TUGAS MAKALAH MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“FAKTOR-FAKTOR KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI PERUSAHAAN”
DOSEN Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc (CS)
Disusun Oleh: ARDI VIRYAWAN P056131602.E47 ANGKATAN E-47
DAFTAR ISI Bab I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang…………………………………………………………2 1.2 Tujuan Penulisan………………………………………………… ……2 1.3 Manfaat Penulisan……………………………………………………..2 Bab II Tinjauan Pustaka 2.1Pengertian Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (Enterprise Resource Planning/ERP)…………………………… ……………………..….4 2.2 Model Komponen ERP…………..……………………………..................5 2.3 Software ERP……………………..…………………………………………5 2.4 Manfaat Menggunakan ERP…………..…………………………………..5
Bab III Pembahasan 3.1 Faktor yang mempengaruhi kesuksesan penerapan sistem informasi di PGN……………………………………………………………………...8 3.2 Faktor yang menyebabkan kegagalan penerapan sistem informasi di Perusahaan………………………..………………………………………...9 Bab IV Kesimpulan……………………………………………………………………..11 Daftar Pustaka……………………………………………………………........12
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Memasuki abad 21, para pelaku bisnis terutama perusahaan-perusahaan yang telah establish dan memiliki fundamental bisnis yang kuat berlombalomba untuk berusaha melakukan penetrasi pasar maupun memperluas pasar yang telah mereka kuasai. Tak terkecuali dengan perusahaanperusahaan yang bergerak di sektor energi (gas bumi) seperti PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk yang juga dikenal dengan sebutan PGN. Selaku pemimpin pasar dalam bidang transmisi dan distribusi gas bumi melalui jaringan pipa di Indonesia, mau tidak mau PGN harus berbenah diri karena dengan diterbitkannya Undang-Undang Minyak dan gas bumi nomor 22 tahun 2001, PGN sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) sudah tidak lagi menjadi “Natural Monopoly” dalam pengelolaan gas bumi untuk pelanggan Industri, komersial maupun rumah tangga. Dengan munculnya perusahaan-perusahaan baru di bidang pengelolaan gas bumi yang merupakan pesaing PGN, maka sinergi dan kecepatan informasi serta pengambilan keputusan bisnis harus dilakukan dengan cepat dan akurat. Konsolidasi internal dalam bentuk penerapan sistem informasi yang terpadu dan menyeluruh merupakan langkah penting yang harus dilakukan oleh PGN. Penerapan sistem informasi yang handal dan teruji di PGN merupakan suatu keharusan dan bukan merupakan pelengkap saja. Di Era digital seperti saat ini, mengharuskan PGN untuk selalu up to date dan mengembangkan sistem informasi yang dapat menjawab tantangan bisnis saat ini maupun yang akan datang.
1.2
Tujuan Penulisan Tulisan ini kami buat dengan tujuan utama: A. Mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan maupun kegagalan penerapan sistem informasi di perusahaan. B. Menjadi bahan evaluasi bagi Perusahaan terutama PGN dalam menerapkan sistem informasi sehingga dapat menjadi pembelajaran di masa yang akan datang.
1.3
Manfaat Penulisan 1. Bagi Peneliti/Mahasiswa
2
a. Sebagai bahan informasi/masukan dalam upaya meningkatkan kemampuan dan kreativitas yang berkaitan dengan sistem informasi. b. Merupakan sarana pembelajaran bagi mahasiswa untuk dapat mengidentifikasi, menganalisis, dan mengevaluasi antara teori yang diberikan dengan kondisi riil yang ada. 2. Bagi Praktisi a. Dapat dijadikan literatur untuk mengadakan penelitian lebih lanjut mengenai sistem informasi . b. Memberikan gambaran, wawasan, dan pengetahuan mengenai sistem informasi. 3. Bagi PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk a. Dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi/feed back atas sistem informasi yang sedang berjalan ini. b. Membuka kemungkinan adanya inovasi atau penambahan hal-hal baru dalam optimalisasi penerapan sistem informasi ini.
