MODUL DIKLAT ANALIS KEPEGAWAIAN
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
Penulis: 1. Satia Supardy, SH, M.Pd 2. Yudhantoro Bayu W, S. Kom, M. Si
PUSAT PEMBINAAN JABATAN FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA JAKARTA, 2014
BAB I PENDAHULUAN
A. Sistem Informasi Kepegawaian Badan Kepegawaian Negara (BKN) telah mencanangkan program kerja tahun 2010 hingga 2014 yang menitik beratkan beberapa hal dibawah ini: 1.
Perumusan Kebijakan Bidang Perencanaan dan Pengembangan Kepegawaian;
2.
Perumusan dan Penyusunan berbagai rancangan Peraturan perundang-undangan Bidang Kepegawaian;
3.
Peningkatan Kualitas pelayanan Kepegawaian;
4.
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Berbasis Teknologi Informasi;
5.
Pencetakan Kartu PNS Elektronik Lanjutan;
6.
Penyusunan Tata Naskah PNS dalam Bentuk Elektronik;
7.
Peningkatan Pengawasan dan Pengendalian Pelaksanaan Peraturan Perundangundangan Bidang Kepegawaian;
8.
Peningkatan/pembangunan Sarana dan Prasarana Aparatur sebagai Pendukung Program Pembangunan Kepegawaian. Direktorat
Jaringan
dan
Kepegawaian terdiri dari beberapa
Informasi
pada
Kedeputian
bidang
Informasi
Sub Bagian diantaranya adalah Sub Pelayanan
Pertukaran dan Publikasi Informasi . Adapun tugas Sub Bagian adalah sebagai berikut : 1. Pelaksanaan operasi komputer dan jaringan 2. Pelayanan pelayanan pertukaran dan publikasi informasi kepegawaian 3. Pelaksanaan pengembangan sistem dan jaringan Adapun Visi Deputi Bidang Informasi Kepegawaian adalah “Menjadikan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian sebagai implementasi e-goverment dalam pelayanan Badan Kepegawaian Negara di bidang kepegawaian“. Sebagai langkah nyata dari visi tersebut di atas, Deputi Bidang Informasi Kepegawaian telah menetapkan misi yang menggambarkan kinerja yang hendak dicapai, yaitu “Mewujudkan integrasi teknologi 1
informasi di unit pengelola kepegawaian Instansi Pusat, Kantor Regional dan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota untuk menggerakkan dan mendorong percepatan dalam implementasi pelayanan di bidang kepegawaian”. Visi dan misi yang telah dituliskan di atas bertujuan untuk : 1. Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir di setiap instansi pusat maupun daerah yang terintegrasi secara nasional dalam sistem informasi kepegawaian. 2. Menyediakan informasi PNS yg akurat untuk perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian PNS. 3. Meningkatkan pelayanan dibidang kepegawaian secara transparan dan objektif. 4. Mewujudkan identitas tunggal (multiguna) yang mendukung pembinaan dan kesejahteraan PNS secara nasional Saat kini Badan Kepegawaian Negara telah mengembangkan beberapa sistem informasi kepegawaian yang terdiri dari : 1. Sistem publikasi situs bkn.go.id , sistem yang bertugas untuk menyajikan informasi kepegawaian yang up to date dan online bagi masyarakat (secara umum) 2. Sistem Kepegawaian pelayanan terpadu ( SAPK), sistem pengolahan data kepegawaian dari Badan Kepegawaian Negara Pusat dengan Kantor Regional dan Badan Kepegawaian Daerah (BKD). 3. Office Automation System ,sistem informasi perkantoran diantaranya Mail Tracking. 4. Computer Assited Test , system yang digunakan didalam untuk PraCPNS, CPNS dan jabatan yang ada di lingkungan PNS.
B. Sejarah Sistem Informasi Kepegawaian Sejarah pengembangan 35000 tahun yang lalu, di dinding gua Lascaux, Perancis, para pemburu Cro-Magnon menggambar hewan mangsa mereka, juga garis yang dipercaya sebagai rute migrasi hewan-hewan tersebut. Catatan awal ini sejalan dengan dua elemen struktur pada sistem informasi gegrafis modern sekarang ini, arsip grafis yang terhubung ke database atribut. Pada tahun 1700-an teknik survey modern untuk pemetaan
2
topografis diterapkan, termasuk juga versi awal pemetaan tematis, misalnya untuk keilmuan atau data sensus. Awal abad ke-20 memperlihatkan pengembangan "litografi foto" dimana peta dipisahkan menjadi beberapa lapisan (layer). Perkembangan perangkat keras komputer yang dipacu oleh penelitian senjata nuklir membawa aplikasi pemetaan menjadi multifungsi pada awal tahun 1960-an.Tahun 1967 merupakan awal pengembangan SIG yang bisa diterapkan di Ottawa, Ontario oleh Departemen Energi, Pertambangan dan Sumber Daya. Dikembangkan oleh Roger Tomlinson, yang kemudian disebut CGIS (Canadian GIS - SIG Kanada), digunakan untuk menyimpan, menganalisis dan mengolah data yang dikumpulkan untuk Inventarisasi Tanah Kanada (CLI - Canadian land Inventory) - sebuah inisiatif untuk mengetahui kemampuan lahan di wilayah pedesaan Kanada dengan memetakaan berbagai informasi pada tanah, pertanian, pariwisata, alam bebas, unggas dan penggunaan tanah pada skala 1:250000. Faktor pemeringkatan klasifikasi juga diterapkan untuk keperluan analisis. CGIS merupakan sistem pertama di dunia dan hasil dari perbaikan aplikasi pemetaan yang memiliki kemampuan timpang susun (overlay), penghitungan, pendijitalan/pemindaian (digitizing/scanning), mendukung sistem koordinat national yang membentang di atas benua Amerika , memasukkan garis sebagai arc yang memiliki topologi dan menyimpan atribut dan informasi lokasional pada berkas terpisah. Pengembangya, seorang geografer bernama Roger Tomlinson kemudian disebut "Bapak SIG". CGIS bertahan sampai tahun 1970-an dan memakan waktu lama untuk penyempurnaan setelah pengembangan awal, dan tidak bisa bersaing denga aplikasi pemetaan komersil yang dikeluarkan beberapa vendor seperti Intergraph. Perkembangan perangkat keras mikro komputer memacu vendor lain seperti ESRI, CARIS, MapInfo dan berhasil membuat banyak fitur SIG, menggabung pendekatan generasi pertama pada pemisahan informasi spasial dan atributnya, dengan pendekatan generasi kedua pada organisasi data atribut menjadi struktur database. Perkembangan industri pada tahun 1980-an dan 1990-an memacu lagi pertumbuhan SIG pada workstation UNIX dan komputer pribadi. Pada akhir abad ke-20, pertumbuhan yang cepat di berbagai sistem dikonsolidasikan dan distandarisasikan menjadi platform lebih sedikit, dan para pengguna mulai mengekspor menampilkan data SIG lewat internet, yang membutuhkan standar pada format data dan transfer. 3
Indonesia sudah mengadopsi sistem ini sejak Pelita ke-2 ketika LIPI mengundang UNESCO dalam menyusun "Kebijakan dan Program Pembangunan Lima Tahun Tahap Kedua (1974-1979)" dalam pembangunan ilmu pengetahuan, teknologi dan riset. Jenjang pendidikan SMU/senior high school melalui kurikulum pendidikan geografi SIG dan penginderaan jauh telah diperkenalkan sejak dini. Universitas di Indonesia yang membuka program Diploma SIG ini adalah D3 Penginderaan Jauh dan Sistem Informasi Geografi, Fakultas Geografi, Universitas Gadjah Mada, tahun 1999. Sedangkan jenjang S1 dan S2 telah ada sejak 1991 dalam Jurusan Kartografi dan Penginderaan Jauh, Fakultas Geografi, Universitas Gadjah Mada. Sejauh ini SIG sudah dikembangkan hampir disemua universitas di Indonesia melalui laboratorium-laboratorium, kelompok studi/diskusi maupun matapelajaran. Perkembangan sistem ilmu komputer, atau dalam bahasa Inggrisnya disebut Computer Science (CS), secara umum diartikan sebagai ilmu yang mempelajari baik tentang komputasi, perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software). Ilmu komputer mencakup beragam topik yang berkaitan dengan komputer, mulai dari analisa abstrak algoritma sampai subyek yang lebih konkret seperti bahasa pemrograman, perangkat lunak, termasuk perangkat keras. Sebagai suatu disiplin ilmu, Ilmu Komputer lebih menekankan pada pemrograman komputer, dan rekayasa perangkat lunak (software), sementara teknik komputer lebih cenderung berkaitan dengan hal-hal seperti perangkat keras komputer (hardware). Namun demikian, kedua istilah tersebut sering disalah-artikan oleh banyak orang. Church-Turing menyatakan bahwa semua alat komputasi yang telah umum diketahui sebenarnya sama dalam hal apa yang bisa mereka lakukan, sekalipun dengan efisiensi yang berbeda. Para ahli ilmu komputer biasanya menekankan komputer von Neumann atau mesin Turing (komputer yang mengerjakan tugas yang kecil dan deterministik pada suatu waktu tertentu), karena hal seperti itulah kebanyakan komputer digunakan sekarang ini. Para ahli ilmu komputer juga mempelajari jenis mesin yang lain, beberapa diantaranya belum bisa dipakai secara praktikal (seperti komputer neural, komputer DNA, dan komputer kuantum) serta beberapa diantaranya masih cukup teoritis (seperti komputer random and komputer oracle). Ilmu Komputer mempelajari apa yang bisa dilakukan oleh beberapa program, dan apa yang tidak (komputabilitas dan intelegensia buatan), bagaimana program itu harus mengevaluasi suatu hasil (algoritma), bagaimana program harus menyimpan dan 4
mengambil bit tertentu dari suatu informasi (struktur data), dan bagaimana program dan pengguna berkomunikasi (antarmuka pengguna dan bahasa pemrograman). Ilmu komputer berakar dari elektronika, matematika dan linguistik. Dalam tiga dekade terakhir dari abad 20, ilmu komputer telah menjadi suatu disiplin ilmu baru dan telah mengembangkan metode dan istilah sendiri. Departemen ilmu komputer pertama didirikan di Universitas Purdue pada tahun 1962. Hampir semua universitas sekarang mempunyai departemen ilmu komputer. Edsger Dijkstra mengatakan: Ilmu komputer bukan tentang komputer sebagaimana astronomi bukan tentang teleskop. Fisikawan ternama Richard Feynman mengatakan: Ilmu komputer umurnya tidak setua fisika; lebih muda beberapa ratus tahun. Walaupun begitu, ini tidak berarti bahwa "hidangan" ilmuwan komputer jauh lebih sedikit dibanding fisikawan. Memang lebih muda, tapi dibesarkan secara jauh lebih intensif. Dalam bahasa Indonesia, istilah Informatika diturunkan dari bahasa Perancis informatique, yang dalam bahasa Jerman disebut Informatik. Sebenarnya, kata ini identik dengan istilah computer science di Amerika Serikat dan computing science di Inggris. Namun, istilah informatics dalam bahasa Inggris memiliki makna yang sedikit berbeda, yaitu lebih menekankan pada aspek pengolahan informasi secara sistematis dan rasional. Ilmu komputer berkaitan erat dengan beberapa bidang lain. Bidang-bidang ini tidak benar-benar terpisah, sekalipun mempunyai perbedaan penting. Ilmu Informasi adalah ilmu yang mempelajari data dan informasi, mencakup bagaimana menginterpretasi, menganalisa, menyimpan, dan mengambil kembali. Ilmu informasi dimulai sebagai dasar dari analisa komunikasi dan basis data. Sistem Informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi yaitu: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. 'Sistem Informasi' dapat berupa gabungan dari beberapa elemen teknologi berbasis komputer yang saling berinteraksi dan bekerja sama berdasarkan suatu prosedur kerja (aturan kerja) yang telah ditetapkan, dimana memproses dan mengolah data menjadi suatu bentuk informasi yang dapat digunakan dalam mendukung keputusan. Rekayasa Perangkat Lunak pada prinsipnya menekankan pada tahapan-tahapan pengembangan suatu perangkat lunak yakni : Analisis, Desain, Implementasi, Testing dan Maintenance. Pada tahap yang lebih luas Rekayasa Perangkat Lunak mengacu pada 5
Manajemen Proyek pengembangan Perangkat Lunak itu sendiri dengan tetap memperhatikan tahapan-tahapan pengembangan sebelumnya. Dalam pengembangannya perangkat lunak memiliki berbagai model yaitu model water fall ('model konvensional' sebagai model terdahulu yang dikembangkan dan karena model water fall nyaris sama dengan siklus hidup pengembangan sistem), model prototype ('model yang disukai oleh user dan pengembang), model sequensial linear, model RAD 'rapid aplikation model', model 'formal method' atau 'metode formal' disini sebelum diadakannya implementasi terlebih dahulu rancangan model yang dibuat diverifikasi terlebih dahulu sehingga tidak ada lagi kesalahan - kesalahan pada saat implementasi. Rekayasa Komputer adalah ilmu yang mempelajari analisa, desain, dan konstruksi dari perangkat keras komputer. Keamanan Informasi adalah ilmu yang mempelajari analisa dan implementasi dari keamanan sistem informasi (termasuk kriptografi). Jadi dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa ” Sistem Informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi yaitu: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen”. Dalam membahas Sejarah Perkembangan Sistem Informasi Kepegawaian, diuraikan; (1) Sejarah perkembangan informasi kepegawaian; (2) Pengelolaan data dan sistem aplikasi pelayanan.
