MODUL DIKLAT ANALIS KEPEGAWAIAN
MUTASI DAN STATUS KEPEGAWAIAN
Penulis: 1. Aris Mutoyo, SH 2. Alwazir, SH, M.Si
PUSAT PEMBINAAN JABATAN FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA JAKARTA, 2014
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Dalam rangka mencapai tujuan sebuah organisasi maka diperlukan suatu kegiatan. Kegiatan-kegiatan didalam organisasi dapat dibagi dalam dua kelompok besar, yaitu kegiatan yang secara langsung berkenaan dengan tujuan pokok organisasi dan kegiatankegiatan yang sifatnya menunjang. Kegiatan penunjang ini perlu dilakukan sebab tanpa kegiatan-kegiatan penunjang rasanya kegiatan pokok akan sulit berjalan dengan baik. Salah satu kegiatan penunjang yang dimaksud adalah kegiatan perkantoran yang meliputi catat mencatat dan sejenisnya. Walaupun sebagai kegiatan penunjang, kegiatan perkantoran dapat juga disebut sebagai urat nadinya kehidupan organisasi, hal ini dikarenakan seluruh kegiatan perkantoran menyangkut dengan permasalahan data dan informasi. Untuk mendukung kegiatan itu semua maka diperlukan kegiatan yang tidak kalah penting yang disebut administrasi. Kegiatan administrasi disamping merupakan suatu cara mendasar dalam manajemen perkantoran, ditinjau dari sisi kepegawaian juga dapat digunakan sebagai pembinaan sumber daya manusia untuk mendapatkan gambaran menyeluruh dan lengkap mengenai suatu posisi pegawai, kemudian menindaklanjuti ke dalam format yang memudahkan memahami secara akurat informasi tentang keadaan pegawai dalam organisasi, serta merancang program dan kegiatan penataan informasi berbasis adminsitrasi guna meningkatkan kompetensi Pegawai. Undang-undang Aparatur Sipil Negara (ASN) mengatakan bahwa Manajemen ASN adalah pengelolaan untuk menghasilkan pegawai ASN yang profesional, memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi dan nepotisme. Untuk menjamin itu semua maka diperlukan Informasi ASN yaitu serangkaian informasi dan data mengenai Pegawai ASN yang disusun secara sistematis, menyeluruh dan terintergrasi berbasis teknologi. Dari pengertian tersebut maka dapat diartikan bahwa Manajemen ASN itu bersifat dinamis dalam rangka pengelolaan Pegawai. Dari sisi kepegawaian langkah penyajian informasi ini dapat dilakukan dengan
1
cara menghimpun data mutasi kepegawaian dalam format Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) yang dibangun oleh Badan Kepegawaian Negara. Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK), dapat digunakan secara on line oleh seluruh mitra kerja BKN untuk pelayanan kepegawaian seperti informasi PNS, Kenaikan Pangkat, Pensiun, Penetapan NIP dan mutasi lainnya. Hal ini tentu akan meningkatkan akurasi data PNS yang berdampak terhadap clean government dan good-governance. Untuk mendukung implementasi SAPK telah dikeluarkan Peraturan Kepala BKN Nomor 20 Tahun 2008 tentang Pedoman Pemanfaatan SAPK, sehingga SAPK dapat digunakan BKD dan pengelola kepegawaian lainnya. Pelayanan kepegawaian berbasis teknologi informasi ini adalah salah satu persyaratan yang merupakan quick win reformasi birokrasi, pada kesempatan ini BKN menghimbau dan mengharapkan kepada pusat/kabupaten/kota yang belum bergabung dalam pemanfaatan on line SAPK untuk segera merencanakan online SAPK dalam kesempatan berikutnya. Adanya aplikasi SAPK merupakan salah satu langkah yang harus mendapat prioritas yakni pembenahan manajemen informasi sistem, akurasi data PNS di bidang manajemen kepegawaian yang terintegrasi dengan para stakeholders. Hal ini tentunya harus diikuti dengan peningkatan kualitas sumber daya manusia khususnya di bidang spesialisasi informasi. Dasar hukum dari pelaksanaan SAPK adalah UU ASN dan Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government. Manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan SAPK ini bagi BKN maupun instansi pemerintah antara lain: 1. Dapat mengontrol data PNS antara BKN dan Instansi Pemerintah seluruh Indonesia. 2. Menyederhanakan proses manajemen kepegawaian. 3. Otomatisasi administrasi kepegawaian sehingga bisa mencegah terjadinya kesalahan data kepegawaian. 4. Diperoleh database kepegawaian yang akurat sebagai bahan perencanaan, pembinaan, pengembangan dan pengambilan kebijakan manajemen kepegawaian. Sementara itu Ruang lingkup yang ada pada SAPK meliputi antara lain: 2
1. Aplikasi pengadaan PNS yaitu aplikasi yang berisi pengolahan data mengenai pengadaan PNS meliputi pembuatan daftar usul permintaan NIP sampai pencetakan surat keputusan pengangkatan menjadi CPNS. 2. Aplikasi kenaikan pangkat PNS yaitu aplikasi yang berisi pengolahan data mengenai proses kenaikan pangkat PNS mulai dari usul sampai pencetakan surat keputusan kenaikan pangkat. 3. Aplikasi pensiun PNS yaitu aplikasi yang berisi pengolahan data untuk keperluan mutasi pemberhentian dengan hak pensiun. 4. Aplikasi mutasi lain-lain yaitu yang berisi pengolahan data kepegawaian untuk keperluan pemutakhiran data melalui perubahan data pegawai yang mengalami mutasi. Karakteristik SAPK yaitu: 1. Sistem yang terkoneksi secara on-line antara BKN Pusat, Kantor Regional BKN dan instansi dengan menggunakan jaringan komunikasi data. 2. Menggunakan satu basis data PNS yang digunakan secara bersama. 3. Menggunakan struktur data dan tabel referensi yang sama sesuai standar baku yang disusun oleh BKN pusat. 4. Sistem yang dibangun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan instansi pengguna seperti penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK), DP3, Penggajian dan sebagainya. Kelembagaan dan Personil yang mengelola SAPK SAPK dikelola oleh lembaga antara lain: 1. Badan Kepegawaian Negara (BKN) Pusat. 2. Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara. 3. Biro Kepegawaian/Badan/Bagian Kepegawaian Instansi. Untuk menangani dan mengelola SAPK perlu didukung oleh tenaga-tenaga/ personil yang memiliki kemampuan sebagai Pranata Komputer, Analis Kepegawaian atau Operator komputer. Sarana Prasarana 1. Hardware (Personal komputer, Server, Switch dan Printer). 2. Software yang sesuai dengan aplikasi BKN. 3
3. Jaringan dengan bandwidth minimal 2x64 kbps dan network switch spesifikasi standar. Secara umum mutasi dimaknai sebagai kegiatan memindahkan tenaga kerja dari satu tempat tenaga kerja ke tempat kerja lain. Akan tetapi mutasi tidak selamanya sama dengan pemindahan Pegawai dipandang dari sisi locus. Meskipun pada dasarnya Mutasi itu adalah kegiatan yang meliputi pemindahan tenaga kerja, pengoperan tanggung jawab, pemindahan status ketenagakerjaan, dan sejenisnya. Dikatakan bahwa Pegawai ASN terdiri dari Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK). Dilihat dari statusnya, PNS merupakan Pegawai ASN yang diangkat sebagai Pegawai tetap oleh Pejabat Pembina Kepegawaian dan memiliki nomor induk pegawai secara nasional, sedangkan PPPK merupakan Pegawai ASN yang diangkat sebagai pegawai dengan perjanjian kerja oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintah dan ketentuan undang-undang ASN. B. Deskripsi Singkat Mata Diklat ini dimaksudkan untuk meningkatkan kompetensi peserta diklat dalam melakukan kegiatan Administrasi terkait dengan Mutasi Kepegawaian. Mata Diklat ini membahas konsep tentang Pengertian Status dan Mutasi Kepegawaian dalam rangka mendapatkan informasi Kepegawaian. C. Hasil Belajar Modul Mutasi dan Status Kepegawaian ini membekali para peserta Diklat Analis Kepegawaian mengenai beberapa hal berkaitan dengan Pengertian Administrasi, Jenisjenis Mutasi, Status Kepegawaian dan Kedudukan PNS. D. Indikator Hasil Belajar Kompetensi Dasar mata diklat Mutasi dan Status Kepegawaian ini mengharapkan dimana setelah mengikuti pembelajaran peserta dapat mengerti tentang pengertian Pengertian Administrasi, Administrasi Kepegawaian dan Status dan Kedudukan PNS. Sedangkan Indikator Keberhasilannya diharapkan setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diklat mampu melaksanakan kegiatan mutasi kepegawaian dengan sebelumnya memahami pengertian status dan kedudukan PNS.
4
E. Materi Pokok 1. Pengertian Administrasi. 2. Jenis-jenis Mutasi 3. Status Kepegawaian. 4. Kedudukan PNS.
F. Manfaat Manfaat modul Mutasi dan Status Kepegawaian
ini dimaksudkan untuk
membekali para peserta diklat teknis Analisi Kepegawaian sebagai bagian dari Ilmu Manajemen Sumber Daya Manusia dalam kaitannya mencapai tujuan Organisasi.
5
BAB II ORGANISASI PUBLIK DAN ADMINISTRASI PUBLIK Indikator keberhasilan : Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan dapat menjelaskan Pengertian Administrasi, Administrasi Publik, Organisasi Publik dan Tata Naskah Kepegawaian.
A. Organisasi Publik Dalam rangka mencapai tujuan dan harapan masyarakat untuk mendapatkan pelayanan publik yang lebih baik, tentu perlu diperhatikakan perilaku organisasi publik dalam pelaksanaan tugas jabatannya, melalui penerapan
konsep organisasi publik,
karakteristik organisasi publik, perilaku individu dalam organisasi publik. Sebagaimana diketahui bahwa setiap individu-individu dan organisasi memiliki tujuan., untuk mencapai tujuannya, orang-orang atau bagian-bagian yang tergabung di dalam organisasi dan pihak-pihak yang terkait dengan pencapaian tujuan, melakukan koordinasi. Pada kegiatan yang lebih luas dan kompleks koordinasi ini penting, mengingat dalam era globalisasi tidak satupun unit kerja atau organisasi yang dapat mencapai tujuan tanpa melakukan koordinasi dengan unit kerja yang lain (stake holders). Ciri-ciri organisasi ini terdiri dari : dua orang atau lebih, ada kerjasama, ada komunikasi antar satu anggota dengan yang lain, ada tujuan yang ingin dicapai. Persepsi tentang organisasi ini merupakan kebebasan kolektif manusia karena manusia berkehendak bekerjasama dalam melakukan pekerjaan dalam berbagai macam jenis pekerjaan. Dengan demikian organisasi bukanlah fakta yang statis, namun ia selalu berproses berdasarkan pertumbuhan kehendak, hukum, norma-norma yang disepakati mulai dari tingkat pimpinan tinggi sampai dengan tingkat pimpinan terendah. Dalam menjalankan fungsinya organisasi terbagi dalam berbagai struktur kewenangan yang disebut otoritas. Hal ini sama dengan pendapat John D. Millet “organization is the structural framework within which the work of many individuals is carried on for the realization of common purpose”, (berarti Organisasi adalah sebagai kerangka struktur dimana pekerjaan dari beberapa orang diselenggarakan untuk mewujudkan suatu tujuan bersama). 6
Jika dikaitkan dengan fungsi pemerintahan, pendapat
John D. Millet
ini
meninsyaratakan bahwa organisasi publik merupakan organisasi formal, organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Suatu organisasi harus memuat 4 unsur utama, yaitu: 1. Goals oriented (tujuan) 2. Psychosocial system (system psikososial) Asumsi utama teori belajar sosial adalah bahwa orang melakukan perilaku dengan cara yang memungkinkan timbulnya penguatan. Penguatan yang mengendalikan ekspresi tingkah laku yang dipelajari bersifat : a) Langsung yakni ganjaran nyata, dukungan atau celaan sosial pengurangan kondisi afersif b) Dari orang lain, pengamatan terhadap orang yang serupa dengan perilakunya c) Dilakukan sendiri, evaluasi tentang penampilan diri sendiri dengan memuji atau mencela diri sendiri 3. Structur activities (struktur kegiatan) 4. Technologi system (system teknologi) B. Administrasi Publik 1. Pengertian Administrasi Kita sering mendengar kata administrasi, tapi apakah pengertian administrasi ini?. Administrasi sering dikaitkan dengan pengaturan atau pengurusan terhadap suatu bidang tertentu yang kemudian hasilnya akan dibutuhkan pada bagian-bagian yang ada dalam sebuah organisasi. Administrasi pada dasarnya adalah setiap kegiatan yang terdiri dari dari pengaturan hingga pengurusan terhadap sekelompok orang yang memiliki berbagai macam pekerjaan untuk mencapai sebuah tujuan bersama. Administrasi dapat berjalan dengan dua atau banyak orang yang terlibat di dalamnya. Jika menarik sebuah pengertian administrasi secara teori, banyak definisi administrasi yang di kemukakan oleh beberapa orang. Sejalan dengan pembahasan dimuka, bahwa pengertian administrasi adalah bagian dari pemikiran atau ide-ide manusia.
7
Pendapat tentang pengertian administrasi menurut Sondang P.Siagian adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu
dalam rangka pencapaian tertentu secara berdayaguna dan
berhasilguna. Pendapat ini mengartikan bahwa pemikiran dan tindakan sebelum dilaksanakan terlebih dahulu diputuskan berdasarkan pada komitmen atau kesepakatan semua manusia yang ada di dalamnya. Sedangkan Hadari Nawawi merumuskan bahwa Administrasi adalah rangkaian kegiatan pengendalian sejumlah orang agar berlangsung efektif. Dari pendapat ini dapat diartikan bahwa betapa pentingnya ajaran moralitas dan etika administrasi dalam kehidupan manusia, karena sesungguhnya administrasi ada dalam setiap kehidupan manusia. Jika demikian maka pengertian Administrasi dapat dibagi menjadi 2 (dua) yaitu : a) Pengertian Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catatmencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (Soewarno Handayaningrat ) b) Pengertian Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna (The Liang Gie ) Dari beberapa pengertian tersebut diatas maka dapat disimpulkan pengertian Administrasi Publik adalah kegiatan untuk menjalankan fungsi manajemen dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2. Pengertian Administrasi Publik. Administrasi publik merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen dan organisasi dari orang-orang dengan segala perlengkapannya untuk mencapai tujuan pemerintah. Administrasi publik ini meliputi implementasi kebijaksanaan Pemerintah yang telah ditetapkan oleh badan-badan perwakilan politik. Administrasi Publik merupakan bahasan ilmu sosial yang memepelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi legeslatif, yudikatif, dan eksekutif. Administrasi publik dapat didefinisikan koordinasi usaha-usaha perorangan dan kelompok untuk melaksanakan kebijaksanaan pemerintah. Secara global, administrasi 8
publik adalah suatu proses yang bersangkutan dengan pelaksanaan kebijaksanaankebijaksanaan pemerintah, pengarah kacakapan, dan teknik-teknik yang tidak terhingga jumlahnya, memberikan arah dan maksud terhadap usaha sejumlah orang.
Administrasi Publik atau dulu dikenal Administrasi Negara pada dasarnya adalah sebuah bentuk kerjasama administratif yang dikerjakan oleh 2 orang atau lebih demi mencapai tujuan bersama. Goal dari administrasi publik itu sendiri adalah Public Service atau Pelayanan Publik. Administrasi publik memiliki kajian ilmu tentang Politik, Hukum, Sosial serta Manajemen. Salah satu tugas Administrasi Publik adalah merumuskan kebijakan atau Policy Maker yang dikenal dengan Kebijakan Publik. Artinya para administrator ini membuat suatu kebijakan dengan tujuan untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada di Publik ( masyarakat ). Beberapa pakar yang mendefinisikan administrasi publik banyak sekali. Inilah pendapat beberapa pakar tersebut : a) Gerald Caiden: Administrasi negara meliputi setiap bidang dan aktifitas yang menjadi sasaran kebijaksanaan pemerintah, termasuk proses formal dan kegiatan-kegiatan DPR, fungsi-fungsi yang berlaku dalam lingkungan pengadilan dan kegiatan-kegiatan dari lembaga militer. b) Dwight Waldo: Public Administration is the organization and management of men and materials to achieve the purposes of government (Administrasi Publik adalah organisasi dan manajemen dari orang-orang dan bahan-bahan untuk mencapai tujuan pemerintah) c) Soesilo Zauhar ( Dosen Ilmu Administrasi Publik, Universitas Brawijaya ): Administrasi negara/ publik adalah proses kerjasama yang berlaku dalam organisasi publik dalam rangka memberikan pelayanan publik. Administrasi publik, seperti yang dirumuskan oleh Pfiffner dan Presthus (1953), adalah sebuah disiplin ilmu yang terutama mengkaji cara-cara untuk mengimplementasikan nilai-nilai politik. Hal tersebut sejalan dengan gagasan
9
awal Wilson dalam Shafritz dan Hyde (1992) yang dianggap sebagai orang yang membidani lahirnya ilmu administrasi publik modern di Amerika Serikat. d) Wilson mengemukakan bahwa disiplin administrasi publik merupakan produk perkembangan dari ilmu politik. Namun Wilson mengusulkan adanya pemisahan disiplin administrasi dari ilmu politik. Gagasan ini kemudian dikenal sebagai dikotomi politik-administrasi. Sejak itu, selama satu abad lebih, administrasi publik baik sebagai bidang studi maupun sebagai profesi terus berkembang. Kajian tentang tentang administrasi publik ini tidak terlepas dari organisasi pemerintah dalam penanganan masalah-masalah publik. Bellone (1982:1) berpendapat bahwa the discipline of public administration is predicated on the study of organization (disiplin administrasi publik didasarkan pada studi organisasi). Teori organisasi hipotesis tentang perilaku manusia dalam organisasi pemerintahan yang kompleks dan teori administrasi serta hipotesis tentang perilaku manusia dalam kelompok kerja merupakan dasar dalam teori administrasi publik. Sehingga dapat dijelaskan bahwa administrasi publik berbicara tentang perilaku manusia dalam organisasi pemerintah. Bahkan Shafritz dan Russell (2005:5) mengemukakan bahwa it is easy to define administration if you are content with being simplistic: it is governmnet in action – the management of public affairs on the implementation of public policies. (administrasi publik dipahami secara sederhana: yaitu tentang pemerintahan dalam tindakannya seputar pengelolaan urusan publik pada pelaksanaan kebijakan publik). 3. Fungsi Administrasi Setelah memahami bagaimana pengertian administrasi berikut landasan definisidefinisi yang telah dikemukakan, bagaimana fungsi administrasi pada sebuah organisasi? berikut ini uraiannya : a) Fungsi perencanaan Pada proses perencanaan daam organisasi pada umumnya menyangkut terhadap keputusan, baik untuk meramalkan dan juga eksekusi keputusan tersebut. Dalam memperkirakan apa yang akan terjadi di masa datang, dilakukan berdasarkan apa yang terjadi di masa masa lalu dan masa kini. Semakin lengkap 10
administrasi data yang diperoleh dan digunakan, maka akan semakin tepat penafsiran terhadap ketepatan perkiraan perencanaan. b) Fungsi pengorganisasian Pada dasarnya fungsi organisasi berkenaan dengan usaha yang dilakukan untuk mengembangkan mata rantai pada hubungan kerja (formal) dan pembagian di dalam organisasi atau lembaga. Untuk mencapai ini, pengorganisasian harus tepat dengan melibatkan usaha identifikasi terhadap setiap tugas-tugas yang akan dilaksanakan, mengelompokkan tugas-tugas sehingga merupakan satuan-satuan, untuk menetapkan wewenang yang diperlukan. Kegiatan yang mengatur tentang wewenang ini biasa disebut dengan Adminitrasi Publik. Hal ini sejalan dengan pengertian Publik yang berarti umum, masyarakat atau negara. Yang didefinisikan sebagai “umum” misalnya milik umum, tempat umum, perusahaan umum, dan lain-lain yang sifatnya untuk umum. Definisi
“masyarakat”
misalnya
hubungan
masyarakat,
pelayanan
masyarakat, kepentingan masyarakat, dan lain-lain. Kemudian yang didefinisikan “Negara” misalnya otoritas negara, gedung negara, keuangan negara, dan lain sebagainya. Publik ini merupakan masyarakat terdiri dari penduduk dan bukan penduduk. Penduduk terdiri dari warga negara dan warga negara asing, kemudian warga negara terdiri dari warga negara yang berada di dalam negeri dan di luar negeri. Publik dalam arti negara adalah suatu kelompok, alat, organisasi kewilayahan/kedaerahan, kelembagaan rakyat yang terdiri dari orang-orang yang memiliki daulat, hukum, dan kepemimpina, sehingga dapat disimpulkan bahwa administrasi publik adalah kegiatan yang mengikat antara masyarakat dan negara. 4. Administrasi Kepegawaian Istilah Administrasi Kepegawaian atau personnel administration di Amerika serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian (personnel management), baik dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.
