TAKE HOME EXAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM) Dosen : DR. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.
Oleh :
Yulia Jaya Nirmawati NIM : P056101953.9ek
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR Bogor, 02 Februari 2012
KASUS 4 Blue Cross and Blue Shield, and Others : “Pemahaman Ilmiah Dibalik Sebuah Perubahan” Sebuah Perusahaan “Blue Cross and Blue Shield” melalui Kevin Sparks Wakil Ketua CIO (Chief Information Officer) ingin mengadakan perubahan cara/sistem kerja di bidang teknologi informasi dalam otomasi monitoring dan support data. Dan semua staf atau karyawan “Blue Cross and Blue Shield” setuju bahwa
perubahan system
tersebut
akan
lebih
efisien dalam menangani
permasalahan. Tetapi pada saat ada pertemuan (meeting) untuk membahas perubahan tersebut banyak sekali staf yang tidak hadir. Pada meeting tersebut juga sering terjadi perdebatan terhadap perubahan dan selalu berpikir agar perubahan tersebut tidak terjadi. Karena orang berfikir bahwa perubahan itu menyakitkan, manajemen cenderung untuk memecat setiap orang yang lemah dan tidak ingin berubah. Hal tersebut yang menjadi salah satu pemicu staf/karyawan yang takut untuk berubah. Faktor penting dalam mendorong perubahan adalah Ilmu Pengetahuan yang akan meningkatkan kemampuan staf atau karyawan untuk menyesuaikan perubahan baru. Motivasi dibangun dengan pengetahuan mengenai membangun motivasi, tujuan ditentukan dengan pengetahuan tentang menetapkan tujuan yang baik, rencana juga dibuat harus dengan pengetahuan mengenai metode perencanaan yang efektif, dan tindakan harus dilakukan dengan pengetahuan yang diperlukan untuk bertindak. Karena itu tidaklah berlebihan jika pengetahuan dikatakan sebagai faktor paling penting dalam perubahan. Bahkan sebenarnya pengetahuan merupakan aset yang paling penting dan kritikal dalam suatu perusahan. Oleh sebab itu maka suatu perusahaan/organisasi yang memahami pentingnya pengetahuan tentu akan memelihara dan mengelola pengetahuan yang ada di organisasi tersebut dengan menerapkan knowledge management.
Manajemen Perubahan membutuhkan waktu yang lama dan sulit untuk diukur bagi CIO yang berorientasi pada proses. karena siapapun dapat membuat orang melakukan sesuatu dengan memberikan imbalan materi, tetapi seseorang yang dapat menginspirasi orang lain mengikuti perubahan, dialah yang sukses dalam jangka panjang. Kevin Sparks mempunyai strategi dalam meyakinkan stafnya untuk melakukan
perubahan
yaitu
dengan
membawa
seorang
konsultan
untuk
mendiskusikan perubahan dalam bidang Infrastruktur Teknologi Informasi. Konsultan tersebut berhasil menjadi instruktur perubahan bagi “Blue Cross and Blue Shield”.
Jawaban : 1.
Meskipun proposal perubahan yang sangat rinci dapat mencegah orang dari melakukan koneksi sendiri, seperti yang dibahas dalam kasus ini, mungkin juga akan menyebabkan orang lain untuk kabur sebelum menyelesaikan proposalnya. Bagaimana Anda menyeimbangkan dua perhatian ini? Apa pedoman yang akan Anda gunakan untuk memastikan bahwa Anda tidak menyimpang terlalu jauh? Jawab : Proposal Perubahan yang detail tentu akan mencegah seseorang untuk melakukan koneksi sendiri dan hal tersebut bagus untuk sebuah perubahan yang
lebih
baik.
Kemungkinan
orang lain
untuk
tidak
menyelesaikan
proposalnya, hal ini bisa diatasi dengan berbagai cara. Menurut saya strategi untuk mengatasi hal tersebut adalah Manajemen terus memberikan motivasi, dukungan, pelatihan/training mengenai pengetahuan baik melalui pimpinan maupun konsultan/agen perubahan bahwa proposal perubahan yang diusulkan akan membawa dampak positif bagi organisasi. Dengan berpedoman terhadap knowledge management (manajemen pengetahuan) maka hal tersebut tidak akan timpang. 2. Kevin Sparks Blue Cross dan Blue Shield dari Kansas City tidak memiliki waktu dan mengalami kesulitan untuk meyakinkan orang-orangnyaakan perlunya perubahan. Apa yang akan Anda telah menyarankan dia lakukan sebelum Anda membaca kasus ini? Bagaimana setelah itu? Bagaimana rekomendasi anda berubah sebagai hasil? Jawab : Bagi seorang pemimpin yang tidak memiliki waktu dan sulit meyakinkan orang lain akan pentingnya perubahan adalah dengan menggunakan agen-agen perubahan (konsultan).Setiap orang adalah agen perubahan pada sistem perubahan dimana ia berada. Agen perubahan memiliki peranan dalam perubahan itu, yakni sebagai; 1) catalyst, 2) solution givers, 3) process
helpers, dan 4) resources linkers. 1. Catalystatau katalis berperan meyakinkan orang lain atau sekelompok orang tentang pentingnya perubahan menuju kondisi yang lebih baik.
