TUGAS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SHUTTLE EXPRESS
OLEH : TEAM ASPARAGUS - E 46
Aisa Rurkinantia Rurkinantia-P056131952.46E Basyir Ahmad-P056131982.46E Ahmad Bimo Andono-P056131992.46E Andono Maria Tri Rahayu-P056132132.46E Rano Hendranata Suhendi-P056132182.46E Suhendi Tujuan S. Silaen-P056132262.46E Silaen
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS PASCASARJANA INSTITUTE PERTANIAN BOGOR 2013
KATA PENGANTAR PujidansyukurkehadiratTuhan
Yang
MahaEsa,
yang
telahmemberikanRahmatdankarunia-Nya, sehingga Team Asparagus, Program MB IPB Eksekutif
46,
dapatmenyelesaikantugaskelompokuntukmatakuliahSistem
Informasi
Manajemen (SIM) denganjudulShuttle Express. DalampembahasanTugasini, team Asparagus akanmembahastentangsistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express untuk mengoptimalkan pelayanan kepada pelanggannya. Kami menyadari masih terdapat banyak kekurangan dalam makalah ini. Oleh sebab itu, kami berharap tulisan ini dapat disempurnakan oleh team atau mahasiswa selanjutnya. Akhir kata, kami berharap makalah ini dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh seluruh pihak yang membutuhkan. Jakarta, November 2013 Team Asparagus – E46 MB IPB
2
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR..............................................................................................................2 DAFTAR ISI.............................................................................................................................3 DAFTAR GAMBAR................................................................................................................4 DAFTAR TABEL....................................................................................................................4 BAB I. PENDAHULUAN.......................................................................................................5 I.1 LATAR BELAKANG........................................................................................................5 I.2 TUJUAN PENYUSUNAN MAKALAH............................................................................5 BAB IITINJAUAN PUSTAKA..............................................................................................6 II.1 SISTEM INFORMASIError! Bookmark not defined......................................................................................................6 BAB III......................................................................................................................................11 III.1 SEJARAH SHUTTLE EXPRESS..................................................................................11 III.2 IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PADA SHUTTLE EXPRESS...................12 III.3 PENGEMBANGAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASIError! Bookmark not defined. SHUTTLE EXPRESS SAAT INI.................................................................................16 BAB IV...................................................................................................................................19 IV.1. KESIMPULAN.............................................................................................................19 DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................20
3
DAFTARGAMBAR Gambar 1. Komponen Sistem Informasi..................................................................................6 Gambar 2.TigaPeranUtamaSistemInformasidalamBisnis.................................................7 Gambar 3. Tipe Sistem Informasi............................................................................................8 Gambar 4. Tampilan Website Shuttle Express Saat ini (diakses tgl. 12 Desember 2013).....16 Gambar 5.Tampilan Online Payment Saatini (diaksestgl. 12 Desember 2013)..................18
DAFTARTABEL Tabel 1. Komponen Sistem Informasi pada Shuttle Express saat Manual Based IS..............13 Tabel 2.KomponenSistemInformasipada Shuttle Express saat Computer Based IS .........13 Tabel 3. Matriks Sistem Informasi pada Shuttle Express saat Manual Based IS...................14 Tabel 4. Matriks Sistem Informasi pada Shuttle Express setelah menggunakan Computer Based IS...................................................................................................15
4
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Sisteminformasiadalahsuatusistem yang menyediakaninformasiuntukmanajemendalammengambilkeputusandanjugauntukmenjalanka noperasionalperusahaan, dimana system tersebutmerupakankombinasidari orang-orang, teknologiinformasidanprosedur-prosedur yang tergorganisasi. Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis Internet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e- commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya.Teknologi dan sistem informasi berbasis Internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini. Persainganbisnissaatinisemakinketat, olehsebabitusistiminformasitelahmenjadisuatukebutuhanbagiperusahaandalammenghadapi competitor dalampersaingandenganperusahaan lain dalambisnis yang sama. Sisteminformasidapatmembantuperusahaandalammengembangkanstrategibisnis, proses bisnis, sertamendukung proses pengambilankeputusan yang efektifsehinggadapatmembantuperusahaandalammencapaitujuan. Shuttle Express adalahperusahaan yang bergerakpadajasatransportasi.Shuttle Express menggunakan system informasimanajemendalamkegiatanoperasionalnya.Denganadanya system informasisangatlahpentingdalammembantukonsumendanperusahaan, karenakegiatan yang berlangsungmenjadilebihefisien.Padaawalmulanya Shuttle Express hanyamenggunakansistem manual dalampengoperasiannyasepertimenggunakanpapantulisbiasasebagai media pencatatanpemesanandarikonsumen. Melalui penerapan sistem informasi manajemen, pelayanan dengan konsumen dapat dilakukan secara online dan secara bersamaan dapat diakses oleh beberapa pelanggan sehingga sangat memudahkan bagi konsumen dan meningkatkan efisiensi kegiatan operasional bagi perusahaan. 1.2.
