MODUL SISTEM INFORMASI MANJEMEN

MODUL SISTEM INFORMASI MANJEMEN

OLEH : RONI ANDESPA, SE. MM

BAB I PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI Informasi (termasuk data) adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer, selain Manusia, Material, Mesin dan Uang. Sumber daya manusia, material, mesin dan uang digunakan istilah sumber daya fisik sedangkan Informasi dan data dengan istilah sumber daya konseptual. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Semakin besar skala operasi perusahaan, manajer semakin mengandalkan informasi dan sangat mungkin menggangap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga. Informasi adalah salahsatu jenis utama sumberdaya yang tersedia bagi manajer dan merujuk pada suatu perusahaan ataupun organisasi baik para pemimpinnya maupun anggota lainya. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumberdaya lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari dua pengaruh. Perrtama, bisnis telah menjadi semakin rumit dan kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik. Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer,non-manajer, serta orangorang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Aplikasi utama komputer adalah pengelolaan data akutansi, aplikasi tersebut diikuti oleh empat aplikasi lain ; system informasi manajemen (management information system), system pendukung keputusan (decision support system), kantor visual (virtualovicee), dan system berbasis pengetahuan (knowledge-based system).Kelima aplikasi ini membentuk system informasi berbasis komputer (computer-based information system), atau CBIS. Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri dari para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan system berbasis komputer.Para spesialis ini mencakup analisis system(system analyst ), pengelola database (database administrator), spesialist jaringan (network specialists), programmer dan operator. Dalam beberapa tahun terakhir, fpara pemakai telah mulai melakukan sebagian besar para spesialist-suatu fenomena yang disebut end-user computing. Sulit untuk membuktikan nilai ekonomis dari suatu aplikasi komputer, tetapi banyak analisis yang dilakukan umtuk menjustifykasi tiap proyek potensial. Setelah

Roni Andespa, SE. MM

1

berjalan proyek tersebut berkembang melalui suatu siklus hidup system (system life cycle). Dasar Sistem dan Informasi Dasar sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan / bekerja sama guna mencapai / menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Karakteristik sistem Adalah : Hal-hal yang menentukan sesuatu dapat dikatakan sistem / ciri-ciri -

Komponen (componen)

- Proses ( Process)

-

Batasan Sistem ( Boundary )

- Keluaran ( output )

-

Lingkungan Luar Sistem ( Environment )

-

Masukan ( Input )

sistem

- Sasaran ( objektifitas )

Jenis- jenis Sistem ¾ Sistem abstrak dan fisik ¾ Sistem alamiah dan buatan manusia ¾ Sistem terbuka dan tertutup ¾ Sistem tentu dan tak tentu Komponen / Model sistem ¾ Masukan ( input ) ¾ Proses ( process ) ¾ Keluaran ( Output ) ¾ Umpan Balik ( feed Back ) Data adalah : Fakta-fakta , pemikiran-pemikiran yang belum memiliki arti / manfaat bagi orang yang membutuhkannya. Jenis-jenis Data ¾ Data TerformatÆ data yang ditampilkan dengan menggunakan format tertentu ex: data kedatangan pesawat. ¾ Data Text Æ data yang ditampilkan yang merupakan penggabungan dari huruf, angka, simbol-simbol tertentu ( % , $, + , etc ) ¾ Data Image ( Gambar ) Æ data yang ditampilkan dalam bentuk gambar

ex:

grafik, foto, hasil foto ronsent


2

¾ Data Audio Æ Data yang di tampilkan berupa suara ex: suara manusia ,dll ¾ Data Video Æ Data yang ditampilkan berupa gambar yang bergerak dan juga dilengkapi dengan suara. Proses/Model

Data/Informasi

Output/Informasi DataBase

Data/Kejadian (Pengumpulan )

Penerima/User

Hasil Tindakan

Keputusan/Tindakan

Gambar Siklus Informasi

1.1. Manajemen Informasi Adalah seluruh aktifitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat (McLeod, 1998) Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan Ada 2 alasan kenapa para manajer sekarang ini, memberikan perhatian yang semakin besar terhadap manajemen informasi. Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat 1. Pengaruh Ekonomi Internasional 2. Persaingan Dunia 3. Kompleksitas Teknologi yang Meningkat 4. Batas waktu yang Singkat 5. Kendala kendala Sosial Kemampuan komputer yang semakin baik Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi


3

Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan , manajer sangatlah berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki beberapa keahlian dan pengetahuan manajemen. Keahlian Manajemen Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah. Keahlian komunikasi Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e_mail dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial. Keahlian Pemecahan Masalah Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan. Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau secara positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan . Hasil dari aktifitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih. Pengetahuan manajemen Ada dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci di dalam manajemen informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti komputer dan mengerti informasi. Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan menggunakan komputer dsb. Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain. Manajer dan Sistem


4

Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem. Pengertian Sistem Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu oerganisasi seperti perusahaan atau area fungsional dalam perusahaan ( Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Keuangan, Manufaktur, dll) cocok dengan definisi ini. Elemen Sistem Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi memiliki susunan dasar yang sama. ( Input, Output, Transformasi, Mekanisme pengendalian, Tujuan)


5

Tujuan

Mekanisme Pengendalian

Input

Transformasi

Output

Gambar Subsistem dan Supersistem Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam sistem, dimana jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, maka bagian sistem tersebut

disebut

subsistem sedangkan sistem yang lebih besar disebut supersistem. Jenis-jenis Sistem Suatu sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik, dan tujuan (tiga elemen kontrol) disebut sistem lingkaran terbuka(open loop system), sedangkan sebaliknya disebut sistem lingkaran tertutup(close loop system). Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka(open system), sedangkan sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya disebut sistem tertutup (close system). Sistem fisik terdiri dari sejumlah sumber daya fisik perusahaan sedangkan sistem konseptual sistem yang menggunakan sumber daya konseptual yaitu data dan informasi untuk mewakili sistem fisik. Sistem Perusahaan Tanggung jawab utama manajer adalah memastikan bahwa perusahaan mencapai tujuannya. Berbagai usaha diarahkan untuk membuat berbagai bagian perusahaan bekerja


6

sama seperti seharusnya. Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, yang bertugas menjaga sistem agar tetap berjalan dan bergerak menuju tujuannya. Sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih besar, dan sistem perusahaan juga terdiri dari sistem yang lebih kecil atau sub sistem . Walaupun setiap subsistem memiliki tujuan masing-masing, tetapi tujuan-tujuan subsistemnya mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan. Sistem perusahaan merupakan sistem Lingkaran tertutup karena memiliki 3 elemen kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya. Pandangan Sistem ini, 1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan. 2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik 3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi 4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya. 5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup. Data dan Informasi Data dan informasi telah digabungkan dalam pengelompokan jenis-jenis sumber daya , namun keduanya tidak sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi(information processor). Pengolah Informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem koseptual, yang

meliputi

elemen-elemen

komputer,

elemen-elemen

non

komputer

dan

kombinasinya. 2.1. Sistem Informasi dan Elemen Sistem Informasi Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak selalu melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut Sistem Informasi berbasis Komputer (Computer Based Information Systems atau CBIS).


7

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Alter,1992), Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik (Turban,Mc clean, dan Wetherbhe 1999). Istilah sitem informasi juga sering dikacaukan dengan sistem informasi manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya tidak sama. SIM merupakan salah satu jenis sistem informasi. Sistem informasi sebagai sebuah sistem memiliki elemen-elemen : o Perangkat keras (hardware) o Perangkat lunak (software) o Prosedur o Orang o Basisdata o Jaringan komputer dan komunikasi data 3.1. Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer Fokus Awal pada Data Pada awal perkembangannya (pertengahan abad dua puluh) penggunaan komputer hanya terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic data processing (EDP). Istilah lain, Sistem Informasi Akuntansi (SIA), digunakan untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi, sebagai produk sampingan dari proses akuntansi. 5.1

Fokus pada Informasi Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan

proses yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen disetiap area fungsional dan level aktivitasnya. Fokus pada Pendukung Keputusan Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen, ilmuwan informasi pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan konsep yang disebut sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS). DSS


8

adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam organisasi – pada tingkat mana pun dan dalam area fungsional apa pun. Fokus pada Komunikasi Pada saat DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain : otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. Fokus pada Konsultasi Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau expert system (ES), mendapat paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area. Sebagai contoh, sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen. Kualistas informasi tergantung pada tiga hal yaitu : 1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak isi dari informasi tersebut. Komponen akurat meliputi : - Completeness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. - Correctness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran. - Security, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki


9

keamanan. 2. Tepat waktu, Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai niali yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya. 3. Relevan, Informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. 4. Ekonomis, Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Nilai Informasi Yang menentukan nilai informasi ( value of informations) adalah : ¾ Manfaat ¾ Biaya Nilai informasi sering dihubungkan dengan : ¾ Analisa biaya ¾ Analisa Efektifitas Sistem Informasi Pengertian Æ Jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan atau bekerjasama untuk melakukan kegiatan guna menyelesaikan suatu masalah yang memiliki manfaat bagi orang yang membutuhkannya (Aller,1992) Æ Kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan tenologi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi


10

(Hall, 2001)Æ Sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diparasi menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai Komponen sistem informasi ¾ Block Hardware ¾ Block Basis Data ¾ Block Software ¾ Block Jaringan Komputer dan komunikasi Data ¾ Block Brainware Klasifikasi Sistem Informasi Level organisasi Area fungsional Dukungan yang diberikan Arsitektur sistem informasi Dll Sistem Informasi Dalam Perusahaan (Kroenke, 1992) Sistem informasi pribadi Sistem informasi kelompok kerja (workgroup information system), dan Sistem informasi perusahaan (enterprise information system) Jumlah Pemakai

Perspektif

Pribadi

1

Individual

Kelompok

Banyak, umumnya kurang dari 25

Departemen – Pemakai berbagi

kerja

orang

perspektif yang sama

Perusahaan

Banyak, seringkali ratusan

Perusahaan – Pemakai memiliki

Jenis

banyak perspektif Sistem Informasi Fungsional Sistem informasi akuntansi (Accounting information system) Sistem informasi keuangan (Finance information system) Sistem informasi manufaktur (Manufacturing/production information system)


11

Sistem informasi pemasaran (Marketing information system atau MKIS) Sistem informasi SDM (Human resources information system atau HRIS) Klasifikasi Sistem Informasi Menurut Aktivitas Manajemen (Ebert dan Griffin, 2003) Sistem informasi pengetahuan Sistem informasi yang mendukung aktivitas pekerja berpengetahuan. Sistem seperti ES dan OAS termasuk dalam katagori ini. Sistem informasi operasional Berurusan dengan operasi organisasi sehari-hari, seperti penempatan pesanan pembelian dan pencatatan jumlah jam kerja pegawai. TPS, SIM, dan DSS sederhana termasuk ke dalam jenis sistem informasi ini Sistem informasi manajerial Sistem informasi manajerial atau disebut juga sistem informasi taktis adalah sistem informasi yang menunjang kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial Sistem informasi strategis Sistem informasi yang digunakan untuk menangani masalah-masalah strategis dalam organisasi. Sistem ini sangat bermanfaat untuk mendukung operasi dan prosesproses manajemen yang menyediakan jasa dan produk strategis untuk menuju ke keunggulan yang kompetitif. Sistem Informasi Menurut Dukungan Sistem

Fungsi

Pemakai

TPS

Menghimpun dan menyimpan informasi

Orang yang memproses transaksi

transaksi MI S

Mengonversi data yang berasal dari TPS

Semua level manajemen

menjadi informasi yang berguna untuk mengelola organisasi dan memantau kinerja DSS

Membantu pengambil keputusan dengan

Analis, manajer, dan profesional

menyediakan informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa informasi


12

EIS

Menyediakan informasi yang mudah diakses

Manajemen tingkat menengah dan

dan bersifat interaktif, tanpa mengharuskan

at as

eksekutif menjadi ahli analisis ES

Menyediakan pengetahuan pakar pada bidang

Orang yang hendak memecahkan

tertentu untuk membantu pemecahan masalah

masalah yang memerlukan kepakaran

OAS

Menyediakan fasilitas untuk memproses

Staf maupun manajer

dokumen maupun pesan-pesan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif

Sistem informasi yang mengandung karakteristik beberapa kategori

disebut

sebagai sistem hibrid (Alter, 1992) Sistem informasi yang dirancang untuk menghasilkan informasi dan mendukung pengambilan keputusan untuk berbagai level manajemen dan fungsi-fungsi bisnis, dan sekaligus melakukan pemrosesan transaksi disebut sebagai sistem informasi fungsional-silang (cross-functional information system) atau sistem informasi yang terintegrasi (integrated information system) (O’Brien, 1991)

Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT) Sistem informasi yang pertama kali diimplementasikan Fokus utama pada data transaksi Sesuai dengan namanya, sistem informasi ini digunakan untuk menghimpun, menyimpan, dan memproses data transaksi serta kadangkala mengendalikan keputusan yang merupakan bagian dari transaksi. Contoh yang mengendalikan keputusan adalah sistem pemrosesan transaksi yang sekaligus dapat memvalidasi keabsahan kartu kredit atau mencarikan rute pesawat terbang yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pelanggan.


13

Model Sistem Pemrosesan Transaksi

Pemasukan Data

Pemrosesan Transaksi

Laporam Dokumen, dan Keluaran yang lain

Basis Data

Karakteristik SPT (Turban, McLean, dan Wetherbe, 1999) •

Jumlah data yang diproses sangat besar

•

Sumber data umumnya internal dan keluaran terutama dimaksudkan untuk pihak internal (meskipun bisa juga diperuntukkan bagi mitra kerja)

•

Pemrosesan informasi dilakukan secara teratur: harian, mingguan, dan sebagainya

•

Kapasitas penyimpan (basis data) besar

•

Kecepatan pemrosesan yang diperlukan tinggi karena volume yang besar

•

Umumnya memantau dan mengumpulkan data masa lalu

•

Masukan dan keluaran terstruktur. Mengingat data yang diproses cukup stabil, data diformat dalam suatu standar

•

Level kerincian yang tinggi mudah terlihat terutama pada masukan tetapi seringkali juga pada keluaran

•

Komputasi tidak rumit (menggunakan matematika sederhana atau operasi statistik)

•

Memerlukan kehandalan yang tinggi

•

Pemrosesan terhadap permintaan merupakan suatu keharusan. Pemakai dapat melakukan permintaan terhadap basis data


14

Contoh SPT

Cara Pemrosesan pada SPT Pemrosesan batch Transaksi ditumpuk dulu dan kemudian diproses belakangan pada waktu tertentu misalnya pada waktu sore hari atau malam hari. Kelemahan pemrosesan batch adalah membuat basis data tidak pernah dalam keadaan terkini, karena seringkali terdapat data transaksi yang terlambat untuk dimasukkan ke dalam basis data. Pemrosesan online Tidak ada penundaan pemrosesan. Setiap transaksi terjadi segera dibukukan. Dengan demikian, data selalu dalam keadaan mutakhir. Pemrosesan Hibrid Merupakan perpaduan antara pemrosesan batch dan online Model seperti ini dijumpai pada beberapa sistem POS (Point-of-sale). Data dimasukkan seketika ke dalam komputer ketika transaksi terjadi, tetapi pemrosesan lebih lanjut (misalnya pemutakhiran ke sediaan) dilakukan pada waktu malam hari. Model seperti ini juga sering dilakukan pada bank yang offline (belum tersedia layanan komunikasi ke pusat atau komunikasi sedang terputus).


15

Istilah Lain-lain Tentang SPT CIS (customer integrated system) merupakan contoh lain hasil pengembangan dari TPS. Sistem ini memanfaatkan teknologi yang memungkinkan pelanggan dapat melaksanakan transaksinya sendiri. Contoh ATM dan B2C Istilah lain untuk CIS adalah pemrosesan interaktif Perbedaan Pemrosesan Batch dan Online Karakteristik

Pemrosesan Batch

Pemrosesan Online

Pemrosesan

Data transaksi direkam,

Transaksi diproses seketika

transaksi

dikumpulkan, dan diurutkan, dan diproses secara periodis

Pemutakhiran

Ketika tumpukan diproses

Saat transaksi diproses

Waktu

Beberapa jam atau hari setelah

Beberapa detik setelah setiap

tanggapan

tumpukan dikirim untuk diproses

transaksi diproses

berkas

Pengembangan sistem informasi Dalam melakukan pengembangan terhadap kebutuhan sistem informasi ada 3 tes yang dapat dilakukan, yaitu : ¾ Kepada siapa SI ditujukan ¾ Untuk keputusan apa informasi ditujukan ¾ Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan masalah 1.6. Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan beberapa hal, yaitu : 1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama, permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan, pertumbuhan organisasi,


16

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan. 3. Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar organisasi misalnya pemerintah). Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikannya. 1.7. Analis Sistem Definisi Analisis Sistem Menurut Yogiyanto (1995) analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Menurut Kristanto (2003) analisis sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan menginterpretasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem. Analis Sistem Menurut Yogiyanto (1995) analis sistem (analis informasi) adalah orang yang menganalis sistem (mempelajari masalah-masalahan yang timbul dan menentukan kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan permasalahan tersebut. Menurut Kristanto (2003) analis sistem adalah orang yang mempunyai kemampuan untuk menganalisis sebuah sistem, memilih alternatif pemecahan masalah dan menyelesaikan masalah tersebut dengan menggunakan komputer. Peranan Analis Sistem Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk membantu peningkatan proses organisasional. Dengan demikian, analis sistem mempunyai tiga peranan penting, yaitu : 1. Sebagai konsultan 2. Sebagai ahli pendukung 3. Sebagai agen perubahan


17

Tugas Analis Sistem Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah : 1. mengumpulkan dan menganalisis semua dokumen, file, formulir yang digunakan pada sistem yang telah berjalan. 2. menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangankekurangan pada sistem tersebut dan melaporankan semua kekurangan tersebut kepada pemakai sistem. 3. merancang perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru. 4. menganalisis dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang baru dan memberikan argumen tentang keuntungan yang dapat diperoleh dari pemakian sistem yang baru tersebut. 5. mengawasi semua kegiatan terutama yang berkaitan dengan sistem yang baru tersebut.

