FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA SUATU ORGANISASI

WINARNI SAFTARYA TIMEDINA GULTOM P 056132272.46E 2013

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MB-IPB

TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA SUATU ORGANISASI

DOSEN Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS).

DISUSUN OLEH Winarni Saftarya Timedina Gultom P 056132272.46E

DESEMBER 2013

1|P a ge



KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas makalah ini tepat pada waktunya. Makalah ini merupakan tugas dari mata kuliah “SISTEM INFORMASI MANAJEMEN “ melalui tugas ini penulis sebagai mahasiswi dapat mengetahui lebih jauh materi yang telah diberikan oleh dosen kami Bpk. Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (CS). Makalah

yang

berjudul

”FAKTOR-FAKTOR

YANG

MEMPENGARUHI

KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA SUATU ORGANISASI” ini merupakan tugas individu yang merupakan interpretasi penilaian dari mata kuliah ini. Mengenai penjelasan lebih lanjut penulis akan memaparkannya dalam bagian pembahasan makalah ini. Harapan penulis makalah ini dapat bermanfaat bagi pembacanya. Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu menyelesaikan makalah ini.

Jakarta,

Desember 2013

Penulis

i2 | P a g e



DAFTAR ISI

Halaman Kata Pengantar

.........................................................................................

i

Daftar Isi

.........................................................................................

ii

Daftar Gambar

.........................................................................................

iii

BAB I PENDAHULUAN ...............................................................................

1

1.1. Latar Belakang ........................................................................... 1.2. Tujuan Penulisan ........................................................................

1 2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ....................................................................

3

2.1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen .................................... 2.2. Komponen Sistem Informasi Manajemen .................................... 2.3. Peranan Sistem Informasi ...........................................................

3 3 5

BAB III PEMBAHASAN ................................................................................

8

3.1. Kesuksesan Penerapan Sistem Informasi ...................................... 3.2. Kegagalan Penerapan Sistem Informasi ........................................ 3.3. Faktor-Faktor Kesuksesan dan Kegagalan Sistem Informasi ........

8 9 10

BAB IV PENUTUP .........................................................................................

18

4.1. Kesimpulan ................................................................................. 4.2. Saran .........................................................................................

18 19

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................

20

ii3 | P a g e



DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 1.

Komponen Sistem Informasi ..................................................

5

Gambar 2.

Tiga Peran Utama Sistem Informasi .......................................

6

iii4 | P a g e



BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi telah membawa dampak dalam kehidupan masyarakat. Sejak ditemukannya komputer pada tahun 1955, peradaban dunia telah memasuki era informasi. Teknologi informasi dengan komputer sebagai motor penggeraknya telah mengubah segalanya. Pemrosesan informasi berbasis komputer mulai dikenal orang dan hingga saat ini sudah banyak software yang dapat digunakan orang sebagai alat pengolah data untuk menghasilkan informasi. Sistem Informasi Mananjemen (SIM) adalah sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia untuk user dengan kebutuhan serupa (McLeod, 2001). Definisi sistem informasi manajemen, secara umum yang dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”. Bila informasi yang dibutuhkan kurang memadai, dalam kurun waktu tertentu organisasi/perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang dimiliki, sehingga dalam hal pengambilan keputusan-keputusan yang strategis akan sangat terganggu, yang pada akhirnya akan kalah dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama. Penerapan sistem dalam suatu perusahaan tidak terlepas dari permasalahan. Menurut DeLone dan McLean (1992) penerapan suatu sistem dalam perusahaan dihadapkan kepada dua hal, apakah perusahaan mendapatkan keberhasilan penerapan sistem atau kegagalan sistem. Untuk menghindari kegagalan sistem, maka perlu diketahui faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi efektivitas atau keberhasilan implementasi suatu sistem informasi.

15 | P a g e



1.2 Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan penerapan sistem informasi pada suatu organisasi.

