AGP
Treasury Statuut Brandweer Brabant Noord
Regels voor treasury voor Brandweer Brabant-Noord op grond van artikel 17 Financiële Verordening Veiligheidsregio Brabant-Noord zoals vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Brabant-Noord op 7 december 2011 inwerkingtreding: 1 januari 2011
1
Inleiding
1.1
De begrippen treasury, treasurystatuut, treasuryparagraaf
Het treasurystatuut dat op 21 oktober 2009 is vastgesteld door het Dagelijks Bestuur, is een document waarbij periodiek moet worden gecontroleerd of de inhoud nog aansluit bij de omstandigheden. Volgens artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 17 van de financiële verordening Veiligheidsregio Brabant Noord biedt het Dagelijks Bestuur periodiek het treasurystatuut aan. 1.1.1 Treasury Treasury is het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Tot de verantwoordelijkheidsgebieden van de treasuryfunctie kunnen worden gerekend: het optimaliseren van de liquiditeitspositie op korte en lange termijn; het beheren en bewaken van risico’s op korte en lange termijn; het onderhouden van relaties met financiële instellingen; het garanderen van betrouwbare adviesinformatie; het garanderen van betrouwbare verantwoordingsinformatie; het beheren en bewaken van de omvang en samenstelling van de leningenportefeuille. 1.1.2 Treasurystatuut In het treasurystatuut worden onder meer vastgelegd doelstellingen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en administratieve organisatie rond het liquiditeitenbeheer van Brandweer Brabant Noord op korte en lange termijn. Het treasurystatuut heeft tot doel de vrijheids- en risicograden te bepalen voor de beheerders van de financiële middelen. Het treasurystatuut bestaat echter niet alleen uit gebods- en verbodsregels. Het zet ook aan tot adequaat handelen, geeft de organisatie vorm, sluit aan op het strategisch beleid en wordt regelmatig beoordeeld. 1.1.3 Treasuryparagraaf De treasuryparagraaf moet worden opgenomen in de begroting en in de jaarrekening. In de begroting wordt het beleid voor de komende jaren weergegeven aan de hand van algemene ontwikkelingen op de geld- en kapitaalmarkt en analyses van de financieringspositie en de leningen- en garantieportefeuille. Er zal moeten blijken dat de plannen binnen de kaders van de Wet fido en het treasurystatuut blijven. In de jaarrekening wordt met name een verschillenanalyse tussen planning en de realisatie gegeven.
1.2
De opbouw van het statuut
In de hoofdstukken 3 en 4 worden de werkwijzen met betrekking tot cashmanagement en leningenbeheer beschreven. Er wordt ingegaan op de doelstelling, de taken, aanvaardbare financieringsvormen, de beschikbare hulpmiddelen en mogelijke kengetallen. De (interne en externe) randvoorwaarden waarbinnen cashmanagement en leningenbeheer moeten worden uitgevoerd, staan beschreven in hoofdstuk 5.
2
Richtlijnen en limieten risicobeheer
Met betrekking tot treasury kunnen de volgende risico’s worden onderkend: Renterisico: De Wet fido kent twee instrumenten waarmee het toezicht op het renterisicobeheer wordt uitgevoerd. Renterisico’s op de netto vlottende schuld zijn begrensd tot de normen van de kasgeldlimiet en renterisico’s op de vaste schuld bedragen maximaal de renterisiconorm. Koersrisico: Koersrisico is het risico dat voortvloeit uit de mogelijkheid dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkeling. In het verlengde hiervan stelt de Wet fido dat bij belegging de hoofdsom gegarandeerd moet zijn. Kredietrisico: Kredietrisico is het risico dat voortvloeit uit de mogelijkheid van een waardedaling van een vordering als gevolg van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichting van door de tegenpartij als gevolg van betalingsproblemen of faillissement. Intern liquiditeitsrisico: Intern liquiditeitsrisico is het risico van mogelijk wijzigingen in de liquiditeitsprognose en meerjaren investeringsplannen waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen. Dit risico komt tot uitdrukking op het moment dat blijkt dat er geen middelen beschikbaar zijn om aan een betalingverplichting te voldoen. Dit risico kan verder worden verminderd door alle geldstromen zoveel mogelijk binnen één rentecompensatiecircuit te laten plaatsvinden. Valutarisico: Valutarisico is het risico dat de waarde van bezittingen of verplichtingen onderhevig is aan schommelingen in valutakoersen. Valuta-risico‘s worden uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de Euro.
