MODUL DIKLAT ANALIS KEPEGAWAIAN
PENYUSUNAN ANALISIS JABATAN
Penulis: 1. Drs. Suparjiyanta 2. Dra. Dewi Mutiarani
PUSAT PEMBINAAN JABATAN FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA JAKARTA, 2014
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Analisis jabatan pada dasarnya merupakan suatu bentuk penelitian dengan tipe deskriptif yaitu dengan mengumpulkan data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan dan menyajikannya untuk program-program tertentu. Dengan demikian maka keberhasilan analisis jabatan sebagai proses untuk menghasilkan informasi jabatan, sangat tergantung pada pengumpulan data jabatan. Seperti juga dalam penelitian yang lain, pengumpulan data jabatan harus dapat menghasilkan data yang memenuhi kriteria data yang baik yaitu obyektif, reliable, valid, tepat waktu, akurat, relevan, representative, komprehensif, sistematik dan
lengkap
artinya tidak menyimpang dari keadaan sebenarnya, tidak mengarang atau mengada-ada. Untuk mendapatkan data yang obyektif diperlukan sikap netral, kejujuran
dan
menghindarkan
subyektifitas
semaksimal
mungkin.
Untuk
kepentingan ini sebaiknya dalam menganalisis jabatan tidak menganalisis jabatannya sendiri atau jabatan-jabatan pada unit tempat ia bekerja. Jika harus demikian maka perlu didampingi analisis jabatan dari unit lain yang akan lebih dapat berlaku netral. Data jabatan yang bersifat reliabilitas artinya, data jabatan yang diperoleh haruslah yang dapat dipercaya atau dapat meyakinkan pihak yang berkepentingan. Salah satu bukti dan cara mengetahui tingkat reliabilitas tersebut adalah apabila data jabatan tersebut diperoleh dari beberapa analisis jabatan ternyata data tersebut sama, maka data tersebut dianggap reliable. Data yang reliable akan bersifat dapat diandalkan. Reliabilitas data erat hubungannya dengan validitas data. Data jabatan yang terpercaya biasanya bernilai valid artinya bersifat absah atau layak dipercaya. Data
jabatan
perlu
ketepatan
waktu
hal
ini
dimaksudkan
agar
dapat
menggambarkan keadaan yang sesuai dengan situasi perkembangan yang ada, tidak ketinggalan atau tidak basi. Akurasi data sangat penting bagi data jabatan, karena data jabatan bersifat kualitatif sehingga sulit untuk mengukur tingkat akurasinya. Untuk itu analisis jabatan perlu memperhatikan hal ini agar ketepatan data dapat 1
dicapai. Untuk mendapatkan data yang akurat diperlukan konfirmasi melalui atasan pemegang jabatan atau penyelia. Data jabatan yang relevan maksudnya adalah data tersebut betul-betul diperlukan. Data jabatan yang representative, adalah data yang bisa mencerminkan atau menggambarkan keadaan yang sebenarnya. Representasi data jabatan sangat diperlukan untuk mengumpulkan data yang menggunakan sampel yaitu agar dapat menggambarkan keadaan seluruh populasi. Data jabatan yang komprehensif artinya data yang dikumpulkan dapat memberikan gambaran yang menyeluruh secara bulat. Sifat ini erat dengan sifat integrative, yaitu data jabatan yang diperoleh dapat saling mendukung, menguatkan dan tidak kontradiktif. Sedangkan data jabatan yang sistematik dimaksudkan agar dapat membantu untuk mempermudah dalam memahami data, dan dalam mengolahnya menjadi informasi jabatan. Data yang lengkap bisa mempercepat proses pengolahan dan penyajian untuk kepentingan pihak yang membutuhkan. Hasil analisis jabatan berupa informasi jabatan, dipergunakan untuk membenahi, meningkatkan/menyempurnakan suatu organisasi dari tiga aspek, yaitu: kelembagaan, kepegawaian, dan ketatalaksanaan. 1.
Kelembagaan Untuk kepentingan kelembagaan, pihak yang memerlukan adalah unit-unit pengelola organisasi yang meliputi kegiatan :
2.
a.
Penyusunan organisasi dan unit-unitnya;
b.
Penyempurnaan organisasi;
c.
Pengembangan organisasi;
d.
Penciutan organisasi;
e.
Penggabungan unit-unit organisasi.
Kepegawaian Untuk kepentingan kepegawaian, pihak yang memerlukan informasi jabatan adalah unit pengelola kepegawaian yang meliputi kegiatan: a.
Pengurusan calon pegawai, seperti: rekrutmen, seleksi, dan penempatan;
b.
Pengelolaan
kepegawaian,
misal:
administrasi,
penilaian
jabatan,
penyusunan jenjang karier, mutasi, rotasi, dan promosi; c.
Pasca pegawai, seperti: program pensiun.
2
3.
Ketatalaksanaan Pihak yang memerlukan untuk kepentingan ini adalah unit pengelola tatalaksana dan tata kerja yang meliputi kegiatan: a.
tatalaksana;
b.
tata kerja.
B. Deskripsi Singkat Mata diklat Analisis Jabatan ini membahas konsep tentang analisis jabatan dalam rangka mendapatkan informasi jabatan, peranan dan manfaatnya dalam kaitannya untuk mencapai tujuan organisasi. Selain itu juga dibahas tentang pengertian dan kegunaan analisis beban kerja serta aspek-aspek dalam penyusunan analisis beban kerja. Pada bab terakhir dari modul ini diuraikan tentang proses penyusunan evaluasi jabatan baik untuk jabatan manajerial maupun untuk jabatan non manajerial. C. Tujuan Pembelajaran Umum Setelah selesai mengikuti mata diklat analisis jabatan ini peserta diklat diharapkan dapat memiliki pemahaman tentang cara mengolah data jabatan berdasarkan metode analisis jabatan, merumuskan data yang diperlukan untuk analisis jabatan, membuat daftar pertanyaan yang akan digunakan dalam analisis jabatan, menganalisis data/informasi jabatan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam rangka penyusunan daftar jabatan, membuat laporan hasil analisis jabatan, tatacara perhitungan beban kerja, perhitungan standar waktu kerja, konsep, prosedur, metode dan teknik evaluasi jabatan serta menelaah data jabatan untuk menilai bobot jabatan. D. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah selesai mengikuti mata diklat ini peserta diharapkan dapat: 1.
Mendeskripsikan pengertian, tujuan dan menerapkan proses penyusunan analisis jabatan di lingkungan PNS;
2.
Mendeskripsikan pengertian, tujuan dan menerapkan proses penyusunan analisis beban kerja masing-masing jabatan;
3.
Mendeskripsikan pengertian, tujuan dan menerapkan proses penyusunan evaluasi jabatan PNS.
3
BAB II METODE DAN TAHAPAN PELAKSANAAN ANALISIS JABATAN
A. Metode Analisis Jabatan Analisis Jabatan adalah proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis, disusun, dan disajikan menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode tertentu. Tujuannya untuk menyediakan informasi jabatan sebagai fondasi/dasar bagi program manajemen kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan, dan pengawasan. Analisis Beban Kerja suatu jabatan dalam organisasi publik adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu (BAKN, 1985: 173). Adapun pengertian analisis beban kerja adalah kegiatan menghitung perkiraan beban kerja dari masing-masing satuan organisasi (BKN, 2002:430). Pengertian lain suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja (Permendagri Nomor 12 Tahun 2008). Evaluasi Jabatan PNS adalah suatu proses untuk menilai suatu jabatan secara sistematis dengan menggunakan kriteria-kriteria yang disebut sebagai faktor jabatan terhadap informasi faktor jabatan untuk menentukan nilai jabatan dan kelas jabatan (Perka BKN Nomor 21 tahun 2011) Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan kebutuhan pegawai meningkat. Sebelum organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan itu dapat dilakukan serta kriteria pegawai yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan. Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk memangku jabatan itu perlu dilakukan analisis terhadap jabatan itu sendiri yang disebut sebagai analisis jabatan. Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisis jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang seperti 4
apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, Dessler menekankan pada dua aspek, yaitu menyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan. Guna memperolah informasi jabatan, data jabatan yang perlu diperoleh dalam penyelenggaran analisis jabatan dapat dikumpulkan dengan metode yang berbeda-beda. Metode mana yang akan digunakan tergantung dari banyak hal, yaitu SDM yang tersedia, macam data yang perlu diperoleh, tingkat reliabilitas dan validitas yang diharapkan. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan data jabatan yaitu: 1.
Metode Observasi dan Interview Metode observasi dan interview ini adalah pengumpulan data jabatan dilakukan dengan mengamati orang yang sedang bekerja, menginterview pemegang jabatan, atasannya langsung atau orang lain yang dapat memberi keterangan-keterangan yang diperlukan, dan mencatat data yang diperoleh dari observasi dan interview tersebut. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat berulang-ulang. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis jabatan dilakukan dengan pengamatan pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.
2.
Metode Daftar pertanyaan Untuk pengumpulan data jabatan dapat juga digunakan daftar pertanyaan. Daftar ini dibagikan kepada para karyawan/pegawai dan mereka diminta kesediaannya untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang telah tercantum dalam daftar tersebut. Metode daftar pertanyaan ini dikenal juga dengan nama metode questioner.
3.
Metode studi referensi Data jabatan disusun oleh suatu tim dengan mentafsirkan, merumuskan, menjabarkan fungsi dan tugas organisasi, laporan kerja harian, publikasi teknik ke dalam pekerjaan karyawan/pegawai, Publikasi public yang dimaksudkan disini misalnya instruksi pelayanan mesin, tata cara penetapan kenaikan pangkat, cara beternak unggas, tata cara penerimaan dan pengangkatan CPNS dan lain sebagainya.
5
4.
Metode kombinasi Untuk memperoleh data yang memenuhi persyaratan reliabilitas, validitas, lengkap, cermat dan representative, maka dapat digunakan kombinasi dua atau lebih metode pengumpulan data tersebut diatas.
B. Tahapan Pelaksanaan Analisis Jabatan Proses pelaksanaan Analis Jabatan dilaksanakan dengan tahapan-tahapan tertentu. Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam proses analisa jabatan yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima tahapan tersebut adalah : perencanaan, persiapan, pelaksanaan, merumuskan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan serta menyajikan dan memvalidasi deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Adapun pelaksanaan Kegiatan Analisis Jabatan sesuai dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan sebagai berikut: A. Prosedur Pembentukan Tim Pelaksana Analisis Jabatan (TPAJ) a.
Pembentukan TPAJ Untuk kelancaran pelaksanaan analisis jabatan
pada masing-masing
Instansi Pemerintah, Pejabat Pembina Kepegawaian masing-masing instansi membentuk TPAJ. b.
Tugas TPAJ TPAJ mempunyai tugas mengumpulkan data, menyusun informasi jabatan, serta memverifikasi data.
c.
Syarat keanggotaan TPAJ Persyaratan untuk dapat diangkat menjadi anggota TPAJ adalah: 1) PNS dengan pangkat/golongan ruang paling rendah Pengatur Muda Tk. I II/b; 2) Telah mengikuti pelatihan atau bimbingan teknis analisis jabatan; dan 3) Syarat-syarat objektif lain yang ditentukan oleh pejabat yang berwenang, seperti pengalaman dan kemampuan lain yang diperlukan dalam tim.
6
d. Susunan keanggotaan TPAJ Keanggotaan TPAJ terdiri atas: 1) Seorang Ketua merangkap anggota; 2) Seorang Sekretaris merangkap anggota; dan 3) Paling kurang 7 (tujuh) orang anggota, termasuk ketua dan sekretaris. e.
Kriteria jumlah TPAJ Untuk menjamin objektifitas dalam pelaksanaan analisis jabatan anggota TPAJ ditetapkan dalam jumlah ganjil.
f.
Ketua dan Sekretaris TPAJ Ketua dapat ditunjuk dari seorang pejabat eselon II atau eselon III yang secara fungsional bertanggung jawab di bidang kepegawaian atau organisasi. Sekretaris TPAJ dapat ditunjuk paling rendah seorang pejabat eselon IV yang memiliki kemampuan dan pengalaman teknis di bidang analisis jabatan.
g.
Tugas Ketua TPAJ adalah: 1) Membuat rencana kerja pelaksanaan analisis jabatan; 2) Memberikan pengarahan dan bimbingan kepada anggota TPAJ; dan 3) Menyampaikan hasil pelaksanaan analisis jabatan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian instansi yang bersangkutan.
h.
Tugas Sekretaris Tim adalah: 1) Membantu Ketua Tim dalam melaksanakan tugasnya; 2) Menyiapkan bahan diskusi, seminar atau lokakarya; 3) Menyelenggarakan diskusi, seminar atau lokakarya; dan 4) Mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan analisis jabatan.
i.
Tugas anggota Tim adalah: 1) Menentukan metode pengumpulan data yang akan digunakan; 2) Mengumpulkan seluruh data dengan menggunakan metode tertentu dan menyusunnya menjadi informasi jabatan; 3) Melakukan
diskusi,
seminar,
atau
lokakarya
dalam
rangka
pelaksanaan analisis jabatan; dan 4) Menyusun hasil akhir analisis jabatan.
7
2.
Kegiatan Analisis Jabatan Pengumpulan Data a.
Pada tahap ini TPAJ melakukan pengumpulan data untuk mendapatkan fakta-fakta dan keterangan dari pemegang jabatan, para pimpinan unit kerja, narasumber, serta sumber data lainnya seperti catatan harian pemegang jabatan, rencana kerja dan laporan pelaksanaan pekerjaan, visi dan misi organisasi, struktur organisasi dan tata kerja serta informasi kepegawaian lainnya.
b.
Sebagai
landasan
untuk
melaksanakan
analisis
jabatan,
perlu
memperhatikan visi dan misi organisasi, struktur organisasi, tata kerja, tugas pokok, dan fungsi, serta sumber data lainnya seperti rencana kerja, laporan pelaksanaan pekerjaan, dan informasi kepegawaian lainnya sebagai sumber data yang berperan dalam penyusunan uraian jabatan dan syarat jabatan. c.
Apabila visi dan misi belum terdokumentasi secara tertulis, maka TPAJ dapat memperoleh dari pimpinan instansi tentang arah kebijakan instansi di masa yang akan datang.
d.
Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan formulir analisis jabatan.
e.
Para pemegang jabatan yang ditunjuk menjadi responden dalam pengisian formulir jabatan adalah pegawai yang memiliki kualifikasi antara lain : 1) menguasai pekerjaan di unit kerjanya; 2) dapat menjelaskan program-program unit kerjannya, dan 3) mengerti tentang proses di unit kerjanya.
3.
Tahapan Analisis Jabatan a.
Pengumpulan Data Jabatan Pada tahap ini dilakukan kegiatan penyuluhan, pengumpulan formulir data jabatan, pengisian formulir data jabatan, wawancara dan konsolidasi data olahan.
b.
Penyusunan Informasi Jabatan Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis jabatan dan metode yang akan digunakan harus memahami langkah-
8
langkah yang harus dilakukan dalam penyusunan informasi jabatan dengan menggunakan formulir informasi Jabatan yang memuat informasi sebagai berikut: 1) Identitas jabatan terdiri antara lain: nama jabatan, kode jabatan, unit kerja jabatan, letak dalam struktur dan ikhtisar jabatan; 2) Uraian jabatan terdiri dari: uraian tugas, bahan kerja, alat kerja, hasil kerja,
tanggungjawab,
wewenang,
korelasi
jabatan,
kondisi
lingkungan kerja dan keadaan/ resiko bahaya; 3) Syarat jabatan terdiri dari: pangkat/golongan ruang, pendidikan, kursus/pelatihan, pengalaman kerja, pengetahuan, keterampilan, bakat kerja, temperamen kerja, minat kerja, upaya fisik, kondisi fisik dan fungsi pekerja. 4.
Verifikasi/Pra Konvensi Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan.
5.
Seminar Kelompok/Konvensi Apabila data yang dikumpulkan sudah selesai, maka selanjutnya menyiapkan langkah untuk memaparkan hasil pengisian formulir jabatan tersebut untuk mendapatkan tanggapan, masukan dan koreksi atas informasi yang sudah tersusun.
6.
Laporan Akhir Begitu informasi jabatan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau ulang oleh semua individu yang berkepentingan, maka harus selalu dilakukan pemutakhiran untuk menjaga keakuratannya. Setelah dinyatakan akurat maka informasi jabatan tersebut disusun sedemikian rupa kemudian ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) dengan suatu Surat Keputusan untuk menjadi pedoman informasi jabatan sebagai hasil proses analisis jabatan.
9
C. Latihan 1.
Coba Anda jelaskan pengertian analisis jabatan dan tujuan diadakan penyusunan analisis jabatan .
2.
Guna memperolah informasi jabatan, data jabatan yang perlu diperoleh dalam penyelenggaran analisis jabatan dapat dikumpulkan dengan metode yang berbeda-beda. Sebutkan dan jelaskan metode yang anda ketahui.
3.
Pada tahap pelaksanaan analisis jabatan, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis jabatan dan metode yang akan digunakan harus memahami langkah-langkah yang harus dilakukan dalam penyusunan informasi jabatan. Informasi apa saja yang diperoleh dalam penyusunan analisis jabatan, sebutkan!
D. Rangkuman Analisis Jabatan adalah Proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis, disusun, dan disajikan menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode tertentu. Tujuannya untuk menyediakan informasi jabatan sebagai fondasi/dasar bagi program manajemen kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan, dan pengawasan. Guna memperolah informasi
jabatan, data jabatan yang perlu
diperoleh dalam penyelenggaran analisis jabatan dapat dikumpulkan dengan metode yang berbeda-beda. Metode mana yang akan digunakan tergantung dari banyak hal, yaitu SDM yang tersedia, macam data yang perlu diperoleh, tingkat reliabilitas dan validitas yang diharapkan. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan data jabatan yaitu: metode observasi dan interview, metode daftar pertanyaan, metode studi referensi dan metode kombinasi.
10
BAB III IDENTITAS, URAIAN JABATAN DAN SYARAT JABATAN
Sebagaimana diuraikan didepan bahwa analisis jabatan adalah proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis, disusun, dan disajikan menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode tertentu. Tujuannya adalah untuk menyediakan informasi jabatan sebagai fondasi/dasar bagi program manajemen kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan dan pengawasan. Yang terkait dengan tujuan penyusunan analisis jabatan tersebut meliputi seluruh kegiatan yang mencakup perencanaan, penetapan norma standar prosedur formasi, pengangkatan, pengembangan kualitas sumber daya PNS, pemindahan, gaji, tunjangan, kesejahteraan, pemberhentian, hak, kewajiban, dan kedudukan hukum. Hal itu dilakukan karena manajemen PNS diarahkan untuk menjamin penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan secara berdayaguna dan berhasil guna. Untuk mewujudkan penyelenggaraan tugas pemerintah dan pembangunan sebagaimana dimaksud, diperlukan PNS yang profesional dalam memahami penyusunan analisis jabatan di lingkungan organisasi masing-masing. Hal yang menjadi fokus utama dalam Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) yaitu meningkatkan kinerja organisasi baik dari segi produktivitas, pelayanan maupun
kualitas
untuk
mencapai
tujuan
utama
organisasi.