26 | P a g e



BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sistem perencanaan bagian dari

pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan sumber daya manusia, dokumen atau sumber data, hardware, software, dan prosedur serta informasi produk oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau strategi bisnis. Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem yang sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi atau badan usaha (perusahaan) tertentu. Sistem informasi seyogyanya mendukung strategi bisnis organisasi, proses bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis (Silver, M., M. Lyne Markus and Cynthia M.B., 1995). Aktivitas sistem informasi berupa input, proses, output penyimpanan dan pengendalian dipadukan dengan teknologi informasi agar saling mendukung, bermanfaat dan memberikan nilai tambah, yaitu hardware, infrastruktur (jaringan), software, brainware dan user, sumber data serta produk informasi. Sistem informasi dalam perspektifnya sebagai alat kontrol digunakan dalam proses monitoring, evaluasi, dan koreksi terhadap sistem agar senantiasa optimal, sedangkan dari fungsinya sistem informasi yang terpadu menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi (O’Brien, 2002).

2.2

Komponen Sistem Informasi Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya

saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemenelemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistemsubsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu

37 | P a g e



fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem. 1.

Komponen input, merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi.

2.

Komponen model, yang berupa kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang memproses data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.

Komponen output, yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4.

Komponen teknologi, yang merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu pengendalian sistem.

5.

Komponen basis data, merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan di dalam komputer dengan menggunakan software database.

6.

Komponen kontrol, merupakan pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gangguan terhadap sistem informasi. Komponen kontrol terdiri atas enam komponen, antara lain: a. Orang (People) Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development). b. Aktivitas Sekumpulan aturan atau tahapan-tahapan untuk membuat, memakai, memproses dan mengolah sistem informasi ataupun hasil keluaran dari sistem informasi tersebut. c. Data Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi. d. Perangkat Keras (hardware) Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, dll.

48 | P a g e



e. Perangkat Lunak (sotfware) Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program. f. Jaringan (network) Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersamasama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda

2.3

Peranan Sistem Informasi Tujuan Sistem Iinformasi Manajemen, yaitu: (1) Menyediakan informasi yang

dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. (2) Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. (3) Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Menurut O’brien (2010) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada Gambar 1.

Gambar 1. Komponen Sistem Informasi Sumber: O’Brien (2010)

59 | P a g e



Sistem informasi manajemen dapat menyediakan berbagai informasi yang diperlukan manajemen sebagai berikut :  Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.  Sistem informasi pemasaran (mark eting information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.  Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems), menyediakan informasi mengenai ketersediaan barang.  Sistem informasi personalia (personal information systems).  Sistem informasi distribusi (distribution information systems).  Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).  Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).  Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).  Sistem informasi analisis software  Sistem informasi teknik (engineering information systems) Tiga peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu: (1) Mendukung proses bisnis dan operasional. (2) Mendukung pengambilan keputusan. (3) Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.

Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi Sumber: O’Brien (2010)

10 6 |P a ge



Peranan sistem informasi untuk operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien. a. Transaction Processing Systems (TPS) TPS berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). TPS mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan. b. Process Control Systems (PCS) Sistem informasi operasi secara rutin membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer. Kilang minyak petroleum dan assembly lines dari pabrik-pabrik yang otomatis menggunakan sistem ini. c. Office Automation Systems (OAS) OAS mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik. Contoh dari office automation (OA) adalah word processing, surat elektronik. electronic mail, teleconferencing, dan lain-lain (Deny, 2009).

11 7 |P a ge



BAB III PEMBAHASAN

Persaingan semakin kompleks di dunia bisnis, mengakibatkan perusahaan sulit untuk memilih dan menerapkan strategi-strategi yang telah ada dalam memenangkan persaingan bisnis. Strategi-strategi yang ada perlu dilengkapi

dengan pelayanan yang cepat dan

berdampak pada biaya yang murah untuk meningkatkan daya saing. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam proses bisnis (Shebab et al., 2004). Persoalannya