Tujuan Penulisan Makalah Adapunmaksuddantujuandilakukannyapenulisanmakalahiniadalah : 1. Mengetahui faktor manusia, hardware, software, sumber data dab produk informasi yang digunakan oleh Suttle Express 2. Mengetahui aktivitas pada sistem informasi, antara lain : input, proses, output, penyimpanan data dan kontrol yang dipergunakan oleh Shuttle Express 3. Mengetahui manfaat dari penggunaan IT terhadap bisnis Shuttle Express
5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1.
Sistem Informasi
Sistem istem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi(O’Brien organisasi (2005).. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan per peradaban. Sistem informasi memiliki lima komponen komponen-komponen, antara lain : 1. Perangkat keras (hardware): merupakan seluruh benda phisik dan material yang dipergunakan dalam memproses informasi, tidak hanya mencakup mesin, seperti komputer dan peralatan lain, namun juga mencakup seluruh data media. 2. Perangkat lunak (so (software) ftware) : kumpulan instruksi untuk memproses informasi, tidak hanya mencakup kumpulan instruksi operasi (program) yang mengarahkan dan mengontrol hardware komputer, tetapi juga kumpulan intruksi untuk memproses informasi (prosedur) yang diperlukan manusia manusia. 3. Orang: Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. Secara umum dapat dibagi dua, yaitu Information System Specialist dan End User 4. Sumber data (database): Data merupakan asset et yang berharga dari suatu organisasi sehingga perlu dikelola secara efektif untuk dapat memberikan manfaat bagi seluruh end user dalam organisasi. Data dapat berupa angka, data transaksi bisnis, data berbentuk text yang sering dipergunakan dalam komunikasi si tertulis, grafik, gambar, audio, endll. Sumber data dalam sistem informasi secara tipikal sudah diorganisasi, disimpan dan diakses oleh berbagai teknologi sumber data manajemen menjadi database dan konowledge base. 5. Jaringan komputer dan komunikasi data: Sistem penghubung yang memungkinkan sumber dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai. Sumberdaya Network terbagi atas media untuk komunikasi dan Network Support.
Gambar 1. 1 Komponen Sistem Informasi Terdapat beberapa aktivitas dalam penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi, antara lain : 1. Input : mengcapture data/informasi sehingga siap untuk diproses lanjut. 2. Processing : menghitung, membandingkan, memilih, mengklasifikasikan dan mensummary data sehingga menjadi informasi bagi end user 6
3.
