UJIAN AKHIR TRIWULAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Disusun oleh:
ANISSA HUTAMI DEWI P056163941.56
SEKOLAH PASCASARJANA SEKOLAH BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR APRIL 2016
SOAL 1 : Jawablah pertanyaan pertanyaan pada salah satu dari kasus yang terdapat pada buku Management Information System, Edisi ke 10 karya O’Brien dan Marakas chapter 1. Anda dapat memilih case nomer 2 (halaman 61-62), case nomer 3 (halaman 75) atau case nomer 4 (halaman 77-78) CASE 4 (Halaman 77-78) Jet Blue and the Veterans Administration: The Critical Importance of IT Processes 1. Eric Brinker of Jetblue noted that the database developed during the crisis had not been needed before, because the company had never experienced a meltdown. What are the risks and benefits associated with this approach to IT planning? Provide some example of each. Answer : The database system that developed during the crisis has now been implemented as a full system at Jetblue airways. Several Risk of this IT approach are : If system failure happen, and the IT staff can’t restore or fix it quickly, the company’s whole business process will be chaotic. There will be hundreds or maybe thousands of dissapointed customers who maybe will not use Jetblue’s service anymore, which this could be decreasing Jetblue’s market share. Implementation of the database system was not cheap. Jetblue have to allocating extra money for system maintenance in an eye to prevent the system failure. Jetblue also had to trained their workers so they understand the system. Risk example is when Jetblue was forced to cancel more than 1000 flights after an ice storm, at that time Jetblue didn’t have enough workers who understand the reservation system. That past experience indicated that the present of IT people are critical, if they not there when they needed, the business process will be chaotic Several benefit of this IT approach are: The database system enable the workers more multitasking than before. With workers more multitasking (productivity increase) Jetblue’s efficiency increasing. That means maximize the use of the resources with acceptable cost, and that brings Jetblue more profit. The database system also improving the way it communicates with its customers, including pushing out automated flight alert to customers via email and
mobile devices. This easiness or facility given to Jetblue’s customers increase the likelihood of customer satisfaction. Satisfaction lead to repeat order which is so important for commercial companies. 2.
With hindsight, we know that the decision made by Eric Raffin of the VA not to fail over to the Denver site was the correct one. However, it involved failing to follow establish backup procedures. With the information he had at the time, what other alternatives could he have considered? Developed at least two of them. Answer : Eric Raffin made the decision no to fail over to the Denver site to avoid further risk Denver site could be infected. If the problem is software-related, fail over from Sacramento VA medical facility to Denver VA medical facility he could lost the remaining 11 sites in the Denver environment. 1st Alternative : Reforming IT organization at the VA from local processing to regional data-processing centers. From the case we know that VA had its own IT service, its own budget authority, and its own staff, as well as independence with regard how the infrastructure evolved. All the decision regarding IT were made between local IT leadership official and the director of that particular medical center. This policy made standardization across sites nearly impossible. So to made standardization become far more possible and could be applied, one of the alternative is regional data-processing center. 2nd Alternative : Using IT consultant company or IT service provider company. Companies of this kind has the advantage of more experienced on IT issues. They can help VA with two types of services, first to redesign the IT infrastructure, or even VA could fully devolved IT matters to them while VA concentrate on medical matters, for the second service type. These alternative was not cheap, San Fransisco VA Medical Center have to spend more money to pay the IT company for processing fee and maintenance fee. But if we look at the advantages of using their services, IT issues in the future can be minimized.
3. A small, undocumented change resulted in collapse of the VA system, largely because of the high interrelationship between it applications. What is the positive side of this high degree of interconnection, and how does this benefit patients? Provide examples from case to justify your answer Answer : VA using two applications in their daily activities, first is VISTA which stands for Veteran Health Information System and Technology Architecture. This is the system for maintaining electronic health records. Second application is CPRS which stands for Computerized Patient Record System, is a suite of clinical applications that provides an across-the board-view of each veteran’s health record. To access CPRS user needs VISTA applications, with these two combination doctors and nurses able to pull up patient health records. From studying the record doctors could increase the accuracy of his diagnosis for the patient. From the case, we know beside the accuracy of diagnosis, interrelationship of the systems gives the user other advantages such as enables user to real-time order checking, notification system to alert clinicians of significant events, and a clinical reminder system.