3
Cashmanagement
3.1
Doelstelling
Cashmanagement omvat een groot aantal activiteiten, die verband houden met financiële stromen die plaats vinden tussen Brandweer Brabant Noord en derden. De basisactiviteiten van Brandweer Brabant Noord in de zin van inkopen en verkopen van diensten en producten en het ontvangen en verstrekken van subsidies leiden veelal tot geldstromen die wat betreft omvang en tijdstip verschillen. Hierdoor ontstaan saldi. Het doel van het cashmanagement is te zorgen voor de aanwezigheid van voldoende liquide middelen en de rente- en overige kosten (intern en extern) verbonden aan deze geldstromen te minimaliseren.
3.2
Taakstelling
3.2.1 Financieringsbeleid korte termijn Door de teamleider financiën/control wordt elk kwartaal aan de hand van de liquiditeitsprognose en de renteverwachtingen bepaald hoe het financieringsbeleid op korte termijn eruit zal zien. De prognose voor de komende drie maanden wordt door de teamleider financiën/control bij aanvang van elk kwartaal opgesteld en is met name bedoeld om de optimale looptijd van de korte financiering te bepalen. Hiermee wordt het renterisico geminimaliseerd.
3.2.2 Liquiditeitenbeheer Het doel van het liquiditeitenbeheer is te zorgen voor de aanwezigheid van liquide middelen voor het juiste bedrag, op het juiste moment en op de juiste rekening. Tijdelijke tekorten worden ingedekt en tijdelijke overschotten worden belegd. 3.2.3 Saldobeheer Het doel van saldobeheer is het vermijden van onnodige rentekosten omdat er positieve of negatieve valutaire saldi staan op bankrekeningen of bankcircuits met relatief ongunstige rentecondities. Gezien de verschillende rentecondities voor debet- en creditposities zullen in de praktijk de (post)bankrekeningen dagelijks zoveel mogelijk worden afgeroomd, respectieve¬lijk negatieve saldi worden aangezuiverd tot nul. 3.2.4 Geldstromenbeheer Het doel hiervan is om de kosten verbonden aan die geldstromen te minimaliseren. Deze kosten kunnen als volgt worden onderscheiden: Kosten betalingsverkeer; Deze kosten variëren afhankelijk van bankinstelling en betalingsinstrument. Brandweer Brabant Noord heeft via onderhandeling invloed op deze tarieven. Valuteringkosten; Naast tarifering hanteren banken, ter dekking van hun kosten, ook algemene valuteringregels, waarbij afschrijvingen een dag eerder en bijschrijvingen een dag later dan de verwerkingsdag plaatsvinden. Interne kosten; Er moet zoveel mogelijk kostenbewust betaald worden. Aan de ontvangstenkant is er minder grip op de instrumenten waarmee debiteuren betalen. Wel is het verstandig en ook mogelijk om bepaalde instrumenten te stimuleren. In dit verband valt met name te denken aan automatische incasso, acceptgiro's en electronic banking. Behalve de externe transactiekosten zijn bij deze systemen ook de interne handlingskosten lager. 3.2.5 Bankrelatiebeheer De teamleider financiën/control onderhoudt de relaties met de financiële instellingen en is het aanspreekpunt voor de organisatie, zowel intern als extern. Eens per vier jaar worden de relaties en hun bancaire condities beoordeeld.
3.3
Financieringsvormen
Op het gebied van kortlopende gelden worden de volgende instrumenten ingezet (tot het maximum van de kasgeldlimiet): Kasgeldleningen en deposito's: Aantrekkingen en uitzettingen met een looptijd van maximaal één jaar. Looptijd, bedrag en rentepercentage worden vooraf overeengekomen. Rekening-courant overeenkomsten: Door Brandweer Brabant Noord wordt een rekening bij de betreffende bankinstelling aangehouden. Hierover loopt de bulk van het betalingsverkeer.
3.4
Hulpmiddelen
Betalingsverkeer: Wat betreft het betalingsverkeer gebruikt Brandweer Brabant Noord een Electronic Banking (EB) systeem. Betaalopdrachten worden centraal via datacommunicatie en met behulp van een PC naar de bank verstuurd. Rekeninginformatie in de vorm van elektronische dagafschriften wordt dagelijks van de bank terugontvangen. Het verkeer via EB-systemen is zowel wat betreft de externe als de interne handlingskosten zeer geschikt voor het efficiënt beheren van geldstromen. Het instrument is snel en uiterst betrouwbaar. Ook automatische verwerking in het natraject is eenvoudig. Overige instrumenten dienen zoveel mogelijk te worden vermeden gezien de relatief hoge transactiekosten en interne handlingskosten. Incidenteel wordt hiervan gebruik gemaakt. Het betreft de volgende betalingen: kasbetalingen, handmatige betalingen via overschrijvingsformulieren, chequebetalingen en telefonische betalingen.
