Makalah
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM PENERAPANNYA DI SUATU ORGANISASI
Sistem Informasi Manajemen Dosen: Prof. Dr. Ir. Arif Imam Suroso
Oleh:
Juniar Prayogi P056132092.46e
MB - IPB PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2013
i
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ...................................................................................................... i DAFTAR GAMBAR .........................................................................................ii 1 PENDAHULUAN .......................................................................................... 1 1.1 Latar belakang ........................................................................................ 1 1.2 Tujuan ................................................................................................... 2 1.3 Manfaat ................................................................................................. 2
2 TINJAUAN PUSTAKA.................................................................................. 3 2.1 Konsep Dasar Sistem ............................................................................ 3 2.2 Konsep Dasar Informasi......................................................................... 3 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ............................................................. 4 2.4 Komponen Sistem Informasi ................................................................. 5 2.5 Jenis-Jenis Sistem Informasi .................................................................. 7 2.6 Fungsi Utama Sistem Informasi ............................................................. 9
3 HASIL DAN PEMBAHASAN ..................................................................... 11 3.1 Penyebab Kegagalan Sistem Informasi ............................................... 11 3.1.1 Faktor SDM dan Manajemen ................................................ 11 3.1.2 Faktor Terknis dan Infrastruktur ........................................... 15 3.1.3. Faktor Lain ........................................................................... 16 3.2 Faktor Keberhasilan Sistem Informasi ................................................ 17
4 KESIMPULAN DAN SARAN ..................................................................... 20 4.1 Kesimpulan .......................................................................................... 20 4.2 Saran ................................................................................................... 20
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 21
ii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Komponen-komponen dan Skema SIM (Sumber: O‟Brien, 2005) .........5 Gambar 2 Jenis-jenis sistem informasi ................................................................... 7
1
1 PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Fenomena
yang
terlihat
sejak
pertengahan
tahun
„80-an
adalah
perkembangan di bidang teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) yang sedemikian pesatnya. Bila digambarkan secara grafis, kemajuan yang terjadi terlihat secara eksponensial. Tidak ada
yang dapat menahan lajunya
perkembangan teknologi informasi, keberadaannya telah menghilangkan garisgaris batas antar negara dalam hal aliran informasi, tidak ada negara yang dapat mencegah mengalirnya informasi dari atau ke luar negara lain, karena batasan antara negara tidak dikenal dalam dunia maya. Penerapan teknologi seperti LAN, WAN, GlobalNet, Intranet, Internet, Ekstranet, semakin hari semakin merata dan membudaya di masyarakat. Perusahaan-perusahaan pun sudah tidak terikat pada batasan fisik lagi. Melalui virtual world of computer, perusahaan dapat mencari pelanggan di seluruh lapisan masyarakat dunia yang terhubung dengan jaringan internet. Pada dasarnya, seorang pelanggan dalam memilih produk atau jasa yang dibutuhkannya, akan mencari perusahaan yang menjual produk atau jasa tersebut dengan beberapa kriteria yaitu cheaper (lebih murah), better (lebih baik), dan faster (lebih cepat). Di sinilah peranan sistem informasi sebagai salah satu komponen utama dalam memberikan keunggulan kompetitif perusahaan untuk dapat memenuhi ketiga kriteria tersebut. Kunci dari kinerja perusahaan terletak pada bagaimana proses yang terjadi, baik di dalam perusahaan maupun yang langsung bersinggungan dengan pelanggan. Dengan memfokuskan diri pada penciptaan proses (business process) yang efisien, efektif, dan terkontrol dengan baik maka sebuah perusahaan akan memiliki kinerja yang handal, untuk itu dibutuhkanlah suatu manajemen sistem informasi, dimana dalam manajemen ini digabungkan peranan komputer dan teknologi informasi, dengan komponen lain seperti proses, prosedur, struktur organisasi, SDM, budaya perusahaan, manajemen, dan komponen terkait lainnya, sehingga terbentuk sistem informasi yang baik.