sampai

saat

ini

masih

terdapat

perusahaan

yang

belum

mengintegrasikan sistem informasi dalam pengelolaan organisasinya. Selama ini dalam prosesnya perusahaan-perusahaan tersebut hanya didukung oleh aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing (Warta Ekonomi, 2002). Realitas ini dapat menyebabkan mudah terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lokasi kerja satu dengan lokasi kerja lainnya. Tiap individu akan menyampaikan data pada lokasi kerjanya sendiri-sendiri, yang bisa jadi terdapat perbedaan mendasar dalam penyampaian data, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Data yang diintegrasikan ini dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan (Shebab et al., 2004). Perencanaan dan pengembangan sistem informasi merupakan sistem informasi utama dari manajemen sistem informasi (Ball dan Haris, 1982). Menurut McLeod (2001) penggunaan sistem informasi akan memberikan competitive advantage bagi perusahaan karena lebih mampu menangkap fenomena pasar dan keinginan pelanggan.

3.1 Kesuksesan Penerapan Sistem Informasi Kehadiran sistem informasi mampu meningkatkan kinerja perusahaan, namun penerapannya dapat dikatakan berhasil apabila sistem ini terlebih dahulu dapat diterima dan digunakan oleh penggunanya. Penerimaan sistem informasi oleh pengguna tidak terlepas dari kepercayaan-kepercayaan pengguna terhadap sistem atau teknologinya. 12 8 |P a ge



Keberhasilan peranan sistem informasi sebagai fungsi pendukung yang menerapkan informasi akurat setiap saat sehingga dapat mencapai keunggulan kompetitif telah dibuktikan oleh beberapa perusahaan, contohnya : 1.

Bank Central Asia (BCA), berhasil menerapkan teknologi perbankan guna meningkatkan pelayanan kepada nasabah melalui internet banking Klik BCA, ATM, dan mobile banking M-BCA.

2.

DHL, berhasil menerapkan sistem Track and Trace yaitu fasilitas pelacakan kiriman paket yang memungkinkan pelanggan mengetahui sampai dimana paket atau dokumen yang dikirim.

3.

Garuda Indonesia, berhasil menerapkan sistem online reservation melalui internet untuk memudahkan penumpang mengetahui jadwal penerbangan, melakukan pemesanan tiket, online check-in , serta mendapatkan informasi promosi atau paket-paket wisata yang ditawarkan.

4.

Hotel Grand Hyatt Jakarta, berhasil menerapkan Hotel Systems, Catering Systems dan Office Automatic Systems sebagai upaya peningkatan kepuasan pelanggan dalam menggunakan fasilitas penginapan.

3.2 Kegagalan Penerapan Sistem Informasi Kegagalan penerapan sistem informasi disebabkan karena sistem yang digunakan tidak kompatibel dengan proses bisnis dan informasi yang diperlukan organisasi. Kegagalan implementasi sistem informasi menyebabkan hilangnya kesempatan, adanya duplikasi pekerjaan, dan pemborosan sumberdaya. Salah satu faktor penting yang berkontribusi terhadap kegagalan pengembangan dan penerapan sistem informasi adalah user acceptance (Moon dan Kim, 2001). Efektivitas penggunaan sistem informasi dalam proses manajemen kelembagaan sering terhambat oleh banyak faktor non teknis yang tidak dipersiapkan lembaga, yaitu : persiapan SDM, budaya, mekanisme organisasi dan teknis pemeliharaannya. Beberapa perusahaan yang telah mengalami kegagalan penerapan sistem informasi diantaranya : 1.

Implementasi e-government pada beberapa Pemda Dati II di Kalimantan, gagal menerapkan e-governemnt yang sudah di instal dan tergolong lengkap dikarenakan 13 9 |P a ge



SDM atau staf Pemda tidak memiliki pengetahuan dalam penggunaan sistem tersebut. 2.

Ford Motor Company, gagal dalam penerapan sistem knowledge management (KM) yang berbasis TI dengan investasi US$ miliaran menyebabkan putusnya hubungan bisnis 100 tahun dengan Firestone, mismatch ini terjadi dikarenakan tidak terjalinnya komunikasi intens antara Ford dan Firestone sehingga kecanggihan KM tidak banyak berarti.

3.

