PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DALAM PERUSAHAAN Tugas ini disiapkan sebagai pengganti Ujian Akhir Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc (CS).
DISUSUN OLEH NURAINI TRIWIJAYANTI E.47
2014
1
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ......................................................................................................... 2 BAB I PENDAHULUAN
.................................................................................... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA BAB III PEMBAHASAN
......................................................................... 5
.................................................................................... 16
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN DAFTAR PUSTAKA
.............................................................. 26
.................................................................................... 27
2
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, pendidikan, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi ini menggunakan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lainnya sesuai dengan kebutuhan, dan teknologi telekomunikasi digunakan agar data dapat disebar dan diakses secara global. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dilingkungan organisasi ini sudah menjadi kebutuhan bagi tiap organisasi untuk mencapai efisiensi dan efektifitas organisasi. Berdasarkan tujuan dari penerapan teknologi informasi dan komunikasi tersebut maka berbagai bentuk aplikasi teknologi informasi dan komunikasi yang tersedia dimanfaatkan antara lain aplikasi perkantoran(pengolah kata,
perhitungan,
pengolah
grafis),
fasilitas
komunikasi
(email,
chatting,
teleconference), sistem pendukung keputusan dan sistem informasi manajemen. Dampak yang perlu dikaji dari kehadiran teknologi informasi dan komunikasi dalam organisasi adalah terjadinya perubahan dibeberapa hal antara lain cara bekerja maupun proses bisnis. Perubahan ini antara lain dapat direpresentasikan misalnya cara berkomunikasi pada saat belum menggunakan teknologi informasi dan komunikasi menggunakan surat maka jika menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dapat digantikan dengan email. Rapat yang biasanya dilakukan harus dalam satu lokasi dapat dilakukan oleh peserta yang berbeda lokasi dengan memanfaatkan teleconference. Pengolahan data yang biasanya memerlukan waktu lama karena dilakukan secara manual maka dapat dipercepat secara signifikan 3
bahkan dengan tingkat keakuratan yang jauh lebih baik. Investasi yang tepat dalam bidang teknologi informasi dapat menciptakan keuntungan kompetitif diantara perusahaan.
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Menurut McLeod (1996), sistem informasi sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna (user). Dengan informasi tersebut, pengguna dapat mengetahui tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, sekarang, dan dugaan kejadian di masa yang akan datang. Informasi dapat disajikan dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus atau simulasi matematik.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi Sistem informasi adalah paduan dari berbagai resources baik hardware, software, netware, brainware, dan data. Dalam sistem informasi juga ada input, model, proses, output, penyimpanan dan control, sehingga sistem informasi dapat digunakan untuk merencanakan, mengolah, mengendalikan serta meracik data dalam suatu organisasi berdasarkan critical sukses untuk menentukan keberhasilan perusahaan. Sistem informasi merupakan tanggungjawab dari seluruh komponen organisasi. Sistem informasi juga dapat berperan dalam bisnis menejemen dan untuk pengambilan keputusan serta memungkinkan suatu bisnis dapat berkembang. System development life cycle - Model Waterfall
5
Disebut dengan waterfall karena proses tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Sebagai contoh tahap desain harus menunggu selesainya tahap sebelumnya yaitu tahap requirement. Secara umum tahapan pada model waterfall dapat dilihat pada gambar berikut :
Pressman memecah model ini menjadi 6 tahapan meskipun secara garis besar sama dengan tahapan-tahapan model waterfall pada umumnya. Berikut adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam model ini menurut Pressman: • System / Information Engineering and Modeling. Pemodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti hardware, database, dsb. Tahap ini sering disebut dengan Project Definition. • Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software. Untuk mengetahui sifat dari program yang akan dibuat, maka para software engineer harus mengerti tentang domain informasi dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkan, user interface, dsb. Dari 2 aktivitas tersebut (pencarian kebutuhan sistem dan software) harus didokumentasikan dan ditunjukkan kepada pelanggan. • Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai. 6
Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software. • Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer. • Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga dengan software. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya. • Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada errors kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya. Sumber : http://hansiaditya.wordpress.com/2007/09/25/waterfall-process-model/ - Model Iteratif
7
Model
inkremental
menggabungkan
elemen-elemen
model
waterfall
(diaplikasikan secara berulang) dengan prototipe iteratif. Model ini memakai urutanurutan linier dalam model seiring dengan laju waktu. Setiap urutan linier menghasilkan pertambahan perangkat lunak. Pada saat model pertambahan dipergunakan, pertambahan pertama seringkali adalah produk inti(core product). Produk inti ini kemudian dipergunakan oleh pelanggan. Sebagai hasil dari pemakaian
dan/atau
evaluasi,
prototipe
dikembangkan
untuk
pertambahan
selanjutnya. Prototipe tersebut menekankan modifikasi produk inti agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dan fitur serta fungsionalitas tambahan. Model inkremental ini seperti model prototipe dan pendekatan-pendekatan evolusioner lain yang bersifat iteratif. Tetapi tidak seperti model prototipe, model inkremental berfokus pada penyampaian produk operasional dalam setiap pertambahannya. Pertambahan awal ada di versi striped down dari produk akhir, tetapi memberikan kemampuan untuk melayani pemakai dan juga menyediakan platform untuk evaluasi oleh pemakai. Perkembangan incremental berguna pada saat staffing tidak dapat digunakan untuk batas waktu bisnis yang telah ditetapkan untuk proyek tersebut. Jika
produk
inti
diterima,
maka
staf
tambahan
bisa
ditambahkan
untuk
mengimplementasikan pertambahan selanjutnya. - Model Spiral Model spiral pada awalnya diusulkan oleh Boehm, adalah model proses perangkat lunak evolusioner yang merangkai sifat iteratif dari prototype dengan cara kontrol dan aspek sistematis model sequensial linier. Model iteratif ditandai dengan tingkah laku yang memungkinkan pengembang mengembangkan versi perangkat lunak yang lebih lengkap secara bertahap. Perangkat lunak dikembangkan dalam deretan
pertambahan.
Selama
awal iterasi,
rilis
inkremantal bias
berupa
model/prototype kertas, kemudian sedikit demi sedikit dihasilkan versi sistem yang lebih lengkap. Tahapan-Tahapan Model Spiral Model spiral dibagi menjadi enam wilayah tugas yaitu: 1. Komunikasi pelanggan 8
Yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhankebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan 2. Perencanaan Yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan. 3. Analisis Resiko Yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resikomanajemen dan teknis. 4. Perekayasaan Yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut. 5. Konstruksi dan peluncuran Yaitu
tugas-tugas
yang
dibutuhkan
untuk
mengkonstruksi,
menguji,
memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai. 6. Evaluasi Pelanggan Yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan.
9
Dari gambar tersebut, proses dimulai dari inti bergerak searah dengan jarum jam mengelilingi spiral. Lintasan pertama putaran menghasilkan perkembangan spesifikasi produk. Putaran selanjutnya digunakan untuk mengembangkan sebuah prototype, dan secara progresif mengembangkan versi perangkat lunak yang lebih canggih. Masing-masing lintasan yang melalui daerah perencanaan menghasilkan penyesuaian pada rencanan proyek. Biaya dan jadwal disesuaikan berdasarkan umpan balik yang disimpulakan dari evaluasi pelanggan. Manajer proyek akan menambah jumlah iterasi sesuai dengan yang dibutuhkan. Kelebihan dan Kelemahan Model Spiral a. Kelebihan model Spiral : 1. Dapat disesuaikan agar perangkat lunak bisa dipakai selama hidup perangkat lunak komputer. 2. Lebih cocok untuk pengembangan sistem dan perangkat lunak skala besar 3. Pengembang dan pemakai dapat lebih mudah memahami dan bereaksi terhadap resiko setiap tingkat evolusi karena perangkat lunak terus bekerja selama proses . 4. Menggunakan prototipe sebagai mekanisme pengurangan resiko dan pada setiap keadaan di dalam evolusi produk. 5. Tetap mengikuti langkah-langkah dalam siklus kehidupan klasik dan memasukkannya ke dalam kerangka kerja iteratif . 6. Membutuhkan pertimbangan langsung terhadp resiko teknis sehingga mengurangi resiko sebelum menjadi permaslahan yang serius. b. Kelemahan model Spiral: 1. Sulit untuk menyakinkan pelanggan bahwa pendekatan evolusioner ini bisa dikontrol. 2. Memerlukan penaksiran resiko yang masuk akal dan akan menjadi masalah yang serius jika resiko mayor tidak ditemukan dan diatur. 3.
Butuh waktu lama untuk menerapkan paradigma ini menuju kepastian yang absolute
10
Ada 5 pendekatan dalam pengembangan suatu sistem : 1.
Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi
yang digunakan) Pendekatan klasik merupakan lawan dari pendekatan terstruktur. Metodologi klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan-tahapan di system life cycle. Orang yang mengembangkan sistem ini masih memerlukan alat-alat dan teknikteknik untuk mengembangkan sistem tersebut. Kemudian muncul pendekatan terstruktur yang menyediakan kepada analis sistem tambahan alat-alat dan teknikteknik untuk mengembangkan sistem disamping itu tetap mengikuti ide dari system life cycle a. Pendekatan klasik Pendekatan ini disebut juga pendekatan tradisional (tradistional approach) atau pendekatan konvensional (conventional approach) adalah pendekatan didalam pengembangan sistem mengikuti tahapan-tahapan di system life cycle tanpa dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknik yang memedai. Permasalah-permasalah pada pendekatan ini adalah : Pengembangan perangkat lunak akan menjadi sulit karena kurang adanya alat-alat dan teknik-teknik dalam mengembangkan sistem Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem akan menjadi mahal karena dokumantasi sistem yang dikembangkan kurang lengkap dan kurang terstruktur Kemungkinan kesalahan sistem besar karena pendekatan ini tidak menyediakan kepada analis sistem cara untuk melakukan pengetesan sistem Keberhasilan sistem kurang terjamin karena kurang melibatkan pemakai sistem dalam pengembangan sistem, sehingga kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem menjadi kurang sesuai dengan yang diinginkan. am
penerapan
sistem
karena
kurangnya
kurangnya
keterlibatan pemakai sistem dalam tahap pengembangan sistem, maka pemakai sistem hanya akan mengenal sistem yang baru pada tahap diterapkan saja. b. Pendekatan terstruktur 11
Kerena pendekatan klasik banyak terjadi permasalahan-permasalahan maka muncullah pendekatan terstruktur. Dimana pendekatan ini dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. 2.
Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran
yang akan dicapai) Pendekatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan papa suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Tanpa memperhatikan sasaran keseluruhan dari organisasi. Pendekatan ini hanya memperhatikan sasaran dari kegiatan atau aplikasi itu saja. Pendekatan sistem memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasi. Pendekatan ini juga menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada sasaran dari sistem informasi itu saja. 3.
Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara
menentukan kebutuhan dari sistem) Pendekatan bawah-naik (down-top approach) dimulai dari level bawah organisasi yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini merupakan ciriciri pendekatan klasik yang sering disebut dengan intilah data analysis Pendekatan atas-bawah (top-down approach) dimulai dari level atas organisasi yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dari mendefinisikan sasaran, kemudian melakukan analisis kebutuhan informasi, setelah itu turun ke pemrosesan transaksi yaitu penentuan output, input, basis dara, prosedur-prosedur operasi dan kontrol. Pendekatan ini merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur yang sering disebut dengan istilahdicision analysis.
12
4.
Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari
cara mengembangkannya) Pendekatan sistem menyeluruh merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini merupakan ciri-ciri pendekatan klasik. Pendekatan moduler berusaha memecahkan sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana sehingga alkan majadi lebih mudah dipahami dan dikembangkan. Dengan ini sistem akan dapat dikembangkan tepat pada waktu yang direncanakan, mudah dipahami oleh pemakai sistem dan mudah dipelihara. Pendekatan ini merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur. 5.
Pendekatan lompatan-jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari
teknologi yang akan digunakan) Pendekatan lompat-jauh (great loop approach) menerapkan perubahan secara menyeluruh menggunakan teknologi canggih seperti komputer. Pendekatan ini banyak menggunakan dana karena terlalu mahal. Pendekatan ini juga juga sulit untuk dikembangkan karena terlalu komplek. Pendekatan berkembang (evolutionary approach) menerapkan teknologi canggih untuk aplikasi-aplikasi tertentu saja.. Pendekatan ini kembangkan untuk mengikuti kebutuhannya sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada disamping itu pendekatan ini hemat biaya dan dapat mengikuti perkembangan teknologi yang cepat. Klasifikasi metodologi pengembangan •
Functional decomposition methologies ; Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, sehingga lebih mudah untuk dipahami, dirancang dan diterapkan. Contohnya : - HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output) - Stepwise refinement (SR) atau Iterarive stepwise refinement (ISR). - Information-hiding
13
•
Data-oriented methodologies ; menekankan pada karakteristik data yang diproses 1.
