ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA KEPEGAWAIAN PADA KANTOR CAMAT NAMANG KABUPATEN BANGKA TENGAH
Rabiah
Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Email:
[email protected]
Abstrak The rapid development of information technology in the last decade great influace on various aspects of life in the world in general and indonesia in particular. Particulary the offices that have access to large data processing, because data processing is no lenger possible to use the manual methode because of less effective and efficient. Likewise with Kantor Camat Namang Bangka Tengahthet still use simple application like excel faster which in a sense less. To make it in a personnel information system that can facilitate the performance of the Kantor Kecamatan Namang Bangka Tengah. Whit the use of information system, made possible the automation of work and service functions to achievie good service as required, including the automation in the handling of civil service system, especially in Kantor Camat Namang Bangka Tengah. Then produced an information system that in easy, exciting, interactive, fast, easy, and rewarding job.
Kata Kunci : Information System, Personnel
1. Pendahuluan Sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi(IPTEK) dewasa ini pengguna teknologi komputer bukanlah suatu hal yang asing lagi bagi masyarakat. Karena seperti yang kita ketahui bersama hampir diseluruh lapisan masyarakat baik di pedesaan maupun di lingkungan kota sudah banyak yang mampu mengoprasikan computer. Kemajuan teknologi computer saat ini layaknya seperti jamur yang tumbuh dimusim hujan tak heran bila anak sekolah dasarpun seudah mengenal dan mempelajari teknologi komputer begitu juga halnya dengan pelajar, mahasiswa bahkan pada instansi pemerintah maupun swasta juga sudah menggunakan teknologi komputer. Komputer sebagai alat bantu yang mempunyai kemampuan didalam bidang pengolahan data dan informasi, serta dapat
membantu untuk menyelesaikan laporan pengolahan data yang dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat, cepat dan akurat. Semua ini dapat dilakukan dengan fasilitas yang diselesaikan oleh program aplikasi yang akan mempermuda dan memperlancar proses pengolahan data dalam jumlah besar setelah diolah akan menghasilkan beberapa informasi. Komputer dapat mengolah informasi yang ada dalam suatu instansi, untuk menghasilkan informasi baru yang dapat memberikan banyak manfaat, sehingga dapat mendorong perkembangan dan kemajuan instansi pemerintahan tersebut. Fungsi komputer adalah sebagai alat perekam data (database), pengelolan data, perhitungan, pelaporan data.
2. Tinjauan Pustaka 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem adalah sekumpulan sub sistem yang paling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, yang mencakup karakteristik sistem
yang sama-sama berinteraksi menurut pola tertentu terhadap masukan untuk mancapai suatu tujuan dengan menghasilakn keluaran. 2.2 Konsep Dasar Informasi Menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan suatu kenyataan. Kejadian adalah suatu yang terjadi pada saat tertentu sedangkan informasi diperoleh setelah data-data mentah diproses atau diolah. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi merupakan penerapan sistem di dalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. 2.4 Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Objek Analisa berorientasi objek yang bersangkutan dengan pemodelan domain aplikasi. Desain berorientasi objek yang bersangkutan dengan pemodelan domain solusi. Dalam analisis berorientasi objek dan desain, modal domain aplikasi juga merupakan bagian dari model sistem. 2.5 Analisa Berorientasi Objek Analisa sistem berorientasi objek adalah tahap menentukan kebutuhan perangkat lunak, yang mendaftarkan apa pun yang harus dipenuhi oleh sistem software, bukan mengenai bagaimana sistem software melakukannya. 2.6 Perancangan Berorientasi Objek Desain berorientasi objek adalah proses perencanaan sistem berinteraksi terhadap objek dengan tujuan untuk pemecahan masalah perangkat lunak. 2.7 Sofware yang digunakan Rancangan layar program merupakan bentuk tampilan yang bila dijalankan pada program tersebut, maka sistem akan menampilkan rancangan pada layar komputer dimana sebagai sarana antar muka dengan pemakai yang akan dihasilkan dari sistem yang dirancang. 2.8 Konsep Manajemen Proyek