2
Kenyataan bahwa lingkungan bisnis yang sering berubah dan dinamis pada saat ini, menjadi tantangan besar para manajemen. Perubahan yang terjadi tidak hanya sebagai dampak kompetisi yang sedemikian ketat, namun karena adanya faktor-faktor eksternal lain seperti politik, ekonomi, sosial budaya, yang secara tidak langsung menghasilkan kebijakan-kebijakan dan peraturan-peraturan baru yang harus ditaati perusahaan. Secara operasional, tentu saja hal ini sangat menyulitkan praktisi teknologi informasi dalam menyusun sistemnya, tidak jarang di tengah-tengah konstruksi sistem informasi, terjadi perubahan kebutuhan sehingga harus diadakan analisa ulang terhadap sistem yang akan dibangun. Sedangkan sukses tidaknya suatu organisasi/ perusahaan dalam beradaptasi pada perubahan,
bisa
dikatakan
sangat
bergantung pada
sistem
manajemen
informasinya. Di dalam tulisan ini akan dibahas faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan sistem informasi.
1.2 Tujuan
Penulisan makalah ini bertujuan menganalisis faktor-faktor apa saja yang dapat
mempengaruhi
keberhasilan
maupun
kegagalan
sistem
informasi
manajemen, dalam perannya sebagai sarana pendukung kegiatan operasional organisasi.
1.3 Manfaat
Manfaat dari penulisan makalah ini adalah, dengan diketahuinya faktorfaktor yang berpengaruh terhadap keberhasilan maupun kegagalan penerapan sistem informasi manajemen, suatu organisasi, baik manajer maupun praktisi teknologi informasi dapat merumuskan upaya-upaya pencegahan maupun upayaupaya solutif untuk memecahkan persoalan yang ada.
3
2 TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Konsep Dasar Sistem
Menurut Saripudin (2008), konsep dasar sistem ada dua pendekatan, yaitu penekanan pada prosedurnya dan penekanan pada komponennya. Sistem yang lebih menekankan pada prosedur adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan
definisi sistem yg lebih menekankan pada komponen/elemen adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem memiliki karakteristik, yaitu mempunyai komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah/proses, dan sasaran atau tujuan. Singkatnya, sistem adalah kesatuan prosedur atau komponen yang saling berkaitan satu sama lain dan bekerja bersama sesuai dengan aturan yang diterapkan untuk mencapai tujuan yang sama. Di dalam suatu sistem tersebut, apabila terjadi satu bagian saja yang tidak bekerja atau rusak, maka suatu tujuan bisa terjadi kesalahan pada hasil akhirnya atau outputnya.
2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Definisi informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Saripudin, 2008). Data sendiri adalah fakta atau kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian–kejadian dan kesatuan yang nyata. Data merupakan representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pelanggan), hewan, peristiwa, konsep, keadaan dll, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya. Data yang masih merupakan bahan mentah yang harus diolah untuk menghasilkan informasi melalui suatu model. Model yang digunakan untuk
4
mengolah data tersebut disebut model pengolahan data atau dikenal dengan siklus pengolahan data (siklus informasi). Kualitas informasi tergantung pada beberapa hal diantaranya: 1. Akurat, informasi yang akurat berati bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti harus jelas mencerminkan maksudnya. Komponen akurat meliputi : -
Completeness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.
-
Correctness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran.
-
Security, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan.
2. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai niali yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. 3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. 4. Ekonomis, informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, akan tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
5
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Saripudin, 2008). Atau dengan kata lain, sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia dan komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi) guna mencapai sasaran-sasaran organisasi/perusahaan.
2.4. Komponen Sistem Informasi
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Menurut O‟brien (2005) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi. Pada Gambar 2 berikut tampak skema aktifitas serta komponen dalam SIM.
