Mata Kuliah
: Sistem Informasi Manajemen
Triwulan
: I (satu)
Kelas
: E52
Nama Dosen
: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN KESUKSESAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI SUATU ORGANISASI
Disusun Oleh: Yuni Astuti Tri Tartiani P056133732.52E
KATA PENGANTAR Segala Puji senantiasa dipanjatkan ke khadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan paper ini dengan baik, paper ini disusun sebagai syarat untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen pada triwulan 1 kelas E-52 MB-IPB. Makalah ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan penerapan sistem informasi di suatu organisasi yang bersumber dari artikel dan kasus dalam suatu jurnal. Penyusunan makalah ini banyak dibantu oleh berbagai pihak baik secara moril maupun materiil. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya terutama kepada : 1. Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS), yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis. 2. Kedua orang tua penulis atas perhatian, doa restu dan dukungan yang selalu diberikan kepada penulis. 3. Rekan-rekan angkatan E-52 MB IPB yang telah membantu dalam diskusi dan pembahasan tugas kuliah ini. Penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan dalam penulisan makalah ini. Oleh karena itu, kritik dan saran konstruktif sangat diperlukan untuk hal yang lebih baik. Akhirnya penulis berharap semoga paper ini dapat bermanfaat untuk hal kebaikan. Amin.
Jakarta, Januari 2015
Penulis
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................. i DAFTAR ISI ........................................................................................................... ii DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. iii I.
PENDAHULUAN ........................................................................................... 1 1.1. Latar Belakang ........................................................................................ 1 1.2. Tujuan ...................................................................................................... 2
II. TINJAUAN PUSTAKA ................................................................................... 3 2.1 Sistem Informasi ....................................................................................... 3 2.2 Pengertian Sistem Informasi Manajemen ................................................. 4 III. PEMBAHASAN.............................................................................................. 8 3.1 Peranan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen ............. 8 3.2 Faktor-Faktor Penyebab Kegagalan Penerapan Sistem Informasi ............ 8 IV. KESIMPULAN ............................................................................................... 17 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 18
ii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi ................................................................ 4 Gambar 2.Tiga Peran Utama Sistem Informasi ...................................................... 5 Gambar 3. Skema Sistem Teknologi Informasi ...................................................... 6 Gambar 4. Model Keberhasilan Sistem Informasi (DeLone & McLean, 2003) ... 11
iii
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Kebutuhan manusia akan informasi terus meningkat dari waktu ke waktu. Kemajua teknologi mampu mendukung dalam memenuhi kebutuhan akan informasi tersebut. Sistem teknologi informasi merupakan sarana informasi yang sangat penting bagi suatu organisasi atau perusahaan. Derasnya arus informasi yang dapat diakses melalui teknologi komunikasi sebagai salah satu bentuk perubahan telah memaksa setiap individu untuk mempelajari, memahami dan memanfaatkannya agar tidak tertinggal dalam mengikuti kemajuan yang terjadi di era globalisasi ini. Informasi diharapkan dapat mempermudah dan memperlancar setiap kegiatan atau pekerjaan sehingga tujuannya dapat tercapai secara optimal. Peran sistem informasi terhadap kemajuan organisasi sudah tidak diragukan lagi. Dengan dukungan sistem informasi yang baik maka sebuah perusahaan akan memiliki berbagai keunggulan sehingga mampu bersaing dengan perusahaan atau organisasi lain. Kekuatan daya saing suatu organisasi dapat dimanfaatkan dalam mengantisipasi setiap perubahan baik di tingkat global maupun nasional adalah ketersediaannya informasi mutakhir yang lengkap yang dapat dimanfaatkan. Ketepatan pengambilan keputusan dan meningkatkan pengetahuan sangat memerlukan dukungan informasi yang layak, khususnya bagi suatu organisasi atau perusahaan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pengelolaan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh manajemen untuk memecahkan masalah bisnis, seperti biaya produksi, layanan, atau suatu strategi bisnis. Manfaat sistem informasi adalah sebagai sumber utama informasi dan mendukung pengambilan keputusan efektif, meningkatkan efisiensi, produktivitas, pelayanan dan kepuasan pelanggan serta tercapainya tujuan organisasi atau perusahaan. Dari manfaat ini, maka penerapan sistem informasi khususnya sistem informasi majemen menjadi sangat penting. Penerapan sistem informasi perlu dilakukan dengan benar agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Penerapan sistem informasi dapat mengalami
1
keberhasilan ataupun kegagalan tergantung bagaimana pengelolaan terhadap sistem informasi tersebut. Suatu organisasi atau perusahaan perlu memperhatikan faktor-faktor yang dapat dijadikan ukuran keberhasilan atau kegagalan suatu sistem sebagai acuan keberhasilan suatu organisasi.