C. Tujuan Setelah mempelajari modul ini peserta diharapkan dapat menjelaskan sejarah perkembangan sistem informasi kepegawaian, dan yang lebih khusus dengan modul ini para peserta diklat diharapkan mampu: 1. mengetahui tentang sejarah Badan Kepegawaian Negara; 2. menjelaskan Perkembangan Administrasi Kepegawaian RI; 3. menjelaskan pengelolaan data dan sistem aplikasi pelayanan.
6
BAB II SISTEM INFORMASI PNS
A. Perkembangan Administrasi Kepegawaian RI BKN akan mewujudkan sistem informasi manajemen kepegawaian yang handal dengan harapan terwujudnya data Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang akurat melalui Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian secara on-line (SAPK). Tujuan lebih lanjut dari sistem tersebut adalah mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir disetiap instansi pusat maupun daerah yang terintegrasi secara nasional dalam sistem aplikasi pelayanan kepegawaian sehingga akan meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian secara transparan dan objektif. SAPK adalah sistem informasi berbasis komputer yang disusun sedemikian rupa untuk pelayanan kepegawaian. SAPK mempunyai karakteristik sebagai berikut: 1. Sistem yang terkoneksi secara on-line antara BKN Pusat, Kantor Regional BKN dan instansi dengan menggunakan jaringan komunikasi data. 2. Menggunakan satu basis data PNS yang digunakan secara bersama. 3. Menggunakan struktur data dan tabel referensi yang sama sesuai standar baku yang disusun oleh BKN pusat. 4. Sistem yang dibangun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan instansi pengguna. Jaringan yang dibutuhkan, Implementasi SAPK memerlukan jaringan komunikasi data antara BKN dengan Kantor Regional, BKN dengan Instansi Pusat, Kantor Regional BKN dengan Instansi Daerah. Instansi pengguna SAPK perlu menyiapkan jaringan dengan bandwith minimal 2X64 kbps, network switch dengan spesifikasi standar. Segala biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan SAPK mulai dari pengadaan perangkat keras, sewa jaringan leased line, installlasi program dan pelatihan dibebankan pada anggaran masingmasing instansi. BKN mempunyai tugas pemerintahan di bidang manajemen kepegawaian negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Badan Kepegawaian Negara menyelenggarakan fungsi manajemen kepegawaian yang antara 7
lain, adalah penyelenggaraan administrasi dan sistem informasi kepegawaian serta penetapan sistem informasi dibidangnya.Untuk mewujudkan cita suatu organisasi dibutuhkan rancangan visi yang memberikan motivasi terlaksananya rencana kerja ke depan. Merencanakan pengelolaan data dan sistem aplikasi pelayanan dibidang kepegawaian diawali suatu visi dan misi yang mampu mewujudkannya. Dalam kaitan ini visi dan misi tata naskah kepegawaian Pegawai Negeri Sipil, yakni visi: ”Tersedianya informasi kepegawaian Pegawai Negeri Sipil yang akurat dan terkini berbasis teknologi informasi”. Sedang misinya adalah: mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang mutahir dan terintegrasi dengan instansi pusat dan daerah. Tugas pengelolaan data dan sistem aplikasi pelayanan tidak terlepas dari unsur manajemen kepegawaian yang melalui perencanaan pelaksanaan teknis pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian. Konsep manajemen Pegawai Negeri Sipil (Amanda:2005) yang bertujuan untuk membentuk sosok Pegawai Negeri Sipil Republik Indonesia yang memiliki karakter. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 diegaskan bahwa penerapan manajemen PNS diatur secara menyeluruh, dengan menerapkan norma, standar, dan prosedur yang seragam dalam penetapan formasi, pengadaan,pengembangan, penetapan gaji, dan program kesejahteraan serta pemberhentian bagi PNS. Dengan adanya keseragaman tersebut disamping memudahkan penyelenggaraan manajemen kepegawaian, akan dapat menciptakan kualitas PNS yang seragam, serta mewujudkan keseragaman perlakuan dan jaminan hukum bagi seluruh PNS di seluruh Indonesia. Pengelolaan data dan sistem aplikasi pelayanan merupakan unsur-unsur manajemen yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, pengorganisasian dan evaluasi. Dalam melakukan pelayanan perkantoran, manajemen senior hendaknya mempertimbangkan orang yang diserahi tanggungjawab untuk melakukan pelayanan serta pemeliharaan terhadap fasilitas pendukungnya. Adapun dalam pengolahan data kepegawaian terdapat beberapa mekanisme, diantaranya adalah : 1. Mekanisme batching a. Formulir pendataan pegawai yang sudah diisi lengkap dan ditandatangani, dikelompokan berdasarkan instansi/propinsi/kabupaten/kotam, tugas/pekerjaan yang dilakukan dan nomor seri bach; b. Setiap satu batch maksimum 200 lembar formuir, sehingga memudahkan administrasi dan pencarian dokumen. c. Setelah dilakukan batching, dikirim ke unit editing/coding. 8
2. Mekanisme Editing/Coding a. Formulir yang diterima dari unit batching, selanjutnya dilakukan proses edit dan pengokdean (coding) sesuai dengantabel-tabel referensi yang diberikan; b. Elemen yang diberikan kode adalah instansi/propinsi/kabupaten/kota, tempatlahir, kualifikasi pendidikan dan unit kerja tempat tugas;Mengirim batch yang sudah dilakukan c.
pengkodeanke unit perekaman data.
3. Mekanisme Perekaman/Entri Data a. Perekaman data dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang disiapkan oleh Tim pelaksana pusat; b. Mekanisme perekaman/entri data serta pencetakan daftar hasil pendataan pegawai dari Tim Pelaksana Pusat; c. Dokumen yang telah selesai direkam dikirim ke unit penyimpanan akhir. Kelompok penyusun takah ditentukan jumlahnya sesuai beban tugas, dikoordinir oleh seorang kepala seksi dengan tugas: 1.
Menerima ikatan takah dari kelompok pengirim;
2.
Menyortir dan mengurutkan takah sesuai dengan tahun/ bulan/ tgl lahir, tahun/ bulan menjadi CPNS/PNS, jenis kelamin dan nomor urut yang dibuat berurutan dari tahun lahir tertua ke tahun lahir yang lebih muda;
3.
Menyusun takah ke dalam masing-masing rak dan lemari sesuai dengan nomor lemari yang telah ditentukan;
4.
Masing-masing kelompok ditargetkan menyusun takah setiap harinya sesuai dengan beban instansi masing-masing. Pada abad ke-20 berkembang satu fenomena yang tidak pernah terbayang sebelumnya,
yakni perkembangan kemampuan dan aplikasi teknologi komunikasi dan informasi. Teknologi ini telah merevolusi kehidupan umat manusia dari waktu ke waktu sejak ditemukannya
micro
chip. Perusahaan-perusahaan komersial
telah
secara optimal
mendayagunakan teknologi ini sebagai dukungan utama operasinya. Peningkatan dramatis tingkatan pelayanan dan kenyamanan customer telah menjadi suatu keharusan bagi keberadaan dan kemajuan sebuah industri guna mencapai benefit yang maksimal. 9
Perkembangan teknologi tersebut telah memungkinkan banyak layanan dapat dilakukan dalam 24 jam tanpa terpengaruh oleh ruang dan waktu, dalam arti kapan dan dimana saja. Aplikasi teknologi informasi dan komunikasi dalam administrasi pemerintahan tidak lepas dari tugas pokok dan fungsi pemerintahan itu sendiri sebagai pangkal tolaknya di satu sisi dan dari perangkat teknologi tersebut sebagai tulang punggung dari e-gov pada sisi lain. Berbagai bentuk kebijakan, pengaturan, pembinaan, pengendalian serta pengawasan dan pertanggungjawaban dalam beragam jenis dan bidang kehidupan berbangsa atau untuk mengatasi masalah-masalah yang dihadapi bangsa memerlukan data dan informasi yang lengkap, akurat dan tepat waktu. Kegunaan dan peran teknologi informasi dan komunikasi adalah mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut agar terselenggara secara efektif, tepat, nyaman, aman dan efisien. Aplikasi SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian) adalah aplikasi berbasis web secara lengkap, riwayat jabatan, pangkat dan gaji yang digunakan untuk menunjang proses administrasi kepegawaian PNS. SIMPEG bertujuan untuk membuat menajemen sumber daya manusia para pengelola kepegawaian menjadi terintegrasi, terpadu dan reliable dengan cara memberikan potret kondisi kepegawaian terakhir. Adapun fungsi Simpeg antara lain untuk menunjang dan mempercepat proses promosi pegawai, baik jabatan, pangkat dan gaji. Sebagaimana diketahui, bahwa sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu area fungsional cocok dengan definisi ini. Berkaiatan dengan pelayanan, ada dua istilah yang perlu diketahui, yaitu melayani dan pelayanan. Pengertian melayani adalah membantu meniapkan (mengurus) apa yang diperlukan seseorang. Sedangkah pengertian pelayanan adalah usaha melayani kebutuhan orang lain (KBBI:1995). Pelayanan pada dasarnya adalah kegiatan yang ditawarkan oleh organisasi atau perorangan kepada konsumen (customer/yang dilayani), yang bersifat tidak berwujud dan tidak dapat dimiliki. Karakteristik yang berkaitan dengan pelayanan (Normann:1991), yakni: (1). Pelayanan bersifat tidak dapat diraba, pelayanan sangat berlawanan sifatnya dengan barang jadi; (2).Pelayanan itu kenyataan terdiri dari tindakan nyata dan merupakan pengaruh yang sifatnya adalah tindakan sosial; (3) Produksi dan konsumsi dari pelayanan tidak dapat dipisahkan secara nyata, karena pada umumnya kejadiannya bersamaan dan terjadi di tempat yang sama.