Asumsi dasar dari perencanaan proyek adalah bahwa hasil proyek tidak dapat diproduksi dalam kegiatan monolitik tunggal. Jika ini bisa dilakukan, kita tidak perlu sebuah proyek, kita hanya akan melakukan pekerjaan bukan perencanaan itu. Karena kita tidak bisa melakukan ini, kita menggunakan pendekatan membagi dan menaklukkan untuk menguraikan pekerjaan menjadi potongan lebih kecil, sehingga bisa dilakukan. 2.9 Identifikasi Stakeholder Pengertian teori stakeholder adalah sekelompok orang atau individu yang diidentifikasikan dapat mempengaruhi kegiatan perusahaan ataupun dapat dipengaruhi oleh kegiatan perusahaan.. 2.10 Konsep Project Execution Plan (PEP) Proyek rencana eksekusi (PEP) adalah dokumen yang mengatur yang menetapkan sarana untuk melaksanakan, memantau, dan proyek kontrol. Rencana tersebut berfungsi sebagai sarana komunikasi utama untuk memastikan bahwa semua orang menyadari dan berpengetahuan mengenai tujuan proyek dan bagaimana mereka akan mencapainya. 2.11 Identifikasi Deliverables Segala hasil pekerjaan yang dikirimkan ke klien disebut deliverables. Sistem perangkat lunak dan dokumentasi yang menyertainya biasanya merupakan satu set kiriman. Delivarable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek seperti perangkat keras, dokumen perencanaan, atau rapat. 2.12 Konsep Penjadwalan Proyek Untuk menentukan waktu yang diperlukan bagi mengembangkan suatu sistem, sistem analis sering menggunakan kuantitatif yang disebut dengan PERT/CPM. Critical Path Method adalah teknik analisa jaringan dari proyek yang digunakan untuk memperdiksi total waktu yang dibutuhkan. Sedangkan program evaluatioan and review merupakan teknik pengukuran estimasi lama waktu proyek 2.13 Konsep Rencana Anggaran Biaya (RAB) Rencana Anggaran Biaya (RAB) merupakan salah satu proses utama dalam suatu proyek
karena merupakan dasar untuk membuat kerangka budget yang akan dikeluarkan.. 2.14 Konsep Responsibility Assignment Matrix (RAM) Responsibility Assignment Matrix (RAM) merupakan suatu bentuk pemetaan sumber daya kepada aktifitas dalam tiap prosedur. S Responsibility Assignment Matrix (RAM) menggunakan Work Breakdown Structure (WBS) dan struktur organisasi untuk menghubungkan kiriman dan / atau kegiatan untuk sumber daya. 2.15 Konsep Analisa Resiko Resiko merupakan hal yang tidak dapat dihindari dari setiap pekerjaan. Demikian pula dengan proyek, resiko tidak dapat dihilanngkan tetapi hanya dapat dikurangi, diperkecil dan dipindahkan dari satu obyek ke obyek lainnya. Pengelolaan resiko menjadi topic yang sering dibahas dan sangat perlu dikuasi oleh seorang pemimpin proyek. 2.16 Konsep Meeting Plan Pada tahap ini meeting plan, akan melakukan aktivitas-aktivitas antara lain: project plan, resource plan, financial plan, acceptance, communication plan, procurement plan, contract supplier dan phere review. 2.17 Teori Pendukung
3. Metode Penelitian Metode pengumpulan data merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam proses penelitian ini. Berikut ini adalah metode pengumpulan data yang dipakai dalam proses mengumpulan data : a. Studi Perpustakaan Yaitu teknik mengumpulkan data dengan mempelajari, menelaah, dan menganalisis data yang diperoleh dari buku, artikel, jurnal dan sumber informasi lain b. Wawancara Wawancara atau Mengadakan tanya jawab langsung kepada pihak-pihak yang terkait yang dapat memberikan informasi tentang objek penelitian. c. Metode Pengamatan Melakukan pengamatan secara langsung ditempat penelitian terhadap kegiatan yang
sedang berlangsung terutama obyek yang sedang diteliti . 3.2 Metode Analisa Sistem Pendekatan Object Oriented dilengkapi dengan alat-alat teknik pengembangan sistem sehingga hasil akhirnya akan di dapat sistem yang berbasis object oriented yang dapat didefinisikan dengan baik dan jelas. 3.3 Metode Perancangan Tahap Perancangan Sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program. 3.4 Proses Bisnis Berikut proses sistem berjalan pada Kantor Pelabuhan Perikanan Sungailiat : a. Proses Pendataan Pegawai Bagian Kepegawaian memberikan form data pegawai ke masing – masing bidang pegawai, lalu pegawai mengisi form data pegawai kemudian dikembalikan lagi ke bagian kepegawaian (Tata Usaha). b. Proses Mutasi Pegawai Proses pendataan pegawai masuk dan keluar pada Kantor Camat Namang Bangka Tengah yaitu pegawai menerima SK Mutasi dari BKD (Badan Kepegawaian Daerah) dan menyerahkannya ke bagian kepegawaian Kantor Camat Namang Bangka Tengah. c. Proses Cuti Pegawai Pegawai membuat surat pengajuan permohonan cuti dan diserahkan ke bagian kepegawaian, selanjutnya bagian kepegawaian memeriksa kondisi cuti pegawai tersebut apakah masih ada ataukan sudah habis, apabila kondisi cuti sudah habis maka bagian kepegawaian memberikan konfirmasi ke pegawai bahwa masa cuti telah habis, dan apabila kondisi cuti masih ada maka bagian kepegawaian akan menyerahkan ke kepala camat, selanjutnya surat tersebut akan diproses
d.
