FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI ORGANISASI
Mata Kuliah
: Sistem Informasi Manajemen
Dosen
: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)
Penyusun
: Tujuan S. Silaen - P056132262.46E
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS PASCASARJANA INSTITUTE PERTANIAN BOGOR 2014 1
DAFTAR ISI DAFTAR ISI.............................................................................................................................2 DAFTAR GAMBAR.................................................................................................................3 BAB I. PENDAHULUAN........................................................................................................4 1.1 LATAR BELAKANG.........................................................................................................4 1.2 TUJUAN PENYUSUNAN MAKALAH............................................................................4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA..............................................................................................5 2.1 SISTEM INFORMASIError! Bookmark not defined......................................................................................................5 2.2. PENYEMPURNAAN SISTEM INFORMASI DI DALAM ORGANISASI…………..9 BAB III PEMBAHASAN........................................................................................................10 3.1 IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PADA ORGANISASI.................................10 3.2. FAKTOR-FAKTOR KESUKSESAN & KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI………………………………………………………………....11 BAB IV...................................................................................................................................15 4.1. KESIMPULAN................................................................................................................15 4.2. SARAN………………………………………………………………………………….15 DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................16
2
DAFTARGAMBAR Gambar 1. Komponen Sistem Informasi..................................................................................5 Gambar 2.TigaPeranUtamaSistemInformasidalamBisnis........................................................6 Gambar 3. Tipe Sistem Informasi............................................................................................7
3
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, dimana system tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedurprosedur yang tergorganisasi. Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis Internet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e- commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya.Teknologi dan sistem informasi berbasis Internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini. Persaingan bisnis saat ini semakin ketat, oleh sebab itu sistim informasi telah menjadi suatu kebutuhan bagi perusahaan dalam menghadapi competitor dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama. Penerapan sistem informasi yang terkelola dengan baik, akan menghasilkan informasi yang tepat dan cepat, sehingga akan membantu para manajer dalam menentukan strategi-strategi bisnis yang tepat dan cepat untuk mencapai visi dan misi perusahaan dengan cara menyediakan informasi-informasi yang dibutuhkan sebagai bahan pertimbangan bagi para pembuat keputusan serta dapat mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses bisnis internal perusahaan dengan dukungan sistem informasi, terutama dalam manufaktur, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan fungsi sumber daya manusia. Namun dalam implementasi suatu sistem informasi masih banyak terdapat isu dan permasalahan yang menyebabkan kegagalan dalam menerapkan sistem informasi baik itu hambatan dari internal maupun eksternal. Dalam paper ini akan membahas faktor - faktor yang mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam implementasi sistem informasi dalam suatu perusahaan. 1.2.
Tujuan Penulisan Makalah Adapun maksud dan tujuan dilakukannya penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor kesuksesan dan kegagalan penerapan sistem informasi di organisasi
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1.
Sistem Informasi Sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi(O’Brien (2005). Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Sistem informasi memiliki lima komponen-komponen, antara lain : 1. Perangkat keras (hardware): merupakan seluruh benda phisik dan material yang dipergunakan dalam memproses informasi, tidak hanya mencakup mesin, seperti komputer dan peralatan lain, namun juga mencakup seluruh data media. 2. Perangkat lunak (software) : kumpulan instruksi untuk memproses informasi, tidak hanya mencakup kumpulan instruksi operasi (program) yang mengarahkan dan mengontrol hardware komputer, tetapi juga kumpulan intruksi untuk memproses informasi (prosedur) yang diperlukan manusia. 3. Orang: Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. Secara umum dapat dibagi dua, yaitu Information System Specialist dan End User 4. Sumber data (database): Data merupakan asset yang berharga dari suatu organisasi sehingga perlu dikelola secara efektif untuk dapat memberikan manfaat bagi seluruh end user dalam organisasi. Data dapat berupa angka, data transaksi bisnis, data berbentuk text yang sering dipergunakan dalam komunikasi tertulis, grafik, gambar, audio, endll. Sumber data dalam sistem informasi secara tipikal sudah diorganisasi, disimpan dan diakses oleh berbagai teknologi sumber data manajemen menjadi database dan konowledge base. 5. Jaringan komputer dan komunikasi data: Sistem penghubung yang memungkinkan sumber dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai. Sumberdaya Network terbagi atas media untuk komunikasi dan Network Support.
