SKRIPSI
EFEKTIVITAS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAN DIKLAT DAERAH (BKDD) KABUPATEN ENREKANG
NUR RAHMA DIANI E211 13 021
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS HASANUDDIN MAKASSAR 2017 i
UNIVERSITAS HASANUDDIN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
ABSTRAK Nur Rahma Diani (E211 13 021), Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen ( SIMPEG) Pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah (BKDD) Kabupaten Enrekang , xvii + 103 Halaman + 9 Tabel + 4 Gambar + 35 Daftar Pustaka (1991-2014) + 7 Lampiran + Dibimbing oleh Prof. Dr. Rakhmat, MS dan Dr. Hamsinah, M. Si Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan efektivitas penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian pada badan kepegawaian dan diklat daerah Kabupaten Enrekang. Metode penelitian yang digunakan adalah pendekatan kualitatif dimana dalam penelitian yang dilakukan bersifat deskriptif yaitu untuk mengetahui atau menggambarkan kenyataan dari kejadian yang diteliti. teknik pengumpulan data melalui wawancara kepada informan yang dianggap berpotensi untuk memberikan informasi terkait dengan hal yang diteliti, juga melalui observasi dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa efektivitas penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian pada badan kepegawaian dan diklat daerah Kabupaten Enrekang yang di lihat dari empat kriteria yaitu adaptasi, integrasi, dan produksi belum efektif. Hal ini dibuktikan dengan berdasarkan observasi dan wawancara yang dilakukan, pada kriteria adaptasi dan motivasi belum efektif karena pada instansi tersebut jumlah operator yang mampu mengoperasikan aplikasi dengan teknologi yang tersedia masih sangat terbatas dan pengadaan pelatihan kepada staff- staff pengolah data yang tidak rutin serta belum efektif dalam penyediaan sarana dan prasarana teknologi informasi dalam hal ini masih kekurangan komputer untuk pengolahan data.
Kata Kunci : Efektivitas, Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
ii
UNIVERSITAS HASANUDDIN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
ABSTRACT Nur Rahma Diani (E211 13 021), Effectiveness of Implementation of Management Information System (SIMPEG) at Enrekang District Personnel and Training Board (BKDD), xvii + 103 Page + 9 Table + 4 Drawings + 35 Bibliography (1991-2014) + Guided by Prof. Dr. Rakhmat, MS and Dr. Hamsinah, M.Si This study aims to describe the effectiveness of the application of personnel management information system on the employment agency and training area Enrekang District. The research method used is a qualitative approach where in research conducted is descriptive that is to know or describe the reality of the events studied. Data collection techniques through interviews to informants who are considered potentially to provide information related to the subject matter, also through observation and documentation. The result of the research shows that the effectiveness of the application of personnel management information system to the civil service and training agency of Enrekang Regency which seen from four criteria that is adaptation, integration, motivation, and production have not been effective. This is evidenced by the observation and interviews conducted, the criteria of adaptation and motivation has not been effective because in the agency the number of operators capable of operating applications with available technology is still very limited and the procurement of training to data processing staff who are not routine and not effective In the provision of facilities and infrastructure of information technology in this case still lack of computer for data processing. Keywords: Effectiveness, Human Resource Management Information System
iii
iv
v
vi
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh Alhamdullillahi Rabbil Alamin, segala puji bagi Allah SWT, Tuhan semesta alam yang telah memberikan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga penulis masih diberikan kesehatan untuk menyelesaikan skripsi ini. Adapun judul dari skripsi penulis yaitu “Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ( SIMPEG ) pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah ( BKDD ) Kabupaten Enrekang”, yang merupakan salah satu persyaratan untuk dapat lulus dari Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin dan mendapaatkan gelar sarjana. Shalawat dan salam tak lupa penulis haturkan kepada Nabi Muhammad SAW yang menjadi panutan sehari-hari dalam bertindak. Ucapan terima kasih yang sebesar-sebesarnya . penulis ucapkan untuk kedua orang tua penulis, Rahman, S.pd dan Hijrah. S , yang telah mendidik dan merawat penulis dari kecil sampai saat ini, hingga penulis bisa menapaki jenjang pendidikan yang lebih layak lagi. Terima kasih pula kepada adik- adik penulis (Nur Syadza Afifah, Muh. Ikhsan Wiqaldi, Muh. Wahyu Hidayat, dan Nur A’ini Fajar Wardah) kakak angkat penulis (Rung Sanir ) Keponakan penulis ( Muh. Hanif Rahman Singgih ) serta nenek penulis ( Rawila ) .Terima kasih untuk setiap perjuangan dan juga do’anya,. Tidak lupa juga penulis haturkan banyak terima kasih kepada keluarga besar, om, tante, sepupu dan kerabat serta vii
sahabat dekat penulis lainnya yang selalu memotivasi penulis agar segera menyelesaikan skripsi dengan cepat. Dalam penyusunan Skripsi ini, penulis dengan segala kerendahan hati menyadari bahwa penyusunan Skripsi ini dapat disusun dengan baik karena adanya dorongan dan bantuan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada : 1. Ibu Prof. Dr. Dwia Aries Tina Pulubuhu, MA. Selaku Rektor Unhas beserta para Wakil Rektor Universitas Hasanuddin dan staf. 2. Bapak Prof. Dr. Andi Alimuddin Unde, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin beserta para staf dan jajarannya. 3. Ibu Dr. Hasniati, S.Sos, M.Si selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi FISIP Universitas Hasanuddin. 4. Bapak Drs. Nelman Edy, M.Si selaku Sekretaris Departemen Ilmu Administrasi FISIP Universitas Hasanuddin. 5. Bapak Prof. Dr. Rakhmat , MS selaku penasehat akademik selama kurang lebih 4 tahun, terima kasih atas nasehat dan bimbingan yang diberikan selama ini. 6. Bapak Prof. Dr. Rakhmat , MS selaku pembimbing I dan Ibu Dr. Hamsinah, M. Si selaku pembing II yang telah memberikan arahan dan masukan serta meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk mengarahkan, membimbing dan menyempurnakan skripsi ini. 7. Bapak Prof. Dr. Sulaiman Asang, MS , Ibu Dr. Hasniati , S. Sos .,M. Si dan Bapak Drs. Lutfi Atmansyah, MA selaku dewan penguji dalam ujian
viii
skripsi ini. Terima kasih atas kritik, saran dan masukannya yang sangat membangun dalam menyempurnakan skripsi ini. 8. Para Dosen Departemen Ilmu Administrasi Universitas Hasanuddin yang telah memberikan bimbingan dan pengetahuan yang sangat berharga selama kurang lebih 4 (empat) tahun perkuliahan. 9. Seluruh Staff Departemen Ilmu Adminustrasi ( Kak Ros, Kak Ani, Pak Andi Refi dan Pak Lili ) serta staff di lingkup FISIP UNHAS tanpa terkecuali. Terima kasih atas bantuan yang tiada hentinya bagi penulis selama ini. 10. Bapak Sekretaris BKD Kab. Enrekang ( H. Abdul Fattah, S. Sos ) dan juga Para Pegawai di BKD Kab. Enrekang . Terima kasih banyak Karena telah meluangkan waktu untuk melakukan wawancara dengan penulis
dan
senantiasa
membantu
penulis
untuk
memberikan
kelengkapan data yang diperlukan penulis. 11. Sahabat-sahabat penulis yang setia dari SD sampai sekarang IKA SDN 120 BAROKO, IKA SMPN 1 ALLA dan IKA SMAN 1 ALLA . Terima kasih atas segala cerita dan pengalaman yang tidak akan pernah penulis lupakan. 12. Terimakasih untuk keluarga besar penulis
keluarga Singgih dan
Keluarga Samad , yang selalu mendukung dan memotivasi agar cepat menyelesaikan studi. 13. Sahabat kecil, sahabat sejati sekaligus penasehat pribadi penulis ( Nur Ismah Burhan / icmwha ) terimakasih telah setia menemani, menasehati, dan menyayangi penulis sampai saat ini.
ix
14. Teman seangkatan penulis RECORD’13 (Regeneration Colored Of Determined), terima kasih telah menjadi keluarga selama kurang lebih empat tahun di kampus Universitas Hasanuddin ini. Telah memberikan pengalaman dan cerita tersendiri selama ini. Terima kasih sudah mengajarkan arti kekompakan dan kebersamaan, semoga kita semua diberikan keberhasilan dan dipertemukan kembali dalam keadaan lebih bahagia, Aamiin. Bahagia telah mengenal kalian semua. 15. Teman-teman Gaje (Andi Alfiana, S. Sos, Risma Hafid,
Nur Elis
Wulandari, Kamsina,S. Sos, Lilis Uslianti, S. Sos, Satriani,
Nur
Aini,S.Sos, Sarini Radjulani, Ida Ayu Made Sutami, S.Sos, Irawanti, Risa Dora BR Sinuraya, S.Sos). Terima kasih atas semangat, kebersamaan, bantuan, dukungan, doa dan saran yang diberikan. Dan terima kasih selalu ada di kala susah maupun senang, dan special thanks untuk The RED-B ( Risma, Elis, Diani , dan Bulank ) yang selalu ada dikala susah dan senang. 16. Segenap Keluarga Besar HUMANIS FISIP UNHAS terima kasih atas pengalaman, pengetahuan serta kebersamaan dan kekeluargaan yang tekah diberikan kepada penulis. 17. Terima kasih kepada Kanda-kanda CREATOR 07, BRAVO 08, CIA 09, PRASASTI 010, BRILIAN 011, RELASI 012, dan adik-adik UNION 014, CHAMPION 015 dan FRAME 016 yang telah berbagi pengalaman selama berorganisasi di HUMANIS FISIP UNHAS. 18. Teman-teman KKN Gel. 93 Universitas Hasanuddin Posko Kelurahan dan Kecamatan Donri- Donri Kab. Soppeng ( Posko Rusak / Kak Rahmad, Kak Rammenk, Asfar, Edi, Rini, Sita, Mirul, Dzaral/ Baso,
x
Samriani, Cii, Vivhye, Syahrul/ calul ) . Terima kasih atas cerita barunya, kebersamaan dan pengalaman serta pelajaran yang sangat berarti selama kurang lebih 2 bulan. Dan untuk Ibu Posko (Ibu Dyah) terima kasih telah menerima kami dirumahnya dan menjadi ibu kami. 19. Teman – teman
The Pwarangers
( Rismaya Jafar, Sry Wahyuni
Syamsul, Nur Suhaibah Sinusi, Fatalia Agus, Sri Faisah Saparuddin ) terimakasih telah menjadi sahabat dan memberikan cerita- cerita seru bersama kalian. 20. Kakak- kakak dan teman yang selalu memberikan semangat kepada penulis ( Kak Cuank, Kak Darwin, dan Didin ) terimakasih untuk kalian yang tak bosan- bosannya memberikan semangat agar tidak mudah menyerah dalam penyusunan skripsi ini. 21. Terimakasih kepada
Om Askin sekeluarga ( Om, Tante, Gita, Fira,
Aswin, Alfin ) terimakasih telah menerima dirumah selama 4 tahun yang sangat ramah dan menyayangi penulis. 22. Dan seluruh pihak yang penulis tidak sempat sebutkan namanya, namun sangat berperan dalam penyusunan skripsi ini. Terimakasih . Skripsi ini masih jauh dari sempurna, mengingat terbatasnya pengetahuan dan pengalaman penulis. Oleh sebab itu, saran dan kritik dari pembaca yang sehat dan membangun akan penulis terima dengan senang hati.