Industri makanan The Kellog’s Company, gagal menerapkan sistem Oracle yang disebabkan oleh keadaan ekonomi yang tidak berkembang, dan tidak ada pengurangan dalam biaya operasional bisnis (tapi berhasil melangsingkan bisnisnya senilai US$ 70 juta).

4.

Industri peralatan olahraga Reebok, gagal menerapkan sistem SAP karena sistem yang dibuat tidak sesuai dengan proses bisnis yang ada dalam organisasi.

3.3 Faktor-Faktor Kesuksesan dan Kegagalan Sistem Informasi Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan implementasi Sistem Informasi mungkin berbeda dari suatu perusahaan dengan perusahaan yang lain berdasarkan budaya mereka, wilayah, struktur organisasi, lingkungan dan proses bisnis yang mereka hadapi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan peranan sistem informasi dalam suatu organisasi menurut Rosemary Cassafo dalam O’Brien (1999), antara lain : 1.

Partisipasi User dan End User Banyak penelitian yang membuktikan bahwa faktor individu atau perilaku

berpengaruh terhadap keberhasilan teknologi informasi karena tanggapan user terhadap sistem sangatlah berpengaruh terhadap keberhasilan sistem tersebut. Ketidakpuasan pengguna seringkali menimbulkan masalah dan penolakan bagi sistem baru. Doll dan Torkzadeh (1988) melakukan pengujian untuk mengukur tingkat kepuasan user. Penelitian ini juga dilakukan oleh Thai Fung Jen (2002) yang berpendapat bahwa keterlibatan pemakai yang semakin sering akan meningkatkan kinerja SIA dikarenakan adanya pengaruh positif antar keterlibatan pemakai dalam proses pengembangan sistem informasi. Tahun 2002 Tjhai Fung Jen melakukan penelitian untukmengembangkan dan menguji secara empiris suatu kerangka teoritis yang menjelaskan pengaruh partisipasi pemakai dengan pemakaian sistem, Hasil pengujian tersebut menunjukkan bahwa partisipasi 14 | P a g e 10



pemakai dalam pengembangan sistem menghasilkan sikap lebih positif terhadap sistem. Sejak penelitian yang dilakukan oleh Tjhai Fung Jen (2002) partisipasi user dalam pengembangan sistem dipahami sebagai faktor kritis dalam mencapai kesuksesan sistem informasi. Partisipasi user terkait dengan sejauh mana seseorang percaya bahwa suatu sistem memiliki dua karakteristik yaitu kepentingan dan relevansi personal (Jogiyanto, 2007). 2.

Dukungan Manajemen Puncak atau Eksekutif Tjhai Fung Jen (2002) berpendapat bahwa semakin besar dukungan yang diberikan

oleh manajemen puncak akan meningkatkan kinerja SIA dikarenakan adanya pengaruh positif antara dukungan manajemen puncak dalam proses pengembangan SI dengan kinerja SIA. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut, dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan organisasi yang diperlukan. Jika pihak manajeman kurang memberikan dukungan, maka dapat mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan menjadi sia-sia, karena akan menyebabkan banyak hambatan dalam prosesnya. Beberapa resiko dan konsekuensi manajemen yang tidak tepat dalam pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut :  Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.  Melampaui waktu yang telah diperkirakan.  Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan.  Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan. 3.

Perencanaan yang Matang dan Tepat Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu,

menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponenkomponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan. Secara operasional,

Kovacevic dan Maljuf (1993:86) menawarkan enam

perencanaan strategi teknologi informasi yang berkaitan dengan strategi perusahaan untuk mendukung keberhasilan proses bisnis, yaitu : (1) Merumuskan kerangka untuk strategi teknologi informasi, (2) Mengeksplorasi kekuatan eksternal yang menunjukkan kelebihan 15 | P a g e 11



teknloogi informasi, (3) Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dasar teknologi informasi, (4) Mendefinisikan program-program penerapan teknologi informasi, (5) Menyiapkan anggaran dan mengalokasikan sumber daya, dan (6) Mendefinisikan organisasi dan proses manajemen yang mempertimbangkan isu budaya. 4.