e.
oleh kepala camat dan akan didisposisi, kemudian bagian kepegawaian akan membuat surat cuti pegawai yang telah ditandatangani camat untuk diserahkan ke BKD (Badan Kepegawaian Daerah), selanjutnya BKD memproses surat cuti tersebut.Setelah selesai diproses surat cuti tersebut dikirim ke kantor camat yang bersangkutan, selanjutnya bagian kepegawaian mengisi kartu cuti pegawai dan memberi konfirmasi ke pegawai sudah boleh cuti terhitung tanggal cuti sampai batas waktu yang telah ditentukan. Proses Usulan Kenaikan Pangkat Bagian kepegawaian mengajukan permohonan usulan kenaikan pangkat. Bagian kepegawaian akan membuat surat pengantar usulan kenaikan pangkat pegawai kepada camat untuk ditandatangani yang kemudian diserahkan ke BKD. Setelah diserahkan ke BKD maka akan dilakukan pengecekan kelengkapan persyaratan. Juka persyaratan tidak lengkap maka BKD akan mengkonfirmasikan ke bagian kepegawaian agar dapat melengkapi persyaratan namun apabila persyaratan tidak lengkap maka BKD akan serah surat keputusan (SK) kenaikan pangkat yang diserahkan ke bagian kepegawaian. Proses Surat Tugas Pelatihan Bagian Kepegawaian Daerah (BKD) mengirim surat tugas ke dinas, kemudian camat menerima dan mendisposisi surat tugas, kemudian camat serah surat tugas yang di disposisi, bagian kepegawaian membuat surat tugas dan buat disposisi, kemudian bagian kepegawaian menyerahkan surat tugas dan disposisi, lalu pegawai terima penunjukan dan surat tugas, kemudian melengkapi administrasi dan persyaratan dan mengikuti kegiatan tugas, kemudian pegawai membuat
f.
laporan dan serah sertifikat, dan bagian kepegawaian menerima laporan dan sertifikat. Proses Kenaikan Gaji Berkala Bagian Kepegawaian memeriksa masa kerja, apabila belum sampai 2 tahun maka bagian kepewaian akan membatalkan pengajuan kenaikan gaji berkala, dan apabila masa kerja mencukupi 2 tahun maka bagian kepegawaian membuat Surat Usulan Kenaikan Gaji Berkala mengusulkan ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD), kemudian BKD terima usulan kenaikan gaji berkala, lalu menyerahkan SK kenaikan gaji berakala, bagian kepegawaian menerima SK kenaikan gaji berkala dan menyerahkan SK kenaikan dan pegawai menerima SK.