Sistem Informasi Manajemen (SIM atau MIS) Sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi. Umumnya SIM mengambil data dari sistem pemrosesan transaksi


18

Istilah Lain untuk SIM Sistem peringatan manajemen (management alerting system), karena sistem ini memberikan peringatan kepada pemakai (umumnya manajemen) terhadap masalah maupun peluang (Haag, 2000) Sistem pelaporan manajemen atau management reporting system (Zwass, 1998)

Informasi Untuk Pemakai

Sistem Informasi Manajemen

Basis Data Informasi

Karakteristik SIM (Diadaptasi dari Turban, 1998) •

Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas: prosedur operasi, aturan pengambilan keputusan, dan arus informasi

•

Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya

•

Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi tidak secara langsung (manajer menggunakan laporan dan informasi dan membuat kesimpulan-kesimpulan tersendiri untuk melakukan pengambilan keputusan).

Contoh Laporan Hasil SIM

Divisi/ Cabang Jawa Tengah Kudus Magelang Semarang

Penjualan

Rencana

Rasio Penjualan/ Rencana

1.200.000 2.350.000 5.000.500

1.750.000 2.100.000 5.000.000

0,69 1,12 1,00

Total

8.550.500

8.850.000

0,97

Jawa Timur Banyuwangi Madiun Malang Surabaya

1.300.000 2.250.000 1.560.000 6.750.000

1.250.000 1.200.000 1.200.000 7.500.000

1,04 1,88 1,30 0,90

11.860.000

11.150.000

1,06

Total


19

Macam Laporan SIM Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya. Laporan ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah data/informasi. Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul kalau terjadi keadaan yang tidak normal. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin memerlukan laporan pengiriman barang dari pemasok yang sudah terlambat satu minggu. Laporan ini hanya muncul kalau keadaan yang diminta terpenuhi. Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukkan dua atau lebih himpunan informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan Terkadang SIM juga menyediakan laporan yang yang tergolong sebagai demand (Ad Hoc) report, yaitu jenis laporan yang dapat diminta sewaktu-waktu dan pemakai dapat mengatur sendiri tataletak informasi yang diperlukan


20

BAB II

SISTEM INFORMASI & TEKNOLOGI INFORMASI

Kemampuan utama Sistem Informasi ¾ Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja ¾ Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikiran manusia ¾ Mengotomatisasi proses-proses bisnis ¾ Mempercepat pengetikan dan penyuntingan Kemampuan di atas dapat mendukung pencapaian sasaran bisnis suatu perusahaan: ¾ Peningkatan produktifitas ¾ Pengukuran biaya ¾ Peningkatan pengambilan keputusan ¾ Peningkatan layanan ke pelanggan ¾ Pengembangan aplikasi-aplikasi strategi yang baru Alasan sebuah perusahaan menggunakan Sistem Informasi 1. Kegiatan bisnis semakin rumit 2. Komputer telah mencapai kemampuan yang lebih baik Teknologi Informasi Menurut kamus oxford (1995)Æ suatu studi atau penggunaan peralatan elektronika terutama komputer untuk menyimpan, menganalisa dan mendistribusikan informasi apa saja. Menurut alter (1992)Æmencakup perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil, memanipulasi atau menampilkan data. Ruang Lingkup Teknologi Informasi (TI) Secara garis besar TI dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu : 1. Perangkat lunak (software) 2. Perangkat keras (hardware)


21

Dari 2 hal di atas TI dapat dibagi menjadi : ¾ Teknologi Masukan ( Input) ¾ Teknologi Keluaran (Output) ¾ Teknologi Penyimpanan (storage) ¾ Teknologi Telekomunikasi (telecomunication) ¾ Teknologi Pemrosesan (Process) Peran Teknologi Informasi ¾ TI menggantikan peran manusia ¾ TI memperkuat peran manusia ¾ TI restrukturisasi terhadap peran manusia ¾ TI mempengaruhi strategi pemasaran ¾ TI memiliki kemampuan untuk integrasi berbagai bagian dalam informasi ¾ TI mempengaruhi antar muka organisasi


22

BAB III

MODEL UMUM SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN Lingkungan Organisasi Sistem informasi Kekuatan-kekuatan ekonomi, budaya, politik yang mempengaruhi kehidupan organisasi (eksternal) Yang termasuk kekuatan tersebut adalah : ¾ Inflasi ¾ Tingkat serapan tenaga kerja ¾ Kebiasaan Masyarakat ¾ Sifat Pasar ¾ Pribadi dan organisasi lain ¾ Budaya dalam organisasi Hirarki Hirarki adalah : adanya hubungan antara atasan dan bawahan Hirarki dalam suatu organisasi dapat mempengaruhi berbagai hal, diantaranya : ¾ Arus informasi ¾ Rentang kendali manajemen ¾ Peringkasan informasi ¾ Penyaringan informasi Pemusatan Wewenang Pemusatan wewenang dalam pengelolaan sebuah perusahaan terdiri atas : ¾ Manajemen terpusat ¾ Manajemen tersebar ¾ Manajemen koordinatif


23

Jenis Informasi Yang Dibutuhkan Manajer Kelompok Manajer

Format Informasi Yang Disukai

Akuntan

Tabel Keuangan & Lap. Keuangan

Manajer Keuangan

Bagian-bagian di tabel keuangan

Insyinyur

Grafik

Manajer Umum

Deskripsi Naratif

Pengacara

Ringkasan naratif dalam bentuk tulisan

Ilmuan Manajer

Rumusan dan model matematis

Pengaruh sifat manajer terhadap Sistem Informasi Sifat Manajer

Dampaknya

Terhadap

Sistem

Informasi Manajer tidak akan mengendalikan diri pada sistem

Sistem harus sederhana dan mudah

yang tidak dipahami

dipahami

Manajer berorientasi pada manusia

Manajer

lebih

sering

menerima

informasi dari sumberdaya manusia Penggunaan waktu yang efisien

Manajer kurang suka berinteraksi langsung dengan sistem Informasi

Prioritas ulang

Harus

disediakan

informasi

dan

waktu setiap saat Kerja yang terbagi

Akan membingungkan sistem analis

Manajer tidak ingin terlihat ketidaktahuannya

Manajer

cendrung

menghindari

diskusi tentang sistem dengan para personel


24

Peran Manajer dalam Sistem Informasi Manajer memiliki peran dalam sistem informasi, diantaranya : •

Mengindentifikasi masalah dan kesempatan

•

Melakukan pencarian informasi

•

Melakukan pemilihan alternatif

•

Melakukan pembuatan dan pengambilan keputusan


25

BAB IV

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM SISTEM INFORMASI Strategi Mempersiapkan SDM sistem Informasi Dalam penerapan Sistem Informasi pada suatu perusahaan terdapat beberapa hal yang akan dipengaruhinya terutama kedudukan SDM pada suatu organisasi. Pengaruhpengaruh tesebut antaranya : ¾ Birokrasi menjadi lebih flat / datar ¾ Komunikasi antar staf berlangsung cepat ¾ Distribusi informasi antar bagian lebih cepat ¾ Staf di semualini menjadi lebih produktif dan pola kerja bergeser / berubah menjadi team work

Transformasi Birokrasi SI Tradisional menuju SI Berbasis TI

Makin Flat

Gambar Pengaruh SI/TI Terhada SDM Manajemen SDM sistem Informasi Î Adalah suatu proses yang berlangsung terus menerus di dalam suatu perusahaan untuk mendapatkan orang yang tepat pada posisi pada saat yang di butuhkan. Menurut Stoner, Proses dalam MSDM terdapat 7 Aktivitas dasar, yaitu :


26

1. Perencanaan 2. Rekrutmen 3. Seleksi 4. Sosialisasi 5. Pelatihan dan pengembangan 6. Penilaian 7. Apresiasi Kebutuhan staf dalam perusahaan kini semakin diperketat dengan sejumlah persyaratan. Karakteristik Staf yang diperlukan perusahaan telah berubah dan berkembang, antara lain : ¾ Berpengalaman ¾ Berwawasan ¾ Trampil ¾ Kreatif ¾ Daya adaptasi Karir di bidang Teknologi Informasi Secara umum, karir di bidang komputer dapat dikelompokkan sebagai berikut : 1. Ahli SI, yaitu seorang yang ahli dalam melakukan analisa dan menyusun suatu program atau sistem informasi. Ahli SI ini dapat dikelompokkan menjadi Sistem Analis dan Programer 2. Ahli Ilmu Komputer, yaitu seorang yang mampu mengembangkan sistem komputer baik software maupun hardware. 3. Ahli Hardware, yaitu orang yang memiliki keahlian dalam merakit, menginstal dan melakukan perawatan secara teknis peralatan-peralatan komputer, termasuk di dalamnya jaringan komputer, dan Internet. 4. Operator, yaitu orang yang betugas untuk mengoperasikan dan mengawasi sistem komputer dan SI yang diimplementasikan di dalam perusahaan. Di samping itu, ia juga bertugas untuk memasukkan data-data baik itu data awal maupun data transaksi.