Misalnya,
seorang
sastrawan
membacakan
bait-bait
puisi
tentang
pentingnya peran pemerintah dalam bersegera meningkatkan kesejahteraan ekonomi, pelayanan kesehatan dan pendidikan bagi rakyat agar kualitas hidup rakyat menjadi lebih baik dengan pelaksanaan perubahan yang bergerak dari merayap-rayap lebih lambat dari Kura-Kura, menjadi bergerak cepat dan tangkas bagaikan Cheetah pemberani yang berlari menuju sasarannya. Seorang mahasiswa membagikan stiker berlabel “jagalah kebersihan lingkungan dengan budaya membuang sampah pada tempatnya” kepada warga kampus agar para mahasiswa, dosen dan karyawan kampus tergerak perhatiannya untuk melakukan kebiasaan sikap membuang sampah pada tempat sampah yang telah disediakan di sekitar kampus.Sehingga, secara massal terwujud penjagaan kebersihan lingkungan kampus.Peran mahasiswa dalam kasus ini sebagai agen perubahan yang menjadi katalis adalah untuk suksesi pengubahan sikap warga kampus menuju perubahan situasi lingkungan yang lebih baik mutu kebersihannya dari tebaran sampah yang dibuang tidak pada tempat sampah. Peranan katalis dapat disandang oleh setiap orang atau sekelompok orang yang menghendaki perubahan dimana ia pun berperan di dalam perubahan itu. 2. Solution givers atau pemberi solusi berperan sebagai pengingat kepada orang lain atau sekelompok orang terhadap tujuan akhir dari perubahan yang tengah dilaksanakan bersama. Cara mencapai tujuan perubahan boleh berubah, namun tujuan akhir perubahan harus tetap dipertahankan untuk dicapai dengan cara-cara yang baik. Misalnya, seorang bapak mengayuh sepeda dan membonceng anaknya menuju pasar tradisonal, ia setadinya sudah berencana melalui jalan utama pada pukul 05.00 WIB, namun di tengah jalan ia mendapati jalan utama tersebut terhalang oleh sebuah truk trailer yang mogok dan membuat macet arus lalu lintas. Maka, bapak itu berpikir keras mencari jalan lain menuju pasar yang ia tuju. Akhirnya ia diingatkan oleh anaknya untuk melalui jalan lain menuju pasar tradisional yang dituju dengan pola yang dapat ia kenali, bahwa jalan tersebut memang
ada dan bisa digunakan. Dalam hal ini, anak bapak itu adalah seorang pemberi solusi. Sekelompok mahasiswa memiliki tujuan menyeleggarakan kegiatan bakti sosial di daerah pedesaan yang hendak dijadikan desa binaan.Seiring waktu berjalan,
ditemukan
hambatan,
bahwa
buku-buku
sumbangan
yang
terkumpul dan susu UHT kemasan yang diberikan oleh donator kepada organisasi mereka hanya 80% memenuhi target yang telah mereka canangkan.
Di
antara
anggota
kelompok
mahasiswa
itu
ada
yang
berpendapat untuk mengundurkan tanggal pemberian semua barang sumbangan ke desa, namun ada pula yang mengingatkan agar tetap pada hari dan tanggal yang telah ditentukan sebelumnya semua barang sumbangan harus disalurkan, meski kondisinya hanya 80% memenuhi target. Kemudian, semua
anggota
kelompok
mahasiswa
pun
berpikir,
saling
member
pertimbangan dan saling mengingatkan di antara mereka untuk tetap pada tujuan
memberikan
sumbangan
barang-barang yang terkumpul
agar
disalurkan pada hari dan tanggal yang sudah direncanakan jauh-jauh hari sebelumnya dan tidak mengundurkan waktu tersebut.Dalam hal ini, semua mahasiswa yang berperan sebagai pengingat dalam kelompok mahasiswa itu untuk meneguhkan tujuan yang hendak dicapai bersama sesuia rencana adalah para solution givers atau pemberi solusi.Peran mereka sebagai agen perubahan yang memberikan solusi adalah tepat dalam upaya mengubah kondisi masyarakat di desa binaan yang hendak mereka layani sepenuh hati. Sehingga, apa pun perubahan cara-cara mencapai tujuan yang kemudian dinegosiasikan di lingkungan perubahan itu tidak usah dipertentangkan selama semuanya baik, logis, bermanfaat dan benar. Maka, tinggal dipilih mana cara yang paling baik di antara semua cara yang ada dan laksanakanlah cara yang sudah dipilih guna mencapai
tujuan yang tetap harus
dipertahankan untuk dicapai bersama-sama. 3. Processhelpers atau penolong proses berperan membantu kelancaran proses perubahan, khususnya menyelesaikan masalah yang muncul dan membina hubungan antara pihak-pihak yang terkait.