3.5
Kengetallen
Voor cashmanagement gelden de volgende kengetallen: Kosten betalingsverkeer ten opzichte van de vorige perioden; Rentekosten/-baten rekening courant (extern) ten opzichte van de nullijn; Rentekosten/-baten korte financiering ten opzichte van het gemiddelde van de markt; Kasgeldlimiet.
4
Leningenbeheer
4.1
Doelstelling
Leningenbeheer omvat een aantal activiteiten, die verband houden met de toekomstige behoefte aan vreemd vermogen op lange termijn. Het doel van leningenbeheer is het creëren van een optimale leningenportefeuille, waarbij wordt voorzien in de toekomstige behoefte aan vreemd vermogen tegen zo laag mogelijke kosten en de financiële risico’s worden geminimaliseerd.
4.2
Taakstelling
4.2.1 Financieringsbeleid lange termijn Door de teamleider financiën/control wordt aan de hand van de liquiditeitsprognose, de renteverwachtingen en de analyse van de leningenportefeuille bepaald hoe het financieringsbeleid op lange termijn eruit zal zien. Belangrijk hierbij is de beheersing van het renterisico, ofwel de mate waarin het jaarresultaat en het eigen vermogen gevoelig zijn voor veranderingen in de rentestand; De liquiditeitsprognose op de (middel)lange termijn verschaft inzicht in de toekomstige financiële positie van Brandweer Brabant Noord. Schematisch worden alle kapitaaluitgaven alsmede de te verwachten inkomsten weergegeven, waardoor de toekomstige financieringsbehoefte kan worden bepaald. Met het ontwikkelen van een rentevisie voor de lange termijn wordt getracht de besluitvorming te ondersteunen inzake het eventueel afdekken van een openstaande positie. De visie over de richting van de geld- en kapitaalmarktrente over een reeks van jaren kan worden bepaald door: contacten die door de teamleider financiën/control onderhouden
worden met banken en geldmakelaars alsmede via het Financieel Dagblad (en overige publicaties) worden marktontwikkelingen gevolgd en vertaald naar de situatie van Brandweer Brabant Noord. Bij het beheer van de leningenportefeuille zal constant aandacht moeten zijn voor de mogelijkheden van vervroegde aflossing, renteherziening en afkoop. 4.2.2 Leningen en garanties voor derden In speciale gevallen (maatschappelijk belang) kan het bestuur van Brandweer Brabant Noord besluiten tot het verstrekken van een geldlening aan een derde, als gebleken is dat de te financieren activiteit hier zonder niet of niet exploitabel tot stand komt. Voor randvoorwaarden wordt verwezen naar hoofdstuk 5. 4.2.3 Administratieve verwerking Alle opgenomen, uitgeleende en gegarandeerde langlopende geldleningen evenals alle wijzigingen hierop worden door de teamleider financiën/control vastgelegd in het leningenbeheersysteem. Een kopie van de leningsovereenkomst en de relevante besluitvorming zal daarbij worden gearchiveerd.
4.3
Financieringsvorm: onderhandse lening
Hierbij sluiten geldgever en geldnemer een contract waarin specifieke wensen en bepalingen zijn opgenomen omtrent het bedrag, rente en aflossing, renteherziening en de mogelijkheden tot vervroegde aflossing. Onderhandse leningen worden, tot maximaal de renterisiconorm, aangetrokken op de kapitaalmarkt (via banken, geldmakelaars of rechtstreeks bij institutionele beleggers). De looptijd van deze leningen kan variëren van 1 jaar tot 50 jaar. De renterisiconorm dient in ogenschouw te worden genomen bij het bepalen van de looptijd van de aan te trekken lening. Aflossingen zijn mogelijk volgens het lineaire systeem, annuïtair of ineens aan het einde van de looptijd (fixe leningen).