10
Menurut Goetsch yang dimaksud mutu dalam pelayanan, merupakan kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan pihak yang menginginkannya. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya seperti telah diuraikan diatas, dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen. Karenanya pengelolaan tata naskah yang baik terdiri dari/meliputi unsur-unsur didalamnya, seperti: 1. Sejak diangkat sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil; 2. Kenaikan pangkat; 3. Pengangkatan dalam jabatan; 4. Mutasi kepegawaian; 5. Pemberhentian; 6. Pensiun. Electronic Government (e-Gov) adalah istilah yang diberikan kepada suatu pemerintahan yang mengadopsi teknologi yang berbasis internet yang dapat melengkapi dan meningkatkan program dan pelayanannya. Di beberapa negara maju, aplikasi e-Gov telah digunakan sebagai sarana untuk memperbaiki manajemen internal dan meningkatkan pelayanan publik. Secara internal digunakan sebagai sistem pendukung dalam pembuatan keputusan dalam bentuk decision supporting system. Sedangkan dalam peningkatan pelayanan diwujudkan dalam bentuk otomatisasi pelayanan yang secara integral dihubungkan melalui media internet ataupun teknologi digital lainnya. B. Landasan Dan Kebijakan Sistem Informasi Kepegawaian Pada dunia usaha baik berskala kecil maupun besar, baik swasta maupun organisasi tingkat pemerintahan sumber daya manusia merupakan kebutuhan yang tidak bisa ditinggalkan. Dalam setiap unit organisasi instansi pememerintah maupun dunia perusahaan, misalnya Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Departemen serta mini market sekalipun masih menemukannya walaupun strata / tingkatan berbeda menurut fungsinya masing-masing. Apalagi zaman sekarang dukungan tehnologi komputerisasi sudah ada dimana-mana, sehingga mudah mendapatkannya dengan hitungan menit bahkan detik sudah sampai ketempat tujuan yang kehendaki. Di kota-kota besar seperti: Jakarta, Bandung, Surabaya maupun diluar negeri antara lain negara Australia, Inggris, 11
Amerika Serikat, Saudi Arabia dengan menggunakan kendaraan yang dinamakan dunia maya yaitu inter koneksi antar lokasi ( Internet) akan mudah mencari data atau informasi yang dibutuhkan. Begitu juga didalam pengelolaan dunia usaha maupun instansi pemerintah baik yang berskala besar maupun kecil telah mempergunakan apa yang dinamakan tehnologi tinggi tersebut untuk mengurangi biaya tinggi dengan kata lain efisiensi, selain itu juga kecepatan tehnologi tersebut tidak diragukan lagi sistem pelayanannya pun membutuhkan kecepatan dan akurasi yang tinggi sehingga bagi mereka yang tidak dapat menyajikan seperti keinginan tersebut akan ditinggalkan oleh konsumennya. Mereka akan beralih ketempat yang dapat memberikan kepuasan sesuai dengan keinginan. Di dalam pengelolaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh Badan-Badan Swasta maupun kepemerintahan diperlukan penanganan dengan dukungan tehnologi moderen tersebut. Oleh sebab itu sistem informasi yang dapat memberikan informasi secara akurat sangat dibutuhkan dalam rangka pengambilan keputusan untuk melangkah menuju pencapaian tujuan organisasi. Informasi yang memiliki kualitas tinggi akan menentukan sekali efektivitas keputusan manajer. Burch & Grudnitski sebagaimana dinukil Subandi dan Subondo (2004:11) menyebutkan adanya tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi, yaitu: akurasi, ketepatan waktu, dan relevansi. Syaratsyarat tentang informasi yang baik yang lebih lengkap diuraikan pula oleh Parker, berikut dibawah ini: 1.
Ketersediaan (availability). Sudah barang tentu syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah tersedianya informasi itu sendiri. Informasi harus dapat diperoleh (accessible) bagi orang yang hendak memanfaatkannya.
2.
Mudah dipahami (comprehensibility). Informasi harus mudah dipahami oleh pembuat keputusan, baik itu informasi yang menyangkut pekerjaan rutin maupun keputusan-keputusan yang bersifat strategis. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat kurang efektifnya keputusan manajemen.
3.
Relevan. Dalam konteks organisasi, informasi yang diperlukan adalah yang benarbenar relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi.
4.
Bermanfaat. Sebagai konsekuensi dari syarat relevansi, informasi juga harus bermanfaat bagi organisasi. Karena itu informasi juga harus dapat tersaji ke dalam bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatan oleh organisasi yang bersangkutan. 12
5.
Tepat waktu. Informasi harus tersedia tepat pada waktunya. Syarat ini terutama sangat penting pada saat organisasi membutuhkan informasi ketika manajer hendak membuat keputusan-keputusan yang krusial.
6.
Keindahan (reliability). Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi harus dapat dijamin tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikannya.
7.
Akurat. Syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih dari kesalahan dan kekeliruan. Ini juga berarti bahwa informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya.
8.
Konsisten. Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di dalam penyajiannya karena konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan. Pembangunan sistem informasi haruslah ditinjau dari berbagai fungsi kegiatan
usaha tersebut sehingga sistem yang dibangun tersebut akan efektif sesuai dengan citacita organisasi. Salah satu diantaranya adalah fungsi pengelolaan personalia / kepegawaian yang menunjang kearah kepahaman secara integral dijelaskan terlebih dulu berbagai definisi-definisi mengenai sistem, informasi dalam mewujudkan sistem informasi kepegawaian dengan optimal. Dalam topik Landasan Dan Kebijakan Sistem Informasi Kepegawaian akan dibahas, antara lain: a. Sistem Informasi Kepegawaian b. Fungsi Sistem Informasi Kepegawaian c. Mutu Sistem Informasi Kepegawaian d. Dasar Sistem Informasi Kepegawaian e. Kebijakan Perancang Sistem Informasi Kepegawaian Suatu sistem informasi terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Sebuah sistem informasi terintegrasi atau sistem manusiamesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data. Edhy Sutanta didalam bukunya Sistem Informasi Manajemen mengatakan bahwa suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik sebagai berikut :
13
1. Mempunyai komponen (component). Komponen adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem disebut juga sub. Sistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian yang terlihat di dalam sistem. 2. Mempunyai batas ( boudary ). Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem. 3. Mempunyai lingkungan ( environments). Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan, pada umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangakan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungking,bahkan jika mungkin ditiadakan. 4. Mempunyai penghubung /antar muka ( interface ) antar komponen. Penghubung /antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen. Dalam dunia komputer, penghubung/antar muka dapat berupa berbagai macam tampilan dialog layar monitor yang memungkinkan seseorang dapat dengan mudah mengoperasikan sistem aplikasi komputer yang digunakannya. 5. Mempunyai masukan (input). Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan dioleh lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam sistem informasi masukan disebut data. 6. Mempunyai pengolahan (processing). Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi pemakai. Dalam sistem informasi pengolahan adalah berupa program aplikasi komputer yang dikembangkan untuk keperluan khusus. Program aplikasi tersebut mampu menerima masukan, mengolah masukan dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para pemakai. 7. Mempunyai keluaran ( output). Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan. Dalam 14
sistem informasi, keluaran informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang akan digunakan oleh para pemakai sebagai bahan pengambilan keputusan. 8. Mempunyai sasaran ( Objectives ) dan tujuan ( goal ). Setiap komponen dalam system perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan system. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistem adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini , sasaran merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya pencapaian tujuan. 9. Mempunyai kendali (control). Setiap komponen dalam sistem perlu selalu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing. Hal ini bisa dilakukan jika ada bagian yang berperan menjaganya, yaitu bagian kendali. Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung secara normal sesuai batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam sistem Informasi, kendali dapat berupa validasi masukan, validasi proses dan validasi keluaran. Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci penting dalam memaknai sistem informasi berikut: 1. Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin, yaitu: a.
Berbasis komputer: perancang harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi.
b.
Sistem manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur/manual sistem.
2. Sistem basis data terintegrasi. Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data base manajemen system. 3. Mendukung Operasi. Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi. Istilah Sistem Informasi (manajemen information system, information processing system, information decision system dan information system). Semuanya mengacu pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mendukung operasi, 15
manajemen dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi. Menurut Robert A. Leitch sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Terdapat beberapa hal mengapa sistem informasi kepegawaian penting dan sangat diperlukan, diantaranya : 1. Agar terhidar dari ketersesatab dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan; 2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik dalam suatu unit organisasi; 3. Menekankan kerja sama sesama bagian dalam suatu organisasi; 4. Mengetahui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya; 5. Memberikan penilaian yang tinggi terhadap sistem informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan sistem lingkaran tertutup.
16
BAB III KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
A. Definisi Sistem Informasi Kepegawaian Suatu Sistem Informasi Komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam perusahaan saat membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Database perusahaan berisi data yang dilengkapi dengan electronic mail boxes digunakan para eksekutif untuk mengirimkan dan menerima surat elekronik dan kalender elektronik. 1.
Sistem Informasi Eksekutif (sub unit utama organisasi) Merupakan suatu sistem yang khusus dirancang bagi para manajer pada Tingkat Perencanaan Strategis. a.
Spesialis Informasi dapat mengembangkan perangkat lunak pesanan.
b.
Eksekutif dapat menggunakan perangkat lunak produktifitas perorangan seperti spreadsheet elektronik, sistem manajemen database,paket grafik dll.
c.
Perusahaan dapat membeli software EIS khusus.
17
MODEL SIM : DATA
LINGKUNGAN
INFORMASI
PEMECAH MASALAH ORGANISASI
SOFTWARE PENULISAN LAPORAN
MODEL MATEMATIKA
DATABASE SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
LINGKUNGAN
DATABASE EKSEKUTIF
KOMPUTER PERSONAL
KE WORKSTATION EKSEKUTIF LAIN
DATABASE PERUSAHAAN KOTAK POS ELEKTRONIK
PERMINTAAN INFORMASI TAMPILAN INFORMASI
KE WORKSTATION EKSEKUTIF LAIN
BERITA PENJELASAN MUTAKHIR
MENYEDIAKAN INFORMASI PERUSAHAAN
KOLEKSI SOFTWARE
KOMPUTER DATA DAN INFORMASI EKSTERNAL
SENTRAL
18
2. Sistem Informasi Pemasaran Menyediakan Informasi untuk memecahkan masalah Pemasaran Perusahaan. SUBSISTEM INPUT SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
SUMBER INTERNAL SUBSISTEM PENELITIAN PEMASARAN
SUMBER LINGKUNGAN SUBSISTEM INTELIJEN PEMASARAN
D A T A B A S E
SUBSISTEM OUTPUT
DATA
SUBSISTEM PRODUK
INFORMASI
SUBSISTEM TEMPAT SUBSISTEM PROMOSI
PEMAKAI
SUBSISTEM HARGA SUBSISTEM BAURAN TERINTEGRASI
Sub sistem input pemasaran : a.
Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan catatan penjualan yang terinci, yang dapat menjadi dasar bagi laporan periodik dan khusus atau model matematika.
b.
Subsistem Penelitian Pemasaran, mengumpulkan data mengenai segala aspek operasi pemasaran penjualan, terutama aspek-aspek yang berkaitan dengan pelanggan atau calon pelanggan.
c.
Subsistem Intelijen Pemasaran, mengumpulkan data dan informasi mengenai pesaing perusahaan.
Subsistem output pemasaran : a. Subsistem Produk, semua software yang menginformasikan manajer mengenai produk tertentu. b.
Subsistem Tempat, semua software yang menjelaskan cara produk didistribusikan ke pelanggan.
c.
Subsistem Promosi, software yang memberitahukan manajer mengenai penjualan langsung dan periklanan.
d.
Subsistem Harga, semua informasi mengenai harga produk tertentu.
e.
Subsistem Bauran Terintegrasi, memungkinkan manajer mengembangkan strategi pemasaran. 19
3. Sistem Informasi Manufaktur Menyediakan Informasi untuk digunakan dalam pemecahan masalah manufaktur. SUBSISTEM INPUT
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SUMBER INTERN SUBSISTEM REKAYASA INDUSTRI SUMBER LINGKUNGAN SUBSISTEM INTELIJEN MANUFAKTUR
SUBSISTEM OUTPUT
SUBSISTEM PRODUKSI
D A T A B A S E
SUBSISTEM KUALITAS
SUBSISTEM PERSEDIAAN
PEMAKAI
SUBSISTEM BIAYA DATA
INFORMASI
Subsistem Input Manufaktur : a. Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan data input bagi aplikasi manufaktur. b. Subsistem Rekayasa Industri, menjelaskan operasi manufaktur internal. Terdiri dari para Industrial Engineering yang mempelajari proses produksi dan membuatnya lebih efisien. c. Subsistem Intelijen Manufaktur, menyediakan data dan informasi mengenai 2 elemen dalam lingkungan perusaaan – pemasok dan serikat buruh. Subsistem Output Manufaktur a.
Subsistem Produksi, mengukur proses produksi dalam hal waktu, menelusuri arus kerja dari langkah satu ke langkah berikutnya.
b.
Subsistem Persediaan, mengukur volume kegiatan produksi saat persediaan diubah dari bahan mentah menjadi barang dalam proses dan akhirnya barang jadi.
c.
Subsistem Kualitas, mengukur kualitas bahan. Memeriksa kualitas bahan mentah saat diterima dari pemasok, pemeriksaan mutu dilakukan pada berbagai titik dalam proses produksi, dan pemeriksaan terakhir dilakukan pada barang jadi.
d.