Maka
dalam
implementasinya, MSDM akan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang akan mendukung tercapainya tujuan organisasi. Salah satu kegiatan yang memiliki peranan penting dalam MSDM yaitu analisis jabatan tersebut. Menurut Dale Yonder, analisis jabatan adalah suatu prosedur untuk memperoleh informasi jabatan secara sistematis. Dalam melaksanakankan analisis jabatan ada beberapa prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan, yaitu: 1.
Proses analisis jabatan dilakukan untuk memperoleh informasi jabatan yang didalamnya terkandung tanggung jawab pada setiap jabatan dan kontribusi hasil jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi.
2.
Objek dari kegiatan analisis jabatan ini adalah jabatan, bukanlah si pemegang jabatan yang memangku jabatan tersebut. Meskipun data diperoleh dari si pemegang jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara atau pun 11
kuesioner/angket, produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian jabatan (job description) atau spesifikasi jabatan (specifications of the job), bukan suatu uraian tentang orang (description of the person). 3.
Jabatan yang akan dideskripsikan kedalam uraian jabatan merupakan jabatan yang sesuai dengan struktur organisasi pada saat ini. Hasil dari analisis jabatan yaitu berupa uraian jabatan (job description) dan
spesifikasi jabatan (job spesification). Uraian jabatan adalah uraian tentang informasi dan karakteristik jabatan yang akan membedakan antara satu jabatan dengan jabatan lainnya, misalnya nama jabatan, uraian tugas, hasil kerja, bahan kerja, tanggung jawab dan wewenang jabatan. Sementara spesifikasi jabatan adalah kualifikasi yang harus dipenuhi untuk menduduki suatu jabatan, seperti pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja, bakat dan temperamen. Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan inilah yang kemudian dijadikan landasan dalam MSDM lainnya, diantaranya sebagai landasan untuk melakukan evaluasi jabatan, rekruitmen, seleksi, pelatihan, promosi, penempatan pegawai baru, dan menentukan standar hasil kerja seseorang serta merencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi. Pelaksanaan analisis jabatan yang tepat akan menghasilkan standar suatu jabatan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Hasil dari analisis jabatan akan membantu pegawai dalam memahami jabatan yang akan atau sedang diduduki, selain itu juga memudahkan organisasi dalam menempatkan pegawai pada suatu jabatan, serta membantu pelaksanaan pengelolaan pegawai lainnya. Dalam rangka menempatkan PNS sesuai dengan keahliannya berdasar prinsip the right man and the right place, maka perlu disajikan butir-butir informasi jabatan yang mencakup identitas jabatan, uraian jabatan dan syarat jabatan. A. Identitas Jabatan Identitas Jabatan merupakan ciri yang menggambarkan tentang suatu jabatan. Identitas Jabatan mencakup: 1. Nama Jabatan Dalam menentukan nama jabatan harus ringkas, substantif, jelas dan dapat memberikan pengertian yang tepat bagi pembaca. Penamaan untuk Jabatan Manajerial setidaknya mengandung fungsi manajemen. Sedangkan untuk penamaan Jabatan Fungsional dapat dirumuskan berdasarkan:
12
a. Bahan yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan (seperti Pengumpul, Pengadministrasi). b. Alat yang digunakan dalam melakukan pekerjaan (seperti operator). c. Hasil yang diperoleh setelah pekerjaan dilaksanakan (seperti penyusun, pengonsep). d. Proses yang dilakukan dalam melakukan pekerjaan (seperti pemroses, pengolah) 2. Kode Jabatan Kode jabatan merupakan kode yang dibuat untuk memudahkan dalam pengadministrasian suatu jabatan. Pengkodean jabatan harus menggunakan format kode yang seragam. 3. Unit Kerja Unit Kerja merupakan cerminan tempat atau letak keberadaan suatu jabatan. Contohnya : Apabila kita akan menganilisis sebuah jabatan Kepala Sub Bagian Tata Usaha (Eselon IV di BKN) memiliki unit kerja Sekretariat Utama (Eselon I), Biro Umum (Eselon II) dan Bagian Persuratan (Eselon III). Unit kerja eselon IV-nya tidak dituliskan karena jabatan yang dianalisis adalah jabatan struktural eselon IV. 4. Kedudukan Dalam Struktur Kedudukan dalam struktur harus mencerminkan posisi jabatan apakah jabatan manajerial atau non manajerial yang disesuaikan dengan susunan organisasi dan Tata Kerja (SOTK) dengan menggambarkan kedudukan atasan langsung, atasan dari atasan langsung, jabatan yang dianalisis dan jabatan lain yang memiliki atasan langsung sama. Untuk membedakan antara jabatan yang dianalisis dengan jabatan yang lain, maka jabatan yang dianalisis diberi tanda (diarsir) seperti contoh dibawah ini:
13
Kepala Sub Direktorat Analisis Jabatan Kepala Seksi Inventarisasi Jabatan
Pengelola Database Jabatan
Pengumpul Data Jabatam
e. Ikhtisar Jabatan Ihktisar jabatan merupakan cerminan uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran umum tentang kompleksitas suatu jabatan yang digambarkan dalam satu kalimat yang mencerminkan WHW (What, How, Why) a.
Apa yang yang dikerjakan (what)
b.
Bagaimana cara mengerjakan (how)
c.
Mengapa atau untuk apa pekerjaan itu dilaksanakan (why)
Contoh
Ihktisar
Jabatan
untuk
Jabatan
Manajerial:
memimpin
dan
melaksanakan objek kerja (What) berdasarkan/sesuai dengan ........... (How) agar/untuk/sebagai .......... (Why) Contoh ihktisar jabatan untuk Jabatan Fungsional: Melaksanakan objek kerja (What) berdasarkan/ sesuai dengan .............. (How) agar/ untuk/ sebagai ......... (Why). B. Uraian Jabatan Uraian Jabatan merupakan ciri yang menggambarkan tentang suatu jabatan. Uraian Jabatan mencakup: 1.
Uraian Tugas Tugas (task) merupakan unit terkecil dari analisis yang merupakan pernyataan specifik mengenai apa yang dikerjakan oleh seseorang. Tugas adalah upaya
14
pokok dalam memproses bahan kerja dengan menggunakan peralatan tertentu menjadi suatu hasil kerja. Ditulis dengan menggunakan kalimat aktif (berawalan “me” dan menggambarkan tindak kerja). Uraian tugas dapat diartikan suatu paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan yang merupakan tugas pokok yang dilakukan pemegang jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dalam kondisi pelaksanaan tertentu. Dalam menyusun uraian tugas harus dilakukan juga tahapan didalamnya. Tahapan kerja (proses) adalah langkah-langkah (kegiatan) yang dituliskan secara berurutan dari awal hingga akhir pelaksanaan tugas. Dalam menyusun Struktur Uraian tugas tersebut berpedoman pada prinsip WHW yaitu Tugas apa yang dikerjakan, dengan apa tugas tersebut dilakukan, serta untuk apa tugas tersebut dilakukan. Contoh uraian tugas Kepala Seksi Administrasi Pengadaan A pada Direktorat Pengadaan PNS Badan Kepegawaian Negara. Salah satu tugasnya adalah: Membuat rencana kegiatan Seksi Administrasi Pengadaan A (W) berdasarkan
Rencana
Operasional
Sub
Direktorat
Administarsai
Pengadaan (H) sebagai pedoman pelaksanaan tugas (W). Tahapan :
2.
a.
Mempelajari Renja Direktorat
b.
Menyusun konsep rencana kegiatan seksi
c.
Mendiskusikan konsep rencana kegiatan seksi dengan bawahan
d.
Menetapkan rencana kegiatan
Bahan Kerja Bahan kerja adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas) untuk menjadi hasil kerja. Bahan kerja tersebut akan dapat diolah menjadi hasil kerja jika ada perangkat kerja (alat kerja) yang digunakan. Contoh: surat masuk (untuk diagendakan), peraturan, referensi atau buku (untuk penyusunan materi bimtek).
3.
Alat Kerja Alat kerja adalah sarana yang dipergunakan untuk mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja. Alat kerja tidak terbatas pada sarana materiil, dapat juga
15
berupa peraturan, pedoman, prosedur kerja atau acuan lain yang digunakan dalam pelaksanaan tugas Contoh: Stetoskop digunakan Dokter dalam memeriksa pasien Peraturan Kepala BKN nomor 12 tahun 2011 digunakan oleh Analis Kepegawaian untuk melaksanakan Analisis Jabatan 4.
Hasil Kerja Hasil kerja adalah suatu produk berupa barang, jasa (pelayanan) atau informasi yang dihasilkan dari suatu proses pelaksanaan tugas. Hasil kerja dapat diperoleh bila ada sesuatu yang diolah (bahan kerja). Hasil kerja dapat berupa data, laporan, dokumen, kegiatan dan lain-lain.
5.
Tanggungjawab Tanggungjawab merupakan kewajiban yang melekat pada jabatan, yang terkait dengan benar atau salahnya pelaksanaan tugas. Tanggung jawab jabatan dapat meliputi tanggung jawab terhadap : bahan kerja (kerahasiaan data), alat kerja (kelengkapan peralatan kerja), hasil kerja (keakuratan laporan) dan proses kerja (kesesuaian pelaksanaan tugas terhadap peraturan/SOP).
6. Wewenang Wewenang merupakan hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/ tindakan yang diakui secara sah oleh pihak lain. Wewenang dapat terkait dengan: a.
Bahan kerja (antara lain: mengembalikan bahan kerja yang tidak sesuai)
b.
Alat kerja (antara lain: melakukan pemeliharaan perangkat kerja yang digunakan)
c.
Hasil kerja (antara lain: menyebarluaskan informasi yang dihasilkan kepada orang lain)
d. 7.
Proses kerja (antara lain: menetapkan prosedur kerja)
Korelasi Jabatan Korelasi jabatan adalah hubungan kerja yang dilakukan antara jabatan terkait dengan jabatan lain dalam konteks pelaksanaan tugas. Hubungan jabatan dapat berupa: a.
Hubungan vertikal (atasan dengan bawahan) 16
b.
Hubungan horizontal (hubungan dengan jabatan yang setara)
c.
Hubungan diagonal (hubungan dengan jabatan yang lebih tinggi di organisasi yang berbeda)
8. Kondisi Lingkungan Kerja Kondisi lingkungan kerja merupakan keadaan tempat bekerja yang menjadi konsekwensi keberadaan pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas jabatan. Kondisi lingkungan kerja suatu jabatan meliputi: a.
tempat kerja
b. suhu c.
udara
d. keadaan ruangan e.
letak
f.
keadaan tempat kerja
g. penerangan h. suara i. 9.
getaran
Keadaan Resiko Bahaya Kemungkinan resiko bahaya ini bisa bersifat fisik atau mental adalah hal-hal yang ditentukan dari keberadaan pegawai terkait dengan: a.
lingkungan pekerjaan
b.
penanganan bahan
c.
proses yang dilakukan
d.
penggunaan perangkat kerja
e.
hubungan jabatan
f.
penanganan produk yang diberikan
10. Syarat Jabatan Syarat jabatan merupakan gambaran bagaimana jabatan itu harus dikerjakan agar sesuai dengan tujuannya dengan memperhatikan syarat-syarat yang diperlukan antara lain sebagai berikut: a.
Pangkat dan golongan ruang Syarat pangkat dan golongan ruang adalah syarat pangkat golongan ruang minimal seorang PNS untuk dapat menduduki jabatan itu. Contoh untuk
17
menduduki jabatan eselon IVa ditentukan syaratnya adalah Penata Muda Tingkat I, golongan ruang III/b, kecuali ditentukan lain. Demikian pula untuk jabatan Fungsional pada jabatan operator komputer ditentukan misalnya Pengatur, golongan ruang II/c, dll. b.
Pendidikan Syarat Pendidikan yang diperuntukkan dalam menduduki suatu jabatan adalah pendidikan formal yang harus dimiliki oleh calon pemangku jabatan. Contoh untuk menduduki jabatan operator komputer pendidikan yang diperlukan adalah Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA), untuk menduduki jabatan Kasubbag Keuangan Pendidikan yang diperlukan adalah Sarjana Ekonomi atau Sarjana Akuntasi.
c.
Kursus/ Pelatihan baik yang bersifat tehnis maupun penjenjangan Pelatihan adalah merupakan kursus/pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan kemampuan manajerial, seperti kemampuan di bidang manajerial atau teknis tertentu dan atau pengetahuan lainnya sesuai dengan yang dipersyaratkan untuk jabatan itu. Hal tersebut dapat berupa pelatihan penjenjangan maupun teknis. Contoh untuk jabatan operator komputer diperlukan pelatihan teknis tentang komputer. Untuk menduduki jabatan Eselon
IV
maka
harus
mengikuti
Diklat
Penjenjangan
Diklat
Kepemimpinan Tingkat IV (Diklatpim IV) dan seterusnya. d.
Pengalaman Kerja Pengalaman kerja merupakan pengembangan pengetahuan, ketrampilan kerja, sikap mental, kebiasaan mental dan fisik yang tidak diperoleh dari pelatihan tetapi diperoleh dari masa kerja sebelumnya dalam kurun waktu tertentu. Contoh: Untuk menduduki Jabatan Kepala Seksi Mutasi Kepegawaian dan Pensiun diperlukan pengalaman kerja sebelumnya di bidang Penetapan Kenaikan Pangkat, Pensiun serta Mutasi.
e.
Pengetahuan yang harus dimiliki untuk dapat melaksanakan tugas jabatan itu. Pengetahuan merupakan akumulasi hasil proses pendidikan formal atau informal yang dimanfaatkan oleh PNS di dalam pemecahan masalah, daya cipta serta dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. Contoh pengetahuan kerja
18
pada jabatan operator komputer adalah pengetahuan mengenai programprogram komputer. f.
Keterampilan Keterampilan merupakan tingkat kemampuan dan penguasaan teknis operasional PNS dalam suatu bidang tugas pekerjaan tertentu. Tujuannya adalah untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas jabatan. Contoh keterampilan kerja pada operator komputer : keterampilan mengetik, keterampilan teknik menyiapkan dan memelihara perangkat komputer, keterampilan mencetak data.
g.
Bakat Kerja Pengertian secara umum bakat adalah kemampuan yang sudah dimiliki sejak lahir. Jika dikaitkan dengan kerja maka merupakan kecenderungan yang dimiliki seorang sehingga akan lebih mudah untuk melaksanakan tugas jabatannya. Bakat kerja merupakan kapasitas khusus atau kemampuan potensial yang disyaratkan bagi seseorang untuk dapat mempelajari, memahami beberapa tugas atau pekerjaan. Jenis bakat kerja meliputi antara lain : Intelegensia
(G)
Bakat Verbal
(V)
Bakat Numerik
(N)
Bakat Pandang Ruang
(S)
Bakat Penyerapan Bentuk
(P)
Bakat Ketelitian
(Q)
Koordinasi Motorik
(K)
Kecekatan Jari
(F)
Kecekatan Tangan
(M)
Koordinasi Mata-Tangan dan Kaki
(E)
Kemampuan membedakan warna
(C)
19
Adapun arti jenis Bakat kerja seperti tersebut pada tabel berikut: Tabel 1. Kode
Bakat
Arti
G
Intelegensia
V
Verbal (verbal aptitude)
N
Numeric (numeric aptitude)
S
Pandang Ruang (spatial aptitude)
P
Penerapan Bentuk (form perception)
Q
Ketelitian perception)
K
Kondisi Motor coordination)
(motor
F
Kecekatan dexterity)
(finger
E
Kondisi mata,tangan, kaki (eye, hand, foot coordination)
C
Membedakan warna (colour discrimination)
M
Kecekatan tangan (manual dexterity)
(clerical
Jari
Kemampuan belajar secara umum. Kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan penggunaannya secara tepat dan efektif. Kemampuan untuk melakukan operasi arithmatik secara tepat dan akurat. Kemampuan berpikir secara visual mengenai bentuk-bentuk geometris, untuk memahami gambar-gambar dari benda-benda tiga dimensi. Kemampuan menyerap perincianperincian yang berkaitan dalam objek atau dalam gambar atau dalam bahan grafik. Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal atau dalam tabel. Kemampuan untuk mengkoordinir mata dan tangan secara cepat dan cermat dalam membuat gerakan yang cepat. Kemampuan menggerakkan jarijemari dengan mudah dan perlu keterampilan Kemampuan menggerakkan tangan dan kaki secara koordinatif satu sama lain sesuai dengan rangsangan penglihatan. Kemampuan memadukan atau membedakan berbagai warna yang asli, yang gemerlapan. Kemampuan menggerakkan tangan dengan mudah dan penuh keterampilan.
20
h.
Temparemen Kerja Temperamen kerja merupakan syarat kemampuan penyesuaian diri yang harus dipenuhi sesuai dengan sifat pekerjaan. Temparemen Kerja yang diperlukan seperti pada table berikut: Tabel 2 Kode
Temparemen
D
DCP (direktion, control, planning)
F
FIF (feeling, idea, fact)
I
I (influ/influencing)
J
SJC (sensory & judgemental criteria)
M
MVC (measurable and veri fiable criteria)
P
DEPLl (dealing with people)
Arti
Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan. Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung penafsiran perasaan, gagasan atau fakta dari sudut pandangan pribadi. Kemampuan menyesuaikan diri untuk pekerjaan-pekerjaan mempengaruhi orang lain dalam pendapat, sikap atau pertimbangan mengenai gagasan. Kemampuan menyesuaikan diri pada kegiatan perbuatan kesimpulan penilaian atau pembuatan peraturan/Keputusan berdasarkan kriteria rangsangan indera atau atas dasar pertimbangan pribadi. Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan kesimpulan, pembuatan pertimbangan, atau pembuatan peraturan/Keputusan berdasarkan kriteria yang diukur atau yang dapat diuji. Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain lebih dari hanya penerimaan dan pembuatan instruksi
21
i.
R
REPCON (repettive, continously)
S
PUS (performing under stress)
T
STS (set 0f limits)
V
V -VARCH (variety, changing)
Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu. Kemampuan menyesuaikan diri untuk bekerja dengan ketegangan jiwa jika berhadapan dengan keadaan darurat, kritis, tidak biasa atau bahaya, atau bekerja dengan kecepatan kerja dan perhatian terus menerus merupakan keseluruhan atau sebagian aspek pekerjaan. Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standar-standar tertentu. Kemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan berbagai tugas, sering berganti dari tugas yang satu ke tugas yang lainnya yang “berbeda” sifatnya, tanpa kehilangan efisiensi atau ketenangan diri.