27

Memotivasi SDM SI Pimpinan perusahaan harus memikirkan cara untuk memotivasi SDM internal. Menurut maslow motivasi dapat ditumbuhkan berdasarkan kebutuhan individu dalam hirarki kebutuhannya. Hirarki kebutuhan Maslow (stoner, 1995) adalah: ¾ Kebutuhan Fisiologis ¾ Kebutuhan Keamanan ¾ Kebutuhan Sosial ¾ Kebutuhan Harga Diri ¾ Kebutuhan Aktualisasi Diri Pengurangan Jumlah SDM SI Untuk mencegah timbulnya gejolak apabila terjadi pengurangan jumlah SDM pimpinan dapat mengambil langkah-langkah berikut : ¾ Meningkatkan volume transaksi ¾ Mempertimbangkan dengan hati-hati penambahan SDM Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi Manajemen sumber daya informasi (Information Resourch Management) IRM adalah dengan tujuan mengindentifikasi, memperoleh dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan. Elemen-elemen IRM yang Diperlukan Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi : -

Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul.

-

Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama.

-

Kesadaran bahwa CIO adalah executive puncak.

-

Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis.

-

Rencana strategis formal untuk mendorong dan mengelola nd-user computing


28

Apa itu CBIS ? Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS yang akan dibahas pada bagian ini antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan “basis komputer” sebagai kata kuncinya. Kontribusi CBIS Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam Mengkoordinasi subunit-subunit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah : · penghematan waktu (time saving) · penghematan biaya (cost saving) · peningkatan efektivitas (effectiveness) · pengembangan teknologi (technology development) · pengembangan personel akuntansi (accounting staff development). Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat. TUGAS KONTROL CBIS Mencakup semua fase siklus hidup, selama siklus hidup dibagi menjadi kontrolkontrol yang berhubungan dengan pengembangan sistem, desain dan operasi Metode untuk mendapatkan dan memelihara kontrol CBIS 1. Manajemen dapat melakukan kontrol langsung 2. Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung dengan terus menerus melalui CIO.


29

3. Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung berkenaan dengan proyeknya melalui pihak ketiga


30

BAB V

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Sistem Informasi Akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi. Pengolahan data terdiri dari empat tugas utama : 1. Pengumpulan data 2. Manipulasi data 3. Penyimpanan data 4. Penyiapan dokumen Pengolahan Data Adalah manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad, untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun diluar perusahaan. Tugas pengolahan data 1.

Pengumpulan data Setiap tindakan yang dilakukan perusahaan yang melibatkan semua elemen

lingkungan yang disebut dengan transaksi. 2. Manipulasi Data Data dimanipulasi untuk menghasilkan/mengubahnya menjadi suatu informasi. operasi manipulasi meliputi : a. Pengklarifikasian Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode (dalam catatan gaji dipakai kode karyawan). b. Penyortiran


31

Catatan-catatan disusun sebagai urutan tertentu

berdasarkan kode atau

elemen data tertentu (misal file catatan gaji disusun sehingga semua catatan tiap pegawai terkumpul menjadi satu). c. Penghitungan Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen

data

tambahan (misal upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor). d. Pengikhtisaran terdapat banyak data yang perlu disintesiskan, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata, dst. 3. Penyimpanan Data Data disimpan disuatu tempat hingga diperlukan. Data disimpan di media penyimpanan sekunder, dan file dapat di integrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. 4. Penyiapan dokumen SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik dalam maupun luar organisasi. Karakteristik SIA 1. Melaksanakan tugas yang diperlukan ; perusahaan tidak memutuskan untuk pengolahan data atau tidak, apabila semua elemen menuntut dilakukan pengolahan data maka dilakukan, dan begitu sebaliknya. 2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar. 3. Menangani data yang rinci ; perusahaan menyediakan jejak audit (audit trail), jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal sampai akhir. 4. Terutama berfokus historis. Menjelaskan masa lampau.


32

SIKLUS SIA

Pengolahan Pesanan Penjualan

Penagihan

Piutang

Penerimaan Kas

Sistem Pemrosesan Transaksi Pengeluaran dan Penerimaan Kas Sistem Pemrosesan Transaksi Penjualan

Analisis Penjualan

Utang

Pelaporan Keuangan

Sistem Pelaporan dan Pemrosesan Buku Besar

Pembelian

Pembayaran Gaji

Pemrosesan Sediaan

Pencatatan Kehadiran

Sistem Pemrosesan Transaksi Pembelian


Pengeluaran Kas

Buku Besar

Sistem Pemrosesan Transaksi Penggajian

33

BAB VI

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF ( EIS ) SISTEM Informasi eksekutif adalah ( EIS ) : Adalah : Suatu sistem yang dirancang khusus bagi manajer pada tingkat perencanaan strategis. ` Sistem informasi yang menyediakan fasilitas yang fleksibel bagi manajer dan eksekutif dalam mengakses informasi eksternal dan internal yang berguna untuk mengidentifikasi masalah atau mengenali peluang ` Pemakai yang awam dengan komputerpun tidak sulit mengoperasikannya karena sistem dilengkapi dengan antarmuka yang sangat memudahkan pemakai untuk menggunakannya (user-friendly).

• • •

Informasi Internal Informasi Eksternal

1. Menyediakan akses terhadap seluruh jenis informasi


• •

Laporan yang ditentukan oleh MIS Kemampuan drill-down Perangkat DSS

2. Mendukung keluwesan pelaporan dan menyediakan perangkat untuk menganalisis informasi

3. Membantu eksekutif mengidentifikasi masalah dan mengenali peluang

34

CONTOH EIS

Karakteristik EIS •

Dapat digunakan untuk meringkas, menapis, dan memperoleh detil data

•

Menyediakan analisis kecenderungan (trend analysis), pelaporan perkecualian, dan kemampuan drill-down

•

Dapat digunakan untuk mengakses dan memadukan data internal dan eksternal

•

Mudah digunakan dan terkadang tidak perlu atau hanya perlu sedikit pelatihan untuk menggunakannya


35

•

Dapat digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa perantara

•

Menyajikan informasi dalam bentuk teks, grafik, dan tabel

•

Terkadang dilengkapi fasilitas komunikasi elektronis (e-mail dan konferensi dengan komputer), kemampuan analisis data (spreadsheet, bahasa query, dan DSS), dan perangkat produktivitas pribadi (seperti kalendar elektronis)

Model sistem Informasi Eksekutif terdiri dari : 1. Data base yang berisi data dari SIA dan dilengkapi dengan kotak pos elektronik (elektronic mail box) : yaitu yang digunakan oleh eksekutif untuk mengirimkan dan menerima surat elektronik dan kalender elektronik, yang digunakan eksekutif untuk mengadakan pertemuan. 2. Perangkat lunak EIS Menggunakan isi database untuk menghasilkan tampilan yang telah disusun sebelumnya (preformatted) yang diturunkan (downloaded) ke workstation eksekutif dan disimpan di database eksekutif. Eksekutif memasukan permintaan informasi dan menerima tampilan. Dialog Antara Eksekutif dan EIS 1. 2.

Eksekutif Informasi

memasukan dapat

instruksi

ditampilkan

dalam

kedalam bentuk

sistem tabel,

melalui

grafik,

atau

menu. narasi.

Drill down Berarti eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian secara bertahap-tahap mengambil informasi yang lebih rinci. Rute ke EIS Ada tiga rute utama untuk mendapatkan perangkat lunak yang menghasilkan informasi eksekutif 1. Spesialis informasi perusahaan dapat mengembangkan perangkat lunak pesanan (custom software). 2. Eksekutif dapat menggunakan perangkat lunak produktivitas perorangan (personal productivity software) seperti ; sistem manajemen database dan paket grafik. 3. Perusahaan dapat menciptakan perangkat lunak EIS khusus.