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi Terdapat beberapa aktivitas dalam penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi, antara lain : 1. Input : mengcapture data/informasi sehingga siap untuk diproses lanjut. 2. Processing : menghitung, membandingkan, memilih, mengklasifikasikan dan mensummary data sehingga menjadi informasi bagi end user 5
3.
Output : mentransmisikan informasi dalam berbagai bentuk dan menjadikan informasi tersebut availabel kepada end user. Sebagai contoh adalah : report, pesan, form, grafik 4. Penyimpanan : mempertahankan data dan informasi dalam bentuk yang terorganisasi untuk dapat dipergunakan kembali 5. Kontrol : aktivitas untuk mengkontrol kualitas dari setiap aktivitas. Setiap aktivitas memproduksi feedback untuk mengetahui apakah sistem sudah memenuhi standar atau harus dilakukan perbaikan. Sistem informasi memiliki tiga peran utama dalam bisnis yaitu : 1. Mendukung proses bisnis dan operasional 2. Mendukung pengambilan keputusan 3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi dalam Bisnis Sistem Informasi menyediakan informasi untuk medukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan pada organisasi.Setidaknya terdapat enam fungsi dari system informasi, yaitu : 1. Medukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance, manajemen sumberdaya manusia, menajemen operasi dan pemasaran 2. Kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada customer dan kepuasan kustomer 3. Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif 4. Bagian yang penting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif, sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam persaingan global 5. Bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis, sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima 6. Kesempatan pengembangan karier yang dinamis dan menantang bagi masyarakat
6
Gambar 3. Tipe Sistem Informasi
O’Brien (2005) mengklasifikasikan sistem informasi ke dalam dua kelompok besar, yaitu : A. Sistem pendukung operasi (operations support system) Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Pemrosesan lebih jauh oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan,serta memperbarui database perusahaan. sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi tiga bagian, yaitu: 1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sistems) : merupakan bagian yang penting dari sistem pendukung operasi yang bertugas mengolah dan merekam data laporan dari transaksi bisnis, dengan dua prinsip dasar, yakni in batch processing dan in real-time (or online) processing. 2. Sistem Pengendalian Proses (Process Control Sistems) : merupakan sistem yang bertugas mengawasi dan mengendalikan berbagai proses industrial. Contoh pada penyulingan minyak bumi, pembangkit listrik dan sistem produksi baja. 3. Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration Sistems) : Sistem kerjasama perusahaan (Enterprise Collaboration Sistem-ECS) adalah sistem informasi lintas fungsi yang mendukung dan meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kerjasama antara kelompok kerja/bisnis dalam sebuah perusahaan. Misalnya dalam hal ini antara induk dan anak perusahaan. Tujuan dari sistem ini adalah untuk mempermudah proses kerjasama, sehingga menjadi lebih efektif. Peralatan yang digunakan untuk mendukung sistem ini berupa alat komunikasi dan konferensi elektronik, serta alat manajemen kegiatan kerjasama. Alat komunikasi elektronik antara lain Electronic Mail (e-mail), pesan suara 7
(voice mail), faks, publikasi Web dan sistem telepon internet. Alat-alat ini berfungsi untuk mengirimkan berbagai pesan, dokumen dan file dalam bentuk data, teks dan suara, bahkan multimedia, secara elektronik dan melalui jaringan komputer. Sedangkan alat konferensi elektronik berupa konferensi data (data conference), suara dan video (video conference), serta sistem perbincangan dan pertemuan elektronik (electronic meeting sistem). Alat manajemen kegiatan kerjasama berfungsi untuk membantu dalam pengelolaan kegiatan kelompok kerja. B. Sistem pendukung manajemen (management support system) Sistem pendukung manajemen merupakan aplikasi sistemi nformasi yang menyediakan informasi dan mendukung efektivitas keputusan dari manajer. Menyediakan informasi dan mendukung suatu keputusan oleh seluruh tipe manajer dan pebisnis merupakan tugas yang sanga tkompleks.(O’Brian, 2005). Sistem pendukung manajemen dapat dibagi atas tiga tipe, yaitu : 1. Sistem Informasi manajemen menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Contohnya kepada manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan 2. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Sistems) : merupakan suatu sistem yang memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang manajer dalam proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer produksi dapat menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan penjualan dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk. 3. Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Sistems) : merupakan suatu sistem informasi yang menyediakan informasi penting dari berbagai sumber internal dan eksternal yang mudah digunakan oleh para eksekutif dan manajer. Contohnya eksekutif puncak dapat menggunakan terminal layar sentuh untuk segera melihat dan atau menampilkan teks dan grafik yang mencakup bidangbidang utama dari suatu organisasi dan daya saing kinerjanya. Menurut O’Brien (2005), selain jenis sistem informasi di atas, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya, yaitu sebagai berikut: 1. SistemPakar : sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar dan bertindak sebagai konsultan pakar bagi para pemakai. Contoh: penasihat aplikasi kredit, pengawasan proses, dan sistem pemeliharaan diagnosis. 2. Sistem Manajemen Pengetahuan : sistem berbasis pengetahuan yang mendukung pembuatan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. contoh: akses intranet ke praktik-praktik bisnis terbaik, strategi proposal penjualan, dan system pemecah masalah pelanggan. 3. Sistem Informasi Strategis : mendukung operasi dan proses manajemen yang memberi perusahaan produk,layanan, dan kemampuan strategis sebagai keunggulan kompetitif. Contoh : perdagangan saham online, penelusuran pengiriman, dan sistem web e-commerce. 4. Sistem Bisnis Fungsional : mendukung berbagai aplikasi operasional dan manajerial atas berbagaifungsi bisnis perusahaan. Contoh: sistem informasi 8
yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia. 2.2.
Penyempurnaan Sistem Informasi di dalam Organisasi Menurut Fuadi (1995), terdapat empat langkah yang perlu dilakukan untuk menyempurnakan Sistem Informasi agar dapat diterapkan dengan sukses di suatu organisasi, antara lain : 1. Menganalisa sistem : Misalnya, sistem apa yang ingin digunakan dan apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Intinya, manajemen perusahaan harus memiliki perencanaan yang matang Oleh karena itu,perusahaan dapat melakukan peninjauan terlebih dahulu, sehingga dapat merekomendasikan jenis sistem baru yang cocok untuk dikembangkan. Peninjauan tersebut mencakup pengetahuan tentang sistem lama dan berbagai masalah yang timbul dari penerapannya. 2. Merancang sistem. Setelah mengetahui jenis sistem yang dibutuhkan, manajemen perusahaan mulai merancang sistemnya. Oleh karena itu, sebaiknya manajemen perusahaan memiliki pengetahuan yang memadai tentang komponen sistem, cara mengoperasikannya, permasalahan yang ditimbulkan dan cara pemecahan permasalahan. Jika memungkinkan, manajemen perusahaan meminta bantuan seorang konsultan. 3. Menerapkan sistem. Manajemen perusahaan sebaiknya menerapkan sistem baru di perusahaannya secara bertahap. Tahap visi, dimana perusahaan meninjau kembali tujuan implementasi TI. Hal yang paling penting adalah adanya dukungan dari manajemen eksekutif perusahaan dan keterlibatan dari seluruh end-user. Tahap investasi. Perusahaan dapat menentukan jenis dan intensitas penggunaan fasilitas pengolahan, mengetahui peluang reaksi pelanggan, mengukur manfaat dan membuat account yang terpisah. Tahap kultivasi, dengan melakukan pengawasan terhadap penerapan TI dan memperbaikinya jika tidak berjalan dengan semestinya. Tahap memanen. Perusahaan perlu menyadari bahwa harus investasi di bidang TI memerlukan waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, sebaiknya, perusahaan tetap berada di jalur yang benar dan senantiasa melaksanakan hal-hal yang positif agar implementasi TI di perusahaannya membuahkan hasil 4. Melakukan evaluasi sistem. Tahap ini merupakan tahap yang terakhir, dimana manajemen perusahaan merencanakan berbagai langkah strategi yang akan dijalankan perusahaan dan bagaimana penerapan sistem informasi yang ada dikembangkan. Setelah itu, manajemen perusahaan senantiasa mengevaluasi penerapannya, sehingga dapat belajar dari kesalahan yang ada dan memperbaikinya. Dengan proses pembelajaran tersebut, diharapkan sistem informasi perusahaan akan semakin baik dari tahun ke tahun.