4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Use Case Diagram a. Use Case Diagram Master Bag.Kepegawaian
Entry Data Pegawai
Pegawaian
Gambar 4.1 Use Case Diagram Master b. Use Case Diagram Transaksi Mutasi
Bag.Kepegawaian
Entry SK Mutasi
BKD
Gambar 4.2 Use Case Diagram Transaksi Mutasi c. Use Case Digram Transaksi Cuti Pegawai Entry Permohonan Cuti Pegawai
Bag.Kepegawaian
Cetak Surat Pengantar Cuti
BKD Entry Surat Cuti
Gambar 4.3 Use Case Diagram Transaksi Cuti Pegawai d. Use Case Laporan
4.4 Rancangan Layar a. Rancangan Layar Menu Utama
Cetak Laporan Cuti
Cetak Laporan Kenaikan Pangkat Camat Bag.Kepegawaian Cetak Laporan Kenaikan Gaji Berkala
Cetak Laporan Mutasi
Gambar 4.5 Use Case Laporan 4.2 ERD (Entity Relationship Diagram)
MENU UTAMA MASTER
TRANSAKSI
LAPORAN
KELUAR
M NoSrtTugas TglSrtTgas Perihal DasarSurat
NoSUKGB NoUrutSKKGB
Hasilkan
SKKGB
NoUrutSKKGB TglSKKGB
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PEGAWAIAN PADA KANTOR CAMAT NAMANANG BANGKA TENGAH JL.KOBA KM24 NAMANG
Surat Tugas
Nip NoSUKGB
1
M
M Usulkan
NoSrtTugas Nip KetSrtTgs
N
1
Cetak
Lakukan
NoPKP TglPKP UnitKerja Ket
NoPKP NoUrutSKKP
N
Nip NoPKP KetPKP
Nip Nama Alamat JenKel Gelar UnitKerja Golongan Gapok Jabatan Pangkat
1
Nip NoMutasi
M Ajukan
Pegawai
M
SKPKP
1
N
M PKP
SUKGB
NoSUKGB TglSPKGB GapokLama GapokBaru MasaKerja
Terima
Dapat
Permohonan Cuti
Nip NoPerCut Ket PerCut
buat
1 SPC
NoMutasi TglMutasi Golongan Gelar Ket
SK Mutasi
Gambar 4.8 Rancangan Layar Menu Utama
1
M
NoUrutSKKP TglSKKP GapokLama GapokBaru MasaKerja
NoPerCut TglPerCut LamaCuti TGlMUlaiCuti TglAkhirCuti JenisCuti
1
Berikan
NoPerCut NoPengCut NoPengCuti TglPerCuti LamaCuti TGlMUlaiCuti TglAkhirCuti JenisCuti
b. Rancangan Layar Entry Data Pegawai Entry Entry Data Data Pegawai Pegawai
NoPengCut NoSrtCUti
NIP
Input
Nama
Input
Alamat
Input
Jenis Kelamin
Input
Gelar
Input
1
TRANSAKSI
DATA PEGAWAI
LAPORAN
Input
Pangkat
Input
Nama Display
Alamt Display
Z Z Z
KELUAR
JenisTtl Kelamin Display
Z
Gelar Display
Unit Kerja Display
Golongan Display
Gaji Pokok Display
Jabatan Display
Pangkat Display
Z Z Z Z Z Z
Gambar 4.9 Rancangan Layar Entry Data Pegawai
SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PEGAWAI PADA KANTOR CAMAT NAMANG BANGKA TENGAH
MASTER
Jabatan
NIP Display
HAPUS
Input
Gaji Pokok
Gambar 4.6 ERD (Entity Relationship Diagram) 4.3 Struktur Tampilan
BATAL
Input
Golongan
NoSrtCuti TglSrtCuti LamaHariCuti TglMulai TglAkhir
UBAH
Input
Unit Kerja
Surat Cuti
SIMPAN
KELUAR
ENTRY MUTASI
CETAK LAPORAN CUTI
c. Rancangan Layar Entry Daftar Kenaikan
ENTRY PERMOHONAN CUTI
CETAK LAPORAN KENAIKAN PANGKAT
Pangkat dan Jabatan Cetak Cetak Pengantar Pengantar Kenaikan Kenaikan Pangkat Pangkat
ENTRY SURAT PENGANTAR CUTI
CETAK LAPORAN GAJI BERKALA
Input
Nip Input
Nama Nomor Pengantar Kenaikan Pangkat
ENTRY CUTI Tanggal Pengantar Kenaikan Pangkat Golongan Lama
CETAK MUTASI ENTRY PERMOHONAN KENAIKAN PANGKAT
Golongan Baru Keterangan
Input
Display
Cari
Simpan
Batal
CETAK
Input Keluar Input
Input
CETAK SURAT TUGAS
ENTRY SK KENAIKAN PANGKAT ENTRY SURAT USULAN KENAIKAN GAJI BERKALA ENTRY SK KENAIKAN GAJI BERKALA