Minat Kerja Minat kerja merupakan kecenderungan memiliki kemauan, keinginan, dan kemampuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan dengan baik berdasarkan pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki. Teori minat kerja antara lain menggunakan teori minat bipoler dari Dr.William C. Cottle dan teori karier/ kepribadian Holland. Bipolar dalam ilmu kejiwaan adalah dua kutub yang berbeda : kutub depresi dan kutub manik atau hipomanik. Gejala utama gangguan bipolar terjadi pada perubahan perasaan. Pada depresi terjadi rasa sedih yang sangat dalam, sedangkan pada episode manik terjadi kegembiraan yang luar biasa. “Karena itu gangguan bipolar digolongkan pada gangguan mood,”. Jika dikaitkan dengan teori minat Bipolar maka kecenderungan pada satu minat tertentu berlawan dengan 22
minat yang segaris. Dengan demikian minat kerja Bipolar antara satu yang sejajar saling berlawan seperti terlihat pada table berikut: Tabel 3 Jenis Minat Bipolar Kode
1a
2a
3a
4a
5a
Deskripsi Pilihan melakukan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan benda dan obyek Pilihan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan orang dalam niaga Pilihan melakukan kegiatan rutin, konkrit dan teratur Pilihan melakukan kegiatan yang dianggap baik bagi orang lain Pilihan melakukan kegiatan yang menghasilkan prestise atau penghargaan dari pihak lain
Berlawanan (Versus)
Kode
Deskripsi
1b
Pilihan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan komunikasi data
Berlawanan 2b
Pilihan melakukan kegiatan yang bersifat ilmiah dan teknik
Berlawanan (VS)
(VS) Berlawanan 3b (VS)
Berlawanan 4b (VS)
Berlawanan 5b (VS)
Pilihan melakukan kegiatan yang bersifat abstrak dan kreatif Pilihan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan proses, mesin dan teknik Pilihan melakukan kegiatan yang menghasilkan kepuasan nyata dan produktif
Teori kepribadian/ karier lain yang menyatakan bahwa Kualifikasi minat karir berdasarkan teori Vocational Personality dari John Holland (1985). Teori ini merupakan pendekatan yang paling banyak dipakai untuk membuat profil karir seseorang. Dengan teori ini juga, Konsultankarir.com mengembangkan sebuah tes psikometri untuk mengetahui orientasi minat (interest) seseorang dalam berkarir. Menurut teori ini, terdapat enam tipe kepribadian vocational, dari ke-enam tipe ini, seseorang dapat memiliki 23
profil pilihan karir yang unik sesuai dengan minat dan kepribadiannya. Di bawah ini dijelaskan rincian setiap tipe berikut definisinya . Tabel 4 Teori Vocational Personality (Kesesuain Minat Kerja) John Holland Kode
R (Realistik)
I (Investigatif)
A (Artistik)
Gambaran Pekerjaan Pekerjaan-pekerjaan yang memiliki antara lain: Kegiatan yang membutuhkan keterampilan tangan Tugas mekanial atau teknikal Aktifitas fisik Pekerjaan yang dilakukan di luar ruangan Menggunakan peralatan atau perlengkapan yang spesifik Memperbaiki mesin atau benda-benda Bekerja dengan obyek nyata Dapat dilakukan seorang diri Pekerjaan-pekerjaan yang meliputi antara lain: Melakukan penelitian Membutuhkan kemampuan matematis Membutuhkan analisis kritis Melakukan kegiatan brainstorming (penciptaan ide/konsep) Penyelesaian masalah-masalah abstrak Pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya akademis Tugas-tugas ilmiah Pekerjaan yang membutuhkan ketelitian dan ketepatan tinggi Pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan antara lain: Membuat suatu karya tulis kreatif Mendesain sampul majalah/kemasan produk Melakukan pengembangan produk Melakukan pemikiran kreatif Merubah dan mengembangkan sesuatu (yang bersifat abstrak) Menampilkan ekspresi yang orisinil dan artistik Memiliki jadwal kerja yang bervariasi Berada dalam struktur kerja otonom
24
S (Sosial)
E (Kewirausahaan/ Entrepreneurial)
Pekerjaan-pekerjaan yang meliputi kegiatankegiatan seperti: Menjalin hubungan dengan orang lain Kegiatan-kegiatan yang sifatnya sukarela/sosial Memiliki tujuan yang sifatnya idealis Berhubungan dengan klien/masyarakat Mengajar/berkomunikasi secara intens Kegiatan-kegiatan yang berkelompok atau tim Aktifitas yang membutuhkan keterampilan bersosial Pekerjaan konsultasi/konseling atau pembinaan Pekerjaan-pekerjaan yang terdiri dari kegiatankegiatan antara lain : Kegiatan yang menantang atau melibatkan pengambilan resiko Pengembangan bisnis Memiliki potensi untuk berkembang Memiliki orientasi financial Melibatkan pengambilan keputusan Aktifitas-aktifitas penjualan/marketing Negosiasi perjanjian dan kontrak Aktifitas entrepreneurial
Pekerjaan-pekerjaan yang terdiri dari kegiatankegiatan antara lain : Administratif/tugas dasar organisasi Mengelola arsip Menjalankan sistem atau rutinitas C (Konvensional) Menyusun pembukuan/akuntansi Mengikuti kebijakan atau prosedur Kegiatan yang berhubungan dengan angka Pelaporan yang rinci Jadwal kerja yang ketat dan terstruktur j.
Upaya Fisik Upaya fisik adalah upaya yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan dalam melakukan pekerjaannya, contoh untuk melakukan pekerjaan maka dilakukan dengan duduk, berdiri, berjalan, memanjat dan sebagainya.
25
k.
Kondisi Fisik Kondisi fisik adalah gambaran fisik yang diperlukan bagi calon pemegang jabatan agar dapat melakukan tugas jabatannya seperi Jenis Kelamin, Umur, Tinggi Badan, Berat Badan, Postur Badan, Penampilan dan sebagainya.
l.
Fungsi Pekerja Sebuah organisasi diperlukan untuk mencapai tujuan, jadi jelas mengapa harus ada, untuk apa diadakan, dan sasaran apa yang harus dicapai. Karena itu organisasi merumuskan visi, misi dan perencanaan yang kemudian membentuk struktur. Dari struktur inilah selanjutnya pekerjaan/jabatan (job) itu muncul. Jabatan merupakan unit dasar dari struktur organisasi yang membangun organisasi. Semua jabatan harus dikombinasikan untuk mencapai tujuan, sehingga jabatan harus berhubungan dengan individu (employee) dan organisasi sebagai pemilik (employer). Dari sinilah jabatan bisa disebut sebagai kumpulan tanggungjawab atau aktifitas untuk menghasilkan sesuatu, dengan demikian jabatan tersebut memiliki fungsi baik yang terkait dengan data, orang dan benda. Fungsi Pekerja yang terkait dengan data misalnya menyusun data, membuat laporan dan lain-lain. Sedangkan fungsi yang terkait dengan orang antara lain berbicara, mengarahkan, memberi petunjuk, dan lainlain. Adapun fungsi pekerja yang berhubungan dengan dengan benda, dibedakan antara : 1) Fungsi yang berhubungan dengan mesin; Dalam fungsi ini kegiatan karyawan merupakan bagian kegiatan mesin, baik sebagai pemegang atau sebagai pengarah bahan, hasil atau alat. Misalnya memasang, mengontrol memasukkan dan lain-lain. 2) Fungsi yang berhubungan dengan benda Jika dalam melaksanakan kegiatan karyawan berhubungan sedikit dengan mesin, atau tidak sama sekali, maka I melakukan kegiatan seperti mengerjakan presisi, mengemudikan,memegang dan lain-lain.
26
11. Prestasi Kerja yang diharapkan Prestasi kerja yang diharapkan berkaitan dengan kapasitas/kemampuan serta beban/target yang diharapkan dapat dihasilkan dalam rentang waktu tertentu. Tentu saja angka ini didapat dengan memperhitungkan waktu idle atau waktu jeda. Demikian juga dengan SDM (pemegang jabatan). SDM dengan segenap energi dan kemampuannya dalam bekerja harus mengacu pada target yang telah ditetapkan. Untuk pengukuran kesesuaian antara beban kerja dengan kemampuan SDM ini, maka perlu dilakukan penghitungan beban kerja. penghitungan beban kerja perlu dipahami oleh setiap pegawai. Penghitungan beban kerja merupakan suatu pola perhitungan untuk menentukan jumlah, satuan/ukuran beban kerja dan tingkat efisiensi suatu jabatan, unit kerja atau organisasi. Penghitungan ini berguna sebagai bahan perumusan dan penataan jabatan, penyusunan peta jabatan dan formasi serta mutasi pegawai. Dengan mempertimbangkan hasil perhitungan ini diharapkan akan tercapai the right man in the right place. Penghitungan beban kerja diawali dengan analisis jabatan yang antara lain memuat nama, kode dan syarat jabatan, iktisar jabatan, uraian tugas, bahan, perangkat dan hasil kerja, tanggung jawab dan wewenang, nama jabatan yang ada di bawahnya, korelasi jabatan, kondisi lingkungan kerja, resiko bahaya serta prestasi yang diharapkan. Dari informasi analisis jabatan ini kemudian dibuat suatu perhitungan dengan membandingkan antara hasil dan waktu yang dibutuhkan dengan satuan rentang waktu efektif tertentu. Dalam rentang waktu tersebut, diperhitungkan pula waktu untuk istirahat normal yang dibutuhkan pegawai bersangkutan. Prestasi kerja yang diharapkan tersebut terkait dengan satuan hasil seperti rencana, kegiatan, dokumen dan lain-lain, kemudian jika dikaitkan dengan jumlah hasil dalam 1 (satu) tahun berupa angka (bilangan) seperti 1 rencana, 3 kegiatan, atau 15 dokumen dan seterusnya. Sedangkan yang terkait dengan waktu penyelesaian adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan setiap kali kegiatan dalam satu tahun: 12. Butir Informasi Lain Butir informasi lain adalah informasi yang belum muncul dalam informasi jabatan dalam kegiatan analisis jabatan, contohnya seperti tidak takut akan
27
ketinggian, untuk jabatan yang memerlukan keterampilan memanjat, bisa berenang untuk jabatan yang terkait dengan penanganan korban, dan lain-lain. C. Latihan 1.
Uraian Tugas dapat diartikan suatu paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan yang merupakan tugas pokok yang dilakukan pemegang jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dalam kondisi pelaksanaan tertentu. Coba Saudara buatkan contoh uraian tugas Caraka !
2.
Bahan kerja adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas) untuk menjadi hasil kerja sedangkan alat kerja adalah sarana yang dipergunakan untuk mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja. Coba berikan contoh bahan kerja dan alat kerja seorang Caraka!
3.
Menurut Saudara apa yang menjadi hasil kerja seorang Caraka, jelaskan !
D. Rangkuman Hasil dari analisis jabatan akan membantu SDM dalam memahami jabatan yang akan atau sedang diduduki, selain itu juga memudahkan organisasi dalam menempatkan SDM pada suatu jabatan, serta membantu pelaksanaan pengelolaan SDM lainnya. Dalam rangka menempatkan PNS sesuai dengan keahliannya berdasar prinsip the right man and the right place, maka perlu disajikan butir-butir informasi jabatan yang mencakup identitas jabatan, uraian jabatan dan syarat jabatan. Tugas (task) merupakan unit terkecil dari analisis yang merupakan pernyataan specifik mengenai apa yang dikerjakan oleh seseorang. Tugas adalah upaya pokok dalam memproses bahan kerja dengan menggunakan peralatan tertentu menjadi suatu hasil kerja. Ditulis dengan menggunakan kalimat aktif (berawalan “me” dan menggambarkan tindak kerja). Uraian tugas dapat diartikan suatu paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan yang merupakan tugas pokok yang dilakukan pemegang jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dalam kondisi pelaksanaan tertentu. Dalam menyusun uraian tugas harus dilakukan juga tahapan didalamnya. Tahapan kerja (proses) adalah langkah-langkah (kegiatan) yang dituliskan secara berurutan
28
dari awal hingga akhir pelaksanaan tugas. Dalam menyusun struktur uraian tugas tersebut berpedoman pada prinsip WHW yaitu Tugas apa yang dikerjakan, dengan apa tugas tersebut dilakukan, serta untuk apa tugas tersebut dilakukan. Bahan kerja adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas) untuk menjadi hasil kerja. Bahan kerja tersebut akan dapat diolah menjadi hasil kerja jika ada perangkat kerja (alat kerja) yang digunakan. Contoh: surat masuk ( untuk diagendakan), peraturan, referensi atau buku (untuk penyusunan materi bimtek). Alat kerja adalah sarana yang dipergunakan untuk mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja. Alat kerja tidak terbatas pada sarana materiil, dapat juga berupa peraturan, pedoman, prosedur kerja atau acuan lain yang digunakan dalam pelaksanaan tugas Contoh: Stetoskop digunakan dokter dalam memeriksa pasien Peraturan Kepala BKN nomor 12 tahun 2011 digunakan oleh Analis Kepegawaian untuk melaksanakan Analisis Jabatan Hasil kerja adalah suatu produk berupa barang, jasa (pelayanan) atau informasi yang dihasilkan dari suatu proses pelaksanaan tugas. Hasil kerja dapat diperoleh bila ada sesuatu yang diolah (bahan kerja). Hasil kerja dapat berupa data, laporan, dokumen, kegiatan dan lain-lain.
29
FORMULIR INFORMASI JABATAN 1.
Nama Jabatan :
2.
Kode Jabatan : -
3.
Unit Organisasi
4.
Eselon I
:
Eselon II
:
Eselon III
:
Eselon I V
:
Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :
(Tulis jabatan saudara dengan diberi warna berbeda dan dilengkapi dengan 2 (dua) jabatan diatasnya dan 2 (dua) jabatan dibawahnya (jika ada) serta jabatan-jabatan yang setara.
30
5. Ikhtisar Jabatan
:
6. Uraian Tugas: a. .......................................................................................................................... Tahapan : 1)...................................................................................................................... 2)...................................................................................................................... 3)...................................................................................................................... b. .......................................................................................................................... . Tahapan : 1)...................................................................................................................... 2)...................................................................................................................... 3)...................................................................................................................... c. ........................................................................................................................... Tahapan : 1)...................................................................................................................... 2)...................................................................................................................... 3)...................................................................................................................... d. ........................................................................................................................... Tahapan : 1)...................................................................................................................... 2)...................................................................................................................... 3)...................................................................................................................... e. ........................................................................................................................... Tahapan : 1)...................................................................................................................... 2) 3) f. ............................................................................................................................ Tahapan : 1)...................................................................................................................... 2)...................................................................................................................... 3)...................................................................................................................... g. ........................................................................................................................... Tahapan : 1)...................................................................................................................... 2)...................................................................................................................... 3)......................................................................................................................
31
h. ........................................................................................................................... Tahapan : 1)...................................................................................................................... 2)...................................................................................................................... 3)...................................................................................................................... i. ............................................................................................................................ Tahapan : 1)...................................................................................................................... 2)...................................................................................................................... 3)...................................................................................................................... j. ............................................................................................................................ Tahapan : 1)...................................................................................................................... 2)...................................................................................................................... 3)...................................................................................................................... k. Tahapan : 1)...................................................................................................................... 2)...................................................................................................................... 3) ..................................................................................................................... 7. Bahan Kerja : No
Bahan Kerja
Penggunaan Dalam Tugas
1. 2. 3. Dst, 8. Perangkat/ Alat Kerja: No
Perangkat Kerja
Digunakan Untuk Tugas
1. 2. 3. Dst.
32
9. Hasil Kerja: Hasil Kerja 1)
No
Satuan Hasil 2)
1. 2. 3. Dst. 1) Hasil Kerja: Tulis Hasil Kerja sesuai dengan masing-masing uraian tugas 2) Tulis satuan hasil kerja seperti: dokumen, kegiatan, dll.
10. Tanggung Jawab: a. b. c. d. 11. Wewenang: a. b. c. d. 12. Korelasi Jabatan: No
Jabatan
Unit Kerja/ Instansi
Dalam Hal
1. 2. 3. .Dst. 13. Kondisi Lingkungan Kerja: No
Aspek
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Tempat kerja Suhu Udara Keadaan Ruangan Letak Penerangan Suara Keadaan tempat kerja Getaran
Faktor
33
14. Resiko Bahaya: No
Fisik / Mental
Penyebab
15. Syarat Jabatan: a.
Pangkat/Gol. Ruang :
b.
Pendidikan
c.
Kursus/Diklat
:
1) Penjenjangan
:
2) Teknis
:
d.
Pengalaman kerja :
e.
Pengetahuan kerja
:
f.
Keterampilan kerja
:
g.
Bakat Kerja
:
1) .................................................................................................................. 2) .................................................................................................................. 3) .................................................................................................................. h.
Temperamen Kerja
:
1) 2) i.
Minat Kerja
:
1) .................................................................................................................. Alternatif Tambahan : 2) .................................................................................................................. 3) .................................................................................................................. Pilihan Minat Kerja diisi dengan salah satu dari Jenis Minat Kerja yang sesuai dan dapat diberi alternatif tambahan Minat Kerja sesuai dengan ketentuan sebagai berikut:
34
Realistik (R), dengan alternatif tambahan Investigatif (I) atau Konvensional (K). Konvensional (K), dengan alternatif tambahan Realistik (R) atau Kewirausahaan (Ke). Kewirausahaan (Ke), dengan alternatif tambahan Konvensional (K) atau Sosial (S). Sosial (S), dengan alternatif tambahan Kewirausahaan (Ke) atau Artistik (A). Artistik (A), dengan alternatif tambahan Sosial (S) atau Investigatif (I). Investigatif (I), dengan alternatif tambahan Artistik (A) atau Realistik (R). Contoh Minat Kerja : Realistik (R) Alternatif tambahan: Investigatif (I) Konvensional (K)
j.
Upaya Fisik
:
1) 2) k.
Kondisi Fisik
:
Jenis Kelamin .......................................................................................................... : Umur ....................................................................................................................... : Tinggi badan ............................................................................................................ : Berat badan .............................................................................................................. : Postur badan ............................................................................................................. : Penampilan ............................................................................................................... : l.
Fungsi Pekerjaan
:
1) 2) 3)
35
16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan No
Hasil Kerja
Jumlah Hasil
Waktu Penyelesaian
1. 2. 3. Dst. *) Hasil Kerja lihat nomor 9 kolom 3
17. Butir Informasi Lain : .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... ....................., ....................201.. Mengetahui Atasan Langsung (...............................................) NIP.
Yang membuat (...................................) NIP
36
CONTOH INFORMASI JABATAN 1.
Nama Jabatan
: Kepala Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan
2.
Kode Jabatan
:-
3.
Unit Kerja
: Badan Nasional Penanggungan Bencana (BNPB)
Eselon I
: Kedeputian Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi
Eselon II
: Direktorat Pemulihan dan Peningkatan Sosial Ekonomi
Eselon III
: Sub Direktorat Pemulihan dan Peningkatan Sosial
Eselon I V
: -
4.
Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :
5.
Ikhtisar Jabatan : Memimpin dan melaksanakan kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan masyarakat akibat bencana sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku untuk memulihkan kembali sistem dan pelayanan kesehatan masyarakat seperti kondisi sebelum terjadi bencana.
37
6.
Uraian Tugas: a.
Merencanakan kegiatan Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan berdasarkan Rencana Operasional Subdit Pemulihan dan Peningkatan Sosial dan ketentuan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas; Tahapan 1) Mempelajari Rencana kegiatan tahun lalu 2).Mensinkronisasi dengan rencana operasional Sub Direktorat Pemulihan dan Peningkatan Sosial. 3).Menyusun konsep rencana kegiatan Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan. 4).Mengkonsultasikan konsep rencana kegiatan dengan pimpinan untuk mendapatkan pengarahan. 5).Memfinalisasi rencana kegiatan Seksi.
b.
Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan; Tahapan : 1) Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan bawahan 2) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan 3) Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan 4) Menentukan target waktu penyelesaian.
c.
Membimbing pelaksanaan tugas bawahan dilingkungan Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan setiap saat sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar; Tahapan : 1). Menjelaskan tugas yang akan dilaksanakan bawahan 2). Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan 3).Mengkonsultasikan permasalahan kepada kepala sub direktorat untuk menentukan solusi terbaik 4).Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami
d.
