FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI Ditulis untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen yang diampu oleh
Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc
Disusun oleh : Tino Fardiansyah P056132942.49e
Program Pasca Sarjana Manajemen dan Bisnis Institut Pertanian Bogor 2013
BAB I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Perkembangan dunia usaha telah membuat persaingan usaha menjadi semakin ketat. Setiap perusahaan harus dapat bersaing agar bisa bertahan ataupun mengembangkan usahanya. Untuk itu perusahaan harus dapat mengalokasikan sumberdaya yang dimilikinya secara efisien dan efektif. Perusahaan dituntut untuk cepat tanggap menghadapi berbagai situasi yang berasal baik dari eksternal maupun internal. Perusahaan juga dituntut untuk terus berinovasi agar dapat mempertahankan posisinya dan tidak tertinggal oleh pelaku bisnis lainnya yang ada di lingkungan usaha perusahaan tersebut. Hal ini mencakup ke dalam berbagai macam lini manajemen perusahaan baik dari pemasaran, keuangan, produksi maupun sumber daya manusia. Berbagai hal yang telah disinggung diatas harus dapat disikapi dengan tepat oleh manajemen baik dari sisi ketepatan kebijakan, taktik dan strategi yang diambil maupun waktu pengambilan keputusan tersebut. Untuk melakukan hal tersebut, para pelaku usaha tersebut memerlukan informasi yang cukup pada saat pengambilan keputusan atau pelaksanaan kegiatan usaha dilakukan. Ketersediaan informasi yang sesuai dengan kebutuhan para pengambil keputusan dan ketersediaan pada waktu yang tepat menjadi menjadi suatu hal yang mutlak bagi perusahaan apabila mereka tidak ingin salah atau terlambat dalam bertindak. Untuk itu pengelolaan informasi yang efektif menjadi hal yang penting bagi setiap perusahaan dalam menjalankan usahanya. Agar manajemen informasi dapat berjalan dengan baik diperlukan suatu system yang mengatur informasi sebagai suatu sumberdaya yang penting bagi perusahaan yang kita kenal sebagai Sistem Informasi Manajemen. Agar sistem ini berjalan dengan baik, maka kita perlu mengetahui faktor-faktor yang menentukan agar sistem ini bisa berjalan dengan baik begitupula dengan faktor faktor yang bisa menghambat sistem ini. Hal ini tentu mencakup seluruh aspek dari sistem informasi itu sendiri baik dari sisi data, pengguna, perancang sistem, tools yang digunakan dan hal-hal lain yang mendukung berjalannya sistem ini .
1.2 Tujuan Tujuan dari penulisan makalah ini mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan atau kesusksesan dalam implementasi sistem informasi dalam suatu perusahaan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Data dan Informasi. Untuk bisa menjalankan sistem informasi dengan baik maka kita harus mengetahui sumberdaya yang akan dikelola pada sistem informasi. Data didefinisikan sebagai “fakta-fakta dan angkaangka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai” (McLeod,1996). Sedangkan Informasi adalah “data yang telah diproses atau data yang memiliki arti,” (McLeod,1996) Maka dari definisi-definisi tersebut dapat kita simpulkan bahwa sekumpulan data yang ada belumlah dapat digunakan sebelum diolah lebih lanjut. 2.2 Manajemen Informasi Manajemen informasi didefinisikan sebagai “The collection and management of information from one or more sources and the distribution of that information to one or more audiences” (Wikipedia, 2013). Selain itu juga ada yang mendefinisikan Manajemen Informasi sebagai “The discipline that analyzes information as an organizational resource. It covers the definitions, uses, value and distribution of all data and information within an organization whether processed by computer or not. It evaluates the kinds of data/information an organization requires in order to function and progress effectively.” (encyclopedia2.thefreedictionary.com,2013) dari definisidefinisi tersebut maka dapat kita simpulkan bahwa manajemen informasi adalah suatu kegiatan mulai dari mengumpulkan data, mengolahnya, menganalisa dan mendistribusikan informasi kepada penggunanya.
2.3 Sistem Informasi Manajemen 2.3.1 Sistem Sebelum membahas mengenai Sistem Informasi Manajemen, ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu definisi dari sistem. Sistem didefinisikan sebagai kelompok elemen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melaluisebuah proses yang terorganisasi. Menurut O’brien (2010), setiap sistem setidaknya terdiri dari tiga komponen atau fungsi dasar yang saling berinteraksi, yaitu : a) Masukan (input) meliputi kegiatan penangkapan (capturing) dan pengumpulan (assembling) elemen yang akan dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses. Masukan dapat dibedakan menjadi maintenance input yang memungkinkan sistem dapat beroperasi dan signal input yang nantinya akan diolah menjadi produk. Contohnya, bahan baku, data, dan energi.
b) Pemrosesan (processing) meliputi proses pengubahan masukan menjadi keluaran. Contohnya, proses pembuatan mobil. c) Keluaran (output) meliputi proses pemindahan elemen yang telah melewatitahap pemrosesan ke tujuan akhir yang ditetapkan. Keluaran dari sebuahsistem selalu berupa keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 2.3.2 Sistem Informasi Manajemen Definisi Sistem Informasi Manajemen adalah “a collection of men,tools, procedures and software to perform various business tasks at various levels in the organization” (Tripathi,2011) sedangkan menurut menurut O’Brien (2005) Sistem Informasi Manajemen merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen :
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk,dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. i.