1.2. Tujuan Tujuan dari penulisan makalah ini yaitu untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan dalam implementasi sistem informasi di suatu organisasi atau perusahaan.
2
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi Menurut James O’Brien (2010) sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sementara pengertian informasi adalah data yang telah dikonversi ke dalam konteks yang bermakna dan berguna bagi pengguna akhir tertentu. Sehingga sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Manusia bergantung pada sistem informasi untuk melakukan komunikasi dengan peralatan fisik (hardware), instruksi pemrosesan informasi atau prosedur (software), jaringan komunikasi (network), dan data (data resources). Sistem informasi selalu menggambarkan, merancang, mengimplementasikan dengan menggunakan proses perkembangan sistematis dan merancang sistem informasi berdasarkan analisa kebutuhan. Jadi, bagian utama dari proses ini adalah mengetahui rancangan dan analisis sistem. Seluruh aktivitas utama dilibatkan dalam siklus perkembangan yang lengkap. Manfaat sistem informasi menurut O’Brien dan Marakas (2008) Mendukung fungsi dari area bisnis untuk mencapai tujuan yang mencakup bagian keuangan, akuntansi, operasional, pemasaran, dan sumber daya manusia. Untuk meningkatkan efisiensi dari proses produksi, meningkatkan efisiensi dari proses produksi, meningkatkan produktivitas pekerja, memberikan pelayanan dan kepuasan pelanggan. Sebagai sumber utama informasi dan mendukung pengambilan keputusan efektif yang diambil oleh manajer dan profesional bisnis. Untuk mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif dan sebagai sebuah keuntungan strategik dalam menghadapi persaingan global.
3
Sebagai komponen utama dalam sumber daya infrastruktur dan kehandalan jaringan bisnis masa kini.
2.2 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen atau SIM (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif. (Wikipedia, 2014). Menurut O’brien (2010) Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada Gambar 1 berikut ini.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi Sumber: O’Brien (2010)
4
Terdapat tiga peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu Mendukung proses bisnis dan operasional Ketika tanggapan atau respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan
Sistem
Informasi
untuk
dapat
mengumpulkan
dan
mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis atau penting. Mendukung pengambilan keputusan Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif Sistem informasi yang dirancang untuk pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar.
Gambar 2.Tiga Peran Utama Sistem Informasi Sumber: O’Brien (2010)
Teknologi Informasi (TI), atau dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah Information technology (IT) adalah istilah umum untuk teknologi apa pun yang membantu
manusia
dalam
membuat,
mengubah,
menyimpan,
mengkomunikasikan dan atau menyebarkan informasi. TI menyatukan komputasi dan komunikasi berkecepatan tinggi untuk data, suara, dan video. (Wikipedia, 2014). Teknologi Informasi dikelompokkan menjadi enam yakni, teknologi komunikasi,
teknologi
masukan,
teknologi
perangkat
lunak,
teknologi
penyimpanan, dan teknologi mesin pemroses. Sistem teknologi informasi adalah sistem yang terbentuk sehubungan dengan penggunaan teknologi informasi. Suatu sistem teknologi informasi pada dasarnya tidak hanya mencakup hal-hal yang bersifat fisik, seperti komputer dan
5
printer, tetapi juga mencakup hal-hal yang tidak terlihat secara fisik, yaitu piranti lunak dan yang lebih penting lagi adalah orang. Model sistem informasi menurut James O’Brien (2010) yang menunjukkan kerangka konsep dasar untuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi. Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pemakai akhir dan pakar sistem informasi), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (dasar data dan pengetahuan), serta jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) untuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Seperti Gambar 3 skema Sistem Teknologi Informasi dibawah ini.