Menyiapkan bahan penyusunan Rencana Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan masyarakat akibat bencana berdasarkan ketentuan yang berlaku dan arahan pimpinan agar pimpinan dapat menyusun rencana Pemulihan dan Peningkatan Sosial; Tahapan : 1) Mengiventarisir fasilitas kesehatan yang rusak akibat bencana 2) Mengiventarisir alat pelayanan medis dan obat2an yang dibutuhkan 3) Mengiventarisir sumber sumber pendanaan pelayanan kesehatan. 4) Mengkompilasi bahan/data rencana untuk diserahkan kepada pimpinan.
38
e.
Melaksanakan pemantauan kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan didaerah bencana secara priodik sesuai jadwal yang telah ditetapkan sebagai bahan evaluasi tugas pimpinan; Tahapan: 1).Membuat jadwal pemantauan. 2).Mengkomunikasikan pelaksanaan kegiatan kepada tim teknis. 3) Mempelajari laporan dari tim teknis lapangan 4).Mencatat kegiatan-kegiatan dilapangan 5).Membuat laporan hasil pemantauan.
f.
Mengevaluasi kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan didaerah bencana dengan cara membandingkan rencana dengan kegiatan yang telah dilaksanakan untuk pelaporan pelaksanaan kegiatan; Tahapan: 1). Menganalisis laporan pemantauan dari bawahan 2). Mengklasifikasi kegiatan yang sudah dan yang belum dilaksanakan. 3). Menghitung jumlah serapan penggunaan anggaran 4). Membuat laporan hasil evaluasi
g.
Menganalisis pelaporan kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan dan pertimbangan pimpinan; Tahapan: 1). Mencatat laporan yang sudah diterima / masuk 2). Mengkompilasi laporan laporan dari tim pelaksana teknis 3). Mengkonsultasikan laporan yang terkumpul dengan pimpinan 4). Memperbaiki dokumen hasil laporan.
h.
Mengevaluasi pelaksanaan tugas di lingkungan Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan dengan cara mengidentifikasi hambatan yang ada dalam rangka perbaikan kinerja dimasa mendatang Tahapan : 1) Mempelajari laporan pelaksanaan tugas bawahan 2) Menginventarisir permasalahan dalam pelaksanaan kegiatan 3) Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan tugas dengan bawahan 4) Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.
i.
Melaporkan pelaksanaan tugas di lingkungan seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku untuk pertanggungjawaban dan Rencana yang akan datang. Tahapan : 1) Menganalisis laporan yang diterima dari bawahan 2) Membahas bahan laporan dengan bawahan 3) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas 4) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan 5) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.
39
j.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan maupun tertulis. Tahapan : 1) Mempelajari tugas 2) Menjalankan tugas 3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas
7. Bahan Kerja : No
Bahan Kerja
Penggunaan Dalam Tugas
1.
Rencana kegiatan operasional Kasubdit Pemulihan & Peningkatan Sosial
Penyusunan Rencana Kegiatan Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan
2.
Beban kerja
Pembagian tugas kepada bawahan
3.
Tugas
Bimbingan pelaksanaan tugas bawahan
4.
Data kerusakan, sumber dana dan fasilitas kesehatan
Penyiapan bahan rencana Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan.
5..
Jadwal dan rencana kegiatan pemantauan
Pemantauan kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan didaerah
6.
Laporan hasil evaluasi
Pelaksanaan evaluasi kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan didaerah bencana
7.
Laporan yang masuk
Pelaksanaan analisis pelaporan kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan.
8.
Rencana dan realisasi kegiatan
Pelaksanaan evaluasi tugas di lingkungan Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan
9.
Rencana dan realisasi kegiatan
Laporan pelaksanaan tugas di lingkungan seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan
10.
Perintah pimpinan
Pelaksanaan tugas lain-lain
40
8. Perangkat/ Alat Kerja: No
9.
Perangkat Kerja
Digunakan Untuk Tugas
1.
Rencana Operasional Subdit
Menyusun Rencana Kegiatan Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan
2.
SOP dan SOTK
Membagi tugas kepada bawahan
3.
SOP dan Juknis
Membimbing pelaksanaan tugas bawahan
4.
SOP dan Juknis
Menyiapkan bahan rencana Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan.
5.
SOP dan Juknis
Memantauan kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan didaerah
6.
SOP dan Juknis
Melaksanakan evaluasi kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan didaerah bencana
7.
Juknis dan Peraturan
Melaksanakan analisis pelaporan kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan.
8.
Rencana kegiatan
Melaksanakan evaluasi tugas di lingkungan Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan
9.
Rencana kegiatan
Melaporkan pelaksanaan tugas di lingkungan seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan
10.
Surat Perintah/Surat Tugas
Melaksanaan tugas lain-lain
Hasil Kerja: No
Hasil Kerja
Satuan Hasil
1.
Rencana Kegiatan Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan
Rencana
2.
Tugas
Kegiatan
3.
Bimbingan pelaksanaan tugas
Kegiatan
4.
Bahan
rencana
Pemulihan
dan
Dokumen 41
Peningkatan Sosial 5.
Laporan Pemantauan
Dokumen
6.
Laporan evaluasi
Dokumen
7.
Laporan hasil analisis
Dokumen
8.
Laporan evaluasi
Dokumen
9.
Laporan pelaksanaan tugas
Dokumen
10. Tugas lain-lain
Kegiatan
10.
Tanggung Jawab: 1. Keakuratan data kerusakan fasilitas kesehatan 2. Kelancaran dalam penyusunan petunjuk teknis 3. Keberlangsungan program kerja kegiatan pasca bencana 4. Keterwujudan koordinasi antar stakeholder 5. Kelancaran pendampingan pelaksanaan kegiatan sesuai rencana
11.
Wewenang: 1. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan 2. Memastikan terwujudnya koordinasi antar unit dan antar instansi 3. Memantau pelaksanaan program di lokasi bencana 4. Memantau pelaksanaan koordinasi dengan para stakeholder
12.
Korelasi Jabatan: No
Jabatan
Unit Kerja/ Instansi
Dalam Hal
1.
Direktur Pemulihan dan Peningkatan Sosial Ekonomi
BNPB
Konsultasi
2.
Kasubdit Pemulihan BNPB dan Peningkatan Sosial
Konsultasi
3.
Eselon lll dan lV
Intansi terkait
Koordinasi
4.
Eselon lV terkait
BNPB
Kerjasama
42
13.
Kondisi Lingkungan Kerja: No
14.
15.
Aspek
Faktor
1.
Tempat kerja
Di dalam ruangan
2.
Suhu
Dingin dengan perubahan
3.
Udara
Sejuk
4.
Keadaan Ruangan
Cukup
5.
Letak
Datar
6.
Penerangan
Terang
7.
Suara
Tenang
8.
Keadaan tempat kerja
Bersih
9.
Getaran
-
Resiko Bahaya: No
Fisik / Mental
1.
-
2.
-
3.
-
Penyebab
Syarat Jabatan: a. Pangkat/Gol. Ruang
: Penata Muda Tingkat l / IIIb
b. Pendidikan
: S-1 SKM / Manajemen
. Kursus/Diklat c. Penjenjangan
: Diklat Pim IV
d. Teknis
: Penanggulangan Bencana
e. Pengalaman kerja
: 2 tahun di bidang Pemulihan dan Peningkatan
Kesehatan
43
f.
Pengetahuan kerja
: Peraturan-peraturan
tentang
penanggulangan
bencana g.
Keterampilan kerja
h.
Bakat Kerja
: Mengoperasikan komputer
1). G; Inteligensia
: Kemampuan belajar secara umum
2). V; Bakat verbal
: untuk memahami arti kata-kata dan penggunaannya secara tepat dan efektif.
3). Q; Ketelitian
: Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal atau dalam tabel.
i.
Temperamen Kerja 1) D : Kemampuan memimpin 2) M: Kemampuan mengambil keputusan 3) S : Kemampuan bekerja dalam keadaan darurat
j.
Minat Kerja Realistik (R), dengan alternatif tambahan Investigatif (I) atau Konvensional (K)
k.
Upaya Fisik 1) Duduk 2) Berdiri 3) Berjalan
l.
m.
Kondisi Fisik Jenis Kelamin
: Pria/Wanita
Umur
:
Tinggi badan
:
Berat badan
:
Postur badan
:
Penampilan
:
Fungsi Pekerja
:
1). D.3: Menyusun data 2). O.6: Berbicara
44
16.
17.
Prestasi Kerja Yang Diharapkan Jumlah Hasil
Waktu Penyelesaian
No
Satuan Hasil
1.
Rencana
1
3000
2.
Kegiatan
2
12000
3.
Kegiatan
2
6000
4.
Dokumen
6
3000
5.
Dokumen
6
3000
6.
Dokumen
6
2500
7.
Dokumen
6
3000
8.
Dokumen
1
3000
9.
Dokumen
1
4000
10.
Kegiatan
6
6000
( dalam 1 th)
Butir Informasi Lain : .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... Jakarta, Mengetahui Atasan Langsung ( ...................................... ) NIP
Yang Membuat ( .................................. ) NIP
45
BAB IV ANALISIS BEBAN KERJA A. Pendahuluan Tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) adalah cita-cita yang hendak diwujudkan oleh pemerintah. Untuk mewujudkan cita-cita tersebut, pemerintah merumuskan dan sekaligus mengimplementasikan suatu kebijakan prioritas, yaitu Reformasi Birokrasi (RB). Kebijakan RB dalam rangka mewujudkan good governance merupakan langkah strategis untuk membangun aparatur negara agar lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam mengemban tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional. Kebijakan RB tertuang dalam Peraturan
Menteri
Negara
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
Nomor:
PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi. Hal mendasar yang harus dikerjakan dalam penyelenggaraan RB tidak lain adalah halhal tentang manajemen kepegawaian atau manajemen PNS (PNS). Hal-hal yang dimaksud adalah penguatan unit organisasi kepegawaian, penguatan unit kerja kediklatan, pembenahan peraturan perundang-undangan (kepegawaian), penegakan disiplin, penegakan kode etik, dan perbaikan pengadaan sarana dan prasarana. Ada tiga aspek utama dalam pelaksanaan RB, yaitu organisasi, tatalaksana, dan sumber daya manusia/kepegawaian. Masing-masing aspek memiliki prasyarat awal yang harus diselenggarakan untuk selanjutnya dapat memperbaiki masingmasing aspek yang telah disebutkan. Sebagai contoh, dalam membenahi aspek organsasi, prasyarat yang harus dikerjakan adalah: 1) redefinisi visi, misi, dan strategi; 2) restrukturisasi; dan 3) analisis beban kerja. Dalam hal analisis beban kerja, disadari bahwa hingga saat ini pemahaman tentang analisis beban kerja di lingkungan instansi pusat dan daerah masih terbatas. Karena itu perlu adanya pelatihan maupun sosialisasi mengenai analisis beban kerja. Terkait dengan itu maka seluruh instansi Pemerintah melalui Bagian Organisasi dan Tatalaksana atau Badan Kepegawaian Daerah difasilitasi oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) telah menyelenggarakan penyusunan Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja.
46
B. Sekilas Teori Sebelum membahas mengenai analisis beban kerja, perlu diingat kembali bahwa analisis beban kerja dalam manajemen PNS merupakan salah satu tindak lanjut (pemanfaatan) dari proses analisis jabatan. Sebagaimana diuraikan pada bab sebelumnya bahwa analisis jabatan adalah: 1) proses mengumpulkan dan mengevaluasi informasi relevan tentang pekerjaan, seperti: sifat dan tingkat pekerjaan, tipe KSA (knowledges, skills, and abilities) yang dibutuhkan, dan kondisi yang menunjang pencapaian pekerjaan; 2) proses, metode, dan teknik untuk mendapatkan data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan, dan menyajikannya
untuk
program-program
kelembagaan,
kepegawaian
serta
ketatalaksanaan, dan memberikan layanan pemenfaatannya bagi pihak-pihak yang menggunakannya Informasi jabatan yang dihasilkan dari kegiatan analisis jabatan, meliputi: 1) nama jabatan; 2) kode jabatan; 3) unit kerja; 4) kedudukan dalam struktur organisasi; 5) ikhtisar jabatan; 6) uraian tugas; 7) bahan kerja; 8) perangkat/alat kerja; 9) hasil kerja; 10) tanggungjawab; 11) wewenang; 12) korelasi jabatan; 13) kondisi lingkungan kerja; 14) resiko bahaya; 15) syarat jabatan; 16) prestasi kerja yang diharapkan; dan 17) butir informasi lain. Gopher dan Donchin (1986) serta Kontowitz dan Casper (1988) mendefinisikan beban kerja sebagai perbedaan antara tuntutan pekerjaan (termasuk lingkungan kerja) dan kemampuan pekerja untuk memenuhi tuntutan tersebut. Hart (1980) menyatakan bahwa beban kerja merupakan usaha/biaya yang dikeluarkan manusia untuk mencapai performansi yang diharapkan. Sanders dan Mc Cormick (1993) mendefinisikan beban kerja sebagai tuntutan fisik/mental dari pekerjaan terhadap seseorang ketika ia melakukan pekerjaan tersebut, yang ditujukan dengan kapasitas tertentu. Pada dasarnya, beban kerja dibedakan menjadi dua, yaitu: 1.
Beban fisik Terjadi ketika ada perbedaan antara tuntutan pekerjaan, termasuk lengkingan kerja, dan kemampuan pekerja untuk memenuhi tuntutan pekerjaan tersebut secara fisik. (Gopher dan Donchin 1986, Kontowitz dan Casper, 1988). Beban kerja ini lebih mudah diketahui karena dapat diukur secara langsung dari
47
kondisi fisik pekerja yang bersangkutan, baik secara obyektif maupun secara subyekif. 2.
Beban mental Merupakan perbedaan antara tuntutan kerja mental dengan kemampuan mental yang dimiliki oleh pekerja yang bersangkutan (Jex,1988). Beban mental yang timbul dari aktivitas mental dilingkungan kerja antara lain disebabkan oleh: a.
Keharusan untuk tetap dalam kondisi kewaspadaan tinggi dalam waktu lama;
b.
Kebutuhan untuk mengambil keputusan yang melibatkan tanggung jawab besar;
c.
Menurunnya konsentrasi akibat aktivitas yang monoton;
d.
Kurangnya kontak dengan orang lain, terutama untuk tempat kerja yang terisolasi dengan orang lain. Workload atau beban kerja merupakan usaha yang harus dikeluarkan oleh
seseorang untuk memenuhi permintaan dari pekerjaan tersebut. Sedangkan Capacity adalah kemampuan/kapasitas manusia. Kapasitas ini dapat diukur dari kondisi fisik maupun mental seseorang. Penjelasan sederhananya seperti ini. Misalnya suatu pekerjaan kuli angkut mempunyai permintaan untuk mengangkut 100 karung, per hari.. Jika pekerja hanya mampu mengankut 50 karung per hari, berarti pekerjaan tersebut melebihi kapasitasnya. Sehingga jika ia diberikan beban kerja yang berlebihan, maka akan menurunkan kualitas hidup (kelelahan, dsb) dan kualitas kerja orang tersebut (tingginya error rate dsb), dan juga dapat mempengaruhi keselamatan dan kesehatan kerja. Analisis beban kerja dapat digunakan dalam penentuan kebutuhan pekerja/pegawai (man power planning), analisis organisasi, analisis keselamatan dan kesehatan kerja (K3) hingga perencanaan dan penggajian. C. Analisis Beban Kerja 1.
Pengertian Beban kerja suatu jabatan dalam organisasi publik adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu (BAKN, 1985: 173).
Beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus
48
diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu dan pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektifitas kerja suatu organisasi, atau penmegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya (Menpan 1977). Adapun pengertian analisis beban kerja adalah kegiatan menghitung perkiraan beban kerja dari masing-masing satuan organisasi (BKN, 2002:430). Pengertian lain suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas
dan
efisiensi
kerja
organisasi
berdasarkan
volume
kerja
(Permendagri Nomor 12 Tahun 2008). 2.
Kegunaan Analisis Beban Kerja Analisis beban kerja diperlukan untuk mengetahui dengan tepat jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam suatu unit organisasi sehingga tidak terjadi under employment, over load, dan inefisiensi sumber daya pegawai yang berakibat pada tidak optimalnya hasil kerja. Selain itu, ketiadaan analisis beban kerja juga berdampak pada berbagai hal yang terkait dengan manajemen kepegawaian, seperti: penyusunan formasi, pengembangan pegawai, pendayagunaan pegawai, dan lain-lain.
3.
Aspek-aspek Analisis Beban Kerja Dalam melaksanakan penghitungan beban kerja terdapat beberapa aspek, aspek aspek tersebut adalah sebagai berikut : a.
Waktu Kerja Sebelum penghitungan kerja dilaksanakan, terlebih dahulu harus diketahui jumlah waktu yang diperlukan oleh suatu unit organisasi atau pegawai pemegang jabatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang menjadi beban tugasnya. Waktu kerja ditetapkan oleh pimpinan organisasi dan terdiri atas dua jenis, yaitu: waktu kerja produktif dan waktu kerja tidak produktif. Waktu kerja produktif adalah waktu yang benar-benar digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Sedangkan waktu kerja tidak produktif adalah waktu yang tidak benar-benar (semu) untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
49
Contoh : Jabatan Pengagenda Surat salah satu tugasnya adalah menerima dan mencatat surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda. Satuan hasilnya adalah surat, sebanyak 15 surat. Jika waktu penyelesaian penerimaan dan pencatatan per surat diperlukan waktu 3 menit, maka waktu kerja ditulis 3 menit b. Beban Kerja Beban Kerja merupakan rata-rata jumlah satuan hasil yang diwujudkan dengan angka yang mempunyai hubungan dengan standar waktu kerja Contoh: Jabatan Pengagenda Surat Yang dimaksud dengan rata-rata adalah apakah pekerjaan merimaan dan mencatat surat masuk dan keluar ke dalam buku agenda dilakukan setiap hari ? Jika dilakukan setiap hari, maka berapa jumlahnya setiap hari. Jika tidak dilakukan setiap hari, maka tingkatkan menjadi setiap minggu, Jika tidak dilakukan setiap minggu maka tingkatkan menjadi setiap bulan dan seterusnya sampai setiap tahun. Kemudian berapa banyak jumlahnya. c.
Uraian Tugas Uraian tugas adalah paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan yang merupakan upaya pokok yang dilakukan pemegang jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan perangkat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu (LAN, 1990: 5). Uraian tugas yang baik harus memenuhi enam kualifikasi, meliputi1: Sistematis (memenuhi aturan, bentuk, syarat-syarat tertentu). Jelas (harus dapat memberi isi dan maksud yang jelas dan dapat dipahami oleh pembacanya). Ringkas (perlu menggunakan kata-kata dan kalimat yang singkat dan benar sehingga pembacanya tidak perlu waktu yang lama untuk memahaminya). Tepat (harus menyajikan uraian yang sesuai dan cocok seperti apa yang dimaksudkan oleh isi jabatan).
1
Syuhadak, 2000: 2.