36

Mengapa EIS berbeda dengan MIS dan DSS? ` MIS menyediakan laporan-laporan standar yang dibuat berdasarkan periode yang tertentu (harian, mingguan, dan sebagainya). Hasilnya dipakai untuk memantau indikator-indikator yang sama dari waktu ke waktu dan tak dapat digunakan untuk menganalisis masalah atau situasi baru. ` DSS awalnya dirancang untuk menganalisa masalah dan situasi baru, tetapi dalam prakteknya perangkat-perangkat yang disediakan terlalu menuntut kepakaran. Hanya analis yang bisa memanfaatkannya. Sementara itu, hanya sedikit manajer yang mempunyai kemampuan analis. Oleh karena itu, DSS jarang dipakai secara langsung oleh eksekutif pada tingkat menengah dan atas. ` Berbeda dengan tipe sistem informasi yang lain, EIS secara pokok tidak dirancang untuk menyelesaikan masalah tertentu ` EIS dirancang untuk membantu eksekutif mencari informasi yang diperlukan manakala mereka membutuhkannya dan dalam bentuk apapun yang paling bermanfaat ` EIS juga memiliki perangkat DSS yang digunakan untuk membantu eksekutif memahami permasalahan atau peluang yang ada sehingga mereka dapat mengembangkan strategi


37

BAB VII

SISTEM INFORMASI PEMASARAN Sistem Informasi pemasaran merupakan subset dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi untuk memecahkan masalah pemasaran perusahaan. Struktur dasar sistem informasi pemasaran terdiri dari : -

Subsistem input yang bertugas mengumpulkan data dan informasi, yang dimasukan kedalam database.

-

Subsistem output yang terdiri dari program-program komputer yang mengubah data menjadi informasi bagi para pemakai.

-

Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi pemasaran.

-

Mendukung keputusan yang berkaitan dengan bauran pemasaran (marketing mix), yang mencakup: -

produk (barang dan jasa) yang perlu ditawarkan

-

tempat yang menjadi sasaran pemasaran

-

promosi yang perlu dilakukan

-

harga produk

Riset Pemasaran

Informasi Pemasaran

Subsistem Pemrosesan Transaksi

Data prospek dan konsumen

Data pesaing

Data transaksi


Subsistem Bauran Pemasaran

Basis Data

Subsistem Produk Subsistem Tempat Subsistem Promosi

Peramalan Penjualan

Subsistem Harga 38

Subsistem Input pemasaran Input ini menyediakan catatan kegiatan penjualan yang terinci, yang dapat menjadi dasar bagi laporan periodik dan khusus, atau model matematika. Yang terdiri dari : Subsistem

penelitian

pemasaran

(Marketing

research

subsystem

)

:

mengumpulkan data mengenai segala aspek operasi pemasaran penjualan, namun terutama aspek-aspek yang berkaitan dengan pelanggan atau calon pelanggan. Data dikumpulkan terutama melalui survei. Subsistem

inteligen

pemasaran

(marketing

intelligence

subsystem):

mengumpulkan data dan informasi mengenai pesaing perusahaan. Subsistem output pemasaran semua produk dan jasa yang ditawarkan oleh fungsi pemasaran disebut bauran pemasaran ( marketing mix ), yang mencakup : -

Produk ( produck )

-

Tempat ( place ) produk itu dijual

-

Promosi ( promotion )

-

Harga ( price ) produk Semua perangkat lunak yang menginformasikan kepada manajer mengenai

produk tercakup didalam subsistem produk. Semua perangkat lunak yang menjelaskan cara produk didistribusikan ke pelanggan tercakup didalam subsistem tempat. Perangkat lunak yang memberitahukan manajer mengenai penjualan langsung dan periklanan berada didalam subsistem promosi. Dan semua informasi mengenai harga disediakan oleh subsistem harga. Manajer dapat menggunakan subsistem-subsistem ini secara terpisah atau gabungan. Integrated–mix subsystem memungkinkan manajer mengembangkan strategi pemasaran yang menggunakan campuran unsur-unsur secara gabungan.


39

BAB VIII

SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR Komputer digunakan sebagai komponen sistem fisik maupun sebagai sistem informasi konsepual. Komputer digunakan dalam sistem produk fisik untuk aplikasi seperti computer-aided design ( CAD ) dan computer-aided manufacturing ( CAM ). Sebagai sistem informasi konseptual, komputer juga digunakan dalam menjadwalkan produksi, mengatur persediaan, mengendalikan kualitas produk, dan melaporkan biaya produksi. Semua aplikasi fisik dan konseptual diberi nama computer integrated manufactured. Sistem informasi manufaktur merupakan subset dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi untuk digunakan dalam pemecahan masalah manufaktur. Sistem yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi, yang mencakup seluruh kegiatan yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian proses untuk memproduksi barang atau jasa Sistem Perencanaan Manufaktur • • •

Rencana produksi Rencana tenaga kerja Rencana kebutuhan bahan baku

Sistem Pengendalian Manufaktur • • • • • • • • • • •

• • •

Penjadwalan produksi Perencanaan kebutuhan bahan baku Perencanaan kebutuhan kapasitas Engineering Produktivitas tenaga kerja Produktivitas mesin Perawatan Pengendalian bengkel kerja Pengendalian kualitas Pengendalian proses Pengendalian mesin dan robotika

Pelaporan Bengkel Kerja Pengendalian bahan baku Penggunaan mesin Pelaporan tenaga kerja

Inspeksi • • •

Rework Pengendalian kualitas Custom specification

Pemrosesan Perintah Kerja • •

Pemeliharaan sediaan sukucadang Sejarah mesin

Sistem Pemrosesan Transaksi


40

Berbagai Nama SI Manufaktur ROP (reorder point), yakni suatu sistem yang mendasarkan keputusan pembelian berdasarkan titik pemesanan kembali (reorder point). Merupakan sistem ifnormasi manufaktur yang paling sederhana MRP (meterial requirements planning), yakni suatu sistem yang dapat dipakai untuk merencanakan kebutuhan berbagai bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi MRP II (material resource planning), yakni suatu sistem yang memadukan MRP dengan penjadwalan produksi dan operasi pada bengkel kerja (shop floor operation). Sistem ini tidak mengontrol mesin dalam bengkel kerja, melainkan sistem informasi ini hanya mencoba memperkecil sediaan dan memperkerjakan mesin secara efektif. JIT (Just-in-time), yakni suatu pendekatan yang menjaga arus bahan baku melalui pabrik agar selalu dalam keadaan minimum dengan mengatur bahan baku tiba di bengkel kerja pada saat diperlukan atau “tepat pada waktunya” (just in time). CIM (computer integrated manufacturing) merupakan suatu sistem yang menggabungkan berbagai teknik untuk menciptakan proses manufaktur yang luwes, cepat, dan menghasilkan produk yang berkualitas tinggi secara efisien. Implementasi CIM Menyederhanakan proses produksi, perancangan produk, organisasi pabrik sebagai dasar yang penting untuk pengotomasikan dan pengintegrasian Mengotomasikan proses-proses produksi dan fungsi-fungsi bisnis yang mendukungnya dengan komputer, mesin, dan robot. Mengintegrasikan seluruh proses produksi dan pendukungnya dengan memakai komputer, jaringan komunikasi, dan teknologi informasi yang lain


41

Sistem Keteknikan Sistem Perencanaan Sumber Daya Manufaktur

CAD / CAE Sistem Pengendalian Manufaktur

CAM Simulasi dan Prototipe Produk

CIM (computer integrated manufacturing)

Sistem-sistem Produksi Sistem

Keterangan

CAD (computer-aided design)

Sistem yang menggunakan komputer untuk

merancang

suatu

produk

(mobil, kapal, pesawat terbang, dan sebagainya)


42

CAE (computer-aided engineering)

Sistem

yang

dirancang

untuk

menganalis karakteristik dari suatu desain

dan

dipakai

untuk

mensimulasikan kinerja produk di bawah kondisi yang berbeda-beda dengan tujuan untuk mengurangi kebutuhan (Martin,

membuat 2002).

prototipe

Dalam

beberapa

literatur (misalnya McLeod, 1998), CAE identik dengan CAD CAM (computer-aided manufacturing)

Sistem

berbasis

komputer

yang

digunakan untuk mengontrol suatu proses produksi. Misalnya, mesin bor atau

mesin

terprogram

bubut untuk

yang

telah

melaksanakan

pelubangan atau pembubutan CAPP (computer-aided -process planning)

Sistem

yang

digunakan

untuk

merencanakan urutan proses untuk memproduksi

atau

merakit

suatu

komponen

Subsistem input manufaktur - Subsistem rekayasa industri ( industrial engineering subsystem ) yang menyediakan data tambahan yang menjelaskan operasi manufaktur internal. Subsistem ini terdiri dari para industrial engineer, atau IE, yang mempelajari proses produksi untuk membuatnya lebih menjadi lebih efisien. Tugas IE -

Merancang sistem produksi fisik dengan menentukan letak pabrik

-

Merancang cara mengatur jalur produksi

-

Merancang urutan proses yang harus dilakukan


43

-

Merancang sistem penjadwalan dan persediaan

-

Menyediakan data dan informasi yang menggambarkan subsistem rekayasa industri.

