1 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTE INFORASI PENGOLAHAN DATA PEGAWAI PADA KANTOR SATUAN POLISI PAONG PRAJA KOTA PANGKALPINANG Poopi Anggraini Sistem Infor...
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PEGAWAI PADA KANTOR SATUAN POLISI PAMONG PRAJA KOTA PANGKALPINANG Poopi Anggraini Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl.Jend.Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel email : [email protected]
Abstrak Office of Civil Service Police Unit Pangkalpinang formed in order to carry out the duties of government field Enforcing Regulation (Regulation), which is led by a Head of the Office of the Mayor Pangkalpinang jawan held by the Regional Secretary. Office of Civil Service Police Unit Pangkalpinang is located at Jl. Diamond Stone Village Girimaya Pangkalpinang. Office of Civil Service Police Unit Pangkalpinang have some technical areas and sub-sections. Here will be discussed regarding employee data processing system consisting of employee data collection in and out through the process of moving staff, The process of making DP3 (List of Work Implementation Assessment), the process of making a Certificate of Family Allowances To Get Payments (KP4), periodic employee payroll process, the process of recording training and reporting process. All data processing personnel in the Office of Civil Service Police Unit Pangkalpinang relate to the Regional Employment Board and the Department of Revenue, Finance and Asset Management Regional Pangkalpinang.
Kata Kunci: Office of Civil Service Police Unit Pangkalpinang and Employee Data Processing System
1.
Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai sehingga menghasilkan informasi yang berguna bagi bagian kepegawaian dan pegawai itu sendiri.
Pendahuluan
Penerapan sistem informasi pada suatu instansi pemerintah maupun swasta sangat dibutuhkan karena perkembangan teknologi yang sangat pesat menuntut suatu instansi untuk memperoleh informasi yang lebih cepat dan akurat. Sistem Informasi dibuat untuk mempermudah dalam pengelolaan dan penyimpanan data maka dapat menghasilkan suatu informasi yang tepat dan akurat. Adanya sistem informasi yang tepat dan akurat dapat mengurangi terjadinya kesalahan yang tidak diinginkan sehingga dapat meningkatkan kinerja yang lebih efisien dan kecepatan operasional instansi. Kantor Satuan Polisi Pamong Praja memiliki banyak data yang salah satunya yaitu data kepegawaian yang perlu untuk disimpan dan diolah. Apalagi di era pemerintahan dengan konsep Good Governance ini diperlukan adanya sistem yang mampu mengakomodir kebutuhan akan pelayanan yang cepat, tepat dan tidak berbelit-belit. Dengan penggunaan sistem informasi, dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan dan fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan yang baik seperti yang dibutuhkan, termasuk otomatisasi dalam penanganan sistem kepegawaian. Untuk itulah dibuat Analisa dan
2.
Tinjauan Pustaka
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Dalam sistem informasi adanya inti dan tujuan yang menghasilkan informasi itu sendiri. Walaupun sesederhana mungkin sistem informasi yang dikembangkan, jika bisa menghasilkan informasi yang diharapkan tentunya pengembangan sistem informasi tersebut akan dikatakan berhasil. Menurut [Aji supriyanto 2005] “sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Sedangkan pendapat [Al-bahra bin ladjamudin 2005] mengatakan“sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau mengendalikan organisasi”.
1
kepegawaian itu sendiri telah dijelaskan dalam undangundang (UU) Nomor 8 Tahun 1974 disebut bahwa yang dimaksud dengan kepegawaian adalah segala hal-hal mengenai kedudukan, kewajiban, hak dan pembinaan pegawai negeri. Selain itu, didalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 yang dimaksud dengan Pegawai Negeri adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sehingga pengertian dari pengolahan data dan pengertian kepegawaian yang telah dijelaskan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengertian pengolahan data kepegawaian adalah pengolahan data menjadi informasi untuk menunjang pelaksanaan dari suatu unit kepegawaian dalam instansi untuk menjalankan kegiatan yang berhubungan dengan kepentingan pegawai dengan maksud mencapai suatu tujuan.