Subsistem Biaya, menghitung biaya yang dibutuhkan selama proses produksi. 20
4. Sistem Informasi Keuangan Menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai diseluruh perusahaan. SUBSISTEM INPUT SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
SUMBER INTERN SUBSISTEM AUDIT INTERNAL
SUMBER LINGKUNGAN SUBSISTEM INTELIJEN KEUANGAN
SUBSISTEM OUTPUT
SUBSISTEM PERAMALAN
D A T A B A S E
SUBSISTEM MANAJEMEN DANA
PEMAKAI
SUBSISTEM PENGENDALIAN DATA
INFORMASI
Subsistem input keuangan : a. Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan data input bagi aplikasi keuangan. b. Subsistem Audit Internal, membantu SIA dalam menyediakan data dan informasi internal dengan penelitian khusus yang dilakukan auditor internal. c. Subsistem Intelijen Keuangan, mengumpulkan informasi dari elemen-elemen lingkungan yang mempengaruhi arus uang masyarakat keuangan, pemegang saham dan pemilik serta pemerintah. Subsistem Output Keuangan : a. Sistem Peramalan, melakukan peramalan jangka panjang 5 – 10 tahun kedepan untuk menyediakan dasar bagi perencanaan strategis. b. Subsistem Manajemen Dana, berkaitan dengan arus uang melalui perusahaan c. Subsistem Pengendalian, menyiapkan anggaran operasi tahunan dan kemudian menyediakan informasi umpan balik kepada manajer sehingga mereka dapat memantau biaya aktual dibandingkan dengan anggaran.
21
5. Sistem Informasi SDM Sistem yang meyediakan informasi mengenai sumber daya manusia dalam perusahaan. SDM bertanggung jawab membawa personil dari lingkungan ke perusahaan. SUBSISTEM INPUT
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SUMBER INTERNAL SUBSISTEM PENELITIAN SDM SUMBER LINGKUNGAN SUBSISTEM INTELIJEN SDM DATA INFORMASI
SUBSISTEM OUTPUT SUBSISTEM PERENCANAAN ANGKATAN KERJA
D A T A B A S E
SUBSISTEM PEREKRUTAN SUBSISTEM MANAJEMEN ANGKATAN KERJA
PEMAKAI SUBSISTEM KOMPENSASI SUBSISTEM BENEFIT SUBSISTEM PELAPORAN LINGKUNGAN
Sub Sistem input HRM : a. Sistem Informasi Akuntansi, menyediakan data yang berhubungan dengan personil perusahaan. Tanggung jawab untuk semua atau sebagian aplikasi gaji perusahaan. Data keuangan dikombinasikan dengan data non-keuangan untuk menyajikan gambaran lengkap dari sumber daya personil perusahaan. b. Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia, penelitian khusus mengenai pekerjaanpekerjaan perusahaan. Penelitian ini mengungkapkan tugas-tugas pekerjaan yang harus dilaksanakan, pengetahuan dan keahlian yang diperlukan daan tingkat kompensasi yang sesuai. c. Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia, mengetahui perkembangan terakhir dari berbagai pengaruh lingkungan yang mempengaruhi arus personil.
22
Subsistem Output HRM : a. Sub sistem perencanaan angkatan kerja, melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai dimasa datang. b. Sub sistem perekrutan, digunakan untuk menelusuri lamaran-lamaran kerja sebelum dipanggil (perusahaan membawa pegawai baru kedalam organisasi melalui subsistem perekrutan). c. Sub sistem manajemen angkatan kerja, dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar dengan 7 aplikasi seperti : penilaian kerja, pelatihan, pengendalian posisi, relokasi, keahlian/kompetensi, suksesi dan pendisiplinan. d. Sub sistem kompensasi, untuk mengkompensasikan para pegawai untuk pekerjaan mereka. e. Subsistem Benefit, mencakup berbagai aplikasi yang mendukung baik pegawai yang masih bekerja maupun telah pensiun. f. Subsistem Pelaporan Lingkungan,
bertanggung jawab melaporkan kebijakan dan
praktek personalia SDM kepada pemerintah. B. Sistem Informasi Dalam Proses Manajemen Manajemen adalah suatu proses yang menekankan keterlibatan dan aktivitas yang saling terkait untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Manajemen biasanya didefinisikan sebagai 4 fungsi manajer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian. Jadi dapat dikatakan manajemen adalah suatu proses. Perkembangan SI diluar maupun dalam negeri sudah sangat membantu perusahaan dalam membangun aliran informasi dalam perusahaan. Selain itu, tidak sedikit perusahaan yang telah memanfaatkannya sebagai strategi kompetitif. Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara, misalnya harga terjangkau, kualitas terjamin, keramahan, kecepatan layanan dsb. Berkaitan dengan pemanfaatan SI dalam perusahaan, keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan SI untuk meningkatkan kualitas informasi, kontrol kinerja dan peningkatan layanan unutk memenangkan pasar. Ide dasarnya adalah perusahaan menggunakan SI baik sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikan dan mengolah data dengan cepat dan akurat serta untuk menciptakan produk layanan baru sebagai daya saing dalam menghadapi kompetisi. 23
BAB IV SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI BKN
Saat kini Badan Kepegawaian Negara telah mengembangkan beberapa sistem informasi kepegawaian yang terdiri dari : 1. Sistem Kepegawaian pelayanan terpadu ( SAPK) , sistem pengolahan data kepegawaian dari Badan Kepegawaian Negara Pusat dengan Kantor Regional dan Badan Kepegawaian Daerah 2. Kartu Pegawai Elektronik 3. Sistem publikasi situs BKN.go.id , sistem yang bertugas untuk menyajikan informasi kepegawaian yang up to date dan online bagi masyarakat. 4. Office Automation System ,sistem informasi perkantoran diantaranya Mail Tracking 5. Computer Assited Test , system yang digunakan didalam untuk PraCPNS, CPNS dan jabatan yang ada di lingkungan PNS. A. Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) Berdasarkan Pasal 34 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian antara lain ditentukan bahwa, untuk menjamin kelancaran penye-lenggaraan kebijaksanaan manajemen PNS, dibentuk BKN dengan tugas menyelenggarakan manajemen PNS yang mencakup perencanaan, pengembangan kualitas sumberdaya Pegawai Negeri Sipil dan administrasi kepegawaian, pengawasan dan pengendalian, penyelenggaraan dan pemeliharaan informasi kepegawaian, mendukung perumusan kebijaksanaan kesejahteraan PNS, serta memberikan bimbingan teknis kepada unit organisasi yang menangani kepegawaian pada instansi pemerintah pusat dan instansi pemerintah daerah. Kebijaksanaan manajemen PNS mencakup penetapan norma, standar, prosedur, formasi, pengangkatan. pengembangan kualitas sumber daya PNS, pemtndahan, gaji, tunjangan, kesejahteraan, pemberhentian, hak, kewajiban, dan kedudukan hukum, sebagai bahan untuk pengambilan kebijakan dimaksud, diperlukan data PNS yang akurat. Untuk mewujudkan data PNS yang akurat perlu dibangun sistem informasi kepegawaian yang standar dan terintegrasi antara BKN dengan unit pengelola kepegawaian instansi pusat maupun instansi daerah. 24
Pedoman pemanfaatan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian digunakan untuk proses pemberian Nomor Identitas PNS (NIP), pemberian persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat PNS, penetapan keputusan pensi-un PNS dan peremajaan data kepegawaian PNS dilakukan dengan mengguna-kan sistem aplikasi komputer yang terintegrasi antara BKN, Kantor Regional BKN dan Instansi Pemerintah Pusat dan Daerah. Kebijakan Pemerintah tentang implementasi e-govemment tahun 2003 menekankan untuk menggunakan informasi teknologt di instansi pemerintah pusat maupun daerah, yang lebih komprehensif dan terintegrasi. Pemanfaatan teknologi informasi di bidang kepegawaian bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam bidang pengolahan data dan pengelolaan informasi kepegawaian, sehingga mampu memberikan pelayanan kepegawaian yang lebih baik, transparan dan akuntabel. Dalam pemanfaatan SAPK dikoordinasikan oleh BKN dan pelaksanaannya berpedoman pada Peraturan Kepala BKN ini. Dalam Pasal 29 Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian PNS ditentukan bahwa, dalam rangka penyelenggaraan dan pemeliharaan manajemen informasi kepegawaian, Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat dan Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah wajib menyampaikan setiap jenis mutasi kepegawaian kepa-da BKN mengenai pelaksanaan pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian PNS. Berkaitan dengan hal tersebut, maka Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat dan Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah, disamping menyampaikan dokurnen mutasi kepegawaian dalam bentuk hard copy juga menyampaikan dokumen mutasi kepegawaian dalam bentuk data elektronik dengan menggunakan SAPK. Ketentuan dalam Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini sebagai pedoman bagi Pejabat Pembina Kepegawaian di instansi pemerintah pusat dan daerah untuk memanfaatkan SAPK yang meliputi : 1.
Aplikasi pengadaan PNS;
2.
Aplikasi kenaikan pangkat PNS;
3.
Aplikasi pensiun PNS; dan
4.
Aplikasi mutasi Iain-Iain. Manajemen PNS adalah keseturuhan upaya-upaya untuk meningkatkan efisiensi,
efektivitas dan derajat profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi, dan kewajiban kepegawaian, yang meliputi perencanaan, pengadaan, pengembangan kualitas, penempatan, promosi, penggajian, kese-jahteraan, dan pemberhentian. SAPK adalah sistem informasi berbasis komputer yang disusun sedemikian rupa untuk pelayanan kepegawaian. 25
Instansi adalah Instansi Pemerintah Pusat dan Instansi Pemerintah Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota. Pejabat Pembina Kepegawaian adalah Pejabat yang mempunyai kewenangan mengangkat, memindahkan, dan memberhentikan PNS di lingkungannya se-suai dengan peraturan perundang-undangan. Aplikasi adalah program komputer yang disusun sedemikian rupa untuk tujuan tertentu daiam sistem pengolahan melalui bahasa pemrograman, Aplikasi Pengadaan PNS adalah modul program yang berisi pengolahan data mengenai pengadaan PNS meliputi modul pembuatan daftar usul permintaan NIP sampai dengan modul pencetakan surat keputusan pengangkalan menjadi CPNS. Aplikasi Kenaikan Pangkat adalah modul program aplikasi yang berisi pengolahan data mengenai proses kenaikan pangkat PNS mulai dari modul pembuatan usul, permintaan persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat ke BKN sampai dengan pencetakan surat keputusan kenaikan pangkat. Aplikasi Pensiun adalah modul program aplikasi yang berisi pengolahan data kepegawaian untuk keperiuan mutasi pemberhentian dengan hak pensiun. Aplikasi mutasi lain-lain adalah modul program aplikasi yang berisi pengolahan data kepegawaian untuk keperiuan pemutakhiran data melalui perubahan data pegawai yang mengalami mutasi. Instalasi adalah kegiatan untuk memindahkan dan membentuk perangkat komputer dengan sistem operasi database, jaringan dan aplikasi. Server adalah suatu personal komputer yang mempunyai spesiffkasi lebth cepat/tinggi untuk mengatur dan mengelola suatu jaringan/ network. Client adalah suatu personal komputer yang digunakan oleh user (pemakai) dalam pengoperasian SAPK. Network adalah jaringan yang menghubungkan antar komputer agar dapat sa-ling berkomunikasi/bertukar informasi. Source program adalah data yang berisikan perintahperintah program komputer sebelum program tersebut dikompilasi. SAPK mempunyai karakteristik sebagai berikut: a.
Sistem yang terkoneksi secara on-line antara BKN Pusat, Kantor Regional BKN dan instansi dengan menggunakan jaringan komunikasi data.
b.
Menggunakan satu basis data PNS yang digunakan secara bersama.
c.
Menggunakan
struktur
data
dan
label
referensi
yang
sama
sesuai
dengan
standar yang baku yang disusun oleh BKN Pusat. d.
Sistem yang dibangun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan instansi pengguna. 26
SAPK digunakan dalam proses pelayanan kepegawaian yang antara lain meliputi penetapan NIP,
pencetakan
surat
keputusan
pengangkatan
CPNS,
pemberian
nota
persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat dan pencetakan surat keputusan kenaikan pangkat, penetapan dan pencetakan surat keputusan pem-bernentian dengan hak pensiun dan untuk updating data mutasi Iain-Iain. SAPK terdiri dari: a.
Aplikasi Pengadaan PNS. Aplikasi pengadaan PNS digunakan untuk proses penetapan NIP, yang meliputi kegiatan sebagai berikut: 1) pengendalian formasi; 2) usul dari Instansi; 3) penomoran agenda usul penetapan NIP; 4) penetapan NIP di BKN; dan 5) pencetakan surat keputusan pengangkatan menjadi CPNS di instansi.
b.