9
BAB III PEMBAHASAN
3.1.
Implementasi Sistem Informasi pada Organisasi Implementasi suatu sistem informasi merupakan suatu proyek yang menuntut kerja keras dan kerja cerdas serta membutuhkan tekad dan komitmen yang kuat, dan dukungan penuh dari level executive (top management) sampai ke End User yang bertekad untuk menciptakan “success story and change management”, demi tercapainya hasil pekerjaan dengan tingkat efisien dan efektif, menghasilkan suatu informasi yang uptodate dan dibutuhkan level manajemen untuk pengambilan keputusan strategi bisnis yang inovatif dan kreatif. Implementasi sistem informasi harus terintegrasi dan tidak dapat bekerja sendiri, Implementasi sistem informasi harus dijadikan pekerjaan utama dan adanya perubahan cara kerja dan pola pikir (mindset). Dalam praktek bisnisnya, pada tahapan implementasi suatu sistem informasi, sering terjadinya kegiatan secara parallel run (sistem baru dan sistem berjalan dilakukan bersamaan). Hal ini yang membuat pengguna merasa enggan, terbeban dan tidak termotivasi untuk melakukan trial simulasi, implementasi untuk melakukan penginputan data pada sistem informasi baru yang belum dikenal. Hal ini dapat terlihat dengan ketidakhadiran dan tidak terlibat aktif pengguna dalam pelatihan-pelatihan simulasi sistem informasi. Salah satu cara untuk mengatasi permasalahan tersebut, biasanya perusahaan melakukan penambahan tenaga outsourcing (tenaga kontrak) untuk penginputan pada aplikasi program baru tersebut. Hal ini akan berakibat bahwa orang yang mengetahui detail dan memahami cara kerja aplikasi program baru tersebut adalah tenaga kerja outsourcing (tenaga kontrak) tersebut, dan apabila masa kerja tenaga kerja kontrak berakhir, maka akan terjadi lagi permasalahan dimana pengguna belum mengetahui detail cara kerja aplikasi program tersebut. Tantangan terbesar dalam melakukan implementasi suatu sistem informasi yang terintegrasi adalah bukan dari penggunaan cara kerja perangkat teknologi informasi dan sarana infrastruktur teknologi modern yang digunakan dalam melakukan implementasi suatu sistem informasi yang terintegrasi. Tantangan yang terbesar dalam melakukan implementasi suatu system informasi yang terintegrasi adalah faktor sumber daya manusia. Mengubah pola pikir (mindset) orang untuk melakukan perubahan cara kerja dari cara kerja tradisional (manual) menjadi cara kerja dengan system komputerisasi (automate system) merupakan tantangan yang berisiko tinggi dan memerlukan waktu yang relatif lama. Untuk meningkatkan pembaharuan kinerja melalui penerapan sistem informasi, perlu dilakukan usaha untuk mengubah budaya cara kerja untuk mendukung perubahan cara kerja dengan sistem komputerisasi Peranan level top management dan manajerial sebagai role model yang terlibat secara aktif dalam proses perubahan budaya Kerja ini akan diikuti oleh jajaran middle manajemen, lower manajemen sampai dengan jajaran terbawah. Implementasi sistem informasi pada organisasi akan dinilai bermanfaat jika informasi yang dihasilkan bernilai dan memberikan peluang pengambilan keputusan yang tepat melalui akurasi, kecepatan dan ketepatan informasi yang disampaikan. Pengambilan keputusan yang tepat tersebut akan mendukung efektivitas dari implementasi proses bisnis dalam suatu organisasi dan menjadikan organisasi mampu memenangkan persaingan dengan pesaing bisnisnya. Sebaliknya implementasi sistem informasi pada organisasi akan dinilai tidak bermanfaat bila informasi yang diharapkan oleh pengguna tidak tersedia secara akurat dan cepat, tidak bisa mendukung manajemen dalam mengambil suatu keputusan, kesulitan dalam mengakses/menggunakan data, biaya untuk membangun dan mengembangkan sistem dinilai lebih mahal dari manfaat yang dihasilkan bahkan data-data yang diharapkan oleh manajemen 10
tidak tersedia 3.2.