Misalnya, seorang manajer restauran Bakso Malang memeriksa kelengkapan para juru masak dan pramusaji. Lalu, ketika ada pesanan dari pelanggan yang kesulitan memanggil pramusaji, maka sang manajer memberi tahu kepada pramusaji agar segera mendekati pelanggan dan mencatat pesanannya. Sang manajer tak sungkan untuk memberi ucapan semangat kepada pramusajinya dan berbincang dengan para pelanggan. Sebagai tambahan layanan, ia pun sudah menetapkan aturan layanan restauran, bahwa di pintu masuk harus ada penjaga yang bertugas untuk mengamankan dan memberi ucapan selamat datang kepada calon pembeli. Kemudian, pramusaji harus menyambut calon pembeli dengan mempersilahkan duduk sambil menghantarkan segelas air teh hangat atau segelas air putih dingin dan cemilan bagi calon pembeli sebagai tanda selamat datang. Lalu, pramusaji mempersilahkan calon pembeli untuk memesan makanan yang tersedia di daftar menu yang sudah tersedia di meja makan. Sang manajer restoran Bakso Malang yang diceritakan di atas adalah seorang penolong proses, seorang yang berperan membantu kelancaran proses usaha bakso Malang dengan cara menguatkan komitmen para pegawai restauran dan menyegarkan suasana hubungan publik antara pihak restauran dengan calon calon pembeli dan pelanggannya. Peran sang manajer adalah penting bagi pencapaian tujuan usaha, yaitu
meraih
kepercayaan calon pembeli atau pelanggan restaurannya, serta meraih laba sesuai target usaha yang telah direncanakan. Di lain sisi, semisal, satu tim pengembang organisasi dalam organisasi kemahasiswaan bertugas meningkatkan kinerja seluruh anggota organisasi dengan cara memberikan inhouse training, team building, competencies
upgrading, pelatihan manajemen tim dan manajemen kinerja untuk menjaga progresifitas dinamika kinerja para anggota organisasi. Kemudian, tim pengembang ini berupaya menjaga hubungan kerja dan persaudaraan di antara anggota, antar divisi atau bidang, serta antara organisasi dengan masyarakat kampus dan dengan pihak luar kampus, baik perseorangan atau instansi dalam batasan kegiatan tertentu sesuai kebijakan organisasi kemahasiswaan, dimana mereka berjuang. Tim ini tak sungkan memberikan kata-kata
semangat,
poster
dan
rambu-rambu
penyemangat
dalam
sekretariat organisasi, menebar surat atau pesan singkat via telepon selular berisi kata-kata dan doa penyemangat kinerja anggota organisasi. Mereka pun tak sungkan untuk menyatakan permohonan maaf dan memaafkan atau membantu tugas-tugas konsepsi kegiatan atau pekerjaan teknis sesama anggota organisasi sebatas kewenangan dan kemampuan mereka. Tim pengembang semacam ini, dapat disebut sebagai tim yang berperan sebagai penolong proses. Mereka dengan pelaksanaan kerjanya membantu proses perjalanan organisasi dan menguatkan hubungan semua pihak yang berkaitan dengan organisasi kemahasiswaan tersebut untuk menghantarkan perjalanan organisasi menuju pencapaian visi satu tahun kepengurusan. Peran tim ini tergolong pada peran agen perubahan sebagai penolog proses, dimana perubahan kondisi dinamika kerja organisasi perlu peran mereka untuk mempermudah kelancaran kinerja para anggota organisasi. 4. Resource
linkers
atau
penghubung
sumber
daya
berperan
untuk
menghubungkan orang dengan pemilik sumber dana/alat yang diperlukan. Misalnya, para pemuda yang menjadi panitia kegiatan 17 Agustus tahun ini bertugas untuk menghubungi pihak perseorangan dan instansi untuk meminjam beberapa peralatatan, dan menggalang pemasukan sumbangan dana bagi pelaksanaan kegiatan perlombaan cabang olah raga, seni tradisional dan permainan rakyat. Para pemuda tersebut dengan sabar dan senang hati menjalin kerjasama dengan para donatur dan pihak-pihak terkait yang dapat memberikan pinjaman alat-alat dan memberikan sumbangan dana, hadiah atau barang lainnya dalam mempersiapkan kegiatan Agustusan di lingkungan masyarakat. Dalam kasus lain, dapat dicontohkan, seperti adanya sebuah tim kepanitiaan dalam organisasi relawan bencana alam dari kampus, dimana mereka bertugas untuk menjalin kerjasama dan menggalang bantuan dana, baju, obat-obatan