Program Pendidikan dan Pelatihan User Nelson (1990), berdasarkan temuannya menyatakan bahwa kesuksesan penggunaan

sistem sangat tergantung pada teknologi itu sendiri dan tingkat keahlian individu yang mengoperasikan. Kegiatan pelatihan ditujukan untuk melatih dan mengembangkan kemampuan pengguna sistem. Selain itu dengan adanya kegiatan pelatihan dapat membangun rasa percaya diri dari user sehingga mengantisipasi timbulnya kecemasan dan penolakan dari user terhadap sistem baru. Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi hambatan jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orangorang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan.Pengembangan sistem informasi sebagai salah satu sarana pencapaian tujuan perusahaan, sehingga keduanya harus relevan, serta perlu disiapkan dengan baik dan matang. Selain itu, perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu yang ingin dicapai dan berusaha dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi. 5.

Kesesuaian Kebutuhan Terhadap Sistem Informasi yang Digunakan Mengidentifikasi kebutuhan terhadap sistem dalam suatu perusahaan merupakan

bagian dari perencanaan sistem informasi yang merupakan komponen penting dalam perencanaan perusahaan. Implementasi sistem tertentu harus dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya yaitu memperkuat proses bisnis, memberikan keunggulan kompetitif, mempermudah pengelolaan sumber daya perusahaan dan penerapan teknologi dalam perusahaan. Enam jenis kegagalan sistem informasi dikategorikan sebagai berikut : (1) Kegagalan teknis, (2) Kegagalan proyek, (3) Kegagalan organisasi, (4) Kegagalan lingkungan, (5) 16 | P a g e 12



Kegagalan pembangunan, dan (6) Kegagalan penggunaan. Faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi dalam blog Setiawan (2013), antara lain : 1.

Scope (Pandangan)

faktor pertama dari penyebab kegagalan penerpan sistem informasi adalah cakupan atau scope proyek yang dilakukan. Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan. Terkadang hal ini yang menjadi perdebatan antara pelaksana proyek dengan pemilik proyek. Scope yang menjadi luas diakibatkan permintaan owner yang datang terus menerus dapat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek dan biaya proyek. Terkadang hal ini dianggap hal sepele bagi sebagian project manager, dimana mereka membuat scope menjadi fleksibel, tanpa dibatasi secara jelas dan dibuat mekanisme perubahan (change request) jika terjadi penambahan scope proyek. Akibatnya terjadi penambahan scope diluar perencanaan yang berakibat pada pembengkakan biaya dan molornya waktu pelaksanaan proyek. Dimensi ini juga menentukan baik buruknya sebuah perencanaan sistem informasi yang dilakukan, dimana hal ini akan menentukan keberhasilan implementasi sistem informasi. 2.

Time (Waktu)

Dimensi berikutnya adalah waktu. Keterlambatan pelaksanaan suatu sistem informasi dapat berakibat fatal bagi implementasi sistem tersebut. Waktu yang terlambat tentunya akan membutuhkan biaya ekstra diluar biaya penyelesaian sistem yang telah direncanakan. Selain itu, keterlambatan juga dapat berakibat pada buruknya image pengembang di mata pemberi proyek. Keterlambatan pelaksanaan proyek dapat disebabkan oleh berbagai hal, diantaranya adalah penambahan scope, pergantian tim proyek di tengah-tengah pelaksanaan proyek atau konflik internal yang terjadi pada perusahaan pemilik proyek. Sehingga manajemen waktu pelaksanaan proyek dengan baik merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam pelaksanaan implementasi sistem informasi. 3.

Cost (Biaya)

Dimensi berikutnya adalah biaya proyek. Masih berkaitan erat dengan scope dan time, biaya proyek pun merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan proyek. Besar kecilnya alokasi biaya untuk pelaksanaan proyek akan mempengaruhi waktu dan tentunya kualitas yang diharapkan. Permasalahan pada dimensi ini biasanya terjadi ketika proyek sudah mengalami keterlambatan dan atau perkembangan scope proyek diluar perencanaan. 17 | P a g e 13


4.