SOAL 2 : Buatlah Ringkasan dan review atas buku O’brien dan Marakas chapter 9 tentang E-commerce. Lakukan observasi pada situs situs: www.amazon.com ; www.1800flowers.com (Berikanlah ulasan kritis atas penerapan E Commerce pada sistus tersebut, pilih salah satu). Hal yang sama dapat anda lakukan pada salah satu situs www.bukalapak.com ; www.lazada.co.id ; www.tokopedia.com ; www.traveloka.com ; www.blibli.com . Jadikanlah ulasan kritis anda tersebut sebagai lampiran dari ringkasan dan review atas chapter tentang E Commerce tersebut. RINGKASAN E-commerce merupakan salah satu bentuk strategi bisnis perusahaan secara online yang berfungsi untuk memanfaatkan pengembangan teknologi dan internet dalam berbagai tujuan bisnis melalui proses pengembangan (developing), pemasaran (marketing), penjualan (selling), pengiriman (delivering), layanan (servicing) dan pembayaran produk dan jasa (Paying) dari pihak perisahaan untuk memenuhi kebutuhan konsumen yang terhubung satu sama lain. Saat ini, banyak bisnis yang menggunakan internet, ekstranet, intranet, dan network lainnya untuk mendukung setiap tahap proses komersial, termasuk semua bentuk promosi, penjualan, dan customer support dalam setiap World Wide Web untuk keamanan internet dan mekanisme pembayaran yang meyakinkan proses pengiriman dan pemabyaran. Sebagai contoh, sistem e-commerce termasuk website internet untuk penjualan online, akses ekstranet untuk database inventori oleh konsumen besar, dan penggunaan intranet perusahaan oleh penjualan untuk mengakses record konsumen untuk customer relationship management. Dalam menjalankan suatu bisnis dibidang e-commerce, terdapat beberapa kategori, diantaranya : a) Business-to-Consumer (B2C), merupakan mekanisme pendekatan perusahaan kepada consumer, misalnya dengan menggunakan “electronic shopping mall” atau dengan membuat sebuah portal. Bentuk ini bersifat terbuka, dimana informasi disebarkan ke publik (konsumen). b) Business-to-Business (B2B), biasanya menggunakan mekanisme Electronic Data Interchage (EDI). Namun banyak standart EDI yang digunakan dapat menyulitkan kinerja interkomunikasi antar pelaku bisnis. Sehingga muncul mekanisme-mekanisme lain yang digunakan dalam business-to-business,
yakni pendekatan Extensible Matkup Language (XML) yang dikembangkan oleh World Wide Web Consortium (W3C). c) Consumer-to-Consumer (C2C), merupakan proses bisnis yang dilakukan antar konsumen dengan menggunakan mekanisme transaksi antar konsumen. Dalam jaringan C2C ini konsumen menjual barang dan jasa kepada konsumen lain. Bentuk ini memungkinkan untuk mendapatkan keuntungan dari berkurangnya biaya yang digunakan. Kegiatan didalam sistem bisnis e-commerce terdapat proses yang meliputi aspek-aspek sebagai berikut: a) b) c) d) e) f) g) h) i)
Access control and Security Profiling and Personalizing Search Management Content Management Catalog Management Workflow Management Event Notifications Collaboration and Trading Payment
Dalam menentukan keberhasilan dari sistem e-commerce dibutuhkan adanya faktor kunci dalam keberhasilan e-commerce, diantaranya: a) b) c) d) e) f) g) h)
Selection and Value Performance and Service Look and feel Advertising and incentive Personal Attention Community Relationship Security and reliability Great Customers Communication
Nilai Bisnis dari tipe-tipe “e-commerce marketplaces” a) b) c) d) e)
One to Many Many to One Some to Many Many to Some Many to Many
CASE STUDY : Bukalapak.com Menurut O’Brien dan Marakas proses dari e-commerce bukalapak.com meliputi beberapa aspek sebagai berikut: 1.
Access Control and Security Proses dalam e-commerce harus memiliki mutual trust dan secure access antara pihak yang melakukan transaksi di dalam e-commerce. Misalnya dengan authenticating users, authorizing access, enforcing security features. Pada situs bukalapak.com berhasil diidentifikasi dua unsur yakni access control dan authentication. Pada halaman awal didahului oleh access control, berupa kolom login bagi user yang pernah mengakses situs ini, hal ini dimaksudkan memberikan kepastian pengguna sehingga melindungi semua fasilitas dan sumber-sumber yang ada dari pihak yang tidak berhak. Selain access control bukalapak.com juga dilengkapi dengan unsur authentication dimana e –payment melalu kartu kredit dan kartu ATM membutuhkan konfirmasi dari calon pembeli berupa nomer kartu kredit atau nomor rekening. 2.