Output : mentransmisikan informasi dalam berbagai bentuk dan menjadikan informasi tersebut availabel kepada end user. Sebagai contoh adalah : report, pesan, form, grafik 4. Penyimpanan : mempertahankan data dan informasi dalam bentuk yang terorganisasi untuk dapat dipergunakan kembali 5. Kontrol : aktivitas untuk mengkontrol kualitas dari setiap aktivitas. Setiap aktivitas memproduksi feedback untuk mengetahui apakah sistem sudah memenuhi standar atau harus dilakukan perbaikan. Sistem informasii memiliki tiga peran utama dalam bisnis yaitu : 1. Mendukung proses bisnis dan operasional 2. Mendukung pengambilan keputusan 3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi dalam Bisnis SistemInformasimenyediakaninformasiuntukmedukungkegiatanoperasional, SistemInformasimenyediakaninformasiuntukmedukungkegiatanoperasional, manajemendanfungsipengambilankeputusanpadaorganisasi.Setidaknyaterdapatenamfungsidar i system informasi, yaitu : 1. Medukungkesuksesanberbagaifungsiutamabisnissepertiakuntansi, finance, manajemensumberdayamanusia, menajemenoperasidanpemasaran mena 2. Kontributorutamadalammendukungefisiensikegiatanoperasional, produktivitasdan moral SDM, pemberianlayanan prima pada customer dankepuasankustomer 3. Sumberinformasiutamabagimanajerdalammendukung proses pengambilankeputusan keputusan yang efektif 4. Bagian yang pentingdariupayapengembanganprodukdanjasa yang kompetitif, sehinggadapatmemberikankeunggulankompetitifbagiorganisasidalampersaingan global 5. Bagianutamadarisumberdayaorganisasidanbiayanyadalammenjalankanbisnis, sehinggamemerlukanpengelolaansumberdaya sehinggamemerlukanpengelolaan yang prima 6. Kesempatanpengembangankarier yang dinamisdanmenantangbagimasyarakat
7
Gambar 3. Tipe Sistem Informasi
O’Brien (2005) mengklasifikasikan sistem informasi ke dalam dua kelompok besar, yaitu : A. Sistem pendukung operasi (operations support system) Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Pemrosesan lebih jauh oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan,serta memperbarui database perusahaan. sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: 1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sistems) : merupakan bagian yang penting dari sistem pendukung operasi yang bertugas mengolah dan merekam data laporan dari transaksi bisnis, dengan dua prinsip dasar, yakni in batch processing dan in real-time (or online) processing. 2. Sistem Pengendalian Proses (Process Control Sistems) : merupakan sistem yang bertugas mengawasi dan mengendalikan berbagai proses industrial. Contoh pada penyulingan minyak bumi, pembangkit listrik dan sistem produksi baja. 3. Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration Sistems) : Sistem kerjasama perusahaan (Enterprise Collaboration Sistem-ECS) adalah sistem informasi lintas fungsi yang mendukung dan meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kerjasama antara kelompok kerja/bisnis dalam sebuah perusahaan. Misalnya dalam hal ini antara induk dan anak perusahaan. Tujuan dari sistem ini adalah untuk mempermudah proses kerjasama, sehingga menjadi lebih efektif. Peralatan yang digunakan untuk mendukung sistem ini berupa alat komunikasi dan konferensi elektronik, serta alat manajemen kegiatan kerjasama. Alat komunikasi elektronik antara lain Electronic Mail (e-mail), pesan suara 8
(voice mail), faks, publikasi Web dan sistem telepon internet. Alat-alat ini berfungsi untuk mengirimkan berbagai pesan, dokumen dan file dalam bentuk data, teks dan suara, bahkan multimedia, secara elektronik dan melalui jaringan komputer. Sedangkan alat konferensi elektronik berupa konferensi data (data conference), suara dan video (video conference), serta sistem perbincangan dan pertemuan elektronik (electronic meeting sistem). Alat manajemen kegiatan kerjasama berfungsi untuk membantu dalam pengelolaan kegiatan kelompok kerja. B. Sistem pendukung manajemen (management support system) Sistempendukungmanajemenmerupakanaplikasisisteminformasi yang menyediakaninformasidanmendukungefektivitaskeputusandarimanajer.Menyediakaninformas idanmendukungsuatukeputusanolehseluruhtipemanajerdanpebisnismerupakantugas yang sangatkompleks.(O’Brian, 2005). Sistem pendukung manajemen dapat dibagi atas tiga tipe, yaitu : Sistem Informasi manajemenmenyediakan informasi dalam bentuk laporan dan 1. tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Contohnya kepada manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan 2. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Sistems) : merupakan suatu sistem yang memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang manajer dalam proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer produksi dapat menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan penjualan dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk. 3. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Sistems) : merupakan suatu sistem informasi yang menyediakan informasi penting dari berbagai sumber internal dan eksternal yang mudah digunakan oleh para eksekutif dan manajer. Contohnya eksekutif puncak dapat menggunakan terminal layar sentuh untuk segera melihat dan atau menampilkan teks dan grafik yang mencakup bidangbidang utama dari suatu organisasi dan daya saing kinerjanya. Menurut O’Brien (2005), selain jenis sistem informasi di atas, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya, yaitu sebagai berikut: 1. SistemPakar : sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar dan bertindak sebagai konsultan pakar bagi para pemakai. Contoh: penasihat aplikasi kredit, pengawasan proses, dan sistem pemeliharaan diagnosis. 2. Sistem Manajemen Pengetahuan : sistem berbasis pengetahuan yang mendukung pembuatan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. contoh: akses intranet ke praktik-praktik bisnis terbaik, strategi proposal penjualan, dan system pemecah masalah pelanggan. 3. Sistem Informasi Strategis : mendukung operasi dan proses manajemen yang memberi perusahaan produk,layanan, dan kemampuan strategis sebagai keunggulan kompetitif. Contoh : perdagangan saham online, penelusuran pengiriman, dan sistem web e-commerce. 4. Sistem Bisnis Fungsional : mendukung berbagai aplikasi operasional dan manajerial atas berbagaifungsi bisnis perusahaan. Contoh: sistem informasi 9
yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia.
10
BAB III PEMBAHASAN 3.1.
Sejarah Shuttle Express
Shuttle Ekspress didirikan oleh San Juan Airlines pada awal 1979. Pada saat itu, San Juan Airlines adalah maskapai penerbangan komuter tertua di Amerika Serikat. Maskapai ini terhubung dengan wisatawan dari seluruh Puget Sound, Vancouver, dan Victoria ke SeattleTacoma dan bandara Portland dan ke dunia luar. Layanan penerbangan ini melahirkan ide untuk menciptakan transportasi darat (Van) dari pesawat terbang untuk menghubungkan masyarakat, rumah, dan bisnis dari wilayah Seattle-Tacoma-Everett untuk SeaTac Airport. San Juan Airlines telah mendapatkan reputasi sebagai maskapai penerbangan komuter paling aman dan paling profesional di AS. Masyarakat percaya bahwa budaya aman dan profesional yang ditransfer dari maskapai penerbangan akan menciptakan sebuah perusahaan transportasi darat yang sukses. Tujuan langsung perusahaan adalah untuk membangun perusahaan baru di atas dasar yang sama keselamatan, layanan, dan kehandalan. Misi perusahaan adalah untuk memberikan rasa aman, peduli, terjangkau, dan akses yang baik di SeaTac bandara. Keselamatan merupakan prioritas utama dari Shuttle Express. Konsep transportasi door to door mulai dijalankan oleh Shuttle Express. Shuttle Ekspres menyediakan pelayanan yang baik, peralatan bersih, driver berseragam, dan harga yang wajar. Yang paling penting, budaya yang diterapkan yaitu budaya mengemudi dengan aman, membuka pintu, membawa tas, dan merawat untuk para tamu dengan segala cara. Tidak ada bisnis yang bertahan sangat lama tanpa menghasilkan uang. Sebagai perusahaan muda, shuttle menghadapi tantangan "profitabilitas". Perusahaan Shuttle Express menjual San Juan Airlines ke Alaska Airlines, dan dari penjualan ini mampu untuk menanamkan lebih banyak uang ke dalam bisnis dengan harapan mencapai profitabilitas. Shuttle Express pada tahun 2008 melayani lebih dari 714.000 tamu. Perusahaan percaya budaya untuk merawat dan mempercayai orang, baik karyawan dan masyarakat, ini menjadi dasar keberhasilan Shuttle Express. Perusahaan terus menjalankan peramping perusahaan dengan memegang standar yang tinggi untuk pelayanan publik dan mempertahankan tarif rendah. Shuttle Express menyediakan berbagai jenis mobil disediakan dan layanan jasa disediakan oleh perusahaan ini seperti : • Share Ride and exclusive van service • Sedan-limo service • Cruise transfers • Convention transfers • Woodinville wine tasting • Seattle sightseeing tours and charters
Apabila pelanggan ingin melakukan reservasi maka ada beberapa urutan langkahlangkah yang harus diikuti, antara lain : 1. Pelanggan menghubungi nomor reservasi (425) 981-7000 atau reservasi melalui website www.shuttleexpress.com 2. Operators dan agents memasukkan informasi yang relevan tentang pelanggan (lokasi antar jemput, tujuan dan informasi khusus lainnya) ke database pelayanan pelanggan. 3. Penghitungan tarif/biaya dan pengeluaran nomor konfirmasi. 4. Dispatchers mengambil data pemesanan dan mengirimnya ke “trips”. 5. Trips yang telah dijadwalkan dikirim ke setiap van. Data base telah diatur secara otomatis terhubung ke alfanumerik pager milik pengemudi. 11
6. 3.2.