Quality (Kualitas)

Hal penting lain dalam pelaksanaan proyek adalah kualitas proyek tersebut baik desain, maupun informasi yang dihasilkan. Untuk proyek pengembangan sistem informasi, kualitas proyek ditentukan oleh user melalui mekanisme user acceptance test, dimana user akan melakukan pengujian apakah sistem yang dibangun telah memenuhi spesifikasi yang ditentukan sebelumnya. Untuk beberapa kasus tertentu, terkadang kualitas “dikorbankan” demi menekan kerugian atau memperbesar keuntungan. 5.

Human Resource (Sumber Daya Manusia)

Mengelola manusia dengan berbagai karakter bukanlah hal mudah dalam sebuah proyek yang sifatnya sementara dan berlangsung dalam waktu yang relatif singkat. Konflik antar anggota tim maupun konflik antara anggota tim dengan project manager menjadi penghalang yang dapat menggagalkan tercapainya tujuan proyek sesuai dengan perencanaan awal. Isu lain adalah rendahnya kompetensi SDM yang dimiliki dapat mengancam selesainya proyek tepat waktu dengan kualitas yang telah ditentukan. Permasalahan-permasalahan klasik seperti ini terkadang menjadi penting untuk dipikirkan dalam suatu manajemen proyek. Menciptakan iklim kerja yang kondusif mungkin dapat menjadi salah satu alternatif dalam mengatasi permasalahan sumberdaya manusia dalam proyek. 6.

Communication ( Komunikasi )

Kesalahpahaman yang terjadi baik antar tim proyek maupun antara tim proyek dengan project manager dapat memicu konflik yang berpotensi memperburuk atmosfir kerja yang dibangun. Dengan load yang tidak menentu, kesalahpahaman bisa berujung menjadi pertikaian. Untuk itu, komunikasi yang baik antar sesama anggota tim proyek perlu dijalin. Selain itu, kegagalan komunikasi biasanya terjadi ketika mensosialisasikan system task kepada anggota atau transfer knowledge tentang sistem informasi yang akan digunakan. Hal ini dapat berakibat fatal dimana masing-masing anggota proyek akan mempunyai persepsi yang berbeda tentang pekerjaan yang dilakukan. Bahkan besar kemungkinan apa yang dikerjakan oleh anggota tim tidak selaras dengan tujuan dan scope sistem informasi tersebut. 7.

Risk ( Resiko )

Ada 3 (tiga) hal penting dalam manajemen resiko terkait dengan pelaksanaan sistem, yaitu bagaimana merencanakan tindakan korektif atas resiko yang kemungkinan muncul 18 | P a g e 14



(preventive action), atau mengambil tindakan yang diperlukan ketika resiko tersebut terjadi dan tidak dapat lagi dicegah dengan tujuan meminimalisasi dampak yang ditimbulkan akibat resiko tersebut(corrective action), atau menerima resiko tersebut (accepted the risk) jika cost of risk yang ditimbulkan lebih besar daripada mengatasi resiko tersebut. 8.

Project Change ( Perubahan Rencana )

Perubahan lingkungan perusahaan pemilik proyek sistem informasi, baik lingkungan eksternal maupun internal, dapat mengakibatkan munculnya permintaanpermintaan baru yang secara langsung maupun tidak langsung akan mempengaruhi scope proyek yang telah direncanakan. Perubahan tersebut otomatis akan mempengaruhi waktu pelaksanaan dan biaya yang dibutuhkan. Jika perubahan terjadi tanpa adannya penambahan biaya yang sesuai dan atau pemunduran waktu pelaksanaan proyek, maka masalah ini bisa menjadi salah satu penyebab gagalnya proyek. Untuk itu penting bagi project manager dalam mengelola perubahan yang terjadi, salah satunya adalah dengan mengendalikan perubahan melalui change request form yang berarti adanya kesepakatan baru dalam kontrak terkait perubahan yang terjadi. 9.