Data-flow oriented: modul-modul sesuai tipe elemen data
- SADT (Structured Analysis and Design Tecniques) - Composite Design - Structured System Analysis and Design (SSAD) 2.
Data-structure oriented: struktur input dan output
- JSD (Jakson’s system development) - W/O (Warnier/Orr) •
Prescriptive methodologies
o ISDOS (Information System Design and Optimization System) Digunakan untuk mangotomatisasi proses pengembangan sistem informasi. ISDOS mempunyai 2 komponen yaitu : PSL (mencatat kebutuhan pemakai dalam bentuk machine-readable form) dan PSA (digunakan untuk mengecek data yang dimasukkan) o PLEXSYS Digunakan untuk melakukan transformasi suatu statemen bahasa komputer tingkat tinggi ke suatu executable codeuntuk suatu konfigurasi perangkat keras yang diinginkan. o PRIDE Perangkat lunak untuk analisis/disain sistem terstruktur, manajemen data, manajemen proyek dan pendokumentasian. o SDM/70 Perangkat lunak yang berisi dengan kumpulan metode, estimasi, dokumentasi dan petunjuk administrasi guna membantu pemakai untuk mengembangkan dan merawat sistem. 14
o SPECTRUM - SPECTRUM-1 untuk life cycle konvensional - SPECTRUM-2 untuk sistem manajemen proyek terstruktur - SPECTRUM-3 untuk on-line interactive estimator o SRES dan SREM
15
BAB III PEMBAHASAN
Sistem informasi seyogyanya mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis (Silver, M,. Lyne Markus and Cynthia M.B., 1995). Fungsi sistem informasi setidaknya mencakup; 1. mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance, manajemen operasi, pemasaran dan manajemen sumberdaya manusian, 2. kontributor
utama
dalam
mendukung
efisiensi
kegiatan
operasional,
produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada customer dan kepuasan customer, 3. sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif, 4. bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam persaingan global, 5. bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima dan 6. kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi jutaan pria dan wanita. Oleh karena itu terdapat 4 (empat) komponen) utama dalam mengatur sistem informasi yaitu : 1. Teknologi yang menyediakan infrastruktur elektronik dan informasi untuk perusahaan. 2. Pekerja informasi dalam suatu perusahaan yang menjalankan teknologi informasi untuk mencapai tujuan perusahaan. 16
3. Fungsi pengembangan dan pengiriman sistem yang mendukung teknologi dan user untuk bekerjasama. 4.
Manajemen fungsi sistem informasi yaitu seluruh tanggung jawab dalam memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan performance pekerja dan perusahaan. Beberapa faktor yang dapat mendukung keberhasilan penerapan sistem
informasi dalam suatu perusahaan atau organisasi adalah adanya keterlibatan end user, dukungan manajemen eksekutif, adanya kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang matang dan tepat serta harapan yang realistik terhadap penyusunan sistem informasi tersebut (Rosemary Cafasso dalam O’Brien, 2005). Jika ditinjau dari perspektif usaha dan manajemen, sistem informasi adalah merupakan solusi manajemen yang di dukung oleh teknologi informasi untuk memecahkan permasalahan yang timbul dalam lingkungan organisasi. Oleh karena itu seorang pemimpin organisasi harus mengetahui keseluruhan mengenai organisasi, manajemen dan dimensi teknologi informasi serta mempergunakan peranan mereka dalam menyediakan solusi permasalahan. Perancangan, penerapan dan pengoperasian sistem informasi adalah merupakan suatu pekerjaan yang tidak mudah. Tetapi penyusunan sistem informasi sangat diperlukan oleh perusahaan karena antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Hal ini dikarenakan oleh semakin meningkatnya persaingan dan munculnya berbagai peraturan dari pemerintah yang harus ditaati. Keterlibatan pihak manajemen sebagai end user mutlak dilakukan dalam penyusunan sistem informasi sebagai solusi permasalahan perusahaan. Selain itu, masalah perencanaan dan kebijakan yang tepat dalam mengimplementasikan sistem informasi juga harus diperhatikan karena sistem informasi bagi perusahaan sangat
rentan
terhadap
suatu
keputusan
yang
diambil
dalam
pengimplementasiannya. Perusahaan harus menyadari bahwa keinginan yang realistis dan cermat dalam merancang dan menerapkan sistem informasi serta penentuan batas biaya yang wajar dari manfaat yang akan diperoleh, maka sistem informasi yang dihasilkannya akan memberikan keuntungan. 17