Pengemudi menjemput pelanggan.
Implementasi Sistem Informasi pada Shuttle Express
Awal terbentuknya shuttle express masih menggunakan sistem manual untuk mencatat pesanan dari para konsumennya. Sistem manual yang dipergunakan adalah menggunakan papan tulis dan magnet untuk memasukkan data pelanggan dan lokasi kendaraan untuk setiap rutenya serta informasi berupa dokumen. Shuttle express telah melakukan komputerisasi pada sistem reservasi dan van dispatch. Sistem ini memiliki kelemahan, yakni apabila terjadi kekeliruan pada sistem pencatatan penumpang (metode kapur tulis dan magnet) maka penumpang tidak akan dijemput sehingga berdampak pada kerugian penumpang dan juga kerugian Shuttle Express karena harus mengeluarkan biaya tambahan untuk menjemput penumpang.Dalam perkembangannya, shuttle express mengganti sistem manual pada komputer yang digunakannya. Dengan Microsoft Access Database Management Package, shuttle express menghubungkan sistem jaringan pada perusahaannya. Shuttle express juga menggunakan Windows NT sebagai sistem operasi komputernya. Hasil olahan informasi akan ditunjukkan pada komputer yang berupa data entry display (paperless). Lebih jauh, kita dapat melihat sistem reservasi yang menggunakan computer sebanyak 12 NEC 48, yang terhubung dalam setiap jaringan komputer ke dalam server peralatan digital Alpha AXP server yang memiliki RAM sebesar 128MB dan empat buah hard disk masing-masing sebesar 1,2 GB. Untuk membackup sistem jaringan, khususnya apabila terjadi sistem reservasi yang sibuk, disediakan pula empat buah komputer jenis NEC 486 Dengan melakukan sistem komputerisasi pada sistem jaringan perusahaannya, sistem revervasi dan penentuan van dispatch dapat berjalan lebih lancar hanya dalam waktu enam bulan. Adanya sistem komputerisasi dan dukungan dari seluruh pengguna dan pihak stakeholder menjadikan shuttle express semakin berkembang. Prosedur pemesanan dimulai dari input data yang masuk dari permintaan pelanggan yang menghubungi alamat atau nomor reservasi yang telah disediakan, lalu operator akan memasukkan semua informasi pelanggan yang berhubungan dengan database pelanggan yang relevan, seperti tujuan pelanggan, nomor telepon yang dapat dihubungi, maupun keinginan pelanggan tertentu yang berbeda dari setiap pelanggan, misalnya jam penjemputan dan jenis kendaraan yang diinginkan. Setelah mencatat data tersebut, operator akan menghitung tarif yang harus dibayar oleh pelanggan. Tarif yang akan dibayar oleh pelanggan akan dihitung berdasarkan lokasi yang akan dituju dan operator akan memberikan nomor konfirmasi pelanggan. Lokasi penjemputan pelangan akan disesuaikan dengan rute petunjuk arah yang telah diprogram untuk kemudahan rute arah jalan sopir pengemudi. Data reservasi pelanggan akan diambil dan dikirim ke “pools trip” yang terdiri dari satu set penjemputan untuk van tertentu selam periode waktu tertentu. Setiap trips sudah dijadwalkan maka akan dikirim ke setiap van penjemputan. Bagian reservasi menghitung tarif berdasarkan lokasi yang dituju dan mengeluarkan nomor konfirmasi pemesanan. Pick-up point sudah diprogram terlebih dahulu bersama dengan petunjuk arah bagi pengemudi. Data reservasi