11
Jika diperhatikan lebih dalam maka pengertian Administrasi Kepegawaian tidak jauh berbeda dengan pengertian Administrasi secara umum, namun secara singkat seperti dikatakan oleh para ahli. a) Paul Pigors: Administrasi Kepegawaian adalah suatu kecakapan atau seni dari perolehan, pengembangan dan pemeliharaan angkatan kerja, sedemikian rupa untuk melaksanakan fungsi-fungsi dengan seefisien dan seefektif mungkin. b) The Liang Gie: Administrasi Kepegawaian adalah segenap aktivitas yang bersangkut paut dengan penggunaan tenaga kerja untuk mencapai tujuan tertentu. masalah pokoknya berkisar pada hal penerimaan, pengangkatan, pengembangan, balas jasa sampai pada pemberhentian. 5. Pendekatan Administrasi Kepegawaian Rumusan mengenai administrasi kepegawaian sangat banyak, namun pendekatan dalam administrasi kepegawaian secara umum dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) hal yaitu: 1) Pendekatan kepartaian: Pendekatan ini terutama didasarkan atas perjuangan kaum politikus. Pengangkatan seseorang untuk memangku jabatan didasarkan atas perjuangan partai. 2) Pendekatan Daya Guna Pendekatan ini terutama didasarkan atas daya guna, maksudnya pengangkatan seseorang untuk memangku jabatannya didasarkan atas kecakapan atau keahliannya. 3) Pendekatan Hubungan antar manusia Pendekatan ini timbul sebagai akibat yang tidak memuaskan dari pendekatan daya guna yang kurang memperhatikan faktor hubungan antar manusia dalam administrasi. Sebagai bagian dari gerakan manajemen ilmiah, administrasi kepegawaian tidak luput dari kritik-kritik antara lain dalam mencapai daya guna terlalu menitikberatkan pada barang-barang mati, penekanan pada prosedurprosedur, bahan-bahan, bentuk-bentuk dan mengabaikan barang-barang hidupnya, yakni manusia-manusianya. Dengan pendekatan hubungan antar manusia ini tidak berarti bahwa faktor kecakapan ditinggalkan. Hanya pada pendekatan ini perhatian lebih banyak dicurahkan kepada faktor hubungan antar manusia.
12
Menurut Prof. Dr. R Arifin Abdulrachman, Administrasi kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai pegawai-pegawai negara (1960:5). Selanjutnya kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian negara meliputi : a. Analisa jabatan, klasifikasi jabatan dan evaluasi jabatan b. Recruitment, ujian-ujian dan penempatan c. Training d. Promosi dan transfer e. Penggajian f. Employee counselling g. Personnel relations h. Disiplin dan moral i. Catatan kepegawaian Dari uraian tersebut diatas maka terlihat oleh kita betapa administrasi kepegawaian memiliki peran penting dalam manajemen yang dilakukan oleh para administrator
(1. orang yang menyelenggarakan tata usaha, 2. pimpinan suatu
perusahaan (organisasi:pen): WJS.Poerwadarminta), adalah Pegawai Negeri Sipil (PNS) selaku pelaksana tugas pemerintahan baik di tingkat pusat maupun daerah, artinya keberadaan PNS tersebut tersebar baik di tingkat Pusat maupun Daerah, yang fungsi utamanya antara lain adalah sebagai pelaksana pembangunan dan pelaksana peraturan (rules aplication). Dengan demikian ditinjau dari jenisnya maka Administrasi Kepegawaian ini dapat dikatakan sebagai bagian dari administrasi publik yaitu administrasi dari negara sebagai organisasi dan administrasi itu mengejar tujuannya yang bersifat negara. C.
Fungsi Manajemen Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur.. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. 13
Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal Terdapat beberapa fungsi-fungsi menejemen yang dikemukakan para pakar, Fungsi fungsi manajemen menurut beberapa parapakar adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan mengikuti suatu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Pendapat lain bahwa fungsi Manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Fungsi-fungsi manajemen berkembang terus menjadi sehingga menjadi banyak. Berikut Pendapat Dari Beberapa Pakar tentang Fungsi Manajemen. a)
Luther Gullick: Perencanaan; Pengorganisasian; Staf (Penyusunan pegawai); Pembinaan kerja; Pengkoordinasian; Pelaporan; Pengawasan; Anggaran.
b) George
Terry:
Perencanaan;
Pengorganisasian;
Penggerak
(Actuating);
Pimpinan;
Pengawasan.
Pengawasan. c)
James
Stone:
Perencanaan;
Pengorganisasian;
Kootz dan Donnel: Perencanaan; Pengorganisasian; Staf (Penyusunan pegawai), Pembinaan kerja; Pengawasan. d) Richard Griffin: Perencanaan; Pengorganisasian; Pimpinan; Pengawasan. e)
Earnest Dale: Perencanaan; Pengorganisasian; Staf (penyusunan pegawai) Presentasi; Pengawasan.
f)
Hendry Foyal: Perencanaan; Pengorganisasian; Pimpinan; Pengawasan.
g) Lyndall Urwick: Peramalan; Perencanaan; Pengorganisasian; Pemberikomando; Pengkoordinasian; pelaporan; Pengawasan. Fungsi-fungsi manajemen dari yang dikemukakan para pakar itu bila di rekapitulasi adalah sebagai berikut: Peramalan; Perencanaan; Pengorganisasian; Penggerak; Pimpinan; Pemberikomando; Staf (Penyusunan pegawai); Pembinaan kerja; Pengkoordinasian; Pelaporan; Presentasi; Pengawasan; Anggaran.
14
Berikut paparan mengenai fungsi-fungsi manajemen secara ringkas sebagai berikut: Peramalan/Perkiraan (Forecasting) Forecasting adalah meramalkan, memproyeksikan, atau mengadakan perkiraaan/ taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan. Perencanaan (Planning) Kegiatan seorang manejer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana, berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Agar dapat membuat rencana secara teratur dan logis, sebelumnya harus ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana, merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencanaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut : 1) Tindakan apa yang harus dilakukan 2) Mengapa Tindakan itu harus dilakukan 3) Dimanakah tindakan itu harus dikerjakan 4) Kapankah tindakan itu harus dikerjakan 5) Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu 6) Bagaimana cara melaksanakan tindakan itu. Menurut Stoner, Planning adalah proses menetapkan sasaran/tujuan dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi. Proses menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. Organisasi (Organizing) Organisasi (Organizing) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran. Bila di tinjau dari proses, maka proses itu adalah proses menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan diatur dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan dapat bekerja secara efektif.
15
Pengorganisasian atau Organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antar bagianbagian satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan struktur yang ada. Pengorganisasian bertujuan membagi satu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Aktual (Actuating) Menggerakkan Mengerakkan atau actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendiri atau penuh kesadaran secara brsama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal in yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership) Pimpinan (Leading) Pekerjaan leading meliputi empat kegiatan yaitu: 1) Mengambil keputusan. 2) Mengadakan komunikasi agar terjadi saling pengertian antara manajer dan bawahan. 3) Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak. 4) Mengkoordinasi kegiatan Pengarahan (Directing/Commanding) Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula. Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses pelaksanaan program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasinya. Motivasi (Motivating) Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan satu dari beberapa fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, inovasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan. 16
Inovasi (Inovation) Inovasi adalah Proses atau hasil pengembangan atau pemanfaatan/mobi-lesasi pengetahuan, keterampilan (termasuk keterampilan teknologis) dan pengalaman untuk menciptakan atau memperbaiki produk (barang dan/atau jasa), proses, dan/atau sistem yang baru, yang memberikan nilai yang berarti atau secara signifikan (terutama ekonomi dan sosial). Koordinasi (Coordinating) Koordinasi atau pengkoordinasian merupakan satu dari beberapa fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri. Kendali (Controlling) Kendali, sering juga disebut Pengawasan, Controlling atau, sering juga disebut pengendalian adalah satu diantara beberapa fungsi manajemen berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan tujuan yang telah digariskan semula. Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan dan dilaksanakan bisa berjalan sesuai target yang diharapkan. Pengawasan merupakan tindakan seorang manejer untuk menilai dan mengendalikan jalan suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan Laporan (Reporting) Adalah suatu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pimpinan yang lebih tinggi, baik secara lisan maupun tertulis. Tentu yang terbaik adalah tertulis.
17
Staf (Staffing) Staf merupakan suatu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi. D. Unsur Manajemen Manajemen sebagai suatu ilmu dan konsepsi kerja, pada dasarnya timbul dan lahir dari akal budi manusia sendiri. Sebelum manajeme n lahir sebagai suatu ilmu yang sistematis, padahakikatnya prinsip-prinsipnya, metode-metodenya, unsurunsurnya sudah terdapat dalam setiap tindakan dan perilaku manusia itu sendiri, hanya saja belum disusun dalam suatu kerangka ilmu yang sistematis. Prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel dalam arti penerapannya perlu mempertimbangkan pula keadaan-keadaan khusus yaitu pertimbangan yang berhubungan dengan unsur manusia sebagai unsur dasar manajemen. Uraian diatas menunjukkan urgensinya perhatian atas unsur manusia dengan berbagai aspek motif, emosi, aspirasi, rasio, dan lain-lainnya sebagai unsur dasar manajemen. Banyak penulis menggunakan istilah sarana (tools) atau alat manajemen untuk menyebutkan unsur manajemen ini. E. Kast menyebutkan adanya dua unsur dasar manajemen, yaitu : a.
Men
b.
Materials
Sedangkan O.F. Peterson memberikan definisi atas manajemen sebagai “the use of men, materials and money to echieve a common goal” (penggunaan sekelompok orang, material serta uang untuk mencapai tujuan bersama). Dari definisi tersebut nampak adanya 3 (tiga) unsure dasar manajemen, yaitu : a.
Men
b.
Materials
c.
Money
George R. Terry mengemukakan bahwa unsure dasar (basic elements) yang merupakan sumber yang dapat digunakan (available resources) untuk mencapai tujuan dalam manajemen adalah : a.
Men
b.
Money
c.
Machines 18
d.
Methods
e.
Materials
Selain kelima unsur diatas terdapat unsur yang keenam dari manajemen yaitu “market”. Unsur-unsur manajemen tersebut biasanya dikenal dengan istilah “6 M didalam manajemen” (The Six M’s in Management). Berikut adalah uraian singkat mengenai enam unsur manajemen tersebut : 1)
M e n (manusia, orang-orang, tenaga kerja) Tenaga kerja ini meliputi baik tenaga kerja eksekutif maupun operatif. Dalam kegiatan manajemen faktor manusia adalah yang paling menentukan. Titik pusat dari manajemen adalah manusia, sebab manusia membuat tujuan dan dia pulalah yang melakukan proses kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkannya itu. Tanpa tenaga kerja tidak akan ada proses kerja. Hanya saja manajemen itu sendiri tidak akan timbul apabila setiap orang bekerja untuk dirinya sendiri saja tanpa mengadakan kerjasama dengan yang lain. Manajemen timbul karena adanya orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
2)
Money (uang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan) Uang merupakan unsur yang penting untuk mencapai tujuan disamping faktor manusia yang menjadi unsur paling penting (the most important tool) dan faktorfaktor lainnya. Dalam dunia modern yang merupakan faktor yang penting sebagai alat tukar dan alat pengukur nilai suatu usaha. Suatu perusahaan yang besar diukur pula dari jumlah uang berputar pada perusahaan itu. Tetapi yang menggunakan uang tidak hanya perusahaan saja, instansi pemerintah dan yayasan-yayasan juga menggunakannya. Jadi uang diperlukan pada setiap kegiatan manusia untuk mencapai tujuannya. Terlebih dalam pelaksanaan manajemen ilmiah, harus ada perhatian yang sungguh-sungguh terhadap faktor uang karena segala sesuatu diperhitungkan secara rasional yaitu memperhitungkan berapa jumlah tenaga yang harus dibayar, berapa alar-alat yang dibutuhkan yang harus dibeli dan berapa pula hasil yang dapat dicapai dari suatu investasi.
3)
Machines (mesin atau alat-alat yang diperlukan untuk mencapai tujuan). Dalam setiap organisasi, peranan mesin-mesin sebagai alat pembantu kerja sangat diperlukan. Mesin dapat meringankan dan memudahkan dalam melaksanakan pekerjaan. Hanya yang perlu diingat bahwa penggunaan mesin sangat tergantung 19
pada manusia, bukan manusia yang tergantung atau bahkan diperbudak oleh mesin. Mesin itu sendiri tidak akan ada kalau tidak ada yang menemukannya, sedangkan yang menemukan adalah manusia. Mesin dibuat adalah untuk mempermudah atau membantu tercapainya tujuan hidup manusia. 4)
Methods ( metoda atau cara yang digunakan dalam usaha mencapai tujuan). Cara untuk melaksanakan pekerjaan dalam mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sangat menentukan hasil kerja seseorang. Metode ini diperlukan dalam setiap kegiatan menejemen yaitu dalam kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Dengan cara kerja yang baik akan memperlancar dan memudahkan pelaksanaan pekerjaan. Tetapi walaupun metode kerja yang telah dirumuskan atau ditetapkan itu baik, kalau orang yang diserahi tugas pelaksanaannya kurang mengerti atau tidak berpengalaman maka hasilnya juga akan tetap kurang baik. Oleh karena itu hasil penggunaan/penerapan suatu metode akan tergantung pula pada orangnya.
5)
Materials (bahan atau perlengkapan yang diperlukan untuk mencapai tujuan). Manusia tanpa material atau bahan-bahan tidak akan dapat mencapai tujuan yang dikehendakinya, sehingga unsur material dalam manajemen tidak dapat diabaikan.
6)
Market (pasar untuk menjual output/barang yang dihasilkan). Bagi suatu perusahaan, pemasaran produk yang dihasilkan sudah barang tentu sangat penting bagi kelangsungan proses produksi dari perusahaan itu sendiri. Proses produksi suatu barang akan berhenti apabila barang-barang yang diproduksi itu tidak laku atau tidak diserap oleh konsumen. Dengan perkataan lain pasar sangat penting untuk dikuasai demi kelangsungan proses kegiatan perusahaan atau industri. Oleh karena itu penguasaan pasar untuk mendistribusikan hasil-hasil produksi agar sampai kepada konsumen merupakan hal yang menentukan dalam aktivitas manajemen. Agar pasaran dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera dan daya beli konsumen. Barang yang berkualitas rendah dengan harga yang relatif mahal tidak akan laku dijual. Hal diatas adalah penggunaan pasar dalam dunia perniagaan. Adapun dalam administrasi Negara, yang menjadi pasar adalah masyarakat (publik) secara keseluruhan, sedangkan yang menjadi produknya adalah berupa pelayanan dan jasa (service). Apabila rakyat atau masyarakat telah merasakan pelayanan yang sebaik-baiknya dari 20
pemerintahnya maka rakyat akan pula memberikan kerjasama dengan sebaikbaiknya atau dengan perkataan lain mendukungnya sehingga pemerintahan dapat berjalan dengan stabil. E. Tata Naskah Kepegawaian Dalam rangka tertib Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan sebagai upaya peningkatan pelayanan terhadap masyarakat maupun kepada Pegawai Negeri Sipil itu sendiri, maka setiap kali terbit Keputusan Mutasi terhadapnya harus disimpan dalam bentuk dokumen dalam bentuk fisik (yang disimpan dalam Lemari/Filing Tata Naskah Kepegawaian) yang sebelumnya dicatat dalam Kartu Induk, maupun image document (dokumen kepegawaian yang disimpan dalam bentuk elektronik dan dapat diakses dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau sejenisnya). Tujuannya adalah agar informasi yang tersedia dapat dikelola secara efisien dan efektif dengan cara disimpan dan disusun dengan tertib sehingga jika diperlukan sewaktu-waktu dapat disajikan dengan cepat dan akurat. Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian PNS, ruang lingkup pengelolaan Tata Naskah tersebut meliputi pengelolaan tata naskah dalam bentuk fisik maupun dalam bentuk image document. Agar dapat mengelolaTata Naskah berdasarkan pedoman tersebut pembaca diharapkan mampu memahami pengertian-pengertian sebagai berikut : 1.
Tata Naskah Kepegawaian PNS adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat sebagai Calon PNS/PNS sampai dengan mencapai batas usia pensiun, berupa Surat-Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang di bidang kepegawaian.
2.
Lemari/Filing Tata Naskah Kepegawaian PNS adalah tempat penyimpanan dan pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS yang disimpan secara teratur dalam bentuk dokumen fisik.
3.
Filing Dokumen Elektronik Kepegawaian PNS adalah tempat penyimpanan dan pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS yang disimpan secara teratur dalam bentuk media elektronik berupa image document.
