ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN BANGKA SELATAN Feri Edward Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel
Abstrak Sistem informasi Kepegawaian Daerah merupakan suatu pendekatan Strategis terhadap peningkatan kinerja suatu pemerintahan, untuk mencapai peningkatan kinerja tersebut maka diperlukan sistem informasi ini yang efektif yang tidak memisahkan antara manusia, sarana prasarana dan sistem manajemen secara keseluruhan agar mencapai tujuan pemerintahan yang diharapkan. Metode yang penulis gunakan adalah metode SDLC( siklus hidup pengembangan sistem), metode diskriptif mencakup studi lapangan dan kepustakaan Sistem informasi Kepegawaian pada Badan Kepegawaian Daerah ini hanya menangani infut dare pihak ketiga, sedangkan output menampilkan laporan yang berhubungan dengan kepegawaian daerah.
Kata Kunci Sistem Kepegawaian Daerah, Sistem Informasi, OOAD, Basis Data 1. Pendahuluan
2. Tinjauan Pustaka
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat, khususnya teknologi informasi dapat memberikan kemudahan dan ketetapan informasi dalam pengambilan keputusan. Namun masih banyak permasalahan dan kelemahan sistem yang ada pada suatu organisasi atau instansi sehingga perlu adanya sistem yang baru
Analisa Perancangan berorientasi obyek menurut Jeffery L Whitten (2004:31) adalah “ suatu kumpulan dari berbagai teknik dan peralatan untuk pengembangan suatu sistem yang akan menggunakan teknologi obyek untuk membangun suatu sistem dan perangkat lunaknya”.
Badan Kepegawaian Daerah kabupaten Bangka Selatan sebagai perangkat daerah merupakan unsur pelaksana tugas dibidang organisasi dan tatalaksana seta manajemen kepegawaian daerah, yang menjalankan tugasnya membantu sekretaris daerah dalam melaksanakan manajemen Pegawai Negeri Sipil Daerah, harus didukung dengan personil yang professional dan sistem Dengan teknologi informasi yang ada, komputerisasi pengelolaan informasi, dapat dilakukan secara sistematis, terpadu dan mencakup bidang yang luas. Untuk itu kita harus selalu mengikuti perkembangan informasi dan berusaha semaksimal mungkin untuk mengembangkan sistem pengolahan data dengan menggunakan teknik yang sudah ada agar dalam pengolahan data nantinya akan lebih mudah dan cepat.
Perancangan berorientasi obyek merupakan proses spesifikasi yang terperinci atau pendefinisian dari kebutuhan–kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Untuk mengembangkan suatu sistem baru dilakukan dengan menguraikan hubungan proses dalam bentuk diagramdiagram. Perancangan berorientasi obyek bertujuan untuk : a. Sistematika proses pendesainan. b. Menghasilkan pendesainan model program. c. Memberikan gambaran pemecahan masukan dengan efektif. Activity diagram menggambarakan baerbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing – masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi
Use case diagram menggambarakan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana” sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara actor dengan sistem use case merupakan sebuah pekerjaan tertentu.
2)
Activity Diagram Proses Kenaikan Pangkat STAFF BKD
UNIT KERJA
BKN
Buat Surat Edaran.
Kirim Surat Edaran
Terima Surat Edaran
Terima Berkas
Kirim Berkas
3. Metode Penelitian Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam menulis skripsi ini penulis menggunakan metode : 1. Metode Kepustakaan Yaitu metode yang dilakukan dengan cara membaca dan mencari data-data serta mengambil data yang diperlukan dari buku-buku yang berkaitan dengan Management Informasi Sistem untuk menambah perbendaharaan kata dan untuk memudahkan dalam penyusunan kalimat pada karya tulis ini. 2. Metode Wawancara Pengumpulan bahan dengan mewawancara / bertanya pada pihak yang bisa dipertanggungjawabkan mengenai proses Management Informasi Sistem yang di perlukan. 3. Metode Observasi Data-data yang didapat oleh penulis dari pengamatan secara langsung di tempat penelitian seperti penyelesain Management Informasi Sistem, bagaimana dan siapa yang bertanggung jawab langsung terhadap pekerjaan didalam lingkup suatu bagian tertentu dan bagaimana cara penyelesaiannya
Cek Kelengkapan Berkas
[ lengkap ]
[ tidak lengkap ]
Buat Nota Persetujuan Kenaikan Pangkat
Konfirmasi Berkas Tidak Lengkap
Terima Konfirmasi .