Aplikasi Kenaikan Pangkat PNS Aplikasi kenaikan pangkat PNS, yang meliputi kegiatan sebagai berikut: 1) Usul permintaan nota persetujuan teknis kenaikan pangkat PNS yang berpangkat Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b kebawah dari instansi; 2) Usul permintaan nota pertimbangan teknis kenaikan pangkat PNS yang berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang IV/c ke atas dari ins-tansi; 3) Pengagendaan usul permintaan nota persetujuan teknis kenaikan pangkat PNS yang berpangkat Pembina Tingkat I goiongan ruang IV/b ke bawah dari instansi; 4) Pengagendaan usul permintaan nota pertimbangan teknis kenaikan pangkat PNS yang berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang IV/c keatas dari instansi; 5) Pengecekan usul permintaan nota persetujuan teknis kenaikan pangkat PNS yang berpangkat Pembina Tingkat 1 goiongan ruang IV/b ke bawah dari instansi; 6) Pengecekan usul permintaan nota pertimbangan teknis kenaikan pangkat PNS yang berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang IV/c ke atas dari instansi; 7) Pencetakan nota persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat PNS; 8) Pencetakan surat keputusan kenaikan pangkat PNS oleh instansi.
27
c. Aplikasi Pensiun PNS Aplikasi pensiun PNS, meliputi kegiatan sebagai berikut: 1) Usul permintaan penetapan surat keputusan pensiun PNS serta janda/ dudanya karena mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, tewas dan cacat karena dinas bagi PNS yang berpangkat Pembina Tingkat I goiongan ruang IV/b ke bawah dari instansi; 2) Usul permintaan pertimbangan teknis kenaikan pangkat pengabdian dan pemberhentian dengan hormat sebagai PNS dengan hak pensiun serta penetapan pensiun janda/dudanya bagi PNS yang berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang iV/c ke atas dari instansi; 3) Usul permintaan pertimbangan teknis pemberhentian dengan hormat atas permintaan sendiri yang berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang IV/c ke atas dari instansi; 4) Pengagendaan usu! permintaan penetapan surat keputusan pensiun PNS serta janda/dudanya karena mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, tewas dan cacat karena dinas bagi PNS yang berpangkat Pembina Tingkat I goiongan ruang IV/b ke bawah dari instansi; 5) Pengagendaan usul permintaan pertimbangan teknis kenaikan pangkat pengabdian dan pemberhentian dengan hormat sebagai PNS dengan hak pensiun serta penetapan pensiun janda/dudanya bagi PNS yang berpangkat Pembina Utama Muda goiongan ruang IV/c ke atas dari instansi;Pengecekan usul permintaan penetapan surat keputusan pensiun PNS serta janda/dudanya karena mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, tewas dan cacat karena dinas bagi PNS yang berpangkat Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b ke bawah dari instansi; 6) Pengecekan usul permintaan pertimbangan teknis kenaikan pangkat pengabdian dan pemberhentian dengan hormat PNS serta janda/dudanya dengan hak pensiun bagi PNS yang berpangkat Pembina Utama Muda golongan ruang IV/c ke atas dari instansi; 7) Pencetakan surat keputusan pensiun PNS serta janda/dudanya karena mencapai batas usia pensiun, meninggal dunia, tewas dan cacat karena dinas bagi PNS yang berpangkat Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b ke bawah; 8) Pencetakan pertimbangan teknis kenaikan pangkat pengabdian dan pemberhentian dengan hormat PNS serta janda/dudanya dengan hak pensiun bagi PNS yang berpangkat Pembina Utama Muda golongan ruang IV/c ke atas. 28
d. Aplikasi Mutasi Lain-lain Aplikasi tni digunakan untuk melakukan pemutakhiran data baik yang digunakan oleh BKN maupun yang digunakan unit pengelola kepegawaian instansi yang meliputi kegiatan antara lain sebagai berikut: 1) data riwayat mutasi keluarga meiiputi: a) Perkawinan/perceraian; b) Istri/suami; c) Anak. 2) data riwayat pengalaman jabatan meliputi: a) Pengangkatan; b) Pemindahan; Dan c) Pemberhentian. d) Data riwayat pendidikan; e) Data riwayat diklat dan kursus; f) Data riwayat kepangkatan; g) Data riwayat penghargaan; h) Data hukuman disiplin; i) Data pindah instansi; j) Data pindah unit kerja; dan k) Data pindah wilayah kerja. B. Kelembagaan, Personil, Sarana Prasarana, Dan Pelatihan SAPK 1. Kelembagaan, SAPK dikelola oleh lembaga-lembaga sebagai berikut: a. BKNPusat; b. Kantor Regional BKN; dan c. Biro Kepegawaian/Badan/Bagian Kepegawaian Instansi. 2. Personil, untuk menangani dan mengelola SAPK pertu didukung oleh tenaga-tenaga/ personil, yang memiliki kemampuan sebagai: a. Pranata Komputer; b. Analis Kepegawaian; atau c. Operator Komputer.
29
3 Sarana dan prasarana a. Perangkat Keras (Hardware), berupa : 1) Personal Komputer; 2) Server; 3) Swrtcn;dan 4) Printer. b. Perangkat lunak (Software) Perangkat lunak yang dipertukan harus sesuai dengan aplikasi yang di-bangun oleh BKN. c. Penyiapan Jaringan Implementasi SAPK memerlukan jaringan komunikasi data antara BKN dengan Kantor Regional, BKN dengan Instansi Pusat, Kantor Regional BKN dengan Instansi Daerah. Intansi pengguna SAPK perlu menyiapkan jaringan dengan bandwidth minimal 2X64 kbps, network switch dengan spesifikasi standar. Keseluruh-an biaya yang diperlukan, dibebankan kepada anggaran masing-masing pengguna aplikasi. d. Installasi Program Installasi SAPK di instansi dilakukan oleh BKN Pedoman installasi dan Petunjuk Pengoperasian SAPK akan disampaikan ke masing-masing instansi atau dapat dtunduh melalui situs BKN (www.bkn.goid). 4. Pelatihan BKN Pusat dan Kantor Regional BKN menyelenggarakan pelatihan bagi tenaga/personil yang menangani dan mengelola SAPK atas permintaan dan biaya dari instansi pengguna. C. Kartu Pegawai elektronik (KPE) Latar Belakang Pelaksanaan kartu Pegawai Elektronik (KPE) 1. Undang-Undang Nomor 43 tahun 1999 PNS adalah unfied 2. Keputusan Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Strategi Pengembangan EGovernment 3. Nomor Identitas Pegawai ( NIP) Di Daerah Tidak Unik Lagi 4. Perubahan Organisasi Pemerintahan terjadi setiap Kabinet Berganti 30
5. Pemekaran wilayah Propinsi dan Kabupaten/Kota yang susah di prediksi 6. Dua Digit Pertama Dari NIP sudah Terpakai Semua, Dan Saat ini sudah Menggunakan Abjad 7. Adanya Masukan dari Daerah Bahwa perbedaan NIP di Pemda kurang menimbulkan rasa kebersamaan 8. PP Nomor 9 Tahun 2003 dan Kepka BKN Nomor 15 tahun 2003 belum maksimal manfaatnya 9. Peningkatan Pelayanan Kepada PNS. Landasan hukumnya antara lain adalah: 1. UU No 11 Tahun 1969 tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/Duda Pegawai 2. UU No 08 Tahun 1974 tentang Pokok Pokok Kepegawaian, sebagaimana telah diubah UU No 43 tahun 1999 3. UU No 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah 4. PP No 28 Tahun 2003 Tentang Subsidi dan iuran Pemerintah dalam Penyelenggaraan Asuransi Kesehatan bagi PNS dan Pensiunan 5. PP No 25 Tahun 1981 tentang Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil 6. PP No 69 Tahun 1991 tentang Pemeliharaan Kesehatan Pegawai Negeri Sipil, Penerima Pensiun, Veteran, Perintis Kemerdekaan Beserta Keluarganya 7. Keppres No 14 Tahun 1993 tentang Tabungan Perumahan Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Keppres no 46 Tahun 1994; Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik adalah Kartu Identitas Pegawai Negeri Sipil yang mernuat data Pegawai Negeri Sipil dan keluarganya secara elektronik, selanjutnya disebut Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik (KPE). Kartu Pegawai Negeri Sipil Elektronik Tambahan (KPE Tambahan) adalah kartu identitas untuk suami/isteri dan anak yang menjadi tanggungan Pegawai Negeri Sipil atau penerima pensiun sesuai dengan peraturan perundang-undangan. KPE berfungsi multiguna untuk pelayanan di bidang kepegawaian dan pengendalian data kepegawaian. Kepada suami/isteri dan anak yang menjadi tanggungan PNS diberikan KPE Tambahan. KPE Tambahan diberikan pula kepada suami/isteri dan anak dari penerima pensiun PNS sebagaimana dimaksud adalah kartu identitas untuk suami/isteri dan anak yang menjadi tanggungan Pegawai Negeri Sipil atau penerima pensiun PNS sesuai peraturan peraturan perundang-undangan yang 31
berfungsi multiguna. KPE dan KPE Tambahan ditetapkan oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara. Pemberian KPE dan KPE Tambahan bertujuan untuk memudahkan pelayanan kepada PNS, penerima pensiun PNS dan keluarganya. Pelayanan KPE sebagaimana dimaksud dalam meliputi layanan: 1. gaji; 2. kesehatan; 3. pensiun; 4. tabungan hah tua; 5. tabungan perumahan; 6. transaksi keuangan/perbankan; dan 7. layanan lainnya. Pelayanan KPE Tambahan meliputi layanan : 1. Kesehatan; 2. Transaksi keuangan/perbankan; dan 3. Layanan lainnya. Dalam hal PNS atau penerima pensiun PNS meninggal dunia, KPE Tambahan berfungsi sebagai kartu identitas dan layanan bagi janda/duda dan anak yang menjadi tanggungan PNS atau penerima pensiun PNS. Adapun kriteria KPE adalah: 1. KPE dibuat dengan warna dasar kuning dalam bentuk persegi panjang dengan ukuran sebagai berikut: a. Panjang 85,60 mm ; b. Lebar 53,98 mm; c. Tebal 0,7 mm. 2. Bagian depan KPE berlatar belakang peta wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia yang di atasnya terdapat: a. Gambar burung Garuda Pancasila; b. Tulisan BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA; c. Tulisan KARTU PNS ELEKTRONIK (KPE); d. Microchip warna kuning emas; e. Nama, NIP, dan photo pemilik KPE; f. Tempat dan tanggal ditetapkannya KPE.
32
3. Dalam Microchip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf d, memuat data elektronis pemilik KPE antara lain berupa : a. Otentikasi mengenai: 1) Data kepegawaian; 2) Sidikjari; 3) Data keluarga (Suami/lsteri dan Anak); 4) Nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang menetapkan KPE. b. Aplikasi yang dapat digunakan untuk mengakses informasi mengenai: 1) Tabungan Perumahan; 2) Asuransi Kesehatan; 3) Tabungan Hari Tua dan Pensiun; 4) Keuangan/Perbankan; 5) Fasilitas layanan lainnya. 4. Bagian belakang KPE memuat : a. Logo dari pihak-pihak yang terkait program KPE; b. Magnetic Stripe (Swipe Contact); c. Pengumuman atau himbauan berkaitan dengan KPE; d. Tulisan BKN, alamat, dan nomor telepon/Faximile. 5. Sistem pengamanan KPE mengikuti perkembangan dan kemajuan teknologi informasi. KPE
Tambahan
dibuat
sesuai
ketentuan
Pasal
11,
dengan
beberapa
perbedaan/pengecualian sebagai berikut; (1) Photo pemilik KPE Tambahan; (2) Sidik jari pemilik KPE Tambahan. Dalam KPE Tambahan pada bagian depan terdapat tulisan kartu tambahan dan nama pemilik KPE Tambahan. KPE Tambahan sebagaimana berlaku selama yang bersangkutan masih menjadi tanggungan Pegawai Negeri Sipil/penerima pensiun Pegawai Negeri Sipil.Dalam hal Pegawai Negeri Sipil/penerima pensiun Pegawai Negeri Sipil meninggal dunia, KPE Tambahan masih berlaku sepanjang pemilik KPE Tambahan tersebut masih mempunyai hak-hak kepegawaian sesuai peraturan perundangundangan. Pelaksanaan layanan sesuai dengan fungsi dari KPE dan KPE Tambahan dilakukan oleh Badan Kepegawaian Negara bersama dengan Lembaga atau Badan yang menyelenggarakan pelayanan asuransi kesehatan, pensiun, tabungan hari tua, tabungan perumahan, dan layanan lainnya bagi Pegawai Negeri Sipil, penerima pensiun Pegawai Negeri Sipil, dan janda/duda/anaknya.Lembaga atau Badan, antara lain : 33
a. PT. Asuransi Kesehatan (Persero), untuk layanan kesehatan; b. PT.Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (Persero), untuk layanan pensiun dan tabungan hari tua; c. Badan Pertimbangan Tabungan Perumahan PNS (BAPERTARUM-PNS), untuk layanan tabungan perumahan PNS; d. Lembaga lain yang terkait dengan kegiatan KPE dan KPE Tambahan. Pelayanan dan
transaksi
Pegawai oleh kegiatan Kepala
dalam lain
Negeri lembaga KPE Badan
bentuk bagi
Sipil keuangan dan
KPE
Kepegawaian
transaksi
Pegawai dan dan
keuangan,
Negeri
Sipil,
janda/duda/anaknya lembaga
Tambahan, Negara.