Faktor-Faktor Kesuksesan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi Ada tiga isu pokok dalam permasalahan kesuksesan dan kegagalan penerapan sistem informasi di dalam organisasi, antara lain : 1. Investasi yang nilainya besar (waktu, tenaga dan biaya) yang sudah dikeluarkan untuk mendesain, mengembangkan IT (Information Technology) untuk mengimplementasikan sistem informasi, namun dalam penerapannya tidak terutilisasi secara maksimal 2. Penerapan IT (Information Technology) yang tepat untuk megimplementasikan sistem informasi dapat memberikan manfaat yang luar biasa bagi organisasi 3. Mulai menurunnya nilai investasi di bidang TI karena rendahnya pemahaman TI dikalangan pemimpin perusahaan, keterbatasan pendanaan, langkanya tenaga TI yang berpengalaman dan terampil, lemahnya infrastruktur komunikasi, dan masih murahnya tenaga kerja manual, Marginal cost cenderung meningkat sementara marginal revenue tetap (flat). Keberhasilan penerapan sistem informasi disebabkan beberapa hal, antara lain : 1. Keterlibatan pengguna 2. Dukungan pimpinan (manajemen eksekutif) 3. Kejelasan pernyataan kebutuhan 4. Perencanaan yang tepat 5. Harapan yang realistis. Sedangkan menurut Laudon, faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem menurut yaitu: 1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume transaksi on-line. 2. Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview. 3. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi. 4. Tujuan suatu organisasi tercapai. 5. Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan penjualan dan profit. Berdasarkan referensi O’Brien, kegagalan penerapan sistem informasi disebabkan karena beberapa hal berikut : 1. Kurangnya input dari end user. Keterlibatan user dalam proyek SI dapat mempercepat proses pengembangan karena yang memahami proses bisnis di unit kerjanya adalah User sehingga apabila User terlibat maka semua kebutuhan user yang diinginkan dapat disampaikan langsung dan tepat ke programmer IT dan secara tidak langsung dapat mengurangi mispersepsi dalam pengembanga serta elbih banyak kesempatan untuk mengontrol proyek SI tersebut. Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer (user-designer communication gap). 2. Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi dan senantiasa berubahubah. Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu, menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari 11
jalur utama yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan dari perusahaan tersebut. Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi. Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. 3. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen. Dukungan yang kurang dari pihak manajemen dapat menyebabkan pengembangan projek sistem informasi terhambat dan kemungkinan besar dipastikan gagal serta sistem tersebut terancam tidak digunakan. Tetapi sebaliknya jika proyek tersebut didukung penuh oleh manajemen maka projek tersebut akan mendapat perhatian khusus dan akan terus dimonitoring hingga live. Karena setiap ada permasalahan baik itu sisi hardware maupun flow sistem dalam pengembangan dapat terselesaikan dengan cepat, dan dukungan dari manajemen berpengaruh juga terhadap persepsi positif dari para manajemen bawah serta staf IT atau programmer yang mengembangkan sistem sehingga terciptalah sistem yang handal, cepat dan berguna bagi perusahaan. 4. Inkompetensi secara teknologi. Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Sistem informasi yang tidak disosialisasikan akan menyebabkan karyawan tidak dapat menggunakan sistem informasi tersebut. Hal ini akan berdampak pada menurunnya kinerja perusahaan dan kegagalan sistem informasi sehingga sistem informasi yang telah dirancang akan sia-sia serta menyebabkan kerugian materi yang cukup besar. Selain itu, waktu sosialisasi yang singkat dapat menjadi kendala dalam hal penerapan sistem informasi. Karyawan hanya mempelajari sedikit mengenai sistem informasi yang mereka gunakan sehingga kemampuan mereka terbatas. Penyesuaian terhadap strategi penerapan sistem yang baru harus disosialisasikan dengan jelas kepada karyawan Secara umum ada 5 faktor yang berpengaruh pada kesuksesan dan kegagalan implementasi sistem informasi di suatu organisasi, antara lain : 1. Faktor-Faktor Lingkungan (Globalisasi, Lingkungan dinamis, Kompetisi) 2. Faktor Struktur Organisasi Internal • Keselarasan strategis antara struktur dan infrastruktur organisasi dengan struktur dan infrastruktur sistem informasi • Dukungan dan komitmen manajemen puncak untuk sistem informasi • Partisipasi pengguna dalam proyek sistem informasi • Pencocokan kemampuan TI untuk kebutuhan dan tujuan organisasi • Konteks struktur organisasi • Keterampilan teknis dan manajerial yang mencukupi 12
3. Faktor Struktur Tim Proyek • Umpan balik pemimpin proyek untuk tim • Pengalaman pemimpin proyek • Pemantauan dan pengendalian proyek • Pelatihan yang memadai untuk anggota tim • Peer review atas kemajuan proyek • Pengalaman anggota tim • Komitmen anggota tim • Kontrol diri anggota tim 4. Teknologi yang Sesuai dan Metodologi Proyek • Tujuan yang jelas • Rencana proyek yang detail • Lingkup proyek yang tepat • Memanfaatkan metodologi yang efektif • Penggunaan teknologi yang tepat • Implementasi sistem yang efektif 5. Dukungan Pasca Proyek • Pelatihan pengguna • Dukungan software • Pelatihan staf TI • Bantuan tepat waktu pada pengguna Faktor lingkungan memiliki pengaruh terhadap tingkat keberhasilan dan kegagalan TI dalam perusahaan karena lingkungan eksternal memiliki daya dorong yang memaksa organisasi untuk menggunakan sistem informasi berbasis IT. Dinamika lingkungan merupakan faktor efektif karena ketidakpastian lingkungan mempengaruhi aplikasi SI perusahaan. Dalam lingkungan yang tidak pasti suatu perusahaan harus memiliki aplikasi strategis tingkat tinggi agar SI sukses karena aplikasi SI strategis adalah salah satu yang memiliki efek yang besar terhadap keberhasilan perusahaan dengan mempengaruhi atau membentuk strategi perusahaan atau memainkan peran langsung dalam pelaksanaan strategi perusahaan. Jika perusahaan adalah perusahaan global, maka harus menyesuaikan proyek SI aslinya dengan anak perusahaan agar sesuai kondisi anak perusahaan. Jika perusahaan tidak mampu mencapai sesuai dengan kebutuhan spesifik, proyek SI mungkin gagal dengan probabilitas tinggi. Perusahaan menerapkan proyek SI untuk mendapatkan keunggulan kompetitif melalui diferensiasi, inovasi pengurangan biaya, dan pertumbuhan. Dalam lingkungan yang sangat kompetitif jika perusahaan tidak mampu untuk mengembangkan dan menerapkan proyek SI yang akan membuat mereka mendapatkan keuntungan kompetitif, perusahaan tidak dapat mencapai kesuksesan proyek SI. Faktor struktur organisasi internal juga mempengaruhi kesuksesan implementasi SI. Harus terdapat keselarasan antara struktur dan infratruktus perusahaan dengan struktur dan infrastruktur SI. Kesesuaian infrastruktur perusahaan dengan infrastruktur SI adalah tonggak penting dalam menerapkan proyek SI sebaliknya proyek akan gagal secara dramatis. Kemampuan TI dalam perusahaan harus sesuai dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan. Jika proyek SI berada dibawah kebutuhan perusahaan akan menjadi tidak berguna karena tidak mampu memenuhi kebutuhan perusahaan. Sebaliknya, jika proyek SI berada diatas kebutuhan perusahaan maka proyek hanya akan mengorbankan waktu dan uang. Konteks struktural organisasi perusahaan juga dapat mempengaruhi kesuksean proyek SI karena organisasi dengan hirarki tradisional berada dalam kesulitan besar karena perusahaan lama tidak memadai untuk memproyeksikan secara rinci. Namun, faktor-faktor ini dapat efektif jika anggota tim memiliki komitmen yang kuat untuk proyek yang juga membuat mereka 13