4.
Kartu Induk (KARIN) PNS adalah kartu yang dipergunakan untuk mencatat data master/dasar dan mutasi kepegawaian. 21
5.
Daftar Isi adalah daftar yang dipergunakan untuk mencatat setiap jenis mutasi kepegawaian sejak pengangkatan pertama sebagai Calon PNS/ PNS sampai dengan pensiun.
6.
Sampul Plastik Bening adalah sampul plastik yang dipergunakan untuk penyimpanan dan pengelolaan tata naskah kepegawaian PNS yang disimpan secara teratur dalam bentuk dokumen fisik.
7.
Sampul Tata naskah adalah sampul yang dipergunakan untuk pelapis sampul plastik bening.
8.
Dokumen Kepegawaian adalah dokumen di bidang Kepegawaian yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang.
9.
Arsip Kepegawaian adalah kumpulan surat-surat keputusan di bidang kepegawaian yang dikelurkan oleh pejabat yang berwenang yang disimpan dalam susunan yang teratur dan tertib sehingga dapat ditemukan dan dipergunakan apabila diperlukan.
10. Image Document adalah dokumen di bidang Kepegawaian yang disimpan dalam media elektronik dan dapat diakses dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau sejenisnya. 11. Database adalah kumpulan data dasar yang disimpan dalam komputer secara sistematik sehingga dapat digunakan untuk menyajikan informasi yang diperlukan. 12. Sistem Informasi Kepegawaian adalah sekumpulan komponen informasi kepegawaian yang terintegrasi untuk mendukung kelancaran pelaksanaan fungsi dalam bidang administrasi kepegawaian yang efisien dan efektif. 13. Verifikasi Dokumen Kepegawaian adalah kegiatan pencocokan data /dokumen kepegawaian dengan database kepegawaian. 14. Validasi Dokumen Kepegawaian adalah kegiatan meneliti data/dokumen kepegawaian yang telah diverifikasi dengan master/induk dokumen kepegawaian yang tersimpan dalam tata naskah. 15. Pemindaian Dokumen Kepegawaian adalah kegiatan memindai dokumen fisik menjadi bentuk image document. 16. Pencatatan Dokumen Kepegawaian adalah kegiatan penulisan jenis data/dokumen kepegawaian ke dalam Daftar Isi dan atau Kartu Induk Pegawai. 17. Penyimpanan Dokumen Kepegawaian adalah kegiatan penataan dokumen kepegawaian PNS baik dokumen fisik maupun image document dalam media yang telah ditentukan. 22
18. Pengelolaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang berintikan perencanaan, pengorganisasian pekerjaan, dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 19. Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian PNS adalah suatu rangkaian kegiatan yang terdiri dari pencatatan, pemindaian, penyimpanan, dan pemeliharaan secara sistem baik dalam bentuk dokumen fisik maupun image document. 20. Aplikasi Dokumen Manajemen Sistem yang selanjutnya disingkat Aplikasi DMS adalah sistem perekaman atau pemindaian dan informasi mengenai dokumen Kepegawaian yang berbasis komputer yang disusun sedemikian rupa untuk penyajian dan pengelolaan dokumen kepegawaian. 21. Instansi adalah Instansi Pemerintah Pusat dan Instansi Pemerintah Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota. 22. Aplikasi adalah program komputer yang disusun sedemikian rupa untuk tujuan tertentu dalam sistem pengolahan bahasa pemograman. 23. Aplikasi Pemindai adalah modul program yang dipakai untuk proses pemindai dokumen atau proses pemindaian dokumen fisik ke bentuk image document. 24. Aplikasi Pengelolaan Informasi Tata Naskah adalah modul program yang dipakai untuk proses penyajian informasi tata naskah secara elektronik. 25. Server adalah suatu personal computer yang mempunyai spesifikasi lebih cepat/tinggi untuk mengatur dan mengelola suatu jaringan/network. PENGELOLAAN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PNS DALAM BENTUK FISIK. Seperti telah dijelaskan didepan bahwa pengeloaan Tata Naskah Kepegawaian PNS tersebut meliputi pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian dalam bentuk fisik dan dalam bentuk image document. Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian dalam bentuk dokumen fisik meliputi penyimpanan dokumen-dokumen antara lain : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)
Kartu Pendaftaran Ulang PNS (KARDAF) Tahun 1974; Data Kepegawaian Perorangan (DKP); Nota Persetujuan/Penetapan NIP Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Pengangkatan sebagai Calon PNS; Surat Keputusan Pengangkatan Calon PNS sebagai realisasi dari Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara yang diterbitkan oleh Pimpinan Instansi; Surat Perintah Melaksanakan Tugas (SPMT); Surat Tanda Tamat Lulus Pendidikan dan Pelatihan (STTPL); Berita Acara Pengangkatan Sumpah/Janji PNS; 23
8) 9)
10) 11)
12) 13) 14) 15) 16) 17) 18) 19) 20) 21) 22) 23)
24) 25) 26) 27)
28)
Surat Keputusan Pengangkatan Calon PNS sebagai PNS yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi; Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Kenaikan Pangkat PNS berpangkat IV/b ke bawah dan Nota Pertimbangan Teknis Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Kenaikan Pangkat PNS berpangkat IV/c ke atas; Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Mutasi lain-lain; Surat Keputusan Kenaikan Pangkat PNS sebagai Realisasi Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara dan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat yang diterbitkan oleh Badan Kepegawaian Negara; Surat Keputusan Mutasi lain-lain PNS sebagai Realisasi Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara; Penetapan Angka Kredit (PAK); Berita Acara Pelantikan dalam Jabatan Surat Keputusan Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian dalam dan dari Jabatan; Surat Pernyataan Menduduki Jabatan; Surat Keputusan Pindah Wilayah Kerja; Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Perpindahan Antar Instansi; Surat Keputusan Pindah Antar Instansi sebagai Realisasi Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara yang diterbitkan oleh pimpinan instansi; Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Peninjauan Masa Kerja; Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja sebagai Realisasi dari Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara yang diterbitkan oleh Pimpinan Instansi; Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Cuti di Luar Tanggungan Negara; Surat Keputusan Cuti di Luar Tanggungan Negara sebagai realisasi dari Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara yang diterbitkan oleh Pimpinan Instansi; Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Pengaktifan Kembali Setelah Menjalankan Cuti di Luar Tanggungan Negara; Surat Keputusan Pengaktifan Kembali Setelah Menjalankan Cuti di Luar Tanggungan Negara; Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Perbantuan pada Daerah Otonomi/Instansi lain; Surat Keputusan Perbantuan kepada Daerah Otonom/Instansi lain sebagai realisasi dari Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara yang diterbitkan oleh Pimpinan Instansi; Surat Keputusan Penarikan dari Perbantuan; 24
29) Surat Keputusan Diperkerjakan pada Daerah Otonom/Instansi lain; 30) Surat Keputusan Penarikan dari Diperkerjakan; 31) Surat Keputusan Hukuman Disiplin; 32) Surat Keputusan Pengangkatan Kembali dari Pemberhentian sebagai Pejabat Negara; 33) Surat Keputusan Pembebasan dari Jabatan Organik; 34) Surat Keputusan Pemberhentian Sementara; 35) Surat Keputusan Pengaktifan Kembali dari Pemberhentian Sementara; 36) Laporan Pegawai yang hilang; 37) Laporan Kembalinya PNS yang hilang; 38) Surat Keputusan Pemberian Uang Tunggu; 39) Surat Keputusan Penggantian/Perubahan nama; 40) Surat Keputusan Penetapan Tanggal Lahir; 41) Tanda Lulus Mengikuti Pendidikan Kedinasan; 42) Tanda Lulus Mengikuti Pendidikan dan Pelatihan/ Penataran/Kursus; 43) Surat Keputusan Tugas Belajar Pendidikan Umum; 44) Surat Tanda Lulus/Ijazah Pendidikan Umum; 45) Laporan Peningkatan Pendidikan; 46) Laporan Perkawinan Pertama/Kedua/Ketiga/Perceraian; 47) Laporan Kelahiran/Kematian Anak; 48) Surat Keterangan Pengangkatan Anak; 49) Surat Izin untuk Melangsungkan Perceraian; 50) Laporan Kematian Suami/Istri; 51) Surat Keputusan Tanda Kehormatan/Tanda Jasa; 52) Surat Keputusan Penyesuaian Gaji Pokok; 53) Surat Keputusan Penyesuaian Jabatan bagi PNS yang Menduduki Jabatan Fungsional Tertentu; 54) Surat Keputusan Pengangkatan PNS dalam Pangkat Lokal; 55) Hasil Pendataan Ulang PNS Juli 2003; 56) Surat Keputusan Konversi NIP; 57) Surat Keputusan Meninggal Dunia; 58) Surat Keputusan Pemberhentian; 59) Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Pengabdian; dan 60) Surat Keputusan Pensiun.
25
Prosedur Pencatatan Dokumen Kepegawaian PNS Adapun Pelaksanaan kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS yang disimpan dalam bentuk dokumen fisik, meliputi pemeriksaan (verifikasi) dan validasi. a)
Pemeriksaan (verifikasi) dokumen kepegawaian PNS Verifikator melaksanakan kegiatan menerima, menyortir, menge-lompokkan perjenis dokumen pertahun lahir, mencocokkan dokumen dengan database; Mendistribusikan dokumen kepegawaian kepada Pengelola Tata Naskah; dan Membuat laporan.
b)
Validasi dokumen kepegawaian PNS Pengelola Tata Naskah melaksanakan kegiatan menerima, menyortir dan mengelompokkan dokumen kepegawaian pertahun lahir, meneliti, mencatat jenis mutasi kepegawaian ke dalam Daftar Isi dan Kartu Induk, serta memasukkan dokumen kepegawaian ke dalam sampul bening dan sampul tata naskah; dan Melaporkan permasalahan dokumen kepegawaian kepada atasannya.
Prosedur Penyimpanan Tata Naskah Kepegawaian PNS Kegiatan penyimpanan Tata Naskah Kepegawaian PNS meliputi : a)
Memberikan label pada lemari penyimpanan tata naskah dan sampul tata naskah sesuai dengan urutan NIP;
b)
Dalam menyusun tata naskah sesuai dengan urutan NIP, diatur sebagai berikut: disusun menurut tahun, bulan, dan tanggal lahir; apabila terdapat PNS yang tahun, bulan, dan tanggal lahirnya sama, maka disusun menurut tahun dan bulan pengangkatan (TMT CPNS/PNS); apabila terdapat PNS yang tahun, bulan, dan tanggal lahir, serta tahun dan bulan pengangkatan (TMT CPNS/PNS) sama, maka disusun menurut jenis kelamin; dan apabila terdapat PNS yang tahun, bulan, dan tanggal lahir, tahun dan bulan pengangkatan (TMT CPNS/PNS), serta jenis kelaminnya sama, maka disusun menurut nomor urut NIP PNS yang bersangkutan.
c)
Menyimpan tata naskah ke dalam lemari penyimpanan tata naskah sesuai dengan urutan NIP; dan
d)
Membuat laporan.
26
Prosedur Pemeliharaan Tata Naskah Kepegawaian PNS Arsip dokumen kepegawaian PNS sebagai aset sejarah perjalanan karir seorang PNS perlu dipelihara baik secara nilai guna maupun memperpanjang usia dokumen kepegawaian serta pengendalian jumlah tata naskah. a)
Pemeliharaan nilai guna : Pengelola tata naskah secara berkala melakukan inventarisasi dan rasionalisasi isi tata naskah kepegawaian PNS sesuai dengan jadwal retensi arsip; Dalam hal terjadi mutasi pindah wilayah kerja di lingkungan Kanreg BKN, BKD Kab/Kota/Provinsi, maka tata naskah kepegawaian PNS yang bersangkutan dipindahkan ke Kanreg BKN, BKD Kab/Kota/Provinsi sesuai dengan unit kerja yang baru oleh unit pengelola tata naskah yang lama. Melaporkan hasil inventarisasi dan rasionalisasi kepada atasannya; dan Membuat laporan.
b)
Memperpanjang usia dokumen dilakukan oleh pengelola tata naskah/unit kerja terkait dengan cara: Mengatur suhu ruangan antara 180 - 210 C; Memberikan penerangan yang cukup; Membersihkan debu pada rak lemari dengan vacuum cleaner; Ditiap-tiap rak lemari diberi kapur barus secukupnya; Melakukan penyemprotan bahan kimia pembrantas serangga /fumigasi secara berkala; dan Membersihkan dan mengganti sarana penyimpanan yang rusak.
c)
Pengendalian Tata Naskah Kepegawaian PNS: Pengelola tata naskah mengendalikan jumlah tata naskah yang dikelola secara berkala dengan berpedoman pada listing; Mengendalikan katalog peminjaman dan pengembalian tata naskah; dan Membuat laporan.
27
Prosedur Pelayanan Informasi Dokumen Kepegawaian PNS Dalam memberikan pelayanan kepada PNS dan pejabat Pembina kepegawaian serta instansi terkait sebagai pengguna informasi kepegawaian perlu memperhatikan tata cara peminjaman dan pengembalian tata naskah sebagai berikut: a)
Peminjaman Unit kerja yang membutuhkan informasi kepegawaian berkaitan dengan Tata Naskah Kepegawaian PNS harus mengajukan dan mengisi Formulir Peminjaman Tata Naskah Kepegawaian PNS rangkap 3 (tiga) sesuai dengan dokumen kepegawaian yang diperlukan dan ditandangani oleh pejabat yang diberi kewenangan yang dibuat menurut contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 1 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini; Unit kerja pengelola Tata Naskah Kepegawaian PNS menerima, menyetujui formulir peminjaman Tata Naskah Kepegawaian PNS, 1 (satu) rangkap disimpan oleh pejabat yang diberi kewenangan yang meminjamkan, 1 (satu) rangkap diserahkan kepada pengelola tata naskah dan 1 (satu) rangkap diserahkan beserta dokumen kepegawaian sesuai dengan kebutuhan kepada unit kerja peminjam; Jangka waktu peminjaman paling lama 5 (lima) hari kerja; dan Khusus Instansi diluar Instansi pengelola Tata Naskah kepegawaian PNS yang membutuhkan informasi dokumen kepegawaian yang ada di dalam tata naskah kepegawaian PNS harus mengajukan surat permintaan kepada instansi pengelola Tata Naskah kepegawaian PNS, kemudian instansi pengelola tata naskah memberikan foto kopi dokumen kepegawaian sesuai yang dibutuhkan.
b)
Pengembalian tata naskah yang dipinjam Instansi/unit kerja peminjam setelah jangka waktu peminjaman telah habis, wajib untuk mengembalikan dokumen tata naskah kepada pengelola tata naskah, apabila dokumen tata naskah masih diperlukan dapat mengajukan perpanjangan waktu selama 5 (lima) hari kerja; Unit kerja pengelola Tata Naskah Kepegawaian PNS wajib mengingatkan kepada instansi/unit kerja peminjam bahwa jangka waktu peminjaman telah habis; dan
28
Unit kerja pengelola Tata Naskah Kepegawaian PNS mengembalikan dokumen kepegawaian sesuai dengan tata letak tata naskah sesuai dengan urutan NIP, dan mencatat pada buku pengendalian. c)
Sarana dan prasarana penyimpanan Ruangan penyimpanan dengan luas dan kekuatan sesuai dengan kebutuhan; Lemari penyimpanan tata naskah kepegawaian yang digunakan adalah lemari yang aman, mudah untuk menyimpan, dan cepat menemukan kembali tata naskah atau dapat menggunakan contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 2 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini; Sampul tata naskah dibuat dari bahan yang kuat sebagai pelindung tata naskah atau dapat menggunakan contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 3 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini; Sampul plastik bening yang kuat dan tahan air untuk menyimpan dokumen atau dapat menggunakan contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 4 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini; Kartu Induk dibuat menurut contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 5 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini; Daftar Isi dibuat menurut contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 6 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini; Katalog peminjaman; Masker; Sarung tangan; Personal Computer; Printer; Vacuum cleaner; dan peralatan lain yang diperlukan.
29
PENGELOLAAN TATA NASKAH DALAM BENTUK IMAGE DOCUMENT. Jenis Dokumen Kepegawaian PNS yang dipindai, meliputi : 1)
Nota Persetujuan/Pertimbangan NIP Calon PNS/PNS/Nota Persetujuan Teknis Pengalihan Status menjadi PNS;
2)
Ijazah yang digunakan sebagai dasar pengangkatan menjadi Calon PNS/PNS dan Ijazah terakhir yang diperoleh dari Peningkatan Pendidikan;
3)
Daftar Riwayat Hidup (DRH);
4)
Keputusan Pengangkatan Calon PNS;
5)
Keputusan Pengangkatan PNS;
6)
Keputusan Penetapan Perubahan Data Dasar (Nama,Tahun,Bulan dan tanggal lahir, TMT Calon PNS/PNS dan jenis kelamin);
7)
Keputusan Kenaikan Pangkat terakhir;
8)
Keputusan Pengangkatan dalam jabatan terakhir;
9)
Keputusan Pembebasan/Pemberhentian dari jabatan organik/ Pegawai Negeri; dan
10) Keputusan Pengangkatan/Pemberhentian sebagai Pejabat Negara. Prosedur Pemindaian Dokumen Kepegawaian PNS meliputi kegiatan: a.
Tahap pra-scanning Pengelola tata naskah melaksanakan kegiatan : Mengeluarkan dan mengelompokkan jenis dokumen kepegawaian sesuai urutan NIP dari lemari/tempat penyimpanan; Mengisi Formulir Pengendalian Dokumen Scanning sesuai dengan jenis dokumen kepegawaian dibuat menurut contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 7 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini; Menandatangani Formulir Pengendalian Scanning; Mengirimkan dokumen kepegawaian kepada petugas scanning; dan Membuat laporan.
b.
