TAKE HOME EXAM
PERUBAHAN ORGANISASI PADA KANTOR PERTANAHAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA BARAT
TEORI ORGANISASI & MANAJEMEN PENGETAHUAN (TOMP) Dosen : DR. Ir. Aji Hermawan, MM.
Oleh :
Yulia Jaya Nirmawati NIM : P056101953.9ek
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR Bogor, 03 Februari 2012
1
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
1
DAFTAR ISI
2
BAB I. PENDAHULUAN
3
1.1. Latar Belakang
3
1.2. Pokok-Pokok Pembahasan
3
1.3. Tujuan Penulisan
4
BAB II. PEMBAHASAN
5
2.1.Faktor Pemicu Perubahan
6
2.2.Strategi Perubahan
7
2.3.Mengelola Perubahan
9
2.4.Sasaran Perubahan
10
2.5.Kendala/Hambatan Perubahan dan Solusinya
11
2.6.Dampak/Hasil dari Perubahan
12
BAB IV. KESIMPULAN
13
DAFTAR PUSTAKA
14
2
BAB I. PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang Organisasi mempunyai siklus hidup dimana mereka berkembang melalui serangkaian transisi yang distandarisasikan pada saat mereka berkembang dari waktu kewaktu. Organisasi mengalami perubahan, organisasi tidak selalu sama dengan yang sudah ada, ia tidak akan sama dimasa yang akan datang .Keefektifan organisasi sering kali menuntut perubahan,kadang-kadang manajemen harus melakukan perubahan secara luas. Jenis
perubahan yang dicoba diciptakan oleh manajemen bervariasi,
jenis perubahan tergantung pada tujuan yang hendak dicapai.Pada perubahan struktural akan meninjau wewenang yang berubah akses terhadap informasi dan teknologi. Perubahan
dapat
terjadi begitu saja atau direncanakan,
namun akan lebih baik hasilnya bila perubahan direncanakan terlebih dahulu baru kemudian dilakukan berdasarkan tujuan dan sesuai perencanaan. Hal tersebutlah yang mendasari Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat untuk melakukan perubahan, agar organisasi tetap selalu exist dan efektif dalam menjalankan tugas untuk mencapai tujuan organisasi.
1.2.. Pokok-Pokok Pembahasan Dalam tulisan ini ,penulis akan membahas dan berfokus pada : a) Faktor apa saja yang memicu perubahan dalam organisasi? b) Uraian bagaimana strategi perubahan organisasi dikembangkan? c) Bagaimana program perubahan ini dikelola dan dijalankan, siapa saja yang dilibatkan (internal dan atau eksternal organisasi)? d) Apa saja Strategi perubahan yang dilakukan yang sifatnya terencana e) Apa fokus utama perubahan? 3
f) Bagaimana kendala yang dialami organisasi, termasuk resistensi yang terjadi dan bagaimana mengatasi kendala tersebut? g) Bagaimana hasil atau dampak yang dihasilkan dari perubahan yang dilakukan?
1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui bagai mana cara mengelola perubahan organisasi sebagai analisis pembelajaran secara empiris pada Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat.
4
BAB II. PEMBAHASAN
Perubahan organisasi (organization change) adalah
perubahan yang
terjadi pada organisasi, biasa dilihat dari pergantian staf, konflik organisasi, pertumbuhan organisasi,dan pergantian pimpinan ( Robbins,1994) Menurut Robbins (1994) tujuan dari perubahan yang direncanakan adalah
untuk memperbaiki kemampuan organisasi yang
menyesuaikan diri
dengan perubahan-perubahan
ada untuk
yang terjadi
di
Sasaran umum dari perubahan organisasi yaitu pertumbuhan
dan
lingkungannya
pengembangan diekspektasi efektivitas
individu-individu pada semua tingkat organisasi yang akan
menyebabkan
timbulnya peningkatan
efisiensi dan
keorganisasian. Sasaran perubahan yang direncanakan adalah
untuk mempertahankan organisasi tersebut agar tetap seperti sekarang ini atau dapat hidup terus..
2.1. Faktor Pemicu Perubahan Perubahan mungkin berupa identifikasi peluang yang akan dimanfaatkan manajemen atau pimpinan. Namun lebih sering berupa antisipasi dari reaksi atas suatu masalah,. Peluang dan masalah tersebut bisa ada dalam organisasi atau diluar organisasi. Adapun Faktor-faktor pemicu perubahan pada Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat adalah sebagai berikut :
Faktor Internal (Desakan dari Dalam) 1.
Perubahan nilai kerja Organisasi didesak untuk memberikan respon atas terjadinya perubahan nilai dari anggotanya.(menurunnya loyalitas,produktivitas dan semangat kerja).
5
2. Proses Pelayanan yang ketinggalan jaman Dengan perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang pesat menyebabkan
banyak
pelayanan
terhadap
masyarakat
sangat
ketinggalan jaman. 3. Masalah proses organisasi Terjadinya konflik antar pribadi maupun antar departemen/bagian dapat menimbulkan pengambilan
kemacetan
dalam komunikasi dan
keputusan,mendesak
organisasi
untuk
proses
melakukan
perubahan.
