ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DALAM PENGOLAHAN DATA KEPEGAWAIAN PADA BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK KOTA PANGKALPIANG DENGAN METODOLOGI BERORENTASI OBJEK Yuliana Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel email :
[email protected]
Abstrak Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Pangkalpinang terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Pangkalpinang Nomor 03 Tahun 2008, sebagaimana diubah dengan Peraturan Daerah Kota Pangkalpinang Nomor 07 Tahun 2008. Yang memiliki Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Satuan Organisasi Perangkat Daerah Kota Pangkapinang, antara lain “ Melaksanakan Sebagian Urusan Pemerintahan di Bidang Kesatuan Bangsa da Politik Berdasarkan Asas Desentralisasi dan Tugas Pembantuan”. Badan Kesatuan Bangsa Dan Politik Kota Pangkalpinang Beralamat di Jln. Rasakunda Pangkalpinang. Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Pangkalpiang mempunyai Sub-Sub Bagian. Disini akan dibahas mengenai sistem kepegawaian yag ada pada sub bagian kepegawaian Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Pangkalpinang yang masi. Sistem kepegawaian yang meliputi pendataan pegawai masuk dan keluar melalui proses mutasi, proses cuti, proses pelatihan proses kenaikan pangkat serta proses kenaikan gaji berkala. Sistem kepegawaian pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kota pangkalpinag didapatkan masih menggunakan aplikasi komputer sederhana yaitu Ms. Word dan Ms. Excel, sehingga masih terdapat permasalahan dalam proses pengolahan data kepegawaian. Diantaranya penyimpanan arsip pegawai masih menggunakan map, sehingga dalam proses pencarian data pegawai masih lambat. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan suatu sistem komputerisasi kepegawaian sehingga hal tersebut dapat mengatasi permasalahan pada sistem yang berjalan saat ini. Dengan memanfaatkan sistem komputerisasi yang diusulkan ini diharapkan dapat mempermudah Bagian Kepegawaian dalam mengelolah data pegawai yang meliputi pendatan pegawai masuk dan keluar melalui proses mutasi, proses cuti, proses pelatihan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala dapat lebih cepat dan akurat.
Kata Kunci : admistrasi, adminitrasi kepegawaian, pegawai, system informasi Pesatnya
1. Pendahuluan
teknologi
a. Latar Belakang Masalah Lembaga Pemasyarakatan Klas
perkembangan
informasi,
khususnya
teknologi komputer dalam dekade
IIB Sungailiat yang beralamat di
terakhir
Jalan Bukit Semut Kelurahan Parit
ini
sangat
berpengaruh
terhadap berbagai aspek kehidupan
1
di
dunia
dan
Indonesia
pada
khusunya
segala
hal
yang
khususnya. Seiring dengan semakin
berhububungan dengan kepegawaian
berkembangnya ilmu pengetahuan
negeri sipil atau PNS.
dan teknologi komputer yang mampu
Dengan adanya suatu sistem
menunjang berbagai kebutuhan dan
aplikasi komputer diharapkan data
permintaan informasi yang cepat dan
yang ada dapat disimpan secara
akurat membuat teknologi komputer
teratur
telah menjadi kebutuhan utama bagi
pengaksesan dan pengolahan data
suatu perusahaan khusunya pada
dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Instansi
Pemerintahan.
Demikian
atau
tersistem,
sehingga
Pada kesempatan ini, penulis
juga Badan Kesatuan Bangsa dan
tertarik
membuat
sebuah
sistem
Politik Kota Pangkalpinang.
informasi adminitrasi kepegawaian
Badan Kesatuan Bangsa dan
pada Badan Kesatauan Bangsa dan
Politik Kota Pangkalpinang adalah
Politik Kota Pangkalpinang, dengan
salah satu Instansi Pemerintah kota
judul
Pangkalpinang yang melaksanakan
PERANCANGAN
SISTEM
sebagian
INFORMASI
DALAM
urusan
pemerintah
di
“ANALISA
DAN
bidang kesatuan bangsa dan politik
PENGOLAHAN
berdasarkan asas desentralisasi dan
KEPEGAWAIAN PADA BADAN
tugas pembantuan. Segala hal yang
KESATUAN
berhubungan
POLITIK
dengan
pengolahan
DATA
BANGSA
DAN KOTA
adminitrasi kepegawaian pada Badan
PANGKALPIANG
Kesatauan Bangsa dan Politik Kota
METODOLOGI BERORENTASI
Pangkalpinang selama ini masih
OBJEK”.