50
Taat azas (kata-kata dan kalimat tersebut isinya menunjukkan maksud dan arah yang sama). Akurat (harus disusun secara teliti, tidak kurang dan tidak lebih). Adapun penyusunan uraian tugas hendaknya memperhatikan beberapa hal sebagai berikut2: 1) Syarat Isi Syarat isi dimaksudkan agar uraian tugas dapat mencerminkan secara tersurat dan atau tersirat akan obyek, cara, dan tujuannya. Salah satu cara yang digunakan adalah diuji dengan kalimat Tanya, seperti: What ? apa yang dikerjakan oleh si pemegang jabatan; How ? bagaimana cara tugas itu dilakukan; Why ? mengapa/untuk tujuan apa tugas itu dilakukan. 2) Norma Kalimat Uraian tugas diformulasikan dalam bentuk kalimat, sehingga perlu diperhatikan norma penyusunan kalimat. Kalimat dibuat sederhana berisi WHW (what-how-why); Kalimat uraian tugas merupakan kalimat yang menonjolkan predikat dan obyek tanpa menggunakan subyeknya, predikat tersebut berujud kata yang menunjukkan tindak kerja. Contoh 1: Mencatat pengeluaran uang dalam buku kas. (pola susunan kalimat pada tugas yang fungsi pekerjaannya erat dengan data, maka polanya: predikat-obyek bersifat data dan keterangan cara serta tujuan. Namun cara dan tujuan sering tidak tersurat tetapi hanya tersirat). Contoh 2: Mewawancarai pendidikan,
pencari
pengalaman
kerja yang
dengan dimiliki
menanyakan untuk
nama,
mengetahui
identitasnya.
2
Erwanto, 2000: 4.
51
(pola susunan kalimat pada tugas yang fungsi pekerjaannya erat dengan orang, polanya adalah: predikat-obyek berujud orang dan kata keterangan cara serta tujuan. Contoh 3: Mengasah gergaji menggunakan kikir agar gergaji menjadi tajam. (pola susunan kalimat pada tugas yang fungsi pekerjaannya erat dengan benda, polanya adalah: predikat-obyek berujud benda dan kata keterangan cara serta tujuan. 3)
Standar Waktu Kerja Standar waktu kerja adalah waktu efektif yang digunakan untuk bekerja. Menurut penelitian BKN (2004) standar waktu kerja adalah sebagai berikut: 1 (satu) hari = 5 jam = (5x60) = 300 menit; 1 (satu) minggu = 5 hari = (5x5) = 25 jam = (25x60) = 1500 menit; 1 (satu) bulan = 20 hari = (20x5) = 100 jam = (100x60) = 6000 menit; 1 (satu) tahun = 240 hari = (240x5) = 1200 jam = (1200x60) = 72000 menit. Contoh : Jabatan Pengagenda surat , jika pekerjaan penerimaan dan pencatatan surat masuk dan keluar seperti contoh sebelumnya dilakukan setiap hari maka standard waktu kerja adalah 300 menit, namun jika pekerjaan tersebut dilakukan setiap minggu maka standar waktu kerja adalah 1500 menit dan seterusnya.
4)
Tingkat Efisiensi Jabatan Tingkat efisiensi jabatan adalah tercapainya penyelesaian suatu tugas jabatan oleh pemangku jabatan, dengan kualitas pelayanan yang tepat hasil dan tepat waktu. Hasil perhitungan tingkat efisiensi jabatan ini, dapat digunakan sebagai ukuran untuk mengetahui standar efisiensi jabatan. Contoh : tugas berikutnya pengagenda surat adalah menyampaikan surat masuk dan keluar yang telah didesposisi pimpinan ke unit kerja 52
terkait untuk diproses lebih lanjut. satuan hasilnya adalah surat, waktu penyelesaiannya adalah 10 menit, beban kerjanya 3, standar kerjanya harian. tingkat efisiensi jabatannya yaitu :10 x 3 : 300 = 0,10
CONTOH FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA Nama Jabatan
: ………………………………
Unit Kerja
: ………………………………
Ikhtisar Jabatan
: ………………………………………………………………...... ...................................................................................................... ...................................................................................................... .....................................................................................................
No
Uraian Tugas
Satuan Hasil
Waktu Penyelesaian
Waktu Kerja Efektif
Beban Kerja
Pegawai yang dibutuhkan
1 2 3 … Dst
53
Contoh Nama Jabatan
: Pengolah Data Formasi
Unit Kerja
: Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
Ikhtisar Jabatan
: Menginventarisasi,
merekapitulasi,
dan
membuat
konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi instansi pusat dan daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku, untuk kelancaran pelaksanaan tugas dilingkungan Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi BKN. No
Uraian Tugas
Satuan Hasil
Waktu Waktu Penyelesa Kerja ian efektif
1
Menginventarisasi data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah dengan cara mengelompokkan sesuai dengan instansinya agar memudahkan dalam pencarian data
Data
5 menit
2
Memeriksa data usulan formasi yang disampaikan sesuai dengan format formulir yang ditentukan agar data akurat Mengolah data usulan formasi berdasarkan jenis jabatan untuk membuat bahan pertimbangan
Laporan
15 menit
24.000 menit
602
0,376
Bahan Pertimba ngan formasi
15 menit
24.000 menit
602
0,376
4
Memelihara database Kegiatan formasi pegawai dengan cara menyimpan, memperbaharui dan memproteksi data agar tetap akurat dan terjaga kerahasiaannya
30 menit
72.000 menit
4
0,002
5
Memberikan informasi yang dibutuhkan Penganalisis Formasi Pegawai berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pembuatan kebijakan formasi dan pertimbangan alokasi tambahan formasi
5 menit
24.000 menit
602
0,125
3
Laporan
Beban Pegawai Kerja yang dibutuhkan 24.000 602 0,125 menit
Ket
54
6
Membuat konsep laporan Laporan statistik mengenai formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi untuk diserahkan kepada atasan langsung
7
Membuat konsep pertimbangan Kepala BKN Pertimba mengenai alokasi tambahan ngan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pertimbangan teknis Kepala BKN
8
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas
Kegiatan
6.000 menit
24.000 Menit
1
0,125
6.000 menit
24.000 menit
1
0,125
10 menit
300 menit
3
0,100
JUMLAH
1,604
Jadi Jumlah Pegawai yang dibutuhkan = 1,604 dibulatkan menjadi 2 orang D.
Latihan
1.
Menurut Saudara apa kegunaan dari analisis beban kerja ? jelaskan
2.
Apa pengertian analisis beban kerja menurut Saudara ? jelaskan
3.
Ada lima aspek analisis beban kerja sebutkan dan jelaskan masing-masing aspek tersebut.
E. Rangkuman Beban kerja suatu jabatan dalam organisasi publik adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu (BAKN, 1985: 173). Beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu dan pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektifitas kerja suatu organisasi, atau penmegang 55
jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya (Menpan 1977). Adapun pengertian analisis beban kerja adalah kegiatan menghitung perkiraan beban kerja dari masing-masing satuan organisasi (BKN, 2002:430). Pengertian lain suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja (Permendagri Nomor 12 Tahun 2008). Analisis beban kerja diperlukan dan digunakan untuk mengetahui dengan tepat jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam suatu unit organisasi sehingga tidak terjadi under employment, over load, dan inefisiensi sumber daya pegawai yang berakibat pada tidak optimalnya hasil kerja. Selain itu, ketiadaan analisis beban kerja juga berdampak pada berbagai hal yang terkait dengan manajemen kepegawaian, seperti: penyusunan formasi, pengembangan pegawai, pendayagunaan
pegawai,
dan
lain-lain.
Sedangkan
dalam
melaksanakan
penghitungan beban kerja terdapat beberapa aspek, yaitu aspek waktu kerja, aspek beban kerja, aspek uraian tugas, aspek standar waktu kerja dan aspek tingkat efisiensi jabatan
BAB V EVALUASI JABATAN 56
A. Pendahuluan Dalam rangka penataan jabatan dan reformasi bidang sumber daya aparatur, perlu ditenukan peringkat jabatan untuk setiap jabatan di lingkungan PNS berdasarkan nilai jabatan melalui evaluasi jabatan. Evaluasi jabatan dilakukan untuk menentukan nilai jabatan yang selanjutnya akan digunakan dalam peringkatan jabatan. Hasil evaluasi jabatan berupa nilai dan peringkat jabatan ini digunakan antara lain untuk penghitungan tunjangan, penempatan dan pentaan jabatan. Dasar pemikiran adalah beberapa teori dan konsep yang menjelaskan tentang evaluasi jabatan yang dijadikan pertimbangan antara lain : TT Paterson Paterson (1972) mengaitkan evaluasi jabatan dengan analisis jabatan (khususnya butir uraian tugas), penggajian, intensif, dan beberapa hal penting seperti kinerja individu. Frans Poels Poels (2001:9) keterkaitan evaluasi jabatan dengan remunerasi bahwa evaluasi jabatan yang dilaksanakan pada suatu organisasi merupakan bahan utama pembuatan kebijakan mengenai gaji dan tunjangan. Remunerasi yang dibayarkan berdasarkan hasil evaluasi jabatan, akan memberikan keadilan internal bagi pegawai yang bekerja pada organisasi tersebut. Sedangkan untuk menjamin keadilan eksternal, disamping evaluasi jabatan, antara lain juga harus dilaksanakan benchmark untuk tingkat jabatan yang sama pada organisasi lain. Evaluasi jabatan adalah proses sistematis untuk mengidentifikasikan nilai setiap pekerjaan dihubungkan dengan pekerjaan lain dalam suatu organisasi (Maarif, 2003). Konsep perum Jasa Tirta I:
Konsep evaluasi jabatan yang
digunakan oleh Perum Jasa Tirta I merupakan konsep yang alur pikirnya paling banyak digunakan dalam penyusunan pedoman evaluasi jabatan karena : 1.
Perum Jasa Tirta I membuat definisi operasional job evaluation/evaluasi pekerjaan sebagai berikut: “evaluasi pekerjaan adalah suatu proses yang sistematis untuk menganalisa dan menilai sekelompok pekerjaan dalam rangka menetapkan nilai pekerjaan (job value). Dari pengertian tersebut dinyatakan dengan tegas bahwa yang dinilai adalah pekerjaannya bukan manusianya.
2.
Ide pelaksanaan job evaluation di lingkungan perum Jasa Tirta I (saat ini namanya: Proyek Brantas) timbul pada tahun 1976 dan dilaksanakan pada
57
tahun
1977-1978.
Pertimbangan-pertimbangan
yang
dilakukan
untuk
melakukan job evaluation adalah: a.
Sistem penggajian pada waktu itu masih didasarkan pada pendidikan formal, belum memasukkan unsur bobot pekerjaan yang terkandung pada setiap jabatan.
b. Makin berkembangngnya jabatan yang ada dan dengan bervariasinya beban kerja yang ada. c.
System yang ada dirasa kurang fleksibel dibanding dengan perkembangan jabatan.
d. System penggajian tidak dapat mendapat dukungan dari karyawan. B. Pelaksanaan Evaluasi Jabatan Setiap instansi diberikan kewenangan untuk melakukan penilaian jabatan dilingkungannya masing-masing, dengan prinsip-prinsip sebagai berikut : 1.
Obyek yang dievaluasi adalah tugas pokok dan fungsi jabatan yang diuraikan dalam informasi jabatan, bukan pegawai yang menduduki jabatan tersebut;
2.
Jabatan yang dievaluasi adalah jabatan yang telah ditetapkan oleh masingmasing instansi;
3.
Evaluasi jabatan bukanlah suatu proses matematis, evaluasi jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pertimbangan intelektual untuk menentukan nilai jabatan sebagai dasar penentuan kelas jabatan;
4.
Penetapan nilai jabatan harus dicapai melalui proses pembahasan dan kesepakatan tim, yang selanjutnya dituangkan dalam berita acara dan ditetapkan dengan peraturan.
C. Kriteria Faktor Jabatan Pada masing-masing jabatan terdapat faktor jabatan. Penjelasan terhadap masing-masing faktor jabatan sebagaimana diatur dalam Peraturan Kepala BKN Nomor 21 tahun 2011 tentang Pedoman pelaksanaan evaluasi jabatan PNS adalah: 1.
Faktor Jabatan Struktural
58
Faktor jabatan struktural PNS terdiri dari 6 (enam) faktor. Setiap faktor memiliki beberapa level dan setiap level memiliki kriteria dan nilai tertentu dengan penjelasan sebagai berikut: a.
Faktor 1 – ruang lingkup pekerjaan dan dampak Faktor ini menilai tingkat kerumitan dan kedalaman lingkup dan dampak umum bidang program dan pekerjaan yang diarahkan oleh pejabat struktural, termasuk dampak pekerjaan di dalam maupun di luar organisasi. Dalam menerapkan faktor ini, pertimbangkan semua bidang program, proyek, dan tugas yang secara teknis dan administratif diarahkan oleh pejabat struktural, termasuk yang dilaksanakan melalui pegawai bawahan dan pihak lain (konsultan atau kontraktor). Faktor 1 Ruang Lingkup pekerjaan dan Dampak memiliki 5 (lima) level dan nilai sebagai berikut:
b.
Faktor 2
Level Faktor
Nilai Faktor
1–1
175
1–2
350
1–3
550
1–4
775
1–5
900
pengaturan organisasi
Faktor ini mempertimbangkan situasi organisasi dalam beberapa tingkat jabatan penyelia. Jika jabatan itu bertanggung jawab kepada 2 (dua) jabatan, maka pilihlah tingkat faktor yang berhubungan dengan jabatan yang mempunyai tanggung jawab atas penilaian kinerja. Faktor 2 pengaturan organisasi memiliki 3 (tiga) level dan nilai sebagai berikut: Level Faktor
Nilai Faktor
2–1
100
2–2
250
2–3
350
59
c.
Faktor 3 wewenang kepenyeliaan dan manajerial Faktor ini meliputi wewenang kepenyeliaan dan manajerial yang dijalankan secara berulang. Untuk dapat dinilai dalam faktor ini, suatu jabatan harus memenuhi ketentuan wewenang dan tanggung jawab yang diuraikan untuk tingkat faktor tertentu. Tingkat faktor yang digunakan untuk pengarahan program khusus, fungsi lini, fungsi staf, dan kegiatan operasional dan penunjang. Jika wewenang duplikasi atau tidak dapat dibedakan di antara beberapa tingkat organisasi, maka suatu tingkat faktor dapat digunakan untuk jabatan pada beberapa tingkat organisasi. Faktor 3 wewenang kepenyeliaan dan manajerial memiliki 3 (tiga) level dan nilai sebagai berikut:
d.
Level Faktor
Nilai Faktor
3–1
450
3–2
775
3–3
900
Faktor 4 hubungan personal Faktor ini terdiri dari dua bagian yaitu sub faktor sifat hubungan dan sub faktor tujuan hubungan/kontak yang dilakukan. 1) Sub faktor sifat hubungan, sub faktor ini mencakup tingkat hubungan organisasi, wewenang, atau pengaruh, dan kesulitan dalam melakukan hubungan. Untuk dapat dinilai dalam faktor ini, maka mereka yang dihubungi harus: a) Ikut berperan dalam keberhasilan pelaksanaan pekerjaan; b) Menjadi syarat yang diperlukan untuk perbaikan; c) Memiliki dampak yang besar terhadap kesulitan dan tanggungjawab jabatan tersebut; dan d) Merupakan hubungan langsung. Sub Faktor 4A sifat hubungan memiliki 4 (empat) level dan nilai sebagai berikut: Level Faktor
Nilai Faktor 60
4A – 1
25
4A – 2
50
4A – 3
75
4A – 4
100
2) Sub faktor tujuan hubungan, sub faktor ini mencakup tujuan hubungan yang meliputi pengarahan, perwakilan, negosiasi, dan komitmen, yang berhubungan dengan tanggung jawab penyeliaan dan manajemen. Sub Faktor 4B tujuan hubungan memiliki 4 (empat) level dan nilai sebagai berikut: Level Faktor
Nilai Faktor
4B – 1
30
4B – 2
75
4B – 3
100
4B – 4
125
e. Faktor 5 kesulitan dalam pengarahan pekerjaan Faktor ini mengukur kesulitan dan kerumitan pekerjaan dasar dalam organisasi yang diarahkan, termasuk pekerjaan lini dan staf, atau pekerjaan yang dikontrakkan yang menjadi tanggung jawab penyelia dalam hal teknis atau pengawasan baik secara langsung atau melalui penyelia bawahan, pemimpin tim, atau pihak lain. Penyelia tingkat pertama Tentukan kelas tertinggi pekerjaan dasar jabatan fungsional yang diarahkan (yang berorientasi pada misi organisasi) yang merupakan 25% (dua puluh lima persen) atau lebih beban kerja organisasi. Penyelia tingkat dua Gunakan metode yang diuraikan di atas untuk penyelia tingkat pertama. Bagi sebagian besar penyelia tingkat dua, kelas pekerjaan dasar yang dicapai dengan metode tersebut merupakan kelas yang sesuai. Faktor 5 kesulitan dalam pengerahan pekerjaan memiliki 8 (delapan) level dan nilai sebagai berikut: 61
Level
Nilai
Faktor
Faktor
Kelas 4 dan dibawahnya atau yang setara
5-1
75
Kelas 5 atau 6 atau yang setara
5-2
205
Kelas 7 atau 8 atau yang setara
5-3
340
Kelas 9 atau 10 atau yang setara
5-4
505
Kelas 11 atau 12 atau yang setara
5-5
650
Kelas 13 atau yang setara
5-6
800
Kelas 14 atau yang setara
5-7
930
Kelas 15 atau lebih tinggi atau yang setara
5-8
1030
Kelas Pekerjaan Dasar
f.
Faktor 6 kondisi lain Faktor ini mengukur berbagai kondisi yang mempengaruhi tingkat kesulitan dan kerumitan dalam melaksanakan kewajiban, wewenang dan tanggung jawab penyeliaan. Untuk dapat menerapkan faktor ini dilakukan melalui langkah-langkah sebagai berikut: Langkah 1: Bacalah setiap definisi level faktor dan pilihlah level faktor tertinggi yang dipenuhi oleh jabatan itu. Langkah 2: Jika level yang dipilih adalah 6-1, 6-2, atau 6-3, maka rujuklah bagian yang berjudul Situasi Khusus di bagian akhir faktor ini. Dari 8 (delapan) situasi khusus, tentukan berapa banyak situasi khusus yang dipenuhi oleh jabatan tersebut. Jika memenuhi 3 (tiga) atau lebih situasi khusus, maka tambahkan satu level faktor pada level faktor yang dipilih dalam langkah 1. Misalnya, jika tingkat faktor yang dipenuhi oleh jabatan itu adalah level faktor 6-3, dan jabatan tersebut memenuhi 3 (tiga) situasi khusus, maka level faktor untuk jabatan tersebut menjadi level 6-4. Jika level faktor yang dipilih dalam langkah 1 adalah level faktor 6-4, 6-5, atau 6-6, maka jangan merujuk Situasi Khusus, dan jangan menambah level faktor yang dipilih dalam langkah 1. 62
Faktor 6 kondisi lain memiliki 6 (enam) level dan nilai sebagai berikut: Level Faktor
Nilai Faktor
6–1
310
6–2
575
6–3
975
6–4
1120
6–5
1225
6–6
1325
Situasi Khusus. Ada 8 (delapan) situasi khusus yang mungkin mempersulit pekerjaan dan pengawasan. Situasi dimaksud adalah ragam pekerjaan, operasi giliran kerja, pegawai berfluktuasi atau batas waktu yang selalu berubah, penyebaran fisik, situasi khusus penyusunan staf, dampak dari program tertentu, perubahan teknologi dan bahaya khusus dan kondisi keselamatan kerja. Kriteria faktor jabatan struktural adalah sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 1 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini. 2.