lain
perbankan
penerima
pensiun
dapat
yang
setelah
Untuk
produk
dilakukan
terkait
mendapat
membangun,
dengan
persetujuan
menerapkan,
dan
mengembangkan sistem KPE dan KPE Tambahan sebagai alat layanan multiguna, Kepala Badan Kepegawaian Negara dapat bekerjasama dengan pihak lain yang berkaitan dengan tujuan dari fungsi KPE dan KPE Tambahan. Penetapan dan penggunaen KPE dan KPE Tambahan berlaku nasional dan pelaksanaannya dilakukan secara bertahap. Selama KPE dan KPE Tambahan belum dapat dilaksanakan secara efektif, maka Kartu Pegawai Negeri Sipil dan kartu lain yang berkaitan dengan layanan kesehatan, pensiun, tabungan hari tua, dan tabungan perumahan dinyatakan masih tetap berlaku. KPE dan KPE Tambahan yang telah diterbitkan sebelum ditetapkannya Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini, dinyatakan masih berlaku sepanjang fungsi dan kegunaannya tidak bertentangan dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini. Adapun diharapkan pelaksanaan KPE ini dapat nantinya menggantikan Karpeg
Migrasi Kartu Pegawai Sistem KPE
Karpeg hari ini
Single Identification Number
KPE masa depan sumber daya manusia fasilitas manajemen sistem informasi
NIP lama
NIP baru
SIN
34
Adapun tahap pelaksanaan nnya mencakup Aspek Teknis Penetapan NIP dan Konversi NIP, adalah 1.
Melakukan Verifikasi data PNS dengan cara rekonsiliasi database hasil PUPNS , dengan data PNS Instansi Pusat /BKD Propinsi/Kabupaten/Kota
2.
Perbaikan data yang tidak match dan pengecekan otentifikasi dan unifikasi data
3.
Penyelesaian masalah data PNS
4.
Konversi NIP kepada Nomor Identitas Pegawaian (NIP)
5.
Penetapan Nomor Identitas Pegawai (NIP) oleh BKN
6.
Penyerahan NIP ke instansi Pusat dan Pemerintah Daerah
7.
Penataan Tatanaskah sesuai dengan NIP Baru
D. Situs Kepegawaian www.bkn.go.id Dalam website bkn.go.id saat kini telah banyak pengembangan baik secara struktur /kontent maupun tools /fasilitas yang terdapat didalam aplikasi website.
Situs Internet BKN www.bkn.go.id
Peraturan Per-UU
Profil
Berita
Layanan Kepegawaian
Hubungi Kami
Kantor Regional
Informasi PNS
Kantor Pusat
Links
E-mail Login
F.A.Q
Hukum & Per-UU Sejarah Struktur Org & Tugas Pokok Jajaran Pimpinan Program Kerja
Search
BANGPEG KINDANG
Kanreg Kanreg Kanreg Kanreg Kanreg Kanreg Kanreg Kanreg Kanreg
I II III IV V VI VII VIII IX
Lembaga Tertinggi & Tinggi Negara LPND Kementerian Departemen Menko Meneg
DAKATSI INKA DALPEG
www.bkn.go.id
Materi yang akan dibahas dalam situs BKN adalah, sebagai berikut : 1. Modul Profil , Modul yang menjelaskan mengenai profile dan sejarah BKN 2. Modul Peraturan perundangan , modul yang menyediakan fasilitas informasi perundangan kepegawain . 35
3. Modul kantor regional , pada situs BKN telah menyediakan ruang bagi setiap kantor regional untuk mempublikasi kegiatannya 4. Modul Konsultasi , modul yang menyediakan fasilitas konsultasi secara online . 5. Modul Tenaga honorer , modul yang menyediakan informasi data honorer Sebagai salah satu contoh telah dibuatnya aplikasi /website publikasi yang terdiri dari beberapa modul yaitu: 1. Pendidikan dan Latihan, pada layanan pendidikan dan latihan terdiri dari beberapa modul yaitu: a.
Profil Pusdiklat
b. Fasilitas diklat c.
Serba Serbi
d. Program kerja e.
Berita
Didalam modul diklat telah menyajikan informasi kan pendidikan PNS serta program kerja Diklat BKN Buku Buku Ilmiah. Dalam hal ini Puslitbang BKN berkewajiban memberikan informasi akan hasil pengembangan dan penelitian yang telah dilakukan di BKN
36
Adapun buku atau hasil penelitian tersebut terdiri dari : a.
Keadilan gaji PNS
b.
Pola karier Pegawai
c.
Pembinaan Prilaku
d.
Rekruitment PNS
e.
Formasi PNS
f.
Penggajian PTT
2.
Data Honorer Permasalahan atau informasi yang sangat diminati oleh para pengunjung dewasa kini mengenai tenaga honorer .
Sesuai dengan PP 48 2005 serta dalam usaha untuk
menciptakan suasana transparansi di lingkungan pemerintah maka web site bkn.go.id telah mempulikasikan /menampilkan database honorer yang perlu dimutahirkan.
37
Jumlah pengujung pada Situs BKN mempunyai frekwensi yang tinggi setiap harinya, dilihat dari data yang ada jumlah pengunjung perhari lebih kurang 700 orang .
Dari pengunjung situs kepegawaian BKN didapakan informasi jam jam yang sangat padat kunjungan pada jam 10 WIB.
Dari pengunjung situs kepegawaian BKN didapakan informasi hari yang sangat padat kunjungan pada hari Senin.
38
Jumlah Pengunjung Web Site BKN Wilayah Indonesia Geolocalization - Number of listed cities: 75 of 75 - 03/08/09
Dalam rangka mendukung pelayanan yang prima dibidang penyajian informasi kepegawaian berbasis web , proses penyajian informasi telah ditentukan berdasarkan wewenang Susunan Keanggotaan Dewan Website BKN. Susunan Keanggotaan Dewan Website BKN terdiri dari : a.
Pimpinan Umum,
b.
Nara Sumber,
c.
Pimpinan Redaksi/Penggung jawab,
d.
Wakil Pimpinan Redaksi,
e.
Pelaksana Harian Redaksi,
f.
Sekretaris Redaksi,
g.
Redaktur,
h.
Staf Redaksi.
Dewan Redaksi Website mempunyai tugas : a.
Mengisi informasi yang terkait dengan kepegawaian yang akan dimasukan ke dalam website.
b.
Memberikan
tanggapan dan jawaban atas pertanyaan pengunjung, permasalahan,
keluhan, yang yang diterima melalui website c.
Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait dilingkungan BKN baik secara lisan maupun tulisan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan semua permasalahan yang ada. 39
d.
Mendiskusikan tanggapan
dan jawaban pertanyaan
oleh Dewan Redaksi sebelum
dipublikasikan. e.
Masing-masing anggota bertanggung jawab atas materi tanggapan yang dipublikasikan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing.
f.
Melakukan peliputan langsung kegiatan-kegiatan yang diadakan oleh BKN bekerjasama dengan unit terkait (kehumasan).
BAB V INFRASTRUKTUR & JARINGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DAN KOMUNIKASI DAERAH
Media transmisi sinyal jaringan pita lebar atau broadband saat ini mengalami perkembangan yang pesat dan memiliki peran penting dalam menciptakan kondisi bagi pertumbuhan ekonomi berkelanjutandan peningkatan kesejahteraan masyarakat. Banyak orang mengasosiasikan broadband dengan kecepatan tertentu transmisi atau satu set tertentu dari layanan, seperti digital subscriber loop (DSL) atau jaringan area lokal nirkabel. Namun, karena teknologi broadband yang selalu berubah, defi nisi broadband juga terus berkembang. Istilah broadband biasanya menggambarkan koneksi internet yang berkisar dari 5 kali sampai 2000 kali lebih cepat dari teknologi internet dial-up Internet sebelumnya. Namun, istilah broadband tidak merujukke salah satu kecepatan tertentu atau layanan tertentu. Broadband menggabungkan kapasitas koneksi (bandwidth) dan kecepatan, rekomendasi I.113 dari Sektor Standardisasi ITU mendefi nisikan broadbandsebagai “kapasitas transmisi yang lebih cepat dari tingkat integrated services digital network (ISDN) sebesar 1,5 atau 2,0 Megabits per 40
detik (Mbits)”. Sementara menurut Organization for Economic Cooperation and Development (OECD)7 mendefi nisikan broadband dengan kapasitas transmisi minimal 256 Kilobyte per detik (Kbps).
Pengembangan broadband harus difokuskan kepada pengembangan ekosistem broadband secara menyeluruh dengan koordinasi yang kuat antar kementerian, industri dan asosiasi dan masyarakat yang menjadi komitmen nasional. Beberapa hal yang dapat direkomendasikan dalam pengembangan broadbanddi Indonesia adalah sebagai berikut: 1.
Meningkatkan pemahaman terhadap pentingnya peran broadband dalam pengembangan sektor dunia usaha oleh pemerintah daerah, pelaku usaha khususnya UMKM, kewirausahaan termasuk ekonomi kreatif dan pemangku kepentingan lainnya.
2.
Perlunya langkah aksi nyata yang menyentuh langsung masyarakat dalam pemberdayaan peningkatan kemampuan dalam menggunakan layanan dan aplikasi broadband dalam meningkatkan kemampuan secara ekonomi.
3.
Mendorong instansi pemerintah agar melakukan pemanfaatan teknologi informasi khususnya broadband beserta aplikasinya yang berdaya guna termasuk kebijakan anggaran yang memadai dalam penggunaan broadband.
4.
Mendorong regulasi penggunaan teknologi secara optimal dalam pengembangan broadband termasuk kaitannya dengan regulasi sumber daya terbatas seperti spektrum frekuensi dan penomoran.
41
5.
Mendorong regulasi pemanfaatan dana USO, hibah bahkan dana pemerintah melalui APBN untuk pembangunan infrastruktur broadband serta pengembangan ekosistem broadband.
6.
Merumuskan benefi t secara terukur dari investasi pada pengembangan broadband yang harus dimonitor bersama sebagai bagian dari tanggung jawab bersama.
7.
Mendukung dan mendorong kegiatan kajian dan penelitian sebagai dasar penentuan kebijakan broadband. Saat ini, Indonesia memiliki peran strategis dalam perekonomian dunia. Selaku
negara anggota G20, Indonesia mempunyai andil dalam membahas isu penting perekonomian. Selain itu, IMF juga memperkirakan pada tahun 2030 Indonesia akan menjadi 6 besar negara yang menguasai perekonomian dunia. Namun demikian, Indonesia tetap dituntut untuk mampu dan siap berkompetisi dengan negaralainnya terutama dengan semakin ketatnya persaingan ekonomi dunia. Dalam hal ini, TIK mempunyai peran dalam memperkokoh kekuatan ekonomi, kekuatan intelektual, dan kekuatan sosial. Pengaruh TIK pada pertumbuhan ekonomi salah satunya dapat dilihat dari kontribusinya pada inputfaktor produksi seperti investasi dan penyerapan tenaga kerja. Selain itu, TIK juga berperan dalam mendorong pertumbuhan ekonomi melalui peningkatan nilai tambah jasa atau produk yang dihasilkan sektor TIK, serta peningkatan produktivitas dari sektor-sektor yang memanfaatkan atau menggunakan produk dan jasa TIK.