Gambar 1. Komponen-komponen dan Skema SIM (Sumber: O’Brien, 2005)
Sistem informasi terdiri dari komponen komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model,
6
komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. 1. Komponen input Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Komponen output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4. Komponen teknologi Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Komponen hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Berfungsi sebagai tempat untuk menampung database, atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. 6. Komponen software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. 7. Komponen basis data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di hardware komputer dan
7
menggunakan sofware untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dan diorganisasikan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses dengan software yang disebut DBMS (Database Management System). 8. Komponen kontrol Kontrol atau pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 9. Komponen Jaringan Untuk menghubungkan perangkat komputer dalam satu kesatuan diperlukan media berupa komponen jaringan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan seperti HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Sedangkan komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan.
2.5. Jenis-jenis Sistem Informasi
Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan dalam organisasi. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa jenis yang dapat dilihat pada gambar berikut (gambar 1) :
Gambar 2. Jenis-jenis sistem informasi
8
1. Transaction Processing Systems (TPS) TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer. 2. Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS) OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing. KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka menyampaikannya ke organisasi atau masyarakat. 3. Sistem Informasi Manajemen (SIM) SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data). Dari pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa SIM merupakan jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkan bila diperlukan untuk memberikan data kepada manajemen untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan. Data-data tersebut diolah oleh manajemen menjadi sebuah informasi. 4. Decision Support Systems (DSS) DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung
9
pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan. 5. Expert System (ES) dan Artificial intelegence (AI) AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas.
ES
menggunakan
pendekatan-pendekatan
pemikiran
AI
untuk
menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. ES (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS yang meninggalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan, sedangkan ES langsung menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. 6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Computer Support Collaborative Work Systems (CSCWS) Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCWS yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan. 7. Executive Support Systems (ESS) ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.
2.6 Fungsi Utama Sistem Informasi
1. Mendukung Operasi Bisnis. Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistim informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis seharihari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka
10
kemampuan Sistim Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting. 2. Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial. Sistim informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna. 3. Mendukung Keunggulan Strategis. Sistim informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar
11
3 HASIL DAN PEMBAHASAN
Gagalnya sebuah proyek merupakan hal yang tidak diinginkan oleh semua pihak di dalam sistem. Proyek sistem informasi misalnya, untuk membangun sistem informasi dibutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Namun, hanya karena sedikit kesalahan, proyek tersebut dapat mengalami kegagalan. Dan dari pengalaman para praktisi SI, perencanaan proyek yang matang saja tidak cukup, ada beberapa hal yang harus diperhatikan jika ingin proyek menjadi sukses dan tidak mengalami kegagalan.
3.1 Penyebab Kegagalan Sistem Informasi
Ada beberapa hal yang menyebabkan gagalnya sebuah proyek. Bisa jadi di antara hal tersebut adalah sesuatu yang sangat kecil tetapi berakibat fatal jika dilupakan atau disepelekan oleh developer yang membangun sebuah sistem. Dalam tulisan ini penyebab kegagalan dibagi dalam tiga kategori, yaitu faktor Sumber Daya Manusia (SDM) dan Manajemen, Teknis dan Peralatan, dan faktor lain.