Hal penting yang dilakukan dalam pengelolaan sumberdaya informasi adalah bagaimana mengembangkan sistem informasi. Pengembangan sistem informasi adalah menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Penggantian atau perbaikan ini disebabkan oleh beberapa hal antara lain : 1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang lama atau pada sistem yang lama timbul ketidakberesan dan pertumbuhan organisasi. Ketidakberesan sistem lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan sehingga kebenaran data kurang terjamin. 2. Pertumbuhan organisasi; kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data yang semakin meningkat, dan adanya perubahan prinsip baru sebagai akibat sistem lama yang tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. 3. Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Dalam persaingan pasar yang semakin ketat, kecepatan informasi sangat menentukan keberhasilan strategi dan rencana yang disusun untuk meraih kesempatan dan peluang pasar sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. 4. Adanya instruksi-instruksi (directives) ; adanya instruksi dari pimpinan atau dari luar organisasi, misalnya dari pemerintah. Terdapat berbagai pendekatan yang dapat dipergunakan dalam proses pengembangan sistem informasi antara lain : 1. System Development Life Cycle (SDLC), yaitu pengembangan suatu sistem dimulai dari proses pembuatan rencana kerja yang akan dilakukan, analisis terhadap rencana sistem yang akan dibuat, mendesain sistem dan mengimplementasikan sistem yang telah dibuat dan melakukan evaluasi terhadap jalannya sistem yang dibuat. 2. Prototyping, sistem dikembangkan lebih sempurna karena adanya hubungan
kerjasama
yang
erat
antara
analis
dengan
end
18
user.Kelemahan teknik ini adalah tidak mudah untuk melaksanakan pada sistem yang relatif besar. 3. Rapid Application Development, adalah pendekatan pengembangan dengan mengikutsertakan user dalam proses desain sehingga mudah untuk melakukan implementasi. Kelemahan dalam pendekatan ini adalah sistem mungkin terlalu sulit dibuat dalam waktu yang tidak terlalu lama yang pada akhirnya dapat mengakibatkan kualitas sistem yang dihasilkan menjadi rendah. 4.
Object Oriented Analysis and Development, yaitu mengintegrasikan data dan pemrosesan selama dalam proses desain sistem yang akan menghasilkan sistem yang kualitasnya lebih baik dan mudah di modifikasi.
Selain itu menurut Satzinger, 2007 dalam Hendradhy menambahkan bahwa pada saat ini pengembangan sistem dapat dikatagorikan ke dalam 2 (dua) pendekatan
pengembangan
yaitu
pengembangan
secara
terstruktur
dan
pengembangan secara object oriented. Dalam pengembangan sistem tersebut perlu diperhatikan bagaimana dan apa yang dibutuhkan dalam mendesain sistem, yaitu bagaimana mendefinisikan event, usecase, dan event table sebelum memulai pengembangan sistem yang akan di pilih, lalu bagaimana menentukan things sebagai dasar dari pengembangan sistem, baru kemudian memilih pendekatan pengembangan sistem mana yang akan digunakan. Pemilihan Penyusunan dan Pengembangan Sistem Informasi Penyusunan dan pengembangan suatu sistem informasi akan selalu menghadapi permasalahan dan tantangan antara lain adalah siapa yang akan melakukan proses penyusunan dan pengembangan tersebut. Dalam menghadapi permasalahan tersebut perusahaan memiliki beberapa alternatif (O’Brien), yaitu : 1. Merancang dan membuat sendiri sistem informasi yang dibutuhkan dan menentukan pelaksana penyusunan dan pengembangan sistem informasi (in
19
sourcing). Dalam hal ini yang perlu diperhatikan perusahaan antara lain adalah : •
Terbatasnya pelaksana penyusunan dan pengembangan sistem informasi baik dalam kuantitas maupun dalam kualitas,
•
Kemampuan dan penguasaan sistem informasi bagi pelaksana yang sangat terbatas karena memang bukan inti bisnis yang ditekuninya.
•
Beban kerja pelaksana sistem informasi bertambah dari semula yang hanya pada inti bisnis, sekarang detambah dengan sistem informasi yang tidak semua menguasainya.
•
Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.
2.
Perusahaan bekerjasama dengan pihak ketiga untuk melaksanakan proses penyusunan,
pengembangan
dan
maintenance
sistem
informasi
(co
sourcing). Pelaksanaan alternatif ini pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan suatu bisnis perusahaan dimana pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada keterbatasan sumberdaya manusia dalam knowledge sistem informasi yang kurang, dan pada sisi yang lain sumberdaya manusaia internal ini dapat menangani manajemen perusahaan secara baik (efektif dan efisien). 3.