Faktor Eksternal (Desakan dari Luar) 1.
Tuntutan Masyarakat Pimpinan harus peduli terhadap perubahan paradigm pelayanan kepada masyarakat secara cepat dan tepat sasaran.
2. Perubahan Paradigma Pelayanan Pelanggan adalah raja, kalau bisa sekarang kenapa harus menunggu besok 3. Kemajuan Teknologi Perubahan teknologi yang terjadi
mendesak organisasi untuk
melakukan perubahan. 4. Sosial politik Perubahan sosial politik yang terjadi diluar kendali pimpinan harus diantisipasi.
2.2. Strategi Perubahan Strategi Perubahan yang dikembangkan dalam Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat melalui Pendekatan :
Pendekatan sepihak 6
1.
Dengan dekrit Cara
ini
dilakukan
oleh
atasan
dengan
mengeluarkan
Instruksi/mensosialisasikan kepada bawahan tentang perubahan yang dilakukan organisasi. Aliran komunikasi dari atasan kepada bawahan ( Top Down) 2. Dengan pergantian Individu dalam satu atau beberapa posisi diganti oleh individu yang lain
karena
atasan
menganggap
bahwa
perubahan
ini
akan
memperbaiki prestasi dengan sedikit atau bahkan tanpa konsultasi antara atasan dengan bawahan sebelumnya 3. Dengan struktur Pimpinan mengubah kebutuhan hubungan dari tugas bawahan didalam suatu perampingan organisasi untuk efisiensi dan refreshing.
Pendekatan bersama 1.
Keputusan Rapat Anggota Rapat memilih satu alternative solusi yang ditawarkan atasan.
Pendekatan
ini
tidak
melibatkan
mengidentifikasi maupun pemecahan
bawahan
dalam
masalah, untuk mencapai
kesepakatan dalam rapat.Dengan cara demikian daharapkan bawahan akan lebih terikat terhadap pelaksanaan karena dilibatkan dalam proses pemilihan pemecahan masalah. 2. Pemecahan dalam rapat Pimpinan menyelesaikan masalah melalui diskusi dalam rapat.Diskusi dilakukan tidak hanya dalam mengidentifikasi masalah tetapi juga solusi atas permasalahan,diasumsikan bahwa karena peserta rapat dilibatkan dalam seluruh proses pengambilan keputusan sehingga mereka terikat. 7
Pendekatan delegasi 1.
Kelompok diskusi Atasan
dan
permasalahan
bawahan yang
masalah,menganalisis
mengadakan ada dan
pertemuan
mereka
mendiskusikan
melakukan
mempertimbangkan
diagnose alternative
solusi.Keterbukaan diasumsiikan akan memotivasi bawahan untuk menawarkan solusi terhadap permasalahan. 2. Kelompok latihan kepekaan Pejabat dan staf dilatih dalam kelompok diskusi kecil agar lebih sensitive terhadap proses yang mendasari perilaku individu dan kelompok ,penekanan pada perbaikan terhadap kesadaran diri pribadi
keperbaikan
hubungan
antar
pribadi
menuju
kepada
perbaikan prestasi
2.3. Mengelola Perubahan Siapa
yang
memprakarsai perubahan pada Kantor Pertanahan Kota
Administrasi Jakarta Barat? adalah yang
Agen-agen perubahan Kantor Pertanahan
berkuasa dan yang ingin mengganti atau
menghambat yang
berkuasa, meliputi Kepala Kantor Pertanahan, Pejabat Struktural dan staf sampai pegawai tingkat rendah yang mempunyai kekuasaan besar . Gambar : Model Untuk Mengelola Perubahan Organisasi
8
Kekuatan yang memprakarsai Perubahan
Agen Perubahan
Apa yang harus diubah? Struktur? Teknologi? Proses Organisasi?
Proses Perubahan
Taktik Implementasi Intervensi Participation
Mencairkan – Bergerak - Membekukan kembali
Persuasion Edict
Perubahan
Keefektifan Organisasi
Sumber : Teori Organisasi Robbins, 1994
Dengan merujuk Gambar di atas terlihat bahwa jika ada kekuatan yang memprakarsai perubahan ada seseorang yang menerima peran sebagai agen perubahan dan telah ditetaapkan apa yang harus dirubah. Strategi intervensi digunakan untuk menjelaskan pilihan cara yang digunakan sehingga proses perubahan berlangsung. Proses perubahan membutuhkan pencairan (unfreezing) status quo. Perpindahan (moving) kekeadaan
yang baru dan pembekuan kembali
(refreezing) perubahan
tersebut agar menjadi permanen.