kemudian diambil dan dikirim ke “trips” yang terdiri atas satu set pickups untuk particular van selama periode waktu spesifik. Pada saat trips sudah dijadwalkan maka dikirim kesetiap van. Program akses database akan diatur secara otomatis terhubung dengan pager alphanumeric setiap supir pengemudi van. Lalu informasi lengkap atas setiap pelanggan akan diberikan kepada supir pengemudi. Komponen Sistem informasi dan aktivitas-aktivitas dalam implementasi sistem informasi antara pada saat menerapkan Manual Based Sistem Informasi dan Computer Based 12
Sistem Informasi dapat dilihat pada tabel 1 sampai dengan tabel 4 berikut. Tabel 1. Komponen Sistem Informasi pada Shuttle Express saat Manual Based IS Komponen Sistem Informasi Keterangan People
Customer, pegawai Shuttle Agen/Dispatcher, Manager)
Express
(Driver,
Hardware
Papan tulis, kapur tulis, magnet, Telepon, buku tulis
Software
Prosedur penerimaan order dari Customer,Prosedur reservasi, prosedur dispatch
Data Resources
Data posisi pelanggan, data posisi mobil, data harga, data driver
Produk Informasi
Data pelanggan dan posisinya
Tabel 2. Komponen Sistem Informasi pada Shuttle Express saat Computer Based IS Komponen Sistem Informasi
Keterangan
People
Customer, pegawai Shuttle Agen/Dispatcher, Manager)
Hardware
Telephone, pager, NEC 486-based PCs, Digital equipment Alpha AXP server with 128 M bytes of RAM and four 1,2 G byte hard disks
Software
Windows NT, Ms. Access package, data entry prosedur
Data Resources
Customer calls, Preprogrammed pickup points along with directions for drivers
Produk Informasi
Pickup points, directions for drivers, customer’s pickup locations, destinations, special instructions, reservation confirmation number, reservations data, trip schedule, all of the particulars for each customer on the trip
13
Express
database
(Driver,
management
Tabel 3. Matriks Sistem Informasi pada Shuttle Express saat Manual Based IS AKTIVITAS
HARDWARE
SOFTWARE
AKTIVITASI
MESIN dan MEDIA
PROGRAM
Input
Telepon
Prosedur penerimaan order dari Customer
Customer, pegawaiData pelanggan Shuttle Express (Driver, Agen/Dispatcher)
Proses
Kapur tulis, magnet dan papan tulis
Reservasi procedure Dispatch procedure
Agen/Dispatcher
Data posisi pelanggan, data posisi mobil, data driver
Output
Buku Tulis, papan tulis, kapur tulis dan magnet, pager
Output procedure and distribution
Agen/dispatcher Konsumen Manager Driver
Data mobil dan data driver Reservasi info serta jalur Pager Notification Bill
Penyimpanan
Papan tulis, buku tulis
Backup procedure
Operator
Manager
Reservasi info
Kendali
Magnet dan papan tulis
Monitoring procedure
Operator SPV
Konsumen Manager
Data pelanggan, pelanggan
PROSEDUR
SDM
DATA
PRODUK INFORMASI
SPESIALIS USER
DATA
PRODUK INFORMASI
14
Data pelanggan dan rencana keberangkatan
Reservasi info Bill
komplain Reservasi info Pager Notification Bill
Tabel 4. Matriks Sistem Informasi pada Shuttle Express setelah menggunakan Computer Based IS AKTIVITAS
HARDWARE
SOFTWARE
AKTIVITASI
MESIN dan MEDIA
PROGRAM
Input
Telepon, PC Workstation MS Access, Windows NT NEC 486, Kertas dan Jaringan telepon
Prosedur penerimaan order dari Customer Prosedur data entry