xi
Akhir kata, penulis berharap skripsi ini memenuhi kriteria dalam kelulusan serta bermanfaat dan menambah pengetahuan bagi pembaca. Wassalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh. Makassar,
Mei 2017
Penulis, NUR RAHMA DIANI NIM. E21113021
xii
DAFTAR ISI
Lembar Judul ............................................................................................. i Abstrak ...................................................................................................... ii Abstract .................................................................................................... iii Lembar Pernyataan Keaslian ................................................................. iv Lembar Pengesahan ................................................................................ v Lembar Pengesahan ............................................................................... vi Kata Pengantar ...................................................................................... vii Daftar Isi ................................................................................................. xii Daftar Gambar ........................................................................................ xvi Daftar Tabel ........................................................................................... xvii BAB I : PENDAHULUAN ......................................................................... 1 I.1 Latar Belakang .................................................................................. 1 I.2 Rumusan Masalah ........................................................................... .9 I.3 Tujuan Penelitian .............................................................................. 9 I.4 Manfaat Penelitian............................................................................. 9 BAB II : TINJAUAN PUSTAKA ............................................................... 11 II.1 Konsep Efektivitas .......................................................................... 11 II.1.1 Pengertian Efektivitas ............................................................ 11 II.1.2 Ukuran Efektivitas ................................................................. 13 II.1.3 Pendekatan Efektivitas .......................................................... 17 II.2 Konsep Sistem Informasi Manajemen ........................................... 20 II.2.1 Sistem ................................................................................... 21 II.2.2 Informasi ................................................................................ 24 II.2.3 Manajemen ............................................................................ 29 II.2.4 Sistem Informasi Manajemen.................................................. 31
xiii
II.3 Konsep Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ..................... 35 II.3.1 Pegawai dan Kepegawaian..................................................... 35 II.3.2 Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ........................... 37 II.4 Kerangka Konseptual ................................................................... 43 BAB III : METODE PENELITIAN ........................................................ 46 III.1 Pendekatan Penelitian ................................................................. 46 III.2 Tipe Penelitian ............................................................................ 46 III.3 Lokasi Penelitian .......................................................................... 46 III.4 Fokus Penelitian ........................................................................... 47 III.5 Sumber Data ................................................................................ 48 III.6 Narasumber / Informan................................................................. 49 III.7 Teknik Pengumpulan Data ........................................................... 49 III.8 Teknik Analisis Data ..................................................................... 50 BAB IV : GAMBARAN UMUM LOKASI PENELITIAN ............................ 52 IV.1 Gambaran Umum Kabupaten Enrekang ....................................... 52 IV.2 Gambaran Umum BKDD Kab. Enrekang ..................................... 53 A. Visi dan Misi ............................................................................... 53 B. Tugas dan Fungsi........................................................................ 55 C. Susunan Organisasi .................................................................... 56 D. Keadaan Pegawai pada BKDD Enrekang ................................. 68 E. Proses Pengelolaan SIMPEG ..................................................... 73 BAB V : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................ 77 V.1 Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah Kabupaten Enrekang V.1.1. Adaptasi ....................................................................................... 77 V.1.2. Integrasi ........................................................................................ .86 V.1.3. Produksi ....................................................................................... 91
xiv
BAB VI : PENUTUP ................................................................................. 96 VI.1. Kesimpulan .................................................................................. 96 VI.2. Saran ......................................................................................... 97 DAFTAR PUSTAKA ................................................................................ 98 DAFTAR RIWAYAT HIDUP ................................................................. 102 LAMPIRAN............................................................................................. 103
xv
DAFTAR GAMBAR Gambar 2. 1. Model Sistem ........................................................................ 22 Gambar 2. 2. Kerangka Konsep.................................................................. 45 Gambar 4. 1. Struktur Organisasi BKDD Kab. Enrekang ........................... 57 Gambar 4. 2. Proses Pengelolaan SIMPEG ............................................... 73
xvi
DAFTAR TABEL
Tabel IV. 1 : Keadaan Pegawai Negeri Sipil pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah Kabupaten Enrekang Berdasarkan Jenis Kelamin Tahun 2017 .............69 Tabel IV. 2 : Keadaan Pegawai Negeri Sipil pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah Kabupaten Enrekang Berdasarkan Usia Pegawai Tahun 2017 .............70 Tabel IV. 3 : Keadaan Pegawai Negeri Sipil pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah Kabupaten Enrekang Berdasarkan Golongan Kepangkatan Tahun 2017..........................................................................................................71 Tabel IV. 4 : Keadaan Pegawai Negeri Sipil pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah Kabupaten Enrekang Berdasarkan Tingkat Pendidikan Tahun 2017..........................................................................................................72 Tabel V.1 : Pendidikan dan keterampilan
Staff pengolah data dan
pengoperasian aplikasi SIMPEG di BKDD Enrekang .......................................83 Tabel V. 2 : Pelatihan staff pengolah data dengan aplikasi SIMPEG di BKDD Enrekang .........................................................................................................84 Tabel V. 3 : Sosialisasi SIMPEG kepada pengelolah data di SKPD .................89 Tabel V. 4 : Integrasi data di BKDD Enrekang .................................................89 Tabel V. 5 : Output dari pengelolaan data pengawai dengan aplikasi SIMPEG di BKDD Enrekang ..............................................................................................94
xvii
BAB I PENDAHULUAN
I .1
Latar Belakang Dewasa ini Indonesia berada pada era informasi. Pandangan demikian
memang benar karena seperti diketahui salah satu fenomena yang sudah mendunia dan berlangsung dengan kepesatan yang sangat tinggi ialah perkembangan dan berbagai terobosan di bidang teknologi informasi. Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, fleksibel. Ciri masyarakat modern saat ini adalah semakin meningkatnya kebutuhan akan jenis dan jumlah informasi yang diperlukan untuk berbagai kepentingan. Hal demikian dihadapi pula oleh semua jenis organisasi. Baik itu organisasi besar maupun organisasi kecil. Sesuai dengan perkembangan zaman yang semakin maju, maka informasi sangat dibutuhkan dan sangat perlu oleh manusia dalam sarana untuk membantu meningkatkan kreatifitas dan aktifitas dalam suatu pekerjaan. Mengingat pentingnya informasi sebagai salah satu unsur sumber daya, maka sudah seharusnya segala yang berhubungan dengan informasi hendaknya dirancang dan disusun sedemikian rupa sehingga menjadi suatu sistem informasi yang berguna untuk kepentingan pengelola organisasi. Penggunaan informasi dalam suatu organisasi berfungsi sebagai suatu pertimbangan dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang
1
kemudian diterapkan dalam bentuk pelayanan. Hal ini dikarenakan keterbatasan kemampuan manusia yang tidak dapat memprediksi dampak dari suatu keputusan yang diambil. Oleh karena itu salah satu fungsi informasi adalah mengurangi ketidakpastian yang ada. Sesuai perkembangan zaman yang pesat tatacara penanganan suatu informasi menggunakan alat- alat bantu yang canggih seperti komputer dan alat pendukung lainnya, sehingga mempermudah proses penanganan informasi yang digunakan dalam kegiatan manajerial. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya penggunaan internet telah membawa setiap individu dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi dengan menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronik. Sehingga dalam kehidupan organisasi dituntut ketersediaan suatu sistem informasi dengan dukungan dari fasilitas komputer, data atau informasi, serta Sumber Daya Manusia (SDM) yang siap dan mampu sebagai hal utama dalam penerapan manajemen modern. Adanya peningkatan beban kegiatan dan kebutuhan akan informasi yang tepat waktu, cepat dan akurat, terpadu dan handal untuk seluruh tingkat manajemen di lingkungan organisasi yang bersangkutan serta untuk pertukaran informasi lintas sektoral dari dan ke instansi maupun instansi yang ada, apabila tidak didukung Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang handal dengan menggunakan teknologi yang tepat guna, maka kebutuhan akan informasi yang akurat tersebut dapat dipenuhi sebagaimana mestinya. Dalam menghadapi pertumbuhan dan pembangunan suatu organisasi yang sudah demikian kompleksnya dibutuhkan tersedianya suatu sistem informasi manajemen yang mampu untuk membantu penyediaan data dan