Faktor Jabatan Fungsional Faktor jabatan fungsional PNS terdiri dari 9 (sembilan) faktor jabatan. Setiap faktor memiliki beberapa level dan setiap level memiliki kriteria dan nilai tertentu dengan penjelasan sebagai berikut: a.
Faktor 1 pengetahuan yang dibutuhkan jabatan. Faktor ini mengukur sifat dan tingkat informasi yang harus dimengerti pegawai dalam melakukan pekerjaan yang hasilnya dapat diterima (yaitu: langkah-langkah, prosedur, unjuk kerja, ketentuan, kebijakan, teori, prinsip-prinsip dan konsep) serta tingkat ketrampilan yang diperlukan untuk menerapkan pengetahuan tersebut. Faktor 1 pengetahuan yang dibutuhkan jabatan memiliki 9 (sembilan) level dan nilai faktor sebagai berikut: Level Faktor
Nilai Faktor
1–1
50 63
b.
1–2
200
1–3
350
1–4
550
1–5
750
1–6
950
1–7
1.250
1–8
1.550
1–9
1.850
Faktor 2 pengawasan penyelia Faktor ini mengukur sifat dan tingkat pengawasan penyelia secara langsung atau tidak langsung, tanggung jawab pegawai, dan evaluasi hasil pekerjaan. Pengawasan dilakukan dengan cara pemberian tugas dan instruksi pada pegawai, disusunnya prioritas dan batas waktu, dan ditetapkannya tujuan
dan batasannya. Tanggung jawab pegawai
tergantung sampai tingkat mana pegawai mampu mengembangkan urutan dan waktu berbagai macam pekerjaan, memodifikasi atau merekomendasikan modifikasi instruksi, dan berpartisipasi dalam penetapan prioritas dan penetapan tujuan. Tingkat evaluasi hasil pekerjaan tergantung pada sifat dan luasnya peninjauan, antara lain, tinjauan singkat dan terperinci dari setiap fase tugas, tinjauan terperinci dari tugas yang telah selesai, tinjauan tertentu pada pekerjaan yang telah selesai untuk keakuratan, atau tinjauan hanya untuk kesesuaian terhadap kebijakan. Faktor 2 Pengawasan Penyelia memiliki 5 (lima) level dan nilai faktor sebagai berikut:
Level Faktor
Nilai Faktor
2–1
25
2–2
125
2–3
275 64
c.
2–4
450
2–5
650
Faktor 3 pedoman Faktor ini mencakup sifat pedoman dan pertimbangan yang dibutuhkan untuk menerapkan pedoman tersebut. Sebagai contoh pedoman adalah panduan kerja, prosedur dan kebijakan, praktek tradisional, dan bahan referensi seperti kamus, jenis panduan, dan buku panduan teknik. Suatu pekerjaan dalam bidang pekerjaan yang berbeda, bervariasi dalam hal spesifikasi, penerapan, dan ketersediaan pedoman. Oleh karena itu rintangan dan pertimbangan yang dibutuhkan pegawai juga bervariasi. Contohnya, keberadaan instruksi, prosedur, dan kebijakan tertentu dapat membatasi peluang pegawai membuat atau merekomendasikan keputusan atau tindakan. Tetapi dengan ketidakadaan prosedur atau dengan penetapan tujuan secara luas, pegawai dapat menggunakan pertimbangan yang luas dalam penelitian literatur dan pengembangan metode baru. Pedoman tidak sama dengan Faktor 1 yaitu Pengetahuan yang dibutuhkan
jabatan.
Pedoman
memberikan
referensi
data
atau
menentukan hambatan tertentu dalam penggunaan pengetahuan. Sebagai contoh, dalam bidang teknologi medis, untuk diagnosa tertentu terdapat 3 (tiga) atau 4 (empat) jenis tes yang dinyatakan dalam buku panduan. Ahli teknologi medis diharapkan memahami tes tersebut. Tetapi dalam suatu laboratorium, kebijakan yang diberikan hanya menggunakan satu dari tes tersebut, atau kebijakan menyebutkan secara spesifik kondisi persyaratan pemakaian salah satu dari tes tersebut. Faktor 3 Pedoman memiliki 5 (lima) level dan nilai faktor sebagai berikut: Level Faktor
Nilai Faktor
3–1
25
3–2
125
3–3
275 65
d.
3–4
450
3–5
650
Faktor 4 kompleksitas Faktor ini berhubungan dengan: 1) sifat penugasan mencakup jenis, jumlah dan keanekaragaman; 2) keputusan apa yang harus dilakukan; dan 3) tingkat kesulitan untuk melakukan tindakan atau respon yang dapat diberikan. Faktor 4 Kompleksitas memiliki 6 (enam) level dan nilai faktor sebagai berikut: Level Faktor
Nilai Faktor
4–1
25
4–2
75
4–3
150
4–4
225
4–5
325
4–6
450
e. Faktor 5 ruang lingkup dan dampak Faktor ini mencakup hubungan antara cakupan pekerjaan, antara lain tujuan, keluasan, dan kedalaman tugas, dan dampak dari hasil kerja atau jasa di dalam dan di luar organisasi. Dampak mengukur apakah hasil pekerjaan memfasilitasi pekerjaan orang lain, pelayanan tepat waktu, atau berdampak pada penelitian. Konsep dampak dan ruang lingkup pekerjaan akan memberikan gambaran menyeluruh dalam melakukan evaluasi secara konsisten. Hanya pekerjaan yang mempunyai dampak yang dipertimbangkan. Faktor 5 ruang lingkup dan dampak memiliki 6 (enam) level dan nilai faktor sebagai berikut: Level Faktor
Nilai Faktor
5–1
25 66
f.
5–2
75
5–3
150
5–4
225
5–5
325
5–6
450
Faktor 6 hubungan personal Faktor ini meliputi pertemuan langsung, melalui telepon dan dialog melalui radio dengan orang yang tidak berada dalam rantai penyeliaan. Level faktor ini didasarkan pada apa yang dibutuhkan untuk berhubungan, kesulitan komunikasi dengan mereka yang dihubungi, dan penentuan dimana hubungan diadakan (antara lain, tingkat pegawai dan mereka yang dihubungi mengetahui peran dan wewenang masingmasing). Hubungan antara Faktor 6 dan 7 menghendaki hubungan yang sama yang akan dievaluasi. Gunakan hubungan personal faktor 6 untuk memilih level Faktor 7 tujuan hubungan. Faktor 6 hubungan personal memiliki 4 (empat) level dan nilai faktor sebagai berikut:
g.
Level Faktor
Nilai Faktor
6–1
10
6–2
25
6–3
60
6–4
110
Faktor 7 tujuan hubungan Faktor ini meliputi tujuan hubungan pribadi berkisar dari pertukaran informasi tentang fakta sampai dengan situasi yang menyangkut persoalan yang kontroversial atau yang penting dan sudut pandang, tujuan atau sasaran yang berbeda. Hubungan dengan orang/pihak yang dipergunakan sebagai dasar bagi pemilihan level untuk faktor ini harus sama dengan hubungan yang menjadi dasar bagi pemilihan level untuk faktor hubungan antar pribadi. 67
Faktor 7 tujuan hubungan memiliki 4 (empat) level dan nilai faktor sebagai berikut:
h.
Level Faktor
Nilai Faktor
7–1
20
7–2
50
7–3
120
7–4
220
Faktor 8 persyaratan fisik Faktor persyaratan fisik mencakup persyaratan dan tuntutan fisik dari tugas kerja yang diemban pegawai. Faktor ini meliputi karakteristik fisik dan kemampuan (misalnya: kecepatan dan ketangkasan khusus) dan pengerahan
tenaga
fisik
pada
pekerjaan
(misalnya
memanjat,
mendorong, menyeimbangkan, membungkuk, berlutut, merunduk, merangkak atau menjangkau). Dalam beberapa hal frekuensi atau intensitas dari pengerahan tenaga fisik
harus
juga
dipertimbangkan,
misalnya
pekerjaan
yang
membutuhkan berdiri dalam waktu lebih lama banyak mengerahkan tenaga fisik dari pada pekerjaan yang membutuhkan berdiri yang hanya sebentar. Faktor 8 persyaratan fisik memiliki 3 (tiga) level dan nilai faktor sebagai berikut:
i.
Level Faktor
Nilai Faktor
8–1
5
8–2
20
8–3
50
Faktor 9 lingkungan pekerjaan Faktor ini mempertimbangkan resiko dan ketidaknyamanan dalam lingkungan pekerjaan, atau sifat dari pekerjaan dan peraturan keamanan yang
dibutuhkan.
Walaupun
penggunaan
alat
pengaman
dapat 68
menghilangkan
bahaya
atau
ketidaknyamanan,
situasi
tertentu
membutuhkan persyaratan tambahan terhadap pegawai
dalam
melaksanakan peraturan dan teknik keamanan. Faktor 9 lingkungan pekerjaan memiliki 3 (tiga) level dan nilai faktor sebagai berikut: Level Faktor
Nilai Faktor
9–1
5
9–2
20
9–3
50
Untuk dapat menentukan kelas jabatan, jumlahkan nilai semua faktor untuk mendapatkan total nilai faktor. Total nilai faktor yang berada pada batasan nilai menunjukkan kelas jabatan. Batasan Nilai dan Kelas Jabatan Batasan Nilai
Kelas Jabatan
4055 - 5130
17
3605 – 4050
16
3155 – 3600
15
2755 – 3150
14
2355 – 2750
13
2105 – 2350
12
1855 – 2100
11
1605 – 1850
10
1355 – 1600
9
1105 – 1350
8
855 – 1100
7
655 – 850
6
455 – 650
5
375 – 450
4
305 – 370
3
69
245 – 300
2
190 – 240
1
D. Tahap Pelaksanaan Evaluasi Jabatan 1.
Persiapan Evaluasi Jabatan Tahap persiapan evaluasi jabatan merupakan tahap awal dalam pelaksanaan evaluasi jabatan. Tahap persiapan evaluasi jabatan meliputi kegiatan pembentukan tim evaluasi jabatan, inventarisasi informasi/uraian jabatan dan klasifikasi jabatan manajerial/fungsional. a.
Pembentukan Tim Evaluasi Jabatan 1) Tim Pengarah a) Tim Pengarah terdiri atas: (1) Seorang Ketua, yaitu Pejabat Pembina Kepegawaian atau pejabat lain yang ditunjuk. (2) Paling banyak 6 (enam) orang Anggota, yaitu Pejabat Tinggi yang merupakan representasi satuan kerja pada instansi pemerintah. b) Tugas Tim Pengarah (1) Memberikan pengarahan terhadap keseluruhan proses analisis dan evaluasi jabatan yang meliputi persiapan, pelaksanaan, dan penyusunan nilai dan kelas jabatan serta penetapan dan tindak lanjut hasil nilai dan kelas jabatan dari aspek strategi dan kebijakan instansi pemerintah. (2) Secara spesifik memberikan pertimbangan kepada Tim Pelaksana dalam proses perumusan strategi dan kebijakan penataan jabatan terkait dengan nilai dan kelas jabatan di lingkungan instansi pemerintah. 2) Tim Pelaksana a)
Tim Pelaksana terdiri atas: (1) Seorang Ketua merangkap anggota; (2) Seorang Sekretaris merangkap anggota; 70
(3) Anggota, banyaknya disesuaikan dengan kebutuhan; dan (4) Tenaga pendukung sekretariat, banyaknya
disesuaikan
dengan kebutuhan. b) Tugas Tim Pelaksana (1) Membuat dan menyusun rencana kegiatan atau langkahlangkah proses evaluasi jabatan di lingkungan instansi pemerintah. (2) Melaksanakan evaluasi jabatan di lingkungan instansi pemerintah yang bersangkutan sesuai dengan pedoman evaluasi jabatan. (3) Menginventarisasi, menganalisis dan mengevaluasi jabatan serta menyusun peringkat jabatan di lingkungan instansi pemerintah. (4) Mengkoordinasikan validasi peringkat jabatan di lingkungan instansi pemerintah dengan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dan Badan Kepegawaian Negara. (5) Menyiapkan rancangan peraturan perundangan-undangan tentang peringkat jabatan di lingkungan instansi pemerintah. (6) Melaksanakan tugas-tugas lain yang dipandang perlu berkaitan dengan pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud pada angka (1), (2), (3), (4), dan (5). c) Persyaratan Anggota Tim Pelaksana Evaluasi Jabatan Persyaratan untuk dapat diangkat menjadi Ketua atau Anggota Tim Evaluasi Jabatan di lingkungan instansi pemerintah adalah: (1) berstatus sebagai Pegawai Negeri; (2) memiliki kemampuan tentang evaluasi jabatan; dan (3) syarat obyektif lainnya (pernah ikut diklat Anjab). b.
Inventarisasi Informasi Jabatan Inventarisasi informasi jabatan adalah inventarisasi tentang informasi identitas jabatan, deskripsi tugas jabatan, dimensi-dimensi jabatan, dan spesifikasi jabatan serta informasi lainnya yang diperlukan.
71
1) Identitas jabatan meliputi nama jabatan, kode jabatan, dan posisi/ lokasi jabatan. 2) Deskripsi tugas jabatan meliputi ikhtisar/tujuan jabatan, uraian tugas/kegiatan jabatan, serta bahan, alat/prosedur, dan hasil kerja. 3) Dimensi jabatan meliputi tanggung jawab, wewenang, pengawasan, korelasi/hubungan
jabatan,
kondisi
lingkungan
kerja,
dan
kemungkinan risiko bahaya. 4) Spesifikasi jabatan meliputi syarat jabatan, standar prestasi kerja yang diharapkan, dan informasi lainnya. c.
Klasifikasi Jabatan Langkah awal yang dilakukan dalam rangka pelaksanaan evaluasi jabatan di lingkungan suatu instansi/lembaga adalah: 1) Mengidentifikasi Jabatan Identifikasi jabatan dilakukan kepada seluruh jabatan yang ada di lingkungan suatu instansi/lembaga yang akan dievaluasi. Identifikasi jabatan dilakukan melalui identifikasi terhadap sifat dan jenis tugas, tanggung jawab, serta wewenang dari suatu jabatan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan. 2) Mengklasifikasi Jabatan Klasifikasi jabatan dilakukan berdasarkan hasil identifikasi jabatan terhadap seluruh jabatan yang ada. Klasifikasi jabatan di lingkungan instansi pemerintah tersebut terdiri atas: a) Jabatan Manajerial/Struktural; b) Jabatan Fungsional Tertentu; dan c) Jabatan Fungsional Umum.
2.
Pelaksanaan Evaluasi Jabatan Tahapan pelaksanaan evaluasi jabatan untuk jabatan manajerial/struktural, fungsional tertentu, dan fungsional umum adalah sebagai berikut: a.
Penilaian Jabatan 1) Menyiapkan informasi jabatan yang lengkap dari semua jabatan yang akan dievaluasi. Informasi jabatan ini dapat dilihat dalam format
72
uraian jabatan yang telah ditentukan atau dari hasil analisis jabatan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku; Contoh Informasi jabatan adalah sebagaimana tersebut dalam Lampiran. 2) Mempelajari setiap informasi jabatan yang disediakan dalam uraian jabatan pada setiap jabatan yang akan dievaluasi; 3) Melakukan penilaian pada setiap jabatan, yaitu : a) untuk jabatan struktural
menggunakan 6 (enam) faktor dan
kriteria yang telah ditentukan dengan memilih tingkat (level) yang dianggap tepat untuk masing-masing faktor dan dimulai dari faktor 1 (satu) yaitu faktor ruang lingkup program dan dampak. Untuk mempermudah penilaian jabatan manajerial/struktural dengan menggunakan 6 (enam) faktor dan kriteria faktor jabatan tersebut dapat digunakan daftar pertanyaan penilaian jabatan manajerial/struktural . b) untuk jabatan fungsional tertentu dan fungsional umum dengan menggunakan 9 (sembilan) faktor dan kriteria yang telah ditentukan dengan memilih tingkat (level) yang dianggap tepat untuk masing-masing faktor dan dimulai dari faktor 1 (satu) yaitu faktor pengetahuan yang dibutuhkan jabatan. Untuk mempermudah penilaian jabatan fungsional tertentu dan fungsional umum dengan menggunakan 9 (sembilan) faktor dan kriteria faktor jabatan tersebut dapat digunakan daftar pertanyaan penilaian jabatan fungsional tertentu dan fungsional umum sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 6 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini. b.
Penyusunan Peta Jabatan Penyusunan peta jabatan di lingkungan instansi masing-masing didasarkan pada kedudukan setiap jabatan dalam unit kerja sesuai dengan struktur organisasi yang ada. Peta jabatan dimaksud berisi informasi jumlah kekuatan pegawai untuk setiap jabatan yang termasuk dalam unit kerja setingkat unit kerja Biro atau satuan kerja mandiri (unit pelaksana teknis).
73
c.
Penyusunan Informasi Faktor Jabatan Informasi faktor jabatan di lingkungan instansi disusun berdasarkan informasi jabatan, peta jabatan serta nilai dan kelas jabatan. Informasi faktor jabatan terdiri atas informasi jabatan struktural dan informasi jabatan fungsional tertentu dan informasi jabatan fungsional umum. Informasi Faktor Jabatan meliputi: 1) Informasi Jabatan Informasi jabatan meliputi jenis jabatan, nama jabatan, unit kerja, instansi, peran/lkhtisar jabatan, uraian tugas, tanggung jawab dan hasil kerja jabatan. 2) Level Faktor Jabatan Level faktor jabatan meliputi tingkatan dan nilai masing-masing faktor jabatan. a) Level Faktor Jabatan Struktural (1) Ruang lingkup dan dampak program, ditentukan berdasarkan peran/lkhtisar jabatan, uraian tugas, tanggung jawab dan hasil kerja jabatan. (2) Pengaturan organisasi, ditentukan berdasarkan letak/ posisi jabatan dalam peta jabatan unit kerja/organisasi. (3) Wewenang
penyeliaan
dan
manajerial,
ditentukan
berdasarkan tingkat kewenangan jabatan dalam informasi jabatan. (4) Hubungan
personal,
ditentukan
berdasarkan
korelasi/
hubungan kerja jabatan dalam informasi jabatan. (5) Kesulitan
dalam
pengarahan
pekerjaan,
ditentukan
berdasarkan tingkat kesulitan dalam pengarahan pekerjaan sesuai jabatan yang ada di bawah jabatan yang bersangkutan dalam peta jabatan. (6) Kondisi lain, ditentukan berdasarkan tingkat kesulitan dan kerumitan dalam melaksanakan kewajiban, wewenang, dan tanggung jawab penyeliaan jabatan di bawah jabatan yang bersangkutan dalam peta jabatan.
