MODUL ANALISIS SISTEM INFORMASI

MODUL ANALISIS SISTEM INFORMASI

Oleh : Sri Hartati, S. Kom

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AKMI BATURAJA AnSi-Sri hartati, S.Kom AKMI Baturaja

1

A. KONSEP DASAR SISTEM Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan unsur atau komponen yang terorganisasi, berinteraksi dan saling tergantung satu sam lain. Ada dua pendekatan yang dapat dilakukan untuk mendefinisikan sebuah sistem, yaitu : 1. Tinjauan atas dasar fasilitas ( komponen / elemen) Sistem yaitu kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2. Tinjauan atas dasar aktivitas ( prosedur ) Sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Urutan kegiatan digunakan untuk mejelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya. <3w 1h> Suatu sistem memiliki beberapa komponen diantaranya : pekerjaan, aktivitas dan misi. Sistem dibuat untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau atau sasaran (objektives). Tujuan (goal)

: meliputi ruang lingkup yang luas.

Sasaran (objektives) : meliputi ruang lingkup yang sempai, jadi lebih dikenai pada sub-sistemnya. Jadi perbedaan tujuan dan sasaran terletak pada ruang lingkupnya. Model dasar sebuah sistem : Masuka, proses, keluaran. Namun sistem dapat dikembangkan hingga menyertakan media penyimpanan, dan sistem juga dapat bersifat terbuka dan tertutup. AnSi-Sri hartati, S.Kom AKMI Baturaja

2

Sistem terbuka artinya sistem tersebut dapat menerima berbagai masukan dari lingkungan sekitarnya. Sistem terbuka, sebaliknya.

Selain sistem, ada juga yang disebut dengan sub-sistem. Mekanisme pemisahan (pengunsuran ) Pengunsuran sistem dan sub-sistem adalah tindakan untuk menyederhanakan perancangan sistem. Tujuan adanya pengunsuran sistem atas sub-sistem yaitu untuk mengurangi kerumitan koordinasi dan komunikasi.

1. SUB SISTEM Kalau beli sepeda tanpa roda, tidak akan berfungsi artinya sepeda tidak bisa dikatakan sebuah sistem karena salah satu sub sistem nya tidak ada. Sebuah sistem mahal karena, sebuah sistem merupakan gabungan dari banyak sub sistem. Misalnya punya jam analog yang ada komponennya rusak….. Jadi, sub sistem adalah bagian dari sistem. Misalnya : sistem komputer Sub sistem :

perangkat keras (hardware) Perangkat lunak (software) Sub-sub sistem hardware : alat masukan, proses,

keluaran. Sub-sub sistem software : Pengertian sub sistem menurut beberapa ahli :

AnSi-Sri hartati, S.Kom AKMI Baturaja

3

a. Menurut Norman L. Enger yaitu serangkaian kegiatan yang dapat ditentukan identitasnya yang berhubungan dalam suatu sistem. b. Gordon B. Davis yaitu sistem terbagi atas beberapa faktor atau unsur2 ke dalam beberapa sub-sistem. 2. KARAKTER SISTEM Karakteristik atau Ciri-ciri SISTEM yaitu : a. Komponen sistem (Componens) Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. b. Batasan sistem (Boundary) Merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Dengan batasan ini, sistem dipandang sebagai satu kesatuan. c. Lingkungan luar sistem (Environtment) Yaitu bentuk apapun yang berada di luar ruang lingkup yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan. Jika menguntungkan maka lingkungan luar tersebut harus dijaga, jika merugikan maka lingkungan luar tersebut harus dikendalikan, karena lingkungan luar yang merugikan dapat mengganggu kelangsungan hidup sistem. d. Penghubung sistem (Interface) Yaitu sebagai media yang menghubungkan sistem dengan sub sistem. Penghubung ini mwmungkinkan sumber2 daya mengalir dari suatu sub sistem ke sub sistem lain. Keluaran sub sistem akan menjadi masukan bagi sub sistem lainnya.