2
informasi sebagai bahan penentuan kebijaksanaan dan strategi pembangunan maupun bagi tersedianya data dan informasi operasional. Berdasarkan Intruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 tentang kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government, dijelaskan bahwa pengembangan E-Government merupakan upaya untuk mengembangkan
penyelenggaraan
kepemerintahan
yang
berbasis
(menggunakan) elektronik dalam rangka meningkatkan kualitas layanan publik secara efektif dan efisien. Melalui pengembangan E-Government dilakukan penataan sistem manajemen dan proses kerja di lingkungan pemerintah dengan mengoptimalisasikan penggunaan teknologi informasi. Salah
satu
perwujudan
dari
E-Government
adalah
dengan
mengembangkan sebuah Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) sebagai implementasi pengggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam pemerintahan. Pemberlakukan otonomi daerah menuntut setiap daerah lebih mandiri dalam mengurus rumah tangganya serta mengurangi ketergantungan terhadap pemerintah pusat, proses pemandirian ini sekaligus merupakan pemberdayaan bagi sumber daya manusia di daerah. Berdasarkan UU Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok- Pokok Kepegawaian , khususnya Pasal 34 ( ayat 2 ), yakni perlu diselenggarakan dan dipelihara sistem informasi yang dikembangkan
dan
dioperasikan
melalui
Sistem
Informasi
Manajemen
Kepegawaian ( SIMPEG ) dengan tujuan agar Badan Kepegawaian Daerah dapat memiliki kemampuan mengelola serta memberikan berbagai informasi tentang Pegawai Negeri Sipil yang mencakup perencanaan, pengembangan kualitas sumber daya Pegawai Negeri Sipil dan administrasi kepegawaian,
3
pengawasan dan pengendalian, penyelenggaraan dan pemeliharaan informasi kepegawaian, serta mendukung perumusan kebijaksanaan kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil. Penyelenggaraan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian lebih lanjut diatur dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah pasal 3 ( ayat 3 ) bahwa SIMPEG Kabupaten/ kota berkedudukan di Kabupaten/ Kota , yang pengelolanya secara fungsional dilaksanakan oleh bagian Kepegawaian Kabupaten/ Kota. Secara umum , SIMPEG dapat meningkatkan kualitas SDM dengan penyediaan informasi yang akurat dan efisien sehingga pengambilan keputusan dapat secara obyektif dilakukan. Secara strategis, aplikasi SIMPEG merupakan salah
satu
sistem
yang
bergerak
dibidang
kepegawaian
dan
mampu
menumbuhkan pengetahuan memelihara, memperkaya, dan menyediakan pengetahuan dibidang kepegawaian kepada pihak- pihak yang membutuhkan sebagai basis pengambilan keputusan yang akurat pada saat yang tepat. Dengan SIMPEG dimaksudkan terciptanya sistem informasi yang terpadu guna meningkatkan kegiatan adminstrasi kepegawaian yang tertib, teratur, berdaya guna, dan berhasil serta menentukan arah kebijakan tentang mekanisme, koordinasi, komunikasi aliran data dan informasi melalui teknologi informasi. Pengelolaan SIMPEG dikatakan cepat, tepat dan sesuai waktu apabila dalam prosedur kerja berjalan sebagaimana yang telah ditentukan, yaitu cepat pada saat pengumpulan, pengolahan, dan pendistribusian data atau informasi kepegawaian, dan dikatakan tepat apabila dalam pengisian formolir tidak terdapat kesalahan sesuai format yang disediakan sehingga setiap kebutuhan
4
yang diperlukan menghasilkan data atau informasi yang benar dan tepat. Sedangkan sesuai waktu apabila ada permintaan data atau informasi kepegawaian baik dalam lingkup unit kerja maupun diluar unit kerja tersebut data atau informasi selalu tersedia dan siap sesuai kebutuhan dan waktu pemakaiannya. Sebagai unit pelayanan informasi, maka SIMPEG yang handal adalah kebutuhan demi peningkatan kualitas informasi yang dihasilkan. Untuk itu akan sangat dipengaruhi oleh kemampuan sistem dalam mengelola input kemudian diproses lalu menjadi output yang berupa informasi yang berkualitas. Penelitian Rizky Ayu Astari (2012) mengatakan bahwa belum optimalnya pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu tahapan input dimana adanya data- data yang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya, tahapan process yang belum didukung dengan teknologi informasi yang memadai dan SDM pengelola yang masih terbatas kuantitasnya sehingga output berupa informasi yang dihasilkan menjadi lambat, tidak akurat dan belum mampu mencakup secara menyeluruh informasinya. Penelitian Andi Navra Kharisma (2012) menunjukkan bahwa dalam pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Selatan belum optimal dan dipengaruhi oleh beberapa faktor , yaitu pada tahapan input dimana adanya keterlambatan data yang masuk, pada tahapan process belum didukung dengan pemanfaatan Local Area Network (LAN) secara menyeluruh dan penggunaan SIMPEG yang belum maksimal pada Sauan Kerja Perangkat Dinas (SKPD) sehingga output berupa penyajian informasi yang dihasilkan menjadi lambat.
5
Penelitian Bramantya Mahardika Angga Arista (2010) mengatakan bahwa Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Karanganyar didukung oleh komponen- komponen pendukung sistem yang terdiri dari : sumber daya manusia, software, hardware, database, dan jaringan. Ada beberapa yang menjadi gangguan keamanan informasi SIMPEG BKD Karanganyar antara lain : human error, kerusakan software, kerusakan hardware, dan ancaman virus Pada Badan Kepegawaian dan Diklat
Daerah (BKDD) mempunyai
permasalahan kegiatan yang kompleks seperti input data pegawai masih manual melalui media kertas. Dalam menginputkan data pegawai tersebut memerlukan waktu sekitar 10-15 menit. Penumpukan data pegawai dalam berkas kertas tidaklah efisien jika petugas ingin melakukan pengolahan data pegawai tersebut. Proses pencarian juga memerlukan waktu yang relatif lama. Jika data pegawai mengalami kerusakan, maka BKDD akan kehilangan data pegawai. Oleh karena itu, BKDD sangat membutuhkan sistem informasi manajemen kepegawaian yang mampu menangani permasalahan kompleks tersebut. Hal tersebut dikarenakan, BKDD merupakan sebuah instansi pemerintahan yang menangani administrasi kepegawaian pemerintah dimana data kepegawaian dalam satu kabupaten skalanya besar. Jika tidak ditangani secara komputerisasi dalam bentuk data digital, maka data-data tersebut akan menumpuk dan bisa terjadi banyak kesalahan didalamnya seperti susahnya proses manipulasi (insert, update, delete ) dan pencarian data yang memakan waktu yang cukup banyak sehingga dapat menghambat kegiatan yang lain. Permasalahan-permasalahan diatas dapat diatasi dengan adanya pemanfaatan dan penerapan TIK yaitu dengan melakukan pembuatan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) pada BKDD.
6
SIMPEG sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada karena pegawai merupakan aset penting dalam penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam lingkup yang lebih besar dan akan membawa perbaikan kinerja pemerintah secara keseluruhan. Mengingat pentingnya pengelolaan data pegawai tersebut, maka peningkatan kualitas pengelolaan kepegawaian melalui implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan salah satu prioritas dalam tahapan pengembangan e-government . Dalam pelaksanaan pengolahan dan pembinaan kepegawaian pada organisasi akan semakin meningkat dan kompleks dengan sistem pengelolaan yang lebih baik dan tertib, untuk itu perlu tersedianya data dan informasi yang akurat dan up to date guna penetapan keputusan yang sesuai dengan operasional. Oleh karena itu peningkatan dan pemantapan pengelolaan sistem informasi manajemen kepegawaian merupakan sarana dalam penyajian data dan informasi kepegawaian sehubungan dengan semakin berkembangnya ruang lingkup serta beraneka ragamnya pengelolaan kepegawaian sesuai dengan tingkat perkembangan organisasi yang bersangkutan. Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah (BKDD) Kabupaten Enrekang merupakan
instansi
yang
memiliki
tugas
pokok
melaksanakan
urusan
Pemerintahan Daerah dalam penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah bidang
Kepegawaian,
telah
membuat
dan
mengembangkan
website
http://bkdenrekang.com. Masyarakat maupun pegawai dapat mengakses alamat website tersebut melalui beberapa fasilitas yang disediakan BKDD, salah satunya
yaitu
Sistem
Informasi
Manajemen
Kepegawaian
(SIMPEG).
7
Pemberdayaan komputer perangkat keras/ lunak khusus untuk Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) berbasis internet merupakan salah satu program strategis dari BKDD kabupaten Enrekang. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) telah diterapkan pada BKDD Kabupaten Enrekang dalam pengelolaan data dan informasi kepegawaian namun belum bisa dikatakan efektif karena masih ada beberapa masalah dalam penerapannya yaitu masih belum maksimalnya penggunaan saran dan prasarana sehingga proses pendistribusian hasil olahan SIMPEG masih harus dilakukan secara manual dan kurangnya sumber daya manusia yang ahli dalam pengelolaan data dan informasi kepegawaian dengan memanfaatkan SIMPEG. Dengan adanya masalah tersebut maka pelaksanaan SIMPEG belum terlaksana secara efektif sebagaimana yang diharapkan. Untuk itu diperlukan, peningkatan dan pemantapan pengelolaan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) merupakan sarana dalam penyajian data dan informasi kepegawaian sehubungan dengan semakin berkembangnya ruang lingkup serta beraneka ragamnya pengelolaan kepegawaian sesuai dengan tingkat perkembangan organisasi yang bersangkutan. Berdasarkan fenomena yang dipaparkan di atas, penulis tertarik untuk mengetahui lebih jauh dengan mengadakan penelitian dengan merumuskan judul “ Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah (BKDD) Kabupaten Enrekang”.
