menunjang pengambilan keputusan setiap saat. 1. Management Information System ( MIS) Pizza Hut menggunakan Pizza Hut’s Field Manangement System sebagai MIS nya yang berfungsi untuk membantu store manager dalam inventory
management dan human resources management. Aplikasi ini akan berupa suatu bentuk pelaporan yang selanjutnya digunakan oleh perusahaan dalam pengambilan keputusan pada sistem penunjang keputusan perusahaan. Contoh aplikasi lain yang digunakan dalam MIS ini seperti sistem penggajian bagi para karyawan, basis data yang dimiliki perusahaan, yang semuanya ini menjadi penunjang dalan sistem informasi manajemen. 2. Decision Support System (DSS) DSS menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi manager end-user secara interaktif dengan menggunakan berbagai model analisis, simulasi dan lain sebagainya. Bagi Pizza Hut sendiri penggunaan DSS terlihat ketika setiap store manager dapat memonitor performance sistem secara langsung dan interaktif, juga dilengkapi dengan management tool analysis dalam menganalisa business forecasting dan manajemen persediaan. Contoh forecasting yang dapat dilakukan seperti pembukaan cabang baru dengan mempertimbangkan analisis SWOT maupun kondisi pasar yang dituju. 3. Executive Information System (EIS) EIS menyediakan informasi bagi para pemegang saham ataupun top management mengenai beberapa data penjualan yang selalu update. Dalam hal ini bisa melalui trend penjualan, dimana top management dapat langsung mengawasi hasil penjualan dimanapun cabang Pizza Hut ini berada. Dengan begitu langkah- langkah urgent dapat langsung diambil demi menyelamatkan citra perusahaan. Selain dari pemanfaatan Operation and Management Support System, dalam website Pizza Hut juga ada mengenai cara- cara untuk menjadi cabang dan berinvestasi dari penjualan Pizza Hut amount,
payment,
when
due.
. Hal ini terdiri dari type of expenditure, Mengenai
hal
ini
dapat
dilihat
di
http://www.pizzahutfranchise.com/the-investment-pizza-franchise-opportunities.php. Sistem Informasi ini berjenis dalam Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management System).
Gambar 10. Knowledge Management System
Dengan melihat banyaknya kegunaan dari pemanfaatan sistem informasi yang dilakukan oleh Pizza Hut, maka dapat diketahui bahwa manfaat dari sistem informasi di perusahaan Pizza Hut adalah sebagai berikut :
Sistem informasi yang digunakan dapat mendukung misi perusahaan dalam hal 100% customer satisfaction.
Melalui website-nya (www.pizzahut.com) konsumen dapat mengorder secara online atau mencari restoran Pizza Hut terdekat (dengan fasilitas layanan store finder) dan juga bisa mendapatkan kupon potongan harga secara gratis melalui situs tersebut. Halhal seperti ini dapat menarik pelanggan-pelanggan baru dan menjauhi pelanggan dari restoran kompetitor.
Melalui sistem informasi, Pizza Hut dapat senantiasa melakukan diferensiasi produk dan memberitahukannya kepada konsumen dengan segera.
Melalui competitive recipes, sehingga dapat selalu melakukan perubahan rasa sesuai dengan perubahan selera pelanggan dan selalu memberikan terobosan baru terhadap terhadap produk-produk Pizza Hut.
Melalui sistem informasi yang digunakan, maka dapat mempercepat delivery order dalam keadaan panas (fresh from the oven) dengan harga yang wajar. Sehingga konsumen dapat langsung merasakan kenikmatan asli dari produkproduk yang ditawarkan oleh Pizza Hut dalam waktu yang relatif tidak terlalu lama dengan harga yang cukup terjangkau.
Sistem informasi yang sangat mudah digunakan untuk mendukung kelancaran kegiatan operasional perusahaan (user friendly).
Membantu dalam me-record pembelian pelanggan
Melacak persediaan
Membayar gaji karyawan
Pembelian bahan baku
Mengevaluasi trend penjualan atau sales performance lainnya
Beberapa keunggulan lain dari pemanfaatan sistem yang digunakan oleh Pizza Hut nampak jelas dalam perkembangan Pizza Hut yang dirasakan hingga kini, yaitu :
Memberikan informasi bagi investor untuk dapat turut berinvestasi dalam mendirikan cabang Pizza Hut dan memberikan solusi bagi top management dalam pengambilan keputusan menentukan lokasi cabang baru.