Kirim Nota
Terima Berkas.,
Buat Nota Persetujuan
Terima Nomor
Kirim
Buat Surat Keputusan
Gambar 2 Activity Diagram Proses kenaikan Pangkat 3)
ctivity Diagram Proses Mutasi Pegawai
Staf BKD
Buat Surat Pengajuan Mutasi
4. Hasil dan Pembahasan Activity Diagram Berdasarkan uraian prosedur di atas, berikut ini adalah gambaran activity diagram dari sistem informasi kepegawaian yang berjalan pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bangka Selatan 1) Activity Diagram Proses Pendataan Pegawai
Terima surat Pengajuan mutasi
a.
Staff BKD
Unit Kerja
Seleksi Formasi
[ tidak lolos ]
Terima Konfirmasi tidak bisa mutasi
Konfirmasi tidak bisa Mutasi
[ lolos ]
Buat Surat Rekomendasi
Buat Surat Edaran
Kirim Surat Edaran
Terima Surat Edaran
Terima Surat Rekomendasi Siapkan Berkas
Kirim Berkas
Terima Berkas
Cek Berkas
[ sesuai ]
Buat Rekap
[ tidak sesuai ]
Konfirmasi Berkas
Terima Konfirmasi
Gambar 1 Activity Diagram Proses Pendataan Pegawai
Gambar 3 Activity Diagram Proses Mutasi
4)
Activity Diagram Proses Cuti
5)
Pegawai
Use Case Diagram
BKD
Buat Surat Permohonan Cuti
Terima Surat Permohonan Cuti
Entry Data Instansi
Cek Permohonan Cuti
[ ditolak ]
Entry Pegawai
[ diterima ]
Entry Data Kenaikan Pangkat Terima Konfirmasi.
Konfirmasi
Buat Surat Cuti
Cetak Usul Mutasi Kenaikan Pangkat
Terima Surat Cuti
Cetak Nota Persetujuan Teknis Staff BKD Entry Nomor Regestrasi
Gambar 5 Activity Diagram Proses Cuti
Cetak Surat Rekomendasi Cuti
Cetak Surat Rekomendasi Mutasi
Cetak Laporan Data Pegawai
Gambar Use Case Diagram
6) ERD
7) Sequence 1. : Staff BKD
Sequence Entry Data Instansi : frmMenuUtama
: ctrlEntryDataInstansi
: frmEntryDataInstansi
: Instansi
open()
open() autoKode()
autoKode()
display()
input() input()
cariInstansi()
cariInstansi()
cariInstansi()
simpan() simpan()
simpan()
ubah() ubah() ubah()
hapus()
hapus()
hapus()
batal() batal()
kosong()
keluar() keluar()
exit()
Gambar Sequence Entry Data Instansi 2. : Staff BKD
Sequence Entry Data Pegawai : frmMenuUtama
: frmEntryDataInstansi
: ctrlEntryDataInstansi
open()
open() autoKode()
autoKode()
display()
input() input()
cariInstansi()
cariInstansi()
cariInstansi()
simpan() simpan()
simpan()
ubah() ubah() ubah()
hapus()
hapus()
hapus()
batal() batal()
kosong()
keluar() keluar()
exit()
Gambar Sequence Entry Data Pegawai
: Instansi
3.
Sequence Entry Naik Pangkat 5.
: Staff BKD
: frmMenuUtama
: ctrlEntryDataInstansi
: frmEntryDataInstansi
Sequence Cetak Nota
: Instansi
open()
open() autoKode()
: Staff BKD
autoKode()
: ctrlCetakNota
: frmCetakNota open()
display()
: pegawai
: Instansi
: SuratUsulNaikPangkat
open()
input() input()
inputNoSurat() cariInstansi()
cariInstansi()
inputNoSurat()
getSurat()
cariInstansi()
getPegawai() getInstansi()
simpan() simpan()
simpan()
display() ubah() ubah() ubah()
cetak() cetak() hapus()
hapus()
hapus()
showSurat() batal() batal()
batal()
batal()
kosong()
keluar()
kosong()
keluar()
exit()
keluar() keluar()
exit()
Gambar Sequence Entry Naik Pangkat
4.
Gambar Sequence Cetak Nota
Sequence Cetak Usul Naik Pangkat 6.
: Staff BKD
: frmMenuUtama
: frmEntryDataInstansi
: ctrlEntryDataInstansi
Sequence Cetak Surat Rekomendasi Mutasi
: Instansi
open()
open() autoKode()
autoKode()
: Staff BKD
: ctrlcetakMutasi
: frmcetakMutasi
display()
open()
open()
: SuratRekomendasiMu...