8
I .2
Rumusan Masalah Berdasarkan
memfokuskan “
uraian
penulis,
Bagaimanakah
latar
dapat
efektivitas
belakang
dirumuskan penerapan
sebelumnya, pokok
Sistem
maka
permasalahan Informasi
untuk yaitu
Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah (BKDD) Kabupaten Enrekang ?” I.3
Tujuan Penelitian Tujuan
yang
mendeskripsikan
ingin
efektivitas
dicapai
dalam
penerapan
penelitian
Sistem
ini
Informasi
adalah
untuk
Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah (BKDD) Kabupaten Enrekang I .4
Manfaat Penelitian
1. Manfaat akademis, memberi manfaat sebagai salah satu konstribusi pemikiran ilmiah dalam melengkapi kajian untuk mengembangkan ilmu khususnya Ilmu Administrasi Negara, serta dapat menjadi salah satu bahan referensi bagi para mahasiswa yang berminat melakukan penelitian ilmiah dibidang yang sama. 2. Manfaat praktis, diharapkan kajian penelitian ini dapat menjadi masukan kepada instansi bersangkutan mengenai kualitas pelayanan dalam penerapan sistem informasi manajemen sehingga memberikan nilai lebih bagi organisasi. 3. Manfaat bagi penulis, dapat menambah dan memperluas wawasan penulis dalam penyusunan skripsi terkait dengan permasalahan yang diteliti, serta merupakan pembelajaran dan pengalaman berharga dalam mengaplikasikan ilmu yang diperoleh di dalam perkuliahan. Serta
9
memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi dan mendapat gelas sarjana pada Jurusan Ilmu Administrasi Program Studi Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin.
10
BAB III METODE PENELITIAN
III.1. Pendekatan Penelitian Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Yaitu proses penelitian yang menghasilkan data deskripsi berupa kata- kata tertulis atau lisan dari orangorang dan pelaku yang dapat diamati sehingga penulis bisa mendapatkan data yang objektif dalam rangka mengetahui dan memahami bagaimana efektivitas penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawain (SIMPEG) Pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah (BKDD) Kab. Enrekang. Penelitian kualitatif mempunyai latar yang alami sebagai sumber penelitian dalam pengumpulan data, di samping itu penelitian kualitatif bersifat deskriptif yang lebih mementingkan proses daripada hasil secara induktif dan makna temuan merupakan hal yang paling esensial dalam rancangan kualitatif. III.2. Tipe penelitian Tipe penelitian yang digunakan
dalam penelitian ini adalah bersifat
deskriptif. Mely G. Tan dalam Ulber Silalahi (2009:28) mengatakan : Penelitian yang bersifat deskriptif bertujuan menggambarkan secara tepat sifatsifat suatu individu, keadaan, gejala, atau kelompok tertentu, atau untuk menentukan frekuensi atau penyebaran suatu gejala atau frekuensi adanya hubungan tertentu antara suatu gejala dan gejala lain dalam masyarakat. III.3. Lokasi Penelitian Penelitian ini dilakukan di Badan Kepegawaian dan Diklat
Daerah
(BKDD) Kab. Enrekang. Pemilihan lokasi penelitian ini karena pada Badan Kepegawaian Daerah dan Diklat Daerah (BKDD) Kab. Enrekang
sudah
46
menerapkan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) namun masih ada beberapa kendala dalam penerapannya. Oleh karena itu penulis memilih lokasi tersebut untuk meneliti bagaimana efektivitas dari penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). III.4. Fokus Penelitian Fokus penelitian merupakan bagian dari kerangka konsep yang digunakan sebagai dasar dalam memulai suatu penelitian dan mempermudah dalam mengumpulkan data di lapangan. Untuk
mengetahui
efektivitas
penerapan
Sistem
Informasi
Manajemen
Kepegawaian (SIMPEG) Pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah (BKDD) Kab. Enrekang , maka penulis menggunakan pengukuran efektivitas yang dikemukakan oleh Emitai Etzioni terdapat 3 indikator yang dapat digunakan untuk mengukur efektivitas yaitu adaptasi, integrasi, dan produksi. 1. Adaptasi Dalam kriteria adaptasi menyangkut kemampuan Sumber Daya Manusia pada suatu organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap lingkungannya dalam hal ini penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). Indikator yang digunakan dalam penelitian ini yaitu : 1) Kemampuan Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang handal dalam pengoperasian aplikasi SIMPEG 2) Pelatihan bagi staff yang mengolah data- data pegawai
47
2. Integrasi Dalam kriteria integrasi
berkaitan dengan kemampuan organisasi dalam
mengadakan sosialisasi mengenai penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian pada beberapa organisasi lainnya. Indikator yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu : 1)
Sosialisasi penerapan SIMPEG kepada pegawai
2)
Data- data pegawai yang terintegrasi
3. Produksi Dalam kriteria produksi berkaitan dengan kualitas dan kuantitas informasi yang dihasilkan dalam penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian. Indikator yang digunaan dalam penelitian ini, yaitu : 1) Kualitas dan kuantitas informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu 2) Jenis informasi yang dihasilkan III.5. Sumber Data Data untuk suatu penelitian dapat dikumpulkan dari berbagai sumber. Sumber data dibedakan atas sumber data primer (primary data) dan sumber data sekunder (secondary data). a. Data primer Data primer adalah suatu objek atau dokumen original/material mentah dari pelaku yang dikumpulkan dari situasi aktual ketika peristiwa terjadi. b. Data Sekunder Data sekunder merupakan data yang dikumpulkan dari tangan kedua atau dari sumber- sumber lain yang telah tersedia sebelum penelitian dilakukan. Sumber sekunder meliputi komentar, interpretasi, atau pembahasan tentang materi original.
48
III.6. Narasumber/ Informan Narasumber merupakan informan kunci atau orang-orang yang berpotensi memberikan informasi yang diperlukan. Informan ini harus banyak pengalaman tentang penelitian, serta dapat memberikan pandangannya dari dalam tentang nilai-nilai, sikap, proses, dan kebudayaan yang menjadi latar penelitian setempat. Informan adalah orang yang berada pada lingkungan penelitian, Adapun informan yang dipilih yaitu : 1. Sekretaris
Badan
Kepegawaian
dan
Diklat
Daerah
(BKDD)
Kab. Enrekang 2. Kepala Sub. Bidang Mutasi / Informasi Kepegawaian 3. Staff pengolahan data III.7. Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data merupakan proses pengadaan data primer untuk kebutuhan suatu penelitian. Pengumpulan data yaitu suatu langkah yang sangat penting karena pada umumnya data yang terkumpul digunakan dalam rangka analisis penelitian. Adapun teknik pengumpulan data dalam penelitian ini, yaitu : 1. Observasi Menurut Young dan Schmidt dalam Harbani Pasolong (2012:131) mengemukakan pengertian Observasi adalah sebagai pengamatan sistematis berkenaan dengan perhatian terhadap fenomena- fenomena yang nampak. Observasi adalah suatu pengamatan secara langsung dengan sistematis terhadap gejala- gejala yang hendak diteliti. Oleh karena observasi menjadi salah satu teknik pengumpulan data jika : sesuai
49
dengan tujuan penelitian, direncanakan dan dicatat secara sistematis, dan kontrol reliabilitasnya dan validitasnya. 2. Wawancara Wawancara adalah kegiatan tanya jawab antara dua orang atau lebih secara langsung. Wawancara adalah merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu. (Esterberg dalam Sugiyono 2010:72) 3. Studi Dokumentasi Dokumentasi merupakan catatan penting yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya- karya monumental dari seseorang. Studi dokumen merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan wawancara dalam penelitian kualitatif.(Sugiyono 2010:82). III.8. Teknik Analisis Data Analisis
data
dalam
penelitian
kualitatif,
dilakukan
pada
saat
pengumpulan data berlangsung, dan setelah selesai pengumpulan data dalam periode tertentu. Pada saat wawancara, peneliti sudah melakukan analisis terhadap jawaban yang diwawancarai. Bila jawaban yang diwawancarai setelah dianalisis terasa belum memuaskan, maka peneliti akan melanjutkan pertanyaan lagi, sampai tahap tertentu, diperoleh dan dianggap kredibel.(Sugiyono 2010:91). Menurut Miles dan Huberman dalam Ulber Silalahi (2009:339), kegiatan analisis terdiri dari tiga alur kegiatan yang terjadi secara bersamaan, yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan/verifikasi.
50
1. Reduksi Data Reduksi data diartikan sebagai proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, pengabstraksian, dan transformasi data kasar yang muncul dari catatan- catatan tertulis dilapangan. Dengan demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas, dan mempermudah penelilti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan. 2. Penyajian data Setelah data direduksi, maka langkah selanjutnya adalah mendisplaykan data. Penyajian data yang paling sering digunakan untuk data kualitatif pada masa lalu adalah bentuk teks naratif dalam puluhan, ratusan, atau bahkan ribuan halaman. Akan tetapi, teks naratif dalam jumlah besar melebihi beban kemampuan
manusia
kecenderungan-
dalam
kecenderungan
memproses mereka
informasi
untuk
dan
menggerogoti
menemukan
pola-
pola
sederhana. 3. Menarik Kesimpulan Langkah selanjutnya dalam analisis data kualitatif adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Kesimpulan awal yang dikemukakan masih bersifat sementara, dan akan berubah bila tidak ditemukan bukti yang kuat yang mendukung
pada
tahap
pengumpulan
data
berikutnya.
Tetapi
apabila
kesimpulan yang dikemukakan pada tahap awal, didukung oleh bukti- bukti yang valid dan konsisten saat peneliti kembali ke lapangan mengumpulkan data, maka kesimpulan yang dikemukakan merupakan kesimpulan yang kredibel.