Profiling and Personalizing E-commerce diharapkan mampu untuk melakukan personalisasi kepada setiap penggunanya yaitu dengan mendapatkan karakteristik dan preferensi dari pengguna kemudian dibangun suatu electronic profile serta website behavior pengguna. Pada akhirnya profile ini digunakan untuk mengenali dan menyediakan sebuah personalized view one-to-one marketing strategy, misalnya berhubungan dengan produk dan iklan. Pada sistus bukalapak.com berhasil diidentifikasi. 3.
Search Management Search processes akan membantu konsumen untuk menemukan produk atau jasa yang dicari dan mungkin akan dibeli. Pada situs bukalapak.com dilengkapi dengan content based search yaitu pilihan cari barang pada bagian atas web. Sehingga pengguna dapat mencari informasi dengan keywordnya sendiri. 4.
Content Management Berupa software yang membantu perusahaan yang menjalankan e-commerce untuk mengembangkan, menghasilkan, mengirimkan, memperbarui dan mendapatkan data dan informasi multimedia yang ada dalam website ecommerce. Bukalapak.com menggunakan software untuk melakukan update web secara periodik. Bukalapak.com pun terintegrasi pada suatu website atau blog, yang memungkinkan
seseorang dalam melakukan pengelolaan situs yang dinamis beserta isi data kontennya yang berupa informasi dalam bentuk teks, grafik, foto, video maupun dalam format lainnya semakin di permudah bahkan untuk orang awan sekalipun dapat mengelolah suatu website ataupun blog beserta isi kontennya dengan sangat cepat dan mudah. 5. Catalog Management Berupa software yang membantu menghasilkan dan mengelola isi katalog yang akan mendukung customer self-service dan mass-customization of product. Pada sistus bukalapak.com berhasil diidentifikasi dua unsur Catalog Management yakni pricing calculation dan catalog generation. Situs bukalapak telah melakukan pricing calculating secara otomatis pada setiap transaksi. Hal ini memungkinkan pembeli mengetahui jumlah nominal yang harus dibayarkan pada setiap transaksi. Untuk kemudahaan akses situs bukalapak.com menyediakan catalog yang berupa gambar barang, spesifikasi barang dan harga. 6. Payment Memungkinkan konsumen melakukan pembayaran secara langsung melalui websites melalui kartu kredit ataupun melalui peralatan yang lainnya, misalnya terhubung dengan telepon atau mesin ATM. Pada situs bukalapak.com konsumen dimungkinkan melakukan pembayaran melalui beberapa metode pembayaran yang disiapkan. beberapa metode yang lazim digunakan paa situs ini ialah pembayaran melalui kartu kredit dan transfer melalui mesin ATM. Bukalapak memberikan pilihan empat bank yang dapat digunakan dalam proses transfer dengan ketentuan pembayaran yang harus dipenuhi oleh pembeli. 7. Workflow Management Software yang membantu kolaborasi secara elektronik untuk menyelesaikan transaksi dalam knowledge-based business processes. Hal ini diperlukan untuk memastikan bahwa transaksi yang dijalankan adalah tepat, keputusan, dan aktivitas kerja yang dilakukan adalah benar dan dokumen dikirim ke pelanggan atau pemasok sacara tepat. Dalam situs bukalapak.com user harus mengisi beberapa form isian data pribadi saat melakukan transaksi. Form pertama yakni form pengiriman, berisi: nama , alamat lengkap dan jenis jasa pengiriman yang diinginkan user. Berikut tampilan situs form pengiriman Selain form pengiriman user diwajibkan mengisi form konfirmasi pembayaran. Form ini terdiri dari bank tujuan, cara pembayaran, bank yang
digunakan, nomer rekening user, nama pemilik rekening. Form ini dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada pengelolah situs tentang informasi perbankan user sehingga dapat mencocokan selama proses transaksi. 8. Event Notification Kebanyakan aplikasi e-commerce yang dikembangkan adalah event-driven. Dalam melakukan aktivitas ini, dibantu dengan software yang memberitahukan adanya kejadian, memonitor proses e-commerce, mencatat semua kejadian yang terkait termasuk masalah yang terjadi, dan memberitahukan semua stakeholders yang terlibat. Sebagai contoh misalnya: akses terhadap website yang mendahulukan customer, pembayaran dan pengiriman. Pemberitahuan yang pertama dilakukan pengelolah web setiap transaksi ialah konfirmasi pembayaran berkaitan dengan informasi perbankan user sehingga dapat dicocokkan dengan jenis barang yang dipesan. Pemberitahuan selanjutnya ialah keranjang belanja yang berisi jumlah barang yang telah dibeli dengan rincian harga. Pemberitahuan selanjutnya situs terhubung dengan email pribadi user yang memberitahukan rincian transaksi dan penjelasan tagihan pembayaran. 9. Colaboration and Trading Merupakan proses yang mendukung vital collaboration arrangements dan trading services, yang dibutuhkan oleh konsumen, supplier dan stakeholders lainnya melalui online communities of interest seperti e-mail, chat, and discussion groups yang akan meningkatkan pelayanan dan membangun loyalitas konsumen. pada situs bukalapak.com barang-barang yang dipasarkan diambil dari beberpa agen atau korporasi yang terdaftar sebagai pelapak dengan sistem menitipkan barang mereka di situs ini. Ketika ada pembeli yang berminat maka secara otomatis pengelolah situs bertindak sebagai perantara. Dalam hal ini terjadi Collaborative Buying atau transaksi business to business (B2B) antara pihak pengelolah situs dan agen atau pihak korporasi. Selain adanya kolaborasi antara pengelolah situs dan pelapak, bukalapak.com membentuk komunitas bagi setiap pelapak sebagai saran berbagi pengalaman atau aktivitas yang bekaitan dengan peningkatan penjualan.