Desain

Informasi mungkin tidak disediakan secara cepat atau tersedia dalam sebuah format yang tidak memungkinkan bagi pengguna atau menampilkan data yang salah. Pengguna tidak memahami secara teknis dan harus berinteraksi dengan sistem sering menjadi sangat kompleks dan membingungkan. Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak sesuai dengan struktur, budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Dalam tahap implementasi konsultan berada dalam arahan key user, sebab sistem merupakan sebuah paket konfigurasi sistem informasi. Customization dan desain proses biasanya melibatkan hubungan yang kuat antara key user dan consultan (Umble, et al., 2003). Key user menyesuaikan bisnis proses yang ada pada perusahaan dengan melakukan customization software 10.

Data

Data dalam sistem mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi. Informasi dalam bidang-bidang tertentu bahkan membingungkan atau tidak ditunjukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. Informasi yang disyaratkan dalam fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak sesuai. 19 | P a g e 15



Berdasarkan pemaparan berbagai faktor yang mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan penerapan sistem informasi, maka secara garis besar faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan sistem informasi dapat dikategorikan menjadi 5 faktor utama, yaitu : 1.

Faktor-Faktor Lingkungan a) Globalisasi b) Lingkungan dinamis c) Kompetisi

2.

Faktor Struktur Organisasi Internal a) Keselarasan strategis antara struktur dan infrastruktur organisasi dengan struktur dan infrastruktur sistem informasi b) Dukungan dan komitmen manajemen puncak untuk sistem informasi c) Partisipasi pengguna dalam proyek sistem informasi d) Pencocokan kemampuan TI untuk kebutuhan dan tujuan organisasi e) Konteks struktur organisasi f)

3.

Keterampilan teknis dan manajerial yang mencukupi

Faktor Struktur Tim Proyek a) Umpan balik pemimpin proyek untuk tim b) Pengalaman pemimpin proyek c) Pemantauan dan pengendalian proyek d) Pelatihan yang memadai untuk anggota tim e) Peer review atas kemajuan proyek f)

Pengalaman anggota tim

g) Komitmen anggota tim h) Kontrol diri anggota tim 4.

Teknologi yang Sesuai dan Metodologi Proyek a) Tujuan yang jelas b) Rencana proyek yang detail c) Lingkup proyek yang tepat d) Memanfaatkan metodologi yang efektif e) Penggunaan teknologi yang tepat f)

Implementasi sistem yang efektif 20 | P a g e 16


5.


Dukungan Pasca Proyek a) Pelatihan pengguna b) Dukungan software c) Pelatihan staf TI d) Bantuan tepat waktu pada pengguna

21 | P a g e 17



BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan penerapan sistem informasi pada suatu organisasi secara garis besar adalah sebagai berikut : 1.

2.

Faktor-Faktor Lingkungan a)

Globalisasi

b)

Lingkungan dinamis

c)

Kompetisi

Faktor Struktur Organisasi Internal a) Keselarasan strategis antara struktur dan infrastruktur organisasi dengan struktur dan infrastruktur sistem informasi b) Dukungan dan komitmen manajemen puncak untuk sistem informasi c) Partisipasi pengguna dalam proyek sistem informasi d) Pencocokan kemampuan TI untuk kebutuhan dan tujuan organisasi e) Konteks struktur organisasi f)

3.

Keterampilan teknis dan manajerial yang mencukupi

Faktor Struktur Tim Proyek a) Umpan balik pemimpin proyek untuk tim b) Pengalaman pemimpin proyek c) Pemantauan dan pengendalian proyek d) Pelatihan yang memadai untuk anggota tim e) Peer review atas kemajuan proyek f)

Pengalaman anggota tim

g) Komitmen anggota tim h) Kontrol diri anggota tim 4.

Teknologi yang Sesuai dan Metodologi Proyek a) Tujuan yang jelas b) Rencana proyek yang detail c) Lingkup proyek yang tepat 22 | P a g e 18



d) Memanfaatkan metodologi yang efektif e) Penggunaan teknologi yang tepat f) 5.