menggunakan
aplikasi
sederhana
Dengan Sistem yang akan
seperti Ms. Word dan Ms. Excel. Oleh karena itu,
baik
dalam
kepegawaian
pengolahan untuk
dibuat
diperlukan
suatu sistem informasi yang
DENGAN
ini diharapkan dapat
mempermudah Kantor Dinas
lebih
Badan Kesatuan Bangsa Dan
data
Politik
mengakses,
Pangkalpinang,dalam
mengolah dan menyimpan informasi
Kota proses
pengambilan keputusan secara
2
cepat
dan
tepat
tersedianya
dengan
d.
Proses kenaikan gaji berkala
informasi-
PNS
informasi yang tepat waktu,
e.
Proses pelatihan PNS
akurat dan relevan.
f.
Proses Mutasi PNS
g.
Proses pembuatan laporan
b. Tujuan Penelitian Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem informasi yang baik
dalam
kepegawaian
pengolahan untuk
2. Tinjauan Pustaka
lebih
Sistem adalah sekelompok komponen
data
yang
mengakses,
saling
dengan
khusunya
menghasilkan
hal
bekerja
bersama untuk mencapai tujuan bersama
mengolah dan menyimpan informasi segala
berhubungan,
yang
menerima
berhububungan dengan kepegawaian
transformasi
negeri sipil atau PNS.
2006:29).
output yang
Suatu
input
serta
dalam
proses
teratur. sistem
(O’brien
mempunyai
karakteristik atau sifat-sifat tertentu,
Dengan adanya suatu sistem
antara lain sebagai berikut :
aplikasi komputer diharapkan data
a.
Komponen Sistem (Component)
yang ada dapat disimpan secara
b.
Batas Sistem (Boundary)
teratur
sehingga
c.
Lingkungan luar (environtments)
pengaksesan dan pengolahan data
d.
Penghubung (interface)
e.
Masukan (input)
f.
Pengolahan ( process )
g.
Keluaran (output)
h.
Sasaran ( objective )
atau
tersistem,
dapat dilakukan dengan lebih mudah.
c. Batasan Masalah Sesuai
dengan
Informasi
rumusan
lebih
akan penulis sampaikan dibatasi
berguna
penerimanya
hanya pada : Membuat
hasil
dari
pengolahan data dalam bentuk yang
permasalahan di atas, uraian yang
a.
adalah
dan
yang
berarti
bagi
menggambarkan
suatu kejadian-kejadian yang nyata yang
Sistem
Informasi
digunakan
untuk
pengambilan
Kepegawaian SIK
keputusan. Sumber dari informasi adalah
b.
Proses Cuti PNS
data.
c.
Proses kenaikan pangkat PNS
Data
adalah
kenyataan
yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
3
Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai suatu susunan dari orang, data,
Unified Modelling Language (UML)
proses, dan teknologi informasi yang
adalah sebuah “bahasa” yang telah menjadi
saling
untuk
standar dalam industri untuk visualisasi,
mengumpulkan, memroses, menyimpan,
merancang dan mendokumentasikan sistem
dan menyediakan keluaran informasi
piranti lunak.
berhubungan
yang diperlukan untuk mendukung suatu organisasi.
Sistem
informasi
Alat-alat bantu yang digunakan dalam
dapat
analisa berorientasi objek dengan UML
digolongkan menurut fungsinya, antara
antara lain adalah :
lain adalah sebagai berikut ini: (Whitten
a.
2004:12). Komponen-komponen Sistem
Activity Diagram Activity diagram adalah teknik
Informasi adalah sebagai berikut:
untuk
1) Perangkat Keras (Hardware), Terdiri
logika
prosedural, proses bisnis dan aliran
dari komputer, peripheral, jaringan,
kerja dalam banyak kasus.
dsb. 2) Perangkat
Lunak
Merupakan
b.