Komponen input. Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
ii.
Komponen model. Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
iii.
Komponen output. Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
iv.
Komponen teknologi. Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
v.
Komponen hardware. Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
vi.
Komponen software. Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
vii.
Komponen basis data. Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
viii.
Komponen control. Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
ix.
Komponen Jaringan Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan.
BAB III PEMBAHASAN 3.1.
Alasan Perusahaan Menerapkan Sistem Informasi Manajemen
Seperti yang telah diuraikan sebelumnya, perusahaan perlu dapat bertindak dengan tepat dan dalam waktu yang tepat pula. Untuk melakukan itu para pelaku usaha memerlukan informasi yang cepat dan akurat. Adapun beberapa hal yang menjadi tujuan para pelaku adalah : 1 Meningkatkan efisiensi Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Bagi perusahaan perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur misalnya, ketepatan ketersediaan bahan baku pada saat produksi menjadi faktor yang sangat penting dalam menentukan besarnya biaya yang akan dikeluarkan. Pada satu sisi perusahaan tidak ingin memiliki tingkat inventory yang melebihi dari level yang mereka inginkan baik itu bahan baku maupun barang jadi tetapi di sisi lain mereka juga tidak menginginkan terjadinya ketidak tersediaan bahan baku pada saat proses produksi karena hal ini akan membuat biaya membengkak. Pada perusahaan-perusahaan yang sudah sangat canggih, banyak dari mereka bahkan yang telah menerapkan metode JIT (Just In Time) yang mana pada kondisi tersebut besarnya inventory mereka adalah zero. Hal ini tidak akan dapat mereka lakukan tanpa adanya dukungan manajemen informasi yang sangat reliabel. 2 Menghasilkan inovasi dalam bisnis Dengan ketersediaan informasi yang memadai, banyak perusahaan yang dapat melakukan inovasi dalam bisnisnya. Inovasi tersebut mencakup dalam berbagai lini kegiatan mereka mulai dari product development, selling system, sistem logistik, Inventory dan berbagai lini lainnya. Sebagai contoh, perusahaan yang memiliki sistem informasi monitoring yang baik terhadap customernya dapat memberikan keunggulan dengan menciptakan produk yang tepat sesuai dengan kebutuhan konsumennya. 3 Monitoring Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Melalui sistem
informasi, perusahaan dapat memonitor kegiatan usahanya dengan baik dan dapat segera bertindak apabila terjadi suatu hal yang tidak berjalan sebgaimana mestinya.
3.2 Proses Development System. Sebelum mengkaji lebih jauh mengenai faktor-faktor yang menentukan keberhasilan ataupun kegagalan dalam penerapan Sistem Informasi, sebaiknya kita melihat terlebih dahulu tahapan yang harus dilakukan untuk menerapkan sistem tersebut.
Gambar 3.1 Information System Development Cycles (sumber : O’Brien, Introduction to Information system, p410)
Pada gambar diatas dengan jelas kita dapat melihat tahapan yang harus dilalui yaitu: System Investegation, Pada tahapan ini dilakukan penelitian studi kelayakan pembangunan sistem ini. Cost-benefit yang didapat dari penggunaan system harus sudah bisa ditentukan sekaligus penentuan apakah project ini bisa jalan terus atau tidak.
System Analysis, Pada tahapan ini harus dilakukan penelitian yang baik dan mendalam mengenai kebutuhan atau alasan mengapa sistem dibangun, output apa saja yang dibutuhkan oleh pengguna, masalah atau oportunity apa saja yang bisa didapat. Pada tahapan ini harus ditemukan solusi terkait permasalahan yang ingin diselesaikan serta membangun fungsi logic dari sistem tersebut. System Design, menentukan spesifikasi hardware, software, database bahkan skill pengguna yang diperlukan agar sistem bisa berjalan dengan baik. System Implementation, membangun hardware,software,database dan skill pengguna agar sesuai dengan system design yg telah dibuat. Melakukan pengujian pada system tersebut dan melakukan perubahan bisnis system terkait dengan penggunaan system yang baru. System Maintenance, melakukan review terhadap system yang sudah diimplementasikan dan memodifikasinya agar lebih sesuai dengan bisnis yang berjalan.