Perusahaan membeli paket sistem informasi yang sudah jadi (Out sourcong). Pada alternatif ini perusahaan membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap diimplementasikan yang dibuat oleh vendor yang memiliki spesialisasi di bidang sistem aplikasi informasi. Tahapan yang harus dilalui oleh perusahaan pada alternatif ini antara lain adalah : •
Identifikasi
kebutuhan,
pemilihan
dan
perencanaan
sistem
untuk
mengantisipasi agar pembelian tepat sasaran dengan perhitungan biaya. •
Analisa sistem, untuk menentukan sistem yang cocok disusun dan dikembangkan dalam perusahaan.
•
Mengembangkan permohonan dalam suatu proposal.
20
•
Mengevaluasi proposal, untuk mengetahui sejak dini pembiayaan dan menyesuaikannya dengan kemampuan perusahaan dan
•
Pemilihan vendor berdasarkan identifikasi kebutuhan, analisa sistem dan permohonan proposal.
Pada alternatif ini Out sourcing, perusahaan dapat meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses penyusunan dan pengembangan sistem informasi, termasuk pelaksanaannya.
Perusahaan
menyerahkan
pelaksanaan
penyusunan
dan
pengembangan serta maintenance sistem informasi kepada pihak ketiga. Pada pemilihan alternatif ini biasanya perusahaan mempertimbangkan : •
Masalah biaya dan kualitas sitem informasi yang akan dipergunakan
•
Masalah kinerja sistem informasi yang akan disusun dan dikembangkan
•
Tekanan dari para vendor yang menawarkan produk mereka
•
Penyederhanaan, perampingan dan rekayasa sistem informasi yang ditawarkan vendor
•
Masalah keuangan perusahaan
•
Budaya perusahaan, dan
•
Tekanan dari pelaksana sistem informasi.
Perusahaan-perusahaan
yang
tidak
mempunyai
sumberdaya
untuk
menyusun dan mengembangkan sistem informasi biasanya akan berusaha melakukannya denganCo Sourcing atau Out Sourcing. Dengan melakukan co sourcing berarti perusahaan melakukan partnership dengan profesional di luar perusahaan. Dalam hal ini perusahaan tidak serta merta menyerahkan
seluruh
pekerjaan kepada profesional dan tidak mempekerjakan karyawan tetapnya, tetapi menyertakannya
secara
bersama-sama
menjalankan
penyusunan
dan
pengembangan sistem informasi. Co sourcing menguntungkan untuk dilakukan pada bidang-bidang pekerjaan yang mengandung rahasia perusahaan seperti bidang audit. Selain
itu
keuntungan
pemilihan
co
sourcing
sebagai
alternatif
pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan antara lain adalah : 21
•
Tim berada langsung dibawah arahan dan kontrol langsung perusahaan sehingga kinerja pihak ketiga dapat langsung diawasi oleh perusahaan.
•
Tim yang dibentuk memiliki standar kualitas tinggi sesuai dengan kebutuhan baik dari segi kuantitas maupun kualitas.
•
Standart,
prosedur
dan
metodologi
sesuai
dengan
kebutuhan
perusahaan. •
Tim mempunyai sense of ownership and accountable dalam membangun sistem
•
Tim
merupakan
kepanjangan
tangan
dari
perusahaan
sehingga
kepercayaan perusahaan dapat dijaga. •
Pekerjaan yang dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran bagi seluruh komponen perusahaan.
Sedangkan kerugian perusahaan dalam pelaksanaan co sourcing dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi adalah kemungkinan akan terbaginya sumberdaya manusia yang memiliki kompetensi dalam fokus bisnis yang dilaksanakan. Selain itu jika SDM dari perusahaan hanya disertakan samapi rancangan penyusunan dan pengembangan sistem, dan perusahaan sulit melakukan perbaikan dan pengembangannya lebih lanjut. Selain co sourcing, perusahaan yang tidak mempunyai SDM dalam menyusun dan mengembangkan sistem informasi dapat melakukan Out Sourcing, yaitu dengan meminta kepada pihak ketiga untuk melaksanakan penyusunan dan pengembangan, pelaksanaan serta maintenance sistem informasinya. Selain itu menurut O’Brien, 2007 ada 10 alasan perusahaan melakukan out sourcing yaitu: 1. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasional. Dalam penyusunan dan pengembangan outsourcing biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan biasanya lebih mahal dari yang dikeluarkan untuk pelaksanaannya. Oleh karena itu jika perusahaan tidak memahami mengenai sistem informasi akan lebih baik melakukan outsourcingdaripada melakukannya sendiri untuk memperkecil resiko kegagalannya.