51
BAB V HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Berdasarkan hasil penelitian dan observasi yang dilakukan di Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah Kabupaten Enrekang sebagai lembaga teknis yang mengurus Aparatur Pemerintah yang sesuai dengan tugas dan fungsinya yaitu memberikan pelayanan prima dan profesional kepada aparatur dalam lingkup Pemerintah Kabupaten Enrekang terkhusus dalam pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang melaksanakan pengolahan data kepegawaian dan wawancara terhadap beberapa pimpinan dan pegawai sebagai informan. Alasan Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Enrekang dijadikan sebagai lokasi penelitian karena pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kab. Enrekang Kepegawaian
(SIMPEG)
sudah menerapkan Sistem Informasi Manajemen namun
masih
ada
beberapa
kendala
dalam
penerapannya. Penelitian ini untuk mendeskripsikan efektivitas penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian pada badan kepegawaian dan diklat daerah Kab. Enrekang di lihat dari tiga kriteria yaitu adaptasi, integrasi, dan produksi. Adapun hasil penelitian penulis yang akan diuraikan sebagai berikut : V.1. Efektivitas Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah Kabupaten Enrekang V.1.1. Adaptasi Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal. Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan
untuk
memberikan
dukungan
informasi
yang
dibutuhkan,
khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen.
77
Data dan informasi yang akurat dan up to date sangat diperlukan dalam hal pemberian informasi kepada pegawai di lingkup pemerintah Kabupaten Enrekang. Oleh karena itu diperlukan adanya peningkatan dan pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian sebagai sarana dalam penyajian data dan informasi yang menyangkut kepegawaian. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 disebutkan bahwa : “ Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) merupakan suatu totalitas terpadu yang terdiri dari perangkat pengolah meliputi pengumpul prosedur, tenaga pengolah dan perangkat lunak, perangkat penyimpanan meliputi pusat data dan bank data serta perangkat komunikasi yang saling berkaitan, saling ketergantungan dan saling menentukan dalam rangka penyediaan informasi dibidang kepegawaian.” Hasil wawancara dengan Bapak H. Abdul Fattah ( Sekretaris ) BKD Kab. Enrekang sebagai berikut : “ SIMPEG adalah singkatan dari Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Namun sekarang telah berubah nama menjadi SAPK ( Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian ) yaitu sebuah sistem informasi menggunakan perangkat teknologi. Sistem informasi ini sangat memberi manfaat dalam pengelolaan data pegawai, seperti untuk mencari data pegawai yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat.” ( hasil wawancara pada tanggal 21 Februari 2017 ) Seperti halnya yang dikatakan oleh Bapak Abdul Fattah ( Sekretaris ), Bapak Amrullah ( Kepala Bidang Mutasi dan Informasi Kepegawaian ) BKD Kab. Enrekang menjelaskan sebagai berikut : “ SIMPEG adalah sistem informasi untuk mengolah data pegawai menggunakan perangkat teknologi, namun sejak tahun 2013 berubah menjadi SAPK ( Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian ), sistem ini dikelolah oleh tenaga pengelolah data menggunakan perangkat lunak dan keras, yang saling berkaitan sehingga menghasilkan informasi yang berkaitan bidang kepegawaian.” ( hasil wawancara pada tanggal 21 Februari 2017 ) Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan penulis, maka dapat disimpulkan bahwa Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Enrekang telah
78
menggunakan SIMPEG dalam melaksanakan pengolahan data pegawai dalam lingkup Kabupaten Enrekang dengan menggunakan aplikasi tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Data yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan manfaatnya sangat dirasakan pegawai dalam bekerja mengolah data kepegawaian. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ( SIMPEG ) di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Enrekang telah digunakan sejak tahun 2008 namun ada beberapa kendala dalam penerapannya. Berikut hasil wawancara dengan Bapak Abdul Fattah ( Sekretaris ) BKD Enrekang yang mengatakan : “Aplikasi SIMPEG kami sudah menggunakannya sejak tahun 2008, sehingga sistem ini sangat membantu dalam pengolahan data pegawai. Namun penggunaan tahun – tahun berikutnya kurang lancar karena kendala dana untuk pembaharuan, jadi aplikasi kami begitu – begitu saja. Kendala lainnya yaitu terlambatnya SKPD dalam pemberian data pegawainya ke kami.” ( hasil wawancara pada tanggal 21 Februari 2017 ) Hal tersebut juga dibenarkan oleh Kepala Bidang Mutasi/ Informasi Kpegawaian Bapak Amrullah , menjelaskan sebagai berikut : “ Sejak tahun 2008 kami memanfaatkan aplikasi SIMPEG dalam mengolah data kepegawaian di BKD Enrekang ini, namun awal penerapannya belum optimal karena kendala dana dalam pembaharuan aplikasi dan pemeliharaan serta penyediaan sarana pengolahan seperti komputer. Namun sejak tahun 2013 setelah aplikasi berubah nama menjadi SAPK, masih ada kendala lain dalam penerapannya yaitu ketersediaan tenaga ahli maksudnya operator dalam pengolahan data sehingga sampai saat ini saya selalu turun langsung dalam pengolahan data apabila ada hal yang kurang dimengerti oleh staff pengolah data.” ( hasil wawancara pda tanggal 21 Februari 2017 ) Berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan oleh penulis maka penulis dapat menganalisis bahwa aplikasi SIMPEG pada Badan Kepegawaian Daerah Enrekang pada tahun tahun awal penerapannya belum optimal karena kendala dana dalam pembaharuan aplikasi dan penyediaan perangkat pengolahan, serta terbatasnya tenaga ahli yang menjadi operator dalam
79
pengolahan data kepegawaian. Sampai saat ini tenaga ahli pengolah data pada BKD Enrekang masih kurang sehingga kepala Bidang Informasi Kepegawaian selalu turun langsung dalam pengolahan data kepegawaian. Dan kendala lainnya yaitu terlambatnya SKPD memberikan atau mentransfer data pegawai pada instansi tersebut ke Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah untuk diolah, sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lambat. SAPK merupakan suatu sistem aplikasi pelayanan kepegawaian yang berbasis elektronik. Menurut saya, membahas mengenai sistem aplikasi kepegawaian berbasis elektronik sebenarnya bukanlah suatu hal yang baru. Telah ada aplikasi kepegawaian yang dalam operasionalnya berbasis elektronik, SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) merupakan contoh sistem aplikasi kepegawaian yang telah berbasis elektronik. Boleh dikatakan bahwa SAPK ini merupakan sistem yang dicoba untuk disempurnakan dari sistem aplikasi pengelolaan data-data kepegawaian yang ada saat ini. Perlunya penerapan SAPK oleh BKN (Badan Kepegawaian Negara) dikarenakan
adanya
beberapa
permasalahan
dalam
sistem
informasi
kepegawaian yang dianggap belum optimal, diantaranya yakni: belum adanya suatu sistem yang terpadu, belum adanya standar/ keseragaman struktur, integrasi, dan kualitas data serta pemanfaatan pelayanan kepegawaian. Tujuan penerapan SAPK yakni:
Standarisasi Sistem Informasi Kepegawaian berbasis IT yang terintegrasi sebagai media dalam pelayanan, pengawasan dan pengendalian administrasi kepegawaian
80
Tersedianya Database Kepegawaian (data warehouse) sebagai media information sharing bagi instansi dan stakeholders sesuai dengan kebutuhannya
Meningkatkan efisiensi dan efektifitas, seperti: tersedianya data dan informasi yang up-to-date dengan cepat dan akurat, menghilangkan duplikasi sistem dan data, menyederhanakan dan meningkatkan standarisasi proses, dan Optimalisasi beban tugas.
Meningkatkan pelayanan kepegawaian bagi PNS
Penerapan
good
governance,
dengan
harapan
meningkatkan
transparansi dan akuntabilitas, meningkatkan public image pemerintah.
Meningkatkan kerjasama antar instansi pemerintah dan stakeholders untuk mencapai efisiensi dan efektifitas dalam memenuhi kebutuhan yang berkaitan dengan manajemen kepegawaian Suatu organisasi akan mengalami perubahan karena organisasi selalu
menghadapi berbagai macam tuntutan kebutuhan. Tuntutan itu timbul sebagai akibat pengaruh lingkungan (eksternal dan internal) organisasi yang selalu berubah. Untuk menghadapi faktor penyebab perubahan tersebut, organisasi harus dapat menyesuaikan diri dengan pengadakan berbagai perubahan dalam organisasi tersebut. Perubahan-perubahan itu tentunya ke arah pengembangan organisasi yang lebih baik. Namun, di dalam kenyataannya organisasi seringkali terjadi
keadaan
yang
tidak
mengalami
pertumbuhan
yang
disebabkan
keengganan manusia untuk mengikuti perubahan. Pengembangan organisasi merupakan proses terencana untuk mengembangkan kemampuan organisasi dalam kondisi dan tuntutan lingkungan yang selalu berubah, sehingga dapat mencapai kinerja yang optimal yang dilaksanakan oleh seluruh anggota
81
organisasi. Pengembangan Organisasi merupakan program yang berusaha meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan individu akan pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan keorganisasian. Kemampuan
adaptasi
íalah
kesanggupan
organisasi
melakukan
perubahan sesuai dengan tuntutan keadaan. Penyebab dilakukannya perubahan dapat berasal dari luar (lingkungan) dan dapat pula dari dalam organisasi yang bersangkutan. Adaptasi lebih merupakan kegiatan antara kondisi organisasi yang tidak produktif atau tidak efisien, atau tingkat kepuasan yang rendah, bisa jadi merupakan pertanda bahwa tindakan adaptasi perlu dilakukan. Karena adaptasi pada dasarnya merupakan respon terhadap situasi yang dihadapi, maka kegiatan tersebut baru nampak setelah situasinya menuntut untuk itu. Oleh karena itu kadang-kadang agak sulit mengukur tingkat kemampuan adaptasi sebuah organisasi. Kriteria ini baru dapat digunakan apabila organisasi telah benar-benar menghadapi situasi yang menuntut penyesuaian. Semakin tinggi frekuensi tingkat ketidakpastian situasi yang menuntut tindakan penyesuaian, semakin mudah melihat kemampuan organisasi dalam melakukan adaptasi. Dan jika dalam menghadapi situasi yang menuntut berbagai macam penyesuaian tersebut ternyata organisasi tanggap dan mampu melakukannya dengan baik sehingga organisasi yang
bersangkutan
survive atau mungkin bahkan
berkembang, maka disimpulkan bahwa kemampuan adaptasinya tinggi. Dengan kata lain, organisasi yang bersangkutan cukup efektif ditinjau dari kriteria kemampuan adaptasinya Adaptasi menyangkut kemampuan Sumber Daya Manusia pada suatu organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap lingkungannya dalam hal ini penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). Pada BKDD
82
Enrekang terkait Sumber Daya Manusia yang mengolah data kepegawaian ada programmer dalam pengoperasian aplikasi SIMPEG dan untuk meningkatkan kemampuan dalam pengolahan data diadakan pelatihan bagi staff pengelolah data kepegawaian. Tabel V. 1 Pendidikan dan keterampilan Staff pengolah data dan pengoperasian aplikasi SIMPEG di BKDD Enrekang Nama / NIP
Gol.