-

Subsistem intelejen manufaktur Menyediakan data dan informasi mengenai dua elemen dalam lingkungan

perusahaan – pemasok dan serikat buruh. Dalam kedua hal tersebut, data dan informasi dapat dikumpulkan melalui penelitian khusus yang dilengkapi dengan pertemuan pribadi. Subsistem output manufaktur 4 subsistem output mengukur secara terpisah dimensi-dimensi proses produksi : 1.

Subsistem produksi Mengukur proses produksi dalam hal waktu – menelusuri arus kerja dari satu

langkah kelangkah berikutnya. 2.

Subsistem persediaan mengukur volume kegiatan produksi saat persediaan diubah dari bahan mentah

menjadi barang dalam proses dan akhirnya menjadi barang jadi. 3.

Subsistem kualitas mengukur kualitas barang saat diubah, bahan mentah diperiksa kualitasnya saat

diterima dari pemasok, pemeriksaan mutu dilakukan pada berbagai titik dalam proses produksi, dan pemeriksaan terakhir dilakukan barang jadi sebelum meninggalkan pabrik. 4.

Subsistem biaya


44

BAB IX

SISTEM INFORMASI KEUANGAN

Sistem informasi keuangan Yaitu dirancang menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai diseluruh perusahaan, dimana pemakai utama adalah manajer yang mengunakan informasi keuangan untuk mengelola sumber daya yang dimiliki. Sistem

informasi

yang

menyediakan

informasi

pada

fungsi

keuangan

(departemen/bagian Keuangan) yang menyangkut keuangan perusahaan. Misalnya berupa ringkasan arus kas (cash flow) dan informasi pembayaran.

Subsistem Intelijen Keuangan Subsistem Audit Internal

Subsistem Pemrosesan Transaksi

Basis Data

Subsistem Peramalan dan Perencanaan Keuangan Subsistem Manajemen Dana Subsistem Pengendalian Keuangan

Subsistem input keuangan -

Subsistem audit internal bertujuan untuk membantu sistem informasi akuntansi dalam menyediakan data

dan informasi internal dengan cara penelitian khusus yang dilakukan oleh auditor internal. Perusahaan- perusahaan besar umumnya memiliki auditor internal yang secara periodik mempelajari sistem konseptual perusahaan untuk memastikan bahwa data dan informasi mereka benar-benar menggambarkan sistem fisik yang diwakili. -

Subsistem intelejen keuangan ( financial intelligence system )


45

mengumpulkan informasi dari elemen-elemen lingkungan yang mempengaruhi arus uang – masyarakat keuangan, pemegang saham dan pemilik, serta pemerintah. Subsistem output keuangan -

Subsistem peramalan ( forecasting subsystem ) melakukan peramalan jangka panjang lima sampai sepuluh tahun kedepan untuk

menyediakan dasar bagi perencanaan strategis. -

Subsistem manajemen dana ( fund management subsystem ) berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan, manajemen ingin mengetahui

sebelumnya kelebihan atau kekurangan kas sehingga mereka dapat merencanakan cara menaganinya. -

Subsistem pengendalian menyiapkan anggaran operasi tahunan dan kemudian menyediakan informasi

umpan balik kepada para manajer sehingga mereka dapat memantau biaya aktual dibandingkan dengan anggaran.


46

BAB X

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya manusia perusahaan adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resource Information System), atau HRIS, nama lainnya Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resource Management System), atau HRMS. Sistem informasi sumber daya manusia biasa disebut HRIS Istilah lain yang sering dipakai yaitu HRMIS (Human Resource Management Information System) dan HRMS (Human Resource Management System) Sistem informasi yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi personalia. Misalnya berisi informasi gaji, ringkasan pajak, dan tunjangan-tunjangan, hingga kinerja pegawai.

Subsistem Perencanaan SDM

Subsistem Penggajian

Subsistem Riset SDM

Basis Data

Subsistem Intelijen SDM

Subsistem Perekrutan Subsistem Kompensasi dan Tunjangan Subsistem Angkatan Kerja Subsistem Pelaporan Lingkungan

Sistem input HRIS -

Subsistem penelitian sumber daya manusia penelitian ini mengungkapkan tugas-tugas pekerjaan yang harus dilaksanakan,

pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan tingkat kompensasi yang sesuai.


47

-

Subsistem intelejen sumber daya manusia SDM harus mengetahui perkembangan terakhir dari berbagai pengaruh dari

lingkungan yang mempengaruhi arus personil. Informasi dikumpulkan dari : ☻Masyarakat keuangan, yang menyediakan perkiraan ekonomi yang mempengaruhi perencanaan personil jangka panjang. ☻Serikat pekerja, masyarakat global, dan bahkan pesaing, yang berfungsi sebagai sumber-sumber pegawai baru. ☻pemasok, seperti agen tenaga kerja, universitas dan perusahaan pencari eksekutif, yang menyalurkan personil keperusahaan. ☻pemerintah, yang mengeluarkan peraturan yang mendukung dan mengatur programprogram seperti Equal Employment Opportunity (EEO), Affirmative Action Program (AAP), serta Occupational safety and Health Administration (OSHA), berbagai peraturan tersebut mempengaruhi kebijakan dan praktek personalia perusahaan. Subsistem output HRIS -

Subsistem perencanaan tenaga kerja mencakup semua aplikasi yang membantu perusahaan mengantisipasi kebutuhan SDM ke masa depan, seperti bagan perusahaan, perkiraan gaji, analisis/evaluasi pekerjaan, dan pembuatan model kerja.

-

Subsistem perekrutan Digunakan untuk menelusuri lamaran-lamaran kerja sebelum dipanggil, juga untuk melakukan pencarian internal untuk mengidentifikasi pegawai yang patut dipertimbangkan untuk kesempatan kerja yang berkembang dalam perusahaan.

-

Subsistem kompensasi Digunakan untuk mengkompensasi para pegawai untuk pekerjaan mereka.

-

Subsistem benefit. Mencakup berbagai aplikasi yang mendukung baik pegawai yang masih bekerja maupun telah pensiun.

-

Subsistem pelaporan lingkungan


48

bertanggung jawab melaporkan kebijakan dan praktek personalia SDM kepada pemerintah. Subsistem ini menciptakan catatan yang berkaitan dengan bahan-bahan beracun yang digunakan, selain pada pemerintah, subsistem ini juga bertanggungjawab pada serikat pekerja, dengan menyimpan catatan para pekerja dari serikat pekerja perusahaan.


49

BAB XI

SISTEM INFORMASI ORGANISASI Informasi adalah salah satu sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat dikelola seperti sumber daya yang lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari dua pengaruh. Pertama, bisnis telah menjadi semakin kompleks, dan kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang lebih baik. Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, non manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan, dan dalam semua area fungsional, manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran, dna untuk berhasil manajer memerlukan dalam komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti komputer (computer literature), tetapi yang lebih penting, mereka perlu mengerti informasi (informasi literature). Awalnya aplikasi komputer utama adalah pengolahan data akuntansi. Aplikasi tersebut diikuti oleh empat aplikasi lain: Sistem Informasi Manajemen (Management Information System), sistem pendukung keputusan (decision support System), otomatisasi kantor (Office automation) dan sistem pakar (expert system). Kelima, aplikasi ini membentuk informasi berbasis komputer (computer-based information system) atau CBIS. Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasijasa informasi yang terdiri dari para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan sistem yang berbasis komputer. Para spesialis ini

ini mencakup analis komputer (System

Analysts), pengelola database (database administrator), spesialis jaringan (Network spesialists), programer dan operator. Dalam beberapa tahun terakhir, para pemakai telah melakukan sebahagian besar pkerjaan para spesialis-suatu fenomena yang disebut enduser computing. Jenis-jenis utama sumber daya Manajer mengelola lima j enis utama sumber daya: •

Manusia


50

•

Material

•

Mesin (termasuk fasilitas dan energi)

•

Uang

•

Informasi (termasuk data)

Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Empat jenis sumber daya yang pertama memiliki wujud, mereka ada secara fisik dan dapat disentuh. Kita menggunakan istilah sumber daya fisik untuk menggambarkannya. Jenis sumber daya yang kelima, informasi, kita memiliki nilai dari apa yang diwakilkannya, bukan dari bentuk wujudnya. Kita menggunakan istilah sumber daya konseptual untuk menggambarkan informasi dan data. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik. Manajemen Sumber Daya Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi suatu bentuk yang lebih halus, seperti pelatihan pegawai atau konstruksi suatu bagian mesin yang khusus. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaannya. Bagian Informasi Dikelola Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian ia memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi yang berguna. Kemudian ia memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam waktu yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan, akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna dan menggantikannya dengan informasi yang mutkahir dan akurat. Seluruh aktifitas ini memperoleh informasi, menggunakannya seselektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, ini disebut