Tahap scanning Petugas scanning melaksanakan kegiatan : Menerima dan menandatangani bukti pengiriman dokumen; Memindai dokumen yang telah dikelompokan;
30
Melakukan scanning dokumen dengan menggunakan aplikasi yang tata caranya dibuat menurut contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 8 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini; Memberikan nama jenis dokumen pada image document hasil perekaman sesuai dengan format penamaan jenis dokumen; Mengendalikan
jenis
dokumen yang telah discan dalam formulir
pengendalian; Menandatangani formulir pengendalian; Mengembalikan dokumen yang telah di scanning ke pengelola tata naskah; dan Membuat laporan. c. Tahap pasca scanning Pengelola tata naskah melaksanakan kegiatan : Menerima, memeriksa jumlah dokumen kepegawaian dari petugas scanning; Memasukkan dokumen kepegawaian sesuai dengan urutan NIP kedalam lemari/tempat penyimpanan tata naskah; Membuat laporan. Prosedur penyimpanan dokumen kepegawaian Dokumen kepegawaian elektronik otomatis telah tersimpan secara terpusat pada database image saat pemindaian dokumen dilakukan. Prosedur pemeliharaan Tata Naskah Kepegawaian PNS Untuk mengatur penggunaan database image digunakan sistem manajemen dokumen dengan menggunakan aplikasi sebagai berikut: a)
Pencarian dokumen;
b)
Mengubah metadata dokumen;
c)
Menghapus dokumen;
d)
Memindahkan dokumen;
e)
Pengelolaan jenis dokumen;
f)
Riwayat aktifitas dokumen elektronik;
g)
Pengelolaan dokumen; dan
h)
Peminjaman dokumen. 31
Tata cara penggunaan Aplikasi DMS dibuat menurut contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 9 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 18 Tahun 2011. Pelayanan Informasi Tata Naskah Kepegawaian PNS Pelayanan informasi Tata Naskah Kepegawaian PNS dalam bentuk image document dapat dilakukan melalui jaringan internet. Tampilan data elektronik yang dapat disajikan antara lain: a)
data/dokumen kepegawaian;
b)
legalisasi dokumen kepegawaian sesuai dengan dokumen yang tersimpan dalam tata naskah; dan
c)
menyajikan informasi Tata Naskah Kepegawaian PNS dengan menggunakan aplikasi yang dibuat menurut contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 10 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini.
Sarana dan prasarana penyimpanan terdiri dari : 1)
Personal Computer dengan spesifikasi minimal dapat menggunakan contoh sebagaimana tersebut
dalam Anak Lampiran 11 Peraturan Kepala Badan
Kepegawaian Negara ini; 2)
Printer dengan spesifikasi minimal dapat menggunakan contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 12 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini;
3)
Scanner dengan spesifikasi minimal yang dapat menggunakan contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 13 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini;
4)
Barcode reader dengan spesifikasi minimal yang dapat menggunakan contoh sebagaimana tersebut
dalam Anak Lampiran 14 Peraturan Kepala Badan
Kepegawaian Negara . 5)
Server dengan spesifikasi minimal yang dapat menggunakan contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 15 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini;
6)
Switch/Hub
7)
Kabel data;
8)
USB;
9)
External Disk; 32
10) Aplikasi; 11) Kertas; dan 12) Toner. F. Rangkuman Salah satu tujuan dari pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil adalah sebagai upaya terwujudnya system informasi kepegawaian yang terintegrasi secara nasional dan pelayanan informasi kepegawaian secara efisien dan efektif. Ruang lingkup pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil ini meliputi pengelolaan tata naskah dalam bentuk dokumen fisik dan pengelolaan tata naskah dalam bentuk image document. Sementara itu dalam pengelolaanya pejabat yang bertanggungjawab dalam kegiatan ini harus berpedoman pada Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil.
33
BAB III MUTASI KEPEGAWAIAN Indikator keberhasilan : Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan mengerti jenis-jenis mutasi kepegawaian.
A. Pengertian Mutasi Perkembangan organisasi dan perubahan karier Pegawai Negeri Sipil mengakibatkan perubahan status kepegawaian seseorang. Perubahan status ini biasa ditandai dengan Mutasi sebagai usaha menempatkan pegawai pada pekerjaan dan jabatan yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuannya (the right an in the right place). Seleksi dalam penempatan selama ini belum tentu dapat menjamin sepenuhnya bahwa akan diperoleh orang yang tepat pada tempat yang tepat, untuk itu agar diperhatikan beberapa alasan dalam pelaksanaan mutasi ini antara lain adalah dengan memperhatikan kemampuan kerja, rasa tanggungjawab, kesenangan dan sebagainya. Agar mutasi yang dilaksanakan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi maka perlu adanya evaluasi pada setiap pegawai secara terus menerus dan objektif, sehingga dengan mutasi akan diperoleh hasil yang lebih baik dalam pembinaan pegawai. Apalagi jika hal ini didasari pada pandangan bahwa mutasi sebagai langkah untuk meningkatkan semangat dan kegairahan bekerja yang bersifat rutin sehingga dapat menimbulkan kebosanan. Pengertian mutasi dari sudut kepegawaian adalah segala perubahan mengenai seseorang
Pegawai
Negeri
Sipil
(PNS),
seperti
pengangkatan,
pemindahan,
pemberhentian, pemensiunan, perubahan susunan keluarga, dan lain-lain. Dalam Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 22 Tahun 2007 tentang Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil dinyatakan bahwa Mutasi kepegawaian adalah segala perubahan mengenai data Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil yang berkaitan dengan pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, pemensiunan dan perubahan susunan keluarga serta perubahan lain di bidang kepegawaian. Terkait dengan hal tersebut mutasi juga termasuk
pemindahan pegawai dari atau ke
Instansi di lingkungan Pemerintahan termasuk : 1. Pemindahan antar Kabupaten/ Kota dalam satu Provinsi. 34
2. Pemindahan dari Kabupaten / Kota ke Provinsi atau sebaliknya 3. Pemindahan antar Kabupaten kota luar Provinsi 4. Pemindahan dari Kabupaten / Kota atau Propinsi ke Pusat atau sebaliknya ; 5. Pemindahan antar unit kerja dalam satu organisasi. Mutasi atau pemindahan pegawai ini dapat terjadi karena dua hal yaitu Keinginan pegawai itu sendiri, misalnya: Pegawai yang bersangkutan merasa tidak sesuai dengan bidang tugasnya atau jabatannya dan/atau dikarenakan kebutuhan organisasi seperti rotasi, promosi atau hukuman. Hal ini sejalan dengan pasal 73 Undang-undang Aparatur Sipil Negara dinyatakan antara lain sebagai berikut : a) Setiap PNS dapat dimutasi tugas dan/atau lokasi dalam 1 (satu) Instansi Pusat, antarInstansi Pusat, 1 (satu) Instansi Daerah, antar-Instansi Daerah, antar-Instansi Pusat dan Instansi Daerah, dan ke perwakilan Negara Kesatuan Republik Indonesia di luar negeri. Mutasi PNS dalam satu Instansi Pusat atau Instansi Daerah ini dilakukan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian. b) Mutasi PNS antar kabupaten/kota dalam satu provinsi ditetapkan oleh gubernur setelah memperoleh pertimbangan kepala BKN. c) Mutasi PNS antar kabupaten/kota antar provinsi, dan antar provinsi ditetapkan oleh menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri setelah memperoleh pertimbangan kepala BKN. d) Mutasi PNS provinsi/kabupaten/kota ke Instansi Pusat atau sebaliknya, ditetapkan oleh kepala BKN. e) Mutasi PNS antar-Instansi Pusat ditetapkan oleh kepala BKN. f) Dalam pelaksanaan mutasi ini agar diperhatikan prinsip larangan konflik kepentingan. Disamping itu Pembiayaan sebagai dampak dilakukannya mutasi PNS dibebankan pada anggaran pendapatan dan belanja negara untuk Instansi Pusat dan anggaran pendapatan dan belanja daerah untuk Instansi Daerah. Undang-undang ASN ini memberikan pengertian mutasi terbatas pada perpindahan lokasi kerja baik dalam maupun keluar instansi baik antar-Instansi Pusat, 1 (satu) Instansi Daerah, antar-Instansi Daerah, antar-Instansi Pusat dan Instansi Daerah, dan ke perwakilan Negara Kesatuan Republik Indonesia di luar negeri. 35
Sedangkan dalam bahasan modul ini pengertian mutasi akan disinggung dari aspek adminsitrasi yaitu tujuan, jenis-jenis mutasi kepegawaian, dan syarat-syaratnya dalam rangka pembinaan Pegawai Negeri Sipil. B. Tujuan Mutasi Ditinjau dari tujuannya mutasi adalah : 1. Sebagai upaya meningkatkan prestasi (production transfer) karena kinerja ditempat terdahulu menurun. 2. Sebagai upaya menggantikan pegawai yang berhenti dalam posisi yang sama yang dipangku sebelumnya (Replacement transfer). 3. Sebagai upaya meningkatkan kemampuan dan pengetahuan dalam posisi jabatan yang lama dengan jabatan yang baru (Versality Transfer). 4. Shift transfer yaitu mutasi dalam jabatan yang sama, tetapi berbeda shift, misalnya shift A malam ke shift B (siang). 5. Remedial transfer yaitu mutasi pegawai ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerjasama antar pegawai. 6. Temporary transfer yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk menggantikan pegawai yang berhalangan. Dengan demikian dapat disimpulkan tujuan mutasi adalah untuk menempatkan orang yang tepat pada tempat yang tepat (the right man in the right place) dan untuk meningkatkan semangat serta kegairahan dalam bekerja. Ada 3 sistem yang menjadi dasar pelaksanaan mutasi pegawai menurut H. Malayu S.P. Hasibuan (2008 : 103) yaitu : a) Seniority System Adalah mutasi yang didasarkan atau landasan masa kerja, usia, dan pengalaman kerja dari pegawai yang bersangkutan. Sistem mutasi ini tidak objektif karena kecakapan orang yang dimutasikan berdasarkan senioritas belum tentu mampu menduduki jabatan yang baru. b) Spoil System Adalah mutasi yang didasarkan atas landasan kekeluargaan. Sistem mutasi ini kurang baik karena didasarkan atas pertimbangan suka atau tidak suka.
36
c) Merit System Adalah mutasi pegawai yang didasarkan atas landasan yang bersifat ilmiah, objektif dan hasil prestasi kerja. Merit system ini merupakan dasar mutasi yang baik karena : 1) Output dan produktivitas kerja meningkat. 2) Semangat kerja meningkat. 3) Jumlah kesalahan yang diperbuat menurun. 4) Absensi karyawan semakin baik. 5) Disiplin karyawan semakin baik. 6) Jumlah kecelakaan akan menurun. C. Jenis-jenis Mutasi Kepegawaian Undang-undang tentang Aparatur Sipil Negara menyatakan antara lain Pegawai Negeri Sipil adalah warga Negara Indonesia yang telah memenuhi syarat tertentu dan diangkat sebagai pegawai ASN secara tetap oleh Pejabat Pembina Kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan. Untuk itu kepadanya diberikan Nomor Induk Pegawai secara Nasional. Menurut Undang-undang ASN ini, bahwa yang termasuk pegawai pegawai negeri sipil adalah mereka yang setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas Negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan satu peraturan perundangundangan dan digaji menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku Dengan demikian setiap warga Negara Indonesia memiliki kesempatan yang sama untuk menjadi Pegawai Negeri Sipil setelah memenuhi persyaratan tersebut. Sebagai pegawai ASN pengembangan karirnya dilakukan berdasarkan kualifikasi, kompetensi, penilaian kinerja, dan kebutuhan Instansi Pemerintah dengan mempertimbangkan integritas dan moralitas. Untuk itu kepadanya harus dilakukan pembinaan secara terus menerus baik dari sisi administrative maupun integritas dan moral. Salah satu bentuk dari pengembangan terhadap pegawai negeri sipil adalah mutasi kepegawaian sebagai penjelmaan/ perwujudan dari dianamika organisasi yang dijadikan sebagai salah satu cara untuk mencapai tujuan organisasi. Adapun jenis-jenis mutasi dibidang kepegawaian antara lain adalah sebagai berikut : 1. Mutasi Cuti Luar Tanggungan Negara 37
2. Mutasi CPNS 3. Mutasi Diklat 4. Mutasi Hukuman 5. Mutasi Jabatan 6. Mutasi Keluarga 7. Mutasi Karpeg 8. Mutasi Pendidikan 9. Mutasi Penghargaan 10. Mutasi Pindah Wilayah Kerja 11. Mutasi Pemberhentian 12. Mutasi Pindah Instansi 13. Mutasi Peninjauan Masa Kerja 14. Mutasi Berita Acara Pengambilan Sumpah/ Janji PNS 15. Mutasi Kenaikan Pangkat 16. Mutasi Pensiun 17. Mutasi Pegawai Baru Ditilik dari latar belakang yang mendasari terjadinya mutasi ini dapat dibedakan menjadi 2 hal yaitu mutasi yang disebabkan oleh alasan internal PNS seperti karena pelaksanaan cuti dan perkawinan serta karena alasan yang disebabkan oleh kegiatan manajemen yang dilakukan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian. D. Rangkuman Mutasi adalah usaha menempatkan pegawai pada pekerjaan dan jabatan yang sesuai mutasi dan promosi dengan kecakapan dan kemampuannya. Beberapa alasan, antara lain : kemempuan kerja, rasa tanggung jawab kesengan dan sebagainya. Agar mutasi yang dilaksanakan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi maka perlu adanya evaluasi pada setiap pekerja terus-menerus secara obyektif. Mutasi atau pemindahan pegawai dapat terjadi karena dua hal yaitu: 1. Keinginan pegawai itu sendiri, misalnya: a. Pegawai yang bersangkutan merasa tidak sesuai dengan bidang tugasnya atau jabatannya. b. Pegawai yang bersangkutan merasa tidak sesuai dengan teman sekerjanya atau dengan atasannya 38
c. Pegawai yang bersangkutan merasa bahwa tempat atau lingkungan keja tidak sesuai dengan kondisi fisik atau keinginannya. 2. Keinginan perusahaan, dengan tujuan ; a. Perusahaan ingin menunjukkan kepada pegawai yang bersangkutan bahwa mutasi bukan hukuman melainkan upaya yntuk menjamin kelangsungan hidup pekerjaan pegawai. b. Perusahaan ingin meyakinkan pegawai bahwa ia tidak akan diberhentikan karena kekurangmampuan atau kekurangcakapan pegawai yang bersangkutan. c. Perusahaan ingin menghindari rasa jenuh pegawai pada jenis pekerjaan, jabatan maupun tempat kerja yang sama. Mutasi dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: 1. Mutasi biasa adalah mutasi atau pemindahan pegawai tanpa diikuti kenaikan jabatan. Mutasi ini dilakukan dengan tujuan : a. Memenuhi keinginan pegawai yang bersangkutan b. Memenuhi kekurangan tenaga di unit/bagian lain c. Menempatkan pegawai sesuai dengan kecakapan, kemempuan dan bidangnya. 2. Mutasi promosi adalah mutasi yang diikuti dengan kenaikan jabatan. Tugas dan tanggung jawab seorang pegawai yang mendapat mutasi ini bertambah besar. Mutasi ini dilakukan dengan tujuan ; a. Mengisi suatu formasi jabatan dengan mengambil sumber tenaga dari dalam b. Membina karier pegawai c. Mengembangkan kemampuan pegawai. Macam-Macam Mutasi Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi : 1. Production transfer yaitu mutasi dalam jabatan yang sama karena produksi di tempat terdahulu menurun. 2. Replacement transfer yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di unit/bagian lain, untuk menggantikan pegawai yang belum lama bekerja atau pegawai yang diberhentikan. 3. Versatility transfer yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain untuk menambah pengetahuan pegawai yang bersangkutan
39
4. Shift transfer yaitu mutasi dalam jabatan yang sama, tetapi berbeda shift, misalnya shift A (malam) ke shift B (siang). 5. Remedial transfer yaitu mutasi pegawai ke bagian mana saja, dengan tujuan untuk memupuk atau untuk memperbaiki kerjasama antar pegawai. Ditinjau dari masa kerja Pegawai 1. Temporary transfer yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk menggantikan pegawai yang berhalangan. 2. Permanent transfer yaitu mutasi yang bersifat tetap. Adapun tujuan diadakan mutasi adalah: 1. Menempatkan orang tepat pada tempat tepat ( the right man in the right place) 2. Mutasi sebagai langkah meningkatkan semangat dan kegairahan kerja 3. Mutasi untuk dapat saling menggantikan
40
BAB IV JENIS-JENIS MUTASI KEPEGAWAIAN DAN PERSYARATANNYA Indikator keberhasilan : Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan dapat menjelaskan Persyaratan berbagai jenis mutasi.
Dalam Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara disebutkan, setiap Pegawai Negeri Sipil (PNS) dapat dimutasi tugas dan/atau lokasi dalam 1 (satu) Instansi Pusat, antar Instansi Pusat, 1 (satu) Instansi Daerah, antar Instansi Daerah, antar Instansi Pusat dan Instansi Daerah, dan ke perwakilan Negara Kesatuan Republik Indonesia di luar negeri. Mutasi PNS dalam satu Instansi Pusat atau Instansi Daerah dilakukan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian; antar kabupaten/kota dalam satu provinsi ditetapkan oleh Gubernur setelah memperoleh pertimbangan kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN); antar kabupaten/kota antar provinsi, dan antar provinsi ditetapkan oleh Menteri PAN-RB setelah memperoleh pertimbangan kepala BKN; mutasi PNS provinsi/kabupaten/kota ke Instansi Pusat atau sebaliknya ditetapkan oleh Kepala BKN; dan mutasi PNS antar Instansi Pusat ditetapkan oleh Kepala BKN. Mutasi PNS dilakukan dengan memperhatikan prinsip larangan konflik kepentingan,” sebagaimana ditegaskan dalam Pasal 73 Ayat (7) Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014. Dari pengertian ini, dapat diasumsikan bahwa pelaksanaan mutasi di bidang kepegawaian, lebih diarahkan untuk mencapai peningkatan kinerja secara efisien dan efektif sebagai bagian dari usaha-usaha untuk mempercepat pencapaian tujuan, melalui penempatan orang yang tepat pada tempat yang tepat (the right man in the right place), dengan tetap mempertimbangkan aspek pembinaan bagi aparatur sipil negara yang mengarah pada prinsip kesetiaan dan ketaatan pada Pancasila, Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan pemerintah yang sah; menjaga persatuan dan kesatuan bangsa.
41
Karena demikian luas pengertian mutasi ini, maka dalam bahasan buku ini jenis-jenis mutasi yang seringkali dialami dan dilakukan oleh Pegawai Negeri Sipil pada umumnya, maka dalam pembahasannya dibatasi sebagai berikut : A. Mutasi Cuti diluar Tanggungan Negara. Berdasarkan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1976 tentang Cuti Pegawai Negeri Sipil, terdapat 6 jenis cuti antara lain adalah : 1. Cuti Tahunan 2. Cuti Sakit 3. Cuti Bersalin 4. Cuti Besar 5. Cuti Karena Alasan Penting, dan 6. Cuti diluar Tanggungan Negara. Dasar Pelaksanaan Cuti diluar Tanggungan Negara juga tertuang didalam UU ASN pasal 21 huruf b, disamping Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1976, yang dalam pelaksanaannya diatur dengan Surat Edaran Kepala BAKN Nomor 01/SE/1977 Tentang Permintaan dan Pemberian Cuti PNS. Terdapat beberapa pengertian dan syarat yang harus dipahami dalam pelaksanaan Cuti diluar Tanggungan Negara ini antara lain sebagai berikut : 1)
CLTN bukan hak, oleh sebab itu permintaan CLTN dapat dikabulkan atau ditolak oleh Pejabat yang berwenang memberikan cuti. Pertimbangan Pejabat yang bersangkutan didasarkan untuk kepentingan dinas.