Memberikan informasi strategis bagi top management dalam perkembangan perusahaan di masing- masing cabang.
Memberikan layanan ekstra bagi anggota sehingga dapat menentukan pesanan dan memesan tempat secara online sehingga tidak perlu mengantri dalam pemesanan.
4.3 SISTEM INFORMASI DI PT. INDOTURBINE 4.3.1 JENIS SISTEM INFORMASI DI PT. INDOTURBINE Dalam menjalankan bisnis di PT. Indoturbine perusahaan memanfaatkan 2 divisi yang saling berkaitan. Divisi yang dimaksud adalah divisi Operation dan divisi Production. Segala hal yang berkaitan dengan semua pengoperasian di lapangan baik itu kinerja dan performa mesin, sumber daya alam minyak dan gas yang dapat dimanfaatkan dalam penjualan dan segala yang berhubungan dengan platform di PT. Indoturbine maka dikaitkan dalam divisi Operation. Sedangkan hal- hal yang ditangani oleh divisi production adalah penjualan minyak dan gas, pemakaian dan pembelian suku cadang, keuangan dan segala fasilitas yang diperlukan di platform PT. Indoturbine. Semuanya ini harus berjalan dengan baik untuk dapat beroperasi dengan lancar. Melihat bisnis ini sangatlah riskan karena menyangkut hajat hidup orang banyak dan jumlah sumber daya energi sangat terbatas, maka perusahaan sangat membutuhkan kemajuan teknologi yang dapat diandalkan dan sangat akurat. Dalam hal ini maka perusahaan memanfaatkan sistem informasi yang sangat handal. Untuk itu kami membahas mengenai pemanfaatan jenis sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan dan pembagiannya dalam matriks komponen yang dapat memudahkan dalam pembagian tugasnya masing- masing. Sumber yang kami
gunakan adalah website PT. Indoturbine yaitu www.ptindoturbine.com dan informasi manajemen.
Gambar 11. Tampilan Website PT. Indoturbine
A. Operating Support System (OSS) Merupakan suatu sistem yang menghasilkan berbagai produk informasi untuk keperluan internal dan eksternal yang menunjang kegiatan operasi. Yang termasuk dalam OSS di PT. Indoturbine adalah sebagai berikut : 1. Transaction Processing System (TPS) Proses transaksi adalah proses terakhir dalam suatu usaha. Proses ini terjadi ketika sudah terjadi kesepakatan antara pihak konsumen dengan PT. Indoturbine. Perusahaan yang dalam hal ini menjual minyal dan gas, setiap bulannya selalu mengadakan proses transaksi dengan konsumen, misalkan PLN, PGN dan Pupuk Kujang. Dari setiap proses custody meter yang dimiliki perusahaan akan mudah terlihat jumlah pembelian gas (dalam satuan BTU) dan minyak (dalam satuan barel). Sistem Informasi yang dimiliki oleh perusahaan menggunakan software Kelton, yang dibeli dari Emerson. Dari setiap jumlah penjualan ini akan keluar jumlah Rupiah yang harus dibayarkan ke perusahaan. Proses transaksi ini dapat dilihat di menu “Report” yang dapat dilaporkan per jam, hari ataupun ringkasan bulanan.
Gambar 12. Software Kelton ( CRM ) 2. Process Control System (PCS) Dalam mengerjakan eksplorasi minyak dan gas, PT. Indoturbine banyak memanfaatkan PCS sebagai sumber data untuk penjualannya. Control system yang dimanfaatkan ini dapat dilihat dari area eksplorasi yang sangat luas di laut lepas. Proses pengeksplorasian PT. Indoturbine di Laut Jawa khususnya memiliki 9 anjungan Zulu, Papa, Mike Mike, Lima, NGL, Bravo , Arco Ardjuna, Echo, Foxtrot dan 3 stasiun penerima di darat yaitu Muara Karang, Tanjung Priok dan Cilamaya. Kesemua station tersebut dihubungkan dengan HMI melalui radio yang dipancarkan ke darat.