9
2.4. Sasaran Perubahan Fokus Utama Perubahan pada Kantor Kota Administrasi Jakarta Barat adalah sebagai berikut : a.
Sistem dan Budaya Kerja Perubahan dilakukan terhadap system dan budaya kerja pegawai Kantor
Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat melalui pembuatan regulasi diantaranya disiplin pegawai, pembuatan uraian tugas (job desc) pegawai, pelaksanaan pelatihan (diklat) pegawai termasuk pelatihan ESQ (Emotional and Spiritual Quotient), Pembuatan Prosedur/SOP dalam pelaksanaan pekerjaan termasuk pelayanan pada front office (system loket), Komitmen semua jajaran Kantor Pertanahan dari pimpinan sampai bawahan. b. Sarana dan Prasarana Kantor Adapun yang dilaksanakan dalam perubahan Kantor Pertanahan adalah me Re-Layout dan menata ruangan agar tercapai 5R (ringkas, rapi, resik, rawat, dan rajin) sehingga terjadi efisiensi dan efektifitas Organisasi yang berdampak terhadap kenyamanan dalam bekerja.
2.5. Kendala/Hambatan
dalam
Pelaksanaan
Perubahan
dan
Solusi
Mengatasinya Kendala dalam Pelaksanaan Perubahan pada Kantor Kota Administrasi Jakarta Barat adalah sebagai berikut : a.
Adanya penolakan dari individu, antara lain : 1. Takut karena akan tergeser dari posisi yang sebelumnya (mutasi atau non job); 2. Belajar tugas yang baru; 3. Merusak kestabilan interaksi;
b. Adanya penolakan dari organisasi 1. Ancaman terhadap struktur kekuasaan; 10
2. Struktur organisasi yang stabil; 3. Sistim hubungan; 4. Biaya perubahan dan kepentingan pribadi; Setiap perubahan dapat menjadi ancaman nyata terhadap posisi bahkan jabatan, rasa aman, hubungan social atau status para pegawai. Perubahan dapat mengakibatkan kehilangan jabatan, uang, kawan atau rekan dalam kelompok kerja. Untuk mengatasi tekanan penolakan individual dan kelompok
maka
diperlukan pencairan dengan cara : a) Kekuatan pendorong b) Mengurangi kekuatan yang menghambat c) Kombinasi dari keduanya Untuk menghadapi penolakan
para pegawai
terhadap
konsolidasi
manajemen dapat menggunakan melalui pendekatan, pelatihan,
pembelian
reward terhadap pegawai yang berprestasi.. Jika pencairan telah terlaksana perubahan dapat dijalankan. Pada saat inilah
agen
perubahan
memperkenalkan
satu
atau
lebih
strategi
intervensinya. Dalam kenyataan nya, tidak terdapat pemisahan yang jelas antara pencairan dan perpindahan.. Banyak
usaha yang dibuat untuk
mencairkan status quo tersebut dengan sendirinya dapat menawarkan perubahan. Jadi taktik yang digunakan agen perubahan untuk menghadapi penolakan bisa berlaku bagi pencairan atau perpindahan.
2.6. Dampak/Hasil dari Perubahan Dampak/Hasil dari Perubahan pada Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat adalah :
11
1.
Budaya Kerja Pegawai menjadi lebih baik, antara lain : Disiplin pegawai sudah tercapai, motivasi kerja pegawai menjadi meningkat.
2. Sistem Kerja : system pelayanan setelah perubahan menjadi lebih cepat, dan tepat sasaran. 3. Meningkatnya kinerja pegawai yang terlihat dari tingginya volume penyelesaian, dan minimnya tunggakan pekerjaan. 4. Menumbuhkan kebersamaan pada semua lini yang ada di Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat. 5. Selalu berinovasi dalam mengembangkan organisasi dan percepatan pelayanan, sebagai contoh beberapa pelayanan mendapatkan ISO, pelayanan one day service dan pengembangan aplikasi computer yang menunjang percepatan pelayanan. 6. Selama 4 (empat) tahun selalu mendapatkan penghargaan
Kantor
Pertanahan terbaik .
12
BAB III. KESIMPULAN
1.
Organisasi membutuhkan perubahan dan penyesuaian diri agar dapat bertahan dan efektif.
2.
Keberhasilan perubahan membutuhkan
pencairan (unfreezing) status
quo, perpindahan (moving) ke keadaan yang baru dan pembekuan kembali (refreezing) perubahan tersebut agar menjadi permanen. 3.
Perubahan yang direncanakan (planned) akan lebih berhasil jika semua bagian dalam sistem tersebut mendukung usaha perubahan itu.
4.
Perubahan harus diawali dengan komitmen pimpinan dan seluruh jajaran staf karena tanpa komitmen maka perubahan yang dikehendaki sulit untuk dicapai.
5.
Kita tidak boleh takut terhadap perubahan, walaupun pada prosesnya tidak mudah dan menyakitkan tetapi waktu dapat membuktikan bahwa perubahan berdampak terhadap kemajuan organisasi disegala aspek karena organisasi sangat perlu Prestasi, Dedikasi, Loyalitas dan Kerjasama dan ini akhirnya dapat berhasil dilaksanakan di Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat.
13
DAFTAR PUSTAKA
Gareth Jones, Organizational Theory, design and change
Abrahamson E.(2000), Change Without Pain, Harvard Business Review Juli - August Robbins, Stephen P, jusuf Udaya, (1994), Teori Organisasi Struktur, Desain & Aplikasi, Edisi 3..Arcan..
Winardi.J, Prof.Dr.SE (2003), Teori Organisasi Pengorganisasian, Raja Grafindo Persada Jakarta
&
14