42
Indeks Pembangunan TIK Berdasarkan Indeks ICT Pura Provinsi di Indonesia
Indeks ICT Pura adalah suatu indikator atau alat ukur untuk menggambarkan serta mengilustrasikan tingkat kesiapan suatu daerah dalam menghadapi atau beradopsi dengan lingkungan berbasis komunitas digital. Ada empat komponen indeks yang membentuk Indeks ICT Pura, yaitu kemampuan (bobot 40%), kegunaan (bobot 20%), kesiapan (bobot 25%), dan dampak (bobot 15%). Pada tahun 2012, provinsi DKI Jakarta menduduki peringkat pertama pada Indeks ICT Pura dengan skor 3,15. Jika dilihat dari komponen Indeksnya DKI Jakarta, Dampak Pembangunan TIK memperoleh skor tertinggi (5), akan tetapi komponen Kesiapan mendapat skor terendah (2) diantara komponen lain. Propinsi Sumatera Utara dan Bali merupakan propinsi peringkat ke dua dan ketiga untuk indeks ICT Pura dengan nilai 3,01 dan 2,96. Sedangkan Propinsi Kalimantan Barat (1,70), Jambi (1,63) dan Papua Barat (1,26) merupakan tiga propinsi dengan indeks ICT Pura terendah. Pembangunan infrastruktur jaringan Fiber Optic telah mencapai total panjang 41.151,6 Km, yang diperkirakan akan selesai pada tahun 2014. Pembangunan FO telah berlangsung meliputi wilayah pulau Jawa, Sumatera, Sulawesi, Bali dan Nusa Tenggara dengan total kapasitas 2.071,18 Gbps dan 1616 core yang tersebar di wilayah tersebut. Sejauh ini untuk wilayah pulau Jawa pembangunan FO mencapai 60,37% dari seluruh total panjang 43
yang sudah dibangun diikuti wilayah Sumatera, Sulawesi dan Bali-Nusa Tenggara dengan total penyelenggara sebanyak 26.
Kapasitas bandwidth nasional untuk jenis penyelenggaraan Internet Service Provider (ISP) memiliki komposisi bandwidth IIX sebesar 124,207,048 Kbps dan OpenIXP sebesar 248,778,308 Kbps. Sementara untuk jenis penyelenggaraan NAP memiliki komposisi bandwidth IIX sebesar 12,355,376 Kbps dan OpenIXP sebesar 15,158,440 Kbps. Secara total untuk penyelenggaraan ISP, kapasitas bandwidth nasional adalah sebesar 372,985,356 dan untuk NAP total kapasitas bandwidth nasional sebesar 27,513,816 Kbps.
Pembangunan infrastruktur FO di wilayah Indonesia masih berlangsung, sejauh ini total panjang FO yang telah dibangun adalah 41.151,6 Km. Pembangunan untuk wilayah Jawa sejauh ini mencapai 60,37% dari total seluruh FO yang sudah dibangun, dan untuk Sumatera 36,3% dari total seluruh FO yang sudah dibangun. Sementara untuk Indonesia Timur,
44
pembangunan FO sejauh ini untuk wilayah Sulawesi mencapai 1,9% dari total yang sudah dibangun dan wilayah Bali dan Nusa Tenggara mencapai1,38%.
Generic Top-Level Domains (gTLD) merupakan domain yang digunakan oleh macam-macam organisasi (sebagai contoh, .com untuk organisasi komersial). Di Indonesia, domain g-TLD yang paling banyak ialah domain .com yang mencapai 85% dari jumlah seluruh domain gTLD. Pada bulan Januari 2012, domain gTLD berjumlah 210.594 domain. Secara umum, jumlah domain g-TLD Indonesia terus meningkat setiap bulan hingga mencapai 232.577 domain pada Desember 2012.
45
46
BAB VI Konsep Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Berdasarkan UU ASN
Sistem Informasi Kepegawaian merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia atau kepegawaian dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM/Kepegawaian sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM/Kepegawaian, seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya organisasi atau perusahaan. Pengembangan sistem informasi kepegawaian dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing langkah menghasilkan suatu tahapan yang lebih rinci sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun. Masukan (input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini mencakup: • Kebutuhan stratejik organisasi. • Aspek legal pendukung organisasi. • Masukan kebutuhan dari pengguna.
A. Model Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Model pengembangan sistem informasi kepegawaian dapat dilakukan dengan pendekatan model pengembangan sistem informasi pada umumnya, tinggal melakukan penyesuaian-penyesuaian terhadap konteks dan substansi serta esensi kepegawaian. Pendekatan suatu pengembangan sistem yang sederhana, lebih dikenal sebagai model air terjun (waterfall model). Model air terjun ini mendeskripsikan alur proses pengembangan sistem informasi sebagaimana tersaji pada pada gambar berikut ini. Pekerjaan pengembangan sistem dengan model air terjun dimulai dengan pembuatan spesifikasi kebutuhan suatu sistem. Pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh orang yang memesan 47
sistem atau pengembang yang bekerja sama dengan pemesannya. Setelah spesifikasi kebutuhan ini selesai, lantas dilakukanlah suatu analisis dan deskripsi logika sistem. Atau, analisis dan deskripsi logika sistem dibuat secara bersama-sama dengan spesifikasi kebutuhan. Spesifikasi Kebutuhan Analisis Perancangan Implementasi & Pengetesan Unit Integrasi
Pemeliharaan
Gambar 1. Model Air Terjun (Waterfall Model) Dalam Pengembangan Sistem Informasi yang Sederhana. Rancangan sistem kemudian diselesaikan dan diikuti dengan implementasi modul yang lebih kecil. Modul-modul ini pertama-tama diuji secara sendiri-sendiri dan kemudian secara bersama-sama. Ketika pengujian integrasi terakhir telah diselesaikan, keseluruhan sistem dapat diserahkan ke pengguna atau pemakai serta dimulailah tahap pemeliharaan. Model air terjun ini memberi penekanan bahwa seseorang harus menyelesaikan suatu tahap sebelum masuk ke tahap berikutnya. Model air terjun ini telah memberikan pengaruh besar pada metode rekayasa perangkat lunak. Model ini sebenarnya tidak pernah dimaksudkan untuk dilaksanakan secara kaku pada saat pertama kali diperkenalkan. Akan tetapi, belakangan disadari bahwa model air terjun ini harus direvisi agar benar-benar menggambarkan siklus pengembangan sistem. Problem utama model air terjun ini dalam kebanyakan kasus adalah pada tahap pemeliharaan. Dalam kenyataannya, tahap pemeliharaan mengandung juga spesifikasi kebutuhan, analisis, dan perancangan baru berikutnya. Oleh karena itu, berbagai model baru dikembangkan untuk menggambarkan kenyataan tersebut, diantara berbagai model yang ada, model yang paling populer adalah model spiral. Model spiral dapat menggambarkan bagaimana suatu versi dapat dikembangkan secara bertingkat (incremental), seperti tampak pada gambar 48
berikut. Di samping itu, pengembangan sistem informasi dapat dikategorikan dalam tiga kelompok besar. Kelompok pertama adalah proyek yang bersifat pembangunan jaringan infrastruktur teknologi informasi (mulai dari pengadaan dan instalasi komputer sampai dengan perencanaan dan pengembangan infrastruktur jaringan LAN dan WAN).
Analisis
Spesifikasi Kebutuhan
Perancangan
Implementasi & Pengujian Uni
Versi 1 Selesai
Versi 2 Selesai
Versi 3 Selesai
Integrasi
Gambar 2. Model Spiral Dalam Pengembangan Sistem Informasi yang Sederhana. Kelompok kedua adalah implementasi dari paket program aplikasi yang dibeli di pasaran dan diterapkan di perusahaan, mulai dari perangkat lunak kecil seperti produkproduk ritel Microsoft sampai dengan aplikasi terintegrasi yang berbasis teknologi tinggi. Kelompok ketiga adalah perencanaan dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri secara khusus (customized software), baik oleh internal organisasi maupun kerja sama dengan pihak luar, seperti konsultan dan software house.
B. Perkembangan Sistem Informasi Kepegawaian Kemajuan teknologi yang semakin pesat, khususnya teknologi informasi dan komunikasi dewasa ini berkontribusi signifikan terhadap perkembangan Sistem Informasi Kepegawaian (SIK). Pada awalnya, SIK dibangun berbasis Tata Usaha Kepegawaian (TUK) untuk mengetahui informasi dan struktur kepegawaian pada saat itu. Dalam hal pengembangan SIK, dengan hadirnya komputer, pendayagunaan satuan TUK secara formal memiliki tanggung jawab dalam bidang komputerisasi, registrasi, dan pengembangan manajemen kepegawaian. Peran TUK terasa semakin penting mengingat 49
pada masa itu sebagian besar proses pengolahan pegawai ternyata masih dilakukan secara manual, sedangkan sumber daya dan kemampuan organisasi untuk melaksanakan komputerisasi sesungguhnya sudah memadai. Pada awalnya, penggunaan basis data dengan komputer masih terbatas pada beberapa aspek mikro administrasi kepegawaian, belum menjadi bagian integral dari sebuah sistem informasi yang melayani kebutuhan pengolahan data kepegawaian oleh organisasi. Satuan TUK ditugaskan untuk menyusun, mengolah, dan memelihara data kepegawaian secara umum yang secara teknis diharapkan dapat menciptakan format data yang baik untuk kelancaran administrasi kepegawaian. Hal-hal yang terkait mencakup NIP (Nomor Induk Pegawai), Kartu Pegawai, Kartu Isteri (Karis) atau Kartu Suami (Karsu) bagi seluruh Pegawai Negeri Sipil (PNS). Kini, dengan kehadiran komputer, efektivitas komputerisasi administrasi kepegawaian akan tergantung pada upaya standarisasi formulir isian data yang disesuaikan dengan sistem penyimpanan di dalam perangkat komputer. Perubahan pengolahan data dan informasi kepegawaian dari sistem manual ke sistem yang terotomasi sudah tentu memerlukan pemahaman yang mendalam akan sistem penyimpanan oleh memori eksternal (external memory) maupun memori internal (internal memory) perangkat komputer. Salah satu kesulitan utama di dalam upaya efisiensi administrasi kepegawaian di Indonesia adalah beragamnya kemampuan Instansi dalam menangani proses kepegawaian. Oleh karena itu, standarisasi format data dan penyeragaman prosedur kepegawaian bagi seluruh instansi pemerintah masih merupakan masalah besar yang penuh tantangan. Otomasi atau pengolahan data kepegawaian dengan menggunakan komputer terbukti memang lebih efisien apabila perangkat pendukung yang lain memang sudah memadai, seperti sumber daya manusia atau stafnya, sistem dan prosedur serta pengolahan data mentah yang sudah baik. Apabila sistem pendukung itu memang belum siap, maka komputerisasi mungkin justru akan menjadi pemborosan sumber daya. Sebaliknya, komputerisasi secara penuh terkadang juga menemui hambatan karena ketakutan para stafpengolah data akan adanya rasionalisasi, pergeseran jabatan, dan sebagainya. Tidak jarang penolakan terhadap komputerisasi memang disengaja karena dengan sistem manual banyak lubang-lubang yang dapat dimanfaatkan oleh para oknum pegawai untuk mendapatkan penghasilan ekstra dari kedudukannya (Kumartomo dan Margono, 1998). Oleh karena itu, perlu 50
dipahami bahwa komputerisasi pada organisasi-organisasi pemerintah harus juga mempertimbangkan faktor-faktor non teknis yang mungkin akan mempengaruhi pengambilan keputusan ke arah pengembangan sistem informasi kepegawaian ke depan. Pengembangan sistem informasi kepegawaian diharapkan dapat mencapai sasaran sebagai berikut: 1. Meningkatkan keakuratan informasi kepegawaian. 2. Mempermudah akses informasi kepegawaian. 3. Meningkatkan pengamanan data kepegawaian. 4. Mempercepat proses pengolahan data kepegawaian. 5. Menciptakan keterpaduan data dan penggunaan informasi antar instansi (information sharing). Upaya pengembangan sistem informasi kepegawaian yang saat ini telah, sedang, dan akan dilakukan sejalan dengan upaya pemerintah untuk mengembangan teknologi informasi dan komunikasi (information and communication technology/ICT), khususnya pada sektor-sektor strategis. Perkembangan terkini aplikasi ICT dalam sektor pemerintahan antara lain: 1. e-Government (dalam konteks Good Governance). 2. e-Commerce (untuk mendukung ekonomi kerakyatan). 3. e-Payment (untuk efisiensi pelayanan perpajakan). 4. e-Learning (untuk pendidikan jarak jauh/distance learning). 5. Dan lain-lain. Dalam sistem informasi kepegawaian, perkembangan terkini yang telah dan sedang dikembangkan yang dikenal dengan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) meliputi: 1. Aplikasi Pengadaan PNS Modul Program yang berisi pengolahan data mengenai pengadaan PNS, meliputi Modul Pembuatan Daftar Usul Permintaan NIP sampai dengan Modul Pencetakan Surat Keputusan (SK) pengangkatan menjadi Calon PNS (CPNS).Aplikasi Kenaikan Pangkat PNS Modul program aplikasi yang berisi pengolahan data mengenai proses Kenaikan
Pangkat
PNS
mulai
dari
Modul
Pembuatan
Usul,
Permintaan
Persetujuan/Pertimbangan Teknis Kenaikan Pangkat sampai dengan Pencetakan Surat Keputusan (SK) Kenaikan Pangkat. 51
2. Aplikasi Pensiun PNS Modul program aplikasi yang berisi pengolahan data kepegawaian untuk keperluan mutasi pemberhentian dengan Hak Pensiun. 3. Aplikasi Mutasi Lain-lain Modul program aplikasi yang berisi pengolahan data kepegawaian untuk keperluan pemutakhiran data melalui perubahan data pegawai yang mengalami mutasi. 4. Perkembangan terkini lainnya, seperti: Kartu Pegawai Elektronik (KPE), yang bersifat multiguna untuk pelayanan di bidang kepegawaian dan pengendalian data kepegawaian, meliputi layanan: Gaji. Kesehatan. Pensiun. Tabungan Hari Tua (THT). Tabungan Perumahan (TAPERUM). Transaksi Keuangan/Perbankan. Layanan lainnya. Sistem Informasi Kepegawaian berbasis Web/Internet yang dapat diakses oleh komunitas PNS kapan saja dan di mana saja. Sistem Informasi Kepegawaian lainnya yang berbasis IT.