(Software),
kumpulan
Analisa Dokumen Keluaran Analisa keluaran adalah bagian dari
dari
sistem yang fungsinya menjelaskan
perintah/fungsi yang ditulis dengan
dokumen-dokumen
aturan tertentu untuk memerintahkan
Software dapat digolongkan menjadi
c.
Aplikasi
saja
yang
Analisa Dokumen Masukan
Sistem Operasi (Windows 2000, Linux, dll),
apa
dihasilkan sistem berjalan.
komputer melaksanakan tugas tertentu.
Unix,
mendiskripsikan
Analisa masukan adalah dokumen
(Akuntansi,
yang berasal dari bagian lain dan
database, dll), Utilitas (Anti Virus,
diterima oleh bagian gudang.
Speed Disk, dll), serta Bahasa (Java,
d.
Use Case Diagram
VB, Delphi, C++, dll).
Use
Case
Diagram
3) Data, Merupakan komponen dasar dari
menggambarkan sebuah fungsionalitas
informasi yang akan diproses lebih
yang diharapkan dari sebuah sistem
lanjut untuk menghasilkan informasi.
dan bagaimana sistem berinteraksi
4) Prosedur, proses
Dokumentasi sistem,
buku
prosedur
/
dengan dunia luar.
penuntun
e.
operasional (aplikasi) dan teknis.
Deskripsi Use Case Diagram Bagian
terbesar
dari
use
case
5) Manusia (Human), Yang terlibat dalam
merupakan deskripsi naratif dari urutan
komponen manusia seperti operator,
utama use case yang merupakan urutan yang
pemimpin
paling umum dari interaksi antara aktor dan
sistem
informasi
dan
sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu
sistem.
rincian tugas yang jelas.
4
Perancangan
berorientasi
obyek
Pada tahap awal ini dilakukan
merupakan tahap lanjutan setelah analisa
pengumpulan
berorientasi obyek, perancangan berorientasi
perancangan dengan cara dibawah ini :
obyek
1) Tinjauan Lapangan
adalah
suatu
pendekatan
yang
digunakan untuk menspesifikasi kebutuhan –
kebutuhan
sistem
data
atau
materi
Penulis mengumpulkan data
dengan
yang diperoleh langsung dari hasil
mengkolaborasikan obyek–obyek, atribut–
penelitian
atribut, dan method–method yang ada.
Semut
(Whitten 2004:686). Tujuan perancangan
tinjauan
sistem itu untuk memahami kebutuhan
dengan tiga cara, yaitu :
kepada
a) Observasi (pengamatan)
pemakai
sistem
(user)
dan
pada
Klas
Lapas
Bukit
IIB
Sungailiat,
lapangan
dilakukan
memberikan gambaran yang jelas serta
b)
Wawancara (interview)
rancang bangun yang lengkap.
c) Penelitian Kepustakaan b. Analisa Sistem
Tahap-tahap
yang
dilakukan
pada
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada
perancangan berorientasi obyek adalah :
tahap ini adalah : 1) Menganalisa sistem yang ada, yaitu
a. Entity Relationship Diagram (ERD) ERD adalah sebuah model data yang
mempelajari dan mengetahui apa
menggunakan beberapa notasi untuk
yang dilakukan oleh sistem yang
menggambarkan data dalam hal entitas
ada. 2) Menspesifikasikan
dan relasi yang digambarkan oleh data
sistem,
yaitu
tersebut.(Whitten 2004:295).
menspesifikasikan masukan yang
b. Class Diagram(Entity Class)
ada, database yang ada, proses yang dilakukan
Class diagram sangat membantu
dan
keluaran
yang
dihasilkan.
dalam visualisasi struktur kelas dari suatu sistem.
Produk-produk yang dihasilkan dari tahap ini adalah berupa model dari
3. Metode Penelitian Metode
sistem yang ada, sedangkan alat-alat
pengumpulan
data
yang digunakan antara lain, yaitu :
yang
dilakukan dalam mendapatkan data tentang
1)
Activity diagram sistem berjalan,
administrasi bagi Narapidana pidana jangka
digunakan untuk memodelkan alur
pendek
kerja atau workflow sebuah proses
yang
ada
di
Lembaga
Pemasyarakatan Klas IIB Sungailait adalah
bisnis
sebagai berikut :
aktivitas
a.
bisnis.