Gambar 3. Skema Sistem Teknologi Informasi Sumber: O’Brien (2010)
Sumber Daya Manusia Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi, sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi. Pemakai akhir adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Sementara pakar sistem informasi adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Sumber Daya Hardware Konsep sumber daya pemrosesan informasi. Secara khusus, sumber daya ini meliputi tidak hanya mesin, seperti komputer dan perlengkapan lainnya, tetapi
6
juga semua media data, yaitu objek berwujud tempat data dicatat, dari lembaran kertas hingga disk magnetis atau optical. Sumber Daya Software Sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Konsep umum software ini meliputi rangkaian perintah operasi dengan hardware komputer yang disebut program,
rangkaian perintah
pemrosesan informasi yang disebut prosedur. Sumber Daya Data Sumber daya data dapat berupa angka, huruf serta karakter lainnnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan serta entitas lainnya. Sumber Daya Jaringan Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, pemroses komunikasi dan peralatan lainnya yang dihubungkan antara satu dengan lainnya melalui media komunikasi serta dikendalikan melalui software komunikasi.
7
III. PEMBAHASAN
3.1 Peranan Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Manajemen Peranan teknologi informasi pada aktifitas manusia pada saat ini memang begitu besar. Teknologi informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatankegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur, operasi dan manajemen organisasi. Berbagai kemudahan dapat dirasakan oleh manusia. Secara umum dapat dikatakan bahwa Pertama, teknologi informasi menggantikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses. Kedua, teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan suatu tugas atau proses. Ketiga, teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia. Banyak perusahaan yang berani melakukan investasi yang sangat tinggi dibidang teknologi informasi. Alasan yang paling umum adalah adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif, mengurangi biaya, meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan.
3.2 Faktor-Faktor Penyebab Kegagalan Penerapan Sistem Informasi Berdasarkan artikel dari majalah Visi Pustaka Edisi Vol.7 No.2 terdapat beberapa faktor yang dapat menyebabkan keberhasilan atau kegagalan implementasi Sistem Informasi di suatu organisasi atau suatu Negara secara umum. Faktor-faktor tersebut adalah: 1) Infrastruktur Infrastruktur merupakan salah satu faktor penting dalam menentukan keberhasilan pendayagunaan Sistem Informasi. Berbagai hasil studi empiris menunjukkan bahwa rendahnya kualitas infrastruktur menjadi masalah utama dalam pelaksanaan sistem informasi di negara berkembang termasuk Indonesia yang meliputi infrastruktur telekomunikasi, internet dan komputer. Untuk infrastruktur telekomunikasi masalah yang dihadapi adalah adanya monopoli di bidang telekomunikasi yang saat ini masih dikuasai oleh PT Telkom.