Customer, pegawaiData pelanggan Shuttle Express (Driver, Agen/Dispatcher)
Proses
Server (Digital Equipment Alpha MS Access, Windows NT AXP), Prosesor, Jaringan LAN
Reservasi procedure Dispatch procedure
Agen/Dispatcher
Data posisi pelanggan, data Status display posisi mobil, data driver
Output
Telepon, Printer, Pager, MS Access, Windows NT PC NEC 486, Kertas Print, Kertas laporan
Output procedure and distribution
Agen/dispatcher Konsumen Manager Driver
Data mobil dan data driver Reservasi info serta jalur Pager Notification Bill
Penyimpanan
Magnetic Disc Drive, 4 x MS Access, Windows NT HDD 1.2 Gb
Backup procedure
Database Operator
Manager
Reservasi info
Kendali
Server (Digital Monitoring Program Equipment Alpha AXP), Pager, Program Monitoring
Monitoring procedure
Network Admin
Konsumen Agen/dispatcher Manager
Data pelanggan, pelanggan
PROSEDUR
SDM
DATA
PRODUK INFORMASI
SPESIALIS USER
DATA
PRODUK INFORMASI
15
Data pelanggan dan rencna keberangkatan
Reservasi info Bill
komplain Reservasi info Pager Notification Bill
Sejak sistem ini digunakan dalam operasional perusahaan, shuttle express dapat menangani lebih dari 695.000 pemesanan. Dengan rata-rata 1.500 penumpang yang melakukan travel dari dan ke bandara setiap hari dengan menggunakan shuttle express van yang berjumlah sekitar 75 unit. Jika pada awalnya rute bandara menghabiskan waktu 8 jam, maka sekarang rute dapat ditempuh dengan dalam waktu 3 jam. Sekarang setiap shift hanya memerlukan 1 orang dispatcher, dibandingkan dahulu memerlukan 3 orang dispatcher pada setiap shift sehingga sangat dirasakan manfaatnya oleh Shuttle Express. 3.3.
Pengembangan Implementasi Sistem Informasi Shuttle Express Saat ini Dalam rangka peningkatan performa dan layanan kepada calon pelanggan serta menaikkan daya saing bisnis terhadap perusahaan sejenis yang bergerak di bidang jasa pengangkutan, perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express mulai menerapkan sistem informasi yang mengikuti perkembangan zaman. Kebutuhan akan teknologi informasi seperti perangkat keras (hardware) dan teknologi perangkat lunak (software) juga mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Salah satu teknologi perangkat lunak yang digunakan adalah website yang berguna sebagai media komunikasi antara perusahaan Shuttle Express dengan para pelanggannya.
Gambar 4. Tampilan Website Shuttle Express Saat ini (diakses tgl. 12 Desember 2013)
Melalui Website kelangganan, antara lain : 1.
2.
tersebut
banyak
kemudahan-kemudahan
yang
diberikan
Pendaftaran dan pemesanan secara online : Untuk memberikan kemudahan bagi calon penumpang , perusahaan Shuttle Express menerapkan teknologi pemesanan secara online (online registarion). Dalam website utama terdapat menu untuk pemesanan, terdapat informasi tujuan dan jenis mobil yang akan digunaka nserta waktu keberangkatan. Setelah melakukan pendaftaran penumpang akan mendapatkan tanda terima pemesanan secara elektronik dengan mendapatkan berupa kata kunci. Kata kunci ini akan menjadi id pelanggan yang dapat digunakan pada proses pembayaran secara online maupun proses pemesanan kendaraan berikutnya. Penerapan sistem GPS (Global Positioning System) Tracker untuk memecahkan 16
3.