Gambar 13. Struktur Jaringan Operasional
Gambar di bawah merupakan sebagian layanan yang digunakan untuk Process Control System (PCS), yaitu RTU ( Remote Terminal Unit ), PLC (Programmable Logic Controller) dan HMI (Human Machine Interface). Alatalat tersebut merupakan interface dari lapangan dengan manusia yang berada dalam control room. Alat ini bisa diakses oleh pihak Indoturbine sebagai operator, Solar Turbine sebagai checker, pihak konsumen dalam hal ini adalah Pertamina dan BP Migas sebagai pemantau Migas di Indonesia. Untuk mengakses layanan ini harus memasukkan password dari keempat pihak tersebut. Layanan ini bersifat rahasia karena berisi mengenai data penjualan gas, performa mesin turbin dan juga beban (generator ataupun kompresor).
Software
yang
digunakan
untuk
mengaksesnya
adalah
ControlNet 5000 ( untuk PLC ) dan RS View (untuk HMI ). Alat ini digunakan di lapangan operasi, dilanjutkan dengan menggunakan akses TCP/IP hingga dapat diterima oleh Solar Turbine (di Florida, USA) dan juga Indoturbine Pertamina yang berada di jalan TB. Simatupang gedung Arkadia.
Gambar 14. Tampilan HMI 3. Enterprise Collaboration System (ECS) ECS merupakan sistem yang berhubungan dengan komponen eksternal perusahaan, dalam hal ini konsumen ataupun supplier dengan perusahaan. Sistem ini diperlukan untuk koordinasi dan pertukaran informasi mengenai internal perusahaan. Gambar di bawah ini adalah contoh tampilan kolaborasi antara PT. Indoturbine dengan perusahaan jasa kesehatan Medicare. Dalam hal ini software yang digunakan adalah MON (Medical Online), dimana pihak Medicare akan mengirimkan hasil Medical Check Up bagi para karyawan Indoturbine.
Gambar 15. Tampilan Aplikasi MON Apabila muncul notifikasi alarm pada aplikasi ini, maka karyawan tersebut tidak dapat dikirim ke lokasi pekerjaan. Selain itu aplikasi ini dapat menjadi reminder bagi karyawan untuk melakukan pemeriksaan kesehatan maksimum 1 tahun. Dua bulan sebelum masa expired waktu pemeriksaan berakhir, maka sistem akan mengirimkan sms secara langsung kepada karyawan yang bersangkutan untuk segera memeriksakan kesehatannya. Setelah
pemeriksaan
kesehatan
dilakukan,
maka
Medicare
akan
berkoordinasi dengan HSE (Health Safety Environment) Officer untuk memasukkan data hasil pemeriksaan kesehatan ke dalam sistem.
B. Management Support System (MSS) Merupakan suatu sistem yang dapat menyediakan manager end-user akan suatu produk informasi yang menunjang pengambilan keputusan setiap saat. 1. Management Information Systems (MIS) PT. Indoturbine salah satunya memanfaatkan MIS dalam bidang logistik. Software yang digunakan adalah MAXIMO. Dari alat ini dapat diketahui beberapa
cadangan
penyimpanan
barang-
barang
Indoturbine
dan
konsumen. Selain itu dari sini juga dapat dilihat mengenai beberapa nomor WO (Work Order) yang harus dikerjakan oleh perusahaan terhadap konsumennya. Pihak manajemen dapat menilai mengenai beberapa progress
di lapangan yang dapat membantu divisi production maupun operation. Sistem informasi ini sangat membantu bagi pihak manajemen sehingga segala sesuatunya dapat dikerjakan dengan tepat waktu dan memuaskan harapan konsumen. 2. Decision Support System (DSS) DSS bagi PT. Indoturbine diperlukan dalam pembukaan proyek- proyek baru, misalkan pembukaan daerah baru untuk eksplorasi, proyek maintenance berkala dan sebagainya. Dalam hal ini sistem akan menghitung mengenai beberapa kemungkinan dan potensi perusahaan untuk mendapatkan keuntungan dalam proyek tersebut. Hal ini dapat menjadi landasan bagi para manajer dalam membuat keputusan. Namun dari keputusan yang dibuat oleh DSS perusahaan akan melihat kembali mengenai potensi dan kemampuan perusahaan untuk mengelola proyek tersebut. 3. Executive Information Systems (EIS) EIS menyediakan informasi bagi para pemegang saham ataupun top management mengenai beberapa data penjualan yang selalu update. Dalam hal ini bisa melalui trend penjualan, dimana top management dapat langsung mengawasi hasil penjualan dimanapun proyek yang dilakukan oleh PT. Indoturbine. Selain itu, Solar Turbine sebagai pemegang saham terbesar dapat langsung turun tangan melihat kinerja dari PT. Indoturbine sehingga citra Solar Turbine sebagai perusahaan worldwide pun dapat tetap terjaga.