BAB VII TEKNOLOGI IT TERKINI
52
Gabungan pemanfatan teknologi komputer dan pengembangan berbasis internet menciptakan teknologiCloud Computing. Cloud Computing merupakan metode komputasi dengan penggunaan teknologi informasi sebagai layanan sehingga penggunanya dapat mengakses melalui internet. Internet dimetaforakan sebagai awan karena memiliki jaringan infrastruktur yang kompleks. Informasi pada Cloud Computing akan tersimpan permanen dalam server internet yang dapat diakses kembali oleh penggunanya tanpa melakukaninstalasi infrastruktur.
Service Teknologi Cloud Computing mengubah paradigma utilisasi layanan TIK dari sebagai pendukung (support) menjadi TIK sebagai pemungkin (enabler). Penggunaan teknologi Cloud Computing menjadikan TIK sebagai enabler untuk komunikasi, kolaborasi maupun koordinasi. Adanya Cloud Computing juga telah mengubah sistem infrastruktur TIK dengan menyatukan silo-silo server, storage dan jaringan menjadi sumber daya virtual yang dapat disharing. Cloud computing didesain untuk menghasilkan infrastruktur yang dinamis dengan platform tunggal bagi semua data yang terintegrasi. PC’s Kemajuan teknologi telah menggeser paradigma peningkatan pemanfaatan jumlah kuantitas TIK menjadi peningkatan pemanfaatan jumlah kualitas TIK. Saat ini akses informasi dunia melonjak tajam, dengan ukuran zetabytes. Akan tetapi, kapasitas infrastruktur TIK dibangun saat ini masih memiliki kapasitas idle sehingga membutuhkan optimasi penggunaan sumber daya TIK. Dengan penyatuan jaringan melalui cloud computing, pemanfatan kualitas dan kapasitas TIK menjadi efektif dan efisien.
53
Ekosistem cloud computing yang begitu kompleks merupakan integrasi antara jaringan (publik atau private), data center , DC network dan payment system. Dalam rantai jasa cloud computing, tidak bisa lepas dari ekosistem dari cloud. Jaringan baik publik atau privat berfungsi untuk mengirimkan aplikasi dari cloud infrastructure di dalam data center ke end user. Selain itu data center sebagai lokasi penempatan cloud infrastructure harus memiliki kehandalan dalam security (sistem yang digunakan, SDM, dan busines process) dan availability (connectivity dan power).
54
Di Indonesia, cloud computing diprediksi akan menjadi teknologi yang akan berkembang pesat. Hal itu mendorong adanya pembangunan ekosistem infrastruktur Cloud Computing di Indonesia. Tujuan utama Cloud Computing yaitu availability, affordability, quality & security, dan national interest perlu ditunjang ketersediaan kapasitas dalam menunjang tujuan dari implementasi e-government . Tujuan aplikasi e-government adalah : 1.
Meningkatkan efisiensi dan cost-effectiveness dari kepemerintahan
2.
Memberikan berbagai jasa pelayanan kepada masyarakat secara lebih baik
3.
Memberikan akses informasi kepada publik secara luas
4.
Menjadikan penyelenggaraan pemerintahan lebih bertanggungjawab dan transparan kepada masyarakat.
Revitalisasi Manajemen Pemerintahan meliputi hal-hal sebagai berikut: 1. Pengelolaan Kebijakan Dalam dunia pemerintahan, inovasi dengan memanfaatkan teknologi informasi merupakan kesempatan untuk mencapai peningkatan kinerja dan pencapaian tujuan dengan lebih baik. Secara keseluruhan, hal ini memerlukan terobosan konseptual dalam pemerintahan melalui pengembangan e-government sebagai model pembaharuan yang berfokus pada revitalisasi manajemen pemerintahan. 2. Pelayanan Publik Dalam konsep e-government, paradigma pelayanan harus dirubah total. Face to face, satu atap, formular, loket, antrian, bising, tidak nyaman, tanda tangan dan kegiatan pelayanan sebagaimana biasa kita lihat atau alami harus segera ditinggalkan. Sebagai gantinya adalah komputer. Kritikal Sukses Faktor Dalam Penerapan e-government yaitu: 1.
Manajemen dan Organisasi
2.
Penggunaan Teknologi, hal-hal yang harus diperhatikan adalah : a. Infrastruktur jaringan, adalah yang mampu diakses oleh seluruh komponen masyarakat dan seluruh pelosok daerah serta harga layanan informasi yang terjangkau; b. Perbaikan dan perluasan infrastruktur telekomunikasi; c. Peningkatan pemahaman terhadap komputer; d. Meningkatnya penyebaran warnet. 55
3.
Operasi Internal, ada 5 skill yang harus disiapkan untuk suksesnya operasi internal ini yaitu : a. Analitical Skill; b. MIS; c. Communication; d. Technical; e. IT Management.
4.
Pelayanan dan Transaksi. Transaksi dalam pengertian ini adalah pemberian layanan dan penerimaan hak atas layanan yang dilakukan secara elektronik. Dalam perspektif e-gov, layanan dikategorikan menjadi 3 tingkatan : a. Display, yaitu pemberian informasi statis melalui web atau portal atau sekedar database sederhana dikantor sehingga tamu dapat melihat apa yang dipajang b. Interaktif, yaitu layanan informasi dimana user dapat berinteraksi dengan informasi yang dipajang. c. Transaksi, melibatkan pihak ketiga misalnya bank dalam hal user harus membayar.
5. Partisipasi dan Komunikasi Masyarakat, untuk membentuk adanya dukungan masyarakat maka berikut ini beberapa hal yang bisa dilakukan : a. Mengundang para kalangan pakar dan akademisi dalam rangka mendapat dukungan akademi; b. Mendorong perguruan tinggi setempat untuk mengintegrasikan back-end system mereka dengan internet dalam rangka menciptakan suatu remote education; c. Memberikan insentif kepada masyarakat setempat yang bertransaksi untuk kepentingan bisnis, pembayaran dan pengurusan dokumen di instansi pemerintah setempat; d. Mensosialisasikan aplikasi e-gov dalam pelayanan pemerintahan melalui berbagai media; e. Memberikan insentif untuk setiap pelaku bisnis lokal yang mengintegrasikan usahanya melalui internet; f. Menggalakkan inisiatif masyarakat untuk membangun akses telekomunikasi melalui pemberian kemudahan usaha dan penurunan pajak usaha akses informasi.
56
6. Komunikasi Pemerintah dengan Pemerintah
#3
Internet and Mobile Connection Technology Chatting
Browsing
Email
INTERNET
Mailing List
Blogging
Newsgroup
E-Business
E-Commerce
Green ICT saat ini telah menjadi isu yang cukup hangat di dalam bisnis TIK. Konsep Green ICT terkait kesinambungan alam dengan produk, layanan dan sistem manajemen TIK yang ramah lingkungan (ecofriendly). Adanya kepedulian terhadap lingkungan yang disertai tekanan dari konsumen, legislator serta kenaikan harga bahan bakar merupakan faktor pendorong penerapan Green ICT. Green ICT merupakan sebuah konsep upaya mengurangi konsumsi energi dan sumber daya alam lainnya, serta mengurangi emisi karbon dan sampah yang dihasilkan dari kegiatan di bidang teknologi informasi dan komunikasi. Industri TIK gobal menyumbang emisi karbon sekitar 2% dari jumlah total emisi karbon dunia.21 Emisi karbon tersebut berasal dari penggunaan perangkat TIK seperti PC, server, telepon kabel dan nirkabel, LAN, serta peralatan TIK lainnya. Penerapan Green ICT dengan pemakaian perangkat teknologi yang ramah lingkungan membantu mengurangi emisi karbon dibandingkan pemakaian perangkat TIK biasa. Pengaplikasian konsep Green ICT diharapkan dapat meningkatkan efi siensi energi untuk mendukung pelestarian lingkungan di sekitarnya.
57
Penggunaan TIK yang ramah lingkungan dapat diterapkan dalam berbagai proses seperti manufaktur, pengiriman, instalasi, penggunaan produk TIK daur ulang; pengembangan dan penyediaan layanan TIK, aplikasi dan konten; penggunaan bahan ramah lingkungan, pengurangan penggunaan kertas dan pengurangan konsumsi energy. Perspektif masyarakat tentang Teknologi Informasi dan Komunikasi telah bergeser dari Nilai Aset Bersih (NAB) ke Nilai Aset Informasi.28 Dalam konteks keamanan informasi, informasi diartikan sebagai sebuah asset yang sangat bernilai dan harus dilindungi. Hal ini dapat bermakna bahwa informasi dalam sebuah perangkat PC atau infrastruktur TIK bahkan menjadi lebih berharga dari pada infrastruktur TIK tersebut secara fi sik. Dengan demikian, hilang atau rusaknya sebuah informasi berharga dapat menyebabkan kerugian besar. Seiring dengan meningkatnya nilai aset informasi, hal ini memicu kemunculan individu atau kelompok yang berupaya mendapatkan aset informasi tersebut untuk tujuan tertentu. Teknologi 4G merupakan teknologi akses nirkabel generasi ke-empat yang akan menggantikan teknologi akses nirkabel generasi ke-tiga (3G). Teknologi ini menyediakan layanan video, data dan suara berbasis IP yang memiliki rata-rata pengiriman data lebih tinggi dari generasi sebelumnya. Teknologi 4G merupakan solusi IP yang komprehensif dimana suara, data, dan arus multimedia dapat sampai kepada pengguna dengan kecepatan pengiriman data lebih tinggi dari generasi sebelumnya. Setiap handset 4G akan langsung mempunyai nomor IPv6 dilengkapi dengan kemampuan untuk berinteraksi internet telephony yang berbasis Session Initiation Protocol (SIP). Kementerian Kominfo melakukan optimalisasi spektrum eksisting kepada penyelenggara seluler eksisting berijin dengan tetap menyusun refarming frekuensi. Saat ini reframing sedang dikaji oleh Ditjen SDPPI, termasuk pengkajian permohonan trial LTE di pita frekuensi eksisting. Antisipasi Kementerian Kominfo terhadap kemungkinan akan dikembangkannya layanan 4G adalah hal yang penting dan strategis, karena cepat atau lambat layanan tersebut akan diterapkan di Indonesia, sehingga Pemerintah akan memiliki dasar kebijakan yang komprehensif. Teknologi 4G memberikan layanan transfer data yang sangat cepat, bahkan lebih cepat daripada koneksi broadband wireless rata-rata saat ini. Saat ini, ada dua macam teknologi yang menjadi poros dari perkembangan teknologi 4G, yaitu WiMax dan LTE (Long Term Evolution).
58
Kebutuhan terhadap teknologi 4G di Indonesia akan semakin meningkat. Hal ini disebabkan karena pelanggan mobile access di Indonesia semakin dinamis. Teknologi 4G memungkinkan lebih banyak data yang dapat diakses dan lebih mudah untuk melakukan download dan upload data besar.
59