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (Enterprise Resource Planning/ERP)
Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (Enterprise Resource Planning/ERP) menurut Mustacelo dan Slack dalam Mimin (2011) adalah menunjukkan perkembangan terkini dan paling signifikan dari sistem perencanaan produksi dan pengawasannya dalam perusahaan manufaktur, yang melibatkan Perencanaan Pengadaan Bahan (Material Requirement Planning/MRP). ERP pertama kali digunakan pada awal 1988 saat Perusahaan Kimia Dow menggunakan modul ERP dari SAP AG Jerman, namun perbedaan mencolok dari sistem ERP ditunjukkan dengan dirilisnya SAP R/3 pada 2004. Pada tahun yang sama, beberapa penyedia/vendor piranti lunak turut meramaikan persaingan pasar sistem dan konsultansi ERP seperti Oracle, PeopleSoft, Baan, dan JD Edwards. Sedangkan menurut Davenport dalam Mimin (2011), ERP adalah paket software yang mengintegrasikan semua informasi dalam perusahaan seperti informasi keuangan dan akunting, informasi SDM, informasi rantai nilai, dan informasi pelanggan. Laukkanen dalam Mimin (2011) juga berpendapat bahwa ERP dapat dilihat sebagai “sebuah ideologi dari perencanaan dan mengatur sumberdaya dari sebuah organisasi agar dapat menjadi efektif, produktif, dan juga menguntungkan, yang kesemuanya termanifestasi dalam bentuk paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi. Lebih lanjut Slack dalam Mimin (2011) mengutarakan bahwa ERP mengintegrasikan seluruh bagian organisasi seperti “sistem syaraf pusat” yang dapat merasakan apabila terjadi perubahan bisnis dalam informasi terkini dan meneruskan informasi tersebut ke bagian lainnya saat itu juga (real time). ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini.Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government, dan lain-lain.
4
Gambar 2.1 Diagram ERP
2.2 Model Komponen ERP Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia: Modul Operasi: General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management. Modul Financial & Akuntansi: General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling. Modul Sumber Daya Manusia: Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management. 2.3 Software ERP Berikut beberapa software ERP yang saat ini beredar di pasaran: 1. Oracle 2. SAP 3. JDE 4. BAAN 5. MFGPro 6. Protean 7. Compiere 8. Adempiere 9. OneSoft SME Business Solution 2.4 Manfaat Menggunakan ERP Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:
5
1. Integrasi data keuangan: untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik. 2. Standarisasi Proses Operasi: menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk. 3. Standarisasi Data dan Informasi: menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.
6
BAB III PEMBAHASAN
Pada tahun 2003 PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk (“PGN) melakukan Inititial Public Offfering (IPO) atau penawaran saham perdana di Bursa Efek Indonesia (d/h Bursa Efek Jakarta dan Surabaya). Sebagai salah satu BUMN energi yang Go Public, Issue utama yang harus dibenahi adalah penerapan sistem informasi yang handal dan auditable. Penerapan asas keterbukaan informasi atau disclosure terkait informasi yang bersifat material dan penting merupakan kewajiban setiap perusahaan yang telah listing di bursa efek. PGN menjadikan momentum tersebut untuk melakukan terobosan dalam penerapan sistem informasi pada tahun 2003. PGN mulai membenahi dan menerapkan sistem informasi yang handal dan terintegrasi dengan investasi pada software ERP (Enterprise Resource Planning) dari Oracle. Adapun modul finance dan Human Resource (HR) yang pertama kali diaplikasikan menggantikan sistem atau software lama yang berplatform Visula Basic (VB) dan Foxpro. Dalam modul pendukung ERP yaitu finansial dan akuntansi, PGN menggunakan modul GL (General ledger/Buku Besar), AR (Account Receiveable/Piutang), AP (Account Payable/Hutang) dan Cash Management. Sedangkan untuk modul pendukung yaitu sumber daya manusia, PGN menggunakan modul HR Core yaitu Payroll (Penggajian) dan Personnel Administration (Database kepegawaian). Untuk bisnis inti PGN, yang menekankan pada kehandalan jaringan pipa transmisi dan distribusi gas bumi yang membentang dari sumatera ke jawa sepanjang 5.860 km, maka digunakan Enterprise Asset Management (EAM) yang terintegrasi dengan ERP modul Invetory dan purchasing. Selain itu dari sisi pengelolaan manajemen risiko, PGN menerapkan Oracle Enterprise Governance, Risk and Compliance (GRC). Bisnis di bidang penyaluran dan pengelolaan gas bumi merupakan bisnis yang memililki risiko tinggi dengan melibatkan modal yang besar maka dipandang perlu untuk menerapkan aplikasi tersebut.