3.1.1 Faktor Sumber Daya Manusia dan Manajemen 1. Skill yang kurang memadai (inkompetensi teknologi) Dalam membangun sebuah sistem informasi tentunya dibutuhkan skill yang memadai. Ambil contoh misalnya dalam membuat sistem informasi sekolah berbasis web. Jika kemampuan developer tidak memadai, maka bisa saja proses pembangunan sistem akan terhambat atau tidak sesuai kriteria yang diinginkan oleh pemilik sistem. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi hambatan jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten
12
dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan. 2. Manajemen yang Buruk Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam Murdaningsih (2009) berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional. Sekitar 30% kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Tidak dapat dielakkan lagi bahwa manajemen yang buruk adalah salah satu faktor penyebab kegagalan proyek sistem informasi. Manajemen adalah hal penting yang harus ada dan dilaksanakan sebaik mungkin demi keberhasilan pembangunan sistem. Memperbaiki manajemen yang buruk adalah salah satu cara untuk menjamin keberlangsungan proyek. Dengan manajemen yang baik, maka kebutuhan di dalam proyek akan tercukupi. 3. Perencanaan yang tidak memadai Perencanaan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam berbagai aspek, oleh karna ini perencanaan yang memadai merupakan salah satu faktor yang dapat menyebabkan berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Jika suatu pengembangan dan penerapan sistem informasi tidak didukung dengan perencanaan yang memadai, maka dapat menyebabkan tidak terpenuhinya keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Tanpa adanya perancanaan yang matang penerapan sistem informasi dapat menjadi hal yang siasia. Pada kenyataannya sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Oleh karena itu, pengembangan
sistem
informasi
memerlukan
suatu
perencanaan
dan
13
implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan. 4. Kurangnya dukungan dari pihak manajemen eksekutif Semua keputusan pada suatu perusahaan berada pada pihak manajemen, jika pihak manajemen memberikan dukungan penuh pada suatu proyek sistem informasi maka hal tersebut akan memberikan dampak positif pada pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut, dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan organisasi yang diperlukan. Jika pihak manajeman kurang memberikan dukungan, maka dapat mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan menjadi sia-sia, karena akan menyebabkan banyak hambatan dalam prosesnya. Dengan adanya sistem informasi akan menyebabkan perubahan pada pengorganisasian pada perusahaan tersebut, jika penerapan sistem informasi tidak mendapatkan dukungan penuh, akan menyebabkan ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran para pegawainya, hal ini pun akan dapat menyebabkan kegagalan dalam penerapan sistem informasi. Oleh karna itu dukungan penuh dari pihak manajemen sangat lah penting dalam menentukan keberhasilan sistem informasi dalam perusahaan. 5. Kesenjangan
komunikasi
antara
pengguna
(end
user)
dengan
perancang sistem informasi Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi. Sikap tersebut akan menentukan tindakan, dan berkaitan dengan tingkat penggunaan serta kepuasan terhadap sistem tersebut. Melibatkan pengguna dalam desain dan operasi sistem informasi adalah salah satu alternatif yang tepat untuk mendukung keberhasilan sistem informasi pada perusahaan. Pengguna akan memiliki kempatan untuk dapat mendisain sistem tersebut sesuai dengan kebutuhannya dan memiliki lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasilnya. Adanya kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung
14
memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer SIM. 6. Harapan dan Tujuan yang kurang jelas Selain berbagai hal diatas, penyebab kegagalan lainnya adalah bahwa terkadang perusahaan tidak memiliki harapan dan tujuan yang jelas dari penerapan sistem informasi, hanya sekedar mengikuti perkembangan zaman atau untuk mengikuti tren penggunaan teknologi sistem informasi. Oleh karena itu perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu apa yang ingin dicapai dan usaha yang gigih dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi. 7. Kurangnya Komitmen Komitmen yang kurang di dalam mengerjakan proyek dapat menyebabkan pembangunan proyek menjadi terhambat bahkan mengalami kegagalan. Komitmen ini bukan hanya dimiliki oleh developer, tetapi harus dimiliki oleh setiap pihak yang berkaitan dengan sistem yang akan dibuat. 8. Mengambil Jalan Pintas Dalam membangun sebuah sistem banyak jalan pintas yang dapat diambil. Misalnya saja, seorang developer pernah membangun sistem yang mirip dengan sistem yang dibangunnya sekarang. Untuk mempersingkat waktu maka ia menggunakan sistem yang dahulu pernah ia selesaikan untuk diterapkan di sistem yang saat ini dia kerjakan. Hal semacam ini dapat berakibat fatal jika dilakukan dengan sembrono, karena belum tentu sistem yang telah dibuat sebelumnya sama dengan sistem yang akan dibangun saat ini. 9. Terlalu Optimis Optimis adalah hal yang penting, tetapi sikap terlalu optimis dapat membuat kita lupa akan tanggung jawab yang harus dilaksanakan berkaitan dengan proyek sistem informasi yang sedang dibangun. Batasilah sikap terlalu optimis ini karena kita harus selalu siaga terhadap keadaan di lingkungan sekitar yang mungkin saja berpengaruh terhadap pembangunan sistem.