51

Perhatian pada Manajemen Informasi Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi pada tahun-tahun terakhir ini karena dua alasan utam. Pertama, kegiatan bisnis telah menjadi semakin kompleks. Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik. •

Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang meningkat

Bisnis memang selalu kompleks, tetapi sekarang lebih kompleks dari pada sebelumnya. Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar internasional, teknologi bisnis menjadi semakin kompleks, batas waktu untuk bertindak semakin singkat, dan terdapat pula kendala-kendala sosial. •

Kemampuan Komputer yang semakin Baik

Pada tahun 1950-an komputer diletakkan di dalam ruangan besar, dan hanya boleh disentuh oleh para spesialis komputer perusahaan. Para pemakain tidak pernah berhubungan langsung dengan perangkat keras, tapi penggunaan seperti ini dirasa cocok oleh para pemakai. Para pemakai sekarang memiliki terminal keyboard atau komputer mikro diruang mereka. Banyak komputer mikri yang dihubungkan dengan komputer-komputer lain dalam satu jaringan. Para pemakaian sekarang tidak memandang komputer sebagai sesuatu yang istimewa, tetapi sebagai bahan dari peralatan kantor yang dibutuhkan. Siapakah Para Pemakai? Awalnya, para pemakai output komputer adalah pegawai adminitrasi dibagian akuntansi, yang komputernya melakukan aplikasi seperti pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai produk sampingan dari aplikasi akuntansi. Para pemakai meliputi : •

Manajer

•

Non-manajer


52

•

Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan

Dimana terdapat para manajer perlu disadari bahwa para manajer ada diberbagai tingkat dan dalam berbagai area fungsional di dalam perusahaan. Tingat-tingkat Manajemen : Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur disebut berada pada tingkat perencanaan strategis (strategic planning level). Istilah ini menunjukkan pengaruh yang ditimbulkan keputusan-keputusan tersebut pada seluruh organisasi pada tahun-tahun yang akan datang. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi. Tingkat mereka disebut tingkat pengendalian manajemen (management control level), yang bermakna tanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan. Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyelia (supervisior), dan pemimpin proyek yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi. Tingkat terendah ini disebut tingkat

pengendalian

operasional

(operational

control

level)

yaitu

tempat

berlangsungnya operasi perusahaan. Istilah eksekutif serig digunakan untuk menggambarkan seorang manajer pada tingkat perencanaan strategis. Dibeberapa perusahaan, direktur dan sejumlah wakil direktur membentuk suatu komite eksekutif yang menangani masalah-masalah besar yang dihadapi perusahaan. Area fungsional disamping berbagai tingkat organisasi tersebut, manejer terdapat dalam area fungsional perusahaan, dimana sumbr daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan. Tiga area fungsional yang tradisional adalah pemasaran, manufaktur dan keuangan. Belakangan ini, dua area tambahan menjadi semakin pnting, yaitu sumber daya manusia dan jasa informasi. Apa Yang Dilakukan Para Manajer ? Walau tampak perbedaan yang jelas antara berbagai tingkatan manajemen dan area fungsional, semua manajer melaksanakan fungsi-fungsi yang sama dan memainkan peranan yang sama.


53

Fungsi-fungsi Manajemen: Pada awal abad ini, skitar tahun 1914, seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Prancis, Henry Fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan lima fungsi-fungsi manajemen yang utama. Pertama, manajer merencanakan (plan) apa yang akan mreka lakukan. Kemudian, mreka mngorganisasikan (Organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka mnyusun staff (Staff) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Dengan sumbr daya yang ada, mereka mengarahkan (Direct) untuk melaksanakan rncana. Akhirnya mereka mengendalikan (Control) sumber daya, menjaga aagar tetap beroperasi secara optimal. Peran-peran manajerial dalam dua dasawarsa trakhir ini, gagasan pran-peran manajerial ini menjadi populer. Henry Mintzbrg, professor pada McGill University di Kanada, menganggap bahwa fungsi-fungsi fayol tidak membrikan gambaran yang menyeluruh. Ia mengembangkan kerangka kerja yang lebih rinci yang trdiri dari sepuluh peran manajerial yang dimainkan oleh para manajer, meliputi aktivitas intr-personal, informational da decisional. PERAN-PERAN MANAJERIAL MINTZBRG: InterpersonalRoles: Figurehead Manajerial melaksanakan tugas-tugas seremonial, seperti mendampingi pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas’ Leader Manajer memelihara unit dengan mempekrjakan dan melatih staf serta menyediakan motivai dan dorongan. Liaison manajer menjalin hubungan dengan orang-orang diluar unit manajer tersebut rkan kerja dan lainnya dilingkungannya dengan tujuan mnyelesaikan masalah-masalah bisnis. Informational Roles: Monitor Manajer secara tetap mencari informasi mengnai kinerja unitnya. Indera Manajer mengamati aktivitas intrn unit dan lingkungannya. Disseminator Manajr meneruskan informasi yang brharga kepada orang lain didalam unitnya.


54

Spekesperson Manajer meneruskan informasi yang brharga kepada orang-orang dilingkungannya. Peran keputusan

: Entrpreneur Manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, seperti mengubah struktur organisasi. Disturbance handlr Manajer bereaksi pada kejadian-kejadian yang tak terduga, seperti devaluasi dolar dingara asing yang menjadi tmpat perusahaanya. Resource Allocator Manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unit bawahan mana yang mendapatkan sumber daya. Negotiator Manajer menengahi perselisihan baik didalam unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.

Keahlian Manajer Dua keahlian yang sangat dibutuhkan bagi seorang manajer yaitu komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajer lain ditingkat yang sama, dan dengan orang-orang diluar perusahaan. Merka juga mmecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya. Keahlian Komunikasi Tiap manajer memiliki pilihan medianya sendiri. Seorang manajer mungkin lebih menyukai percakapan telepon dari pada elektronic mail, sementara yang lain mungkin kebalikannya. Para manajer menuyusn suatu paduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemn mereka. Keahlian Pemecahan Masalah Selama Proses pemecahan masalah, manajer trlibat dalam pengambilan keputusan (decision making) , yaitu tinakan memilih dari berbagai alternatif tinakan. Keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih. Umumnya manajer perlu membuat keputusan-keputusan brganda dalam proses pemecahan masalah tunggal.


55

Pengetahun Manajemen Istilah “ mngrti (Literacy)” digunakan untuk menggambarkan dua jenis pengtahuan yang merupakan kunci untuk menggunakan komputer (Computer Literacy,), an yang lain adalah mngrti informasi (Information Literacy). Mengerti Komputer Pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi dimasa kini disebut mengrti komputer (computer literacy). Pengetahuan ini mencakup pengertian

mengenai

istilah-istilah

komputer,

pemahaman

mengnai

keunggulan da kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer( walau tak perlu mnjadi seoarng programmer). Mengerti Informasi Selain mngrti komputer, manajer perlu mengerti informasi. Mengrti informasi (Information

Literacy)

meliputi

pengertian

bagaimana

menggunakan

informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi dapat diperoleh, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain. Manajemen dan sistem Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu area fungsional cocok dengan defenisi. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya seperti yang telah kita bahas seblumnya, dan sumber daya tersebut bekrja menuju tercapainay suatu tujuan yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen. Kecenderungan End-user computing Pada tahunj 70-an dimulai suatu kecenderungan, yang berpengaruh besar pada penggunaan komputer. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minat pemakai dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang diberikan untuk situasi ini adalah nd-user computing. End-user sinonim dengan pemakai, ia menggunakan produk akhir sistem yang berbasis komputer. Jadi, end-user computing


56

(EUC) adalah pengembangan sluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh pemakai. Apa yang mendorong end-usr computing? End-use computing karena empat pengaruh. ¾ Meningkatnya pengtahuan tntang informasi ¾ Antrian jasa informasi ¾ Perangkat keras yang murah ¾ Perangkat lunak jadi Gabungan keempat pengaruh ini merupakan penyebab meluasnya end-use computing. Mencapai CBIS Dalam beberapa hal, tiap subsistem dari CBIS menyerupai suatu organisme hidup-lahir, tumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Pross evolusioner ini disebut siklus kehidupan sistem ( System life cycl). Dan terdir dari tahap-tahap sebagai berikut: •

Perencanaan

•

Analisis

•

Rancangan

•

Penerapan

•

Penggunaan

Siklus kehidupan dari suatu sistem berbasis komputer mungkin hanya berlangsung beberapa, atau mungkin berlangsung beberapa tahun. Ikhtisar Informasi adalah satu dari lima jenis utama sumbr daya yang dipakai oleh manajer. Semua sumber daya termasuk informasi dapat dikelola. Pengolahan informasi semakin penting saat bisnis menjadi lebih kompleks dan kemampaun komputer berkembang. Output komputer digunakan oleh para manajer, non manajer, dan orangorang atau organisasi dalam lingkungan perusahaan.