7
3.1 Faktor yang mempengaruhi kesuksesan penerapan sistem informasi di PGN adalah: 1. Keterlibatan end user; Setiap Satuan Kerja (Divisi maupun Unit Kerja di daerah) dilibatkan dalam proses pembelajaran hingga pengisian aplikasi bisnis berbasis ERP yang baru diterapkan di PGN. Aplikasi teknologi informasi sehebat dan secanggih apapun tidak akan berjalan efektif dan efisien jika end user (pengguna aplikasi) tidak terlibat aktif, karena aplikasi ERP hanyalah alat/tools sedangkan end userlah yang menjalankan dan meupdate seluruh data maupun informasi yang tersaji di aplikasi ERP tersebut. Dalam penerapan aplikasi ERP di PGN, setiap pengguna atau karyawan yang bertanggung jawab terkait aplikasi tersebut dilibatkan sejak awal sehingga tidak adanya kendala misskomunikasi maupun missinformasi ataupun gagap teknologi terkait aplikasi ERP tersebut. 2. Dukungan Manajemen Eksekutif; Dukungan Manajemen Puncak PGN memiliki andil besar. Komitmen yangn ditunjukkan oleh Direksi PGN dalam mendorong penerapan sistem informasi ini sangat penting dan menjadi motor penggerak utama dalam sukses tidaknya penerapan sistem informasi yang baru diadopsi oleh PGN. 3. Kejelasan pernyataan kebutuhan; Kebutuhan adanya sistem informasi yang handal dan terintegrasi dan auditable merupakan faktor yang tidak bisa dipungkiri dan diabaikan begitu saja. Penerapan aplikasi ERP ini merupakan kebutuhan dan merupakan keharusan untuk menunjanng proses bisnis yang dijalankan perusahaan. PGN yang saat itu (sebelum tahun 2003) menerapkan aplikasi bisnis yang customized mengalami kendala pada saat integrasi antara satu aplikasi dengan aplikasi lainnya sehingga proses bisnis di internal mengalami hambatan. Hal tersebut memerlukan solusi dan pembenahan secara menyeluruh sehingga hal tersebut tidak terulang kembali.
4. Perencanaan yang matang; Penerapan sistem informasi yang sudah teruji dan teringerasi membutuhkan perencanaan yang matang. Invetarisasi kebutuhan dan permasalahan yangn dihadapi oleh PGN harus terperinci dan komprehensif. Setiap Divisi/Unit Kerja terkait di PGN harus membuat dan mengajukan rencana kerja dan biaya terkait dengan penggunaan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan. Divisi Teknologi dan Informasi (Divisi TIK) akan menganalisis rencana kerja dan estimasi biaya serta menyelaraskan kebutuhan tersebut secara korporat sesuai Road Map yang telah ditetapkan oleh Direksi. Divisi TIK berperan
8
sebagai koordinator dan penanggung jawab implementasi sistem informasi yang dibutuhkan oleh PGN dengan melihat dan mempertimbangkan seluruh aspek dan kegiatan bisnis PGN. 5. Harapan yang realistik; Penerapan sistem informasi di Perusahaan tidak dapat merubah dan mengatasi sekaligus kendala terkait proses bisnis yang ada di dalam perusahaan. Hal ini perlu disadari oleh seluruh internal Perusahaan baik karyawan maupun Manajemen Puncak PGN. Perlunya waktu untuk adaptasi maupun sinkronisasi antara aplikasi baru dengan aplikasi yang sudah berjalan selama ini. Perubahan prosedur maupun cara kerja juga merupakan hal yang mudah. Maka harapan yang realistik dalam penerapan sistem informasi baru di PGN perlu dikedepankan tanpa mengesampingkan target dan sasaran yang telah dicanangkan sebelumnya.