22
2. Meningkatkan fokus perusahaan, yaitu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis intinya tanpa harus memikirkan pengembangan sistem informasi. 3. Memperoleh akses terhadap kemampuan sistem informasi yang berkembang di dunia. Biasanya perusahaan hanya fokus kepada inti bisnisnya tanpa menghiraukan
sistem
informasi
yang
telah
berkembang,
sehingga
perusahaan tidak mengetahui sistem informasi yang cocok bagi perkebangan bisnisnya. 4. Membebaskan SDM internal untuk tujuan lain selain bisnis inti perusahaan. Dengan melakukan out sourcing, maka pekerjaan karyawan dalam inti bisnis tidak akan terganggu sehingga tidak merubah kapasitas produksi. 5. Sumberdaya yang diperlukan tidak tersedia dalam perusahaan. Tidak semua perusahaan memiliki karyawan yang selalu mengikuti perkembangan sistem informasi. 6. Mempercepat keuntungan enginering perusahaan. Dengan melakukanout sourcing maka perusahaan langsung dapat mengetahui solusi untuk pengembangan sistem informasi. 7. Fungsi internal sulit dimanage karena berada diluar kendali perusahaan. Hal ini merupakan salah satu kelemahan penggunaan out sourcing yang dilakukan oleh perusahaan, karena perusahaan dalam hal ini tidak ikut dalam merencanakan,
melaksanakan
dan
mengevaluasi
penyusunan
dan
penyusunan
dan
pengembangan sistem. 8. Modal
selalu
tersedia.
Biasanya
penyedia
jasa
pengembangan sistem informasi sudah tahu source apa yang dibutuhkan. 9. Berbagi resiko. Dalam hal ini resiko tidak hanya diterima oleh vendor tetapi juga perusahaan. Oleh karenanya dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi, perusahaan terlibat terutama untuk identifikasi kebutuhan perusahaan. 10. Pemasukan kas yang selalu dibawah kontrol perusahaan. Menurut O’Brien, 2007, terdapat 10 kunci sukses penggunaan Out Sourcing dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi antara lain adalah : 1.
Perusahaan harus memahami apa yang menjadi tujuan perusahaan. Hal ini diperlukan agar penyusunan dan pengembangan sistem tidak salah sasaran sehingga tidak terkesan menghambur-hamburkan anggaran. 23
2. Perencanaan, visi dan misi perusahaan yang strategis. 3.
Memilih
vendor
yang
tepat
untuk
mengerjakan
penyusunan
dan
pengembangan sistem informasi. Dalam pemilihan vendor ada beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain : •
Komitmen dalam kualitas. Sistem informasi yang disusun oleh vendor bisa dikembangkan
sesuai
dikembangkan
dan
tujuannya, dipelajari,
mudah
bisa
dan
menarik
untuk
diandalkan/realibility,
dapat
dimaintenance/ maintenacybility, portable, mudah dipindah dan efisien. •
Harga yang sesuai. Harga akan sangat memperngaruhi kualitas sistem informasi yang digunakan. Lebih mahal biasanya sistem lebih baik danapplicable.
•
Reputation/reference yang bisa dipertanggungjawabkan. Vendor telah mempunyai pengalaman dalam pekerjaannya minimal 3 (kali) kontrak dengan nilai baik.
1. Pengelolaan hubungan dengan vendor yang berkelanjutan. Hubungan dengan vendor perlu dijaga agar apabila nanti pekerjaan telah selesai dan user menemui kesulitan, perusahaan masih dapat memanggil vendor. 2. Kontrak yang terstruktur. 3. Komunikasi
yang
terbuka
dengan
pihak-pihak
yang
terkait
dengan
penyusunan dan pengembangan sistem. Komunikasi diperlukan agar dalam penyusunan dan pengembangan sistem tidak miss using. Pihak yang terkait dalam hal ini perusahaan harus memberikan data yang benar sebagai resource dalam dalam sistem. 4. Keterlibatan dan dukungan dari eksekutif. Eksekutif dalam hal ini pimpinan harus mendukung sepenuhnya penyusunan dan pengembangan sistem karena pekerjaan ini memerlukan dana yang tidak sedikit. 5.