Analisa Masalah Dan Studi Kelayakan
5
dan
urutan
didalam
serangkaian suatu
proses
2)
Use case diagram sistem usulan,
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
digunakan untuk menggambarkan
Kota Pangkalpinang
hubungan antara use case dengan aktor
tanpa
mendeskripsikan
bagaimana
3)
a. Proses Pendataan Pegawai.
aktivitas-aktivitas
b.
Proses Kenaikan gaji berkala
tersebut diimplementasikan.
c.
Proses kenaikan pangkat
Deskripsi
digunakan
d.
Proses mutasi pegawai.
untuk mendeskripsikan fungsi dasar
e.
Proses cuti pegawai.
(basic function) dari sistem, apa
f.
Proses tugas pegawai.
use
case,
yang dapat dilakukan oleh user dan bagaimana sistem merespon.
5. Kesimpulan dan Saran a. Kesimpulan
c.
Dari
Rancangan Sistem
sistem
secara
rinci
telah
dapat diambil kesimpulan sebagai
berdasarkan hasil analisa sistem yang
berikut :
ada, sehingga menghasilkan model yang ada,
yang
dijelaskan pada bab-bab sebelumnya
Tahap perancangan sistem adalah merancang
uraian
1) Dengan
sehingga menghasilkan model
diterapkannya
sistem baru yang diusulkan, dengan
Informasi
disertai
Badan Kesatuan Bangsa dan
rancangan
database
dan
spesifikasi program.
Politik
sistem
informasi
Kota
pada
Pangkalpiang,
diharapkan dapat
Alat-alat yang digunakan pada tahap perancangan
Kepegawaian
Sistem
memberikan
informasi yang lebih cepat, tepat
ini
antara lain sebagai berikut :
dan
1) ERD
kebutuhan.
sesuai
dengan
2) Dapat
mempermuda
dalam
2) LRS (Logical Record Structure)
proses
pengolahan
data
3) Spesifikasi Basis Data
kepegawaian agar lebih efisien.
(Entity
Relationship
Diagram)
4) Sequence Diagram
akurat
3) Meningkatkan
efisiensi
kerja
karena pengolahan data dapat
4. Hasil dan Pembahasan
dilakukan dalam waktu yang Prosedur yang dilakukan dalam
lebih
Sistem Informasi kepegawaian pada
singkat
serta
dapat
menimalisir terjadinya kesalahan
6
dalam
pengolahan
Jakarta
data
:
J&J
kepegawaian
Learing. Yogyakart
b. Saran
a, 2002
Dalam
meningkatkan
keberhasilan
Sistem
[ Hasibuan, Melayu S.P ]
Informasi
Melayu S.P,
Kepegawaian pada Badan Kesatuan Bangsa
dan
Politik
Hasibun,
Adminitr
Kota
asi
Pangkalpinang tentunya diperlukan
Kepegaw
kerja sama yang baik dalam sistem
ain, 2005
yang sedang berjalan ini, yaitu :
[ Jeffery 2004 ]
Jeffery L, Whitten et
g. Diperlukan pelatihan terhadap
al,
“
sumber daya manusia yang telah
Perancang
ada
an Sistem
untuk
mendukung
Berorenta
keberhasilan sistem ini.
si Objek,
h. Menerapkan
prosedur
sistem
Bandung
yang baik antara personil dengan
2004
benar dan penuh dengan rasa
i.
[ Jogiyanto, Hartono ]
Analisi &
tanggung jawab.
Desain
Diperlukan danya Back Up data
Sistem informasi
untuk mencegah hal-hal yang
Pendekata
tidak diingin kan.
n Terstruktu r
Daftar Pustaka
Teori
dan [ Hadi 2002 ]
Ariesto
Praktek
Hadi
Aplikasi
Sutopo
Bisnis.
2002
Yogyakart
“
Analisis
a : Andi,
dan
2005
Desain [ Marchewka, Jack T. 2010 ]
Berorenta si Objek.
7