ENTRY SURAT TUGAS
Gambar 4.7 Struktur Tampilan
Gambar 4.10 Rancangan Layar Entry Daftar Kenaikan Pangkat dan Jabatan
d. Rancangan Layar Entry Surat Usulan Entry Surat Usulan Kenaikan Gaji Berkala
SIMPAN Input
Cari
Nip Input
BATAL
Nama
CETAK
Nomor Surat Usulan Kenaikan Gaji Berkala
Input
Tanggal Surat Pengantar Kenaikan Gaji Berkala
Input
KELUAR
Input
Golongan Lama
Input
Golongan Baru
Gambar 4.11 Rancangan Layar Entry Surat Usulan e. Rancangan Layar Cetak Laporan Cetak Laporan Cuti
Laporan Cuti
Tanggal
Pilih
s/d
CETAK
Tanggal
Pilih
KELUAR
Gambar 4.12 Rancangan Layar Cetak Laporan Kenaikan Pangkat-Jabatan 4.5 Sequence Diagram a. Sequence Diagram Entry Data Pegawai
Gambar 4.14 Sequence Diagram Entry Daftar Kenaikan Pangkat-Jabatan c. Sequence Diagram Entry Surat Usulan
Gambar 4.13 Sequence Diagram Entry Data Pegawai b. Sequence Diagram Daftar Kenaikan Pangkat dan Jabatan
Gambar 4.15 Sequence Diagram Cetak Surat Usulan d. Sequence Diagram Cetak Kenaikan Pangkat dan Jabatan
Laporan
5.2 Saran Saran tersebut antara lain: 1.Diharapkan menggunakan
sistem
komputerisasi di Kantor Camat Namang Bangka Tengah sehingga proses pengolahan data pegawai tetap berjalan sesuai prosedur instansi. 2.Meningkatkan
kualitas
sumebr
daya
manusia dengan memberikan pelatihan, penegtahuan dan keterampilan dalam bidang computer dan sistem yang dipakai oleh Kantor Camat Namang Bangka Tengah. 3.Dilakukan back up dan sistem keamanan secara aberkala terhadap data-data yang penting proses pengolahan data pegawai untuk mengantisipasi keadaan yang tidak diingikan. Gambar 4.16 Sequence Diagram Cetak Laporan Kenaikan Pangkat-Jabatan
5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Kesimpulan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut: a. Sistem terkomputerisasi yang sudah ada sangat mendukung proses kerja di kantor camatan namang. b.
Melalui sistem komputerisasi di kantor camat namang , menyimpan dokumen tidak lagi terpaku pada.
c.
Telah
dibangun
Aplikasi
Sistem
Informasi Kepegawaian pada Kantor Camat
Namang
Bangka
Tengah
dengan berbasis program visual basic 2008. d.
Penerapan metode berorientasi obyek ini
dilahirkan
memudahkan
perhitungan atas transaksi yang terjadi, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pengolahan data-data pegawai
Daftar Pustaka [1] Sutabri, Tata. Analisis Sistem Informasi.Yogyakarta: Penerbit Andi,2012 [2] Sutanta, Basis Data dalam Tinjauan Konseptual: Andi Yogyakarta, 2011 [3] Bruegge Bernd and Allen H. Dutoit. ”Object-Oriented Software Engineering Using UML, Patterns and Java Third Edition”: Pearson, 2010 Farroll, joyce, “An Object-Oriented Approach to [4] Winarno, Edy, Step by Step Visual Basic.Net: PT Elex Media Komputindo, 2013 [5] Widjaya, Iwan Kurniawan. Manajemen Proyek Teknologi Informasi: Graha Ilmu, 2013 [6] Stakeholder, http://anahuraki.lecture.ub.ac.id/files/2012/0 3/STAKEHOLDERS.3.pdf, diakses 16 Maret 2014 [7]Project Execution Plan,http://energy.gov/management /downloads/sample-project-execution-plan, diakses 16 Maret 2014 [8] Farroll, joyce, “An Object-Oriented Approach to Programming Logic and Design”: International Edition”, 2011