Pendidikan
Sudarni, S. Kom. 19830910 201101 2 003
III/b
S1
Keterampilan
Mengerti
bahasa
pemrograman.
Menginput
data
ke
komputer
Coding
data
(
pemberian kode )
Rudy Hermawan Tambing,
III/a
S1
S.AN
Menginput
data
ke
komputer
19840615 200801 1 001
Mengklasifikasikan
data dengan aplikasi SIMPEG Moch. Taufiq , Arr
III/a
S1
Mengumpulkan data
II/d
D3
Mencetak
19821110 200604 1 013 Muhtar , A. Md 19800923 201101 1 006
dan
menggandakan informasi
Menyimpan
output
informasi yang diarsipkan
83
Terkhusus staff
pengolah data pada BKDD Enrekang dengan
memanfaatkan aplikasi SIMPEG, kemampuan staff dilihat dari latarbelakang pendidikan dan keterampilan yang dimiliki. Berdasarkan observasi penulis, staff pengolah data elektronik terdiri 4 pegawai dengan latarbelakang pendidikan S1 dan D3 dengan keterampilan yang berbeda- beda sesuai dengan tugas yang diberikan. Untuk meningkatkan pengetahuan staff pengolah data , maka para staff diberikan
pelatihan
tentang
pemanfaatan
SIMPEG
di
BKDD
dengan
mengundang pegawai BKN sebagai pembicara. Tabel V. 2 Pelatihan staff pengolah data dengan aplikasi SIMPEG di BKDD Enrekang Peserta pelatihan
Keterangan
Staff pengolah data
Pelatihan dilakukan 1 sampai 2 kali dalam setahun
Berdasarkan observasi yang dilakukan penulis, ditemukan dilapangan bahwa staff diikutkan dalam pelatihan yang terkait tentang pemanfaatan SIMPEG untuk meningkatkan kemampuan pegawai dalam pengelolaan data dengan memanfaatkan aplikasi SIMPEG. Namun setelah pelatihan , tidak ada tindak evaluasi dari pelatihan tersebut. Berikut hasil wawancara dengan Bapak Muhtar ( Staff pengolah data ) yang menyatakan bahwa : “ Kalau berbicara tentang operator / programmer yang mengoperasikan aplikasi SIMPEG masih di lakukan oleh Pak Amrullah, kami sebagai Staff hanya mengolah data pegawai namun untuk menginput kedalam Aplikasi dibantu oleh Pak Amrullah.”
84
Lanjut beliau menjelaskan : “ Kami staff pengelolah data pernah mengikuti pelatihan tentang pengolahan data kepegawaian yang diberikan oleh pegawai dari BKN, dan itu sedikit membantu menambah pengetahuan kami.” ( hasil wawancara pada tanggal 2 Maret 2017 ) Terkait dengan yang dinyatakan oleh Bapak Muhtar, berikut Bapak Amrullah menjelaskan : “ Bagi Staff- staff pengelolah data kami mengikutkan dalam pelatihan dimana kami mengundang pemateri dari BKN tentang tatacara pengelolaan data kepegawaian. Dan untuk mengoperasikan Aplikasi SIMPEG yang sekarang SAPK , saya sekedar membantu sedikit kalau ada hal yang kurang dipahami oleh staff saya.” ( hasil wawancara pada tanggal 22 Februari 2017 ) Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan oleh penulis untuk mengetahui efektivitas dari penerapan SIMPEG pada BKDD Kabupaten Enrekang berdasarkan kriteria adaptasi yaitu yang terkait tentang kemampuan Sumber Daya Manusia ( SDM ) dalam menyesuaikan diri terhadap tuntutan keadaan dalam instansi seperti kemampuan dalam melaksanakan tugas dengan memanfaatkan teknologi yang canggih, dan bagaimana upaya yang dilakukan untuk menyesuaikan diri terhadap tuntutan tersebut. Dengan ini efektivitas penerapan SIMPEG pada kantor BKDD Kab. Enrekang berdasarkan kriteria adaptasi belum efektif karena pada instansi tersebut
jumlah operator yang
mampu mengoperasikan aplikasi dengan teknologi yang tersedia masih sangat terbatas dan pengadaan pelatihan kepada staff- staff pengolah data yang tidak rutin.
85
V.1.2. Integrasi Integrasi kesempurnaan
berasal atau
dari
bahasa
keseluruhan.
inggris “integration” yang
Integrasi
dimaknai
sebagai
berarti proses
penyesuaian di antara sistem-unsur yang saling berbeda dalam kehidupan masyarakat sehingga menghasilkan pola kehidupan masyarakat yang memilki keserasian fungsi. Integrasi juga berarti proses mengkoordinasikan berbagai tugas, fungsi dan bagian-bagian, sedemikian rupa dapat bekerja sama dan tidak saling bertentangan dalam pencapaian sasaran dan tujuan. Integrasi merupakan pembauran sehingga menjadi kesatuan yang utuh sedangkan system merupakan perangkat atau unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas ( KBBI ). Defenisi mengenai system adalah suatu susunan teratur atau konsepsi yang saling tergantung. Menurut kamus Webster’s Unabridged, sistem merupakan elemen elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi. Kesimpulan mengenai defenisi integrasi sistem yaitu pembauran atau hubungan antara satu sistem dengan sistem yang lain yang saling berkaitan. Integrasi sistem informasi manajemen merupakan hubungan antara sistem manajemen organisasi maupun hubungan antara sub sistem sistem informasi manajemen. Tujuan utama dalam sistem informasi manajemen yaitu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pemegang kepentingan dalam hal ini manajer maupun manajemen lainnya. Informasi itu sendiri adalah data yang sudah diolah dengan cara tertentu sesuai dengan bentuk yang diperlukan. Dalam sebuah perusahaan ( organisasi ) pekerjaan atau pembuatan informasi itu sangat rumit. Pembuatan tersebut meliputi seluruh kegiatan organisasi yaitu pada setiap unit kerja dalam organisasi tersebut. Disinilah perlunya sistem informasi sehingga kegiatan
86
organisasi dapat dianalisis sebagai satu sistem informasi, dan unit-unitnya dipandang sebagai sub sistem. Dalam istilah ini deikenal sebagai pendekatan sistem. Unsur-unsur sistem informasi manajemen yang meliputi input, proses dan output. Secara sederhana dikatakan bahwa sebuah sistem informasi menerima dan memproses data, dan kemudian mengubahnya sebagai informasi. Integrasi antar sistem Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari sistem informasi manajemen. Berbagai sistem informasi dapat saling berhubungan satu sama lain dengan berbagai cara sesuai dengan keperluannya. Tiap organisasi membagi pekerjaanya ke dalam bentuk fungsi-fungsi organisasi, seperti fungsi pemasaran, produksi, keuangan, personalia,dan lainnya. Setiap fungsi (unit) tersebut memerlukan data dan informasi dari unit lain atau dari luar organisasi untuk membantu menyelesaikan pekerjaannya serta menghasilkan data dan informasi baik untuk disimpan sendiri maupun untuk didistribusikan ke unit-unit lain dalam organisasinya atau organisasi lain. Karena kerja sama tersebut, maka unit yang bekerja dengan data dan informasi tersebut dapat dikatakan sebagai memiliki sistem informasi sendiri. Unit-unit lain dalam organisasi tersebut juga memiliki sistem informasi masing-masing. Organisasi dapat dilihat sebagai satu sistem informasi, dengan demikian unit-unit kerja dalam organisasi bersangkutan akan menjadi subsistem-subsistem informasi, dan di dalam subsistem informasi akan terdapat subsistem informasi, demikian seterusnya sampai pada pekerjaan informasi dalam unit kerja yang terkecil.
87
Kegunaan integrasi dalam sistem informasi manajemen Dalam organisasi integrasi sistem informasi sangat diperlukan karena terdapat kegunaan yang dapat membantu manajemen seperti : a. b.
Adanya kebutuhan untuk bekerja sama antar unit dalam organisasi, Terjadinya pengolahan data antar sistem informasi tiap bagian yang saling
terkait, sehingga untuk melengkapi suatu informasi dibutuhkan pertukaran informasi dengan sistem yang lain. Dalam hal ini sangat memepengaruhi kelengkapan daripada informasi. c.
Dapat memungkinkan penyediaan realtime pengaksesan data. Integrasi yaitu pengukuran terhadap tingkat kemampuan suatu organisasi
untuk mengadakan sosialisasi, pengembangan konsensus dan komunikasi dengan berbagai macam organisasi lainnya. Integrasi berkaitan dengan kemampuan organisasi dalam mengadakan sosialisasi mengenai penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian kepada organisasi lainnya. Dalam hal ini kemampuan BKDD Enrekang dalam melakukan sosialisasi tentang penerapan SIMPEG kepada SKPD lainnya dan data- data kepegawaian antar SKPD saling terintegrasi dengan baik. Integrasi data dapat dicapai melalui database. Database yaitu sekumpulan file yang saling terkait dan membentuk suatu bangun data. Database minimal terdiri dari satu file yang cukup untuk dimanipulasi oleh komputer sedemikian rupa. Pada suatu sistem pengolahan informasi , database terdiri dari semua data yang dapat dijangkau oleh sistem.