57

Sistem adalah suatu integrasi elemen-elemen yang semuanya bekerja menuju satu tujuan. Semua sistem meliput tiga elemen utama : input, transformasi dan output. Sebagian sistem dapat mengendalikan operasi mereka sendiri dan disebut Sistem Lingkaran Tertutup (Cloosed-Looped System). Sistem lingkaran tertutup suatu mekanisme sistem control, tujuan, dan lingkaran umpan balik (Feedback-Loop) disamping tiga elemen utama. Sistem yang tidak memiliki kemampuan pengendalian disebut sistem lingkaran terbuka ( open-Loop system). Komputer pertama kali digunakan sebagai Sistem Informasi Akuntansi ( SIA), tapi kemudian disadari memiliki nilai potensial sebagai suatu sistem informasi manajemen (SIM). Selanjutnya perhatian meluas pada area seperti sistem pendukung keputusan ( Decision Support System)-DSS, Otomatisasi kantor (Office Automation)-OA, dan sistem pakar (expert System)-ES. Kelima area aplikasi membentuk sistem informasi berbasis komputer ( computer Base Information System)-CBIS. Selama tahun-tahun terakhir ini, pemakai telah mengambil inisiatif untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri dari pada bergantung sepenuhnya pada para spesialis informasi. Pendekatan ini dinamakan end-user computing. Namun, pemakai dapat menggunakan spesialis informasi untuk melaksanakan sebagian pekrjaan

pengembangan

atau

untuk

menjadi

konsultan.

Suatu

CBIS

dikembangkan melalui tahap-tahap : perencanaan, analisis, rancangan, penerapan dan penggunaan. Taaahap-tahap ini disebut siklus kehidupan sistem (System life Cycle) dan dapat dilakukan oleh pemakai sendiri atau pemakai bersama-sama, manajerlah yang bertanggung jawab atas tiap-tiap tahap siklus kehidupan sistem. Menggunakan Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif Perusahaan dalam Lingkungannya Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran trtutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk


58

menyakinkan bahwa tujuan-tujuannya tercapai. Perusahaan juga suatu sistm trbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya. Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan. Lingakaran adalah alasan utama perusahaan lain. Namun kita bisa melihat sejumlah kesamaan dari kragaman ini dengan mengidentifikasikan delapan jenis lmn utama yang ada dalam semua jenis lingkaran semua perusahaan. Elemen-elemen lingkaran ini adalah organisasi atau individu yang berada diluar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langung pada perusahaan. Dekapan elemen ini berada dalam sistem yang ;ebih luas, yang disebut masyarakat. Pemasok menyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa. Barang dan ajsa ini dapat dipasarkan kepada pelanggan perusahaan, yang mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai. Serikat buruh adalah organisasi bagi tnaga kerja terampil maupun tidak trampil. Masyarakat keuangan terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan. Contohnya mliputi bank dan lembaga peminjakan lainnya, serta perusahaan-perusahaan investasi. Pemegang saham atau pemilik adalah orang-orangyang menanamkan modal diperusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi. Pesaing mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan dipasarkan. Pemrintah pada tingkat pusat, daerah dan lokal memberikan kendala-kendala dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantaun dalam bentuk pmblian, informasi daan dana. Masyarakat global adalah wilayah geografis

tempat

melaksanakan

perusahaan

tanggung

melaksanakan

jawabnya

kepada

operasinya.

perusahaan

Perusahaan

global

dengan

memperhatikan lingkungan alam, menyediakan produk dan jasa yang meningkatkan kualitas hidup dan beroperasi secara etis. Chief Information Officer Istilah CEO (chief Executive Officer) telah lama dalam kosa kata bisnis, setiap orang tahu bahwa CEO adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau


59

ketuaa dewan direksi. Istilah seperti CFO, yaitu chief financial officer, and COO, yaitu Chief Operating Officer juga telah dikenal. Pada tahun 1980-an diciptakan istilah yang serupa untuk manajer jasa informasi. Istilahnya adalah CIO yaitu Chief Information Officer. CIO adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya utnuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga area informasi perusahaan lainnya. Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai CIO dengan mengikuti saran-saran sebagai berikut: •

Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya.

•

Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis dan line management, jangan menunggu hingga diundang.

•

Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis

•

Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah-istilah bisnis

•

Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.

•

Jangan bersifat defensif.

Konsep Manajemen Sumber Daya Informasi Manajemen sumber daya informasi (Informasi Resourch Management) IRM adalah dengan tujuan mengendentifikasi, memeperoleh dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan Elemen-elemen IRM yang Diperlukan Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi: •

Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui sumber daya informasi yang unggul.

•

Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama.

•

Kesadaran bahwa CIO adalah executive puncak.


60

•

Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis.

•

Rencana strategis formal untuk mendorong dan mengelola nd-user computing


61

BAB XII

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (DSS) Sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur di mana tak seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat (Alter, 2002) Macam Keputusan Keputusan terstruktur (structured decision), Keputusan semiterstruktur (semistructured decision) Keputusan tak terstruktur (unstructured decision) Keputusan Terstruktur Keputusan terstruktur adalah keputusan yang dilakukan secara berulang-ulang dan bersifat rutin Prosedur untuk pengambilan keputusan sangat jelas Keputusan ini terutama dilakukan pada manajemen tingkat bawah Keputusan pemesanan barang dan keputusan penagihan piutang merupakan contoh keputusan yang terstruktur Keputusan Semiterstruktur Keputusan semiterstruktur adalah keputusan yang mempunyai sifat yakni sebagian keputusan dapat ditangani oleh komputer dan yang lain tetap harus dilakukan oleh pengambil keputusan Pengevaluasian kredit, penjadwalan produksi, pengendalian sediaan merupakan beberapa contoh keputusan ini. Keputusan Tak Terstruktur Keputusan tak terstruktur adalah keputusan yang penanganannya rumit, karena tidak terjadi berulang-ulang atau tidak selalu terjadi. Keputusan ini menuntut pengalaman dan berbagai sumber yang bersifat eksternal Keputusan ini umumnya terjadi pada manajemen tingkat atas.


62

Pengembangan teknologi baru, keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain, dan perekrutan eksekutif merupakan contoh keputusan yang tak terstruktur DSS lebih ditujukan untuk mendukung manajemen dalam melakukan pekerjaan yang bersifat analitis, dalam situasi yang kurang terstruktur dan dengan kriteria yang kurang jelas. DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomasikan pengambilan keputusan, tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan pengambil keputusan dapat melakukan berbagai analisis dengan menggunakan model-model yang tersedia. Karakteristik DSS (Laudon, 1998) •

Menawarkan keluwesan, kemudahan beradaptasi, dan tanggapan yang cepat

•

Memungkinkan pemakai memulai dan mengendalikan masukan dan keluaran

•

Dapat dioperasikan dengan sedikit atau tanpa bantuan pemrogram profesional

•

Menyediakan dukungan untuk keputusan dan permasalahan yang solusinya tak dapat ditentukan di depan

•

Menggunakan analisis data dan perangkat pemodelan yang canggih

Model Konseptual DSS

Sistem berbasis komputer yang lain Data Eksternal dan Internal Manajemen Data

Manajemen Model Manajemen Pengetahuan

Antarmuka Pemakai Pemakai


63

Teknik Pemodelan DSS Teknik

Pendekatan

Simulasi

Menciptakan model matematis terhadap suatu keadaan menggunakan teknik-teknik simulasi untuk meniru keadaan yang nyata

Optimisasi

Menciptakan model matematis terhadap suatu keadaan dengan menggunakan teknik riset operasi untuk memperoleh solusi yang terbaik

OLAP (Online analytical processing)

Menggunakan

teknik

statistik

untuk

dan data mining

menganalisis hasil-hasil bisnis dan mencari hubungan-hubungan yang tersembunyi

Sistem pakar

Meniru seorang ahli di bidang tertentu dalam melakukan pengambilan keputusan

Jaringan saraf (neural networks)

Menggunakan

teknik

pembelajaran

untuk

mengenali pola dalam suatu data Logika kabur (fuzzy logic)

Menggunaan pendekatan derajat keanggotaan (derajat

kerelativan)

pengambilan

keputusan

dalam sebagai

melakukan pengganti

logika biner (benar atau salah) Penalaran berbasis kasus (Case-based

Menggunakan pendekatan kecerdasan buatan

reasoning)

yang membuat basis data contoh-contoh yang membantu pengambilan keputusan

Agen cerdas (Intelligent Agents)

Menentukan

parameter-parameter

keputusan

terhadap agen terkomputerisasi yang mencari salah satu atau beberapa basis data untuk


64

menemukan jawaban tertentu, seperti harga terendah sebuah kamera


65


66

MODUL SISTEM INFORMASI MANJEMEN

Recommend Documents