4

e. Masukan sistem (Input) Yaitu energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yg dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan signal (signal input) Contoh : dalam unit kompute3r, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input yang alan diolah menjadi informasi. f. Keluaran sistem (Output) Yaitu hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi bagi sub sistem yang lain. Contoh : sebuah sistem informasi, yang menjadi keluaran adalah informasi, yang mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk hal-hal yang merupakan input bagi subsistem lain. g. Pengolah sistem (Proses) Yaitu proses yang mengubah masukan menjadi keluaran. Contoh : Sistem akuntansi, sistem ini mengolah data transaksi menjadi laporan2 yang dibutuhkan oleh pihak manajemen. h. Sasaran sistem (Objektive) Suatu sistem harus mempunyai tujuan dan sasaran, kalau tidak maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil jika sudah mengenai tujuan dan sasaran yang telah direncanakan.

3. KLASIFIKASI SISTEM Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yangn berbeda untuk setiap


5

kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan : 1. sistem abstrak dan sistem fisik sistem abstrak yaitu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, Contohnya sistem teologia, yaitu satu sistem yang berupa pemikiran tentanng hubungan antara manusia dengan Tuhan; Sistem Fisik yaitu sistem yang ada secara fisik, Contohnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dsb. 2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia Sistem alamiah yaitu sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, Contohnya sistem pemutaran bumi, terjadinya siang malam, pergantian musim. Sistem buatan manusia yaitu sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut denga Human machine System. Contohnya sistem informasi berbasis komputer, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. 3. Sistem deterministik dan sistem probabilistik Sistem deterministik yaitu sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Contohnya sistem pemprograman dalam komputer, karena berdasarkan program2 komputer yang dijalankan.


6

Sistem probabilistik yaitu sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Contohnya sistem pemilu, sistem pemerintahan. 4. Sistem terbuka dan sistem tertutup Sistem terbuka yaitu sistem yang berhubuingan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk sub sistem lainnya. Contohnya sistem perdagangan. Sistem tertutup yaitu sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Contohnya sistem robotic, sistem arloji, ATM sistem.

4. DAUR HIDUP SISTEM Siklus hidup sistem yaitu proses evolusioner yang diikuti dalam penerapan sistem atau sub sistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup system terdiri dari serangkaian tugas yang mengikuti langkah-langkah pendekatan system, karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara topdown. Siklus hidup system sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pembanguna dan pengembangan system. Pembangunan system hanyalah salah satu dari serangkaian dari daur hidup suatu system, meskipun demikian proses ini merupakan aspek yang sangat penting. Fase/tahapan dari daur hidup suatu system : a. Mengenali adanya kebutuhan


7

Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema yang harus dapat dikenali sabagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan organisasi. Volume kebutuhan itu meningkat melebihi kapasitas dari system yang ada. Semua kebutuhan ini harus dapat didefinisikan dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada, pembangunan system akan kehilangan arah dan efektivitasnya. b. Pembangunan system Suatu proses atau serangkaian prosedur yang harus diikuti guna menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun sebuah system untuk memenuhi kebutuhan tersebut. c. Pemasangan system Setelah tahap pembangunan selesai, system kemudian akan dioperasikan. Pemasangan system merupakan tahap yang penting dalam daur hidup system, dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional adalah pemasangan system yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan system. d. Pengoperasian system Program – program computer dan prosedur – prosedur pengoperasian yang membentuk suatu system informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi yang ditunjang oleh system informasi selalu mengalami perubahan karena pertumbuhan kegiatan, perubahan peraturan dan kebikjaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahanperubahan tersebut, system harus diperbaiki atau diperbaharui. e. Sistem menjadi usang


8

Kadang – kadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan pada system yang sedang berjalan. Tiba saat dimana secara ekonomis dan teknis, system yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan system yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya. System informasi kemudian akan melanjutkan daur hidupnya. System dibangun untuk memenuhi kebutuhan. System beradaptasi terhadap berbagai perubahan lingkungannya yang dinamis sehingga kemudian sampai pada kondisi dimana system tidak dapat lagi beradaptasi. System baru kemudian dibangun untuk menggantikannya. Tentang daur hidup system dapat ini dapat dilihat pada gambar berikut :

Mengenali adanya kebutuhan 1

Pembangunan sistem

System menjadi usang

Pemasangan sistem

Pengoperasian sistem

Gambar Daurhidup system

B. KONSEP DASAR INFORMASI Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting peran dan kedudukannya di


9

dalam sebuah organisasi. Suatu system yang kekurangan informasi akan menjadi loyo. Kerdil dan akhirnya berakhir. Terdapat beberapa definisi, antara lain : 1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian, sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik. Akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi. 3. Data yang terorganisir untuk membantu memilih beberapa tindakan yang akan dilakukan atau tidak dilakukan. Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu : 1. Informasi strategis Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan dan sebagainya. 2. Informasi Taktis Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan. 3. Informasi Teknis Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi persediaan stock, return penjualan dan laporan kas harian.