88
Tabel V. 3 Sosialisasi SIMPEG kepada pengelolah data di SKPD Kegiatan
Keterangan Sosialisasi
Sosialisasi
tentang
dilakukan
agar
dalam
pemanfaatan pemberian data pegawai oleh SKPD
SIMPEG oleh BKDD Enrekang dalam yang
bersangkutan
tidak
keliru
mengolah data kepegawaian kepada sehingga tercipta data yang terintegrasi SKPD yang ada di Kab. Enrekang antara BKDD dengan SKPD.
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan penulis, sosialisasi tentang pemanfaatan SIMPEG oleh BKDD Enrekang dalam mengolah data kepegawaian SKPD telah dilaksanakan, agar SKPD yang bersangkutan tidak lagi keliru dalam pemberian data ke BKDD sehingga tercipta data pegawai yang terintegrasi antara BKDD dengan SKPD. Tabel V. 4 Integrasi data di BKDD Enrekang Integrasi data
Keterangan
Data – data kepegawaian SKPD dan
Tidak terintegrasi karena database
BKDD
belum tersedia
Hasil penelitian penulis, data- data yang telah diolah BKDD dengan memanfaatkan aplikasi SIMPEG belum terintegrasi kepada SKPD yang bersangkutan karena pada BKDD Enrekang belum terbangun sebuah database untuk menciptakan integrasi data.
89
Berikut hasil wawancara dengan Bapak Abdul Fatah ( Sekretaris ) BKDD Enrekang , beliau menjelaskan bahwa : “ Kami dari BKDD mengundang pegawai dari BKN untuk melakukan sosialisasi mengenai SIMPEG ini kepada pegawai- pegawai tertentu dari SKPD lainnya.” ( hasil wawancara pada tanggal 21 Februari 2017 ) Selanjutnya Pak Amrullah juga mengatakan hal yang senada, beliau mengatakan bahwa : “ kami telah melakukan sosialisasi tentang penerapan SIMPEG kepada para pegawai tertentu dari SKPD lainnya khususnya staff pengolah data pegawai. Dengan adanya sosialisasi ini membantu SKPD tidak keliru lagi memberikan data pegawai ke kami. Namun data- data kepegawaian tiap SKPD belum terintegrasi dengan baik karena kami belum memiliki database yang dapat diakses untuk melihat informasi hasil dari pengolahan data yang kami lakukan.” ( hasil wawancara pada tanggal 22 Februari 2017 ) Berdasarkan hasil wawancara yang penulis lakukan untuk mengetahui efektivitas dari penerapan SIMPEG pada BKDD Kabupaten Enrekang berdasarkan kriteria integrasi yaitu yang terkait kemampuan pegawai pada BKDD melakukan sosialisasi tentang SIMPEG kepada SKPD lainnya dan data- data kepegawaian tiap SKPD terintegrasi dengan baik. Dengan ini efektivitas penerapan SIMPEG pada BKDD Enrekang berdasarkan kriteria Integrasi dapat dikatakan tidak efektif karena pegawai BKDD telah melakukan sosialisasi mengenai SIMPEG kepada SKPD lainnya dan membantu mengurangi kekeliruan pegawai pada SKPD tersebut dalam memberikan data pegawai ke BKDD Enrekang namun data- data kepegawaian tiap SKPD belum terintegrasi dengan baik karena belum memiliki server utama yang dapat diakses untuk melihat informasi hasil dari pengolahan data oleh BKDD. V.1.3. Produksi Produksi berasal dari bahasa inggris
“ to produce” yang berarti
menghasilkan. Produksi adalah suatu kegiatan untuk menciptakan/menghasilkan
90
atau menambah nilai guna terhadap suatu barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan oleh orang atau badan ( organisasi ). Istilah produksi sering dipakai dalam suatu organisasi yang menghasilkan keluaran output, baik berupa barang maupun jasa. Secara umum produksi diartikan sebagai suatu kegiatan atau proses yang mentransformasikan masukan (input) menjadi hasil keluaran (output). Dengan dasar pengertian itu, di dalam kegiatan
menghasilkan
barang
atau
jasa,
dapat
diukur
kemampuan
menghasilkan atau transformasinya. Fungsi produksi ditentukan oleh tingkat teknologi yang digunakan dalam proses produksi. Karena itu hubungan output input untuk suatu sistem produksi merupakan suatu fungsi dari tingkat teknologi , peralatan, tenaga kerja, bahan baku dan lain-lain yang digunakan dalam suatu organisasi.
Pada keadaan
teknologi tertentu, hubungan antara input dan output tercermin pada fungsi produksinya. Produksi menggambarkan kemampuan organisasi untuk memproduksi jumlah dan mutu output yang sesuai dengan permintaan lingkungan. Dalam kaitannya dengan pengukuran efektifitas sebuah instansi pemerintah, tentunya parameter yang digunakan adalah seberapa optimal pelaksanaan tugas atau pelayanan kepada masyarakat serta seberapa besar tingkat kepuasan masyarakat yang dilayani. Produksi sebagai kriteria efektivitas mengacu pada ukuran keluaran utama organisasi. Ukuran produksi mencakup keuntungan, penjualan, pangsa pasar, dokumen yang diproses, rekanan yang dilayani dan sebagainya. Istilah teknologi mengacu pada organisasi mengubah masukan menjadi keluaran. Teknologi ini dalam organisasi berfungsi sebagai proses perbaikan terus menerus, rekayasa ulang proses kerja dan alat penyesuaian
91
massal terhadap kebutuhan sehingga memudahkan manager mengambil keputusan secara benar dan akurat. Singkat kata Teknologi ini digunakan untuk membantu tugas-tugas organisasi. Maka dari itu, setiap organisasi pasti memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya keuangan, manusia dan fisik menjadi produk dan jasa. Produksi
berkaitan dengan kualitas dan kuantitas informasi yang
dihasilkan dalam penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian. Sebagai mana yang dikemukakan sebelumnya bahwa tujuan dibentuknya suatu sistem informasi manajemen kepegawaian agar organisasi memiliki suatu sistem yang dapat diandalkan dalam pengolahan data sehingga dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat waktu dan akurat. Kualitas adalah karakteristik produk atau jasa dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan dan harapan baik yang dinyatakan secara tegas maupun tersamar. Kualitas yang dimaksudkan disini artinya mutu dari informasi kepegawaian sebagai hasil dari sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG). Kualitas informasi merupakan sasaran utama dalam menciptakan sebuah sistem informasi. Untuk mengukur dimensi kualitas dalam upaya mengetahui tingkat efektivitas SIMPEG pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah Kab. Enrekang dapat diukur melalui indikator sebagai berikut : 1. Informasi kepegawaian yang selalu akurat dan lengkap 2. Informasi kepegawaian yang selalu tepat waktu. 3. Informasi kepegawaian yang relevan 4. Informasi kepegawaian yang mudah dipahami Akurasi merupakan ukuran rasio antara jumlah informasi yang benar dan tidak benar. Suatu informasi dikatakan tinggi apabila akurasinya sebesar 95%.
92
Namun akurasi tinggi tidak akan berguna apabila kedatangannya terlambat dan tidak teratur. Oleh karena itu informasi tersebut harus lengkap, ringkas dan teratur agar tidak memusingkan pengguna informasi tersebut. Ketepatan waktu sebuah informasi merupakan salah satu unsur yang menentukan kualitas dari sebuah informasi. Informasi yang usang (terlambat) akan membuat informasi tersebut tidak mempunyai nilai yang baik terutama bagi proses pengambilan keputusan. Informasi kepegawaian yang diperoleh tepat waktu, sebenarnya dapat dimaknai bahwa informasi tersebut harus sudah sampai ke pihak pengguna informasi sebelum informasi tersebut digunakan. Suatu informasi kepegawaian yang disajikan untuk pihak pengguna informasi tersebut akan berguna jika informasi tersebut relevan dengan kepentingannya. Informasi yang tidak relevan dengan kebutuhan pengguna informasi atau permaslahan yang ada akan membuat nilai informasi tersebut rendah. Semakin relevan suatu informasi dengan kepentingan pengguna informasi maka informasi tersebut semakin mendapatkan perhatian yang besar dari pihak pengguna. Informasi yang tidak relevan jelas tidak mendapat perhatian dari si pengguna informasi. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dikembangkan untuk memperoleh informasi kepegawaian yang sesuai dengan keadaan/kondisi pegawai karena dalam sistem tersebut sudah tersimpan datadata pegawai yang diperlukan untuk menghasilkan sebuah informasi kepegawaian. Sebuah informasi agar lebih nyata manfaatnya harus mudah dipahami oleh pengguna informasi tersebut, sebab informasi yang rumit dan berbelit-belit akan
menyulitkan
pengguna
informasi
tersebut
untuk
memahami
dan
menggunakan informasi tersebut akibatnya informasi tersebutpun akan memiliki
93
nilai yang rendah bagi pihak pengguna informasi tersebut. Sebuah informasi yang baik harus diolah sedemikian rupa sehingga mudah dipahami oleh pengguna namun tetap memperhatikan keakuratan informasi tersebut Tabel V. 5 Output dari pengelolaan data pengawai dengan aplikasi SIMPEG di BKDD Enrekang Informasi yang dihasilkan
Surat keputusan pengadaan/ pengangkatan PNS
Surat keputusan kenaikan pangkat PNS
Daftar mutasi PNS
Laporan statistik pegawai
Daftar kenaikan gaji
Daftar kenaikan pangkat
Daftar urut kepangkatan
Surat keputusan pemberhentian pegawai/ pensiun
Dll
Berdasarkan
observasi
penulis,
informasi
yang
dihasilkan
dari
pengelolaan data dengan aplikasi SIMPEG seperti yang tersebut diatas, akan di print out sesuai yang dibutuhkan oleh SKPD yang bersangkutan. Informasi yang dihasilkan akurat, relevan, dan tepat waktu karena didukung dengan penyediaan sarana dan prasarana yang cukup memadai. Hasil wawancara dengan Bapak Amrullah , beliau menjelaskan sebagai berikut : “ Informasi yang dihasilkan dari pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ( SIMPEG ) dalam bentuk laporan. Informasi ini
94
menyangkut semua hal menyangkut kepegawaian mulai dari daftar riwayat hidup, nomor pokok, perekrutan sampai pensiun, diberhentikan atau meninggal dunia, dan lain- lain pokoknya informasi mengenai kepegawaian. Dengan sistem informasi ini, informasi yang dihasilkan akurat dan tepat waktu.” ( hasil wawancara pada tanggal 22 Februari 2017 ) Hasil wawancara dengan Bapak Rudy ( Staff pengolah data ), mengatakan sebagai berikut : “ Informasi yang dihasilkan dari pengolahan data dengan sistem aplikasi ini sangat relevan dan tepat waktu , informasinya berupa laporan yang berisi tentang data – data kepegawaian seperti data pribadi, data keluarga, data jenjang kepangkatan, dan lain lain. Laporan itu ada dalam hard copy ( print out dokumen ) dan soft copy ( File dalam komputer ).” ( hasil wawancara pada tanggal 2 Maret 2017 ) Berdasarkan hasil wawancara dengan informan yang dilakukan oleh penulis untuk mengetahui efektivitas penerapan SIMPEG pada BKDD Enrekang berdasarkan kriteria produksi yaitu terkait dengan kualitas dan kuantitas informasi yang dihasilkan dari pengolahan data pegawai dengan memanfaatkan SIMPEG. Dengan ini menunjukkan bahwa pemanfaatan SIMPEG pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah Kabupaten Enrekang sudah cukup efektif karena informasi yang dihasilkan dari pengelolaan data kepegawaian dengan sistem informasi , informasinya akurat, relevan, serta tepat waktu.