2)
PNS yang bekerja sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun secara terus menerus, karena alasan pribadi yang penting dan mendesak dapat diberikan CLTN untuk paling lama 3 (tiga) tahun. Jangka waktu tersebut dapat diperpanjang untuk paling lama 1(satu) tahun apabila ada alasan yang penting untuk memperpanjangnya.
3)
CLTN hanya dapat diberikan dengan SK Pejabat yang berwenang memberikan cuti setelah mendapat persetujuan dari Kepala BKN.
4)
Persetujuan tersebut dapat diajukan kepada BKN/ Kanreg yang penetapannya ditandatangani pejabat serendahnya eselon III yang terkait.
5)
Dalam pengajuan persetujuan tersebut melampirkan syarat-syarat yang diperlukan.
6)
Cuti diluar tanggungan Negara dapat diberikan untuk paling lama 3 (tiga) tahun.
42
7)
Permintaan perpanjangan CLTN yang diajukan sekurang-kurangnya 3 bulan sebelum CLTN berakhir.
8)
PNS yang menjalankan CLTN dibebaskan dari jabatannya dan jabatan yang lowong itu dengan segera dapat diisi.
9)
Selama menjalankan CLTN tidak berhak menerima penghasilan dari Negara dan tidak diperhitungkan sebagai masa kerja PNS
10) PNS yang telah selesai menjalakan CLTN wajib melaporkan diri secara tertulis kepada Pimpinan Instansi induknya . 11) Pimpinan instansi induk yang telah menerima laporan dari PNS yang telah selesai menjalankan CLTN berkewajiban: a) Menempatkan dan memperkerjakan kembali apabila ada lowongan dengan terlebih dahulu mendapat persetujuan dari Kepala BKN. b) Apabila tidak ada lowongan, maka pimpinan isntansi induk melaporkan kepada kepala BKN untuk kemungkinan disalurkan penempatannya pada instansi lain. c) Apabila Kepala BKN tidak dapat menyalurkan penempatan PNS tersebut, maka Kepala BKN memberitahukan
kepada Pimpinan Instansi induk agar
memberhentikan PNS dengan hak-hak kepegawaian menurut peraturan perundnag-undangan yang berlaku. 10) PNS yang tidak melaporkan diri kembali kepada instansi induknya setelah habis masa menjalankan cuti diluar tanggungan Negara diberhentikan dengan hormat sebagai PNS. 11) Khusus bagi CLTN untuk persalinan, berlaku ketentuan-ketentuan sebagai berikut : a) Permintaan CLTN tidak dapat ditolak. b) PNS yang menjalankan CLTN tidak dibebaskan dari jabatannya, atau dengan kata lain, jabatannya tidak dapat diisi oleh orang lain. c) Tidak memerlukan persetujuan Kepala BKN. d) Lamanya cuti sama dengan lamanya cuti bersalin yakni 1 (satu) bulan sebelum dan 2 (dua) bulan sesudah persalinan. e) Selama menjalankan CLTN tersebut tidak menerima penghasilan dari Negara dan tidak diperhitungkan sebagai masa kerja PNS.
43
12) Persyaratan Adminsitratif Pengajuan Cuti diluar Tanggungan Negara adalah sebagi berikut : a) Surat Pengantar dari Instansi b) Fotocopy SK CPNS yang dilegalisir c) Fotocopy SK terakhir yang dilegalisir d) Surat ijin dari atasan langsung e) Surat Keterangan/ alasan untuk menjalani CLTN B. Mutasi Calon Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan ketentuan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 22 Tahun 2007 tentang Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil dinyatakan antara lain bahwa Setiap Pegawai Negeri Sipil termasuk Calon Pegawai Negeri Sipil diberikan NIP yang ditetapkan oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara dan berfungsi sebagai nomor identitas serta digunakan dalam hal pembinaan karier Pegawai Negeri Sipil, pelayanan gaji; pelayanan pensiun; pelayanan asuransi sosial; pelayanan tabungan; pengelolaan administrasi kepegawaian; dan pelayanan lain yang bermanfaat bagi Pegawai Negeri Sipil. NIP tersebut berlaku selama yang bersangkutan menjadi Pegawai Negeri Sipil, pensiunan Pegawai Negeri Sipil, atau janda/dudanya. NIP berlaku juga bagi keluarga yang menjadi tanggungan Pegawai Negeri Sipil dan penerima pensiun serta orangtua penerima pensiun Pegawai Negeri Sipil yang tewas. Pegawai
Negeri
Sipil
yang
pindah
antar
instansi
pemerintah
atau
diperbantukan/dipekerjakan atau ditugaskan kepada instansi lain tetap menggunakan NIP yang telah ditetapkan bagi dirinya. Pemberian NIP bagi Pegawai Negeri Sipil ini ditetapkan secara kolektif dengan Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara setelah melakukan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil yang untuk selanjutnya disingkat PUPNS adalah pemutakhiran data kepegawaian yang diselenggarakan oleh Pemerintah pada bulan Juli 2003. Bagi Calon Pegawai Negeri Sipil yang diangkat setelah berlakunya Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara seperti disebutkan diatas, NIP Calon Pegawai Negeri Sipil ditetapkan bersamaan dengan permintaan penetapan NIP pengangkatannya sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil. 44
Pasal 63 dan 64, UU ASN menyatakan bahwa Calon PNS wajib menjalani masa percobaan selama 1 (satu) tahun. Masa Percobaan tersebut dilaksanakan melalui proses pendidikan dan pelatihan terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Calon Pegawai Negeri Sipil untuk dapat diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil harus lulus pendidikan dan pelatihan serta sehat jasmani dan rohani. Setiap calon PNS pada saat diangkat menjadi PNS wajib mengucapkan sumpah/janji sebagai berikut : "Demi Allah/Atas Nama Tuhan Yang Maha Esa, saya bersumpah/berjanji: bahwa saya, untuk diangkat menjadi pegawai negeri sipil, akan setia dan taat sepenuhnya kepada Pancasila, Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, negara, dan pemerintah; bahwa saya, akan mentaati segala peraturan perundang-undangan yang berlaku dan melaksanakan tugas kedinasan yang dipercayakan kepada saya dengan penuh pengabdian, kesadaran, dan tanggung jawab; bahwa saya, akan senantiasa menjunjung tinggi kehormatan negara, pemerintah, dan martabat pegawai negeri sipil, serta akan senantiasa mengutamakan kepentingan negara daripada kepentingan saya sendiri, seseorang atau golongan; bahwa saya, akan memegang rahasia sesuatu yang menurut sifatnya atau menurut perintah harus saya rahasiakan; bahwa saya, akan bekerja dengan jujur, tertib, cermat, dan bersemangat untuk kepentingan negara". 1. Perlakuan terhadap Calon Pegawai Pegawai Negeri yang mengalami kecelakaan karena dinas. Bagi CPNS yang mengalami kecelakaan karena dinas maka diperlakukan hal-hal sebagai berikut jika : a. Tewas, diangkat menjadi PNS terhitung mulai
tanggal 1 bulan ybs dinyatakan
tewas, diberikan KP Anumerta terhitung mulai tanggal yang bersangkutan dinyatakan tewas dan diberhentikan sebagai PNS juga terhitung mulai tanggal yang bersangkutan dinyatakan tewas. b. Cacat, diangkat sebagai PNS terhitung mulai
tanggal 1 bulan surat keterangan
Tim Penguji Kesehatan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan tidak dapat bekerja pada semua jabatan negeri, diberikan Kenaikan Pangkat Pengabdian
45
terhitung mulai tanggal dinyatakan cacat karena dinas dan tidak bisa lagi bekerja pada semua jabatan negeri dan diberhentikan pada akhir bulan. Keputusan tentang Pemberhentian ini ditetapkan oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara berdasarkan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil. Persyaratan Kenaikan Pangkat Pengabdian bagi Pegawai Negeri Sipil / Calon Pegawai Negeri Sipil yang dinyatakan cacat karena dinas : 1. Salinan/foto copy sah keputusan pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil; 2. Salinan/foto copy sah surat keputusan dalam pangkat terakhir; 3. Berita Acara dari Pejabat yang berwajib tentang kejadian kecelakaan; 4. Salinan/foto copy sah surat perintah penugasan, atau surat keterangan yang menerangkan bahwa calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil tersebut mengalami kecelakaan dalam menjalankan tugas kedinasan, dibuat menurut contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran I-r; 5. Laporan dari pimpinan unit kerja serendah-rendahnya eselon III kepada pejabat pembina kepegawaian yang bersangkutan tentang peristiwa yang mengakibatkan Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan cacat; 6. Surat keterangan Tim Penguji Kesehatan yang menyatakan jenis cacat yang diderita oleh Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan dan tidak dapat bekerja lagi untuk semua jabatan negeri. 2. Pemberhentian Calon Pegawai Negeri Sipil Calon PNS diberhentikan dengan hormat, bila : a) mengajukan permohonan berhenti b) tidak memenuhi syarat kesehatan c) tidak lulus pendidikan dan pelatihan prajabatan d) tidak menunjukkan kecakapan dalam melaksanakan tugas e) menunjukkan sikap dan budi pekerti yang tidak baik yang dapat mengganggu lingkungan pekerjaan f) dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang g) menjadi anggota dan/atau pengurus partai politik dan telah mengajukan surat permohonan berhenti secara tertulis kepada pejabat pembina kepegawaian . 46
h) 1 (satu) bulan setelah diterimanya keputusan pengangkatan Calon PNS tidak melapor dan melaksanakan tugas, kecuali bukan karena kesalahan yang bersangkutan. Calon PNS diberhentikan tidak dengan hormat, apabila : a) Pada waktu melamar dengan sengaja memberikan keterangan atau bukti yang tidak benar. Yang dimaksud keterangan atau bukti yang tidak benar dalam ketentuan ini adalah apabila keterangan tersebut mengakibatkan kerugian pada negara atau setelah diketahui kebenarannya seharusnya tidak memenuhi syarat untuk diangkat sebagai Calon PNS. b) Dihukum penjara atau kurungan berdasarkan putusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum yang tetap karena dengan sengaja melakukan sesuatu tindak pidana kejahatan yang ada hubungannya dengan jabatan/ tugasnya; c) Dijatuhi hukuman disiplin tingkat berat; d) Menjadi anggota dan/atau pengurus partai politik tanpa mengajukan surat permohonan berhenti secara tertulis kepada pejabat pembina kepegawaian. C. Mutasi Kartu Pegawai Kartu Pegawai Negeri Sipil adalah Identitas Pegawai Negeri Sipil yang berlaku selama yang bersangkutan menjadi Pegawai Negeri Sipil. Tujuan ditetapkan Karpeg adalah untuk memberikan jaminan pada pemegang bahwa pemegangnya adalah seorang Pegawai Negeri Sipil. Disamping itu Karpeg Sebagai identitas juga berguna sebagai Kartu Asuransi Sosial Pegawai Negeri Sipil, dan keperluan administrasi kepagawaian lainnya seperti Kenaikan pangkat, Pensiun dan lain-lain. Syarat-syarat yang harus dilengkapi PNS untuk mendapatkan KARPEG antara lain adalah sebagai berikut : 1.
Surat Pengantar Dari Instansi (Penetapan Karpeg tidak boleh berlaku surut).
2.
Fotocopy SK CPNS (rangkap 2)
3.
Fotocopy SK PNS (rangkap 2)
4.
Fotocopy Sertifikat Diklat Prajabatan (rangkap 2) yang mencantumkan antara lain Nomor dan Tanggal STTPL 47
5.
Nomor dan tanggal Pengujian Kesehatan
6.
Masa Percobaan sebagai PNS tidak boleh kurang dari 1 (satu) tahun, bila lebih dari 2 (dua) tahun harus tercantum nomor persetujuan dari Kepala BKN.
7.
Surat Keterangan dari Kepolisian untuk Karpeg pengganti bagi Karpeg yang hilang.bersangkutan.
8.
Melampirkan Karpeg yang rusak bagi permintaan Karpeg Pengganti karena rusak.
9.
Persyaratan yang berupa fotocopy harus dilegalisisr oleh Pimpinan Instansi Pegawai yang bersangkutan.
10. Pasphoto (hitam-putih) Ukuran 2×3 cm sebanyak 2 (dua) lembar Dasar Penetapan Karpeg ini diatur dalam : a)
Keputusan Ka.BAKN Nomor 01/KEP/1994 Tanggal 07 Januari 1994
b)
Surat Keputusan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor 066 / KEP 1974 tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil;
c)
Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara Nomor 217 Tahun 1974. tentang Kartu Pegawai Negeri Sipil;
d)
Surat Edaran Kepala BAKN Nomor 01/SE/1975 tanggal 09 Januari 1975 tentang Petunjuk penetapan, Penggunaan Nomor Induk PNS dan Kartu Pegawai. Tabel 1 Contoh Prosedur/Mekanisme Pengurusan Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG)
48
D. Mutasi Peninjauan Masa Kerja Kerja Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS)/Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang memiliki pengalaman kerja pada pemerintah/swasta yang berbadan hukum yang belum di perhitungkan sebagai masa kerja golongan dapat ditinjau/diperhitungkan untuk penetapan gaji pokok Pegawai Negeri Sipil (PNS). Syarat-syarat : 1.
Status sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) /Pegawai Negeri Sipil (PNS).
2.
Melampirkan fotocopi Karpeg.
3.
Memiliki pengalaman kerja yang diperoleh dari pemerintah diperhitungkan penuh, sedangkan pengalaman kerja yang diperoleh dari swasta diperhitungkan 1/2 (satu per dua) sebanyak-banyaknya 8 tahun.
4.
Daftar Riwayat Hidup/Daftar Riwayat Pekerjaan.
5.
Salinan Sah STTB/Ijazah/Diploma/Akta yang dapat digunakan pada saat bekerja dipemerintah/swasta.
6.
Salinan sah Surat Keputusan Pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS).
7.
Salinan sah Surat Keputusan Pengangkatan dan Pemberhentian sebagai bukti pengalaman kerja yang diperoleh.
8.
Salinan sah Surat Keputusan Pengangkatan dalam pangkat terakhir.
9.
Pengalaman kerja yang didapat dari Swasta yang dapat diperhitungkan menjadi masa kerja golongan adalah pengalaman kerja yang diperoleh dari swasta yang berbadan hukum.
10. Pengalaman kerja tersebut didapat secara terus menerus tanpa terputus. Pengalaman kerja yang dapat diperhitungkan sebagai masa kerja golongan gaji adalah pengalaman bekerja yang dapat dibuktikan dengan surat keputusan dari pejabat yang berwenang dan belum pernah diperhitungkan sebagai masa kerja golongan gaji. Peninjauan Masa Kerja yang diperoleh dari Masa Bakti Veteran dan masa kerja sebagai penghargaan dalam perjuangan. Persyaratan : 1. Status sebagai CPNS/PNS. 2. CPNS/PNS yang bersangkutan dinyatakan sebagai pejuang bagi Negara Republik Indonesia. 49
3. Bagi masa bakti veteran yang diajukan untuk diperhitungkan 2 kali, hanya dapat diperhitungkan apabila telah melalui Heregestrasi yang dilakukan Baminvet/Pucatsatnas. 4. Masa bakti yang dapat diperhitungkan 2 kali : Masa bakti veteran perjuangan kemerdekaan antara tanggal 17 Agustus 1945 s.d 27 Desember 1949 (maksimal 4 thn 4 bln x 2 = 8 thn 8 bln) . Masa perjuangan integrasi dan selama menjadi pegawai pada Pemerintah sementara Timor Timur yaitu pada mulai tanggal 1 Juli 1974 s.d 31 Juli 1976 (maksimal 2 thn 3 bln x 2 = 4 thn 6 bln E. Mutasi Pensiun 1. Pensiun Pegawai. Sebagaimana dinyatakan dalam Peraturan Pemerintah nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai negeri Sipil, terdapat 8 alasan yang digunakan untuk pemberhentian antara lain adalah sebagai berikut : a) Pemberhentian Atas Permintaan Sendiri b)
Pemberhentian Karena Mencapai Batas Usia Pensiun
c)
Pembehentian Karena Adanya Penyederhanaan Organisasi
d)
Pemberhentian Karena Melakukan Pelanggaran/Tindak/Penyelewengan
e)
Pemberhentian Karena Tidak Cakap Jasmani Atau Rohani
f)
Pemberhentian Karena Meninggalkan Tugas
g)
Pemberhentian Karena Meninggal Dunia Atau Hilang
h)
Pemberhentian karena hal-hal lain.
Pegawai Negeri Sipil yang diberhentikan dengan hormat setelah memenuhi syaratsyarat diberikan Pensiun sebagai Penghargaan atas jasa-jasanya selama bertahuntahun mengabdikan dirinya pada dinas pemerintah. Berikut disampaikan syarat-syarat untuk penetapan pensiun pegawai : 1)
DPCP
2)
Foto copy SK pertama di legalisir
3)
Foto copy SK terakhir Di legalisir
4)
Pas Foto 4 x 6 (5 lembar)
5)
Foto copy surat nikah dilegalisir
6)
Foto copy akte kelahiran anak di legalisir 50
7)
Foto copy KARPEG
2. Pensiun Janda/ Duda Pensiun Janda/ duda yang tewas.
Pejabat Pembina Kepegawaian menyampaikan usul pensiun janda/duda dari PNS yang tewas dengan 1)
Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP) yang ditandatangai oleh isteri/suami/anak/or
2)
Surat Keterangan janda/duda dari Kepala Kelurahan
3)
Daftar susunan keluarga.
4)
Akta/ surat nikah.
5)
Akta kelahiran anak-anaknya.
6)
Alamat sebelum dan sesudah pensiun.
7)
Pas photo suami/ isteri dari PNS yang tewas ukuran 4 X 6 cm sebanyak 5 lembar. Apabila s
meninggal namun masih mempunya anak yang berhak menerima pensiun maka dilampirkanm p 8)
Surat Keputusan sementara dari pejabat yang berwenang tentang tewasnya
9)
Laporan dari pimpinan unit kerjanya tentang peristiwa yang mengakibatkan PNS tersebut tewas
10) Surat keterangan kronologi kejadian dari pejabat yang berwenang hingga PNS tersebut tewas. 11) Visum et Repertum dari dokter Rumah Sakit. 3. Pensiun Janda/Duda dari PNS yang meninggal Dunia.
Pejabat Pembina Kepegawaian menyampaikan usul pensiun janda/duda dari PNS yang meninggal du pengabdian dengan melampirkan : 1)
Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP) yang ditandatangai oleh isteri/suami/anak/ora
2)
Salinan/foto copy sah surat keputusan pengangkatan pertama sebagai CPNS/PNS
3)
Salinan/foto copy sah surat keputusan kenaikan pangkat terakhir
4)
Surat keteragan kematian dari kepala kelurahan/desa/camat.