SOAL 3 : Jelaskan bagaimana pengembangan sistem informasi dengan menggunakan pendekatan insourcing atau outsourcing di perusahaan dapat dilakukan !. Jelaskan pula hal hal yang mempengaruhi kesuksesan dalam pengembangan system tersebut! INSOURCING Definisi dari Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi diterima dengan mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atausharing dengan perusahaan asalnya, atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu, Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu. Dalam kaitannya dengan TI, Insourcing atau Contracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan. Alasan Penggunaan Insourcing Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas denganoutsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcing-nya. Sedangkan menurut Zilmahram (2009), Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut: 1. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan 2. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan. 3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan. Keuntungan dari pengelolaan sistem informasi dengan system insourcing antara lain : 1. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource 2. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri.
3. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 4. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal. 5. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI. 6. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage) perusahaan dibandingkan pesaing. 7. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap SI karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan tersebut. 8. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan dengan sistem yang sudah ada. 9. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol keamanan aksesnya (security acces). Beberapa kelemahan dengan menggunakan sistem insourcing, antara lain : 1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya sangat mahal. 2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya dari awal. 3. Adanya communication gap antara IT Specialist danuser. 4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhanusers sehingga menyulitkan spesialis TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang memenuhi kebutuhanuser. 5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi. 6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memilikiskill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan. 7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan TI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to date. OUTSOURCING Istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Outsourcing TI juga dapat diterjemahkan dengan penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang TI untuk mendukung dan
memberikan solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan sering kali suatu perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga TI yang berkompeten dalam mengatasi kendala-kendala TI maupun operasional kantor seharihari (www.midas-solusi.com). Jadi, outsourcing adalah pemberian sebagian pekerjaan yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan di sebuah organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga. Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dilakukan dalam lewat cara outsourcing:
Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.
Alasan Penggunaan Outsourcing Menurut Rahardjo (2006), outsourcing sudah tidak dapat dihindari oleh perusahaan. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing, seperti penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa memfokuskan diri pada kegiatan utamanya (core business), dan akses pada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh perusahaan. Alasan yang sama juga dimana kebanyakan organisasi memilih outsourcing karena mendapatkan keuntungan dari biaya rendah (lower costs) dan layanan berkualitas tinggi (high-quality services). Selain itu, outsourcing juga dapat membantu organisasi dalam memanfaatkan penggunaan sumber daya, waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga memungkinkan organisasi untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Dengan demikian, organisasi akan merasa outsourcing merupakan strategi bisnis yang efektif untuk membantu meningkatkan bisnis mereka. Dalam outsourcing, outsourcer dan mitra outsourcing-nya memiliki hubungan yang lebih besar jika dibandingkan dengan hubungan antara pembeli dan penjual. Hal ini dikarenakan outsourcer mempercayakan informasi penting perusahaan kepada mitra outsourcingnya. Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan jangka panjang (long term relationship) tidak hanya pada proyek jangka dekat. Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis dari perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada outsourcer (Rahardjo, 2006). Saat ini, outsourcing tidak lagi terbatas pada outsourcing layanan TI tetapi juga sudah merambah ke bidang jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa kreatif, layanan entry data dan masih banyak lagi.
Hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing adalah harga, reputasi yang baik dan pengalaman dari pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider, pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, dan eksistensinya, serta beberapa faktor pendukung lainnya. Keuntungan dari pengelolaan sistem informasi dengan system outsourcing antara lain : 1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI dan TI. 2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI. 3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melaluioutsourcing. 4. Dapat mengeksploitasiskill dan kepandaian dari perusahaanoutsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan. 5. Mempersingkat waktu proses karena beberapaoutsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan. 6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaanoutsource SI pasti memiliki pekerja TI yang kompeten dan memilikiskill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. 7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi Kelemahan penggunaan sistem outsourcing antara lain : 1. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. 2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak. 3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk. 4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource. 5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.