95
BAB VI PENUTUP VI. 1. Kesimpulan Berdasarkan beberapa pembahasan dan analisis hasil wawancara serta observasi yang dilakukan oleh penulis mengenai efektivitas penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ( SIMPEG ) pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah Kabupaten Enrekang dapat disimpulkan sebagai berikut : Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ( SIMPEG ) adalah suatu sistem informasi yang mampu mengolah data kepegawaian menjadi informasi yang bermutu dan bermanfaat yang terdiri dari tenaga pengelolah dan perangkat pengolah yang mendukung dalam menunjang administrasi kepegawaian. Pada kenyataannya untuk mengukur efektivitas dari pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah Kabupaten Enrekang berdasarkan tiga kriteria yaitu adaptasi, integrasi, dan produksi. Pada kriteria adaptasi belum efektif karena pada instansi tersebut jumlah operator yang mampu mengoperasikan aplikasi dengan teknologi yang tersedia masih sangat terbatas dan pengadaan pelatihan kepada staff- staff pengolah data yang tidak rutin. Pada kriteria Integrasi dapat dikatakan belum efektif karena pegawai BKDD telah melakukan sosialisasi mengenai SIMPEG kepada SKPD lainnya dan membantu mengurangi kekeliruan pegawai pada SKPD tersebut dalam memberikan data pegawai ke BKDD Enrekang namun data- data kepegawaian tiap SKPD belum terintegrasi dengan baik karena kami belum memiliki server
96
utama yang dapat diakses untuk melihat informasi hasil dari pengolahan data oleh BKDD. Pada kriteria produksi pemanfaatan SIMPEG pada Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah Kabupaten Enrekang sudah cukup efektif karena informasi yang dihasilkan dari pengelolaan data kepegawaian dengan sistem informasi , informasinya akurat, relevan, serta tepat waktu. Informasi berasal dari data yang telah diolah sehingga dapat bermanfaat bagi keperluan manajemen. Dengan kemajuan teknologi pengolah data , manusia semakin sadar bahwa pentingnya informasi bagi kehidupan. Kita menyadari bahwa tanpa informasi yang akurat dan relevan serta tepat waktu , maka pekerjaan manajemen dalam suatu organisasi dan pelayanannya tidak akan dapat dikerjakan dengan sebaik- baiknya. VI. 2. Saran Berdasarkan
uraian
pembahasan
di
atas,
maka
penulis
merekomendasikan saran- saran sebagai berikut : 1.
Untuk pengolahan data dalam menghasilkan informasi yang cepat,
akurat, relevan, dan tepat waktu maka diperlukan dukungan dari teknologi yaitu berupa penambahan unit komputer dan Sumber Daya Manusia pengelolah SIMPEG yang masih sangat terbatas jumlahnya perlu ditambah guna terciptanya pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ( SIMPEG ) yang efektif. 2.
Penggunaan web perlu ditingkatkan sehingga SIMPEG ini dapat
digunakan secara online dan bisa diakses dimana saja sehingga pihak SKPD juga dapat lebih mudah melihat informasi- informasi melalui web SIMPEG tersebut.
97
3.
Perlunya diadakan evaluasi terhadap pelatihan yang diberikan kepada
staff- staff pengolah data untuk melihat apakah ada perkembangan atau tidak. 4.
Disarankan agar pemerintah daerah mengalokasikan anggarannya
dengan memperhatikan kebutuhan program kegiatan , karena anggaran yang tersedia pada umumnya belum memadai untuk membangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ( SIMPEG ) yang handal. Dalam hal ini pembaharuan aplikasi agar mampu menyajikan informasi kepegawaian yang cepat, akurat, dan up to date .
98
DAFTAR PUSTAKA Buku : Amsyah Zulkifli. 2003. Manajemen Sistem Informasi. PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta . H. A. S. Moenir. 2006. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. Jakarta: PT. Bumi aksara. Indrawijaya, Adamm Ibrahim. 2010. Teori , Perilaku, dan Budaya Organisasi. PT. Refrika Aditama. Bandung. Kumorotomo, Wahyudi dkk. 2009. Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi- organisasi Publik. UGM. Yogyakarta. Mahmudi. 2010. Manajemen Kinerja Sektor Publik. UPP STIM YKPN. Yogyakarta. Martani dan Lubis. 1987. Teori Organisasi. Bandung. Chalia Indonesia Mc. Leod, Raymond dan Schell, George P. 2004.Sistem Informasi Manajemen. PT. Indeks. Jakarta. Musanef. 1996. Manajemen Kepegawaian di Indonesia. Toko Gunung Agung. Jakarta. Pasolong Harbani. 2012. Metode Penelitian Administrasi Publik. Alfabeta. Bandung. Rochaety Eti, dkk. 2011. Sistem Informasi Manajemen. Mitra Wacana Media. Jakarta. Rusdiana, dkk. 2014. Sistem Informasi Manajemen. PUSTAKA SETIA. Bandung. Silalahi, Ulber.2009. Metode Penelitian Sosial. PT. Refrika Aditama. Bandung Sondang P. Siagian. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Bumi Aksara. Jakarta. Sugiyono.2010. Metode Penelitian Kualitatif. Alfabeta. Bandung Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Andi Offset. Yogyakarta. Tika, Moh. Pabundu . 2008. Budaya Organisasi dan Peningkatan Kinerja Perusahaan. Bumi Aksara. Jakarta. Wursanto, I.G. 1991. Manajemen Kepegawaian. Ghalia Indonesia. Jakarta.
99
Undang –Undang : Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah Peraturan Kepala BKN No. 20 Tahun 2008 tentang Pedoman Pemanfaatan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian UU Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan Atas UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok- Pokok Kepegawaian
SKRIPSI Andi Navra Kharisma, Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Provinsi Sulawesi Selatan, skripsi 2012 Bramantya Mahardika Angga Arista, Analisis Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Karanganyar, skripsi 2010 Laurensius J Pasanda, Pengaruh Penerapan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian terhadap Kinerja Pegawai Negeri di Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Palopo, skripsi 2016 Parubak kishela, efektivitas sistem informasi administrasi kependudukan (SIAK) pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil toraja utara, skripsi 2016 Rizky Ayu Astari, pemanfaatan sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) untuk kebutuhan diklat di kabupaten Sidenreng Rappang, skripsi 2012 Sandy ifva marry, efektivitas sistem informasi penerimaan peserta didik baru (PPDB) secara online (studi kasus di SMA negeri 6 Makassar dan SMA negeri 17 Makassar), skripsi 2016
e-Journal http://ejournal.ip.fisip-unmul.ac.id/site/wpcontent/uploads/2014/03/eGovernment%20melalui%20SIMPEG%20(03-04-1409-39-40).pdf. ( diakses 14 Januari 2017 ) http://gratisebook.id/pdf/23170-sistem-informasi-manajemen-kepegawaianberbasis-web. ( diakses 14 januari 2017 )
100
Sumber lain : Dokumen Rencana Strategis Badan Kepegawaian dan Diklat Daerah Kabupaten Enrekang tahun 2014- 2018 Sumber internet
:
https://suldin91.wordpress.com/2012/07/13/keefektifan-organisasi/ https://www.slideshare.net/andreprathamm/pengertian-perubahan-dan pengembangan-organisasi http://erwiza3c.blogspot.co.id/2014/01/manajemen-sumber-daya-manusia.html http://sukman21.blogspot.co.id/2015/05/integrasi-sistem-informasimanajemen.html http://ais-zakiyudin.blogspot.co.id/2014/06/pentingnya-motivasi-dalamorganisasi.html
101
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama
: Nur Rahma Diani
Tempat/ tgl Lahir
: Sumbang, 14 Februari 1995
Agama
: Islam
Alamat di Makassar
: Jln. A. P. Pettarani VI, No. 59
No. Telepon
: 085256664357
Orang tua
:
Ayah
: Rahman, S. Pd
Ibu
: Hijrah. S
Riwayat Pendidikan
SD
: SDN 120 Baroko Kec. Baroko, Kab. Enrekang ( 2001 –
2007 )
SMP
: SMPN 1 Alla Kec. Alla, Kab. Enrekang ( 2007 – 2010 )
SMA
: SMAN 1 Alla Kec. Alla, Kab. Enrekang ( 2010 – 2013 )
Universitas
: Universitas Hasanuddin, Jurusan Ilmu Administrasi
Negara , Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ( 2013 – 2017 )
102