10

1. TEST KEBUTUHAN INFORMASI Terdapat 4 test untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam informasi : a. Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi di tujukan? b. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujuka? c. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan masalah? d. Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan? 2. SIKLUS INFORMASI Untuk memperolah informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah dip roses akan menghasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level managemen). Sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu, dari keputusan yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses) begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi atau (information cycle). 3. KUALITAS INFORMASI Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan 3 hal, yaitu : a. Relevan Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab musabab kerusakan mesin


11

produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. b. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak akuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data hasil tersebut. c. Tepat waktu Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (using), informasi yang using tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan

untuk

mendapatkan,

mengolah

dan

mengirimkannya

memerlukan teknologi2 terbaru. d. Ekonomis apa tingkat sumber daya diperlukan untuk informasi dalam pemecahan masalah? e. Efisien Apakah tingkat sumber daya apa yang diperlukan untuk setiap unit output informasi? f. Dapat dipercaya 4. KOMPONEN SISTEM INFORMASI a. Hardware Terdiri dari computer, peripheral (printer) dan jaringan.


12

b. Software Merupakan kumpulan dari perintah / fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memrintahkan computer melaksanakan tugas tertentu. Software dapat digolongkan menjadi system operasi (windows 95 dan NT), aplikasi (akuntasi ), utylitas (antivirus, speed disk), serta bahasa. c. Data Merupakan komponen dasar informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. d. Prosedur Dokumentasi prosedur / proses system, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis. e. Manusia Yang terlibat dalam komponen manusia, seperti operator, pemimpin system, informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang jelas.

C. DETEKSI MASALAH SISTEM 1. Permasalahan Sistem Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena : a. Waktu (overtime). b. Lingkungan sistem yang berubah. c. Perubahan prosedur operasional. Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke AnSi-Sri hartati, S.Kom AKMI Baturaja

13

sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor). Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

a.

Relevansi (relevancy).

b.

Keakuratan

(accuracy),

yang

memiliki

faktor

:

kelengkapan

(completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security). c.

Ketepatan waktu (timeliness).

d.

Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan biaya (cost).

e.

Efisiensi (eficiency).

f.

Dapat dipercaya (reliability).

g.

Kegunaan (usability).

a. Relevansi (relevancy)

Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi. Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :



Banyak laporan yang isinya terlalu panjang Laporan tidak gunakan oleh pihak yang menerimanya.



Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.



Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.


14



Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.

b. Kelengkapan (completeness)

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif. Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).



Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.



Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.



Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.

c. Kebenaran (correctness)

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain :



Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.



Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.



Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.



Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan.


15



Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat engurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

d. Keamanan (security)

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

e. Ketepatan waktu (timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :



Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.



Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.



Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.



Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).



Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.



Waktu

yang

dibutuhkan

untuk

memperbaiki

kesalahan

program

mengalami kenaikan. 

Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.

f. Ekonomi (economy)

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan AnSi-Sri hartati, S.Kom AKMI Baturaja

16

sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat.

g. Efisiensi (eficiency)

Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut. Efisiensi dari sistem tersebut adalah : 100.000 ------- = 20% 500.000 Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :



Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).



Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked).



Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).



Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).



Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of



programmers).



Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

h. Dapat dipercaya (reliability) AnSi-Sri hartati, S.Kom AKMI Baturaja

17

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :



Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.



Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat ratarata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan aryawan baru ditraining.



Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.



Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.



Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.



Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.

i. Kegunaan (usability)

Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria.

Jika

sistem

sulit

digunakan,

berarti

adalah

masalah

dalam

sistem.Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain :



Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.



Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.



Naiknya keluhan-keluhan pemakai.



Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.


18

2. Information systems backlog Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya.Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya (to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update) sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius. Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems backlogs. Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi : 1. Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase). 2. Penurunan kinerja (decreasing performance). 3. Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover). 4. System downtime. 5. Transaction variances. Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :



Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).



Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).



Kenaikan biaya (increased costs).



Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).

Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi : a. Keluhan pemakai (user complaints). b. Perhatian top manajemen (top management concerns) c. Penunjuk jalan (scouting). AnSi-Sri hartati, S.Kom AKMI Baturaja

19

d. Pengawas pemakai (user surveys). e. Pengawas (audits). f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

3. Laporan awal masalah Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study). Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan. Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut: 1. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal. 2. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah. 3. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem nature). 4. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan. Tipe recommendation, terdiri dari : a. Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan. b. Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem. c. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.