2.2 Unified Modeling Language (UML) Menurut Sun Microsystem Inc., dalam buku tutorial panduan siswa dinyatakan “ The unifiedModelling (UML) is a graphical language for visualizing, specipying, constructing and documenting the artifacts of a software-intensive system”. (UML adalah bahasa nyata (grafis) yang menggambarkan, menetapkan, membangun, dam mendokumentasikan sesuatu (benda) pada sebuah system perangkat secara intensif). Seperti bahasa lainnya, UML mendefinisikan notasi dan sintaksis/ semantik. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan berbagai diagram software. Setiap bentuk memiliki makna tertentu, dan sintaksis UML mendefinisikan bagaimana bentuk-bentuk tersebut dapat didefinisikan. Notasi UML terutama diturunkan dari 3 notasi yang telah ada sebelumya : Object-Oriented Design (OOD) dari Grady Booch, Object Modeling Technique (OMT) dari jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson Object-Oriented Software Engineering (OOSE) dari Jacobson. 2.3 Analisa Sistem Berorientasi Objek Menurut [Aji supriyanto 2005] “Analisa system berorientasi objek adalah tahap menentukan kebutuhan perangkat lunak, yang mendaftarkan apa pun yang harus dipenuhi oleh sistem software, bukan mengenai bagaimana sistem software melakukannya”. Yang dilakukan dalam analisa berorientasi objek adalah mempelajari domain permasalahan, kemudian menghasilkan spesifikasi dari tingkah laku eksternal yang diamati akan mempengaruhi dan mendukung domain perusahaan.
2.6 Teori Bahasa Pemrograman Visual Basic.Net 2008 Microsoft Visual Basic 2008 adalah program untuk membuat aplikasi microsoft windows secara cepat dan mudah. Visual Basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan atau instansi dengan sistem yang lebih besar (Sunyoto 2007,h 1). Microsoft Visual Basic 2008 adalah salah satu kelompok bahasa pemrograman yang dibuat Microsoft dan tergabung dalam satu paket bahasa pemrograman tersebut terdiri dari Microsoft Visual C# 2008, Microsoft Visual Basic 2008, Microsoft C++ dan Microsoft Web Developer 2008 (Hendrayudi 2009, h.2).
2.4 Teori Manajemen Proyek Teknologi Informasi Menurut schwalbe (2000 : 8), manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, keahlian, alat, dan teknik dari suatu aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek tersebut. Berdasarkan referensi buku manajemen proyek (2003 : 3), manajemen proyek merupakan kegiatan yang merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan summber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dengan sumber daya tertentu. Manajemen proyek mempergunakan personal perusahaan untuk menempatkan tugas tertentu dalam proyek.
3. Metode Penilitian Dalam penyusunan penelitian ini untuk mencapai tujuannya digunakan beberapa metode penelitian yang mendukung diantaranya yaitu : a. Studi Kepustakaan Metode penelitian dengan mempelajari buku-buku maupun bahan-bahan tertulis yang terkait dengan penelitian ini. b. Studi Lapangan Metode penelitian dengan mengadakan peninjauan langsung pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang. Metode penelitian yang digunakan antara lain :
2.5 Teori Pendukung Pengolahan Data Kepegawaian Pengertian dari pengolahan data adalah manipulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti berupa suatu informasi. Dan untuk pengertian
2
1)
2)
3)
Pengamatan (Observation) Pengumpulan data dilakukan dengan cara mendatangi secara langsung bidang kepegawaian Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang dan melakukan pengamatan terhadap sistem berjalan. Wawancara (Interview) Pengumpulan data dilakukan dengan mengadakan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak terkait untuk memperoleh gambaran secara umum tentang sistem kepegawaian dan masalah-masalah yang berkaitan dengan penelitian. Dokumentasi (Documentation) Pengumpulan data dengan cara mempelajari dokumentasi tertulis yang berkaitan dengan sistem informasi kepegawaian.
c.
d.