3.3 Faktor Faktor yang menentukan keberhasilan dan kegagalan pada penerapan Sistem Informasi 3.3.1 Faktor yang menetukan keberhasilan Agar dapat melaksanakan siklus pembangunan sistem seperti yang sudah diuraikan diatas, menurut O’Brien (2005), berikut ini beberapah faktor yang membuat implementasi system berhasil : 1. Adanya dukungan dari manajemen eksekutif. Tanpa adanya dukungan dari manajemen eksekutif yang memegang keputusan pada perusahaan tentunya mustahil sistem dapat dijalankan dengan baik. Hal ini selain dari sisi financial yang diperlukan untuk membangun system, dukungan terhadap system juga menentukan penerimaan orangorang dalam organisasi dalam menjalankan bisnis denagn menggunakan sistem tersebut. 2. Keterlibatan end user. Dengan adanya keterlibatan end user pada setiap proses tentunya kan membuat pembangunan dan penggunaan sistem ini menjadi lebih efektif. 3. Penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas. Perusahaan harus dapat mendefiniikan dengan jelas kebutuhan-kebutuhannya agar pembangunan model, logic, hardware dan hal-hal yang menjadi penunjang system bisa bekerja dengan reliabel dan akurat sesuai dengan kebutuhan yang ada. Dengan kebutuhan yang jelas para system developer dapat membangun system yang sesuai kebutuhan. 4. Perencanaan yang matang. Hal ini tidak hanya menentukan efisiensi dari pembangunan sistem, tapi juga efesiensi pada tahap penggunaan system yang dibangun. Selain itu
efektifitas dari system juga dapat optimal dengan perencanaan yang matang karena seluruh design benar benar dilakukan dengan seksama. 5. Harapan perusahaan yang nyata. Dengan harapan yang nyata para developer dapat dengan efektif bekerja membangun sistem yang sesuai dengan harapan dari perusahaan. Karena tanpa hal ini besar kemungkinan bagi para developer gagal membangun sistem yang sesuai karena ketidak jelasan arah dibangunnya sistem ini.
3.3.1 Faktor yang menyebabkan kegagalan Selain dengan faktor-faktor yang menentukan keberhasilan, hal-hal yang menyebabkan kegagalan juga ada pada proses penerapan Sistem Informasi. Adapun hal-hal tersebut adalah : 1. Kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user. Akibat dari kurangnya dukungan dari para eksekutif biasanya menyebabkan pendanaan project menjadi kurang, selain itu proses system analisys juga berjalan kurang sempurna karena resistensi ini menyebabkan informasi yang dibutuhkan para developer juga kurang. Selain itu,kKurangnya keterlibatan end user pada siklus pembangunan sistem dapat membuat tidak efektifnya bahkan kegagalan dalam proses implementasi sistem. Sebagai contoh, sering terjadi pada siklus system analysis end user tidak turut serta bersama dengan para developer system menentukan goal atau tujuan dari dibangunnya sistem tersebut sehingga menjadikan sistem dibangun dengan dasar asumsi yang salah. 2. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah. Hal ini menyulitkan para developer dalam membuat system karena proses logic dari sistem menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan dan mengganggu efektifitas dari proses siklus development system. 3. Inkompetensi Secara Teknologi. Pembangunan sistem informasi tentunya tidak terlepas dengan keberadaan Teknologi Informasi sebagai bagian dari Sistem Informasi itu sendiri. Ketidakmampuan dari orang-orang yang terlibat dalam Sistem Informasi ini tentunya akan sangat menentukan keberhasilan pembangunan Sistem Informasi ini. Meskipun hampir pada setiap kejadian yang menghadapi masalah ini adalah para end user, tetapi hal ini tidak tertutup juga terjadi di sisi developer. Banyak kasus yang terjadi suatu sistem crash atau down karena kurang kompetennya para developer yang membangun system tersebut.
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan Dalam pembangunan atau penerapan system terdapat suatu siklus yang disebut dengan Information System Development Cycles. Hal ini merupakan proses-proses atau tahapan yang selalu dilalui dalam perkembangan Sistem Informasi Manajemen dalam mendukung kebutuhan perusahaan. Adapun beberapa faktor yang menyebabkan kesuksesan penerapan Sistem Informasi di perusahaan adalah : 1. 2. 3. 4. 5.
Adanya dukungan dari manajemen eksekutif Keterlibatan end user Penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas Perencanaan yang matang Harapan perusahaan yang nyata
Selain faktor-faktor yang menyebabkan keberhasilan juga terdapat faktor yang dapat menyebabkan kegagalan yaitu : 1. Kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user 2. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah 3. Iinkompetensi secara teknologi
4.1 Saran Agar proses atau siklus pembangunan Sistem Informasi dapat berjalan dengan baik, perusahaan harus bisa memperhatikan hal-hal yang menjadi faktor keberhasilan dan kegagalan seperti yang sudah disebutkan diatas pada setiap tahapan siklus.
Daftar Pustaka McLeod Jr,Raymond. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Prentice Hall, Inc. O’Brien JA, Marakas G. 2005. Management Information sistem. Ninth edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc. O’Brien JA, Marakas G. 2010. Introduction to Information sistem. Fifthteen edition. Mc Graw Hill International Edition. Tripathi, K. P. (2011) Role of management information system (MIS) in human resource. International Journal of Computer Science and Technology, 2 (1), 58–62. http://en.wikipedia.org/wiki/Information_management ; 23 November 2013; 01:20 http://encyclopedia2.thefreedictionary.com/information+management ; ; 23 November 2013; 01:20 http://apr1l-si.comuf.com/elemen.php ; 23 November 2013; 00:45