Monopoli pada infrastruktur telekomunikasi berdampak pada
8
timbulnya masalah teledensiti (indikator yang digunakan untuk menunjukkan satuan sambungan telepon terpasang = SST, dalam perseratus jiwa). Masalah infrastruktur telekomunikasi di Indonesia rupanya tidak hanya terbatas pada masalah teledensiti yang dikaitkan dengan rendahnya fasilitas SST
yang
tersedia
tetapi
juga
pada
masalah
pemerataan
dalam
penyebarannya di seluruh wilayah Indonesia. Dari sekitar 6 juta SST, 40% berada di wilayah Jabotabek, 20% di Pulau Jawa dan 30% sisanya tersebar di berbagai pula di luar pulau Jawa. 2) Koordinasi Kurangnya koordinasi dalam pembangunan fasilitas sistem informasi menyebabkan sering terjadinya tumpang tindih dalam penyediaan sarana dan prasarananya. Melalui koordinasi yang baik tidak perlu beberapa lembaga pemerintah melakukan pengalihmediaan untuk suatu informasi yang sama. Selain kurang efisien, hal ini merupakan pemborosan biaya, waktu dan tenaga. Melalui koordinasi dan sistem jaringan kerja sama hal ini dapat dihindari sehingga informasi yang dapat diakses akan lebih bervariasi, lengkap dan lebih bermanfaat bagi masyarakat yang membutuhkannya. Pada umumnya terjadinya tumpah tindih (duplikasi) hasil kerja di lingkungan lembaga pemerintahan disebabkan oleh tata kerja pemerintah yang berpola pada pendekatan proyek. Hasil kerja berdasarkan proyek sering
terjadi
kesamaan atau duplikasi pada produk yang dihasilkan sehingga yang seharusnya dapat dikerjakan oleh satu instansi dikerjakan oleh lebih dari satu instansi. 3) Sumber Daya Manusia Di Indonesia Sumber Daya Manusia (SDM) yang menguasai sistem informasi secara baik masih terbatas. Keterbatasan SDM ini sudah tentu akan menghambat pengelolaan dan pendayagunaan sistem informasi. 4) Kesadaran Organisasi Rendahnya kesadaran beberapa organisasi contoh organisasi dalam perpustakaan atas manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan sistem informasi masih merupakan masalah yang cukup serius saat ini. Contoh kasus adalah penerapan ICT di perpustakaan belum menjadi prioritas utama. ICT
9
(Information and Communication Technology) merupakan sarana yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pengguna melalui jaringan berbasis teknologi informasi. Masih tingginya angka ICT Literacy ini menyebabkan sulitnya terbentuk masyarakat sadar informasi yang merupakan modal utama dalam pemanfaatan dan pendayagunaan ICT di semua sektor kegiatan tidak terkecuali kegiatan di bidang perpustakaan. 5)
Penyediaan Akses Informasi melalui Teknologi Informasi Kemajuan teknologi memungkinkan penyebaran informasi dapat dilakukan tanpa
mengenal
batas
(borderless
information
dissemination).
Pendistribusiannya telah menembus dinding pemisah geografis, sosial, dan budaya sehingga informasi yang dibutuhkan dapat dinikmati pada waktu dan secara bersamaan yang menyebabkan hubungan dan komunikasi global dapat dilakukan secara cepat. Ternyata perkembangan dan terobosan di bidang teknologi informasi dan komunikasi di era globalisasi ini terjadi lebih cepat di luar perkiraan manusia. Artikel lainnya yang bersumber dari majalah Visi Pustaka Edisi Vol.15 No.3Desember 2013 menyebutkan bahwa dalam penelitian, DeLone & McLean mengusulkan suatu model yang interaktif untuk memperlihatkan konsep dan operasi dari implementasi sistem informasi yang berhasil. Model ini telah banyak diintegrasikan dalam berbagai penelitian, DeLone & McLean, 2003. Model tersebut memiliki 6 (enam) dimensi atau variable yang menjadi faktor keunggulan penerapan Sistem Informasi yaitu: 1) Kualitas informasi (Information quality) 2) Kualitas sistem (Quality system) 3) Kualitas layanan (Quality service) 4) Penggunaan (use) 5) Kepuasan pengguna (user satisfaction) 6) Pemanfaatan (net benefit). Semua model ini bersifat saling berhubungan yang disebut dengan kausal model.