Perhatian pada masalah-masalah yang berkembang. Dalam penyusunan sistem informasi harus memperhatikan masalah-masalah yang berkembang,
24
agar bisa disesuaikan jangan sampai setelah sistem jadi, ternyata telah out of date. 6.
Kebijakan keuangan jangka pendek. Keuangan harus tersedia pada saat penyusunan dan pengembangan sistem dilaksanakan.
7. Penggunaan keahlian dari luar perusahaan. Perusahaan lebih baik menggunakan tenaga ahli yang bergerak dalam bidang teknologi informasi dari luar perusahaan karena biasanya mereka telah mempunyai jaringan yang luas mengenai sistem informasi yang telah berkembang. Sedangkan kelemahan dalam pemilihan out sourcing bagi perusahaan dalam menyusun dan mengembangkan sistem informasi antara lain adalah : 1.
Sistem tidak mampu menangani permasalahan-permasalahan yang unik dalam perusahaan dan apabila ada modifikasi, belum tentu perusahaan dapat langsung memodifikasinya.
2.
Perusahaan menjadi sangat tergantung pada pihak luar dalam hal ini out sourcer sehingga sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan.
3.
Perusahaan dapat kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak out sourcer menjual data perusahaan ke pesaing.
4.
Perusahaan dapat kehilangan kendali dalam memutuskan sesuatu dalam proses penyusunan dan pengembangan sistem.
5.
Ada kecenderungan out sourcer untuk merahasiakan sistem yang digunakan dalam menyusun dan mengembangan sistem informasi bagi pelanggannya. Beberapa macam pekerjaan dalam penyusunan dan pengembangan sistem
informasi yang dapat di lakukan out sourcing antara lain adalah maintenace, training, networking, membangun sistem, konsultasi dan perekayasaan ulang, pinjam data,network administration, dan keseluruhan teknologi informasi. Harapan setelah pengembangan sistem baru adalah :
25
a. Perfomance (kinerja) ; Peningkatan terhadap kinerja system yang baru menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput (jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu) dan response time (ratarata waktu yang tertunda diantara dua transaksi). b. Information ; Peningkatan kualitas informasi yang didapatkan c. Ekonomis ; Peningkatan terhadap manfaat-manfaat, keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi. d. Efisiensi ; Peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inpitnya. e. Servis (pelayanan) ; Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh system.
26
BAB IV KESIMPULAN
Penyusunan dan pengembangan sistem informasi bagi suatu perusahaan mutlak harus dilakukan baik secara manual maupun secara komputerise, mampu ataupun tidak mampu perusahaan melaksanakannya karena sistem informasi sangat berperan dalam mendorong bisnis perusahaan dan juga untuk pengambilan keputusan. Bahkan pada waktu yang akan datang, sistem informasi juga berperan sebagai enable business transaction bagi perusahaan. Dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi bagi perusahaan yang tidak mampu melakukannya sendiri atau tidak memiliki SDM di bidang sistem informasi dapat meminta kepada pihak ketiga baik dengan co sourcing atau out sourcing. Masing-masing pilihan tersebut (co sourcing dan out sourcing) memiliki kelemahan dan keuntungan. Oleh karena itu perusahaan dalam memilih alternatif tersebut harus memperhitungkan kelemahan dan keuntungan penggunaannya bagi perusahaan agar biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak salah sasaran karena pekerjaan ini sangat mahal.
27
BAB V DAFTAR PUSTAKA
Aditya.
2007.
http://hansiaditya.wordpress.com/2007/09/25/waterfall-process-
model/ Canes,
Mark.
2011.
http://blog.bluelinkerp.com/2011/10/13/the-importance-of-
software-maintenance/ Lientz B., Swanson E.1980. Software Maintenance Management. Addison Wesley, Reading, MA McCormack, Jon. 2005. http://www.csse.monash.edu.au/~jonmc/CSE2305/Topics/13.25.SWEng4/html/text.h tml.
McLeod Jr,Raymond. 1996. Management Information Systems. Prentice Hall, Inc. O’Brien JA, Marakas G. 2005. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc. O’Brien JA, Marakas G. 2010. Introduction to Information sistem. Fifthteen edition. Mc Graw Hill International Edition.
Penny Grubb, Armstrong A. Takang, 2003: Software Maintenance: Concepts and Practice. World Scientific Publishing Company
28