3.4 Proses Bisnis Dalam menyajikan permasalahan yang ada pada sistem manual maka perlu diketahui proses-proses apa saja yang akan terjadi di instansi dalam kegiatan sehari-hari agar dapat menganalisa setiap proses. Berikut proses sistem berjalan pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang : a. Proses Mutasi Pegawai Proses pendataan pegawai masuk dan keluar pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang yaitu Bagian Kepegawaian Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang menerima SK mutasi dari Badan Kepegawaian Daerah (BKD) lalu Bagian Kepegawaian menyerahkan SK mutasi ke Pegawai. b. Proses Surat Keterangan Untuk Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) Pegawai memberikan data-data untuk membuat Surat Keterangan Untuk Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) kepada Bagian Kepegawaian. Lalu Bagian Kepegawaian mengetik data-data yang diberikan pegawai dan diserahkan kepada pegawai untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani diserahkan kembali kepada Bagian Kepegawaian. Lalu Bagian Kepegawaian menyerahkan kepada Kepala Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang untuk ditandatangani dan diserahkan kembali kepada Bagian Kepegawaian dan Bagian Kepegawaian mengirimkan Surat Keterangan Untuk Pembayaran Tunjangan Keluarga (KP4) kepada Dinas Pendapatan, Pengelolaan, Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD) Kota Pangkalpinang.
e.
f.
3
Proses Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Bagian Kepegawaian membuat Surat Perintah Tugas untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan yang akan diserahkan ke Pegawai. Kemudian setelah selesai mengikuti pendidikan dan pelatihan Pegawai melaporkan kepada Bagian Kepegawaian bahwa pendidikan dan pelatihan telah selesai dan menyerahkan Surat Tanda Tamat Pendidikan Dan Pelatihan. Proses Kenaikan Gaji Berkala Bagian Kepegawaian membuat surat Kenaikan Gaji Berkala dan menyerahakhan kepada Kepala Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang untuk disetujui dan ditandatangani, setelah disetujui dan ditandatangani Kepala Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang menyerahkan surat kenaikan gaji berkala kepada Bendaharawan Gaji Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang. Bendaharawan Gaji Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang menyerahkan surat Kenaikan Gaji Berkala ke Dinas Pendapatan, Pengelolaan, Keuangan dan Aset Daerah (DPPKAD) Kota Pangkalpinang. Proses Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Pegawai Negeri Sipil. Bagian Kepegawaian menyerahkan formulir DP3 ke atasan langsung masing - masing pegawai, atasan langsung menerima formulir DP3 dan mengisi formulir DP3 dan memberikan nilai. Selanjutnya formulir DP3 yang telah diisi nilai diserahkan ke bagian kepegawaian untuk diketik, setelah selesai DP3 diketik diserahkan kembali ke atasan langsung masing-masing pegawai untuk ditandatangani. Kemudian DP3 yang telah ditandatangani diserahkan lagi ke bagian kepegawaian, kemudian DP3 yang telah terkumpul dikirim ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kota Pangkalpinang. Proses Pembuatan Laporan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Bagian Kepegawaian membuat Laporan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) setiap akhir tahun berdasarkan data pegawai dan diserahkan kepada Kepala Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang untuk ditandatangani. Laporan pegawai yang sudah ditandatangani tersebut diserahkan kembali kepada Bagian Kepegawaian. Kemudian Bagian Kepegawaian menyerahkan Laporan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) kepada Badan Kepegawaian Daerah (BKD).
4.