6. Perubahan dalam gaya manajemen. 7. Proses seleksi kerja yang berbeda. 8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan outsourcing yaitu : 1. Memiliki visi dan perencanaan strategis 2. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait. 3. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan. 4. Memahami maksud dan tujuan perusahaan. 5. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa. 6. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa. 7. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik. 8. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen.
SOAL 4 : Mantainaibility merupakan salah satu karakteristik dari berkualitas tidaknya suatu software. Jelaskan urgensi mantainaibility ini dalam konteks implementasi suatu sistem informasi di organisasi? Urgensi maintainability dari suatu software adalah pentingnya perawatan/pemeliharaan dan pengembangan suatu software agar software selalu dalam keadaan siap pakai. Dalam waktu tertentu tidak menutup kemungkinan software mengalami kerusakan atau perlu disempurnakan lagi. Maintainability menjadi salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan yang terjadi dalam perusahaan. Alasan-alasan yang mendasari pentingnya pemeliharaan sistem atau maintenance system: a) Memperbaiki Kesalahan (Correcting Errors) Maintenance dilakukan untuk mengatasi kegagalan dan permasalahan yang muncul saat sistem dioperasikan. Sebagai contoh, maintenance dapat digunakan untuk mengungkapkan kesalahan pemrograman (bugs) atau kelemahan selama proses pengembangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem, sehingga kesalahan tersebut dapat diperbaiki. b) Menjamin dan Meningkatkan Kinerja Sistem (Feedback Mechanism) Kajian pascaimplementasi sistem merupakan salah satu aktivitas maintenance yang meliputi tinjauan sistem secara periodik. Tinjauan periodik atau audit sistem dilakukan untuk menjamin sistem berjalan dengan baik, dengan cara memonitor sistem secara terus-menerus terhadap potensi masalah atau perlunya perubahan terhadap sistem. Sebagai contoh, saat user menemukan errorspada saat sistem digunakan, maka user dapat memberi umpan balik atau feedback kepada spesialis informasi guna meningkatkan kinerja sistem. Hal ini yang menjadikan system maintenance perlu dilakukan secara berkala, karena system maintenance akan senantiasa memastikan sistem baru yang di implementasikan berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan penggunaanya melalui mekanisme umpan balik. c)
Menjaga Kemutakhiran Sistem (System Update) Selain sebagai proses perbaikan kesalahan dan kajian pasca implementasi, system maintenance juga meliputi proses modifikasi terhadap sistem yang telah dibangun karena adanya perubahan dalam organisasi atau lingkungan bisnis. Sehingga, system maintenance menjaga kemutakhiran sistem (system update) melalui modifikasi-modifikasi sistem yang dilakukan.
SOAL 5 : Jelaskan pula bagaimana konversi sistem informasi dari system informasi yang lama ke system informasi yang baru dapat dilakukan? Konversi sistem informasi dari sistem informasi lama ke sistem informasi baru dapat dilakukan dengan empat metode, diantaranya: a) Konversi Langsung Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem informasi yang lama kemudian menggantikannya dengan sistem informasi yang baru. Konversi dengan cara ini relatif murah tetapi memiliki risiko yang paling tinggi, karena setelah konversi langsung dilakukan, maka tidak ada cara untuk kembali ke sistem informasi yang lama. b) Konversi Paralel Pada konversi paralel, sistem baru dan sistem lama sama-sama beroperasi hingga tim end-user setuju untuk mengubah secara keseluruhan sistem informasi lama ke sistem informasi baru. Selama waktu tersebut, operasional dan hasil dari kedua sistem informasi dibandingkan dan dievaluasi. Kesalahan dapat diidentifikasi dan dikoreksi, dan masalah operasional dapat diselesaikan sebelum sistem lama ditinggalkan. Konversi seperti ini merupakan pendekatan yang memiliki risiko paling kecil, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus. c) Konversi Bertahap Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem informasi lama dengan sistem informasi baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tidak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini memiliki risiko yang lebih rendah dibandingkan dengan konversi langsung d) Konversi Pilot Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Konversi ini merupakan yang paling rendah biaya dan resikonya. Dengan metode konversi pilot, hanya sebagian dari organisasi saja yang mencoba mengembangkan sistem baru. Metode pilot ini mensegmentasi organisasi, sedangkan metode bertahap mensegmentasi sistem.