20

D. ANALIS SISTEM DAN PROGRAMMER Sistem analis adalah orang yang menganalisis sistem dengan mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai serta mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspekaspek bisnis dan teknologi komputer). Nama lainnya : system designer, business analyst, system consultant, system engineer, software engineer, sistem analyst programmer, information system engineer. Programmer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancangan yang dibuat oleh system analis(lebih memahami teknologi komputer). Tugas dan tanggung jawab Sistem analis : a. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program computer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan. b. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya. c. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar. d. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesama analis sistem,programer tetapi juga pemakai sistem dan manajer. Tugas dan tanggung jawab Programmer : a. Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer. b. Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.


21

c. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program. d. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang,terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program. Pengetahuan dan keahlian analis system. Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik : a. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemograman computer Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi serta keahlian dalam menggunakan komputer. Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkat keras, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, sistem operasi, utiliti, dan paket-paket perangkat lunak lainnya. b. Pengetahuan

tentang

bisnis

secara

umum

Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan, maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran produksi, manajemen personalia, keuangan,


22

perilaku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya. c. Pengetahuan tentang metode kuantitatip Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan metode-metode kuantitatif seperti linier programming, dynamic programming, regresion, network, decision tree, trend, simulasi. d. Ahli memecahkan masalah kompleks ke dalam masalah kecil Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahanpermasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, emecah-mecah masalah tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut. e. Ahli berkomunikasi dan membina hubungan Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan. f. Memahami

metodologi

pengembangan

sistem

informasi

Manusia

merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terlibat, akan membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis system tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dan kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.  Team pengembangan sistem (I)


23

Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram (analis/pemrogram) atau seorang programer yang merangkap sebagai analis sistem (pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim. Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar kecilnya ruang lingkup proyek yang akan ditangani. Tim ini secara umum dapat terdiri dari personil-personil sebagai berikut : 1. Manajer analis sitem (manage of systems analyst) Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut : a. Sebagai ketua atau koordinator tim pengembangan system b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan system lainnya. c. Membuat jadual pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan dilakukan. d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain sistem dan penerapannya e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem. f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada manajemen dan pemakai sistem. g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report). h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim. 2. Ketua analis sistem (lead systems analyst)


24

Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analis sistem dan mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan. 3. Analis sistem senior Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis system yang sudah berpengalaman. 4. Analis sistem junior (junior systems analyst) Analisis sistem junior merupakan analis sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih senior. Analis sistem junior ini sering juga disebut dengan analis sistem yang masih dilatih (systems analyst trainee). 5. Programer aplikasi senior (senior applications programmer) Programer apliakasi senior merupakan pemrogram komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram lainnya. Pemrogram aplikasi senior kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis. 6. Programmer aplikasi (application programmer) Programer

aplikasi

merupakan

programer

komputer

yang

cukup

berpengalaman dan dapat melakukan tugasnys tanpa harus dibimbing secara langsung lagi. 7. Programer aplikasi yunior (junior applications programmer) Programer aplikasi yunior merupakan pemrogram komputer yang belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang lebih senior. Programer aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga


25

disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer trainee).  Team pengembangan sistem (II) 1. Pengguna Sistem a. User : Sebagai end-user (operator) dan user-manager yang mengawasi pekerjaan end-user. b. Manajemen : Memegang pernan penting dalam menyetujui rencana pengembangan system dan penyediaan dana. 2. Perancang Sistem a. Project Coordinator Bertanggungjawab agar tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal serta mengontrol agar pelaksanaannya sesuai rencana. b. Sistem analist & design c. System Analyst & Design Personil yang memberikan solusi dan mendesain sistem baru. d. Programmer Personil yang membuat program berdasarkan rencangan dari sistem analis. e. Network Designer Bertanggungjawab terhadap desain jaringan, seperti LAN, MAN, WAN. f. Technician (Hardware) Personil yang menetapkan konfigurasikonfigurasi hardware yang tepat agar dapat bekerja secara optimal. g. Database Administrator Personil yang bertanggjawab terhadap suatu sistem database, mencakup pola struktur data, integritas data, memberikan hak akses


26

kepada user, backup, recovery dan mengoptimalkan performa database. h. Documenter Personil yang membuat dokumentasi sistem, mencakup buku operasional aplikasi, teknis dan sistem. i. Software Tester Personil yang menjamin bahwa program aplikasi ang dibuat programmer sesuai spesifikasi. j. Graphic Designer Pesonil yang memiliki keahlian dalam mendesain untuk aplikasi berbasis GUI (Graphic Interface).