5)
Daftar susunan keluarga.
6)
Akta/ surat nikah.
7)
Akta kelahiran anak-anaknya.
8)
Surat keterangan janda/duda dari kepala kelurahan/desa/camat.
9)
Alamat sebelum dan sesudah pensiun.
4. Pensiun Janda/ duda dari Pensiunan PNS yang meninggal dunia. Kepala Kantor Cabang PT. Taspen (Persero) menyampaikan usul pensiun janda/duda dari Pensiunan PNS yang meninggal dunia dengan
51
melampirkan persyaratan sebagai berikut : 1) Salinan/foto copy sah SK Pensiun dari Pensiunan PNS yang bersangkutan. 2) Surat Keterangan kematian dari Kepala Lurah/Desa/Camat.
3) Pas photo suami/ isteri dari PNS yang meninggal dunia ukuran 4 X 6 cm sebanyak 5 lembar
meninggal namun masih mempunya anak yang berhak menerima pensiun maka dilampirkanm pa 4) Akta/surat nikah. 5) Akta kelahiran anak-anaknya. 6) Surat keterangan janda/duda dari kepala lurah/desa/camat. Prosedur Pelayanan Pensiun Berkas yang harus dilampirkan sebagai syarat untuk pensiun bagi PNS yang mencapai Batas Usia Pensiun No.
Berkas
Keterangan
1
Foto Copy SK CPNS / SK Pengangkatan I
Untuk menghitung MKP
2
Foto Cpy SK Kenaikan Pengkat Terakhir
Untuk menghitung MKG
3
Foto Copy Akta Perkawinan/ Surat Nikah
Dicantumkan di SK
4
Foto Copy Akta Kelahiran Anak
Dicantumkan di SK
5
Pas Photo 4 X 6 sebanyak 5 lembar
Ditempel di SK
6
DP 3 Tahun terakhir
Sebagai Syarat KPP
7
8
Surat Pernyataan Tidak Pernah Dijatuhi Sebagai Syarat KPP Hukuman Disiplin Berat atau Sedang dibuat oleh instansi Alamat Sebelum dan Sesudah Pensiun Dicantumkan di SK
9
Foto Copy Daftar Susunan Keluarga
10.
Dicantumkan di SK
Foto Copy SK PMK jika pernah dilakukan Untuk menghitung MKG Peninjauan terhadap masa kerjanya dan MKP
Kewenangan Penetapan Pensiun 1.
BUP dan Meninggal Dunia
2.
Cacat Karena Dinas/ tewas
1. Gol IV/b kebawah oleh Kanreg BKN 2. Gol IV/c keatas oleh Presiden dengan Pertek Ka.BKN 1. Gol IV/b ke bawah oleh Ka.BKN 2. Gol IV/c keatas oleh Presiden dengan Pertek Ka.BKN 52
3.
Atas Permintaan sendiri
1. Dibawah usia 56 Tahun untuk Gol. III/d kebawah oleh PPK masing-masing. 2. Dibawah usia 56 untuk Gol IV/a dan IV/b bagi PNS Daerah Prop/Kab/Kota oleh Gubernur. 3. Dibawah usia 56 untuk Gol IV/b kebawah Pegawai Pusat oleh PPK masing-masing. 4. Untuk Gol IV/c ke atas ditetapkan oleh Presiden.
Diatas usia 56 Tahun oleh Ka BKN Kartu Isteri dan Kartu Suami PNS. Berdasarkan ketentuan Peraturan Pemerrintah Nomor 10 Tahun 1983 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomr 45 Tahun 1990 dinyatakan antara lain bahwa Pegawai Negeri Sipil yang melangsungkan perkawinan pertama, wajib memberitahukannya secara tertulis kepada Pejabat melalui saluran hierarki dalam waktu selambat-lambatnya 1 (satu) tahun setelah perkawinan itu dilangsungkan melalui saluran hirarki kepada Kepala Badan Kepegawaian Negara. Berdasarkan laporan perkawinan tersebut maka kepada Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan Kepala Badan Kepegawaian Negara menetapkan Kartu Suami/ Kartu isteri bagi suami/ isteri bagi Pegawai Negeri yang bersangkutan. Kartu isteri adalah Kartu bagi Isteri sah dari seorang Pegawai Negeri Sipil, demikian pula Kartu Suami adalah kartu bagi suami sah dari seorang Pegawai Negeri Sipil yang berfungsi sebagai kartu identitas bagi suami/ isteri sah dari seorang Pegawai Negeri Sipil. Disamping Kartu Suami/ Isteri berfungsi sebagai : Bukti pendaftaran suami/ isteri sah PNS Lampiran surat pengantar permohonan pensiun janda/ duda Upaya tertib administrasi kepegawaian. 53
Untuk mendapatkan Kartu Suami/ isteri, Pegawai Negeri Sipil mengajukan permohonan kepada Kepala Badan Kepegawaian Negara dengan dilampiri : 1) Usul permohonan Kartu Suami/ isteri dari Instansi PNS yang bersangkutan. 2) Laporan Perkawinan Pertama/ Laporan Perkawinan Janda/duda dengan ketentuan : a. LPP/LPJD, ditulis dengan benar dan sah b. LPP/LPJD ditandatangani oleh PNS yang bersangkutan c. Melampirkan salinan sah akta nikah/akta perkawinan d. Bagi PNS yang mengisi LPJD harus melampirkan akta nikah/ akta cerai/ akta kematian. 3) Melampirkan pas photo hitam putih suami/ isteri PNS yang bersangkutan ukuran 3 X 4 sebanyak 2 lembar, 1 lembar ditempel di kartu sedangkan yang 1 lembar ditempel di berkas usul sebagai arsip. 4) Mengisi daftar keluarga (bagi PNS yang menikah sebelum berlakunya PP No.10 Tahun 1983 5) Bagi PNS yang kehilangan Kartu, mengajukan permohonan kartu penganti dengan melampirkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian setempat. Kartu Suami/ Isteri berlaku selama yang bersangkutan menjadi suami/ isteri sah dari PNS atau Pensiunan. Dasar Penetapan Karis/Karsu diatur dalam Keputusan Kepala BAKN Nomor 1158a tahun 1983. F. Mutasi Kenaikan Pangkat Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkatan seseorang Pegawai Negeri Sipil berdasarkan jabatannya dalam rangkaian susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian. Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian Pegawai Negeri Sipil terhadap Negara, serta sebagai dorongan kepada Pegawai Negeri Sipil untuk lebih meningkatkan prestasi kerja dan pengabdiannya. Agar kenaikan pangkat dapat dirasakan sebagai penghargaan, maka kenaikan pangkat harus diberikan tepat pada waktunya dan tepat kepada orangnya. Susunan Pangkat dan Golongan Ruang Pegawai Negeri Sipil Susunan pangkat serta golongan ruang Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut: 1. Juru Muda, Ia 2. Juru Muda Tingkat 1, Ib 54
3. Juru, Ic 4. Juru Tingkat 1, Id 5. Pengatur Muda, IIa 6. Pengatur Muda Tingkat 1, IIb 7. Pengatur, IIc 8. Pengatur Tingkat 1, IId 9. Penata Muda, IIIa 10. Penata Muda Tingkat 1, IIIb 11. Penata, IIIc 12. Penata Tingkat 1, IIId 13. Pembina, IVa 14. Pembina Tingkat 1, IVb 15. Pembina Utama Muda, IVc 16. Pembina Utama Madya, IVd 17. Pembina Utama, IVe Setiap pegawai baru yang dilantik atau diputuskan sebagai Pegawai Negeri Sipil / PNS baik di pemerintah pusat maupun daerah akan diberikan Nomor Induk Pegawai atau NIP yang berjumlah 18 dijit angka, golongan dan pangkat sesuai dengan tingkat pendidikan yang diakui sebagai mana berikut di bawah ini : Pegawai baru lulusan SD atau sederajat = I/a Pegawai baru lulusan SMP atau sederajat = I/c Pegawai baru lulusan SMA atau sederajat = II/a Pegawai baru lulusan D1/D2 atau sederajat = II/b Pegawai baru lulusan D3 atau sederajat = II/c Pegawai baru lulusan S1 atau sederajat = III/a Pegawai baru lulusan S2 sederajad/S1 Kedokteran/S1 Apoteker = III/b Pegawai baru lulusan S3 atau sederajat = III/c Periode kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil ditetapkan tanggal 1 April dan 1 Oktober setiap tahun, kecuali kenaikan pangkat anumerta dan kenaikan pangkat pengabdian. Masa kerja untuk kenaikan pangkat pertama Pegawai Negeri Sipil dihitung sejak pengangkatan sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil. Kenaikan pangkat dilaksanakan berdasarkan sistem kenaikan pangkat reguler dan sistem kenaikan pangkat pilihan.
55
Kenaikan Pangkat Reguler Kenaikan pangkat reguler diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang tidak menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu dan diberikan sepanjang tidak melampaui pangkat atasan langsungnya. Kenaikan pangkat reguler ini diberikan sekurang-kurangnya telah 4 tahun dalam pangkat terakhir dan pangkat tertingginya ditentukan oleh pendidikan tertinggi yang dimilikinya. Kenaikan pangkat reguler juga diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang: Melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya tidak menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu, dan Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi induk dan tidak menduduki jabatan pimpinan yang telah ditetapkan persamaan eselonnya atau jabatan fungsional tertentu. Kenaikan pangkat reguler tertinggi diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil sampai dengan pangkat: o Pengatur Muda golongan ruang II/a, bagi yang memiliki Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Dasar. o Pengatur golongan ruang II/c, bagi yang memiliki Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama. o Pengatur Tingkat I golongan ruang II/d, bagi yang memiliki Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Lanjutan Kejuruan Tingkat Pertama. o Penata Muda Tingkat I golongan ruang III/b, bagi yang memiliki Surat Tanda Tamat Belajar Sekolah Lanjutan Tingkat Atas, Sekolah Lanjutan Kejuruan Tingkat Atas 3 Tahun, Sekolah Lanjutan Kejuruan Tingkat Atas 4 Tahun, Ijazah Diploma I, atau Ijazah Diploma II. o Penata golongan ruang III/c, bagi yang memiliki Ijazah Sekolah Guru Pendidikan Luar Biasa, Ijazah Diploma III, Ijazah Sarjana Muda, Ijazah Akademi atau Ijazah Bakaloreat. o Penata Tingkat I golongan ruang III/d, bagi yang memiliki Ijazah Sarjana (SI), atau Ijazah Diploma IV. o Pembina golongan ruang IV/a, bagi yang memiliki Ijazah Dokter, Ijazah Apoteker, Ijazah Magister (S2), atau ijazah lain yang setara Diangkat menjadi Pejabat Negara; Memperoleh surat tanda tamat belajar atau ijazah; 56
Melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu; Telah selesai mengikuti dan lulus tugas belajar; dan Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya yang diangkat dalam jabatan pimpinan yang telah ditetapkan persamaan eselonnya atau jabatan fungsional tertentu. Kenaikan pangkat pilihan Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan struktural, jabatan fungsional tertentu, atau jabatan tertentu yang pengangkatannya ditetapkan dengan Keputusan Presiden, diberikan dalam batas jenjang pangkat yang ditentukan untuk jabatan yang bersangkutan jika telah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan diberikan Kenaikan Pangkat regular. Kenaikan pangkat bagi Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan struktural Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan struktural dapat diberikan kenaikan pangkat pilihan apabila: Telah 4 tahun dalam pangkat terakhir yang didudukinya Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan setiap unsurnya sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir, Lulus ujian dinas bagi kenaikan pangkat yang akan pindah golongan, kecuali telah dibebaskan karena pendidikan/pendidikan dan pelatihan yang telah diikuti, Tidak akan melampaui pangkat atasannya, Belum mencapai pangkat tertinggi yang ditetapkan bagi jabatannya. Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan struktural dan pangkatnya masih 1 tingkat dibawah jenjang pangkat terendah yang ditentukan untuk jabatan itu, dapat dinaikkan pangkatnya setingkat lebih tinggi, apabila: 1. Telah 1 tahun dalam pangkat terakhir, 2. Sekurang-kurangnya telah 1 tahun dalam jabatan struktural yang didudukinya; dan 3. Setiap unsur penilaian prestasi kerja/DP-3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir. Ketentuan sekurang-kurangnya 1 tahun dalam jabatan struktural yang didudukinya sebagaimana dimaksud yaitu : a)
Dihitung sejak yang bersangkutan dilantik dalam jabatan yang definitif.
b)
Bersifat kumulatif lebih dari 1 jabatan struktural tetapi tidak terputus dalam tingkat jabatan struktural yang sama. 57
Pegawai Negeri Sipil yang diangkat dalam jabatan struktural dan pangkatnya masih satu tingkat di bawah janjang pangkat terendah yang ditetapkan bagi jabatan yang didudukinya, tetapi telah 4 tahun atau lebih dalam pangkatnya yang terakhir, dapat dipertimbangkan kenaikan pangkatnya setingkat lebih tinggi pada periode kenaikan pangkat berikutnya setelah ia dilantik dalam jabatannya itu, apabila setiap unsur penilaian prestasi kerja (DP-3) sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir. Kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan fungsional tertentu Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan fungsional tertentu dapat dinaikkan pangkatnya setiap kali setingkat lebih tinggi apabila: 1. Sekurang-kurangnya telah 2 tahun dalam pangkat terakhir; 2. Telah memenuhi angka kredit yang ditentukan; dan Setiap unsur penilaian prestasi kerja/DP-3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir. Kenaikan pangkat bagi Pegawai Negeri Sipil yang menduduki jabatan tertentu yang pengangkatannya ditetapkan dengan Keputusan Presiden diatur dengan peraturan perundang-undangan tersendiri, misalnya jabatan hakim pengadilan. Kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang menunjukkan prestasi kerja luar biasa baiknya Pegawai Negeri Sipil yang menunjukkan prestasi kerja luar biasa baiknya selama 1 tahun terakhir, dapat dinaikkan pangkatnya setingkat lebih tinggi apabila: 1. Sekurang-kurangnya telah 1 tahun dalam pangkat terakhir, dan 2. Setiap unsur penilaian prestasi kerja/DP-3 bernilai amat baik dalam 1 tahun terakhir. Prestasi kerja luar biasa adalah prestasi kerja yang sangat menonjol yang secara nyata diakui dalam lingkungan kerjanya, sehingga Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan secara nyata menjadi teladan bagi pegawai lainnya. Penilaian prestasi kerja luar biasa baiknya dilakukan oleh tim yang dibentuk oleh pejabat pembina kepegawaian. Prestasi kerja luar biasa baiknya dinyatakan dalam surat keputusan yang ditandatangani sendiri oleh Pejabat Pembina Kepegawaian. Penetapan prestasi kerja luar biasa baiknya tidak dapat didelegasikan kepada pejabat lain. Kenaikan pangkat karena Pegawai Negeri Sipil menunjukan prestasi kerja luar biasa baiknya diberikan tanpa terikat jenjang pangkat dan/atau ketentuan ujian dinas.
58
Kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang memperoleh STTB/ljazah/Diploma Kenaikkan pangkat bagi Pegawai Negeri Sipil yang memperoleh Surat Tanda Tamat Belajar/Ijazah/ Diploma dapat dipertimbangkan setelah memenuhi syarat sebagai berikut: 1. Akan diangkat dalam jabatan/diberi tugas yang memerlukan pengetahuan/keahlian yang sesuai dengan ijazah yang diperoleh; 2. Sekurang-kurangnya telah 1 tahun dalam pangkat terakhir; 3. Setiap unsur penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 1 tahun terakhir; 4. Memenuhi jumlah angka kredit yang ditentukan bagi yang menduduki jabatan fungsional tertentu; dan 5. Lulus ujian kenaikan pangkat penyesuaian ijazah. Bagi Pegawai Negeri Sipil yang telah memiliki surat tanda tamat belajar/ijazah yang diperoleh sebelum yang bersangkutan diangkat menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil, berlaku ketentuan mengenai kenaikan pangkat bagi Pegawai Negeri Sipil yang memperoleh surat tanda tamat belajar/ijazah atau diploma. Ujian penyesuaian ijazah bagi Pegawai Negeri Sipil yang memperoleh STTB/ljazah/Diploma Ujian kenaikan pangkat penyesuaian ijazah berpedoman kepada materi ujian penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil sesuai dengan tingkat ijazah yang diperoleh dan substansi yang berhubungan dengan tugas pokoknya. Pelaksanaan ujian kenaikan pangkat tersebut diatur lebih lanjut oleh instansi masing-masing. Kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang melaksanakan tugas belajar Pegawai Negeri Sipil yang ditugaskan untuk mengikuti tugas belajar merupakan tenaga terpilih yang dipandang cakap dan dapat dikembangkan untuk menduduki suatu jabatan, oleh sebab itu selama mengikuti tugas belajar wajib dibina kenaikan pangkatnya. Pegawai Negeri Sipil yang sedang melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya menduduki jabatan struktural atau jabatan fungsional tertentu diberikan kenaikan pangkat setiap kali setingkat lebih tinggi, apabila: 1. Sekurang-kurangnya telah 4 tahun dalam pangkat terakhir, 2. Setiap unsur penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir, dan Masih dalam batas jenjang pangkat bagi jabatan yang diduduki sebelum tugas belajar. 59
Pegawai Negeri Sipil yang telah selesai melaksanakan tugas belajar dan memperoleh STTB/ ijazah/ diploma pendidikan yang diikutinya, dapat diberikan kenaikan pangkat menurut ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kenaikkan pangkat bagi Pegawai Negeri Sipil yang melaksanakan tugas belajar, baru dapat diberikan apabila: a)
Sekurang-kurang telah 1 tahun dalam pangkat terakhir; dan
b)
Setiap unsur penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 1 tahun terakhir.
Kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang dipekerjakan/diperbantukan secara penuh diluar instansi induknya. Yang dimaksud dipekerjakan/diperbantukan secara penuh diluar instansi induknya dalam ketentuan ini adalah dipekerjakan/diperbantukan secara penuh pada negara sahabat atau badan internasional dan badan lain yang ditentukan pemerintah, antara lain perusahaan jawatan, Palang Merah Indonesia, rumah sakit swasta, badan-badan sosial, dan lembaga pendidikan. Pegawai Negeri Sipil yang dipekerjakan atau diperbantukan di luar instansi induknya dan diangkat dalam jabatan pimpinan yang ditetapkan persamaan eselonnya, dapat diberikan kenaikan pangkat setiap kali setingkat lebih tinggi, apabila : 1. Sekurang-kurangnya telah 4 tahun dalam pangkat terakhir, 2. Setiap unsur penilaian prestasi kerja/DP-3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 tahun terakhir, dan 3. Masih dalam pangkat yang ditetapkan untuk eselon jabatannya. Kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang dipekerjakan atau diperbantukan di luar instansi mduk hanya dapat diberikan sebanyak-banyaknya 3 kali, kecuali bagi yang dipekerjakan atau diperbantukan pada lembaga kependidikan, sosial, kesehatan, dan perusahaan jawatan. Pegawai Negeri Sipil yang dipekerjakan atau diperbantukan di luar instansi induknya dan yang menduduki jabatan fungsional tertentu untuk kenaikan pangkatnya harus memenuhi angka kredit, disamping syarat-syarat untuk kenaikan pangkat berdasarkan ketentuan yang berlaku.