3.2 Faktor yang menyebabkan kegagalan penerapan sistem informasi di Perusahaan adalah: Beberapa persoalan yang menjadi penyebab gagalnya penerapan sistem informasi yaitu: 1. Implementasi Sistem Informasi masih dalam taraf yang relatif sederhana dan hanya in-house development. Masalah implementasi sistem informasi yang sering muncul adalah orang-orang yang bertanggung jawab pada Teknologi Informasi seringkali tidak mampu menerjemahkan bahasa komputer menjadi bahasa bisnis, sedangkan orang bisnis sendiri tidak mampu memahami kompleksitas TI. Jadi seharusnya SDM TI harus mampu menerjemahkan bahasa bisnis kedalam bahasa sistem komputer, begitu pula sebaliknya. Sehingga bukan TI yang menyetir bisnis, tetapi bisnislah yang menyetir TI. 2. Kebijakan TI yang semestinya menyangkut urusan perusahaan diserahkan sepenuhnya kepada Menejer TI atau Menejer MIS, vendor dan konsultan. Banyak perusahaan belum mampu mengukur keberhasilan investasi TI.Belum memiliki blue print atau guidance book Investasi TI, sehingga evaluasi terhadap efektifitas dan efisiensi penggunaan TI sangat sulit dilakukan. Belum memiliki SDM yang terampil dan ahli dalam mengoperasikan sistem TI yang ada. Sehingga banyak CEO perusahaan yang masih belum dapat mengoperasikan TI-nya, urusan ini mereka serahkan kepada MIS, vendor dan konsultan. 3. Pihak Perusahaan tidak tahu secara pasti Sistem Informasi yang akan diterapkan tersebut akan membantu proses bisnis apa saja di 9
perusahaan tersebut. Dengan pembelian atau investasi besar yang dikeluarkan oleh Perusahaan seharusnya dilakukan pemetaan dan kajian mendalam terkait proses bisnis yang akan menggunakan Teknologi Informasi tersebut sehingga investasi tersebut berdasarkan kebutuhan tidak semata-mata mengikuti trend di dunia bisnis.
10
BAB IV KESIMPULAN
Keberhasilan penerapan sistem informasi tidak semestinya diukur hanya melalui efisiensi dalam hal meminimalkan biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya informasi. Keberhasilan juga harus diukur dari efektifitas teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis organisasi , memungkinkan proses bisnisnya, meningkatkan struktur organisasi dan budaya, serta meningkatkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan. Tantangan utama para manajer bisnis dan praktisi bisnis adalah mengembangkan solusi sistem informasi yang mampu mengatasi masalah bisnis. Penerapan sistem informasi yang sesuai di suatu perusahaan bukanlah suatu hal gampang, Banyak hal yang harus diperhitungkan seperti manajemen perusahaan, budaya perusahaan, biaya pengadaan perangkat keras maupaun lunak, operator, perawatan dan masyarakat bila dilibatkan sebagai end user.
11
DAFTAR PUSTAKA 1. Laudon, Kenneth & Jane. (2012). Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat. 2. O’Brien, James. (2006). Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat. 3. PGN Intranet: http:// portal.pgn.co.id/Pages/home.aspx, diakses pada 26 Nopember 2013 4. m.businessdictionary.com, diakses pada 29 November 2013. 5. Wikipedia.com, diakses pada 28 November 2013.
12