Selain dari pemanfaatan sistem informasi sebagai Operation Support System dan Management Support System, PT. Indoturbine juga memanfaatkan sistem informasi untuk keperluan yang lain, misalkan : 1. Expert System (Sistem Pakar) Sistem ini biasa digunakan oleh PT. Indoturbine dalam pencarian ladang eksplorasi yang baru maupun jenis turbin yang harus digunakan dalam kaitannya dengan potensi sumber daya alam yang terkandung. Dari sana bisa diketahui jumlah kandungan, jenis, komposisi, kualitas serta lama eksplorasi minyak dan gas. 2. Knowledge Management Systems (Sistem Manajemen Pengetahuan) Dari website yang dimiliki oleh PT. Indoturbine kita bisa melihat mengenai penjelasan mengapa perusahaan harus menggunakan turbin, jenis turbin apakah yang mau kita gunakan dan beberapa prinsip dasar mengenai turbin. Berikut adalah tampilan dari KMS PT. Indoturbine.
Gambar 16. KMS PT. Indoturbine
3. Functional Business Systems (Sistem Bisnis Fungsional) Fungsi bisnis di PT. Indoturbine harus tertata dengan rapi. Oleh karena itu perusahaan menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dalam mengatur semua langkah- langkah yang harus dilakukan oleh perusahaan. Dalam hal ini program yang dipakai adalah SAP (System, Application and Product) in data processing. Ini adalah integrated software untuk mengumpulkan, analisis dan mengolah data yang menghubungkan semua kegiatan produksi, logistik, finansial dan HRD.
4.3.2 MANFAAT SISTEM INFORMASI BAGI PT. INDOTURBINE Sejak penggunaan sistem informasi dilakukan terhadap perusahaan maka terjadi perubahan yang signifikan dan bermanfaat bagi perusahaan, antara lain : 1. Memudahkan jalannya bisnis dan transaksi yang terjadi di perusahaan. 2. Menjaga hubungan yang baik dengan pihak konsumen, supplier dan pegawai. 3. Konsumen mengetahui mengenai beberapa karakteristik turbin yang dibutuhkan perusahaannya. 4. Memudahkan pihak top management dalam pengambilan keputusan.
5. Memperluas jaringan / mitra bisnis yang lebih baik. 6. Mempercepat supply chain.
4.3.3 Matriks Komponen PT. Indoturbine Dalam matriks komponen PT. Indoturbine ini ada beberapa sumber daya dan aktifitas yang menjadi titik tolak dalam pembuatannya. Berikut adalah beberapa identifikasi mengenai sumber daya yang ada dalam perusahaan : -
Hardware dan netware mesin yang digunakan adalah PDT Transmitter, Switch, Kamera CCTV, PC Dell, PLC, DCS dan Matrikon OPC. Sedangkan untuk media yang digunakan adalah kabel data, ethernet, jaringan LAN, dan DVR.
-
Program yang digunakan untuk software antara lain : S600, SOR, Honeywell, Maximo, SAP, RS Logic dan RS Link. Sedangkan prosedur yang ada yaitu input data lapangan, pekerjaan, karyawan, penjualan, pembelian, non inhibit, ESD, Control system dan data converter.
-
SDM yang dirasa kompeten di PT. Indoturbine dalam matriks komponen yaitu berupa spesialis Engineer dan user biasa yaitu logistik, planner dan marketing.
-
Data yang diolah dalam matriks komponen yaitu data sinyal, arus, tegangan, kompetensi, medical, completion, tag number, pressure, level, analog, digital, modbus,manufacture.
-
Sedangkan produk informasi yang dihasilkan antara lain video, audio, data entry penjualan, pembelian, protokol komunikasi, normal and force operation, sertifikasi, masa berlaku.