10
Gambar 4. Model Keberhasilan Sistem Informasi (DeLone & McLean, 2003) Berdasarkan gambar di atas, dapat dijelaskan bahwa faktor kualitas informasi, kualitas sistem, kualitas layanan secara independen dan bersama-sama dapat mempengaruhi penggunaan (Intention to use) dan kepuasan pemakai (User satisfaction). Besarnya elemen penggunan (Intention to use) dapat mempengaruhi besarnya nilai kepuasan pemakai (User satisfaction), serta intention to use dan user satisfaction dapat mempengaruhi tingkat pemanfaatan pada sistem tersebut. Faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan penerapan sistem informasi di suatu organisasi atau di suatu perusahaan dapat bersifat teknis dan nonteknis. Faktor-faktor tersebut yaitu: 1) Data dan Desain Informasi Desain Informasi mungkin tidak disediakan secara cepat atau tersedia dalam sebuah format yang tidak memungkinkan bagi pengguna atau menampilkan data yang salah. desainnya tidak sesuai dengan struktur, budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Data dalam sistem juga mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi. 2) Biaya Sistem Sistem informasi dikatakan gagal jika biaya sistem sangat diperlukan, namun sering dalam implementasi dan pengoperasiannya memerlukan biaya di atas anggaran. Harus diperhitungkan manfaat yang akan dihasilkan ketika diberlakukannya suatu sistem agar tidak terjadi lebih besar biaya yang dikeluarkan daripada manfaat yang diperoleh.
11
3) Dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut. Dukungan parsial lainnya juga dibutuhkan dari pihakpihak terkait. Sebab kegagalan adalah jika tidak adanya dukungan tersebut. 4) Perencanaan Memadai Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu, menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan dari perusahaan tersebut. Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. 5) Inkompetensi secara Teknologi Sistem informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan sistem informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja perusahaan dan kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang telah dirancang akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup besar. Selain itu, waktu sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala dalam hal penerapan sistem informasi. Karyawan hanya mempelajari sedikit mengenai sistem informasi yang mereka gunakan sehingga kemampuan mereka terbatas. Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya.
12
6) Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna dengan Perancang Sistem Informasi Hubungan antara konsultan dengan klien secara tradisional merupakan bidang masalah dalam upaya sistem informasi. Pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung mempunyai perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Perbedaan ini akan menyebabkan adanya perbedaan loyalitas organisasi, pendekatan dalam pemecahan masalah, dan referensi. 7) Tingkat Kompleksitas dan Resiko Beberapa proyek pengembangan sistem terdapat kecenderungan gagal karena sistem-sistem tersebut mengandung tingkat resiko yang tinggi dibandingkan yang lain. Para peneliti telah mengidentifikasikan tiga faktor kunci yang memengaruuhi tingkat resiko proyek, yaitu : Ukuran proyek : Semakin besar proyek semakin besar pula resikonya. Struktur proyek : Beberapa proyek strukturnya lebih tinggi di banding yang lain. Persyaratan-persyaratannya jelas dan lugas, sehingga output dan proses dapat secara mudah ditentukan. Pengalaman dengan Teknologi : resiko proyek akan meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi kurang memiliki keahlian teknis. Semakin tinggi tingkat resiko semakin tinggi pula usaha implementasi akan gagal. Manajemen dan Proses Implementasi : Konflik dan ketidakpastian dalam implementasi proyek dikelola dan diorganisasi dengan cara yang tidak sempurna (jelek). Sistem pengembangan proyek tanpa manajemen yang tepat besar kemungkinan akan membawa konsekuensi kerugian seperti biaya yang melampaui anggaran, melampaui waktu yang telah diperkirakan, kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan serta gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan. 8) Strategi dan tujuan Strategi yang diterapkan dalam perusahaan haruslah berbanding lurus dengan tujuan perusahaan dalam menginvestasikan TI dalam perusahaan.
13
9)
Komitmen dan keterlibatan Pengguna tidak memahami secara teknis dan harus berinteraksi dengan sistem sering menjadi sangat kompleks dan membingungkan. Disinilah keterlibatan pengguna akhir (end user) perlu diperhatikan. Selain itu, Komitmen dan keterlibatan semua pihak dalam perusahaan menjadi faktor utama untuk keberhasilan terjalannya aplikasi TI.