: pegawai
: Instansi
getNoMutasi()
input() input()
display()
cariInstansi()
cariInstansi()
inputDataMutasi() cariInstansi()
cariPegawai() simpan() simpan()
inputDataMutasi()
cariPegawai()
cariPegawai()
simpan()
cariInstansi() display() ubah() ubah() ubah()
simpan() simpan() hapus()
hapus()
simpan()
hapus()
batal() batal()
batal()
batal()
kosong() kosong()
keluar()
keluar() keluar()
exit() exit()
Gambar Sequence Cetak Usul Naik Pangkat
Gambar Sequence Cetak Surat Rekomendasi Mutasi
7.
Sequence Cetak Surat Rekomendasi Cuti
5. Kesimpulan dan Saran
a. Kesimpulan : Staff BKD
: ctrlcetakMutasi
: frmcetakMutasi open()
open()
: SuratRekomendasiMu...
: pegawai
: Instansi
getNoMutasi()
display()
inputDataMutasi()
inputDataMutasi()
cariPegawai()
cariPegawai()
cariPegawai() cariInstansi()
display()
simpan() simpan()
batal()
simpan()
batal() kosong()
keluar()
exit()
Gambar Sequence Cetak Surat Rekomendasi Cuti
8.
: Staff BKD
Sequence Entry No Regestrasi
: frmEntryRegistrasi : ctrlEntryRegistrasi
: pegawai
: Instansi
: SuratUsulNaikPangkat
open()
Berdasarkan hasil penelitian pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bangka Selatan yang dilakukan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem pengolahan data Kepegawaian yang diterapkan pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bangka Selatan kurang efektif dan efisien karena masih berjalan secara manual dan data disimpan dalam bentuk catatan sehingga menyulitkan proses pencarian dan pembuatan laporan. 2. Untuk membantu mempercepat proses pengolahan data Kepegawaian agar efektif dan efisien sudah layaknya diganti dengan sistem komputerisasi yang mempunyai banyak kelebihan yang diantaranya : o Dapat menyajikan informasi yang cepat, tepat dan akurat sehingga dapat dijadikan sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan. o Mampu meningkatkan kinerja pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bangka Selatan dalam menyelesaikan tugas-tugas pada bagian administrasi terutama dalam pembuatan laporan. 3. Dengan menggunakan sistem yang telah dibuat dapat menjadikan informasi yang akurat, efektif dan efisien, sehingga dapat membantu didalam pengambilan keputusan. 4. Suatu Badan Kepegawaian yang mempunyai sistem operasional atau sistem pengolahan data yang baik akan menimbulkan keuntungan bagi badan usaha tersebut.
open()
b. Saran inputNoSurat() inputNoSurat()
getSurat() getPegawai() getInstansi()
display()
inputNoRegistrasi inputNoRegistrasi
simpan()
simpan()
simpan() updatestok()
Gambar Sequence Entri No Regestrasi
Adapun saran-saran yang diusulkan pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bangka Selatan agar dapat meningkatkan kualitas informasinya adalah sebagai berikut : 1. Sebaiknya sistem lama yang manual diganti dengan sistem baru yang komputerisasi, dimana sistem baru dapat bekerja dalam masalah dan menyajikan data dengan lebih efektif, efisien dan akurat. 2. Penerapan sistem baru akan berjalan dengan baik dan sukses apabila semua pegawai yang terlibat dalam sistem tersebut mendukung penerapan sistem tersebut. 3. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, maka sistem informasi yang digunakan oleh Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bangka Selatan harus selalu dianalisis apakah masih layak digunakan atau tidak. Sehingga dapat diketahui perlu tidaknya pengembangan sistem yang ada demi kelangsungan Kepegawaian itu sendiri.
Daftar Pustaka Jogiyanto, H.M, Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Cetakan Pertama, Andi Offset, Yogyakarta, 1990. Hal. 1 & 8. Bambang Riyanto, Dasar-Dasar Pembelanjaan, Penerbit GAMA, Yogyakarta, 1991. Jogiyanto, HM, Analis dan Desain, Andi Offset, Yogyakarta. 1995, Hal. 129. Wahana Komputer dan ANDI Yogyakarta, Pemrograman Visual Basic 6.0. Yogyakarta 2002 Budi Permana, Seri Penuntun Praktis Microsoft Access 2002, Penerbit PT Elex Media Komputindo, Kelompok Gramedia, Jakarta 2001