15
3.1.2 Faktor Teknis dan Infrastruktur 1. Infrastruktur yang kurang memadai Kebutuhan perusahaan yang jelas tentunya harus ditunjang dengan perangkat hardware, software, dan network yang akan digunakan perusahaan dalam sistem informasi tersebut. Pengembangan yang cepat namun tidak diikuti dengan infrastruktur yang memadai akan menyebabkan kegagalan. Contoh kecilnya yaitu jika perusahaan ingin menggunakan sebuah software baru untuk sistem informasi produksinya namun hardware yang digunakan tidak kompatible atau tidak mampu mendukung penggunaan software yang baru (memorinya sangat minimum dibawah prasyarat software yang akan digunakan) maka akan terjadi kegagalan dalam penerapannya. 2. Kesalahan Teknis dalam aplikasi sistem informasi Kesalahan teknis dalam pengaplikasian sistem informasi dapat berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan, apabila sistem informasi yang dibangun tidak dikerjakan (diterapkan) secara cermat dan teliti, maka besar kemungkinan sistem tersebut akan memiliki kesalahan/kelemahan teknis yang membuat sistem tidak mampu bekerja secara normal ataupun sesuai dengan yang diharapkan. Hal ini bila tidak diperhatikan secara seksama akan mengakibatkan kegagalan dalam sistem informasi di perusahaan. 3. Penerapan sistem informasi yang tidak tepat Sistem informasi bagi suatu perusahaan dapat memberikan banyak peranan mulai dari peranan dalam fungsional proses bisnis hingga pada penciptaan keunggulan kompetitif bagi perusahaan tersebut. Keberhasilan atau kegagalan pemanfaatan sistem dan teknologi informasi bagi organisasi atau perusahaan dalam peranan tergantung bagaimana perusahaan tersebut menggunakannya. Penerapan sistem informasi yang tidak tepat sesuai peruntukannya dan kurang optimal akan berimplikasi pada kegagalan dan kerugian bagi organisasi atau perusahaan. 4. Data yang digunakan Hal lain yang tidak jarang luput dari penerapan sistem informasi adalah sistem data. Data juga merupakan faktor yang memegang peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Karena output yang dihasilkan oleh suatu sistem
16
informasi bermula dari input data. Sehingga, kurangnya perolehan data (data tidak lengkap atau kurang memadai) dan pengolahan serta keakuratan data dapat memicu kegagalan dari sebuah sistem informasi yang dibangun oleh suatu perusahaan. Kurangnya input data dari end user dapat mengakibatkan kesalahan informasi yang akan dihasilkan, dimana informasi tersebut akan sangat membantu user dalam melakukan suatu tindakan. 5. Kurangnya sistem Pengamanan Sistem Pengamanan (security) merupakan kebijakan, prosedur, dan pengukuran teknis yang digunakan untuk mencegah akses yang tidak sah, perubahan program, pencurian, atau kerusakan fisik terhadap sistem informasi. Sistem pengamanan terhadap teknologi informasi dapat ditingkatkan dengan menggunakan teknik-teknik dan peralatan-peralatan untuk mengamankan perangkat keras dan lunak komputer, jaringan komunikasi, dan data 6. Kesalahan (errors) Komputer dapat juga menyebabkan timbulnya kesalahan yang sangat mengganggu dan menghancurkan catatan atau dokumen, serta aktivitas operasional organisasi. Kesalahan (error) dalam sistem yang terotomatisasi dapat terjadi di berbagai titik di dalam siklus prosesnya, misalnya: pada saat entri-data, kesalahan program, operasional komputer, dan perangkat keras.