10) Sumber Daya Sumber daya menjadi faktor penting dalam menjalankan TI, baik dalam sumber daya manusia, maupun sumber daya lain yang dapat membantu TI dalam perusahaan. 11) Informasi kebutuhan terhadap sistem Informasi yang dibutuhkan dalam TI harus diberikan sehingga tujuan atau keinginan perusahaan sesuai dengan harapannya. . Informasi dalam bidangbidang tertentu bahkan membingungkan atau tidak ditunjukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. Informasi yang disyaratkan dalam fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak sesuai. Operasi Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemrosesan informasi tidak berjalan semestinya. Pekerjaanpekerjaan yang gagal sering mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau penundaan-penundaan dan tidak dapat memenuhi jadwal penyampaian informasi. 12) Pengendalian terhadap Teknologi Informasi Penerapan
Teknologi
Informasi
(TI)
mesti
dikendalikan
agar
keberlangsungan aplikasi TI dalam manajemen sesuai dalam urutan waktu atau tidak berubah-ubah.
14
Berdasarkan survei majalah SWA dalam http://blog.stikom.edu/erwin/2014/ 02/16/bisnis-serta-sistem-dan-teknologi-informasi/ pada tahun 2002, penggunaan Sistem Informasi dan Teknologi di Indonesia masih digunakan untuk: 1) Keperluan administrasi 2) Biaya TI sebagai investasi bisnis, tapi belum tahu mengukur keberhasilan investasi TI 3) Kebijakan TI dibebankan ke Manajer bukan Eksekutif Puncak 4) Sekedar ikut perkembangan teknologi, kurang perhatian dukungan kepada bisnis. Meskipun demikian bukan berarti Sistem Teknologi Informasi (STI) di Indonesia tidak ada yang berhasil, dapat di lihat contoh BCA. Bank tersebut telah memanfaatkan STI cukup lama. Coba kita lihat salah satu fitur pemanfaatan STI BCA, internet banking. Fitur ini ternyata menyumbangkan 75 juta transaksi per bulan. Jumlah transaksi yang demikian besar tentunya memberikan nilai lebih bagi perusahaan. Contoh lainnya adalah taxi Blue Bird. Meskipun perusahaan taxi, tapi bisnis serta sistem dan teknologi informasi perusahaan ini sangat baik. Blue Bird telah menggunakan SAP Netweaver Business Intellegence untuk mendukung proses bisnisnya. Salah satu penerapan STI yang sederhana adalah penerapan GPS Tracking, dengan teknologi tersebut, taxi Blue Bird dapat menuju lokasi pemesanan dalam waktu 10 menit. Belum lagi penerapan aplikasi taxi mobile reservation yang meningkatkan pemesanan taxi menjadi 600 pemesanan per hari, dari sebelumnya yang “hanya” 200 pemesanan per hari. Keberhasilan tersebut merupakan bentuk keselarasan bisnis serta sistem dan teknologi informasi. Keselarasan tersebut tidak mudah dibangun perlu komitmen kuat dan waktu untuk membuatnya berjalan dengan baik. Terdapat keselarasan antara tujuan bisnis dan tujuan TI, TI bisa menjadi support, enabler, atau bisa juga sebagai transformer yang membantu bisnis menciptakan serta mengubah menemukan bentuk bisnis baru. STI saat ini, tidak hanya dijadikan service provider, tetapi harus merupakan strategic partner. Sebagai strategic partner, STI digunakan untuk membantu pertumbuhan bisnis perusahaan. Selain itu, anggaran belanja TI akan “mengikuti” strategi bisnis,
15
sebagai contoh apabila perusahaan berniat mengembangkan bisnis ke Indonesia bagian timur maka anggaran STI akan sebesar anggaran strategi bisnis tersebut. Dapat dikatakan bahwa bisnis serta sistem dan teknologi informasi harus dikelola dengan baik supaya dapat memberikan manfaat bagi perusahaan dan meminimalkan risiko STI. Tata kelola STI dipicu oleh dua hal yaitu Strategic alignment of IT with the Business dan Embedding accountability into the enterprise. Keduanya akan memberikan kontribusi pada peningkatan manfaat STI dan mengurangi risiko STI. Hal ini sangat mengntungkan bagi pengguna sistem informasi khususnya suatu organisasi atau perusahaan dalam meningkatkan daya saing dan menciptakan efektivitas dan efisiensi dalam pekerjaan.