Data di bawah ini adalah hasil identifikasi kami terhadap sistem informasi yang digunakan di PT. Indoturbine :
MATRIKS KOMPONEN SISTEM INFORMASI DI PT. INDOTURBINE Sumberdaya Aktifitas
Hardware & Netware Mesin Media PDT -Kabel Data Transmitter -Ethernet -Kabel Data Switch -Ethernet Kamera Kabel CCTV CCTV CoEX
Input
PC Dell
-Kabel -Jaringan LAN
-Jaringan LAN -Ethernet -Jaringan LAN DCS -Ethernet -Ethernet Matrikon OPC -Serial -Kabel PC Dell -Jaringan LAN PC Dell Kabel PLC
Pemrosesan
Output
SDM User
-
-
Arus
-
-
Tegangan
-
Planner
Engineer Logistik Marketing Engineer
RS Link
Control System
Engineer
Matrikon
Data Converter
Engineer
Maximo Honeywell SAP
-Input data karyawan -Tele -ERP
Planner Engineer Operator
DVR ( Digital W indows Server Prosedur backup Operator Video Recorder )
Redundant server
-Kabel -Jaringan LAN
W indows Server -Security RS Link -Monitoring
Data
Spesialis
Hardisk Penyimpanan Pengendalian
Software Program Prosedur -Input data S600 dari lapangan -Input data SOR dari lapangan -Input data Honeywell dari lapangan -Input data karyawan Maximo -Input data pekerjaan -Input data pembelian SAP -Input data penjualan -Non inhibit RS Logic -Non ESD
Operator
Pegawai Pegawai
-Sinyal -Sinyal -Kompetensi -Medical -Completion -Tag Number -Jenis&merek -Tanggal beli -Jenis&SN -Tanggal jual -Pressure -Level -Analog -Digital Modbus any manufacturers -Training -Kompetensi -Sinyal -penjualan
Produk Informasi 4- 20 mAmpere 0- 24 Volt -Video -Audio -Training -Masa berlaku -Nomor W O -Spesifikasi Data entry pembelian Data entry penjualan -Normal Operation -Force Operaion -Normal Operation -Force Operaion Protokol komunikasi -Sertifikasi -Masa berlaku Video, Audio Data output penjualan
-data penjualan -data service
-lokasi penyimpanan
-data tersimpan
-data backup
V. PENUTUP 5.1 KESIMPULAN Dari beberapa penjabaran yang telah dilakukan di atas terhadap ketiga perusahaan yakni Shuttle Express, Pizza Hut dan PT. Indoturbine maka dapat disimpulkan bahwa pemanfaatan sistem informasi dapat dilakukan di beberapa sektor, mulai dari top management hingga pegawai yang terendah. Oleh karena itu pemanfaatan sistem informasi ini sangat berdampak yang signifikan bagi perusahaan, konsumen maupun stakeholder. Dari beberapa identifikasi yang telah dilakukan terhadap masing- masing sistem informasi yang ada di perusahaan maka dapat dilakukan pembagian tugas dan fungsi masing- masing yang lebih mudah. Hal ini dapat dikelompokan berdasarkan sumberdaya dan aktifitasnya.
5.2 SARAN Walaupun semua penggunaan sistem informasi ini memiliki manfaat yang signifikan terhadap perusahaan, kami memiliki beberapa saran yang dapat digunakan dalam pengembangan maupun perbaikan bagi perusahaan, antara lain : -
Tetap dilakukan perbaikan mengenai update software untuk mengetahui perkembangan yang ada.
-
Lakukan security system agar tidak terjadi gangguan terhadap penggunaan software dan jalannya bisnis.
-
Lakukan perawatan berkala khususnya terhadap backup system sehingga perlindungan tetap ada bila terjadi kegagalan sistem.
-
Tetap lakukan analisis yang mendalam walaupun Decision Support System telah membantu perusahaan dalam mengambil keputusan.
DAFTAR PUSTAKA http://apr1l-si.comuf.com/konsep.php, diakses tanggal 25 Juli 2011 http://apr1l-si.comuf.com/komponen.php, diakses tanggal 25 Juli 2011 http://id.wikipedia.org/wiki/Pizza_Hut, diakses tanggal 25 Juli 2011 http://geusteu-geusteu.blogspot.com/2009/06/sejarah-berdirinya-pizza-hut.html, diakses tanggal 25 Juli 2011 http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi, diakses tanggal 26 Juli 2011 http://chiez.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/implementasi-sistem-informasiuntuk-menunjang-kegiatan-strategis-perusahaan/, diakses tanggal 26 Juli 2011 http://quikorder.pizzahut.com/QOcontent2/Files/PDF/FoodAllergenandSensitivityTabl e.pdf, diakses tanggal 27 Juli 2011