3.1.3 Faktor Lain Yang termasuk faktor lain adalah hal-hal diluar faktor SDM maupun teknis dan peralatan, faktor tersebut adalah bencana yang tidak diduga/ diharapkan akan terjadi. Perangkat keras komputer, program-program, file-file data, dan peralatanperalatan komputer lain dapat dengan seketika hancur oleh karena adanya bencana, seperti: kebakaran, hubungan arus pendek (listrik), tsunami, dan bencana-bencana lainnya. Jika bencana ini menimpa, mungkin perlu waktu bertahun-tahun dan biaya yang cukup besar (jutaan dan bahkan mungkin milyaran rupiah) untuk merekonstruksi file data dan program komputer yang hancur.
17
3.2 Faktor Keberhasilan Sistem Informasi
Dari penjelasan penyebab-penyebab kegagalan SIM diatas, tampak bahwa peluang kegagalan penerapan sistem informasi terutama yang berbasis komputer sangat besar, maka perlu peninjauan terhadap masing–masing faktor kegagalan tersebut secara cermat serta antisipasi yang tepat. Dari sisi SDM, faktor kesuksesan penerapan SIM adalah: 1. Kemampuan SDM yang memadai, dengan perekrutan tenaga yang ahli (teknisi) dalam perancangan SIM. 2. Manajemen yang baik, ditandai dengan dukungan dari pihak eksekutif, keterlibatan end user, dan komunikasi yang baik antara berbagai pihak yang berkepentingan. 3. Perencanaan yang memadai, serta tujuan dan harapan yang jelas akan hasil dari penerapan SIM 4. Komitmen seluruh pihak yang berkentingan 5. Mengambil langkah pembangunan dan penerapan SIM secara bertahap, tidak sekedar copy-paste sistem yang telah dibuat perusahaan lain atau dari sistem sebelumnya, perlu disesuaikan dengan kondisi sekarang. Dari sisi Teknis dan infrastruktur, faktor kesuksesan penerapan SIM adalah: 1. Menggunakan Infrastruktur (hardware, software dan network) yang sesuai atau bahkan lebih baik dari pada yang dibutuhkan. 2. Sistem pengamanan yang baik 3. Penerapan sistem informasi yang tepat sasaran 4. Keakuratan dan kelengkapan data (input source)
Selain itu sebaiknya dalam pembuatan sistem informasi harus melalui proses yang tepat. Fuadi (1995) menjabarkan empat langkah yang perlu diketahui perusahaan untuk penyempurnaan suatu sistem informasi. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut: 1. Analisa sistem. Pada langkah ini dilakukan survei intensif atas sistem yang ada dan kebutuhan pengolahan data informasi di masa depan. Suatu analisa dilakukan atas
18
informasi yang diperoleh dalam survei. Selanjutnya, analisa tersebut mencoba untuk mengetahui apa masalah-masalah utama yang terdapat dalam sistem yang telah ada. Selanjutnya, dilakukan sintese system, yaitu pengumpulan hasil survei dan analisa untuk merancang rekomendasi bagi revisi sistem yang telah ada atau mengembangkan suatu sistem baru. Analisa tersebut harus mencakup evaluasi mengenai kebutuhan informasi bagi para manajer dan para pemakai sistem lainnya. Dengan begitu, akan diketahui kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem tersebut. 2. Desain sistem Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem baru. Untuk itu, harus dibuat rencana pengembangan yang disiapkan pada langkah analisa sistem. Desain sistem harus dimulai dengan spesifikasi output sistem yang diperlukan yang mencakup isi, format, volume, serta frekuensi laporan dan dokumen. Selanjutnya menentukan isi dan format input sistem dan file. Setelah itu dilakukan desain mengenai langkahlangkah pengolahan, prosedur-prosedur, dan pengendalian. Serta kegiatan untuk menyiapkan suatu sistem implementasi sistem yang baru. 3. Implementasi sistem. Pertama-tama
dilakukan
perencanaan
dan
penjadwalan
aktivitas
implementasi agar dapat dikordinasi dengan baik. Selain itu, bila perlu, dilakukan penerimaan pegawai baru dan pelatihan kepada pegawai baru baru serta realokasi pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu dilakukan pengujian terhadap prosedur baru dan bila perlu dilakukan modifikasi. Standar dan pengendalian atas sistem yang baru harus diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap perlu dibuat. Penggunaan sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan untuk periode yang singkat dan hasilnya kemudian dibandingkan untuk meyakinkan bahwa sistem baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama. Tahap akhir dari implementasi adalah mengganti sistem lama dengan sistem baru. 4. Tinjau ulang sistem (Review). Review tersebut dilakukan tidak lama setelah sistem baru dioperasikan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan yang ada dan mengoreksinya. Hal ini dilakukan supaya hal-hal kecil yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat
19
penggantian sistem dapat diketahui. Review tersebut harus dilakukan secara periodik. Terkadang review akan menunjukkan modifikasi besar atau penggantian yang perlu dilakukan dan prosesnya akan dimulai lagi seperti pada langkah pertama.