4.4
Hulpmiddelen
Opgenomen en uitgeleende gelden worden op efficiënte en flexibele wijze beheerd met een leningenbeheersysteem. Dit systeem moet analyse mogelijk maken. Onder analyse wordt verstaan het genereren van rapportages zoals leningkaarten, betaallijsten, liquiditeitsprognoses en beslissingsondersteuningen (het simuleren van vervroegde aflossingsmogelijkheden en het bepalen van de rentegevoeligheid en de duration van de leningportefeuille).
4.5
Kengetallen
Voor leningenbeheer gelden de volgende kengetallen: De rentelasten ten opzichte van de vorige periode; De hoogte van de gemiddelde rentevoet van de leningportefeuille in vergelijking tot de marktrente; De mate van renterisico ten opzichte van de renterisiconorm; De hoogte van de gap (het gat) tussen uitgegeven en aangetrokken leningen; De duration van de leningenportefeuille.
5
Randvoorwaarden
5.1
Interne randvoorwaarden
Algemeen Het aantrekken en uitzetten van gelden geschiedt vanuit de publieke taak van Brandweer Brabant Noord; er worden 2 à 3 offertes opgevraagd waarbij de goedkoopste offerte wordt geaccepteerd. Alle algemene besluiten inzake het opnemen en verstrekken van leningen worden voor zover deze op basis van dit besluit niet actueel zijn ingetrokken; Aantrekken van gelden Ter voorziening in de behoefte aan liquiditeiten worden, naar gelang van de behoefte, gelden opgenomen in de vorm van leningen met een looptijd van ten hoogste één jaar. Ter voorziening in de behoefte aan lang vreemd vermogen worden, naar gelang van de behoefte, gelden opgenomen in de vorm van leningen met een looptijd van ten minste één jaar. Uitzetten van gelden Ter belegging van overtollige liquiditeiten worden gelden uitgezet onder de navolgende voorwaarden: 1. De volgende risico’s dienen uitgesloten dan wel geminimaliseerd te worden: kredietrisico (debiteurenrisico), hoofdsomrisico en renterisico; 2. Speculatieve beleggingen zijn uitgesloten; 3. Het algemeen bestuur is gemachtigd tot belegging van middelen met een looptijd langer dan één jaar. Om de onder 1 genoemde risico’s zoveel mogelijk te beperken wordt er uitsluitend uitgezet bij: Instellingen die officieel onder EU-toezicht van een Centrale Bank staan en minimaal voldoen aan de kredietwaardigheideis rating A of hoger, afgegeven door een gerenommeerd ratingbureau (bijv. Moody’s, Standard&Poors). De A-rating die wordt vereist voor instellingen waar de Brandweer Brabant Noord geld aan uitleent, wordt verhoogd naar AA voor zover het gaat om uitzettingen voor langer dan drie maanden. Voor uitzettingen korter dan drie maanden is er weinig kans dat de rating gedurende die periode zal dalen. Overheden of instanties binnen de Europese Unie, die de publieke taak dienen en voor wiens schuldpapier een solvabiliteitsbeoordeling van de vigerende Centrale Bank geldt van 0%. Verstrekken van geldleningen aan derden: 1. de volgende algemene uitgangspunten gelden voor het verstrekken van geldleningen aan derden: a. de te financieren activiteit waarvoor lening wordt aangevraagd moet passen in het beleid en dient ter beoordeling van het bestuur van voldoende openbaar belang te zijn; b. er dient vastgesteld te zijn dat het project zonder lening niet tot stand komt; c. indien er landelijk opererende instellingen of andere overheidsinstanties zijn die bereid zijn onder overzienbare en aanvaardbare voorwaarden leningen te verstrekken dan garandeert of leent Brandweer Brabant Noord niet of slechts gedeeltelijk; d. het risico voor Brandweer Brabant Noord dient overzienbaar en aanvaardbaar te zijn en zoveel mogelijk te worden beperkt. 2. ter beperking van het risico worden de volgende voorwaarden gesteld aan het verstrekken van leningen:
a.
b. c. d.
e.