E. ANALISIS KEBUTUHAN Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu : a. Menjelaskan system saat ini secara lengkap b. Menggambarkan system informasi yang ideal c. Membawa system informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan memperhatikan kendala sumber daya d. Member dorongan terhadap keyakinan pemakai ke dalam team mengembangan system Tahap Requirement analis adalah tahap interaksi intensif antara analisis system dengan komunitas pemakai system dimana team pengembangan system menunjukkan keahlian nya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik. Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan pemakai tentang kebutuhan mereka dari sebuah


27

system informasi, karena mungkin pemakai mengalami kegagalan system informasi sebelumnya. 1. KEINGINAN PEMAKAI Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap keinginan pemakai dan menjelaskan system informasi yang ideal. Ideal di sini merupakan konsep dari pada kenyataan, artinya bahwa tidak system yang ideal (tidak ada system informasi yang senmpurna), tetapi bersifat subjektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end user. 2. METODE KEBUTUHAN ANALISIS Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement

system.

Metode

tersebut

adalah

interview,

questionnaires,

observation, procedure analysis, dan dokumen survey. Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut : a. TANYA JAWAB (INTERVIEW) 1.

Bagaimana metode itu digunakan. a. Pemilihan potential interviewes b. Membuat perjanjian terhadap potentian interviewes c. Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas d. Memilih person yang di interview secara pribadi dan merekamnya

2.

Target dari metode a. Kunci pribadi dalam proses DFD b. Kadang kala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors

3.

Keuntungan metode


28

a. Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai dengan situasi yanag terjadi. b. Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berfikir hal ini dapat terjadi? c. Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi d. Memunculkan respon yang tinggi sejak penyusunan pertemuan 4.

Kerugian metode a. Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit b. Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara c. Sulit mkembandingkan laporan wawancara karena subjektifitas alamiah

5.

Kapana metode tersebut baik digunakan a. Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personal kunci b. Test kredibilitas dari interviewers c. Mencari interview yang unsuranes atau kontradiktions d. Memantapkan kredibilitas team

Beberapa factor penting dalam interview yang baik yaitu objectives, audience, format, weighting dan combining responses, and documentation. b. QUESTIONERS 1. Bagaimana metode itu digunakan -

Mendesain dengan menggunakan standar questioner

-

Questioner dikirimkan ke lingkunga kerja end user.

-

Struktur respon diringkas dalam statistic distribusi

2. Target dari metode


29

-

Semua end user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi pemecahan system

-

End user dihubungakan dengan proses pemakaian symbolsimbol dalam DFD

3. Keuntungan metode -

Murah dan cepat dari pada interview

-

Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang di butuhkan untuk mendesain questioner end user yang terpilih)

-

Mudah

untuk

mensistensis

hasil

sejak

pembuatan

questioner -

Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end user.

4. Kerugian metode -

Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end user

-

Analis

melibatkan

kesan

sehingga

tidak

dapat

menampakkan pribadi end user -

Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk mengembalikan questioner

-

Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end user secara spesifik

5. Kapan metode tersebut baik di gunakan -

Pertanyaan nya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua

-

Membutuhkan wawasan yang luas dari end user.


30

-

Bila memiliki sedikit waktu dan biaya

c. OBSERVASI 1. Bagaimana metode itu

-

digunakan

Secara

pribadi

seorang

analis

mengunjungi

lokasi

pengamatan -

Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volume dan pengolahan lembar kerja

2. Target

Dari metode -

3. Keuntungan

Lokasi proses secara geografis di tunjukkan dalam DFD

metode -

Mendapatkan fakta record dari pada pendapat (opinion)

-

Tidak membutuhkan kontruksi pertanyaan

-

Tidak mengganggu atau menyembunyikan sesuatu (end user tidak mengetahui bahwa mereka sedang di amati)

4. Kerugian

Analis tidak tergantung pada penjelasan lisan dari end user

metode -

Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end user merasa diamati)

-

Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.