20
4 KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Keberhasilan atau kegagalan implementasi dan pengembangan suatu sistem informasi tergantung dari peranan sumber daya manusia yang ada, baik karyawan maupun manajer eksekutif. Keputusan dalam menggunakan sistem informasi yang sudah ada atau mengembangkan sebuah sistem informasi baru yang lebih menunjang bagi perusahaan merupakan keputusan yang dibuat oleh pihak manajemen eksekutif. Jika pihak manajemen kurang mendukung pengembangan suatu sistem informasi baru maka tidak akan ada pengembangan sistem informasi bagi perusahaan. Selain itu keberhasilan atau kegagalan sistem informasi juga dipengaruhi oleh kualitas infrastukturnya (hardware dan software) serta teknis pengoperasiannya.
4.2 Saran
Solusi dari penyebab kegagalan sistem informasi yang teridentifikasi diatas telah dapat diatasi dan dijabarkan dalam faktor-faktor penyebab keberhasilannya, sedangkan untuk pencegahan faktor lain seperti bencana yang tidak terduga, atau meminimalkan dampaknya, setiap organisasi yang dalam aktivitasnya telah memanfaatkan teknologi informasi sebaiknya sudah memiliki hal-hal berikut: 1. Rencana Kesinambungan Kegiatan (pada perusahaan dikenal dengan Bussiness Continuity Plan) yaitu suatu fasilitas atau prosedur yang dibangun untuk menjaga kesinambungan kegiatan/layanan apabila terjadi bencana. 2. Rencana Pemulihan Dampak Bencana (Disaster Recovery Plan), yaitu fasilitas
atau
prosedur
untuk
memperbaiki
dan/atau
mengembalikan
kerusakan/dampak suatu bencana ke kondisi semula. Disaster recovery plan ini juga meliputi kemampuan untuk prosedur organisasi dan back up pemrosesan, penyimpanan, dan basis data.
21
DAFTAR PUSTAKA
Fuadi, A. 1995. Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi. Majalah Manajemen. Edisi September-Oktober. O‟Brien, J. A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Murdaningsih A. 2009. Analisis Pengaruh Partisipasi pemakai terhadap Kepuasan Pemakai Sistem Informasi dalam Pengembangan Sistem Informasi dengan Dukungan Manajemen Puncak, Komunikasi PemakaiPengembang, Kompleksitas Sistem, Kompleksitas Tugas, pengaruh Pemakai sebagai
Variabel
Pemoderasi[skripsi].
Fakultas
Ekonomi
Jurusan
Akuntansi, Universitas Muhammadiyah. Surakarta. Saripudin. 2008. Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen. [pdf].[diakses pada 20 Oktober 2013]. Tersedia pada http://file.upi.edu/Direktori/FPIPS/ PRODI._MANAJ._PEMASARAN_WISATA/132320795%20-%20saripudi n/Sistem%20Informasi%20Manajemen%20Pemasaran%20Pariwisata/Lectur e_ 1 _Gambaran_Umum_Sistem_Informasi_Manejemen_pert-1.pdf