60
Kenaikan Pangkat Anumerta Pegawai Negeri Sipil yang dinyatakan tewas, diberikan kenaikan pangkat anumerta setingkat lebih tinggi. Dalam ketentuan ini yang dimaksud dengan tewas adalah: Meninggal dunia dalam dan karena menjalankan tugas kewajibannya; Meninggal dunia dalam keadaan lain yang ada hubungannya dengan dinasnya, sehingga kematian itu disamakan dengan meninggal dunia dalam dan karena menjalankan tugas kewajibannya; Meninggal dunia yang langsung diakibatkan oleh luka atau cacat jasmani atau cacat rohani yang didapat dalam dan karena menjalankan tugas kewajibannya; Meninggal dunia karena perbuatan anasir yang tidak bertanggung jawab ataupun sebagai akibat tindakan terhadap anasir itu. Kenaikan pangkat anumerta ditetapkan berlaku mulai tanggal, bulan dan tahun Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan tewas. Pemberian kenaikan pangkat anumerta harus diusahakan sebelum Pegawai Negeri Sipil yang tewas dimakamkan dan surat keputusan kenaikan pangkat anumerta tersebut hendaknya dibacakan pada waktu upacara pemakaman. Untuk menjamin agar pemberian kenaikan pangkat anumerta dapat diberikan sebelum Pegawai Negeri Sipil yang tewas itu dimakamkan, maka ditetapkan keputusan sementara. Pejabat yang berwenang menetapkan keputusan sementara adalah Pejabat Pembina Kepegawaian instansi masing-masing untuk Pegawai Negeri Sipil yang dinyatakan tewas dalam pangkat Pembina Utama golongan ruang IV/e ke bawah. Apabila tempat kedudukan Pejabat Pembina Kepegawaian tersebut jauh dari instansi tempat bekerja Pegawai Negeri Sipil yang tewas sehingga tidak memungkinkan diberikan kenaikan pangkat anumerta sebelum Pegawai Negeri Sipil yang tewas itu dimakamkan, camat atau pejabat pemerintah setempat lainnya misalnya kepolisian setempat atau kepala sekolah negeri, dapat menetapkan keputusan sementara. Kepala kantor atau pimpinan unit kerja membuat laporan tentang tewasnya Pegawai Negeri Sipil sebagai bahan penetapan keputusan sementara oleh camat atau pejabat lainnya. Berdasarkan laporan tersebut camat atau pejabat pemerintah setempat lainnya mempertimbangkan pemberian kenaikan pangkat anumerta, dan apabila menurut 61
pendapatnya memenuhi syarat sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, maka pejabat tersebut menetapkan keputusan sementara tentang pemberian kenaikan pangkat anumerta. Pejabat yang menetapkan keputusan sementara tersebut diatas, selambat-lambatnya dalam waktu 7 hari kerja wajib melaporkan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian instansi Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan. Berdasarkan bahan-bahan kelengkapan administrasi yang disampaikan oleh pejabat yang menetapkan keputusan sementara tersebut, maka Pejabat Pembina Kepegawaian mempertimbangkan penetapan keputusan sementara kenaikan pangkat anumerta tersebut. Apabila terdapat alasan yang cukup untuk pemberian kenaikan pangkat anumerta maka Pejabat Pembina Kepegawaian menyampaikan usul kepada: 1. Presiden, bagi Pegawai Negeri Sipil yang diusulkan menjadi Pembina Utama Muda golongan ruang IV/c ke atas dan tembusan disampaikan kepada Kepala Badan Kepegawaian Negara sebagai bahan pertimbangan teknis kepada Presiden. 2. Kepala Badan Kepegawaian Negara, bagi Pegawai Negeri Sipil yang diusulkan menjadi Juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b. Apabila almarhum/almarhumah Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan dinyatakan tewas karena benar terbukti bahwa ia meninggal dunia dalam dan karena dinas, maka keputusan sementara tentang pemberian kenaikan pangkat anumerta ditetapkan menjadi keputusan definitif oleh pejabat yang berwenang yaitu: a) Presiden, bagi Pegawai Negeri Sipil yang dinaikan pangkatnya menjadi Pembina Utama Muda golongan ruang IV/c ke atas setelah mendapat pertimbangan teknis Kepala Badan Kepegawaian Negara. b) Kepala Badan Kepegawaian Negara, bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat yang dinaikkan pangkatnya menjadi Juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b. Apabila almarhum/almarhumah Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan ternyata tidak memenuhi syarat untuk dinyatakan tewas, maka keputusan sementara tentang pemberian kenaikan pangkat anumerta tersebut tidak dapat ditetapkan menjadi keputusan definitif oleh pejabat yang berwenang, dan keputusan sementara tersebut tidak berlaku untuk mengurus hak-hak kepegawaiannya. 62
Dalam hal yang bersangkutan tersebut di atas tidak memenuhi syarat untuk mendapat kenaikan pangkat anumerta tetapi memenuhi syarat untuk mendapat kenaikan pangkat pengabdian karena meninggal dunia, dapat diberikan kenaikan pangkat pengabdian dengan keputusan pejabat yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Keputusan kenaikan pangkat anumerta membawa akibat kenaikan gaji pokok, dengan demikian pensiun pokok bagi janda/duda Pegawai Negeri Sipil yang tewas didasarkan kepada gaji pokok dalam pangkat anumerta. Calon Pegawai Negeri Sipil yang tewas diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil terhitung mulai awal bulan yang bersangkutan tewas dan diberikan kenaikan pangkat anumerta serta diberikan hak-hak kepegawaian sesuai ketentuan yang berlaku bagi Pegawai Negeri Sipil yang dinyatakan tewas. Kenaikan Pangkat Pengabdian Kenaikan pangkat pengabdian Kenaikan Pangkat Pengabdian diberikan kepada : Pegawai Negeri Sipil yang meninggal dunia, Pegawai Negeri Sipil yang akan diberhentikan dengan hormat dengan hak pensiun karena mencapai batas usia pensiun, dan Pegawai Negeri Sipil yang oleh Tim Penguji Kesehatan dinyatakan cacat karena dinas dan tidak dapat bekerja lagi dalam semua jabatan negeri. Pegawai Negeri Sipil yang meninggal dunia atau akan diberhentikan dengan hormat dengan hak pensiun karena mencapai batas usia pensiun dapat diberikan kenaikan pangkat pengabdian setingkat lebih tinggi apabila: 1. Memiliki masa kerja sebagai PNS selama : a. Sekurang-kurangnya 30 tahun secara terus menerus dan sekurang-kurangnya telah 1 bulan dalam pangkat terakhir; b. Sekurang-kurangnya 20 tahun secara terus menerus dan sekurang-kurangnya telah 1 tahun dalam pangkat terakhir; atau c. Sekurang-kurangnya 10 tahun secara terus menerus dan sekurang-kurangnya telah 2 tahun dalam pangkat terakhir, 2. Setiap unsur penilaian DP-3 sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 1 tahun terakhir, dan 63
3. Tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang atau berat dalam 1 tahun terakhir. Masa bekerja sebagai Pegawai Negeri Sipil secara terus menerus yang dimaksud dalam ketentuan ini adalah masa kerja yang dihitung sejak diangkat menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil sampai dengan yang bersangkutan meninggal dunia atau mencapai batas usia pensiun dan tidak terputus starusnya sebagai Pegawai Negeri Sipil. Kenaikan pangkat pengabdian Pegawai Negeri Sipil yang meninggal dunia atau mencapai batas usia pensiun tersebut ditetapkan dengan : a. Keputusan Presiden, bagi Pegawai Negeri Sipil yang dinaikkan pangkatnya menjadi Pembina Utama Muda golongan ruang IV/c ke atas setelah mendapat pertimbangan teknis Kepala Badan Kepegawaian Negara; b. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara, bagi Pegawai Negeri Sipil yang dinaikkan pangkatnya menjadi Juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b. Kenaikan pangkat pengabdian bagi Pegawai Negeri Sipil yang mencapai batas usia pensiun yang ditetapkan dengan Keputusan Presiden, ditetapkan sekaligus dalam keputusan pemberhentian dengan hak pensiun Pegawai Negeri Sipil tersebut. Kenaikan pangkat pengabdian bagi Pegawai Negeri Sipil yang meninggal dunia berlaku terhitung mulai tanggal Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan meninggal dunia. Kenaikan pangkat pengabdian bagi Pegawai Negeri Sipil yang mencapai batas usia pensiun berlaku terhitung mulai tanggal 1 pada bulan yang bersangkutan diberhentikan dengan hormat dengan hak pensiun. Pegawai Negeri Sipil yang oleh tim penguji kesehatan dinyatakan cacat karena dinas dan tidak dapat bekerja lagi dalam semua jabatan negeri, diberikan kenaikan pangkat pengabdian setingkat lebih tinggi. Dalam ketentuan ini yang dimaksud dengan cacat karena dinas adalah: 1. Cacat yang disebabkan oleh kecelakaan yang terjadi: a) Dalam dan karena menjalankan tugas kewajibannya; b) Dalam keadaan lain yang ada hubungannya dengan dinas, sehingga kecelakaan itu disamakan dengan kecelakaan yang terjadi dalam dan karena menjalankan tugas kewajibannya; 64
c) Karena perbuatan anasir yang tidak bertanggung jawab ataupun sebagai akibat tindakan terhadap anasir itu. 2. Cacat yang disebabkan oleh sakit yang diderita sebagai akibat langsung dari pelaksanaan tugas. Kenaikan pangkat pengabdian disebabkan cacat karena dinas ditetapkan dengan : a) Keputusan Presiden, bagi Pegawai Negeri Sipil untuk kenaikan pangkat menjadi Pembina Utama Muda golongan ruang IV/c ke atas, setelah mendapat pertimbangan teknis Kepala Badan Kepegawaian Negara; b) Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara, bagi Pegawai Negeri Sipil untuk kenaikan pangkat menjadi Juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina Tingkat I golongan ruang IV/b. Kenaikan pangkat pengabdian yang disebabkan cacat karena dinas, berlaku mulai tanggal yang bersangkutan oleh tim penguji kesehatan dinyatakan cacat karena dinas dan tidak dapat bekerja lagi dalam semua jabatan negeri. Calon Pegawai Negeri Sipil yang oleh Tim Penguji Kesehatan dinyatakan cacat karena dinas dan tidak dapat bekerja lagi dalam semua jabatan negeri, diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil, diberikan kenaikan pangkat pengabdian berlaku terhitung mulai tanggal 1 pada bulan yang bersangkutan dinyatakan cacat karena dinas dan tidak dapat bekerja lagi dalam semua jabatan negeri, dan diberhentikan dengan hormat dengan hak pensiun sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kepala Badan Kepegawaian Negara atas usul Pejabat Pembina Kepegawaian yang bersangkutan menetapkan pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil menjadi Pegawai Negeri Sipil sekaligus pemberian kenaikan pangkat pengabdian dan pemberhentian dengan hormat sebagai Pegawai Negeri Sipil dengan hak pensiun. Pegawai Negeri Sipil yang dinyatakan cacat dalam dan karena dinas dan tidak dapat dipekerjakan lagi dalam semua jabatan negeri diberikan pensiun sebesar yang tertinggi bagi PNS sebesar 75 % dari dasar pensiun (gaji pokok) dan disamping itu diberikan tunjangan cacat menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.
65
Besarnya Tunjangan Cacat. Tunjangan cacat sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 1981 tiap bulan adalah : 70% dari gaji pokok apabila kehilangan fungsi: penglihatan pada kedua belah mata; atau pendengaran pada kedua belah telinga; atau kedua belah kaki dari pangkal paha atau dari lutut kebawah. 50% dari gaji pokok apabila kehilangan fungsi: lengan dari sendi bahu kebawah; atau kedua belah kaki dari mata kaki kebawah. 40% dari gaji pokok apabila kehilangan fungsi: lengan dari atau dari atas siku kebawah; atau sebelah kaki dari pangkal paha. 30% dari gaji pokok apabila kehilangan fungsi: penglihatan dari sebelah mata; atau pendengaran dari sebelah telinga; atau tangan dari atau dari atas pergelangan kebawah; atau sebelah kaki dari mata kaki kebawah. Dalam hal terjadi beberapa cacat sebagaimana dimaksud maka besarnya tunjangan cacat ditetapkan dengan menjumlahkan persentase dari tiap cacat, dengan ketentuan paling tinggi 100% dari gaji pokok . Ujian Dinas Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat Pengatur Tingkat I golongan ruang II/d dan Penata Tingkat I golongan ruang III/d untuk dapat dinaikkan pangkatnya, disamping memenuhi syarat yang ditentukan, harus lulus ujian dinas, kecuali ditentukan lain menurut ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Ujian dinas tingkat I untuk kenaikan pangkat dari Pengatur Tingkat I golongan ruang II/d menjadi Penata Muda golongan ruang III/a. Ujian dinas tingkat II untuk kenaikan pangkat dari Penata Tingkat I golongan ruang III/d menjadi Pembina golongan ruang IV/a. Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat dan Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah melaksanakan ujian dinas bagi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan masing-masing. Persyaratan Administratif Kenaikan Pangkat Pengabdian karena mencapai batas usia pensiun : Salinan/foto copy sah keputusan pengangkatan calon Pegawai Negeri Sipil; Salinan/foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir; Daftar penilaian prestasi kerja/DP-3 dalam 1 ( satu ) tahun terakhir; 66
Daftar riwayat pekerjaan dari Pejabat Pembina Kepegawaian, dibuat menurut contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran I-p; Surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang atau berat dalam 1 ( satu ) terakhir dari Pejabat Pembina Kepegawaian, dibuat menurut contoh sebagaimana teresebut dalam Anak Lampiran I-q. Persyaratan Administratif Kenaikan Pangkat Pengabdian karena meninggal dunia : Salinan/foto copy sah keputusan pengangkatan calon Pegawai Negeri Sipil; Salinan/foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir; Daftar penilaian pretasi kerja/DP-3 dalam 1 ( satu ) tahun terakhir; Surat keterangan kematian dari Kepala Kelurahan/Desa; Daftar riwayat pekerjaan dari Pejabat Pembina Kepegawaian, dibuat menurut contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran I-p; Surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang atau berat dalam 1 ( satu ) tahun terakhir dari Pejabat Pembina Kepegawaian, dibuat menurut contoh sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran I-q. G. Mutasi Keluarga. Berdasarkan ketentuan Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara antara lain dinyatakan bahwa Pegawai Negeri Sipil berhak jaminan pensiun dan jaminan hari tua. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 1969 tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda/ duda Pegawai menyatakan antara lain Pegawai yang diberhentikan dengan hormat sebagai pegawai negeri berhak menerima pensiun-pegawai, jikalau ia pada saat pemberhentiannya sebagai pegawai negeri. Pensiun dimaksud disamping diberikan kepada PNS yang bersangkutan, juga diberikan kepada Janda/Duda PNS yang meninggal dunia/ tewas. Untuk keperluan tersebut maka setiap perubahan susunan keluarga Pegawai harus disampaikan kepada Kepala Badan Kepegawaian Negara untuk dilakukan pencatatan . H. Mutasi Diklat Calon pegawai negeri sipil yang telah menjalankan masa percobaan dapat diangkat menjadi pegawai negeri sipil dalam jabatan dan pangkat tertentu dengan keputusan Pejabat Pembina Kepegawaian. Masa percobaan tersebut dihitung sejak tanggal yang bersangkutan diangkat sebagai calon pegawai negeri sipil; 67
Masa percobaan tersebut sebagaimana dinyatakan dalam pasal 64 angka (1) UU ASN dilakukan selama 1 (satu) tahun, melalui proses pendidikan dan pelatihan teritegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan bertanggungjawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang. Lebih lanjut dalam Pasal 70 antara lain dinyatakan bahwa setiap Pegawai ASN memiliki hak dan kesempatan untuk mengembangkan kompetensi lain yang dilaksanakan antara melalui lain melalui pendidikan dan pelatihan, seminar, kursus, dan penataran. Pengembangan kompetensi iniharus dievaluasi oleh Pejabat yang Berwenang dan digunakan sebagai salah satu dasar dalam pengangkatan jabatan dan pengembangan karier. I. Mutasi Hukuman Yang dimaksud Hukuman adalah Hukuman disiplin yaitu hukuman yang dijatuhkan kepada PNS karena melanggar peraturan disiplin PNS yaitu tidak menghindari larangan dan tidak mentaati kewajiban sebagaimana diatur dalam Peraturan Disiplin. Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil adalah peraturan yang mengatur mengenai kewajiban, larangan, dan sanksi apabila kewajiban tidak ditaati atau larangan dilanggar oleh Pegawai Negeri Sipil. Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang " Disiplin Pegawai Negeri Sipil". Dalam Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil diatur ketentuan-ketentuan mengenai: 1. Kewajiban, 2. Larangan, 3. Hukuman disiplin, 4. Pejabat yang berwenang menghukum, 5. Penjatuhan hukuman disiplin, 6. Keberatan atas hukuman disiplin, 7. Berlakunya keputusan hukuman disiplin. PNS yang diduga melakukan pelanggaran disiplin dipanggil secara tertulis oleh atasan langsung untuk dilakukan pemeriksaan, dan dilakukan paling lambat 7 hari kerja sebelum pemeriksaan. Sebelum PNS dijatuhi hukuman disiplin setiap atasan langsung wajib memeriksa terlebih dahulu PNS yang diduga melakukan pelanggaran disiplin. Pemeriksaan dilakukan secara tertutup dan dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan. 68
Berita acara pemeriksaan sebagaimana dimaksud harus ditandatangani oleh pejabat yang memeriksa dan PNS yang diperiksa. Dalam hal PNS yang diperiksa tidak bersedia menandatangani berita acara pemeriksaan , berita acara pemeriksaan tersebut tetap dijadikan sebagai dasaruntuk menjatuhkan hukuman disiplin.