74
Selain 6 (enam) faktor jabatan diatas, tambahkan jika ada informasi lain yang terkait dengan situasi khusus, seperti ragam pekerjaan, operasi giliran kerja, pegawai berfluktuasi atau batas waktu yang selalu berubah, penyebaran fisik, situasi khusus penyusunan staf, dampak dari program tertentu, perubahan teknologi dan bahaya khusus dan kondisi keselamatan kerja. b) Tingkat Faktor Jabatan Fungsional Tertentu dan Fungsional Umum (1) Pengetahuan
yang
dibutuhkan
jabatan,
ditentukan
berdasarkan syarat jabatan dalam informasi jabatan. (2) Pengawasan penyelia, ditentukan berdasarkan tingkatan pejabat struktural yang mengawasi/atasan langsung dalam peta jabatan. (3) Pedoman, ditentukan berdasarkan alat kerja, prosedur/ peraturan yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan sesuai informasi jabatan. (4) Kompleksitas, ditentukan berdasarkan tingkat kesulitan dalam mengidentifikasi dan melaksanakan pekerjaan. (5) Ruang
lingkup
dan
dampak,
ditentukan
berdasarkan
peran/ikhtisar jabatan, uraian tugas, tanggung jawab dan hasil kerja jabatan. (6) Hubungan personal dan tujuan hubungan, ditentukan berdasarkan korelasi/hubungan kerja jabatan dalam informasi jabatan. (7) Persyaratan fisik, ditentukan berdasarkan tingkatan syarat fisik yang dibutuhkan dalam pelaksanaan tugas sesuai syarat jabatan dalam informasi jabatan. (8) Lingkungan pekerjaan, ditentukan berdasarkan kondisi lingkungan yang ada pada informasi jabatan. c)
Hasil Evaluasi Jabatan
75
Hasil evaluasi jabatan meliputi faktor jabatan, nilai yang diberikan, dan tingkat faktor jabatan untuk masing-masing jabatan (struktural dan fungsional tertentu dan fungsional umum). 3.
Penetapan Hasil Evaluasi Jabatan Pegawai Negeri Sipil a.
Validasi nilai dan kelas jabatan 1) Hasil evaluasi jabatan yang dilakukan oleh Tim Evaluasi Jabatan masing-masing kementerian/lembaga berupa: a) Nilai dan kelas jabatan manajerial; b) Nilai dan kelas jabatan fungsional tertentu; dan c) Nilai dan kelas jabatan fungsional umum. 2) Nilai dan kelas jabatan di lingkungan Kementerian/Lembaga selanjutnya divalidasi oleh: a) Kepala BKN atau pejabat lain yang ditunjuk/ditugaskan; b) Deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian PAN dan RB atau pejabat lain yang ditunjuk/ditugaskan; dan c) Sekretaris
Kementerian/Lembaga
atau
pejabat
lain
yang
ditunjuk/ditugaskan. b.
Penyusunan berita acara hasil validasi nilai dan kelas jabatan Hasil validasi/verifikasi nilai dan kelas jabatan oleh Kementerian PAN dan RB dan BKN dituangkan dalam berita acara hasil validasi nilai dan kelas jabatan di lingkungan instansi diparaf oleh pejabat struktural Kementerian PAN dan RB, pejabat struktural di lingkungan BKN, dan pejabat struktural dari instansi yang bersangkutan sebelum ditandatangani oleh: 1) Kepala BKN atau pejabat lain yang ditunjuk/ditugaskan; 2) Deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian PAN dan RB atau pejabat lain yang ditunjuk/ditugaskan; dan 3) Sekretaris Kementerian/Lembaga atau pejabat lain yang ditunjuk/ ditugaskan .
c.
Penetapan hasil evaluasi jabatan Tahapan pelaksanaan penetapan nilai jabatan dan kelas jabatan PNS adalah sebagai berikut:
76
1 Tim Instansi Menyusun (Uraian) Jabatan dan Informasi Faktor Jabatan
2 Tim Instansi Melaksanakan Evaluasi Jabatan
3 Tim Instansi melakukan pembahasan dengan Kedeputian SDM Aparatur dan BKN untuk memverifikasi hasil evaluasi jabatan (nilai dan kelas jabatan)
4
Instansi mengadakan rapat finalisasi hasil evaluasi jabatan (nilai dan kelas jabatan) dengan Deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian PAN dan RB, Kepala BKN, dan Sekretaris K/L atau Pejabat yang ditunjuk/ditugaskan dari masing-masing instansi tsb. Hasil rapat finalisasi nilai dan kelas jabatan dibuat dalam berita Acara Hasil Validasi Nilai dan Kelas Jabatan 4.
Evaluasi a.
Pelaksanaan kegiatan evaluasi nilai dan kelas jabatan dilakukan: 1) Adanya perubahan tugas pokok dan fungsi jabatan; dan 2) Adanya perubahan struktur organisasi.
b.
Mekanisme penilaian kembali atas perubahan yang terjadi sebagaimana dimaksud pada huruf a, dilakukan sesuai dengan tahapan pelaksanaan evaluasi jabatan yang diatur dalam Peraturan Kepala BKN ini.
BAB VI PENUTUP
77
Materi analisis jabatan, analsis beban kerja dan evaluasi jabatan PNS pada dasarnya adalah materi diklat dalam pendidikan dan pelatihan analis kepegawaian yang saling terkait satu dengan yang lainnya, dan merupakan sesuatu yang sangat dinamis, yaitu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta selalu mengimbangi tuntutan zaman dan masyarakat. Oleh karena itu materi-materi tersebut dan pelaksanaan di lapangan harus selalu dimutakhirkan dan diharapkan akan dapat menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan di lungkungan PNS.
KUNCI JAWABAN Analisis Jabatan :
78
Adalah proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis, disusun, dan disajikan menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode tertentu. Tujuan penyusunan analisis jabatan : Untuk menyediakan informasi jabatan sebagai fondasi/dasar bagi program manajemen kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan, dan pengawasan. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan data jabatan yaitu: a.
Metode observasi dan interview,
b.
Metode daftar pertanyaan,
c.
Metode studi referensi dan
d.
Metode kombinasi.
Informasi jabatan yang dihasilkan dari kegiatan analisis jabatan, meliputi : 1) Nama jabatan; 2) Kode jabatan; 3) Unit kerja; 4) Kedudukan dalam struktur organisasi; 5) Ikhtisar jabatan ; 6) Uraian tugas; 7) Bahan kerja; 8) Perangkat/alat kerja; 9) Hasil kerja; 10) Tanggung jawab; 11) Wewenang; 12) Korelasi jabatan; 13) Kondisi lingkungan kerja; 14) Resiko bahaya; 15) Syarat jabatan; 16) Prestasi kerja yang diharapkan; dan 17) Butir informasi lain. Uraian Tugas Caraka : a.
Mempelajari standar, pedoman dan prosedur kerja serta peraturan perundangan yang
berkaitan dengan tugas-tugas pengiriman surat, naskah, dokumen sebagai
dasar pelaksanaan tugas; b.
Mengumpulkan surat-surat, naskah, dokumen yang akan dikirim serta mecatat pada buku pengiriman/penerimaan sebagai bukti kepada atasan;
c.
Membaca, mempelajari dan mengecek dengan teliti alamat yang tertera pada surat untuk memudahkan pengiriman dan agar tidak terjadi salah alamat;
d.
Menyusun rencana biaya yang diperlukan untuk pengiriman surat, naskah atau dokumen baik yang melalui kantor pos atau agen pengiriman atau dengan cara yang lain untuk diajukan kepada atasan;
e.
Mencatat dan mengirimkan surat-surat, naskah, dokumen dengan cara melalui kantor pos, kantor agen pengiriman atau yang harus disampaikan langsung kepada alamat yang dituju sebagaimana tertera pada surat
79
f.
Membuat rekapitulasi jumlah surat, naskah dan dokumen yang dikirim setiap bulan sebagai bahan penyusunan laporan bulanan;
g.
Menyimpan dengan baik dan rapi buku pengiriman/penerimaan pada tempat yang aman;
h.
Menyampaikan informasi, usul dan saran yang berkaitan dengan tugas pengiriman surat, naskah dan dokumen kepada atasan;
i.
Menjaga dan merawat sarana prasarana kerja yang dipergunakan dengan baik serta memelihara kerapian dan kenyamanan tempat kerja;
j.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan, baik lisan maupun tertulis yang berkaitan dengan bidang tugasnya.
Bahan Kerja Caraka: a.
Standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkait dengan tugas pengriman surat, naskah dan dokumen;
b. Buku/daftar alamat instansi pemerintah/instansi swasta/perusahaan ; c.
Uraian tugas Jabatan Caraka;
d. Surat-surat, naskah, dokumen yang akan dikirim. e.
Surat tanda terima
f.
Surat tugas
Alat Kerja Caraka: a.
Alat tulis kantor;
b.
Tas Surat;
c.
Jas Hujan
d.
Sepeda motor dan kelengkapannya
e.
Denah Lokasi
f.
Buku ekspedisi
Hasil Kerja Caraka: a.
Ketelitian atas pengecekan alamat yang tertera pada surat agar terhindar dari salah alamat pengiriman;
b.
Tersusunnya rencana biaya pengiriman surat, naskah atau dokumen baik yang melalui Kantor Pos atau Agen Pengiriman atau dengan cara yang lain untuk diajukan kepada atasan;
80
c.
Terlaksananya pengiriman surat, naskah, dokumen melalui Kantor Pos, Agen Pengiriman maupun yang langsung disampaikan kepada pihak/alamat yang dituju sebagaimana tertera pada surat;
d.
Rekapitulasi jumlah surat, naskah dan dokumen yang dikirim setiap bulan sebagai bahan penyusunan laporan bulanan.
e.
Tersimpannya Buku ekspedisi dengan baik pada tempat yang aman;
f.
Usul dan saran yang berkaitan dengan tugas pengiriman surat, naskah dan dokumen kepada atasan;
g.
Terjaga dan terawatnya sarana prasarana kerja yang dipergunakan dengan sebaikbaiknya serta terpeliharanya kerapian dan kenyamanan tempat kerja;
h. Terlaksananya dengan baik tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan, baik lisan maupun tertulis yang berkaitan dengan bidang tugasnya. Kegunaan Analisis Beban Kerja: Analisis beban kerja diperlukan untuk mengetahui dengan tepat jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam suatu unit organisasi sehingga tidak terjadi under employment, over load, dan inefisiensi sumber daya pegawai yang berakibat pada tidak optimalnya hasil kerja Pengertian Analisis Beban Kerja: Adalah kegiatan menghitung perkiraan beban kerja dari masing-masing satuan organisasi (BKN, 2002:430). Pengertian lain suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja (Permendagri Nomor 12 Tahun 2008). Aspek-aspek dalam Analisis Beban Kerja: Dalam melaksanakan penghitungan beban kerja terdapat beberapa aspek, yaitu aspek waktu kerja, aspek beban kerja, aspek uraian tugas, aspek standar waktu kerja dan aspek tingkat efisiensi jabatan
LAMPIRAN : Contoh :
81
INFORMASI JABATAN 18. Nama Jabatan : Widyaiswara Madya 19. Kode Jabatan : 20. Unit Kerja
4.
: Pusdiklat Pegawai BKN
Eselon I
: Deputi Bidang Pengembangan Kepegawaian
Eselon II
: Pusdiklat Pegawai
Eselon III
:-
Eselon I V
:-
Kedudukan dalam Organisasi KAPUSDIKLAT
KEPALA BAGIAN UMUM
KASUBBAG TATA USAHA
KEPALA BIDANG PENYELENGGARAAN
KASUBBAG TATA USAHA
WIDYAISWARA Madya
5.
Ikhtisar Jabatan
:
Melaksanakan proses kegiatan belajar dan mengajar pada lembaga diklat pemerintah dengan melakukan tatap muka dengan peserta diklat baik diruang tertutup maupun terbuka sesuai dengan waktu dan materi yang telah ditentukan oleh panitia penyelenggara diklat untuk meningkatkan kompetensi peserta pelatihan. 6.
Uraian Tugas:
82
a. Menyusun kurikulum Diklat sesuai dengan materi pelatihan yang telah ditentukan dalam bentuk laporan untuk dipakai sebagai acuan pelaksanaan diklat. Tahapan : 1) Mendata substansi materi yang akan disuaun 2) Memilih materi yang akan disusun 3) Membuat draf sesuai durasi waktu yang dtentukan. b. Menyusun bahan ajar diklat teknis berdasarkan kurikulum yang ditentukan pada peraturan kediklatan dalam bentuk naskah untuk dipakai sebagai bahan pembelajaran peserta diklat Tahapan : 1) Mendata substansi sesuai spesialisainya 2) emilih topic yang akan dibahas 3) Meresume dalam bentuktulisan ringkas. c.
Menyusun Bahan tayang Diklatpim III dalam bentuk naskah berdasarkan kurikulum dan durasi waktu
yang disediakan untuk memudahkan
penyampaian materi didepan peserta diklat Tahapan : 1) Meringkas Tujuan Pembelajaran Umum dan Tujuan
Pembelajaran
khusus materi yang akan disampaikan dalam formulir GBPP. 2) Menuangkan materi dalam balangko SAP sesuai satuan acara pembelajaran yang akan diajarkan. 3) Mencari dan menulis rujukan peraturan yang digunakan sesuai materi yang diajarkan d.
Menyusun bahan tayang Diklat Teknis dalam bentuk nakah berdasarkan kurikulum dan durasi waktu
yang disediakan untuk memudahkan
penyampaian materi didepan depan kelas. Tahapan : 1) Meringkas Tujuan Pembelajaran Umum dan Tujuan Pembelajaran khusus materi yang akan disampaikan dalam formulir GBPP. 2) Menuangkan materi dalam balangko SAP sesuai satuan acara pembelajaran yang akan diajarkan.
83
3) Mencari dan menulis rujukan peraturan yang digunakan sesuai
materi
yang diajarkan e.
Menyusun Modul Diklat sesuai spesialisasinya pada Diklat Teknis berdasarkan kurikulum jenis diklat yang akan diselenggarakan sebagai bahan pegangan peserta diklat kelas . Tahapan : 1)
Menyiapkan bahan atau literature yang diperlukan.
2) Mengetik konsep modul sesuai materinya 3) Mengkonsultasikan konsep modulkepada pimpinan 4) Membahas materi modul dengan tim sesuai yang dijadwalkan. 5) Finalisasi modul sesuai jenis materi diklat. f.
Menyusun Soal Ujian Diklat diklat teknis dalam bentuk laporan berdasarkan materi kurikulum jenis diklat yang akan diajarkan
sebagai bahan bahan
evaluasi peserta diklat . 1) Menyiapkan bahan atau literature yang diperlukan. 2) Mengetik konsep soal sesuai materinya 3) Mengkonsultasikan konsep soalkepada pimpinan 4) Membahas materi soal dengan tim sesuai yang dijadwalkan. 5) Finalisasi soal g.
Melaksanakan tatap muka didepan kelas pada Diklatpim III berdasarkan materi dan jam pelajaran yang telah ditetapkan untuk meningkatkan kompetensi dan pengetahuan peserta diklat. Tahapan :
h.
1)
Menanyakan instansi peserta diklat
2)
Mengenalkan diri kepada peserta
3)
Memberi gambaran garis besar materi
4)
Melaksanakan proses belajar-mengajar andragigi
Melaksanakan tatap muka didepan kelas pada Diklat Fungsional berdasarkan materi dan jam pelajaran yang telah ditetapkan untuk meningkatkan kompetensi dan pengetahuan peserta diklat. Tahapan :
84
1) Menanyakan instansi peserta diklat 2) Mengenalkan diri kepada peserta 3) Memberi gambaran garis besar materi 4) Melaksanakan proses belajar-mengajar andragigi i.
Melaksanakan tatap muka didepan kelas pada Diklat Teknis berdasarkan materi
dan jam pelajaran yang telah ditetapkan untuk meningkatkan
kompetensi dan pengetahuan peserta diklat. Tahapan :
j.
1)
Menanyakan instansi peserta diklat
2)
Mengenalkan diri kepada peserta
3)
Memberi gambaran garis besar materi
4)
Melaksanakan proses belajar-mengajar andragigi
Mengoreksi Jawaban Ujian Diklat Teknis dalam bentuk laporan dengan cara menyocokkan anatara jawaban dengan kunci jawaban untuk menentukan nilai hasil ujian . Tahapan : 1) Menghimpun jawaban soal 2) Mengoreksi hasil jawaban 3) Merekap nilai jawaban 4) Melaporkan kepada pimpinan.
k.
Membuat panduan dalam lingkup kediklatan sesuai dengan jenis diklat yang akan diselenggarakan untuk dipakai sebagai pedoman/panduan bagi peserta, pengajar dan panitia diklat . Tahapan : 1) Mempelajari diklat yang akan diselenggarakan 2) Menghimpun bahan panduan yang diperlukan 3) Mengkonsultasikan konsep panduan kepada tim penyelenggara 4) Finalisasi panduan.
l.
Berperan serta dalam workshop/seminar sebagai narasumber sesuai perintah
penugasan
kegiatan
workshop/seminar
untuk
surat
peningkatan
kompetensi peserta pelatihan Tahapan :
85
1) Mempelajari perintah penugasan 2) Menyiapkan materi pelatihan 3) Melakukan workshop 4) Meminta bukti kegiatan Workshop m. Berperan serta dalam seminar sebagai peserta berkaitan dengan manajemen kepegawaian berdasarkan undangan kegiatan seminar atau disposisi Kapusdiklat untuk meningkatkan wawasan dan kompetensi widyaiswara. Tahapan : 1) Mempelajari tawaran seminar 2) Mengkonsultasikan tawaran seminar kepada pimpinan 3) Melakukan seminar/lokakarya 4) Meminta bukti kegiatan seminar kepada penyelenggara n
Melaksanakan Tugas Kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik lisan maupun tertulis Tahapan : 1) Mempelajari tugas 2) Melaksanakan tugas 3) Melaporkan pelaksanaan tugas.
7.
Bahan Kerja : No
Bahan Kerja
Penggunaan Dalam Tugas
86
8.
1.
Bahan Ajar
Penyusunan Kurikulum
2.
Surat Undangan Mengajar
Penjadwalan Kegiatan
3.
Jadwal Diklat
Pengaturan Waktu
4.
Surat Perintah
Pelaksanaan Tugas
5.
Literatur/Buku Bacaan
Penyusunan Materi Modul
6.
Materi Pembelajaran
Penyusunan Soal
7.
Jadwal Diklat
Pelaksanaan Tatap Muka
8.
Jadwal Diklat
Pelaksanaan Tatap Muka
9.
Jadwal Diklat
Pelaksanaan Tatap Muka
10.
Lembar Jawaban Soal
Pengkoreksian
11.
Program Diklat
Penyusunan materi panduan
12.
Surat Perintah Penugasan
Pelakasanaan Workshop
13
Surat Undangan
Pelaksanaan Seminar
14
Perintah Penugasan
Pelaksanaan Penugasan
Perangkat/Alat Kerja: No
9.
Perangkat Kerja
Digunakan Untuk Tugas
1.
Peraturan Kepegawaian
untuk menyusun Kurikulum
2.
Peraturan Kediklatan
untuk menyusun Bahan Ajar
3.
Lap Top
Untuk menyusun Bahan Tayang
4.
Lap Top
Untuk menyusun Bahan Tayang
5.
Literatur & Peraturan Kepegawaian
Untuk menyusun Modul
6.
Peraturan Kepegawaian
Penyusunan Soal Ujian
7.
Papan Tulis, Flip chart, Lap top, LCD
Pelaksanaan Tatap Muka
8.
Papan Tulis, Flip chart, Lap top, LCD
Pelaksanaan Tatap Muka
9.
Papan Tulis, Flip chart, Lap top, LCD
Pelaksanaan Tatap Muka
10.
Kunci Jawaban
Koreksi Jawaban
11.
SOP
Acuan Pelaksanaan Tugas
12.
SOP
Acuan Pelaksanaan Tugas
13.