het besluit om een lening te verstrekken moet worden genomen door het dagelijks bestuur van Brandweer Brabant Noord. De leningsovereenkomst die op basis van dit besluit wordt afgesloten dienen, voor zover van toepassing, te voldoen aan de bepalingen van de Wet Financiering Decentrale Overheden; met betrekking tot roerende en onroerende goederen die met de verstrekte geldleningen worden aangeschaft kunnen nader in te vullen zekerheidseisen worden gesteld, zoals het vestigen van het recht van hypotheek; indien relevant dient de leningverkrijgende instelling haar jaarrekening binnen zes maanden na afloop van het jaar ter beschikking te stellen van Brandweer Brabant Noord; gedurende het bestaan van de leningsovereenkomst mag de verkrijgende instelling de bezittingen die met de lening zijn gefinancierd niet veranderen of afbreken, noch bezwaren of vervreemden zonder toestemming van burgemeester en wethouders. Afhankelijk van de grootte van het risico kan dit tevens worden bepaald voor overige nader aan te wijzen bezittingen van de instelling; de door Brandweer Brabant Noord betaalde bedragen uit hoofde van de garantiestelling blijven als een direct opeisbare schuld op de instelling rusten. Over deze vordering wordt door Brandweer Brabant Noord rente in rekening gebracht volgens een door het bestuur te bepalen percentage;.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Het Dagelijks bestuur van Brandweer Brabant Noord stelt het treasurystatuut vast. Machtiging tot het vertegenwoordigen van Brandweer Brabant Noord wordt verleend aan de regionaal commandant, het hoofd bedrijfsvoering (controller), de teamleider financiën/control en de teamleider strategie, beleid en communicatie voor het aangaan van geldleningen en het uitlenen van gelden. Een combinatie van twee handtekeningen is vereist. Machtiging tot het vertegenwoordigen van Brandweer Brabant Noord wordt verleend aan de regionaal commandant, het hoofd bedrijfsvoering (controller), de teamleider financiën/control en de teamleider strategie, beleid en communicatie voor het aangaan van kortlopende leningen en uitzettingen. Een combinatie van twee handtekeningen is vereist. Administratieve organisatie De teamleider financiën/control verricht de activiteiten omtrent cashmanagement en leningenbeheer (aantrekken en uitzetten van gelden, vervroegde aflossing, renteherziening e.d.) en legt deze ter goedkeuring voor aan de portefeuillehouder financiën; De teamleider financiën/control ontwikkelt met een adviseur de rentevisie en het beleid rondom een optimale leningenportefeuille; De teamleider financiën/control is verantwoordelijk voor het functioneel beheer van de ondersteunende systemen. Tekeningsbevoegdheid betalingsopdrachten Voor elke bank- en girorekening is de regionaal commandant, hoofd bedrijfsvoering (controller), de teamleiders bedrijfsvoering, beleidsmedewerkers financiën/control en de teamleider strategie, beleid en communicatie gemachtigd tot het, in een combinatie van twee handtekeningen, tekenen van verzendbestanden. Periodieke rapportages Door middel van managementrapportages zal periodiek door de controller naar het bestuur helder en duidelijk verantwoording worden afgelegd over de treasury-activiteiten in de afgelopen periode.
5.2
Externe randvoorwaarden
Wet financiering decentrale overheden (Wet fido); Besluit leningvoorwaarden decentrale overheden; Uitvoeringsregeling Financiering Decentrale overheden; Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden.
De Wet fido bevordert een solide financieringswijze bij openbare lichamen. Doel hierbij is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten van openbare lichamen, die mogelijk consequenties kunnen hebben voor hun financiële positie. De wet beoogt hiermee een bijdrage te leveren aan de uitstekende kredietwaardigheid van openbare lichamen op de (inter-)nationale kapitaalmarkt. Het renterisico is in de wet een direct aangrijpingspunt. Er wordt een kader voor de beheersing van het renterisico geboden. Met het stellen van een renterisiconorm wordt openbare lichamen een handvat gegeven om tot een dusdanige opbouw van de leningenportefeuille te komen, dat het renterisico uit hoofde van renteaanpassing en herfinanciering in voldoende mate wordt beperkt. Tegelijk wordt de toezichthouder een kader geboden bij de beoordeling van het financieringsbeleid van openbare lichamen. De wet kent een onderscheid tussen regels voor korte financiering en regels voor lange financiering. Het onderscheid is gelegd bij 1 jaar en wordt geconcretiseerd door een maximum netto vlottende (korte) schuld voor te schrijven: de zogenaamde kasgeldlimiet. Deze wordt berekend als een percentage van het begrotingstotaal. De toezichthouder verplicht het openbare lichaam tot het nemen van maatregelen indien de kasgeldlimiet in twee opeenvolgende kwartalen wordt overschreden. Deze maatregelen kunnen bestaan uit het consolideren van de korte schuld (omzetten naar lange schuld) en/of het beperken van het aangaan van korte schuld. De bepalingen treden in werking per 1 januari 2011.