memiliki kemampuan kontrol diri. Dengan kemampuan ini anggota tim dapat memberikan kontribusi yang efektif untuk proyek yang dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek SI. Tanpa komitmen tertentu, anggota tim tidak bisa bekerja dengan keyakinan keberhasilan yang secara langsung dapat membawa proyek pada kegagalan tertentu. Ada hubungan yang kuat antara keberhasilan proyek dengan teknologi dan metodologi yang dipilih untuk mengembangkan dan melaksanakan proyek TI yang dibutuhkan. Jika perusahaan gagal untuk memilih teknologi dan metodologi yang tepat sangat mungkin bagi mereka untuk mengalami kegagalan pada akhir proyek. Untuk mendapatkan keberhasilan perusahaan harus mulai berpikir tentang proyek dengan mendefinisikan tujuan secara jelas yang juga dapat membantu mereka untuk menentukan ruang lingkup proyek yang tepat. Dengan tujuan dan lingkup proyek yang didefinisikan dengan baik, mereka dapat memilih teknologi dan metodologi yang tepat yang disertai dengan tujuan dan ruang lingkup. Penerapan metodologi yang dipilih mungkin berhubungan dengan kemampuan manajerial dan teknis perusahaan serta kemampuan umum dari tim proyek.
14
BAB IV KESIMPULAN & SARAN
4.1.
Kesimpulan 1. Sistem informasi sangat dibutuhkan dalam menunjang kegiatan operasi organisasi dan mendukung manajamen guna dapat survive dalam menghadapi persaingan bisnis, , walaupun membutuhkan biaya yang tidak sedikit, namun akan memberikan banyak keuntunngan dan kemudahan juga sebagai nilai tambah dalam bisnis suatu perusahaan 2. Secara umum ada 5 faktor yang berpengaruh pada kesuksesan dan kegagalan implementasi sistem informasi di suatu organisasi, antara lain : • Faktor-Faktor Lingkungan (Globalisasi, Lingkungan dinamis, Kompetisi) • Faktor Struktur Organisasi Internal • Faktor Struktur Tim Proyek • Teknologi yang Sesuai dan Metodologi Proyek • Dukungan Pasca Proyek 3. Keberhasilan penerapan sistem informasi disebabkan beberapa hal, antara lain : • Keterlibatan pengguna • Dukungan pimpinan (manajemen eksekutif) • Kejelasan pernyataan kebutuhan • Perencanaan yang tepat • Harapan yang realistis. 4. Kegagalan penerapan sistem informasi disebabkan karena beberapa hal berikut : • Kurangnya input dari end user. • Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi dan senantiasa berubah-ubah. • Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen. • Inkompetensi secara teknologi
4.2.
Saran Sebelum menyusun dan mengembangkan suatu sistem informasi, organisasi sebaiknya mempelajari proses bisnis perusahaan dan mengevaluasi kondisi perusahaan secara menyeluruh sehingga diketahui maksud dan tujuan dari penerapan sistem informasi, hal-hal apa yang menjadi kebutuhan. Atas dasar itulah sistem didefinisikan dan dibangun secara tepat sehingga berjalan dengan efektif.
15
DAFTAR PUSTAKA
1. O’Brien, J. A. and Marakas, G. M. 2011. Management Information System Tenth Edition. Mc.Graw-Hill Companies. New York. 2. O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Salemba Empat. Jakarta. 3. Laudon, Kenneth C. (2005), Sistem Informasi Manajemen Edisi 8, Penerbit Andi, Yogyakarta, 317-326 4. Fuadi, A. 1995. Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi. Majalah Manajemen. Edisi September-Oktober.
16