SOP
Acuan Pelaksanaan Tugas
Hasil Kerja:
87
No
Hasil Kerja
Jumlah Satuan
1.
Kurikulum Diklat Teknis
1 Laporan
2
Bahan Ajar Diklat Teknis
20 Naskah
3.
Bahan Tayang Diklatpim III
1 Bahan Tayang
4.
Bahan Tayang Diklat Tenis
20 Bahan Tayang
5.
Modul Diklat Teknis
2 Modul
6.
Soal Ujian Diklat Teknis
10 Laporan
7.
Tatap Muka didepan Klas Diklatpim III
36 Jam Pelajaran
8.
Tatap Muka didepan Kelas Diklat Fungsional
50 Jam Pelajaran
9.
Tatap Muka didepan Kelas Diklat Teknisl
50 Jam Pelajaran
10. Koreksian Jawaban Ujian Diklat Teknis
10 Laporan
11. Panduan dalam lingkup Kediklatan
3 Panduan
12. Seminar sebagai Nara Sumber
4 Kali Kegiatan
13. Seminar sebagai Peserta
3 Kali Kegiatan
10. Tanggung Jawab:
11.
e.
Ketepatan waktu kehadiran
f.
Keakuratan penyampaian materi sesuai yang diajarkan
g.
Kelengkapan bahan simulasi untuk disampaikan kepada peserta
h.
Kebenaran informasi yang disampaikan kepada peserta
i.
Kerapihan berpakaian
Wewenang: n.
Memberikan materi sesuai waktu yang dijadwalkan
o.
Menentukan metode belajar yang akan digunakan
p.
Memotivasi belajar peserta diklat
q.
Menilai hasil belajar peserta diklat
r.
Meminta surat keterangan pelaksanaan kegiatan
12. Korelasi Jabatan: 88
No
Unit Kerja/
Jabatan
Dalam Hal
Instansi
1.
Kapusdiklat Pegawai
Pusdiklat pegawai
Laporan Tugas
2.
Kepala Bagian Umum
Pusdiklat pegawai
Koordinasi Penugasan
3.
Kasubbag Tata Usaha
Pusdiklat pegawai
Administrasi SP
4.
Kabid Penyelenggara
Pusdiklat Pegawai
Koordinasi Penugasan
5.
Kepala Biro Kepegawaian
BKN
Laporan Kehadiran
6.
Ketua LAN
LAN
Pembina Widyaiswara
13. Kondisi Lingkungan Kerja: No
14.
Aspek
Faktor
1.
Tempat kerja
-
Didalam ruangan
2.
Suhu
-
dingin dengan perubahan
3.
Udara
-
Sejuk dan segar
4.
Keadaan Ruangan
-
Cukup
5.
Letak
-
Strategis
6.
Penerangan
-
Terang
7.
Suara
-
Tenang
8.
Keadaan tempat kerja
-
Bersih dan rapih
9.
Getaran
-
Tidak ada
Resiko Bahaya: No 1.
Fisik / Mental
Penyebab
Tidak ada
15. Syarat Jabatan: s.
Pangkat/Gol. Ruang
: Pembina (IV/a)
t.
Pendidikan
: S-1
u.
Kursus/Diklat 3) Penjenjangan
: Diklat Fungsional Kewidyaiswaraan (TOT)
2)
: Diklat Teknis Presentasi
Teknis
89
v.
Pengalaman kerja
: 8 tahun di bidang kediklatan
w. Pengetahuan kerja
: Peraturan dibidang kepegawaian dan Kediklatan
x.
Keterampilan kerja
: Presentasi efektif, membuat power point
y.
Bakat Kerja
:
G (Intelegensia) V (Bakat Verbal) Q (Ketelitian) z.
Temperamen Kerja: 3) R (Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu) 4) T (Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standarstandar tertentu)
aa. Minat Kerja
:
1) 3.a (Pilihan melakukan kegiatan-kegiatan rutin, konkrit & teratur) 2) 4.a (Pilihan melakukan kegiatan yang dianggap baik bagi orang lain) 3) 5.b (Pilihan melakukan kegiatan yang menghasilkan kepuasan nyata dan dengan proses) bb. Upaya Fisik
:
3) Duduk (Berada dalam suatu tempat dalam posisi duduk biasa) 4) Berjalan (Bergerak dengan jalan kaki) 5) Berdiri (Menyampaikan materi didepan kelas sebagi variasi dari posisi duduk biasa) cc. Kondisi Fisik
:
1) Jenis Kelamin : Pria/Wanita 2) Umur
:
3) Tinggi badan : 4) Berat badan
:
5) Postur badan : 6) Penampilan dd. Fungsi Jabatan
: :
90
4) D.2 (Menganalisis data) 5) O.7 (Melayani orang) 6) B.4 (Mengerjakan benda dengan tangan atau perkakas) 16.
Prestasi Kerja Yang Diharapkan : Waktu No
Hasil Kerja
JumlahSatuan
Yang Diperlukan
1.
Kurikulum Diklat Teknis
1 Laporan
2.
Bahan Ajar Diklat Teknis
20 Naskah
3.
Bahan Tayang Diklatpim III
1 Bahan Tayang
4.
Bahan Tayang Diklat Tenis
20 Bahan Tayang
5.
Modul Diklat Teknis
2 Modul
6.
Soal Ujian Diklat Teknis
10 Laporan
7.
Tatap Muka didepan Klas Diklatpim III
36 Jam Pelajaran
8.
Tatap Muka didepan Kelas Diklat 50 Jam Pelajaran Fungsional
9
Tatap Muka didepan Kelas Diklat 50 Jam Pelajaran
10
Teknis
10 Laporan
11
Koreksian Jawaban Ujian Diklat Teknis
3 Panduan
12. Panduan dalam lingkup Kediklatan
4 Kali Kegiatan
13
3 Kali Kegiatan
Seminar sebagai Nara Sumber Seminar sebagai Peserta
17.
Butir Informasi Lain .........................................................................
Jakarta,………….
20..
Contoh : 91
INFORMASI FAKTOR JABATAN FUNGSIONAL UMUM NAMA JABATAN
:
PEMROSES MUTASI PEGAWAI
UNIT KERJA
:
BIRO KEPEGAWAIAN
I.
PERAN/IKHTISAR JABATAN: Mengumpulkan dan menyusun data pegawai per unit kerja sebagai bahan pembuatan konsep rencana pemindahan/mutasi pegawai dan mutasi jabatan.
II.
URAIAN TUGAS: 1.
Mengumpulkan dan menyusun data pegawai per unit kerja dan Tata Naskah berdasarkan komposisi pegawai per unit kerja sebagai bahan pembuatan konsep rencana pemindahan/mutasi pegawai dan mutasi jabatan;
2.
Menyiapkan usul persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat;
3.
Menyiapkan surat pengantar pengembalian usul yang menyatakan bahan tidak lengkap (BTL), atau tidak memenuhi syarat (TMS);
4.
Menyiapkan usul pemindahan/mutasi pegawai dan mutasi jabatan sebagai bahan pertimbangan BAPERJAKAT;
5.
Menyiapkan bahan konsep SK mutasi pegawai maupun mutasi jabatan sesuai sidang BAPERJAKAT;
6.
Menyiapkan Naskah Keputusan Kenaikan Pangkat;
7.
Menyiapkan berita acara sumpah jabatan, surat pernyataan pelantikan jabatan, surat pernyataan melaksanakan tugas;
8.
Mengirim SK Mutasi pegawai dan mutasi jabatan kepada yang bersangkutan dan unit kerja terkait berdasarkan arahan pimpinan;
9.
Menerima dan meminta kelengkapan data kepada ahli waris Pensiun Janda/Duda/Anak sebagai bahan konsep SK Pensiun;
10.
Menyiapkan bahan konsep naskah SK Pensiun Janda/Duda/Anak, Pensiun APS, Pensiun karena keuzuran jasmani;
11.
Meminta dan mengetik Nomor SK;
12.
Menyiapkan dan mengagendakan bahan konsep Salinan SK Pensiun untuk ditandatangani Sekretaris Utama;
92
13.
Menyerahkan dan mengirim SK Pensiun kepada yang bersangkutan dan instansi terkait;
14.
Membuat laporan rekapitulasi pegawai yang mutasi dan pensiun untuk bahan laporan pimpinan; dan
15.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis.
III.
TANGGUNG JAWAB: 1.
Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep rencana pemindahan/mutasi pegawai dan mutasi jabatan;
2.
Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep usul persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat;
3.
Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep surat pengantar pengembalian usul;
4.
Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep SK mutasi pegawai/ mutasi jabatan;
5.
Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep Naskah Keputusan Kenaikan Pangkat;
6.
Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep surat berita acara sumpah jabatan, surat pernyataan pelantikan jabatan, surat pernyataan melaksanakan tugas;
7.
Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep naskah SK Pensiun Janda/Duda/ Anak, Pensiun APS, Pensiun karena keuzuran jasmani;
8.
Kebenaran dan keakuratan pembuatan Laporan rekapitulasi pegawai yang mutasi dan pensiun; dan
9. IV.
Menjaga kerahasiaan konsep surat-surat mutasi pegawai/mutasi jabatan.
HASIL KERJA: 1.
Konsep rencana pemindahan/mutasi pegawai dan mutasi jabatan;
2.
Konsep usul persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat;
3.
Konsep surat pengantar pengembalian usul;
4.
Konsep SK mutasi pegawai/mutasi jabatan;
93
5.
Konsep Naskah Keputusan Kenaikan Pangkat;
6.
Konsep surat berita acara sumpah jabatan, surat pernyataan pelantikan jabatan, surat pernyataan melaksanakan tugas;
7.
Konsep naskah SK Pensiun Janda/Duda/Anak, Pensiun APS, Pensiun karena keuzuran jasmani; dan
8. V.
Laporan rekapitulasi pegawai yang mutasi dan pensiun.
TINGKAT FAKTOR FAKTOR 1: PENGETAHUAN YANG DIBUTUHKAN JABATAN 1.
Pengetahuan tentang peraturan, kebijakan, prosedur kepegawaian dan menyelesaikan masalah teknis kecil.
2.
Pengetahuan tentang formulir yang digunakan untuk menuangkan data kepegawaian yang terkait dengan mutasi kepegawaian.
3.
Pengetahuan tentang peraturan kerahasian informasi untuk menjamin kerahasiaan dokumen dan data pegawai dan untuk menjaga semua informasi kepegawaian.
FAKTOR 2: PENGAWASAN PENYELIA 1.
Pejabat ini melayani dibawah pengawasan pejabat struktural atau pejabat yang jenjangnya lebih tinggi, untuk menentukan tujuan, prioritas, dan tenggat waktu, dan untuk menbantunya dalam dalam situasi yang tidak biasa dan tidak jelas.
2.
Pejabat ini mengambil inisiatif dalam melakukan tugas dan mengikuti instruksi, kebijakan, dan praktek yang ada.
3.
Pekerjaan dievaluasi untuk melihat kesesuaiannya dengan instruksi.
4.
Evaluasi semakin sering dilakukan apabila tugas yang diberikan lebih sulit atau belum biasa.
FAKTOR 3: PEDOMAN
94
1.
Pedoman terperinci dan khusus, yang meliputi semua aspek penting tugas yang terkait dengan mutasi kepegawaian.
2.
Pegawai harus patuh dan taat pada pedoman, penyimpangan harus disetujui oleh penyelia.
FAKTOR 4: KOMPLEKSITAS 1.
Pekerjaan terdiri dari tugas-tugas yang jelas dan berhubungan secara langsung dengan data data yang terkait dengan mutasi kepegawaian.
2.
Tidak terdapat pilihan yang harus dibuat di dalam memutuskan apa yang harus dilakukan.
3.
Tindakan yang akan diambil sesuai dengan pekerjaan yang ditangani terkait dengan berbagai jenis mutasi kepegawaian.
4.
Pekerjaan secara cepat dapat dikuasai.
FAKTOR 5: RUANG LINGKUP DAN DAMPAK 1.
Tugas meliputi pekerjaan tertentu bersifat rutin dengan beberapa prosedur mutasi kepegawaian yang terpisah.
2.
Hasil kerja dapat digunakan untuk memfasilitasi pekerjaan orang.
FAKTOR 6: HUBUNGAN PERSONAL Hubungan mencakup semua tingkatan pegawai, pejabat struktural, dan staf administrasi organisasi yang dilayani, masyarakat umum, dan/atau kantor lapangan. FAKTOR 7: TUJUAN HUBUNGAN Hubungan dilakukan untuk memberikan dan menerima informasi. Hubungan mencakup: menjawab pertanyaan dasar; memberikan instruksi standar; dan memastikan semua dokumentasi tertata dengan baik. FAKTOR 8: PERSYARATAN FISIK 95
Pekerjaan ini rutin dan tidak membutuhkan persyaratan fisik tertentu. FAKTOR 9: LINGKUNGAN PEKERJAAN Pekerjaan dilakukan dalam lingkungan kantor secara umum.
Contoh : FORMULIR HASIL PENILAIAN JABATAN FUNGSIONAL UMUM Nama Jabatan
:
Pemroses Mutasi Pegawai
Organisasi
:
Biro Kepegawaian
Nama Instansi :
BKN Standar Jabatan
Faktor Evaluasi
Nilai yang diberikan
Fungsional Yang
Keterangan
Digunakan (jika ada)
1
Faktor 1: Pengetahuan Yang Dibutuhkan Jabatan
2
Faktor 2: Pengawasan Penyelia
3
Faktor 3: Pedoman
4
Faktor 4: Kompleksitas
5
Faktor 5: Ruang Lingkup dan Dampak
350
Tingkat Faktor 1-3
125
Tingkat Faktor 2-2
25
Tingkat Faktor 3-1
25
Tingkat Faktor 4-1
25
Tingkat Faktor 5-1
6
Faktor 6: Hubungan Personal
10
Tingkat Faktor 6-1
7
Faktor 7: Tujuan Hubungan
20
Tingkat Faktor 7-1
8
Faktor 8: Persyaratan Fisik
5
Tingkat Faktor 8-1
96
9
Faktor 9: Lingkungan Kerja
K
5
Total Nilai
Tingkat Faktor 9-1
590
E S I M P
Kelas Jabatan
5
(455-650)
U L A N Tim Analisis dan Evaluasi Jabatan: Ketua Tim (……………………………………..) Anggota Tim
Anggota Tim
(……………………………………..)
(……………………………………..)
Contoh : 97
Berita Acara Hasil Evaluasi Nilai Jabatan dan Kelas Jabatan KOP KEMENTERIAN/LEMBAGA......
BERITA ACARA HASIL VALIDASI NILAI JABATAN DAN KELAS JABATAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN/LEMBAGA...... Pada hari ini ...... tanggal ...... bulan ...... Tahun ......, telah dilakukan Rapat Finalisasi Validasi Nilai Jabatan dan Kelas Jabatan di lingkungan Kementerian/Lembaga ...... Validasi Nilai Jabatan dan Kelas Jabatan di lingkungan Kementerian/Lembaga ...... dilakukan bersama oleh Deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian PAN dan RB, Kepala
Badan
Kepegawaian
Negara,
dan
Sekretaris
Jenderal/Sekretaris
Utama/Sekretaris Kementerian/Lembaga ......, dengan hasil sebagaimana terlampir. Berita Acara Hasil Validasi Nilai Jabatan dan Kelas Jabatan di lingkungan Kementerian/Lembaga ...... dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Jakarta, ........................20............. Sekretaris Jenderal/Sekretaris Utama/Sekretaris Kementerian/Lembaga ...... (atau yang ditugaskan) (…………………………………..) Kepala
Deputi Men.PAN dan RB Bidang
Badan Kepegawaian Negara,
SDM Aparatur
(atau yang ditugaskan)
Kementerian PAN dan RB, (atau yang ditugaskan)
(…………………………......)
(…………………………………..)
DAFTAR PUSTAKA 98
Aswin Eka Adhi dan Suparjiyanta, Analisis Jabatan, Modul Diklat Manajamen PNS, Pusdiklat Kepegawaian Badan Kepegawaia Negara, 2006 Desy Anwar,Kamus Lengkap Bahasa Indonesia Terbaru dilengkapi Ejaan Bahasa Indonesia yang disempurnakan, Amelia,Surabaya,2003 Fathoni,Abdurrahmat,Manajemen Sumber Daya Manusia, PT.Rineka Cipta, Jakarta, 2006 Rachmawati,Ike Kusdyah, Manajemen Sumber Daya Manusia,Andi Offset,Yogyakarta, 2007 Subekhi,Akhmad dan Jauhir, Jauhar,Muhammad, Pengantar Manajemen Sumber Daya Manusia,Prestasi Pustakaraya,Jakarta,2012 Undang-undang No.5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara; Permenpan dan RB No.33 Tahun 2011 tentang Pedoman Analisis Jabatan; Perka BKN No.12 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analsis Jabatan; Permenpan dan RB No.34 Tahun 2011 tentang Pedoman Evaluasi Jabatan; Perka BKN No. 21 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Evaluasi Jabatan; Permendagri No. 12 Tahun 2008 tentang Pedoman Analsis Beban Kerja. http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/04/analisa-jabatan-pengantar-dan-konsep.html http://psychologymania.wordpress.com/2011/07/14/analisis-jabatan-job-analysis http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/04/analisa-jabatan-pengantar-dan-konsep.html
99
BIO DATA PENYUSUN
Suparjiyanta, lahir di Ponjong, Gunungkidul, Yogyakarta, tanggal 02 Februari 1958, mulai
bekerja di
Badan Administrasi
Kepegawaian Negara sejak tanggal 01 Januari 1980, sebagai staf pada Sub.Bagian IV/B-2 Biro Tata Usaha Kepegawaian sampai dengan Januari 1991. Kemudian Tahun 1991 sampai dengan tahun 1993 diangkat menjadi Kepala Urusan Pengadaan Pegawai pada Bagian Kepegawaian D Biro Pengadaan Kepegawaian. Tahun 1993 sampai dengan tahun 1999 ditugaskan menjadi Pengawas pada Inspektur Pembantu IV/A Inspektur I Deputi Pengawasan. Mulai tanggal 01 Januari 2000 sampai dengan 01 Maret 2006 ditugaskan sebagai Ka Subbidang Perencanaan Diklat Kepemimpinan Bidang Bina Program Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai BKN. Adapun pada saat ini bertugas Sebagai Widyaiswara Madya pada Pusdiklat kepegawaian BKN Jakarta. Diklat yang pernah diikuti antara lain, Spada tahun 1992, Spala tahun 1993, Diklat Pengawasan Fungsional tahun 1996, Diklat Analisis Jabatan tahun 2000, Diklat Dasar-dasar Penelitian tahun 2001, Spama tahun 2001, Diklat Teknis Manajemen Kepegawaian tahun 2002, Diklat Evaluasi Jabatan tahun 2003, Diklat Pengelola Jabatan Fungsional Analis Kepegawaian tahun 2005, Diklat teknis Analisis Organisasi tahun 2005 diklat TOT Kewidyaiswaraan berjenjang Tingkat Pertama tahun 2005, Diklat Budaya Kerja tahun 2007, TOT Tata Kepemerintahan tahun 2008, Perumusan Standar Kompetensi tahun 2009, Training For Trainers tahun 2010, Training needs Analysis tahun 2010, Train The Trainers tahun 2011 dan Pelatihan Evaluasi Jabatan tahun 2012.
100