PNS yang diperiksa
berhak mendapat foto kopi berita acara pemeriksaan tersebut. Dalam keputusan hukuman disiplin harus disebutkan pelanggaran disiplin yang dilakukan oleh PNS yang bersangkutan. PNS yang berdasarkan hasil pemeriksaan ternyata melakukan beberapa pelanggaran disiplin,terhadapnya hanya dapat dijatuhi satu jenis hukuman disiplin yang terberat setelah mempertimbangkan pelanggaran yang dilakukan. Setiap penjatuhan hukuman disiplin ditetapkan dengan keputusan pejabat yang berwenang menghukum, disampaikan secara tertutup oleh pejabat yang berwenang menghukum atau pejabat lain yang ditunjuk kepada PNS yang bersangkutan serta tembusannya disampaikan kepada pejabat instansi terkait. disampaikan secara tertutup oleh pejabat yang berwenang menghukum atau pejabat lain yang ditunjuk kepada PNS yang bersangkutan serta tembusannya disampaikan kepada pejabat instansi terkait. Penyampaian keputusan hukuman disiplin dilakukan paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sejak keputusan ditetapkan. Kepada PNS yang dijatuhi hukuman disiplin diberikan kesempatan untuk mengajukan upaya administratif sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. PNS yang sedang dalam proses pemeriksaan karena diduga melakukan pelanggaran disiplin atau sedang mengajukan upaya administratif tidak dapat disetujui untuk pindah instansi. Keputusan hukuman disiplin wajib didokumentasikan oleh pejabat pengelola kepegawaian di instansi yang bersangkutan. Dokumen keputusan hukuman disiplin tersebutdigunakan sebagai salah satu bahan penilaian dalam pembinaan PNS yang bersangkutan. Disamping jenid-jenis mutasi seperti telah diuraikan dimuka, dalam sistem kepegawaian dikenal juga mutasi pendidikan, mutasi penghargaan, mutasi pindah wilayah kerja, mutasi pemberhentian, mutasi pindah instansi,dan mutasi berita acara pengambilan sumpah/janji PNS. 69
J. Rangkuman Pada dasarnya mutasi merupakan fungsi pengembangan pegawai, karena tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dalam organisasi yang bersangkutan. Umumnya mutasi merupakan tindak lanjut dari penilaian prestasi kerja para pegawai. Dari penilaian prestasi kerja akan diketahui kecakapan seorang pegawai dalam menyelesaikan uraian pekerjaan (job description) yang dibebankan kepadanya. Layaknya setiap pengambil keputusan dalam suatu organisasi setiap Surat Keputusan mengenai mutasi ini diluncurkan, pasti telah melalui proses yang tidak bisa dibilang singkat. Mulai dari pembentukan pola mutasi, pemilihan calon-calon yang tepat untuk menduduki suatu jabatan, penentuan atau seleksi dari para calon terpilih tersebut, pertimbangan rekomendasi bagi calon yang bersangkutan dan masih banyak kegiatan lain yang tentunya telah banyak menyita waktu, pikiran, dan tenaga dari para konseptor, pengambil keputusan, maupun pihak-pihak yang terkait dengan mutasi ini.
70
BAB V STATUS KEPEGAWAIAN Indikator keberhasilan : Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan dapat menjelaskan Pengertian Status dan Kedudukan Pegawai Negeri Sipil.
Untuk mewujudkan Aparatur Sipil Negara sebagai bagian dari reformasi birokrasi, perlu ditetapkan ketentuan pembinaan tentang Aparatur Sipil Negara sebagai profesi yang memiliki
kewajiban
mengelola
dan
mengembangkan
dirinya
dan
wajib
mempertanggungjawabkan kinerjanya dan menerapkan prinsip merit dalam pelaksanaan manajemen aparatur sipil negara. Maka dari itu Undang-undang Aparatur Sipil Negara (RUU ASN) menempatkan aparatur sipil Negara (ASN) sebagai sebuah profesi yang harus memiliki standar pelayanan profesi, nilai dasar, kode etik dan kode perilaku profesi, pendidikan dan pengembangan profesi, serta memiliki organisasi profesi yang dapat menjaga nilai-nilai dasar profesi. Profesi ASN ini terdiri dari profesi-profesi spesifik yang dikenal sebagai Jabatan Pimpinan Tinggi, Jabatan Administrasi dan Jabatan Fungsional.. Karena itu, UU ASN ini, maka setiap birokrat harus memiliki standar pelayanan profesi, melaksanakan nilai dasar kode etik profesi, dan wajib mengembangkan keahlian profesinya secara periodik. Untuk memperkuat sistem merit dalam birokrasi, ASN terdiri dari PNS dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja (PPPK) dengan basis utama kompetensi dan kinerja. Berbeda dengan istilah pegawai honorer atau pegawai tidak tetap (PTT) pada masa sebelumnya, PPPK tidak dapat diangkat menjadi PNS. Jadi tidak semua pegawai yang bekerja untuk pemerintah harus berstatus PNS, tetapi dapat berstatus pegawai kontrak berjangka waktu. UU ASN ini juga mengubah dari pendekatan closed career system yang sangat berorientasi kepada senioritas dan kepangkatan, kepada open career system yang mengedepankan kompetisi dan kompetensi ASN dalam promosi dan pengisian jabatan. UU ini meletakkan dasar kompetisi terbuka di antara PNS dalam proses pengisian jabatan, khususnya eselon I dan II yang disebut jabatan pimpinan tinggi (JPT). Proses pengisian 71
jabatan dalam birokrasi akan menganut sistem promosi terbuka, yang saat ini oleh Gubernur DKI Jakarta disebut ”lelang jabatan”. Ini menunjukkan kepada kita bahwa dalam UndangUndang ini, pengisian JPT baik di pusat maupun di daerah akan dilakukan secara terbuka atau ”dilelang” di antara PNS yang memenuhi syarat-syarat jabatan dan standar kompetensi jabatan. A. Jenis, Status dan Kedudukan Berdasarkan ketentuan UU ASN jenis Pegawai ASN terdiri dari Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Pemerintah dengan Perjajnjian Kerja. Dengan demikian Pegawai Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disebut Pegawai ASN adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan. Hal ini berbeda dengan Undang-undang sebelumnya yang menyatakan bahwa Pegawai Negeri terdiri dari PNS,TNI dan Polri. Berdasarkan Statusnya maka Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai Pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan, untuk itu kepadanya diberikan Nomor Induk Pegawai secara Nasional. Sedangkan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja yang selanjutnya disingkat PPPK adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan, diangkat dengan perjanjian kerja dalam jangka waktu paling singkat 12 (dua belas) bulan pada Instansi dan Perwakilan yang dalam pengangkatannya disesuaikan dengan kebutuhan instansi pemerintah. Pegawai ASN tersebut dilihat dari kedudukan sebagai unsur aparatur Negara yang penempatannnya bisa di pusat, daerah maupun pada perwakilan pemerintah di luar negeri. Pegawai ASN tersebut melaksanakan kebijakan yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi dan Kepala Perwakilan, yang dalam melaksanakan tugasnya bebas dari pengaruh dan intervensi semua golongan maupun partai politik.
72
B. Fungsi, Tugas, dan Peran 1. Fungsi Sebagaimana pegawai ASN diberbagai Negara, maka Pegawai ASN memiliki Fungsi sebagai : 1)
Pelaksana Kebijakan Publik
2)
Pelayan Publik
3)
Perekat dan pemersatu bangsa
Maka dari itu maka dalam penyelenggaraan manajemen, ASN dilakukan berdasarkan pada asas : a)
Kepastian hukum
b)
Profesionalisme
c)
proporsionalitas
d)
Keterpaduan
e)
Delegasi
f)
Netralitas
g)
Akuntabilitas
h)
Efisiensi
i)
Keterbukaan
j)
Non diskriminasi
k)
Persatuan dan kesatuan
l)
Keadilan dan kesetaraan
m) Kesejahteraan ASN sebagai profesi harus berlandaskan pada prinsip-prinsip berikut : 1) Nilai dasar 2) Kode Etik dan Kode perilaku 3) Komitmen, integritas moral, dan tanggung jawab pada pelayanan publik; 4) Kompetensi yang diperlukan sesuai dengan bidang tugas; 5) Kualifikasi akademik 6) Jaminan perlindungan hukum dalam melaksanakan tugasnya, dan 7) Profesionalitas jabatan.
73
Nilai Dasar ini meliputi antara lain seperti mampu memegang teguh ideologi Pancasila, setia kepada pemerintah dan Negara dan lain-lain. Sementara itu kode etik dan kode perilaku bertujuan untuk menjaga martabat dan kehormatan pegawai ASN. Untuk itu Pegawai ASN harus berperan mewujudkan tujuan pembangunan nasional melalui pelayanan publik yang profesional, bebas dari intervensi politik, dan bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme. 2. Tugas Pegawai ASN bertugas antara lain : a. melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; b. memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas; dan c. memperat persatuan dankestauan Negara Kesatuan Republik Indonesia. 3. Peran Pegawai ASN memili peran sebagai perencana, pelaksana, dan pengawas penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik yang profesional, bebas dari intervensi politik, serta bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme. C. Jabatan ASN Jabatan ASN terdiri atas Jabatan Administrasi; Jabatan Fungsional; dan Jabatan Pimpinan Tinggi. Jabatan Administrasi ini terdiri atas: 1. jabatan administrator; 2. jabatan pengawas; dan 3. jabatan pelaksana. Pejabat dalam jabatan administrator memiliki tugas dan tanggungjawab memimpin pelaksanaan seluruh kegiatan pelayanan publik serta administrasi pemerintahan dan pembangunan. Sedangkan Pejabat dalam jabatan pengawas bertanggung jawab mengendalikan pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh pejabat pelaksana. Sementara itu Pejabat dalam jabatan pelaksana bertanggung jawab melaksanakan kegiatan pelayanan publik serta administrasi pemerintahan dan pembangunan. Setiap jabatan ini ditetapkan sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan. 74
Berdasarkan pasal 18 UU ASN dinyatakan antara lain bahwa jabatan fungsional terdiri dari jabatan fungsional keterampilan dan jabatan fungsional keahlian. Jabatan Fungsional keterampilan terdiri atas pemula, terampil, mahir dan penyelia. Sedangkan jabatan fungsional keahlian terdiri dari ahli pertama, ahli muda, ahli madya dan ahli utama. Lebih lanjut dalam pasal 19 dinyatakan bahwa jabatan Pimpinan Tinggi terdiri atas : a. jabatan pimpinan tinggi utama; b. jabatan pimpinan tinggi madya; dan c. jabatan pimpinan tinggi pratama. Jabatan Pimpinan Tinggi ini berfungsi memimpin dan memotivasi setiap Pegawai ASN pada Instansi Pemerintah melalui : 1. kepeloporan dalam bidang : a) keahlian profesional; b) analisis dan rekomendasi kebijakan; dan c) kepemimpinan manajemen. 2. Pengembanagan kerja sama dengan instansi lain 3. Keteladanan dalam mengamalkan nilai dasar ASN dan melaksanakan kode etik dank ode perilaku ASN. Untuk itu Pengangkatan PNS dalam Jabatan Pimpinan Tinggi ditetapkan syarat kompetensi, kualifikasi, kepangkatan, pendidikan dan pelatihan, rekam jejak jabatan dan integritas, serta persyaratan lain yang dibutuhkan. Pejabat pimpinan tinggi madya dan pejabat pimpinan tinggi pratama yang akan mencalonkan diri menjadi gubernur dan wakil gubernur, bupati/walikota, dan wakil bupati/wakil walikota wajib menyatakan pengunduran diri secara tertulis dari PNS sejak mendaftar sebagai calon. Pegawai ASN dari PNS yang diangkat menjadi ketua, wakil ketua, dan anggota Mahkamah Konstitusi; ketua, wakil ketua, dan anggota Badan Pemeriksa Keuangan; ketua, wakil ketua, dan anggota Komisi Yudisial; ketua dan wakil ketua Komisi Pemberantasan Korupsi; Menteri dan jabatan setingkat menteri; Kepala perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri yang berkedudukan sebagai Duta Besar Luar Biasa dan Berkuasa Penuh diberhentikan sementara dari jabatannya dan tidak kehilangan status sebagai PNS. 75
Pegawai ASN dari PNS yang mencalonkan diri atau dicalonkan menjadi Presiden dan Wakil Presiden; ketua, wakil ketua, dan anggota Dewan Perwakilan Rakyat; ketua, wakil ketua, dan anggota Dewan Perwakilan Daerah; gubernur dan wakil gubernur; bupati/walikota dan wakil bupati/wakil walikota wajib menyatakan pengunduran diri secara tertulis sebagai PNS sejak mendaftar sebagai calon. D. Hak dan Kewajiban. Beberapa pokok pengaturan lain dalam UU ASN antara lain menyangkut sistem dan struktur yang mengatur antara hak dan kewajiban bagi PNS dan PPPK. Berikut disampaikan Hak dan Kewajiban PNS dan PPPK sebagai bagian dari Pegawai ASN. 1. Hak PNS a) gaji, tunjangan, dan fasilitas; b) cuti; c) jaminan pensiun dan jaminan hari tua; d) perlindungan; dan e) pengembangan kompetensi. 2. Hak PPPK a) Gaji dan tunjangan b) Cuti c) Perlindungan, dan d) Pengembangan kompetensi Yang dimaksud dengan “gaji” adalah kompensasi dasar berupa honorarium sesuai dengan beban kerja, tanggung jawab jabatan dan resiko pekerjaan yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan. Skala pengajian dan tunjangan Pegawai ASN ditetapkan setelah mendapatkan pertimbangan dari menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang keuangan. Untuk itu Pegawai ASN wajib: a. Setia dan taat pada Pancasila, Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Indonesia Tahun 1945, Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan pemerintah yang sah; b. Menjaga persatuan dan kesatuan bangsa 76
c. Melaksanakan kebijakan yang dirumuskan pejabat pemerintah yang berwenang d. Mentaati ketentuan peraturan perundang-undangan e. Melaksanakan tugas kedinasan dengan penuh pengabdian, kejujuran, kesadaran dan tanggungjawab. f. Menunjukkan integritas dan keteladanan dalam sikap, perilaku, ucapan dan tindakan kepada setiap orang, baik di dalam maupun diluar kedinasan g. Menyimpan rahasia jabatan dan hanya dapat mengemukakan rahasia jabatan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, dan h. Bersedia ditempatkan diseluruh wilayah NKRI E. Rangkuman Pasal 68 UU ASN menegaskan, PNS diangkat dalam pangkat dan jabatan tertentu pada Instansi Pemerintah berdasarkan perbandingan objektif antara kompetensi, kualifikasi, dan persyaratan yang dibutuhkan oleh jabatan dengan kompetensi, kualifikasi, dan persyaratan yang dimiliki oleh yang bersangkutan. PNS juga dapat diangkat diangkat dalam jabatan tertentu pada lingkungan Tentara Nasional Indonesia (TNI) dan Kepolisian Negara Republik Indonesia, dengan pangkat atau jabatan yang disesuaikan dengan pangkat dan jabatan di lingkungan instansi Tentara Nasional Indonesia dan Kepolisian Negara Republik Indonesia. Manajemen ASN diselenggarakan berdasarkan Sistem Merit, yang berdasarkan pada kualifkasi, kompetensi, dan kinerja secara adil dan wajar dengan tanpa membedakan latar belakang poltik, ras, warna kulit, agama, asal-usul, jenis kelamin, status pernikahan, umum, atau kondisi kecacatan. Manajemen ASN ini meliputi Manajemen Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Manajemen Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK). Disebutkan dalam Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 itu, Presiden dapat mendelegasikan kewenangan pembinaan Manajemen ASN kepada Pejabat yang Berwenang di kementerian, sekretariat jendral/sekretariat lembaga negara, sekretariat lembaga nonstruktural, sekretaris daerah/provinsi dan kabupaten/kota.
77
BAB VI PENUTUP Dalam ketentuan Undang-undang ASN dinyatakan bahwa Pegawai ASN berhimpun dalam wadah korps profesi Pegawai ASN Republik Indonesia, yang memiliki tujuan menjaga kode etik profesi dan standar pelayanan profesi ASN, dan mewujudkan jiwa korps ASN sebagai pemersatu bangsa. Sementara untuk menjamin efisiensi, efektivitas, dan akurasi pengambilan keputusan dalam Manajemen ASN, menurut UU No. 5/2014 ini, diperlukan Sistem Informasi ASN, yang diselenggarakan secara nasional dan terintegrasi antar-Instansi Pemerintah.Sistem Informasi ASN memuat seluruh informasi dan data pegawai ASN, yang meliputi: a. Data riwayat hidup; b. Riwayat pendidikan formal dan non formal; c. Riwajat jabatan dan kepangkatan; d. Riwayat penghargaan, tanda jasa, atau tanda kehormatan; e. Riwayat pengalaman berorganisasi; f. Riwayat gaji; g. Riwayat pendidikan dan latihab; h. Daftar penilaian prestasi kerja; i. Surat keputusan; dan j. Kompetensi. Pada Bab Peralihan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 disebutkan, pada saat UU ini mulai berlaku, terhadap jabatan PNS dilakukan penyetaraan yaitu :
jabatan eselon Ia kepala lembaga pemerintah non kementerian setara dengan jabatan pimpinan tinggi utama;
jabatan eselon Ia dan eselon Ib setara dengan jabatan pimpinan tinggi madya;
jabatan eselon II setara dengan jabatan pimpinan tinggi pratama;
jabatan eselon III setara dengan jabatan administrator;
jabatan eselon IV setara dengan jabatan pengawas; dan
jabatan eselon V dan fungsional umum setara dengan jabatan pelaksana.
78
DAFTAR PUSTAKA BUKU DAN PERATURAN 1. Birokrasi Pemerintah Indonesia, Drs.H.Inu Kencana Syafie.,MSi, Mandar Maju, Bandung – 2004 2. Pengantar Manajemen (Konseptual dan Perilaku, H.Kusnadi,HMA dkk, Universitas Brawijaya, Malang 2002 3. Ilmu Administrasi dan Organisasi, Patologi dan Terapinya, Prof.Dr.H.Makmur.,MSi. Refika Aditama, Jakarta, 2007. 4. UU No.11 Tahun 1969 5. UU No.5 Tahun 2014 6. Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil. 7. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002 tentang perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil. 8. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2002 tanggal 17 Juni 2002 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002. 9. Peraturan Kepala BKN No.18 Tahun 2011 Sumber Lainnya: 1. http://id.wikipedia.org/wiki/Administrasi- diakses tanggal 2 Pebruari 2014 pukul 19.00 WIB 2. http://manajemenstiesbi.blogspot.com/2012/11/unsur-unsur-manajemen.html,
diakses
tanggal 4 Januari 2014 pukul 12.15 WIB 3. http://syukai.wordpress.com/2009/06/15/pengertian-fungsi-fungsi-dan-unsur-unsurmanajemen/, diakses tanggal 14 Januari 2014 pukul 13.10 WIB 4. http://www.scribd.com/doc/56800083/Unsur-Unsur-Manajemen, diakses tanggal 22 Desember 2013 pukul 09.20 WIB 5. http://www.bkn.go.id/kanreg01/in/prosedur-layanan.html, diakses tanggal 6 Januari 2014 pukul 08.15 WIB.
79