4.
permasalahan mengenai lokasi pasti penumpang yang akan dijemput terkait dengan banyaknya kota besar serta keragaman lokasi di negara Amerika Serikat. Teknologi GPS Tracker ini sangat membantu perusahaan Shuttle Express yang menjual jasa transportasi (taksi, bus antar kota, kendaraan travel, dan armada transportasi lainnya), rental kendaraan, dan lain-lain. Penggunaan teknologi GPS Tracker ini menggunakan teknologi GPRS sebagai saluran pengiriman data, sehingga biaya operasional khususnya biaya komunikasi menjadi sangat murah dan efisien. Ada beberapa perangkat lunak yang dapat digunakan dalam teknologi GPS Tracker seperti : ArcView, MapInfo, ER Mapper, dan lain-lain, dimana kesemua perangkat tersebut bisa diupdate untuk mendapatkan gambar peta yang terbaru. Penerapan teknologi komunikasi baru berupa Sistem Komunikasi Radio dua arah. Penggunaan teknologi radio ini menggunakan gelombang FM (Frekuensi Modulo) serta frekuensi CDMA (Code Division Multiple Access), sehingga penggunaannya pun tidak terkendala atas jarak serta frekuensinya. Teknologi CDMA menggunakan frekuensi yang sama dalam waktu yang bersamaan dan menggunakan sandi yang unik, sehingga walaupun jumlah pengguna besar, tidak akan ada interferensi antar pengguna. Ilustrasinya adalah ketika sekelompok orang berkomunikasi secara bersamaan dan dengan bahasa yang berbeda pula, pembicaraan orang lain akan terdengar seperti kipas karena tidak tahu maknanya (kasus pembicaraan satu pasangan yang sama bahasa). Dan jika jumlah pengguna meningkat, ruangan akan menjadi bising dan tidak kondusif lagi untuk komunikasi. Teknologi ini bermanfaat jika terjadi perubahan lokasi penjemputan penumpang yang tiba-tiba, dan terjadinya kasus dimana mobil jemputan yang mendadak rusak. Sehingga pihak perusahaan tidak akan membutuhkan waktu lama untuk memecahkan permasalahan ini. Teknologi pembayaran online(e-payment) : sebelumnya pembayaran dilakukan secara manual, yakni penumpang membayarkan biaya perjalanan ketika sudah sampai di tujuan melalui pihak pengemudi. Hal ini tidak efisien karena pihak pengemudi dibebankan tanggung jawab kembali selain mengantarkan penumpang oleh perusahaan juga dibebankan untuk membawa uang yang dibayarkan oleh si penumpang tersebut. Oleh karena itu, untuk memberikan kemudahan bagi penumpang dan meningkatkan efisiensi kerja dan keamanan bagi pengemudi, perusahaan Shuttle Express menerapkan teknologi pembayaran secara online (e- payment).
17
Gambar 5. Tampilan Online Payment Saat ini (diakses tgl. 12 Desember 2013)
18
BAB IV KESIMPULAN 1.
2.
Perusahaan Shuttle express telah menerapkan perubahan Sistem Informasi dari Manual Based menjadi Computer Based dengan komponen dan aktivitas sesuai pada Tabel 1 s.d. Tabel 4 pada Sub Bab 3.2. Penerapan Computer Based Sistem Informasi telah memberikan keuntungan pada Shuttle Expressberupa penambahan pemesanan pelanggan, pengurangan waktu tempuh perjalanan dan pengurangan jumlah personel. Selain itu penerapan Computer based Sistem Informasi juga menguntungkan penumpang berupa kemudahan bertransaksi dan melaksanakan pemesanan dan pembayaran
19
DAFTAR PUSTAKA
1. Shuttle Express. 2013. From: http://www.shuttleexpress.com/. Diakses 12 Desember 2013 2. O’Brien, J. A. and Marakas, G. M. 2011. Management Information System Tenth Edition. Mc.Graw-Hill Companies. New York. 3. O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Salemba Empat. Jakarta.
20