Implementasi sistem yang efektif

Dukungan Pasca Proyek a) Pelatihan pengguna b) Dukungan software c) Pelatihan staf TI d) Bantuan tepat waktu pada pengguna

4.2 Saran Saran yang perlu diperhatikan dalam penerapan sistem informasi adalah sebagai berikut : 1. Melibatkan semua aspek dalam proses bisnis dalam perencanaan teknologi informasi serta dalam pengembangan sistem aplikasi agar terjadi kerjasama yang baik. 2. Memilih metode konversi penerapan sistem informasi/aplikasi yang tidak secara langsung. Metode konversi lain yang dapat dipilih antara lain metode bertahap, metode percontohan, atau metode paralel. Hal ini dilakukan untuk mengurangi retensi para pegawai karena shock atas adanya penerapan teknologi informasi yang baru. 3. Menjalankan prinsip continuous learning agar seluruh pegawai selalu merasakan kedinamisan dalam sebuah organisasi. Apabila resistensi pegawai masih dirasakan dapat muncul, ada baiknya perusahaan menggunakan pihak ketiga (outsourcing) untuk melakukan perubahan yang mendasar terhadap aplikasi bisnis perusahan dan pengembangannya serta untuk memberikan pelatihan kepada para pegawai agar dapat menggunakan aplikasi tersebut dengan baik.

23 | P a g e 19



DAFTAR PUSTAKA

Ball, L., dan Harris. 1982. SMIS Members: a membership analysis. MIS Quarterly. DeLone, W. H., and Mclean, E. R. 1992. Information System Success: The Quest for the Dependent Variable, Information System Research, 3(1): 60-95. Doll, W.J., Torkzadeh, G., (1988). "The Measurement of End-Us er Computing Satisfaction''. Quaeter/June. Pp. 259-274. Falgenti, Kursehi. Said Mirza Pahlevi. 2013. Jurnal Manajemen Teknologi pada : http://journal.sbm.itb.ac.id/index.php/mantek/article/viewFile/497/658 [Diakses pada 05 Desember 2013]. Fung Jen, Tjhai, 2002. Faktor-faktor yang mempengaruhi Kinerja Sistem Informasi AKuntansi, Jurnal Bisnis dan Akuntansi Volume IV No. 2 Kovacevic, A., dan Maljuf, N., 1993. Six Stage of IT Strategic Management, Sloan Management Review, Summer hlm. 77-87. McLeod. 2001. System Information Management. McGraw – Hill. USA. Moon, Ji-Won dan Young-Gul Kim. 2001. Extending the TAM for a World-Wide-Web context. Information and Management 38. Nelson, R.R., and Cheney, P.H., (1990). "Train in g a nd Us e r s : An Exploratory Study". MIS Quarterly. Desember. Pp. 547-559 O’Brien, JS. 2002. Management Information System : Managing Information Technology in E-Business Enterprise. 5th. Ed. Irwin Inc. Boston. O’Brien, James A. 1999. Management Information Systems: Managing Information Tecnology in The Network ed Enterprice. 4th Edition. IRWIN. USA. Setiawan, Roy Sukma. Pada : studentuksw.blogspot.com/2012/10/latar-belakang-proyeksistem-informasi_20.html. [Diakses pada 05 Desember 2013]. 24 | P a g e 20



Shehab, E.M., Sharp, M.W., Supramaniam, L. and Spedding, T.A., “Enterprise Resource Planning An Integrative Review” Businees Process Management Journal, Vol. 10 No. 4 pp. 359-386. Studentuksw.blogspot.com/2012/10/latar-belakang-proyek-sistem-informasi_20.html. [Diakses pada 05 Desember 2013]. Umble, E.J., Haft, R.R., Umble, M.M., 2003, “Enterprise Resources Planning: Implementation Procedures and Critical Success Factors”, Europen Journal of Operation Research 146 pp. 241-257. Warta Ekonomi, 2002, Warta Ekonomi 6 Juni 2002, wartaekonomi.com Wikipedia. 2013. Sistem Informasi Manajemen pada : http://id.wikipedia.org/w/index.php?title=Sistem_informasi_manajemen&oldid=7208 343 [Diakses pada 23 Oktober 2013].

25 | P a g e 21

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA SUATU ORGANISASI

Recommend Documents