dan
makanan
untuk
disiapkan
dalam
sebuah
kegiatan
penyaluran bantuan kemanusiaan di daerah bencana setelah terjadi Tsunami di Nanggroe Atjeh Darussalam (NAD), atau pula Nias. Peran tim kepanitiaan tersebut adalah sebuah peran agen perubahan yanghendak
mengubah kondisi para korban selamat di daerah bencana menjadi lebih baik dari sebelumnya. Peran mereka tergolong pada penghubung sumber daya. Sesungguhnya peran agen perubahan dapat menghimpun sikap katalis, pemberi solusi, penolong dalam proses, dan penghubung setiap sumber daya yang diperlukan dalam perubahan yang tengah diperjuangkannya. Seperti seorang pimpinan organisasi yang selalu berupaya meyakinkan orang lain
akan
pentingnya
perubahan kondisi
pendidikan
dan
kesehatan
masyarakat. Ia pun kadang mengubah pendekatan dan cara operasional dalam strategi pencapaian tujuan mengubah paradigma dan sikap hidup masyarakat serta pemerintah dalam perbaikan kualitas pendidikan dan kesehatan masyarakat. Lalu, ia menguatkan hubungan kerjasama dan silaturahim
antara
dirinya,
masyarakat
dan
pemerintah
dalam
menyukseskan program yang ia rencanakan bersama semua pihak terkait dengan mempersiapkan pula dana dan materi berbasis program, sumber belajar, bahan dan alat perlengkapan kegiatan dalam program, serta sumber daya manusia sebagai personil dan tim kerja bagi suksesi program peningkatan kualitas pendidikan dan kesehatan masyarakat di daerah perkotaan dan pedesaan. 3. Perubahan organisasi melampaui promosi dan ancaman PHK. Apa cara-cara lain selain yang dibahas dalam kasus ini yang akan Anda gunakan untuk menarik orang untuk merangkul perubahan yang diusulkan? Jawab : Selain dengan cara pemberian “Reward and Punishment” cara lain yang digunakan untuk menarik seseorang untuk ikut dalam perubahan adalah : a) Pendidikan dan komunikasi Penolakan dapat dikurangi dengan melakukan komunikasi dengan para karyawan untuk membantu mereka melihat makna dari perubahan. Taktik ini pada dasarnya berasumsi bahwa sumber penolakan terletak pada salah informasi atau komunikasi yang jelek. Jika para karyawan menerima fakta
secara penuh dan menghilangkan kesalahpahaman, maka perlawanan tersebut akan mereda. Hal ini dapat dicapai melalui diskusi perorangan, memo, presentasi kelompok atau laporan. b) Partisipasi Orang sukar menolak keputusan tentang perubahan jika ia terlibat di dalamnya. Dengan mengasumsikan bahwa para peserta mempunyai keahlian untuk memberi kontribusi yang berguna,keikutsertaan mereka dapat mengurangi penolakan, mendapatkan komitmen, meningkatkankualitas dari keputusan mengenai perubahan. c) Bantuan dan dukungan Agen-agen perunahan dapat menawarkan sejumlah usaha yang mendukung untuk mengurangi penolakan. Jika ketakutan dan ketegangan dari seorang karyawan itu tinggi, maka konsultasi dan terapi pegawai, pelatihan keterampilan yang baru, atau liburan pendek yang dibayar dapat membantu berlangsungnya penyesuaian. d) Negosiasi Taktik
ini
mensyaratkan
pertukaran
sesuatu
yang
bernilai
untuk
mengurangi penolakan. Misalnya jika perlawanan itu dipusatkan pada sejumlah kecil individu yang berkuasa, sebuah paket imbalan dapat dinegosiasikan untuk memenuhi kebutuhan pribadi mereka. e) Manipulasi dan Cooptation Manipulasi merujuk pada usaha untuk mempengaruhi secara terbuka. Memutar balikan dan mengubah fakta agar tampak lebih menarik, menyimpan informasi yang tidak menguntungkan atau menciptakan kabar angin yang salah agar para karyawan menerima suatu perubahan. Cooptation adalah suatu bentuk manipulasi dan partisipasi.Cooptation mencoba ‘menyuap’ pemimpin kelompok penolak dengan memberi mereka peran penting dalam keputusan mengenai perubahan. Saran dari mereka yang telah ‘disuap’ ini dicari bukan untuk menghasilkan suatu keputusan yang lebih baik, tetapi hanya untuk mendapatkan persetujuan dari mereka.