5. Kapan

Membutuhkan pengalaman dan keahlian khusus dari analis

metode tersebut baik digunakan -

Membutuhkan gambarana kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya


31

-

Kecurigaan bahwa end user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak terjadi (dibuat-buat)

Tips praktis dalam melakukan observasi : 1. Jangan

mengamati dalam jangka waktu yang lama

Terdapat 2 alasan, yaitu dengan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya. 2. Buat

catatan yang ringkas

3. Sebelum

observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemaka yang terlibat

tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan 4. Gunakan 5. Jangan

chek list yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama

melakukan observasi tanpa rencana

d. PROSEDUR ANALISIS 1. Bagaimana metode ini

-

digunakan

Dengan

prosedur

operasi

dapat

mempelajari

dan

mengidentifikasikan aliran dokumen kunci melalui system informasi, yaitu dengan DFD -

Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi system

-

Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan dari pada mendeskripsikan kolom distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya


32

2. Target

dari metode

3. Keuntungan

-

Dokumen utama dan DFD

-

Proses dalam DFD

metode -

Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferensis) yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai

-

Prosedur aliran dapat menjadi sebuah struktur chek list untuk melakukan observasi

4. Kerugian

metode -

Prosedur mungkin tiudak lengkap dan tidak up to date lagi

-

Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis

5. Kapan


Memutuskan apakah masalah kegagalan system dapat membantu perancangan yang baik

-

Team analis tidak secara total famylian dengana liran dokumen

-

Mendeskripsikan

aliran

dokumen

yang

mengganggu

kerjanya fungsi e. PENGAMATAN DOKUMEN 1. Bagaimana metode itu

-

digunakan

Mengidentifikasikan

dopkumen

utama

dan

laporan

(Physical DFD) -


Mengumpulkan salinan dokumen actual dan laporan

33

-

Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data meliputi field (ukuran dan type), frekuensi penggunaan dan struktur codingnya (codink struikture)

2. Target

dari metode -

3. Keuntungan

Aliran data kunci ditunjukkan dalam DFD

metode -

Minimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya

-

Permulaan elemen kamus data

-

Sering kali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural

4. Kerugian

metode -

Membutukan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami kebanjiran dokumen dan laporan)

5. Kapan


Harus dikerjakan jika sebuah system akan di desain (selama kegiatan analis, dalam memperjelas desain system yang baru

dan

analis

dokumen

dapat

membantu

untuk

menentukan tugas perancangan selanjutnya). 3. SAMPLING Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk memilih sampel dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistic supaya tidak mengalami kegagalan atau ancaman. 4. KENDALA SUMBER DAYA 1.


Waktu

34

Sebuah penggantian system harus di utarakan dalam kertangka kerja sejak system mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlu membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga dapat membuat alternative yang paling baik. 2.

Uang System informasi yang ideal akan emmbutuhkan biaya yang mahal, sehingga membutuhkan pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi persaingan dengan para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasi yang besar dalam system informasinya.

3.

Keahlian Staff

system

informasi

mungkin

tidak

memiliki

pengetahuan atau pengalaman yang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi data base, dan interaktif setting. Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk menambah kemampuan

mendesain.

Hal

ini

nantinya

akan

diperhadapkan pada kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan. 4.

Teknologi Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam


mendukung

kerja

system,

sehingga

perlu

35

memperhatikan perkembangan teknologi terus menerus, yang konsekwensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar dan jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari pesaingnya. 5.

Factor eksternal Banyak kendala yang dating dari luar setting desain seperti pencegahan menggunakan teknologi eksotik (eksotic of technologies), mencegah memelihara data local dalam sebuah system data base pusat, dan sebagainya.

5. DOKUMEN KEBUTUHAN ANALISIS 1.

Arahan (conduct) analisis - Sehubungan dengan pemakai akhir - Menganalisa record, forms dan laporan - Pengamatan proses - Menganalisa metode yang di gunakan - Memiliki permasalahan dalam pengumpulan data

2.

Kebutuhan pemakai - Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya - Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya) - Kebutuhan pelatihan - Pengaruh system baru

3.

Kendala system - Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan factor eksternal - Realistis system


36

4.

Dokumentasi - Instrument pengumpulan data (kebutuhan questioner, interview) - Consensus statistic - Aliran data secara logical dan physic - Elemen awal dalam kamus data


37

MODUL ANALISIS SISTEM INFORMASI

Recommend Documents