16
IV. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan yang telah dipaparkan sebelumnya, maka kesimpulan dalam makalah ini adalah bahwa beberapa faktor yang dapat menyebabkan keberhasilan atau kegagalan implementasi Sistem Informasi di suatu organisasi adalah terkait infrastruktur, koordinasi, sumber daya manusia dan kesadaran organisasi. Selain itu secara umum faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan penerapan sistem informasi di suatu organisasi juga dapat bersifat teknis dan nonteknis yaitu terkait data dan desain informasi, biaya sistem, dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen, perencanaan memadai, inkompetensi secara teknologi, kesenjangan komunikasi antara pengguna dengan perancang sistem informasi, tingkat kompleksitas dan resiko, strategi dan tujuan, komitmen dan keterlibatan, sumber daya, informasi kebutuhan terhadap system dan pengendalian terhadap teknologi informasi. Dalam praktiknya faktor-faktor tersebut tergantung pada organisasi atau suatu perusahaan, karena masalah yang dihadapi oleh suatu organisasi yang satu dan yang lainnya adalah berbeda-beda. Adapun untuk faktor-faktor kesuksesan tersebut merupakan kunci sukses pengembangan sistem informasi yang perlu terus dimanfaatkan karena dapat menciptakan keunggulan bersaing bagi suatu perusahaan. Keselarasan antara bisnis serta sistem dan teknologi informasi merupakan kunci awal kesuksesan suatu bisnis. Dengan sistem yang baik perusahaan dapat mengelola setiap sumber daya yang dimiliki dengan baik pula. Dengan keselarasan tersebut dapat juga mendukung pelayanan operasional dan pengambilan keputusan manajemen yang tepat dan akurat. Bisnis yang berjalan dengan sukses tentu juga dibarengi dengan keberhasilan penerapan sistem informasi.
17
DAFTAR PUSTAKA Davis, Gordon. 1997. Sistem Informasi manajemen, Bagian II: Struktur dan Pengembangannya. Diterjemahkan Oleh, Bob Widyahartono. Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo. DeLone, W; & McLean, E. 2003. The DeLone and McLea Model of Information Systems Success : A Ten Year Update. Management Information System. Erwin.
2014. Bisnis Serta Sistem Dan Teknologi Informasi. http://blog.stikom.edu/erwin/2014/02/16/bisnis-serta-sistem-danteknologi-informasi/. Diakses pada 10 Januari 2015.
Gardjito. 2005. Kebijakan Pengelolaan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi (TI). Diambil dari Majalah Visi Pustaka Vol 7 No.2 http://www.pnri.go.id/majalahonlineadd.aspx?id=32 (3 Januari 2014) Hendrawaty, Tuty. 2013. Analisis Penerimaan Sistem Informasi Integrated Library System (INLIS): Studi Kasus di Perpustakaan Nasional RI. Diambil dari Majalah Visi Pustaka Vol 15 No.3 http://www.pnri.go.id/MajalahOnlineAdd.aspx?id=300 (3 Januari 2014) Jogiyanto, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Cetakan Ketiga, Andi, Yogyakarta. Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta. O'Brien, J. A. and G.M. Marakas. (2010). Introduction to Information System (15th ed.). New York: McGraw-Hill. O’Brien, James A. dan George M. Marakas. (2010). Management Information Systems. Eight Edition. New York : McGraw-Hill/Irwin Suroso, Arif Imam. Faktor-Faktor Keberhasilan Atau Kegagalan Sistem Informasi Manajemen (Sim) Dalam Suatu Perusahaan.http://3voutbound.com/faktor-faktor-keberhasilan-atau-kegagalan-sisteminformasi-manajemen-sim-dalam-suatu-perusahaan/. Diakses pada 2 Januari 2014. Ward, John dan Joe Peppard. 2002. Strategic Planning For Information Systems. UK: John Wiley & Sons,LTD.
18