4.2 ERD (Entity Relationship Diagram)
Hasil dan Pembahasan
4.1 Use Case Diagram a. Use Case Diagram Master Jabatan
1
Punya1
1
Punya2
Golongan
NIP Kd_Jab Nm_Jab Tunj_Jab
Entry Data Golongan
Entry Data Jabatan
M
Mutasi
Bag.Kepegawaian
Kd_Gol Kd_Gol
Pangkat
Punya
Bisa
No_SK_Mutasi
Entry Data Kepala Kantor
NIP
Kd_Jab
NIP
Tgl_Mutasi
No_SK_Mutasi
NIP
No_ST
No_ST
Tgl_ST Perihal Tgl_Mulai Tgl_Selesai
Tempat_Lama Tempat_Baru Ket
Entry Data Status Anak
Gambar 4.1 Use Case Diagram Master
Pendidikan
1
M
Harus
Dipimpin
NIP
NIP NIP_KaKantor
Kd_Pendidikan
1 1 11 1
M
Tingkat_Pendidikan Kd_Pendidikan
b.
Surat_Tugas M
Use Case Diagram Transaksi
Gol_KaKantor
1
Jurusan Thn_Lulus
1
Agama Nama Alamat Masa_Kerja Tmpt_Lahir TMT_Gol TMT_Jab Tgl_Lahir Unit_Kerja Status Jenkel
5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Dari uraian yang telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan diterapkannya Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Kantor Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang berbasis Vb.Net, diharapkan dapat memberikan informasi yang cepat, tepat, dan akurat sesuai dengan kebutuhan. b. Mempermudah mengolah dan mengontol data kepegawaian . c. Meningkatkan efisiensi kerja karena pengolahan data dapat dilakukan dalam waktu yang lebih singkat dan dapat meminimalkan terjadinya kesalahan. d. Penyimpanan berkas pada sistem berjalan memerlukan banyak tempat, hal tersebut dapat
Cetak() Cetak() GetPegawai()
GetGolongan()
GetJabatan()
GetPendidikan()
GetKepala_Kantor()
ShowLaporanDaftarUrutKepangkatan(DUK)()
Keluar() Keluar() Keluar()
Gambar 4.12 Sequence Diagram Cetak Laporan Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
7
e.
diatasi dengan adanya Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Keprgawaian Pada Kanror Satuan Polisi Pamong Praja Kota Pangkalpinang berbasis Vb.Net. Dari segi kecepatan proses, ketepatan, pengontrolan, pengarsipan maupun dari segi penghematan waktu dan tenaga pada sistem yang yang terkomputerisasi ini lebih baik dari sistem manual.
d.
Koordinasi
yang
baik
dapat
menentukan
keberhasilan sistem ini.
Daftar Pustaka
5.2 Saran Sehubungan dengan hal-hal tersebut di atas dan untuk meningkatkan keberhasilan Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai Pada Kantor Satuan Polosi Pamong Praja Kota Pangkalpinang berbasis Vb.Net, maka berikut ini adalah saran-saran agar program dapat berjalan dengan lebih efektif, yaitu : a. Diperlukan pelatihan terhadap sumber daya manusia yang sudah ada untuk mendukung keberhasilan sistem ini. b. Diperlukan adanya back up data untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. c. Sistem yang baru perlu ditunjang dengan pemeliharaan yang baik agar dapat berjalan sesuai dengan tujuannya.
8
[1]
Aji Supriyanto. ”Pengantar Tekhnologi Informasi”, Salemba Infotek, Semarang, 2005
[2]
Albahra bin Lajmudin. ”Analisis dan Desain Sistem Informasi “, Graha Ilmu,Tangerang, 2005
[3]
Edhy Sutanta. ”Sistem Basis Data “, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2004
[4]
[Fairuz 2010] Fairuz el Said. “BAHAN AJAR, TOTORIAL DAN MODUL BIDANG TEKNIK INFOMATIKA,ILMUKOMPUTER”, http://fairuzelsaid.wordpress.com, (2010/09/05/)
[5]
[Hadi 2002] Ariesto hadi Sutopo. “Analisis dan Desain Berorientasi Objek, Jakarta : J&J Learning, Yogyakarta, 2002.
[6]
[Jeffery 2004] Jeffery L, Whitten et al. “ Perancangan sistem berorientasi Obyek, Informasi, Bandung, 2004.
